BÉKÉSCSABA MEGYEIJOGÚ VAROS. Békéscsaba, Szent István tér 7

BÉKÉSCSABA MEGYEI JOGÚ VAR OS

Ikt. sz.: 1. 55312015.

JEGYZŐJÉTŐL

Előadó:

Békéscsaba, Szent István tér 7.

Postacím: 5601 Pf 112. Telefon: (66) 523-802

dr. László Jenő

Mell.: 1 db beszámoló Hiv. sz.: -

Telefax: (66) 523-804 E-mail: [email protected]

NYIL VÁNOS ÜLÉS napirendje A döntéshozatal egyszerű többséget igényel! Tárgy: Beszámoló a Polgánnesteri Hivatal 2014. évi tevékenységéről Előkészítő:

A Polgánnesteri Hivatal valamennyi szervezeti egysége Jogi, Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottság; Közművelődési, Ifjúsági, Oktatási és Sportbizottság; Lakásügyi Bizottság; Nemzetiségi, Érdekegyeztető, Külkapcsolati és Egyházügyi Bizottság; Szociális és EgészségÜgyi Bizottság; Pénzügyi, Gazdasági és Városfejlesztési Bizottság

Véleményező:

Előterjesztés

Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkonnányzat Közgyűlésének 2015. május 21. napján tartandó nyilvános ülésére

Tisztelt Közgyűlés! A Magyarország helyi önkonnányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 81. § (3) bekezdés f) pontja értelmében a jegyző évente beszámol a képviselő-testületnek a polgánnesteri hivatal tevékenységéről. A fentiekre tekintettel a Tisztelt Közgyűlés elé terjesztem Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgánnesteri Hivatala 2014. évi tevékenységéről szóló beszámolót. A beszámolót a fent megjelölt bizottságok véleményezik, a bizottsági határozatok a ülésén kerülnek ismertetésre. A döntés végrehajtásában közreműködő felelős hivatali egység: Humánpolitikai Osztály Jogi, Önkonnányzati és Szervezési Csoport.

Jogi,

Közgyűlés

Igazgatási

és

2

HATÁROZATI JAVASLAT: Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala 2014. évi tevékenységéről szóló beszámolót megismerte és elfogadja. Felelős:

Dr. Bacsa Vendel jegyző Határidő: 2015. május 21.

Békéscsaba, 2015. május 14. Dr. Bacsa V ndeI • " I Jegyzo

3

BESZÁMOLÓ BÉKÉSCSABA MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 2014. ÉVI TEVÉKENYSÉGÉRŐL

A MAGYARORSZÁG HELYI ÖNKORMÁNYZATAIRÓL SZÓLÓ

2011. ÉVI CLXXIX. TÖRVÉNY

81. § (3) BEKEZDÉS F) PONTJA ALAPJÁN

2015.

4 I. BEVEZETÉS 1. A beszámoló célja

A Magyarország helyi önkonnányzatairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) 81. § (3) bekezdés f) pontja kimondja, hogy a jegyző évente beszámol a képviselő­ testületnek a polgánnesteri hivatal működéséről. Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkonnányzat Közgyűlése 299/2015. (XII. 18.) közgy. határozatával elfogadott 2015. I. félévi munkaterve értelmében a beszámolót a Közgyűlés 2015. május 21. napján megtartásra kerülő ülésén tárgyalja. A fenti jogszabályi előírásra és a munkatervre figyelemmel jelen beszámoló célja, hogy Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkonnányzat Közgyűlése és - a nyilvános közgyűlési előterjesztések közzététele által - a város széles nyilvánossága teljes képet kapjon Békéscsaba Megyei JogÚ Város Polgánnesteri Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) sokrétű tevékenységéről, bepillantást engedve az ellátandó feladat- és hatáskörökbe, valamint a Hivatal működési mechanizmusába. A beszámoló - az általános feladatismertetésen túl - kiemelten foglalkozik a 2014. év legfontosabb kihívásaival, feladataival. 2. A beszámoló szerkezete Jelen beszámoló II. fejezete a Hivatal jogállását, általános működését, gazdálkodását és személyi állományát mutatja be. A rész kitér a Hivatal pályázati forrásokból megyalósult, illetőleg megvalósítás alatt álló fejlesztéseire is. A III. fejezet - a Hivatal szervezeti és működési szabályzatának logikáját követve - az egyes szervezeti egységek tevékenységével foglalkozik, részletesen megjelölve az egyes osztályok legfontosabb feladatait, és kiemelve a 2014. év legjelentősebb kihívásait, nóvumait. II. A HIVATAL MŰKÖDÉSÉNEKÁLTALÁNOS BEMUTATÁSA 1. A polgármesteri hivatal jogállása

Az Mötv. 41. § (2) bekezdése a polgánnesteri hivatalt - a polgánnester, a bizottságok, a részönkonnányzat testülete, a jegyző és a társulás mellett - a képviselő-testület szervei között nevesíti. Az Mötv. 84. § (1) bekezdése kimondja, hogy a helyi önkonnányzat képviselő-testülete az önkonnányzat működésével, valamint a polgánnester, illetőleg a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására polgánnesteri hivatalt hoz létre, a polgánnesteri hivatal közreműködik az önkonnányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában. Az Mötv. 81. §-a értelmében a - szintén a képviselő-testület szerveként nevesített - jegyző vezeti a polgánnesteri hivatalt és ellátja a törvényben felsorolt feladatokat. 2. A 2014. évi legfontosabb kihívásai A közigazgatás struktúrájának és az önkonnányzati feladatellátás rendjének - a törvényhozói akaratnak megfelelő - 2013. évi gyökeres megváltozása (járási rendszer kialakítása, egyes önkonnányzati intézmények állami fenntartásba kerülése, illetőleg egyes állami és megyei fenntartású intézmények önkonnányzati fenntartásba kerülése) alapjaiban határozta meg a Hivatal 2014. évi struktúráját és működését. Az állami szervek folyamatos átszervezése (pl. a Konnányhivatal és a járási hivatalok struktúrájának változása, az állami intézményfenntartó

5 szerveknél bekövetkezett

működési

és személyi változások) szintén kihatással voltak a Hivatal

működésére.

A 2014. év - kétségkívül - egyik legnagyobb kihívása a 2014. évi választások (országgyűlési választása; Európai Parlament képviselőinek választása; polgánnesterek és helyi önkonnányzati képviselők választása; nemzetiségi önkonnányzati képviselők választása) adta feladatok teljesítése volt. A munkatársaktól komoly figyelmet követelt az új anyagi és eljárásjogi szabályok között a választási irodai feladatok teljesítése, úgy, hogy a magyar önkormányzatiság egészét befolyásoló Mötv. számos fejezete is az önkormányzati képviselők választása napján lépett hatályba. képviselők

