BEGROTING
SYNTROPHOS
Inhoud
Voorwoord .................................................................................................................... 3 Programma 1 ICT .......................................................................................................... 6 Programma 2 GEO-informatie ......................................................................................... 8 Algemene Dekkingsmiddelen ........................................................................................ 10 Paragraaf bedrijfsvoering.............................................................................................. 11 Paragraaf weerstandsvermogen .................................................................................... 13 Paragraaf financiering .................................................................................................. 15 Financiële Begroting .................................................................................................... 17 Financiële cijfers ....................................................................................................... 17 Investeringen.............................................................................................................. 18 Vervangingsinvesteringen 2014 ..................................................................................... 19 Vervangingsinvesteringen 2015-2017 ............................................................................ 20
2
Voorwoord Voor u ligt de tweede begroting van het Shared Service Centrum Syntrophos, een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Bernisse, Brielle, Spijkenisse en Westvoorne. Opgericht per 1 maart 2013. Het doel van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos is het beheren en verder ontwikkelen van de ICT-infrastructuur, informatievoorziening voor de klantcontactcentra, voor de MID office en het coördineren van de basisregistraties, geo-informatie en telefonie. Dit alles wordt gedaan op basis van dienstverleningsovereenkomsten met de deelnemende gemeenten. Minimaal gedurende de eerste vijf jaar maakt Syntrophos gebruik van de ondersteunende taken van de gemeente Spijkenisse op het gebied van personeel, financiën, juridische en facilitaire zaken. De administratie wordt gevoerd in het financiële systeem van de gemeente Spijkenisse. Vooralsnog worden de financiële beleidsregels van de gemeente Spijkenisse gevolgd, in een later stadium wordt bekeken of het noodzakelijk is eigen beleidsregels te formuleren. De cijfers komen voort uit de inbreng van alle deelnemende gemeenten, ingebracht in een financiële werkgroep. Deze inbreng is in de begroting verder vertaald. Het saldo van de begroting ziet er de komende jaren als volgt uit:
2014
2015
2016
2017
Saldo programma ICT
-27.441
-11.814
101.978
5.152
Saldo programma Geo
28.188
11.047
-6.436
-20.564
747
-767
95.542
-15.412
-747
767
-95.542
15.412
0
0
0
0
Voordelig resultaat voor bestemming Mutatie Algemene Reserve Saldo na bestemming
Vanwege de recente start van Syntrophos ligt ook het investeringsvolume in 2014 op een boven gemiddeld niveau, zoals blijkt uit onderstaand overzicht. De piek van investeringen in 2013 en 2014 zal vanaf 2018 weer tot een hoger investeringsniveau leiden. De verwachting is wel dat dit zal afvlakken.
Investeringen bouwplaat
2014
2015
€ 365.340
€ 465.914
€ 441.693
€ 367.097
-
-
-
-
€ 1.075.178
€ 335.134
€ 471.103
€ 419.742
€ 1.440.518
€ 801.048
€ 912.796
€ 786.839
Overname boekwaarden gemeenten Vervangingsinvesteringen Totale investeringen
2016
2017
Totstandkoming van de programmabegroting Paragrafen De paragrafen bij de begroting en de jaarstukken geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de begroting en de jaarstukken bezien vanuit een bepaald perspectief. Het gaat hierbij om
3
onderdelen van de financiële functie die betrekking hebben op de beleidslijnen van beheersmatige aspecten. De volgende paragrafen maken onderdeel uit van de programmabegroting: - Bedrijfsvoering - Weerstandsvermogen - Financiering Financiële begroting In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan enkele financiële kerngegevens zoals een overzicht van de incidentele lasten en baten, het investeringsplan voor 2014 en de grondslagen waarop de ramingen zijn gebaseerd. Investeringsplan Via het investeringsplan vindt kredietverlening plaats voor de betreffende investeringen uit het investeringsschema. Er komen dus over deze investeringen geen afzonderlijke besluiten in het Dagelijks Bestuur of het Algemeen Bestuur, tenzij het Dagelijks Bestuur dit op voorhand wenselijk acht en dit past binnen het mandaat van de directeur van Syntrophos. Uiteraard dient dit wel in relatie te worden gezien met een tijdige rapportage bij afwijkingen in de tussentijdse rapportages. Voor nieuwe investeringen blijft een besluit van het Algemeen Bestuur of het Dagelijks Bestuur noodzakelijk. Strategische ontwikkeling Syntrophos Samenwerkingsverband Syntrophos Syntrophos is het samenwerkingsverband op het gebied van ICT, Telefonie en GEO van de gemeenten Bernisse, Brielle, Spijkenisse en Westvoorne. De vier deelnemers hebben het beheer en de verdere ontwikkeling van de ICT infrastructuur inclusief het onderdeel telefonie en ICT-advies ondergebracht binnen Syntrophos. Daarnaast ligt er een belangrijke uitdaging op de terreinen van ontwikkeling en beheer van de informatievoorziening van de klantcontactcentra, voor de midoffice en de coördinerende taken in verband met basisregistraties en geo-informatie. Syntrophos, is gericht op interne bedrijfsvoering bij de deelnemende gemeenten en wordt daarmee voor een belangrijk deel beïnvloed door de interne veranderingen in de organisaties en de daarmee gepaard gaande gewijzigde wensen van de afnemers. In 2014 zal verder vorm worden gegeven aan de opbouw van de organisatie van Syntrophos en de eigen cultuur en identiteit. Het voorgaande stelt hoge eisen aan de medewerkers om van Syntrophos een succes te maken.
