5
+2
=1
Bedrijfsplan voor één laboratoriumorganisatie van en voor 7 waterschappen
Vastgesteld door de stuurgroep 18 juli 2013
PAGINA
1/30
5
+2
=1
Inhoud |
1.
|
2.
|
3.
|
4.
|
5.
|
6.
|
7.
Inleiding .......................................................................................... 4 1.1 Aanleiding en opdracht ............................................................. 4 1.2 Fasering onderzoek .................................................................. 4 1.3 Het bedrijfsplan ....................................................................... 5 1.4 Verantwoording ....................................................................... 5 Dienstverleningsconcept .................................................................... 6 2.1 Inleiding ................................................................................. 6 2.2 Uitgangspunten ....................................................................... 6 2.3 Meerwaarde van een eigen laboratorium .................................... 6 2.4 Taakverdeling laboratorium en waterschappen ............................ 7 2.5 Informatievoorziening .............................................................. 7 2.6 Meer taken doen ..................................................................... 8 2.7 Activiteiten door derden ........................................................... 9 2.8 Andere partners ...................................................................... 9 2.9 Harmonisatie .......................................................................... 9 Producten en diensten, formatie en ondersteunende diensten .............. 11 3.1 Inleiding ............................................................................... 11 3.2 Taken en processen ............................................................... 11 3.3 Kwaliteit en innovatie ............................................................. 11 3.4 Kansen en ontwikkelingen ...................................................... 12 3.5 Ontwikkeling van de formatie .................................................. 13 3.6 Ondersteunende diensten ....................................................... 13 Personele en organisatorische aspecten ............................................. 15 4.1 Inleiding ............................................................................... 15 4.2 Organisatiemodel .................................................................. 15 4.3 Formatieplan......................................................................... 16 4.4 Cao en Sociaal Plan ............................................................... 16 Financiën ....................................................................................... 17 5.1 Inleiding ............................................................................... 17 5.2 Uitgangspunten ..................................................................... 17 5.3 Meetvraag ............................................................................ 18 5.4 Personeelslasten.................................................................... 18 5.5 Goederen en diensten (incl. onderhoud) ................................... 19 5.6 Huisvesting ........................................................................... 19 5.7 Kapitaallasten apparaten en vervoermiddelen ........................... 19 5.8 Ondersteuning ...................................................................... 20 5.9 Inkomsten derden ................................................................. 20 5.10 Reiskosten ............................................................................ 20 5.11 Flankerend personeelsbeleid ................................................... 20 5.12 Projectkosten ........................................................................ 21 5.13 Desintegratiekosten ............................................................... 21 5.14 Door de deelnemers op te brengen bedragen ............................ 21 5.15 Verdeling kosten geïntegreerde laboratoriumorganisatie ............. 21 5.16 Vergelijking met de besparing in de business case ..................... 23 Hydrobiologisch laboratorium ........................................................... 24 6.1 Inleiding ............................................................................... 24 6.2 Harmonisatie ........................................................................ 24 6.3 Kwaliteitsborging ................................................................... 24 6.4 Kansen en ontwikkelingen ...................................................... 24 6.5 Formatie en kosten ................................................................ 24 6.6 Ondersteunende diensten ten aanzien van het hydrobiologisch laboratorium .................................................................................. 25 6.7 Kosten hydrobiologisch laboratorium ........................................ 25 Transitieproces ............................................................................... 27 7.1 Inleiding ............................................................................... 27 7.2 Creëren eenheid van bestuur en leiding .................................... 27 7.3 Herverdeling werk over beide laboratoria .................................. 27 7.4 Realisatie formatiereductie ..................................................... 27 7.5 Beheersmaatregelen .............................................................. 28
PAGINA
2/30
5
|
8.
+2
=1
7.6 Hydrobiologisch laboratorium .................................................. 28 Conclusies ..................................................................................... 29
PAGINA
3/30
+2
5
|
1.1
1.
=1
Inleiding
Aanleiding en opdracht
In de zomer van 2012 is opdracht gegeven onderzoek te doen naar de haalbaarheid van samenvoeging van de twee laboratoria die op dit moment werken voor de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden, Vallei en Veluwe, Velt en Vecht, Zuiderzeeland, Regge en Dinkel en Rijn en IJssel. Kort daarvoor was gebleken dat de samenvoeging van vijf laboratoria die werken voor verschillende waterschappen vanwege hoge transitiekosten en ontbrekende bereidheid bij andere waterschappen, niet haalbaar was. Deze bestuursopdracht is ingegeven vanuit de overtuiging dat beide laboratoria in hun huidige omvang en vormgeving niet toekomstbestendig zijn en niet kunnen blijven voldoen aan de eisen van doelmatigheid die de waterschappen -terechtaan de uitvoering van deze taak stellen. Er moet dus iets gebeuren en de urgentie ervan neemt snel toe, ook vanwege de nogal sterk stijgende ILOW punt-prijs (gevolg van dalende meetvraag) de komende jaren als maatregelen uitblijven. Tegelijkertijd is er consensus over het belang als waterschappen over een eigen laboratorium te beschikken vanwege de nauwe verbondenheid van de adviesfunctie van het laboratorium met andere primaire taken van het waterschap op het terrein van het watersysteem. Een toelichting op de meerwaarde van een eigen laboratorium is opgenomen in paragraaf 2.3. Het is daarom goed te rechtvaardigen om als 7 waterschappen een serieuze poging te doen te komen tot één gezamenlijke laboratoriumorganisatie die voor hen werkt. Bij de start van het onderzoek is meegegeven, dat samenvoeging van de twee laboratoria drie doelen moet dienen: 1. verlagen uitvoeringskosten, (verder) verbeteren kwaliteit en verminderen kwetsbaarheid, 2. toekomstbestendige oplossing en 3. borgen blijvende zeggenschap en grip en het vasthouden van de huidige 7 deelnemers, zoals die thans gebundeld zijn rondom het laboratorium dat organisatorisch onderdeel uitmaakt van waterschap groot Salland (5 waterschappen) resp. het laboratorium dat organisatorisch onderdeel uitmaakt van waterschap Regge en Dinkel (2 waterschappen). Als benaderwijze is gekozen dat we een toekomstbestendige efficiënte laboratoriumorganisatie tot stand brengen, waarbij de geprognosticeerde meetvraag per 1 januari 2017 als uitgangspunt wordt genomen. Er wordt gezocht naar de meest doelmatige oplossing voor de laboratoriumorganisatie, onder de randvoorwaarde van gegarandeerde kwaliteit en continuïteit. 1.2
Fasering onderzoek
Het onderzoek is in twee fasen uitgevoerd. In fase 1 is een business case uitgewerkt. De business case heeft inzicht opgeleverd in het volume aan werk, de inrichting van het primaire proces incl. huisvesting, procesoptimalisatie en doelmatigheidskansen, het exploitatiebudget en besparingsvoordeel en de transitiekosten die ontstaan. De business case laat een kansrijk perspectief laten zien. Dit was de reden om opdracht te geven om in fase 2 dit bedrijfsplan te maken. In dit bedrijfsplan zijn de consequenties van het in fase 1 ontwikkelde model voor een samengevoegd laboratorium verder uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat de samenvoeging van
PAGINA
4/30
5
+2
=1
beide laboratoria er in de uitgewerkte vorm komt. Het voorliggende bedrijfsplan bevat daarom de uitkomsten van zowel fase 1 als fase 2 van het onderzoek. 1.3
Het bedrijfsplan
In dit bedrijfsplan is de streefsituatie uitgewerkt die uiterlijk op 1 januari 2017 of zoveel eerder als mogelijk is, bereikt moet zijn. Deze streefsituatie gaat uit van een volledig geïntegreerd laboratorium als zelfstandige entiteit met een eigen bestuur en leiding, gebaseerd op de volgende kernpunten: 1. de huidige taken, gebaseerd op de reëel verwachte meetvraag per 1 januari 2017, dus inclusief verwachte volume mutaties in de periode 2013 - 2016; 2. huisvesting op één locatie in Zwolle met als opdracht te proberen dit te realiseren zonder dat een ingrijpende verbouwing nodig is; 3. Inzicht in de structurele kosten van het gezamenlijke laboratorium per 1 januari 2017, gebaseerd op de geprognosticeerde meetvraag en huisvesting op één locatie. Gaandeweg het onderzoek is er meer inzicht rondom kernpunt 2 ontstaan. Op de consequenties daarvan wordt in paragraaf 3.6 ingegaan. Verder is er voor gekozen de desintegratiekosten te betrekken bij kernpunt 3. Dat is uitgewerkt in hoofdstuk 5. Dit bedrijfsplan richt zich primair op de chemisch laboratoriumtaken. In hoofdstuk 6 is apart inzichtelijk gemaakt wat samenwerking op de hydrobiologisch laboratoriumtaken betekent. De bedoeling is ook deze taak in de nieuwe organisatie in te brengen. De relevantie van dit onderscheid is de verschillende startposities die de waterschappen daarbij hebben. 1.4
Verantwoording
De twee waterschappen waarvan het laboratorium op dit moment onderdeel van hun organisatie is hebben in het proces van samenvoeging van deze laboratoria een bijzondere verantwoordelijkheid (als bevoegd gezag en werkgever). Waar dat relevant is, wordt hieraan in dit bedrijfsplan apart aandacht besteed. Dit laat onverlet dat de 7 waterschappen naar de toekomst toe een gedeeld belang en een gelijke positie hebben. Daar waarop dit moment sprake is van 7 waterschappen zal dat per 1 januari 2014 anders zijn. De waterschappen Regge en Dinkel en Velt en Vecht fuseren namelijk per die datum en gaan samen verder als waterschap Vechtstromen. Uit oogpunt van herkenbaarheid en zorgvuldige besluitvorming wordt in dit bedrijfsplan nog uitgegaan van de huidige 7 waterschappen. Alleen in hoofdstuk 5, financiën is gerekend met het totaal van beide waterschappen c.q. Vechtstromen om een reëel beeld te schetsen van 2014 en volgende jaren. Het opstellen van dit bedrijfsplan is gebeurd in een projectorganisatie, met de stuurgroep als opdrachtgever namens de besturen van de laboratorium houdende waterschappen en de begeleidingsgroep als representant van de andere 5 waterschappen. Tussentijds zijn de portefeuillehouders van de 7 waterschappen geconsulteerd. De deelvoorstellen die door de projectgroep met managers van beide laboratoria zijn uitgewerkt rondom het primair proces zijn gedurende het totstandkomingstraject gedeeld en getoetst door een focusgroep, waarin medewerkers van beide laboratoria opgenomen zijn.