Az új választási eljárási törvény megsokszorozta a helyi (a továbbiakban: HVI) és az országgyűlési egyéni választókerületi választási irodák (a továbbiakban: OEVI) által ellátandó feladatokat. 2014-től a választói névjegyzéket folyamatosan a HVI vezeti. Többletfeladatot jelentett a választópolgárokat közvetlenül érintő új törvényi rendelkezések (nemzetiségi névjegyzékbe vétel és az abból való törlés, nemzetiségi választások lebonyolításának módja, átjelentkezéssel történő szavazás, külképviseleti névjegyzékbe vétel, mozgóurnás szavazás) okán felmerülő tömeges infonnációkérés, illetőleg a beérkező kérelmek - meglehetősen rövid határidő mellett történő - feldolgozása. Az önkonnányzati választások előtt a Hivatal központi épületének földszintjén kialakított választási ügyfélszolgálati helyiség lehetőséget biztosított arra, hogy a napi munkavégzéstől elkülönítve fogadják a HVI munkatársai a választópolgárokat, a jelölteket, illetőleg a jelölő szervezetek képviselőit. Ezen túl komoly kihívást jelentett a szavazókörökben dolgozó jegyzőkönyvvezető kollégák és a szavazatszámláló bizottsági tagok felkészítése arra, hogy az új nonnáknak megfelelően, a korábbiaknál is komplexebb feladatukat a választás napján jogszabályszerűen, ugyanakkor gyorsan lássák el. Kiemelendő, hogya HVI fennakadás nélkül, a jogszabályokban meghatározott módon látta el feladatát. A nemzetiségi önkonnányzati választások nyomán többletfeladatot jelent a Hivatal számára az a tény, hogy a korábbi négy (lengyel, roma, román, szlovák) mellett újabb nemzetiségi önkonnányzat (német) alakult. Működésük törvényességének biztosítása érdekében a közelmúlt egyik jogszabályi változása okán a Hivatal jegyzői képesítési előírásainak megfelelő egyik munkatársa is köteles részt venni az üléseken. Szintén többletfeladatként jelentkezett a két új településrészi önkonnányzat működésének koordinálása, valamint a 2014. évi választások után kialakított - korábbinál nagyobb, összetettebb - bizottsági struktúrából adódó ügyviteli feladatok ellátása. Mindezeken túl prioritást élvezett a 2013-ig tartó uniós fejlesztési időszak még folyamatban lévő projektjeinek koordinálása, valamint a 2014-2020 közötti programozási időszakkai kapcsolatos, a későbbi fejlesztéseket megalapozó, elsősorban tervezési feladatok teljesítése. Az új jogszabályi rendelkezések közül kiemelendő a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 2014. március 15. napján történt hatályba lépése. Az új polgári jogi kódex alapjaiban változtatott meg számos - a Hivatal által is alkalmazott - jogintézményt (szerződések joga, felelősségi szabályok, gazdasági társaságokra és civil szervezetekre vonatkozó nonna). Kiemelendő,

hogy a 2014. évi választásokat követően a Hivatal változatlan struktúrával működik. Kizárólag a Titkársági Osztály elnevezése módosult 2014. november 29. napjával (a II. 1. pontban megjelölt rendeletmódosítás okán.)

6

3. Személyi állomány

2014. január 1. napján a Hivatal alapdokumentumaiban 209 álláshely szerepelt. Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata csatlakozott a Jobb velünk a Világ! 2013. elnevezésű programhoz, amelynek következményeképp - összefogva Budapest Főváros Önkormányzatával, a főváros kerületi önkormányzataival, valamint a megyei jogú városok önkormányzataival- egy szándéknyilatkozat aláírására került sor 2013. december 3-án. A szándéknyilatkozatban az aláíró önkormányzatok vállalták többek között, hogy a foglalkoztatott munkavállalók létszámán felül 2014-ben még legalább két megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztatnak, elősegítve e személyek nyílt munkaerő-piaci integrációját. Ennek következtében a Hivatal személyi állománya 2 fő megváltozott munkaképességű ügyintézővel bővült, így 2014. február 1. napjától a Hivatal létszáma 211 főre növekedett. A program teljesítése során 12 köztisztviselő ún. érzékenyítő tréningen vett részt, amely rövid idő alatt átfogó ismeretet adott a sérült emberek élethelyzetéről, az egyes jellemző sérültségi típusokról és gyakorlati élményt, tapasztalatot biztosított a tréningen résztvevőknek. A megváltozott munkaképességű, fogyatékos emberek visszavezetése a nyílt munkaerőpiacra kiemelt kormányzati feladat, amelynek megvalósulása érdekében a közös szándéknyilatkozat aláírásával nemcsak figyelemfelhívás volt a cél, hanem a szemléletváltás mind szélesebb körű elősegítése a helyi szintű programokon keresztül. A közszolgálati tisztviselők továbbképzési kötelezettségének teljesítése továbbra is kiemelt feladat, amelyet 2014. évtől a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium által nyilvántartásba vett, illetve minősített továbbképzési programokon túl a Hivatal regisztrált belső képzéseinek elvégzésével is teljesíthetnek a köztisztviselők. Az előírt feltételeket 2014-ben a Hivatal minden munkatársa teljesítette. Ezen túlmenően szakmai továbbképzésen vettek részt az anyakönyvvezetők, a költségvetéssel foglalkozó munkatársak, illetve az építéshatósági ügyintézők.

Megfelelő

munkaszervezéssel a jogszabályok által előírt és a képviselő-testület által önként vállalt feladatokat az apparátus magas színvonalon, eredményesen látta el. 4. Feladatellátás helye

A Hivatal a Szent István tér 7., Szent István tér 9. és Szabadság tér 11-17. szám alatti irodákban látja el a jogszabályokban meghatározott feladatokat. A hivatali munkaállomások kialakítása során az volt a cél, hogy az ügyfelek számára jól megközelíthető, kulturált helyiségekben történjen a munkavégzés, egyúttal megfeleljen a Hivatal a hatályos munkabiztonsági és adatbiztonsági előírásoknak. A pályázati forrásból megvalósult fejlesztéseket jelen beszámoló 11.6. pontja hivatott ismertetni. 5. A Hivatal gazdálkodása

A Hivatal jogi személyiséggel és önálló költségvetéssel költségvetési szerv.

rendelkező,

önállóan gazdálkodó

A Hivatalban történik ugyanakkor valamennyi, az önkormányzat működésével, beruházásaival (beleértve a pályázatokat is), felújításaival kapcsolatos feladatok végrehajtása is, amelyekre központi kezelésű pénzügyi előirányzatok szolgálnak.

7

A Hivatal működési kiadásai rendszeresen felülvizsgálatra kerülnek, amelynek során a takarékossági szempontok érvényesülnek. Összességében megállapítható, hogy a hivatal gazdálkodása kiegyensúlyozott.

6. Pályázatokból megvalósult,

illetőleg

megvalósuló fejlesztések

A Hivatal kiemelten fontosnak tartja, hogy - hazai és uniós pályázati források bevonásával teremtse meg a korszerű, modem, ügyfélközpontú helyi közigazgatás tárgyi feltételeit. A Hivatal, illetőleg az Önkormányzat több alkalommal nyert támogatást, amelynek köszönhetően érezhetően javultak egyrészt a hivatali munkakörülmények, másrészt nőtt az ügyfelek által igénybe vehető hivatali szolgáltatások színvonala, egyúttal jelentős lépések történtek a Hivatal (műemlék) központi épületének megóvása érdekében.

6.1. Innovatív kezdeményezések Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata (főpályázó) és a Civil Szervezetek Szövetsége (társpályázó) 37.858.210,- Ft támogatást nyert az "Innovatív kezdeményezések Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalában" elnevezésű, TAMOP-2.4.5-12/3-2012-0009 azonosító számú projekttel (önkormányzati rész: 15.652.830,- Ft). A kivitelezés 2013. május 1. napjától 2014. október 28. napjáig tartott. A Hivatal a projekt keretében 2013 év szeptemberétől heti egy alkalommal, hétfői napokon 20 óráig fogadja a hosszított ügyfélfogadás keretében ügyfeleit. Kialakításra került egy korszerű gyermekváró és pelenkázó helyiség, felújításra került a polgármesteri és jegyzői ügyfélváró, továbbá bővítésre került a Szent István tér 7. szám alatti fedett kerékpártároló, javítva ezzel a köztisztviselők munkakörülményeit.

