Gemeente Boxmeer Onderwerp: Voorstel tot beschikbaarstelling van een krediet van € 176.005,00 voor de concentratie van de dienstverlening aan de burger - de publieksbalie - op de vestiging Bakelgeertstraat, vooruitlopend op de beoogde dienstverlening (fysiek en bedrijfsmatig) in het nieuwe gemeentehuis. Nummer:
AAN de Raad van de gemeente Boxmeer Boxmeer, 25 september 2007
Aanleiding Bij de (fysieke) ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis dient ook de bedrijfsvoering “te staan als een huis”.
Nadere toelichting Besturingsfilosfie Volgens de dienstverleningsfilosofie van de gemeente Boxmeer zijn een aantal afdelingen / taakvelden binnen de ambtelijke organisatie overwegend gericht op het BESTUUR terwijl een aantal andere afdelingen / taakvelden overwegend zijn gericht op de BURGER. Nieuwbouw gemeentehuis Om de dienstverlening aan de burger verder te optimaliseren wordt beoogd deze dienstverlening binnen het concept van het nieuwe gemeentehuis fysiek volledig te concentreren rond de publiekshal op de begane grond. Dienstverlening: fysieke omgeving en bedrijfsvoering Uiteraard is optimalisering van de dienstverlening niet enkel een kwestie van het scheppen van een fysieke omgeving. Hoewel dat een belangrijke randvoorwaarde is, zal ook de bedrijfsvoering daarop verder dienen te worden afgestemd / voorbereid, voorzover daarvan nog geen sprake is. Volgens planning kan het nieuwe gemeentehuis eind 2009 / begin 2010 in gebruik worden genomen. Daarnaast dient de tijdelijke vestiging Saxe Gotha* per 2010 te worden “ontmanteld”. Tot de afdelingen / taakvelden die overwegend gericht zijn op de burger worden gerekend: • De afdeling Burgerzaken • De afdeling Sociale zaken / taakveld Wmo • Taakveld Vergunningen (Wabo)
Pagina 1 van 6
Benutten overgangssituatie Momenteel is in de huidige “overgangssituatie” de ambtelijke organisatie gehuisvest op 2 locaties t.w. de vestigingen Bakelgeert en Saxe Gotha en vindt de dienstverlening aan de burger fysiek op beide locaties plaats. Deze tijdelijke situatie is niet optimaal en van een eenduidige, voor de burger herkenbare (bedrijfsvoering in de) dienstverlening is mede daardoor op dit moment onvoldoende sprake. Het college acht het zeer wenselijk om bij ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis niet alleen de fysieke omgeving voor dienstverlening aan de burger van meet af aan op orde te hebben maar ook de bedrijfsvoering. Dit betekent dat de periode liggende tussen nu en de oplevering van het nieuwe gemeentehuis optimaal kan worden aangewend om de dienstverlening (aan de burger) fysiek en v.w.b. bedrijfsvoering verder te “stroomlijnen”. Om dit te kunnen verwezenlijken geldt als fysieke voorwaarde dat het taakveld vergunningen (Wabo), dat nu een onderdeel vormt van de afdelingen RO en RB overgebracht dient te worden van de vestiging Saxe Gotha naar de vestiging Bakelgeert. Aangezien op dit moment de vestiging Saxe Gotha allengs een (te) hoge bezettingsgraad kent –invulling van vacatures; nieuwe functies en tijdelijke externe ondersteuning- vormt voornoemde verplaatsing een welkome ontlasting, die de bedrijfsvoering aldaar ten goede zal komen. Dit betekent evenwel dat het niet zinvol is om een “uitruil” van ambtelijke diensten tussen beide vestigingen te laten plaatsvinden. Het overbrengen van het taakveld vergunningen naar de vestiging Bakelgeert vereist daarom een verdere uitbreiding van deze vestiging via units (te plaatsen op de parkeerplaats, analoog aan de eerder geplaatste units voor de wethouders)*. *Mocht op enig (later) moment de belasting van de vestiging Bakelgeert onevenredig hoog worden dan kan op basis van een dynamische bedrijfsvoering tussentijds altijd bezien worden of onderdelen van afdelingen / taakvelden alsnog overgebracht dienen te worden naar de vestiging Saxe Gotha t.b.v. een evenwichtigere bezettingsbalans.
Een eerder inhoudelijk extern onderzoek in samenspraak met de vakafdelingen heeft inmiddels uitgewezen, dat het beoogde taakveld vergunningen maximaal 20 werkplekken zal omvatten. Procedures Met dit ontwerp wordt de procedure voor Welstand, artikel 17 WRO (tijdelijke vrijstelling) en bouwvergunning opgestart. Planning Het uitgangspunt is om ultimo 1 februari 2008 de aanpassingen operationeel in gebruik te kunnen nemen. Telefonie / call-center Tegelijkertijd zal het callcenter, als onderdeel van de dienstverlening aan de burger, fysiek worden overgebracht van de vestiging Saxe Gotha naar de vestiging Bakelgeert.