4
Missie, strategie en doelstellingen Organisaties ontlenen bestaansrecht aan de meerwaarde die zij leveren aan hun klanten en hun medewerkers. Hiermee staat elke organisatie voor een opdracht (missie) die zij uit moet voeren. De missie van Syntrophos is als volgt verwoord: Syntrophos biedt haar klanten efficiënte en kwalitatief hoogwaardige producten en diensten tegen bedrijfseconomisch aanvaardbare tarieven. Syntrophos faciliteert en ondersteunt daarmee de algemene doelstellingen van haar klanten. Haar medewerkers biedt zij een uitdagende, professionele en aantrekkelijke werkomgeving. De medewerkers communiceren open en eerlijk, zijn pro-actief en komen hun afspraken na. Al geruime tijd hevelt de rijksoverheid steeds meer taken en bevoegdheden over naar de gemeenten, die daardoor steeds vaker de functie van eerste overheid vervullen. Bestaande én nieuwe taken en verantwoordelijkheden vragen direct en indirect ook veel van de ondersteunende bedrijfsvoering. De vier gemeenten realiseren door samenwerking de navolgende zes doelstellingen: •
bieden van continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid;
•
verder verhogen van de kwaliteit van processen;
•
verder verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers;
•
efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht;
•
realiseren van besparingen door schaalvoordelen;
•
bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen.
De missie van Syntrophos sluit aan op deze doelstellingen. In 2014 zullen de activiteiten van Syntrophos gericht worden op het realiseren van genoemde doelstellingen. Samen vraagt elkaar kennen, goed samenspel en juiste rolinvulling Syntrophos functioneert samen in een netwerk van partners, bestaande uit klanten en belanghebbenden. Iedere partner is een schakel in het functioneren van het totaal. Om te komen tot een goed functionerende keten en het kunnen voldoen aan de verwachtingen, is het van belang om het concept van het shared sevice center in 2014 gezamenlijk verder uit te bouwen en te concretiseren. Uitgangspunt daarbij is en blijft dat Syntrophos gericht is op samenwerking met de vier gemeenten. Syntrophos betekent ook niet voor niets „metgezel‟.
5
Programma 1 ICT Inleiding Informatievoorziening, en meer specifiek de technische component (ICT) van de informatievoorziening, is voornamelijk gericht op de interne organisatie. Onder invloed van o.a. hogere overheden, de VNG en de maatschappelijke ontwikkelingen is ICT ook steeds meer ingezet bij de verbetering van de dienstverlening en een andere wijze van communiceren met burgers en bedrijven.
Wat willen we bereiken? Het NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en E-Overheid) is van grote invloed op de ICT-ontwikkelingen en de planvorming binnen de gemeenten. De inrichting van een Mid-office, de ontwikkeling van een Klanten Contact Centrum (KCC) met de noodzakelijke technische voorzieningen en de invoering van het stelsel van basisregistraties die als gevolg van het NUP gestart zijn en de komende jaren tot concrete wijzigingen in de ICT-architectuur zullen leiden. Ook in 2014 zullen deze projecten tot investeringen leiden op het gebied van infrastructurele voorzieningen (ICT en Telecom) en functionele oplossingen (software). Wat gaan we daarvoor doen? ICT-Infrastructuur Naast het verder op orde brengen van het informatielandschap en van de technische infrastructuur (van netwerk tot werkplekken) hebben we ook en vooral de uitdaging om ICT zodanig in te richten dat we de primaire processen van de gemeentes optimaal ondersteunen. De activiteiten richten zich met name op: •
het volledig operationeel krijgen van twee (gemoderniseerde) computerruimtes. Door de apparatuur op 2 geografisch gescheiden plaatsen op te slaan en te verwerken wordt bespaard op uitwijkcontracten en kan uitval van het netwerk en applicaties voorkomen worden.
