Beleidsplan SESAM Academie 2014 De blik naar buiten

Beleidsplan SESAM Academie 2014

De blik naar buiten

18-12-2013 M.J. Schoonen

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 De organisatie 1.2 Visie en missie 1.3 Positionering 1.4 Aantal projecten en declarabele uren 1.5 Matching vraag en aanbod 1.6 Samenstelling opdrachtenportefeuille 1.7 Financiën 2. Trends 3. Huidige positie 4. Doelstellingen 5. Strategische agenda 5.1 Tevreden opdrachtgevers en evaluatiesysteem 5.2 Gemotiveerde en gekwalificeerde adviseurs 5.3 Externe profilering 5.4 Continuïteit organisatieconcept 6. Implementatie

2 3 3 4 4 4 5 5 5 6 7 9 9 9 10 12 13

Opgave gebruikte documenten

14

Beleidsplan SESAM Academie

december 2013

-1-

Samenvatting Op basis van de resultaten en voornemens uit het beleidsplan 2009, het onderzoek Toekomstbestendigheid 2012, het jaarverslag 2012 en het plan van aanpak werkgroep Marketing 2013 is dit beleidsplan met de titel ‘De blik naar buiten’ opgesteld. De markt voor organisatieadvies aan vrijwilligersorganisaties is buitengewoon groot. Het werken voor en door vrijwilligers is en blijft de kern van de SESAM Academie. Er is geen reden tot fundamentele veranderingen, noch wat betreft adviesdiensten, noch wat betreft het organisatieconcept. Door de dagdeelprijs, die de SESAM Academie hanteert, kan de concurrentie worden weerstaan. De SESAM Academie voorziet in een behoefte en er kan optimaal gebruik worden gemaakt van de sterke punten: kennis, ervaring, motivatie en betrokkenheid. Het uitvoeren van zinvolle en boeiende adviesopdrachten is het streven van elke SESAM Adviseur. Er is een noodzaak voldoende en uitdagende opdrachten voor de SESAM Adviseurs te verwerven, waardoor tevens een gezonde financiële basis voor de SESAM Academie kan worden gerealiseerd. Netwerken moet een deel gaan uitmaken van de cultuur van de organisatie, externe profilering moet hét speerpunt zijn voor de komende jaren. De aanbevelingen en acties in het nieuwe marketingplan, dat in ontwikkeling is en medio 2014 beschikbaar zal zijn, zullen hieraan een belangrijke impuls moeten geven. 1. Inleiding In 2012 is in opdracht van het bestuur een intern onderzoek uitgevoerd onder de adviseurs naar de toekomstbestendigheid van de SESAM Academie. Het onderzoek richtte zich vooral op de vraag in hoeverre het organisatieconcept van ‘vrijwilligers door vrijwilligers’ -óók voor de komende tijd houdbaar is. In de conclusie van het onderzoek is de vraag bevestigend beantwoord. Dat gezegd zijnde, is er een aantal zaken geagendeerd, die in 2013 e.v. de aandacht vragen.  Er is behoefte aan een ‘omgevingsverkenning’ van de markt van aanbieders, waarin de SESAM Academie acteert.  Er is noodzaak tot het verkrijgen van nieuwe opdrachten, omdat het doen van (uitdagende) opdrachten hetgeen is wat de SESAM Adviseurs bindt aan de SESAM Academie.  Er is noodzaak tot het verkrijgen van nieuwe opdrachten, teneinde de financiële verliezen in 2011 en 2012 een halt toe te roepen.  En er is behoefte aan het maken van afspraken over een minimale inzet die -jaarlijks- van de adviseurs mag worden verwacht. Dat laatste is niet alleen van belang om een zekere garantie te hebben voor de inkomenspositie van de SESAM Academie. Een zekere inzet van alle adviseurs geeft ook uiting aan de benodigde betrokkenheid bij het (advies)werk van de SESAM Academie. Het feit dat we een vrijwilligersorganisatie zijn, houdt in dat alle werkzaamheden, die nodig zijn om de organisatie in stand te houden, worden verricht door de adviseurs. Naast de behartiging van de ondersteunende werkzaamheden die door de bureaumanager, als enige betaalde kracht, worden verricht. Vooralsnog zet het bestuur in op 24 project dagdelen en 16 algemene dagdelen t.b.v. de interne organisatie -per adviseur- per jaar. Netwerken en naamsbekendheid vraagt een doorlopende inspanning, omdat we weten dat er een lange tijd kan zitten tussen het hebben van perspectief op opdrachten en het daadwerkelijke verlenen ervan. Beleidsplan SESAM Academie

