Begeleiding en Ondersteuning in EduArte
Procesleiders: Maaike Speijer Paula Ronday
Proceseigenaar Volg en Zorg: Bastiaan Smits
Voorlopig document Versie 3.1 – 26 maart 2014
1
Leeswijzer Opdracht voor de groepen Volg, Zorg en Zorgintake Maak een beschrijving van visie, doelstelling, functies, taken en bijbehorend instrumentarium voor dit proces. Organiseer deze beschrijvingen rondom generieke (bij alle MBO-college van Adam en Flevo) voorkomende functies. Confronteer deze beschrijvingen met de bestaande functionaliteit, inrichting, autorisaties en handleidingen van EdArte en trek conclusies voer eventueel ontbrekende functionaliteit. Leg dit vast conform voorgeschreven template. Presenteer de hooflijnen op de Onderwijs & EduArte conferentie.
Uitwerking Hoofdstuk 1 Studentenondersteuning: visie en aanbod
Hoofdstuk 2 Functionaliteit in EduArte
Deze notitie Presentatie met Prezi door Paula Ronday en Maaike Speijer
2
Inhoud
Hoofdstuk 1
Studentenondersteuning: visie en aanbod
1.1 Visie op begeleiding en ondersteuning
pag.
5
1.2 Onderwijsondersteuningsprofiel
6
1.3 De zorgstructuur: basiszorg
6
1.3.1 Loopbaanbegeleiding: kernbegeleiding
7
1.3.2 Pluscoaching
8
1.3.3 Zorgcoördinatie
8
1.3.4 Loopbaan Expertise Centrum / Matchpoint
9
1.3.5 Expertisecentrum Passend Onderwijs
10
1.4 Rol- en functiebeschrijvingen
11
Werkprocessen verwijzingen naar LEC en LEC diensten
17
Hoofdstuk 2 Begeleidingsproces en EduArte Proces op hoofdlijnen in kaart gebracht
18
2.1
Intakeproces 2.1.1 Uitgangspunten instroom intake
19
2.1.2 Uitvoering
20
2.2
Ondersteuningsaanvraag
23
2.3
Aangepaste examinering
27
Aandachtspunten voor de functionaliteiten in EduArte
27
Terminologie in EduArte
28
Bijlage 1 Ondersteuningsplan Passend Onderwijs
29
Bijlage 2 Samenvatting Intake
30
Bijlage 3 Mentorgroepen
34
Bijlage 4 Zorglijnen
37
Bijlage 5 Kenmerken en bijzonderheden
39
3
Voorwoord
De visie op de relatie tussen beroepsonderwijs en studentenondersteuning, zoals die is beschreven in hoofdstuk 1, ligt ten grondslag aan de inrichting van de functionaliteit van EduArte.
In deze notitie wordt regelmatig geciteerd uit Standaarden 2.0 en verwezen naar functiebeschrijvingen van ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland. De terminologie in de notitie is echter zoveel mogelijk afgestemd op die van EduArte en van de Wet Passend Onderwijs. Zie hiervoor paragraaf Terminologie op bladzij 27. Het LEC (Loopbaan Expertise Centrum) speelt een heel belangrijke rol in de studentondersteuning. Deze voorziening heet in ROC van Flevoland Matchpoint.
4
Hoofdstuk 1 Studentenondersteuning: visie en aanbod Bron: “Zicht op Passend Onderwijs in ROVA/ROCF”, dec. 2012 D. Verbeek, P. Ronday) Inleiding In dit hoofdstuk beschrijven wij onze visie op de relatie tussen beroepsonderwijs en studentenondersteuning. Wij geven een beeld van onze activiteiten op dit gebied, voldoen aan de nieuwe vereisten door het schetsen van ons onderwijszorgprofiel en schetsen de mogelijkheden en grenzen van ons aanbod op het gebied van studentenondersteuning.
1.1
Visie op begeleiding en ondersteuning
ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland bieden kwalificerend beroepsonderwijs: een geheel aan didactische en beroepsvormende activiteiten, waarbij de student zijn of haar eigen maatschappelijke loopbaan vorm leert geven. Wij leiden studenten op tot professionals die vakkundig en daadkrachtig zijn. Wij streven, in samenwerking met gemeente en rijksoverheid, naar een zo groot mogelijke actieve deelname aan de samenleving van iedereen. Wij helpen studenten hun ambities te realiseren. Wij geloven in hun mogelijkheden en stimuleren studenten in eigen talenten te geloven en hun kwaliteiten te ontwikkelen. Wij ondersteunen het overheidsstreven om meer jongeren en volwassenen, zonder of met beperking, zelf een blijvend inkomen uit arbeid te laten verwerven. De bestuurlijke en financiële steun van de genoemde overheden is daarbij onmisbaar. Binnen het onderwijs bieden wij, in de verschillende mbo-colleges, begeleiding en zorg aan alle studenten. Begeleiding en ondersteuning samen noemen wij studentenondersteuning. Die begeleiding en ondersteuning bestaat uit loopbaanbegeleiding binnen de opleiding en specialistische ondersteuning nabij de opleiding, vanuit het Loopbaan Expertise Centrum. Dit geheel van opleidingsgebonden en opleidingsoverstijgende ondersteuning zien wij als onze basiszorg. Het begeleiden van het leerproces, de studieloopbaan en het signaleren van de begeleidingsbehoefte van de student is een vast onderdeel van het opleidingstraject. Het opleidingstraject wordt geleidelijk aan steeds meer gestuurd door de student zelf. De student wordt hierin ondersteund door de loopbaanbegeleider en de zorgstructuur binnen het opleidingsteam. Als studenten en/of opleidingsteams daaraan behoefte hebben, dan is specialistische begeleiding en zorg beschikbaar bij het Loopbaan Expertise Centrum (LEC). Het LEC draagt bij aan de continuïteit van de loopbaan van studenten, met behoefte aan specialistische begeleiding en/of een risico op schooluitval. Het LEC is onderdeel van elk mbo college en is een voor alle studenten toegankelijke voorziening.
5
In het licht van de wet Passend Onderwijs geven wij hier ook helderheid over het onderwijszorgprofiel van het ROCvA. Onze invalshoek bij het beoordelen van ondersteuningsvragen is: preventief, faciliterend, emanciperend en differentiërend. Wij typeren onze onderwijsinstelling als een onderwijsinstelling met een breed ondersteuningaanbod1. Dit houdt in, dat er een breed aanbod aan ondersteuningsmogelijkheden is, en dat er deskundige hulp in en om de klas aanwezig is. Deze zorgstructuur is een kwaliteitskenmerk van ons onderwijs.
