Betreft vergadering Commissie BFW 17 januari Margreeth Trimpe

Griffier van de Staten Geleidebrief informatief

Naam voorstel

13027734

Brief GS van 10 december 2013 met toelichting op het feitenrelaas fusie Zeeuwse Bibliotheek en SCOOP Provinciale Staten

13 december 2013

Betreft vergadering

Commissie BFW

17 januari 2014

Te verzenden aan

Statenbreed

Verzenddatum

10 december 2013

Commissiegriffier

Margreeth Trimpe │ 0118 - 63 14 37 │ [email protected]

Statenadviseur │ 0118 – 63 11 66 │[email protected]

Inhoudelijk ambtenaar

Jan Maljaars

Verantwoordelijk bestuurder

B.J. de Reu / G.R.J. van Heukelom

Inhoudelijk Aanleiding Bevoegdheid

GS

Wat stellen GS voor?

Met de toezending de toezeggingen 130 en 131 van de commissie BFW als afgehandeld beschouwen.

Toelichting Kosten en dekking

n.v.t.

Overige informatie

De brief wordt ter behandeling geagendeerd voor de commissie BFW.

llllllllllllllllllllllllllllllll/1111 lillillil/lil 13027734

Gedeputeerde Staten

Provincie Zeeland

de voorzitter van Provinciale Staten p.a. Statengriffie

bericht op brief van: uw kenmerk: ons kenmerk:

13027330

afdeling:

Ontwikkeling

bijlage(n):

Feitenoverzicht

AFD. TERMIJN

behandeld door:

J. Maljaars

DATUM

doorkiesnummer:

0118-631166

onderwerp:

Toelichting op het feitenoverzicht fusie Zeeuwse bibliotheek en Scoop

PROViNCIE ZiELAND AFD.

$

DOC.NR.

ZAAK NR. CLASS.

verzonden:

Middelburg,

10 december 2013

Geachte voorzitter, Met deze brief willen wij u informeren over onze betrokkenheid bij de voorgenomen fusie van de Zeeuwse Bibliotheek en Scoop. In de bijlage bij deze brief treft u een feitenoverzicht aan van de correspondentie tus sen uw Staten en ons college en de Zeeuwse bibliotheek en Scoop en het provinciebestuur. Tevens wordt hierin aandacht besteed aan de recente bestuurswisselingen bij de Zeeuwse Bibliotheek. Alle brondocumen ten waarop dit feitenoverzicht is gebaseerd liggen voor u ter inzage bij de Statengriffie. Vanaf 2010 spreekt de provincie met de beide organisaties over hun voornemen om te komen tot een inten sieve vorm van samenwerking en hun streven naar de ontwikkeling van een dynamisch kennis- en informa tieplatform voor Zeeland. Hun gedachte was ook om een gezamenlijke huisvesting te realiseren. Het stre ven naar een volledig samengaan van beide organisaties krijgt in de jaren daarna geleidelijk aan verder vorm. Wij namen destijds met belangstelling kennis van dit voornemen tot een intensieve vorm van samen werking en hebben dat gaande weg het proces steeds meer gesteund omdat wij de meerwaarde van een kennis- en informatieplatform onderkennen. Wij hebben sinds 2010 niet onder stoelen of banken geschoven te streven naar een geïntegreerd kennis- en informatiecentrum, dat functies van Scoop en Zeeuwse Biblio theek(ZB) met elkaar verbindt. Voor wat betreft de ZB gaat het daarbij niet zozeer om de functie van de Openbare Bibliotheek, die gemeentelijk wordt gefinancierd, maar om de functie van de wetenschappelijke bibliotheek en de Provinciale Service Organisatie (PSO-functie). Voor wat betreft Scoop vertonen de functie van het maatschappelijk debat en de functie van onderzoek op het sociaal culturele terrein relevante sa menhang met genoemde functies van de bibliotheek. Deze ontwikkeling kreeg een extra impuls nadat in 2012 u een kerntakendiscussie had gevoerd en er aan sluitend door uw Staten neerwaarts bijgestelde bezuinigingen voor beide organisaties werden afgesproken. Daarmee heeft de provincie daadwerkelijk ruimte gemaakt voor de ambitie om het nieuwe kennis- en infor matieplatform te realiseren. Door uw Staten zijn de financiële kaders voor bezuinigingen vastgelegd, te we ten een gezamenlijke taakstelling voor beide organisaties van € 2 mln op grond van de voorgenomen fusie per 1 januari 2014. Daarbij is aangetekend dat wij met beide organisaties in overleg zullen gaan over een provinciale bijdrage in de frictiekosten die voortvloeien uit de bezuinigingen. Wij hebben u reeds toegezegd dat wij u daarover separaat zullen informeren. Deze informatie zallater aan u worden voorgelegd.

l"rovmciehUJs Middelburg Bezoekadres: AbdiJ 6 4331 BK Middelburg

l"ostadres: l"ostbus 6001 4330 LA Middelburg

www.zeeland.nl I. Oll8- 631011 F: 0118- 626949

Op basis van de besluitvorming van Provinciale Staten op 21 december 2012 is met een brief van 17 mei 2013 aan de instellingen nadrukkelijk aangegeven dat wij geen financiêle aanvulling zullen verstrekken voor flankerend beleid naar analogie van de bestaande Non-activiteitsregeling Zeeland 2013. Basishouding van ons college is steeds geweest dat de organisaties zelf als eerste aan zet zijn om de fusie verder vorm te geven. Ook vindt ons college dat de benoeming van bestuurders van de nieuwe organisatie aan de nieuwe Raad van Toezicht is. Na de zomer zijn er verschillende signalen gekomen dat het fusieproces stokte. Wij denken dat het niet goed mogelijk is om per 1 januari 2014 een fusie geheel gerealiseerd te hebben. In de komende periode zijn de beide besturen als eerste aan zet om een voorstel te doen voor een nieuwe organisatie, inclusief een voorstel voor realisatie van de bezuinigingen. Wij hebben vertrouwen in de beide organisaties voor een goede uitvoering van dit proces. Daarbij moeten zij tal van keuzes maken waarbij ge dacht kan worden aan de organisatievorm, de doelen en taken van de nieuwe organisatie, de benodigde personele capaciteit en de financiêle vertaling. Tevens zullen taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe organisatie vertaald moeten worden naar nieuwe statuten, inclusief een adequate vertaling van de gewenste provinciale betrokkenheid. Wij zijn voornemens om onze randvoorwaarden en inhoudelijke opdracht aan de organisaties zoveel mogelijk expliciet te maken zodat de beide organisaties het fusieproces voortvarend kunnen afronden. De complexiteit van het proces heeft ertoe geleid dat we ons hebben geconcentreerd op de inhoudelijke vraagstukken die zich in de uitwerking voordeden. Achteraf bezien hadden wij, vanaf het moment dat het proces stroef ging lopen, uw Staten daarover eerder kunnen informeren. Het proces dat wij in deze voor ogen hebben zullen wij in januari 2014 aan uw commissie BFW voorleggen. Wij vertrouwen erop dat we hiermee de toezeggingen 130 en 131 die in de commissie BFW van 15 novem ber 2013 door gedeputeerde Van Heukelom zijn gedaan, hiermee hebben afgedaan.