•
te komen tot volledig centraal beheerde en gestandaardiseerde werkplekken (thin-cliënts).
ICT-Support & Beheer Voor ICT support & beheer voor de deelnemende gemeentes is het hoofddoel het zorg dragen voor een goede aansluiting en beheer van de gemeentelijke ICT omgevingen en daarmee voor een correcte werking van de informatievoorziening in zijn geheel. Gewerkt wordt via het click en call-principe, streven is steeds meer klantvragen om support af te handelen via het zelf kunnen doen van meldingen door de klant via de computer (click). Hierdoor vermindert het beroep wat op ondersteuning wordt via binnenkomende telefoongesprekken (call). Adviesdiensten Binnen de Syntrophos richt de adviesdienst zich op: 1.
Informatiemanagement: Taken gericht op de algehele informatievoorziening van de gemeenten en Syntrophos, waaronder het adviseren over de informatievoorziening, systemen en architectuur. Opstellen van beleid en plannen omtrent informatievoorziening.
2.
Advies: Algemene advieswerkzaamheden gericht op het optimaal inzetten van de informatievoorzieningen van de deelnemende gemeenten als ook het optimaal gebruik maken van de diensten van Syntrophos (advies bij aankoop nieuwe ICT, projectadviseur bij informatievoorziening gerelateerde projecten).
6
3.
Project- en implementatie management: Werkzaamheden rond projectmanagement en implementatiemanagement
4.
Service level management: Opstellen van kwaliteitseisen van dienstverlening vanuit Syntrophos aan deelnemende gemeenten en het bewaken van de kwaliteit hiervan.
5.
Financieel beheer: Taken gericht op het voeren van een goede financiële administratie voor Syntrophos.
De werkzaamheden van de adviseurs binnen Syntrophos zijn er enerzijds op gericht de deelnemende gemeenten te ondersteunen bij hun individuele ICT-vraagstukken. Anderzijds zijn ze er op gericht Syntrophos te ondersteunen in de uitvoering van haar taken en te zorgen voor harmonisatie in het ICT landschap. Dit om de doelstelling van de organisatie Syntrophos te bewerkstellingen en de ICT voor de deelnemende gemeenten zo kostenefficiënt mogelijk te faciliteren. Anders dan de huidige adviesfunctie binnen de gemeente Spijkenisse zullen de adviseurs zich buigen over het service level-management van Syntrophos aan de gemeenten. Een belangrijk rol die vervalt is de controle taak. Telefonie Telefonie is, met uitzondering van de personeelskosten, nog niet opgenomen in de begroting van Syntrophos. De deelnemende gemeenten zullen de budgetten voor telefonie (vaste telefonie: spraak & data en mobiele telefonie) naar verwachting in 2013 onderbrengen bij Syntrophos. In 2013 wordt in overleg met de deelnemende gemeenten een gezamenlijke visie voor vaste telefonie uitgewerkt, vermoedelijk resulterend in een gezamenlijke aanbesteding. Verder zal onderzoek plaatsvinden om een aanzet te geven om op termijn te komen tot harmonisering van de mobiele telefonie.
Wat mag het kosten?
Programma ICT
2015
2016
2017
Kosten bedrijfsvoering
932.075 101.889 2.125.816 -81.000 3.078.780 1.886.549
763.282 82.700 2.168.332 -85.000 2.929.314 1.919.081
544.156 71.551 2.211.699 -81.000 2.746.406 1.957.461
567.761 57.684 2.255.933 -81.000 2.800.378 2.000.315
Totaal lasten
4.965.329
4.848.395
4.703.867
4.800.693
Totaal baten deelnemersbijdragen
4.937.888
4.836.581
4.805.845
4.805.845
-27.441
-11.814
101.978
5.152
Afschrijving Rente Onderhoud/licenties Nog te realiseren besparing onderhoud/lic
2014
Saldo programma ICT
7
Programma 2 GEO-informatie Inleiding Syntrophos verzorgt diensten voor de deelnemende gemeenten op het gebied van landmeten, gegevensbeheer, CAD\GIS producten, functioneel applicatiebeheer, advisering en projecten, analyses en ontwikkelen van nieuwe Geo-informatie producten. De afname van deze diensten is per gemeente verschillend en vastgelegd in een bijlage van de DVO “Dienst Geo-informatie en Basisregistraties”.
