PENYUSUNAN IT MASTER PLAN/IT BLUEPRINT “Menuju IT-Business Alignment”
SESI 6:
Contoh kasus
Kurnia, MT, CISA, CISM, CRISC, ITILF
[email protected]
Bandung, The Jayakarta Hotel 19-20 September 2013
Berikut contoh tahapan penyusunan IT Master Plan pada sebuah perusahaan XYZ engan menggunakan metodologi yang sudah diterangkan sebelumnya
Metodologi
KONDISI TUJUAN BAGAIMANA MENCAPAI KONDISI TUJUAN KONDISI SAAT INI
Penyelarasan Strategis Bisnis dan IT
Asesmen Business Strategic Direction
Business-IT Strategic Alignment
IT Strategy & Goals
GAP Analysis
INTERNAL Business & IT Eksisting
Priority and Portfolio Analysis
IT Architecture EKSTERNAL Regulasi, trend industri, tren teknologi, standard & best practices
(Business, Applications, Infrastructure, IT Organization and Governance)
Roadmap Design
Program Asesmen No
Interviewee
Tanggal
1
21 Juni – 1 Juli
2
Senior Manajer dan/atau Manajer Satuan Kerja Departemen TI
3
Departemen TI
21 – 24 Juni
4
Departemen TI
21 – 24 Juni
5
21 – 24 Juni
6
Departemen TI dan Project Team Strategy Committee
1 Juli
7
Strategy Committee
1 Juli
21 – 24 Juni
Dilakukan terhadap:
Metode Kuesioner dan FGD Kuesioner dan FGD Kuesioner dan FGD Kuesioner dan FGD Kuesioner dan FGD Kuesioner dan FGD Kuesioner dan FGD
IT Representatives
KUESIONER - Fungsi Bisnis Perusahaan dan Dukungan Aplikasi KUESIONER – Aplikasi KUESIONER – Infrastruktur KUESIONER - Assessment Proses TI KUESIONER -Backlog Projects KUESIONER - Arahan Strategi Bisnis KUESIONER - Assessment Tujuan-Sasaran Bisnis
Contoh Dokumen yang disurvei:
Business Representatives
Alat Bantu
Dokumen Rencana Organisasi (Jangka Panjang dan/atau Menengah) Dokumen Sistem Manajemen Kinerja Perusahaan/Balanced Scorecard Perusahaan Dokumen Struktur Organisasi Perusahaan (tupoksi, dsb) Dll
Asesmen Bisnis [1] CONTOH
VISI DAN MISI
Visi: “Menjadi perusahaan yang ramah lingkungan”. Misi: •Fokus pada core competency dan pertumbuhan yang berkesinambungan. •Memberikan tingkat pengembalian yang optimal kepada pemegang saham. •Mengembangkan budaya korporasi yang mengutamakan kinerja. •Memberikan kontribusi pengembangan ekonomi nasional. •...
SASARAN BISNIS
Perusahaan mencanangkan sebuah sasaran bisnis untuk mencapai total penjualan minimal sebesar $$$ pada tahun 20XX.