PAGINA
5/30
+2
5
|
2.1
2.
=1
Dienstverleningsconcept
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het dienstverleningsconcept van het gezamenlijk waterschapslaboratorium. Het gaat daarbij om de uitgangspunten die gaan gelden voor het nieuwe laboratorium en de invulling die daaraan wordt gegeven. Verder wordt ingegaan op harmonisatie die hiertoe zal moeten plaatsvinden in de twee huidige laboratoria. 2.2
Uitgangspunten
De waterschappen hebben behoefte aan een professioneel en deskundig laboratorium dat de werkzaamheden op een kwalitatief hoog niveau uitvoert en een hoge leverbetrouwbaarheid heeft. Daarnaast is continuïteit van belang. Dit betekent dat over de jaren heen het onderzoek op dezelfde wijze wordt gedaan en vergelijkbaar is tussen de waterschappen. Een laboratorium bovendien waarmee korte lijnen zijn, zodat snel geschakeld kan worden tussen de opdrachtgevers aan de zijde van het waterschap en het laboratorium als de opdrachtnemer. Daarnaast is het van belang dat de gebiedskennis voldoende blijft geborgd. Het laboratorium moet in staat zijn de waterschappen te ontzorgen. Hiervoor is nodig: dat de medewerkers van het laboratorium een voldoende hoog kennisniveau hebben om de werkzaamheden uit te voeren. dat de medewerkers van het laboratorium kennis hebben van het waterschapswerk. dat het laboratorium een groot deel van de analyses in eigen huis kan verrichten, dan wel namens de deelnemende organisaties een professionele opdrachtgever is richting derde partijen. dat het laboratorium voldoende flexibel is, zowel waar het het inspelen op ad hoc vragen betreft, als waar het gaat om nieuwe analyses en technieken. dat het laboratorium kan inspelen op veranderingen in aanbod in de komende jaren en kan inspelen op een verschuiving van niet alleen reguliere naar ook meer projectmatige werkzaamheden.
2.3
Meerwaarde van een eigen laboratorium
Gekozen wordt voor het in stand houden van een eigen waterschapslaboratorium omdat dat duidelijk heeft meerwaarde ten opzichte van inkopen in de markt. Het belangrijkste motief is dat de laboratoriumtaken en de direct daaraan verbonden adviesfunctie van het laboratorium zeer nauw verbonden zijn aan de andere primaire taken van het waterschap op het terrein van het watersysteem en de waterketen. Door de analyse- en adviesfunctie goed en nauw te blijven verbinden met de primaire processen kunnen deze ook in de toekomst goed worden uitgevoerd. Het laboratorium heeft daarmee ook een duidelijke ontzorgende taak voor de waterschappen. Daarnaast wordt kennis behouden en verder opgebouwd binnen de waterschappen zelf in plaats van op de markt, wat het geval is bij uitbesteding. Bovendien is met een commerciële partner geen bestendige langdurige relatie als kennispartner op te bouwen. Bij een nieuwe aanbesteding kan een andere partij geselecteerd worden, waardoor de opgebouwde kennis, ook van het gebied, voor een deel verdwijnt. Een eigen laboratorium heeft zelf ook belang bij het opbouwen van ervaring, deskundigheid, innovatie en continuïteit in de dienstverlening. Die prikkel werkt dus naar twee kanten.
PAGINA
6/30
5
+2
=1
De ambitie is dat de nieuwe eigen laboratoriumorganisatie zich kan meten met de markt als het gaat om de prijs – kwaliteit verhouding, mede door het voorkomen van 21% Btw. Die verhouding is tenminste hetzelfde en waar mogelijk beter. Om dit te monitoren vergelijkt het laboratorium zich periodiek met prestaties van marktpartijen en initieert zij waar nodig verbeteringen. Hiervoor zijn directeur en bestuur verantwoordelijk, waarbij de waterschappen een bijdrage leveren door mee te werken aan harmonisatie en standaardisatie van werkwijzen. 2.4
Taakverdeling laboratorium en waterschappen
In de gemeenschappelijke regeling wordt het eigenaarschap van de waterschappen van het laboratorium geregeld. Daarnaast vervullen de waterschappen, collectief en individueel de opdrachtgevende rol. Zij bepalen samen welke taken de laboratoriumorganisatie voor de deelnemers uitvoert. Het laboratorium is opdrachtnemer. De waterschappen sturen op –de prestaties vanhet laboratorium via enerzijds participatie in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling, dat de kaders stelt en verantwoordelijk is voor de uitvoeringsorganisatie en anderzijds langs de opdrachtgevende lijn. In het kader van dat laatste worden prestatieafspraken gemaakt. Waterschappen kunnen op hun financiële bijdrage sturen via aanpassing van hun meetvraag. Dit is vanuit overwegingen van continuïteit van de laboratoriumorganisatie en solidariteit tussen de waterschappen onderling wel een enige begrenzing gebonden.1 Het primaat voor de taken die de laboratoriumorganisatie uitvoert ligt bij de waterschappen. Dat begint bij het bepalen van het waterbeheerbeleid en de daarbij behorende informatiebehoefte. Daarnaast geeft elk waterschap via de monitoringsstrategie ook aan waar, wanneer en wat er gemeten wordt. Het laboratorium heeft hierin een adviserende rol. Op basis van de monitoringsstrategie volgt de opdrachtverlening aan het laboratorium. Het laboratorium stelt vervolgens een meetnetontwerp op, dat wordt afgestemd met het betreffende waterschap. Het laboratorium is vervolgens verantwoordelijk voor de monsterneming (uiteraard voor zover het waterschap die taak aan het laboratorium overdraagt), analyses en het gegevensbeheer. De gegevensanalyse is een gedeelde verantwoordelijkheid. Het laboratorium kijkt naar de individuele waarden, het waterschap naar de geaggregeerde waarden. Dat geldt eveneens voor de rapportage. De technische rapportages voor bijvoorbeeld waterbodem worden door het laboratorium opgesteld en het waterschap stelt de beleidsmatige rapportage op. Voor waterschappen die zelf (nog) monsternemingen uitvoeren, is het waterschap zelf ook verantwoordelijk voor de wijze van monsterneming en voor het monstertransport naar het laboratorium. Daarbij geldt dat afspraken worden gemaakt met het laboratorium over het aanlevermoment. Elke deelnemer heeft ten behoeve van een goed afgestemde dienstverlening een eigen laboratoriumsteunpunt (voorraad monsterhouders, koelmogelijkheid, etc.). De laboratoriumorganisatie voert een standaard takenpakket uit voor de deelnemende waterschappen. In aanvulling daarop kunnen per waterschap specifieke klantwensen worden afgesproken. Deze worden vastgelegd en inzichtelijk gemaakt voor alle deelnemers aan het laboratorium, inclusief de bijbehorende kostendekkende prijs.
2.5
Informatievoorziening
Een goede informatie- en communicatievoorziening is essentieel voor het goed functioneren van het laboratorium. Deze informatiebehoefte kent drie niveaus. Bij de eerste twee niveaus gaat het daarbij vooral om de prestaties van het
1
Dit is uitgewerkt in hoofdstuk 5.
PAGINA
7/30
5
+2
=1
laboratorium en de derde vooral over de besturing en beheersing van het laboratorium. 1. Allereerst de informatie over de door het laboratorium uitgevoerde werkzaamheden, monsterneming, analyse etc. 2. Ten tweede geaggregeerde (management)informatie, waaronder bijvoorbeeld vergelijkingen tussen de waterschappen. 3. En tenslotte de verantwoordingsinformatie van het laboratorium, waaronder de bestuurlijke en financiële informatie. Een deel van deze informatie is van belang voor een individueel waterschap (één op één relatie) en een deel van deze informatie is van belang voor het collectief van de deelnemende waterschappen (één op meer relatie). Ad. 1. Om de informatie over de uitgevoerde werkzaamheden goed te delen is een vast aanspreekpunt (de klantenservice) bij het laboratorium noodzakelijk die op de hoogte is van de waterschaps-specifieke bijzonderheden. Voor professioneel opdrachtgeverschap is kennis over laboratoriumwerkzaamheden nodig bij de deelnemende organisaties. Bovendien is er een collectief opdrachtgeversbelang, bijvoorbeeld als het gaat om afstemming over standaardisatie en harmonisatie. De klantenservice is de schakel tussen het waterschap en de medewerkers van het laboratorium. Deze vertaalt de vragen van het waterschap naar de mogelijkheden van het laboratorium, zorgt voor beantwoording van vragen van het waterschap en denkt mee bij het opstellen van de monitorstrategie. Uiteraard is het mogelijk om bij specifieke vragen rechtstreeks contact op te nemen met degene die de werkzaamheden uitvoert. Het is van belang dat er ook binnen elk waterschap een contactfunctionaris voor de laboratoriumorganisatie wordt aangewezen, zodat contact snel en adequaat kan verlopen. Het waterschap is eigenaar van de informatie en gebruikt deze voor de uitvoering van haar taken. Ad.2. De geaggregeerde en uniforme (management)informatie stelt de waterschappen in staat om beleidskeuzes te maken. Het gaat daarbij om management informatie van een individueel waterschap en om managementinformatie op het niveau van de gezamenlijke waterschappen. Samen met de deelnemende waterschappen wordt bepaald welke managementinformatie verzameld en beschikbaar gesteld wordt. Ad.3. De verantwoordingsinformatie zorgt ervoor dat de waterschappen kunnen beoordelen of het laboratorium doet wat is afgesproken en tegen de juiste prijs. De waterschappen beoordelen dit zowel individueel als opdrachtgever als in gezamenlijkheid als eigenaar van het laboratorium. Tussen het laboratorium en de waterschappen zijn verschillende soorten overleg noodzakelijk. Vanzelfsprekend is er jaarlijks overleg over – en mogelijk ook evaluatie van – het contract en de verantwoording daarover. Daarnaast is het van belang dat er inhoudelijk overleg is, bijvoorbeeld in kringen waarin deskundigen op een onderdeel bijeenkomen (bijvoorbeeld handhaving, oppervlaktewater, monsterneming en het collectief van opdrachtgevers). 2.6
Meer taken doen
Het nieuwe laboratorium is van en voor de deelnemende waterschappen. Laboratoriumtaken worden dan ook primair gelegd bij het gemeenschappelijke laboratorium. Op basis van de onderzoeksvraag en/ of meetvraag van het waterschap kan de laboratoriumorganisatie aangeven of zij het zelf uitvoeren dan wel gaat uitbesteden op basis van bedrijfskundige overwegingen en afwegingen. De mogelijkheid bestaat zeer zeker om als waterschap meer taken bij de laboratoriumorganisatie onder te brengen dan op dit moment gebeurt. Dat draagt bij aan het draagvlak en de robuustheid van de laboratoriumorganisatie en is om die reden een wenselijke ontwikkeling.