6.2. Nyílászárók felújítása A Nemzeti Kulturális Alap Építőművészet és Örökségvédelem Kollégium a Műemlék épületek és építmények állagmegóvásának, részleges, vagy teljes helyreállításának, felújításának, valamint műemlékek elválaszthatatlan részét képező képzőművészeti alkotások restaurálásának támogatására vonatkozó témakörben hirdetett meg pályázatot. Az altéma kódszáma: 3235/82. Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata mint kedvezményezett sikeresen pályázott a Békéscsaba, Szent István tér 7. szám alatti műemlék épület nyílászáró-cseréjére és -felújítására. A megvalósítás 2014. április 20. napjától 2014. augusztus 30. napjáig tartott. A beruházás tervezett összköltsége: 12.837.762,- Ft, az elnyert támogatás 4.900.000,- Ft, az önerő 7.937.762,- Ft. A projekt keretén belül került sor az első emelet egy részén a külső homlokzati nyílászárók felújítására, a főlépcsőházi külső és belső nyílászárók felújítására, valamint az azokhoz kapcsolódó homlokzati festési munkák elvégzésére.

6.3. Szervezetfejlesztés Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata 39.963.000,- Ft összegű támogatásban részesült - 100 %-os támogatási intenzitás mellett - a Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának szervezetfejlesztése a Magyary Programhoz illeszkedő költségcsökkentést és hatékonyságnövelést eredményező fejlesztési elemek megvalósításával CÍmű, AROP-1.A.5-20132013-0034 azonosítószámú projekt megvalósításához. A támogatási szerződés 2013. október 30-

8

án hatályba lépett, az előkészítés 2013-ban zárult, a záró elszámolás benyújtásra került.

megkezdődött,

a projekt 2014. december 31-én

A pályázat egyik beavatkozási területe volt az AROP-l.A.2IB-2008-0009 azonosítószámú, Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése című, korábban sikeresen lezárt pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata. A pályázati felhívás szerint a pályázat két célt tűzött ki az önkormányzatok fejlesztése területén: • a polgármesteri hivatalok és az önkormányzatok által felügyelt intézmények - az Mötv.-nek és a járási hivatalokat szabályozó törvényi rendelkezéseknek megfelelően megváltozott feladatköre okán - szükségessé váló változásainak felmérése, megtervezése, megvalósítása és az eredmények visszacsatolása; • az önkormányzatok költségcsökkentésének, hatékonyságnövelésének módszertani és gyakorlati támogatása annak érdekében, hogyamegváltozott feladatellátási rendben és finanszírozási környezetben is ésszerűen és fenntarthatóan szervezett szolgáltatáskínálattai, kötelező és önként vállalt feladatokkal vegyenek részt. A projekt keretében nagy mintavétel mellett kérdőíves vizsgálatra került sor, felmérve a békéscsabai állampolgárok által igénybe vett hivatali (és intézményi) szolgáltatások gyakoriságát, valamint az azzal kapcsolatos lakossági tapasztalatokat.

6.4. Járási

szintű együttműködések

A Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata által 2014. október 31-én benyújtott, Járási szintű együttműködések erősítése Békéscsabán című, AROP-l.A.3-2014-2014-0052 azonosító

számú pályázatot a Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatóságának vezetője 2015. február 2-ai döntésével 21.998.798,- Ft összegű támogatásban részesítette, a támogatás intenzitása 100 %. A projekt 2015. április 1. és 2015. november 30. között valósul meg. A pályázat olyan modell jellegű együttműködési programokat támogat, amelyeknek célja az egy járáshoz tartozó települések, helyi szereplők közötti területi együttműködések kialakítása és megerősítése, a társadalmi felzárkózást elősegítő és a helyi esélyegyenlőségi programok végrehajtásához kapcsolódó - a járásszékely települések által ellátott - koordinációs tevékenység megvalósításával. (A projekt tapasztalatairól értelemszerűen 2016-ban lehet részletesen beszámolni.)

6.5. Rugalmas munkahelyek Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala A munka és a magánélet összehangolását segítő munkahelyi kezdeményezések tárgyú program, Rugalmas munkahelyek című pályázati felhívásra új típusú foglalkoztatási formák lehetőségeinekfeltárása Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalában című, TAMOP-2.4.5-1217-2012-0045 azonosító számú pályázata 10.279.507,- Ft összegű támogatásban részesült. A támogatás mértéke: 100 %. A projekt szakmai tartalma: • szervezeti szükségletfelmérés; • képzés (időgazdálkodási tréning, kommunikációs készségfejlesztő tréning, konfliktusmenedzsment, kreativitásfejlesztő tréning, projektmenedzsment, stresszkezelési tréning, kommunikáció és tárgyalástechnika, nonverbális kommunikáció szerepe és fontossága a közigazgatásban, információbiztonság - ISO 27001); • munkaidő átszervezése.

9

Törzstevékenységek: • munkafolyamatok racionalizálása (egyes munkaköröknél a távmunka, illetőleg rugalmas munkavégzés bevezetése lehetőségének megvizsgálása, ezen munkavégzési módoknál az informatikai biztonság és a munkavégzés ellenőrzésének kidolgozása); • munkakörök racionalizálása, átszervezése (esetleges párhuzamosságok kiszűrése és megszüntetése, a munkaköri leírások esetleges ellentmondásosságának kiküszöbölése); • dokumentációk át-, illetőleg kidolgozása (szervezeti és működési szabályzat, közszolgálati szabályzat, kollektív szerződés, minőségbiztosítási folyamatábrák, informatikai szabályzatok, adatvédelmi szabályozás stb. felülvizsgálatával a korábbinál egyértelműbb fe1adatmeghatározás és a számonkérhetőség javítása).

II. A HIVATAL EGYES SZERVEZETI EGYSÉGEINEK BEMUTATÁSA 1. Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Osztály

A Közgyűlés Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 3112014. (XI. 28.) önkormányzati rendelet 3. mellékiete alapján a Titkársági Osztály elnevezése 2014. november 29. napjától Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Osztályra változott. A módosítás nem érintette a szervezeti egység által ellátandó feladatokat. Ll. Jogi, Önkormányzati és Szervezési Csoport

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 26

fő.

A szervezeti egység főbb feladatai: • Közreműködik a döntéstervezetek előzetes formai és tartalmi véleményezésében. • Közreműködik az önkormányzati rende1ettervezetek előkészítésében, jogi véleményt nyilvánít a Hivatal más szervezeti egységei részére. • Közreműködik a Közgyűlés, a bizottságok, a polgármester és az alpolgármesterek döntései törvényességét érintő jegyzői feladatok ellátásában. • Szerződéseket, okiratokat készít, véleményez, illetőleg azokat ellenjegyzi. • Részt vesz a választások, népszavazások előkészítésében, lebonyolításában. • Ellátja a helyi nemzetiségi önkormányzatok adminisztratív feladatait. • Ellátja az iratok érkeztetésével, iktatásával, irattározásával, selejtezésével, irattárba adásával, postázásával kapcsolatos feladatokat. • Előkészíti Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének üléseit, elkészíti az ülések jegyzőkönyveit, gondoskodik azoknak az előírt szervekhez történő eljuttatásárói, illetőleg közzétételéről. • Koordinálja a Közgyűlés bizottságai titkárainak feladatait. • Ellátja a hivatal gépjárműállományával kapcsolatos technikai feladatokat. • Ellátja a polgármester, alpolgármesterek, jegyző és aljegyző titkársági feladatait. A 2014. év kiemelt feladatai: • Ellátta a HVI és OEVI koordinációs feladatait, a jelöltállítással kapcsolatos feladatokat (ajánlásellenőrzés, választási bizottságok ügyviteli feladatai), a HVI és OEVI tagjainak és a szavazatszámláló bizottságok tagjainak felkészítésével kapcsolatos feladatokat. • Ellátta a Közgyűlés és a nemzetiségi önkormányzatok alakuló üléséve1 kapcsolatos feladatokat.