december 2013

-2-

1.1 Organisatie SESAM Academie staat voor SEnioren en SAMenleving. De organisatie, opgericht in 2002, is een samenwerking van een groep van ongeveer 75 adviseurs van 55 jaar en ouder, die hun kennis en ervaring belangeloos inzetten om vrijwilligersorganisaties te ondersteunen op het gebied van strategie, marketing, organisatie en financiën. De adviseurs zijn professionals met een academisch werken denkniveau en hebben deel uit gemaakt van het senior management. De SESAM Academie drijft op vrijwilligers. Ook de directeur is een vrijwilliger. De enige betaalde kracht is de parttime bureaumanager op het kantoor in Apeldoorn. De SESAM Academie bestrijkt het hele land, waarbij de adviseurs regionaal zijn georganiseerd. De regio’s tellen 10 à 20 adviseurs, de man/vrouw verdeling is 82%/18%. De adviseurs zijn gemiddeld 4 à 5 jaar actief bij de SESAM Academie. Als voorbereiding op de adviespraktijk wordt een interne leergang gevolgd. Het programma van de leergang bevat onderwerpen als de rol van adviseur, de cultuur van vrijwilligersorganisaties, de positie en rol van vrijwilligers in de samenleving en de SESAM-methodiek van adviseren. Naast de aandacht voor adviesvaardigheden, wordt ook gewerkt aan vaardigheden nodig voor het begeleiden en coachen van personen, teams en besturen van vrijwilligersorganisaties. Gastcolleges van deskundigen uit verschillende sectoren maken onderdeel uit van de leergang. Naast deze leergang wordt veel belang gehecht aan intervisie en permanente educatie om de kwaliteit van advisering op hoog niveau te houden. Adviseurs kunnen deelnemen aan cursussen o.a. op het terrein van adviesvaardigheden, fondsenwerving en vrijwilligersbeleid. De kwaliteitseisen die aan een adviseur worden gesteld, zijn vastgelegd in een competentieprofiel. Ter dekking van de kosten van de SESAM Academie (bureaumanagement, huisvesting, opleiding) wordt € 75,- (ex. BTW) per dagdeel in rekening gebracht. 1.2 Visie, missie

visie In de visie wordt de opvatting van de SESAM Academie over het werkveld tot uitdrukking gebracht: vrijwilligers vormen, zowel individueel als in (maatschappelijke) organisaties, een essentiële factor voor de cohesie in de samenleving en het welbevinden van de mensen in die samenleving.

missie In de missie wordt kernachtig en op een hoog abstractieniveau tot uitdrukking gebracht wat de bestaansreden van de SESAM Academie is. De missie overstijgt daarmee het (statutaire) doel van de SESAM Academie, dat betrekking heeft op het ondersteunen van maatschappelijke organisaties en het vergroten van de participatie van senioren in de samenleving. De missie is vooral extern gericht, de ‘klanten’ vormen de primaire bestaansreden. De functie van de missie is om ex-


december 2013

-3-

tern een scherp profiel neer te zetten en intern als samenbindend element te functioneren. De missie verwoordt de uitdaging waar de SESAM Academie voor staat, zonder dat het noodzakelijk is dat elk project hieraan voldoet.

Het versterken van het probleemoplossend vermogen van vrijwilligersorganisaties.

1.3 Positionering De SESAM Academie is in de markt gepositioneerd als een betrokken groep adviseurs die op basis van hun ervaring, na een selectieprocedure én een interne opleiding, vrijwilligersorganisaties helpen met bestuurlijke en organisatorische vraagstukken. Zowel grote als kleine vrijwilligersorganisaties kunnen bij de SESAM Academie terecht. De adviesprojecten worden professioneel uitgevoerd. De SESAM Academie is geen onderzoeksbureau en doet geen uitvoerend werk voor de opdrachtgevers. De adviezen zijn vooral praktisch van aard, uitvoeringsgericht, in aansluiting op de vraag van opdrachtgevers, ‘op maat’ uitgevoerd. 1.4 Aantal projecten en declarabele uren De adviseurs hebben met elkaar circa 200 projecten onder handen, gemiddeld 2,5 project per adviseur. Naast een inspanningsverplichting voor het realiseren van 24 betaalde dagdelen per jaar worden dagdelen besteed ten behoeve van netwerken en relatiebeheer, het voeren van intakegesprekken en activiteiten binnen de SESAM organisatie. Er is regiocoördinatorenoverleg, netwerkcoördinatorenoverleg, binnen de regio’s vinden regionale overleggen plaats, er is intervisie, en meerdere adviseurs nemen deel aan werkgroepen zoals de werkgroep marketing en het kenniscentrum. 1.5 Matching vraag en aanbod Aanvragen worden via een vermelding in Novosa (een interne digitale nieuwsbrief) onder de aandacht gebracht van de adviseurs, waarna belangstellende en beschikbare adviseurs zich kunnen aanmelden. Er is dus primair sprake van zelfselectie, waarbij de regiocoördinator soms een stimulerende rol moet vervullen als het om opdrachten gaat, waarvoor geen spontane melding komt. Dit werkt in principe goed, in die zin dat de opdrachten altijd bij een adviseur kunnen worden ondergebracht. Daarnaast kan op geautomatiseerde wijze een kwalitatieve matching van vraag en aanbod plaatsvinden op basis van de in de aanvraagformulieren genoemde aandachtsgebieden van de opdracht (bijvoorbeeld fondsenwerving, marketing, strategie) en de benodigde inzichten (bijvoorbeeld bestuurlijk, organisatorisch) en vaardigheden (bijvoorbeeld analytisch vermogen, overtuigingskracht) van de adviseur. Deze adviseurgegevens zijn beschikbaar. In de praktijk vindt een kwalitatieve matching plaats via de regiocoördinatoren. Zij kijken of de opdrachten passen bij de adviseurs op basis van kennis én van de competenties van de adviseurs, die ook blijken uit de evaluaties van opdrachten; soms raadplegen zij daarbij een sparring partner.


