BÉKÉSCSABA MEGYEI JOG Ú VÁROS
Ikt. sZ.:XII321-16/2014.
ALJEGYZŐJÉTŐL
Előadó: dr. Komán Agnes
Békéscsaba, Szent István tér 7.
Mell. : beszámoló Hiv. sz.:
Telefax: (66) 523-804 E-mail:
[email protected]
Postacím: 5601 Pf 112. Telefon: (66) 523-803
NYIL VANOS ÜLÉS napirendje A döntéshozatal egyszerű többséget igényel! Tárgy: Az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0034 azonosító számú, "Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának szervezetfejlesztése a Magyary Programhoz illeszkedő költségcsökkentést és hatékonyságnövelést eredményező fejlesztési elemek megvalósításával" című pályázattal kapcsolatos beszámoló Előkészítő:
Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Osztály Személyzeti Csoport Véleményező: Pénzügyi, Gazdasági és Városfejlesztési Bizottság
Előterj esztés Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének 2014. december 18-án tartandó nyilvános ülésére
Tisztelt Közgyűlés!
Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata 2013 . évben második alkalommal pályázott sikeresen ÁROP szervezetfejlesztési projekt megvalósítására. A központi elképzeléseket követve nyújtottunk be pályázati anyagot a Hivatal, valamint az önkormányzati fenntartású intézmények szervezetfejlesztési tevékenységének támogatására. Az elbíráláskor 39.963.000,- Ft pályázatunk megvalósításához.
összegű,
100 %-os támogatottságról döntöttek a benyújtott
Részletesen áttekintettük és elemeztük az első ÁROP projektben fe lváll alt feladataink végrehajtását, vizsgáltuk és kutattuk az elindított szervezetfejlesztéseink hatását. Felülvizsgáltuk, hogy az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban milyen színvonaion működnek intézményeink, gazdasági társaságaink. Áttekintésre került az Önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzete és finanszírozási struktúrája, valamint ezáltal az érintett intézmények. Online adatbázisok felhasználásával bővítettük a vezetői döntések előkészítéséhez használt információk és dokumentumok körét oly módon,
2
hogy a környezet védelme érdekében papírmentessé tettük, online információkat képeztünk belőle. 2014. év elején és szeptember hónapban kérdőívvel támogatva kutattuk és elemeztük Békéscsaba lakosságának véleményét az Önkormányzat által nyújtott közszolgáltatásokkal kapcsolatban. Kötelezően végre kellett hajtanunk az Európai Unió által kidolgozott és az összes tagországban bevezetett Közös Értékelési Keretrendszer figyelembe vétel ével a hivatal dolgozóinak kutatását. Az ÁROP projekt lehetőséget nyújtott belső munkatársi kör (ún. vezetői team) létrehozására, ezért a projektkezdés a közbeszerzési eljárás előkészítésével és a vezetői team megalakításával már 2013. év végén megindult. A meghirdetett közbeszerzési eljárás nyerteseként a CONTROLL HOLDING Tanácsadó Zrt. került kihirdetésre, és a Zrt.-vel a szerződés aláírásra került. 2013. december, illetve 2014. j anuár hónapokban a vezetői team irányításával, a tanácsadók bevonásával kialakításra kerültek a projekt főbb mérföldkövei, majd megkezdődött a munka. A pályázatban vállalt indikátorok teljesítésének határideje 2014. szeptember 30. volt, míg a projekt végleges befejezését 2014. december 31. napjáig kelllejelenteni. A CONTROLL HOLDING Tanácsadó Zrt. elkészített egy beszámolót a projekt végrehajtásáról, amelynek elfogadását javasolom a Tisztelt Közgyűlés számára. Az előterjesztést a Pénzügyi, Gazdasági és Városfejlesztési Bizottság tárgyalja, a Bizottság véleménye a Közgyűlésen kerül ismertetésre. A döntés végrehajtásában közreműködő felelős hivatali egység: Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Osztály Személyzeti Csoport. Kérem a Tisztelt Közgyűlést, hogy az alábbi határozati javaslat alapján hozza meg döntését. HATÁROZATI JAVASLAT:
Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése megismerte és elfogadja az "ÁROP-1.A.5-2013-2013-0034 azonosító számú, Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának szervezetfejlesztése a Magyary Program tükrében" CÍmű pályázat megvalósításával kapcsolatban készült beszámolót a jelen határozat mellékIete szerint. Felelős:
Dr. Kiss Gyula aljegyző Határidő: 2014. december 18. Békéscsaba, 2014. december 10.
