1
Bestek: Open offerteaanvraag voor het ter beschikking stellen, de installatie, het onderhoud en de support van een waarderingssoftware van financiële producten voor de FOD Financiën
Publicatie op Europees niveau Bestek S&L/AO/447/2015
Errata: pagina’s 22 en 46
2 INHOUDSTAFEL A. ALGEMENE AFWIJKINGEN....................................................................................................... 4 B. Algemene bepalingen ................................................................................................................. 4 1.
VOORWERP VAN DE OPDRACHT ................................................................................................................ 4
Beschrijving .............................................................................................................................................. 4 2. DUUR VAN DE OVEREENKOMST. .................................................................................................................... 5 3. AANBESTEDENDE OVERHEID – BIJKOMENDE INFORMATIE. ....................................................................... 5 4. VERTROUWELIJKHEIDSVERKLARING ............................................................................................................. 5 5. DOCUMENTEN DIE OP DE OPDRACHT VAN TOEPASSING ZIJN .................................................................. 5
5.1. Wetgeving ......................................................................................................................................... 5 5.2. Opdrachtdocumenten ........................................................................................................................ 6 6. ONVERENIGBAARHEDEN - BELANGENVERMENGING. ................................................................................. 6 6.1. ONVERENIGBAARHEDEN............................................................................................................................... 6 6.2. BELANGENVERMENGING .............................................................................................................................. 6 7. INFORMATIESESSIE. ......................................................................................................................................... 7
C. GUNNING................................................................................................................................... 9 1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES .......................................................... 9
1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes .................................................................................... 9 1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen ............................................................................. 9 1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend ................................................. 10 1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte ........................................................... 11 1.2. Opening van de offertes .................................................................................................................. 12 2. OFFERTES ........................................................................................................................................................ 12
2.1. In de offerte te vermelden gegevens............................................................................................... 12 2.2. Geldigheidsduur van de offerte ....................................................................................................... 14 3. PRIJS ................................................................................................................................................................. 14 4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA ........................................................................................................................................... 15
4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ...................................................................................... 15 4.1.1. Toegangsrecht ............................................................................................................................ 15 4.1.2. Kwalitatieve selectie ................................................................................................................... 18 4.2. Regelmatigheid van de offertes .................................................................................................. 20 4.3. Gunningscriteria .............................................................................................................................. 20 4.3.1. Lijst van gunningscriteria .............................................................................................................. 20 4.3.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte ........................................................................ 20
D. UITVOERING ........................................................................................................................... 24 1. LEIDEND AMBTENAAR. ................................................................................................................................... 24 2. BORGTOCHT .................................................................................................................................................... 24 2.1. VESTIGING VAN DE BORGTOCHT ............................................................................................................... 24 2.2. VRIJGAVE VAN DE BORGTOCHT ................................................................................................................ 25 3. PRIJSHERZIENING. .......................................................................................................................................... 26 4. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER ..................................................................................... 26 5. OPLEVERING VAN DE DIENSTEN................................................................................................................... 27 5.1. OPLEVERING VAN DE INSTALLATIE VAN DE SOFTWARE ........................................................................ 27 5.2. OPLEVERING VAN DE BASISOPLEIDING EN VAN DE DIENSTEN IN HET KADER VAN DE BIJSTAND .............................................................................................................................................................. 27 5.3. EVALUATIE VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN. ....................................................................................... 27 5.4.DEFINITIEVE OPLEVERING ........................................................................................................................... 27 6. UITVOERINGSMODALITEITEN. ....................................................................................................................... 27
6.1. Uitvoeringsvoorwaarde ................................................................................................................... 27 6.2. CLAUSULE VAN TECHNOLOGISCHE EVOLUTIE ........................................................................................ 28 6.3. UITVOERINGSTERMIJN ................................................................................................................................ 28 6.4. PLAATS VAN DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT EN BIJZONDERHEDEN .......................................... 28 6.5. ONDERAANNEMERS ..................................................................................................................................... 28 6.6. MIDDELEN DIE TER BESCHIKKING WORDEN GESTELD DOOR DE FOD FINANCIËN ............................ 29 6.7. VERTROUWELIJKHEID EN BIJZONDERE VERBINTENISSEN IN VERBAND MET DE ONTVANGEN INFORMATIE.................................................................................................................................. 30
3 7. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN. .......................................................................................... 32 8. GESCHILLEN..................................................................................................................................................... 33 9. BOETES EN STRAFFEN ................................................................................................................................... 33
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ........................................................................................... 35 F. BIJLAGEN ................................................................................................................................ 41 BIJLAGE 1 : OFFERTEFORMULIER.................................................................................................................... 42 BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS........................................................................................................................... 44 BIJLAGE 3 : IN TE VULLEN SLA ......................................................................................................................... 46 BIJLAGE 4 : REFERENTIEFICHE ........................................................................................................................ 47
4
FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL
BESTEK Open offerteaanvraag voor het ter beschikking stellen, de installatie, het onderhoud en de support van een waarderingssoftware van financiële producten voor de FOD Financiën. (S&L/AO/447/2015)
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN
BELANGRIJK
Overeenkomstig artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel: -
25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht; 33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 met betrekking tot de vrijgave van de borgtocht; 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen.
B. ALGEMENE BEPALINGEN 1.
Voorwerp van de opdracht
Beschrijving Het betreft een opdracht met betrekking tot het ter beschikking stellen, het installeren, het onderhouden en het ondersteunen van een software die de financiële waarde kan bepalen van ingewikkelde financiële producten van rentevoeten en inflatie. De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag met Europese bekendmaking. Het gaat om een gemengde opdracht (KB van 15 juli 2011, artikel 2,7°). Hetzij tegen globale prijs (KB van 15 juli 2011, artikel 2, 4°) voor de terbeschikkingstelling, de installatie en de jaarlijkse licenties voor 4 gebruikers hierbij inbegrepen de basisopleiding van de 4 gebruikers evenals voor het correctief en adaptief onderhoud en tegen prijslijst (KB van 15 juli 2011, artikel 2, 5°) voor de aanvullende bijstand per dag /persoon.
5 Varianten zijn niet toegestaan. Deze opdracht omvat één perceel.
2. Duur van de overeenkomst. De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in de brief van de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Het contract wordt gesloten voor een duur van zeven (7) jaar. Elke partij kan het contract beëindigen op het einde van elk jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt: -
minstens (3) drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt;
-
minstens (12) twaalf maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt.
De partij die de opzegging van het contract ondergaat, mag daar geen schadevergoeding voor eisen.
