Evenement organiseren

Postbus 1005 2260 BA Leidschendam

Telefoon 14 070 www.lv.nl/contactformulier

Evenement organiseren Op basis van artikel 2.25. van de Algemene Plaatselijke Verordening Leidschendam-Voorburg 1. Gegevens organisatie/bedrijf Naam van de organisatie/bedrijf Adres Postcode en plaats

2. Gegevens aanvrager (gemachtigde namens organisatie/bedrijf) Voorletters en naam Adres Postcode en woonplaats Telefoonnummer (overdag) E-mail adres Bent u contacpersoon tijdens het evenement?

ja

Wat is het correspondentieadres?

het adres van de organisatie onder 1

nee, dat is

telefoonnummer het adres van de aanvrager onder 2

3. Waar en wanneer vindt het evenement plaats? Straat en huisnummer/omschrijving van de locatie Plaats Datum evenement

van

tot

aanvangstijd

eindtijd

Opbouw- en afbouwtijd evenement

van

tot

opbouwtijd

afbouwtijd

4. Soort evenement

barbeque

buurt- of straatfeest

sportevenement

kermis

volksfeest (bijv. Koninginnedag)

muziekfeest

vlooienmarkt

braderie

circus

een ander evenement, namelijk

11-4102-0915

Omschrijf zo nauwkeurig mogelijk de aard van het evenement en de activiteiten

Ga verder op de achterzijde

1

Gemeente Leidschendam-Voorburg

Is dit een jaarlijks terugkerend evenement?

nee

ja

Is uw evenement gewijzigd ten opzichte van vorig jaar? (een wijziging is bijvoorbeeld ook verplaatsing van de tent en/of gebruik van een ander tentdoek)

nee

ja, op welke manier?

Let op! Is uw evenement een jaarlijks terugkerend evenement en niet gewijzigd ten opzichte van het vorige jaar? Ga verder bij 5 en daarna naar de ondertekening. Is uw evenement geen jaarlijks terugkerend evenement? Ga verder bij 5 en de daarop volgende vragen.

5. Criteria klein evenement Voldoet uw evenement aan de volgende criteria: Het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 500 personen

ja

nee

Er is een organisator die zorg draagt voor voldoende toezicht tijdens het evenement

ja

nee

Het evenement vindt plaats in de openlucht

ja

nee

Het evenement vindt plaatst op maandag tot en met zaterdag tussen 09.00 en 23.00 uur of op zondag tussen 13.00 en 23.00 uur

ja

nee

Er blijft een minimale rijstrook met een breedte van 3,5 meter vrij voor de hulpdiensten en er bevinden zich op deze rijstrook géén obstakels die niet gemakkelijk verplaatsbaar zijn bij calamiteiten (niet toegestaan op de minimale rijstrook zijn in ieder geval een brandende barbecue en een springkussen)

ja

nee

Er is tijdens het evenement geen opbreking van de weg

ja

nee

Het openbaar vervoer hoeft niet te worden omgeleid en er hoeven geen verkeersregelaars te worden ingezet

ja

nee

Er worden slechts kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object, met uitzondering van één tent met een oppervlakte van minder dan 25 m2

ja

nee

Er wordt geen vuurwerk afgestoken

ja

nee

Het langtijdgemiddeld beoordelingsniveau (LAr,LT) veroorzaakt door het ten gehore brengen van versterkte/ onversterkte muziek en/of door het gebruik van geluidsapparatuur ter plaatse van de gevel van woningen van derden en andere geluidsgevoelige bestemming bedraagt niet meer dan 70 dB(A)

ja

nee

In het geval van een wandeltocht, spoorzoeken, puzzeltocht e.d. waarbij (groepen van) mensen zich lopend over grotere afstanden verplaatsen, worden er enkel trottoirs of voetpaden gevolgd en de regels voor voetgangers worden aan gehouden

ja

nee

Het evenement vindt niet plaats op een industrieterrein

ja

nee

De organisator doet tenminste 3 weken voorafgaand aan het evenement daarvan melding aan de burgemeester (Indien u minder dat 3 weken voorafgaand aan het evenement daarvan melding doet zal uw melding niet behandeld worden. Verschuif uw evenement naar een latere datum)

ja

nee

Let op! •

Heeft u bij alle bovenstaande criteria ja aangekruist? Dan valt uw evenement binnen de categorie meldingplichtige kleine evenementen. Ga naar de ondertekening.

