Biblionet Drenthe. Jaarverslag

Biblionet Drenthe

Jaarverslag

2012

Jaarverslag 2012 • Biblionet Drenthe

Voorwoord De basis van Biblionet Drenthe ligt bij de Drentse bibliotheken. De provinciale serviceorganisatie Biblionet Drenthe geeft in 2012 optimaal uitvoering aan haar drie basistaken: werkgeverschap, beleidsadviseur/innovator en dienstverlener d.m.v. het facilitair bedrijf.

Ook als eerste PSO in Nederland voert Biblionet Drenthe het zogenaamde plankklaar afleveren in. Een efficiënte logistieke dienst van medialeverancier NBD Biblion, die de snelheid van levering van boeken aan de bibliotheken verbetert.

Als werkgever moet Biblionet Drenthe in 2012 voor het eerst sinds vele jaren besluiten om over te gaan tot een reorganisatie. Bezuinigingen van gemeenten van gemiddeld 6 % en van de provincie Drenthe van 8 % maken dat dit besluit onontkoombaar is. De reorganisatie leidt tot de herplaatsing van 22 medewerkers in 2012 en een uitstroom van 4 medewerkers.

Maar het belangrijkste besluit t.a.v. het facilitair bedrijf is ongetwijfeld de verhuizing naar De Nieuwe Kolk in Assen. Na een voor alle partijen lastige periode van het ‘on hold zetten’ van de verhuizing, zijn de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur overtuigd van de politieke steun voor dit belangrijke besluit. Vlak voor kerst kunnen we met vertrouwen en enthousiasme de koop- en verkoopovereenkomsten ondertekenen en het besluit bekend maken.

Omdat vooraf een grote flexibele schil van arbeidsovereenkomsten was opgebouwd blijven de gevolgen voor de medewerkers met een vast dienstverband beperkt. Helaas worden er vele tijdelijke contracten van nieuwe medewerkers niet verlengd. De reorganisatie wordt in goed overleg met de Ondernemingsraad en vakbonden uitgevoerd. De evaluatie onder medewerkers geeft ook aan dat de reorganisatie hoe vervelend ook, zorgvuldig is verlopen. De tweede taak: beleidsadviseur/innovator wordt in 2012 vooral zichtbaar door de netwerkrol van Biblionet Drenthe. Het belangrijkste besluit dat door B12 (het netwerk van de bibliotheken) wordt genomen is om over te gaan tot provinciaal collectioneren en dit te beleggen bij Biblionet Drenthe.

Biblionet Drenthe gaat op deze centrale locatie een nieuwe fase in. Samen met de bibliotheken als onze belangrijkste partners blijven we de inwoners van Drenthe van goede en innovatieve dienstverlening voorzien. Het innovatieve karakter van de Drentse bibliotheken en de goede ondersteuning door Biblionet Drenthe wordt in 2012 bevestigd door de landelijke auditor. Opvallend vindt hij de klantgerichte houding van de medewerkers. De 240 medewerkers van Biblionet Drenthe maken het mogelijk dat wij deze resultaten in 2012 behalen. Ook op deze plaats wil ik de medewerkers bedanken voor hun inzet, waarop de RvB ondanks de onzekerheden van de reorganisatie, ook dit jaar een groot beroep kon doen.

Binnen het Drents Netwerk van Bibliotheken wordt ook de discussie gevoerd over het nieuwe bestuursmodel. In 2013 worden de resultaten verwacht van de procesbegeleider die namens de provincie Drenthe en de Vereniging van Drentse Gemeenten (VDG) een denkrichting zal presenteren. Een aantal besturen besluit in 2012, in overleg met hun gemeenten, om de bibliobusvoorziening verder af te bouwen. Daarvoor in de plaats ontwikkelt Biblionet Drenthe samen met de bibliotheken het innovatieve concept de Bieb op school. Door het opheffen van een aantal busstops en lokale omstandigheden van de bibliotheken daalt het aantal uitleningen van de Drentse bibliotheken in 2012 met ruim 7 %. Deze daling loopt parallel aan de daling van de boekverkoop. Het ledenaantal daalt nauwelijks mede door de grote ledenwerfactie die Biblionet Drenthe op verzoek van de bibliotheken uitvoert. De derde taak van Biblionet Drenthe: facilitair bedrijf wordt in 2012 met grote inzet uitgevoerd. Ondanks de reorganisatie blijft de dienstverlening aan de bibliotheken voorop staan. De afdeling Financiën en P&O adviseert de bibliotheken bij alle veranderingen. De afdeling digitale bibliotheek verzorgt als eerste PSO van Nederland de aansluiting bij Bibliotheek.nl.

Lenie van der Werf Voorzitter Raad van Bestuur

3


Inhoud Voorwoord Raad van Toezicht Toelichting

3 4 5 6

A. Biblionet Drenthe als innovatiecentrum

6

1. Productontwikkeling en –implementatie

6

a Aansluiting op de landelijke infrastructuur Nationale bibliotheekcatalogus Tweedelijns beheer Netwerkaanpak b Laagdrempelige toegang voor leden van bibliotheken Online betalen Widgets c Doorontwikkeling innovatie digitale diensten en producten G!DS-database Drentse cursuswijzer Naslag-PC Titelbeheer Applicatiebeheer bibliotheekautomatiseringssysteem Plankklaar afleveren d Nieuwe diensten en producten Selfservice-projecten Webontwikkeling Museumdingen Onderwijsdingen Mediawijsheid Pilot Factor-L Boekstart in de kinderopvang De Bibliotheek op school Drentse e-books

6

7

7

8

2. Collectiebeleid

10

3. Marketing

11

4. HRM

13

Provinciaal collectioneren

Custom Relationship Management Marketingstrategie Marketingcampagnes

Lerende organisatie Management developmenttraject Loopbaanontwikkeling Organisatieontwikkeling

B. Biblionet Drenthe als facilitair bedrijf

14

1. Kwaliteitszorg en certificering

14

Certificeringsronde 2012

2. Invullen van het backoffice- en het provinciaal servicemanagement aangaande bestaande digitale producten en ICT-infrastructuur 15 Websites bibliotheken Upgrade provinciaal netwerk Provinciale uitrol WiFi

4

Efficiency en kwaliteitsverbetering Inrichting De Nieuwe Kolk

3. Overige producten en diensten vanuit het facilitair bedrijf a. Voeren van een financiële- en salarisadministratie t.b.v. bibliotheken Strategische heroriëntatie Digitale factuurafhandeling Overgang naar e-HRM b. Vervullen van werkgeverschap en bijbehorende P&O-diensten Reorganisatie c. Realiseren Drents interbibliothecair leenverkeer d. Bevoorraden van bibliotheekvestigingen en bejaardenverzorgingshuizen e. Bibliobussen f. Samenwerking Biblionet Groningen

16 16

16 16 16 16 17

C. Overige activiteiten, producten en diensten

17

1. Aantoonbaar voorzien in behoefte van de basisbibliotheken

17

2. Transparante tarieven

18

Wisselcollecties Bibliotheek op school Beleidsondersteuning aan afzonderlijke 0basisbibliotheken Klanttevredenheidsonderzoeken Organiseren vrijwilligersdag Invoeren landelijke huisstijl

3. Beleidsmatige en secretariële ondersteuning van het Drents Netwerk Bibliotheken 18 Strategisch beleid Beleidsondersteuning Secretariële ondersteuning Archief Digitaal contractbeheer Digitalisering vergaderstukken Pluspakket

4. Deelname WSF / overeenkomst Groningen

19

D. Bibliotheken

20

E. Bijlagen

24

1. Afkortingen en begrippen 2. Statistische gegevens 3. Medewerkers per 31 december 2012

24 26 30


Raad van Toezicht 2012

Ondernemingsraad

De samenstelling van de Raad van Toezicht (RvT) in 2012 is als volgt: - Mevrouw M.M. Kool, voorzitter

Namens de RvT zijn de heren Hoevenaar en Jansen op 11 mei 2012, naast de voorzitter RvB, aanwezig bij de overlegvergadering met de ondernemingsraad over de verhuizing naar De Nieuwe Kolk.

- De heer H. Hartog

Samenwerking met Biblionet Groningen

- De heer J.C. Hoevenaar

Op 2 juli vindt overleg plaats met de Raad van Toezicht van Biblionet Groningen over een mogelijke holdingvorming.

- De heer R.J.B. Jansen - De heer H.J. de Ruijter - Mevrouw E.W. de Vries - De heer A.J. Hoeve

Functioneringsgesprekken De functioneringsgesprekken met de RvB worden gevoerd door de voorzitter en een lid van de RvT, waarna terugkoppeling plaatsvindt naar de RvT. De voorzitter beoordeelt de beloning en rapporteert dit aan de RvT. Notulen

Helaas heeft de Raad van Toezicht in oktober afscheid moeten nemen van haar zeer gewaardeerd lid Pim Hoevenaar. Tijdens de RvT-vergadering van 20 november 2012 memoreert de voorzitter de bijdrage van de heer Hoevenaar en prijst zijn grote ervaring op juridisch, bestuurlijk en financieel gebied.

Van alle vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn notulen gemaakt en vastgesteld. Deze worden gearchiveerd.

De Raad van Toezicht komt in 2012 acht maal in vergadering bijeen. Vaststelling jaarstukken Het Jaarverslag 2011, de Jaarrekening 2011 en de Halfjaarrekening 2012 worden vastgesteld, evenals het Activiteitenplan 2013 en de (product)Begroting 2013. Bestuurlijk overleg Er vindt op 20 februari, 31 mei, 3 september en 12 november bestuurlijk overleg plaats met de gedeputeerde, mw. Klip, door de voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter van de Raad van Bestuur.

5


Toelichting

A. Biblionet Drenthe als innovatiecentrum

Het jaarverslag van Biblionet Drenthe is opgezet volgens het Programma van eisen van de Provincie Drenthe en het daarvan afgeleide Activiteitenplan 2012. De provincie benoemt de volgende programmalijnen waarbinnen de prestaties van Biblionet Drenthe worden gevraagd:

De Digitale Bibliotheek Drenthe van Biblionet Drenthe richt zich op het implementeren van landelijke producten en diensten en op het ontwikkelen van digitale producten specifiek toegesneden op de Drentse situatie.

A. Biblionet Drenthe als innovatiecentrum B. Biblionet Drenthe als facilitair bedrijf C. Overige activiteiten, producten en diensten D. Samenwerking met Biblionet Groningen en andere organisaties. In dit jaarverslag wordt per onderdeel gerapporteerd.