Wat willen we bereiken? 2014 staat in het teken van professionaliseren van de diensten, start van de bijhouding van de GBK en vervolg van de transitie van GBK naar BGT voor Bernisse, Brielle en Westvoorne, harmonisatie van Geoapplicaties en verdere operationeel maken van gegevensmanagement voor het stelsel van basisregistraties.
Wat gaan we daarvoor doen? Professionaliseren van de diensten 2014 zullen vervolgstappen worden gezet in het verhogen van de continuïteit door overdracht van werkzaamheden en “dubbele bezetting” van alle taken. In dit kader zullen gerichte opleidingen en trainingen gevolgd worden om zodoende de professionele aanpak en hiermee te bereiken kwaliteitsverbeteringen zo groot mogelijk te laten worden. Start bijhouding GBK en vervolg transitie van GBK naar BGT voor Bernisse, Brielle en Westvoorne Vanaf 1-1-2014 zal de regie en bijhouding van de GBK worden overgenomen van R‟dam als regievoerder en Arcadis als externe partij voor de landmeet werkzaamheden. Hiervoor zal de organisatorische capaciteit voor deze werkzaamheden in samenhang met het nieuwe proces van bijhouding voor de BGT worden uitgebreid. Een voorstel hiervoor zal in 2013 worden voorgelegd aan afnemers en Dagelijks Bestuur. Projectmatig zal in 2014 de transitie van de Grootschalige Basis Kaart (GBK) naar de wettelijk te realiseren en te beheren Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) vervolgd worden voor Bernisse, Brielle en Westvoorne. Hiervoor zal naast de transitie van de bestaande geometrie ook uitbreiding nodig zijn met beheerobjecten die nog niet in de huidige zogenaamde norm GBK zijn opgenomen. Deze kwaliteitslag zal in 2014 en 2015 gerealiseerd worden. Opzet is vanaf 2014 ook de gemeente Hellevoetsluis en het waterschap Hollandse Delta als klant voor de bijhouding van de BGT te laten aansluiten. Dit zal ook in 2013 via reguliere besluitvorming voorgelegd worden aan afnemers en Dagelijks Bestuur. Harmonisatie van Geo-applicaties In 2014 zal naar verwachting een keuze gemaakt worden voor één BAG en wkpb-systeem en GIS-viewer. Door deze harmonisatie zal er naar verwachting budgettair voordeel gehaald kunnen worden qua licentiekosten en functioneel beheer. Verdere borging van het stelsel van basisregistraties
8
Naast de bestaande ondersteuning bij de distributie van basisregistraties, beheer van de BAG en transitie naar BGT vraagt het stelsel van basisregistraties nog nadere organisatorische invulling van de rollen Gegevensmakelaar en Stelselregisseur. Naar verwachting kunnen deze rollen in 2014 operationeel worden.
Wat mag het kosten? Voor de in de DVO genoemde zaken zijn de financiële consequenties al verwerkt in de begrotingen vanaf 2013. Uitzondering hierop zijn de plusdiensten die op verzoek en in overleg met de inhoudelijke afdeling en na goedkeuring door de demandmanager kunnen worden uitgevoerd. Te denken valt aan extra landmeetkundige werkzaamheden of implementatie van software en/of procedures. In de begroting 2014 is een investering voorzien voor vervanging van landmeetkundig materieel. Voor 2014 is daarnaast het onderhoudsbedrag met € 1000,- opgehoogd omdat de bestaande tachymeter behouden blijft naast de aanschaf van een nieuw toestel. Hierdoor zijn er vanaf 2014 2 tachymeters beschikbaar, noodzakelijk vanwege de uitbreiding van het landmeetkundige werkgebied naar Bernisse, Brielle en Westvoorne. Investeringen voor de transitie naar de BGT en het beheer ervan, en de organisatorische invulling van de rollen Stelselregisseur en Gegevensmakelaar, zullen in aparte besluitvorming worden voorgelegd aan afnemers en Dagelijks Bestuur.