•

Heeft u bij bovenstaande criteria minimaal 1x nee aangekruist? Dan heeft u een vergunning nodig voor het houden van uw evenement. Ga verder bij 6.

2


6. Inhoud evenement Hoeveel bezoekers verwacht u in totaal ?

En op het hoogtepunt?

Is het voor iedereen toegankelijk?

ja

nee

Is er sprake van kaartverkoop?

ja

nee

Worden er consumpties of andere etenswaren verkocht?

ja

nee

Is er in de omgeving voldoende parkeerruimte?

ja

nee

Worden er parkeervoorzieningen gecreëerd?

ja

nee

ja

nee

nee

ja,

Zo ja, op welke wijze (worden deze bereid op het evenement zelf of gaat het om verpakte etenswaren)?

Zo ja, waar? Moet er een straat/deel van de openbare weg en/of vaarweg worden afgesloten? Zo ja, welke straat/deel van de openbare weg en/of vaarweg? Van hoe laat tot hoe laat? Wordt er versterkt geluid ten gehore gebracht?

mechanische muziek

livemuziek

Zo ja, van hoe laat tot hoe laat? Wie maakt de muziek? (DJ, band, koor enz.) Beschrijf de muzieksoort (klassiek, pop, house, hip hop enz.) De verwachte hoeveelheid dB(a) op de dichtstbijzijnde gevel

Max. 70 dB(a)

Max. 75 dB(a)

Hoger dan 75 dB(a)

Wat voor maatregelen worden er getroffen om de veiligheid te garanderen?

Is er inzet van hulpdiensten nodig? (bijv. politie, brandweer, ambulances)

nee

ja,

Zo ja, welke?

Welke maatregelen treft u ter voorkoming van schade aan het terrein of directe omgeving?

Huurt u een schoonmaakbedrijf in?

nee, op welke manier regelt u de schoonmaak?

ja,wat is de naam van de ondernemer? (voeg een kopie van het contract bij)

3


Worden er speciale voorzieningen geplaatst zoals hekken, (party)tenten (met een oppervlakte van minder dan 25 m2), tafels, reclameborden, podia e.d.?

nee

ja, omschrijf hieronder alle objecten die worden geplaatst en vermeld het aantal m2 Aantal

M2

Aantal

M2

Aantal

M2

Aantal

M2

Objecten Objecten Objecten

7. Welke aanvullende ontheffingen/vergunningen heeft u nog meer nodig? Wordt er alcohol verkocht?

ja

nee

Zo ja, door wie

een cateraar

naam van de cateraar

een horecaondernemer

naam van de horecaondernemer

een particulier

Voeg een lijst met leidinggevend(en)(Voornamen + achternamen + geboortedata) en kopie(n) SVH-veklaring(en) bij. Per 500 bezoekers dient er 1 leidinggevende aanwezig te zijn!

Hoeveel biertaps wilt u plaatsen? Op welke locatie(s) Op welke datum wilt u de biertaps gebruiken? Wilt u met voertuigen en/of aanhangers parkeren of rijden buiten de rijbaan, bijvoorbeeld op een stoep, fietspad, grasveld of plein?

Nee

Zo ja, op welke data? Omschrijf de locatie(s) buiten de rijbaan waar gereden/geparkeerd wordt

Kenteken(s) Worden er verkeersregelaars ingezet tijdens het evenement?

Nee

Ja, deze verkeersregelaars zijn gecertificeerd om landelijk op te treden op grond van de Regeling Verkeersregelaars 2009. Ja, deze verkeersregelaars zijn niet gecertificeerd Deze personen dienen te worden aangesteld door de burgemeester om op te treden als evementenverkeersregelaars. Nadat deze personen zijn aangesteld krijgen zij een korte instructie van de politie vlak voor het evenement. Voeg een lijst met namen en geboortedata van de personen bij.