Hoogachtend, gedeputeerde staten,

~ris

Behoort bij brief d.d. 10 december 2013 met ons kenmerk: 13027330 van de afdeling Ontwikkeling

2

Feitenoverzicht fusie Zeeuwse Bibliotheek en Scoop Inleiding In dit feitenoverzicht staat de rol van de Provincie bij de fusie tussen de Zeeuwse Bibliotheek en Scoop centraal, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de recente bestuurswisselingen bij de Zeeuwse Bibliotheek (ZB). Aanpak en vertrekpunt In dit feitenoverzicht is er voor gekozen om de feiten in de periode 2010-2013 in chronologische volgorde 1 weer te geven. Als vertrekpunt voor het opstellen van het overzicht is het moment genomen waarop voor het eerst bestuurlijk wordt gesproken over intensievere samenwerking tussen beide instellingen. In het Statenvoorstel Voortgang bezuinigingen instellingen 100.000+ met als bijlage "Op weg naar een dynamisch kennis- en informatieplatform van Zeeland- verbinding Zeeuwse Bibliotheek en Scoop" van 5 november 2010 komt dit naar voren. Het streven naar een volledig samengaan van beide organisaties krijgt in de jaren erna geleidelijk aan meer vorm. Dit feitenoverzicht is gebaseerd op openbare documenten en documenten die mede onder verantwoordelijkheid van GS zijn opgesteld. Er is verder geput uit correspondentie tussen GS en PS over de fusie tussen Zeeuwse Bibliotheek en Scoop. Daarnaast is gebruik gemaakt van correspondentie tussen GS en de Raden van Bestuur dan wel de Raden van Toezicht van de instellingen en verslagen van bestuurlijke overleggen. De Zeeuwse Bibliotheek en Scoop hebben erin toegestemd dat de verslagen van de bestuurlijke overleggen tussen de Provincie en hen gebruikt kunnen worden. Bestuurlijke overleggen met Scoop zijn gevoerd door Gedeputeerde Van Heukelom terwijl de bestuurlijke overleggen met de Zeeuwse Bibliotheek met Gedeputeerde De Reu waren. Wanneer met ZB en Scoop gezamenlijk werd gesproken zaten beide Gedeputeerden aan tafel. Interne documenten van de instellingen zijn niet in het feitenoverzicht opgenomen. Per feit is het brondocument en het onderwerp vermeld. Daarbij zijn ook stukken tekst letterlijk overgenomen uit de brondocumenten. Ten einde PS in staat te stellen om kennis te nemen van de achterliggende documenten zijn deze voor PS ter inzage gelegd bij de Griffie.

1

Indien aanwezig is het datumstempel op het document aangehouden.

Feitenoverzicht fusie Zeeuwse Bibliotheek en Scoop

Feiten op chronologische volgorde 2010 5 november 2010 Bron: PS Vergadering 5 november 2010: Statenvoorstel Voortgang bezuinigingen instellingen 100. 000+ met bijlage "Op weg naar een dynamisch kennis- en informatieplatform van Zeeland

verbinding Zeeuwse Bibliotheek en Scoop". (Kenmerk:SB0-197)

Onderwerp: Ontwikkeling van Scoop en ZB naar een kennis- en informatieplatform.

Letterlijke tekst: In deze notitie gaat het erom, om de effecten van de inhoudelijke samenwerking Scoop/ZB globaal in beeld te brengen, zoals de Provincie uitdrukkelijk heeft gevraagd. In de loop van 2010/2011 zullen de plannen verder uitgewerkt worden. De directies van Scoop en de Zeeuwse Bibliotheek hebben op basis van de uitgangspunten inhoud, kwaliteit en kostenreductie, een gezamenlijke verkenning in gang gezet naar de mogelijkheden van samenwerken, samen organiseren en samenwonen. 20 december 2010 Bron: Brief van GS aan PS (kenmerk: 10037193110037445)

Onderwerp: GS informeren PS over taken Stichting Scoop en over de vorming van kennis- en

informatieplatform voor Zeeland door ZB en Scoop.

Letterlijke tekst:

De instellingen met meer dan € 100.000 provinciale subsidie per jaar kregen de ruimte om binnen vastgestelde kaders met een visie te komen op de taken en functies van de instellingen gezamenlijk en, daar waar mogelijk en zinvol, met een voorstel tot clustering en samenwerking te komen. Samenwonen De Zeeuwse Bibliotheek en Scoop voerden eerder dit jaar een gezamenlijke verkenning uit naar de mogelijkheden van samenwerken, samen organiseren en samenwonen. ZB en Scoop zien kansrijke mogelijkheden voor verdere afstemming en samenwerking op het gebied van kennisoverdracht, burgerparticipatie, onderzoek en informatie. Bij deze samenwerking worden ook de Roosevelt Academy, het Roosevelt Study Center en de Hogeschool Zeeland betrokken. Deze samenwerking voorziet in gedeelde huisvesting, dat wil zeggen dat Scoop bij de ZB intrekt. In de voorgestelde constructie blijft samenwerking met anderen vanzelfsprekend altijd mogelijk. Dit betekent overigens niet dat andere samenwerkingspartners ook intrekken bij de ZB. De Zeeuwse Bibliotheek en Scoop zijn inmiddels op weg naar een nieuw Kennis- en Informatieplatform voor Zeeland. Om u een beeld te geven van deze ontwikkeling gaven wij u voor de statenvergadering van 5 november 2010 als bijlage de startnotitie 'Op weg naar een dynamisch kennis- en informatieplatform van Zeeland- verbinding Zeeuwse Bibliotheek en Scoop'.


2011 28 maart 2011 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met Scoop en ZB Onderwerp: Aankondiging van intentieovereenkomst om te komen tot een kennis- en informatieplatform. Aanwezig: G. van Heukelom, H. van Waveren, P. Boerma, L. Coppoolse, 0. van den Bout, T. Brandenbarg, 0. Janse, M. Jongejan, B. Allewijn Letterlijke tekst: Er is een duidelijk proces uitgezet, de samenwerking wordt tot stand gebracht met het oog op het realiseren van bezuinigingen en inhoudelijke doelen. Doel is het realiseren van een kennis- en informatieplatform, met een belangrijke koppeling naar het onderwijs. Er ligt bij de afzonderlijke organisaties een intentieovereenkomst die begin april in de Raden van toezicht wordt behandeld. Er doet zich nog een aantal problemen voor, financieel en cultureel.

7 april2011 Bron: Collegeprogramma 2011-2015 stuwende krachten Onderwerp: Het college is positief over vergaande samenwerking tussen ZB en Scoop dat moet leiden tot een kennis- en informatie-instelling. Letterlijke tekst: De Zeeuwse Bibliotheek en Scoop zijn bezig een vergaande vorm van samenwerking te zoeken. Het college juicht dit toe, mits het leidt tot substantieel lagere kosten en daar op afgestemde subsidies, behoud/verbetering van de kwaliteit en verbetering van de doelmatigheid. Het streven is dat met deze samenwerking een kennis- en informatie-instelling ontstaat, dat meerdere partijen in Zeeland kan bedienen, voor zover dat past binnen onze kerntaken. Uit oogpunt van doelmatigheid en kostenbeheersing maakt het college prestatieafspraken over gewenste (onderzoeks)opdrachten. Het kennis- en informatiecentrum dat door deze samenwerking ontstaat, dient zich in de ogen van dit college vooral te richten op toepasbare kennis voor de praktijk.

24juni2011 Bron: Briefvan Scoop aan GS (kenmerk:11103914)

Onderwerp: Op basis van de statuten verzoekt Scoop aan GS om goedkeuring van de

intentieovereenkomst.

29juni2011 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met ZB

Onderwerp: het perspectief van één organisatie komt aan de orde.