3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Voor aanvullende informatie of opmerkingen betreffende het bestek kan de inschrijver contact opnemen met de projectbeheerders op volgende e-mailadressen:
[email protected] (NL) en
[email protected] (FR)
4. Vertrouwelijkheidsverklaring De persoon die als gevolmachtigde optreedt en die deze offerte elektronisch ondertekend heeft, garandeert de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Hieruit volgt dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: • uitsluitend gebruikt zullen worden indien dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van het voorwerp van de opdracht, • niet verspreid noch gekopieerd zullen worden, • niet langer zullen worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
5. Documenten die op de opdracht van toepassing zijn 5.1. Wetgeving - De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
6 - Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 – koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; - Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; - De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Alle wijzigingen in de wet en in de voormelde besluiten die van kracht zijn op de dag waarop de offertes worden geopend.
5.2. Opdrachtdocumenten • •
•
• •
Dit bestek S&L/AO/447/2015. De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van het onderhavige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden; De verduidelijkingen verstrekt naar aanleiding van de informatiesessie (vragen gesteld en antwoorden gegeven door de aanbestedende overheid). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er in zijn offerte rekening mee te hebben gehouden. De documenten waarnaar de aanbestedende overheid in het bestek verwijst. De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.
6. Onverenigbaarheden - belangenvermenging. 6.1. Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.
6.2. Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (“revolving doors”) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de
7 bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (of, ingeval het gaat om een opdracht op defensie- en veiligheidsgebied: artikel 10 van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied). Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht.
7. Informatiesessie. Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een enkele informatiesessie voor geïnteresseerde kandidaat-inschrijvers te organiseren. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze informatiesessie zal op geen enkele vraag meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. De informatiesessie zal plaatsvinden op xx/xx/2015 om 10 uur, op het volgende adres: Koning Albert II-laan 33 - 1030 Brussel. Er zal alleen een antwoord worden gegeven op de schriftelijke vragen die uiterlijk op xx/xx/2015 zullen zijn ingediend. Deze vragen kunnen uitsluitend per e-mail worden ingediend op de adressen :
[email protected] (NL) en
[email protected] (FR). Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar dit bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginanummering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze informatiesessie zal een kort overzicht van het voorwerp van de opdracht worden gegeven. De antwoorden op tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de informatiesessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de website van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres :
[email protected] (NL) en
[email protected] (FR) en om de naam en de functie mee te delen van de persoon/de personen die zal/zullen worden afgevaardigd naar de informatiesessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden of onduidelijkheden in het bestek vaststellen, wordt hen gevraagd dit schriftelijk te melden vóór de informatiesessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers. De specificaties van de bestekken worden opgesteld in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de
8 informatiesessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.
9
C. GUNNING 1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes 1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van de offertes.
1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tenderingwebsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in pdf-formaat gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden. Meer informatie kan worden teruggevonden op website: http://www.publicprocurement.be of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: +32 (0)2 790 52 00.
BELANGRIJK 1. Het wordt aan de inschrijver aanbevolen zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van eprocurement bij eventuele toegangsproblemen tot de site https://eten.publicprocurement.be/. 2. Men moet rekening houden met de grootte van het langs elektronische weg ingediende dossier; het mag niet groter zijn dan 350 MB.
10 1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend De offertes die op papier worden ingediend en de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken. De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend ofwel: -
persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen die hierna wordt genoemd, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes; per post.
Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid haar beslissing niet aan de opdrachtnemer heeft meegedeeld en de offerte ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor de ontvangst van de offertes aangetekend is verzonden. De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel, en een exemplaar op elektronische drager (CD-ROM) in pdf-formaat. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden. Hij zal in zijn offerte melding maken van: het voor de virusscan gebruikte programma (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat. De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht -
het nummer van het bestek : S&L/AO/447/2015 de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes : op XX/XX/2015 om 14u30
Deze verzegelde omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen : - in de linkerbovenhoek: - het woord: “OFFERTE” - het nummer van het bestek : S&L/AO/447/2015 - indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes: 0257/89634 − AUBRY Céline − DEBANDE Michaël 0257/79775
11 − OPDECAM Christine 0257/63482 − VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347 0257/73122 − DE PROOST Patricia - op de voorziene plaats: het adres van de bestemmeling. Wie zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de Koning Albert II-laan 33 - 1030 BRUSSEL en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, kunnen enkel de hierboven genoemde personen een ontvangstbevestiging afleveren. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig verantwoordelijk voor de verzending en de ontvangst van zijn offerte binnen de toegekende termijn. De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres :
Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen Ter attentie van de heer Frédéric DUPONT, adviseur North Galaxy – Toren B4 Koning Albert II-laan 33 - Bus 961 1030 BRUSSEL
1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte is mogelijk via elektronische middelen die voldoen aan de vereisten van artikel 52, §1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die behoorlijk ondertekend is door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden meegedeeld voor zover : 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2° en wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting. Opmerking : om technische en organisatorische redenen geeft de aanbestedende overheid er de voorkeur aan dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.
12
1.2. Opening van de offertes De openingsvergadering op XXX 2015 om 14u30 zal plaatsvinden in één van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL.
2. Offertes 2.1. In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. Daarom wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat het volgende bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". De offerte en de bij het offerteformulier bijgevoegde bijlagen kunnen worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die gebruikt moet worden voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. De documenten met een technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgesteld, indien er geen vertaling bestaat in de taal van de offerte; andere talen zijn niet toegelaten. Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs indien ze in één of andere bijlage bij zijn offerte vermeld zouden zijn. De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en die dus door de aanbestedende overheid niet openbaar mag worden gemaakt. Het offerteformulier is bij het bestek gevoegd. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen en verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet geparafeerd). Zo niet, dan zal de offerte als onregelmatig worden beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden expliciet alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bestek na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. De volgende inlichtingen moeten in de offerte worden vermeld: A . Offerteformulier: - de handtekening van de perso(o)n(en) die een mandaat heeft/hebben voor het ondertekenen van de offerte ; - de hoedanigheid van de perso(o)n(en) die de offerte onderteken(t)(en) ; - de datum waarop de bovenvermelde perso(o)n(en) de offerte heeft/hebben ondertekend ;
13 - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); - het registratienummer bij de RSZ; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes; B. De prijsinventaris - de jaarlijkse forfaitaire prijs voor de installatie en de terbeschikkingstelling van een software en de gebruikerslicentie voor 4 gebruikers : - de forfaitaire prijs voor de basisopleiding van de gebruikers, - de jaarlijkse forfaitaire prijs voor het correctief, adaptief en evolutief onderhoud, - de jaarlijkse forfaitaire prijs voor de aanvullende bijstand. C. Selectiedocumenten - Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de financiële en economische draagkracht van de inschrijver. - De verklaring omtrent de omzetcijfers betreffende de diensten waarnaar de opdracht verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren. - Documenten betreffende het selectiecriterium ter staving van de technische draagkracht van de inschrijver. - Een fiche invullen (bijlage 4) met minimaal 3 referenties van uitgevoerde diensten in de loop van de laatste drie jaren die aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen : Levering, installatie, support en onderhoud van software die gelijkaardig is aan de software in deze opdracht. Minimum 75.000 euro/jaar Met een beoordeling van de klant voor wie de dienst werd uitgevoerd. D. Technisch voorstel : Het voorstel volgt de structuur van deel E "Technische voorschriften"
E. SLA - Het SLA-voorstel (bijlage 3) - In het kader van de aanvullende bijstand, moet de inschrijver in zijn offerte de maatregelen beschrijven die hij zal nemen om het volgende te verzekeren : - De kwaliteit en het niveau van de dienstverlening; - De kwaliteit van de ontwikkeling, de follow-up en de begeleiding van de verandering; - De kwaliteit van de follow-up en de naleving van de planningen, de deliverables, enz.