1. Productontwikkeling en –implementatie 1.a Aansluiting op de landelijke infrastructuur Nationale bibliotheekcatalogus In de loop van 2013 zal Stichting Bibliotheek.nl de Nationale Bibliotheekcatalogus opleveren. Deze catalogus geeft toegang tot het gezamenlijke bezit van alle Nederlandse bibliotheken en is door iedereen te raadplegen. Biblionet Drenthe levert voor 31-12-2012 de metadata van de Drentse bibliotheekcollecties aan ten behoeve van de Nationale Bibliotheek Catalogus. Ook het bijhouden van de wijzigingen wordt ingesteld en functioneert. De hiermee samenhangende kosten worden gedekt door de subsidieregeling Aansluiting op de digitale landelijke infrastructuur. Alle Drentse Bibliotheken en de PSO maken gebruik van deze subsidieregeling. Inmiddels hebben alle bibliotheken en de PSO haar prestatieverklaringen ingediend. De eerste 4 bibliotheken en PSO van de eerste tranche van de subsidieregeling voldoen aan de subsidievoorwaarden en ontvangen hierop de beschikking. Voor de 8 bibliotheken uit de tweede tranche wordt de beschikking in de eerste helft van 2013 tegemoet gezien. Tweedelijns beheer Het beheer voor alle componenten van de landelijke digitale infrastructuur wordt uitgevoerd door medewerkers van de provinciale serviceorganisaties, die met elkaar samenwerken in een beheerteam. Vanuit Drenthe maken twee medewerkers deel uit van dit beheerteam. Deze deelname heeft mede als voordeel dat Biblionet Drenthe beschikt ook over de kennis om de implementaties in Drenthe optimaal te kunnen uitvoeren. Netwerkaanpak Bij de aansluitingen op de landelijke digitale infrastructuur en de hiermee samenhangende implementaties kiest Biblionet Drenthe voor een netwerkaanpak. Dit wordt mogelijk gemaakt, doordat voor de Drentse Bibliotheken veel digitale voorzieningen reeds in netwerkverband geregeld zijn, dit in tegenstelling tot veel andere provincies.

6

Om die voorsprong niet verliezen blijft het noodzakelijk om in netwerkverband te blijven opereren. Zo vertegenwoordigt Biblionet Drenthe het belang voor een gezamenlijk, provinciaal beheer van de websitevoorziening in de landelijke digitale infrastructuur. De overwegend kleinschalige bibliotheken in Drenthe hebben niet de capaciteit en kennis om dit zelfstandig uit te voeren.


1.b Laagdrempelige toegang voor leden van bibliotheken

Naslag-PC

Online betalen

Deze website ontsluit in de bibliotheken tal van al-danniet licentiedragende websites of gegevensbestanden. De naslag-PC wordt in 2012 herbouwd; de testversie is geïnstalleerd in Bibliotheek Assen. In 2013 wordt deze nieuwe versie in alle Drentse bibliotheken uitgerold.

Klanten kunnen zich zowel fysiek in de bibliotheek als digitaal via de websites van de bibliotheken aanmelden voor een lidmaatschap. Bij de laatste vorm vindt de betaling nog achteraf plaatst, maar in 2013 zal digitale betaling d.m.v. Ideal worden geïmplementeerd. Daarnaast blijft online betalen via de landelijke digitale infrastructuur van Bibliotheek.nl onder de aandacht. De verwachting is echter dat pas in 2014 een goed getest systeem beschikbaar zijn. Widgets Bezoekers van de websites van de Drentse bibliotheken maken dit jaar voor het eerst op kleine schaal kennis met het verschijnsel widgets. Via deze widgets worden klanten geattendeerd op producten en acties van de bibliotheek. De widgets maken onderdeel uit van de landelijke infrastructuur van Bibliotheek.nl. Om de widgets te kunnen plaatsen wordt in 2012 een start gemaakt met de herinrichting van de websites van de bibliotheken. Deze herinrichting wordt in het eerste kwartaal van 2013 afgerond, waarna plaatsing van meer widgets mogelijk is.

1.c Doorontwikkeling innovatie digitale diensten en producten Bestaande diensten en producten Ten behoeve van de bibliotheken onderhoudt Biblionet Drenthe het onderstaande producten- en dienstenpakket. Deze producten worden permanent doorontwikkeld. Een korte karakteristiek per product of dienst:

Titelbeheer Voor buitenstaanders vrijwel onzichtbaar maar voor interne processen heel belangrijk is het beheer van de collectiegegevens van alle bibliotheken. Dit is voortdurend aan verandering onderhevig en vraagt dus voortdurend om beheer. In het kader van de NBC (Nationale Bibliotheek Catalogus) zijn alle ‘catalogusgegevens’ vanuit het Drentse automatiseringssysteem geëxporteerd naar de NBC. Bij die samenvoeging blijkt de kwaliteit van de Drentse gegevens van hoog niveau. Niettemin is een handmatige correctieslag bij Biblionet Drenthe noodzakelijk. Deze start in 2012 en zal eind 2013 zijn afgerond. Applicatiebeheer bibliotheekautomatiseringssysteem Het bibliotheekautomatiseringssysteem ondersteunt alle primaire processen en veel secundaire processen in de bibliotheken en de Serviceorganisatie. Circa vier maal per jaar vindt een update plaats. De nieuwe versies bevatten doorgaans verbeteringen en nieuwe functionaliteit die noodzakelijk is om de bibliotheken optimaal te kunnen blijven ondersteunen. In het kader van de optimalisatie van de dienstverlening treedt Biblionet Drenthe vier maal per jaar in overleg met de leverancier om verbeteracties en landelijke ontwikkelingen te bespreken. Plankklaar afleveren (PKA)

G!DS-database Deze database met NAW-data, productinformatie, nieuws, agendagegevens wordt nog steeds intensief gebruikt voor de publicatie van gegevens op tal van websites (bibliotheekwebsites, digitale informatieloketten, www. ontdeskdrenthe, alle toeristische regiosites, Drentse Cursuswijzer etc.). Nieuw is de toepassing om de G!DS op te nemen als component van de Landelijke Digitale Infrastructuur, waardoor het belang van de G!DS-database groter wordt. Drentse cursuswijzer Deze website met alle cursusgegevens in Drenthe wordt in 2012 geëvalueerd en zal in 2013 aangepast worden. Onderdelen van de cursuswijzer worden geïntegreerd in de websites van de bibliotheken.

Het complete bestel-en afleverbeheer van alle mediaaankopen is uit efficiencyoverwegingen voor de meeste bibliotheken reeds gecentraliseerd. Dit bestel-en afleverproces wordt nog verder geautomatiseerd en door de leverancier per medio 2012 volledig uitleenklaar

7


(=’Plankklaar’) bij bibliotheken afgeleverd. Hiervoor is het nodig dat alle bibliotheken in Drenthe gebruik maken van een nieuwe techniek van uitlenen (RFID-herkenning in plaats van Barcode-herkenning). Alle uitleenmaterialen worden (voor zover dit nog niet het geval was) van een RFID-tag voorzien. In alle bibliotheken worden zogenaamde RFID-platen geplaatst, waarmee alle bibliotheektransacties (uitleningen, innames) uitgevoerd worden. Eind 2012 wordt het hele proces van PKA geëvalueerd en positief gewaardeerd. Biblionet Drenthe is de eerste PSO in Nederland, die deze innovatie heeft geïntroduceerd.

1.d Nieuwe diensten en producten Selfservice-projecten De bibliotheekvestigingen van Midden-Drenthe (Beilen, Smilde, Westerbork), Tynaarlo (Eelde, Vries, Zuidlaren) en Meppel voeren het concept van selfservice in. Klanten kunnen daar nu zelf hun boeken e.d. uitlenen en innemen. Deze transities worden begeleid en ondersteund vanuit de serviceorganisatie Biblionet Drenthe. De begeleiding betreft zowel de technische als organisatorische begeleiding (o.a. de scholing van medewerkers).

Bevorderen mediawijsheid Museumdingen Op verzoek van het Platform Drentse Musea organiseert Biblionet Drenthe cursussen digitale vaardigheden voor de (vrijwillige) museummedewerkers. Centraal staat de vraag welke meerwaarde het werken met sociale media kan opleveren voor een museum en hoe je als museum authenticiteit kan bewaren. De ca. 35 medewerkers gaan actief aan de slag met social media als Twitter en Facebook. De cursus Museumdingen is bij Biblionet Drenthe ontwikkeld op basis van de cursus 23 Onderwijsdingen. De bibliotheken Roden, Hoogeveen en Emmen bieden verschillende vervolgcursussen aan. Deelnemers worden onder meer bijgeschoold in het werken met Word en Excel 2010. Drentse museummedewerkers leren o.a. om informatie zoals teksten, foto’s en evenementen te plaatsen op www. drenthe.nl. Onderwijsdingen Biblionet Drenthe beschikt over de licenties voor de cursus 23 Onderwijsdingen voor zowel het primair als voortgezet onderwijs. Door het volgen van de cursus 23 Onderwijsdingen worden leerkrachten mediawijs gemaakt op het gebied van internet en sociale media. De cursus 23 Onderwijsdingen wordt afgenomen door Bibliotheek Hoogeveen. De bibliotheek vervult een actieve rol in de ondersteuning van een school voor het voortgezet onderwijs op het gebied van onderwijsdingen, het bieden van aansluiting op de beleefwereld van jongeren. Samen met het voorgezet onderwijs onderzoekt Biblionet Drenthe welke (actieve) rol de bibliotheek kan uitoefenen rondom mediawijsheid.

Webontwikkeling Bibliotheken maken op diverse manieren gebruik van de G!DSdatabase. In deze database worden gegevens over organisaties (NAW-gegevens, nieuws, productinfo, agendainformatie) opgeslagen. Deze informatie wordt getoond op diverse bibliotheekwebsites. Inmiddels maken ook andere culturele, recreatieve organisaties hiervan gebruikt. Een en ander leidt in 2012 tot opdrachtverstrekking aan Biblionet Drenthe voor de ontwikkeling van websites, zoals: • • • •

8

www.toeristinfodewolden.nl www.reestdal.eu www.hunebeddeninfo.nl www.museaindrenthe.nl


Mediawijsheid Op basis van het door Biblionet Drenthe ontwikkelde cursusmateriaal geven medewerkers van Biblionet Drenthe en bibliotheekmedewerkers voorlichting of workshops over mediawijsheid: •

In samenwerking met Welzijn Midden Drenthe organiseert Biblionet Drenthe een ouderavond waarbij thema’s aan de orde komen als: ‘gratis geld bestaat niet’ en gaming door kinderen. Ook voor de Buurtacademie in Bovensmilde wordt een avond gehouden over sociale media.

•

Voorlichtingsbijeenkomsten of workshops over social media in diverse bibliotheken.

(Digitale) diensten gericht op kinderen en jongeren tot 18 jaar BoekStart in de kinderopvang Met BoekStart in de kinderopvang boren de bibliotheken een nieuwe doelgroep aan. BoekStart is een landelijk leesbevorderingsprogramma onder regie van Kunst van Lezen. Het project richt zich met name op de intermediairs van kinderen van 0 tot 4 jaar en hun ouders in kinderdagverblijven, consultatiebureaus en bibliotheken. In Drenthe is subsidie beschikbaar gesteld voor een pilot in de gemeenten Emmen en Hoogeveen. In 2012 wordt subsidie toegekend in de gemeenten De Wolden, Meppel en Westerveld. Ook voor 2013 staan er bibliotheken in de rij voor subsidie. Biblionet Drenthe ondersteunt de bibliotheken bij het verkrijgen van de subsidie.