PAGINA
8/30
5 2.7
+2
=1
Activiteiten door derden
Het gezamenlijke laboratorium voert een uitgebreide producten- en dienstencatalogus. Toch kunnen er activiteiten zijn die door het laboratorium niet zelf uitgevoerd kunnen worden. In dat geval zal het laboratorium deze taken uitbesteden aan derden. De activiteiten die uitbesteed zullen (moeten) worden, zijn van een dusdanige omvang dat die te klein (blijft) voor de opbouw van eigen deskundigheid. Het waterschapslaboratorium fungeert in dat geval als aankoopcentrale voor de deelnemers. Argumenten hiervoor zijn: Inkoopvoordeel en daarmee besparingen. Rol als kennispartner: het laboratorium kan door de aanwezige kennis en expertise een betere opdrachtgever zijn richting derden. Zorgt voor opbouw van historie. Daarnaast kan het voorkomen dat voor bepaalde activiteiten die de laboratoriumorganisatie niet zelf kan uitvoeren, de gebiedskennis essentieel is om te kunnen uitbesteden of dat het onderdeel is van een landelijk waterschapsproject. In dat geval kan het waterschap ervoor kiezen dat zelf uit te besteden, zodat geen onnodige tussenschakels worden gecreëerd.
2.8
Andere partners
De huidige laboratoria hebben nog andere partners dan de achterliggende waterschappen, zoals het gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus-Tricijn. Het nieuwe laboratorium zal alleen de waterschappen als eigenaar kennen. De activiteiten die het laboratorium uitvoert ten behoeve van de belastingheffing voor de waterschappen worden in opdracht van de betreffende waterschappen gedaan en aan die waterschappen toegerekend. Deze waterschappen en Lococensus-Tricijn maken hier onderling afspraken over. De meetresultaten kunnen door het fusielaboratorium naar wens aan het waterschap of rechtstreeks aan Lococensus-Tricijn ter beschikking worden gesteld. 2.9
Harmonisatie
Om het chemisch laboratorium zo efficiënt mogelijk te kunnen laten werken zou in elk geval tussen de huidige twee chemisch laboratoria alles geharmoniseerd moeten worden dat te maken heeft met de wijze waarop het onderzoek plaats vindt. Concreet betekent dit dat de volgende elementen worden geharmoniseerd: Laboratorium Informatie Systeem (LIMS): er is één informatiesysteem dat wordt gebruikt voor vastlegging van de laboratoriumactiviteiten. Dit LIMS voedt de datasystemen van de waterschappen en de waterschappen kunnen het LIMS inzien. Wanneer monsterneming door waterschappen zelf wordt gedaan is ook toegang tot het LIMS noodzakelijk. Werkwijze monsterneming door het laboratorium: hierbij wordt aangesloten bij normen van accreditatie. Te hanteren normen voor onderzoek: hierbij wordt aangesloten bij normen van accreditatie. Analysepakketten: de keuze voor een pakket ligt bij het laboratorium. Een waterschap bepaalt vervolgens welke informatie zij wil ontvangen, voor zover dit past binnen de juridische kaders. Analysetermijnen: uniforme afspraken voor de waterschappen. Deze zijn mede afhankelijk van de urgentie en het type analyse. Leverbetrouwbaarheid moet eveneens worden gedefinieerd en geharmoniseerd. Het gaat hierbij om kwaliteit en tijdigheid. Dataopslag: de LIMS database ligt bij het laboratorium. De analysegegevens zijn het juridisch eigendom van dat laboratorium. De opdrachtgever kan in het LIMS kijken maar er niets in wijzigen. Het laboratorium is verantwoordelijk voor de data overdracht en voor het goed ontvangen van deze gegevens bij de opdrachtgever. Vanuit het laboratorium bekeken zal de manier van opslag en coderen van gegevens wel geharmoniseerd worden.
PAGINA
9/30
5
+2
=1
Alle analysegegevens worden digitaal aan de opdrachtgever gerapporteerd in het door de opdrachtgever gewenste formaat. Wel is het zo dat landelijke uniformiteit noodzakelijk is vanwege landelijke richtlijnen voor toetsing en rapportage. In de toekomst is het wellicht zinvol om daarom ook het databeheer bij het laboratorium onder te brengen, waarbij de waterschappen gebruik maken van de gegevens. De rapportageformats en wensen en eisen ten aanzien van de financiële rapportage uit LIMS moeten geharmoniseerd worden. Opdrachtverlening: waaronder gevraagd en ongevraagd advies, inkoop van analyses derden, wijze van opstellen offertes en prijsopgaven, aanleveren van planning, calculaties wordt geharmoniseerd. Uitbesteding: de keuzen over en de wijze waarop werkzaamheden worden uitbesteed door het laboratorium ten behoeve van de waterschappen zal voor alle opdrachtgevers hetzelfde zijn.
PAGINA
10/30
5
|
3.
+2
=1
Producten en diensten, formatie en ondersteunende diensten
3.1
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt in paragraaf 3.2 in gegaan op de taken en processen van de nieuwe laboratoriumorganisatie op het terrein van chemie. Vervolgens wordt in paragraaf 3.3 beschreven hoe kwaliteit en innovatie gewaarborgd kan worden. Daarna wordt in paragraaf 3.4 in gegaan op de kansen en ontwikkelingen waarmee de organisatie te maken krijgen. In paragraaf 3.5 wordt ingegaan op de formatie primair proces en in paragraaf 3.6 op de ondersteunende diensten. 3.2
Taken en processen
De twee laboratoria hebben wat betreft chemie in grote lijnen vergelijkbare werkzaamheden. Wat betreft organische bepalingen is er veel uitbesteding door het laboratorium van Regge en Dinkel. De twee laboratoria hebben verschillende arrangementen voor monsterneming. Bij het laboratorium van Groot Salland is in 2012 bacteriologie geherintroduceerd. Daarnaast wordt het hydrobiologische laboratorium van Groot Salland per juli 2013 geïntegreerd met het chemische laboratorium. De taken van de nieuwe laboratoriumorganisatie zullen niet fundamenteel afwijken van die van de huidige twee laboratoria: monsterneming, analyses, rapportages en technische advisering. De organisatie zal klanten moeten blijven adviseren of een analyse nodig is of niet: ‘het advies om een bepaling niet te doen’ kan de klanten kosten besparen. 3.3
Kwaliteit en innovatie
Kwaliteitsborging Voldoende kwaliteit en voldoende innovatie moeten gegarandeerd zijn in het laboratoriumonderzoek, omdat de laboratoriumorganisatie een spilfunctie vervult ten dienste van het waterschap. De nieuwe laboratoriumorganisatie dient daarom wat betreft de chemische werkzaamheden geaccrediteerd te zijn conform NENEN-ISO 17025. Ook dienen alle relevante chemische analyses inclusief monsterneming uitgevoerd te worden onder accreditatie door de Raad voor Accreditatie, in de voor het waterschap relevante matrices op het gebied van relevante wet- en regelgeving (o.a. AS2000 en AS3000). Wat betreft de accreditatie van het nieuwe laboratorium zijn er drie mogelijkheden: 1. geheel nieuwe accreditatie aanvragen met nieuw registratienummer (met nummer L6xx); 2. accreditatie WGS aanhouden (L230 met uitbreiding 2e locatie); 3. accreditatie WRD aanhouden (L204 met uitbreiding 2e locatie). Het voorstel is de accreditatie voor beide locaties aan te houden tot 2017 (of zoveel eerder samenvoeging plaatsvindt). Van belang is daarbij wel dat er een overkoepeld document ligt met de naam van de organisatie, juridische entiteit, eigendomsverhoudingen, organogram; de algemene uitgangspunten die voor beide locaties van toepassing zijn. Van belang is dat de Raad voor Accreditatie wordt geïnformeerd over de voorgenomen fusie per 1 januari 2014. Voor de uiteindelijke verhuizing van het laboratorium naar Zwolle moet er te zijner tijd een verhuisplan worden opgesteld, dat aan de Raad voor Accreditatie wordt voorgelegd ter goedkeuring. De accreditatie van het laboratorium in Almelo kan dan op eigen verzoek worden ingetrokken.
