Beste student, In september zal het bestuur wisselen naar een nieuw bestuur. Daarom kun je t/m 2 mei 2014 solliciteren voor een functie binnen het bestuur van S.F.V. Cedo Nulli. Je kunt solliciteren door een e-mail te sturen naar
[email protected] met als bijlage een motivatiebrief en je cv. In dit boekje kun je informatie vinden over het doen van een bestuursjaar bij Cedo Nulli. Je leest hier meer over onder andere de taken die bij de verschillende functies horen en je kunt zien hoe een week er ongeveer uitziet voor de verschillende functies. Als bestuur sta je aan het roer van een vereniging van bijna 1400 leden en ongeveer 120 actieve leden. Je leert omgaan met stress, je ontmoet veel nieuwe mensen en bouwt hiermee een goed netwerk op. Daarnaast ga je een ontzettend gezellige tijd tegemoet met veel nieuwe ervaringen en belevenissen. Een bestuursjaar is daar bovenop erg waardevol omdat het bijzonder goed op je CV staat! Dus ben je benieuwd naar de ervaringen van het huidige bestuur, heb je vragen naar aanleiding van deze map of wil je gewoon eens kijken of een bestuursjaar wat voor je is? Kom dan vooral ook langs op de informatiemiddag op 20 maart om 16:00 uur in T3-25 of de interesseborrel op 11 april. Daarnaast kun je natuurlijk ook altijd binnenlopen voor vragen of een e-mail sturen! Namens het XXIXe bestuur der S.F.V. Cedo Nulli, Cataline Sinnige Voorzitter & Commissaris Onderwijs
Cataline Sinnige - Voorzitter & Commissaris Onderwijs
[email protected] Angela de Pooter - Secretaris
[email protected] Astrid van Driel - Penningmeester
[email protected] Laurens Coumou - Commissaris Activiteiten
[email protected] Rosanne de Pauw - Commissaris Externe Betrekkingen
[email protected]
Voorzitter Als voorzitter van S.F.V. Cedo Nulli krijg je de kans een vereniging met bijna 1400 leden te leiden. Samen met je bestuursgenoten ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de vereniging wat een grote verantwoordelijkheid is. Je geeft leiding aan het bestuur, houdt overzicht en monitort het teamverband. Daarnaast bewaak je het algemene beleid. Je zorgt ervoor dat het beleidsplan nageleefd wordt en houdt het meerjarenplan in het oog. Je hebt als voorzitter de taak om bij te sturen en waar nodig knopen door te hakken. Dit alles gaat echter steeds in overleg met je medebestuursleden. Daarom is een goede afstemming en sfeer belangrijk voor de samenwerking. Verder ben je als voorzitter ook ‘het gezicht’ wat betekent dat je veel belangrijke contacten onderhoudt, zowel binnen als buiten de faculteit. Buiten de faculteit onderhoud je de contacten met andere verenigingen zowel in Rotterdam en in het KORF, als op het landelijke niveau met andere verenigingen van sociologie, bestuurskunde, psychologie en pedagogische wetenschappen. Ook kun je samen met de commissaris externe betrekkingen een aantal bedrijven bezoeken die belangrijk zijn voor de vereniging. Het leuke en interessante van deze functie is dat je van veel verschillende aspecten krijgt. Takenpakket - Leiding geven aan het bestuur - Het voorzitten van vergaderingen - Het in de gaten houden van het algemene beleid binnen de vereniging - Het opstellen en bijhouden van een jaarplanning i.s.m. Commissaris Activiteiten - Het voorzitten van de ALV - Toezicht houden op naleving van Statuten en Huishoudelijke Reglement - Onderhouden van contacten binnen de vereniging, binnen de faculteit, binnen de universiteit maar ook buiten de universiteit - Gezicht van de vereniging, waardoor je bepaalde stukjes moet schrijven en speeches moet houden - Begeleiden van de voorzitters van de commissies - Je bent verantwoordelijk voor goede communicatie naar buiten, maar ook voor goede communicatie binnen het bestuur - Coördinator inwerkperiode nieuw bestuur