10 • •

•

•

Előkészítette

a Közgyűlés szervezeti struktúrájának megváltozása és a nemzetiségi önkormányzatok megalakulása okán szükségessé vált dokumentumokat. A Csoport folyamatosan figyelemmel kísérte a felgyorsult központi jogalkotási folyamat következtében keletkező jogi normákat, azok alapján vizsgálta a helyi rendeletek és belső szabályzatok aktualizálásának szükségességét. A jelentős jogszabályi változások során különösen is felértékelődött a Csoport által a többi szervezeti egység részére nyújtott jogi segítségnyújtás szerepe, különös figyelemmel az Mötv. 2014-ben hatályba lépett rendelkezéseire, a Ptk.-ra és az új választójogi normákra. Tekintettel arra, hogy két fordulóban nyújtott a hatáskörrel rendelkező bizottság ámogatást a vállalkozásfejlesztési célelőirányzat terhére, a Csoportnál is megnövekedtek a pályázattal kapcsolatos feladatok (szerződések előkészítése, szerződéskötés, banki meghatalmazások intézése stb.). 1.2. Személyzeti Csoport

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 4 fő. A szervezeti egység főbb feladatai: • Ellátja a Hivatal köztisztviselőire, közszolgálati ügykezelő ire, munkavállalóira és az önkormányzati fenntartású intézmények vezetőire vonatkozó személyi és munkaügyi feladatokat. • Ellátja a polgármester, alpolgármesterek foglalkoztatási jogviszonyával, dijazásával összefüggő munkaügyi feladatokat. • Szervezi a köztisztviselők szakmai képzését, továbbképzését, elkészíti az éves képzési és továbbképzési tervet. • Ellátja a köztisztviselők, önkormányzati fenntartású intézmények vezetőinek, a helyi önkormányzati képviselők, valatnint a nem képviselő bizottsági tagok vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségével kapcsolatos hivatali feladatokat. • Ellátja a helyi önkormányzati képviselők, nem képviselő bizottsági tagok köztartozásmentes adózói adatbázisban való részvételével, és az összeférhetetlenséggel kapcsolatos előkészítő feladatokat. • Ellátja a teljesítményértékelési rendszer helyi szintű működtetésével kapcsolatos feladatokat, közreműködik a követelmények meghatározásában. • Ellátja a cafeteria rendszerrel kapcsolatos feladatokat. • Ellátja a Munkácsy Mihály Múzeum közalkalmazottainak és munkavállalóinak foglalkoztatotti jogviszonyára vonatkozó személy- és munkaügyi feladatokat. A 2014. év kiemelt feladatai: • A Csoport ellátta az említett személyi kör munkaügyi feladatait. A 2014. évi jogszabályváltozásokat lekövetve elkészítette a megválasztott és leköszönő tisztségviselők munkajogi okmányait, ellátta a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel, összeférhetetlenség vizsgálatával kapcsolatos feladatokat. • Ellátta a Munkácsy Mihály Múzeum személyzeti és munkajogi feladatait. • Az új teljesítménykövetelmény- és értékelési rendszer szervezeti támogatójaként ellátta a rendszer kezelésével kapcsolatos feladatokat, segítette a vezetők munkáját a teljesítménykövetelmények összeállítása, az értékelés és minősítés elkészítése során. • Elkészítette a köztisztviselők éves egyéni és a hivatal összesített képzési tervét, koordinálta a végrehajtást. A Nemzeti Közszolgálati Egyetem rendszerében belső képzéseket regisztráltatott és ennek megfelelően ellátta a képzésszervezői feladatokat.

11

•

Ellátta az intézményvezetők új pedagógus életpálya rendszerének továbbképzésével és átsorolásával kapcsolatos feladatokat.

megfelelő

szakmai

1.3. Számítástechnikai Csoport

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 3 fő. A szervezeti egység főbb feladatai: • Közreműködik az informatikai, számítástechnikai rendszer üzemeltetésében. • Közreműködik a Hivatal informatikai rendszerének kialakításában, folyamatos fej lesztésében. • Szakmailag segíti a Hivatal dolgozóinak informatikai munkáját, részt vesz a fejlesztési igények kialakításában. • Választás, népszavazás idején részt vesz a számítástechnikai lebonyolításban. • A Közgyűlés ülésein működteti a szavazatösszesítő rendszert. • Elvégzi az adatmentés és archiválás napi, heti, havi, éves feladatait. • Ellátja az informatikai rendszergazdai feladatokat. A 2014. év kiemelt feladatai: • Ellátta a korszerű szerver infrastruktúra beállításával, üzemeltetésével járó feladatokat. • Ellátta a 2014. évi választásokkal kapcsolatos informatikai feladatokat, amely során külön kihívást jelentett a jelentősen megváltozott választási informatikai rendszer helyi szintű működtetése és a névjegyzék folyamatos vezetésével kapcsolatos informatikai jellegű feladatok ellátása. • Elkészítette, illetve felülvizsgálta az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvényben meghatározott dokumentumokat. • A Csoport folyamatosan segítséget nyújtott a Hivatal többi szervezeti egységeinél a különböző jogszabályok alapján bevezetésre került központi rendszerek használatában, segítséget nyújtott a köztisztviselőknek az esetlegesen felmerült hibák elhárításában. 2. Közigazgatási Osztály

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 42

fő.

A szervezeti egység főbb feladatai: • Kiadja az építéshatósági engedélyeket, lefolytatja a házszám-megállapításra irányuló eljárásokat és építésrendészeti eljárásokat. • Ellátja a születési, házassági, halotti anyakönyvezési, valamint az állampolgárság megszerzésével, eskütétellel kapcsolatos feladatokat, vezeti a címnyilvántartást. • Elvégzi a hagyatéki leltárfelvételt. • Lefolytatja a birtokvédelmi eljárásokat. • Lefolytatj a a kereskedelmi hatósági engedélyezésre, telephely-engedélyezésre, vásártartás engedélyezésére, zenés-táncos rendezvények tartásának engedélyezésére, szálláshely üzemeltetésének engedélyezésére irányuló eljárásokat, valamint hatósági ellenőrzési feladatokat lát el. • Kömyezet- és természetvédelmi hatósági feladatokat lát el. • Állat- és növényvédelmi hatósági feladatokat lát el, vezeti az ingatlanközvetítői névjegyzéket, nyilvántartja a méhészeteket, közreműködik a gyepmesteri telep üzemeltetésében. • Ellátja a hirdetményi úton történő közzététel és kifüggesztés feladatát.

12 • • •

Ellátja a talált tárgyak kezelésével kapcsolatos jegyzői feladatokat. Ellátja a közterület-felügyelettel, a mezőőri feladatok ellátásával kapcsolatos feladatokat. Ellátja a közigazgatási bírságok kiszabásával kapcsolatos feladatokat.

A 2014. év kiemelt feladatai: • Új többletfeladatként jelentkezett, hogy 2014. február 1. napjától az üzleten kívüli kereskedelem keretében, a termék forgalmazása céljából a vásárlónak szervezett utazást vagy rendezvényt a kereskedő köteles a szervezett rendezvény helye szerint illetékes jegyző részére bejelenteni nyilvántartásba vétel végett. Ügyiratszámban is megnövekedett ezáltal a kereskedelmi terület munkaleterheltsége. • A jegyző földre vonatkozó szerződések kifüggesztésével kapcsolatos feladatai a földhaszonbérlet tekintetében 2013. decembertől, míg a föld adás-vétele tekintetében 2014-től jelentősen kibővültek, mivel a benyújtott dokumentumok vizsgálatának kötelezettsége is feladata a jegyzőnek és ennek körében hiánypótlási eljárást is le kell folytatnia. Mindezzel jelentősen megnövekedtek az Osztály ezzel járó adminisztrációs feladatai. • Az elektronikus anyakönyv 2014. július l-től történt bevezetése óta jelentősen megnövekedett az ügyintéséhez és adatrögzítéshez szükséges időtartam. Mindezek mellett 2014 novemberétől a szokásos ügyiratforgalomhoz képest ugrásszerűen megnőtt az anyakönyvi kivonatok kiállítása iránti kérelmek száma, mivel a földre vonatkozóan bejegyzett haszonélvezeti jog esetén igazolni kell a közeli hozzátartozói jogviszonyt a fö ldhivatali elj árásban. • A központi címregiszter, mint új központi rendszer kialakításával kapcsolatos feladatok 2014 szeptemberétől többletfeladatként jelentkeznek. • A mezőőri felügyeleti feladatok keretében a terménylopások megelőzése érdekében rendszeres éjszakai szolgálat ellátása történt. • A belváros rehabilitációs L ütemében kiépített térfigyelő kamerarendszernek köszönhetően több bűncselekmény elkövetőjének sikeres felderítésében működött közre a Hivatal. A közterület-felügyelet által felügyelt diszpécserközpont kamerarendszere bővült a CsabaParkba telepített kamerákkal. 3. Pénzügyi és Gazdasági Osztály

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 44

fő.