Wordt er vuurwerk afgestoken?

Nee

Ja, het vuurwerk mag alleen worden afgestoken door een gespecialiseerd bedrijf dat in het bezit is van een vergunning van de Provincie Zuid-Holland. Vul hieronder de naam van het bedrijf in.

Worden er speelgoedballonnen (diameter kleiner dan 75 cm) opgelaten?

Nee

Ja, meer dan 1000 ballonnen U heeft een vergunning van de Luchtverkeersleiding Nederland nodig. Ja, minder dan 1000 ballonnen U heeft geen vergunning nodig, maar u dient wel te voldoen aan onze algemene voorwaarden die te vinden zijn in ons digitaal loket op www.leidschendam-voorburg.nl onder het product “ballonnen oplaten”.

Wordt er een kansspel georganiseerd?

Nee

ja, een loterij ja, een bingo

4

U kunt beide formulieren voor het organiseren van een loterij of bingo vinden in ons digitaal loket op www.leidschendam-voorburg.nl onder het product “Kansspel organiseren”.


8. Gegevens omtrent tijdelijk gebouw/tent Algemeen A Wat neemt u tijdens het evenement in gebruik?

een bouwwerk, geen gebouw zijnde (bijvoorbeeld een tent) geef hier onder een omschrijving

een gebouw

geen van beiden, ga verder bij 8 B 1 Er zijn meer dan 50 personen aanwezig anders dan in een één of Meergezinshuis

ja

nee

2 Er verblijven ‘s nachts meer dan 4 personen , bedrijfsmatig (bijvoorbeeld een kamerverhuurbedrijf) of in het kader van verzorging

ja

nee

3 Er verblijven overdag meer dan 10 lichamelijk en/of verstandelijk gehandicapten of meer dan 10 kinderen jonger dan 12 jaar

ja

nee

Bij een gebruik van een combinatie van hiernaast genoemde functies, kunt u meerdere hokjes aankruisen

Let op! Heeft u hierboven 3x nee aangekruist? Ga dan verder bij 8. Heeft u hierboven minimaal 1x ja aangekruist? Ga dan hieronder verder.

C Wat is/ wordt de hoofdactiviteit van het bouwwerk? D Datum van het tijdelijke gebruik Tijdstip van het tijdelijke gebruik Wordt er overnacht?

ja

nee

E Maximaal aantal personen in het bouwwerk of object Aantal bouwlagen in gebruik Totale oppervlakte in gebruik in m2 Brandveiligheid A Welke brandveiligheidvoorzieningen zijn aanwezig?

B Welke brandbare, brandbevorderende en bij brand gevaar opleverende stoffen zijn aanwezig?

C Welke installaties zijn aanwezig?

in welke ruimte

aantal

in welke ruimte

aantal

in welke ruimte

aantal

in welke ruimte

hoeveelheid

in welke ruimte

hoeveelheid

in welke ruimte

hoeveelheid

Brandmeldinstallaties

Ontruimingsalarminstallatie

Noodverlichtinginstallatie

Luchtbehandelingsinstallatie

Automatische blusinstallaties

Vluchtwegaanduiding (transparantieverlichtinginstallatie)

Anders, nl.

5


D Hoe is de interne organisatie geregeld? Hebben de gebruikers/het personeel een brandveiligheidsinstructie gekregen?

ja

nee

Is er een ontruimingsplan aanwezig?

ja

nee

Is er een bedrijfshulpverleningsorganisatie (BHV) aanwezig?

ja

nee

Is binnentreding van de brandweer geregeld?

