Bart van Luijk PRESENTEREN

Bart van Luijk

PRESENTEREN

4D

Presenteren 4D Met ervaringen en aanvaringen Bart van Luijk

Presenteren is als zwemmen, ook als u het veel doet, de eerste duik, de opkomst blijft koud en nat!

DE NAAM On one side there are things that are known On the other side there are things that are unknown In between there are always DOORS (William Blake 1757 - 1827)

DE VISIE Door klanten en prospects ervaren worden als HET voorbeeld op gebied van Verkopen, Ondernemen en Trainen.

DE MISSIE Vanuit een grote klantbetrokkenheid klanten laten winnen.

7 DOOR-GARANTIES 1.

De klant in alles voorop

2.

De dingen die moeten gebeuren, gebeuren

3.

Elke DOOR® is gecertificeerd

4.

Geen resultaat? Geld terug!

5.

Trainen als in topsport

6.

Simpel de kortste weg kiezen

7.

Als klant zelf DOOR-trainen!

4D Presenteren Veel (oud) topsporters presenteren tegenwoordig. Zij hebben de Durf om te acteren: “Je hoeft mij niets te vertellen. Ik heb 10 jaar als topsporter de pers te woord gestaan en sponsors toegesproken.” Laatst sprak ik zo’n topsporter kort voor zijn presentatie achter de coulissen. ‘Hij kende zijn verhaal. Hij wist wat hij moest doen’. Helaas voor de topsporter, miste hij de Discipline van voorbereiding, die hij op het sportveld wel had. Het zweet brak hem uit toen de techniek anders werkte dan hij wenste. Hij klapte dicht nadat iemand vroeg of er vragen mochten worden gesteld. De Drive, waarover hij als topsporter voor volle tribunes beschikte, was verdampt onder de hitte van de spotlights. Met zijn standaard verhaal raakte hij de mensen in de zaal niet. Hij miste de vierde D van het Doorvertalen naar de dagelijkse praktijk van zijn gehoor. Direct na zijn presentatie gaf hij iedereen de schuld behalve zichzelf. Nadat hij mij in de pauze zag oefenen met de techniek, wijzigde hij alras zijn standpunt: “Zoals jij het doet, lijkt het op topsport!” Ik had hem (onbewust) de spiegel voorgehouden. Hij zag zijn topsportdiscipline terug in mijn gedisciplineerde voorbereiding. Verbaasd kwam over zijn lippen: “Jij improviseert zo gemakkelijk omdat negentig procent van jouw verhaal vooraf is getraind. Het lijkt wel of ik mijzelf terug zie op het veld. Wat een Durf, wat een Drive, wat een Discipline en wat een Doorvertaling naar de mensen in de zaal!” Leergierig spuwde hij de ene vraag na de andere. Deze en meer ervaringen zijn opgenomen in Presenteren 4D. Het is geschreven voor de eerdergenoemde topsporter. Het is bestemd voor u als professional om u 4D te laten presenteren. Want Presenteren 4D doet niemand even. Ik zeker niet. Met topsportgroet, Bart van Luijk

Bart van Luijk Presenteren 4D NUR 802 12e druk, december 2015 © DOOR TRAINING & COACHING Teksten

Bart van Luijk ([email protected])

Opmaak

BenF ([email protected])

Ontwerp omslag

Designstudio Li ([email protected])

Illustraties

Henk Kemperman ([email protected])

Uitgave van uitgeverij DOOR Shop Zij of hij In overleg met vrouwen die deelnamen aan Open DOOR-trainingen, is besloten om hij te schrijven. Hij voor de presentator en voor de klant. Hij of zij & zij/hij werd in de tekst als storend ervaren. Auteursrecht U mag alle teksten voor niet-commercieel gebruik overnemen, citeren en in enkelvoud kopiëren. Wees echter open & eerlijk. Vermeld altijd de bron: Bart van Luijk, of DOOR Training & Coaching.

INHOUD Passie

9

Wie in de zaal?

15

Wat wilt u bereiken?

20

Speel honkbal

26

Waar presenteert u?

33

Hoe komt u honk voor honk verder?

43

Hoe opent u met passie?

49

Betekent een katheder ook passie?

56

Werken met een beamer?

62

Dansen op het podium

67

Spanning, stress en passie?