E~len!.eg~zés: ~
Penzugyl: ....................... .
Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata
Beszámoló az ÁROP 1.A.5-2013-2013-0034. Békéscsaba Város Önkormányzatának Szervezetfejlesztési projektjéről a Magyary Program tükrében
Készítette: CONTROLL Holding Tanácsadó Zrt.
GONTROLL
Közigazgatási Igazgatósága
2014. december
Európai Unió Európai Szocaalls
MAGYARY
II PR()GRAl\~
I Alap MAGY/\1l0R zÁr:, KOR MJ\ N YfI
BEFEKTETÉS A JÖVÓSE
SZÉCHENYI
Előzmények
Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala a 2013 júliusában felhívásra szakmai koncepciót állított össze, és a megadott
határidőig
megjelenő
pályázati
a Nemzeti Fejlesztési
Ügynökség felé azt benyújtotta. 2013 novemberében értesítést kapott a pályázati nyertességről, és elindította támogatói szerződéskötési folyamatát. Az ÁRO P projekt újszerűsége vezetői
jelentős
volt, hogy
mértékben
lehetőséget
nyújtott
belső
munkatársi kör (ún.
team) létrehozására, ezért a projektkezdés a közbeszerzési eljárás
előkészítésével
és
a vezetői team megalakításával már 2013. év végén megindult. A meghirdetett közbeszerzési eljárás nyerteseként a CONTROLL HOLDING Tanácsadó Zrt. került kihirdetésre, s a Zrt.-vel a január hónapokban a kerültek a projekt
vezetői
főbb
szerződés
aláírásra került. 2013. december, illetve 2014.
team irányításával, a tanácsadók bevonásával kialakításra
mérföldkövei, majd
megkezdődött
a munka. A pályázatban vállalt
indikátorok teljesítésének határideje 2014. szeptember 30. napja volt, míg a projekt végleges befejezését 2014. december 31. napjáig kelllejelenteni.
2
A projekt szakmai területei 1.
A 2008-2010 között végrehajtott ÁROP szervezetfejlesztési projekt felülvizsgálata. A 2008-ban meghirdetett első ÁRO P projekt pályázat nyertesei között megtalálható volt Békéscsaba Megyei Jogú Város is. A projekt keretében három szakmai területen dolgozott
az
Önkormányzat,
az
elnyert
támogatás
Fejlesztéseket hajtottak végre a döntési mechanizmus
mértéke
13.0S0.000.-Ft.
korszerűsítése
vonatkozásában,
e programpont keretében felülvizsgálatra került a Polgármesteri Hivatal szervezete, a szervezeti egységek és a munkatársak. 2010-re kialakult a végleges, a tanácsadói javaslatokat figyelembe
vevő
hivatali szervezet, amely alapjait tekintve a mai napig
fenntartott. A fejlesztés célja volt megteremteni azokat az önkormányzati, képviselő testületi és hivatalvezetési közös döntési pontokat és/vagy kompetenciákat, amelyek eredménye egy tervszerűbb és folyamataiban jobban beazonosítható
működési
modell
kialakítása. A
2008-as
pályázat
második
eredményességének javítása gazdálkodási
folyamatok
jogszabályoknak és
belső
szakmai
területe
témakörben
került
szabályozásával,
a
a
költségvetési
gazdálkodás
megfogalmazásra.