Aanwezig: Provincie Zeeland: dhr. B. de Reu (gedeputeerde en voorzitter), mevr. B.L. Allewijn

(afdelingshoofd Welzijn) en dhr. J.L. Verduijn (beleidsmedewerker en verslag)

Zeeuwse Bibliotheek: mevr. M. Jongejan (plv. directeur), mevr. M. Wisse (lid RvT),

dhr. T. Brandenbarg (directeur) en dhr. R. Seits (hoofd fin. en personeel)

Letterlijke tekst:

Dhr. De Reu vraagt hoe de ZB aankijkt tegen de GS brief over de provinciale verwachtingen m.b.t. de samenwerking Scoop- ZB. Dhr. Brandenbarg zegt wat verbaasd te zijn dat GS in deze brief aangeven dat Scoop en ZB moeten toewerken naar één organisatie. Dit betekent in zijn beleving dus fusie, hetgeen intern nooit is gecommuniceerd en naar verwachting ook de nodige onrust zal


opleveren. Dhr. De Reu geeft aan dat het komen tot één organisatie het perspectief betreft waar naar toe gewerkt moet worden. Naar zijn mening zijn de effecten van de te vormen gezamenlijke backoffice binnen niet al te lange tijd merkbaar aan de frontoffice. Verder benadrukt hij hetgeen in de GSbrief wordt gezegd over gelijkwaardigheid tussen de samenwerkingspartners, m.n. op het gebied van de gezamenlijke huisvesting. Dat GS in de brief expliciet richting geven aan de samenwerking Scoop- ZB vindt dhr. de Reu vanzelfsprekend gelet op de bekostigingsrelatie. Dhr. Brandenbarg beaamt voorgaande, maar verzoekt aan dhr. de Reu om bij de passage in de brief m.b.t. te komen tot één organisatie toe te voegen dat dit onderzocht moet worden. Dhr. de Reu zegt toe dat dit in de definitieve versie van de brief zal worden opgenomen.

1 juli 2011 Bron: Brief van GS aan Scoop en ZB(kenmerk: 111 05072dg)

Onderwerp: verzoek van GS aan Scoop om onderzoek te doen naar hoe samenwerking kan leiden tot

één organisatie.

Letterlijke tekst:

U dient als onderdeel van aanpak en opbrengst voor 2012 een of meerdere onderdelen van het traject van samenwerking als prestatieaanbod uit te werken, zodat wij met uw organisaties naast de (nog) afzonderlijke prestatieafspraken voor dit jaar hierover ook gezamenlijke prestatieafspraken kunnen maken. Bij tempo en einddoel willen wij dat u onderzoekt hoe de samenwerking van uw organisaties uiteindelijk kan leiden tot één organisatie met daarbinnen transparant onderscheiden functies op het gebied van informatieverstrekking, kennisdeling en onderzoek.

7 juli 2011 Bron: Bestuurlijk overleg Scoop (met daarbij aanwezig een afvaardiging van de ZB)

Onderwerp: Voortgang samenwerking Zeeuwse Bibliotheek - Scoop

Aanwezig: G.R.J. van Heukelom, B. de Reu, P.H. van Doorne, D van den Bout, D. Janse, B. Allewijn,

L. v.d. Berge en M. Schra (verslag)

Aanwezig bij agendapunt 8: P.G. Boerma, J.A. Brandenbarg, M. Jongejan (Zeeuwse Bibliotheek), J.L.

Verduijn

Letterlijke tekst: De heer Brandenbarg geeft aan dat de ingezette lijn richting samenwerken en -wonen met Scoop op koers ligt. Informatievoorziening, kenniscentrum, debat en ontmoeting zijn terreinen waarop door beide organisaties als vanzelfsprekend wordt samengewerkt.

Het andere traject, het organiseren van een gezamenlijke backoffice, is niet zo vanzelfsprekend en heeft tot de nodige discussies geleid. Twijnstra Gudde heeft de bevindingen van hun onderzoek begin deze week gepresenteerd. Hetgeen zij adviseren heeft beide besturen (Scoop en ZB) ervan overtuigd dat samenwerking haalbaar en vruchtbaar kan zijn. Advies van Twijnstra Gudde is een Shared Service Center te maken. Een model dat volgens beide besturen werkbaar is. Qua tijdpad is het de bedoeling dat het samenwonen van beide organisaties met ingang van 1 mei, uiterlijk 1 juni 2012 een feit is. Om die deadline te halen is het noodzakelijk zo spoedig mogelijk knopen door te hakken en een samenwerkingsmodel te kiezen waarvoor bij beide organisaties


draagvlak is en dat past binnen het bibliotheekbestel dat op onderdelen door de branche landelijk vooralsnog strikt is vormgegeven. De heer Janse geeft aan dat vergaande samenwerking cruciaal is om daadwerkelijk financiële winst te behalen en de opbrengst op het sociale en culturele vlak te vergroten. De heer Van den Bout zegt dat het de bedoeling is om in het laatste kwartaal van 2011 samen met de heer Brandenbarg een ronde langs de Zeeuwse gemeenten te maken en hen deelgenoot te maken van het te realiseren 'bouwwerk' Scoop/Zeeuwse Bibliotheek. De heer De Reu wijst op de verantwoordelijkheid van de bestuurders om binnen hun organisatie draagvlak te creëren, medewerkers met een goed gevoel dit traject in te laten gaan en de komende tijd uitdrukkelijk zichtbaar voor hen te zijn, zodat hun vertrouwen in het proces groeit. Niet alleen de Zeeuwse Bibliotheek en Scoop worden onder de loep genomen, ook de andere gelieerde instellingen zullen dezelfde vragen voorgelegd krijgen (nut, noodzaak organisatie en lange termijn perspectief). Wellicht kunnen de Zeeuwse Bibliotheek en Scoop een gezamenlijke backoffice realiseren waarin salarisadministratie, personeelszaken, boekhouding e.d. wordt ondergebracht en kunnen de overige gelieerde instellingen hierbij op termijn aansluiten. De heer De Reu vraagt verder om een inhoudelijke lange termijn visie m.b.t. de gezamenlijke agenda van beide organisaties. Wat zijn bijvoorbeeld de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering voor de komende tien jaar? Wat wordt de functie van het kenniscentrum en wat is de verwachte opbrengst hiervan in sociale en economische zin? Hoe kan economische ontwikkeling als middel bijdragen aan leefbaarheid? En hoe verhouden de antwoorden op deze vragen zich tot een eventuele visie van de werkgevers (BZW)? De heer Brandenbarg geeft aan dat hij wellicht mogelijkheden ziet om kennis en onderzoek te koppelen aan de Economische Impuls Zeeland, uitgewerkt in thema's als energie, water, duurzaamheid. De heer Boerma is van mening dat het belangrijk is keuzes te maken in de onderwerpen waarvoor Scoop en de Zeeuwse Bibliotheek zich gezamenlijk willen inzetten. Het is zaak iets te creëren waaraan iedereen wil meewerken; iets wat een gevoel van saamhorigheid oproept. Hoe meer er versnipperd te werk gegaan wordt, hoe minder effectief het uiteindelijk zal zijn. De heer De Reu vraagt tot slot aan de beide voorzitters van de Raad van Toezicht, hoe de Raad van Toezicht de samenwerking voor elkaar denkt te krijgen. De heer Boerma is positief, het gezamenlijk overleg tussen beide Raden van Toezicht is tot nu toe positief verlopen en hij verwacht dat dit zo blijft. De heer Van Doorne vindt het ook belangrijk dat het traject in een positieve sfeer betrokken blijft worden. De omgeving dient meegenomen te worden in dit traject richting nieuwe kansen. De Raad van Toezicht heeft de taak, los van haar eigen enthousiasme, alert te blijven op stappen die genomen moeten worden in dit proces. De OR is tot nu toe positief t.a.v. het verdere verloop van de samenwerking tussen beide organisaties. De heer Brandenbarg geeft aan erop toe te zien dat er voldoende knowhow en capaciteit beschikbaar is of komt binnen zijn organisatie om dit proces te trekken.