A szervezeti egység főbb feladatai: • Ellátja az Önkormányzat, a Hivatal, a nemzetiségi önkormányzatok és 2013. január 1jétől a Munkácsy Mihály Múzeum tervezéssel, pénzkezeléssel, előirányzat felhasználásával, előirányzat módosításával, intézmények pénzellátásával, számvitellel, analitikus nyilvántartások vezetésével, beszámolással és vagyonnyilvántartással kapcsolatos feladatait. • Fő feladata az éves költségvetési koncepció, a költségvetési rendelet, annak módosításai elkészítése. • Ellátja a helyi adók, a gépjárműadó, a talaj terhelési díj, továbbá az adók módjára behajtandó köztartozások nyilvántartásával, elszámolásával és avégrehajtással kapcsolatos feladatokat [az Adócsoport a különböző adófajták tekintetében összesen mintegy 29 ezer adózóval (magánszemély és vállalkozás) áll kapcsolatban]. • Adóellenőrzést végez és egyéb adóügyi feladatokat (adó- és értékbizonyítvány, adóigazolás, hatósági igazolás stb.) lát el.

13 A 2014. év kiemelt feladatai: •

A 2014. évi költségvetés teljesítését alapvetően meghatározta az önkormányzat feladatellátása. 2013. január l-jétől az önkormányzati feladatellátás, ezzel együtt a finanszírozási rendszer jelentősen megváltozott. A nagymértékű intézményi szerkezeti átalakulások megtörténtek 2013. évben, ezért 2014. évben az átalakított rendszert kellett megfelelő színvonaion az új gazdálkodási szabályzóknak megfelelő rendszerben működtetni.

•

•

•

•

Az önkormányzati finanszírozási változásokkal egyidejűleg adósságkonszolidációra került sor. Az adósságkonszolidáció első üteme 2013. évben megtörtént, amelynek eredményeként több mint 60 %-os mértékben kerültek átvállalásra, illetve pénzügyileg rendezésre az önkormányzat hitelei és kötvényei, futamidő alatt fennálló fizetési kötelezettségei. Az adósságkonszolidáció második üteme 2014. évben valósult meg. A 2014. évet alapvetően meghatározta, hogy három időpontban négy választásra került sor. A választásokkal kapcsolatos előkészítési és lebonyolítási feladatok szinte egész évben többletfeladatot jelentettek avégrehajtásban résztvevőknek, így a Pénzügyi és Gazdasági Osztálynak is. A 2014. évet érintő lényeges változás volt, hogy jelentősen módosult a költségvetési szervek pénzügyi, számviteli rendje, amely számottevő felkészülési és végrehajtási többletmunkát jelentett a pénzügyi területen dolgozók számára. A 2014. évről beszámolva kiemelendő az adóbevételi előirányzatok túlteljesítése, amely több ok együttes következménye. Szerepet játszik benne az óvatos tervezés, de fontos megemlíteni a Békéscsabán működő vállalkozások általában elmondható fegyelmezett adófizetését, a Békéscsabán megvalósuló nagy beruházásokhoz kapcsolódó befizetéseket, de jelentős szerep jutott az Adócsoportnak, valamint az adózási feladatokkal, hatáskörrel rendelkezők tevékenységének, az adóbehajtásnak is. 4. Stratégiai-Fejlesztési Osztály

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 18

fő

(a Városépítészeti Csoport nélkül).

A szervezeti egység főbb feladatai: • Ellátja az Önkormányzat fejlesztéseinek rövidtávú, illetve stratégiai tervezésével kapcsolatos előkészítő és koordinációs feladatokat. • Gondoskodik a közgyűlés által jóváhagyott önkormányzati beruházások és az önkormányzati intézményeket érintő felújítások, továbbá a pályázati forrásokból megvalósuló jelentősebb kommunális felújítások végrehajtásáról. • Ellátja az Önkormányzat és a Hivatal, illetve szükség esetén az önkormányzati intézmények és gazdasági társaságok közbeszerzéseivel, a közbeszerzési eljárásainak lebonyolításával kapcsolatos feladatokat. • Ellátja az önkormányzati vagyongazdálkodással, az önkormányzati tulajdonú és önkormányzati résztulajdonú vállalkozásokkal, valamint a lakásés helyiséggazdálkodással, lakásfelújítással kapcsolatos feladatokat, valamint az ezzel kapcsolatos döntések előkészítését és végrehajtását. • Közreműködik a középtávú és éves költségvetési terveket megalapozó előkészítő munkában. Folyamatosan nyomon követi a jóváhagyott előirányzatok felhasználását, a kötelezettségvállalásokat és azok teljesítését az e célra készített számítógépes program alkalmazásával. • Előkészíti és koordinálja az Önkormányzat vagy intézményei részvételével megvalósuló fejlesztésekhez szükséges külső források megszerzését.

14 • Az Önkormányzat mint tulajdonos nevében jóváhagyja a földhivatali változási vázraj zokat. A 2014. év kiemelt feladatai: • Az Osztály összesen közel 17 folyamatban lévő pályázat előkészítését, menedzselését, végrehajtását látja el, összesen 18,6 millárd Ft értékben (az ún. DAREH-projekt Békéscsabára eső elemével együtt). A 2014. évben 9 db pályázat zárult sikeresen. Ezek összértéke: 1,87 milliárd Ft. • Az Osztály feladata - a társosztályokkal közösen - a vasút-korszerűsítés beruházójával, a Nemzeti Infrastruktúra Fejlesztő Zrt.-vel való kapcsolattartás, amely feladat a kivitelezés koncentrálódása miatt 2014-ben kiemelten jelentkezett. • Gondoskodott a Közgyűlés által jóváhagyott önkormányzati beruházások és az önkormányzati intézményeket érintő felújítások, továbbá a pályázati forrásokból megvalósuló jelentősebb kommunális felújítások végrehajtásáról. • Együttműködött a több települést érintő beruházások esetében a fejlesztésekre létrejött társulásokkal. • A Beruházási Csoport végezte a pályázatok műszaki munkarészeinek elkészítését és a beruházások lebonyolítását. • Az önkormányzat tulajdonában és működtetésében lévő intézmények 32 telephelyét érintő 65 felújítási és hibaelhárítási feladat előkészítésében, esetenként lebonyolításában és műszaki ellenőrzésében vettek részt a Beruházási Csoport munkatársai. • A Közbeszerzési Csoport a 2014. évben az önkormányzat részére 23 db nemzeti eljárásrend szerinti eljárást és 17 db beszerzési eljárást bonyolított le. AHivatalnak 2 db közbeszerzési eljárást bonyolított le teljes körűen. A Békéscsabai Vagyonkezelő Zrt. részére 4 db eljárást folytatott le. Egyéb intézményeknek (pl.: múzeum, könyvtár, Gyermekélelmezési Intézmény) segítséget nyújtott az eljárást megindító dokumentumok elkészítésében, egyes eljárási cselekmények lebonyolításában. • A Vagyonkezelési Csoport ellátta az önkormányzati vagyongazdálkodással, az önkormányzati tulajdonú és önkormányzati résztulajdonú vállalkozásokkal, valamint a lakás- és helyiséggazdálkodással, lakásfelújítással kapcsolatos feladatokat, továbbá az ezzel kapcsolatos döntések előkészítését és végrehajtását. Ennek keretében mintegy nettó 230 millió Ft értékben készített elő és bonyolított le ingatlan adásvételt. Folyamatos feladatként jelentkezik a különböző célú tulajdonosi hozzáj árulások, az ingatlanhasznosításra vonatkozó szerződések, előterjesztések előkészítése, vagyoni értékű jogokkal kapcsolatos ügyintézés. • Az elmúlt év második felében befejeződött a 2014-2020-as uniós tervezési időszakra való előkészülés. Ennek a feladatnak a hivatalon belüli koordinálását, valamint a szükséges dokumentumok készítésével megbízott vállalkozóval a kapcsolattartást a Stratégiai-Fejlesztési Osztály látta el. Elkészült Békéscsaba Megyei Jogú Város Integrált Településfejlesztési Stratégiája és Integrált Területi Programja (lIS, lTP). • Elkészült Békéscsaba Megyei Jogú Város Energia Stratégiája, Turizmusfejlesztési Stratégiája, Településfejlesztési Koncepciója. 5. Városüzemeltetési Osztály

