BIJLAGE 1 WERKOMSCHRIJVING TECHNISCH ONDERHOUD. Voor meer informatie ing. Marc Hopman t: of

BIJLAGE 1 WERKOMSCHRIJVING TECHNISCH ONDERHOUD

Voor meer informatie ing. Marc Hopman t: 035-5434343 of [email protected]

Werkomschrijving Technisch onderhoud Blz.

Inhoudsopgave: 1

WERKZAAMHEDEN.............................................................................................................. 1 1.1 INLEIDING ...................................................................................................................... 1 1.2 TAKEN ............................................................................................................................ 1 1.3 RESPONSTIJDEN EN CONSIGNATIEDIENST .....................................................................2 1.4 BEREIKBAARHEID EN MELDING VAN STORINGEN ..........................................................3 1.5 INVENTARISATIE EN CONDITIEMETING ..........................................................................3 1.6 REGISTRATIE.................................................................................................................. 4 1.7 KOSTENVERREKENING .................................................................................................. 4

2

OVERLEG EN RAPPORTAGES ............................................................................................6 2.1 OVERLEG / AANSPREEKPUNTEN ....................................................................................6 2.2 VERSLAGEN BESPREKINGEN ...........................................................................................6 2.3 RAPPORTAGES ...............................................................................................................7 2.4 MEERJARENONDERHOUDSPLANNING ...........................................................................7 2.5 VEILIGHEIDS-, MILIEU- EN GEZONDHEIDSPLAN EN VERSLAG ........................................7

3

BEOORDELING EN MALUSREGELING.............................................................................8 3.1 INLEIDING ......................................................................................................................8 3.2 BEOORDELING ...............................................................................................................8 3.2.1 Beoordelingscriteria....................................................................................8 3.2.2 Staat van onderhoud: ..................................................................................9 3.2.3 Afhandeling werkplan:..............................................................................10 3.2.4 Bedrijfszekerheid: .......................................................................................11 3.2.5 Responstijd:................................................................................................. 12 3.2.6 Energieprestatie:........................................................................................ 13 3.2.7 Algemene indruk aannemer:.....................................................................15 3.3 REGISTRATIE BEOORDELINGSCRITERIA TOTAAL ........................................................... 16 3.4 MOGELIJKE SANCTIES .................................................................................................. 17 3.5 TEKORTKOMINGEN ...................................................................................................... 17 3.6 MOGELIJKE SANCTIES ENERGIEPRESTATIE .................................................................... 18

APPENDICES: 1. Gebouwoverzichten en -oppervlaktegegevens. 2. Overzicht van installaties en toelichtingen. 3. Format beoordelingsformulieren.


Bijlage 1, blad 1 van 18

1

werkzaamheden

1.1

Inleiding

De in dit document omschreven werkzaamheden betreffen het volgens prestatie-afspraken in conditie houden van de installaties van ………….(naam opdrachtgever) op de locatie ………………(naam locatie) te ……………..(stad). Door middel van preventief en storingsonderhoud. Een en ander onder aansturing van ………………… (functie) van ……………….(naam opdrachtgever). Ingegaan wordt op taken van de Aannemer, responstijden, omvang van de te onderhouden installaties, te leveren prestaties, registratie, rapportages en kostenverrekening en energieprestatie. Daarnaast wordt ingegaan op overlegstructuren, contactpersonen, prestatiebeoordeling en beoordeling van de energieprestatie. De werkzaamheden in het kader van vervangend onderhoud worden uitgevoerd volgens het “afsprakendocument” in bijlage 6. Deze werkzaamheden worden jaarlijks vastgesteld en op projectbasis uitgevoerd en bestaan uit het planmatig uitvoeren van vooraf vastgestelde werkzaamheden aan de installaties en/of onderdelen als gevolg van een toestandsinspectie dan wel door de opdrachtgever gewenste wijzigingen en/of uitbreidingen. Bij de voorbereiding van deze werkzaamheden kan ……………..(naam opdrachtgever) de kennis en ervaring van de aannemer inschakelen en vragen om een globale kostenraming. 1.2

Taken

De Aannemer houdt de onder de Overeenkomst vallende installaties met de daartoe behorende apparatuur in de gewenste conditie. Tevens dient een continu functioneren te worden bewerkstelligd. Daartoe worden eisen gesteld aan de bedrijfszekerheid van installaties en responstijden op (storings)meldingen. De Aannemer bereikt dit doel door het verrichten van preventief en storingsonderhoud aan gebouwgebonden installaties zoals geïnventariseerd in Appendix 2.



De Aannemer stelt hiertoe jaarlijks een preventief onderhoudsplan op en voert dit uit. Dit is een plan voor alle reguliere (c.q. jaarlijks terugkerende) onderhoudswerkzaamheden. In dit plan zijn opgenomen de uit te voeren onderhoudsactiviteiten voor de verschillende installaties met de daar bij behorende frequentie van onderhoudswerkzaamheden en controles. Een en ander minimaal te specificeren voor de volgende soorten installaties en volgens de volgende indeling: NL SFB NR

AANDUIDING

……………………… (naam installatie)

De Aannemer heeft voor de uitvoering van het storingsonderhoud een adequate organisatie. De tot het contract behorende geplande werkzaamheden zullen worden uitgevoerd binnen de voor de Opdrachtgever geldende normale kantooruren, te weten op werkdagen van 07.30 uur tot 18.00 uur. 1.3

