Personeelsfeest organiseren 1. Doelstelling bepalen: • beloning • motivatie • teambuilding • (nadere) kennismaking • bedrijfstrots verhogen • is er een speciale aanleiding voor het feest? • welke plaats neemt het feest in binnen de totale PZ-strategie? 2. Doelgroep bepalen: • personeelsleden: vast, tijdelijk en/of parttime • bestuursleden, commissarissen • met of zonder partner? • hoe is de sexe-verdeling? (…. % vrouwen, ….% mannen) • wat is de leeftijdsopbouw? …..personen jonger dan 20 jaar, …..personen van 0-30 jaar, …..personen van 30-40 jaar, …..personen van 40-50 jaar, …..personen van 50-60 jaar en ... …..personen ouder dan 60 jaar • wat is er in het verleden voor deze doelgroep gedaan? 3. Aantal gasten inschatten:
…..personen bij honderd procent opkomst …..personen verwacht als gast ( ... %). 4. Duur vaststellen:
…..dagdelen, te weten ochtend/middag/avond. 5. Datum kiezen: • vaste datum, te weten ......... • in de periode van …..tot….. 6. Dag van de week: • de te kiezen datum is afhankelijk van: dag van de week, seizoen, vakanties (vakantiespreiding), feestdagen en belangrijke sportwedstrijden. 7. Maximale reistijd bepalen: met eigen vervoer of met collectief vervoer. 8. Locatie kiezen: intern of extern. 9. Verzorgingsniveau bepalen: luxe, gemiddeld of eenvoudig. 10. Beschikbaar budget opvragen of vaststellen. 11. Investering versus rendement vaststellen.
Organisatie vooraf
1. Groep organisatoren samenstellen: • takenpakket vaststellen • bevoegdheden vaststellen • rapportage-procedure vastleggen • voortgangsprocedure vastleggen • verlichten van dagelijkse taken regelen • continuïteit veilig stellen. 2. Wel/niet geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Keuze aan de hand van: • beschikbare tijd • beschikbaar budget • beschikbare kennis, kundigheid en/of en ervaring • dragen van organisatorische/ financiële risico's • bedrijfscultuur. 3. Specifieke externe organisator kiezen zoals: organisatiebureau, entertainmentbureau als
totaalorganisator, cateraar als totaal organisator, locatie als totaalorganisator of VVV's. 4. Locatie kiezen. (Bijvoorbeeld: hotel, restaurant, partycentrum, partyschip of rondvaartboot, trein
of tram, thema- of attractiepark, museum, discotheek, beurscomplex, kasteel, slot of paleis, tv-studio, sportcomplex, tent, eigen kantoor of productieruimte. 5. Benodigd budget opstellen (eventueel na ontvangst offerte) aan de hand van de volgende
meest voorkomende posten: • restauratieve voorzieningen (ook voor gasten en medewerkers • huur permanente of tijdelijke locatie (ook opbouw en afbraak) • garderobe (houd rekening met uitkoop of betaling van personeel en met de eventuele door gasten te betalen prijs) • verwarming (denk aan gas of olie bij grote hallen, tenten et cetera) • schoonmaak voor, tijdens en na afloop • meubilair (huur, vervoer, plaatsen, schoonmaken) • vervoer van personen, materialen en bagage (materiaal- en personeelskosten, restauratieve verzorging, vergunningen) • parkeerkosten (houd rekening met uitkoop of betaling van personeel en met de eventuele door gasten te betalen prijs) • entertainment (afdracht sociale lasten en werkgeverslasten, Buma /Stemra-rechten, uitkoop) • professionele presentator of presentatrice (gage, voorbespreking, repetitie, reiskosten, kledingkosten) • VIP's (bewaking, speciaal vervoer, speciale restauratieve voorzieningen, cadeau, bloemen) • bloemen- en /of groenversiering (huur of koop, plaatsing, transport, aanbiedboeketten) • decoraties (gehuurd of eenmalig speciaal vervaardigd) • bewegwijzering (zowel binnen als buiten) • technische voorzieningen (extra telefoon-, data- en faxIijnen; gewone elektriciteit en krachtstroom, gas, water) • speciale attributen (sportmaterialen, marktkramen et cetera) • special effects (lasers, vuurwerk, rook, sneeuw et cetera, inclusief bediening) • AV-middelen (huur, vervoer, opbouw, assistentie, afbraak) • foto/videoproducties (materialen, nabestellingen, reiskosten, restauratieve voorziening, personeelskosten, scenariovervaardiging, acteurs, stemmen) • hostesses (gage, voorbespreking, training, reis- en kledingkosten, restauratieve voorzieningen) • beveiliging (materialen, personeelskosten, restauratieve voorzieningen)
• • • • • • • • •
medische voorzieningen (EHBO, ambulance, arts) drukwerk/porto (pre-press, press, handling) attenties (ontwerp, inkoop, verpakking, verzending, uitreiking) verzekeringen (materialen, personen, assurantiebelasting) vergunningen fooien (facultatie0 organisatiekosten (extern: open of gesloten calculatie; intern: urenverantwoording) fiscus (loonheffingen, winstbelastingen, omzetbelasting) post 'onvoorzien' (meestal tien procent van het totale budget).
6. Informatie vergaren, aan de hand van: ervaringen van derden, beurzen datagidsen en
vaktijdschriften, de Gouden Gids, Nederlands Bureau voor Toerisme, VVV, buitenlandse verkeersbureaus en/of brancheverenigingen. 7. Eerste schifting maken en eventueel fiat vragen voor offertes. 8. Briefing voor leveranciers opstellen met gegevens over:
• • • • • •
aanleiding doelgroep doelstelling gewenste datum /data globaal tijdstip vorm en inhoud.