A pénzügyi
költségvetés
szabályzatoknak teljes mértékben
átalakításával, megfelelő
a
rendszert
alakított ki a szakértői team. Új elem ként a közbeszerzési eljárás gyakorlatában a "Zöld Közbeszerzési Gyakorlat" bevezetését is célul A harmadik fejlesztési elem a partnerség szakértői
tűzték
ki.
erősítése
volt, amelynek keretében a
team új, döntés-támogató folyamatok szintjén kialakította a civil és
vállalkozói szférával való kapcsolattartás javasolt módjait. A fejlesztési elemek felülvizsgálatát jelen pályázat keretei között a vezetői - CONTROLL Zrt.
team
felülvizsgálta
és
megállapította,
hogya
lezárt
fejlesztési
elemek
vonatkozásában a vállalt indikátorok maradéktalanul teljesültek, ezáltal a pályázatot a közreműködő
szervezet is sikeresnek ítélte, és a hozzárendelt támogatási összeg 100%-
ban lehívásra került. A
kitűzött
fejlesztési célok 88%-a teljes
elmúlt fenntartási
időszak
alatt
megszűnt
oka mindegyik esetben a 2013. január
körűen
vagy átalakult tartalommal
l-jétől
feladat-elosztási rendszer.
3
teljesült, 9%-a részben és 3%-a az működik.
Ennek
érvényes új közigazgatási struktúra és
2.
Támogató infrastruktúra, 2013.
l-jét
január
szerződéses
követően
kapcsolatok felülvizsgálata.
a
megváltozott
feladat-ellátási
rendszer
az
önkormányzatok számára már kész helyzetet és tényt rögzít az önkormányzat intézmények - gazdasági társaságok vonatkozásában. A vezetői team és a CONTROLL Zrt. tanácsadói áttekintették a jelenlegi feladat-ellátási rendszerhez kapcsolódó kiszervezett tevékenységeket, és döntést hoztak, mely tevékenységek felülvizsgálatát hajtják
közösen
végre.
Felülvizsgálatra
került
a
településfejlesztés
és
településrendezés, a településüzemeltetés, óvodai ellátás, szociális és gyermekvédelmi egészsegugYI
feladatok,
alapellátás,
kulturális
szolgáltatás,
környezet-
és
természetvédelmi feladatok, csapadékvíz-elvezetés, lakás- és helyiséggazdálkodás, honvédelem és polgári védelem, közbiztonság, közfoglalkoztatás, gazdaságszervezési tevékenység, sport és ifjúsági ügyek, nemzetiségi kérdések, közösségi közlekedés, és végezetül a gyepmesteri tevékenység. A felsorolt, valamint az önkormányzathoz rendelt közszolgáltatások vonatkozásában a vezetői team kijelölte azokat aterületeket, ahol dokumentumelemzéssel és lakossági kutatással egy részletes és a szolgáltatás lényegét
bemutató
felülvizsgálatot
kellett
végrehajtani.
A
közszolgáltatások
vonatkozásában, a kutatás és a dokumentum-felülvizsgálat alapján a tanácsadókka l közösen
döntést hoztunk arra vonatkozóan,
hogy a jelenlegi közszolgáltatási
rendszerükbe bevont intézmények és gazdasági társaságok tekintetében nem kívánunk végrehajtani
változtatást.
A
szolgáltatások
minőségét
eredményei visszaigazolták, a megkötött szolgáltatási átlátható és pontos, tehát nincs ok a
jelentősebb
a
lakossági
szerződések
kutatások
költségszerkezete
változtatásra ezen a téren.
Ugyanerre a megállapításra jutottunk az intézményirányítási modell tekintetében is, mivel az áttekintett Szervezeti és alapján intézményeik
működési
Működési
Szabályzatok, gazdasági dokumentumok
keretei költséghatékonyak,
humánerőforrás
oldalról
kiegyensúlyozottak, tehát semmi nem indokolja a jelenlegi intézményirányítási modell megváltoztatását. 3.
Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés opcióinak és stratégiájának kidolgozása. A pályázat megfogalmazásakor az önkormányzat már kijelölte felülvizsgálatra a Békéscsabai Központot,
Jókai
Színházat,
valamint
a
Napsugár
Békéscsaba
Bábszínházat,
Vagyonkezelő
intézményekhez még hozzárendelte a pályázatban
Csabagyöngye Zrt-t.
külön
majd
Kulturális
ezekhez
az
nevesített módon a
Gyermekélelmezési Intézményt. A feladatváltozások jelentős önkormányzati forráscsökkenéssel jártak. A 2013. évtől az önkormányzat már nem számolhat közvetlenül a személyi jövedelemadó-bevétellel, és a
gépjárműadó
60%-a, illetve a teljes illetékbevétel központosításra került. Az
önkormányzatnak volt feladata, hogy ezen jelentős változásokat végrehajtva, a 4
jogszabályi
előírásokat
maximálisan betartva készítse el az adott év költségvetési
rendeletét. A felülvizsgálat során figyelembe kellett venni, hogy 2013. január költségvetési jelentősen
intézmények
bővült
száma.
Az
önkormányzat
2012. és 2013. január
l-jétől.
l-jétől
kulturális
Az elmúlt
változott a
feladat-ellátása
időszakban
városi
fenntartásúvá vált a Békéscsabai Jókai Színház és a Napsugár Bábszínház, amelyekhez a központi költségvetés biztosít támogatást. A jogszabályi változások következtében a Megyei Jogú Város fenntartásába került a Munkácsy Mihály Múzeum és a Békés Megyei Könyvtár is. A két intézmény költségvetéséhez szintén állami támogatást biztosítanak. Ezek a támogatások azonban rákényszerítették a város vezetését a források
és
költségek
még
alaposabb
átvizsgálására,
és
olyan
intézkedések
meghozatalára, amelyek hosszú távon biztosítják a működőképesség fenntartását. A 23 óvodából
2013.
évre
nyolc
gazdasági
egység
lett,
az
önálló
kollégiumok
megszüntetésre kerültek és integrálódtak az oktatási intézményhez. Ugyanez a folyamat játszódott le a külön intézményként
működő
kisebb
művelődési
házak
vonatkozásában, melyek beolvadtak a Csabagyöngye Kulturális Központba. A
szakértői
team a tanácsadókkal közösen értékelte és elemezte, hogy a jelenlegi,
önkormányzat
által
intézményre, milyen
alapított
gazdasági
előnyökkel
társaságok
átalakítása
költségvetési
járhat. A tanulmányunkban részletesen rögzítésre
kerültek ezek a megfontolásra szánt megállapítások, illetve meghatározásra kerültek, milyen megtakarítási lehetőségek mutathatóak be egy ilyen átalakítási folyamat végeredményeként. Ez által jelenleg birtokában van az önkormányzat egy részletes, minden szempontra
kiterjedő
elemzésnek, amely alapján a meghozott döntések
figyelembe vételével az átalakítási folyamatokat végre lehet hajtani. Itt konkrét javaslat is megfogalmazásra került, miszerint hosszabb távon történjen meg azon nonprofit Kftk költségvetési intézménnyé
történő
átszervezése, ahol a szolgáltatás ellenértékét nem
számlázza ki a Kft., hanem költségvetési támogatásként biztosítják azt részére. A gyermekélelmezéssel kapcsolatban
jelentős
jogszabályi változások következtek be az
elmúlt években, ezért részletese n felülvizsgálatra Intézmény
tevékenysége.
tevékenysége koncentráltan nyújtotta megtakarítási
Megállapítást működik,
lehetőségek
nagyságrendje
hogy
az
lehetővé
intézmény
jelenlegi
teszi a közbeszerzések
kihasználását, ezáltal a térítési díjak alacsonyan -
békéscsabai és békés megyei lakosok által is működése
nyert,
került a Gyermekélelmezési
megfizethetően
- tarthatók. Az intézmény
vezetőkön
kívül a közalkalmazotti
rendkívül takarékos, bérezésben a
besorolás, és döntő többségében a minimálbér a jellemző. Cafeteria juttatás nincs, jutalmazásra, ösztönzésre a költségvetés teljesítésének függvényében kerülhet csak sor. A dokumentumok áttekintése és a gazdálkodás felülvizsgálata alapján a Békéscsabai Jókai Színház és a Napsugár Bábszínház vonatkozásában megállapítást nyert, hogya
s
2011. decemberében született döntés értelmében az önkormányzat még nem tudott felkészülni az intézmények
működtetésére.