Pilot Factor-L Factor-L.nl is een door Biblionet Drenthe ontwikkeld project voor leerlingen van de brugklas van het voortgezet onderwijs (alle richtingen), waarbij de leerlingen via de website factorl.nl leeservaringen delen en multimediale boekverwerkingsopdrachten maken. De boekenkeuze is zodanig, dat er ook voor iedere leerling op zijn niveau aantrekkelijke titels bij zijn. Doel van het project: • • •

leesbevordering en leesplezier; toepassen van digitale vaardigheden/mediawijsheid; communicatieve vaardigheden; het leren formuleren van een eigen mening en reacties uitlokken, twitteren en meediscussiëren met andere leerlingen over de boeken. Een aantal leerlingen van het Esdal College in Klazienaveen wordt ingezet voor het uittesten van het project Factor-L. In 2013 start de provinciale uitrol onder brugklassen uit het voortgezet onderwijs.

De Bibliotheek op school (dBos) In de beleidsnotitie Dichter bij de jeugd wordt verwoord dat ‘als de jeugd niet meer naar de bibliotheek komt, wij de jeugd opzoeken’. Hiertoe wordt het landelijke concept de Bibliotheek op school (dBos) omarmt. De kern van dBos is dat de bibliotheekfunctie een structurele plaats krijgt binnen het onderwijs. De inhoudelijke pijlers van de Bibliotheek op school zijn: collectie, leesbevordering en mediawijsheid. Uitgegaan wordt van een basisconcept, dat in 2012 landelijk ontwikkeld wordt, maar de precieze inhoud is lokaal maatwerk, uitgaande van de wensen van de school en het beschikbare budget. De bibliotheken in Drenthe conformeren zich alle aan dit landelijke concept. Biblionet Drenthe fungeert als linkin pin tussen het landelijke kernteam de Bibliotheek op school en de lokale bibliotheken. Biblionet Drenthe is verantwoordelijk voor de scholing, informatieoverdracht en monitoring van de resultaten.

9


In samenwerking met Groningen en Friesland organiseert Biblionet Drenthe in april een regionale conferentie over De bibliotheek op school, voor directies en medewerkers van de bibliotheken, en worden medewerkers getraind om de monitor uit te kunnen voeren in het primair onderwijs. De monitor meet de leesattitude bij kinderen en is een belangrijk onderdeel van het concept De bibliotheek op school. Eind 2012 wordt de monitor uitgevoerd op diverse basisscholen in de gemeenten Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, Hoogeveen en Meppel. Op basis van de uitkomsten van de monitor stelt de bibliotheek samen met de school een lees- en mediaplan op. Doel is de leesattitude bij kinderen te verbeteren middels gerichte leesbevorderingsactiviteiten. Dankzij de monitor is dit meetbaar en zichtbaar.

Drentse e-books Met het Drents Archief wordt contact gelegd over de mogelijkheid een selectie rechtenvrije titels over Drentse onderwerpen te digitaliseren en te publiceren als e-books. Het idee is dat het Drents Archief een afgewogen selectie maakt van titels die representatief zijn voor de Drentse cultuur, het Drentse erfgoed en de Drentse geschiedenis. De geselecteerde titels (de uiteindelijke ‘e-books’) worden door Biblionet Drenthe via de catalogus van de Drentse Bibliotheken als download beschikbaar gesteld. Ten aanzien van themadossiers zijn nog geen initiatieven genomen, omdat tot dusver de landelijke infrastructuur nog niet de ‘tools’ hiervoor heeft opgeleverd.

10

2. Collectiebeleid Het aanbieden van een aantrekkelijke en actuele collectie boeken en andere media blijft vooralsnog een van de hoofdtaken van de bibliotheek. Voor Biblionet Drenthe ligt hier de belangrijke netwerktaak te blijven innoveren en faciliteren.

Provinciaal collectioneren Bibliotheken zullen vanaf dit jaar sneller kunnen anticiperen op de vraag naar actuele titels. Dit is het resultaat van het besluit van de twaalf Drentse basisbibliotheken om provinciaal te gaan collectioneren. Hier is een uitgebreid traject aan vooraf gegaan waarin Biblionet Drenthe de trekkersrol vervult. Er is onderzocht of de uren voor het collectioneren teruggebracht konden worden zonder dat de kwaliteit van het collectioneren onder druk komt te staan. Het werk wordt door drie gespecialiseerde collectioneurs gedaan, in dienst van Biblionet Drenthe.


3. Marketing Customer Relationship Management (CRM) Voor marketingdoeleinden legt de bibliotheek klantgegevens vast in het bibliotheeksysteem zoals gegevens over o.a. het leengedrag en de interesses van klanten. Biblionet Drenthe verzamelt vervolgens van alle twaalf bibliotheekstichtingen in Drenthe deze gegevens in een Customer Relationship Managementsysteem (CRM). Met behulp van het CRM-systeem krijgt de klant regelmatig berichten en aanbiedingen van de bibliotheek die aansluiten bij zijn of haar interesses. Biblionet Drenthe start in 2012 ook met de ontwikkeling van een instrumentarium in het CRM-systeem dat klantcontact deels automatiseert. Marketingstrategie In 2012 wordt op provinciaal niveau nieuw marketingbeleid vastgesteld op basis van de vijf marketingp’s: product, prijs, plaats, promotie en personeel. Biblionet Drenthe schrijft het strategisch marketingplan en het operationele plan, adviseert en doet de uitvoering. De twaalf bibliotheekstichtingen bewaken op deze manier het imago, de huisstijl en de uitstraling van het merk Bibliotheek. Marketingcampagnes ‘Boekje erbij?’ Met de campagne ‘Boekje erbij?’ werven de Drentse bibliotheken in 2012 550 nieuwe betalende volwassen klanten. De campagne vindt plaats in september en oktober in de hele provincie Drenthe. Het doel van de campagne is tweeledig: klanten werven en de bibliotheken promoten bij de inwoners van Drenthe.

die voldoen aan het profiel van een bibliotheekklant, maar die nog geen klant zijn van de bibliotheek. Deze groep heeft een direct mailing en een remindermailing ontvangen. Inwoners die gedurende de campagne een abonnement nemen op de bibliotheek krijgen en leuke attentie cadeau. De investering in de campagne is € 60.000,-. Alleen dankzij de provinciale samenwerking van de twaalf bibliotheekstichtingen is een dergelijk grote actie mogelijk. Biblionet Drenthe coördineert de gehele campagne en voorziet de bibliotheken voor, gedurende en na de campagne van managementinformatie, handleidingen en ondersteuning bij het werven van nieuwe klanten. 19-jarigen Jongeren die 19 jaar worden, moeten gaan betalen voor hun bibliotheekabonnement. Omdat veel jongeren niet meer weten dat ze nog een abonnement bij de bibliotheek hebben, krijgen ze vlak voor hun 19e verjaardag een brief met de aankondiging dat ze binnenkort een acceptgiro krijgen. Doel van deze brief is om jongeren op tijd te informeren zodat ze eventueel actie kunnen ondernemen. Het resultaat is dat klanten (lees: ouders) het waarderen dat ze hierop worden geattendeerd en het voorkomt vervelende situaties aan de balie in de bibliotheek. Deze 19-jarigen-actie is een goed voorbeeld van klantcontact dat door bibliotheken wordt uitbesteed aan Biblionet Drenthe. Automatische incasso-actie Het aantal klanten dat met automatische incasso betaalt, stijgt van 44% naar 50%. Omdat klanten niet direct betalen, worden er relatief veel herinneringen verstuurd. Bij klanten die er voor kiezen om met acceptgiro te blijven betalen, worden administratiekosten in rekening gebracht. Bij iedere acceptgiro verstuurt Biblionet Drenthe een aantrekkelijk opgemaakte incasso-kaart mee om klanten over te halen. Om klanten te stimuleren met automatische incasso te gaan betalen, brengt Biblionet Drenthe de klanten die overstappen op automatische incasso geen administratiekosten in rekening voor dat jaar. Promotie Groot-abonnement In 2011 zijn circa 40% bestaande klanten met een Basisabonnement overgestapt naar een Groot-abonnement. Dat was een eenmalige actie.

Met inzet van een uitgebreide middelenmix, waaronder abri’s, citydisplays en advertenties, bereikt de campagne veel inwoners van Drenthe. Met behulp van een profielanalyse wordt een selectie van inwoners gemaakt

Omdat het Groot-abonnement veel voordelen biedt, met name in de vakantieperiode, wordt in 2012 net voor de zomer nog eens de aandacht gevestigd op het Groot-abonnement. De promotie gebeurt tijdens de klantcontacten in de bibliotheken. Ondanks dat de klanten dit keer geen korting of cadeautje krijgen, stijgt het aantal Groot-abonnementen met 8%. Biblionet Drenthe verzorgt het ondersteunende materiaal zoals verkoopinstructies en promotiedrukwerk.

11


Steun de bibliotheek Omdat uit reacties blijkt dat er mensen zijn die de bibliotheek wel willen steunen, maar niet altijd een lidmaatschap willen, ontwikkelt Biblionet Drenthe op verzoek van de bibliotheken een steunlidmaatschap voor minimaal € 15,- per jaar. Met name ouders van jonge kinderen of partners die zelf niet lenen, willen de bibliotheek graag steunen met een financiële bijdrage. Biblionet Drenthe ontwikkelt een wervende flyer en boekensteun en verzorgt tevens de administratieve verwerking. Het is aan de bibliotheken zelf om steunleden te werven tijdens evenementen en bijeenkomsten. Promotie Muziekweb Naast de diverse mogelijkheden tot downloaden van muziek lenen klanten nog steeds cd’s en muziek-dvd’s. Met name de grote collectie van Muziekweb in Rotterdam wordt door muziekliefhebbers graag geraadpleegd en krijgt relatief veel aanvragen.

12

Om het gebruik van deze mogelijkheid te promoten, verlagen de Drentse bibliotheken het tarief voor het aanvragen van cd’s en dvd’s bij Muziekweb tijdelijk van € 4,50 naar € 2,50. Het aantal aanvragen stijgt gedurende de actieperiode met 375%! Vanwege dit succes van de actie, blijft het tarief permanent op € 2,50. Biblionet Drenthe verzorgt de provinciebrede promotie van de actie via websites, social media en drukwerk. Positioneringscampagne ‘Dat doet de bieb’ Om in deze tijden van bezuinigingen de waarde van de bibliotheek voor het voetlicht te brengen, ontwikkelt Bibliotheek.nl de positioneringscampagne ‘Dat doet de bieb!’ Ook de Drentse bibliotheken leveren hieraan een bijdrage. Onder de regie van Biblionet Drenthe voeren de medewerkers zes creatieve opdrachten uit. Dit zijn onder meer het maken van een promotiefilmpje, het ontwikkelen van een marketingcampagne en het uitvoeren van een flashmob. De Drentse bibliotheken eindigden als vierde in het landelijke eindklassement.