Programma GEO
2014
2015
2016
Lasten Kosten bedrijfsvoering
857.008
874.149
891.632
905.760
Totaal baten deelnemersbijdragen Bijdragen derden
885.196 pm
885.196 pm
885.196 pm
885.196 pm
28.188
11.047
-6.436
-20.564
Saldo programma Geo
9
2017
Algemene Dekkingsmiddelen Conform het Besluit Begroting en Verantwoording is het verplicht een onderdeel Algemene Dekkingsmiddelen op te nemen. Het overzicht algemene dekkingsmiddelen dient ten minste te bevatten: a. lokale heffingen, waarvan de besteding niet gebonden is; b. algemene uitkeringen; c. dividend; d. saldo van de financieringsfunctie; e. saldo tussen de compensabele BTW en de uitkering uit het BTW-compensatiefonds; f. overige algemene dekkingsmiddelen In het geval van Syntrophos zijn de in het besluit opgenomen onderdelen m.u.v. de financieringsfunctie niet aan de orde. De bijdragen van de deelnemende gemeente zijn vooralsnog de enige inkomsten die Syntrophos genereert. Bijdragen deelnemende gemeenten: -
Bernisse
€
645.453
-
Brielle
€
685.042
-
Spijkenisse
€ 3.794.142
-
Westvoorne
€
Totaal
698.447
€ 5.823.084
Het saldo van de financieringsfunctie bestaat uit het verschil tussen de werkelijk betaalde rente en de rente die toegerekend wordt aan de investeringen.
10
Paragraaf bedrijfsvoering Inleiding De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De ondersteunende diensten Personeel, Financiën, Juridische Zaken, Communicatie en Facilitair worden afgenomen van de gemeente Spijkenisse. Hiervoor is in 2013 een dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor een periode van vijf jaar.
Bedrijfsvoering
2014
2015
2016
2017
Lasten: Personeelskosten
2.023.186
2.063.650
2.104.923
2.147.021
71.015
67.236
68.580
69.952
Kosten ondersteuning
423.930
432.409
441.057
449.878
Huisvestingskosten
225.426
229.935
234.533
239.224
Diverse kantoorkosten
Totaal bedrijfsvoeringlasten
2.743.558 2.793.230 2.849.093 2.906.075
Personeels- en organisatiebeleid Ook in het tweede bedrijfsjaar van Syntrophos zal de aandacht gericht zijn op het personeel als een van de belangrijkste productiemiddelen. Niet alleen vormen de medewerkers het fundament van de organisatie, de personele lasten drukken ook een stevig stempel op de begroting. In deze paragraaf worden achtereenvolgens de competenties, cultuuraspecten, Het Nieuwe Werken en de formatie en structuur toegelicht. Competenties Om succesvol te kunnen opereren moeten de medewerkers van Syntrophos over een aantal basiscompetenties beschikken. Als basiscompetenties voor de medewerkers van Syntrophos zijn in het Bedrijfsplan de volgende competenties genoemd en beschreven: klantgericht, kostenbewust, pro-actief, transparant, zorgvuldig, resultaatgericht, professioneel en betrouwbaar. Cultuur Bij Syntrophos werken medewerkers samen in één organisatie met elkaar, maar ook met de klanten. Om tot een goed functionerende organisatie te komen is een veranderingsproces in gang gezet. Dit zijn enerzijds veranderingen van technische en organisatorische aard. Anderzijds veranderingen van cultuuraspecten, zowel bij medewerkers van het SSC als bij de deelnemende gemeenten. Het gaat hierbij om het nieuw vormgeven van samenwerken.
11
Nieuw gedrag en waarden kunnen niet zomaar worden opgelegd. De (nieuwe) collega‟s moeten samen een nieuwe solide basis vormen en werken aan een nieuwe cultuur. Daarbij gesteund door een organisatie die in haar medewerkers investeert en dat ook inbedt in zorgvuldig vormgegeven personeelsbeleid. Het Nieuwe Werken De basisgedachte van Het Nieuwe Werken (HNW) is dat veranderingen in de omgeving, de technologie en de sociale structuur gevolgen hebben voor de wijze waarop wij naar werk kijken en dit organiseren. De leidende gedachte binnen HNW is dat organisaties in de eenentwintigste eeuw moeten meebewegen met de veranderende omgeving. De meest prominente aspecten die op dit moment onder de noemer HNW worden gebracht zijn: •
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken;
•
Sturen op resultaat in plaats van op de handeling of de aanwezigheid;
•
Vertrouwen, verantwoordelijkheid, zelfregie;
•
Optimale inzet van informatietechnologie.