Responstijden en consignatiedienst

Storingen aan installaties dienen binnen dit contract tijdig en op adequate wijze te worden verholpen. Zij worden geacht te zijn opgelost wanneer tenminste afdoende noodmaatregelen zijn getroffen, zodat de bedrijfsvoering van de ………………(naam opdrachtgever) niet wordt belemmerd. Het definitief verhelpen van de storing zal als een nieuwe storing worden beschouwd, waarvoor de afspraken zoals vermeld in 1.7.2 gelden m.b.t. het eigen risico. De responsetijden worden weergegeven in appendix 2 of mondeling gemeld door de technisch coördinator. De responstijd geldt voor meldingen van klachten en storingen en geeft de maximale duur van de tijd per storing vanaf signalering aan. Er worden vier soorten responstijden onderscheiden:

Prioriteit 1: urgente storingen en calamiteiten die de bedrijfsvoering van het primaire proces direct verstoren. In deze gevallen dient de Aannemer binnen 0,5 uur contact op te nemen met ……………(naam opdrachtgever) (zoals onder 1.4 is aangegeven) en de werkzaamheden op de locatie binnen 1 uur aan te vangen en zonder onderbreking uit te voeren tot deze zijn afgerond.

Prioriteit 2: reguliere klachten en storingen waarbij er sprake is van een verstoring van het primaire proces. Deze werkzaamheden dienen binnen kantoortijden 2 uur na melding te worden aangevangen en binnen 1 kalenderdag te worden afgerond.



Prioriteit 3: overige werkzaamheden waarbij er geen sprake is van vervolgschade of directe verstoring van het primaire proces. De werkzaamheden dienen uiterlijk 2 werkdagen na melding te worden gestart en uiterlijk 5 werkdagen na de startdatum te worden opgeleverd, tenzij anders overeengekomen met de Opdrachtgever.

Prioriteit 4: overige werkzaamheden waarbij er geen sprake is van vervolgschade of directe verstoring van het primaire proces. De werkzaamheden dienen aan te vangen volgens afspraak en uiterlijk 1 maand na de startdatum te worden opgeleverd, tenzij anders overeengekomen met de Opdrachtgever.

1.4

Bereikbaarheid en melding van storingen

De Aannemer is te allen tijde telefonisch bereikbaar via een Centrale meldkamer voor urgente storingen en calamiteiten en zorgt voor reactie en afhandeling hiervan binnen de gestelde responstijden. De Aannemer kan op verschillende manieren worden opgeroepen bij storingen en calamiteiten: Via de ……………(functie) of via een opdrachtbon uit het FMIS systeem (bijvoorbeeld Planon). Dit is in hoofdzaak tijdens de genoemde openingstijden. De Aannemer krijgt informatie omtrent de aard van de storing, locatie en prioriteit van de melding. Eventuele aanvullende informatie omtrent storingen kan in het gebouwbeheerssysteem worden opgevraagd. Via het gebouwbeheerssysteem worden automatisch storingen gemeld in de meldkamer van de aannemer. Deze storingen dienen direct te worden opgevolgd (ook in het weekend). De locaties worden geopend door de beveiliging. Deze is bereikbaar onder het nummer………. Daarnaast dient te allen tijde de …………..(functie) geïnformeerd te worden. 1.5

Inventarisatie en conditiemeting

De te onderhouden installaties zijn vermeld onder 1.2. waarbij de indelingssystematiek van de NL-SfB geldt. Voor een gespecificeerd overzicht van de te onderhouden installaties wordt verwezen naar Appendix 2. Per installatie en hoofdonderdelen zijn de volgende gegevens geïnventariseerd: 1. soort, locatie en code, merk en type; 2. capaciteiten per installatie, bouwjaar/revisiejaar; 3. conditiemeting en opgave gewenste conditie. Ad 4. De conditiemeting bestaat uit het toetsen van de installatie aan 2 parameters, te weten: gebrek; I/O score. Voor de conditiemeting wordt gewerkt met een 6 puntsschaal, waarbij conditie 1 als beste geldt, en conditie 6 als slechtste. Voor een nadere toelichting op deze parameters en op de gehanteerde methode van conditiemeting wordt verwezen naar Appendix 2 en de NEN 2767. Daarnaast is een toelichting op onderhoudswerkzaamheden opgenomen.



Ten behoeve van de beoordeling van de "staat van onderhoud" en de "bedrijfszekerheid", volgens resp. 3.2.2 en 3.2.4 van deze werkomschrijving, zijn bij appendix 2 overzichten opgenomen ter invulling van het begrip "installaties" bij de beoordeling volgens hoofdstuk 3. 1.6

Registratie

De Aannemer dient een document bij te houden voor het administreren van relevante onderhoudsgegevens zoals: 1. storingen, middels een werkorder gekoppeld aan een inventariscode; 2. logboeken per installatie; 3. planningsgegevens van de contractactiviteiten; 4. bijhouden van tekeningen en technische installaties schema’s. Wanneer deze niet digitaal zijn dienen deze gedigitaliseerd te worden. Ad. 1. Per storing wordt een order, die door de Huismeester wordt aangemaakt, afgehandeld en worden door de Aannemer minimaal de volgende gegevens ingevoerd in het systeem: datum en tijd gereed; urenverantwoording en gebruikte materialen; inventarisnummer van de installatie; rapportage van uitgevoerde werkzaamheden. Ad. 2. De logboeken worden per installatie bijgehouden. Bij vervanging of bij een nieuwe installatie dient dit verwerkt te worden. De aannemer levert de juiste gegevens aan. En verwerkt deze. Ad. 3. Per geplande onderhoudsactiviteit worden de planningsgegevens door de Aannemer aangeleverd. De opdrachtgever voert deze gegevens in. Wekelijks zal van de geplande activiteiten een werkorder worden aangemaakt. Veelal zal de gebruiker van het complex/locatie ruim voor de aanvraag van de werkzaamheden worden geïnformeerd. Dit zal de ……………….(functie) aan de hand van deze planning doen. 1.7

Kostenverrekening

Preventief onderhoud Alle kosten voor preventief onderhoud (inclusief uren, materialen/onderdelen en hulpmiddelen) worden volgens de in deze werkomschrijving vastgelegde prestatieafspraken tegen een vaste jaarlijkse vergoeding afgehandeld.