STRATEGI BISNIS
•Fokus pada peningkatan pertumbuhan produksi dan penjualan •Restrukturisasi perusahaan •Meningkatkan kompetensi SDM •Menciptakan budaya korporasi yang bersih dan berbasis kinerja. SISTEM MANAJEMEN KINERJA
Indikator – indikator kinerja Perusahaan
PERSPEKTIF FUNGSI BISNIS
Fungsi bisnis utama dan pendukung
Asesmen Bisnis [2] Visi, Misi, Sasaran, Strategi
Sistem Manajemen Kinerja
Indikator Kinerja - Finansial Indikator Kinerja
Business CSF
Profit Usaha
Dengan mengendalikan biaya usaha
IT CSF (Kebutuhan Informasi & Sistem) •Informasi mengenai biaya seluruh aktifitas yang terkait langsung dalam proses produksi setiap produk •Sistem yang dapat menganalisis dan mensimulasikan opsi-opsi yang terdapat pada proses produksi 6
Asesmen Bisnis [3] Primary Functions Perencanaan
Produksi Perencanaan UPTE
Perencanaan Korporat
Konversi Batubara menjadi produk akhir
penambangan Cont. mining
Pengembangan Korporat
Survey & Eksplorasi
Swakelola Analisis, Evaluasi & Optimasi
QA/QC
Transportasi
Pemasaran
Angkutan Batubara
Penjualan
Transportasi Produk Lain
Distribusi
Reklamasi
Perspektif Fungsi Bisnis
Pengelolaan Lingkungan
Pelabuhan dan Dermaga
pengawasan Pembelian Pengendalian Stok Material Pemeliharaan Alat Produksi PenunjangTambang
Supporting Functions Logistic Administrasi Pengadaan Pengadaan Brg Rutin Pengadaan Investasi Pengadaan Jasa
Maintenance
Perencanaan Pemeliharaan Pemeliharaan Bangunan & Utlitias
HR Mgt
Financial
Corporate Services
Perencanaa n SDM
Akuntansi
Administrasi dan Legal
Sarana Prasarana
Teknologi Produksi
Kesekretarian
Program Kesehatan
Teknologi Informasi
Administrasi SDM Pengemban gan SDM
Perbendaha raan
Diklat
Pendanaan
Anggaran
Kemitraan & Bina lingk.
Community Service Infra-Teknologi
Rumah Sakit
Pergudangan
Arahan Strategis Perlunya monitoring progres pertahapan program yang telah direncanakan
Pengendallian
Pengawasan Internal Manajemen Risiko
Fungsi Perencanaan
Manajemen Kinerja Manajemen Operasi K3 & Lingkungan
Keterangan
IT CSF (Kebutuhan Informasi & Sistem) Monitoring kemajuan dari Perlunya sistem yang terkait program yang sudah dengan workflow management ditetapkan dan pengelolaan Program & Project
7
Asesmen TI Eksisting Arahan Strategis Manajemen • TI harus dapat mendukung bisnis yang efisien dan berproduktifitas yang tinggi • TI harus dapat mendukung pengambilan keputusan-keputusan bisnis dengan cepat dan akurat
Aplikasi • Optimasi Sistem Aplikasi Eksisting • Pemenuhan Kebutuhan Fungsional Aplikasi • Ketersediaan Sistem Informasi Analitikal
Infrastruktur • Performansi dan Kehandalan • Antisipasi terhadap Bencana/Gangguan
Organisasi dan Tata Kelola • Perlunya redefinisi positioning organisasi TI dalam konteks korporat • Perlunya arahan strategis TI yang jelas • Perlunya kajian terhadap kapasitas SDM TI (kuantitas dan kualitas) • Perlunya untuk mengefektifkan keberjalanan struktur tata kelola TI yang telah dimiliki saat ini • Perlunya perbaikan signifikan terhadap tata kelola TI perusahaan, baik untuk perbaikan internal maupun kepatuhan terhadap regulasi eksternal.
Penyelarasan TI-Bisnis [1] Prinsip strategis TI merupakan pedoman bagi
Analisis arahan strategis bisnis dan TI
TI dalam melaksanakan program-programnya.
Prinsip Strategis TI
IT PRINCIPLES: •Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya transformasi bisnis yang akan dilakukan oleh Perusahaan. •Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya Perusahaan untuk selalu meningkatkan pendapatan Perusahaan. •Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya Perusahaan dalam melakukan efisiensi biaya Perusahaan. •Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya Perusahaan dalam meningkatkan kehandalan produksi serta kualitas produk dan layanannya. •Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya Perusahaan dalam meningkatkan kapabilitas organisasi dan kemampuan SDM Perusahaan.
