10 mei 2005
BiSL: Core business voor IT?
René van de Hesseweg Anne van der Meer 10 mei 2005
Agenda • Opening • BiSL: Hoe is het ontstaan? • Wat is BiSL en voor wie? • Wat kun je met BiSL? • Pauze
• Hoe voer je BiSL in ? • Referenties • Discussie
1
10 mei 2005 - BiSL
1
10 mei 2005
Stellingen 1. Binnen 5 jaar is 50% van de huidige IT-functies uitgefaseerd door uitbesteding / offshore
2. Functioneel beheerder: u specificeert niet meer voor uw collega maar voor India
3. Als functioneel beheer processen niet zijn ingericht is er geen toekomst voor de ‘core business’
2
10 mei 2005 - BiSL
Domeinen in de informatievoorziening Eigenaar / gebruiker
Functioneel Beheer& onderhoud
Applicatie Beheer& onderhoud
Systeem Ontwikkeling (nieuwbouw)
Systems and Network Services
3
Technisch Beheer& onderhoud
Application Development and Support
10 mei 2005 - BiSL
2
10 mei 2005
3 vormen, 3 zienswijzen, 3 vakken
Functioneel beheer
Technisch beheer
• • • •
4
Functioneel beheer
Technisch beheer
• • • •
InformatieVoorziening Gebruiks/organisatie-perspectief Bedrijfskundig ‘Systeemeigenaar’ + functioneel beheerders
Applicatie beheer
• • • •
Informatie en communicatie-technologie Exploitatie-perspectief Technisch Reken- / communicatiecentrum
Applicaties Onderhoudsperspectief Informatisch Onderhoudsorganisatie / systeemontwikkeling
10 mei 2005 - BiSL
ITIL: IT Infrastructure Library (1) Applicatie beheer
ITIL begin jaren ‘90
Strategisch beheer Operationeel beheer
40+ CCTA boekjes Belangrijkste: • 5x Service Support set • 5x Service Delivery set 5
Tactisch beheer
10 mei 2005 - BiSL
3
10 mei 2005
Functioneel
ITIL: IT Infrastructure Library (2)
beheer
Technisch beheer
IT
The Business Perspective
Applicatie beheer
Service Support
Service delivery
0 00 2 af an v 2 IL-
Service Level Mgt.
S e r v i c e Mgt.
6 OGC boeken Belangrijkste: • Service Support set • Service Delivery set
F i n a n c i a l Mgt.
Problem Mgt.
Availability Mgt. Continuity Mgt. Capacity Mgt.
A p p l i c a t i o n Mgt.
Change Mgt. Service Desk
R e l e a s e Mgt.
Incident Mgt.
Configuration Mgt.
Security Mgt.
ICT Infrastructure Management Technical Support
6
Operations
Deployment
Design & Planning
10 mei 2005 - BiSL
Functioneel beheer
Technisch beheer
Applicatie beheer
Application Services Library (ASL) Services Organisation Cycle Mgt.
Strategisch
Customer organization strategy
Market definition
Account definition
L2 AS
Applicaties
Service Delivery definition
1 00
Skills definition
Tactisch
Technology definition
Planning and control
Belangrijkste boek ASL, een framework voor applicatiebeheer
Incident control
Quality management Change mgt
Availability mgt
Configuration mgt
Customer evironment strategy
Service Level management Design
Impactanalysis
Onderhoud/ Realisation vernieuwing
Beheer Capacity mgt
ICT portfolio management Life cycle management
Cost management
Continuity mgt
Operationeel
ICT development strategy
Application Cycle mgt.
Software Control & Distribution
Implementation Testing
Verbindende processen
7
10 mei 2005 - BiSL
4
10 mei 2005
Functioneel beheer
Waarom Functioneel beheer?
