e-tip “Workshops/bijeenkomst organiseren”
Een workshop organiseren? Veel werk, maar ook erg leuk! Hieronder vindt je wat tips en aandachtspunten die je vast en zeker van pas zullen komen. De lijst is natuurlijk niet compleet, maar wel een mooie aanzet om mee te beginnen. Succes!
Inhoud Wat is het thema van de workshop? .................................................... 2 Wie zitten er in het organisatie team? ................................................. 2 Wanneer wordt de workshop gehouden? .............................................. 2 Wie worden er uitgenodigd? ............................................................... 2 Hoe wordt er uitgenodigd? ................................................................. 3 Waar wordt de workshop gehouden? ................................................... 3 Van hoe laat tot hoe laat wordt de workshop gehouden? ........................ 3 Hoe ziet de invulling van de workshop er uit? ....................................... 4 Extra om over na te denken: .............................................................. 5 TIPS ............................................................................................. 5 Help er gaat iets fout?! ................................................................... 5
Hoe organiseer ik een workshop?
januari 2014
pag. 1 van 5
Wat is het thema van de workshop? Wie wil je bereiken? Wat wil je bereiken? Waarom wil je deze workshop houden/Wat is het doel? Wie zitten er in het organisatie team? Noteer namen, telefoonnummers, e-mailadressen,… Wie is/wordt waarvoor verantwoordelijk? TIP: Kijk waar je zelf goed in bent en verzamel een team om je heen waarmee je ‘sterk staat’. Ben je tijdens de workshop zelf de regisseur/de spin in het web? Dan heb je het vaak op de achtergrond druk genoeg! Heb je een collega die een perfecte gastheer/vrouw is, laat hem/haar dan de gasten ontvangen. Is er iemand een ster in het hoofd koel houden bij het opvangen van “klachten”, zorg dat deze in geval van nood bij de hand is. Je kunt echt niet alles zelf, maak gebruik van de talenten van je collega’s! Maak z.s.m. een overzichtelijk schemaatje met namen, taken en andere gegeven die je steeds bij de hand wilt hebben en plak dat of aan de binnenkant van een map of doe het in een showtas voor in je map. Maak een verzendlijst aan in je e-mail en een postmap waarin je alle mail over de workshop laat binnenkomen! Spreek met je team af dat iedereen in het onderwerp van de mail altijd de naam van de workshop laat vermelden zodat alle mail automatisch in die postmap binnenkomt. Maak in verkenner een map aan voor de workshop.
Wanneer wordt de workshop gehouden? Houd rekening met drukke/volle agenda’s! Plan minimaal 6 weken vooruit! Wie worden er uitgenodigd? wie levert de adressen aan? is er een actuele adreslijst? hoeveel mensen gaan er ongeveer uitgenodigd worden?
Hoe organiseer ik een workshop?
januari 2014
pag. 2 van 5
Hoe wordt er uitgenodigd? Post/mail/persoonlijk? Wie maakt de uitnodigingen? intern/extern? wie zorgt voor de tekst? Wie zorgt voor verzending? Dient men zich van te voren aan te melden? bij wie? binnen welke termijn? moet daarvoor een nieuw e-mailadres aangemaakt worden? Bel je mensen na, die niet reageren? zorg in dat geval voor een adreslijst mét recente telefoonnummers Waar wordt de workshop gehouden? Intern: moet er een ruimte gereserveerd worden? is er bepaalde apparatuur nodig? is er extra meubilair nodig? zijn er voldoende toiletten? is het jassenseizoen: is er voldoende garderobe ruimte? moet er catering ingeschakeld worden? wat moet geleverd worden? is er een standaard catering bedrijf? wie gaat offertes opvragen/bespreken? Extern: waar? zijn er bepaalde voorkeuren? prijzen opvragen locaties (ca. 2-3) wat is er nodig aan catering? moet er apparatuur gereserveerd worden? Van hoe laat tot hoe laat wordt de workshop gehouden? Dit kan van toepassing zijn op je catering. Houd als het kan rekening met spitstijden.