2013-tól a színházak egyre meghatározóbb szerepet játszanak a megyeszékhely kulturális életében, ehhez a 2014. évi központi költségvetés nevesített támogatást is biztosít (317.200.000.-Ft). Az önkormányzat törekszik arra, hogy az állami támogatással azonos arányú önkormányzati lehetőségeinek
támogatást
biztosítson
az
intézmények
részére
saját
anyagi
figyelembe vételével.
A színházak az elmúlt 2 és fél év során évközi többlettámogatási igénnyel nem fordultak egyetlen alkalommal sem a fenntartó önkormányzathoz. Megállapításra került, hogy a jelenlegi költségvetési struktúrában a Békéscsabai Jókai Színház valamint a Napsugár Bábszínház
működése
szakmailag magas színvonal
megtartása mellett is gazdaságos, ezáltal hosszú távon biztosítja Békéscsaba és a környező
települések kulturális életének irányítását.
A Csabagyöngye Kulturális Központ tevékenysége is felülvizsgálatra előzőekben
bemutatott szempontok szerint. A közös
hogy az infrastrukturális feltételek
minőségi
javulása
szakértői
jelentős
került az
team megállapította,
szakmai munkaszínvonal
emelkedését is gerjesztette, amelyhez egy kiegyensúlyozott költségvetési helyzet társul. A működési bevételek folyamatosan növekvő tendenciát mutatnak, és pozitív folyamatnak tekinthető, hogyeredményesen pályáznak a tevékenységükhöz illeszkedő pénzügyi keretekre. Javaslatként fogalmazódott meg az önkormányzati támogatás összegének változatlanul hagyása, sőt bizonyos mértékű csökkenés is indokolt. Ugyanakkor továbbra is az egyes rendezvényekhez kapcsolódó projektfinanszírozást szükséges fenntartani. Az intézmény
maradványösszegeiből
(2012-ben 10.062.000,-Ft,
2013-ban 34.259.000,-Ft) megvalósíthatók olyan eszközfejlesztések, beruházások, amelyek nem igényelnek emiatt többlet önkormányzati támogatást. A Békéscsabai Vagyonkezelő Zrt. a 2012. január 1. napjától - külső szakértői javaslat alapján
-
törzsház-konszern
irányító
vállalata ként
működik.
A
konszernhez
hozzákapcsolódott a Békéscsabai Vállalkozói Centrum Kft., mely beolvad a Békéscsaba Vagyonkezelő
Zrt.-be, míg a Békéscsabai Vagyonkezelő Zrt. a többségi önkormányzati
tulajdonú társaságok üzletrészeit apport útján átvette. Az átalakítási folyamatot a cégbíróság átvezette felülvizsgálat
alapján,
és
a cégjegyzékekbe
hogya
Békéscsabai
bejegyezte.
Megállapítást nyert
Vagyonkezelő
Zrt.
működése
a és
kapcsolatrendszere rendezett, feladatainak teljesítése jól szolgálja és kiegészíti az önkormányzati közfeladatok ellátását. A társaság évenként jelentős pénzügyi befizetést teljesít az önkormányzat részére, amellyel feladatok finanszírozásához.
6
jelentősen
hozzájárul az önkormányzati
A felülvizsgált tevékenységek súlya, valamint az intézmények, gazdasági társaságok városban betöltött szerepe miatt javaslatok kerültek rögzítésre. •
Tanulmányban foglaltak áttekintése, egyeztetése az érintett szervek vezetőivel történjen meg még a 2015. évi költségvetés-tervezési folyamat
•
előtt.
Racionalizálási javaslatok épüljenek be a 2015. évi önkormányzati költségvetési koncepcióba.
•
Döntéstől függően
a javaslatok szerepeltetése a 2015. évi költségvetésben,
majd a döntések bevezetése. 4.
Intézmények feladat-ellátási és finanszírozási modelljének kidolgozása A pénzügyi-gazdasági felülvizsgálatot és a feladat-finanszírozási modell kialakítását az IntézményeIlátó Centrum (a továbbiakban: BIC.), valamint az óvodák és együttműködésének
bölcsődék
tekintetében kellett elvégezni.