1.2
Onderwijsondersteuningsprofiel
Een school met een breed ondersteuningaanbod wordt gekenmerkt door de beschikbaarheid van specialistische begeleiding en ondersteuning, deskundige teams en samenwerking met externe professionals en (zorg-)instellingen. Daarnaast is er de beschikking over bijzondere onderwijsmaterialen en aparte begeleidingsruimten. Deze faciliteiten zijn erop gericht tegemoet te kunnen komen aan studenten met een speciale ondersteuningsbehoefte. Voor veel studenten, zonder en met beperking, is het mbo de enige weg naar een gekwalificeerde instap op de arbeidsmarkt. Speciaal mbo-onderwijs voor studenten met beperkingen bestaat nauwelijks in Nederland. Daarom streeft het ROCvA, binnen de grenzen van haar mogelijkheden, naar toegankelijkheid voor iedereen, een mate van inclusie. De mbo-colleges kunnen binnen het beroepskwalificatie gericht onderwijs worden gekarakteriseerd als een mix van een ontwikkelingsschool en een (leer)gemeenschapsschool2. De ontwikkelingsschool wordt gekenmerkt door individualiteit en zelfsturing; de (leer)gemeenschapsschool door een gerichtheid op brede persoonlijke ontwikkeling en onderwijs waarin deelname aan de groep en dialoog belangrijk zijn. Er is aandacht voor elkaar en de sfeer is prettig. Beiden zijn belangrijke kenmerken van ons onderwijs.
1.3
De zorgstructuur: basiszorg De zorgstructuur is een fundament van goed onderwijs.
Voor de begeleiding- en zorgstructuur zijn binnen het ROCvA de volgende uitgangspunten geformuleerd: - De studieloopbaan van de student staat centraal. - De student heeft de regie over zijn eigen leren en loopbaan.
1
Naar: de brede zorgschool, zoals beschreven in IVO, Profileren en indiceren, van Sardes, zie: http://www.sardes.nl/uploads/Sardes_Speciale_Editie_8_IVO.pdf 2 Naar: Het onderwijszorgprofiel, APS, zie: http://www.aps.nl/mbo
6
- De loopbaanbegeleider geeft door middel van de begeleiding deskundige sturing aan het
leerproces van de student. - Belemmeringen in de loopbaan worden zo dichtbij mogelijk (fysiek en organisatorisch) bij de
opleiding opgelost. - Specialistische begeleiding, overstijgend aan het opleidingsteam, is voor alle studenten die dat nodig hebben beschikbaar. De structuur van de basiszorg ziet er als volgt uit: A. Opleidingsgebonden begeleiding en zorg 1. De basale loopbaanbegeleiding, uitgevoerd door de mentor 2. De plusbegeleiding voor overbelaste studenten, uitgevoerd door de pluscoach 3. De zorgcoördinatie, uitgevoerd door de zorgcoördinator B. Opleidingsoverstijgende begeleiding en zorg 4. De specialistische ondersteuning, loopbaanoriëntatie en ondersteuning, verleend of georganiseerd door het Loopbaan Expertise Centrum (LEC) 5. De begeleiding en ondersteuning verleend door het Zorg- en Advies Team (ZAT). Deze zorgstructuur is in schema terug te vinden aan het einde van dit hoofdstuk. 1.3.1 Loopbaanbegeleiding: kernbegeleiding Loopbaanbegeleiding is essentieel in het beroepskwalificatiegerichte onderwijs. De kernfiguur binnen de opleiding is de mentor. Hij/zij is het anker van de student. Hij begeleidt de student in zijn leer- en persoonlijke ontwikkeling, signaleert problemen, documenteert de voortgang (verzuim, leerresultaten, speciale ondersteuning), en verwijst waar nodig, via de zorgcoördinator naar het LEC. Zowel de mentor als de andere docenten hebben binnen het gehele opleidingstraject een nadrukkelijk coachende rol. Er is oog én aandacht voor de student. De student is niet van het begin af aan in staat zijn leerproces in eigen hand te nemen en te sturen. Hij leert gedurende zijn leerproces zelf afwegingen maken, verantwoordelijkheid te nemen en te beslissen. De mentor en het docententeam spelen hierin een belangrijke rol. Hun vermogen leervragen te benoemen, het kunnen differentiëren in hun aanpak met oog voor de individuele student, is onderdeel van hun professionaliteit. De groep waarin de student leert speelt een belangrijke rol. De student leert met en te midden van leeftijdsgenoten. Professionele sturing van de interactie in de groep en het scheppen van een veilige sfeer, zijn voor studenten voorwaarden om te kunnen leren. Ook hier is een cruciale rol weggelegd voor de mentor en het docententeam. De instrumenten voor de mentor zijn het intakedossier, het startprofiel, de persoonlijke ontwikkelingsplannen, het persoonlijk activiteitenplan en het portfolio. Iedere student heeft minstens vier keer per jaar een begeleidingsgesprek met zijn mentor.
7
Binnen het curriculum zijn onderwijsactiviteiten opgenomen waarbij studenten worden begeleid op gebied van leren en loopbaan. Deze worden uitgevoerd binnen het lesonderdeel Loopbaan en Burgerschap en/of geïntegreerd aangeboden in het onderwijsprogramma. Voorwaarde voor goede loopbaanbegeleiding is, dat er bij alle opleidingsteams voldoende competente mentoren zijn, die zijn geschoold en gefaciliteerd voor optimale uitvoering van hun taken. Binnen het opleidingsteam biedt de zorgcoördinator ondersteuning aan de mentoren. Wij streven binnen de organisatie van onze opleidingen en de begeleiding naar continuïteit omdat die bijdraagt aan een veilig leerklimaat en leidt tot goede studieresultaten. Dat betekent zo min mogelijk wisselingen in de begeleiding van de student. 1.3.2 Pluscoaching Overbelaste jongeren met meervoudige of gestapelde problematiek hebben als gevolg van de problemen die zij ervaren, vaak hiaten in hun competenties, kennis en vaardigheden. Die hiaten maken het studenten moeilijk een opleiding te volgen en/of succesvol af te ronden. Voor hen is pluscoaching beschikbaar. De pluscoach is een aan het onderwijsteam toegevoegde begeleider, met bijzondere pedagogische en didactische kwaliteiten, specifiek ter ondersteuning van overbelaste studenten. Met behulp van de plusvoorziening is het mogelijk overbelaste studenten extra te ondersteunen op vakinhoudelijk en/of pedagogisch-didactisch gebied. De plusbegeleider voert herstelwerkzaamheden uit. Ook kan er worden ingezet op extra ondersteuning bij het vinden en behouden van stages. De pluscoach staat dichtbij zowel de student als de docent en begeleidt zowel in als buiten de klassensituatie. Pluscoaching kan als extra taak worden belegd bij een mentor. Er kan ook worden gekozen voor een aparte aan het team gekoppelde begeleider in combinatie met het aanbieden van extra ondersteunende programma’s. Opleidingsteams kunnen hierin zelf, met gebruikmaking van geoormerkt geld, een keuze maken.
1.3.3 Zorgcoördinatie Op opleidingsniveau wordt de uitvoering van de basiszorg gecoördineerd door de zorgcoördinator3. De zorgcoördinator ondersteunt en adviseert de mentoren en bevordert hun deskundigheid. De zorgcoördinator ondersteunt de opleidingsmanager bij het ontwikkelen van het zorgbeleid, coördineert en monitort de uitvoering van de begeleiding en onderhoudt vanuit het team de relaties met het LEC en externe partijen. De zorgcoördinator speelt als teamgebonden deskundige een cruciale rol bij het onderkennen van de hulp- of zorgvragen die de loopbaanbegeleiding overstijgen. Hij bereidt de verwijzingen voor en voert deze uit.
3
Hier dient te worden opgemerkt dat bij enkele colleges is gekozen voor de coördinatie van de zorg door een andere functionaris dan de zorgcoördinator, dan wel door het LEC.