december 2013

-4-

Ook zorgen zij ervoor dat een combinatie van twee adviseurs tot stand komt die elkaar goed aanvullen. Overigens kunnen de meeste opdrachten door de meeste adviseurs worden uitgevoerd. 1.6 Samenstelling opdrachtenportefeuille

naar sector De opdrachten zijn over veel sectoren verspreid. De grootste sectoren betreffen ‘ondersteuning vrijwilligerswerk,’ ‘kunst en cultuur’ en ‘mens en welzijn’ (met name patiëntenverenigingen). Verreweg de meeste adviseurs geven aan dat zij in meerdere sectoren actief willen zijn of geen voorkeur hebben wat betreft het aantal sectoren. Slechts enkele adviseurs willen zich specialiseren in een bepaalde sector. Ook willen de adviseurs meerdere aandachtsgebieden (bijvoorbeeld besturingsvraagstukken, financiën, marketing enz.) bestrijken, hoewel de behoefte aan specialisatie hier groter is dan bij de specialisatie naar sector. De eigen expertise is hierbij leidend.

naar herkomst De opdrachten komen vooral binnen als vervolgopdracht en via het netwerk (mond tot mond reclame) en eigen acquisitie.

naar aantal dagdelen Het aandeel kleine opdrachten (10 of minder dagdelen) neemt toe en bedraagt bijna 60% van het totale aantal opdrachten. Het aantal opdrachten van opdrachten 11 - 50 dagdelen blijft constant, het aantal opdrachten > 50 dagdelen neemt recent weer toe. De voorkeur van de adviseurs is redelijk gelijk verspreid over deze categorieën. Slechts een paar adviseurs hebben een voorkeur voor projecten groter dan 50 dagdelen. 1.7 Financiën Ondanks het feit dat er in 2011 en 2012 een negatief financieel resultaat was staat de SESAM Academie er financieel gezond voor. Voor een belangrijk deel heeft dit te maken met het bestaande organisatieconcept met vrijwilligers, inclusief de directeur, waardoor de kosten relatief laag zijn. Daarnaast is de stichting behoedzaam in het doen van uitgaven. Feit is wel, dat de verliezen van de afgelopen jaren een halt moet worden toegeroepen. De doelstelling is te komen tot acties met het doel het bereiken van minimaal financieel break even in 2013 en het scheppen van de voorwaarden om in de daaropvolgende jaren voldoende positief resultaat te genereren teneinde de continuïteit van de organisatie te kunnen waarborgen. 2. Trends

toenemende complexiteit De samenleving wordt steeds complexer en dat geldt zeker ook voor vrijwilligersorganisaties. Door die toenemende complexiteit worden er hogere kwaliteitseisen aan de bestuurders van vrijwilligersorganisaties gesteld. Ook financiers (overheid, fondsen, sponsors) stellen eisen op het gebied van meetbare output en financieel beheer. Een goede vrijwilliger is niet per definitie ook een goede bestuurder. Niet alle bestaande bestuurders kunnen aan de hogere eisen voldoen, waardoor er spanningen bestaan tussen ‘oude’ en ‘nieuwe’ bestuurders.


