UW CORE BUSINESS VERDIENT HET
Paragon Netherlands
EFFICIENCY VERBETERING DOOR UITBESTEDING VAN UW DOCUMENTPROCESSEN!
Efficiëntie Wij verwerken en digitaliseren uw documentstromen, waarbij wij uw gehele document management keten efficiënter inrichten. Hoe complex deze ook is.
Flexibiliteit U kiest zelf welk gedeelte u in eigen beheer blijft doen en welk gedeelte van het proces u aan ons uitbesteed. Ook als het gaat om een periodieke uitbesteding of piekverwerking bent u bij ons aan het juiste adres.
Resultaat Samenwerking met ons zorgt ervoor dat u meer tijd heeft voor uw klant. En dat levert u meer omzet op!
Paragon Netherlands
HET PROCES VAN DIGITALISEREN Uiteraard moet het digitaliseren van uw documenten geen tijdrovend proces worden waar u veel tijd en energie aan kwijt bent. Bovendien wilt u er zeker van zijn dat de documenten vertrouwelijk behandeld worden. Wij bieden u hiervoor de oplossing, zodat u zich kunt toeleggen op uw dagelijkse activiteiten.
ONTVANGST EN VOORBEREIDING Voordat documenten digitaal kunnen worden verwerkt, hebben documenten een zorgvuldige voorbereiding nodig. U kunt deze voorbereidingen zelf uitvoeren, of wij kunnen het voor u doen. • Post, facturen of archieven kunnen rechtstreeks bij ons worden bezorgd of wij halen het op.
• Het toevoegen van barcodebladen voor indexeren. • Verwijderen van hechtmaterialen en herstellen van documenten.
SCANNEN Onze medewerkers scannen naar de gewenste indexen basisstructuur. Indien gewenst kunnen de bestanden doorzoekbaar worden gemaakt. • Gebruik van professionele en geavanceerde scanners voor een optimale imageverwerking.
• Documenten zijn tijdens het conversieproces altijd op aanvraag beschikbaar. Op uw locatie Wij kunnen de scan apparatuur en benodigde medewerkers leveren om bij u op locatie gedurende een bepaalde periode fysieke documenten te scannen.
Service Point Paragon Netherlands heeft richting het LUMC als een volwaardig partner en adviseur opgetreden. Daarom hebben we gezamenlijk voor deze oplossing op locatie gekozen, waardoor het LUMC steeds zelf de volledige controle over de inhoud en privacygevoeligheid van de patiëntendossiers behield. Stephen Helder, hoofd Medische Administratie Leids Universitair Medisch Centrum
CLASSIFICATIE EN DATA EXTRACTIE Via intelligente herkenningssoftware wordt gestructureerde en ongestructureerde data zoveel mogelijke automatisch geclassificeerd. • Optical Character Recognition (OCR) wordt geprogrammeerd om teksten intelligent te lezen, zodat zoekwoorden automatisch uit de data kan worden gehaald (bv. aantal, prijs, BTW).
• De herkenningsgraad is afhankelijk van de kwaliteit van het digitale document. Wij scannen daarom standaard op 300 dpi.
• Ons systeem zorgt voor een strenge kwaliteitscontrole in alle database velden.
VALIDEREN Wij maken digitale koppelingen tussen ons digitale bestand en de metadata uit uw database. Metadata beschrijven de karakteristieken van bepaalde gegevens. Door het overnemen van deze karakteristieken wordt de data verrijkt met extra informatie.
Ontvangst
• Veel metadata kan op automatische wijze worden verkregen en gecategoriseerd.
• Data welke niet automatisch kan worden verkregen, worden door onze medewerkers handmatig toegevoegd.
Voorbereiden
• Zekerheid van een 100% volledig bestand.
AFLEVEREN Wij leveren uw scans af in het formaat zoals u dat wenst en aansluit bij uw bedrijfsproces. Ook kunnen wij uw documenten direct afleveren in uw document management systeem. Alles is mogelijk.
Scannen
Classificatie en data extractie
Valideren
• Precies opgeslagen en gearchiveerd op de manier zoals u het wilt. • Uw digitale documenten zijn optioneel op tekst en/of aangegeven indexering zoekbaar.
• Na het scannen ontvangt u de documenten retour of wij kunnen deze op een veilige manier voor u vernietigen of opslaan.
Afleveren
MEER EFFICIËNTIE IN UW BEDRIJFSPROCESSEN!
