Beleidsplanning en opvolging G2020
Kader opleiding Streefdoel van nieuwe BBC-wetgeving = meer resultaatsgericht werken • een aantal wettelijke en organisatorische maatregelen ◦ Koppeling van strategie, financiën en personeel ◦ Strategische samenwerking met Stad Gent ◦ Nieuwe tools die al deze wijzigingen mogelijk maken
15/5/13
2
BBC Proces
Strategie Strategie
Financieel Financieel evenwicht evenwicht??
BeleidsdoelBeleidsdoelstellingen stellingen
Verantwoordelijken Input Input
(Middelen) (Middelen)
Algemene Algemene financiering financiering 15/5/13
Activiteiten Activiteiten
(Actieplannen) (Actieplannen)
Financiële Financiële vertaling vertaling
Output Output
(Resultaat) (Resultaat)
Effecten Effecten
Omgeving Omgeving 3
3
Inhoud van deze opleiding
De diensten binnen de strategie De vernieuwing van de stuurkaart
• Voormiddag Beleidsplanning • Namiddag Beleidsopvolging Vorming 15/5/13
4
Beleidsplanning
15/5/13
1. Doelstellingen bepalen 2014 (voorbereiding SWOT + oefening MT) 2. Definiëren activiteiten + acties + resultaten 3. Bepalen projecten en projectplanning 4. Financiële planning/budgettering 5. Personeelsplanning
5
Concreet 2 opleidingen G2020 • Januari ◦ Activiteiten bepalen ◦ Acties bepalen ◦ personeelsverdeling ◦ Indicatoren en mijlpalen op activiteit (kennismaking) • Mei ◦ Activiteiten aftoetsen aan strategie ◦ Personeelplanning software ◦ Projectwerking 15/5/13
6
Vraag 1 • Wat houdt een activiteit in? • Hoe verhoudt die zich tot de stuurkaarten?
15/5/13
7
Vraag 1 • Activiteit = kerntaak Reguliere werking • Overeenkomsten/verschillen Overeenkomsten stuurkaart vandaag Beleidsplanning Acties + status Nog steeds activiteiten van een dienst Indicatoren en Gantt chart
15/5/13
Verschillen stuurkaarten vandaag Geen eigen doelstellingen meer Enkel nog significante acties Activiteit = kerntaak van een dienst Nieuwe functionaliteiten indicatoren en mijlpalen
8
Voorbeelden • Selecties organiseren • Loopbaanbegeleiding • Archief beheren • Vrijetijdsactiviteiten organiseren voor senioren • Onthaal cliënten sociale dienst • Psychosociale en administratieve begeleiding van cliënten 15/5/13
9
Vraag 2 • Waar staat de activiteit in de strategische doelstellingencascade?
15/5/13
10
Vraag 2: Strategische cascade
15/5/13
11
Een voorbeeld
15/5/13
12
Let op! • 1 activiteit kan in principe maar aan 1 doelstelling gekoppeld worden • Personeel opsplitsen is maar beperkt haalbaar (max. in 2) • Budgetten koppelen (vanaf 2014) Doelstelling
Dienst Activiteit/ project
Personeel
15/5/13
Budget
13
Richtlijnen activiteiten • Max 4 inhoudelijke per dienst (beperk dit zoveel mogelijk, omwille van administratie); • Enkel de eigen kerntaken, niet die van andere diensten. (Geen herhalingen) • + 1 generieke activiteit per dienst; • = budgetteerbaar als boekbaar; • Idealiter minimaal 1 VTE per activiteit • Cluster van onderliggende taken; • De kost van het onderhoud moet kleiner zijn dan de opbrengst; • Je kan er indicatoren aan toewijzen; • Een bedrijfseenheid. 15/5/13 15/5/13
14 14
Nieuwe activiteiten 1. Kerntaken bepalen – zie richtlijnen 2. Activiteit interne werking maken – zie richtlijnen 3. Linken aan de strategische oefening 4. Personeel toewijzen (0,4VTE of 0,5VTE / 0,8VTE of 1VTE) – zie richtlijnen 5. Richtlijnen activiteit aftoetsen
15/5/13
6. Bepalen + toewijzen van de acties – zie richtlijnen
15
Wat is een actie Acties zijn: • tijdelijk (1X iets doen) • nastreven van een resultaat (eventueel in substappen) • toe te wijzen aan een activiteit • (on)rechtstreeks gekoppeld aan de doelstellingen • moeten inhoudelijk voldoende sterk zijn ◦ ◦
Geen eigen beheersacties voor de dienst Wel informatie die je meegeeft aan uw bestuur en in het jaarverslag opneemt
• Zijn van meerwaarde voor uw bestuur en kunnen opgenomen worden in het jaarverslag 15/5/13
16
Wat zijn projecten
• Dienst- of departementsoverschrijdend • Organisatiematuriteit – managementteam volgt op • Investerings- of inhoudelijk project • Gekaderd met een projectfiche (goedgekeurd door bevoegd orgaan) • Duidelijke planning – projectmatige aanpak • Voldoende budget + inzetbaarheid personeel - eventueel personeelskosten (minimaal personeelskosten) • Belang van zichtbaarheid 15/5/13
17
Invoeren in de software G2020 software • Strategische planning • Beleidsopvolging (indicatoren en mijlpalen) • Personeelsplanning • Organisatiestructuur • BBC-domeinen • Projectplanning • Verbeteractieplannen om de reguliere werking te versterken • Subsidiebeheer 15/5/13
18
Scope opleiding • Een eerste kennismaking aanmaken indicatoren in eigen domein en met software Ter voorbereiding van: ◦ Strategische indicatoren en mijlpalen (2013) ◦ Managementindicatoren en op beleidsvelden o.a. voor benchmarking (gefaseerd)
15/5/13
19
Beleidsopvolging 1. Indicatoren 2. Status acties en projecten 3. Financiële status 4. Verbeteractieplannen (interne controle, …)
15/5/13
20
Vragen 1. Wat is een indicator? 2. Wat is de meerwaarde van een indicator?