BELANGRIJK 1. Het ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier ; 2. Voor iedere door een gevolmachtigde ingediende offerte voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd, vermelden.
14
Ondertekening van de offerte De inschrijver ondertekent de offerte en de andere bij de offerte gevoegde bijlagen (art. 82 §1 KB 15/07/2011). Wat betreft de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden moet de entiteit vermelden in naam waarvan de gevolmachtigden optreden.
Wie de offerte heeft ondertekend moet, op de datum van de ondertekening, de bevoegdheid hebben om de opdrachtgever te verbinden voor het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze moeten eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de volmachten gepubliceerd zijn (artikel 82 KB 15/07/2011) Betreffende de onderaannemers Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. Wat betreft de technische documenten De technische offerte mag geen enkele administratieve indicatie of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicaties dan ook die voorkomen in een ander gedeelte dan A of C of met welke prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan B wordt geen rekening gehouden. De inschrijver vermeldt afwijkingen van het bestek en van de functionele behoeften duidelijk in zijn offerte. Zonder deze uitdrukkelijke verduidelijking zal, in geval van geschil, het bestek doorslaggevend zijn.
2.2. Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 250 kalenderdagen, die aanvangt de dag na de dag van de opening van de offertes.
3. Prijs Het is een gemengde opdracht. Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De uitvoerder wordt geacht in deze prijzen alle mogelijke kosten te hebben begrepen, met uitzondering van de btw.
15 Het gebruik van het model in bijlage 2 is verplicht. Er zal geen rekening worden gehouden met prijzen die op een andere plaats worden vermeld.
4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 4.1.
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.
4.1.1. Toegangsrecht Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in één van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium §1
De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes : 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft gestuurd, tot en met inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en 2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan
16 het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. BELANGRIJK Men wordt eraan herinnerd dat indien een inschrijver of kandidaat een sociale schuldbijdrage heeft die hoger is dan 3.000 euro en zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling, hij opgeroepen wordt een dergelijke vordering, die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden op dient te stellen Met dit doel voor ogen wordt de inschrijver uitgenodigd om in zijn offerte de vordering of vorderingen mee te delen die door de aanbestedende overheid in rekening gehouden kunnen worden, voor zover deze vordering of vorderingen zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden zijn.
§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver : 1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de socialezekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is 2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. § 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 1°
deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek
2°
omkoping zoals bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek
3°
fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002
4°
witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht aan de inschrijvers te vragen om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de
17 bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen te verkrijgen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang tot de opdracht, de inschrijver die : 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet, bij zijn beroepsuitoefening, een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe de normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder : 1° het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957) 2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948) 3° het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949) 4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit.
18 Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2,1° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zi n van artikel 2,2° van de wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Aangezien ze kosteloos toegang heeft tot het attest van de FOD Financiën zal de aanbestedende overheid voor de Belgische inschrijver of kandidaat binnen de 48 uur na de openingszitting van de offertes overgaan tot de verificatie van de toestand van alle inschrijvers. BELANGRIJK We herinneren eraan dat de inschrijver of de kandidaat die een bijdrageschuld heeft die groter is dan 3000 euro en die zich kan beroepen op een schuldvordering -die zeker, opeisbaar en vrij is van elke verbintenis tegenover derden- ten opzichte van een aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf dit moet aantonen. Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van één of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden. Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval. Zevende uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.
4.1.2. Kwalitatieve selectie 4.1.2.1 Selectiecriteria inzake de economische en financiële draagkracht van de inschrijver
19 Om op de opdracht te kunnen inschrijven, moet de inschrijver met betrekking tot gelijkaardige prestaties (art. 67, 3° KB van 15 jul i 2011) voor elk van de laatste drie afgesloten boekjaren een jaarlijks omzetcijfer van ten minste 350.000 euro hebben gerealiseerd. Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IEB of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IEB of door de bedrijfsrevisor. De buitenlandse ondernemingen moeten bij hun offerte eveneens de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie jaar voegen of een document dat alle activa en alle passiva van de onderneming vermeldt. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans, voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in het betrokken land uitoefent. 4.1.2.2 Selectiecriteria met betrekking tot de technische draagkracht van de inschrijver De inschrijver voegt bij zijn offerte : Minimaal 3 referenties (Bijlage 4) van uitgevoerde diensten in de loop van de laatste drie jaren die aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen : -
Levering, installatie, support en onderhoud van software die gelijkaardig is aan de software in deze opdracht. Minimum 75.000 euro/jaar Met een beoordeling van de klant voor wie de dienst werd uitgevoerd.
Voor elke referentie moet een beoordeling van de klant voor wie de dienst werd uitgevoerd, worden opgegeven op straffe van het niet in overweging nemen van deze referentie.
20 BELANGRIJK De inschrijver voegt bij zijn offerte het fichemodel van bijlage 4 ingevuld voor elk van deze drie referenties.
4.2.
Regelmatigheid van de offertes
De offertes van de geselecteerde kandidaten worden onderzocht vanuit het oogpunt van hun regelmatigheid in overeenstemming met artikel 95 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en de bepalingen van het onderhavige bestek. Onregelmatige offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om na te gaan of het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien er vastgesteld wordt dat er niet wordt voldaan aan een opgegeven behoefte, kan de offerte als onregelmatig worden beschouwd. Elk financieel of prijsvoorstel dat onvolledig is, dat tegenstrijdigheden of significante fouten bevat, of dat de eisen inzake de voorstelling van de prijs, zoals geformuleerd in het bestek, niet respecteert, kan als onregelmatig worden beschouwd. Enkel de als regelmatig erkende offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
4.3. Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde tot een eindklassement te komen.