Applicatie beheer Technisch beheer
• Organisatie bepaalt de informatievoorziening! • 1 partij vanuit de organisatie die de aansturing ICT verzorgt / stuurbare dienstverlening
• Scheiding vraag en aanbod van ICT (opdrachtgever/ opdrachtnemer relatie)
• Anticiperen op de wensen van de gebruikers • Professionalisering/ verzakelijking • IT geen kerntaak; kan ook geoutsourced worden • Beleggen van verantwoordelijkheden
8
10 mei 2005 - BiSL
BiSL, procesmodel voor functioneel beheer
Functioneel beheer
Leveranciers Management
Bepalen Ketenontwikkelingen
Applicatie beheer Technisch beheer
BIS
Relatiemanagement Gebruikersorg.
5 00 L2
Richting gevend
Sturend
Belangrijkste boek BiSL, een framework voor Functioneel Beheer en Informatiemanagement
Ketenpartners Management
Opstellen IV-organisatie strategie
Planning en Control
Informatie Lifecycle Management Opstellen Informatie Strategie
Financieel management
Behoefte management
Informatie Portfolio Management
Bepalen Bedrijfsprocesontwikkelingen
Contract Management
Wijzigingen Gebruikers ondersteuning
Uitvoerend
9
Informatie Coördinatie
Strategie Inrichting IV-functie
Bepalen TechnologieOntwikkelingen
Beheer BedrijfsInformatie
beheer
Operationele ICT aansturing
Gebruiksbeheer
Transitie
Specificeren
Vormgeven niet-geaut. IV
Voorbereiden Transitie
Toesten en Testen
Functionaliteitenbeheer
10 mei 2005 - BiSL
5
10 mei 2005
Functioneel beheer
Technisch beheer
Integraal procesmodel
Applicatie beheer
Functioneel Beheer
Applicatie Beheer
Technisch Beheer
SM
SM
SM
TM
TM
TM
OM
OM
OM
UITVOERING
UITVOERING
UITVOERING
GB
FO
BiSL 10
AO
ASL
OB
ON
TD
ITIL
10 mei 2005 - BiSL
Wat is BiSL en voor wie?
11
10 mei 2005 - BiSL
6
10 mei 2005
Wat is BiSL? Business information Services Library
• Instrumentarium voor professionalisering van uw FB • Proces framework • Verzameling ‘best practices’ • Uniforme terminologie voor het functioneel beheer domein
• Public domain (participanten o.a.: DICTU, Fortis, UWV)
12
10 mei 2005 - BiSL
Noodzaak professionalisering Functioneel Beheer Hogere klanteisen/ gebruikerswensen
Toenemend belang adequate IV
Outsourcing ICT (BPO) (offshore)
Applicatiebeheer professionaliseert
Functioneel Beheer Informatiemanagement
Technisch beheer professionaliseert
13
10 mei 2005 - BiSL
7
10 mei 2005
BiSL, proces clusters
Richting gevend
Planning en control
Sturend
Uitvoerend
14
Informatie Coördinatie
Opstellen IV-organisatie strategie
Financieel management
Opstellen Informatie Strategie
Behoefte management
Gebruiksbeheer
Contract management
Functionaliteitenbeheer
10 mei 2005 - BiSL
Functies m.b.t. functioneel beheer Beleidsmatig CIO, informatiemanager
Sturend Productmanager Informatiemanager
Operationeel Kerngebruiker Superuser
15
Opstellen IV-organisatie strategie
Planning en control
Financieel management
Gebruiksbeheer
Informatie Coördinatie
Opstellen Informatie Strategie
Behoefte management
Contract management
Functionaliteitenbeheer
10 mei 2005 - BiSL
8
10 mei 2005
Rol functioneel beheerder • Gedelegeerd opdrachtgever • Behartigt de belangen van de gebruikers
Vervult slechts een deel van de activiteiten binnen het functioneel beheer domein
• Stemt af met gebruiker (gebruikersgroepen etc) • Inventariseert wensen in de organisatie • Maakt afspraken met leveranciers/ ICT • Verzorgt dagelijkse functionele ondersteuning • Onderzoekt nieuwe ontwikkelingen/ mogelijkheden • Initieert wijzigingen en zorgt voor realisatie
FB-er denkt en spreekt in termen van de gebruiker ! 16
10 mei 2005 - BiSL
Verantwoordelijkheden Functioneel Beheer • Centrale regie in inrichting en inhoud informatievoorziening, nu en in de toekomst • Aansturing toenemend aantal ICT-leveranciers / India • Continue aansluiting informatievoorziening op actuele behoefte gebruikersorganisatie • Adequate ondersteuning eindgebruikers gericht op dagelijks gebruik
Dit is / wordt de kerncompetentie !!
