Beleidskader 2016
“sturen en loslaten: ruimte geven in vertrouwen”
College van Bestuur Vastgesteld 21 september 2015
1. Inleiding SOML kiest voor een focus op de belangrijke transitie in het primaire proces: het ontwikkelen van Persoonlijk Leren. In 2016 geven de scholen van SOML handen en voeten aan het meerjarenbeleidsplan: “Leren voor de toekomst”. Vanuit dit kader is samen met de medewerkers vorm gegeven aan het schoolplan van de onderscheiden scholen. De vier programmalijnen zijn herkenbaar in het beleid verankerd en leidend bij keuzes die noodzakelijk zijn door de autonome bevolkingsdaling en de daardoor veroorzaakte afname van middelen. Om de komende jaren een goede voortgang van de voorgenomen transitie mogelijk te maken zal er in 2016 aandacht zijn voor de versterking van de noodzakelijke randvoorwaarden: leren door doen, ruimte voor dialoog, uitwisseling van ervaring en leren van elkaars good-practices in netwerken, borging van HR-processen en systemen, vergroten van het rolbewustzijn en rolneming van sleutelfiguren in de organisatie. Vanuit de sturingsfilosofie van SOML betekent dit: sturen en loslaten, ruimte geven in vertrouwen, met verantwoording over de geboden ruimte en in de ontmoeting van top-down en bottom-up bouwen aan een steeds professionelere cultuur. SOML zet in op het verandervermogen van binnenuit, door professionalisering en een open onderwijscultuur en meer vermenging en vervlechting van bestaand onderwijs, onderzoek en bedrijfsleven. In 2016 gaat SOML vanuit het kader van het stakeholdersbeleid op alle niveaus de dialoog aan en verstevigt verbindingen met de buitenwereld.
De ruimte voor innovatie ontstaat wanneer we er met zijn allen in slagen ieder jaar opnieuw stappen te zetten in de gewenste richting van de in het meerjarenbeleidsplan beschreven koers. Met het oog op de beoogde transitie in het onderwijs is het van belang dat de basis op orde is. Daarmee wordt gedoeld op: -
-
Leidinggevenden groeien naar management-control op alle beleidsdomeinen. De onderwijskwaliteit is voldoende tot goed: alle scholen ontvangen minimaal een basisarrangement van de onderwijsinspectie. We bewaken met MMP en Libelle op diverse niveaus de ontwikkeling van de onderwijskwaliteit. De kwaliteit van HR-processen, noodzakelijk voor het investeren in onze medewerkers: o de strategische personeelsplanning geeft ons zicht op de benodigde kwantiteit en kwaliteit van medewerkers; o de goede gesprekken worden gevoerd, conform de IPB-cyclus; o Heyy speelt in op de behoeften van medewerkers; o deze worden vastgelegd in MijnBardo; o het formatiesysteem Zermelo wordt op alle locaties gehanteerd; De huisvestingsprojecten krijgen alle aandacht om optimale randvoorwaarden te realiseren; We werken opbrengstgericht en hanteren daartoe projectformats.
beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
2
2. Algemeen beleid x
Goed Onderwijsbestuur
Het in samenspraak tussen Raad van Toezicht en College van Bestuur ontwikkelde toezichtkader is geïmplementeerd en aan het eind van 2016 op zijn praktische werking en meerwaarde geëvalueerd. Een toetsingskader is ontwikkeld en kan worden gehanteerd. De Raad van Toezicht anticipeert in 2016 op natuurlijk verloop en borgt de continuïteit en kwaliteit door tijdig de samenstelling van de Raad aan te passen.