HNW biedt belangrijke aanknopingspunten om de dienstverlening naar de klanten van Syntrophos te verbeteren. Wanneer de medewerkers tevreden zijn, effectiever en efficiënter werken, zijn zij in staat om de klant beter te bedienen. Ook tijdonafhankelijk werken kan beter aansluiten bij de behoeften van de klant en een bijdrage verlenen aan de verbetering van de dienstverlening. Daarnaast zal Syntrophos ook haar klanten ondersteunen bij de invoering van HNW. Een adequate ICT (de bytes) is naast de huisvesting (Bricks) en het gedrag (Behaviour) namelijk een van de belangrijkste voorwaarden om aan de eisen van HNW te kunnen voldoen. Formatie en Structuur In de startformatie van het SSC is uitgegaan van de formatie zoals die bij de start bij de vier gemeenten bestond. De komende jaren zal de formatie en de functieopbouw regelmatig herzien worden. Het anders organiseren van de bedrijfsvoering zal namelijk zeker effect hebben op zowel de inhoud van de functies als op de totale formatieopbouw en -omvang. Door middel van de jaarlijkse begroting, bijbehorend bedrijfsplan en het jaarverslag kan deze ontwikkeling gevolgd worden.
12
Paragraaf weerstandsvermogen Inleiding Deze paragraaf handelt over de hoogte van de algemene reserve en andere weerstandscapaciteit waarover Syntrophos beschikt om calamiteiten en andere tegenvallers op te kunnen vangen. Dit (weerstands-)vermogen is van belang voor het bepalen van de financiële gezondheid. Door de beschikking over voldoende weerstandsvermogen kan worden voorkomen dat elke financiële tegenvaller dwingt tot een extra bijdrage van de deelnemende gemeenten. Conform artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden in deze paragraaf de volgende onderwerpen behandeld: -
Een inventarisatie van de risico's;
-
Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
-
Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's.
Weerstandscapaciteit De definitie van weerstandscapaciteit volgens het BBV is: De middelen en mogelijkheden waarover men beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. In deze begroting wordt ervan uitgegaan dat het geprognosticeerde positieve saldo jaarlijks wordt toegevoegd aan de algemene reserve. De prognose voor het saldo van de algemene reserve per 1 januari 2014 is 3.000 (zie begroting 2013). Het verloop van de reserve ziet er als volgt uit:
2014 Mutatie Algemene Reserve Saldo per 31-12
2015
2016
2017
747
-767
95.542
-15.412
3747
2980
98.522
83.110
13
Totaal 80.110
Risico`s
Risico / gevolg
Kans op optreden Wegvallen financiële dekking vast personeel. nihil Onvoldoende capaciteit van het centrale ICT systeem midden zoals de ruimte(s), de koeling en elektrisch vermogen kan leiden tot productieverlies omdat de informatiesystemen niet beschikbaar zijn en door mogelijk verlies van gegevens. Wanneer de huidige data niet meer bruikbaar blijken laag te zijn, behoort een boete in verband met het onzorgvuldig uitvoeren van de wettelijke taak data digitaal duurzaam te bewaren. tot de risico‟s. Door langdurige uitval van het ICT systeem > 1 dag, laag is er bij de deelnemende organisaties geen productie en ontstaat een achterstand in werk dat ingehaald moet worden. Dit kan lijden tot een schadeclaim richting Syntrophos. Door uitval van "sleutel" medewerkers kan stagnatie midden in de werkzaamheden ontstaan en verlies van kennis en kunde.
Maatregel(en) Nvt Investeringen in infrastructuur en technische omgeving.
Opslag & backup procedures digitale data.
Proactief beheer & monitoring.
Contracten vaste expert partners voor achtervang.
Vanwege de jonge organisatie is het nog niet goed mogelijk de risico‟s te kwantificeren en te kwalificeren. Gezien de hoogte van het eigen vermogen is er in 2014 geen weerstandscapaciteit. Indien risico‟s in de beginjaren zich voordoen en tot extra kosten leiden, dan zullen de deelnemende gemeenten moeten bijspringen.
14
Paragraaf financiering Inleiding Syntrophos conformeert zich aan de kaders van de treasuryfunctie die zijn vastgelegd in het treasurystatuut en de regeling treasury van de gemeente Spijkenisse . Hierbij is de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) van toepassing. Deze wet schept een bindend kader voor een verantwoorde en professionele inrichting van de treasuryfunctie.
Wet Fido De wet Fido heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico‟s. Syntrophos zal zonodig een eigen treasurystatuut opstellen, jaarlijks zal een paragraaf financiering worden opgenomen in zowel de begroting als in de jaarrekening. Tijdelijke overtollige gelden van een aangetrokken lening voor projectfinanciering mogen uitsluitend worden uitgezet bij de financiële onderneming waar de middelen zijn aangetrokken.
