Voorbeeldformulier Voorbeeldformulier functieprofiel functieprofiel afdelingschef Basisgegevens: Naam van de functie:……………Afdelingschef……………………….…………………………….. Datum:………………20 augustus 2009………………………………………………………… Plaats in de organisatie: Rapporteert aan of werkt onder leiding van: …………Bedrijfsleider……...…(functienaam) Geeft leiding aan:…..Kassamedewerker, Verkoper en Senior verkoper.....(naam van de afdeling/functies) Organogram: Bedrijfsleider
Afdelingschef(s)
Kassamedewerker(s)/ winkelmedewerker(s)
Meerdere Verkoper(s)
Senior verkoper(s)
Doel van de functie (de reden waarom de functie in het leven is geroepen): Draagt zorg voor algehele bedrijfsvoering van de boekhandel. ..………………………………………………………………………………………………………..
Resultaatgebieden/Hoofdtaken: (Vat de belangrijkste werkzaamheden (hoofdtaken) samen, bij voorkeur gegroepeerd naar soorten werkzaamheden waarop men beoordeeld kan worden. Noem maximaal vijf hoofdtaken en per hoofdtaak enkele activiteiten.)
1
Hoofdtaak (omschrijving) Leidinggeven
Activiteit (omschrijving) Is verantwoordelijk voor de operationele gang van zaken. Stuurt de dagelijkse operatie aan de hand van budgetten en kennis van de markt. Geeft leiding aan de medewerkers in de winkel. Draagt zorg voor werkroosters en plant de werkzaamheden in. Neemt deel aan wervings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken van het personeel.
Assortimentbeheer
Is verantwoordelijk voor het juiste assortiment en de juiste voorraad in de winkel. Stuurt medewerkers daarop aan. Doet verslag aan leidinggevende over de (voortgang van de) uitvoering van het vastgestelde beleid en budgetten.
Promotionele activiteiten
Signaleert kansen en mogelijkheden voor promotie van de boekhandel dan wel specifieke titels. Volgt actief (regionale) marktontwikkelingen en vertaalt dit naar promotionele activiteiten. Initieert deze activiteiten en voert deze (mede) uit. Is verantwoordelijk voor planning en tijdige uitvoering van werkzaamheden voor (collectieve) promotie (boekenweek, locale promotie etc.).
Winkel/ verkoop
Is bekend met het assortiment en weet welke titels goed lopen. Beantwoordt (specialistische) vragen van klanten. Verkoopt op klantgerichte wijze het assortiment. Is verantwoordelijk voor correcte winkelpresentatie, nette winkel en verkoopbevorderende ambiance.
Administratie/ financiën
Controleert weekafsluitingen, analyseert deze en stuurt zo nodig bij. Bewaakt en analyseert verkoopcijfers, signaleert afwijkingen en onderneemt actie in samenspraak met leidinggevende. Rapporteert aan leidinggevende. Draagt zorg voor goederenadministratie. Zorgt voor correcte verslaglegging en archivering. Voert personeelsadministratie betreffende gewerkte uren. Draagt zorg voor periodieke inventarisatie van winkelvoorraad.
Algemeen
Verricht zo nodig ondersteunende werkzaamheden. Draagt het door de directie vastgestelde beleid positief uit. Houdt vakliteratuur en overige media-uitingen over het boekenvak bij.
2
Complexiteit Heterogeniteit Geef een indicatie van de frequentie waarmee werkzaamheden variëren. Kan de functievervuller langere tijd aaneen met één taak bezig zijn of brengt het werk met zich mee dat de functievervuller gedurende de dag met meerdere taken bezig is. Vermeld - indien van toepassing - onvermijdbare bezwarende accuratesse en/of tijddwang (bij een bepaald soort werk of in bepaalde perioden). De medewerker schakelt regelmatig om als gevolg van vragen van klanten en vragen of overleg met winkelmedewerkers en leidinggevende. Meer dan normale accuratesse is van belang bij het opstellen van roosters en administratieve/ financiële werkzaamheden. Meer dan normale tijddwang komt voor bij het halen van deadlines en piekmomenten van de winkel.