Een week uit het leven van een Voorzitter Maandag: - 9:00 uur Bestuursvergadering voorzitten - Mails beantwoorden - Contract voor het gala opstellen (voor de andere verenigingen) en de agenda voor de vergadering van woensdag versturen - Eind van de middag voorzittersoverleg met alle voorzitters van de commissies - In de avond uit eten met vriendinnen van vroeger Dinsdag: - Dagdienst - Voorwoord schrijven voor het Credo - In de avond eten met een commissie en vergaderen Woensdag: - Dagdienst - Eind van de middag vergadering met FBMG, MAEUR, In Duplo en ED over het interfacultair gala - In de avond naar een constitutieborrel van een andere vereniging en een praatje houden Donderdag: - Vergadering van het KORF (met andere studieverenigingen op de campus) - Gesprekje met een voorzitter over een bepaalde commissie - In de avond naar een feest van de activiteitencommissie Vrijdag: - Opstellen en versturen agenda bestuursvergadering - In de middag naar een overlegorgaan met andere studieverenigingen psychologie in Nederland
Met oud-voorzitters op de oudbesturenborrel
Secretaris Het woord ‘secretaris’ betekent ‘geheimhouder’. Secretarissen zijn dan ook vaak discrete personen die het niet erg vinden om wat meer op de achtergrond te staan. Om toch wat mystieke rookgordijnen rond deze functie op te heffen vind je bij deze een beschrijving van deze allermooiste bestuursfunctie. Wat leuk dat je interesse hebt in deze bijzondere functie en daarom dit stukje leest! Als Secretaris ben je bij alle kanten en facetten van de vereniging betrokken. Geen detail wat jouw scherpe oog ontgaat. Jij krijgt namelijk alle post binnen (zowel digitaal als op papier) en je houdt de administratie bij. Je behoudt het overzicht voor het bestuur en zorgt voor een stevige basis waar altijd op terug gevallen kan worden. Een Secretaris wordt om deze reden wel meer dan eens aangezien als de ruggengraat van de vereniging! Daarnaast beheer je, soms in samenwerking met bestuursgenoten, de informatiekanalen van de vereniging. Belangrijke kwaliteiten voor een Secretaris zijn dan ook nauwkeurigheid en betrouwbaarheid, maar ook een zeer goede beheersing van de Nederlandse taal. Alle contactgegevens van meer dan 1400 leden moeten bij jou immers in goede handen zijn en de notulen goed leesbaar.
Verantwoording afleggen & notuleren op een ALV
Typische taken van een Secretaris zijn: • Notuleren bij bestuursvergaderingen en ALV’s • In- en uitgaande post verzorgen • Het onderhouden van het ledenbestand • Het beheren van de website • Versturen van de maandelijkse nieuwsbrief • Sociale media (in samenwerking met bestuursgenoten) beheren • Eindverantwoordelijke voor het archief • Verantwoordelijk voor alumni-activiteiten • Meedraaien in landelijke overlegorganen • Het begeleiden van commissies • Het begeleiden van de commissie Secretarissen bij hun werkzaamheden
Kerstkaart naar alle actieve leden verzenden
Een week uit het leven van de Secretaris: Ochtend Maandag
* Bestuursvergadering & de notulen hiervan opstellen
Middag
• •
•
Dinsdag
• •
Woensdag
• •
Beetje uitslapen Vanaf 10 uur dagdienst
•
Notulen van de ALV verwerken Vergadering Eerstejaarscommissie
•
•
•
Uitschrijvingen verwerken Gegevens van delegates van NMUN verzamelen Locatie voor ALV zoeken
Avond * Kroegcollege van Sociologiecommissie
Dagdienst tot 4 * Carnaval in Breda uur vieren met Cedo Alumni-activiteit opzetten (sprekers & locatie zoeken) Actiepuntjes Landelijk Overlegorgaan Trainen voor 10 km hardlopen
• •
Bij Credo Redactie voortgang checken Overleg NMUN
Donderdag • • •
Vrijdag
• •
Beetje uitslapen Mail beantwoorden Beleidsvergadering
* Bestuursuitje; louter gezelligheid met bestuursgenoten!
•
Vanaf 10 uur dagdienst Almanakstukjes schrijven
* Naar Utrecht voor een Landelijk Overlegorgaan
•
Oud-besturenborrel met Secretarissen
•
•
Diesborrel Feestje van broedervereniging Uit eten met Landelijk Overlegorgaan Rust in de tent; weekend!