15/5/13
21
Indicator • Een indicator meet of we de gewenste resultaten behalen en signaleert wanneer we goed of minder goed bezig zijn voor het behalen van ons doel. • Meerwaarde: ◦ Stuurt gedrag van de medewerkers ◦ Vermindert de onzekerheid in een beslissingsproces ◦ Heeft economische (maatschappelijke) waarde voor derden (of voor je eigen organisatie) 15/5/13
22
Voorbeelden • Het aantal wanbetalers in hulpverlening bij OCMW t.o.v. totaal aantal wanbetalers • Totaal aantal positieve woonbegeleidingen t.o.v. het totaal aantal bemiddelingen • Evolutie van de wachtlijst van de eigen wzc 15/5/13
23
Wat zou de doelstelling kunnen zijn van deze indicatoren? • Het aantal gebruikers die een maaltijd genieten in de ldc per maand • Evolutie van de bezetting van kamers in een wzc • Evolutie van de overuren binnen de verschillende wzc
15/5/13
24
Hoe begin je aan een indicator? • Belang (van de activiteit)? • Deelresultaten (van de activiteit)? • Te ondernemen stappen? • Hoe waarnemen? • Meetbaar? • Neveneffecten? 15/5/13
25
Evaluatie van indicator • Meerwaarde voor de doelstelling? • Meet wat zegt te meten? • Fouten? • Beschikbaarheid gegevens? • Opbrengst is groter dan de kost?
15/5/13
26
Een oefening • Test met de eigen activiteiten ◦ Evalueren van de eigen indicatoren? ◦ Nieuwe indicator?
Streven naar 1 indicator per activiteit
15/5/13
27
Soorten indicatoren • Operationele indicator ◦ Vertrouwelijk • Beleidsindicator – rechtstreeks gekoppeld aan de doelstellingen ◦ Wettelijke rapportering • Managementinformatie ◦ Indicatoren voor goed management van de organisatie ◦ Kunnen aan de doelstellingen gekoppeld zijn 15/5/13
28
Voorbeelden soorten indicator • Aantal dagen dat er onderbezetting is van de kamers in een wzc – managementindicator/economische meerwaarde • Doorlooptijd van een leefloonaanvraag – operationele indicator • % van de geactiveerden die in het kader van activering begeleid zijn beleidsindicator
15/5/13
29
Invoeren in de software • Mogelijk aan alle strategische niveau’s ◦ Eigenschappen toewijzen aan indicatoren
15/5/13
30
Status acties en mijlpalen Vandaag • Acties in de stuurkaarten • Gantt chart Morgen Acties koppelen aan activiteiten Mijlpalenplan
15/5/13
31
Mogelijkheden mijlpalen • Koppelen aan alle strategische niveau’s ◦ Projecten en acties! • Planning t.o.v. realisatie • Status visualiseren met kleur • Globale status project • Evaluatie 15/5/13
32
Invoeren in de software • Statussen van de acties invoeren ◦ Is gerealiseerd (kan 1 mijlpaal zijn) De Gantt charts moeten nog steeds gemaakt worden
15/5/13
33
Rapporten • Pas eind januari een basisrapport • We komen langs op het diensthoofdenoverleg • Op lange termijn ook grafische rapporten ◦ Indicatoren ◦ Mijlpalen – bestaat al
15/5/13
34
Verwachtingen voor de nieuwe stuurkaarten • Stuurkaart komt uit G2020 • Gantt chart moet iedereen nog maken • Bi-cijfers worden ook nog afzonderlijk aangeleverd
15/5/13
35
Algemene planning Budgethouders Maart/April
Maart/April
Inleiding financiële meerjarenplanning en financiële concepten
Vormingen
Inleiding financiële meerjarenplanning en financiële concepten – 1/2e dag
Mei
Deel 2 beleidsplanning + verdere kennismaking G2020 – 1 dag
Oktober/ november
SAP-intro (softwarepakket) – 1/2e dag
november
Hoe vertalen we de strategische doelstellingen naar personeel - 1dag
December
SRM – winkelwagentje (nieuw softwarepakket aankoop) – 2u
December
Raadplegen doelstellingen in webapplicatie - 30min
15/5/13
36