Kennis Beschrijf het opleidingsniveau en theoretisch kennisniveau dat noodzakelijk is voor een goede functieuitoefening. MBO-4 of HAVO/ VWO denkniveau aangevuld met branchespecifieke kennis (waaronder de vaste prijzen van boeken, de wijze waarop collectieve promotie (CPNB) plaatsvindt en de wijze van bestellingen) Heeft kennis van administratieve- en organisatiespecifieke procedures en richtlijnen en gebruikte (computer)systemen. Regelcapaciteit Zelfstandigheid Beschrijf de vrijheid in tijdsindeling met een situatieschets of voorbeeld. Geef de vrijheid weer in werkaanpak en vormgeving; noteer gebondenheid door voorschriften, regels, procedures, vermeld te maken keuzen en te nemen beslissingen. Beschrijf de mate van toezicht op de functie met een situatieschets of voorbeeld. Probeer de werk- en beslisruimte, de op te lossen problemen en de vereiste ervaring weer te geven. Zelfstandigheid m.b.t. indelen van de eigen tijd: Is binnen de gestelde kaders van terugkerende werkzaamheden, vrij de tijd zelf in te delen(mede afhankelijk van het klantaanbod). Bepaalt zelf de prioriteiten en heeft binnen gebruikelijke richtlijnen en procedures de vrijheid het werk in te delen. Zelfstandigheid m.b.t. de werkaanpak: Voert de werkzaamheden zelfstandig uit. Zelfstandigheid in termen van toezicht door leidinggevende: De leidinggevende is altijd aanwezig. Toezicht vindt indirect plaats door periodiek overleg en door het opleveren van rapportages. Zelfstandigheid te nemen beslissingen: De te maken keuzes hebben betrekking op het reilen en zeilen van de boekhandel, de voortgang en
3
kwaliteit van het eigen werk en die van anderen.
Contacten intern Geef aan welke contacten binnen de organisatie noodzakelijk zijn voor het functioneren en geef per contact aan hoe frequent dit is èn wat het resultaat dient te zijn van het contact. Heeft dagelijks contact met collega’s en leidinggevende over de uit te voeren werkzaamheden. Het resultaat moet zijn een goede aansturing, taakverdeling en uitwisseling van informatie.
Leidinggeven Geef aan of de functionaris leiding geeft en aan hoeveel mensen. Stuurt 3-10 medewerkers aan.
Afbreukrisico Contacten extern Geef aan welke contacten met derden benodigd zijn voor het functioneren (ook frequentie, het te behalen resultaat, te realiseren zaken). Heeft dagelijks contact met klanten, leveranciers en regelmatig met andere ondernemers.
Afbreukrisico Omschrijf kort de mogelijke schade die door menselijke fouten in de functie-uitoefening kan ontstaan, of controles zijn ingebouwd (zo ja, welke) en waardoor het risico van afbreuk zich minder snel zal voordoen. Leidinggeven; onzorgvuldigheid of onvolkomenheden kunnen leiden tot ontevreden of onvoldoende personeel en de kans op tijdig ontdekken berust op zelfcontrole en interactie met personeel. Assortimentbeheer: fouten of onachtzaamheden kunnen leiden tot verkeerd samengesteld assortiment, tot gemiste verkoopkansen, omzetderving en klantverlies. Dit wordt zichtbaar door zelfcontrole en indirecte controle door leidinggevende via resultaten. Promotionele activiteiten: onjuist ingeschatte activiteiten kunnen leiden tot verkeerde investering in marketing, gemiste verkoopkansen en daarmee omzetderving en eventueel reputatieschade. Kans op ontdekken berust op zelfcontrole. Winkel/ verkoop; onvoldoende gevulde schappen, dus mogelijk mindere verkoop. Wordt zichtbaar door alertheid van collega’s, leidinggevende en zelfcontrole. Administratie/ financiën: fouten of onachtzaamheden kunnen leiden tot verkeerde (management)informatie en verkeerde keuzes. Fouten worden vaak pas achteraf ontdenkt. De
4
kans op ontdekken berust op zelfcontrole en indirecte controle door leidinggevende.
Speciale eisen Beschrijf de eventueel opgedragen geheimhouding. Vermeld de eventueel aanwezige kans dat de functionaris weerstand moet bieden aan ¨druk¨ van buiten. Geheimhouding is vereist bij privacy gevoelige informatie van werknemers en of concurrentiegevoelige informatie.
Fysieke aspecten Beschrijf de werkomgeving; noteer (structurele ) hinderlijke factoren in de werkomgeving. Vermeld lichamelijk zware elementen in het werk. Winkel- dan wel kantooromstandigheden. Enkele keer tillen bij ontvangst van goederen en opbergen in magazijn en schappen.
Overige informatie Is er nog sprake van andere voor de functie van belang zijnde informatie? n.v.t.
Voor akkoord:
Voor akkoord / gezien:
Leiding
Functiehouder
5