13.4% VAN DE TIME-TO-MARKET KAN WORDEN GEREDUCEERD DOOR HET OPTIMALISEREN VAN DOCUMENT PROCESSEN IN PRODUCT ONTWIKKELING, FABRICAGE EN SUPPLY CHAIN FUNCTIES.
TRACK AND TRACE Met unieke track & trace systeem is in elk stadium van het conversieproces bekend waar uw documenten zich bevinden en wat de status is. Ook zijn uw documenten altijd op te vragen tijdens de conversie.
SP SEARCH
60.1% VAN DE KLANTEN DIE NIET TEVREDEN ZIJN OVER DE DOCUMENT PROCESSEN VAN EEN LEVERANCIER, SWITCHEN NAAR EEN ANDERE LEVERANCIER.
LOGISTIEK MARKETING
ADMINISTRATIE
30
7.4
UREN/WEEK VERLIEZEN MEDEWERKERS MET HET ZOEKEN, MAAR NIET VINDEN VAN DE JUISTE INFORMATIE.
Voor organisaties zonder eigen document management systeem hebben wij een passende oplossing. Via onze online archiefdienst- SP Search - zijn uw digitale documenten eenvoudig toegankelijk.
IS DE FACTOR, WAARMEE DE HOEVEELHEID DIGITALE DATA IN 2020 IS TOEGENOMEN.
IT
• Overal toegang tot documenten door alle geautoriseerde projectleden. • Goede beveiliging, optimale privacy.
65%
• Geen investeringen in dure software. FINANCiËLE AFDELING
VAN ALLE BINNENKOMENDE POST IS KRITIEK VOOR EEN ORGANISATIE.
65%
8% VAN DE ARBEIDSKOSTEN IS DOCUMENT GERELATEERD.
PERSONEELSZAKEN
MIDDENKADER
VAN DE PERSOONLIJKE EFFECTIVITEIT WORDT VERBETERD DOOR HET HANDHAVEN VAN EEN DOCUMENT MANAGEMENT BELEID.
Bron: International Data Corporation (IDC)
MEER TIJD VOOR UW CORE BUSINESS DANKZIJ ONZE DOCUMENT, PRINT EN MAIL MANAGEMENT DIENSTEN. Organisaties hebben te maken met een veelheid aan documentstromen. Service Point Paragon Netherlands is in staat deze voor u te managen en efficiënter in te richten. Hierdoor krijgt u meer tijd en middelen om te doen waar u goed in bent: uw core business.
Bij ons bent u zeker van veel expertise en ervaring. Talrijke gerenommeerde klanten kiezen steeds opnieuw voor ons en onze maatwerkoplossingen en flexibiliteit. Door samen te werken met, of uit te besteden aan ons, heeft u meer tijd voor uw klanten. En dat levert u meer op.
Digitaal archief
DIGITAAL ARCHIEF Organisaties hebben steeds meer administratieve documenten. Zou het daarom niet handig zijn: één centraal digitaal archief? Waarin verschillende gebruikers alle belangrijke bedrijfsdocumenten in enkele muisklikken tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen terugvinden door meerdere personen tegelijkertijd. Service Point Paragon Netherlands zet al uw fysieke documenten om in digitaal formaat. Wij uploaden deze in een document management systeem of digitaal archief. • Ruime ervaring in digitaliseren van archieven en daarom weten wat bewaard moet blijven en mag worden gedigitaliseerd. • Migratie van bestaande fysieke en digitale archieven naar één geïntegreerd en uniform platform. • Door ons track&trace systeem weten wij precies waar uw documenten zich bevinden en zijn ze ook tijdens de conversie altijd opvraagbaar. • Een juridisch gewaarborgd centraal digitaal archief voor uw facturen, loonstroken, vrachtbrieven en andere administratieve documenten.