8
De zorgcoördinator is daarmee de filter tussen de teamgebonden begeleiding en de teamoverstijgende specialistische begeleiding en zorg. Hij/zij is de kwaliteitsbewaker van de begeleiding en zorg op opleidingsniveau en de bewaker van de scheiding tussen onderwijs en zorg.
1.3.4 Loopbaan Expertise Centrum (LEC) De diensten van het LEC worden ingezet als de mentor en de student, in overleg met de zorgcoördinator, constateren dat de student behoefte heeft aan specialistische begeleiding. Dat is het geval als de voortgang van de loopbaan van de student stagneert en niet meer is te beïnvloeden op opleidingsniveau of (preventief) wanneer daar behoefte aan is. Het LEC behoort tot de opleidingsoverstijgende ondersteuning en verzorgt de specialistische loopbaanbegeleiding binnen het mbo college. Ieder mbo college heeft een LEC, het LEC is onderdeel van de basiszorg van het college. In een LEC zijn de benodigde specialismen op cruciale ondersteuninggebieden bij elkaar gebracht: 1. loopbaanoriëntatie, leerproblematiek en begeleiding van studenten met een handicap 2. begeleiding door externe professionele hulpverlening als schoolmaatschappelijk werk, de
schuldhulpverlening, de jeugdarts en ambulante experts 3. professionalisering van opleidingsteams op het gebied van begeleiding en ondersteuning. De geboden ondersteuning vindt plaats in de vorm van individuele arrangementen en groepsarrangementen, zoals een begeleidingsgroep plannen en structureren, communicatietrainingen en bijvoorbeeld ‘sterk in je schoenen’, een weerbaarheidstraining. Het ROCvA kiest, om het onderscheid tussen onderwijs en zorg te bewaken, voor een aantal externe deskundigen als aanvulling op de eigen professionals. Het LEC zorgt voor coördinatie en afstemming en organiseert de ondersteuning zo dicht mogelijk bij de studenten en de opleidingsteams. De externe deskundigen brengen vanuit hun eigen organisatie expertise mee en onderhouden die. Ook hebben zij een netwerk dat het onderwijs toegang geeft tot veel bruikbare informatie en hulp. Bovendien hebben externe deskundigen enige afstand tot de onderwijsorganisatie. Zij kijken op een andere manier naar het functioneren van jongeren en het handelen van het onderwijspersoneel. Dat levert het onderwijs nieuwe informatie en inzichten op, die kunnen leiden tot verbeteringen en verdere professionalisering. Belangrijke externe deskundigen op dit moment zijn het schoolmaatschappelijk werk, schuldhulpverlening, jeugdartsen van de GGD en ambulant experts vanuit het speciaal onderwijs. Het LEC werkt nauw samen met de loopbaanbegeleiders en zorgcoördinatoren: het LEC wordt gevoed door de loopbaanbegeleiders en de zorgcoördinatoren van de onderwijsteams. Zij verwijzen studenten door. Het LEC op haar beurt speelt (mede) een rol in de verdere professionalisering van loopbaanbegeleiders en zorgcoördinatoren op het gebied van studentenondersteuning.
9
Het LEC wordt aangestuurd door het hoofd LEC. Deze maakt onderdeel uit van het managementteam (MT) van het college en is binnen het MT portefeuillehouder ‘begeleiding en ondersteuning’. Dit is een belangrijke waarborg voor verankering van de loopbaanbegeleiding en zorg in het onderwijs. Het hoofd LEC legt de verbinding tussen de begeleiding en ondersteuning binnen de school naar de begeleiding en ondersteuning buiten de school en draagt zorg voor de afstemming tussen de partijen. Het LEC valt onder de directie van het college, omdat het LEC een collegebrede functie heeft.
1.3.5 Expertisecentrum Passend Onderwijs (ExPO)
Het Expertise Centrum Passend Onderwijs is een verzamelpunt van zorg en ondersteuningsinformatie over kandidaat studenten van het ROCvA. De informatie kan worden aangeleverd vanuit het Voortgezet Speciaal Onderwijs, het regulier Voortgezet Onderwijs of andere samenwerkingspartners zoals leerplicht, reclassering en hulpverlening. Het gaat hierbij om kandidaten die binnen het voorliggend onderwijs of de voorliggende zorgvoorziening extra ondersteuning hadden, zoals Leerling Gebonden Financiering of een ander vorm van specialistische begeleiding. Ook dossierinformatie over leerlingen zonder afgerond Voortgezet Onderwijs, die tot de doelgroep Entree behoren, wordt bij ExPO verzameld en beoordeeld. Voor kandidaten, die geen plek vinden bij Entree, of niet geschikt worden bevonden voor het MBO, kan het ExPO ingeschakeld worden en fungeren als station voor informatieoverdracht en adviespunt voor een beter passende plek. De screeners van het ExPO overleggen met de toeleverende school/voorziening over de ondersteuningsvraag en adviseren (in nauwe samenwerking met de LEC's) over de best passende opleiding. De dossierinformatie, die bij ExPO wordt verzameld moet beschikbaar zijn tijdens de onderwijsintake. Als er op basis van de dossierinformatie en het intakegesprek extra specialistische ondersteuning nodig is tijdens de MBO opleiding, wordt de kandidaat verwezen naar het LEC voor het opstellen van een ondersteuningsplan Passend Onderwijs.
10
1.4
Rol- en functiebeschrijvingen
Loopbaanbegeleiding Uitgangspunten loopbaanbegeleiding Standaard: het ROC biedt iedere student individuele loopbaanbegeleiding. Een mentor houdt het overzicht over de voortgang.
Iedere student heeft tijdens elke fase van zijn opleiding een mentor. De mentor bewaakt het overzicht over de (competentie)ontwikkeling van een student. De mentor stelt de voortgang van de student vast met behulp van de volgende instrumenten: - een studentdossier uit de intake (met o.a. informatie van de voorgaande school) - een startprofiel - een persoonlijk ontwikkelplan (POP) - een persoonlijk activiteiten plan (PAP) - een portfolio - gegevens uit een studentvolgsysteem. De mentor bouwt voort op de ontwikkeling van de student in voorgaand onderwijs. Tijdens iedere onderwijsperiode heeft iedere student een loopbaanbegeleidingsgesprek. Voor iedere student zijn de contacturen loopbaanbegeleiding per periode vastgesteld. De student voert ten minste tweemaal per opleidingsjaar een gesprek met de mentor waarbij de ontwikkeling van de student wordt gewaardeerd en geregistreerd in het studentvolgsysteem. Een student wordt jaarlijks ten minste tweemaal uitgenodigd voor het voeren van een loopbaanbegeleidingsgesprek. Loopbaanbegeleiding en zorgbegeleiding zijn apart te onderscheiden activiteiten. De mentor signaleert eventueel benodigde specifieke zorgbegeleiding en verwijst de student naar interne specialistische begeleiders (zorgcoördinator, pluscoach, LEC). De specialistische begeleiding is per college gebundeld en ondergebracht in een Loopbaan Expertise Centrum (LEC).