Penningmeester Als schatkistbewaarder heb je binnen het bestuur een ontzettend belangrijke functie: je zorgt ervoor dat de financiele administratie op orde is en dat er niet te veel (of te weinig) geld wordt uitgegeven. Aan begin van het jaar stel je, naar aanleiding van het beleid dat je als bestuur wil voeren, een begroting op voor het komende jaar. Door het jaar heen gaan alle inkomsten en uitgaven langs jou, waardoor je een centrale rol hebt en je veel inzicht hebt in wat er allemaal gebeurt binnen de vereniging. Maandelijks maak je de financiele administratie op, die vervolgens wordt gecontroleerd door de kascommissie die bestaat uit oudbestuursleden. Omdat de kascommissie (deels) bestaat uit je voorgangers, kun je bij hen ook altijd terecht met functie-specifieke vragen en problemen. Taken van de penningmeester zijn: • Opstellen van de jaarbegroting • Bijhouden van de financiele administratie • Contactpersoon met de bank • Innen contributie • Financieel toezicht op de vereniging • Financieel toezicht op de commissies • Financieel verslag voor de kascommissie opstellen • Kasbeheer • Bestuursbeurzen aanvragen en verdelen Kortom, als penningmeester van Cedo Nulli moet je stevig in je schoenen staan, zeer punctueel zijn en altijd het overzicht bewaren. Jij bent verantwoordelijk voor een financieel gezonde vereniging. Een grote verantwoordelijkheid dus en genoeg om van te leren!
Doorsnee weekplanning Maandag: • Bestuursvergadering • Vergadering met de Reiscommissie • Betalingen checken deelnemers carrieredag • Kroegcollege bestuurskundecommissie Dinsdag: • Maandafsluiting: financiele administratie van de maand afronden • ABN AMRO bellen over problemen met internetbankieren Woensdag: • Facturen en declaraties betalen • Maandafsluiting afronden en rondsturen naar de kascommissie • Vergadering met de International Committee • Bezoek brengen aan mogelijke EJW-locatie
Donderdag: • Mee met een activiteit van de Pedagogische Wetenschappencommissie • Mail bijwerken • Functieprofiel schrijven • Naar een feestje van een broertje (andere Rotterdamse studievereniging) Vrijdag: • Brief schrijven naar de minister van financien over mogelijke BTW-vrijstelling • Naar het Landelijk Overleg Onderwijskunde en Pedagogiek (LOOP) in Amsterdam • Eten met het LOOP
Oud-besturenborrel met oud-Pennings!
Commissaris Activiteiten Als Commissaris Activiteiten vertegenwoordig je de sociale kant van de vereniging. Zo ben je bezig met het werven van nieuwe leden en houd je een overzicht over de promotie van de vereniging en van activiteiten. Ook zijn de commissies een van je grootste verantwoordelijkheden. Aan het begin van het jaar neem je alle sollicitaties af en doe je het voorstel voor de commissie-indeling. Vervolgens houd je in de gaten hoe de commissieleden functioneren en ben je hun aanspreekpunt.
Winactie om nieuwe leden te trekken
Onder promotie kun je bijvoorbeeld bedenken dat de facebook onder jouw hoede valt. Je bent beheerder van een medium waarmee je berichten naar ongeveer 1000 mensen kan sturen! Ook heb je je eigen sin-onlinekanaal waarmee je een bereik hebt van maar liefst 2700 mensen! Deze en andere middelen kun je gebruiken om activiteiten van Cedo te promoten en de beste opkomst op de activiteiten te bezorgen.
Beheerderspagina facebook
Verder organiseer je de weekendjes weg en mag je zelf het programma wegzetten. Hierin kun je je eigen creativiteit kwijt en commissieleden de gekste dingen laten doen. Je bezorgt ze een tijd die ze nooit meer zullen vergeten en kan ze op een leuke manier kennis laten maken met elkaar aan het begin van het jaar en ze passend bedanken aan het eind van het jaar!
Onderdeel tijdens CKW
Takenlijst • • • •
•
• •
Commissievorming en sollicitaties Weekendjes / actieve leden uitje organiseren (CKW, CBW, ALU) Jaarplanning opstellen/bijhouden Eindverantwoordelijk voor • Promotie • Activiteiten • functioneren commissieleden • commissiebegeleiding • begeleiding commissarissen promotie Hoofdverantwoordelijk voor • Facebook • Werving nieuwe leden • Boekverkoop Vertrouwenspersoon bij commissieleden Ruimte voor persoonlijke projecten, zoals Charity Run en FIFAtoernooi
Doorsnee week Maandag • Dagdienst • Commissievergadering psychologiecommissie • Afspraak promotie Lustrumcongres • Kroegcollege sociologie Dinsdag • Aanmaken facebookevenement bestuurskundecommissie • Flyers bestellen Carrierecommissie • CBW locatie bellen om vast te leggen • Almanakvergadering met lunch Woensdag • Uitslapen • Accomvergadering met avondeten • Charity Run vergadering • Onderhandelen voor locatie en bierprijs Accomfeest
Chillen bij vergadering met eten
Donderdag • Dagdienst • Aanmaken facebookevenement sportcommissie • Senaatsvergadering • Goodies CBW uitzoeken • BOTC-punten updaten Vrijdag • ALU plannen • Gesprek voorzitter Almanak voor functietips • Socializen met de leden • Squashen
Buiten je vaste taken is er ook veel ruimte om persoonlijk iets na te laten aan de vereniging. Zo kun je een FIFAtoernooi organiseren of daag je de commissieleden uit om mee te doen aan de 10km van Rotterdam. Het geeft een geweldig gevoel om zelf iets te hebben weggezet waar zoveel mensen enthousiast mee bezig zijn geweest en waar mensen het nog lang over gaan hebben. Je laat hiermee je eigen stempel achter op de vereniging!