Az óvodák vonatkozásában az alábbi tanácsadói javaslat került megfogalmazásra: A nemzeti
köznevelésről
cxc.
szóló 2011. évi
törvény. 8. §. (1) szerint az óvoda a
gyermekek 3 éves korától a tankötelezettség kezdetéig felveheti azt a gyermeket is, aki a 3. életévét a
nevelő
felvételétől
intézmény. Az óvoda
számított fél éven belül
betölti, feltéve, hogy minden, az érintett településeken lakóhellyel vagy ennek rendelkező
hiányában tartózkodási hellyel
3 éves és annál
idősebb
gyermek óvodai
felvétele teljesíthető . 2014-ben felülvizsgáltuk az óvodai tevékenységet, azon belül a férőhelyeket, jelentkező
és megállapításra került, hogy
létszámhiány miatt
Ezért javasoljuk,
lehetőség
hogyabölcsődei
egyelőre
van a
két óvoda egy-egy telephelyén
bölcsődékkel
kapacitáshiányt
való
egyidejűleg
együttműködésre.
kezeljék az átmeneti
óvodai kapacitástöbblettel. A BIC
működésének
felülvizsgálata alapján javaslat fogalmazódott meg 2015.
karbantartási feladatok ütemezésére. bölcsődék
irányába
javasolt. A BIC,
történő
Első
körben az
előzőekben
évtől
a
bemutatott óvodák és
karbantartási, esetenként felújítási feladatok elvégzése
az óvodák és a
tanulmányunkban rögzítették a
bölcsődék
szakértők,
együttműködését
modellként a
ahol bemutatásra került milyen várható
megtakarítások mutathatók ki, ha a tevékenységet és az
együttműködést
az érintettel
újragondolják. A
vezetői
team - CONTROLL Zrt. tanácsadói rögzítették azokat a feladatokat, amelyek
végrehajtását
követően
költségtakarékosabbá, átláthatóbbá lehet tenni a BIC, valamint
az óvodák és a bölcsődék •
együttműködését:
A tanulmányban foglaltak áttekintése, egyeztetése az érintett költségvetési szervek
vezetőivel.
7
•
Az óvodák és bölcsődék együttműködésének elindítása, valamint a Békéscsabai IntézményeIlátó
történő
Centrummal
együttműködés
lehetőségeinek
kidolgozása. •
Az
új finanszírozási
modell
szerepeltetése a 2015.
évi
önkormányzati
költségvetési koncepcióban. •
Képviselő-testületi döntéstől függően
a javaslatok szerepeltetése a 2015. évi
költségvetésben.
5. Közszolgáltatások elégedettségvizsgálata, lakossági igényfelmérés Az önkormányzat közszolgáltatási rendszerének beazonosítását és felülvizsgálatát a vezetői
team döntése alapján az alábbi tevékenységekre terjesztette ki:
•
településfejlesztési tevékenység
•
vízrendezés, csapadékvíz-elvezetés
•
helyi közutak, közterületek fenntartása
•
köztisztaság, településtisztaság
•
helyi közbiztonság
•
bölcsődei ellátás
•
óvodai ellátás
•
szociális ellátás
•
közművelődés
E közszolgáltatási tevékenységekre vonatkozóan kérdőíves megkérdezéssel több, mint 1000 békéscsabai lakos került megszólításra, s ebből került megalkotásra a város közszolgáltatási-elégedettségi térképe.
8
Elégedettségi térkép • országos benchmark index • összesített team index • lakossági kutatás index
Közművelődés
Köztisztaság, településtisztaság
Helyi közutak, közterületek fenntartása
A kutatásból megállapítható, hogy az országos Benchmark adatokhoz képest mindenhol magasabb értéket jeleznek a megkérdezett lakosok, tehát a jelenlegi rendszer
minősége megfelelő,
a szolgáltatások fejlesztése a lakossági igényekhez
illeszkedő.