december 2013

-5-

grotere diversiteit Om Koningin Maxima te parafraseren: dé vrijwilliger bestaat niet. Het gaat om autochtonen en allochtonen, ouderen en jongeren (o.a. maatschappelijke stages), hoog- en laag opgeleiden, in privé tijd en in tijd van de baas (in kader van maatschappelijk betrokken ondernemen) of in werkgevers- tijd (reïntegratie) enz. Al die vrijwilligers hebben hun eigen, specifieke drijfveren. Naast het dienen van een maatschappelijk belang speelt het eigen belang ook een grote rol. Gelet op de grote diversiteit is het binden van vrijwilligers een belangrijk vraagstuk, misschien nog wel meer dan het werven van nieuwe vrijwilligers. Het gaat er om de juiste vrijwilliger op de juiste plaats op het juiste moment te krijgen (competentiemanagement).

meer samenwerking Vrijwilligersorganisaties zoeken elkaar meer op. Er is sterke behoefte aan uitwisseling van kennis, zoals ondermeer gebleken is bij het project van de SESAM Academie in het kader van Kracht Lokaal waar vrijwilligersorganisaties met elkaar in gesprek zijn gegaan. Besturen worden vaak met gelijksoortige problemen geconfronteerd en hebben baat bij uitwisseling van kennis over succesvolle oplossingen die elders zijn gevonden. Ook kan de samenwerking betrekking hebben op het delen van de ‘back office’ of gezamenlijke huisvesting.

veranderende democratie De formele verenigingsdemocratie met een algemene ledenvergadering en een gekozen bestuur is geen goed antwoord meer op de behoefte aan participatie. Veel mensen willen wel meedoen, maar zich niet binden aan zittingsperiodes en veel vergaderingen. Zij geven de voorkeur aan een helder omschreven takenpakket waaraan op zelf gekozen momenten invulling kan worden gegeven, mede dankzij technologische hulpmiddelen: internet, e-mail e.d.

efficiënter werken Zonder dit kwantitatief te hebben geanalyseerd, komen er waarschijnlijk relatief steeds minder financiële middelen beschikbaar voor vrijwilligerswerk. Enerzijds zijn er bezuinigingen bij de overheid, het bedrijfsleven en de burgers. Anderzijds neemt het takenpakket toe. Wat vroeger door de overheid werd gedaan, komt nu op het bordje van vrijwilligersorganisaties. Ook de verwachtingen van ‘klanten’ van vrijwilligersorganisaties worden steeds hoger. Daarom groeit de druk om efficiënter te werken. 3. Huidige positie Op grond van de huidige positie en trends kunnen we stellen dat de koers van de SESAM Academie goed is. Er is geen reden tot fundamentele veranderingen, noch wat betreft adviesdiensten, noch wat betreft het organisatieconcept. De markt voor organisatieadvies aan vrijwilligersorganisaties is buitengewoon groot. Het werken voor en door vrijwilligers blijft de kern van de SESAM Academie. Het type opdrachten naar sectoren en aantal dagdelen sluit aan bij de wens van de adviseurs. Er is geen behoefte aan diversificatie en het actief opzoeken van nieuwe markten. De trends geven aan dat er vraag blijft naar de bestaande diensten van de SESAM Academie. Er wordt voorzien in een


december 2013

-6-

behoefte en de sterke punten: kennis, ervaring en betrokkenheid kunnen optimaal worden benut. Het langer doorwerken wordt geleidelijk ingevoerd en de instroom van SESAM Adviseurs schuift gewoon mee. De gemiddelde leeftijd van de SESAM Adviseurs zal dan stijgen, maar onze ouderen blijven steeds langer vitaal en dus actief. Externe profilering van de SESAM Academie vraagt extra aandacht. Het is geen doel op zich, maar het wordt noodzakelijk geacht om ook in de toekomst de opdrachtenportefeuille op peil te houden. Enkele SESAM Adviseurs met deskundigheid op het gebied van Marketing en Communicatie ontwikkelen een actieplan teneinde een betere marketing te realiseren. Om de juridische positionering van de SESAM Academie ten opzichte van de SESAM Adviseurs vast te leggen wordt een overeenkomst ontwikkeld die vanaf 2014 met elke adviseur zal worden afgesloten. 4. Doelstellingen en gewenste situatie De SESAM Academie streeft de volgende doelstellingen na: 1. tevreden opdrachtgevers, tot uitdrukking komend in een ‘goede’ of ‘zeer goede’ beoordeling door de opdrachtgever van het bereikte resultaat 2. 75 à 100 gemotiveerde en gekwalificeerde adviseurs, regionaal georganiseerd 3. een opdrachtenportefeuille die o in omvang past bij het aantal adviseurs o evenwichtig is samengesteld in die zin dat het aandeel van een sector niet meer bedraagt dan 25% van het aantal opdrachten en dat de opdrachten ongeveer gelijkelijk verdeeld zijn naar grootte o landelijk gespreid is. 4. continuïteit in het organisatieconcept, dat wil zeggen dat alle functies (behalve het bureaumanagement) door vrijwilligers worden bezet. Toelichting

tevreden opdrachtgevers Voorop staat dat de SESAM Academie streeft naar tevreden opdrachtgevers. Daarmee wordt vooral bedoeld dat opdrachtgevers dankzij de inzet van de SESAM Academie beter zijn toegerust om goed te kunnen functioneren. Met tevredenheid wordt niet bedoeld dat opdrachtgevers naar de mond worden gepraat, er mag altijd een kritische probleemanalyse van adviseurs worden verwacht. Een doelstelling heeft alleen zin als vastgesteld kan worden of de doelstelling wordt bereikt. Daarom wordt een relatie gelegd met het evaluatiesysteem.