75

Zaalreacties

82

Met passie geen dode momenten

88

Meer passie in uw stem

94

Non-verbale passie

99

Afsluiten met passie

108

Omgaan met applaus

115

Vragen om voor GOUD te gaan

119

Toegift: De korte corner

126

7

8

PASSIE “Jij presenteert met zoveel passie” zei laatst een deelnemer na afloop van een presentatie voor gasten van een bank. Hij vervolgde: “Waar kun je dat leren?” Natuurlijk kreeg de man te horen dat een inschrijving op de Open DOOR-training Professioneel Presenteren het beste resultaat zou opleveren. Was mijn antwoord juist? Helaas niet. Presenteren is te leren. Presenteren met passie niet. 4D Presenteren wel. Door uzelf te trainen in Drive, Durf, Discipline en Doorvertalen ontstaat de passie vanzelf. Trainen op 4D helpen u uw grens te verleggen. Het brengt u voor een zaal met mensen in een flow. U bereikt, ongemerkt, de passie die u onder vier ogen etaleert als u praat over werk. Het ‘dichtklappen op het podium’ is daarmee een gepasseerd station. Hoe groot de zaal ook is, zodra de 4D is ingeslepen is de passie altijd nabij. U laat u niet meer gek maken. De vonk, die in de zaal overslaat, zorgt voor de rest: ‘Wat een passie!’ zullen veel gasten in de zaal na afloop zeggen. Van topsporters en ondernemers en topsporters wordt (te) vaak verwacht dat zij kunnen praten voor een camera of voor een grote zaal. Kijk rond in de congresfabrieken en bemerk snel dat het tegendeel waar is. Veel sprekers komen, ondanks de vele presentaties die zij houden, niet over. Politici voorop. Succesvolle ondernemers snel volgend. De oorzaak is vaak de congresorganisator, die denkt dat een winnend bedrijf een boeiende spreker levert. Het tegendeel is waar. Om de passie in uw presentatie te laten ontluiken, beperk tot één ervaring; één verhaal dat u bij verschillende doelgroepen kunt Doorvertalen. Een onderwerp, waarvan u alle details voor u ziet. U moet in staat zijn uw ogen te sluiten en het beeld dat u pratend beschrijft voor u te zien. 9

Enige tijd geleden kwam een dame naar mij toe met de vraag of ik haar wilde helpen met een presentatie. Zij werkte als manager van beurzen aan een nieuw concept. Twee maanden later moest zij, of ze wilde of niet, aan haar standhouders de verbeteringen en vernieuwingen presenteren. Als handicap noemde zij de grote ontevredenheid van vele exploitanten tijdens de laatste beurs, anderhalf jaar geleden, en haar onervarenheid met presenteren. Zij had nog nooit een zaal met honderdvijftig mensen toegesproken. Wij spraken af alles wat zij wilde zeggen uit te schrijven en om twee middagen te oefenen. Voordat wij bij deze eerste kennismaking afscheid namen, vroeg ik: “Gelooft u in deze nieuwe beursformule?” Zonder te dralen antwoordde zij: “Ja”. “Oké, dan komt het goed”, reageerde ik en ging weg. Na afloop van haar presentatie kreeg zij veel complimenten. Mensen dachten dat zij al tientallen presentaties achter de rug had. Anderen roemden Durf om midden op het podium te staan, de Drive die voor een overslaande vonk zorgde, de Discipline om de hele aanpak in amper 30 minuten Doorvertaald naar de komende praktijk van de exposanten te presenteren. Niemand in de zaal wees de nieuwe beursformule af. Iedereen deed mee. Een volgende presentatie ging haar veel moeilijker af. De oorzaak? Een geheel ander onderwerp en te snel denken HET al te kunnen. Diezelfde vrouw met dezelfde Durf en Drive liep vast. Waarom? Omdat de Discipline ontbrak om voor de spiegel te oefenen op het nieuwe publiek. Zij gebruikte dezelfde Doorvertalingen als bij de andere exposanten. Een Doorvertaling waarmee zij niet het hart van de mensen raakte maar het plafond in de zaal.