13 juli 2011 Bron: Brief van de ZB aan GS (kenmerk: 111 06008)

Onderwerp: De ZB geeft reactie op de brief van GS van 1 juli en gaat in op de suggestie van een

fusie.

Letterlijke tekst:

Onderzoeken van één organisatie. De samenwerking op inhoudelijk gebied zoals in punt 3 en 4 is verwoord heeft hoge prioriteit. Op dit onderdeel zullen wij als één organisatie optreden. De backoffice van beide organisaties wordt geïntegreerd. Voor het overige zitten Scoop en ZB op dit moment in een proces van organische groei. Dit betekent dat einddoel en tempo niet op voorhand vastgelegd zijn. Wij zijn uiteraard bereid de samenwerking vanuit het perspectief van één organisatie te onderzoeken, maar uw verzoek verrast ons. Het gaat om qua aard en statutaire doelstellingen zeer uiteenlopende instellingen. Zo passen bijvoorbeeld de openbare bibliotheek- en de PSO-functie niet in dit model. Een mogelijke suggestie dat er sprake zou zijn van een fusie strookt niet met de besprekingen tussen beide organisaties en sluit niet aan bij de interne communicatie.

18 juli 2011 Bron: Briefvan GS aan Scoop (kenmerk: 11105721)

Onderwerp: GS keurt de intentieovereenkomst 'Verbinding ZB-Scoop' goed.

25 augustus 2011 Bron: Brief van GS aan PS (kenmerk: 111 09558)

Onderwerp: Stand van zaken bezuinigingen ZB en samenwerking Scoop - ZB.

Letterlijke tekst:

Reeds geruime tijd zijn Scoop en de Zeeuwse Bibliotheek met elkaar in overleg over verregaande samenwerking. Via gezamenlijke huisvesting en backoffice wordt toegewerkt naar inhoudelijke samenwerking die moet resulteren in één kennis- en informatiecentrum voor Zeeland. Ons college heeft in diverse bestuurlijke contacten met beide organisaties aangegeven de voorgenomen samenwerking volledig te ondersteunen. Daarbij onderscheiden wij een actieve rol versus eigen verantwoordelijkheid van zowel ons college als van betreffende organisaties. Onze rol in het proces van samenwerking is die van opdrachtgevende overheid en gericht op de meerwaarde van de beoogde samenwerking in relatie tot de bijdrage daarvan aan ons beleid. Van Scoop en de Zeeuwse Bibliotheek verwachten wij dat zij één en ander dusdanig bedrijfsmatig én inhoudelijk organiseren, zodat deze meerwaarde en verwachte bijdrage gestalte kunnen krijgen.

26 augustus 2011 Bron: Brief van GS aan ZB (kenmerk: 111 09565)

Onderwerp: GS verstrekt resultaatsubsidie inhuizing Scoop bij ZB.

Letterlijke tekst:

Prestatieafspraken U ontvangt maximaal € 480.000,- ten behoeve van de inhuizing van Scoop in het gebouw van de Zeeuwse Bibliotheek indien: 1. M.b.t. de gezamenlijke huisvesting en backoffice van uw organisaties de opbrengsten hiervan ten goede komen aan de inhoudelijke bestaande en/of nieuwe taken van uw organisaties. Daarbij


dient er op basis van gelijkwaardigheid balans te zijn in de onderlinge verrekening en/of

toerekening van kosten en opbrengsten.

2. M.b.t. de inhoudelijke samenwerking een expliciete uitwerking van aanpak, opbrengst, tempo en einddoel wordt opgesteld. Bij aanpak en opbrengst dienen hiervoor voor 2012 één of meerdere onderdelen van het traject van samenwerking als prestatieaanbod te worden uitgewerkt, zodat met uw organisaties naast de (nog) afzonderlijke prestatieafspraken voor dat jaar hierover ook gezamenlijke prestatieafspraken kunnen worden gemaakt. Bij tempo en einddoel moet worden onderzocht op welke wijze en op welke termijn de samenwerking van uw organisaties uiteindelijk kan leiden tot één organisatie met daarbinnen transparant onderscheiden functies op het gebied van informatieverstrekking, kennisdeling en onderzoek. Daarbij dient ook de samenwerking met andere Zeeuwse kennisinstellingen, zoals de Hogeschool Zeeland, de Roosevelt Academy, het Roosevelt Study Centre en het Zeeuws Archief te worden betrokken en afgestemd te worden het implementatietraject van de OAZ voor de onderdelen 'Versterking toegepast onderzoek ten behoeve van Hoger Onderwijs' en 'Kennis- en informatieplatform voor onderwijsdoeleinden'. 27 september 2011 Bron: Antwoord op artikel 44 vragen (kenmerk: 2011 nummer 080)

Onderwerp: Antwoord op artikel 44 vragen van de VVD inzake fusie Scoop en ZB naar aanleiding van

een bericht in de PZC.

Letterlijke tekst:

Het bericht in de PZC berust op (openbare) informatie uit het verslag van het Bestuurlijk Overleg met de Zeeuwse Bibliotheek van 29 juni 2011 en vraagt om nuancering. In het verslag wordt gerapporteerd over onze verwachtingen met betrekking tot de samenwerking Scoop-ZB. Via gezamenlijke huisvesting en backoffice werken beide partijen momenteel toe naar vergaande inhoudelijke samenwerking die moet resulteren in één kennis- en informatiecentrum voor Zeeland. Vanuit ons perspectief moet in dit kader worden onderzocht of het meerwaarde heeft om op termijn, via een natuurlijk proces, tot één organisatie te komen. De kop boven het artikel in de PZC en artikelinhoud komen niet volledig overeen. De titel suggereert stellig dat er sprake is van een definitief standpunt of besluit over een fusie tussen ZB en Scoop. Dit is niet het geval. Bij meerdere gelegenheden is aan PS het voornemen van vergaande samenwerking tussen ZB en Scoop vermeld en onderschreven. Zoals vermeld bij vraag 6 is er (nog) geen sprake van een voornemen tot fuseren van beide instellingen. Vanuit het oogpunt van doelmatigheid en kostenbeheersing en vanuit de reeds ingezette samenwerking tussen ZB en Scoop willen wij de meerwaarde onderzoeken van een mogelijke fusie. Dit sluit volledig aan bij de uitgangspunten in ons collegeprogramma. Alleen en pas op basis van een dergelijk onderzoek kunnen GS en PS een voornemen of een standpunt formuleren. 29 november 2011 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met Scoop

Onderwerp: Er is een concept samenwerkingsovereenkomst opgesteld tussen ZB en Scoop.

Aanwezig: G.R.J. van Heukelom, L. Coppoolse, 0 van den Bout, 0. Janse, B. Allewijn, L. v.d. Berge,

M. Schra (verslag)

Feitenoverzicht fusie Zeeuwse Bibliotheek en Scoop •

Letterlijke tekst: De gesprekken/onderhandelingen tussen de ZB en Scoop hebben inmiddels geresulteerd in een concept samenwerkingsovereenkomst. Deze zal voorgelegd worden aan de OR van Scoop en zal na instemming worden toegestuurd aan Gedeputeerde Staten. De heer Van den Bout verzoekt het document bij voorkeur op 13 december a.s., maar uiterlijk voor het kerstreces te agenderen voor GS. Na instemming van het college kan dan begin januari 2012 direct met een aantal belangrijke zaken gestart worden. Dit betreft de verbouwing van de ZB, waarin Scoop gehuisvest zal worden en het inrichten van het bedrijfsbureau. 6 december 2011 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met ZB en gemeente Middelburg

Onderwerp: De samenwerkingsovereenkomst is ook door de OR van de ZB ondertekend.

