Voorbeeldformulier functieprofiel bedrijfsleider Basisgegevens: Naam van de functie:……………Bedrijfsleider……………………….…………………………….. Datum:………………20 augustus 2009…………………………………………………………
Plaats in de organisatie: Rapporteert aan of werkt onder leiding van: …………Directie……...…(functienaam) Geeft leiding aan:..Afdelingschef, Kassamedewerker, Verkoper en Senior verkoper.....(naam van de afdeling/functies) Organogram: Bedrijfsleider
Afdelingschef(s)
Kassamedewerker(s)/ Winkelmedewerker(s)
Verkoper(s)
Senior verkoper(s)
Doel van de functie (de reden waarom de functie in het leven is geroepen): Draagt zorg voor algehele bedrijfsvoering en is verantwoordelijk voor (optimalisering van) de exploitatie van de boekhandel. ..………………………………………………………………………………………………………..
Resultaatgebieden/Hoofdtaken: (Vat de belangrijkste werkzaamheden (hoofdtaken) samen, bij voorkeur gegroepeerd naar soorten werkzaamheden waarop men beoordeeld kan worden. Noem maximaal vijf hoofdtaken en per hoofdtaak enkele activiteiten.)
1
Hoofdtaak (omschrijving) Leidinggeven
Activiteit (omschrijving) Is verantwoordelijk voor commerciële en operationele gang van zaken. Stuurt op omzet, kosten, bedrijfsresultaat, bezetting, budgetten en kennis van de markt. Is verantwoordelijk voor personeelsbeleid (waaronder werving en selectie en functionerings- en beoordelingsgesprekken).
Assortimentbeheer
Stelt samen met directie budgetten en het beleid voor een juist assortiment en voorraadbeheer vast (na overleg met Afdelingschef). Controleert de uitvoering van vastgesteld beleid en budgetten. Onderhoudt relaties met uitgevers en anderen in het boekenvak ten dienste van een zo laag mogelijke inkoopprijs en goede bevoorrading.
Promotie
Representeert in overleg met directie het bedrijf in het geval van externe contacten zoals een winkeliersvereniging. Fungeert mede als gastheer of vrouw bij promotionele activiteiten.
Winkel/ verkoop
Is bekend met het assortiment en weet welke titels goed lopen. Is de uiteindelijk verantwoordelijke voor de (presentatie van de) boekhandel. Bewaakt missie en doelstellingen van de boekhandel.
Administratie/ financiën
Verzorgt financiële rapportage (wekelijks, maandelijks, kwartaal en jaarlijks) voor directie. Bewaakt en analyseert de (verkoop)cijfers en stuurt waar nodig na overleg met de directie bij. Stelt jaarplannen, doelstellingen en budgetten op en presenteert dit aan de directie. Verzorgt personeelsadministratie en beheert personeelsdossiers.
Algemeen
Verricht zo nodig ondersteunende werkzaamheden zoals (specialistische) vragen van klanten beantwoorden en op klantgerichte wijze het assortiment verkopen. Draagt het door de directie vastgestelde beleid positief uit. Houdt vakliteratuur en overige media-uitingen over het boekenvak bij.
Complexiteit Heterogeniteit Geef een indicatie van de frequentie waarmee werkzaamheden variëren. Kan de functievervuller langere tijd aaneen met één taak bezig zijn of brengt het werk met zich mee dat de functievervuller gedurende de dag met
2
meerdere taken bezig is. Vermeld - indien van toepassing - onvermijdbare bezwarende accuratesse en/of tijddwang (bij een bepaald soort werk of in bepaalde perioden). De medewerker schakelt regelmatig om als gevolg van vragen of overleg met directie of winkelmedewerkers. Meer dan normale accuratesse is van belang bij vrijwel alle werkzaamheden. Meer dan normale tijddwang komt voor bij het halen van deadlines en piekmomenten van de winkel. Kennis Beschrijf het opleidingsniveau en theoretisch kennisniveau dat noodzakelijk is voor een goede functieuitoefening. HBO of HAVO/ VWO denkniveau aangevuld met branchespecifieke kennis (waaronder de vaste prijzen van boeken, de wijze waarop collectieve promotie (CPNB) plaatsvindt en de wijze van bestellingen) Heeft kennis van administratieve- en organisatiespecifieke procedures en richtlijnen en gebruikte (computer)systemen. Regelcapaciteit Zelfstandigheid Beschrijf de vrijheid in tijdsindeling met een situatieschets of voorbeeld. Geef de vrijheid weer in werkaanpak en vormgeving; noteer gebondenheid door voorschriften, regels, procedures, vermeld te maken keuzen en te nemen beslissingen. Beschrijf de mate van toezicht op de functie met een situatieschets of voorbeeld. Probeer de werk- en beslisruimte, de op te lossen problemen en de vereiste ervaring weer te geven. Zelfstandigheid m.b.t. indelen van de eigen tijd: Is binnen de gestelde kaders van terugkerende werkzaamheden, vrij de tijd zelf in te delen. Bepaalt zelf de prioriteiten en heeft binnen gebruikelijke richtlijnen en procedures de vrijheid het werk in te delen. Zelfstandigheid m.b.t. de werkaanpak: Voert de werkzaamheden zelfstandig uit. Zelfstandigheid in termen van toezicht door leidinggevende: Toezicht door directie vindt indirect plaats; vindt plaats door periodiek overleg en door het opleveren van rapportages. Zelfstandigheid te nemen beslissingen: De te maken keuzes hebben betrekking op de voortgang en kwaliteit van het eigen werk en die van anderen.