4. HRM Lerende organisatie Vanuit de visie van een lerende organisatie zet het gezamenlijke management diverse ontwikkeltrajecten in gang, gebaseerd op het Strategisch Plan van het netwerk, het Programma van eisen van de provincie en de ontwikkelafspraken met medewerkers. Hierbij verleent P&O de procesondersteuning. Deze aanpak leidt tot meer verbinding tussen diverse plannen en diverse organisatie onderdelen. Ontwikkeling van medewerkers vindt plaats op de volgende terreinen: - integraal management en opdrachtgeverschap/ outputgericht sturen; - vrijwillige en gedwongen mobiliteitstrajecten; - communicatieve trainingen (o.a. feedback); - mediacoach opleiding; - diverse ICT- en digitale bibliotheektrainingen; - klantgerichtheidstrainingen op teamniveau Management developmenttraject De eerste groep managers volgt het management developmenttraject en rondt het af medio 2012. RvB, HR-manager en deelnemers evalueren het traject en de betreffende managers geven aan beter toegerust te zijn voor hun rol als verandermanager. De voorbereiding voor de tweede en laatste groep managers start in het najaar van 2012.

Afdeling P&O en RvB bereiden het traject zorgvuldig voor. Omdat het eerste traject samen met managers van Biblionet Groningen wordt vormgegeven, ontstaat er meer verbondenheid tussen beide organisaties. Loopbaanontwikkeling In het voorjaar nemen zeven medewerkers deel aan de Kijk-op-je-loopbaan-dagen in Groningen. Dit is een nieuw en succesvol initiatief, zo blijkt uit evaluatie door P&O. Buiten de bibliotheekbranche kijken is voor een aantal medewerkers een echte eye-opener geweest. Organisatieontwikkeling Diverse bibliotheken en afdelingen stellen, met ondersteuning van P&O, ontwikkelplannen op met behulp van Strategische personeelsplanning.. De door P&O ontwikkelde toolkit SPP komt hierbij goed van pas. Een training outputgericht sturen vindt plaats voor het management. Er ontstaat een gemeenschappelijke taal rondom probleemanalyse, opdrachten verstrekken en aannemen en criteria vaststellen. B12 realiseert zich steeds meer dat het verstrekken van outputgerichte opdrachten niet altijd gemakkelijk is. Biblionet Drenthe is zich bewust van het belang van een duidelijke opdracht, voordat ze aan de slag gaat.

13


B. Biblionet Drenthe als facilitair bedrijf

• • •

checken van de rapportages op feitelijke juistheid; verzorgen van persberichten; evaluatie van het traject.

1. Kwaliteitszorg en certificering Certificeringsronde 2012 Het Drents Netwerk Bibliotheken wordt in 2012 landelijk gecertificeerd. Biblionet Drenthe en alle Drentse bibliotheken blijken volgens de beoordeling te behoren tot de beste in Nederland. Daarnaast vernieuwen de bibliotheken zich voortdurend. Bijvoorbeeld door samen te werken met nieuwe partners. De auditor schrijft in zijn eindrapport: ‘Deze ondernemende en innovatieve bibliotheken zijn, deskundig ondersteund door Biblionet Drenthe, nog tot veel meer in staat.’ De klanten ervaren dit door bijvoorbeeld de aantrekkelijke presentatie van de materialen en het enthousiaste en deskundige personeel.

De audit Een auditor bezoekt acht bibliotheken in Drenthe en beoordeelt deze aan de hand van een groot aantal normeisen. Zo is de auditor zeer positief over het invoeren van de retailformule in veel bibliotheken. De klanten ervaren dit als een duidelijke verbetering. Ook is hij te spreken over de klantgerichte houding van de medewerkers: ze zijn enthousiast, vriendelijk en werken met duidelijk plezier bij de bibliotheek. Deze bevindingen komen mede tot stand op basis van de gesprekken die de auditor met diverse werknemers voert over relevante thema’s als collectiebeleid, innovatie en spreiding. Kwaliteitsgarantie Certificering biedt enerzijds de minimumgarantie voor een constant niveau van producten en dienstverlening naar de klanten van de bibliotheek. Anderzijds is certificering een voorwaarde om te kunnen (blijven) functioneren in het netwerk van openbare bibliotheken en biedt het minimumgaranties voor landelijke netwerkkwaliteit. Resultaten De auditor levert een schriftelijke rapportage met zijn bevindingen op, waaronder mogelijke verbeterpunten. Het Drents Netwerk Bibliotheken scoort het hoge gemiddelde van 93%. Daarmee schaart het Drents netwerk zich bij de top van gecertificeerde bibliotheken. Het certificaat wordt voor de periode van november 2012 t/m november 2016 verleend aan de Drentse bibliotheken. Daarmee leveren zij hun bijdrage aan het nationale bibliotheeknetwerk en zijn voor de toegekende periode toekomstbestendig.

Organisatie in netwerkverband Waar voorheen Assen en Hoogeveen zelfstandig voor certificering gingen, is nu gekozen voor certificering in netwerkverband. Biblionet Drenthe neemt het voortouw in de organisatie en stelt een Stuurgroep Certificering in. De rol van de kwaliteitszorgmedewerker van Biblionet Drenthe namens deze Stuurgroep is: • • •

• •

14

inventariseren, uitzetten en bewaken van de uit te voeren acties; vergaderingen agenderen en uitschrijven; aanleveren van de grote hoeveelheid vereiste documenten bij de auditor, zowel schriftelijk als digitaal; i.o.m. de Stuurgroep en alle betrokkenen maken van een auditprogramma contacten met de auditor onderhouden waarbij Biblionet Drenthe fungeert als ‘gastvrouw’;

De onafhankelijke auditor die de bibliotheken bezoekt, doet dit onder verantwoordelijkheid van de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken. Deze die is samengesteld uit vertegenwoordigers namens de bibliotheeksector en namens de VNG. De stuurgroep die is belast met de certificering, wordt verbreed naar kwaliteitszorg. Deze groep gaat de verbeteracties ter hand nemen. De coördinatie ligt bij Biblionet Drenthe.


2. Invullen van het backoffice- en het provinciaal servicemanagement aangaande bestaande digitale producten en ICT-infrastructuur De Drentse bibliotheken moeten 24/7 kunnen rekenen op ondersteuning van Biblionet Drenthe op het gebied van ICT-infrastructuur en digitale producten als de website en webcatalogus.

Efficiency en kwaliteitsverbetering Om de ICT-infrastructuur inclusief producten en diensten zo efficiënt mogelijk te laten functioneren, worden onder meer de volgende acties ondernomen: •

Websites bibliotheken

•

Het gebruik van de websites van de Drentse bibliotheken neemt qua aantal bezoeken in 2012 (845.008) t.o.v. 2011 (871.050) af met 3%. Wel wordt 1% meer aan unieke bezoekers gescoord. Ook blijkt dat klanten langer op de site blijven. Het aantal digitale reserveringen van boeken of andere materialen stijgt met 4%. Uit een in 2012 gehouden online klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat:

•

•

• •

de top 3 van het gebruik van de site is: 1. verlengen, 2. reserveren 3. catalogus raadplegen; mensen redelijk positief zijn over de website: gemiddeld scoort de site op alle eigenschappen een 7,3; 7% bezoekt de site wekelijks, 12% tweewekelijks, 41% maandelijks, 21% halfjaarlijks, 1% jaarlijks en 17% nooit. Kortom: 40% kan nog flink geactiveerd worden.

•

Appguard, de besturingssoftware voor de publieksystemen in de bibliotheken, wordt opgewaardeerd naar een hogere versie. In 2012 start de upgrade naar Windows 7 op de werkplekken voor onder andere Biblionet Drenthe en de Bibliotheken in Drenthe. Deze upgrade zorgt tevens voor een stabielere werkplek en een eenvoudiger op afstand te beheren ICT-infrastructuur. In veel bibliotheken worden printers en kopieerapparaten vervangen door multifunctionals. Deze hebben naast kopiëren en scannen extra functionaliteit zoals scan-to-mail. Samen met Biblionet Groningen is met de leverancier een groot volume mantel-overeenkomst afgesloten waardoor de kosten gedrukt worden. Voor de mobiele data- en spraakabonnementen wordt na een offertetraject overgestapt op een andere provider met een landelijk dekkend netwerk.

Inrichting De Nieuwe Kolk

De terugloop in bezoeken houdt uiteraard verband met de terugloop in het aantal uitleningen (ruim 7%). De terugloop wordt begin 2013 geanalyseerd en aangepakt. Upgrade provinciaal netwerk De invoering van het retail-concept en selfservice in de bibliotheken maakt het noodzakelijk het ICT-netwerk aan te passen en op te waarderen. Door deze verbeteringen zijn de bibliotheken beter voorbereid op de komst van nieuwe IT-technieken en selfservice voor de komende jaren Ook heeft een aantal bibliotheken te maken met verhuizing, inkrimping of sluiting, waarbij aanpassingen op het gebied van ICT noodzakelijk zijn. Voor Bibliotheek Emmen, die een uitgebreide verbouwing ondergaat, start een speciaal traject. Hierbij wordt de volledige infrastructuur onder de loep genomen en voorbereid voor de tweede fase van de verbouwing over twee jaar. Provinciale uitrol WiFi In steeds meer bibliotheken worden zogenaamde accesspoints aangebracht t.b.v. een draadloos netwerk (WiFi). In vijftien bibliotheken is WiFi inmiddels voor het publiek beschikbaar en in 2013 zal het verder in de provincie worden uitgerold.

Biblionet Drenthe verzorgt de gehele IT- inrichting voor De Nieuwe Kolk in Assen waar Theater & Bioscoop De Nieuwe Kolk, het CBK, Bibliotheek Assen zich medio 2012 vestigen en waar vanaf maart 2013 Biblionet Drenthe zelf ook is gehuisvest. Dit betreft voorbereiding, installatie, configuratie en aanleg van de netwerkinfrastructuur in het gehele gebouw inclusief de inrichting van de zeven computerruimtes en ca. 850 data-aansluitingen. Hiertoe behoort ook een gedeeltelijk draadloze datacommunicatie en de gehele telefoonvoorziening. Naast bovenstaande vernieuwt Biblionet Drenthe voor het CBK en Theater & Bioscoop de kantoornetwerken. Theater & Bioscoop De Nieuwe Kolk en Biblionet Drenthe organiseren i.s.m. Idee ICT twee trainingsdagen Windows 7 en MS Office 2010 voor alle medewerkers in de Nieuwe Kolk en de medewerkers van de bibliotheken in de provincie. De instructies worden zeer goed ontvangen en bezocht.