x
Kwaliteitsbeleid
Informatievoorziening en verantwoording worden op elkaar afgestemd. Het werken met het dasboard MMP wordt structureel en systematisch. Het dashboard is de basis van analyses die reviews op alle niveaus mogelijk maken. In 2016 zijn de effecten en opbrengsten van de Bereik-diagnose een jaar na uitvoering geïnventariseerd. Het instrument is toegepast op de locaties waar dit in de eerste tranche nog niet is gebeurd. Er is een plan gemaakt voor een tweede meting, mede gelet op het vaststellen van het bereik van het nieuwe meerjarenbeleidsplan en als zelfevaluatie in het kader van de meerjarenbeleidscyclus. x
Innovatiebeleid
Het innovatiebeleid is er op gericht de transitie te ondersteunen. In de meerjarenraming zijn middelen opgenomen voor SOML-brede innovatieactiviteiten binnen de locaties. In 2016 zijn de ontwikkelde criteria voor de toewijzing van de innovatiemiddelen toegepast.
3. Het leren van de leerlingen x
Persoonlijk Leren
Het proces van de Broedplaatsen is afgerond en door middel van de review-techniek geëvalueerd en tussen de locaties gedeeld. Het proces van vernieuwing is overgedragen aan de locaties en de lokale procesverantwoordelijkheid is in handen van de locatiedirecteur. Samen met de teamleiders en functionele teams worden de eerste ervaringen met Persoonlijk Leren verbreed en uitgebouwd. In 2016 hebben de locaties van SOML hun eigen invulling van het concept Persoonlijk Leren verder vorm gegeven. x
Agora
SOML investeert in innovatie en geeft ruimte om in een praktijklaboratorium binnen SOML ervaringen op te doen. Agora is het SOML-brede innovatieproject waar ervaringen worden opgedaan met de benodigde bouwstenen om persoonlijke leerroutes voor leerlingen mogelijk te maken. Vertrouwde structuren worden losgelaten om ruimte te bieden aan flexibiliteit en omdenken. beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
3
In 2016 is het tweede jaar met Agora-leerlingen positief afgesloten en zijn de voorbereidingen voor de bovenbouw, die voorbereidt op examens afgerond. Het Agoraconcept is in samenwerking met de incubators van de Gemeente Amsterdam verder doorontwikkeld.
x
Passend Onderwijs
De Coöperatie KEC (Kennis- en Expertise Centrum is actief in het nieuwe onderwijsverzamelgebouw in Roermond. SOML is toegetreden tot de coöperatie en geeft samen met het speciaal onderwijs uitvoering aan het Ortho-Pedagogisch Didactisch Centrum (OPDC). In 2016 is de coöperatie KEC actief partner van het Samenwerkingsverband VO/VSO.
x
VAVO
Er is op basis van een convenant een doorstart gemaakt om het volwassenenonderwijs meer vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid tussen VO en vervolgonderwijs vorm te geven en kandidaten een passende leerroute aan te bieden. Doel is voortijdig schoolverlaten te voorkomen en leerlingen in tweede instantie alsnog een startkwalificatie te bezorgen. Binnen een projectopzet wordt in werkgroepen de intensivering onderzocht. Een werkgroep personeel draagt zorg voor een analyse van de meerjarenformatie van het VAVO en het VO en geeft een advies voor de invulling van de gezamenlijke personeelsbehoefte. Een werkgroep positionering brengt het gewenste en werkelijke imago van het gezamenlijke VAVO in beeld en aanbevelingen worden ten uitvoer gebracht. Een werkgroep onderwijs bewaakt de relaties met Passend Onderwijs en de ontwikkeling van Persoonlijk Leren. In 2016 is het project van de doorstart van het VAVO succesvol afgesloten.
x
VSV
Doel is het aantal voortijdig schoolverlaters verder terug te dringen. Omdat de gevolgde aanpak onvoldoende rendement heeft gehad zijn de beschikbare middelen ingezet om nieuwe methodes en interventies in praktijk te brengen. In 2016 is het aantal voortijdig schoolverlaters verder gereduceerd.