10

Een toelichting Als u presenteert wilt u dat uw vonk bij anderen overslaat. Komt die vonk niet, dan kan er niet worden gesproken van passie. Het wordt luisteren naar een verhandeling over een bepaald onderwerp, dat de gast in de zaal matig aanspreekt. Evenals in de liefde is het voorspel essentieel. Als presentator moet u vooraf weten wie de gasten zijn en waarom zij komen. Ook, in wat voor sfeer en onder welke technische omstandigheden u mag optreden. Hoe blij zijn de gasten in de zaal u te zien? Kennen ze u? Dachten de gasten voordat zij naar uw presentatie kwamen: ‘Wat trek ik voor hem aan? Zit mijn haar wel goed?’ Vragen die mensen zichzelf wel stellen wanneer zij uitgaan. Een theater bezoeken en weten dat zij op één van de eerste rijen zitten. Eenmaal binnen, waar vinden de gasten een stoel? Passie van de presentator wordt heel snel geëlimineerd door vele lege rijen stoelen voor in de zaal. De vraag is ook of u zich thuis voelt in deze zaal. Klinkt het geluid u als muziek in uw oren? Staat u lekker op de plek die de toneelmeester of organisatoren voor u bedacht hebben? Kunt u, als u dat wilt, de gasten aanraken? In de ogen kijken? Liggen de spullen die u hebt meegenomen onder handbereik? Wordt u door technische hulpmiddelen niet belemmerd in uw performance? In uw passie? Het zijn allemaal vragen, waarvan de antwoorden zorgen voor het compliment, dat u na afloop zoekt in de woorden van een enkeling: “Wat goed, wat een passie!” Zelf doe ik tegenwoordig minder presentaties. Het aantal ligt rond de vijfenzeventig per jaar. Ooit stond ik honderdtweeënvijftig keer in een jaar voor zalen, gevuld met vijftig tot drieduizend mensen. 11

Dat doe ik niet meer. De passie ontbrak bij (te) veel presentaties. Ik robotiseerde. Ik ontdekte dat ik het vooral zelf leuk moest vinden. De liefde ontstaat al bij de aanvraag voor een presentatie. Klikt het met de opdrachtgever niet, dan gaat het niet door. Het lijkt niet leuk voor de klant, maar op lange termijn wel. Niemand heeft iets aan mij, als ik zonder passie presenteer. Dat geldt ook voor u. Doe alleen de presentaties waar u zelf plezier aan beleeft. Natuurlijk bent u nerveus vooraf, knikken uw knieën en voelt uw mond droog. Op een gegeven moment voelt u dat heerlijke moment: u bent één met uw publiek. Het gevoel dat passie heet. Dit boek bevat veel vragen en antwoorden die u helpen tot een goed voorspel te komen en die u helpen, om de passie met de mensen in de zaal te stimuleren. De vragen en antwoorden komen uit de meer dan vijfduizend presentaties die collega DOOR®-trainers en ik in de voorbije jaren hebben gehouden. De één vol passie. De ander vol vuur. Een enkele (helaas) koud als ijs. Om te beklijven!  Presenteren met passie  Dertig minuten voor opkomst staat u klaar  Kom op, loop naar de rand  Wacht 10 seconden, doe uw opening  Verricht daarna uw technische handelingen  Accepteer het feilen van techniek  Houd continu oogcontact  Herhaal een vraag/opmerking  Beweeg bewust  Activeer uw publiek na elke zes minuten  Doe uw slot op tijd 12

Voorbereiden De eerste keer dat ik als DOOR®-professional mocht presenteren, was voor tweehonderd dealers van Yamaha-buitenboordmotoren. Ik kreeg 10 minuten op het jaarlijkse dealerevent. ‘10 minuten’, ga daar maar aanstaan. In die korte tijd moest ik iedereen warm krijgen voor trainingen, waaraan zij eerder nog nooit hadden deelgenomen. Laat staan geld voor hadden uitgegeven. Al snel ontstond het idee om de helft van een kostuum over een overall van Yamaha te naaien: ‘De vakman en de contactman’. Het idee is één. Het doen is heel wat anders. ‘Trainen, trainen en nog eens trainen’ was het devies. Vier avonden trainen voor 10 minuten presentatie. Eerst droog. Toen voor de spiegel en tot slot voor mijn oudste kinderen; Dennis en Vanessa. Op dat moment respectievelijk acht en vijf jaar. Ik ging net zo lang door tot mijn dochter in slaap viel. Ach, die kinderen in hun jonge jaren. Zij hebben wat voorbereidingen van hun vader moeten ontberen. Later nam ik ze wel eens mee naar een presentatie. Na één keer wilden ze al niet meer: Wat ben jij ongezellig. Je zegt niets. Je staart in de auto alleen maar voor je uit. Eenmaal aangekomen laat je mij aan mijn lot over. Pas na afloop ben je er weer. P.S. De Yamaha-presentatie was zo succesvol dat alle dealers inschreven.