PAGINA
11/30
5
+2
=1
Deze werkwijze is ingegeven vanuit het uitgangspunt om de werkzaamheden ten behoeve van het behouden van de accreditatie zo eenvoudig mogelijk te houden met een zo klein mogelijk risico voor de laboratoriumlocaties. De werkwijze is gespiegeld met een externe deskundige en afgestemd met de Raad voor Accreditatie. Innovatie Het laboratorium kan zich verder uitbouwen als kenniscentrum dat adviezen geeft aan de waterschappen op milieutechnisch onderzoeksgebied. Hiervoor is het noodzakelijk dat het laboratorium een toekomstgerichte oriëntatie heeft en de blik ook naar de buitenwereld richt. Om innovaties te kunnen ontwikkelen is het nodig dat het laboratorium de ruimte van haar klanten krijgt om hierin te investeren en hier proactief mee om kan gaan. Het gaat dan vooral om productinnovatie door testontwikkeling en toepassing van nieuwe technologie om de efficiency van het laboratorium te verhogen. Hiermee blijft het laboratorium in staat om nieuwe analyses uit te voeren, waardoor zij niet afhankelijk is van uitbesteding en feitelijk investeert in haar eigen marktaandeel. Innovatie heeft betrekking over de volle breedte van de activiteiten van het laboratorium. De vraag waarin geïnvesteerd wordt, is een gezamenlijke beslissing van het laboratorium en de deelnemers. Deze keuze wordt gemaakt op basis van een Investeringsplan innovatie. De mate waarin innovatie nodig is, kan over de jaren en over de verschillende disciplines wisselen. De huidige middelen zijn hierbij uitgangspunt. 3.4
Kansen en ontwikkelingen
Een nieuwe laboratoriumorganisatie zal geconfronteerd worden met inhoudelijke uitdagingen die o.a. te maken hebben met veranderende eisen vanuit de omgeving en met technologische ontwikkelingen in het laboratorium. De organisatie moet inzicht hebben in de problemen en ontwikkelingen binnen het aandachtsgebied van de klant zoals wijzigingen in regelgeving, zodat het de opdrachtgever van technisch advies kan blijven voorzien. Ook moet de organisatie nieuwe technologie toepassen, zodat het laboratoriumonderzoek effectiever en/of efficiënter kan worden uitgevoerd. Wat betreft ontwikkelingen zijn er drie typen ontwikkelingen die voor het fusielaboratorium belangrijk zijn: 1. Uitbreiding van bestaande diensten bij bestaande klanten. 2. Ontwikkelen van nieuwe of andere diensten voor bestaande klanten. 3. Afname van bestaande diensten bij bestaande klanten, zoals de afname in meetvraag bij Regge en Dinkel Uitbreiding bestaande diensten en ontwikkeling nieuwe diensten Bestaande diensten die kunnen worden uitgebreid zijn grondwater en monsterneming van oppervlaktewater en rwzi’s. Dit zijn werkzaamheden die nu bij een aantal collega waterschappen nog zelf worden uitgevoerd, maar ook uitstekend kunnen worden uitgevoerd door het laboratorium omdat die deze werkzaamheden voor andere klanten al verricht. Hier liggen zeker kansen, maar deze kunnen nog niet worden gekwantificeerd en ingeboekt. Wanneer groei in de tijd mogelijk is, zal daar op dat moment op worden geanticipeerd. Mogelijke nieuwe diensten zijn waterbodemonderzoek inclusief de toetsing en analyse en uitbreiding van monsterneming. Ook deze ontwikkelingen kunnen nog niet kunnen worden gekwantificeerd en ingeboekt. Afname bestaande diensten Door harmonisatie bij fusies tussen waterschappen en verdergaande bezuinigingen op de meetvraag bij de verschillende deelnemende waterschappen is het de prognose voor 2017 dat de meetvraag wat betreft monsterneming en chemische analyses in de komende jaren zal gaan afnemen.
PAGINA
12/30
5 3.5
+2
=1
Ontwikkeling van de formatie
In totaal hebben de huidige twee chemische laboratoria een bezetting van 48,2 fte (moment 1-1-2014). Door daling van de meetvraag en doelmatigheidswinst uit de samenvoeging is minder formatie nodig. In de periode 2014 – 2016 wordt een stapsgewijze reductie in de formatie en bezetting gerealiseerd tot 42,8 fte op 1 januari 2017. Dit aantal past bij de nu geraamde meetvraag voor 2017. In deze 42,8 fte is rekening gehouden met een buffer van 2 fte om de jaarlijkse fluctuaties in de meetvraag van de waterschappen op te vangen. Het streven is op termijn een deel van de benodigde formatie in de vorm van een flexibele schil beschikbaar te houden. De omvang daarvan is ter beoordeling van het nieuwe bestuur. Het moment waarop dit streven gerealiseerd kan worden hangt af van het tempo waarin de huidige vaste bezetting kan worden afgebouwd. In hoofdstuk 4, Personele en organisatorische aspecten, wordt verder ingegaan op de verdeling van de formatie in het nieuwe laboratorium. De uitwerking van de financiële gevolgen van de geraamde formatie (-reductie) wordt meegenomen in het hoofdstuk 5, Financiën. 3.6
Ondersteunende diensten
Huisvesting In de business case bleek dat centralisatie van de laboratoriumwerkzaamheden in Zwolle de meest toekomstbestendige optie is. De huidige locatie Almelo te klein is om een geïntegreerd laboratorium te huisvesten en uitbreidingsmogelijkheden ontbreken. De locatie Zwolle is wel geschikt te maken voor een geïntegreerd laboratorium. Om deze reden wordt voorgesteld om het laboratoriumgebouw aan de Loggerweg in eigendom over te dragen aan het nieuwe laboratorium, waarbij de grond eigendom blijft van Groot Salland. Groot Salland is bereid deze overdracht gezien de publieke – publieke samenwerking die ontstaat tegen de boekwaarde van ca. € 0,5 mln. te doen al ligt de taxatiewaarde hoger. Tevens huurt het nieuwe laboratorium in beperkte mate opslagruimte in ‘Deltaplastgebouw’ van waterschap Groot Salland. Wanneer uit zou worden gegaan van de in de business case gehanteerde formatieomvang, is een forse verbouwing van het pand ’Loggerweg’ met een investering van € 0,8 miljoen nodig. De reductie in de omvang van de meetvraag richting 2017 zoals nu is geprognosticeerd, maakt deze verbouwing van het chemische laboratorium echter minder urgent en mogelijk zelfs ook niet nodig. In hoeverre bij het laboratorium nog een uitbreidingsinvestering voor een verbouwing moet worden gedaan zal door het bestuur van de nieuwe laboratoriumorganisatie worden besloten op grond van de verwachtingen voor de meetvraag in 2016. Deze investering zal, zo deze nodig is, naar verwachting minimaal zijn. Steunpunten in het gebied zijn vanuit bedrijfsvoering gewenst. Deze zijn in eigen beheer en voor rekening van de deelnemende waterschappen. De huidige locatie Almelo, die nog 3 jaar open blijft voor laboratoriumwerkzaamheden, zal vanaf 1 januari 2017 als een dergelijk steunpunt kunnen fungeren. Apparatuur en ICT In de nieuwe laboratoriumorganisatie wordt de apparatuur van de laboratoria van Groot Salland en Regge en Dinkel voor zover dat nodig is samengevoegd; het teveel wordt af gestoten. Op het gebied van ICT wordt ervoor gekozen de LIMS applicatie van Groot Salland aan te houden. Verschillen tussen de laboratoria van Groot Salland en Regge en Dinkel zijn er weinig. Deze liggen vooral op het gebied van de gemaakte werkafspraken in de informatiesystemen. Hierop zal nog harmonisatie plaatsvinden.
PAGINA
13/30
5
+2
=1
PIOFAC diensten Voor het nieuwe laboratorium wordt als uitgangspunt genomen dat waterschap Groot Salland die zaken ondersteunt, die snel ter plaatse moeten kunnen zijn. Dit zijn vooral ICT en financiën en control, juridische zaken, archief en communicatie en facilitair gebouwbeheer. Waterschap Regge en Dinkel ondersteunt wat op afroep kan. Dit zal de P&O ondersteuning zijn. Daardoor ontstaat een evenwichtiger verdeling dan wanneer alles door waterschap Groot Salland wordt ondersteund. De desintegratiekosten bij waterschap Regge en Dinkel wordt er door verminderd, bij waterschap Groot Salland treden die zo niet op.2 Afspraken tussen beide waterschappen en de laboratoriumorganisatie over inhoud van de dienstverlening en tarief worden contractueel vastgelegd. In het hoofdstuk financiën worden de financiële consequenties hiervan weergegeven. In het hoofdstuk transitieproces wordt de werkwijze wat betreft ICT en PIOFAC in de transitieperiode beschreven.
2
De Btw vormt nog een aandachtspunt.
PAGINA
14/30
5
|
4.1
4.
+2
=1
Personele en organisatorische aspecten
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt het organisatiemodel van het nieuwe laboratorium beschreven. Dit hoofdstuk gaat tevens in op het arbeidsvoorwaardenpakket en het nog op te stellen sociaal plan. 4.2
Organisatiemodel
Gelet op de aard van de organisatie, een uitvoeringsorganisatie ten behoeve van de deelnemers, is bij het ontwerp van de organisatie rekening gehouden met de volgende uitgangspunten: Doelmatig: Routinewerkzaamheden worden uniform en eenduidig georganiseerd Logischerwijs bij elkaar behorende taken worden in dezelfde eenheid uitgevoerd. Verdeling van werkzaamheden leidt tot efficiënte uitvoering Bij de inrichting worden mogelijke kwetsbaarheden ondervangen. Integraal: Knippen in processen worden zoveel mogelijk voorkomen Gebiedskennis en contact met de waterschappen wordt geborgd Onderlinge samenhang in de organisatie wordt bevorderd. Figuur 4.1: weergave van het organogram van het toekomstige laboratorium. Het chemische laboratorium betreft de vlakken in roodtinten. In groen is voor de volledigheid het deel hydrobiologie opgenomen. Dit onderdeel wordt in hoofdstuk 6 behandeld.
Deze uitgangspunten leiden tot de functionele organisatie-inrichting van het laboratorium in 2017 zoals weergegeven in figuur 4.1. Wat betreft het reduceren van kwetsbaarheid is ervoor gekozen een combinatie-eenheid te creëren voor organisch en metalen. De benodigde bevoegdheden kunnen met deze verdeling goed onder de medewerkers worden verdeeld.