x
Platform Hoger Onderwijs en Beroepscentrum
Teneinde talent voor de economische regio Roermond te behouden geven de scholen van SOML samen met instituten voor hoger beroeps onderwijs en wetenschappelijk onderwijs invulling aan een platform Hoger Onderwijs. Binnen het Techniekplan Noord- en Midden Limburg wordt gestreefd naar Centra voor Innovatief Vakmanschap voor de diverse sectoren. De mogelijkheid om in Roermond de ketensamenwerking in het beroepsonderwijs te concentreren wordt onderzocht. Doelen zijn doorlopende leerwegen en synergie door gemeenschappelijk ruimtegebruik. Door het delen van menskracht, faciliteiten en gebouwen kan het onderwijs efficiënter worden georganiseerd. beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
4
In 2016 hebben de scholen van SOML in afstemming met het ROC in het onderwijsaanbod keuzes gemaakt om regionalisering en specialisatie mogelijk te maken. x
Leerwegen VMBO
Het voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (vmbo) wordt ingrijpend vernieuwd. Leerlingen van beroepsgerichte leerwegen kiezen een profiel met basisvakken en vullen dit aan met praktijkvakken. Zo krijgen leerlingen een brede basis én meer ruimte om de eigen talenten te ontplooien. De vmbo-scholen van SOML, het ROC en het bedrijfsleven gaan samen de inhoud van het onderwijs vormgeven. Leerlingen worden zo beter voorbereid op hun studiekeus en de regionale arbeidsmarkt. In 2016 hebben de scholen van SOML in het kader van de vernieuwing van de leerwegen binnen het vmbo onderling afgestemde keuzes in het aanbod van profielen gemaakt. 4. Investeren in medewerkers x
Strategische personeelsplanning
Op elk moment kunnen beschikken over de benodigde kennis en arbeid(capaciteit) is cruciaal voor organisatiesucces. Verschuivingen op de arbeidsmarkt dwingen tot bezinning. De uitstroom is groot, doordat de babyboomgeneratie de komende vijf jaar met pensioen gaat. Dit brengt krapte op bepaalde vakgebieden. Aan de andere kant is er een krimp in het aantal leerlingen. Daarbij speelt dat er door de focus op Persoonlijk Leren andere kwalificaties worden verwacht van onze medewerkers waar nog niet iedereen invulling aan kan geven. Bij het vorm en inhoud geven van strategische personeelsplanning zal aandacht worden besteed aan jonge instroom versus ouderenbeleid om een gezonde leeftijdsopbouw van ons personeelsbestand te houden. Bij de instroom van jonge medewerkers wordt kritisch gekeken naar de affiniteit met persoonlijk leren. In 2016 wordt concreet beleid geformuleerd (inclusief de afweging of sociaal flankerend beleid van kracht moet worden) met betrekking tot het realiseren van een gezonde ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van ons personeelsbestand.
x Management Development Om op lange termijn een kwantitatieve en kwalitatieve goede personeelsbezetting te bewerkstelligen van leidinggevende functies, wil SOML op persoonsniveau de huidige en toekomstige bezetting van leidinggevende functies structurele aandacht gaan geven. SOML wil meer aandacht besteden aan leidinggevende talenten binnen de organisatie om zodoende deze medewerkers goed te kunnen begeleiden in hun groei en te binden aan SOML. Gelet op de strategische keuze van SOML om teamleiders een sterkere positie te geven binnen SOML richt Management Development zich de komende jaren vooral op huidige en potentiële teamleiders.
beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
5
In 2016 wordt uitvoering gegeven aan het in 2015 geformuleerde beleid op het gebied van Management Development. Er zal structurele aandacht worden gegeven aan ontwikkeling en doorstroom van de (aankomende) leidinggevende talenten binnen SOML.