ja

nee

E Overige van belang zijnde gegevens

Bijvoegen van tekeningen Ga hieronder na welke tekeningen u verplicht bent toe te voegen. In alle gevallen een bouwkundige plattegrond van het bouwwerk op een schaal van tenminste 1 :100 met daarop aangegeven (indien van toepassing) : de indeling de brandwerende scheidingen de bestemming van de bouwdelen blusvoorzieningen die u heeft ingevuld bij Brandveiligheid onder A de centrale en melders van de brandmeldcentrale de centrale en de signaalgevers van de ontruimingsalarminstallatie de brandweertoegang(en), afsluiting en doorgangs hoogte/breedte overige van belang zijnde brandveiligheidsvoorzieningen een renvooi (legenda bij de bouwtekening) de brandbare, brandbevorderende en bij brand gevaar opgleverende stoffen die u heeft ingevuld bij Brandveiligheid onder B de installaties die u heeft ingevuld bij Brandveiligheid onder C Wanneer u een feesttent/circustent gebruikt: een kwaliteitsverklaring van het toe te passen tentdoek, waaruit de mate van brandvoortplanting blijkt volgens (minimaal) één van de volgende normen: NEN 6065

NEN 3883

Din 4102

Andersl, nl.

Wanneer u bij Algemeen onder B vakje 2 of 3 heeft aangekruist: de opstelling van de bedden Wanneer u bij Algemeen onder B vakje 1 heeft aangekruist en voor zover in het bouwwerk zitplaatsen in rijen worden opgesteld: de opstelling van de zitplaatsen de vrij te houden gang- en looppaden overige voor het publiek beschikbare vrije vloeroppervlakte wanneer u bij Algemeen onder B vakje 1 heeft aangekruist: vrij te houden gang- en looppaden overige voor het publiek beschikbare vrije vloeroppervlakte

9. Aanvullende maatregelen Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kan het zijn dat er aanvullende maatregelen nodig zijn. Deze maatregelen moeten worden opgenomen in een veiligheidsplan. Veiligheidsvoorzieningen De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor de orde en veiligheid van de bezoekers van het evenement en moet daarom voor voldoende toezicht zorgen. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen en/of huurt de organisator een professioneel beveiligingsbedrijf in. De norm is dat er 1 beveiliger op 250 gelijktijdige bezoekers moet zijn. Naam beveiligingsorganisatie Naam aanspreekpunt beveiligingsorganisatie Telefoonnummer aanspreekpunt 6


Voegt u een beveiligingsplan bij waarin staat vermeld hoe de beveiligingsorganisatie is ingericht, het toezicht wordt gehouden en hoe te handelen tijdens incidenten? En waarin tevens de communicatiestromen richting partners en welk aantallen beveiligers per moment en locatie worden ingezet is omschreven?

ja

nee

Medische voorzieningen Bij elk evenement moet ten minste één EHBO-post aanwezig zijn, die permanent bemenst is met minimaal één persoon met een geldig EHBO-diploma / in het bezit zijn van een geldig certificaat van het Oranje Kruis. Naam EHBO-organisatie Naam EHBO-coördinator Telefoonnummer coördinator Aantal in te zetten EHBO-ers Inzettijden In te zetten materiaal, gespecificeerd

Sanitaire voorzieningen Op een evenemententerrein moeten voldoende toiletten aanwezig zijn. Als richtlijn wordt de volgende norm gehanteerd: Eén toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers; Minimaal twee toiletten; Een toilet is binnen een loopafstand van 150 meter te bereiken; Herentoiletten mogen vervangen worden door urinoirs, met dien verstande dat het aantal urinoirs maximaal 1/4e van het totale aantal toiletten bedraagt; De toiletten moeten minimaal tweemaal per dag en zonodig vaker worden gereinigd. Aantal toiletten dames Aantal toiletten heren Drinkwatervoorzieningen Bij grote evenementen, zoals dance- pop- en sportevenementen zijn drinkwaterpunten vereist. De organisatie van een dergelijk evenement moet zorgen voor voldoende watertappunten waar gratis schoon leidingwater beschikbaar is. Als richtlijn wordt de volgende norm gehanteerd: Eén tappunt per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers; Het tappunt bevindt zich 45-100 cm boven de grond; De waterinstallatie moet zijn voorzien van een Legionella-Veilig-Verklaring van het Waterleidingbedrijf of de KIWA Aantal watertappunten: Geluid Bij een evenement waar naar verwachting veel geluid geproduceerd wordt is het noodzakelijk een akoestisch rapport te overleggen, opgesteld door een hierin gespecialiseerd akoestisch adviesbureau, waarin geluidscontouren uitgedrukt in dB(A) worden weergegeven. Naam bureau Naam aanspreekpunt Telefoonnummer aanspreekpunt Voegt u een geluidsplan bij?