17
10 mei 2005 - BiSL
9
10 mei 2005
Wat kun je met BiSL?
18
10 mei 2005 - BiSL
Redenen om BiSL te gebruiken • Verbeteren feitelijke aansturing functionaliteit van de systemen • Toename gebruikswaarde van de systemen • Betere ondersteuning bedrijfsprocessen door toepassing van IT • Inhoudelijk verbeteren uitvoering Functioneel beheer • Verbeteren tevredenheid van de (gebruikers)organisatie • Toename waardering medewerkers functioneel beheer
De business houdt de regie in handen !
19
10 mei 2005 - BiSL
10
10 mei 2005
Relaties van Functioneel Beheer Contracten SLA’s
Business management
Applicatieservices Functioneel beheer ITServiceteam
Eindgebruikers
Gebruikersorganisatie Infrastructuurservices Opdrachtgever (Business)
20
Opdrachtnemer (ICT)
10 mei 2005 - BiSL
Optimale fit tussen business en ICT Gebruikers
Business Gebruiksbeheer
Bedrijfslogica en AO
Functionaliteiten beheer
Wijzigingenbeheer Contract / Service Level management
ICT
Applicatie Beheer
Wijzigingscommissie
IT-Wijzigingenbeheer Programmabeheer & distributie
Life cycle management
Applicatie Onderhoud
IT infrastructuur
21
10 mei 2005 - BiSL
11
10 mei 2005
BiSL opleidingen BiSL Management overview
In house workshop
‘Bewustwording functioneel beheer’ In house workshop
‘Inrichting functioneel beheer’ In house workshop
Gericht op management
BiSL Foundation
‘Contractmanagement’
Practitioner ‘Opstellen specificaties’
In house workshop
Practitioner ‘Toetsen en testen’
In house workshop
‘Opstellen specificaties’
‘Toetsen en testen’
Gericht op medewerkers
22
10 mei 2005 - BiSL
Professionaliseren van FB, wat levert het op? • Functioneel beheer wordt meetbaar en daardoor beheersbaar • Hogere kwaliteit informatievoorziening • Meer ICT voor hetzelfde geld • Gebruikers beter ondersteund (hogere tevredenheid)
Optimale aansluiting totale informatievoorziening op bedrijfsprocessen
23
10 mei 2005 - BiSL
12
10 mei 2005
Processen inrichten: dilemma Ad hoc-organisatie Reactief, event-driven, brandjes blussen, stress
Flexibiliteit
Hoge reactiesnelheid
Maatwerk
Beslissingen door individuen
Procesgericht denken en werken
Gestructureerd
continuïteit Voorspelbaar
Efficiënt
Beheersbaar
gsveld Spannin
gsveld Spannin
pionieren
Gereguleerd
Bureaucratie Rigide, traag, overgereguleerd, koninkrijkjes
24
10 mei 2005 - BiSL
Zijn er nog vragen?
25
10 mei 2005 - BiSL
13
10 mei 2005
PAUZE
26
10 mei 2005 - BiSL
Agenda • Opening • BiSL: Hoe is het ontstaan? • Wat is BiSL en voor wie? • Wat kun je met BiSL? • Pauze
• Hoe voer je BiSL in ? • Referenties • Discussie
27
10 mei 2005 - BiSL
14
10 mei 2005
Hoe voer je BiSL in ? • Invoeren = veranderen: • Management moet er achter staan: dragen en uitdragen • Afleren en leren • Stapsgewijs invoeren • Verandering meetbaar maken
• NIET alles tegelijk • Waar sta je nu, waar wil je naartoe? • BiSL en haar omgeving: afbakening: Wie doet wat ?