4.3.1. Lijst van gunningscriteria De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest interessante offerte heeft ingediend, rekening houdend met : Gunningscriteria 1. Kwaliteit van de software 2. Prijs 3. Kwaliteit van het SLA Totaal
Punten 45 40 15 100
4.3.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte De voorgestelde software zal worden geëvalueerd zowel op basis van de geschreven offerte als op basis van een presentatie en een gratis terbeschikkingstelling gedurende minimum 4 weken op 4 computers (PC) van het Agentschap van de schuld. De bedoeling van deze testperiode is om 4 personen van het Agentschap van de schuld in een context van werkelijke gebruikers te plaatsen. Vanaf het ogenblik dat de opdrachtnemer contact heeft opgenomen om de oplossing te komen voorstellen en voor 4 weken te installeren op 4 computers (PC) van het Agentschap
21 van de schuld, zullen de inschrijvers over een termijn van twintig werkdagen beschikken. Behalve in een geval van overmacht, zal elke verlenging van de termijn worden gesanctioneerd door de wering van de offerte. De kosten voor de testen en de demonstratie zijn voor de inschrijver. Een evaluatiecommissie die is samengesteld uit ambtenaren van de FOD FINANCIEN zal de offertes op basis van de voornoemde gunningscriteria evalueren. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om een beroep te doen op externe of interne experten om de leden van de evaluatiecommissie te assisteren in het kader van de evaluatie van de offertes. a) Kwaliteit van de software (45 punten) De commissie zal de kwaliteit van de software beoordelen op basis van de ingediende offertes en op basis van de software die door de inschrijvers gedurende minstens 4 weken ter beschikking wordt gesteld. Tijdens deze periode zal de aanbestedende overheid de kwaliteit evalueren van de functionaliteiten van de software om de financiële waarde te bepalen van ingewikkelde financiële producten van rentevoeten en inflatie, na invoer van de nodige gegevens. In het algemeen zal de kwaliteit van de offerte worden beoordeeld op basis van : - het gamma van financiële producten (rentevoeten en inflatie) dat de software kan waarderen ; - de kwaliteit, de moderniteit en het gamma van bruikbare waarderingsmodellen en methodes ; - de kwaliteit van de verkregen waarderingen ; - indien de software een in een andere software te integreren element is (bijvoorbeeld : add-on Excel) : de kwaliteit en de efficiëntie van deze integratie ; - de ergonomie, de gebruikersvriendelijkheid, het gebruiksgemak van het product ; - de kwaliteit van de documentatie ; - de kwaliteit van de presentaties voor de testperiode ; - de kwaliteit van de geboden support tijdens de testperiode ; - de kwaliteit van het programma van de basisopleiding dat in de offerte wordt voorgesteld. Om de kwaliteit van de software te kunnen beoordelen op basis van de beschrijving van de vereisten opgenomen in het deel E "Technische voorschriften", zal de inschrijver ervoor zorgen dat in zijn offerte alle nodige details worden vermeld. De toegekende score houdt geen verband met de beoordeling inzake het voldoen van de minimale eisen. Een offerte die besteksconform wordt geacht, krijgt minstens 0 punten. Er wordt een score toegekend die hoger is dan 0 indien de offerte een meerwaarde biedt ten aanzien van de loutere besteksconformiteit. Beoordeling van de meerwaarde t.a.v. de Overeenstemmende score besteksconformiteit Geen meerwaarde 0 Gemiddelde meerwaarde 15 Grote meerwaarde 30 Zeer grote meerwaarde 40 b) Prijs (/40) Wat het gunningscriterium “prijs” betreft, zullen de offertes worden geëvalueerd op basis van de door de inschrijvers in hun prijsinventaris meegedeelde prijzen (bijlage 2) die worden
22 toegepast op de evaluatieconfiguratie die door de aanbestedende overheid vooraf is bepaald. De punten die voor het criterium "prijs" worden toegekend, zullen op basis van de volgende formule worden berekend : Po = (7 x Pi) + (7 x M) + (7XA) + F Waarbij : Po = de totaalprijs incl. btw van de regelmatige onderzochte offerte Pi : de forfaitaire prijs incl. btw voor het gedurende één jaar ter beschikking stellen van de software (installatie van de software op 4 werkposten) M = de forfaitaire prijs incl. btw voor het correctief, adaptief en evolutief onderhoud gedurende één jaar A = de forfaitaire prijs incl. btw voor 10 dagen aanvullende bijstand F = de forfaitaire prijs incl. btw voor de basisopleiding van 4 gebruikers P = 40 X Pm Po Waarbij : P het aantal punten dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “Prijs” ; Pm de laagste totaalprijs inclusief btw die wordt voorgesteld door een inschrijver in een regelmatige offerte ; Po de totaalprijs inclusief btw die wordt voorgesteld door de inschrijver waarvan de offerte wordt geëvalueerd. Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen. c) SLA (/15) BELANGRIJK Enkel de informatie die opgenomen is in de SLA-tabel zal in aanmerking worden genomen bij de beoordeling van dit criterium. Er wordt verwezen naar Bijlage II “In te vullen SLA” van het bestek. Wat de resultaatsgarantie betreft, of, met andere woorden, het akkoord over het service level (SLA), worden de punten toegekend op basis van de formule :
∑ pondITEMi * ITEMi
SLA =
i =1à 8
100
X 15
Waarbij = het aantal punten dat aan een offerte voor dit criterium wordt SLA toegekend voor de resultaatsgarantie pondITEMi = de weging voor item i (Type 1 en type 2 samen)
23 ITEMi
= de punten die aan een offerte worden toegekend voor item i
De punten voor een item van de SLA worden toegekend op basis van de formule : ITEMi = [0,5 * (DO/DH)] + [0,5 * (AO/AH)] Waarbij DO = het bedrag van de schadevergoeding voorzien in de beoordeelde offerte voor het beoordeelde item ; DH = het hoogste voorgestelde bedrag van schadevergoeding voorzien voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte ; AO = de verbetering in de onderzochte offerte van de door de aanbestedende overheid opgelegde minimale norm voor het beoordeelde item ; AH = hoogste voorgestelde verbetering voor het beoordeelde item in een regelmatige offerte. Schadevergoedingen worden altijd uitgedrukt in euro. De schadevergoeding is een engagement van de inschrijver in geval van niet-naleving van de norm die de inschrijver in de SLA heeft voorgesteld, onafhankelijk van de boetes en de strafbepalingen. De FOD Financiën vraagt aan de inschrijver om in zijn offerte voor de onderhouds- en supportjaren een "Service Level Agreement" (SLA) te beschrijven dat beantwoordt aan de types vermeld in het punt "onderhoud en support".
4.3.2. Eindquotatie De eindquotatie wordt toegekend aan elke offerte door de behaalde punten voor de drie bovenvermelde criteria op te tellen. BELANGRIJK De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën. De meest interessante offerte krijgt de hoogste eindquotatie.