13

14

WIE IN DE ZAAL? Passie is liefde, hartstocht, warmte en blijheid. Om die passie te bereiken zijn twee partijen nodig. U en de mensen in de zaal. Weet dan ook altijd vooraf wie u ontmoet. Stel uzelf vragen als: ‘Waarom zijn deze mensen gekomen?’ ‘Moeten ze van hun baas?’ ‘Willen ze zelf wel?‘ ‘Hebben zij ervoor betaald?’ ‘Komen zij voor een avondje uit?’ Simpele vragen, waarvan de antwoorden u veel leren. Uw instelling, uw concentratie vooraf en uw hele houding bepalen hoe u daar straks staat. Zonder de antwoorden op deze vragen, leidt uw presentatie vaak tot een ‘one man show’ die u even goed tegen een muur kan houden. Een spiegel zou beter zijn, want dan kijkt tenminste één persoon naar u. Als u veel van uzelf houdt, is dit misschien een oplossing voor het succes en de passie die u nu latent mist (een plaagstoot voor de ijdeltuiten die presenteren even denken te doen). Een gesprek vooraf bij het bedrijf waar u presenteert, is het ideaalplaatje. Ook al zou u het van de daken willen schreeuwen, dat u voor die mensen of dat bedrijf eindelijk uw boodschap mag verkondigen, bouw het liefdesspel op. Praat vooraf met elkaar. Niet over de telefoon of per fax. Ga op bezoek! Kom als een nieuwe klant of medewerker het bedrijf binnen. Wees vijfhonderd meter voor de ingang alert. Wordt u met borden begeleid naar de ingang te rijden? Waar kunt u uw auto kwijt? Eist de bijzondere auto van de baas de beste parkeerplaats op? De antwoorden helpen u de sfeer van de aanstaande schoonfamilie te bepalen. Als u oplet, proeft u de sfeer en ruikt u de cultuur al. 15

Zodra u het pand binnenstapt, kijkt u hoe u wordt ontvangen. Wordt u op een welkomstbord begroet? Weet de bewaking of de receptie van uw komst? Is uw contactpersoon makkelijk te bereiken? Hoe begroet men elkaar intern? Hoe kien is de receptie (en dus het hele bedrijf) op details en in omgangsvormen: “Hé, John, hoe is die? Meneer Heuvel staat voor de balie. Pik je hem op?” In vergelijk met: “Meneer Boom, uw bezoek, de heer Van den Heuvel is er....” Benut de leestafel. Ga na hoe oud de tijdschriften zijn (is het bedrijf alert en actueel?). Hoe groot is de rotzooi van vorige bezoekers. Hoe schoon is het gebouw? Volg met uw ogen het komen en gaan van passanten. Als u tijd genoeg hebt, ga even naar het toilet. Ook al hoeft u niet, doe een plas. Mijn moeder zei altijd: “Aan het toilet kun je zien hoe een huishouden in elkaar steekt.” En dat is zo. Zie juist de zooi op de toiletten. Tel de bruine rolletjes. Lees de noodkreten voor een schoon toilet op de spiegel. Neem het afgerolde papier op de grond waar. Ook de stiekem roken brandvlekken. De lege handdoekenmachine. De zeepflacon zonder zeep. Allemaal details van een bedrijf zonder waarden en normen. Zonder teamgeest. Zodra u wordt opgehaald, kijk uw contactpersoon (vaak een managementassistente) vriendelijk aan. Ook al wordt u uit beleefdheid voor gelaten, probeer achter te blijven (niet bij dames als u de trap op gaat). Kijk over de schouder mee. U ziet hoe collega’s uw contactpersoon begroeten. Geniet van het gebouw waarin u loopt. Praat weinig. Luister met uw ogen. Eenmaal in gesprek met uw gastheer/-vrouw, probeert u na te gaan waarom men u heeft gevraagd te presenteren, of welke argumenten u nodig zult hebben, zodat u er mag presenteren (om uw producten of diensten te introduceren). 16

Wees nieuwsgierig. Stel vragen. Durf te vragen hoe anderen over uw aanbod denken. Kom erachter waarom men u accepteert als spreker, of waarom men juist u wil hebben. Krijg in elk geval antwoord op deze drie vragen: 1.