6. Intézményirányítási
erőforrás-tervező
és
Vezetői
Irányítási
Rendszer
(VIR)
kialakítása E programpont lehetőségekhez
keretében
végre
kellett
hajtani
a
szűk
projekt-költségvetési
mérten az új, feladat-ellátási rend hatékony megszervezését támogató
intézményirányítási rendszer fejlesztését. A azok a funkciók, amelyek a napi
vezetői
vezetői
team-mel beazonosításra kerültek
munka támogatása céljából
kiemelhetők
fontosságuk miatt. A végrehajtott fejlesztés informatikai eszközzel támogatja
•
az intézmények és felhasználók jogosultságának kezelését,
•
a vezetői üzeneteket és levelezést a kommunikáció szintjén,
•
az eseménynaptár-modul az éves városi események és azok ütemezését és információtartalmát,
•
a
dokumentumtár-modul
a
vezetői
dokumentumok
nyilvántartását
és
kezelését, •
a költségvetési-modul az intézményi költségvetési
•
statisztikai
elemző
és
jelentésgeneráló
lekérdezését.
9
főszámok
modul
a
tárolását,
költségvetési
adatok
7. Térségi feladat-ellátási modell felülvizsgálata A térségi feladatok ellátásába kiemelten bevont intézmények a munka megkezdésekor vezetői
döntés során beazonosításra kerültek. Lakossági kutatással elemzés alá vontuk
a Békéscsabai Jókai Színház, a Békéscsabai Napsugár Bábszínház, Munkácsy Mihály Múzeum, Csabagyöngye Kulturális Központ és a Békés Megyei Könyvtár Vizsgáltuk tevékenységük városi és térségi kerültek
működésük
szintű
működését.
elfogadottságát és áttekintésre
alapdokumentumai is.
Elemzés alá vontuk az Új Széchenyi-tervben megfogalmazott fejlesztési irányokat, ehhez hozzárendeltük Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának kulturális stratégiáját, a városfejlesztési koncepciót, a kistérségi területfejlesztési koncepciót, valamint az integrált városfejlesztési stratégiát és a 2011-2014. év közötti
időszakra
érvényes Gazdasági programot. Ezek az alapdokumentumok jelentették a
rendezőelvet
a kijelölt intézmények
dokumentáció-vizsgálatához. Megállapításra került, hogy a jogszabályok és az
előbb
említett alapdokumentumok figyelembe vételével intézményeink dokumentációs rendszere a jogszabályoknak
megfelelően
lett kialakítva, az alapító okiratok pontosak
és karbantartottak, a hozzárendelt alsóbb archiváltak és szükség szerint
dokumentációk pedig rendezettek,
elérhetők. szintű
A kijelölt intézmények térségi életére vonatkozóan kiépült,
szintű
előre
feladatellátása, különösen a megye kulturális
meghatározott mechanizmusok mellett történik, a
nyújtott szolgáltatások színvonala pedig
kiemelkedően
magas a tanulmányokban
bemutatott
támaszkodva
is.
lakossági
működéselemzést
visszajelzésekre
követően
A
dokumentum-
és
a jelenlegi rendszer változatlanul hagyása mellett
döntöttek a vezetői team és a CONTROLL Zrt. tanácsadói. Új feladat-ellátási modell kialakítása nem indokolt. 9. Átfogó lakossági felmérés és elemzés A pályázati felhívás két, egymástól 8 hónap távlatban végrehajtott lakossági kutatást határozott meg. A megalkotott kérdőívünkkel összegző
kérdőívekkel
valamint on-line felületen elhelyezett
több, mint 3500 békéscsabai lakos véleményét
gyűjtöttük
össze. A két
tanulmányban részletesen bemutatásra került, melyek voltak azok a
legfontosabb
megállapítások,
amelyek
a
lakosság
visszajelzése
alapján
az
önkormányzatnak, illetve a Hivatalnak végrehajtandó feladatokat jelöl ki: •
önkormányzati
döntések
átláthatóságának
bevonásával,
10
fejlesztése
a
helyi
média
•
közérdekű
adatok,
használhatóságának
javítása
mindenki
nyelvezetének,
határozatok
információk,
elérhető
számára
érthető
és
kommunikáció miatt, •
a testületi ülések napirendjéhez illeszkedően előzetes lakossági fórumok megtartása, intenzívebb civil kapcsolatok építése a döntési folyamatokba történő
•
vélemények beépítése miatt,
a polgármesteri hivatalban dolgozó munkatársak alap- és továbbképzésének támogatása az egyre fokozódó lakossági terhelés miatt,
•
az infrastrukturális fejlesztések program
szintű
tervezésébe a lakossági
véleményeket jobban kell integrálni, •
a
közmunka
program
lehetőségeinek
figyelembe
vételével
a
város
településtisztaságának, szilárdhulladék-kezelésének újragondolása, •
a kulturális szolgáltató intézmények programkínálatába a lakossági igények és a látogatói látens igények beépítése az intézmények által végzett önálló elégedettségvizsgálatokon keresztül.