15


3. Overige producten en diensten vanuit het facilitair bedrijf Biblionet Drenthe voert de volgende facilitaire producten uit als backoffice voor de bibliotheken met een Overeenkomst van Dienstverlening: a. Voeren van financiële- en salarisadministratieadministratie t.b.v. bibliotheken Strategische heroriëntatie 2012 staat financieel gezien in het teken van bezuinigingen en de strategische heroriëntaties. Bibliotheken buigen zich over het vraagstuk hoe de transitie te maken van de bestaande bedrijfsvoering naar de nieuwe manier van werken. Veelal betreft dit het doorrekenen van de gevolgen van minder vestigingen en het starten van meer bibliotheken op scholen. Bibliotheken hebben steeds meer de behoefte om hun beleid over meerdere jaren uit te zetten. Biblionet Drenthe ondersteunt de bibliotheken daarin met de vele kennis en ervaring die de organisatie in huis heeft. Digitale factuurafhandeling Biblionet Drenthe introduceert een systeem voor digitale factuurafhandeling. Voordelen zijn dat facturen niet meer fysiek getransporteerd hoeven te worden en dat er een beter inzicht ontstaat in de financiële verplichtingen. De bibliotheken besparen hierdoor administratietijd en krijgen een verbeterd inzicht in hun kosten. Overgang naar e-HRM Omdat mutaties in de salarisverwerking en P&O-processen in complexiteit toenemen, oriënteert Biblionet Drenthe zich op een efficiëntere werkwijze . Het digitaliseren van deze processen behoort tot de mogelijkheden (e-HRM) en maakt efficiënter werken mogelijk. De investering is echter fors en in 2012 daarom niet te financieren. b. Vervullen van werkgeverschap en bijbehorende P&O-diensten Reorganisatie Medio 2012 voert Biblionet Drenthe de eerste reorganisatieronde door. Na een zorgvuldig proces krijgen de meeste herplaatsingskandidaten een nieuwe functie in de organisatie. Daarbij is aandacht voor individuele begeleiding van medewerkers. Wanneer na herplaatsing aanvullende scholing noodzakelijk, biedt de werkgever deze aan. Enkele medewerkers kiezen ervoor om de organisatie te verlaten. Biblionet Drenthe biedt deze medewerkers een outplacementtraject aan. Met de reorganisaties worden de financiële doelstellingen gerealiseerd. Voor de financiering van de reorganisatie bereiden Financiën en P&O gezamenlijk een beleidsdocument voor waarover de bibliotheekmanagers positief

16

beslissen in november 2012. Alle stichtingen weten nu met welke kosten ze rekening moeten houden als gevolg van de reorganisatie. Eind 2012 vinden de voorbereidingen plaats voor een tweede reorganisatieronde. c. Realiseren Drents interbibliothecair leenverkeer Biblionet Drenthe organiseert het leenverkeer tussen alle 12 Drentse bibliotheken inclusief toegang tot bijzondere collecties, collectiebeheer en –verwerking. Sinds 2009 is het reserveren van boeken en andere media in de bibliotheken gratis. Deze dienstverlening wordt door de klanten zeer gewaardeerd, gezien de groei die het leenverkeer sinds 2009 heeft gemaakt. De cijfers van 2012 laten zien dat deze dienstverlening nog steeds licht groeit. d. Bevoorraden van bibliotheekvestigingen en bejaardenverzorgingshuizen Het transport tussen de vestigingen wordt gemeten in aantallen kratten met materialen die vervoerd worden. In 2012 zijn dit er 23.149, een stijging van 1,6%. Na afronding van de reorganisatie worden de afdelingen Algemene Zaken, Bevoorrading, Bibliobussen, met het onderdeel van Media dat zich bezighoudt met verdeelwerk, samengevoegd tot de nieuwe afdeling Logistiek. e. Bibliobussen Halteplaatsen Tot 2012 rijden er vijf bibliobussen in Drenthe. De gemeenten Westerveld en Midden-Drenthe besluiten per 1 januari 2012 alle bibliobushaltes op te heffen. Hierdoor wordt één bibliobus overbodig. Deze bus wordt begin maart verkocht. Er blijven twee bussen over met haltes in de gemeenten Aa en Hunze, Borger-Odoorn, Coevorden, De Wolden, Hoogeveen, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo en Westerveld. Daarnaast zijn er twee bibliobussen in eigendom van Bibliotheek Emmen met alleen haltes in de gemeente Emmen: één jeugdbus en een gecombineerde bus met een jeugd- en volwassenencollectie. Tijdelijke voorziening Erica In april brandt de bibliotheek in Erica af en wordt het bibliotheekwerk voor de rest van het jaar verzorgd doordat Bibliotheek Emmen tegen kostprijs een bibliobus van Biblionet Drenthe huurt. Deze bezoekt in Erica drie schoolhaltes en drie algemene haltes. Afname halteplaatsen Per 1 januari 2012 bezoeken de bussen in totaal 122 haltes. De bussen van Emmen bezoeken 63 haltes. De overige 59 haltes liggen verspreid over de andere genoemde gemeenten. In september heft de gemeente Borger-Odoorn


al haar bibliobushaltes op en vervalt de halte Ansen in de gemeente De Wolden vanwege opheffing van de school. Het aantal haltes dat door de twee bibliobussen vanuit Assen wordt bezocht, daalt aan het einde van 2012 naar 54. f. Samenwerking Biblionet Groningen In het voorjaar 2012 besluiten de Raden van Toezicht van Biblionet Drenthe en Groningen om elkaar meer tijd te gunnen voordat er verdere stappen t.a.v. de samenwerking worden genomen. Het verzoek wordt gedaan door Biblionet Groningen omdat zij eerst meer duidelijkheid nodig heeft van de Groninger politiek t.a.v. de positie van Biblionet Groningen in het Groninger Forum. Biblionet Drenthe kan de ruimte die ontstaat benutten om de besluitvorming over de verhuizing naar De Nieuwe Kolk op een goede manier af te ronden. Afgesproken wordt dat de Raden van Toezicht elkaar goed blijven informeren via de voorzitters van de Raden van Bestuur.

C. Overige activiteiten, producten en diensten

1. Aantoonbaar voorzien in de behoefte van de basisbibliotheken Wisselcollecties De bibliotheekmanagers en Biblionet Drenthe overleggen intensief over wijzigingen in een aantal producten uit de Productencatalogus van Biblionet Drenthe. Gezamenlijk wordt besloten de wisselcollecties anders (en goedkoper) in te gaan richten. Het model van transparante kostprijzen maakt zichtbaar dat het bestaande product ‘wisselcollecties’ te arbeidsintensief is. Onder druk van bezuinigingen stoppen de wisselcollecties voor tehuizen. Tehuizen kunnen voortaan in de bibliotheken terecht. Dit besluit wordt door bewoners van tehuizen betreurd. Bibliotheek op school Als alternatief voor het wegvallen van de bibliobussen, wordt door Biblionet Drenthe en de bibliotheekmanagers gezamenlijk een nieuw product ontwikkeld in de Productencatalogus: ‘de Bibliotheek op school’. Hierbij wordt verbinding gezocht met de landelijke ontwikkelingen. Zie verder bij 1d. Nieuwe diensten en producten. Beleidsondersteuning aan afzonderlijke basisbibliotheken Op verzoek van de bibliotheekmanager ondersteunt de beleidsmedewerker van Biblionet Drenthe met de update van het beleidsplan van de Bibliotheek Meppel. Voor de Bibliotheek Tynaarlo wordt medewerking verleend aan het meerjarenbeleidsplan. Klanttevredenheidsonderzoeken Om aan de certificeringeisen te voldoen hoeft niet elke vestiging om de vier jaar een klantonderzoek (KTO) te laten doen. Het is ook mogelijk dit partieel te laten rouleren door ieder jaar in een aantal vestigingen onderzoek te houden. Van belang is dat regelmatig een representatief beeld wordt verkregen van de klanttevredenheid en dat de klant op dusdanige wijze bevraagd wordt dat de bibliotheekorganisatie hier iets mee kan. De werkzaamheden van Biblionet Drenthe betreffen onder meer: • voorstel KTO’s • i.o.m BM bepalen modules • beoordeling en aanpassing vragen (binnen toegekende mogelijkheden) • aanlevering emailadressen • testen digitale vorm onderzoek • communicatie met vestigingsleiders • berichtgeving op de sites • beoordeling concept-verslag • definitieve rapportage verspreiden • samenvatting aanleveren van m.n. verbeterpunten

17


Omdat de bibliotheekmanagers meer willen sturen op dienstverlening, wordt in 2012 gekozen voor een modulair opgebouwd klanttevredenheidsonderzoek. Klanten krijgen digitaal op verschillende thema’s (retail, collectie, website, enz.) vragen voorgelegd. Het onderzoek wordt uitgevoerd voor de vestigingen Rolde, Nieuw-Buinen, Schoonoord, Zuidwolde, Klazienaveen, Norg en Zuidlaren. De resultaten leveren diverse aanknopingspunten op om de dienstverlening te verbeteren. Organiseren vrijwilligersdag De dienstverlening van de bibliotheken in Drenthe steunt voor een deel op de inzet van vrijwilligers. Zij verrichten met name ondersteunende taken in de uitlening en bij activiteiten. Als tegenprestatie voor hun inzet organiseren de Drentse bibliotheken gezamenlijk om de drie jaar een vrijwilligersdag.

Invoering landelijke huisstijl De aansluiting op de landelijke infrastructuur (Zie A 1.a) maakt het noodzakelijk dat de Drentse bibliotheken zich aansluiten bij de landelijke huisstijl van Bibliotheek.nl. Biblionet Drenthe begeleidt de noodzakelijke aanpassingen van o.a. het drukwerk, de websites en andere publicitaire uitingen. Uit kostenoverwegingen wordt besloten om in het interieur van de bibliotheken de Drentse huisstijl voorlopig nog te handhaven.

2. Transparante tarieven De Productbegroting 2013 wordt op 1 september 2012 opgeleverd met integrale kostprijzen van producten uit de Productencatalogus. Tevens is zichtbaar hoe de provinciale subsidie wordt verdeeld over de producten. Het onderliggende model van transparante kostprijzen geeft de bibliotheken veel inzicht in de kostenstructuur van de dienstverlening van Biblionet Drenthe

3. Beleidsmatige en secretariële ondersteuning van het Drents Netwerk Bibliotheken Strategisch beleid In het voorjaar van 2012 verschijnt de Strategische Visie 2012 -2015 van de Drentse bibliotheken. De bibliotheken in Drenthe krijgen te maken met bezuinigingen en veranderende politieke opvattingen. Ook de Drentse samenleving verandert. De krimp en de vergrijzing van het platteland zullen gevolgen hebben voor het bibliotheekwerk. Nieuwe digitale mogelijkheden veranderen de behoeften van de klanten van de bibliotheek.