“Stel dat het direct na mijn presentatie pauze is, wat wilt u dat uw gasten in de zaal, bij het opstaan of het verlaten van de zaal, tegen elkaar zeggen?”

2.

“De volgende dag, de eerste werkdag na mijn presentatie, wat wilt u dat uw gasten tegen collega’s zeggen en vervolgens zelf anders doen dan de dag voor de presentatie?”

3.

“Wat wilt u dat in het (koop- of samenwerkings-) gedrag van uw gasten, drie maanden na deze presentatie, blijvend is veranderd?”

Zorg dat u de antwoorden krijgt van alle mensen die bij het eerste, voorbereidende gesprek aanwezig zijn. De antwoorden vertellen u hoe u op het moment suprême de liefde moet bedrijven. De gegevens zorgen dat bij u de vonken er vanaf vliegen. U weet immers met wie u danst. U weet wat de ander wil. En niet wil. De basis voor uw presentatie met passie wordt zo gelegd.

17

Om te beklijven!  Weet waarom uw gasten deelnemen  Praat vooraf met uw ‘opdrachtgever’  Bezoek de website van uw gehoor  Ken het antwoord op deze vragen 1. Wat wilt u dat deze deelnemers na afloop zeggen? 2. Wat wilt u dat zij die dag erop doen? 3. Wat moet er blijvend veranderen in het gedrag?  Weet waarom men voor u als presentator kiest

Voorbereiden Laatst was er een spreker die vertelde overvallen te zijn door de tijdsdruk. Hij had zich namelijk voorbereid op een presentatie van twintig minuten en had daarvoor, ter illustratie, dertig sheets op zijn laptop meegenomen. Verbaasd en teleurgesteld reageerde hij na afloop: “Ik was amper begonnen en kreeg al het sein om af te sluiten”. Bij navraag bleek, dat zijn reactie klopte. Na sheet acht (nog tweeëntwintig sheets te gaan), werd het nog 1-minuut-sein gegeven. Dus zijn reactie was juist, alleen zijn voorbereiding niet.

18

19

WAT WILT U BEREIKEN? Om met passie te kunnen presenteren is deze vraag cruciaal. U dient tenminste vier weken voor aanvang van uw presentatie te weten wat u wilt bereiken. Uw doel zou kunnen zijn:  Het informeren van uw medewerkers, klanten en prospects over de nieuwe ontwikkelingen  Het overtuigen van medewerkers, klanten en prospects om uw ideeën te accepteren en zelf toe te passen  Het inspireren van medewerkers, klanten en prospects om anders te werken  Het amuseren van medewerkers, klanten en prospects als intermezzo tijdens een bijzondere bijeenkomst Verschillen in doelstelling De doelstelling verschilt naar gelang uw presentatie een ander vertrekpunt heeft. Anders gezegd, uw doel varieert met de soort presentatie: Toespraken Deze zijn bedoeld om te informeren en/of te amuseren. Het houden van een toespraak binnen het bedrijf waar u werkzaam bent (bijvoorbeeld bij het afscheid nemen van een medewerker), is weer een heel andere zaak dan het houden van een toespraak op een jubileumcongres van de vereniging van personeelsfunctionarissen, waar u de ontwikkelingen op het gebied van werving en selectie zult belichten. Maar de doeltreffendheid van welke toespraak dan ook, staat of valt met uw bekwaamheden als spreker of presentator. 20

Product- of bedrijfspresentaties Het doel van dit soort presentaties, is de aanwezigen te laten kiezen voor de producten of diensten van het bedrijf dat de presentatie organiseert. Bedrijfspresentaties kunnen zowel extern als intern gericht zijn. Extern door als productmanager een nieuw product aan wederverkopers te presenteren. Intern door de verkoopmanager die zijn doelstellingen, toekomstverwachtingen en tot nu toe behaalde resultaten, op de verkoopvergadering met alle vertegenwoordigers en de binnendienst bespreekt. Verkopen Doel van deze presentatie is het verkopen van producten of diensten aan groepen externe toehoorders. Deze presentaties voorzien in de mogelijkheid nieuwe producten of machines te demonstreren en uitgebreide gebruikerstoelichting te geven. Vakbeurzen, tentoonstellingen en seminars zijn bij uitstek geschikt, om met potentiële klanten in contact te komen en dus om verkooppresentaties te houden. Informeren Het doel van deze presentatie is om mensen binnen of buiten de eigen organisatie, te informeren over de ontwikkelingen in een nieuw project. Of om mensen op de hoogte te stellen van de verkoopresultaten in de voorbije periode. Deze presentaties zijn vaak intern. Zou dat misschien de reden zijn dat ze meestal zo slecht worden voorbereid? Het is maar de vraag of een praatje, vergezeld van een paar aantekeningen op de flipover of met schema’s geprojecteerd op het embryonale moderne scherm, de meest efficiënte manier is voor collega’s om met elkaar te communiceren. Waarom wil ik dit mijn publiek uitleggen? Wanneer u al die voorinformatie niet heeft, stel uzelf dan vooraf altijd deze vraag: ‘Waarom wil ik dit mijn publiek uitleggen?’ 21