Storingen De kosten van de eerste 4 manuur voor het verhelpen van een defect of een storing, vermeerderd met de kosten van materialen ten bedrage van maximaal € 300,- exclusief BTW per storing, worden volgens de in deze werkomschrijving vastgelegde prestatieafspraken afgehandeld en zijn begrepen in de vaste jaarlijkse vergoeding. In geval van een storing waarbij de kosten hoger zijn dan in bovengenoemde alinea omschreven, worden de vervolgwerkzaamheden aangemerkt als correctieve werkzaamheden. Hierbij wordt vooraf een kostenopgave verstrekt en schriftelijke toestemming gevraagd aan de Opdrachtgever. Voor prijsvorming geldt bijlage 6 Afsprakendocument. Bij werkzaamheden naar aanleiding van storingen met prioriteit 1 en 2, vindt verantwoording achteraf plaats.



Het oplossen van storingen komt volledig voor rekening van de Aannemer ook als deze storingen door verkeerd gebruik, met uitzondering van molest, door opdrachtgever dan wel personeel van de opdrachtgever of bezoekers worden veroorzaakt.

Overige afspraken De Aannemer garandeert dat vervangende onderdelen tijdig beschikbaar zijn, conform de verplichtingen voortkomende uit deze omschrijving van de werkzaamheden en genoemde responstijden. Bij het verrichten van de onderhoudswerkzaamheden worden alle voorkomende onderdelen uitsluitend vervangen door hetzelfde fabricaat/type tenzij de Opdrachtgever voorafgaand toestemt in een ander fabricaat/type. De Aannemer garandeert dat de verbruiksmaterialen nieuw, ongebruikt en geschikt zijn voor het gebruik waarvoor ze bestemd zijn.



2

overleg en rapportages

2.1

Overleg / aanspreekpunten

De Aannemer levert naar de Opdrachtgever de volgende aanspreekpunten:

De Projectleider, deze is eenduidig aanspreekpunt voor de Opdrachtgever op de locatie of locaties. Alle werkbesprekingen, rapportages en aanvragen voor meerwerk lopen via deze functionaris of, bij afwezigheid, via zijn vervanger. De Projectleider draagt zorg voor en is verantwoordelijk voor de totale uitvoering van het Contract, inclusief het naleven van alle prestatie-eisen. De Accountmanager, deze is verantwoordelijk voor het Contract en de bewaking daarvan.

De Aannemer neemt aan de volgende overlegstructuren deel: 1.

Werkoverleg op uitvoeringsniveau (wekelijks per locatie). Projectleider van de Aannemer of een door de aannemer aangewezen persoon. Technisch coördinator of door hem aangewezen personen.

2.

Voortgangsoverleg en bespreking maandrapportages (één keer per maand per locatie). Aanwezig: Projectleider van de Aannemer. Technisch coördinator of door hem aangewezen personen.

3.

Overleg prestatiemeting (één keer per kwartaal). Aanwezig: De Accountmanager en Projectleider van de Aannemer. Portefeuillehouder Technisch Zaken. Eén of meerdere technisch coördinatoren. (Onafhankelijke adviseur).

4.

Contractoverleg (één keer per jaar). Aanwezig: Account- en Projectleider vanuit de Aannemer. Facilitair Manager & Hoofd inkoop.

In het onder 4 genoemde overleg kan de Opdrachtgever in overleg met de Aannemer bijstellingen van het Contract bespreken, naar aanleiding van de ervaringen opgedaan in het afgelopen Contractjaar. Dit kan leiden tot aanpassingen. 2.2

Verslagen besprekingen

Verslagen van de besprekingen zoals genoemd onder punten 1, 2, 3 en 4 van paragraaf 2.1. worden opgesteld door de Aannemer en moeten worden goedgekeurd door de Opdrachtgever. Verslagen van de besprekingen worden uiterlijk twee weken na afloop verstrekt.



2.3

Rapportages

De Aannemer levert in het kader van de besprekingen de volgende vaste rapportages op papier en in elektronische vorm (MS-Office), waarbij voor de lay-out (tenzij anders wordt vermeld) een voorstel aan de Opdrachtgever wordt gedaan:

Maandelijks Overzicht alle openstaande en uitgevoerde werkzaamheden. Logboek per object verricht onderhoudswerkzaamheden.

Kwartaal Werkplanning Overzicht alle extra werkzaamheden en totale kosten

Kwartaal

Rapportage toestand van de installaties. Energie rapportage. Datum schema voor preventief onderhoud. Klachten en storingen en responstijden ten behoeve van prestatiemeting.

Jaarlijks Plannen ter verbetering van eigen performance en aanbevelingen aan de Opdrachtgever. Meerjarenonderhoudsplanning ten behoeve van vervangingsonderhoud. Veiligheids-, milieu- en gezondheidsjaarverslag en veiligheids-, milieu-, en gezondheidsplan.