Beheersbare, stuurbare aanpak: PRINCE2 28
10 mei 2005 - BiSL
Invoering BiSL Fasering en besturing (Prince2)
Voorbereiding Voorbereiding
Initiatie Initiatie
•PID •PID(concrete (concrete afbakening) afbakening) •Lijst FB-ers •Lijst FB-ers •Locatie/ •Locatie/ verhuisplan verhuisplan •Voorstel •Voorstelnulmeting nulmeting •Acceptatiecriteria •Acceptatiecriteria •Initiatiefaseplan •Initiatiefaseplan •Globaal •Globaalplan plan resterende resterendefases fases
*
•Afdeling •AfdelingFB FB++ afbakening afbakening •Rapport •Rapportnulmeting nulmeting •Verbeterplan •Verbeterplan processen processen •Te •Tehanteren hanterenrollen rollen •Functieprofiel •Functieprofiel •Opgeleide •Opgeleide medewerkers medewerkers •Transitieplan •Transitieplan
•Geïmplementeerde •Geïmplementeerde processen processen •Benoemde •Benoemde proceseigenaren proceseigenaren •Geïmplementeerde •Geïmplementeerde rollen rollen •Gedefinieerde •Gedefinieerde performance performance indicatoren indicatoren •Service •Service Improvement Improvementplan plan
*
*
* Initiating Project
*: beslismomenten / faseovergangen 29
Service Service Improvement Improvement
Transitie Transitie
Controlling
Managing Managing Controlling Stage Stage boundary boundary
Managing Product delivery
Managing Product delivery
Afsluiting Afsluiting
•Ingevoerde •Ingevoerde beheerplannen beheerplannen •Ingevoerde •Ingevoerde performance performance indicatoren indicatoren
•Voorstel •Voorstel inbedding inbeddingFB FB ininorganisatie organisatie •Check •Checkimplemenimplementatiecriteria tatiecriteria •Borging •Borging werkwijze werkwijze •Verbeteracties •Verbeteracties vervolgtraject vervolgtraject
*
*
Controlling
Managing Stage boundary
Closing project
Managing Product delivery
10 mei 2005 - BiSL
15
10 mei 2005
Fase: Voorbereiding • Draagvlak creeren: •
Management moet het dragen en uitdragen
• Afbakening opdracht: • • •
Wie zijn de functioneel beheerders Waar vallen ze organisatorisch onder Wie stuurt ze aan
• Scope bepaling: •
Wat neem je wel / niet mee
• Acceptatiecriteria • Opstellen Initiatiefase plan •
Concretiseren vervolgfase
• Project Initiation Document (concrete producten) 30
10 mei 2005 - BiSL
Fase: Initiatie • Nulmeting uitvoeren:
•
Wat zijn de huidige processen, rollen, taken, verantwoordelijkheden Wie doet wat vanuit welk organisatie onderdeel
•
Hoe “volwassen” zijn de processen
•
• • • • •
Verbeterplan processen Rolbepaling Functieprofiel(en) Opleiden Functioneel Beheerders EN management Opstellen Transitieplan •
31
Concretiseren vervolgfase
10 mei 2005 - BiSL
16
10 mei 2005
Resultaten Nulmeting
Voorbeeld
Specificeren
Operationele ICT aansturing
Vormgeven niet-geautom. IV Beheer bedrijfsinformatie Toetsen en testen Gebruikersondersteuning 1
2
3
4
5
Voorbereiden transitie Contract Mgt. Wijzigingenbeheer Behoefte Mgt.
Legenda 0: niets Ontwikkelingsfasen 1: initieel 1 = Initiatie 2: herhaald 3: gedefinieerd/gemanaged 2 = Bewustwording 4: optimaliserend 5: keten
32
Transitie Financieel Mgt.