PAGINA
15/30
5
+2
=1
De eenheid Klantenservice dient om het contact met de waterschappen te onderhouden en daar waar nodig te versterken. Er is gekozen voor een model met 4 teamleiders (3,3 fte incl. hydrobiologie). De reden hiervoor is dat de teamleider naast voor de personele zaken en de prestaties van zijn eenheid, ook verantwoordelijk is voor zaken als bijhouden ontwikkelingen in het vakgebied, innovatie, kwaliteitsverbeteringen op analyseniveau binnen het werkgebied, etc. Het up to date houden van analysemethoden is een belangrijke taak van de teamleiders. 4.3
Formatieplan
In onderstaande tabel 4.2 is de beoogde formatie voor 2017 opgenomen. De totale formatie zal 42,8 fte bedragen. Deze formatie is exclusief hydrobiologie. Tabel 4.2: overzicht benodigde formatie in de eenheden en functies Eenheid Functie Fte Leiding Directeur 1,0 Kwaliteit Kwaliteitsmanager 1,0 Facilitair Labassistent 1,5 Administratief 1,5 medewerker ICT specialist 1,5 Anorganisch Teamleider 1,0 Hoofdanalist 2,0 Analist 10,7 Organisch / metalen Teamleider 1,0 Hoofdanalist 4,6 Analist 7,0 Klantenservice Teamleider 1,0 Coördinatie 1,0 Medewerker 3,0 monsterontvangst Monsternemer 5,0 Totaal 42,8
4.4
Cao en Sociaal Plan
Omdat beide waterschappen de SAW volgen voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden ligt het voor de hand om ook voor de nieuwe laboratoriumorganisatie de SAW te blijven volgen. Zowel waterschap Regge en Dinkel als Waterschap Groot Salland heeft een vigerend sociaal plan of sociaal statuut, maar deze zijn voor de nieuwe organisatie die ontstaat als zodanig niet bruikbaar. Uit oogpunt van rechtsgelijkheid moet ten behoeve daarvan een nieuw sociaal plan worden afgesproken met de vakbonden. In dit sociaal plan worden onder andere de cao keus, de plaatsingsprocedure, afspraken over arbeidsvoorwaarden en flankerende beleidsmaatregelen (bijvoorbeeld rondom herplaatsing en wijziging van standplaats) uitgewerkt. Voor het overleg over het sociaal plan wordt een zogenoemd Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) ingesteld, waarin werknemers- en werkgeversvertegenwoordigers vanuit de aan de samenwerking deelnemende organisaties die nu het laboratoriumpersoneel in dienst hebben participeren. De grondslag voor dit overleg vormt een door deze besturen vast te stellen regeling.
PAGINA
16/30
+2
5
|
5.1
5.
=1
Financiën
Inleiding
In de business case is aangetoond, dat samenvoeging van beide laboratoria tot één geïntegreerde laboratoriumorganisatie die werkt voor 7 waterschappen, vanaf 1 januari 2017 structureel een substantieel financieel voordeel oplevert op macroniveau van € 984.000 per jaar, voor de optelsom van chemisch en hydrobiologisch laboratorium. In dit hoofdstuk wordt de gezamenlijke besparing van de ‘chemische samenwerking’ nader geraamd (de ‘hydrobiologische samenwerking wordt in hoofdstuk 6 behandeld). Hierbij is uitgegaan van een lagere meetvraag dan nu en ook lager dan waar in de business case vanuit werd gegaan, waardoor het aantal fte lager kan zijn en een substantiële verbouwing van het pand aan de Loggerweg in Zwolle (waar bij de business case nog van werd uitgegaan) vooralsnog niet nodig is. Het structurele voordeel in euro’s komt daardoor voor ‘chemie’ € 350.000 hoger uit dan in de business case. Het voordeel van de samenwerking valt niet automatisch in gelijke mate toe aan alle deelnemers. In paragraaf 5.15 wordt op het vraagstuk van de kostenverdeling ingegaan.
5.2
Uitgangspunten
De raming van de kosten van het nieuwe (chemische) laboratorium is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Uitgegaan is van de structurele kosten en de incidentele transitiekosten (te weten: flankerend personeelsbeleid, projectkosten en desintegratiekosten). Uiteindelijk wordt bij de verdeling over de deelnemers voorgesteld af te zien van de compensatie voor desintegratiekosten die bij de twee laboratorium houdende waterschappen ontstaan. Alle bedragen worden gepresenteerd in prijspeil 2013. De ontwikkeling van de meetvraag bepaalt in belangrijke mate de ontwikkeling van de kosten. Er moet in elk jaar voldoende personele bezetting zijn om de meetvraag te kunnen verwerken. Per 1-1-2014 wordt gestart met een personele formatie van maximaal 48,2 fte. Het management van het nieuwe lab moet de formatie in 3 jaar afslanken tot de structurele omvang in 2017 bereikt is. Gebouw Loggerweg (Zwolle) wordt tegen boekwaarde overgedragen aan de nieuwe laboratoriumorganisatie, de grond blijft eigendom van Groot Salland. De apparatuur en vervoermiddelen van beide huidige laboratoria worden tegen boekwaarde overgedragen. Zolang de nieuwe laboratoriumorganisatie gebruik maakt van ruimte in het gebouw van Regge en Dinkel (2014-2016), huurt het de ruimte volledig. Deze afspraak voorkomt desintegratiekosten in 2014-2016 en biedt Regge en Dinkel de mogelijkheid voor de periode nadien tijdig een andere bestemming te vinden. Ondersteuning wordt op zakelijke basis ingehuurd: Groot Salland ondersteunt wat snel ter plaatse moet zijn (m.n. ICT en financiën/controlling) en Regge en Dinkel ondersteunt wat op afroep kan (P&O). In de transitiefase ondersteunt Regge en Dinkel ook ICT voor de daar nog werkzame personen. Zo worden de desintegratiekosten die bij beide waterschappen ontstaan door sluiting van hun eigen laboratorium gemitigeerd.
PAGINA
17/30
+2
5
5.3
=1
Analyses die het laboratorium technisch niet zelf kan uitvoeren, besteedt het uit. De integrale kosten hiervan worden rechtstreeks gefactureerd bij het betreffende waterschap. Dit valt buiten de begroting van de nieuwe laboratoriumorganisatie en ook buiten de verdeelsleutel. Daarom is hier in de kostenberekening geen bedrag voor opgenomen. De deelnemers die zelf de monsters nemen (en dus niet in opdracht uit laten voeren door het laboratorium) zijn zelf verantwoordelijk voor het nemen van monsters en het transport ervan. De transportkosten en de kosten van een steunpunt hiervoor blijven voor rekening van de deelnemers. In de kostenberekening is hiervoor geen bedrag opgenomen. Meetvraag
De meetvraag was in 2012 nog 4.212.643 ILOW-punten (incl. uitbesteding door Regge en Dinkel). In 2013 heeft Regge en Dinkel zijn meetvraag verlaagd met 105.835. Voor 2014 neemt de meetvraag van Regge en Dinkel verder af met 230.000. Voor de nieuwe laboratoriumorganisatie wordt dan een meetvraag verwacht van afgerond 3.530.000 ILOW-punten. Dit is incl. de meetvraag van Zuiderzeeland en van Vallei en Veluwe die nu via GBLT het laboratorium bereikt en incl. werk voor derden (87.500 ILOW-punten). Vanaf 2014 kan dit aantal als structureel ongeveer constant worden beschouwd.
5.4
Personeelslasten
In 2012 was de totale begrote personeelsomvang nog 54,9 fte (bij het laboratorium Groot Salland: 31,9 fte en bij dat van Regge en Dinkel: 23,0 fte). Eind 2013 zal het beschikbare aantal zijn afgenomen tot 48,2 fte. Groot Salland zorgt ervoor dat er uit Zwolle maximaal 31,7 fte overgaan naar het nieuwe laboratorium en Regge en Dinkel zorgt ervoor dat er uit Almelo maximaal 16,5 fte overgaan naar de nieuwe laboratoriumorganisatie. Bij de verwachte meetvraag is de volgende personeelsbezetting benodigd: 2014 2015 2016 2017
46,3 46,3 45,0 42,8
fte fte fte (uitgaande van enige doelmatigheidswinst) fte (uitgaande van volledige doelmatigheidswinst)
In deze aantallen zijn indirecte functies inbegrepen: 7,5 in de jaren 2014-2016 en structureel 6,5 vanaf 2017. Dit zijn de indirecte functies op het laboratorium zelf: eigen management, kwaliteit en ondersteuning. In onderstaande berekeningen is aangenomen, dat in 2014 48,2 fte aan overkomende bezetting nog op de payroll van de laboratoriumorganisatie staan. Taakstellend is het aantal van 42,8 fte in 2017. Dat is uitgangspunt voor de berekening van de personeelskosten vanaf 2017. Op termijn zal de formatie voor een deel bestaan uit een flexibele schil. Omvang en moment worden bepaald door het bestuur van de laboratoriumorganisatie. In 2015 en 2016 zal de benodigde formatie zoals uit bovenstaande tabel blijkt geleidelijk kleiner worden. In die jaren kan gerekend worden met het ook daadwerkelijk benodigde aantal fte. De bezetting houdt hiermee vanaf 2015 gelijke tred door gericht te sturen op reductie van de bezetting. Overtal doet zich dan alleen in 2014 voor.
benodigd op payroll 3
2012 (feit)
2013 (feit)
54,9
51,2
2014 (raming) 46,3 48,2
2015 (raming) 46,3 46,3
2016 (raming) 45,0 45,0
2017 (taakstelling) 42,83 42,8
Op termijn zal de formatie voor een deel bestaan uit een flexibele schil.
PAGINA
18/30
5
+2
=1
Vervolgens kan het aantal fte worden vertaald in personeelskosten per jaar. In 2013 was het bedrag per fte voor zowel het laboratorium van Groot Salland als dat van Regge en Dinkel begroot op ca. € 64.500 per fte. Door dit bedrag te vermenigvuldigen met 51,2 fte (op de payroll), ontstaat de raming van de personeelskosten van 2013: € 3.302.000. Daarna vindt geleidelijk uitstroming plaats. Per uitstromer is met een besparing van € 53.700 gerekend (een lager bedrag dan € 64.500, omdat het in belangrijke mate gaat om analisten, waarvan het salaris lager ligt dan het gemiddelde). Daarmee ontstaat de volgende kostenontwikkeling: 2014 € 3.141.000 2015 € 3.038.000 2016 € 2.969.000 2017 € 2.851.000
5.5
Goederen en diensten (incl. onderhoud)
Evenals de personeelskosten dalen vooral de kosten van gebruiks- en verbruiksgoederen bij een afname van de meetvraag. Over deze hele post is deze afname slechts partieel. Uitgegaan is van een afname van de totale kosten van deze post van 0,67% per 1% procent afname van de meetvraag. Voor alle jaren komt deze kostenpost dan op € 1.128.000.