2.4

Meerjarenonderhoudsplanning

Jaarlijks vindt een evaluatie plaats van de verrichte werkzaamheden en wordt een voorstel gedaan ten behoeve van de overall meerjarenonderhoudsplanning van de Opdrachtgever met adviezen van de Aannemer omtrent het benodigd vervangingsonderhoud. 2.5

Veiligheids-, milieu- en gezondheidsplan en verslag

In het jaarlijks uit te brengen veiligheids- milieu en gezondheidsplan voor de werkzaamheden staat tenminste weergegeven: Een risico-inventarisatie en -evaluatie en een plan van aanpak van de te nemen veiligheids-, gezondheids- en milieumaatregelen, voorzieningen, samenwerking en overleg en wijze van bewaking van het plan; Een verslag van de genomen veiligheids-, gezondheids- en milieumaatregelen, voorzieningen, samenwerking en overleg, alsmede het verzuim en de verzuimoorzaken over het afgelopen jaar. De risico-inventarisatie van de Aannemer dient tenminste te voldoen aan de eisen van het V&G-plan welke is opgenomen in deze overeenkomst onder bijlage 4.



3

beoordeling en malusregeling

3.1

Inleiding

Het algemene uitgangspunt voor de beoordeling is als volgt: SCORE:

3 2 1 0

3.2

BEOORDELING T.O.V. DE NORM: Voldoet volledig aan de norm Voldoet op enkele punten niet aan de norm, zij het in beperkte mate Voldoet op meerdere punten niet aan de norm, zij het in beperkte mate Voldoet op veel punten niet aan de norm, zij het in beperkte mate òf voldoet op enkele punten in ruime mate niet aan de norm

KWALIFICATIE:

goed redelijk matig slecht

Beoordeling

3.2.1 Beoordelingscriteria De Aannemer wordt beoordeeld op de volgende aspecten:

Staat van onderhoud Dit omvat het handhaven van de gewenste staat (conditieschaal) van onderhoud van de te onderhouden installaties.

Afhandeling werkplan Het volgen van een vooraf aangegeven werkplan voor onderhoud van de installaties.

Bedrijfszekerheid Deze geeft het maximale aantal storingen per installatie aan gedurende bedrijfsuren.

Responstijd Deze geeft de maximale duur van de tijd per storing vanaf signalering aan.

Uitvoering afsprakendocument Deze geeft een totaalindruk van de werkzaamheden in het kader van de afhandeling van projecten volgens het afsprakendocument

Algemene aspecten Deze geven de totale indruk van de werkzaamheden van de Aannemer weer.

Energieprestatie Dit omvat het exploiteren van een energie vriendelijk gebouw waarbij de functionaliteit en gebruik niet belemmerd wordt. Met als referentie de berekening voor uit de EPA en een jaar metingen uit de praktijk.



3.2.2 Staat van onderhoud:

Beschrijving Dit betreft het handhaven van de gewenste staat van onderhoud.

Beoordelingsmethode en –rapportages Eén keer per jaar wordt door de opdrachtgever of derden een steekproef van 5% van de aanwezige installaties opgenomen. Voor de huidige conditie verwijzen wij naar appendix 2.

Bepaling Scores Voor elk van de 2 parameters (gebrek, i/o score) wordt een score bepaald. De scores van de 2 parameters vormen samen de conditiescore. Deze scores worden vergeleken met de van tevoren vastgelegde norm. Per installatie wordt de totale (gesommeerde) afwijking bepaald ten opzichte van de norm door de verschillen tussen de actuele conditiescore en de norm bij elkaar op te tellen. De prestatiescore voor dit criterium wordt nu bepaald door (het aantal installaties met) de grootste gesommeerde afwijking. Is deze afwijking gelijk aan 0, dan levert dat de hoogste score op. Er zijn de volgende mogelijke scores. De weegfactor van de score is 3. 3. De gemeten conditie wijkt nergens af van de norm. 2. Het aantal opgenomen installaties met een grootste gesommeerde afwijking van de gemeten conditie ten opzichte van de norm van 1 of 2 punten, is niet groter dan 1. Er zijn geen installaties met een afwijking die groter is dan 2 punten. 1. Het aantal opgenomen installaties met een grootste gesommeerde afwijking van de gemeten conditie ten opzichte van de norm van 1 of 2 punten, is niet groter dan 2. Het aantal opgenomen installaties met een grootste gesommeerde afwijking van de gemeten conditie ten opzichte van de norm van meer dan 2 punten, is niet groter dan 1. 0. De normen zoals genoemd onder 3,2 en 1 worden niet gehaald. (zie format beoordelingsformulier Appendix 3).



3.2.3 Afhandeling werkplan:

Beschrijving Dit betreft het volgen van het vooraf aangegeven werkplan voor preventief onderhoud.

Beoordelingsmethode en – rapportages De Aannemer houdt een checklist bij aan de hand van het werkplan. Een keer per maand wordt hierbij de afwijking van de norm aangegeven.

Bepaling Scores De score wordt bepaald door de mate van voortgang van het werkplan aan de hand van de Checklist. Mogelijke scores zijn: 3. De voortgang van de werkzaamheden is conform het werkplan (0-5% van de activiteiten wijkt af; de afwijking is kleiner dan 1 maand). 2. De voortgang van de werkzaamheden wijkt op enkele punten af van het werkplan (5-10% wijkt af; de afwijking is kleiner dan 1 maand). 1. De voortgang van de werkzaamheden wijkt op meerdere punten af van het werkplan (10-15% wijkt af; de afwijking is kleiner dan 1 maand). 0. De voortgang van de werkzaamheden wijkt op veel punten af van het werkplan (meer dan 15%; en/of de afwijking is groter dan 1 maand).



3.2.4 Bedrijfszekerheid:

Beschrijving De bedrijfszekerheid wordt gemeten per installatie en wordt gebaseerd op het maximale aantal ongewenste storingen per installatie (de installaties zoals benoemd in de bijlage) gedurende bedrijfsuren.