Bron: De standaarden van het ROC van Amsterdam en het ROC Flevoland versie 2.0 Rolprofiel van de mentor/loopbaanbegeleider Coachen De mentor coacht de student tijdens zijn schoolloopbaan zodanig dat zijn persoonlijke ontwikkeling zo goed mogelijk tot zijn recht komt. Probleemanalyse en oordeelsvorming De mentor adviseert de student op adequate wijze over keuzes betreffende het leertraject op maat en de hierbij benodigde begeleiding en overige ondersteuning. De mentor heeft een open oog en oor, hij onderkent mogelijke belemmeringen in de loopbaan, maakt een inschatting van de zwaarte en de urgentie hiervan. De mentor is in staat: • belemmeringen in het leerproces en de loopbaanontwikkeling van de student te signaleren • met de student effectieve vormen van aanpak van de belemmeringen te plannen, uit te voeren en te evalueren
11
• • •
de student adequaat te informeren over hulp en ondersteuningsmogelijkheden in overleg met de zorgcoördinator individuele ondersteuning te bieden zodat de student optimaal kan blijven deelnemen aan het opleidingstraject. de student in overleg met de zorgcoördinator efficiënt te verwijzen naar het LEC.
Voortgangsbewaking De mentor volgt en bewaakt met behulp van het ontwikkelingsportfolio de competentieontwikkeling van student en geeft waar nodig feedback. Functies/taken van de mentor
heeft inzicht in de intakegegevens heeft inzicht in de behaalde resultaten heeft inzicht in de BPV-gegevens heeft inzicht in de presentiegegevens heeft inzicht in het startprofiel en POP van de student heeft inzicht in het portfolio van de student gebruikt de input van betrokken beoordelaars voert gesprekken (POP-gesprekken, voortgangsgesprekken, portfoliogesprekken) met de student en registreert deze gesprekken per categorie waardeert de student op zijn ontwikkeling en registreert dit verwijst de student zo nodig door naar zorgbegeleiding (zorgcoördinator, pluscoach, LEC) de mentor stelt periodiek vast (peilstok cq tussenrapportage) waar de student staat qua loopbaanontwikkeling, zorgt voor een formeel document, bespreekt dit met de studenten en reikt deze uit de mentor stelt formeel de ijkmomenten vast (overgang), zorgt voor een formeel document, bespreekt dit met de student en reikt deze uit. begeleidt de student bij het ontwikkelen van een portfolio helpt de student bij het kiezen uit het onderwijsaanbod wat betreft temporisering en lengte traject adviseert de student bij de keuze van begeleidingsactiviteiten signaleert probleemsituaties bij de student en doet voorstellen om deze op te lossen informeeert ouders/verzorgers over de voortgang van de loopbaan en eventuele belemmeringen behandelt klachten van ouders/verzorgers. levert tijdig gegevens aan als de student gemeld wordt bij DUO/Leerplicht (melding gaat via verzuimmedewerker van de opleiding).
Rolprofiel van de pluscoach De pluscoach is gedurende het begeleidingstraject voor plusstudenten het eerste aanspreekpunt. De pluscoach houdt het overzicht over de student op het terrein van de specifieke problematiek, aanpak, vorderingen, begeleiding en absentie. Samen met de reguliere mentor wordt de begeleiding afgestemd en worden er afspraken gemaakt over o.a. de eindoverdracht van de plusbegeleiding.
12
Begeleidt individuele studenten geeft aandacht, structuur, voert individuele (voortgang) gesprekken, presentie- en verzuimgesprekken, zoekt samen naar support voor schoolbezoek, helpt indien nodig bij opleidingskeuzes, helpt bij zelfreflectie bezoekt lessen, observeert de student/onderwijssituatie brengt (gestapelde) problematiek in kaart, stelt samen met de student een trajectplan op, evalueert en stelt dit bij en sluit dit kort met de mentor bespreekt wensen en mogelijkheden van stage en werk en bereidt voor op eerste contact begeleidt, indien nodig, bij (eerste) stage bezoek en treedt indien nodig op als stagebegeleider onderhoudt contacten met ouders, verzorgers e.d. en informeert over voortgang informeert en adviseert alle interne en externe betrokkenen inclusief onderwijsteam over student en zorgt voor afstemming in de aanpak schakelt zorgcoördinator in voor o.a. verwijzing naar specialistische in- of externe begeleiding en ontvangt de terugkoppeling ondersteunt bij aanvragen van voorzieningen zorgt bij beëindiging van het plustraject voor een eindrapportage en voor de overdracht aan de mentor Verzorgt in groepsverband vaardigheidstrainingen traint studenten in het aanleren van vaardigheden zoals bijv. solliciteren, presenteren, plannen e.d. helpt bij het oriënteren op en ontwikkelen van trainingen en programma’s t.b.v. de doelgroep overbelaste studenten. Is verantwoordelijk voor de rapportages monitort het begeleidingstraject en rapporteert/ documenteert controleert de volledigheid van de verslagleggingen maakt rapportages en eindrapportages voor de overdracht aan betrokkenen, maar ook t.b.v. de financiële verantwoording Ondersteunt opleidingsteam in de aanpak van de plusstudent rapporteert over de student afspraken en aanpak vertaalt expertise en deelt dit met onderwijsteam geeft advies over aanpak en effecten van gedrag
Rolprofiel van de zorgcoördinator Bron: HRM (intranet) , rolbeschrijving Coachen De zorgcoördinator • kan menoren ondersteunen, heeft coachend vermogen naar collega’s • heeft een ‘open oog en oor’ en empatisch vermogen • beschikt over uitstekende gespreksvaardigheden • is geïnteresseerd in vragen en problemen van studenten • kan omgaan met weerstand, ontwikkelt vertrouwensbasis naar collega’s • kan het probleem bij de ander laten • is resultaatgericht.
13
Taken zorgcoördinator • • •
• • • • • • • • •
• • • • • • • • • •
ondersteunt en begeleidt de mentoren; hij geeft feedback, bewaakt de kerntaken van de mentoren en stimuleert hen in hun ontwikkeling versterkt de professionaliteit van de mentoren op het gebied van zorg (vraagt, in overleg met de opleidingsmanager scholing aan bij het LEC, of elders) ziet er op toe dat er structureel studentbesprekingen ( intern zorgoverleg) worden gepland in de jaarplanning en worden gehouden door de mentoren en is aanwezig in deze besprekingen met een wakend en aandachtig oor en oog voor de zorgstudenten en is hier, indien mogelijk, voorzitter van ziet er op toe dat er warme overdracht plaatsvindt tussen mentor indien deze ’meegaat‘ met de student in het volgende schooljaar overlegt samen met de mentor (en student ) welke actie er kan worden ondernomen, en maakt indien nodig, afspraken over tijdig verwijzen van de student naar het LEC of het ZAT. vult het benodigde verwijsformulier zorgvuldig in (samen met student en/of mentor) en stuurt dit in EduArte naar het LEC ondersteunt bij het maken van actieplannen (d.w.z. adviezen en stappen samen met mentor op papier zetten) en ziet toe op de uitvoering ervan is de verbinding tussen de mentoren en het LEC is de verbinding tussen de mentoren en het ZAT ziet er op toe dat mentoren hun studenten tijdig en volgens protocol melden bij Leerplicht. (melding in DUO gaat via verzuim coördinator van de opleiding) coördineert het organiseren van zorgactiviteiten zoals ouderavonden ziet er op toe dat binnen de intake voldoende en op de juiste manier aandacht is voor de zorgstudenten en dat er z.s.m. naar boven wordt gehaald wie in aanmerking komt voor ondersteuning in het kader van Passend Onderwijs; dit gebeurt in nauwe samenwerking met de instroom- en of intakecoördinator neemt deel aan het (interne en externe) ZAT en brengt de casuïstiek vanuit studentbesprekingen en mentoren in heeft direct contact met SMW, SHV, LP op de locatie geeft voorlichting over mogelijkheden voor vervolgopleidingen aan mentoren houdt exitgesprekken en vult de exitformulieren in hanteert de schorsings- en verwijderingprocedure op de juiste manier: altijd in overleg met de opleidingsmanager als het gaat om schorsing en vóór uitschrijving doorverwijzen naar het LEC brengt advies uit aan de opleidingsmanager over studentenzorg en begeleiding. komt met (scholings/ontwikkelings)vragen/problemen/advies m.b.t. studentenzorg en begeleiding bij LEC en de opleidingsmanager meldt ontwikkelingen en signalen vanuit de opleidingen, het team en de studentbesprekingen bij het hoofd LEC en de opleidingsmanager heeft de verantwoordelijkheid om de eigen deskundigheid/professionaliteit te ontwikkelen legt verantwoordelijkheid af aan zijn opleidingsmanager.