x Transitieplan: De dialoog over het op korte termijn in overeenstemming brengen van de organisatie met de nieuwe wet op de onderwijstijd is op de scholen lokaal met de PMR overleg gevoerd. De werkgroep transitie plan heeft een vervolgopdracht voor de middellange termijn ontvangen om het werkverdelingsbeleid in lijn te brengen met de eisen en mogelijkheden van Persoonlijk Leren. x
LC en LD benoemingen SOML-breed beleid:
De huidige functiemix is steeds op brin-niveau ingevuld. Dit kwam vooral door het gegeven dat de targets die behaald moesten worden om van het ministerie extra budget te ontvangen, op brin-niveau werden vastgesteld. Nu deze exercitie is afgerond op 1 oktober 2015 zal de stand van zaken SOML-breed besproken moeten worden. Het LD en LC beleid verlegt de scope breder dan de eigen locatie en moet onderdeel gaan uitmaken van onze te ontwikkelen strategische personeelsplanning. In 2016 zal nieuw beleid met betrekking tot LC en LD benoemingen worden geformuleerd waarbij ontwikkelingen met betrekking tot de functiemix en strategische personeelsplanning zijn meegenomen. x Heyy De organisatie van Heyy wordt doorontwikkeld, processen worden geborgd, de bekendheid en toegankelijkheid worden vergroot. Het aanbod van Heyy is in 2016 verder afgestemd op de behoeften van medewerkers, vanuit de voor de transitie van SOML noodzakelijke persoonlijke ontwikkeling, intervisie en kennisdeling. De eerste SOML-dag is geëvalueerd. In 2016 heeft er opnieuw een SOML-dag plaatsgevonden.
x
Trainerspool Heyy uitbreiden en verankeren (train de trainer m.b.t. basisinfo)
De SOML trainerspool is schooljaar 2014-2015 aanzienlijk uitgebreid. Trainerspool levensfasegericht (starters- en mentortrainingen) bestaat al enkele jaren en komt regelmatig bij elkaar ter reflectie en vooruitblik. Idee is om een bijeenkomst te beleggen met de ‘oude’ en ‘nieuwe’ trainers/atelierverzorgers. Doel: 1. Alle basisinfo te delen. Te denken valt aan praktische zaken: kennismaking, verwachtingen, profiel trainer, inhoud training, uren-‘vergoeding’, etc. 2. Brainstormen over hoe mogelijkheden voor het inzetten van hun expertise uit te breiden 3. Verkennen van hun wensen en behoeften om zelf verder geschoold te worden in het trainersvak. Te denken valt aan: presentatievaardigheden, kennismakingsoefeningen, omgaan met weerstand, etc. Dit mondt dan uit in een train-de-trainer.
beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
6
In 2016 is de trainerspool op sterkte zodat in de leerbehoefte van onze medewerkers kan worden voorzien middels het verzorgen van ateliers door hoofdzakelijk eigen trainers.
5. Bouwen aan de leeromgeving x ICT organisatie De overlegstructuur en de operationele technische ICT operatie zijn in 2014 en 2015 ingericht. Hiervoor moet een evaluatie gedaan worden in 2016. Doorontwikkeling is noodzakelijk op de gebieden van de niet-technische ICT en de bovenschoolse afstemming tussen ICT en onderwijs. Ook zal er een portfolio ingericht worden voor basiskennis ICT modules. In 2016 zullen aanbevelingen gedaan worden inzake applicatiebeheer en functioneel beheer. Ook zal er een evaluatie gedaan zijn van de technische ICT organisatie. Verder zal er een afgerond cursus-portfolio ICT SOML-breed zijn voor personeel via HEYY. x ICT infrastructuur De uitrol van de SOML-brede ICT infrastructuur zal afgerond worden in 2016. Ook worden voorstellen uitgewerkt inzake VoIP-telefonie en BYOD SOML-breed. Verder zal onderzocht worden of en welke ICT middelen centraal/uniform opgepakt dienen te worden. Daarbij hoort ook een voorbereiding van de aanbesteding van de Multi Functional Printers. In 2016 zal de migratie naar en evaluatie van de SOML-brede ICT infrastructuur afgerond zijn. De inrichting voor de SOML-brede VoIP-dienst zal verder ontwikkeld zijn. De SOMLbrede uitrol van BYOD/Wifi zal gereed zijn. Er zullen onderzoeksresultaten over verdere centralisering/uniformering van ICT middelen gepresenteerd zijn.