5.6
Huisvesting
De boekwaarde van het gebouw Loggerweg (excl. de grond die eigendom blijft van Groot Salland) is ca. € 0,5 mln. Huisvestingskosten Loggerweg bestaan uit kapitaallasten van het gebouw, onderhoud, energiekosten, verzekeringen, e.d. In 2012 was hiervoor bij Groot Salland € 374.500 geraamd. In prijzen van 2013 lijkt jaarlijks € 400.000 voldoende, rekening houdend met een kleine investering in 2014 (inpassing) en enig ruimte voor onvoorzien in 2017. Drie jaar lang gebruikt de nieuwe laboratoriumorganisatie nog de huidige ruimte bij Regge en Dinkel. Uitgegaan wordt van een gefaseerde afbouw van het gebruik, zodat de vrijkomende m2 (in overleg) weer ter beschikking komen van Regge en Dinkel. De kosten voor deze tijdelijke huisvesting bedragen normaal gesproken € 217.000 per jaar. Om tot een evenwichtige uitkomst in de periode 2014 – 2016 te komen is Regge en Dinkel bereid af te zien van een vergoeding voor het gebruik van de laboratoriumruimte in Almelo. Daarnaast huurt de nieuwe laboratoriumorganisatie een gedeelte van het ‘Deltaplast-gebouw’ van Groot Salland (voor opslag). Dit kan (zolang niet verbouwd wordt) voor € 30.000 per jaar gehuurd worden (2/3 van het gebouw). De kosten voor huisvesting worden daarmee al met ingang van 2014 structureel op € 430.000 geraamd.
5.7
Kapitaallasten apparaten en vervoermiddelen
Apparaten en vervoermiddelen worden tegen boekwaarde door de nieuwe laboratoriumorganisatie overgenomen. In 2012 was bij Groot Salland € 115.000 aan kapitaallasten geraamd en bij Regge en Dinkel € 127.000. De apparaten zijn in 2014 e.v. verder afgeschreven. Daar staan wat nieuwe apparaten tegenover, maar door de fusie is ook enige tijd minder aankoop nodig. Per saldo lijkt in structurele zin (m.i.v. 2017) een bedrag van € 250.000 per jaar voldoende. Gedurende de jaren 2014 t/m 2016 kan worden volstaan met een bedrag van € 150.000. Regge en Dinkel neemt in die jaren de (kapitaal)lasten van € 100.000 van de apparaten en vervoermiddelen nog voor eigen rekening, net zoals dat bij de huisvesting het geval is.
PAGINA
19/30
5
5.8
+2
=1
Ondersteuning
Deze ondersteuning is berekend als opslagpercentage op de onder 5.4 tot 5.7 genoemde kosten. Bedragen x € 1.000 Personeelskosten Goederen & diensten Huisvesting Kapitaallasten app+verv Subtotaal
2014 3.141 1.128
2015 3.038 1.128
2016 2.969 1.128
430 150 4.849
430 150 4.746
430 150 4.677
2017 2.851 1.128 430 250 4.659
Het percentage dat in rekening wordt gebracht kan in ieder geval iets omlaag (aandeel management). Voor de uiteindelijke kosten (structureel vanaf 2017) is gerekend met 8% over bovenstaand subtotaal, verdeeld als 6% voor Groot Salland en 2% voor Regge en Dinkel. Zolang Regge en Dinkel nog een deel van het laboratorium huisvest, vindt ondersteuning kantoorautomatisering van dat deel niet plaats vanuit Groot Salland, maar vanuit Regge en Dinkel. Van de totale 6% ondersteuning in 2014 die in principe door Groot Salland wordt geboden, heeft een kwart betrekking op kantoorautomatisering. De eerste jaren zal een deel van dat kwart (= een deel van afgerond € 70.000) niet door Groot Salland maar door Regge en Dinkel worden geleverd. Op de locatie Almelo zal in 2014 minder personeel zijn dan in Zwolle, daarom wordt deze tijdelijke ondersteuning in 2014 op € 30.000 geraamd. Dit aandeel zal tijdens de transitieperiode afnemen tot 0 in 2017. Bedragen x € 1.000 Te betalen door laboratorium (8% van subtotaal) Structureel aan: Groot Salland Regge en Dinkel
2014 388
Tijdelijk extra voor R&D Tijdelijk minder voor WGS 5.9
2015 380
2016 374
2017 374
291 97
285 95
280 94
280 94
+ 30 - 30
+ 20 - 20
+ 10 - 10
Inkomsten derden
Hiervoor wordt € 150.000 voor elk jaar geraamd. Het gaat hier om analyses die worden uitgevoerd in opdracht van partijen die geen deelnemer zijn, zoals provincies. Genoemd bedrag correspondeert met de prognose van het werkaanbod voor het laboratorium.
5.10 Reiskosten Het gaat hier om de extra reiskosten (sociaal plan). Voor 2014 wordt gerekend met € 30.000 extra reiskosten. Dit bedrag zal stijgen door overplaatsing van Almelo naar Zwolle en dalen door vertrek van medewerkers. Uiteindelijk wordt het 0 (einde regeling). In de berekening is uitgegaan van € 30.000 voor alle jaren tot en met 2017.
5.11 Flankerend personeelsbeleid Voor de combinatie van outplacement en vrijwillig ontslag is in de berekening uitgegaan van gemiddeld € 40.000 of minder. Bij 5,4 fte is budgettaire ruimte geraamd van ca. € 195.000, gelijkelijk verdeeld over de jaren 2014-2016.
PAGINA
20/30
5
+2
=1
5.12 Projectkosten Eerdere ramingen gingen nog uit van een snelle verhuizing. Nu het geleidelijker en ook minder omvangrijk gaat, kan naar verwachting volstaan worden met de helft van de in de business case geraamde € 400.000. Gerekend is met € 50.000 in zowel 2014 als 2015 en met € 100.000 in 2016.
5.13 Desintegratiekosten De desintegratiekosten van Regge en Dinkel voor wegvallende ondersteuning/overhead zijn thans € 245.000. In 5.8 wordt voorgesteld een deel van de ondersteuning bij Regge en Dinkel onder te brengen. Regge en Dinkel ontvangt dan jaarlijks een ondersteuningsbijdrage van ruim € 90.000. Daarnaast is sprake van een tijdelijke (aflopende) bijdrage zolang er ondersteuning wordt geleverd t.b.v. het laboratorium, locatie Almelo. Daar komt nog eens € 9.000 extra ondersteuning voor hydrobiologie bij. In 2014 vervalt dan per saldo de ‘dekking’ van € 245.000 -/- afgerond € 130.000 = € 115.000. Regge en Dinkel neemt dit bedrag voor eigen rekening. Ook ziet Regge en Dinkel af van een tijdelijke vergoeding van de huisvestingskosten (€ 217.000) en de kapitaallasten apparaten en vervoermiddelen (circa € 100.000). Zie de paragrafen5.6 en 5.7 voor een nadere toelichting. Ofschoon er derhalve wel degelijk desintegratiekosten zijn, worden die door Regge en Dinkel binnen de eigen begroting opgevangen en gesaldeerd met de andere voordelen als gevolg van de fusie van het laboratorium.
5.14 Door de deelnemers op te brengen bedragen In totaal moeten dan de volgende bedragen worden opgebracht: Bedragen x € 1.000 Personeelskosten Goederen & diensten Huisvesting Kapitaallasten app+verv Inhuur ondersteuning Inkomsten derden Extra reiskosten Flankerend pers.beleid Projectkosten Totale kosten lab Desintegratiekosten Totaal op te brengen
2014 3.141 1.128 430
2015 3.038 1.128 430
2016 2.969 1.128 430
2017 2.851 1.128 430
150 388 - 150 30 65 50 5.232 0 5.232
150 380 - 150 30 65 50 5.121 0 5.121
150 374 - 150 30 65 100 5.096 0 5.096
250 374 - 150 30 0 0 4.913 0 4.913
De totale op te brengen kosten dalen dan direct met 10% in 2014 en in de jaren daarna nog eens met circa 2% per jaar tot het structurele bedrag dat in 2017 bereikt wordt. Uiteindelijk zullen de kosten na fusie 15,5% dalen.
5.15 Verdeling kosten geïntegreerde laboratoriumorganisatie Op basis van de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden is na intensief overleg de uiteindelijke kostenverdeling tot stand gekomen: 1. De samenwerking mag er niet toe leiden dat waterschappen gemiddeld genomen met hogere kosten geconfronteerd worden dan zij nu besteden aan de laboratoriumtaak. 2. De sleutel moet eenvoudig, transparant, uitlegbaar en fiscaal proof zijn en een relatie laten zien tussen het volume aan werkzaamheden dat voor een waterschap wordt verricht en de bijdrage die verschuldigd is.