De samenwerking met Service Point Paragon Netherlands heeft ervoor gezorgd, dat wij binnen 14 weken een volledig digitaal archief hadden voor al onze actieve contracten met ruim 250.000 contractnummers. Er hoeft nu niet meer te worden gezocht in lastig te ontsluiten fysieke archieven op product of label. Dit maakt de werkprocessen in de toekomst aanzienlijk efficiënter. Marjon van Erp, projectleider DSB Bank in faillissement
DIGITALE PERSONEELSDOSSIERS U kiest voor het digitaliseren van uw personeelsdossiers, omdat u uw dossiers efficiënter, sneller en overal wilt kunnen raadplegen. Wij digitaliseren uw bestaande archieven. • SNELLE CONVERSIE Wij voeren de verschillende benodigde activiteiten snel en efficiënt uit in onze documentmanagement centra of bij u op locatie. • TOEGANG TIJDENS HET DIGITALISEREN Met ons unieke track and trace systeem is in elk stadium van het conversieproces bekend waar uw documenten zich bevinden. Hierdoor zijn uw dossiers altijd op te vragen. • GOEDE BEVEILIGING, OPTIMALE PRIVACY Wij behandelen uw personeelsdossiers uiterst vertrouwelijk en voldoen aan de compliancy wetgeving. • SCAN-OPLOSSINGEN Door onze flexibele oplossingen kunt u straks in uw digitale personeelsarchief de benodigde informatie precies terugvinden zoals u het wilt.
Digitale personeelsdossiers
Binnen 14 weken heeft Service Point Paragon Netherlands de immense hoeveelheid van 30.000 personeelsdossiers volledig digitaal beschikbaar gemaakt. Het project is zeer succesvol afgerond. Wij zijn dan ook uitermate tevreden. Henk van Driel Manager Facilitaire Diensten ING
Service Point Paragon Netherlands had een pro-actieve houding voor suggesties en verbeterpunten. Wij er dan ook overtuigd dat wij met Service Point Paragon Netherlands gekozen hebben voor een partij die werkelijk weet waar het om draait bij het digitaliseren van personeelsdossiers. Dorine Kraak, Projectmanager De Baak
FACTUURVERWERKING Wij verwerken voor zowel profit als non-profit organisaties op de snelste en meest efficiënte wijze de facturen. Wij zijn in staat om zowel inkomende als uitgaande facturen te verwerken. Digitaal of op papier. De keus is aan u. Inkomende facturen Nog niet al uw leveranciers sturen uw facturen digitaal toe. Met als resultaat dat u zowel digitale als papieren facturen dient te verwerken. Wij bieden hier een geïntegreerde oplossing voor. Wij scannen en classificeren uw papieren facturen, zodat deze facturen vervolgens dezelfde weg volgens als de facturen die digitaal binnen zijn gekomen. Het afhandelen van de facturen gaat op deze manier veel sneller en doordat er geen handmatige invoer meer is, behoren fouten tot het verleden.
Uitgaande facturen Uw klanten ontvangen in een persoonlijke e-mail in uw huisstijl een veilige link naar een document in .pdf formaat. klanten die (nog) niet over willen op het ontvangen van digitale facturen, ontvangen de facturen op papier en per post. • Kostenbesparend door lagere investeringen in mensen en middelen. • Geen handmatige invoer meer nodig. • Alle facturen snel en gemakkelijk toegankelijk. • Sneller en efficiënter uitsturen van uw facturen. • Betere service naar klanten en leveranciers. • Begeleiding en expertise.
Factuurverwerking
• Alle waarborgen voor optimale privacy en geheimhouding.
DECLARATIEVERWERKING Wij verwerken voor zorgverzekeraars op de snelste en meest efficiënte wijze de stroom declaratienota’s. Het maakt niet uit hoe verzekerden hun medische zorguitgaven declareren. Digitaal of op papier. Uw organisatie kan hier-door met minder kosten klantvriendelijker functioneren. • Versnelling van uw declaratieverwerkingsproces. • Alle declaraties snel en gemakkelijk toegankelijk. • U blijft bepalen hoe uw klanten declareren. • Bewezen betrouwbaar. • Geen noodzaak om bij pieken (tijdelijke) krachten te werven. • Veel expertise en ervaring op één punt.
Wij zijn erg tevreden over de verwerking door Service Point Paragon Netherlands: de korte communicatielijnen en de flexibiliteit om het proces te verbeteren en snel aan de passen aan de veranderende markt. Manon Teng, hoofd Declaraties Zorg en Zekerheid
Service Point Paragon Netherlands verwerkt in totaal 500.000 declaraties voor meer dan 20 landen en 52 zorgverzekeraars en gevolmachtigden. Door de deskundigheid en inzet van Service Point Paragon Netherlands zijn wij in staat om deze immense hoeveelheid declaraties in korte tijd af te handelen.
• Kostenbesparend door lagere investeringen in mensen en middelen. • Betere service naar uw klanten.