14
Taakomschrijving van de medewerker LEC
Bron: HRM (intranet), taakomschrijving
De medewerker LEC begeleidt (potentiële) studenten bij diverse atypische schoolloopbaanvraagstukken voor zover deze niet door de mentor en zorgcoördinator gerealiseerd kunnen worden. De medewerker LEC wordt aangestuurd door het Hoofd LEC. Taken Helpt individuele studenten bij het maken van studie- en loopbaankeuzes door : • het voeren van adviesgesprekken op het gebied van opleidingen en de arbeidsmarkt; • het onderzoeken van de hulpvraag bij mogelijke leerstoornissen, sociaal-emotionele problemen, motivatieproblemen, chronische ziekte of handicap; • het (laten) inzetten van instrumenten als beroepskeuzetesten, assessment, capaciteitentest, faalangsttraining, assertiviteitstraining, screening dyslexie of dyscalculie • het opstellen van een advies en vervolgtraject in een handelingsplan eventueel in overleg met ouders, verzorgers, loopbaanbegeleider, zorgcoördinator enz. • ondersteunt loopbaanbegeleiders door het geven van advies, voorlichting, workshop of training over zorg en begeleiding • onderhoudt contacten met medewerkers LEC van de andere Loopbaan Expertise Centra en coördinatoren instroomklassen van het ROCvA. • heeft kennis van de ROCvA opleidingen en andere mbo/hbo vervolgopleidingen. • neemt deel aan de Zorgadviesteams . ondersteunt/adviseert opleidingen bij de intake of voert een specialistische intake uit • werkt met het studentvolgsysteem Trajectplanner • levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het LEC.
Nieuwe taken na invoering van de Wet Passend Onderwijs in augustus 2014: • specialistische intake, indicatiestelling en zorgtoewijzing voor studenten met een extra ondersteuningsbehoefte • het adviseren van de directie en de teams bij het ontwikkelen en uitvoeren van passend onderwijs en de transitie van LGF naar Passend Onderwijs • het organiseren van en verzorgen van trainingen en scholing aan medewerkers van het ROCvA op het gebied van passend onderwijs • het opstellen, evalueren en aanpassen van ondersteuningsplannen van studenten met leerproblemen, gedragsproblemen, chronische ziekten of handicaps • het bieden van (specialistische) begeleiding en zorg bij leerproblemen, gedragsproblemen en handicaps • het inzetten, evalueren en verbeteren van instrumenten naar aanleiding van een probleemanalyse: capacititeiten onderzoek, IQ testen, dyslexie - onderzoek, dyscalculieonderzoek, RT diagnostiek, faalangst, • het bieden van empowermenttrainingen • het (eventueel) doorverwijzen van deelnemers naar in- en externe instanties; • het onderhouden van contacten met ketenpartners buiten het ROC van Amsterdam; • het registreren, rapporteren en adviseren over uitvoering van passend onderwijs binnen de colleges.
15
Taken bij de specialistische intake: voert methodisch gesprekken analyseert pedagogisch-didactische informatie signaleert ondersteuningsvragen communiceert informatie uit de intake intern en extern voert relevante testen uit adviseert over mogelijkheden student indiceert zorg, stelt ondersteuningsplannen op adviseert over plaatsing in het ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland adviseert over doorplaatsing buiten het onderwijs verwijst naar extern aanbod, onderwijs, arbeid of zorg.
16
17
Hoofdstuk 2 Begeleidingsproces en EduArte Het proces van begeleiding (de basiszorg) begint bij de intake van aangemelde studenten. In de intakefase wordt onderzocht of de gewenste opleiding past bij het beeld en bij de competenties van de aanmelder en welke concrete begeleiding nodig is. Dit is nader uitgewerkt in de Standaarden 2.0 (zie verder). Veel studenten hebben voldoende aan de (basis) loopbaanbegeleiding. De mentor (loopbaanbegeleider) begeleidt de student in de opleiding en legt zijn activiteiten, gemaakte afspraken en vorderingen vast in een pedagogisch dossier. Bij de intake of later in de opleiding kan duidelijk worden dat extra begeleiding gewenst is. Dit kan zijn in de vorm van loopbaanadvies, specialistische ondersteuning (beide georganiseerd in het LEC), doorstartklas (aanvraag via het LEC) of pluscoaching. Alle opties in het begeleidingsproces zijn in onderstaand schema in beeld gebracht.
18
2.1 Intakeproces 2.1.1
Uitgangspunten instroom intake
Standaard: ROCvA en ROC F bieden iedere kandidaat-student een intake die leidt tot een advies voor een passend opleidingstraject, gebaseerd op de opleidingswens van de kandidaat, de voorgaande opleiding, werkervaring en overige relevante informatie. Iedere kandidaat voor een opleidingstraject in ROC van Amsterdam en ROC Flevoland krijgt een intakeprocedure. De intake leidt minimaal tot duidelijkheid over de volgende factoren: * De opleidingswens. * Vooropleiding en werkervaring. * EVC’s en EVK’s. * De instroomrechten * Persoonlijke omstandigheden en kwaliteiten. * Het leervermogen en leerpotentieel van de student. * Het niveau van beheersing van het Nederlands, rekenen - wiskunde en moderne vreemde talen. * Heeft de student passend onderwijs nodig? Wat is de zorgbehoefte van de student? Bij de intake wordt gebruik gemaakt van informatie van de voorgaande school4. Het resultaat van ieder intakeproces is een advies voor een passend opleidingstraject in het ROC van Amsterdam of ROC Flevoland (zo nodig met aanvullende programma’s om deficiënties weg te werken, of voor verwijzing naar een ander traject buiten het ROC van Amsterdam of ROC van Flevoland. De resultaten van de intake worden vastgelegd in een dossier. De resultaten van de intake worden ter beschikking gesteld van het opleidingsteam voor juiste plaatsing, voor inrichting van het opleidingstraject (eventueel met aanvullende programma’s) en voor optimale loopbaanbegeleiding. De resultaten van het intakeproces vormen de start voor het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan voor de student. De intake blijft verantwoordelijk voor de kandidaat-student tot deze zich heeft gemeld bij het opleidingsteam. Het basis intakeproces voor alle beroepsopleidingen in het gehele ROCvA en in geheel ROC F. staat beschreven in een procedureboek. Intakeprocessen kunnen doorlopen tot in de eerste onderwijs periode (eerste 10 weken)
4
In het kader van Passend Onderwijs wordt hiervoor ExPO in gezet.