De vrijwilligersdag vindt plaats op 31 oktober in De Nieuwe Kolk in Assen. Zo’n 260 vrijwilligers melden zich hiervoor aan. Aan hen wordt een gevarieerd programma geboden met o.a. een optreden van schrijver Arthur Japin en workshops in social media. De organisatie is grotendeels in handen van Biblionet Drenthe, zoals het opstellen van het programma, sluiten van de contracten met de sprekers, huren van de zalen, regelen van de catering en het ontwerpen, drukken en verspreiden van de uitnodigingen en het programma. Op de dag zelf leidt de werkgroep alles in goede banen. Dat het een geslaagde dag is, blijkt uit de vele spontane positieve reacties die de organisatie ontvangt. Het organiseren van deze dag is voor het Dagblad van het Noorden aanleiding een portret maken van drie in de bibliotheken werkzame vrijwilligers.

18

Al deze veranderingen hebben ingrijpende gevolgen voor de Drentse bibliotheken. Ze zorgen voor een ongekende omslag in de manier van werken van de bibliotheken en de inzet van middelen. Als de bibliotheken hun klanten in de toekomst diensten en producten voor ontspanning (lezen en ontwikkeling (leren, toegang tot informatie) willen blijven aanbieden, dan zullen de bibliotheekfuncties in de toekomstige een nieuwe vorm moeten krijgen. Wat niet verandert, is de maatschappelijke doelstelling van de Drentse bibliotheken. Ook in de toekomst zullen de bibliotheken er alles aan blijven doen wat in hun vermogen ligt opdat hun klanten zich bewust, kritisch en actief in de maatschappij kunnen bewegen. Om dat waar te maken zijn drie beleidsspeerpunten benoemd waar de bibliotheken zich de komende jaren op willen richten: 1.

de Drentse bibliotheken willen de klant in het digitale domein beter van dienst zijn.

2.

de Drentse bibliotheken gaan zich meer toespitsen op de doelgroepen jeugd en onderwijs


3.

de Drentse bibliotheken gaan de kwaliteit en de toegankelijkheid van de fysieke bibliotheek waarborgen.

vergaderingen voor de Besturenraad, 6 vergaderingen voor het B12, 3 PDO’s, 48 Bestuursvergaderingen en 32 Portefeuilleoverleggen

Beleidsondersteuning

Archief

De beleidsmedewerker van Biblionet Drenthe is ambtelijk secretaris van het B12-overleg van bibliotheekmanagers en –directeuren, het Provinciaal Directie Overleg (PDO) en de Besturenraad. Hij en het Secretariaat ondersteunen de overlegvormen.

Het papieren archief wordt opgeschoond. De stukken van tien jaar en ouder worden grotendeels overgebracht naar het Drents Archief. Het gehele bestaande papieren archief vanaf 2008 tot heden is nu digitaal gearchiveerd.

Concreet houdt dat in: • • • • •

voorbereiding agenda, verzamelen en redigeren van te bespreken stukken; verzending, zowel digitaal als per post, van de agenda + stukken bewaken van de vergaderplanning; maken van verslagen en/of besluitenlijsten; bijhouden presentielijsten.

In 2012 steekt de beleidsmedewerker bovendien veel tijd in het schrijven van verschillende versie van de Strategische Visie en de voorbereidende werkzaamheden daarvoor: verzamelen van informatie, maken van sterkzwakteanalyses, enz. Het B12 vergadert tenminste zes keer per jaar, de Besturenraad en het PDO in principe vier keer. In 2012 komen B12 en de Besturenraad vaker bijeen. De Besturenraad steekt veel tijd en energie in het meedenken over de Strategische visie en het ontwerpen van een denkrichting voor een nieuwe bestuurlijk model. Enkele belangrijke besluiten van het B12 zijn: •

• •

• • •

invoering van een modulair opgebouwd klanttevredenheidsonderzoek voor zeven bibliotheekvestigingen; aankoop van een aantal thuis te raadplegen databestanden ; instemming met de update van de nota Digitale Bibliotheek en het besluit de uitvoering hiervan te delegeren naar de gelijknamige afdeling; goedkeuring van een aansturingsmodel van de Bibliotheek op school; overgaan op provinciaal collectioneren; instemming met Marketingplan 2012 -2014

Secretariële ondersteuning Het Secretariaat van Biblionet Drenthe zorgt voor de voorbereiding en verslaggeving van de diverse vergaderingen van de besturen en het management. Dit betreft zaken als plannen vergaderingen, verslaglegging (Besturenraad en B12) en uitnodigingen en het bijhouden relevante ontwikkelingen en informatie. De doelgroepen zijn de besturen en het management.

Digitaal contractbeheer Inkoopcontracten en overeenkomsten van de verschillende inkoopclusters worden ingevoerd in een digitaal contractbeheerssysteem, een programma in SharePoint. Digitalisering vergaderstukken De afdeling start met de voorbereidingen van het op SharePoint digitaal beschikbaar stellen van vergaderstukken voor de Ipad. Pluspakket De afname van producten van het Secretariaat uit het pluspakket verdubbelt t.o.v. 2011. Dit betreft met name het notuleren van (bestuurs)vergaderingen en secretariële/ administratieve ondersteuning aan de Stichting Internetplatform Drenthe en de Literatuurclubs.

4. Deelname WSF/overeenkomst Groningen Drenthe neemt deel aan de wetenschappelijke steunfunctie van Groningen. De WSF-collectie (collectie en informatievoorziening op minimaal HBO niveau) moet toegankelijk zijn voor alle gebruikers van de Drentse bibliotheken. Biblionet Drenthe participeert in een landelijk dienst Distributie IBL, waarmee de snelheid van levering is verbeterd, tegen lagere kosten. Indicatoren De WSF-bibliotheken, waaronder de Openbare Bibliotheek Groningen, spelen een rol in de afhandeling van aanvragen en reserveringen, die niet door de Drentse bibliotheken gehonoreerd kunnen worden. Biblionet Drenthe vervult hier een intermediaire rol. Zij verzamelt de aanvragen van de Drentse bibliotheken, onderzoekt welke WSFbibliotheken kunnen leveren en dient de aanvragen in. Als de titels door de WSF-bibliotheken worden geleverd, draagt Biblionet Drenthe zorg voor de distributie in Drenthe.

Het voeren van het secretariaat voor het Drents Netwerk Bibliotheken bestaat in 2012 uit het verzorgen van 4

19


D. Bibliotheken

Overzicht externe aanvragen interbibliothecair leenverkeer

Belangrijkste ontwikkelingen in de basisbibliotheken die een Overeenkomst van Dienstverlening hebben met Biblionet Drenthe.

2008

2009

2010

2011

2012

Zoek&boek

1381

775

515

1161

1439

Leendirect *

4235

2931

2194

1831

2215

NCC

2223

2079

1495

1138

923

Aa en Hunze

totaal extern

7839

5785

4204

4130

4577

Visie bibliotheekwerk

* Leendirect betreft cd’s, die geleverd worden

door de Centrale Discotheek Rotterdam

In 2012 wordt de Visie bibliotheekwerk 2013 - 2016 vastgesteld. De visie is een gezamenlijke strategie van de gemeente Aa en Hunze en de Stichting Bibliotheek Aa en Hunze. In deze visie is de bezuinigingstaakstelling verwerkt en zijn tevens de ontwikkelingen voor de komende vier jaar beschreven. De kwaliteit van het bibliotheekwerk is hiermee gewaarborgd tot en met 2016. Kunstkids De bibliotheek participeert in het project Kunstkids met als thema ‘Olympisch!’, het jaarthema van de gemeente Aa en Hunze. Kinderen van de basisschool maken kennis met verschillende kunstvormen door het volgen van workshops. Tijdens de spetterende afsluiting op donderdag 19 april onder leiding van burgemeester Eric van Oosterhout staat de bibliotheek in Rolde volledig op z’n kop. WepBoek WepBoek is een nieuw taalstimuleringsprogramma voor kinderen tot 6 jaar dat zowel tegemoet komt aan het voorschools lezen als aan het aspect ‘digitaal lezen’. In april 2012 start het project WepBoek in de Bibliotheek Gieten.

Borger-Odoorn Nieuwe bibliotheekvisie Bibliotheek Borger-Odoorn stelt in samenwerking met de gemeente Borger-Odoorn een nieuwe bibliotheekvisie voor de komende jaren op. De visie geeft een totaal nieuwe invulling aan het bibliotheekwerk in de toekomst en is gebaseerd op maatschappelijke ontwikkelingen zoals digitalisering en de waarde/behoefte van bibliotheekdiensten in de samenleving. Bezuinigingen/reorganisatie Naast de toekomstgerichte bibliotheekvisie moet er in 2012 ook een behoorlijke bezuiniging worden doorgevoerd. Als gevolg hiervan verdwijnen de haltes van de bibliobus en sluit de vestiging 2e Exloërmond per juli 2012 haar deuren. De vestigingen Borger, Odoorn en Valthermond zijn allen per april 2012 een dagdeel per week minder open.

20


De bibliotheek heropent in het najaar een jeugdbibliotheek in 2e Exloërmond, mede omdat dit een taalachterstandgebied is . Op deze locatie wordt een leesconsulent voor het onderwijs ingezet. Nieuwe huisvesting Odoorn Het oorspronkelijke plan om Bibliotheek Odoorn te verhuizen naar zorgcentrum De Paasbergen gaat niet door vanwege het tekort aan vierkante meters en de uitstraling die de bibliotheek wenst te hebben in een nieuwe omgeving. De bibliotheek zal vanaf februari 2013 worden gehuisvest in het voormalige Groene Kruisgebouw.

Emmen De Centrale Bibliotheek van Emmen ondergaat een ingrijpende herinrichting op basis van het Groninger retailconcept. Hierbij neemt Biblionet Drenthe de volledige infrastructuur onder de loep en bereidt deze voor op de tweede fase van de verbouwing over twee jaar. Het gebouw van Bibliotheek Erica wordt in het voorjaar volledig door brand verwoest. Met behulp van Biblionet Drenthe kan direct een alternatief worden geboden in de vorm van een bibliobusvoorziening. De medewerkers van Erica worden elders binnen de organisatie herplaatst.

Coevorden Tijdelijke verhuizing Bibliotheek Coevorden De Bibliotheek Coevorden verhuist vanwege de verbouwing van het Arsenaal tijdelijk naar de muziekschool/synagoge. Deze grote operatie wordt uitgevoerd met medewerking van de Bentheimer, een re-integratiebureau van de gemeente Coevorden. Deze samenwerking zal het komende jaar in het verbouwde Arsenaal verder worden uitgewerkt.