gemotiveerde en gekwalificeerde adviseurs De SESAM Academie is er niet alleen voor de opdrachtgevers, maar ook voor senioren om hen, na een succesvolle loopbaan, een actieve rol in de samenleving te laten blijven spelen. In die zin


december 2013

-7-

zou naar een maximaal aantal adviseurs moeten worden gestreefd, mede in de veronderstelling dat er voldoende werk voor hen is. Er wordt echter ook gehecht aan een overzichtelijke organisatie zonder bureaucratie. Ook het goed functioneren van de regio’s stelt een bovengrens aan het aantal adviseurs. Tegelijkertijd is een minimaal aantal adviseurs noodzakelijk om organisatorische en financiële redenen. Een orde van grootte van 75 à 100 adviseurs wordt optimaal geacht. Daarnaast willen de adviseurs het ook leuk hebben en voldoening kunnen halen uit de projecten. Alleen op die manier blijven zij gemotiveerd. De kwaliteit wordt gewaarborgd door een kritisch toelatingsbeleid, interne leergang, permanente educatie, kennisdeling, uitvoering van opdrachten door twee adviseurs en evaluatie van opdrachten. In principe zijn daarmee voldoende garanties voor het leveren van kwaliteit ingebouwd. Mocht een adviseur desondanks niet kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen, dan wordt bekeken of het niet beter is het adviseurschap te beëindigen. Kennisdeling heeft hoge prioriteit. Het betreft een cluster van activiteiten. Niet alleen de opleiding, opfriscursussen en intervisie, maar ook het inbrengen van kennis van buiten en een via MSA (mijn-sesamacademie, projecten urenadministratiesysteem voor SESAM Adviseurs) goed toegankelijk kenniscentrum.

voldoende opdrachten en evenwichtig samengesteld Het aantal adviseurs is bepalend voor de gewenste grootte van de opdrachtenportefeuille. Het doel is dus niet om zoveel mogelijk opdrachten binnen te halen. Het is inherent aan een adviesorganisatie dat er soms te veel en soms te weinig opdrachten zijn. Is het druk dan is er te weinig tijd voor acquisitie, maar als het rustig is ben je met acquireren eigenlijk al weer te laat. Het betekent dat adviseurs er rekening mee moeten houden dat er soms leegloop is en dat er soms een tandje bijgezet moet worden. Gelet op de behoefte van de adviseurs om in meerdere sectoren actief te kunnen zijn is een evenwichtig samengestelde opdrachtenportefeuille wenselijk. Ook uit oogpunt van continuïteit in de opdrachtenstroom is spreiding wenselijk. Als norm wordt gehanteerd dat niet meer dan 25% uit een bepaalde sector afkomstig is. Als de norm wordt overschreden, zal de acquisitie vooral op andere sectoren worden gericht om het evenwicht te herstellen. Ook een gelijkmatige verdeling van de opdrachten naar aantal dagdelen is wenselijk om aan te sluiten bij de wens van de adviseurs. Het betreft hier de verdeling van het aantal opdrachten naar aantal dagdelen. Ten slotte wordt gestreefd naar een landelijke dekking van de SESAM Academie om vrijwilligersorganisaties in de periferie van het land niet teleur te stellen. Als eerste zal er een regio Noord (Groningen, Friesland, Drenthe) worden toegevoegd, de werving en selectie in 2013 hebben geresulteerd in vier kandidaten voor die regio. Samen met drie SESAM Adviseurs uit de genoemde provincies zal de regio gaan starten met netwerken en acquisitie t.b.v. het werven van opdrachten.

continuïteit organisatieconcept Het huidige organisatieconcept met vrijwilligers voor alle functies (exclusief bureaumanagement) blijft gehandhaafd.


december 2013

-8-

De SESAM Academie heeft geen winstoogmerk. Uiteraard moet wel aan alle financiële verplichtingen kunnen worden voldaan, waarvoor ook een eigen vermogen noodzakelijk is dat echter niet hoger hoeft te zijn dan de jaarlijkse uitgaven. Omdat het organisatieconcept kwetsbaar is en gelet op de vrijblijvendheid van adviseurs t.o.v. het reilen en zeilen van de organisatie, is het van belang zoveel mogelijk zekerheid te hebben dat de bezetting van sleutelfuncties (bestuur, directie, regio- en andere coördinatoren) in de toekomst niet in gevaar komt. 5. Strategische agenda De strategische agenda bevat de volgende acties om de doelstellingen te realiseren.