x SOML-brede ICT applicaties Voor de applicaties die SOML-breed op de agenda staan zijn vervolgplannen noodzakelijk. Voor 2016 ligt de nadruk op processen rondom Magister, Google Apps, Medius, Facet (als vervanger van CITO t.b.v. de digitale examens), formatieplanning en de ELO en de Digitale Leer- en WerkOmgeving. In 2016 zullen de onderzoeksresultaten voor Zermelo (formatieplanning) als SOML-brede applicatie gereed zijn. Er zal een voorstel liggen voor hoe om te gaan met de ontwikkelingen rondom de DLWO/ELO. Medius zal geïmplementeerd zijn in de cloud. Het nieuwe Facetsysteem zal op alle scholen die digitale examens doen gereed zijn. De gezamenlijke Google Apps omgeving zal volledig gereed zijn. x ICT Beleid, regels en afspraken Het Handboek ICT is volledig ingericht. Verdere doorontwikkeling wordt gezocht in de werkgebieden informatiebeveiliging en een SOML-brede internetstrategie (o.a. websites en
beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
7
social media). Ook gaat SOML onderzoeken of er op financieel gebied voordeel te behalen valt. In 2016 zullen er plannen liggen voor de internetstrategie en het ICT beveiligingsbeleid. Ook zal er beleid gemaakt zijn t.a.v. niet-Windows apparaten. En er zal een onderzoek gestart zijn rondom de financiering van ICT. x
Leermiddelen beleid
Er is een groeiende behoefte aan digitale leermiddelen, die meer maatwerk in het onderwijs mogelijk maken. De ontwikkelingen komen in een stroomversnelling en er ontstaan vele mogelijkheden. Het maken van de juiste keuzes vergt een goede afstemming tussen onderwijs en ICT. In 2016 zijn op basis van de ontwikkelingen rondom leermiddelen beleidskeuzes binnen SOML afgestemd.
x
Huisvesting
Op basis van de SOML-visie op huisvesting zijn er deelprojecten per locatie gedefinieerd, die gericht zijn op versterking van contextrijk, motiverend onderwijs. Al dan niet samen met partners wordt ingespeeld op de economische omgeving en streeft SOML naar synergie in ruimtegebruik. De gebouwen worden gefaseerd aangepast aan de door de transitie naar Persoonlijk Leren veranderende kwantitatieve en kwalitatieve behoefte in ruimtegebruik. In 2016 worden: -
-
een scenario gekozen voor Mavo Roermond; de voorbereiding van de realisatie van een onderwijsvoorziening in de voormalige greswarenfabriek afgerond; een eerste fase revitalisering van Lyceum Schöndeln uitgevoerd; start het onderbrengen van maatschappelijke voorzieningen in het gebouw van het Connect College en vindt er een gebouwelijke aanpassing plaats voor dit onderwijsconcept; heeft Sg, St. Ursula een oplossing gekozen voor de huisvesting op middellange termijn; voor NT2 een keuze gemaakt over verlenging van het verblijf binnen het gebouw van ROC Gilde Opleidingen; een doorlopende leerlijn voor Art & Design binnen het gebouw van Niekée gerealiseerd; een keuze gemaakt voor de onderbrenging van de bovenbouw van Agora; is er voor BC Broekhin Roermond een plan gemaakt ter voorbereiding op de toekomst;
6. Optimaliseren van de bedrijfsvoering x
Financiën
In 2016 wenst SOML de definitieve stap naar Management Control te zetten. Voor deze laatste stap zijn nog enkele proceswijzigingen van meer technische aard noodzakelijk. beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
8
Nadat SOML deze laatste stap heeft weten te zetten zullen de diverse rollen nogmaals goed gedefinieerd dienen te worden. De rollen en verantwoordelijkheden van het College van Bestuur, locatie directie, administratie op locatie, de stafdienst en de Controller dienen duidelijk op elkaar afgestemd te worden om te acteren in de juiste mate van efficiency middels procesoptimalisatie. In 2016 zet SOML de stap naar Management Control en wordt dit door de externe accountant bevestigd. In 2016 ligt er een plan voor verdere procesoptimalisatie van de ondersteunende diensten.
