BELEIDSTRUCTUUR, WERKING, ORGANISATIE IBP CONTINUITEITSBELEID INFORMATIEVERSPREIDING, INFORMATIESTROMEN
Lut Sommerijns 20 juni 2007 1
Plan van de uiteenzetting 1. Beleidstructuur – Organen van het OFP – Werking – Organisatie (principes nr. 1 en 2) 2. Continuïteitsbeleid (principe nr. 5) 2. Informatie (principes nr. 10 en 11)
Hoe toepassen in de praktijk?
2
1. Beleidstructuur – Organen – Werking – Organisatie Wet – WIBP:
AV
Toezichtcomité
RvB
OO
OO
OO
Sociale comités
Minimum:
AV + RvB Optioneel: OO – sociale comités
Verplicht:
passende scheiding tussen
operationele taken en verantwoordelijkheden en toezichtstaken en -verantwoordelijkheden 3
Organen van het OFP: AV in de praktijk Één BO AV
MOF
Sector
WAP-Z
BO BO + aangeslotenen
Alle BO’s Alle BO’s + aangeslotenen
Sectorinrichter + aangeslotenen
Zelfst = BO maar moeten geen lid zijn
Probl: V.V. Probl: aantal Keuze: gewone/buitengewone Opgelet: min 1 lid (6 maanden)
Probl: V.V. Probl: IBP = BO Gewone/Buitengewone leden: BO met slapers
Probl: V.V. Probl: pariteit Gewone/Buitengewone leden
Opgelet indien uitbreiding WAP Statuten representativiteit
Aantal vergaderingen Probl: onderscheid OFP/BO (beheersovereenkomst)
Aantal vergaderingen Beheersovereenkomst Meer controle/transparantie
Aantal vergaderingen Aandacht: onderscheid inhoud pensioenregeling/ beheer en uitvoering
Aantal vergaderingen Betrokkenheid Informatiekanaal
Gewicht stemmen
4
1. Beleidstructuur – Organen – Werking – Organisatie – In de praktijk RvB/OO:
- Professionele betrouwbaarheid + passende beroepskwalificaties en beroepservaring - AH-verzekering (≠ 1 BO/MOF en sector/WAP-Z) - Externe/onafhankelijke bestuurders – Probl. pariteit - Pariteit (1 BO/MOF/Sector) - Belangenconflicten - "4-eyes principle" (≠ dagelijks beleid) - Vertegenwoordigingsbevoegdheid
5
Organen van het OFP: RvB in de praktijk Één BO RvB
- aantal - paritair/niet paritair - uitbesteding
MOF - paritair/niet paritair art. 41 WAP - aanduiding/benoeming - duur mandaat - einde mandaat
Sector - paritair - onafhankelijke bestuurders - geen BO interne controle compliance continuïteitsbeleid audit
WAP-Z - rechtspersonen? - geen BO (werk, initiatief)
werk, initiatief algemeen beleid, vertegenwoordiging, uitbesteding
algemeen beleid, vertegenwoordiging, uitbesteding
algemeen beleid, vertegenwoordiging, andere OO, uitbesteding
algemeen beleid, band AV, vertegenwoordiging, andere OO, uitbesteding
- steun BO - andere OO?
- steun BO - andere OO?
toezicht andere OO reporting vanwege OO
toezicht andere OO reporting vanwege OO (band AV)
6
Andere operationele organen in de praktijk
Dagelijks bestuur
handelingen en beslissingen van dagelijks bestuur Directiecomité dagelijks bestuur + ?