Doelstellingen

Strategische agenda

Tevreden opdrachtgevers Gemotiveerde en gekwalificeerde adviseurs Passende opdrachtenportefeuille Continuïteit organisatieconcept

Evaluatiesysteem Vrijwilligersbeleid en kenniscentrum Externe profilering en adviesraad Organisatiecultuur en bedrijfsvoering

5.1 Tevreden opdrachtgevers en evaluatiesysteem Opdrachtgevers zijn tevreden als we leveren wat we beloven: kennis, ervaring en betrokkenheid. Om te kunnen vaststellen of opdrachtgevers tevreden zijn over de inzet van de SESAM Academie is een schriftelijk evaluatiesysteem ingevoerd. Een goede follow-up naar de klant toe en naar de betrokken adviseurs is een belangrijk onderdeel van het evaluatiesysteem. De directeur is eindverantwoordelijk voor de follow-up.  Actie: jaarlijks wordt een analyse gemaakt van de ontvangen schriftelijke evaluaties, resultaat van de analyse wordt opgenomen in het jaarverslag. 5.2 Gemotiveerde en gekwalificeerde adviseurs

Vrijwilligersbeleid Het minimaal op niveau houden van het aantal adviseurs vergt elk jaar een instroom van 10 à 14 adviseurs, die uiteraard moeten voldoen aan kwaliteitseisen. Om de juiste mensen binnen te krijgen en te behouden is een actief wervings- en bindingsbeleid noodzakelijk. Het vrijwilligersbeleid van de SESAM Academie is beschreven, het gaat dan om zaken als de wijze van werving en selectie, functieprofielen, scholing, materiële voorzieningen en geschillen e.a. De werving van adviseurs is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Nieuwe adviseurs kunnen vooral worden gevonden in het eigen netwerk van de huidige adviseurs. Daarnaast zal er contact worden opgenomen met nader te bepalen organisaties waarvan verwacht mag worden dat er potentiële adviseurs kunnen worden gerekruteerd. De bedoeling is niet dat deze organisaties adviseurs gaan voordragen, maar dat zij de SESAM Academie onder de aandacht brengen van hun (oudere) leden, zodat zij zich zelf aanmelden als zij stoppen met werken.


december 2013

-9-

Bij de werving en binding van adviseurs speelt dezelfde problematiek als bij andere vrijwilligersorganisaties. Dat betekent dat het takenpakket helder moet zijn en dat ingespeeld moet worden op specifieke kwaliteiten en behoeftes van adviseurs. Zo is goed denkbaar dat sommigen vooral de rol van specialist willen spelen, bijvoorbeeld financieel of juridisch. Zij kunnen dan op deze terreinen worden ingeschakeld door mede-adviseurs. Daarnaast zijn er adviseurs die ook een staffunctie binnen de SESAM Academie kunnen en willen vervullen. Belangrijke aspecten bij de binding van adviseurs zijn intervisie en permanente educatie. Het beleid wordt voortgezet om jaarlijks cursussen aan te bieden die voor de adviseurs van belang zijn. De cursussen worden door externen verzorgd of door eigen adviseurs. In dat laatste geval is het tevens een vorm van onderlinge kennisdeling, wat ook bij intervisie in de regio’s het geval is.  Actie: jaarlijks organiseren van scholing t.b.v. de adviseurs, met aandacht voor overdracht en behoud van kennis en ervaring van SESAM Adviseurs die afscheid nemen.