Ten einde de directies van de scholen de juiste keuzes maken ten behoeve van het primair proces en de bedrijfsvoering wordt de intervisie op financiën versterkt. In 2016 zijn er op diverse momenten intervisie momenten geweest voor directieleden met betrekking tot het thema financiën en bedrijfsvoering.
Het wijzigen van het bekostigingsmodel door het ministerie van OCW wordt nauwgezet gevolgd. Middels het toepassen van scenario’s wenst SOML vroegtijdig inzage te krijgen in de effecten van deze stelselwijziging. In 2016 zijn scenario’s uitgewerkt met betrekking tot de wijzigingen van het bekostigingsstelsel.
x
Personeel
Management Self Service (MSS) zal in 2016 verder worden geïmplementeerd op de scholen zodat een uniforme en efficiënte workflow ontstaat die tevens als doel heeft om de controle te verbeteren op de mutaties binnen het personeelsbestand In 2016 maken alle locaties van SOML gebruik van MSS.
CAO VO en eigen personeelsbeleid gekoppeld aanbieden aan medewerkers: SOML wil het eigen personeelsbeleid opnemen bij de cao-bepalingen en digitaal beschikbaar stellen aan de SOML medewerkers. Hiertoe dient het Handboek Personeelsbeleid en aanvullende beleid na 2012 getoetst te worden en up-to-date gemaakt te worden. In 2016 is het aanvullende eigen personeelsbeleid gescreend op actualiteit en heeft er een koppeling plaatsgevonden met de cao VO.
OOP-functiehuis actualiseren: Het functiebouwhuis van SOML dateert van 2003. In de jaren na 2003 zijn er op verzoek van scholen nog enkele nieuwe functies beschreven en vrij recent is daar een onderzoek naar beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
9
functiefamilies aan toegevoegd. Zo is er een functiefamilie voor onderwijs assisterende functies en voor de ICT werkzaamheden. In 2016 wordt er een up to date functiehuis OOP opgeleverd met functiefamilies. Hierbij wordt ook bezien welke OOP-functies kunnen worden uitbesteed dan wel kunnen worden gecentraliseerd. x
Huisvesting
Vanuit Financiën en Control worden de randvoorwaarden voor de diverse huisvestingsprojecten bewaakt en wordt hierop geadviseerd in de regiegroep huisvesting en de diverse werkgroepen.
x
Veiligheid en gezondheid
SOML zet stappen zetten in de richting van integraal gezondheidsbeleid. Daartoe is met subsidie van de ESF in het kader van duurzame inzetbaarheid op alle locaties een organisatiescan uitgevoerd. In 2016 is op alle locaties gestart met de uitvoering van plannen van aanpak ten aanzien van verzuim, preventie en gezondheid op basis van de aanbevelingen van de uitgevoerde organisatiescan.
x
Inkoopbeleid
In 2016 heeft een Europese aanbesteding voor onderhoud van de groenvoorzieningen plaatsgevonden.
x
Communicatie
De gedeelde beleving onder medewerkers van de meerwaarde van SOML is bepalend voor het welslagen van mobiliteit, de uniformering van processen, en de uitwisseling van good practices die bijdragen aan de transitie in het onderwijs. Het is van groot belang dat Heyy intern gezien wordt als de optimale vorm van professionalisering als middel om medewerkers te stimuleren, te motiveren en te ontwikkelen voor Persoonlijk Leren. In 2016 wordt vanuit de vernieuwde website de interne communicatie over gemeenschappelijk SOML-beleid ondersteund. In 2016 wordt op basis van het beleidskader PR en communicatie uitvoering gegeven aan strategische communicatie van Persoonlijk Leren en het professionaliseringscentrum Heyy.
beleidskader 2016-definitief vastgesteld 21 september 2015
10
