Implementatieplan voor het Bedrijfsplan Erfgoedcentrum DïEP Exploitatie en bedrijfsvoering 2008 - 2011 Tot de ingebruikname van de nieuwbouw
15 augustus 2008
Inleiding
Op 15 juli jl. heeft het College van burgemeester en wethouders kennis genomen van het bedrijfsplan van Erfgoedcentrum DiEP. Conform het protocol organisatieontwikkeling van de gemeente Dordrecht d.d. 22 mei 2006 moet er, voordat het bedrijfsplan voor advies aan de Centrale Ondernemingsraad kan worden voorgelegd, een implementatieplan opgesteld worden. Na de uitbrenging van het advies van de COR kan het College het bedrijfsplan definitief vaststellen. Het implementatieplan beslaat het komende half jaar (september 2008 - maart 2009) en geeft een overzicht van de acties (wat en door wie) die nog ondernomen moeten worden om de vorming van Erfgoedcentrum DiEP tot een intern bedrijf en de ontwikkeling van DiEP tot een erfgoedcentrum met nieuwe producten en diensten met nieuwe presentatievormen succesvol te kunnen realiseren. Volledigheidshalve dient vermeld te worden dat, gelet op het krappe tijdspad, een aantal acties al in gang zijn gezet.
Implementatieplan Erfgoedcentrum DiEP Onderwerp
Actie
Actor(en)
Datum gereed
Het schrijven van een collegevoorstel Het schrijven van een collegevoorstel Het schrijven van een collegevoorstel Het opzetten van een overlegstructuur per jaar Het opzetten van een overlegstructuur per jaar Het opstellen van een jaarplan 2009 en het ontwikkelen van een nieuw acquisitieplan Het opstellen van een jaarplan 2009 en het ontwikkelen van nieuwe presentatievormen Het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst met het restauratieatelier 'Art Conservation' Het eventueel aanpassen, stroomlijnen en vastleggen van de bestaande interne werkprocessen
Directeur DiEP - College van B&W
30 september 2008
Directeur DiEP - College van B&W
30 september 2008
Directeur DiEP - College van B&W
30 september 2008
Directeur DiEP - Directeur Maatschappelijke Ontwikkeling Directeur DiEP - Portefeuillehouder Bedrijven Hoofd Collectiebeheer - Medewerkers DiEP
31 december 2008
Organisatorische aspecten Het vaststellen van het bedrijfsplan Erfgoedcentrum DiEP Het opheffen van de Afdeling DiEP van de sector Cultuur Het vormen van het interne bedrijf Erfgoedcentrum DiEP Het overleg met de directeur Maatschappelijke Ontwikkeling Het overleg met de portefeuillehouder Bedrijven De producten en diensten Bureau Collectiebeheer De producten en diensten Bureau Publieksactiviteiten Het samenwerken met private partners De interne werkprocessen in relatie tot de nieuwe vraaggestuurde en marktgerichte strategie
31 december 2008 31 december 2008
Hoofd Publieksactiviteiten - Medewerkers DiEP
31 december 2008
Hoofd Publieksactiviteiten - Directeur Art Conservation (P. van Dalen) Managementteam DiEP
1 november 2008 1 april 2009
Personele aspecten Het uitvoeren van de plaatsingsprocedure
Het herplaatsen van alle medewerkers conform het protocol en sociaal plan
Directeur DiEP - Personeelsadvies (V. Meijboom)
31 december 2008
Tijdschrijven
Het invoeren van een tijdschrijfsysteem voor alle medewerkers
Hoofd Bedrijfsvoering - Centraal Bureau Cultuur (S. van Dongen)
1 november 2008
Vorming en opleiding
De ondersteuning bij personeelsaangelegenheden
Het opstellen van een vormingsen opleidingsplan in het kader van de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten, het projectmatig en vraaggericht werken en de voortschrijdende digitalisering van de maatschappij Het opstellen van een dienstverleningsovereenkomst met het Shared Service Center Drechtsteden inzake de ondersteuning bij personeelsaangelegenheden
Managementteam DiEP - Medewerkers DiEP
1 april 2009
Hoofd Bedrijfsvoering - Directeur Shared Service Center Drechtsteden
31 december 2008