24
D. UITVOERING 1. Leidend ambtenaar. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
2. Borgtocht In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat, in dit bestek, werd afgeweken van artikel 25 en 33 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft de aanpassing van het bedrag van de borgtocht op basis van het jaarlijkse bedrag wegens het meerjaarlijkse karakter van de opdracht, wegens de mogelijkheid om elk jaar de opdracht te beëindigen en wegens de abnormale meerkost die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het in aanmerking te nemen bedrag het globale bedrag van de opdracht zou zijn, berekend voor de duur van 7 jaar (licenties, installatie van de software en opleiding van de gebruikers + onderhoud + bijstand + basisopleiding van de 4 gebruikers). De borgtocht van de opdracht bedraagt 5 % van het jaarlijkse bedrag van het onderhoud, excl. btw. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro. 2.1. Vestiging van de borgtocht Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van haar effectenbeheerder of bij een van de provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
25 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1°
hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
2°
hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming
3°
hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
4°
hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
5°
hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres :
Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Beheerder van de vastleggingen afdelingen en lijndiensten Ter attentie van Mevrouw MALJEAN Françoise NOGA B22 Koning Albert II-laan 33, bus 781 1030 BRUSSEL 2.2. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, en op voorwaarde dat de geleverde diensten opgeleverd zijn.
26
3. Prijsherziening. Prijsherziening is mogelijk op basis van de volgende modaliteiten :
De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&B, Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel.
De prijsherziening gaat in op : o
o
de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn. de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer één of meerdere jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de begunstigde moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).
De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule :
S P = P0 * 0,8 * + 0.2 S0 waarbij : P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers ; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S = zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat.
Voor de indexen, zie : http://www.agoria.be
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.
4. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of die niet werden uitgevoerd overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de
27 dienstverlener te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via één van de middelen van optreden vermeld in artikel 155 van het KB van 14 januari 2013. De dienstverlener stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd door voldoende onderlegd en kundig personeel met inachtneming van de voorziene termijnen en budgetten. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbintenis.
5. Oplevering van de diensten. 5.1. Oplevering van de installatie van de software De oplevering van de installatie van de software zal worden vastgelegd in een procesverbaal dat wordt ondertekend door de projectleiders van de dienstverlener en van de klant. 5.2. Oplevering van de basisopleiding en van de diensten in het kader van de bijstand Er zal op de correcte uitvoering van de diensten worden toegezien door de personen die in de kennisgeving van de gunning van de opdracht worden vermeld. De opdrachtnemer moet in het kader van de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de diensten alle nodige inlichtingen en middelen ter beschikking stellen van de FOD Financiën. 5.3. Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de leverancier worden gemeld door middel van een fax of e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekende zending. De dienstverlener is verplicht om niet-correct uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren. 5.4.Definitieve oplevering De definitieve oplevering vindt plaats op het einde van de opdracht.
6. Uitvoeringsmodaliteiten. 6.1. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver verbindt zich er toe om tijdens de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO na te leven, en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948) 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949)
28 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999) te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht. 6.2. Clausule van technologische evolutie
Indien de hardware of de software vóór het einde van de duur van de opdracht een meer geavanceerde technologische ontwikkeling zou kennen op het vlak van prestatievermogen of functiemogelijkheden, en dit zonder prijsverhoging, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een vervanging voor te stellen. Het staat de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden. 6.3. Uitvoeringstermijn De installatie van de software en de basisopleiding van de gebruikers moet plaatsvinden binnen de maand na het opsturen van de bestelbon naar de begunstigde. 6.4. Plaats van de uitvoering van de opdracht en bijzonderheden De diensten moeten worden uitgevoerd op het volgende adres : •
Administratie van de Thesaurie, Agentschap van de schuld, Kunstlaan 30 te 1040 Brussel
De gepresteerde werkuren en de verplaatsingskosten die het gevolg zijn van onderhoudsverrichtingen kunnen niet gefactureerd worden door de inschrijver aangezien ze integraal deel uitmaken van de te presteren verrichtingen. De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten wordt gestart. 6.5. Onderaannemers Het feit dat de opdrachtnemer zijn verplichtingen volledig of gedeeltelijk toevertrouwt aan onderaannemers ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met deze derden. De aanbestedende overheid eist evenwel dat de onderaannemers van de opdrachtnemer in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren voldoen aan de
29 minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en beroepsbekwaamheid die door de opdrachtdocumenten worden opgelegd.
technische
en
In ieder geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. In volgende gevallen doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op bepaalde onderaannemers en is het inzetten van andere onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid : 1° wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatieve selectie gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van bepaalde onderaannemers overeenkomstig artikel 74 van het koninklijk besluit klassieke sectoren ; 2° wanneer de opdrachtnemer bepaalde onderaannemer s in zijn offerte heeft voorgedragen overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit klassieke sectoren. Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Het is de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen aan een aannemer, leverancier of dienstverlener die zich in één van de gevallen bevindt waarnaar wordt verwezen in artikel 61 van het koninklijk besluit klassieke sectoren. 6.6. Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD Financiën door de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van deze posten. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten.
30 Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als tekortkomingen in de logistieke ondersteuning tot verstoring van de dienstverlening leiden, dan moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemiddelen beschreven in Geschillen alvorens zijn toevlucht te nemen tot een rechtsgeding. 6.7. Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen in verband met de ontvangen informatie Alle resultaten en verslagen opgesteld door de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn inzake de informatie die hij zou hebben verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht gehouden aan het beroepsgeheim. De informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden meegedeeld aan derden. Alle inlichtingen die aan het personeel van de begunstigde worden verstrekt in het kader van de opdracht, alle documenten die hem worden toevertrouwd en alle vergaderingen waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie waarover het gaat : • kan opgeslagen zijn op eender welk type van informatiedrager, zoals papier, een film, een magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage, enz. ; • kan mondeling worden meegedeeld aan de opdrachtnemer, door middel van een demonstratie en/of de overdracht van een informatiedrager met de bedoelde informatie, of kan ter kennis van de opdrachtnemer worden gebracht naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht of van een door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht toevertrouwde taak ; • kan geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, handleidingen, conceptieplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke informatie, van welke aard dan ook, die aan hem wordt meegedeeld of waarvan hij tijdens de uitvoering van zijn opdracht kennis neemt, vertrouwelijk te behandelen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van deze gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van de onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn slechts die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak in het kader van de onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën : • waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste
31
• • •
keer door de FOD Financiën werd meegedeeld ; die, op het moment dat ze gekend was door de FOD Financiën, reeds openbaar was ; die, nadat ze gekend was door de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de opdrachtnemer ; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die gemachtigd was om deze aan de opdrachtnemer mee te delen.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe : • •
om informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien deze zich op een drager bevindt die door de FOD Financiën ter beschikking is gesteld ; om, anderzijds, informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die de FOD Financiën hem oplegt en uitsluitend voor zover dat strikt noodzakelijk blijkt.
Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD Financiën ter beschikking wordt gesteld van de opdrachtnemer, blijft integraal eigendom van de FOD Financiën. Zelfs al heeft de opdrachtnemer deze informatie of een deel ervan gekopieerd of vastgelegd, dan nog blijft ze integraal eigendom van de FOD Financiën. De FOD Financiën heeft het recht om, op elk moment, aan de opdrachtnemer te vragen om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht onverwijld aan de FOD Financiën alle informatiedragers te bezorgen die informatie bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, noch expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om de informatie van de FOD Financiën niet industrieel toe te passen of te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën in het kader van de onderhavige opdracht werd opgelegd. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet naleven door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens het onderhavige artikel.
32
7. Facturatie en betaling van de diensten. Voor het eerste jaar zal de betaling van de eerste factuur voor de jaarlijkse licenties en het onderhoud gebeuren na het PV van oplevering van de installatie. Voor de jaren erna zal de betaling van de licenties en het onderhoud jaarlijks gebeuren, voor elke jaardag van de oplevering van de installatie.
De betaling van de eventuele verrichtingen uitgevoerd in het kader van de aanvullende bijstand zal na de uitvoering ervan gebeuren op basis van regelmatig en correct opgestelde facturen opgesteld op naam van : Federale Overheidsdienst FINANCIEN Centrale Facturatiedienst Koning Albert II-laan 33, bus 788 - Blok B22 1030 BRUSSEL
Deze dienst zal de facturen inscannen en opsturen naar de vereffenaars. De factuur mag ook in pdf-formaat naar het volgende e-mailadres worden gestuurd :
[email protected] Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnr.. op naam van... te...". Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld.
BELANGRIJK De opdrachtnemer vermeldt de geleverde diensten duidelijk op de factuur.
De betalingsprocedure verloopt in overeenstemming met de reglementering van de rijkscomptabiliteit. BELANGRIJK De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in. Dientengevolge, in overeenstemming met de btw-beslissing nr. E.T. 122.360 van 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht : het stelsel van medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de modaliteiten
33 vermeld in de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het verschuldigde bedrag aan de dienstverlener vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen, te rekenen vanaf de vervaldag van de verificatietermijn. Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in euro.
8. Geschillen Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
9. Boetes en straffen In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 154 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen omwille van het belang dat de Federale Overheidsdienst Financiën toekent aan de noodzaak om over een software te kunnen beschikken die het mogelijk maakt de financiële waarde te bepalen van ingewikkelde producten van rentevoeten en inflatie. Als een bepaald element van het SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. In zijn offerte stelt de inschrijver een service level voor met bijbehorende boetes bij onvoldoende prestaties. De boetes kunnen worden opgelegd aan de dienstverleners indien de FOD Financiën vaststelt dat de resultaatsverplichtingen en –verbintenissen niet worden nageleefd. De boetes voor het niet naleven van een item van het SLA moeten door de inschrijver forfaitair worden voorgesteld. Een boete kan niet lager zijn dan 300 euro.
BELANGRIJK Ter herinnering: de inschrijver moet in zijn offerte een SLA opnemen waarvan de schadevergoedingen bij de door de aanbestedende overheid opgelegde straffen en boetes worden gevoegd. Het bedrag van de door de dienstverlener voor elk item van het SLA verschuldigde schadevergoeding wordt bekomen door vermenigvuldiging van het eenheidsbedrag van de schadevergoeding met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt.
34
Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het nietnaleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.
35
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 1. Omschrijving van de context Het beheer van de Belgische staatsschuld berust bij het Agentschap van de schuld dat deel uitmaakt van de Administratie ‘Financiering van de Staat en Financiële markten’ (FSFM) van de Algemene Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën. Het Agentschap van de schuld heeft ook tot taak om de schatkist van de federale staat te beheren. In het kader van haar opdracht bestudeert en verhandelt het Agentschap van de schuld regelmatig gestructureerde producten – leningen en afgeleide producten. Om deze producten te kunnen analyseren, waarderen en er de juistheid van de door de financiële tegenpartijen voorgestelde prijzen van te kunnen controleren, heeft het Agentschap van de schuld nood aan software voor het verwerken van een ruime waaier van rentevoeten- en inflatie-instrumenten – van de meest eenvoudige tot de meest ingewikkelde – met behulp van de meest recente financiële waarderingsmodellen.
2. Functievereisten van de waarderingssoftware 2.1. Uitgebreidheid van de gewaardeerde financiële producten De software is in staat tot het waarderen van een ruime waaier van ‘fixed income’producten (obligaties en afgeleide producten) in een ‘desk top’-omgeving. De procedure wil transparant zijn inzake de gegevens, de financiële modellen en de gebruikte kwantitatieve methoden. De software heeft betrekking op de waardering van de producten en op alle risicometingen (sensitiviteit, kredietrisico) die op de financiële markten van kracht zijn.
2.2. Waarderingsmodellen Onder financiële modellen worden modellen verstaan zoals bijvoorbeeld : White, Cox-Ingersoll-Ross, Libor Market Model en Black&Scholes.
Hull &
De cijfermatige methodes achter deze modellen zijn analytisch, gebaseerd op de Monte Carlo-aanpak of gebaseerd op partiële differentiaal-vergelijkingen.
3. Technische vereisten van de waarderingssoftware Algemeen gesteld moet de voorgestelde software betrouwbaar, gebruiksvriendelijk, efficiënt, onderhoudsvriendelijk, flexibel en parametriseerbaar zijn.
3.1. Flexibiliteit van het systeem De inschrijver verzekert dat de software voldoende flexibel is. De software moet kunnen worden uitgebreid. Nieuwe financiële producten of waarderingsmodellen moeten kunnen worden toegevoegd zonder het concept van de software te wijzigen.
36
3.2. Openheid van het systeem De inschrijver zal nauwkeurig de mate van openheid van de voorgestelde software beschrijven en in het bijzonder met betrekking tot de volgende punten: Interface Bloomberg /Thomson- Reuters. De gegevens moeten binnen de verschillende modules rechtstreeks vanuit de beeldschermen als bestand (bv. txt, csv, xml, xls…) kunnen worden opgehaald. .
3.3. Prestatievermogen van de software De inschrijver beschrijft in zijn offerte de efficiëntie van het voorgestelde systeem.
3.4. Gebruikersvriendelijkheid van de software In het algemeen wordt er verwacht dat in de voorgestelde software, waar mogelijk, de informatietechnologie de taken voor de gebruikers zo gemakkelijk mogelijk maakt. In de offerte moeten de gebruiksvriendelijke elementen worden opgesomd, zoals bv. : -
een zeer duidelijke, ergonomische en logisch opgebouwde lay-out, korte, gemakkelijk begrijpelijke en interpreteerbare waarschuwings- of foutmeldingen ; - de aanwezigheid van een help-functie. De online hulp is context- en veldgevoelig ; - In het systeem kunnen meerdere producten parallel worden gewaardeerd of ingevoerd ; - De software is gebruiksvriendelijk : de termijn die nodig is om de software aan te leren is kort ; - Het is mogelijk om foutieve bewerkingen recht te zetten ; de foutmeldingen zijn duidelijk in de context van de gebruiker ; - Om invoerfouten te vermijden kunnen, in de mate van het mogelijke, de in te vullen velden vooraf worden ingevuld of mogelijke keuzes worden voorgesteld ; De inschrijver is vrij om elementen toe te voegen die hij relevant acht.