Aanwezig: Provincie Zeeland: dhr. B. de Reu (gedeputeerde en voorzitter) en dhr. J.L. Verduijn

(beleidsmedewerker en verslag)

Gemeente Middelburg: dhr. E. de Graaf(wethouder), dhr. W. Caljouw (beleidsmedewerker) en dhr. J.

Gillissen (financieel medewerker)

Zeeuwse Bibliotheek: mevr. M. Jongejan (plv. directeur), mevr. M. Wisse (lid RvT), dhr. T.

Brandenbarg (directeur) en dhr. R. Seits (hoofd fin. en personeel)

Letterlijke tekst:

Dhr. Brandenbarg geeft aan dat de samenwerkingsovereenkomst Scoop-ZB nu ook door de OR-ZB is

ondertekend. Voor Kerst wordt de overeenkomst aan GS aangeboden.

Verder zal de voorgenomen verbouwing ZB i.v.m. inhuizing Scoop volgens planning in januari a.s.

beginnen. De opzet van het gezamenlijk bedrijfsbureau Scoop-ZB en de daarmee samenhangende

integratie van de backoffices zal naar verwachting medio juni 2012 zijn afgerond.


2012 2 januari 2012 Bron: Briefvan GS aan Scoop (11449289) Onderwerp: Mededeling dat het college de samenwerkingsovereenkomst tussen ZB en Scoop op 20 december 2011 heeft goedgekeurd. 1 maart 2012 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met Scoop en ZB Onderwerp: Provincie geeft aan waarde te hechten aan de samenwerking tussen Scoop en ZB en dat de instellingen aan zet zijn. Aanwezig: Lous Coppoolse, Peter Boerma, Ben de Reu, Bregina Allewijn Letterlijke tekst: Lous en Peter lichten proces bij ZB en Scoop toe. De irritatie van Scoop richting MT van ZB is besproken. Scoop ervoer tegenstand en had het gevoel dat het bedrijfsbureau werd geblokkeerd. Dit is inmiddels opgelost. Er is nu echt vertrouwen om te gaan investeren. Dick J. heeft nu opdracht om het uit te gaan werken en zal het moeten waarmaken. De financieel adviseur van ZB adviseert onder de verantwoordelijkheid van het bedrijfsbureau aan RvT en niet aan MT. MT ZB heeft zich loyaal verklaard aan de veranderingen. De neuzen staan nu dezelfde kant op. Proces moet stap voor stap doorlopen worden. Ben geeft toelichting op kerntakendiscussie en de positie van Scoop en ZB. Positie Scoop lijkt zwakker, maar ook bieb staat niet zo sterk als het lijkt, de wet gaat veranderen, wetenschappelijke bibliotheek is niet heilig. Provincie hecht waarde aan de samenwerking, er is niet voor niks in geïnvesteerd. In het kader van bezuinigingen andere (culturele en gesubsidieerde) organisaties is een professioneel servicebureau van belang.

Ben geeft aan dat Dick B. en Ton het nu moeten gaan doen en zich niet tot de provincie moeten wenden. De provincie wil zich in deze niet opstellen als een adviesbureau. De verandering bij Scoop naar een meer marktgerichte organisatie wordt besproken. Het is een hele verandering. Het vraagt voor deel andere mensen en andere onderzoeken. Scoop zou zich meer kunnen richten op economische onderwerpen.

6 juli 2012 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met Scoop en notitie Zeeuwse Bibliotheek en Scoop: op weg naar één organisatie van juni 2012 Onderwerp: Mededeling van het voornemen van ZB en Scoop om op korte termijn te komen tot één organisatie. Aanwezig: B. de Reu, L Coppoolse, 0. van den Bout, 0. Janse, B. Allewijn, J.L. Verduijn, M. Schra en voor agendapunt 4. P. Boerma, T. Brandenbarg en R. Seits. Letterlijke tekst uit het verslag: De heer Van den Bout zegt dat de notitie die de Zeeuwse Bibliotheek en Scoop hebben opgesteld het vertrekpunt is richting toekomst. De komende periode dient een overzicht van taken te worden opgesteld, passend bij de kerntaken van de provincie zoals die in de notitie van de Staten zijn verwoord en die volgens een minimale of maximale variant uitgevoerd kunnen worden. Er wordt door samenwerking onder andere bezuinigd op bedrijfsvoeringkosten, maar de grootste kostenpost zijn de personele lasten. De voorgenomen bezuiniging van de provincie heeft als consequentie voor Scoop


dat men terug moet in formatie met ongeveer 15 fte (van de 48 fte totaal). De heer Seits vult aan dat het bij de Zeeuwse Bibliotheek gaat om een teruggang met ongeveer 50 fte op een totale formatie van 120 fte. De heer Van den Bout geeft verder aan dat vanaf 1 september a.s. het kennisplatform kennis.zld van start gaat en het perspectief voor beide instellingen daarom helder dient te zijn: waar gaan beide organisaties (gezamenlijk) aan werken en hoe worden beide instellingen op termijn één organisatie. Vanwege onrust bij het personeel en onduidelijkheid in taken richting toekomst, moeten er dit najaar keuzes worden gemaakt. Beide instellingen vragen hierbij hulp van de provincie. Letterlijke tekst uit de notitie:

De in mei aangekondigde extra bezuiniging/ombuiging zet de samenwerking onder druk. Het hart van beide instellingen is met een bezuiniging die in een kort tijdsbestek de 50% overschrijdt, onder druk komen te staan. Voor de bestuurders en de beide Raden van Toezicht is dit reden geweest niet af te wachten, maar nu het besluit te nemen voornemens te zijn op korte termijn te komen tot één organisatie. SCOOP en de ZB zullen het traject wat komt met zorg doorlopen. We kiezen voor tempo, we vermijden ongelukken. De streefdatum is 1-1-2014. 25 september 2012 Bron: Verslag overleg over kerntakendiscussie met Scoop Onderwerp: fusie wordt in relatie gebracht met verwachte financiële ruimte Aanwezig: G.R.J. van Heukelom, B. de Reu, 0. van den Bout, 0. Janse, L. Coppoolse, J. Suurmond, B. Allewijn, S. de Visser, L. v.d. Berge (verslag) Letterlijke tekst:

Een belangrijke ontwikkeling die bijvoorbeeld tijd en energie vraagt is de beoogde en gewenste fusie met de ZB. Een fusie per 1 januari 2014- of zo veel eerder als mogelijk - is om verschillende redenen gewenst en gaat naar verwachting op termijn financiële ruimte opleveren.

4 oktober 2012 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met ZB

Onderwerp: Oe ZB geeft aan dat het personeel op de hoogte is van de fusieplannen en er nog geen

fusieplan is opgesteld.

Aanwezig: namens Zeeuwse Bibliotheek: Herma Hofmeijer (interim directeur), Marlies Jongejan (wnd.

directeur), Peter Boerma (vz RvT), Dick Janse (hfd. Bedrijfsbureau) en René Seits (personeelszaken).

Aanwezig namens Provincie: Ben de Reu (gedeputeerde), Bregina Alle wijn, Sirnon de Visser en Jan Leenderf Verduijn (ambtenaren).

Letterlijke tekst:

Voorts is zekerheid voor het personeel van beide instellingen van groot belang bij de voorgenomen fusie. Dhr. Boerma vult aan dat op 6 juli is afgesproken om eerst afzonderlijk af te slanken en daarna pas te fuseren. Dhr. De Reu vraagt of het personeel van Scoop en ZB op de hoogte is van de fusieplannen en of hierover al iets is vastgelegd. Mevr. Hofmeijer geeft aan dat personeel op de hoogte is van de voorgenomen fusie, maar er nog geen concreet reorganisatie- noch fusieplan is opgesteld. Dergelijke plannen zijn immers deels afhankelijk van de te verwachten financiële situatie.