Het verwerken van de toegezegde kadernota- en ontvlechtingsgelden in de begroting 2009 Het toekennen van de verschillende begrotingsposten aan de bestaande bureauhoofden Het opstellen van een dienstverleningsovereenkomst met het Shared Service Center Drechtsteden inzake de ondersteuning bij met name de Planning en Controlcyclus Het schrijven van een raadsvoorstel in verband met het ontwikkelen en presenteren van nieuwe producten en diensten Het schrijven van een raadsvoorstel in verband met het verbouwen van het Hof voor het presenteren van nieuwe producten en diensten
Centraal Bureau Cultuur (G. van Strien)
31 oktober 2008
Managementteam DiEP - Centraal Bureau Cultuur (S. van Dongen)
31 december 2008
Hoofd Bedrijfsvoering - Directeur Shared Service Center Drechtsteden
31 december 2008
Directeur DiEP - College van B&W - Gemeenteraad
1 oktober 2008
Directeur DiEP - College van B&W - Gemeenteraad
1 oktober 2008
Het overhevelen van de begrotingsposten voor de bedrijfsvoering van het Hofcomplex naar DiEP
Directeur DiEP - Directeur Projectmanagement
31 december 2008
Financiële aspecten Het opstellen van de begroting Het inrichten van Fis@AII aan de organisatiestructuur De ondersteuning bij de financiële taken
Het verstrekken van een deel van het inrichtingskrediet DiEP Het verstrekken van het inrichtingskrediet Hof 10-13
Budgetten voor het Hofcomplex
Huisvesting Het vaststellen van de verantwoordelijkheden en de verdeling van de kosten van het onderhoud aan de gebouwen De huurprijs van de gebouwen De verbouwing van het Hof
Het groot onderhoud aan het gebouw aan het Stek
Het opstellen van een dienstverleHoofd Bedrijfsvoering - Directeur ningsovereenkomst met het VastVastgoedbedrijf goedbedrijf inzake het groot meerjarenonderhoud, jaarlijks serviceonderhoud, calamiteitenonderhoud en gebouwaanpassingen Het opnemen van de huurprijs van Hoofd Bedrijfsvoering - Centraal de gebouwen in de begroting van Bureau Cultuur (S. van Dongen) DiEP Het opstellen van een verbouHoofd Publieksactiviteiten - Direcwingsplan voor het Hof voor het teur Vastgoedbedrijf presenteren van nieuwe producten en diensten Het opstellen van een onderHoofd Bedrijfsvoering - Directeur houdsplan voor het dak, de lift, het Vastgoedbedrijf sanitair en de studiezaal
31 december 2008
31 december 2008 1 april 2009
1 april 2009
ICT-aspecten Het ondersteunen bij ICT-zaken
Het beschikbaarstellen van Cool voor het bewaken van de personeelsbudgetten
Het opstellen van een dienstverleningsovereenkomst met het Shared Service Center Drechtsteden inzake de ondersteuning bij ICTzaken (hardware, kantoorautomatisering, storingen e. d.) Het beschikbaarstellen van Cool voor het bewaken van de personeelsbudgetten
Hoofd Bedrijfsvoering - Directeur Shared Service Center Drechtsteden
31 december 2008
Hoofd Bedrijfsvoering - Directeur Shared Service Center Drechtsteden
31 december 2008
Hoofd Bedrijfsvoering - Medewerker DIV
31 december 2008
Hoofd Bedrijfsvoering - Medewerker DIV
31 december 2008
Informatiemanagement Het afsluiten van het dynamisch archief Het inrichten van een nieuw dynamisch archief
Het afsluiten van de in gebruik zijnde dossiers en verwijderen uit de kasten Het aanmaken van nieuwe dossiers en het inrichten van de kasten
Het inrichten van een managementinformatiesysteem
Het opzetten van een informatiebeleid als sturingsinstrument voor de organisatie
Managementteam DiEP
1 april 2009
Het verzorgen van de in- en externe communicatie over de interne verzelfstandiging van DiEP en het bedrijfsplan Het schrijven van een marketingplan voor het vergroten van de naamsbekendheid en markt van de producten en diensten van DiEP Het inzetten van de doorontwikkelde huisstijl voor interne bedrijven om het product 'DiEP' een grotere naamsbekendheid te geven Het schrijven van een plan voor het verwerven van fondsen en subsidies voor het realiseren van nieuwe producten en diensten
Publieksmedewerker DiEP - Communicatieadvies (M. van Rijsbergen)
31 december 2008
Hoofd Publieksactiviteiten - Publieksmedewerker DiEP
1 april 2009
Hoofd Publieksactiviteiten - Publieksmedewerker DiEP
31 december 2008
Hoofd Publieksactiviteiten - Publieksmedewerker DiEP
1 april 2009
Communicatieaspecten Het opstellen van een communicatieplan Het opstellen van een marketingstrategie Het gebruik van de huisstijl
Fondsen- en subsidiewerving