Externe ontwikkelingen Renteontwikkeling Nog steeds zijn de kortlopende als ook de langlopende rentetarieven historisch laag te noemen. Deskundigen verwachten al langere tijd een stijging van de rente, maar tot op heden is deze stijgende lijn nog niet zichtbaar. Vele onzekerheden hebben hierbij een rol gespeeld.
15
De financiering van Syntrophos Algemeen In de behoefte aan geldmiddelen voor de financiering van investeringsuitgaven wordt door Syntrophos gebruikt gemaakt van de expertise bij de gemeente Spijkenisse. In het geval van financiering worden de volgende criteria gehanteerd: -
De financiering is flexibel. -
De financiering moet tegen de laagste kosten geschieden.
-
De risico‟s verbonden aan de financiering moeten beheersbaar zijn en passen binnen de
-
Er wordt rekening gehouden met de renterisiconorm.
wet Fido.
Kasgeldbeheer De werkzaamheden met betrekking tot het kasgeldbeheer worden door de gemeente Spijkenisse uitgevoerd. De financieringsfunctie heeft niet ten doel als 'profit center' te fungeren daarom worden inkomende en uitgaande geldstromen zo efficiënt mogelijk beheerd. De liquiditeitsplanning is in grote lijnen opgesteld.
Risicobeheer Renterisico‟s De wet Fido heeft aan het voorkomen van renterisico‟s een wettelijk kader toegevoegd in de vorm van een kasgeldlimiet en een renterisiconorm. De kasgeldlimiet geeft het renterisico op de korte termijn weer. Hieronder vallen alle kortlopende financieringen met rentetypische looptijd korter dan één jaar. De belangrijkste vormen zijn daggeld- en kasgeldleningen en rekeningcourantkrediet.
16
Financiële Begroting Financiële cijfers Op basis van de beschikbare cijfermatige informatie van de projectleider oprichting Shared Service Centrum is onderstaande begroting opgesteld. Gezien de opstartfase waarin Syntrophos zich bevindt zijn er geen vergelijkende cijfers beschikbaar. Benadrukt wordt dat het tijdpad van implementatie betrekkelijk kort is geweest. Met name het moment van investeren en het daarbij behorende investeringsvolume zijn van belang voor het aantrekken van de financiering, waaruit de rentelasten dan weer voortvloeien. Deze tweede begroting in een kort tijdsbestek is dan ook nog steeds met meer onzekerheden omgeven dan bij een staande organisatie.
2014
2015
2016
2017
Saldo programma ICT
-27.441
-11.814
101.978
5.152
Saldo programma Geo
28.188
11.047
-6.436
-20.564
747
-767
95.542
-15.412
-747
767
-95.542
15.412
0
0
0
0
Voordelig resultaat voor bestemming Storting in Algemene Reserve Saldo na bestemming
17
Investeringen 2014
Investeringen bouwplaat MER
2015
2016
2017
€ 5.000
€ 5.000
€ 5.000
€ 5.000
€0
€0
€0
€0
€ 14.000
€ 14.000
€ 14.000
€ 14.000
€ 9.250
€ 9.250
€ 9.250
€ 9.250
€ 4.000
€ 4.000
€ 4.000
€ 4.000
€ 1.050
€ 1.050
€ 1.050
€ 1.050
€ 13.918
€ 13.918
€ 89.111
€ 13.918
€ 525
€ 525
€ 525
€ 525
€ 28.239
€ 28.239
€ 28.239
€ 28.239
€ 136.000
€ 136.000
€ 136.000
€ 136.000
LAN
€ 3.000
€ 3.000
€ 3.000
€ 3.000
DNS & DHCP
€ 4.500
€ 4.500
€ 4.500
€ 4.500
€0
€0
€0
€0
NAS Capaciteit
€ 10.000
€ 110.000
€ 10.000
€ 10.000
Back-up & Restore
€ 24.300
€ 24.300
€ 24.300
€ 24.300
Oracle
€0
€0
€0
€0
SQL 3.1.2
€0
€0
€0
€0
Directory Services
€0
€0
€0
€0
E-mail en agenda