3
Contacten intern Geef aan welke contacten binnen de organisatie noodzakelijk zijn voor het functioneren en geef per contact aan hoe frequent dit is èn wat het resultaat dient te zijn van het contact. Heeft dagelijks contact met directie en afdelingschef(s) over de voortgang en verdeling van werkzaamheden. Het resultaat moet zijn een goede aansturing, taakverdeling en uitwisseling van informatie.
Leidinggeven Geef aan of de functionaris leiding geeft en aan hoeveel mensen. Stuurt 3-10 medewerkers aan. Afbreukrisico Contacten extern Geef aan welke contacten met derden benodigd zijn voor het functioneren (ook frequentie, het te behalen resultaat, te realiseren zaken). Heeft dagelijks contact met klanten, leveranciers en regelmatig met andere ondernemers.
Afbreukrisico Omschrijf kort de mogelijke schade die door menselijke fouten in de functie-uitoefening kan ontstaan, of controles zijn ingebouwd (zo ja, welke) en waardoor het risico van afbreuk zich minder snel zal voordoen. Leidinggeven; onzorgvuldigheid of onvolkomenheden kunnen leiden tot ontevreden of onvoldoende personeel en de kans op tijdig ontdekken berust op zelfcontrole en interactie met personeel. Assortimentbeheer: fouten of onachtzaamheden kunnen leiden tot verkeerde budgettering, verkeerd samengesteld assortiment hetgeen kan leiden tot gemiste verkoopkansen, omzetderving en klantverlies. Dit wordt zichtbaar door zelfcontrole en indirecte controle door directie via resultaten. Promotie: onzorgvuldigheden kunnen leiden tot slechte externe relaties, hetgeen kan leiden tot reputatieschade en/ of gemis aan netwerk wat verlies van klantenkring en eventueel omzet tot gevolg kan hebben. Ontdekking berust vooral op zelfcontrole en indirect door directie. Winkel/ verkoop; onvoldoende gevulde schappen, dus mogelijk mindere verkoop. Wordt zichtbaar door alertheid van collega’s en zelfcontrole. Administratie/ financiën: fouten of onachtzaamheden kunnen leiden tot verkeerde (management)informatie en verkeerde keuzes. Fouten worden vaak pas achteraf ontdenkt. De kans op ontdekken berust op zelfcontrole en indirecte controle door directie.
4
Speciale eisen Beschrijf de eventueel opgedragen geheimhouding. Vermeld de eventueel aanwezige kans dat de functionaris weerstand moet bieden aan ¨druk¨ van buiten. Geheimhouding is vereist bij privacy gevoelige informatie van werknemers en of concurrentiegevoelige informatie.
Fysieke aspecten Beschrijf de werkomgeving; noteer (structurele ) hinderlijke factoren in de werkomgeving. Vermeld lichamelijk zware elementen in het werk. Winkel- dan wel kantooromstandigheden. Enkele keer tillen bij ontvangst van goederen en opbergen in magazijn en schappen.
Overige informatie Is er nog sprake van andere voor de functie van belang zijnde informatie? n.v.t.
Voor akkoord:
Voor akkoord / gezien:
Leiding
Functiehouder
5