9
Penyelarasan TI-Bisnis [2] Korporat Corporate Goal / Objectives / Cultures / Policies Corporate Services
Strategic Direction
Corporate Information needs
Consolidated Information
Fungsi Bisnis
Kebutuhan Sistem Informasi
Produk/Layanan Operational Strategy Resources
IT Aplikasi Infrastruktur TI SDM TI Manajemen Layanan TI
Layanan Sistem Informasi Bisnis
Penyelarasan TI-Bisnis [3] Business Strategic Directive (Visi, Misi, Strategi, Prioritas)
Balanced Scorecard
Measures
Fungsi Bisnis
Business CSF (Initiatives required)
IT CSF (Information & Systems Required)
Kebutuhan & Issues
Identifikasi Potensi Solusi [1]
Identifikasi Potensi Solusi [2]
Arsitektur Aplikasi BUSINESS PLANNING , PORTFOLIO MANAGEMENT, BUDGETING & FORECASTING
BUSINESS INTELLIGENCE
PERFORMANCE MANAGEMENT
DATA WAREHOUSE
SUPPLY CHAIN
SALES PENGENDALIAN
SUPPLY CHAIN OPTIMISATION & ANALYTICS SALES & ORDER MANAGEMENT
INTEGRATOR PENAMBANGAN
PEMROSESAN
ENTERPRISE ARCHITECTURE MANAGEMENT
DISTRIBUSI PRODUK
GOVERNANCE, RISK, AND COMPLIANCE
ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT
PROJECT & PROGRAM MANAGEMENT BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
PENANGANAN HASIL PRODUKSI
SALES ANALYTIC SISTEM
PROCUREMENT MANAGEMENT
LOGISTIC MANAGEMENT
MAINTENANCE MANAGEMENT
HUMAN CAPITAL MANAGEMENT
INTERNAL AUDIT SYSTEM FINANCE & ACCOUNTING MANAGEMENT
SAFETY, HEALTH AND ENVIRONMENT MANAGEMENT
COMMUNITY SERVICES HOSPITAL INFORMATION SYSTEM
CSR INFORMATION SYSTEM
SIM SARANA DAN PRASARAN
PELAYANAN PENSIUN
SIM KESEHATAN
DOCUMENT AND KNOWLEDGE MANAGEMENT
CORPORATE PORTAL & MESSAGING
ENTERPRISE SUPPORT AND SERVICES
IT SERVICE DESK
IT SERVICE LEVEL MONITOR
IT CONFIGURATION MANAGEMENT
GIS TAMBANG & REKLAMASI
Arsitektur aplikasi menggambarkan struktur tipe aplikasi utama yang dibutuhkan Organisasi untuk mengelola informasi serta mendukung berbagai fungsi bisnis organisasi. Arsitektur aplikasi bukan merupakan sebuah desain sistem ataupun analisis kebutuhan detail. Namun merupakan definisi dari aplikasi dan fungsionalitas utama yang dibutuhkan untuk mengelola informasi serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang melakukan fungsi-fungsi bisnis organisasi.
Arsitektur Infrastruktur Arsitektur infrastruktur dirancang agar dapat memberikan dukungan yang diperlukan bagi aplikasi yang berjalan di atasnya.
Site 1
Main Site Site 2 15
Arsitektur Organisasi & Tata Kelola TI Perbaikan Struktur Tata Kelola TI Perbaikan Struktur Organisasi TI Permenuhan Kapasitas SDM TI
Job Function
Kebutuhan SDM
Pengembangan & Implementasi TI (Pimpinan)
1
Pengembangan & Implementasi Aplikasi
1
Pengembangan & Implementasi Aplikasi Enterprise Management/EM Pengembangan & Implementasi Aplikasi Supply Chain / SC
4
Pengembangan & Implementasi Aplikasi Kolaborasi Korporat / KK
3
Pengembangan & Implementasi Infrastruktur TI / II
1
Pengembangan & Implementasi Infrastruktur Data Center
2
Pengembangan & Implementasi Infrastruktur Jaringan + PC
2
3
16
Analisis Kesenjangan
Analisis Prioritas
Desain Roadmap IT
17
Analisis Kesenjangan Aplikasi
Aplikasi
Project Management
Resume Kesenjangan
Belum ada sistem aplikasi pendukung
Potensi Solusi
Implementasi Project Management System
Analisis Kesenjangan Infrastruktur Infrastruktur TI
Resume Kesenjangan
Potensi Solusi
Aturan penggunaan e-mail
Belum ada aturan penggunaan email yang mengakibatkan banyaknya spam, junk e-mail, dll, yang membebani trafik jaringan.