Karel van den Broek, College van zorgverzekeringen
Service Point Paragon Netherlands verwerkt volgens strakke procedures en met inachtneming van onze kwaliteitsnormen dagelijks vertrouwelijke gegevens van de declaraties in onze database. Eigenlijk beschouwen we Service Point Paragon Netherlands als een interne afdeling.
Willem de Jong, Clustermanager Zorgadministratie VGZ
Declaratieverwerking
RESPONSVERWERKING Doet u wel eens een marketingactie, enquête of onderzoek? Welke actie u ook doet, de respons moet correct en snel worden verwerkt. Wij kunnen dat voor u verzorgen: slagvaardig en flexibel. Wij maken gebruik van geavanceerde scan- en herkensoftware; waar nodig aangevuld met handmatige data-entry in Nederland of bij één van onze offshore partners.
Wij kunnen voor u: • De ingewonnen en bij de verwerking verkregen informatie in elk gewenst formaat aanleveren. • De respons verwerken voor zeer grootschalige én kleine acties.
De samenwerking met Service Point Paragon Netherlands brengt ons legio voordelen. Kortere betaaltermijnen, efficiëntere werkprocessen en kunnen beschikken over een digitaal geordend klantenbestand zijn voor ons de belangrijkste redenen om met Service Point Paragon Netherlands in zee te gaan. Op deze manier kunnen onze mensen zich weer volledigrichten op onze core-business: het maken en verwerken van kwalitatief hoogwaardige schoolfoto’s. Leo Hazenoot, directeur Schoolfoto.nl
Service Point Paragon Netherlands verwerkt jaarlijks onder grote tijdsdruk 2,3 miljoen bestelformulieren geheel volgens de afgesproken kwaliteitsnormen.
• Naast respons op papier ook uw digitale respons verwerken. • De respons rechtstreeks in uw eigen systeem verwerken. Bij u op locatie, of online vanaf onze eigen locaties.
Responsverwerking
Nelleke Bakkeren-Voogd, directeur Stichting Kinderpostzegels Nederland
Digitale post
DIGITALE POST Wij verwerken niet alleen uw fysieke post, maar ook alle berichten die digitaal bij u binnenkomen. Van online standaardformulieren tot handgeschreven brieven. • Altijd en overal toegang tot uw inkomende berichten. • Verwerking van zowel digitale als fysieke berichten. • Op dezelfde dag digitaal beschikbaar bij de juiste persoon of afdeling. • Er raakt nooit meer post verloren, waardoor er minder fouten worden gemaakt. • Meer efficiëntie door het meeleveren van specifieke gegevens. • Alle waarborgen voor optimale privacy en geheimhouding.
DE VOLGENDE STAP IN UW BEDRIJFSPROCES Business Process Outsourcing, Document Process Outsourcing of een andere vorm van uitbesteding? Met onze medewerkers stroomlijnen en verzorgen wij dagelijks vele interne en externe bedrijfsprocessen voor onze klanten. Zo kunt u zich richten op dát wat voor u belangrijk is... uw core business. Voor uiteenlopende klanten - commerciële bedrijven en overheids- en dienstverlenende organisaties - voert Service Point Paragon Netherlands zeer gespecialiseerde maatwerkprocessen uit, waarbij wij vaak worden gezien als een verlengstuk van de interne organisatie. • End-to-end verbetering van uw documentprocessen. • Kostenbeheer en geen kapitaalinvestering. • Maximale flexibiliteit met het oog op veranderende vereisten. • Meer tijd om u te richten op uw kernactiviteiten.
Digitaal archief
Digitale personeelsdossiers
Factuurverwerking
Declaratieverwerking
MEER TIJD VOOR UW CORE BUSINESS DANKZIJ ONZE DOCUMENT MANAGEMENT DIENSTEN! • Het volledige beheer en management van uw documentstromen. • Internationale speler met vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. • Maatwerkoplossingen en flexibiliteit.
Responsverwerking
• Service op locatie bij onze klant én tegelijkertijd hoogwaardige documenttechnologie op onze eigen locaties. • Korte doorlooptijden door onze innovatieve technieken. • Optimale privacy en geheimhouding van uw documenten. • Volledig ISO 9001 en ISO 14001 gecertificeerd.
Digitale post
Paragon Netherlands Service Point Paragon Netherlands Flemingweg 20 2408 AV Alphen aan den Rijn Postbus 164 2400 AD Alphen aan den Rijn Nederland T +31(0) 172 50 41 00 F +31(0) 172 50 41 01 E
[email protected] www.servicepoint.nl
WWW.SERVICEPOINT.NL