Beoordelingsmethode en –rapportages De norm is voor de locaties Landhuis en Koetshuis voor installaties met: Conditie 1: maximaal 1 storing per kwartaal. Conditie 2: maximaal 1 storing per kwartaal. Conditie 3: maximaal 2 storingen per kwartaal. Conditie 4: maximaal 2 storingen per kwartaal. Per installatie. De Aannemer overlegt hiertoe één keer per kwartaal een rapportage die als basis dient voor de beoordeling (zie format Appendix 3).

Bepaling scores Mogelijke scores zijn: 3. Geen overschrijding van de norm. 2. De norm wordt voor maximaal 5% van de installaties overschreden; er zijn geen overschrijdingen, waarbij de afwijking met de norm groter dan 1 is. 1. De norm wordt voor maximaal 20% van de installaties overschreden; er zijn geen overschrijdingen waarbij de afwijking van de norm groter dan 1 storing is voor conditie 0 t/m 2, en/of waarbij de afwijking van de norm groter dan 2 storingen is voor conditie 3 t/m 6). 0. Er is een grote overschrijding van de norm.



3.2.5 Responstijd:

Beschrijving De responstijd geeft de maximale duur van de tijd per storing vanaf signalering aan als genoemd onder 1.3.

Beoordelingsmethode En Rapportages De Aannemer overlegt hiertoe een keer per kwartaal een rapportage die als basis dient voor de beoordeling (zie format Appendix 3).

Bepaling scores De score wordt bepaald door de mate waarin de gewenste responstijden zijn gerealiseerd. Mogelijke scores zijn: 3. Geen overschrijding van de norm. 2. Incidentele overschrijding van de norm (maximaal 5% van het aantal storingen); geen ernstige overschrijdingen (50% of meer van de reactietijd). 1. Incidentele overschrijding van de norm bij prioriteit 1 (maximaal 5% van het aantal storingen)/ regelmatig overschrijding van de norm bij prioriteit 2 of 3 (5%-10% van het aantal storingen); geen ernstige overschrijdingen (50 % of meer van de reactietijd). 0. Regelmatige overschrijding van de norm bij alle prioriteiten.



3.2.6 Energieprestatie: Energieverbruik - 20% 0% 20%

Punten Max. 9 punten 5 punten Min. 1 punt

Energierapportage Vier energie afwijkingen ten opzichte van de referentie zijn zorgvuldig onderbouwd. Drie van de energie afwijkingen ten opzichte van de referentie zijn zorgvuldig onderbouwd. Twee van de energie afwijkingen ten opzichte van de referentie zijn zorgvuldig onderbouwd. Eén van de energie afwijkingen ten opzichte van de referentie zijn zorgvuldig onderbouwd.

Punten 3 punten

2 punten

1 punten

0 punten

Beschrijving De energieprestatie staat los van de prestatie voor het preventief en storingsonderhoud. De bonus malusregeling wordt dan ook niet over de contractkosten gerekend maar over de besparing op de werkelijke jaarlijkse energierekening. De energieprestatie van het gebouw wordt iedere maand gemeten en door de aannemer gerapporteerd. Eventuele afwijkingen dienen zorgvuldig onderbouwd te worden. ………….. (naam opdrachtgever) geeft de aannemer inzage in de volgende systemen of gegevens: alarminstallatie voor het uitlezen van de werkelijke bedrijfstijden; het toegangscontrole systeem voor de actuele bezettingscijfers; het personeelsbestand voor het bepalen van het aantal gebruikers; het gebouwbeheerssysteem. Als referentie geldt de berekening uit de EPA (appendix 3 bladzijde 12) en één jaar praktijkmetingen. Maatregelen ten behoeve van een gunstigere energieprestatie van het gebouw mag geen invloed hebben op het gebruik en de functionaliteiten van het gebouw. Aan de hand van een berekeningsmodel welke opgesteld is door……. worden de punten voor de energieprestatie berekend.



Beoordelingsmethode en rapportages De beoordeling geschiedt aan de hand van een eens per maand in te vullen meteropname formulier. Daarnaast wordt er per jaar een energierapport opgesteld en wordt de aannemer 1x per jaar beoordeeld op de energieprestatie. De beoordelingspunten die op het formulier aan de orde komen zijn: energieprestatie; kwaliteit rapportage.

Bepaling scores Score:

Energieverbruik

9 punten. Wanneer het energieverbruik met 20% is afgenomen. 5 punten. Wanneer het energieverbruik gelijk is aan de referentie. 1 punt. Wanneer het energieverbruik met 20% is toegenomen.

Kwaliteit rapportage 3 punten. Bij een uitstekend onderbouwd energierapport. Vier van de energie afwijkingen ten op-

zichte van de referentie zijn zorgvuldig onderbouwd. 2 punten. Bij een goed onderbouwd energierapport. Drie van de energie afwijkingen ten opzichte

van de referentie zijn zorgvuldig onderbouwd. 1 punt. Bij een voldoende onderbouwd energierapport. Twee van de energie afwijkingen ten op-

zichte van de referentie zijn zorgvuldig onderbouwd. 0 punten. Bij een slecht onderbouwd energierapport. Één van de energie afwijkingen ten opzichte van de referentie is zorgvuldig onderbouwd. Bij geen energie afwijkingen dient er wel een energierapport te worden opgesteld met een omschrijving wat de bedrijfstijden, bezettingen etc. zijn geweest.



3.2.7 Algemene indruk aannemer:

Beschrijving De algemene indruk van de werkzaamheden van de Aannemer.