19
2.1.2
Uitvoering
De digitale aanmelding komt binnen bij BSZ. Deze zet de aanmelding, na check op validiteit, door naar het onderwijs, door een afspraak in te plannen voor een intake of een voorlichting. Soms is er sprake van vóórinformatie m.b.t. extra ondersteuning. Bijvoorbeeld wanneer de toeleverende school dit al aangeeft. In die situatie wordt het onderwijs gevraagd te verwijzen naar een specialistische intake (LEC). Op de volgende pagina is het intakeproces op hoofdlijnen in een stroomschema weergegeven. Het schema op pagina 22 laat de verschillende opties zien in het aanmeldings- en intakeproces .
Overige functionaliteiten m.b.t. het intakeproces
Met een groot aantal VMBO-scholen is contact via applicatie ELKK of digidoor. In EduArte is een intakeformulier beschikbaar dat na samenvoeging met de reeds bekende gegevens van een kandidaat geprint kan worden. Het formulier wordt aan de kandidaat uitgereikt (bijvoorbeeld na een voorlichting) of naar hem opgestuurd. Het intakeformulier wordt door de kandidaat ingevuld weer ingestuurd of meegenomen naar het intakegesprek. Op het intakeformulier wordt door de schooldecaan van de vooropleiding relevante informatie verstrekt. In EduArte zijn drie standaardbrieven beschikbaar waarmee kandidaten worden uitgenodigd: - voor een voorlichting - om het intakeformulier ingevuld terug te sturen - voor een intake(gesprek) – de student neemt het intakeformulier mee naar de intake. Een samenvatting van de intake wordt door de intaker ingevoerd op een vast formulier in EduArte. Aanvullende documenten kunnen digitaal onder het intaketraject gehangen worden.
20
21
22
2.2 Ondersteuningsaanvraag De aanvraag van ondersteuning kan op twee momenten plaatsvinden: 1. Bij de intake, op verzoek van de intaker. Dit proces is reeds in EduArte beschikbaar. 2. Tijdens de opleiding op verzoek van de loopbaanbegeleider/zorgcoördinator. De workflow hiervoor wordt nu uitgewerkt in Eduarte.
Cruciaal in de uitwerking: o o o o o o o
Het zorg-aanvraagformulier is een vast formulier in Eduarte. Na invulling door de loopbaanbegeleider/zorgcoördinator verschijnt de aanvraag in de activiteitenbak van de administratie LEC. Na toewijzing aan een specialist verdwijnt de aanvraag uit de bak. Verwijzen van de ene LEC-dienst naar de andere moet mogelijk zijn. Bij de toewijzing aan een specialist kan een uitnodigingsbrief aan de student worden verzonden. Het ondersteuningsplan Passend Onderwijs moet gekoppeld zijn aan de onderwijsovereenkomst. De specialist Passend Onderwijs krijgt de rol van intaker en de bevoegdheid om kenmerken toe te kennen aan de student.
Gerealiseerde voorwaarden in EduArte In EduArte moet een aantal zaken ingericht zijn om de begeleiding te kunnen documenteren. o o o
Externe LEC-medewerkers moeten via RAET lees- en schrijfrechten hebben in de Zorgmodule. De einddatum van het zorgtraject moet vastgelegd kunnen worden. Daar moet een veld aan worden toegevoegd, waarin het vervolgadvies wordt genoteerd. Gespreksnotities moeten aan het traject gehangen kunnen worden én met een vinkje naar de loopbaanbegeleider en/of de zorgcoördinator gestuurd kunnen worden.
23
Gewenste rapporten 1. Rapport verwijzingen per team Velden: totaal studenten per 1/10, totaal aantal verwijzingen, soorten verwijzing. 2. Resultaten na inzet extra ondersteuning per student, per LEC dienst . Categorieën zijn: - Opleiding huidig ……….. - Opleiding nieuw ………… - Werk met aansluitend opleiding - Zorg met aansluitend opleiding - Werk - Zorg - Afgebroken/niet verschenen -
Diploma behaald Startkwalificatie behaald
Aanvraag trajecten De aanvraag van ondersteuning loopt via het LEC. Alleen de aanvraag voor pluscoaching kent een andere routing. Dit is op de volgende twee pagina’s in schema gebracht.
24
Proces aanvraag zorgtraject of doorstartklas
25
Proces aanvragen Plusvoorziening
26
2.3 Aangepaste examinering Het is mogelijk om eventueel benodigde examenaanpassingen en andere bijzonderheden zichtbaar te maken in Eduarte. Een LEC specialist krijgt de bevoegdheid om op basis van verklaringen, onderzoeken en/of ondersteuningsplannen een student een kenmerk toe te kennen in Eduarte. De Team Examen Commissies beslissen of de voorgestelde aanpassingen uiteindelijk toegekend worden. Het kenmerk kan direct zichtbaar gemaakt worden (voor meerdere gebruikers) en indien gewenst op een klassenlijst uitgedraaid worden.
Aandachtspunten voor de functionaliteit in EduArte 1. Pedagogische dossiers Up Learning is gevraagd een apart menu-item te maken voor het pedagogisch dossier. 2. Koppelen mentoren Mentoren worden in EduArte gekoppeld aan een groep, niet aan studenten. In veel gevallen (en enkele teams op het geheel is eigenlijk al genoeg) is er geen relatie tussen een basis of roostergroep en een mentor van alle deelnemers van die groep. Bijvoorbeeld als een team kiest om het mentoraat gedurende de hele opleiding bij dezelfde persoon te laten (zoals dat ook is opgenomen in de Standaarden 2.0), of als een les/basisgroep te groot is voor een mentor. Naast basisgroepen worden in EduArte mentorgroepen aangemaakt. De mentorgroepen worden gevuld door het onderwijs. De mentor wordt door de key-user via de mentorgroep gekoppeld aan zijn studenten. Er moet nog besloten worden waar de autorisatie voor het aanmaken van mentorgroepen wordt belegd. Zie het memo in bijlage 3. 3. Zorglijnen: zie het memo in bijlage 4.
4. Kenmerken en Bijzonderheden en hulpmiddelen Voor de inrichting moeten nog een aantal besluiten worden genomen. Zie het memo bijlage 5.
27
Terminologie in EduArte Nieuw:
Oud:
Begeleiding
Volg
Ondersteuning
Zorg
Mentor
Loopbaanbegeleider
Nieuw Begeleiding
Oud Volg
Ondersteuning
Zorg
Mentor
Loopbaanbegeleider
28
Bijlage 1
Ondersteuningsplan Passend Onderwijs A.