Deelname Cedo aan de 10km
Commissaris Onderwijs De taken waar de Commissaris Onderwijs zich mee bezig houdt zijn samen te vatten binnen de volgende onderwerpen: medezeggenschap, uittreksels en contact met de faculteit. Deze functie is erg belangrijk omdat er korte lijntjes nodig zijn tussen de vereniging en de faculteit om zo goed mogelijk te kunnen functioneren.
Een van de belangrijkste taken van de Commissaris Onderwijs is het intensief contact houden met de verschillende medezeggenschapsorganen binnen de FSW. Medezeggenschap is erg belangrijk omdat dit de plek is waar je als student mee kan praten over wat er binnen jouw studie of faculteit allemaal gebeurt. Omdat de faculteit verschillende studies omvat betekent dit dat er meerdere medezeggenschapsorganen zijn. Door deze organen met elkaar in contact te brengen zorg je ervoor dat de medezeggenschap samen sterk staat en er van elkaar geleerd kan worden. Als je meer wilt weten over de werking van de medezeggenschap kun je meer informatie terugvinden in de bijlage. Daarnaast zorg je ervoor dat er promotie wordt gevoerd om de medezeggenschap bekender te maken, zodat studenten weten wat het inhoudt en waar ze terecht kunnen. Dit doe je in samenwerking met de opleidingscommissies en de faculteitsraad. Verder zorgt de Commissaris Onderwijs er ook voor dat er uittreksels beschikbaar zijn voor studenten om te bestellen en wordt het uittrekselbestand bijgehouden. Tenslotte is een belangrijke taak van de Commissaris Onderwijs het contact onderhouden met de faculteit. Zo zorg je ervoor dat alle medewerkers van de FSW jouw naam en gezicht kennen. Dit doe je door langs alle medewerkers te gaan en hen uit te nodigen voor een informele kennismaking. Ook wordt er met regelmaat een medewerkersmail opgesteld en verstuurd voor de verschillende opleidingen door de Commissaris Onderwijs met daarin interessant nieuws voor de medewerkers.
Organisatiestructuur FSW – nog zonder pedagogische wetenschappen (die qua structuur vergelijkbaar is).
Takenpakket: - Overzicht houden over de medezeggenschap in samenwerking met de Faculteitsraad - Contact onderhouden met de verschillende opleidingscommissies, bestuursraden, faculteitsraad en universiteitsraad - Promotie voeren voor de bekendheid van de medezeggenschap als voor de werving van nieuwe leden - Overleg voorzitten voor de studenten binnen de medezeggenschap van de FSW - Een medezeggenschapsmiddag organiseren waarbij de studenten een training krijgen - Klachten m.b.t. onderwijs afhandelen - Als assessor deelnemen in het Management Team - Uittreksels verzorgen voor studenten - Contact onderhouden met de verschillende organen binnen de faculteit (bijvoorbeeld examencommissie) - Contact onderhouden met de medewerkers via een medewerkersmail en in persoon
Een week uit het leven van een Commissaris Onderwijs
Maandag: - Bestuursvergadering - Dagdienst - Facultair Studenten Overleg voorzitten om 16:00 uur - Samen eten met huisgenoot, daarna naar een kroegcollege
Dinsdag: - Verwerken en versturen notulen Facultair Studenten Overleg - Vergadering met het Management Team om 15:00 uur - In de avond met een commissie eten
Woensdag: - Een studiegroep bijwonen om 10:00 uur - Vergadering met een commissie om 13:00 uur - Mail met een klacht over het onderwijs afhandelen - Avondje vrij: lekker een filmpje kijken
Donderdag: - In de ochtend naar een activiteit van een commissie - Mail sturen naar de examencommissie om te regelen dat studenten met de studiereis meekunnen - Afspraak met de voorzitter van de studentenraadsleden uit de faculteitsraad
Vrijdag: - Dagdienst - Belafspraak met ‘buddy’ van de Senaat - Eind van de middag naar het Nationaal Studenten Assessoren Overleg in Utrecht
Elke dag - Bestellingen van uittreksels checken en bestelde uittreksels doorsturen naar de Copyshop.