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 19 fő. A szervezeti egység főbb feladatai: • Elvégzi a helyi vízgazdálkodással, a közlekedéssel, hírközléssel, városgazdálkodással, parkgondozással, közművekkel, környezetvédelemmel, közterületek, utak használatával,

15

•

•

•

• • • • •

•

kezelésével, tisztántartásával, a forgalmi rend kialakításával és megváltoztatásával kapcsolatos tervegyeztetési, szervezési, ellenőrzési és egyéb, a feladatkörébe utalt üzemeltetési feladatokat. Előkészíti az önkormányzat kommunális igazgatással, vízrendezéssel és csapadékvízelvezetéssel, csatornázással, a helyi közutak és közterületek fenntartásával, a helyi tömegközlekedéssel, az egészséges ivóvíz, a közvilágítás biztosításával, az emberi környezet védelmével és a természetvédelemmel kapcsolatos döntéseit. Javaslatot készít az ilyen célú beruházások, felújítások végrehajtására. Gondoskodik a Közgyűlés által jóváhagyott, kizárólag önkormányzati forrásból megvalósuló önkormányzati felújítások végrehajtásáról, a tervezési, kivitelezési és műszaki ellenőrzési feladatok ellátásáról. Közreműködik a hatósági vízdíj, a helyi tömegközlekedési díj, és az egyes közszolgáltatások kötelező igénybevételi díjainak megállapításában, az ezekre vonatkozó közgyűlési döntések előkészítésében. Ellátja az Önkormányzat tulajdonában lévő szennyvízcsatomákra és vízvezetékekre való csatlakozással, valamint az útépítési érdekeltségi hozzájárulással kapcsolatos feladatokat. Intézi az ár- és belvízvédelmi, felszíni és talajvíz-elvezetési ügyeket, kapcsolatot tart a vízgazdálkodási társulatokkal Hozzájárulást ad ki a nyomvonalas jellegű építmények közterületi elhelyezéséhez. Szervezi a közterületek hó- és csúszásmentesítését. Koordinálja a közterületek tisztántartásával és a lomtalanítási akciókkal kapcsolatos tevékenységet. Közreműködik a város hulladékgazdálkodással kapcsolatos feladatainak ellátásában és a zárható térben lévő hulladéktárolók éves költségvetésben biztosított támogatási keretének felosztásában és elszámolásában. Közreműködik a közszolgáltatások elvégzésére kiírandó pályázatok és szerződések előkészítésében.

• Segíti a lakossági közmű- és útépítésre megalakult társulásokat, ellenőrzi a kivitelezést. • Gondoskodik a közterületi létesítmények gondos karbantartásáról, biztosítja és felügyeli a zöldterületek gondozását, elvégzi a közvilágítással kapcsolatos üzemeltetési, felújítási és fej lesztési feladatokat • Előkészíti a helyi tömegközlekedési járművek menetrendjének közgyűlési hatáskörben történő jóváhagyását. • Ellátja a temetők üzemeltetésével, a díj megállapítással kapcsolatos feladatokat, valamint a nem önkormányzati tulajdonú temetők részére az éves költségvetésben biztosított működési támogatások felosztásával és elszámolásával kapcsolatos feladatokat. • Közreműködik a fizető parkolóhelyek kijelölésében és azok üzemeltetési költségeinek elszámolásában. • Engedélyezi a közterületek rendeltetéstől eltérő használatát. • Gondoskodik a Szent István tér 7. szám alatti, a Szabadság tér 11-17. szám alatti épületek és a telephelyként használt Szent István tér 9. szám alatti épületrész állagmegóvásáról, karbantartásáról, üzemeltetéséről és a szükség szerinti javításáról, felújításáról, gondoskodik a Hivatal apparátusa részére a kulturált, szakszerű és biztonságos munkavégzés technikai feltételeiről (bútor, telefon, irodagépek, irodaszerek stb.). • Gondoskodik a kis értékű tárgyi eszközök, anyagok, irodaszerek előírás szerinti nyilvántartásáról és leltározásáról, a készletgazdálkodás rendjének megszervezéséről, bizonylatolásának ellátásáról. • Ellátja a telefonközpont és csatlakozó berendezései működtetésével és a hivatali mobiltelefonnal kapcsolatos ügyintézést, karbantartást és telefonköltségek számlázását.

16 • Gondoskodik a Városházán, illetve a kijelölt helyszínen megrendezésre kerülő, az önkormányzat és a hivatal működésével összefüggő országos és városi rendezvények, ülések, értekezletek, ünnepségek technikai feltételeinek biztosításáról. • Gondoskodik a családi rendezvények megszervezéséről és azok lebonyolításáról. A 2014. év kiemeIt feladatai: • Közreműködött a víziközmű vagyon önkormányzati tulajdonba vételében. • Lebonyolította a szennyvízberuházás pályázatában vállalt szennyvízvezetékrekonstrukció kivitelezési munkát. • Lebonyolította a szennyvízbekötések támogatásával kapcsolatos pályázatokat. • Ellátta a megújult főtér üzemeltetési feladatait, kiadta a Szent István téren lebonyolításra kerülő rendezvények közterület-használati engedélyeit, illetve behajtási engedélyeit. • Kiadta a MÁV-beruházás lebonyolításához szükséges hozzájárulásokat, részt vett a heti rendszerességgel tartott, MÁV-beruházással összefüggő koordinációs értekezleteken. • Közreműködött a szennyvízberuházás 2 éves garanciális bejárásában. • Részt vett az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság hulladékgazdálkodási közszolgáltatási tevékenységének megkezdésében. • Ellátta a szennyvízcsatorna-hálózatra történő utólagos rákötések ügyintézését (igazolások, megállapodások, földhivatali bejegyzések, pályázatok lebonyolítása).

6. Oktatási,

Közművelődési

és Sport Osztály

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 12

fő.