Persoonsgegevens
Student
Telefoonnummer/emailadres
Opleiding
Niveau BOL/BBL
Loopbaanbegeleider
Zorgcoördinator
LEC medewerker
Contactpersonen buiten school
Ouders
Telefoonnummer/emailadres
Overige contactpersonen
Denk b.v. aan hulpverlener, vertrouwensrelaties, partner, sportcoach, familieleden
Naam
Telefoonnummer
Diagnose
Beschrijving Problematiek
Ondersteunende documenten
29
B. Aandachtsgebieden Fysiek / cognitief /soc. maatschappelijk / soc. emotioneel / visueel / auditief / spraak-taal / taal en rekenen Ondersteunings gebied
Ondersteuningsvraag
Acties
Individuele aandacht
Verzorging
Didactische ondersteuning
Didactische materialen
Fysieke omgeving
Specialistische expertise
C.
Ondersteuningsmatrix studiejaar Arrangement
Inzet begeleiders
Typen activiteiten
o o o
o
Midden (1)
Intensief (1,5)
o
Intern specialist
o
LEC-begeleider
o
Extern specialist
o o o o o
Loopbaanbegeleiding Voorbereidende activiteiten Training Voorlichting Docentondersteuning BPV-ondersteuning Groepsondersteuning
30
o o
Aanpassingen Professionalisering
Inzet uren
o
Kortdurend Weken
Actor uren Actor uren
o
Langlopend Weken
Actor uren
Totaal
uur
31
D.
Aanhangsel Onderwijsovereenkomst
Partijen verklaren zich akkoord met bovenstaand ondersteuningsplan als onderdeel van de onderwijsovereenkomst, voor de daarin aangegeven duur van de ondersteuningsactiviteiten, of zolang er aanleiding is de ondersteuning aan te bieden. Bij tussentijdse wijzigingen wordt het ondersteuningsplan, alsook dit deel van de overeenkomst, geactualiseerd.
Naam student / ouders
Handtekening
Naam hoofd LEC
Handtekening
Naam opleidingsmanager
Handtekening
32
33
Bijlage 3
Mentorgroepen Datum: Versie: Van: Aan: CC:
21 maart ’14 2.00 M. Speijer Bastiaan Smits Kerngroep Volg en Zorg
Versie 2.00
Datum 21-03-2014
Gewijzigd t.o.v. vorige versie
Verspreiding Procesgroep V&Z
Inleiding Er is behoefte om mentorgroepen aan te maken binnen EduArte. Als er mentorgroepen gebruikt worden heeft dit meerdere voordelen. Enkele voorbeelden hiervan: De acties naar aanleiding van verzuim en het invoeren van resultaten (mits de studenten van 1 cohort/crebo bij elkaar in deze groep staan) kan voor een mentorgroep gedaan worden in plaats van een hele basisgroep. Er kunnen studenten uit verschillende klassen geplaatst worden binnen 1 mentorgroep. De mentor ziet de informatie van zijn eigen studenten, in plaats van alle studenten van zijn team(s).
Huidige situatie Op dit moment wordt er geen gebruik gemaakt van mentorgroepen. Loopbaanbegeleiders hebben wel de rol mentor, maar kunnen verder weinig extra’s met deze autorisatie. Als de signalen ingesteld worden (homescherm), worden de signalen van alle studenten uit het team doorgegeven, omdat de mentor niet gekoppeld is aan een mentorgroep. Zonder het gebruik van mentorgroepen kan een mentor alleen aan een hele basisgroep gekoppeld worden. In veel teams/MBO Colleges zijn de mentoren niet verantwoordelijk voor een hele basisgroep, maar alleen een deel van de groep. In sommige gevallen bestaat een mentorgroep zelfs uit studenten uit meerdere basisgroepen. Er kunnen meerdere mentoren aan de basisgroep gekoppeld worden, maar dan zullen deze mentoren onderling afspraken moeten maken. Ook zien zij dan alsnog alle studenten en niet alleen hun eigen studenten van het team. Zonder mentorgroepen is het verzenden van berichten naar de mentor door de student, vanuit de SelfServicemodule, niet mogelijk. De huidige werkwijze is dat alle mentoren/mentors in een team de workflowstappen zien en daar hun eigen deelnemer in op moeten sporen.
34
Gewenste situatie Gebruik gaan maken van mentorgroepen. Hiervoor zijn al codes vastgesteld. (zie MG-Mentorgroep) In de standaarden 2.0 staat beschreven dat iedere student zijn hele schoolloopbaan een mentor heeft. De studenten worden in een mentorgroep geplaatst die los staat van basis- of clustergroep(en).
MG – Mentorgroep Mentor groepen worden gebruikt om studenten te koppelen aan mentoren. De studenten worden in de mentorgroepen geplaatst door het onderwijs. Het aanmaken van de groep ligt bij DOI/IV. Positie 1 2/3 4 t/m 8 9
Soort Letter Letter Letter Cijfer
Omschrijving MBO College Team Mentor 1
Voorbeeld M (= Almere) WZ (= Welzijn) AALSF (= Froukje van Aalst) Volgnummer (= groep 1)
Voordelen bij het gebruiken van mentorgroepen
De acties naar aanleiding van verzuim kan voor een mentorgroep gedaan worden in plaats van een hele basisgroep. Er kunnen studenten uit verschillende klassen geplaatst worden binnen 1 mentorgroep. De mentor heeft de informatie van zijn/haar studenten bij elkaar. Er kunnen meerdere mentoren binnen een basisgroep gekoppeld worden, zonder dat deze elkaars werk beïnvloeden. Vanuit de SelfServicemodule kan de student berichten sturen naar de mentor. EduArte bevat een signaleringsfunctie waarmee bijvoorbeeld de mentor actief op de hoogte gehouden wordt van het gedrag van zijn/haar studenten en van nieuwe gegevens in EduArte. Na het inloggen is direct te zien welke signalen bij welke student van toepassing zijn. Door te autoriseren op het niveau mentor kan er beter verwezen worden (aanvragen Pluscoaching/Zorg/Doorstartklas) Er kan gerichter worden gewerkt met het workflowconcept van Eduarte. (Bijvoorbeeld het verzuimformulier, aanvraagformulier Pluscoaching/Zorg/Doorstartklas, DUF) In het proces van de 16-uurmelding, moet de mentor binnen een paar werkdagen reageren. Met het gebruik van mentorgroepen heeft de mentor goed overzicht over alleen zijn/haar studenten.
Conclusie
In veel gevallen is er geen relatie tussen een basisgroep en een mentor. (Bijvoorbeeld als een team kiest om het mentoraat gedurende de hele opleiding bij dezelfde persoon te laten, of als een les/basisgroep te groot is voor een mentor.) Het koppelen van mentoren wordt door het onderwijs zelf gedaan. Het koppelen van een mentor aan een deelnemer moet verlopen via een mentorgroep In het team moet iemand zijn die deze koppeling maakt en kan muteren.
35
Gevolgen onderzoeken Wat nog onderzocht moet worden: Wat moet er gebeuren voor het beheer (in dit geval aanmaken groepen op aanvraag, maar ook bijstellen workflows en andere processen op de functie mentor, het bijwerken van de autorisatiestructuur op het autorisatieniveau Mentor) en op welke termijn is het te realiseren.