Commissaris Externe Betrekkingen Als Commissaris Externe Betrekkingen ben je verantwoordelijk voor de relaties met externe partijen buiten de vereniging en de faculteit. De twee belangrijkste doelstellingen binnen deze functie zijn het acquireren van financiële middelen voor de vereniging en het voorbereiden van de studenten op een succesvolle carrière. Voor het behalen van de eerste doelstelling spreek je externe organisaties aan door te bellen, mailen en/of je maakt een persoonlijke afspraak met ze. Je zoekt van tevoren uit wat S.F.V. Cedo Nulli voor de betreffende organisatie kan betekenen, bijvoorbeeld het verkrijgen van een goede naam bij de leden van onze vereniging zodat de studenten er later zullen solliciteren naar een baan. Vervolgens kun je met de organisatie bespreken hoe zij hun doelstelling willen behalen, bijvoorbeeld door het plaatsen van een logo op de website van Cedo Nulli of het houden van een workshop op de Erasmus Universiteit. Tot slot is het zaak het bedrag te bespreken dat de organisatie wil betalen voor het afgesproken (promotie)middel, waarbij jijzelf natuurlijk wel een richtlijn aanhoudt. Op deze manier is Cedo Nulli van waarde voor externe partijen, maar zijn zij tegelijkertijd ook van belang voor het voortbestaan van onze vereniging. Naast deze doelstelling richt de Commissaris Externe Betrekkingen zich ook op het organiseren van carrière-gerelateerde activiteiten. Dit hangt nauw samen met de eerste doelstelling, omdat bijvoorbeeld het organiseren van een workshop of inhousedag in samenwerking met een externe organisatie geld op kan leveren voor de vereniging en tegelijkertijd relevant is voor de oriëntatie van studenten op hun toekomstige loopbaan. Als Commissaris Externe Betrekkingen moet je je dus proactief opstellen, overtuigingskracht hebben en kunnen onderhandelen.
Taken van de Commissaris Externe Betrekkingen: Acquireren van het sponsorbedrag Het organiseren van workshops Het organiseren van Inhousedagen Het organiseren van de Carriėredag (in samenwerking met de Carrièrecommissie) Het contact met externe partners Het onderhouden van de Cedo Nulli LinkedIn-pagina De organisatie van NMUN Het begeleiden van commissies Het begeleiden van de externen van alle commissies
Workshop Solliciteren
Een week uit het leven van de Commissaris Externe Betrekkingen Maandag: 9:00 - 12:00 Bestuursvergadering 12:00 - 13:30 Vergadering met de Carrierecommissie 13:30 - 15:00 Mails beantwoorden van organisaties die bijvoorbeeld vragen een vacature voor hen te plaatsen 15:00 - 17:00 Organisaties bellen om afspraken te maken over bijvoorbeeld een inhousedag of een workshop 19:00 - 21:30 Kroegcollege Sociologie bijwonen Dinsdag: 10:00 - 16:00 Dagdienst op de Cedo-kamer - Potentiele sponsoroganisaties mailen en bellen - Zoeken hostels New York voor NMUN, samen met de andere bestuursbegeleider 19:00 - 22:30 Training NMUN bijwonen 22:30 - 23:30 Borrel NMUN in Locus Publicus
Woensdag: 08:30 - 12:00 Mee met een activiteit van de Bestuurskundecommissie: bezoek aan de Tweede Kamer in Den Haag 13:00 - 14:00 LinkedIn bijwerken, bericht over de Carrieredag erop zetten 14:00 - 15:00 Factuur sturen naar het CBS, voor hun deelname aan de Carrieredag Donderdag: 9:00 - 12:30 Naar Rijswijk voor een gesprek met Shell over een mogelijke samenwerking 14:00 - 15:30 Vergadering met de Bestuurskundecommissie 21:00 - 23:00 Borrel van een Rotterdamse studievereniging Vrijdag: 9:00 - 12:00 Mails beantwoorden 12:00 - 19:00 Naar een vergadering van het Landelijk Overlegorgaan Bestuurskundeverenigingen in Amsterdam, aansluitend borrel en avondeten
Oud-besturenborrel met oud-Commissarissen Externe Betrekkingen