De Wolden BoekStart in de Kinderopvang In vervolg op BoekStart voor baby’s dat is gestart in januari 2011, tekenen de managers van de koepelorganisaties van negentien voorschoolse instellingen in De Wolden, Meppel en Westerveld en de bibliotheekmanagers op 13 november een overeenkomst voor structurele samenwerking op het gebied van (voor)lezen. De wethouders van deze drie gemeenten ondersteunen het initiatief van de drie bibliotheekorganisaties van harte. Vakantielezen Bibliotheken Hoogeveen en De Wolden ontvangen subsidie van de Rotaryclub Hoogeveen-Middenveld voor het project Vakantielezen. Kinderen die in de (zomer)vakantie niet lezen, laten na de vakantie een grote terugval in leesontwikkeling zien. Bibliotheek en scholen stimuleren de kinderen om ook in de vakantie te lezen. 85 leerlingen uit groep 3 en 4 van zes basisscholen in De Wolden doen mee.

Na jaren van voorbereiding start de nieuwbouw van een multifunctionele accommodatie in Emmer-Compascuum waarin ook de bibliotheek onderdak zal vinden. De oplevering is in 2014. Bibliotheek Emmen neemt een deel van de cd’s en bladmuziek over van Bibliotheek Assen, die deze dienstverlening i.v.m. verhuizing naar De Nieuwe Kolk afstoot. Daarmee heeft Bibliotheek Emmen binnen Drenthe de meeste faciliteiten voor muziekliefhebbers. Strategische visie De strategische visie OBE in 2022 komt tot stand na sessies met het bestuur de medewerkers. Op basis van deze input schrijft Cor Hospes het boekje met o.a interviews. Deze visie wordt aan de gemeenteraad gepresenteerd en onderschreven door de wethouder. Meppel Bibliotheek op school Samen met gemeente en de partners in Het Palet start de bibliotheek het traject de Bibliotheek op school. Dit landelijke ontwikkelde concept bestaat uit een aantrekkelijke en op maat gesneden collectie media op de school in combinatie met leesbevorderingsactiviteiten voor het onderwijs.

21


Gemeentelijke samenwerking Boekstart

Noordenveld

In 2012 krijgt het project Boekstart verdieping door samenwerking met de gemeenten De Wolden en Westerveld. In november tekenen bibliotheken en koepelorganisaties van voorschoolse instellingen uit deze gemeenten een samenwerkingsovereenkomst.

Canon van Noordenveld

Gewijzigde functie Bibliotheek Nijeveen De Bibliotheek Nijeveen kiest voor een doelgroepgerichte benadering en richt zich in het vervolg op de groepen 0-12 jarigen, kinderen van de basisscholen en senioren (65+). Als gevolg van deze keuze neemt de omvang van de collectie in de bibliotheek met 50% af. De overige klanten kunnen gebruik blijven maken van de bibliotheek.

In samenwerking met het ICO en K&C Drenthe komen een boek en de bijbehorende website tot stand gekomen waarin de Canon van Noordenveld voor basisscholieren als lesstof wordt aangeboden. De bibliotheek verzorgt met facilitaire ondersteuning door Biblionet Drenthe de website en de bijbehorende projectcollectie. Daarnaast ontwikkelt de bibliotheek, ook samen met het K&C en het ICO, in opdracht van de gemeente en het bovenschools management een opzet voor een nieuw cultuurmenu basisonderwijs voor de periode 2014-2018. In de verdere uitwerking zal de bibliotheek een belangrijke rol spelen. De Weddenschap

Midden-Drenthe Alternatieven bibliobus Per 1 januari 2012 verdwijnen de bibliobussen in MiddenDrenthe als gevolg van de bezuinigingen. Als alternatief plaatst de bibliotheek collecties op de scholen waar eerst de bibliobus kwam. Ook verzorgen de bibliotheken nu de boekpromotie en leesbevorderingsactiviteiten. Opening BoekStart In alle bibliotheken van Midden-Drenthe loopt het programma BoekStart. Dit programma laat kinderen vanaf 0 jaar wil laten kennis maken met boeken. BoekStart is een samenwerkingsprogramma tussen gemeente, consultatiebureau en bibliotheek.

22

De Ronerborg in Roden doet mee aan De Weddenschap, een landelijk leesbevorderingsproject voor het VMBO. De campagne stelt het plezier in lezen centraal. Deelnemers mogen kiezen uit alle Nederlandstalige boeken, zowel fictie als non-fictie. De Weddenschap moet laten zien dat er een boek is voor iedereen, ook voor leerlingen die niet graag lezen. Motorcoureur Jasper Iwema uit Hooghalen komt naar de bibliotheek van Roden voor de aftrap. Hij daagt de aanwezige leerlingen, een volle zaal, uit net als hij drie boeken in een half jaar te lezen. Lukt dat, dan maken de scholieren kans op onder meer een iPad en pretparkkaarten.

Selfservice en WiFi

Tynaarlo

In 2012 starten de bibliotheken van Westerbork, Smilde en Beilen met selfservice. Ook worden de bibliotheken heringericht en voorzien van WiFi.

Bezuinigingen Bibliotheek Tynaarlo bereidt zich voor op toekomstige ontwikkelingen, waarbij ze keuzes zal moeten maken in haar dienstverlening. Personele uren zullen anders


worden ingezet waarbij jeugd en onderwijs speerpunten worden van het beleid. Verder wordt kritisch gekeken naar de spreiding en inhoud van dienstverlening van de bibliotheken. Per 1 januari 2012 worden de stoptijden van de bibliobus gehalveerd. De bibliobus komt nu nog één keer per twee weken. Invoering selfservice en WiFi In het voorjaar van 2012 stappen de bibliotheken in Eelde, Vries en Zuidlaren over op selfservice. Klanten kunnen nu zelf hun eigen boeken en andere materialen scannen. Een andere extra service aan de klanten is de beschikbaarstelling van gratis draadloos internet in alle vestigingen.

Westerveld Beleid en financiën De gemeente stelt de Meerjarenbeleidsnotitie voor het bibliotheekwerk in Westerveld vast. Deze nota wordt gevolgd door vaststelling van de Structuurvisie van de gemeente Westerveld, die ook van invloed is op het bibliotheekwerk. Hierin wordt onder meer de situatie rond de huisvesting van de bibliotheken beschreven. De bibliotheek krijgt per 2014 een taakstelling opgelegd van € 50.000 waardoor keuzes gemaakt moeten worden binnen het voorzieningenniveau. Eind 2012 geeft het bibliotheekbestuur de gemeente een financiële indicatie voor de toekomst. In 2014 zal deze worden samengevoegd met een inhoudelijke visie. Verdwijnen bibliobus Omdat de dienstverlening van de bibliobus in Westerveld is gestopt per januari 2012, brengt de bibliotheek in kaart hoe dit door busleden wordt opgevangen. Het blijkt dat de meeste (jeugd) leden nu gebruik maken van een vaste vestiging. Bibliotheek in zorgcentrum Dwingeloo Tussen de bibliotheek en zorgcentrum De Weijert wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten. De bibliotheek levert voor het zorgcentrum een collectie en installeert een selfservicepunt. Twee dagdelen per week zal personeel aanwezig zijn en de overige tijden kan er door middel van selfservice worden geleend. Dit alles moet vorm krijgen in het voorjaar van 2013.

23


E. Bijlagen 1. Afkortingen en begrippen B12 Provinciebreed overleg tussen de managers van negen kleinere basisbibliotheken en door de directie gemandateerde medewerkers van de drie grotere bibliotheken Assen, Emmen en Hoogeveen. Het voorzitterschap is in handen van de voorzitter RvB van Biblionet Drenthe. Besturenraad In de Besturenraad Drents Netwerk zijn de 12 stichtingsbesturen vertegenwoordigd. Het primaire doel is om draagvlak voor en instemming van de lokale stichtingsbesturen te verkrijgen en te behouden. Voor alle deelnemers geldt een inspanningsverplichting om het DNB optimaal te laten functioneren en hiertoe besluiten te nemen die het gemeenschappelijk belang zo goed mogelijk dienen Biblionet Groningen Provinciale serviceorganisatie voor Groningen. Biblionet ID Stichting die is ontstaan uit een samenwerkingsverband van Biblionet Groningen en Biblionet Drenthe. Ontwikkelt en beheert digitale informatieloketten en verwante webapplicaties. Bibliotheek.nl Landelijke website de Nederlandse bibliotheken. De digitale landelijke infrastructuur wordt beheerd door Stichting Bibliotheek.nl. Bicat/bicatWise Bicat is een softwarepakket (catalogus- en uitleensysteem) voor bibliotheken, ontwikkeld door HKA. Op 1 januari 2010 wordt een geheel vernieuwde versie geïmplementeerd onder de naam bicatWise. BoekStart Programma om ouders van kinderen van 0 tot 4 jaar te stimuleren met taal en boeken bezig te gaan. Ouders van pasgeboren kinderen krijgen via de gemeente een bon waarmee ze een BoekStartkoffertje kunnen ophalen in de bibliotheek en gelijk hun kind (gratis) lid maken. Brede school Een plek in een wijk of dorp waar de maatschappelijke vraag en het aanbod van voorzieningen samenkomen, met het kind (en de ouders) als belangrijkste klant.

24

dBos De Bibliotheek op school; concept dat als doel heeft de bibliotheek een structurele plaats te geven binnen het onderwijs. Belangrijke elementen zijn een aantrekkelijke collectie op school in combinatie met leesbevorderingsactiviteiten. DNB Drents Netwerk Bibliotheken; het samenwerkingsverband van de twaalf bibliotheekstichtingen in Drenthe. Educat / educatWise Softwarepakket (catalogus- en uitleensysteem) voor schoolbibliotheken en mediatheken, ontwikkeld door HKA (www.bicat.com). Erfgoedplein Ruimte in de bibliotheek waar cultuurhistorische informatie over de leefomgeving is te vinden. G!DS Databank met lokale, culturele en maatschappelijke informatie. Bibliotheken en andere organisaties gebruiken deze database voor de presentatie van gegevens op hun websites. HRM Human Resources Management; personeelsbeleid dat ernaar streeft de persoonlijke kwaliteiten van medewerkers optimaal te benutten. IBL Interbibliothecair Leenverkeer: het systeem van afspraken volgens welke bibliotheken in heel Nederland aan elkaar boeken en andere media uitlenen. MFA Multi Functionele Accommodatie, een centrale locatie van waaruit verschillende maatschappelijke organisaties (o.a. de bibliotheek) hun voorzieningen, producten en diensten aanbieden. Naslagcomputers / naslag-pc’s Voor iedereen toegankelijke computers in de bibliotheken waarop databestanden, krantenbanken en geselecteerde internetsites gratis kunnen worden geraadpleegd. NBC Nationale Bibliotheekcatalogus, een vrij toegankelijke publiekscatalogus waarin alle bezit van de Nederlandse bibliotheken is opgenomen. Deze wordt ontwikkeld door Bibliotheek.nl.