PAGINA
21/30
5
+2
=1
3. Gekozen wordt voor een gemeenschappelijke regeling met een koepelvrijstelling, waardoor jaarlijkse afrekening op basis van de daadwerkelijke werklast per waterschap nodig is. 4. Alle deelnemers zullen binnen een korte termijn voordeel moeten hebben bij de fusie. 5. De raming ILOW-punten wordt voor alle deelnemers direct in 2014 gefixeerd op het structurele niveau 2017. 6. Chemie en hydrobiologie hebben (nog) niet dezelfde deelnemers en de meetvraag wordt ook anders bepaald. Daarom hebben zij aparte verdeelsleutels. 7. Deelnemers die aan beide deelnemen, kunnen rekenen met het gesaldeerde effect van chemie en hydrobiologie. Voor 2014 tot en met 2017 is uitgegaan van de volgende meetvraag:
Vechtstromen Rijn & IJssel Groot Salland Vallei & Veluwe Zuiderzeeland Reest & Wieden
ILOWpunten x 1.000 1.106 525 396 680 414 320 3.441
%
32,14 15,26 11,51 19,77 12,02 9,30 100,00
Dit leidt tot de volgende kostenverdeling: Voor de onderstaande bijdragen 2014-2017 geldt dat deze zijn geraamd tegen prijspeil 2013. In de Begroting 2014 zal dus nog worden gecorrigeerd voor inflatie. Bedragen x € 1.000
2013
2014
2015
2016
2017
2.227
1.682
1.646
1.638
1.579
850
798
781
778
750
600
602
589
586
565
1040
1.034
1.012
1.007
971
Zuiderzeeland
626
629
616
613
591
Reest & Wieden
485
487
476
474
457
5.828
5.232
5.121
5.096
4.913
Vechtstromen (excl. teruggang tijdelijke kosten) Rijn & IJssel Groot Salland Vallei & Veluwe
Totaal
Ten opzichte van 2013 bedraagt het voordeel:
PAGINA
22/30
5
+2
=1
voor Vechtstromen 29% voor Rijn en IJssel 12% voor de andere 5 waterschappen, “Zwolse deelnemers” 6%. Vechtstromen komt 17% gunstiger uit als gevolg van de daling van zijn meetvraag. Dat verklaart het verschil tussen Vechtstromen en Rijn en IJssel. Wat resteert, is de doelmatigheidswinst. Deze is voor de “Almelose” deelnemers 12% en voor de “Zwolse” deelnemers 6%. Dit verschil is het gevolg van het verschil in uitgangspositie: een deelnemer met een minder gunstige prijs per ILOW-punt heeft nu eenmaal meer baat bij de samenvoeging dan een deelnemer met een gunstiger prijs. Verschil in schaal speelt hier een rol bij. 5.16 Vergelijking met de besparing in de business case In de business case was de gezamenlijke besparing voor de optelsom van chemisch en hydrobiologisch laboratorium op € 984.000 per jaar geprognosticeerd (vanaf 2016). Dat was het verschil tussen € 7.455.000 (= raming 2014 zonder fusie + 6% inflatie tot 2016) en € 6.471.000 (= raming 2016 na fusie). De raming die nu wordt gepresenteerd is zonder inflatie. Verder is uitbesteding nu buiten beschouwing gelaten. Om te bezien of de eerder berekende gezamenlijke structurele besparing nog overeind staat voor het onderdeel chemie, is 2017 als referentie genomen. In de business case was de totale kostenraming voor 2017 € 6.666.000. Voor de vergelijking is dit bedrag geschoond van hydrobiologie (€ 568.000), uitbesteed onderzoek (€ 433.000) en 4 jaar inflatie (ca. € 400.000). Daarmee zou de raming van de business case voor 2017 op € 5.265.000 uitkomen. Nu komt de inschatting voor 2017 op € 4.913.000 uit, ofwel een € 350.000 hogere besparing dan al was opgenomen in de business case. Dit is vooral het gevolg van een lager geraamde meetvraag van Regge en Dinkel, op grond waarvan het aantal fte verlaagd is, een substantiële verbouwing vooralsnog niet nodig is en minder geld nodig is voor gebruiksgoederen. Totaal komt het besparingsvoordeel door integratie zo uit op € 1,3 mln. Daarnaast is er in de transitiefase geen desintegratie van overhead meer. Over 3 jaren getotaliseerd gaat het dan om een bedrag van € 488.000. Vechtstromen is bereid is af te zien van een vergoeding hiervoor om tot een evenwichtige uitkomst van de bijdragen van de deelnemers over de jaren 2014-2016 te komen.
PAGINA
23/30
+2
5
|
6.1
6.
=1
Hydrobiologisch laboratorium
Inleiding
Hydrobiologische laboratoriumwerkzaamheden worden nu uitgevoerd door waterschap Groot Salland voor 4 waterschappen (jaaromzet ca. € 360.000). Het hydrobiologisch onderzoek voor waterschap Regge en Dinkel wordt op dit moment uitbesteed aan de markt. De uitbestedingskosten van waterschap Regge en Dinkel wat betreft de onderzoeken naar macrofauna en fytoplankton zijn momenteel €145.000 (€189.000 incl. BTW). In dit hoofdstuk wordt verkend wat de impact is van de beslissing om de hydrobiologische laboratoriumwerkzaamheden ook onder te brengen in de nieuwe laboratoriumorganisatie. Als basis voor deze verkenning is genomen, dat waterschap Groot Salland het hydrobiologisch laboratorium inbrengt en de gehele meetvraag van waterschap Regge en Dinkel over gaat naar de nieuwe laboratoriumorganisatie. 6.2
Harmonisatie
Harmonisatie met de werkwijze van het chemische laboratorium is voor hydrobiologische werkzaamheden niet relevant en soms ook niet wenselijk. Zo is het niet voor de hand liggend om de opslag van data naar één Lims toe te schrijven. Biologische data worden opgeslagen in het recent in gebruik genomen programma Dawaco. Bovendien valt de monsterneming van hydrobiologische monsters niet onder de accreditatie, maar geldt het handboek hydrobiologie. Op dit moment is het laboratorium alleen gecertificeerd voor macrofauna. Harmonisatie op deze punten is dus niet mogelijk en ook niet nodig. Voorgesteld wordt daarom om hydrobiologische werkzaamheden buiten de harmonisatie te houden. Prijzen voor hydrobiologisch onderzoek worden dan ook apart bepaald. 6.3
Kwaliteitsborging
Het hydrobiologische onderzoek is nu gecertificeerd via ISO 9001. Van belang is dat deze certificering wordt behouden. Accreditatie van biologisch onderzoek is op termijn een mogelijkheid, maar niet noodzakelijk bij de samenvoeging van de laboratoria. 6.4
Kansen en ontwikkelingen
Wat betreft hydrobiologisch werk is er concrete belangstelling van de waterschappen Reest en Wieden en Rijn en IJssel. Reest en Wieden heeft recent al aangegeven te overwegen het hydrobiologisch werk uiterlijk op 1 januari 2017 over te dragen aan de nieuwe laboratoriumorganisatie. Er zijn momenteel twee hydrobiologische analisten werkzaam bij Reest en Wieden. Bij Rijn en IJssel is vooral het moment voor een natuurlijke overgang naar een ander laboratorium belangrijk voor overdracht. De exacte hydrobiologische analysevraag van Reest en Wieden en Rijn en IJssel is nog niet bekend. Duidelijk is dus dat hydrobiologische werkzaamheden zeer concrete groeikansen bieden voor de nieuwe laboratoriumorganisatie. 6.5
Formatie en kosten
De formatie voor hydrobiologie bij Groot Salland is op 1 juli in 2013 6,1 fte. Hydrobiologie
Teamleider Analist A Analist B
0,3 1,0 4,8
De hydrobiologische werkzaamheden voor Regge en Dinkel kunnen, gegeven het actuele volume, niet in zijn geheel uitgevoerd worden door de beschikbare formatie. Voor het overgrote deel is dit wel mogelijk omdat een deel van de huidige werkzaamheden van de hydrobiologische analisten elders binnen
PAGINA
24/30
5
+2
=1
waterschap Groot Salland worden ondergebracht. Hierdoor ontstaat ruimte in de huidige formatie die voor het werk van Regge en Dinkel kan worden ingezet. Voorgesteld wordt de formatie vooralsnog niet uit te breiden en te wachten tot waterschap Reest en Wieden en waterschap Rijn en IJssel de werkzaamheden in de laboratoriumorganisatie onderbrengen. Zo blijft formatieruimte beschikbaar voor de medewerkers van beide waterschappen. Een deel van het onderzoek zal daarom de komende jaren nog worden uitbesteed aan de markt. 6.6
Ondersteunende diensten ten aanzien van het hydrobiologisch laboratorium
Huisvesting Wat betreft de hydrobiologische onderzoeken geldt dat deze zonder verbouwing kunnen worden uitgevoerd op de huidige locatie bij de Dr. Van Thienenweg te Zwolle. Indien forse uitbreiding van deze werkzaamheden plaatsvindt, moet een nieuwe overweging ten aanzien van doelmatige huisvesting worden gemaakt. Het bestuur van de belastingorganisatie beslist daar dan over. ICT Het hydrobiologisch laboratorium heeft een eigen software systeem. Deze zal voorlopig in het kantoor van waterschap Groot Salland gepositioneerd blijven. Formeel zal wel overdracht moeten plaatsvinden aan het nieuwe laboratorium. Apparatuur Wat betreft apparatuur blijkt dat er geen extra investeringen nodig zijn ten behoeve van het nieuwe laboratorium. De transitiekosten zijn becijferd als nihil omdat veel apparatuur in beide laboratoria al is afgeschreven. Eventuele benodigde investeringen zijn dus reguliere investeringen die niet zijn toe te schrijven aan de samenvoeging. De ondersteuning van de overige diensten, vindt op dezelfde wijze plaats als bij het chemisch laboratorium. 6.7
Kosten hydrobiologisch laboratorium
De personeelskosten kunnen worden geraamd op € 366.000. Hierbij is er vanuit gegaan dat analyses van macrofauna en fytoplankton van Regge en Dinkel (90% van hun totaal) richting het gezamenlijk laboratorium gaan en dat dit met de huidige bezetting in staat hiervan 90% zelf te doen. De resterende 10% wordt door het gezamenlijke laboratorium uitbesteed (kosten € 20.000 incl. BTW). Verder is er vanuit gegaan dat Groot Salland onderzoek van vegetatie/dijken, dat tot nu toe buiten de gemene rekening bleef, daarbinnen brengt. Daarmee neemt het aandeel van Groot Salland toe. Personeels- en werkgerelateerde kosten zullen ca. € 26.000 bedragen. Huisvesting (incl. dienstverlening binnen het kantoor) kost conform de huidige werkwijze € 53.000. Dat leidt tot een subtotaal van € 465.000. Volgens de huidige werkwijze ontvangt WGS van de “gemene rekening” € 28.000 overhead management e.d. , € 12.000 ondersteuning P&O e.d. en € 35.000 ondersteuning ICT/Fin/overig. In totaal € 75.000. Nu kan worden overeengekomen 6% ondersteuning bij WGS neer te leggen en 2% bij R&D (cf. chemisch lab). Dit wordt berekend over het subtotaal. Dan ontvangt WGS € 28.000 en R&D € 9.000. Het aandeel management e.d. vervalt helemaal (ligt bij chemisch lab).