ja

nee

Calamiteiten Indien er zich een calamiteit voordoet moet het voor iedereen duidelijk zijn wat van hen wordt verwacht. Om mogelijke ongeregeldheden te kunnen beheersen, dient de organisator een aantal relevante scenario’s te beschrijven waarin wordt uitgelegd hoe hier door de organisator/beveiligingsorganisatie op wordt geanticipeerd: Vechtpartij, vechtpartij met letsel en massale vechtpartij; Brand; Bommelding; Weer, zoals windstoten, blikseminslag (in relatie tot nutsvoorzieningen en openbaar vervoer), onweer, hoge/lage temperaturen; Een ongeval in de menigte of een eventuele aanrijding; Afgelasting evenement, zoals weersomstandigheden, overlijden koninklijk huis of een (grootschalig) incident. 7


Diverse scenario’s dienen te worden beschreven, afhankelijk van het soort en de grootte van het evenement en het soort en aantal aanwezige bezoekers. Voegt u crisisscenario’s bij?

ja

nee

Ontruimingsplan Naast bovenstaande specifieke scenario’s dient een scenario van een (algehele) ontruiming beschreven te zijn. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke communicatiemiddelen (omroepinstallatie, videoschermen, opgenomen geluidfragmenten). Dus hoe de organisatie er op voorbereid is indien er een ontruiming door welke oorzaak dan ook uitgevoerd dient te worden. Tevens moet in het plan worden opgenomen de personen die deze taken moeten uitvoeren en dat ze hiervan kennis moeten nemen. Hoe en door wie wordt de directe omgeving (aanwezigen en bezoekers) gewaarschuwd en hoe worden zij gealarmeerd om veilig het evenemententerrein te verlaten (interne alarmering). Hoe en door wie worden de externe hulpdiensten (politie, brandweer, ambulance) gealarmeerd (externe alarmering)? Bij de externe alarmering wordt ook omschreven welke informatie aan de hulpdiensten moet worden gegeven en hoe en waar zij opgevangen worden bij het evenemententerrein. Voegt u een ontruimingsplan evenemententerrein bij?

ja

nee

Bereikbaarheids-/verkeersplan Evenementen kunnen door hun omvang en locatie veel invloed hebben op de verkeersstromen en bereikbaarheid van diverse bouwwerken. Het is van belang dat een organisator vooraf in beeld heeft hoe om te gaan met deze aspecten. De organisator dient de gemeente inzicht te verschaffen in haar te nemen maatregelen middels het opstellen van een bereikbaarheids-/verkeersplan. In dit plan dient te worden beschreven op welke wijze maatregelen worden getroffen om de verkeersveiligheid te borgen, deze zijn: Tijden en locaties van wegafsluitingen; Toegankelijkheid evenemententerrein; Parkeerfaciliteiten voor bezoekers; Toegankelijkheid, af- en aanrijdroutes hulpdiensten en calamiteitenroutes; Mogelijkheid doorgang openbaar vervoer en de tijden en data van de momenten dat dit geen doorgang kan vinden; Aanpassingen/afwijkende routes die door de openbaarvervoermaatschappij(en) zijn gedaan Manier van aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot openbaar vervoer en parkeren Gebruik bebording aan de hand van een bebordingsplan en gecertificeerde evenementenregelaar ten behoeve van de verkeersstromen; Het garanderen van de bereikbaarheid diverse objecten binnen evenemententerrein, zoals ziekenhuizen, ambassades, enz. Voegt u een bereikbaarheids- /verkeerplan bij