Pagina 2 van 6
Het is de bedoeling dat het callcenter in de bedrijfsvoering z.s.m. het “Dreh- und Angelpunkt” wordt v.w.b. de in- en externe telefonie, waar in ieder geval alle externe telefoongesprekken (ook naar doorkiesnummers) binnenkomen en voorzover mogelijk worden afgehandeld. Voorgesteld wordt om vooruitlopend op het nieuwe gemeentehuis de benodigde software (productcatalogus) voor het callcenter aan te schaffen en in te voeren. Een cliëntbegeleidingssysteem Om de dienstverlening aan de burger verder te optimaliseren is primair een inzicht in de vraag naar dienstverlening (soort en omvang) vereist. Dat is geen statisch gegeven. Uiteraard is het streven altijd gericht op een verbetering van de kwaliteit en is een inzicht in de kwantitatieve omvang onontbeerlijk. Tot op heden schort het daaraan. Er is onvoldoende sprake van monitoring, zowel kwalitatief als kwantitatief en dus managementinformatie om een adequate aansturing van de bedrijfsvoering te kunnen bewerkstelligen (en de fysieke omgeving daarop goed aft e stemmen). Voorgesteld wordt daarom om vooruitlopend op het nieuwe gemeentehuis een cliëntbegeleidingssysteem aan te schaffen en in te voeren.
Financiën Investeringskosten voor het realiseren van de de fysieke omgeving: Op basis van voornoemd onderzoek is een zo functioneel mogelijk schetsontwerp voor uitbreiding van de vestiging Bakelgeert gemaakt. Bijkomende voorzieningen (uitbreidingen) ten behoeve van stroom, data, telefonie, verwarming, koeling, enz. zijn eveneens verdisconteerd.
Pagina 3 van 6
kosten Firma Jan Snel: 1 plaatsing en demontage 18 kantoorunits (6 x 3 m1) 2 huur 18 units: € 585,00 p.w. / looptijd 2 jaar 3 koop splitairconditioning t.b.v. units 3a huur splitairconditioning (excl. onderhoud): € 293,36 p.w. / looptijd 2 jaar 3b huur splitairconditioning (incl. onderhoud): € 326,98 p.w. / looptijd 2 jaar 4 uitbreiding data / telefoonnetwerk 5 uitbreiding electriciteitnetwerk 6 verzwaring voeding / stroomkabel 3 x160 Amp 7 uitbreiding brand- en inbraaksysteem 8 verhuizing centrale telefonie 9 leges 10 bodemonderzoek 11 aanschaf cliëntbegeleidingssysteem BAVAK 11a extra systeemkabel 11b server 19" Rack model 11c amplifier 12 inrichting callcenter / aanschaf OPUS-systeem productcatalogus 12a jaarlijks onderhoud 13 verhuizing personeel 14 onvoorzien
optioneel
32150 60840 34965 30509 34006 10000 3000 11320 4500 2500 2000 2000 67259 145 725 475 10000 5500 3500 5000
Sub-totaal 19% BTW compensabel niet compensabel Totaal
De posten 11 en 12 kunnen worden aangemerkt als voorinvestering voor het nieuwe gemeentehuis. Het beschikbare krediet kan daarvoor worden aangewend. RESTEERT
249034 47316 41156 6161 255195
7910
176005
Dekking Uitgaande van de mededeling vanuit het project nieuwbouw gemeentehuis dat het cliëntbegeleidingssysteem en de “inrichting” van het callcenter reeds onderdeel uitmaken van het reeds beschikbaar gestelde krediet voor nieuwbouw gemeentehuis, is nog een aanvullend krediet nodig van € 175.005,00 Dit kan gedekt worden via een beschikking over de algemene reserve. Gezien het verloop van de verkoop van eigendommen ten behoeve van de dekking van het gemeentehuis en het feit dat nog geen rekening is gehouden met een eventuele verkoop van het gebouw Saxe Gotha, is dit verantwoord.
Voorlichting Communicatie in dit project betreft in hoofdlijnen intern de veranderingen op het gebied van bedrijfsvoering en extern de verbeteringen in de dienstverlening. Daarvoor worden de voor de doelgroep passende communicatiemiddelen en – momenten ingezet, met als doel structureel, helder en concreet betrokkenen te informeren en te betrekken bij het proces. Een proces dat strekt tot verbetering van de klantgerichtheid en dienstverlening door de organisatie aan de inwoners en andere klanten. Na vaststelling door uw gemeenteraad kan gestart worden met deze zgn. planmatige integrale communicatie.
Pagina 4 van 6
Voorstel De vestiging Bakelgeertstraat voor de beoogde dienstverlening aan de burger fysiek geschikt maken op de voorgestelde wijze en daarvoor een krediet beschikbaar te stellen van € 176.005,00.
Burgemeester en wethouders van Boxmeer, de gemeentesecretaris, de burgemeester,
drs. ir. H.P.M. van de Loo
K.W.T. van Soest
Pagina 5 van 6
Bij het onderwerp: Voorstel tot beschikbaarstelling van een krediet van € 176.005,00 voor de concentratie van de dienstverlening aan de burger - de publieksbalie - op de vestiging Bakelgeertstraat, vooruitlopend op de beoogde dienstverlening (fysiek en bedrijfsmatig) in het nieuwe gemeentehuis.
Liggen de volgende stukken ter inzage: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Offerte Jan Snel bij te plaatsen kantoorgebouw; Situatiekaart bestaande situatie Bakelgeertstraat; Situatiekaart nieuwe situatie Bakelgeertstraat; Kaart tijdelijke inrichting buitenruimte bestaande situatie; Kaart tijdelijke inrichting buitenruimte nieuwe situatie; Plantekening bij te plaatsen kantoorgebouw.
De volgende stukken zijn als bijlage meegezonden: 1. 2. 3. 4.
Situatiekaart bestaande situatie Bakelgeertstraat; Situatiekaart nieuwe situatie Bakelgeertstraat; Kaart tijdelijke inrichting buitenruimte bestaande situatie; Kaart tijdelijke inrichting buitenruimte nieuwe situatie.
Pagina 6 van 6