28 november 2012 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met Scoop Onderwerp: vertrouwen in de fusie wordt uitgesproken Aanwezig: G.R.J. van Heukelom, L. Coppoolse, D. van den Bout, D. Janse, B. Allewijn, L. v.d. Berge (verslag) Letterlijke tekst: Ook is er vertrouwen in de ontwikkeling van de fusie tussen SCOOP en ZB. Eerst leek dit onmogelijk, nu ligt er zelfs een datum. De goede samenwerking met de interim directeur van de ZB biedt een goed perspectief om samen verder te bouwen. 12 december 2012 Bron: Verslag bestuurlijk overleg met ZB

Onderwerp: reorganisatie en frictiekosten komen aan de orde, de fusie niet.

21 december 2012 Bron: Statenvoorstel invulling ombuigingstaakstelling gesubsidieerde instellingen op basis van

kerntaken (FEZ-078 I 120261 09)

Onderwerp: GS staat positief tegenover voorgenomen fusie en kiezen daarom voor een gezamenlijke

taakstelling voor beide organisaties.

Letterlijke tekst (verslag):

In een nader gezamenlijk overleg met de directies van de Zeeuwse Bibliotheek en Scoop is door beide partijen nadrukkelijk aangegeven dat een vergoeding met betrekking tot de frictiekosten voorwaarde is om het fusieproces ingang te zetten. Ook de Raden van Toezicht van beide organisaties hebben dit voorbehoud aangegeven. Wij juichen de voorgenomen fusie toe en hebben in dit kader gekozen voor een gezamenlijke taakstelling voor beide organisaties. Wel vinden wij dat de invulling van de taakstelling nauw gekoppeld moet worden aan de prestatie-indicatoren van de gefuseerde instelling. Letterlijke tekst (Statenvoorste!): Tevens begrijpen wij dat een dergelijke operatie ingrijpend is en tijd zal kosten. Wel vinden we dat gelet op de voorgenomen fusie [van ZB] met Scoop geen onderscheid moet worden gemaakt tussen de WSF en het Kennis- en Informatiecentrum, maar tot één functie moeten worden omgevormd met daarbinnen onderscheiden taken. Nadrukkelijk aandachtspunt daarbij is het meer genereren van inkomsten vanuit deze nieuwe functie dan voorheen het geval was bij de WB functie. Verder leidt de fusie tot een besparing op directiefuncties, incl. bijbehorende overhead en ondersteuning. Wij schatten de effecten van inschuiven van WSF en Kennis- en Informatiecentrum, meer kostendekkende dienstverlening en de vermindering van de directiefuncties totaal in op ongeveer € 0,3 miljoen besparing (zie: Statenvoorstel invulling ombuigingstaakstellig; pp. 11 ).


2013 17 mei 2013 Bron: Brief GS aan Zeeuwse Bibliotheek respectievelijk Scoop (kenmerk: 13010742113010754) Onderwerp: Gevolgen besluitvorming Provinciale Staten 21 december 2012. De gezamenlijke korling voor de Zeeuwse Bibliotheek en Scoop valt lager uit. Letterlijke tekst:

Dit betekent voor uw reorganisatie dat wij voornemens zijn de aan u en Scoop [respectievelijk]

Zeeuwse Bibliotheek tot dusver verstrekte subsidie gezamenlijk in 2014 te verlagen met €

1.000.000,00, in 2015 met € 1.500.000,00 en vanaf 2016 structureel met € 2.000.000,00. Deze

gezamenlijke taakstelling is met het oog op de voorgenomen fusie van uw organisaties per 1 januari

2014. Gelet op het voorgaande verwachten wij van uw organisaties daarom vanaf 2014 een

gemeenschappelijke begroting.

20juni2013 Bron: Briefvan Provincie aan Raden van Bestuur Zeeuwse Bibliotheek-Scoop (13014484/DG) Onderwerp: Bestuurswisselingen bij de Zeeuwse Bibliotheek Letterlijke tekst: Op 20 juni 2013 vond een gesprek plaats tussen ons collegelid de heer De Reu en de voorzitter van de Raad van Toezicht van de Zeeuwse Bibliotheek, de heer G. Egas Repáraz. Tijdens dit gesprek zijn enkele vragen gesteld in relatie tot het fusieproces Zeeuwse Bibliotheek-SCOOP. Daarbij heeft de heer De Reu zijn zorgen uitgesproken over de voortgang van het proces en de bestuurswisselingen bij de Zeeuwse Bibliotheek.

4 juli 2013 Bron: Brief Zeeuwse Bibliotheek en Scoop aan GS (kenmerk: 13014309)

Onderwerp: Ontwikkeling naar één organisatie. Er wordt gewerkt aan een fusie maar 1 januari 2014 is

misschien niet haalbaar.

Letterlijke tekst:

U verwacht van Zeeuwse Bibliotheek/Scoop een gemeenschappelijke begroting vanaf 2014. Uw brieven van 14 mei 2013 zijn ook besproken in de gezamenlijke vergadering van de Raden van Toezicht op 5 juni jl. van beide instellingen. Vastgesteld is dat het fusieproces zorgvuldig doorlopen dient te worden en dat de kwaliteit van het resultaat voorop staat. De afgelopen maanden is er veel voorwerk verricht en tegelijkertijd is geconstateerd dat de voortgang door verschillende oorzaken niet zo groot is als wellicht verwacht. Het gezamenlijke proces van ontwerp en (her-)inrichting van de gefuseerde organisatie evenals het volledige juridische proces van samenvoeging van twee stichtingen met specifieke aandacht voor de relatie met u als provincie, de arbeidsrechtelijke, de financiële en personele aspecten, vragen de komende maanden alle aandacht. Meerdere malen is met u gesproken over een later moment van fuseren dan 1 januari 2014. U heeft aangegeven daartegen, mits de fusie plaatsvindt binnen het eerste halfjaar 2014, geen bezwaar te hebben. De consequentie daarvan is echter wel dat een gezamenlijke begroting 2014 dan ook niet kan worden opgesteld.


5 juli 2013 Bron: Brief ZB aan GS over aangepaste statuten en wisseling interim directeur (kenmerk 13014566) Onderwerp: Statuten en nieuwe directeur ZB Letterlijke tekst: Tevens wil ik u laten weten dat mevrouw Herma Hofmeijer haar taak als interim directeur per 19 juli aanstaande beëindigt. [ ... ]Op 22 juli 2013 treedt de heer drs. G.A. (Guus) Egas Repáraz aan als interim directeur/bestuurder van de Zeeuwse Bibliotheek. Met de komst van de heer Egas Repáraz start de volgende fase, waarin de reorganisatie wordt afgerond en de fusie van de Zeeuwse Bibliotheek met SCOOP tot één organisatie wordt voorbereid en vervolgens daadwerkelijk tot stand moet worden gebracht.

16 juli 2013 Bron: Brief van Provincie aan Raden van Bestuur Zeeuwse Bibliotheek-Scoop (13014484/0G) Onderwerp: Voortgang fusieproces en sociaalplan Letterlijke tekst: Fusie datum ZB-Scoop en gemeenschappelijke begroting 2014 Wij dringen aan op (meer) tempo in het fusieproces en gaan daarbij onverkort uit van een fusie per 1 januari 2014. Vanzelfsprekend kan het opstellen van een gezamenlijke begroting niet geheellos worden gezien van de datum van de fusie. Verder is conform onze subsidievoorwaarden uw begroting 2014 voorwaarde voor subsidiering in dit jaar.