Beoordelingsmethode en rapportages De beoordeling geschiedt aan de hand van een eens per kwartaal in te vullen totaal evaluatie formulier (zie Bijlage 1, appendix 3). De beoordelingspunten die op het formulier aan de orde komen zijn: professionaliteit van het ingezet personeel; kwaliteit van het werk; betrouwbaarheid; veiligheid, arbo en milieu; communicatie.

Bepaling scores Score:

3 punten: voldoet aan de norm; voldoet bij tenminste 12 van de 13 criteria aan de verwachtingen.

2 punten: voldoet op enkele punten niet aan de norm; voldoet bij 10 van de 13 criteria aan de verwachtingen.

1 punt: voldoet op meerdere punten niet aan de norm; voldoet bij 7 van de 13 criteria aan de verwachtingen.

0 punten: voldoet op veel punten niet aan de norm; voldoet aan minder dan 7 van de 13 criteria aan de verwachtingen.



3.3

Registratie beoordelingscriteria totaal

Eén keer per kwartaal is er overleg tussen de Opdrachtgever en de Aannemer omtrent de prestaties en er is een toetsmoment. Voor criteria waarvan op dat moment geen meting plaats kan vinden, geldt de maximumscore. Voor de beoordeling is een formulier ontwikkeld met een totaalscore, aan de hand waarvan een malus of sanctie wordt vastgesteld. De beoordeling vindt plaats per locatie. Voor de registratie van de beoordelingscriteria zoals in hoofdstuk 2 weergegeven wordt het volgende formulier gebruikt: INDELING

Onderhoud Installaties

Beoordeling Algemeen

BEOORDELINGSCRITERIA

staat van onderhoud (telt 3x) afhandeling werkplan bedrijfszekerheid responstijd Afsprakendocument (projecten)

uitvoering algemeen: professionaliteit; kwaliteit; service; betrouwbaarheid; veiligheid, Arbo en milieu; communicatie. TOTAAL SCORE

WAARDERING MAX.

MIN.

9

0

3 3 3 3

0 0 0 0

3

0

Maximaal 24

Zie ook het format eindbeoordelingsformulier in Bijlage 1, appendix 3.



3.4

Mogelijke sancties

TOTAALSCORE

KORTING

IN PUNTEN

VASTE

OP

DE OPMERKING

AANNEEMSOM

20 t/m 24

n.v.t.

16 t/m 19

-2%

15

-4%

14

-6%

13

-8%

< 13

-10%

Indien deze score langer dan één kwartaal duurt, is er sprake van tekortkoming. Bij deze overallscore is er altijd sprake van tekortkoming.

Bij een matige of onvoldoende prestatie van de Aannemer zal de Opdrachtgever een korting van maximaal 10% van de vaste aanneemsom per kwartaal op de betaling met betrekking tot de betreffende Locatie inhouden, volgens bovenstaande tabel. Een totaal score van 19 punten en minder zal voor de Opdrachtgever aanleiding zijn tot het inhouden van een dergelijke malus. Tijdens het overleg zal de Aannemer aangeven voor de onderdelen met een onvoldoende of matige score welke oorzaken hebben geleid tot deze score, welke maatregelen worden genomen en wanneer. 3.5

Tekortkomingen

Het onderstaande geldt alleen voor het prestatiegericht onderhoud gedeelte en niet voor de energieprestatie. In de volgende situaties is er sprake van tekortkoming: indien een Totaalscore van 13 punten of een prestatie op één onderdeel van 1 punt voor dat onderdeel langer dan één kwartaal duurt is er sprake van tekortkoming; bij een overall-prestatie van minder dan 13 punten is er altijd sprake van tekortkoming. Tekortkoming kan leiden tot opzegging van de Overeenkomst. De Opdrachtgever zal de Aannemer in dit geval schriftelijk in gebreke stellen en de Aannemer een redelijke termijn stellen om alsnog zijn verplichtingen na te komen.



3.6

Mogelijke bonus energieprestatie

TOTAALSCORE

BONUS/MALUS

OPMERKING

IN PUNTEN

10 t/m 12

+ 37,5%

9 t/m 10

+ 25%

4 t/m 8

0%

2 t/m 3

- 5%

1

- 10%

De bonus/malus wordt berekend over de kostenbesparing. De kostenbesparing is het verschil van de eindafrekening van het huidige jaar en de eindafrekening van het voorgaande jaar. De bonus geldt voor de gehele contractduur. Echter dienen de investeringen voor energiebesparing door de Aannemer van dit contract gedaan te worden.


BIJLAGE 1: APPENDIX 1 LOCATIE OVERZICHTEN EN -OPPERVLAKTEGEGEVENS


Bijlage 1; appendix 1, blad 1 van 1

Locatie overzicht


BIJLAGE 1: APPENDIX 2 OVERZICHT VAN INSTALLATIES EN TOELICHTINGEN


Bijlage 1: appendix 2, Blad 1 van 1

1

Inventarisatie Installaties


BIJLAGE 1; APPENDIX 3 FORMAT BEOORDELINGSFORMULIEREN


Bijlage 1, Appendix 3, bladzijde 1 van 11

Bepaling Totaal score FORMAT EINDBEOORDELINGSFORMULIER

Indeling aspecten

Beoordelingscriteria

Onderhoud installaties

Staat van onderhoud (3x) Afhandeling werkplan Bedrijfszekerheid Responstijden Uitvoering projecten Uitvoering algemeen

Algemene beoordeling

Score

Totaal score


Maximum 9 3 3 3 3 3


CONDITIEMETING FORMAT BEOORDELINGSFORMULIER

Installatie(omschrijving)