PAGINA
25/30
5
+2
=1
De kosten van het onderdeel hydrobiologie komen daarmee op € 502.000. Op grond van de verwachte analysevraag kan worden aangenomen dat Regge en Dinkel hiervan € 105.000 gaat bijdragen. Daarnaast zal het nog voor € 25.000 ander onderzoek dan macrofauna en fytoplankton uitbesteden. De kosten voor Regge en Dinkel worden dan in totaal € 130.000. In de business case werd nog uitgegaan van € 250.000 in prijzen van 2014. In prijzen van 2013 is dat € 245.000, zodat voor Regge en Dinkel vanaf 2014 een besparing van € 115.000 mogelijk is. Samen met Velt en Vecht (€ 6.000 besparing) levert dat Vechtstromen vanaf 2014 een jaarlijkse besparing van € 121.000 op. Groot Salland zal door deze samenwerking ca. € 13.000 per jaar besparen, Vallei en Veluwe € 16.000, Zuiderzeeland € 6.000. Waterschap Groot Salland verliest op deze wijze jaarlijks € 47.000 voor dekking van overhead. Regge en Dinkel krijgt er € 9.000 per jaar bij.
PAGINA
26/30
+2
5
|
7.
7.1
=1
Transitieproces
Inleiding
De bedoeling is dat de laboratoria van Groot Salland en Regge en Dinkel per 1 januari 2014 onder eenheid van bestuur en leiding worden gebracht en de periode tot uiterlijk 1 januari 2017 wordt benut om tot een volledige integratie van beide laboratoria te komen, zodat vanaf laatstgenoemde datum het laboratorium integraal functioneert zoals in dit bedrijfsplan uitgewerkt is. In dit hoofdstuk wordt de aanpak van het transitieproces beschreven. 7.2
Creëren eenheid van bestuur en leiding
De gemeenschappelijke regeling Waterschapslaboratorium Rijn Oost (werktitel) zal eind 2013 door de 7 waterschappen samen worden opgericht en vanaf 1 januari 2014 de laboratoriumtaken gaan uitvoeren. Het bestuur van de GR is vanaf dat moment verantwoordelijk voor de laboratoriumorganisatie en draagt de dagelijkse leiding op aan een directeur. De uitrol van het transitieproces tussen 1 januari 2014 en uiterlijk 31 december 2016 gebeurt daarmee onder leiding en verantwoordelijkheid van dit bestuur en deze directeur. Doordat alle waterschappen deel uitmaken van het bestuur houden zij invloed en zeggenschap over het verloop van de transitie en realisatie van de beschreven formatiereductie en efficiencywinst. 7.3
Herverdeling werk over beide laboratoria
Chemische analyse In de periode 2014-2016 worden op beide locaties nog chemische analyses uitgevoerd. Doelmatigheid is leidend als in deze periode analysewerkzaamheden overgaan van de ene naar de andere locatie. ICT Wat betreft de ICT voorzieningen wordt in de periode dat het laboratorium nog deels op de locatie van waterschap Regge en Dinkel werkzaam is de ICT architectuur en het LIMS door waterschap Regge en Dinkel (Vechtstromen) in stand gehouden. PIOFAC In de periode dat het laboratorium bij waterschap Regge en Dinkel nog werkzaam is, zal ook kantoorautomatisering, facilitaire zaken (toegang gebouw, catering, postverzending), onderhoud etc. door het waterschap Regge en Dinkel (Vechtstromen) in stand worden gehouden. 7.4
Realisatie formatiereductie
In de jaren 2014 – 2016 moet de formatie van de laboratoria worden terug gebracht met 5,4 fte. Onderstaande tabel schetst een beeld hoe dat verloopt. Jaar 2014 2015 2016 2017
-
chemie fte 48,2 46,3 45,0 42,8
+ + + +
hydrobiologie fte 6,1 6,1 6,1 6,1
Omdat vanaf 2014 nog chemische laboratoriumwerkzaamheden worden verricht op 2 locaties zijn meerdere staffuncties nog ‘dubbel’ noodzakelijk, denk daarbij aan applicatiebeheerders en kwaliteitsfunctionarissen. Uiterlijk per 1 januari 2017 is, door alle chemische analyses onder 1 dak te brengen, de optimale efficiency bereikt. De tabel moet als richtinggevend worden beschouwd voor het tempo, waarin de formatie wordt afgebouwd. Vast staat dat, uitgaande van de
PAGINA
27/30
5
+2
=1
geprognosticeerde meetvraag van ruim 3,5 miljoen ILOW-punten, vanaf 1 januari 2017, met een bezetting voor het chemisch laboratorium van 42,8 fte wordt gewerkt, waarbij het streven is -zodra de personeelsbezetting dat toe laathiervan een deel in de vorm van een flexibele schil in te vullen. Het is de taakstellende opdracht voor de directeur van de nieuwe organisatie om deze reductie te effectueren en het bestuur van de belastingorganisatie ziet toe op de realisatie ervan. 7.5
Beheersmaatregelen
Een aantal maatregelen zijn noodzakelijk om het transitieproces zo geruismogelijk te doen verlopen. Al in 2013 worden een tiental bouwteams (ICT, Kwaliteit, huisvesting, analyses, monsterneming etc.) geformeerd die de fusie vakinhoudelijk gaan voorbereiden. De bouwteams worden in deze fase (2013) aangestuurd door het kernteam, daarna (vanaf 1-1-2014) door de Teamleiders en de directeur. Een paar bouwteams, ICT en Kwaliteit, zijn al gestart. Ook in de transitieperiode wordt de meetvraag vanuit de ‘markt’ actief gevolgd om een eventuele daling van de meetvraag van de waterschappen op te kunnen vangen. Gezien de efficiency processen die zijn uitgevoerd bij de deelnemers uit de GR, is de kans op een forse verdere daling van de meetvraag klein. Bij een eventuele forse uitbreiding van de vraag, of bij apparatuur storing, kan tijdelijk een beroep worden gedaan op de laboratoria van Wetterskip Fryslân en waterschap Hunze en Aa’s. (volgens de inspanningsverplichtingsafspraak die geldt tussen bovengenoemde laboratoria en het laboratorium van Groot Salland om in nood elkaars werk op te pakken tegen kostprijs). 7.6
Hydrobiologisch laboratorium
Wat betreft het hydrobiologisch laboratorium wordt gestart met de werkzaamheden van Groot Salland en Regge en Dinkel. De mogelijke aansluiting van de hydrobiologische activiteiten van Waterschap Rijn en IJssel en Waterschap Reest en Wieden zullen na 2014 concreter gaan worden.
PAGINA
28/30
5
|
8.
+2
=1
Conclusies
In dit bedrijfsplan wordt aangetoond dat met samenvoeging van de twee laboratoria tot één geïntegreerde laboratoriumorganisatie chemie en hydrobiologie van en voor 7 waterschappen, wordt voldaan aan de vooraf gestelde doelen. Het levert vanaf 2017 structureel een besparingsvoordeel op van € 1,3 mln. In de jaren 2014 – 2016 is het voordeel geringer vanwege minder vergaande harmonisatie en transitiekosten, maar het perspectief is goed. Samenvoeging draagt bij aan verdere kwaliteitsverbetering door meer specialisatie, standaardisatie van processen en bundeling van werkvolumes. Het biedt medewerkers de kans zich verder te ontwikkelen op hun vakgebied binnen een grotere organisatie. Het vergroot ook de kwaliteit van de uitvoering. Bijkomend voordeel is dat de laboratoriumtaak in deze organisatie, anders dan in de huidige waterschappen, de core business wordt en daarmee alle aandacht krijgt van leiding en bestuur. Het levert daarom ook een meer toekomstbestendige oplossing op dan twee zelfstandige laboratoria. Het derde doel, het creëren van mede eigenaarschap van alle waterschappen, wordt bereikt door te kiezen voor de gemeenschappelijke regeling, waarin alle waterschappen rechtstreeks gaan deelnemen. Zo oefenen zij zeggenschap uit op en in de nieuwe laboratoriumorganisatie en kunnen zij sturen op de prestaties ervan. Ten aanzien van de gekozen uitgangspunten voor het onderzoek zijn er gaandeweg, mede op basis van de tussentijds verschenen business case, nieuwe inzichten ontstaan in de (dalende) ontwikkeling van de meetvraag. Dat inzicht is mee genomen in de uitwerking van de structurele situatie, die uiterlijk op 1 januari 2017 ontstaan zal zijn. Concreet heeft dat geleid tot een kleiner laboratorium (minder formatie, lager budget) en een meer pragmatische huisvestingsoplossing, waardoor investeringen tot het minimum worden beperkt. Om de optimale structurele situatie uiterlijk op 1 januari 2017 bereikt te hebben moet er het nodige werk worden verzet. Het uitgelijnde transitietraject is realistisch en haalbaar, mits er strak op gestuurd wordt. Vooral de opgaaf rondom de reductie van de formatie zal veel aandacht vragen, ook om het op een sociaal verantwoorde wijze te doen. De transitieopdracht wordt belegd bij de directeur, onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de laboratoriumorganisatie. Tegelijkertijd is hierbij de hulp en steun van de waterschappen nodig. Ruimte geven voor harmonisatie en standaardisatie, ook als dat consequenties heeft voor hoe de dienstverlening aan het eigen waterschap verloopt, en begrip hebben voor het feit dat in organisaties in transitie niet alles meteen goed gaat, is daarbij belangrijk. Tot slot is van belang te onderkennen dat een samenwerking als deze alleen succesvol wordt als de deelnemende waterschappen goed eigenaarschap tonen en professioneel opdrachtgever zijn. Deze kwalificaties vertalen zich vooral in de bereidheid om zeggenschap te delen en te werken vanuit collegialiteit en vertrouwen. Op deze twee pijlers is het samenwerkingsverband gebouwd, ook om zo te voldoen aan regels van aanbesteding, mededinging, staatssteun en fiscaliteit.
PAGINA
29/30
5
+2
=1
PAGINA
30/30