Profielschets bestuurder fusieorganisatie De vraag of wij, zoals thans op basis van de statuten het geval bij Scoop, een rol moeten spelen bij de benoeming van een directeur-bestuurder laten wij vooralsnog onbeantwoord, omdat het opstellen van nieuwe statuten onderdeel uitmaakt van het fusieproces.[ .... ] Wij wijzen er evenwel op dat een eventuele keuze voor een externe kandidaat onmiddellijk leidt tot een aanzienlijke stijging van de frictiekosten als van het onvermijdelijke vertrek van de huidige Raad van Bestuur van Scoop. Zoals door de Reu al opgemerkt in het gesprek met de heer Egas Repáraz, zijn wij niet bereid om die kosten ook daadwerkelijk tot de frictiekosten te rekenen. Bij onze afweging over de hoogte van de provinciale bijdrage in de frictiekosten zullen wij voornoemde extra kosten dan ook buiten beschouwing laten.

15 augustus 2013 Bron: Briefvan Raden van Bestuur ZB/Scoop aan GS (kenmerk: 13016795) Onderwerp: Reactie op brief (13014484/DG) van GS aan de Raden van Bestuur Letterlijke tekst: Wij hebben kennis genomen van uw zorgen aangaande de fusie tussen de Zeeuwse Bibliotheek en SCOOP. Het is juist dat de werkzaamheden aangaande de fusie serieuze vertraging ondervinden. Momenteel zijn wij druk bezig om de ontstane problemen weg te nemen en een hernieuwde basis op bestuurlijk niveau te vinden teneinde de fusie te realiseren.

Fusiedatum Wij gaan er nu van uit, dat 1 januari 2014 wordt aangehouden als vertrekpunt voor het tot stand brengen van de fusie tussen de Zeeuwse Bibliotheek en SCOOP. Als afgeronde realisatiedatum


wordt gerekend met 1 juli 2014, of zoveel eerder als mogelijk is.

Bestuurder fusieorganisatie De verantwoordelijkheid voor de bestuurder van de fusieorganisatie ligt bij de Raden van Toezicht. Beide voorzitters zullen ter zake met u in overleg treden. [Deze brief is inhoudelijk beantwoord in het bestuurlijk overleg van 22181'13} 22 augustus 2013 Bron: Verslag bestuurlijk overleg ZB Scoop en Provincie Zeeland

Onderwerp: Voortgang van de fusie tussen ZB en Scoop.

Aanleiding voor het overleg is de voortgang van het fusieproces. Gedeputeerde De Reu licht toe wat

GS in de afgelopen periode over dit proces hebben besproken.

Aanwezig: de heren B. de Reu, G. van Heukelom, mevrouw A. de Bruijn, de heren G. Egas Repáraz,

J. Huisman, L. Coppoolse, D. van den Bout, D. Janse, R. Wasterhout en L. van den Berge (verslag). Letterlijke tekst: Rol Provincie in fusieproces Op basis van de statuten is de verhouding tussen Provincie-ZB en Provincie-SCOOP zeer verschillend. In de praktijk is er in het geval van de ZB sprake van afstand. Wel kan de Provincie als financier via het subsidie-instrument sturen op gewenste prestaties en het afrekenen daarvan. In het geval van SCOOP bestaat er een nauwe vervlechting. Het algemeen uitgangspunt vanGSis dat in de nieuwe fusieorganisatie het college niet op afstand wil staan zoals nu het geval is bij de ZB.

Fusiedatum en gezamenlijke begroting Uitgangspunt is dat het proces vandaag begint met 1 januari als vertrekpunt voor het tot stand brengen van de fusie tussen de ZB en SCOOP. Los van de feitelijke statutaire verhoudingen wil het college gedurende het proces frequent en gedetailleerd door ZB/SCOOP gezamenlijk geïnformeerd worden over de voortgang en de begroting 2014. [ ... ] De heer Cappoolse vraagt om noodzakelijke input van de Provincie voor de statutaire afspraken. Dit is vanzelfsprekend mogelijk. Naar aanleiding van reacties van de deelnemers benadrukt de heer De Reu nogmaals dat GS af willen van de huidige sterk uiteenlopende modellen: afstand- vervlechting. Zoek naar een gulden middenweg die past bij een hedendaagse verhouding met de Provincie als financier. De heer Janse pleit er voor dit punt vooral als eerste op te pakken. Dit is een belangrijke basis voor uitwerking van verdere stappen. De heer De Reu adviseert gebruik te maken van voorbeelden als SCEZ en SportZeeland en hieruit waardevolle elementen mee te nemen. Ook 'bibliotheekwerk' is een element. De heer Egas Repáraz is het hier mee eens en wil graag voorbeelden ontvangen.

Profielschets nieuwe bestuurders In de gezamenlijke reactie van ZB/SCOOP op de brief van GS van 9 juli schrijven de bestuurders dat de verantwoordelijkheid voor de bestuurder van de fusieorganisatie bij de Raden van Toezicht ligt. Beide voorzitters zullen hierover met GS in overleg treden. De heer De Reu zegt dat GS dit proces aan de RvT's over laat. Hij begrijpt dat het 'gevoel van overname' ook in dit traject een rol speelt. De boodschap van GS is wel dat ZB/SCOOP als gevolg van een besluit niet met een daaruit voortkomende rekening bij GS moeten komen.


22 oktober 2013 Bron: Telefonische reactie van Gedeputeerde De Reu in uitzending Omroep Zeeland Onderwerp: Naar aanleiding van het aftreden van de heer Egas Repáraz wordt De Reu bevraagd door Omroep Zeeland. Samenvatting: De Gedeputeerde geeft aan dat de Provincie 's middags een gesprek heeft met de RvT over de bestuurswisseling bij de Zeeuwse Bibliotheek. Door de spreker van Omroep Zeeland wordt hem voorgehouden dat er onrust is bij de medewerkers van de ZB. Hij gaat hier verder niet op in. De bewuste reactie is 21 oktober opgenomen en 22 oktober uitgezonden. De gedeputeerde verkeerde op 21 oktober in de veronderstelling dat hij diezelfde middag bestuurlijk overleg met Scoop- ZB had. Dit betrof echter een intern overleg over Scoop-ZB.

23 oktober 2013 Bron: Brief GS aan de Raden van Bestuur Zeeuwse Bibliotheek en Scoop (13023386dg) Onderwerp: Ondersteuning fusievoornemen Letterlijke tekst: Verder willen wij via deze brief nogmaals uw fusievoornemen ondersteunen, omdat met de samenwerking en fusie tussen uw organisaties wordt beoogd een krachtig en innovatief kennis- en informatiecentrum voor Zeeland te realiseren, hetgeen past binnen de nieuwe taken van de provincie.

5 november 2013 Bron: Artikel 44 vragen VVD over fusie Scoop -Zeeuwse Bibliotheek (ingekomen 22 oktober 2013). Onderwerp: De VVD wil weten welke rol de Provincie bij de fusie van de Zeeuwse Bibliotheek en Scoop speelt. Samenvatting: Het college geeft aan dat de fusie op eigen initiatief van de instellingen tot stand is gekomen. Door de positie van de Provincie kan niet direct worden geïntervenieerd bij Scoop of RvT. Letterlijke tekst:

Is de fusie tussen SCOOP en de Zeeuwse Bibliotheek op welke manier dan ook afgedwongen!

opgelegd door Gedeputeerde Staten?