A szervezeti egység főbb feladatai: • Közreműködik az Önkormányzat köznevelési, közművelődési, sport- és ifjúsági koncepcióinak előkészítésében és végrehajtásában, az ágazati rendelet kidolgozásában, a szükséges módosítások előkészítésében. • Szervezi a kötelező és önként vállalt ágazati önkormányzati feladatok ellátását. • Részt vesz az ágazatba tartozó önkormányzati intézmények törvényes működése biztosítása érdekében szükséges fenntartói feladatok ellátásában. • Előkészíti a feladatkörébe tartozó másodfokú hatósági döntéseket. • Kapcsolatot tart a város területén található nem önkormányzati fenntartású köznevelési, közművelődési intézmények fenntartóival, a sport és ifjúsági szervezetekkel, diákönkormányzatokkal. • Gondoskodik az óvodák működési körzetének meghatározásáról, a beiratkozás helyi rendjének kialakításáról és működtetéséről. • Közreműködik az intézményvezetői pályázati eljárások lefolytatásában. • Ellátja a közművelődési, közgyűjteményi és művészeti tevékenységekkel kapcsolatos helyi koordinációs szakmai feladatokat. • Szervezi és koordinálja a nemzeti ünnepek, évfordulók, emléknapok városi szintű rendezvényeit. • Előkészíti és koordinálja az intézményi alapító okiratok módosítását. • Közreműködik a városi sportversenyek szervezésében. • Biztosítja a Sportszakmai Tanácsadó Testület, és a Helytörténeti Kollégium működésének hátterét. A 2014. év kiemelt feladatai: • Az önkormányzat fenntartásából kikerült köznevelési intézményekkel kapcsolatos koordinációs, adminisztratív feladatok ellátása 2014-ben is jelentkezett az Osztálynál.

17

Megnövekedett az adatszolgáltatás különböző állami szervek felé, elsősorban pályázati célból. • Rendszeresen kapcsolatot tartott fenn az Osztály a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ Békéscsabai Tankerületével és a Békés Megyei Kormányhivatal Oktatási Főosztályával. Az Osztály koordinálta a működtetett köznevelési intézmények ingatlanügyeivel kapcsolatos megkereséseket. • Statisztikai adatgyűjtést végzett az Oktatási Hivatal Közoktatási Információs Rendszerébe (KIR). • A közművelődési ágazatban a Csabagyöngye Kulturális Központtal, a Békéscsabai Jókai Színházzal és Békéscsabai Napsugár Bábszínházzal kapcsolatos ügyintézés új feladatellátásként rögzült. • Ellátta a Békés Megyei Könyvtár és a Munkácsy Mihály Múzeum szakmai felügyeletével kapcsolatos feladatokat, folyamatosan kapcsolatban volt az ágazati minisztériummal. • Működtetle az Intézményi Tanácsot, koordinálta a Csabai nyár közművelődési, közösségi programjait. • Irányította a Munkácsy-év gazdag és sikeres programjait. • Megszervezte az L világháború centenáriumának programjait, több ezer iskolás aktív részvételével. • A Sport Csoport a korábbi évekhez viszonyítva még aktívabb szerepet vállalt a városi tömegsportrendezvények és egyéb kiemelt sportesemények lebonyolításában. •

7. Szociálpolitikai Osztály

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 23

fő.

A szervezeti egység főbb feladatai: • Ellátja a pénzbeli és természetbeni szociális és gyermekvédelmi ellátásokkal kapcsolatos hatósági feladatokat. • Ellátja a személyes gondoskodás körébe tartozó szociális és gyermekvédelmi ellátásokkal kapcsolatos feladatokat. • Ellátja a Csaba Baba életkezdési támogatással kapcsolatos feladatokat. • Részt vesz az önkormányzat szociális, egészségügyi és gyermekvédelmi ellátást szabályozó rendeleteinek előkészítésében. • Ellátja az egészségügyi igazgatási feladatokat, az egészségügyi alapellátással kapcsolatos, az egészségfejlesztéssel, a bölcsődei ellátással és a védőoltás támogatásokkal kapcsolatos feladatokat. • Környezettanulmányt készít a megkereső szervek, hatóságok részére. • Előkészíti a szociális és az egészségügyi területet érintő kitüntetésekkel kapcsolatos döntéseket, gondoskodik a döntések végrehajtásáról. Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata Szociális • Előkészíti Esélyegyenlőségi Programja, Szolgáltatástervezési Koncepciója, Helyi Lakáskoncepciója és Egészségfejlesztési Terve felülvizsgálatát, aktualizálását, közreműködik végrehajtásukban. • Ellátja az önkormányzati bérlakások bérbeadásával kapcsolatos és a bérleti jogviszonyból eredő feladatokat. • Ellátja az önkormányzati lakáscélú kamatmentes kölcsönnel kapcsolatos feladatokat. • Ellátja a Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata közfoglalkoztatásával kapcsolatos feladatokat, szervezi a közérdekű munkások foglalkoztatását. • Megszervezi és részt veszt a természetben nyújtott támogatások (pl. tartós élelmiszerek,

18 vetőmag,)

osztásában.

A 2014. év kiemeit feladatai: • A Szociálpolitikai Osztály munkatársai 2014 tavaszán 150 család részére burgonya, répa, borsó, bab vetőmagot osztottak ki a Békéscsabai Kistérségi Családsegítő és Gyermekjóléti Központtal való együttműködésben. • Az Osztály 2014 nyarán 436 rendszeres gyermekvédelmi kedvezményben részesülő, általános iskolás gyermek térítésmentes étkezését szervezte meg - 54 napon keresztül - a Gyermekélelmezési Intézmény és a Békéscsabai Kistérségi Egyesített Szociális Központ együttműködésében.

•

• •

•

2014 nyarán 32, felhalmozott áramtartozással rendelkező család díjhátraléka rendezése érdekében működött együtt az EDF DÉMÁSZ áramszolgáltatóval és a Magyar Máltai SzeretetszoIgálattai. 2014 augusztusában 1864, 2014 novemberében 1749 gyermekvédelmi kedvezményben részesülő ügyfél részére került kiosztásra Erzsébet-utalványt. 2014 decemberében 1000 nehéz helyzetben élő békéscsabai kapott tartós élelmiszert a Szociálpolitikai Osztály és a Békéscsabai Kistérségi Családsegítő és Gyermekjóléti Központ együttműködésében (egy élelmiszercsomag tartalma: 4 kg liszt, 3 kg kristálycukor, 2 liter étolaj, 3 liter tej, 1 üveg baracklekvár, 1 csomag háztartási keksz (200 g), 1 kg szaloncukor, 2 csomag eperlevél tészta (200 g), 1 csomag csigatészta (200 g), 1 csomag orsó tészta (500 g), 1 csomag fodros nagykocka tészta (500g ). A közfoglalkoztatás keretében 1898 fő foglalkoztatásának és 23 fő közérdekű munkavégzésének a megszervezésére került sor.

Bár meghaladja a 2014. évi beszámoló kereteit, kiemelendő, hogy a Magyarország 2015. évi központi költségvetésének megalapozásáról szóló 2014. évi XCIX. törvény szerint módosult a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény, amely alapján a pénzbeli és a természetbeni szociális ellátások segélyezési rendszere 2015. március 1. napjától jelentősen átalakult. (A hatásköri változások részletes bemutatására majd 2015. évi beszámoló lesz hivatott.) 8. Városépítészeti Csoport

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 6 fő. A szervezeti egység főbb feladatai: • Előkészíti a településfejlesztési koncepció, településszerkezeti terv, helyi építési szabályzat és a szabályozási terv módosítását. • Elősegíti a helyi építési szabályok és a településrendezési tervek kidolgozása során az érdekelt állampolgárok, szervezetek, érdekképviseleti szervek véleménynyilvánítását, részletes tájékoztatást ad az érdekeltek részére. • Településrendezési és építészeti szakvéleményeket készíttet. • Közreműködik az Önkormányzati Településrendezési és Építészeti-műszaki Tervtanács (ÉMT) működtetésében. • Közreműködik a Földrajzi Névi Munkacsoport munkájában. • Véleményezi a térképészeti területi határigazítási intézkedéseket, vezeti és karbantartja az egyesített közműtérképet. • Közreműködik a településképi véleményezési és a településképi bejelentési eljárás lefolytatásában. • Előkészíti az építészeti értékek helyi védelméről szóló önkormányzati rendeletben

19

szabályozott, vissza nem térítendő támogatásokkal kapcsolatos döntéseket. A 2014. év kiemeit feladatai: • Lefolytatta a - közelmúltban új jogintézményként bevezetett - településképi véleményezési és a településképi bejelentési eljárásokat, ellátta az ezekkel kapcsolatos táj ékoztatási feladatokat. • Kapcsolatot tartott a vasút-korszerűsítés beruházójával, a Nemzeti Infrastruktúra Fejlesztő Zrt.-vel. • Véleményezte a belváros revitalizáció II. ütem terveit, folyamatosan kapcsolatot tartott a kivitelezővel.