4. Documentatie De documentatie in verband met de software en de technische specificaties moet worden bezorgd in het Frans, in het Nederlands of in het Engels hetzij in twee exemplaren op papier hetzij op een elektronische drager.
5. Bijstand en diensten bij de implementatie 5.1. Projectbeheer Het beheer van het project moet volgens de "Prince2" methodologie gebeuren. De FOD onderscheidt diverse fases. Op het einde van elke fase zal er een afsluitende validatievergadering plaatsvinden. Het objectief hiervan zal zijn om de goede uitvoering van de fase te valideren en om de volgende fase voor te bereiden. Volgende fases worden onderscheiden : -
Opstartfase Fase 1 : Installatie van de software en opleiding van de gebruikers Fase 2 : Onderhoud en support ;
37 -
Afsluitingsfase;
Opstartfase Tijdens deze fase plant men de samenstelling van het projectteam, de definitie van de rollen, de uitwerking van het SLA en de werkmethoden. Binnen een termijn van maximum 2 weken na de toewijzing van de opdracht maken de opdrachtnemer en de FOD Financiën een afspraak in het kader van de installatie van de software. Deze eerste afspraak is de officiële start van het project. Er worden eveneens afspraken gemaakt in verband met de planning van fase 1. Fase 1 : Installatie van de software en opleiding van de gebruikers Tijdens deze fase wordt de software op de verschillende werkposten geïnstalleerd. Tijdens deze fase worden de verschillende gebruikers ook opgeleid om de software te kunnen gebruiken. De opdrachtnemer beschrijft het opleidingsprogramma uit zijn offerte. Op het einde van deze fase wordt een PV van installatie opgesteld. Fase 2 : Onderhoud en support We gaan van start met de fase die gedekt is door het onderhoud en de support van deze opdracht. Afsluitingsfase Deze fase maakt het mogelijk voor de FOD Financiën alle informatie en documenten te ontvangen met betrekking tot de software die was gedekt door het servicecontract waartoe de opdrachtnemer is gebonden.
5.2. Installatie van de software en basisopleiding De opdrachtnemer verzekert de installatie van de software op de werkpost van 4 personen die werden aangeduid. De gebruikers (4) worden opgeleid om de software te gebruiken. De opdrachtnemer beschrijft het opleidingsprogramma uit zijn offerte. De installatie van de software en de basisopleiding van de gebruikers moet plaatsvinden binnen de maand na het opsturen van de bestelbon naar de begunstigde.
5.3. Aanvullende bijstand De inschrijver moet een aanvullende bijstand kunnen verzekeren waarop de FOD Financiën een beroep zal kunnen doen gedurende de hele periode van de opdracht met een maximum van 10 mandagen per jaar. De inschrijver kan van oordeel zijn dat deze bijstand deel uitmaakt van het onderhoud van de software zonder bijkomende kosten. In dit geval wordt de inschrijver gevraagd dit te preciseren in zijn offerte (in de prijsinventaris). De FOD Financiën is vrij om al dan niet een beroep te doen op deze aanvullende bijstand zonder dat de opdrachtnemer de FOD Financiën hiervoor kosten kan aanrekenen. De termijn tussen de aanvraag om bijstand en het begin van de bijstand mag niet meer bedragen dan 6 weken.
38
6. Onderhoud en SLA 6.1. Inleiding Er zal een specifieke terminologie uit het domein van de onderhoudsdiensten worden gehanteerd. Deze terminologie is opgenomen in deze inleiding. Wat de software betreft, zal de volgende terminologie worden gebruikt : • •
•
het correctief onderhoud : bestaat uit het corrigeren van werkingsfouten of nietconformiteiten van een software, het adaptief onderhoud : bestaat, zonder de functionaliteit van de software te veranderen, uit het aanpassen van de toepassing, zodat deze kan blijven werken op recentere versies van de basissoftware, of uit het migreren van de toepassing op nieuwe basissoftware (een basissoftware is een vereiste software voor de uitvoering van een toepassing, bijvoorbeeld: besturingssysteem, databasebeheersysteem, softwarepakketten, gerichte toepassingen). het evolutief onderhoud : bestaat uit het laten evolueren van de toepassing door extra functies of modules toe te voegen of door een bestaande functie te vervangen door een andere, of door een andere aanpak voor te stellen.
6.2. Maintenance Software De opdrachtnemer staat in voor het correctief, adaptief en evolutief onderhoud van de software. De opdrachtnemer zal eveneens de nodige acties moeten ondernemen om een toereikend veiligheidsniveau te verzekeren dat coherent is met de behoeften van de FOD Financiën. De opdrachtnemer zal eveneens rekening moeten houden met de koppeling aan de andere componenten van de architectuur van de FOD Financiën. De inschrijver zal moeten verduidelijken hoe hij het volledige onderhoud van de software zal verzekeren. Hij zal moeten vermelden welk type contract hij voorstelt aan de FOD Financiën (standard, premium, extended,…) en verduidelijken wat de voordelen en beperkingen zijn van dit type contract.
6.3. Helpdesk De opdrachtnemer moet over een helpdesk beschikken. De helpdesk zal de vragen opvangen die te maken hebben met de werking van de software en de problemen die te maken hebben met het niet of slecht werken van de oplossing waarvoor de opdrachtnemer gedurende de hele periode van de opdracht verantwoordelijk is. In de diensten die door de opdrachtnemer worden voorgesteld zal eveneens de manier waarop de incidenten, problemen, veranderingen zullen worden beheerd, zijn inbegrepen. Rekening houdend met alle hier aangehaalde punten zal de inschrijver de dienst verduidelijken. Hij zal eveneens de andere diensten die hij nodig acht uitvoeren.