Conditiemetingparameters Gebrek I/O ConditieScore. score

Totale Afwijking

Installatie 1

meting norm afwijking Installatie 2 meting norm afwijking Installatie 3 meting norm afwijking Installatie 4 meting norm afwijking Aantal installaties met een afwijking groter dan 2 punten/totaal aantal Installaties Aantal installaties met een afwijking groter dan 2 punten/totaal aantal Installaties Prestatiescore Mogelijke scores zijn: 3. De gemeten conditie wijkt nergens af van de norm. 2. Het aantal installaties die een grootste gesommeerde afwijking van de gemeten conditie ten opzichte van de norm heeft van 1 of 2 punten per installatie is niet groter dan 5% van het totaal aantal installaties. Er zijn geen installaties met een afwijking die groter is dan 2 punten. 1. Het aantal installaties die een grootste gesommeerde afwijking van de gemeten conditie ten opzichte van de norm heeft van 1 of 2 punten per installatie is niet groter dan 10 % van het totaal aantal installaties; Het aantal installaties dat een grootste gesommeerde afwijking van de gemeten conditie ten opzichte van de norm heeft van meer dan 2 punten per installatie is niet groter dan 3 % van het totaal aantal installaties. 0. De normen zoals genoemd onder 3,2 en 1 worden niet gehaald.



AFHANDELING WERKPLAN FORMAT BEOORDELINGSFORMULIER

Activiteit

Gepland in de maand

Uitgevoerd in de maand

Volgens planning? Ja Nee

Activiteit 1 Activiteit 2 Activiteit 3 Activiteit 4 Activiteit 5 Activiteit 6 Activiteit 7 Activiteit 8 Activiteit 9 Activiteit 10 Activiteit 11 Activiteit ... Totalen Totaal aantal activiteiten Deel van activiteiten dat niet volgens planning is uitgevoerd (%) Prestatiescore Mogelijke scores zijn: 3. De voortgang van de werkzaamheden is conform het werkplan (0-5% van de activiteiten wijkt af; de afwijking is kleiner dan 1 maand). 2. De voortgang van de werkzaamheden wijkt op enkele punten af van het werkplan (5-10% wijkt af; de afwijking is kleiner dan 1 maand). 1. De voortgang van de werkzaamheden wijkt op meerdere punten af van het werkplan (10-15% wijkt af; de afwijking is kleiner dan 1 maand). 0. De voortgang van de werkzaamheden wijkt op veel punten af van het werkplan (meer dan 15%; en/of de afwijking is groter dan 1 maand).



BEDRIJFSZEKERHEID FORMAT BEOORDELINGSFORMULIER

Installatie (omschrijving)

Storingen Aantal Norm

Overschrijding van de norm Geen 1 2 meer storing storingen storingen

Installatie 1

Installatie 2

Installatie 3

Installatie 4

Installatie 5

Totaal aantal overschrijdingen van de norm Totaal overschrijdingen als % van de installaties Prestatiescore Mogelijke scores zijn: 3. Geen overschrijding van de norm. 2. De norm wordt voor maximaal 5% van de installaties overschreden; er zijn geen overschrijdingen, waarbij de afwijking met de norm groter dan 1 is. 1. De norm wordt voor maximaal 20% van de installaties overschreden; er zijn geen overschrijdingen waarbij de afwijking van de norm groter dan 1 storing is voor conditie 0 t/m 2, en/of waarbij de afwijking van de norm groter dan 2 storingen is voor conditie 3 t/m 6). 0. Er is een grote overschrijding van de norm.



RESPONSTIJDEN (VOORBEELD PRIORITEIT 1) FORMAT BEOORDELINGSFORMULIER 2

Activiteit

Responstijden (geregistreerd)

Norm

Reactie (minuten) 30

Aanvang (uren) 1

Overschrijding van de responstijd

Oplevering (dagen) 0% z.s.m.

t/m 40%

> 40%

Storing 1 Storing 2 Storing 3 Storing 4 Storing 5 Storing 6 Storing 7 Storing 8 Storing 9 Storing 10 Storing 11 Storing ... Totaal aantal overschrijdingen van de norm Totaal aantal overschrijdingen van de norm als % van het aantal activiteiten Prestatiescore Mogelijke scores zijn: 3. Geen overschrijding van de norm. 2. Incidentele overschrijding van de norm (maximaal 5% van het aantal storingen); geen ernstige overschrijdingen (40% of meer van de reactietijd). 1. Incidentele overschrijding van de norm bij prioriteit 1 (maximaal 5% van het aantal storingen)/ regelmatig overschrijding van de norm bij prioriteit 2 of 3 (5%-10% van het aantal storingen); geen ernstige overschrijdingen (40% of meer van de reactietijd). 0. Regelmatige overschrijding van de norm bij alle prioriteiten.



PROJECTEVALUATIEFORMULIER NA VOORBEREIDING EN UITVOERING PROJECTEN IN HET KADER VAN HET AFSPRAKENDOCUMENT Te gebruiken bij projecten boven de € 5.000,- exclusief BTW nadat de werkzaamheden zijn afgerond en de financiële rapportage is gemaakt. BETREFT PROJECT: ............................... ANTWOORD

VOLDOET

VOLDOET

BEOORDELINGSDOCUMENTEN

AAN DE

NIET AAN DE

OPDRACHTGEVER:

VERWACH-

VER-

TING

WACHTING

Professionaliteit: Heeft het ontwerp goed voorbereid.

structuurplan, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, bestek

Heeft tijdig een inzichtelijke directiebegroting opgesteld voor de werkzaamheden.

directiebegroting

Kwaliteit: Heeft de afgesproken procedures gevolgd. Heeft overzichtelijke, complete, correcte en tijdige rapportages geleverd.

restpuntenlijst, financiële rapportage, overige rapportages

Service: Heeft zich aan de afgesproken huis-, gedragsen kledingregels gehouden.