Hoe organiseer ik een workshop?
januari 2014
pag. 3 van 5
Hoe ziet de invulling van de workshop er uit? Maak een planning: hoe laat inloop? hoe laat start het welkom/de opening? hoe laat starten evt. de aparte sessies en waar? hoe laat einde Wie ontvangt de gasten? Is de workshop extern, is er dan misschien een bord bij de ingang waarop de workshop en jullie bedrijf vermeld kan worden? Is de workshop intern, informeer de portier/receptie! Wie doet het welkom/wie is (dag)voorzitter Zijn er kosten aan deze persoon verbonden? Komen er aparte sessies? Wie gaan de sessies geven? zijn er kosten aan de sprekers/voorzitters verbonden? hebben zij speciale apparatuur o.i.d. nodig? hoeveel mensen per groep? zijn er aparte ruimtes nodig voor de sessies? Als je tijdens je bijeenkomst een aantal verschillende workshops biedt dan is het goed om van te voren na te denken hoe je dit wilt plannen. Je vermeldt de aparte workshops natuurlijk op de uitnodiging en dan zijn er een paar mogelijkheden: Men kan zich van te voren inschrijven voor een workshop: Dat is handig als je wilt weten hoe groot de groepen worden. Of als je bij een workshop maar een bepaald aantal mensen kunt plaatsen. Je kunt hierbij dan evt. werken met een 1e, 2e en 3e keus. Men kan zich ter plekke inschrijven: Kost op de dag zelf veel tijd en is misschien alleen handig als je namen/adressen/emailadressen wilt verzamelen om te weten wie een workshop bezocht hebben. Er is vrije inloop Als de sessies en de ruimtes hiervoor geschikt zijn, is dit natuurlijk de meest eenvoudige manier.
Hoe organiseer ik een workshop?
januari 2014
pag. 4 van 5
Extra om over na te denken: TIPS o TIP: is de workshop extern ga dan minimaal 1x van te voren de locatie bezoeken, bijvoorbeeld om de offerte door te spreken! o Zorg voor een “regisseur” tijdens de workshop, misschien ga je die taak zelf op je nemen? Het is belangrijk dat iemand de sprekers ontvangt en ze de weg wijs, aangeeft dat ze ‘aan de beurt’ zijn, contactpersoon is voor de locatie/catering, iemand die in geval van nood een lijstje met telefoonnummer bij de hand heeft; of te wel eigenlijk het hele draaiboek beheert. Een echte spin-in-het-web dus! o Ga je Social Media inzetten? Vooraf, tijdens, achteraf? Linkedin/Twitter/Facebook/… o Moeten er foto’s gemaakt worden? o Zijn er kosten verbonden aan deelname aan de workshop? o Wil je achteraf weten hoe men de workshop ervaren heeft? Er zijn verschillende manieren, bijvoorbeeld een enquête via e-mail of social media of de website…
Help er gaat iets fout?! Ja, er kan altijd iets mis gaan. Iets kleins waar niemand iets van merkt. Maar helaas soms ook iets “groots”. Houd in je achterhoofd van te voren al met een paar eventuele problemen rekening, zodat je daar in geval van nood snel en adequaat op in kan spelen. Het is natuurlijk heel vervelend als een spreker opeens ziek is, maar je kunt niet alles van te voren regelen. Probeer het hoofd koel te houden en heel flexibel te zijn! Als je rustig blijft kom je vaak sneller op een oplossing! En tot slot: probeer vooral vriendelijk te blijven.
Je snapt het al, de lijst is nooit compleet en iedere bijeenkomst/workshop is weer anders, maar ik hoop dat je hierboven al wat nuttige tips tegengekomen bent. Ik wens je heel veel plezier toe met het organiseren van jouw workshop. Heb je nog vragen? Of aanvullingen? Je mag altijd mailen: contact@e-secretaresse.
Hoe organiseer ik een workshop?
januari 2014
pag. 5 van 5