Kenniscentrum Er moet zoveel mogelijk kennis worden overgedragen aan de opvolgers. Teneinde kennis te bevorderen en ervaring vast te leggen is in MSA een kenniscentrum ingericht. Domeinen zijn: Advies methode, Fondsenwerving, Financiën en administratie , Marketing en Communicatie , Organisatie en Bestuur , Strategie en Beleid, Maatschappelijke ontwikkelingen, Vrijwilligersbeleid. Per domein zorgt een domeinbeheerder er allereerst voor dat kennis, kunde en vaardigheden van het domein up to date is en aangevuld wordt. Daarnaast zorgt de domeinbeheerder er voor dat het domein met nieuwe kennis gevuld wordt (trendwatcher) en maakt helder waar training /bijscholing nodig is om kennis productief te maken. De domeinbeheerders stemmen één à twee maal per jaar met elkaar af waar de prioriteiten voor training/bijscholing liggen en brengen advies uit aan de directeur.  Aktie: voor alle domeinen van het kenniscentrum worden in 2014 domeinbeheerders gezocht. 5.3 Externe profilering Het zorgen voor een optimaal opdrachtenpakket vergt permanente aandacht van alle betrokkenen: adviseurs, regiocoördinatoren en directie. Het gaat daarbij om drie zaken:  externe profilering (netwerken)  accountmanagement bij grote opdrachtgevers/koepelorganisaties  acquisitie van opdrachten. Versterking van de externe profilering is het belangrijkste speerpunt van dit beleidsplan. Het gaat om vergroting van de naamsbekendheid van (de adviesdiensten van) de SESAM Academie. De continuïteit van de SESAM Academie, af te meten aan voldoende opdrachten voor adviseurs en voldoende inkomsten voor een gezonde en zelfstandige financiële basis, heeft twee belangrijke peilers: - de inzet van de SESAM Adviseurs, vertaald in een inspanningsverplichting van 40 dagdelen (24 betaald, 16 onbetaald) per jaar


december 2013

-10-

- de beschikbaarheid van opdrachten

Werkgroep Marketing Het bestuur heeft de aanzet gegeven tot het instellen van een werkgroep Marketing.  Actie: De werkgroep Marketing houdt zich bezit met: 1. Een analyse van de eigen organisatie: kwaliteiten, kansen en knelpunten 2. Een analyse van de ‘markt’: externe partijen, partners en concurrenten, vrijwilligersorganisaties. Hoe ziet de ‘markt’ eruit, en hoe kijken zij naar de SESAM Academie? 3. Opstellen van een marketingplan dat moet leiden tot uitvoering: acties voor iedereen binnen de organisatie. Het handelen t.b.v. marketing moet een vanzelfsprekend onderdeel worden van onze cultuur. 4. Beschrijven van onze producten, als uitgangspunt voor een betere marketing. 5. Verdiepen in maatschappelijke ontwikkelingen en de gevolgen daarvan. Welke gevolgen heeft de ‘participatiesamenleving’ voor het vrijwilligerswerk, en waar liggen kansen voor de SESAM Academie? 6. Versterken en vernieuwen van netwerken, en zo onze kans op interessante opdrachten vergroten. De netwerken van de adviseurs worden geïnventariseerd die relevant zijn voor de SESAM Academie, zoals vrijwilligerscentrales, koepelorganisaties, fondsen, bedrijven, gemeentelijke en provinciale overheden. Het betreft partijen in de sectoren waar de SESAM Academie nu actief is. 7. Streefdatum voor het realiseren van een marketingplan: juni 2014. In de tien jaar SESAM Academie zijn drie ‘lijnen’ van folders en materiaal geweest. De laatste is nu vier jaar in gebruik, dit is een goed moment om de hele lijn van folders | materiaal onder de loep te nemen en te vernieuwen.  Actie: De folders zullen klantgericht | productgericht worden opgezet, waarbij de huisstijl zal worden gemoderniseerd. De folders zullen worden ontwikkeld met het ook op acquisitie, zodat we onze producten beter kunnen presenteren. Streefdatum voor het realiseren van dit materiaal voorjaar 2014. Externe profilering is een samenspel tussen centraal en decentraal. Afhankelijk van het resultaat van de externe profilering wordt beslist over de verantwoordelijkheid voor het onderhouden van netwerkcontacten en de wijze van acquisitie van opdrachten.

Website en social media Een centrale rol in het kader van externe profilering is de website. De website is in 2012 - 2013 aanzienlijk verbeterd op de volgende punten:  dynamischer uitstraling:, grotere toegankelijkheid en aantrekkelijker teksten  toevoeging van referentieprojecten en reacties van opdrachtgevers  MSA - interne administratiesysteem is vereenvoudigd in gebruik, en uitgebreid met nieuwe opties: kenniscentrum, netwerk en relatiebeheer


december 2013

-11-

 

Via de social media Facebook, Twitter en LinkedIn wordt het advieswerk van de SESAM Academie onder de aandacht gebracht. Over het advieswerk van de SESAM Adviseurs is ter gelegenheid van het 10-jarig bestaan van de SESAM Academie in 2013 een film gemaakt. Deze is via de website te bekijken.  Aktie: aandacht voor externe profilering via website en social media, actualiseren van informatie, uitdragen van successen.

