Bijeenkomst evenementorganisaties
Evenementenbureau
WELKOM
Programma 16:00 uur:
Ontvangst
16:30 uur:
Burgemeester Rombouts
16:40 uur
Doelstellingen SES door Anja Spaans
16:50 uur:
Luuk Ottens
17:00 uur:
Presentatie: filmpje Evenementenbureau
17:05 uur:
Proces Evenementenbureau en Lean
17:15 uur:
Duurzaam Organiseren
17.25 uur:
Vragenlijst Duurzaam Organiseren
17:50 uur:
Next steps Ideeën / Vragen?
18:00 uur:
afsluiting met hapje/drankje
Burgemeester Rombouts
Doelstellingen SES
Door Anja Spaans
Edward Hendrickx
Bernard Kuenen
Judith Vink
Sander vd Gevel
Gemakkelijker - Simpeler In samenwerking met de gemeente geven we inhoud aan het Evenementenbureau; In samenwerking met de gemeente maken we de vergunningprocedure inzichtelijker en gemakkelijker; In samenwerking met de gemeente wordt informatie makkelijker beschikbaar en begrijpelijker.
Goedkoper - Efficiënter In samenwerking met de gemeente zorgen we voor scherpe raamcontracten voor middelen die we (bijna) allemaal nodig hebben; Onderling nog meer info uitwisselen om op meerdere gebieden voordeel te kunnen behalen door gezamenlijke inkoop; Gezamenlijk onderzoek doen naar de waarde van onze evenementen door o.a. verantwoording af te leggen aan subsidiënten en sponsors te interesseren.
Gezelliger - Sympathieker Samenwerking met de gemeente verloopt beter en gemakkelijker; Weten elkaar eerder te vinden door regelmatig kennis en kunde uit te wisselen; Samenkomsten structureel invullen om te leren en te delen; Als we elkaar kennen, kunnen we makkelijker samenwerken.
Wat hebben we bereikt? gemeente wordt servicegerichter en denkt veel beter mee hoe het wél kan; Gemeente krijgt andere kijk op evenementen. Economische en sociale waarde wordt beter onderkend; Eerste inkoopvoordeel wordt binnenkort gepresenteerd.
Wat nog te doen? Onderlinge band versterken door structurele bijeenkomsten met het oog op kennisdeling en verbindingen onderling versterken; Samenwerken met elkaar logischer en relevanter maken; Gezamenlijke inkoop verder vorm geven om voordeel te kunnen bereiken.
Luuk Ottens
Wat willen we bereiken?
Goede en veilige evenementen Betere ondersteuning evenementen Gemakkelijker maken processen en procedures Simpeler ingang voor evenementenorganisaties
Evenementenbureau in uitvoering
https://youtu.be/s2k38owvErU
Waar staan we nu?
Draaiboeken, locatietekeningen, veiligheidsplannen, etc beschikbaar voor organisaties Faciliteiten Één offerte, één factuur
Lean Eenvoudig en duidelijk proces voor organisatie Evenementen
Proces Evenementenbureau en Lean
Aanvraag
Evenement
•Losse vraag •Brief/kalender •Intake •Faciliteiten •Advies •Vergunning
•Draaiboek/ calamiteitenplan •Voorschouw •Coördinatie •Naschouw
Evaluatie •Met organisatie en veiligheidspartners •Bezwaren/ klachten •Financiële afrekening •Rapportage college
Belangrijk!!! We hebben dit niet zelf bedacht, SES heeft actief meegedacht!
Wie is wie bij het Evenementenbureau?
Luuk Ottens, procesleider
Dennis van Rooij, coördinator veiligheid
Henri Holtz, coördinator uitvoering
Peter van den Oudenalder, coördinator openbare ruimte en faciliteiten
Gonneke Heijmans - van Hofwegen, klantcontact en procescoördinator Murat Yildiz, vergunningverlener
Monique Kaspers, vergunningverlener
Jasper Maas: uitvoering
Theo Timmermans: begeleiding
Duurzaam Organiseren Portal evenementenbureau Filmpje evenementenstroom https://youtu.be/q3b-HFzuThs Vragenlijst Duurzaam Organiseren
Next steps
Uitrol evenementenstroom Gezamenlijke inkoop/inhuur Draaiboeken en locatielijsten etc. digitaal beschikbaar stellen Crowdmanagement Gezamenlijk inrichten portal
Ideeën of vragen? Ideeën? Stuur ze naar
[email protected]
Vragen? Stel ze! Bel of mail ons