Nee, het betreft hier een besluit van de beide Raden van Toezicht d.d. 11 oktober 2012. Op grond van dit besluit hebben wij het voorstel tot taakstellende bezuiniging op beide organisaties van totaal € 3,2 miljoen teruggebracht naar een gezamenlijke taakstelling van € 2 miljoen. PS hebben dit voorstel op 21 december 2012 geaccordeerd.

Wat is volgens uw College de achterliggende reden van deze onrust? Wij hebben begrepen dat bij een aantal personeelsleden van de ZB sprake is van een ander beeld van het fusietraject dan dat door zowel de RvT van de ZB als de RvT van Scoop voor ogen staat. Was uw College op de hoogte van deze onrust? Nee


5 november 2013 Bron: Artike/44 vragen van het statenlid A/ex Hijgenaar (D66; ingekomen 21 oktober 2013) Onderwerp: Statutaire bevoegdheid Provincie bij benoeming directie Zeeuwse Bibliotheek Letterlijke tekst: Heeft u kennis genomen van de situatie bij de Zeeuwse Bibliotheek? Ja. Deelt u met onze fractie de mening dat de huidige gebeurtenissen onwenselijk zijn? Het is statutair de bevoegdheid van de RvT van de Zeeuwse Bibliotheek om te beslissen over het functioneren van de (interim) directeur-bestuurder. Welke bevoegdheden heeft uw College ten aanzien van de RvT en directie van de Zeeuwse Bibliotheek? Zowel ten aanzien van de RvT als ten aanzien van de directeur-bestuurder hebben wij geen bevoegdheden gelet op de statuten van de stichting Zeeuwse Bibliotheek. Kunt u en gaat u ingrijpen? Nee, het betreft hier een interne aangelegenheid, waarbij wij zoals onder punt 3 aangegeven geen statutaire bevoegdheden hebben. Conform deze statuten is onze betrokkenheid met de ZB vanaf 2008, bij de overgang van Gemeenschappelijke Regeling naar stichting Zeeuwse Bibliotheek, op afstand gezet. 8 november 2013 Bron: Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Bestuur, Financiën en Welzijn op 8 november 2013 van 9.30- 13.05 uur Onderwerp: beantwoording van vragen naar aanleiding van ontslag directeur Zeeuwse Bibliotheek en vragen over statenvoorstel najaarsnota Letterlijke tekst: De heer De Reu (GS) ... Deze morgen zijn gedeputeerde Van Heukelom en spreker geïnformeerd door de Raden van Toezicht van ZB en Scoop, in aanwezigheid van de nieuwe interim-bestuurder. Er was en is geen bestuurscrisis, maar de suggestie is alleen gewekt door een brief van een drietal medewerkers. De Ondernemingsraad heeft het vertrouwen in de Raad van Toezicht niet opgezegd. In augustus is geconstateerd dat er enige commotie is ontstaan doordat de voormalige interim bestuurder van de ZB een andere visie had dan de leden van de Raad van Toezicht. Dat heeft geleid tot zijn vertrek. Met de nieuwe interim-bestuurder zijn de organisaties inmiddels zover dat zij op 1 januari 2014 een geïnstitutionaliseerde fusie met gezamenlijke statuten en begroting aangaan. Er wordt gewerkt aan een gezamenlijke cultuur, maar eerst moet de schade van de roerige laatste maanden worden hersteld. Er zijn nog aardig wat zorgen. De heer Van Beveren (GS) vervolgt ... Het geraamde bedrag van € 1 mln. in de Najaarsnota voor terugdraaien van de taakstelling van SCOOP-ZB kan weer vervallen nu de fusie per 1 januari door kan gaan.... De bezuiniging op SCOOP-ZB wilde het college terugdraaien wanneer de taakstelling niet gehaald kon worden wanneer de fusie niet tijdig haar beslag zou krijgen. Dat is nu achterhaald door de mededeling van de Raden van Toezicht van hedenmorgen. De heer Van Beveren (GS) stelt voor alleen de begratingswijziging op dit punt aan te passen. De heer De Reu (GS) vult op vraag van de heer Babijn (CDA) aan dat de Raden van Toezicht alleen onder toezegging over de frictiekosten een fusie wilde. Daarop is gezegd daar serieus naar te kijken.


15 november 2013 Bron: Notulen interpellatiedebat Provinciale Staten (Bericht Omroep Zeeland) Onderwerp: Gedeputeerde De Reu wordt door de fractie van de SP geïnterpelleerd over de rol van de Provincie bij de fusie tussen Scoop en de Zeeuwse Bibliotheek 15 november 2013 Bron: Statenvoorstel najaarsnota 2013 (kenmerk: STR 116)

Onderwerp: Aankondiging van wens om op korte termijn besluitvorming over dit dossier af te ronden

Letterlijke tekst:

Met de samenwerking en fusie tussen Scoop en ZB werd beoogd een krachtig en innovatief kennis-en informatiecentrum te realiseren. Dat vormde ook de aanleiding voor de matiging van het aanvankelijke bezuinigingsbedrag van 3,2 naar 2 mln euro. Onze inzet blijft ook de komende tijd erop gericht die plannen doorgang te laten vinden. We willen dan ook op korte termijn de besluitvorming over dit dossier afronden en zo weinig mogelijk vertraging in de samenwerkingsplannen laten ontstaan.

26 november 2013 Bron: Voortgangsbericht aan GS en PS van Scoop en ZB Onderwerp: Voortgang van de fusie Zeeuwse Bibliotheek en SCOOP Letterlijke tekst: De afgelopen weken zijn wij in opdracht van beide Raden van Toezicht samen dagelijks druk doende de beoogde fusie tussen de Zeeuwse Bibliotheek en SCOOP tijdig te realiseren. We willen dat de basis voor de nieuwe organisatie er omstreeks de komende jaarwisseling staat. Inzet Onze inzet is en blijft het realiseren van een nieuwe organisatie met daarbinnen een bibliotheek die gereed is voor de uitdagingen van morgen en overmorgen én met een in Zeeland breed gedragen wetenschappelijke functie. Een organisatie met een sterke en brede onderzoeksfunctie, verenigd in het Planbureau Zeeland. Een meerwaarde vormt de kennis- en informatiefunctie, met een dagelijks hoog publieksbereik. Acties Op dit moment zijn wij bezig om de statuten van de nieuwe organisatie op te stellen. Beide Raden van Toezicht zijn hier ook bij betrokken. Er wordt gewerkt aan het inhoudelijke missie/toekomstdeel, de toekomstige organisatie en de nieuw te vormen Raad van Toezicht. Ook is het initiatief genomen de samenwerking en het vertrouwen op de werkvloer te herstellen. Er is goed overleg met beiden ondernemingsraden.

Overzicht wisselin directeuren Zeeuwse Bibliotheek 1 maart 2012 ~ (BO) aankondiging vertrek Ton Brandenbarg (directeur ZB), gaat met pensioen 20 juni 2012 ~Datum waarop men aanvankelijk voornemens is vacature directeur ZB in te vullen 9 juli 2012 ~ besluit vacature niet te vervullen meegedeeld in BO 1 augustus 2012 ~ Brandenbarg met pensioen 1 september 2012 ~ Herma Hofmeijer wordt interim directeur ZB (in principe voor 6 maanden) 19 juli 2013 ~ Hofmeijer beëindigt periode als interim directeur 22 juli 2013 ~ Guus Egas Repáraz interim directeur 12 oktober 2013 ~ Egas Repáraz door RvT naar huis gestuurd


30 oktober 2013 -7 Sjoerd Vellenga nieuwe interim directeur (in principe voor 5 maanden)

Betreft vergadering Commissie BFW 17 januari Margreeth Trimpe

Recommend Documents