10. Az önkormányzat működésének, szakmai és támogató folyamatainak felülvizsgálata A fejlesztési pont célja a közös tanulás, a folyamatok fejlesztése és újragondolása tekintetében. A
vezetői
team 5WOT-analízissel kialakította, majd beazonosította a
pályázati felhívásban megfogalmazott három olyan súlyponti területet, amely a jelenlegi gyakorlat ismeretében változtatásra szorul. A három felülvizsgált folyamat a következő
•
volt:
az "ISO 9001" dokumentáció és működés felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendhez
történő
illesztése,
•
adózási folyamat informatikai támogatásának fejlesztése,
•
városépítészet, településrendezés térinformatikai támogatásának fejlesztése.
Mindhárom folyamatban beazonosításra kerültek a folyamatot akadályozó
belső
szervezeti és működési problémák, amelyek alapján új folyamat-felépítést, ezáltal gyakorlatmegvalósítást határoztunk meg. 11. Közszolgáltatások nyújtásának minőségfejlesztése a CAF modell bevezetésével A
Magyary
Programban
előírtakhoz
illeszkedően
tudatosabbá
kívántuk
tenni
munkatársainkkal való belső párbeszédet. Ennek érdekében a Közös Értékelési Keretrendszer módszertanmához nyúltunk, s meghatároztuk a 9 szempont szerint elvárásainkat. E szempontrendszer mellett hajtottuk végre a kutatást, melynek 11
eredményeként egy cselekvési programot rögzítettünk a vezetői szint tájékoztatása és a feladatok 20iS-ben
történő
végrehajtása érdekében. Vizsgálat alá vontuk az
alábbiakat: •
a vezetés értékelését,
•
a stratégia-alkotás és tervezés minőségét,
•
a munkatársaink kapcsolatrendszerét,
•
a külső partnerkapcsolataink és
•
a belső folyamataink szabályozottságát,
•
az ügyfélközpontú eredményeinket,
•
a munkatársakkal kapcsolatosan elért eredményeinket,
•
a társadalmi
•
a kulcsfontosságú szakmai és gazdálkodási eredményeinket.
erőforrásaink
felelősségvállalással
kapcsolatos eredményeinket,
A hivatal bevont munkatársai hasznos és szolgáltattak az
elkövetkező
jelenlegi helyzetét,
értékelhető
adatokat és információkat
évek fejlesztési irányaihoz.
12. A Polgármesteri Hivatal és intézményeik HR felülvizsgálata A pályázati
kiírásnak
megfelelően
munkanap-fényképezést hajtottunk végre a
Polgármesteri Hivatalban, valamint munkanapot elemeztünk az S kijelölt kulturális intézményben. Összegző megállapításaikat a tanácsadó cég tanulmányban rögzítette, ahol
bemutatta
az egyes
hivatali tevékenységekre
és
intézmény-működtetési
személyügyi kérdésekre vonatkozó mérési eredményeket. Megállapítást nyert, hogy nagyobb, a munkatársakra vonatkozó hiányosságot a felülvizsgált
időszakban
nem találtak, párhuzamos munkavégzést, illetve el nem
végzett feladatot nem azonosítottak be. struktúrára mértékű,
épülő
napi
működési
Kijelenthető,
hogy a jelenlegi dokumentációs
gyakorlat az adott létszámkapacitáshoz
plusz létszám biztosítása nem indokolt.
12
illeszkedő