Planning & control
10 mei 2005 - BiSL
Volwassenheidniveaus procesbeheersing Meten/ sturen
3-gedefinieerd/
Meten/ sturen
Meten/ sturen
gemanaged
input
activiteit
activiteit
activiteit
activiteit
output
activiteit
activiteit
2-herhaald input
1-initieel
33
activiteit
activiteit
output
Professionaliseren
input
output
10 mei 2005 - BiSL
17
10 mei 2005
Fase: Transitie • Borgen continuïteit huidige dienstverlening: • Processen inrichten: • • •
Uitvoerend, sturend, richtinggevend Kiezen: welke processen eerst Wie doet wat: (nieuwe) organisatorische afbakening + communicatie
• • • • •
Benoemen proceseigenaren Geïmplementeerde rollen Gedefinieerde performance indicatoren Kennisoverdracht en borging Opstellen plan vervolgfase: •
34
Service Improvementplan
10 mei 2005 - BiSL
Organisatorische afbakening Beleid van de Organisatie
Informatievoorziening van het Bedrijfsproces
Uitvoering Gebruiksbeheer
35
Functioneel beheer
ICT Ondersteuning
Uitvoering Functionaliteiten Beheer
10 mei 2005 - BiSL
18
10 mei 2005
Fase: Service Improvement • Start nieuwe werkwijze • Bijsturing: • •
geïmplementeerde processen geïmplementeerde rollen
• Meting performance indicatoren • Opstellen afsluitingsplan
36
10 mei 2005 - BiSL
Fase: Afsluiting • Borging werkwijze • Check op acceptatiecriteria • Verdere verbeteracties, bijvoorbeeld: • • • •
Verhogen kwaliteit Verbeteren beheersbaarheid Verlagen kosten Verbeteren continuïteit en betrouwbaarheid
• Overdracht aan “staande” organisatie
37
10 mei 2005 - BiSL
19
10 mei 2005
BiSL zonder meer overnemen ? • BiSL is GEEN doel op zich • Het is een raamwerk / referentiekader
• NIET blind toepassen, • maar ‘customizen’: gericht veranderen
• Procesinrichting alléén leidt niet tot betere producten / diensten • Bepaal zo vroeg mogelijk wat je wel / niet meeneemt: • Leg de lat niet te hoog !
• Communiceer voortgang regelmatig (fase overgangen) met: • Opdrachtgever, betrokken lijnmanagers, functioneel beheerders, ICT-ers en overige betrokkenen
• Betrek functioneel beheerders nadrukkelijk bij de verandering • Mensen zijn geen machines ! 38
10 mei 2005 - BiSL
Referenties • Nederlandse Politie • Ministerie van Defensie • Diverse gemeenten • Wilma • ANWB • ING-Vastgoed • Postbank • Achmea • Nieuwe Hollandse Lloyd 39
10 mei 2005 - BiSL
20
10 mei 2005
Meer informatie • Literatuur • BiSL, een framework voor functioneel beheer en informatiemanagement ISBN: 90-77212-40-X • Artikelen in IT-beheer jaarboeken
• Internet • BiSL: www.bisl.nl • ASL Foundation: www.asl-foundation.org
40
10 mei 2005 - BiSL
Stellingen 1. BiSL: Core business voor ICT! 2. BiSL invoeren kost geld; NIET invoeren kost veel meer: “Chaos in aansturing India en andere externe ICT leveranciers”
3. De enige continue factor: “Alles verandert en dat steeds sneller”
41
10 mei 2005 - BiSL
21
10 mei 2005
Zijn er nog vragen?
42
10 mei 2005 - BiSL
Wilt u nog meer weten ? Neem contact op met: Getronics PinkRoccade Finance De Brand 10 Amersfoort Tel: 033-4503503 En vraag naar: René van de Hesseweg
[email protected] of Anne van der Meer
43
[email protected]
10 mei 2005 - BiSL
22