39
6.4. Service level agreement (SLA) SLA met betrekking tot het onderhoud van de software Met uitsluiting van de wettelijke feestdagen zal de inschrijver een SLA verzekeren van maandag tot vrijdag van 9u tot 18u volgens 2 prioriteitsniveaus : Type 1 : Incident waardoor het systeem blokkeert : • Bijstand van maandag tot vrijdag van 9u tot 18u ; • Betekent dat de software niet toegankelijk is, niet werkt of bij de gebruikers vertraagd werkt ; • Antwoordtijd (Respons Time) : maximum 60 min. • Interventietijd : maximum 2u na de registratie van het incident ; • Terugkeer naar de normale toestand : maximum 6u na de registratie van het incident. Type 2 : Incident waardoor het systeem niet blokkeert : • Bijstand van maandag tot vrijdag van 9u tot 18u ; • Betekent dat het incident geen relevante gevolgen heeft voor de productie ; • Antwoordtijd (Respons Time) : maximum 60 min ; • Interventietijd : maximum 48u ; • Terugkeer naar de normale toestand : maximum 5 werkdagen na de registratie van het incident. De reactietijd is de tijd die voor de opdrachtnemer nodig is om de FOD Financiën te bellen. De interventietijd is de tijd die nodig is voor de opdrachtnemer om zich met de afhandeling van het incident te belasten. De tijd om naar een normale toestand terug te keren is de tijd waarin de herstelling/de interventie werd uitgevoerd. In het geval van een gepland onderhoud zal het SLA tijdens de periode van het onderhoud worden opgeschort. Om de opvolging van deze indicatoren te verzekeren, zal er maandelijks aan de FOD Financiën een verslag worden bezorgd. De waarden van het SLA zullen op zijn minst in de offerte van de inschrijver worden opgenomen. De dienst omvat : • de upgrades en nieuwe versies met een beschrijving van de termijnen en kanalen voor de terbeschikkingstelling ; • de softwarefixes en -patches met een beschrijving van de termijnen en kanalen voor de terbeschikkingstelling ; • de installatieprocedure die de technici van de FOD Financiën moet toelaten om de installatie zonder hulp van buitenaf uit te voeren ; • de beschrijving van de resolutie van de “bugs” ; • de aanvraag voor verandering met op zijn minst de vermelding van de volgende elementen : i. De beschrijving van de verandering ; ii. De minimale vereisten ; iii. De downtime ; iv. De risico's v. De impact ; vi. De prioriteit.
40 Voor de software behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om al dan niet alle soorten upgrades, softwarefixes en -patches toe te passen (OS, firmware, drivers,…). SLA met betrekking tot de diensten verzekerd door het ter beschikking gesteld personeel In het kader van de aanvullende bijstand, moet de inschrijver in zijn offerte de maatregelen beschrijven die hij zal nemen om het volgende te verzekeren : - De kwaliteit en het niveau van de dienstverlening - De kwaliteit van de ontwikkeling, de follow-up en de begeleiding van de verandering - De kwaliteit van de follow-up en de naleving van de planningen, de deliverables, enz.
BELANGRIJK
Dit bestek mag in geen geval worden beschouwd als een verbintenis van de FOD FINANCIEN die zich het recht voorbehoudt om de opdracht niet te gunnen.
1030 BRUSSEL,
Hans D’HONDT De Voorzitter van het Directiecomité
41
F. BIJLAGEN 1. Offerteformulier; 2. Prijsinventaris ; 3. SLA 4. Referentiefiche
42
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL BESTEK NR. : S&L/AO/447/2015
OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR HET ONDERHOUD VAN EEN WAARDERINGSSOFTWARE VAN FINANCIELE PRODUCTEN VOOR DE FOD FINANCIEN
De firma (volledige benaming) met als adres : (straat) (postnummer en gemeente) (land) ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer : en waarvoor de heer/mevrouw (*)
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres : (straat) (postnummer en gemeente) (land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. S&L/AO/447/2015 van de opdracht tegen de in de inventaris vermelde prijzen toegevoegd in bijlage aan dit document. Bovendien machtig ik de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bv. van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties. In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
43 In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer : IBAN BIC
Voor de interpretatie van de de Nederlandse/de Franse taal. overeenkomst wordt gekozen (*) voor Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (straat) (postnummer en gemeente) ( Telefoon- en/of faxnummer) (e-mail) Gedaan :
Te
Op
2015.
De inschrijver of gevolmachtigde : (naam) (functie) (handtekening)
GOEDGEKEURD,
PRO MEMORIE : DOCUMENTEN VERPLICHT BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN: -
De aangevulde prijsinventaris ; De selectiedocumenten Het technisch voorstel ; Het SLA ;
Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.
44
BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS
Het ter beschikking stellen, onderhoud en support van een waarderingssoftware van financiële producten voor de FOD Financiën
1) Licenties, installatie van de software Jaarlijkse forfaitaire prijs incl. btw
Totaalprijs voor 7 jaar incl. btw Hoeveelheid
Terbeschikkingstelling, installatie en licenties voor 4 gebruikers
7
2) Opleiding van de gebruikers Forfaitaire prijs incl. btw
Basisopleiding voor 4 gebruikers
3) Correctief, adaptief en evolutief onderhoud van de software Jaarlijkse forfaitaire prijs incl. btw
Correctief, adaptief evolutief onderhoud
en
Hoeveelheid
7
Totaalprijs voor 7 jaar incl. btw
45
4) Aanvullende bijstand Eenheidsprijzen incl. btw Aanvullende bijstand Vaste prijs voor één dag/persoon gepresteerd in de lokalen van de FOD (alle kosten inbegrepen)
46
BIJLAGE 3 : IN TE VULLEN SLA
ITEM
Reactietijd Interventietijd Tijd nodig om terug te keren naar de normale situatie Bezorgen van het verslag
SERVICE LEVEL AGREEMENT Type 1 - Incident waardoor het systeem blokkeert (zie 6.4 SLA) Schadevergoeding in geval van niet-naleving In de offerte Aanvaardbare van de norm die in de Weging /100 Eenheid voorgestelde norm offerte wordt norm voorgesteld (EUR) (minimum 300 euro) Minuut 60 minuten na 30 oproep/e-mail uur 2 uur na 30 oproep/e-mail uur 6 uur na oproep/e-mail 30
Dag
5 werkdagen voor de 10 maandelijkse vergadering Type 2 - Incident waardoor het systeem niet blokkeert (zie punt 6.4 SLA) Schadevergoeding in geval van niet-naleving In de offerte Aanvaardbare van de norm die in de ITEM Weging /100 Eenheid voorgestelde norm offerte wordt norm voorgesteld (EUR) (minimum 300 euro) Reactietijd Minuut 60 minuten na 30 oproep/e-mail Interventietijd Uur 24 uur na 30 oproep/e-mail Tijd nodig dag 5 werkdagen om terug te na oproep/e30 mail keren naar de normale situatie Bezorgen Dag 5 werkdagen van het voor de 10 verslag maandelijkse vergadering
47
BIJLAGE 4 : REFERENTIEFICHE
Titre du projet / Titel van het project / Project Title: Dénomination de l’entité publique ou privée / Naam van de publieke of privé entiteit / Designation of public or private entity:
Objet du projet/ Inhoud van het project/ Purpose of the project:
Budget (TVA excl/ excl. btw / VAT excl) :
Date d’installation/ Installatie datum/ Installation Date :
# utilisateurs /gebruikers /users :
References (Name, Surname, Position, tel, and email)
Description des fonctionnalités installées et domaine metier couverts/ Beschrijving van de geïnstalleerde functionnaliteiten en van de bestreken domeinen / Description of installed functionalities and areas of business covered