9. Maximaal drie offertes aanvragen op basis van gelijke briefing. 10. Offertes beoordelen op: inzichtelijkheid, eerlijkheid, gedetailleerdheid, genoemde vaste-, stel-
en PM-posten, niet vermelde zaken, Ieverings- en betalingsvoorwaarden en in- of exclusief BTW. 11.Locaties beoordelen op: uitstraling, naam of faam, horeca-faciliteiten, podiumfaciliteiten, technische faciliteiten, ligging, beschikbaarheid, prijsniveau, bereikbaarheid, capaciteit, diversiteit en grootte zalen, hotelaccommodatie, overige activiteiten op hetzelfde tijdstip en flexibiliteit en kundigheid management. 12. Externe organisator kiezen op basis van: inventarisatie aanbiedersmarkt karakterisering,
referenties, persoonlijk gesprek, offerte, leveringsvoorwaarden en account manager. 13. Locaties en leveranciers bezoeken, spreken en opteren. 14. Entertainment opteren. 15. Advies (in aantrekkelijke vorm) aan directie of andere beslissers voorleggen. 16. Keuze maken en afvallers afzeggen. 17. Verzekeringen afsluiten. 18. Definitieve bevestiging vragen of maken met daarin:
• alle overeengekomen zaken • indicatie-aantallen • deadlines
• • • • • •
specifieke leveringsvoorwaarden aan- en afvoerbepalingen opbouw- en afbraaktijd cateringafspraken voor derden repetities geschatte hoogte van PM-posten
19. Definitieve programmering maken. 20. Entertainment bevestigen. 21. Vergunningen aanvragen. 22. Beveiliging regelen. 23. Regelmatige contacten met leveranciers onderhouden. 24. Tussentijdse afspraken vastleggen en checken. 25. Regelmatige rapportage naar directie en betrokken afdelingen. 26. Budgetbewaking. 27. Uitnodigingslijst maken. 28. Gastenlijst maken en bijhouden met indicatie-aantallen in verband met: zitplaatsen, catering,
techniek, parkeerplaatsen en herinneringsgeschenken. 29. Drukwerk produceren en verzenden:
• uitnodiging, waarin altijd vermeld: datum en dag van de week reden of doel van het evenement tijd van aanvang en einde programmaoverzicht aanwezigheid van belangrijke genodigden lunch-, dinermogelijkheden naam, adres en telefoonnummer van de locatie, naam en adres van de organisator reserveringsmogelijkheden met telefoonnummer en contactpersoon of door middel van een antwoordkaart, melding of de uitnodiging tevens voor partners en/of collega's geldt deelnamekosten en betalingsmogelijkheden voorwaarden voor deelname routebeschrijving voor automobilisten (met vermelding parkeermogelijkheden) en reizigers per openbaar vervoer kledingadvies • antwoordkaart met of zonder envelop, dan wel antwoordnummer of antwoordfax, waarin: aan of afwezigheid, aantal personen, eventueel met (roep)naam, maaltijddeelname, naam van afzender (met geslacht en eventueel titel) betalingsmededeling, handtekening • entreekaarten • waardebon (voor bijvoorbeeld geschenken en consumpties) • programma, waarin overzichtelijk vermeld: datum, aanleiding, feestlogo of naam, plaats, ruimte, activiteiten, sprekers, culinaire mogelijkheden, telefoon, receptie, toiletten, EHBO, (nood)uitgang, route, plattegrond • badges met als keuzemogelijkheden: uitvoering (dames, heren) formaat kleurcodering, wel of geen voornaam of titulatuur, hergebruik • bordjes 'gereserveerd' • tafelschikkingskaartjes • menukaarten.
30. Bij alle drukwerken denken aan: huisstijl, uitstraling, ontwerp logo en lay-out, teksten,
vertalingen, handling, adressering, oplage, gewicht, portokosten en leveringstijd. 31. Bevestiging sturen aan gasten. 32. Herinneringsgeschenken bestellen. 33. Interne organisatie in detail regelen en betrokkenen informeren. 34. Regelmatig indicatie-aantallen bijstellen en doorgeven. 35. Draaiboek maken, met daarbij aandacht voor:
• overzichtelijkheid: kolomindeling • vijf kolommen, te weten: tijd, plaats, activiteit, actiepersoon en ruimte voor eigen aantekeningen • duidelijke omschrijving van verantwoordelijkheden en duidelijke omschrijving van taken • benoeming van personen en afdelingen • nummering van opeenvolgende versies • check en double check! 36. Belronde houden onder potentiële gasten die niet reageerden. 37. Definitieve gastenlijst maken. 38. Placering maken. 39. Badges maken. 40. Tafelkaartjes maken. 41. Garantie-aantallen doorgeven en schriftelijk bevestigen. 42. Diëten doorgeven. 43. Aantal en verzorging artiesten, chauffeurs, technici et cetera doorgeven. 44. Speciale verzorging genodigden regelen. 45. Vervoersaantallen bevestigen en routebeschrijvingen geven. 46. Met alle betrokken leveranciers afspraken in detail doorspreken. 47. Goederen laten afleveren, zo mogelijk op locatie. 48. Verlening vergunningen checken. 49. Afspraken maken over de toegankelijkheid locatie.