€ 19.593
€ 19.593
€ 19.593
€ 19.593
Local Desktop/ Laptop
€ 28.715
€ 29.289
€ 29.875
€ 30.473
€ 1.500
€ 1.500
€ 1.500
€ 1.500
€ 48.000
€ 48.000
€ 48.000
€ 48.000
Applicatie Virtualisatie
€ 5.000
€ 5.000
€ 5.000
€ 5.000
Packaging
€ 3.750
€ 3.750
€ 3.750
€ 3.750
Workspace management
€0
€0
€0
€0
Helpdesktooling BP 5.3.1
€ 5.000
€ 5.000
€ 5.000
€ 5.000
€ 365.340
€ 465.914
€ 441.693
€367.097
Ms Office NAS Continuïteit Unified Computing System UTM Radius Virt.aware AV & malware Email security Token Authentication MAN
WLAN
Virtual OS provisioning/4.2.2 Physical OS provisioning Server Based Computing en 4.3.2 VDI
Totaal investeringen
18
Vervangingsinvesteringen 2014 Herinvesteringen op bestaande activa
2014
VERVANGING WERKAPPARATUUR
524.369
VERVANGING NETWERK (ACTIEVE COMPONEN
393.047
VERVANGING GIS (TOOLS)
82.220
Tachymeter
25.449
Dell Precision workstation T5500
15.292
VMWare Infrastructure node 3.0 Enterprise
9.277
O07-283 AANSCHAF ORACLE MANAGEMENTTOOL
4.296
TopDesk
4.166
VMware Virtual Center, Man.Server
4.021
10 thin client
2.770
3 pc' + monitor
Chippc NG6400 HP DC7900SFF + HP L2245WG 22"
2.727
Router Gemnet
1.944
2 Switch
3.635
2 pc's Stadhuis + Oracle personal
1.964
Totaal vervangingsinvestering
1.075.178
19
Vervangingsinvesteringen 2015-2017 Herinvesteringen op bestaande activa 1 server PBX @COM @COM telefonie
2015
2016
2017
109.117
0
0
O06-179 AANS. KANTOORAUTOMATISERINGSSOFTWARE
82.380
0
0
O07-403 702675 VERG.REG.SYST.OVX4ALL
42.498
0
0
120 monitoren
23.156
0
0
Oracle Standard
21.967
0
0
Aquaview
17.292
0
0
Switch + power supply
14.307
0
0
VERV SERVER BESTAANDE RIOOLGEMALEN
6.897
0
0
VMware vSphere4 Enterprise for 1 Processor
4.964
0
0
12.555
0
0
PILOT SERVERBASED COMPUTING BUIT.LOC
0
179.938
0
WERKPLEKBEHEER (DESKTOPINSTALLATIE)
0
94.022
0
APPLICATIE/SERVER MONITORING
0
46.863
0
1 server brielle-nas NetApp FAS2040
0
30.365
0
O07-398 704110 Upgrade MS project
0
26.946
0
106 thin client
Acer B243H
Dell
0
24.962
0
Mobiel werken WMO
Chippc NG7500
0
18.745
0
PC HP/Compaq
0
13.834
0
TFT monitoren Acder 24"
0
8.857
0
Digitale waterpas
0
6.608
0
6 PC
0
6.467
0
thin client Chippc NG7500
0
7.778
0
MS-Office2010
0
2.592
0
Compaq Evo DC7700p CMT
120 toetsenborden + muis
0
1.743
0
1 UPS Dukdalf APC Smart UPS 2200VA
Logitech Toetsenborden en muis
0
1.382
0
1 server Brielle03 HP Proliant DL360G7 E5630 1P 1cpu
0
0
4.362
3 thin client chippc NG 7500
0
0
721
MS office 2010 (148 licenties)
0
0
50.955
MS project 2010 (2 licenties)
0
0
992
MS Visio (7 licenties)
0
0
1.345
GPS apparatuur
0
0
26.540
Applicatievirtualisatie SBC
0
0
95.600
GIS tooling BGT
0
0
71.700
Beveiliging serveromgeving
0
0
77.675
Koppeling key2dds
0
0
23.900
XEN server Oostvoorne
0
0
6.730
Geheugenmodule voor PE1050 (Neteyes)
0
0
3.008
Geheugenmodule voor PE1050 (Neteyes)
0
0
3.677
Sonicwall Sonipoint-N Dual Radia, 8 pack (Neteyes)
0
0
5.032
Dell Dual Graphics Adapter (2) (Neteyes)
0
0
283
20
Herinvesteringen op bestaande activa
2015
2016
2017
Mac mini server 2,0 Ghz
0
0
1.003
Voorschot handmatig koppelen uitval BAG-WOZ (TOG NI)
0
0
1.292
Oracle IAS enterprise
0
0
8.591
Oracle enterprise
0
0
18.409
Time tell
0
0
17.925
Totaal
335.134
21
471.103 419.742