NBD Biblion Landelijke leverancier van uitleenklare media voor bibliotheek- en mediatheekgebruik. OCW Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap PDO Provinciaal Directie Overleg; deelnemers zijn de directeuren van de bibliotheken Assen, Emmen en Hoogeveen, de directeur bibliotheken namens de negen kleinere basisbibliotheken en de voorzitter van de Raad van Bestuur van Biblionet Drenthe. PSO Provinciale Serviceorganisatie. De PSO ondersteunt de basisbibliotheken bij het uitvoeren van de directe dienstverlening en is daarnaast opdrachtnemer van het provinciale bibliotheekbeleid. Biblionet Drenthe is de PSO voor de provincie Drenthe. RI&E Risico-Inventarisatie en –Evaluatie, een overzicht van alle risico’s in een bedrijf en de mogelijke oplossing ervan RvB Raad van Bestuur, dagelijkse leiding van Biblionet Drenthe. De RvB bestaat uit de algemeen directeur en de directeur facilitair bedrijf. RvT Raad van Toezicht van Biblionet Drenthe. Treasurystatuut Het treasurystatuut is een regeling voor het sturen en het beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. VOB Vereniging van Openbare Bibliotheken, brancheorganisatie van de bibliotheken, voorheen NBLC VNG Vereniging van Nederlandse Gemeenten

25


2. Statistische gegevens In de statische gegevens zijn ook de resultaten van de bibliotheken in Assen en Hoogeveen opgenomen. Deze bibliotheken hebben geen Overeenkomst van Dienstverlening met Biblionet Drenthe, maar nemen wel een aantal diensten af.

Klanten bibliotheken en bibliobussen 2011 2012 Omschrijving

31-12-2011

%

31-12-2012

%

verschil

65+ Emmen basis externe studenten gratis groot instelling jeugd 0 t/m 12 jeugd 13 t/m 18 klant voor het leven maandabonnement proefabonnement ED schoolabonnement school betalend school groot Emmen speciaal onderwijs toeristenabonnement eindtotaal

2297 44587 221 2564 6600 1922 51263 39165 10 43 220 119 718 35 1063 4 150831

1,52% 29,56% 0,15% 1,70% 4,38% 1,27% 33,99% 25,97% 0,01% 0,03% 0,15% 0,08% 0,48% 0,02% 0,70% 0,00% 100,00%

2257 40497 266 2830 7119 2690 53905 37992 36 33 24 115 491 37 1072 12 149376

1,51% 29,56% 0,15% 1,70% 4,38% 1,27% 33,99% 25,97% 0,01% 0,03% 0,15% 0,08% 0,48% 0,02% 0,70% 0,00% 100,00%

-40 -4090 45 266 519 768 2642 -1173 26 -10 -196 -4 -227 2 9 8 -1455

Deelnemerspercentage per gemeente per 31-12-2011

Aa en Hunze Assen Borger-Odoorn Coevorden De Wolden Emmen Hoogeveen Meppel Midden-Drenthe Noordenveld Tynaarlo Westerveld eindtotaal

klanten

inwoners

deelnemerspercentage

31-12-11 7.408 23.040 6.950 10.942 7.341 29.375 18.756 10.052 9.147 9.930 11.881 6.009 150.831

1-01-11 25.783 67.177 25.941 36.067 23.637 109.259 54.844 32.511 33.581 30.794 32.450 19.365 491.409

28,73% 34,30% 26,79% 30,34% 31,06% 26,89% 34,20% 30,92% 27,24% 32,25% 36,61% 31,03% 30,69%

Deelnemerspercentage per gemeente per 31-12-2012

Aa en Hunze Assen Borger-Odoorn Coevorden De Wolden Emmen Hoogeveen Meppel Midden-Drenthe Noordenveld Tynaarlo Westerveld eindtotaal

26

klanten

inwoners

deelnemerspercentage

31-12-12 7202 22222 6777 10820 7257 28573 18259 10067 10209 9765 11729 5891 148771

1-01-12 25.733 67.217 25.819 35.871 23.759 108.856 54.860 32.575 33.549 30.941 32.330 19.188 490.698

27,99% 33,06% 26,25% 30,16% 30,54% 26,25% 33,28% 30,90% 30,43% 31,56% 36,28% 30,70% 30,32%


Indeling bibliotheek.nl Gegevens Som van 31-12-2011 4155 90428 15 2746 46595 6892 150831

Som van 31-12-2012 4703 91897 0 2864 42754 7158 149376

Gegevens Som van 31-12-2011 0 221 6600 4155 51263 39165 1982 267 46887 291 150831

Som van 31-12-2012 28 266 7158 4703 53905 37992 2176 69 42757 322 149376

Klanten

2011 aantallen

in %

2012 aantallen

in %

0 t/m 11 12 t/m 18 basis groot overig eindtotaal

51263 39165 46884 6600 6919 150831

34% 26% 31% 4% 5% 100%

53905 37992 42757 7158 7564 149376

36% 25% 29% 5% 5% 100%

instelling jeugd overig reductie standaard uitgebreid eindtotaal

Indeling groep

donateur externe studenten groot instelling jeugd 0 t/m 12 jeugd 13 t/m 18 medewerker tijdelijk volwassen vrijwilliger eindtotaal

Bijlage 4

27


Kengetallen biblionet Drenthe 2011

2012

gemeenten bibliotheken bestelbiebs aantal bibliobussen

12 55 3 5

12 53 1 4

openingsuren bibliotheken per week openingsuren bibliobussen per week aantal haltes bibliobussen

858 133 152

905 107 123

uitleningen bibliotheken bibliobussen overig totaal

4.599.291 497.951 142.101 5.239.343

4.393.365 180.601 27.996 4.601.962

klanten bibliotheken bibiobussen totaal

135.552 15.279 150.831

134.932 14.444 149.376

uitleningen per klant

35

31

percentage van inwoners, dat lid is van bibliotheek of bibliobus

30,7%

30,3%

bezit bibliotheken bibliobussen totaal

1.106.997 53.216 1.160.213

1.086.598 54.404 1.141.002

digitale bibliotheek bezoeken websites raadplegingen online bestanden raadplegingen ebooks cursuswijzer muziekwebluister (tracks) externe aanvragen bezoeken erfgoedpunten raadplegen internetcatalogus

832.709 249 0 0 0 4.130 2.865 3.094.110

845.008 582 777 18.666 3.447 4.570 2.844 3.867.764

omvang werkgebied

28


Bijlage 1a Bibliotheek

Cijfers 2012 aantal leden 31-12-12

uitleningen incl verlengingen

uitleningen per lid

openingsuren per week

uitlening per openingsuur

webbezoek

7202

233037

32

61

3820

34110

22222

537203

24

67

8018

173948

6777

220718

33

65

3422

28175

Coevorden

10820

353666

36

90,5

3908

46468

De Wolden

7257

241.476

35

75

3241

29204

Emmen

28573

947.552

43

188,5

5027

184707

Hoogeveen

18259

600.216

36

68

8827

108098

Meppel

10067

313.957

33

39

8050

63386

Midden-Drenthe

10209

298884

30

69

4332

45213

9765

293738

32

82

3582

48324

11729

308023

29

43

7163

53277

5891

208483

36

58

3595

30098

148771

4556953

400

905

5035

845008

aantal leden 31-12-11

uitleningen incl verlengingen

uitleningen per lid

openingsuren per week

uitlening per openingsuur

webbezoek

7408

251892

34

64

76

33326

23040

590209

26

83

137

183200

6950

266697

38

79

65

32047

893

39678

47

15

51

5333

Coevorden

10942

396076

36

96,5

79

47298

De Wolden

7341

256.975

35

75

66

32149

Emmen

29375

1250866

43

205

117

177030

Hoogeveen

18756

657123

35

86

147

133026

Meppel

10052

332206

33

46

139

65706

Midden-Drenthe

9147

344765

38

72,5

91

45635

Noordenveld

9930

318017

32

62,5

98

53042

11881

339954

29

66

99

52303

6009

234563

39

57,5

78

29771

150831

5239343

35

992

1193

884533

Aa en Hunze Assen Borger-Odoorn

Noordenveld Tynaarlo Westerveld Totaal

Bijlage 1b Bibliotheek Aa en Hunze Assen Borger-Odoorn Aalden

Tynaarlo Westerveld Totaal

29


3. Medewerkers per 31 december 2012 Raad van Bestuur

H.G. van der Werf (voorzitter/algemeen directeur, directeur bibliotheken) P.A.T. Schreuder (lid, directeur facilitair bedrijf)

P&O

J. Scheerstra J. Wijtsma B. Duinkerken M. Buurman S.C. Brons A. van der Jagt (gedetacheerd)

(Business)controller

P.N. Swieringa

Logistiek

J. Kuipers (coördinator)

HR-manager

A. Brouwer

Marketingmanager

P.K. Schaub

Beleidsmedewerker

A. van der Wal

Bibliotheekadviseur

G. Spiekman

Bestuurssecretariaat

W. de Lange

Digitale Bibliotheek

L.M. den Heijer (afdelingsmanager) G.J. Meijer G. Elzenga M. Buurman A. van der Wal R. ten Caat V.J. Rotermundt T. Nijmeijer J. Hulst H. Schadenberg M.A Ekkebus W. T. Hagendoorn G. van der Aa J.P. Spandaw J.R. Ubels L.E.G. Beck C.G. van Kuik A. Goljan R. Vos

30

Financiën & P&O

E.M. Poortenga (afdelingsmanager)

Financiën

H. J. P. Lefeber H. de Groot R. Hoving B. Duinkerken M.E. Klaassen V. Dijkstra F.A.J. Harleman L.M. Weggen

B. Londo N.J.A. Tanasale J. Grolleman R. Fictorie Algemene zaken

A.L. Penninga A.H. de Roos J. Grolleman T. Mohammadi

Bibliobussen

J. Kuipers S.P. Delies T.J. Haar E. Room M. Bosma H.M. Loman K. Rossing

ICT

P.A.T. Schreuder (afdelingsmanager a.i.) H.J.B. Bergman R. Matien P. Kleine J.R. Rijs G. Westra E. Vos

Leespromotie & Communicatie

A.M.C. Krol (afdelingsmanager) E. Rouwenhorst J. Oliemans E.A. Huizinga H.F. Miedema J.J. ten Hoor M. Loos N. van der Molen D. Pots (gedetacheerd) G. Mug M.T.T.N. Veeningen T. Nijmeijer


T. Wekema M.C. Brons J. Hulst E.G. de Boer M.A Ekkebus Repro

J.J. ten Hoor A. Smit

Secretariaat & Receptie

W. de Lange (afdelingsmanager) A.W. Oldenkamp G.M. de Geest S.C. Brons M.I. van Opijnen N.A. de Jong K. Roffel L. de Jager R. Eising

31

www.biblionetdrenthe.nl

Biblionet Drenthe. Jaarverslag

Recommend Documents