Investeringscomité/ Beleggingscomité beleggingen asset managers contracten (afbakening taken/ verantwoordelijkheden) reporting marge manoeuvre timing – frequentie vergaderingen 7
Andere operationele organen in de praktijk (vervolg)
Communicatieorgaan reporting CBFA/NBB info aangeslotenen klachten begunstigingsformulier intranet/website beheer data + privacy wetgeving transparantieverslag pensioenfiche …
Interne audit comité audit onderzoek/audit evaluatie reporting
Toetredings/Uittredingscomité [statuten + RvB/AV] Toetreding - aanvraagdossier toetreding - voorbereiden toetredingsbeslissing - voorbereiden documenten en aanpassingen Uittreding/Uitsluiting - uitvoering beslissing - overdracht
8
1. Beleidstructuur – Organen – Werking – Organisatie – In de praktijk RvB – Andere OO Financiering: follow-up Actuaris Revisor Beheersovereenkomst Coherentie TV – Investeringen – Financiering Herstelmaatregelen
RvB – Andere OO – Tussen OO Afbakening taken en verantwoordelijkheden Reporting Conflictenregeling PV’s – uitwisseling info Toezicht RvB – follow-up
9
Sociale comités in de praktijk Grensoverschrijdende context Hoe? Werknemersparticipatie – betrokkenheid - informatie - consultatie - medezeggingschap via niet bindend voorafgaandelijk/post factum advies via bindend advies opgelet: verantwoordelijkheid RvB OFP procedure conflictenregeling statuten 10
Sociale comités in de praktijk Nationale context
RvB: paritair Toezichtcomité: praktijk? OO: pariteit? Optioneel:
Verschillende overwegingen Mogelijkheid: zelf taken en verantwoordelijkheden invullen Combineren: RvB – OO – sociale comités
Praktijk:
OFP met 1 of meerdere BO [sector/zelfstandigen]
11
2. Continuïteitsbeleid "activiteiten en dienstverlening van het OFP zonder onderbrekingen" "ernstige en niet geplande onderbrekingen" Hoe? - via OFP structuur en organisatie (vb.: aantal leden OO) - via procedures, noodplannen, systemen, fallback arrangementen, outsourcing (goede contracten) - documenten draaiboek crisissituatie: welk geval/welke situatie? + wat doen? actieplan
12
2. Continuïteitsbeleid (vervolg) Panne computer, telecommunicatie, elektriciteit
Brand, terreur
wie doet wat? back up systemen? ervoor zorgen dat geen info die verloren gaat wanneer + hoe opnieuw life? ervoor zorgen dat dringende betalingen/ opdrachten kunnen worden uitgevoerd check contracten met service providers
bewaring van gegevens back up databeheer niet alleen bij OFP maar check contract met service provider
! 13
2. Continuïteitsbeleid (vervolg) Sociale onrust – stakingen in BO:
impact OFP? toegang bedrijfsgebouw procedure?
Ziekte, vakantieperiodes, … van leden OO: regeling: wie, wat, wanneer? aanpak
14
2. Continuïteitsbeleid (vervolg) Concreet
checken beheersovereenkomst met BO/sectorinrichter checken uitbestedingsovereenkomsten opstellen procedures, actieplannen, (wie doet wat wanneer?) treffen van back up/fallback arrangementen
OFP 1/meerdere BO
check BO opgelet – gebouw BO
Sector OFP
check FBZ check sociale partners zelfst/onafh/uitbesteding
WAP-Z
onafh/uitbesteding
15
3. Informatie 3.1 Interne informatieverspreiding In de praktijk: rapporteringsystemen
beslissingen RvB/statuten m.b.t. operationele taken notulen/PV interne reglementen feedback + follow-up/acties – secretaris (wie?)
16
3. Informatie (vervolg)
3.2 Externe informatie In de praktijk:
Aan wie? - aan aangeslotenen, begunstigden, rechthebbenden, vertegenwoordigers - aan BO - aan CBFA - aan sociale overleg-/adviesorganen: in welke situaties? - aan notarissen, advocaten, rechtbanken, …? Wat?
- wettelijk opgelegde info (WIBP – WAP – WAP-Z – "host country social legislation") - pensioenreglement - fiches - jaarrekeningen -…
17
3. Informatie (vervolg) 3.2 Externe informatie (vervolg) In de praktijk:
Hoe?
-
intranet papier dataprotection/privacywetgeving opgelet: uitbesteding opgelet: relatie BO – sociale overlegorganen
18
Bedankt voor uw aandacht Zijn er nog vragen?
Lut
19