•

A városban tevékenykedő magánberuházók részéről egyre fokozottabb az igény a településrendezési eszközök módosítására, a Csoport ennek megfelelően kiemelt céljának tekintette ezek gyors és hatékony koordinálását. 9. Kabinet

A Kabinet a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata szerint: "a polgármester irányítása alatt álló, osztályszervezetbe nem tartozó politikai tanácsadó szervezeti egység". A szervezeti egység működésének bemutatása erre tekintettel meghaladná a jegyzői beszámoló kereteit. 10. Kistérségi Csoport

A Békéscsaba és Térsége Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás 2012. december 31. napjával megszüntette munkaszervezetét és a munkaszervezeti feladatok ellátása érdekében létrehozásra került a Hivatal szervezeti egységeként a Kistérségi Csoport. A szervezeti egység főbb feladatai: • Ellátja a Békéscsaba és Térsége Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás munkaszervezeti feladatait. Szervezi a Társulási Tanács döntéseinek végrehajtását. • Feladata a társulási tanács üléseinek, valamint a bizottsági üléseinek előkészítése és szervezése, a társulási tanács elé kerülő előterjesztések elkészítése. Elkészíti a Társulási Tanács üléseinek jegyzőkönyveit, a meghozott határozatokat nyilvántartja és a határozattal érintetteket értesíti a döntésről. • Feladata a társulással kapcsolatos pályázatok elkészítése, a nyertes pályázatok lebonyolítása, szakmai és pénzügyi elszámolása, valamint a pályázatok nyilvántartása. • Elkészíti a társulás költségvetési koncepcióját és elfogadásra beterjeszti a társulási tanácshoz. • Ellátja a társulás gazdálkodási és pénzügyi-gazdasági feladatait, gondoskodik a kistérségi intézmények finanszírozásáról. • Elkészíti a társulás féléves és éves pénzügyi gazdasági beszámolóját, valamint az intézmények gazdálkodását is tartalmazó összevont beszámolót és ezen dokumentumokat beterj eszti a társulási tanácsnak. • Összeállítja a társulás - intézményekkel összevont - költségvetését, és elfogadásra beterjeszti a társulási tanácsnak. Felügyeli a kistérségi költségvetés végrehajtását. ll.

Ellenőrzési Csoport

A szervezeti egység létszáma 2014. december 31-én: 3 fő.

20 A szervezeti egység a Közgyűlés által jóváhagyott éves ellenőrzési terv alapján végzi feladatait. Ennek megfelelően: • ellátja a Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának irányítása alá tartozó intézmények gazdálkodásának átfogó ellenőrzését; • ellátja a Hivatal és az Önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények belső ellenőrzését;

• •

soron kívüli célvizsgálatokat végez vezetői elrendelésre; szükség szerint tanácsadói feladatokat lát el.

A 2014. év kiemelt feladatai: Az önkormányzati intézményhálózat változása miatt a korábbi módosítása, korszerűsítése vált szükségessé.

ellenőrzési

módszerek

[Tekintettel arra, hogy a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 49. § (3a) bekezdése értelmében a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést - a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg - a képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra, a jelentést a Közgyűlés 2015. április 23-ai ülésén megtárgyalta, jelen beszámolóban annak részletes ismertetésétől eltekintünk.] IV. ÖSSZEGZÉS

A Hivatal szervezeti egységeinek munkáját elemezve megállapítható, hogy a szervezet rendkívül sok feladatkört lát el. Ugyan a járási hivatalok létrehozását követően sem maradt a közigazgatás rendszere statikus (legutóbb a szociális igazgatásban következett be változás, amelyre a II. 7. pontban is történt utalás), a polgármesteri hivatalok által ellátott feladatok száma nem csökkent. A jelentős ügyfélforgalom, a jogszabályváltozások következtében folyamatosan rövidülő eljárási határidők, az ügyfelek által támasztott egyre magasabb elvárások, az uniós és hazai pályázatokkal kapcsolatos rendkívül rövid határidők stb. okán a hivatal egészét feszített munkatempó jellemzi. A Hivatal vezetése részéről komoly elvárás a köztisztviselőkkel szemben, hogy - a központi és helyi jogalkotó által folyamatosan módosított jogszabályi környezet ellenére - készség szinten alkalmazzák a hatályos normákat. A -Hivatal gazdálkodása kiegyensúlyozott, a munkavégzéshez szükséges tárgyi és személyi feltételek adottak. Megfelelő munkaszervezéssel a központi jogszabályok által előírt és a Közgyűlés által önként vállalt feladatokat az apparátus magas színvonalon, eredményesen látja el. A L 6.3. pontban ismertetett, ÁROP-l.A.5-2013-2013-0034 kódszámú pályázat keretében lehetőség nyílt arra, hogy a lakosok - anonim kérdőíves módszerrel - közvetlenül értékeljék a Hivatal teljesítményét. A projekt keretében 66 db internetes és 1492 papíralapú űrlapot töltöttek ki az állampolgárok. A válaszadók 91 %-a járt már ügyintézés céljából a Hivatalban. A "Milyennek ítéli meg általában a Polgármesteri Hivatal munkatársainak tevékenységét? " kérdésre a 6 pontos skálán (ahol 1 pont: nem voltam elégedett, 6 pont: teljes mértékben elégedett voltam) a köztisztviselők szakmai felkészültségét 4,42 pontra, az ügyintézők udvariasságát 4,18 pontra, az ügyintéző segítőkészségét 4,20 pontra értékelték a válaszadók. A "Milyennek ítéli meg a Polgármesteri Hivatalban az alábbiakat?" kérdésre a 6 pontos skálán a

21

Hivatalban történő információszerzés lehetőségét 4,34 pontra, a Hivatalban történő tájékozódást 4,06 pontra, az ügyintézés határidőre történő befejezését 4,22 pontra értékelték a válaszadók. Valamivel gyengébb értékelést kizárólag olyan tapasztalatokra adtak a válaszadók, amelyek elsősorban nem a Hivatal és munkatársai erőfeszítésétől, hanem a központi jogalkotó által meghatározott objektív feltételektől függ (az ügyintézés gyorsasága: 3,56 pont, az ügyintézés átláthatósága: 3,58 pont, az ügyintézés egyszerűsége: 3,48 pont). Bár a fenti felmérés során alapvető en megnyugtató módon értékelték a városlakók a Hivatal működését, a szervezet vezetőjének - a hivatali célok kitűzésével, a munka megfelelő szervezésével, a munkavégzés folyamatos ellenőrzésével, a hatályos jogszabályok keretei között megvalósítható ösztönző és jutalmazó rendszer kialakításával, a munkatársak folyamatos képzésével - folyamatosan törekednie kell a Hivatal állampolgárok által is érezhető megújítására.