Membuat/memperbaiki kebijakan/SOP terkait penggunaan e-mail.
Monitoring perangkat
Belum ada tools yang terintegrasi untuk monitoring (performansi server dan network). Saat ini masih mengandalkan freeware dan/atau fitur bawaan dari perangkat / produk.
Integrasi proses Monitoring (termasuk reportingnya).
19
Analisis Kesenjangan Organisasi dan Tata Kelola TI Organisasi & Tata Kelola Aspek Keselarasan Strategis TI dengan Bisnis
Resume Kesenjangan Komite formal untuk TI yang melibatkan pimpinan bisnis sudah dibentuk, namun belum berjalan efektif. Manajemen TI juga tidak masuk sebagai anggota komite tersebut.
Potensi Solusi Melakukan perbaikan SK Direksi tentang Komite Strategi TI dan Komite Pengarah TI dengan memasukkan manajer TI menjadi salah satu anggotanya.
20
Analisis Prioritas & Portfolio [1] Seluruh inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup kesenjangan selanjutnya akan dianalisis berdasarkan prioritas dan portofolionya. Analisis ini juga akan mempertimbangkan keterkaitan setiap inisiatif terhadap arahan strategis TI Organisasi.
Analisis Portfolio
Analisis Prioritas & Portfolio [2]
Analisis Prioritas & Portfolio [3]
23
Analisis Prioritas & Portfolio [4]
24
Penyusunan Roadmap Selain berdasarkan hasil analisis prioritas dan portofolio, desain roadmap pelaksanaan inisiatif perlu mempertimbangkan parameter-parameter sebagai berikut:
Analisis Presedensi Analisis kesiapan data dan sistem Distribusi sumber daya
• Menganalisis inisiatif yang menjadi pre-requisite dari inisiatif lainnya. misalnya: implementasi sistem membutuhkan inisiatif standardisasi proses bisnis perusahaan hasil BPR.
2012 Refreshment Training
2013
Optimasi ERP
Refreshment Training
Implementasi EA
HRMS Refreshment Improvement Training Project Mgt
HIS
Enterprise Performance Management
Infrastruktur Keamanan Informasi
Penyediaan Server dan Perangkat Pendukung
Integrasi Proses Monitoring
Upgrade IT Helpdesk
HSE-IS
IT Conf. Mgt.
SIM Sarana Prasarana
Interface EquipmentBusinss Apps
IT Contingency & DRP
Pengembangan Standard SDLC
dependensi
Inisiatif Infrastruktur Inisiatif Organisasi & Tata Kelola TI
Manajemen Investasi TI
Peningkatan Kapasitas SDM TI
ISMS
Refreshment Training
IT SLM
Inisiatif Aplikasi
Perubahan Pengelolaan komunikasi Voice
Manajemen Proyek TI
Refreshment Training
2016
Internal Audit
SI Dana Pensiun
Manajemen Akses, Bandwidth dan E-mail
Penguatan Komite TI Perbaikan struktur organsiasi TI
2015
GRC Management Business Process Mgt
Data Warehouse and Business Intelligence Business Planning & Budgeting IFRS Compliance
2014
Service Level Management
Manajemen Rilis, Konfigurasi, dan Perubahan
27