ja

nee

Communicatieplan In het communicatieplan moet de organisatie omschrijven hoe zij communiceert naar andere partijen. De organisatie dient het evenement bekend te maken bij bewoners en bedrijven die mogelijk hinder ondervinden van het evenement. De direct omwonenden dienen een bewonersbrief van de organisatie te krijgen. Daarin staat in elk geval informatie over de aard en duur van het evenement, de (verkeers)maatregelen, de manier waarop de organisator probeert de overlast te beperken en waar men klachten kan indienen (telefoonnummer). Ten behoeve van bezoekers dienen de huisregels en de bewegwijzering beschreven te worden. De mogelijkheden van het gebruik van openbaar vervoer en de aanrijdroutes voor het geval de bezoekers (alsnog) met de auto naar het evenement komen. Iedere medewerker dient op de hoogte zijn van: de inhoud van het draaiboek en veiligheidsplan; de uit te voeren taken, bevoegdheden en taken; het gebruik van communicatiemiddelen binnen de organisatie Voegt u een communicatieplan bij?

ja

nee

10. Plattegrond evenemententerrein

Voeg een nauwkeurige plattegrond bij, minimaal schaal 1:100, met de indeling van het evenemententerrein, de te plaatsen objecten met de afmetingen, straatnamen en het adres van de dichtstbijzijnde gevel. Ga hieronder na welke objecten met de daarbij horende afmetingen u moet intekenen op de plattegrond: -

8

de locatie en afmetingen van de in gebruik te nemen grond; de locatie en afmetingen van het podium/podia de locatie waar muziek wordt gedraaid en/of gespeeld en/of waar speakers/geluidsboxen staan; aantal dB(A) in geluidskringen om de geluidsbronnen heen (aparte plattegrond) de locatie van de toiletten/sanitaire voorzieningen; de locatie van de EHBO-post(en); de locatie van de watertappunt(en); de locatie van de horeca/biertappunt(en); de locatie verkoop etenswaren/consumpties; de locatie van de kramen; de locatie van mobiele commandopost; de locatie waar gereden/geparkeerd wordt buiten de rijbaan; de locatie vuurwerk; nooduitgangen/vluchtroutes/calamiteitenroutes;


-

nooduitgangen/vluchtroutes/calamiteitenroutes; bluswatervoorzieningen; wegafsluitingen/vaarwegafsluitingen; de locatie van verkeersregelaars; terreinafzettingen; evt. stoelenplan.

11. Wijze van aandacht vragen voor uw evenement Wilt u op of nabij de invalswegen spandoeken of publicatieborden plaatsen, vul dan onderstaande gegevens in Het gaat om:

publicatieborden en het aantal is spandoeken en het aantal is

Plaatsingsperiode van tot (maximaal 2 weken voor het evenement) Geef een korte omschrijving van de aankondiging

Gaat u (tevens) op een andere manier aandacht vragen voor uw evenement? Zo ja, kruis hiernaast de communicatiemiddelen aan die u daarvoor gaat gebruiken

krant

internet

abri’s

anders, nl

In ons digitaal loket op www.leidschendam-voorburg.nl onder het product “reclame” vindt u meer informatie omtrent reclame.

Ondertekening

Datum

Handtekening

Belangrijk! Een melding van een evenement dient minimaal 3 weken voor aanvang van het evenement door de burgemeester ontvangen te zijn. Een aanvraag voor een vergunning dient minimaal 13 weken voor aanvang van het evenement volledig ingevuld door de burgemeester ontvangen te zijn. Gewijzigde regels en relevante actuele ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat na het indienen van de aanvraag/melding aanvullende stukken nodig zijn om uw aanvraag/melding te kunnen beoordelen. Binnen 2 weken na indiening van uw aanvraag krijgt u hierover bericht. Opsturen Dit formulier kunt u sturen naar: Gemeente Leidschendam-Voorburg, postbus 1005, 2260 BA Leidschendam. De gemeente Leidschendam-Voorburg verwerkt uw persoonsgegevens voor de uitvoering van haar publieke taken. Daarbij houdt de gemeente Leidschendam-Voorburg zich in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

9

Evenement organiseren

Recommend Documents