Onderzoek Er wordt een extra rol aangemaakt. Deze rol gaat groepen-beheer heten. Deze rol is bedoeld voor medewerkers die mentor- en/of clustergroepen gaan vullen met studenten. (de groepen worden aangemaakt door IV) Het onderwijsteam mag zelf bepalen wie deze rol krijgt. Dit kan iedereen zijn (alle mentoren), dit kan een selecte groep zijn, maar dit kan ook iemand van het team secretariaat zijn (indien aanwezig). De opleidingsmanager bepaald wie deze rol krijgt. Het beheer van mentorgroepen zal aan het begin van een nieuw studiejaar een piek hebben. Alle studenten moeten in een groep geplaatst worden/zijn. Gedurende het studiejaar heeft het beheer een constante factor. Het beheer is een administratieve taak. Waar wel rekening mee gehouden moet worden is dat studenten ook (handmatig) uit de mentorgroep gehaald dienen te worden. Als een student van groep wisselt, uitgeschreven wordt, van opleiding veranderd enz. Door de mentor zelf dienen de signalen ingesteld te worden. Signalen zijn meldingen waarmee u actief op de hoogte gehouden kunt worden van het gedrag van deelnemers en van nieuwe gegevens in EduArte. Na het inloggen kunt u direct zien welke wijzigingen voor u van toepassing zijn. Hiervoor is een handleiding aanwezig.
Verzoek Het verzoek aan de procesgroep V & Z, onder leiding van proceseigenaar Bastiaan Smits, om dit voorstel aan te nemen of af te wijzen.
36
Bijlage 4
Zorglijnen Datum: Versie: Van: Aan: CC:
12 maart ’14 1.00 M. Speijer Bastiaan Smits Kerngroep Volg en Zorg
Versie 1.00
Datum 12-03-2014
Gewijzigd t.o.v. vorige versie
Verspreiding Procesgroep V&Z
Wat is een zorglijn? De zorglijn is een extra autorisatie bovenop de data- en functionele autorisatie. Als iemand rechten heeft om voor een student een gesprek te zien, moet hij rechten hebben voor de student en op het scherm. Daarnaast kun je vertrouwelijk en niet- vertrouwelijk apart autoriseren. Naast deze standaard kennen we de zorglijn. De zorglijn loopt vaak gelijk met het niveau waarop een medewerker zorg biedt aan een student. Hoe hoger het zorgniveau (en dus hoe vertrouwelijker de informatie) hoe hoger de zorglijn die je aan de rol van die medewerker toekent. Als iemand bijvoorbeeld aan zijn rol zorglijn 4 gekoppeld heeft gekregen, kan hij bij het invoeren van gegevens deze zorglijn vastleggen (bijv. bij een gesprek). Iedereen die rechten heeft voor de student en die geautoriseerd is voor het scherm, kan het gegeven alleen zien als hij een rol heeft met dezelfde zorglijn of hoger. Je kunt met zorglijn 4 aan je rol ook een lagere zorglijn ingeven. Iemand met bijvoorbeeld zorglijn 2 kan wel items met zorglijn 1 zien, maar geen items met zorglijn 3. De zorglijn kan toegepast worden binnen een begeleidingstraject.
37
Gewenste situatie Nu heeft alleen de specialist zorg een zorglijn (100). Hieronder een voorstel voor uitbreiding van de zorglijnen: Rol Docent SLB (coach) Zorgcoördinator Pluscoach Pluscoachcoördinator BPV docent BPV coördinator Administratie LEC Medewerker LEC Manager LEC Specialist LEC Verzuimmedewerker Intaker Beoordelaar intake Manager onderwijs
Zorglijn 100 200 300 200 200 100 100 300 300 400 150 200 X 200
(tijdelijk)
Verzoek Het verzoek aan de procesgroep V & Z, onder leiding van proceseigenaar Bastiaan Smits, om te beoordelen of de zorglijnen ingericht kunnen worden.
38
Bijlage 5
Kenmerken en bijzonderheden Datum: Versie: Van: Aan: CC:
21 maart ’14 1.00 M. Speijer Paula Ronday, Bastiaan Smits Kerngroep Volg en Zorg
Versie 1.00
Datum 21-03-2014
Gewijzigd t.o.v. vorige versie
Verspreiding Procesgroep V&Z
Kenmerken en bijzonderheden Een kenmerk (onder personalia) is de indicatie, waar eventueel een kenmerk toelichting aan toegevoegd kan worden. Een bijzonderheid (onder begeleiding) is categorie 100 of 200. Categorie 100 staat voor faciliteiten tijdens examens. Categorie 200 staat voor faciliteiten binnen lessen en/of BPV. Naast de bijzonderheden bestaan er ook nog hulpmiddelen. De hulpmiddelen zijn de daadwerkelijke aanpassing die het onderwijs kan verstrekken/toestaan. (bijvoorbeeld extra tijd, grotere letters, een rekenliniaal.) Bij de student is op de deelnemerkaart (indien aangevinkt) te zien dat een student een kenmerk heeft. Onder bijzonderheden is verder te lezen waar rekening mee gehouden kan worden.
Huidige situatie Op groepsoverzicht(en) is te zien dat een student een kernmerk heeft. Helaas zijn alle hulpmiddelen samengevoegd tot 1 rij die op basis van de faciliteiten (cat. 100 of 200) aangegeven zijn. Dit zou gesplitst moeten zijn. Bij cat. 100 wil je alleen de hulpmiddelen voor de examens zien. Bij cat. 200 wil je alleen de hulpmiddelen voor lessen/BOPV zien.
Vastleggen binnen EduArte De vraag is: Wie stelt wat vast en wie legt dat vast in EduArte?
Vaststellen en toekennen kenmerk Toekennen Bijzonderheid (op basis van officieel kenmerk) A. Cat. 100 Examens (+hulpmiddelen examens*) B. Cat. 200 Onderwijs (+hulpmiddelen onderwijs) *subproces Examens hulpmiddelen (verzoek aan student: Hulpmiddel ja/nee?) Student vraagt aan TEC informeert over consequenties en registreert ja/nee hulpmiddel en bijzonderheid.
LEC X
TEC
Zoco
Student
X ?
? X X X
39
Wat betekent dit? De bijzonderheid(heden) 100 en 200 zijn OF apart te autoriseren OF er komt een workflow met aanvraag naar het TEC voor 100 / 200 voor de mentor of LEC. (het onderwijs zou alleen lees rechten moeten hebben op cat. 100)
Vragen Bijzonderheid 200 (onderwijs): Kunnen/mogen deze ook zonder kenmerk (indicatie) toegewezen worden door bijvoorbeeld de zorgcoördinator? Willen we dit faciliteren in EduArte? Voorbeeld: Een student is zwanger. Hierdoor hoeft/mag zij [tijdelijk] in de BPV niet tillen [hulpmiddel]. Kan de zorgcoördinator dit vastleggen (zonder kenmerk) onder cat. 200? Moet een zorgcoördinator ook bijzonderheid(heden) 200 kunnen toevoegen zonder kenmerk? Voorbeeld: Een student heeft dyslexie en daardoor kenmerk 100 (examens), met hulpmiddel 25% extra tijd. Daarnaast heeft de student kenmerk 200 (onderwijs), met hulpmiddel groter lettertype. De student breekt zijn been. Hierdoor kan hij [tijdelijk] bepaalde dingen in de les en in de BPV niet uitvoeren. We willen niet dat dit onder het bestaande kenmerk 200 valt. Er zal een nieuw kenmerk 200 aangemaakt moeten worden (met een einddatum) en hier zal een hulpmiddel(len) aangegeven moeten worden.
40