Adviesraad Een Adviesraad is ingesteld, primair om een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van de SESAM Academie. Het is de bedoeling dat periodiek door bestuur/directie en adviseurs met de Adviesraad wordt gepraat over relevante maatschappelijke ontwikkelingen en de consequenties daarvan voor de SESAM Academie. Daarnaast kan de Adviesraad bijdragen aan de externe profilering van de SESAM Academie. De raad kan wisselen van samenstelling, afhankelijk van het thema dat besproken wordt.  Aktie: Jaarlijks neemt het bestuur een besluit over het bijeenroepen van een Adviesraad. 5.4 Continuïteit organisatieconcept De cultuur binnen de organisatie en vergroten van binding met de organisatie zijn onderwerpen van bespreking binnen het bestuur. Elementen zijn: open communicatie, de noodzaak tot enige verzakelijking, ruimte om elkaar aan te spreken en verwachtingenmanagement.  Aktie: Het bestuur zal aandacht besteden aan de communicatielijnen - communicatiemiddelen binnen de organisatie (bestuur - regiocoordinatoren - adviseurs - Novosa). Het is binnen de organisatie van belang dat over en weer duidelijk is hoe communicatie binnen de organisatie is ingericht, en wat men kan verwachten. Een ander belangrijk aspect voor de continuïteit van het organisatieconcept is een adequaat inzicht in de bedrijfsvoering, daar is in voorzien. - Door rapportage in MSA is er inzicht in urenbesteding van elke adviseur. - Door kwartaalrapportage van het administratiekantoor is er inzicht in het verloop van inkomsten en uitgaven afgezet tegen de begroting. Gelet op de huidige financiële situatie is het niet nodig om de tarieven structureel te verhogen. Ook worden geen gedifferentieerde tarieven ingevoerd. Het hanteren van dergelijke tarieven is complex en zou de administratie belasten.  Aktie: Het bestuur stelt jaarlijks, bij het vaststellen van de jaarrekening, tevens het dagdeeltarief vast.

Sleutelfuncties  Aktie: Voor alle bestaande en eventueel nieuwe sleutelfuncties wordt een ‘rooster van aftreden’ samengesteld (bestuur heeft reeds een dergelijk rooster) en zullen tijdig potentiële opvolgers worden gezocht. Afsplitsing van taken in bestaande functies is daarbij niet uitgesloten.


december 2013

-12-

Urenregistratie Er is een urenregistratiesysteem ingevoerd, als onderdeel van MSA, waarbij alle niet declarabele en declarabele uren worden geschreven. Dit is in de eerste plaats van belang voor het eigen inzicht van de adviseurs in hun urenbesteding, wat tevens kan bijdragen aan een juiste budgettering van nieuwe opdrachten. Daarnaast brengt de urenregistratie, en de daarop gebaseerde rapportage objectiviteit ten aanzien van het aantal gerealiseerde dagdelen op adviseurniveau, per regio en op landelijk niveau.  Actie: alle SESAM Adviseurs registreren hun inzet, per kwartaal wordt met behulp van de rapportage uit msa de voortgang van de gerealiseerde dagdelen gevolgd. 6. Implementatie Door uitvoering te geven aan de genoemde actiepunten kan de SESAM Academie een impuls geven aan de externe profilering van de organisatie, maar ook aan de interne binding van de SESAM Adviseurs. Zo kan de positie van de organisatie extern en intern worden versterkt. De voortgang van de actiepunten wordt door de bureaumanager bewaakt, het beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd. Het is een continue uitdaging voor de SESAM Academie om kansen te benutten en bedreigingen te pareren. De sterke punten moeten worden gekoesterd en de zwakke punten worden weggewerkt. Voldoende opdrachten, heldere communicatie binnen de organisatie, regionale samenwerking, intervisie, nascholing, adequate matching, gebruikersvriendelijk MSA, een inzichtelijke urenregistratie, het zijn allemaal aspecten die de betrokkenheid van de adviseurs bij de SESAM Academie positief beïnvloeden.

De blik naar buiten Essentieel is om de vrijwilligersorganisaties centraal te stellen: wanneer we zicht krijgen op wat er speelt krijgen we ook zicht op de ondersteuning waaraan behoefte is. Bovenal wil de SESAM Academie immers een platform zijn waar maatschappelijke organisaties met de SESAM Adviseurs in contact kunnen komen. De adviseurs kunnen door die contacten hun kennis en ervaring omzetten in een zinvolle bijdrage aan de samenleving.


december 2013

-13-

Documenten die zijn gebruikt t.b.v. dit beleidsplan: (2012). Jaarverslag 2012. Apeldoorn: SESAM Academie. Kleyn, J. d. (2009). Beleidsplan 2009. Apeldoorn: SESAM Academie. Kleyn, J. d., & Neisingh, W. Onderzoek Toekomstbestendigheid. Apeldoorn: SESAM Academie. Marketingprojectgroep. (2013). Plan van Aanpak continuiteitborging. Apeldoorn: SESAM Academie.


december 2013

-14-

Beleidsplan SESAM Academie 2014 De blik naar buiten

Recommend Documents