Heeft tijdig (niet te vroeg en niet te laat) signalen aan Opdrachtgever gegeven bij problemen en de werkzaamheden van de betrokken partijen goed gecoördineerd.

Opmerkingen Opdrachtgever of klanten te noteren door Aannemer n.a.v. steekproefsgewijze inspectie opmerkingen Opdrachtgever of klanten te noteren door Aannemer n.a.v. steekproefsgewijze inspectie

Betrouwbaarheid: Heeft zich bij het opstellen van de begroting gehouden aan het afsprakendocument. Heeft de eigen uitvoerende werkzaamheden de eerste keer goed afgeleverd.

financieel dossier opmerkingen Opdrachtgever of klanten te noteren door Aannemer n.a.v. steekproefsgewijze inspectie



Heeft zich aan de globale tijdsplanning gehouden.

Opmerkingen Opdrachtgever of klanten te noteren door Aannemer n.a.v. steekproefsgewijze inspectie

Veiligheid, Arbo en milieu: Heeft actief het V&Gplan toegepast.

checklist V&G-plan

Resultaat Prestatiescore Mogelijke scores:

3 punten: voldoet aan de norm; Voldoet bij tenminste 9 van de 10 aspecten aan de verwachtingen.

2 punten: voldoet op enkele punten niet aan de norm; Voldoet bij 8 van de 10 of aspecten aan de verwachtingen.

1 punt: voldoet op meerdere punten niet aan de norm; Voldoet bij 6 van de 10 aspecten aan de verwachtingen.

0 punten: voldoet op veel punten niet aan de norm; Voldoet aan minder dan 6 van de 10 aspecten aan de verwachtingen.



TOTAAL EVALUATIE door de Opdrachtgever. Te gebruiken éénmaal per kwartaal. ANTWOORD

VOLDOET

VOLDOET

BEOORDELINGSDOCUMENTEN

AAN DE

NIET AAN DE

OPDRACHTGEVER:

VER-

VER-

WACHTING WACHTING

Professionaliteit: De technisch inhoudelijke kwaliteit van aangeleverde documenten ter voorbereiding van werkzaamheden is goed. Toont alertheid, signaleert gebeurtenissen in het gebouw, zoals technische incidenten, tijdig. Het personeel is goed opgeleid en wordt regelmatig bijgeschoold. Het personeel wordt tijdig en adequaat vervangen bij afwezigheid.

werkplanningen; overige werkvoorbereidingsdocumenten opmerkingen Opdrachtgever omtrent incidenten, te noteren door Aannemer verslag gevolgde opleidingen door Aannemer rapportage ziekte en vervangingsmaatregelen Aannemer

Kwaliteit: Heeft het afgesproken kwaliteitsbeleid-, plan, en procedures gevolgd. Registreert de gegevens omtrent de werkzaamheden, te onderhouden installaties adequaat. De gegevens zijn ten alle tijde inzichtelijk voor Opdrachtgever. Levert overzichtelijke, complete, tijdige en correcte rapportages.

kwaliteitsplan, procedures, kwaliteitsaudits gegevensbestanden: - werkzaamheden - kosten,- installatiehistorie - garantiebewijzen zie overzicht rapportages

Betrouwbaarheid: Heeft zich bij de extra werkzaamheden aan de afgesproken kosten en productkwaliteit gehouden. Heeft de eigen uitvoerende werkzaamheden steeds de eerste keer goed afgeleverd.

financiële dossiers

opmerkingen Opdrachtgever n.a.v. steekproefs-gewijze inspectie of klachten, te noteren door Aannemer



Veiligheid, Arbo en milieu: Heeft actief het afgesproken Arbo-veiligheidsen milieubeleid toegepast. De afgesproken veiligheidsen milieumaatregelen zijn in de uitvoering goed toegepast.

VGWM- plan en –verslag VGWM- plan en –verslag

Communicatie: Vraagt op de juiste punten beslissingen van Opdrachtgever, informeert Opdrachtgever goed omtrent gebeurtenissen en voert de gemaakte afspraken met Opdrachtgever goed uit. Coördineert de eigen werkzaamheden (inclusief de werkzaamheden van onderaannemers) goed, er gebeuren geen zaken zonder medeweten van de projectverantwoordelijke. Resultaat: Prestatiescore:

opmerkingen Opdrachtgever omtrent incidenten, te noteren door Aannemer

opmerkingen Opdrachtgever omtrent incidenten, te noteren door Aannemer

Mogelijke Scores:

3 punten: voldoet aan de norm; Voldoet bij tenminste 12 van de 13 aspecten aan de verwachtingen.

2 punten: voldoet op enkele punten niet aan de norm; Voldoet bij 10 van de 13 of aspecten aan de verwachtingen.

1 punt: voldoet op meerdere punten niet aan de norm; Voldoet bij 7 van de 13 aspecten aan de verwachtingen.

0 punten: voldoet op veel punten niet aan de norm; Voldoet aan minder dan 7 van de 13 aspecten aan de verwachtingen.



BEOORDELINGSFORMULIER ENERGIEPRESTATIE Het onderstaande beoordelingsformulier wordt digitaal bij het contract verstrekt.



In het onderstaande schema is aangegeven op welke wijze en waar er in de installatie gemeten wordt.


BIJLAGE 1 WERKOMSCHRIJVING TECHNISCH ONDERHOUD. Voor meer informatie ing. Marc Hopman t: of

Recommend Documents