Als u op reis gaat, weet u waar u naar toe gaat. Dit is ook van toepassing op het houden van presentaties. Als u in staat bent een duidelijke doelstelling te formuleren, hebt u tevens een antwoord op uw vraag: ‘Wat wil ik bereiken?’ (Waar wilt u naar toe?) Noot: Houd er rekening mee dat uw presentatie op zich nooit het doel is, maar slechts een hulpmiddel om bij uw publiek iets te bereiken.

Nadat u het doel van uw presentatie hebt geformuleerd, volgen deze vragen: “Hoe bereik ik het gewenste succes?” “Wat moet ik daarvoor doen en laten?” Wees wel realistisch. Het heeft weinig zin te proberen om in anderhalf uur een doel te bereiken, waarvoor feitelijk een hele dag nodig is. Daarom; formuleer realistische doelen. Stel dat uw presentatie dertig minuten mag duren, vraag uzelf af: “Hoeveel kunnen mijn gasten opnemen en wat beschouw ik voor hen als belangrijkste om te onthouden?”

Vraag: Hoe groot denkt u dat de procentuele invloed is van de inhoud van uw presentatie op het eindresultaat (van100 %)? Uw antwoord……………%

22

Om te beklijven!  Ken uw doel  Een toespraak? Informeer en amuseer  Productpresentatie? Stimuleer de toepassing  Verkopen? Men wil alleen u!  Informeren? Zorg dat u beklijft  Weet waarom u HET wilt vertellen  Ken de weg naar uw doel  Weet wat uw gasten kunnen verdragen  Uw presentatie is nooit het doel  Kies altijd de kortste presentatie

23

Voorbereiden Tijdens een serie bijeenkomsten voor een importeur reisde ik begin jaren ’90, met Louis van Dijk en de helaas veel te vroeg overleden Pim Jacobs, het land door. In Groningen aangekomen, stonden we in een bijna theatershow op een echt en heus podium. Je komt dan niet vanuit de zaal, waar de sprekers vaak op de eerste rij nerveus wachten, totdat zij met hun plasje naar de dokter mogen. Je komt vanachter de coulissen vandaan. Deze manier van opkomen is, als je het niet gewend bent, lastig. Daarnaast betekent naar Groningen reizen twee uur in de auto. Ik was keurig op tijd, doe mijn stropdas recht, kijk of mijn schoenen nog glimmen en ga op. Na afloop kreeg ik van één van de deelnemers commentaar: “De presentatie is goed, alleen jammer van uw broek. Je kon zien dat u zo uit de auto was gestapt.” Aan vakmensen als Pim Jacobs en Louis van Dijk gevraagd hoe je met zo’n probleem moest omgaan. Sinds dat moment heb ik altijd een kostuum of andere kleding, keurig op de hanger in de kledingzak achterin de auto, bij me. Mensen volgen je immers tot in details.

24

25

SPEEL HONKBAL De kracht van elke presentatie is altijd een stevige inhoud. Deze mag nooit worden vergeten. Daarnaast, en het klinkt wellicht afgezaagd, is een goede voorbereiding voor het houden van een succesvolle presentatie meer dan het halve werk! Begin hiermee minimaal vier weken vooraf. Want u komt altijd tijd te kort! Geef uzelf eerst antwoord op deze vragen:  Wie zijn de deelnemers?  Wat is de reden dat u spreekt?  Wat in elk geval vertellen?  Wat wilt u laten zien?  Welke onderbouwingen leveren (bewijs)?  Wat absoluut niet zeggen?  Welke opening zou aanslaan? Schrijf vervolgens kernwoorden van uw presentatie op. Vaak is de verleiding groot om alles op te schrijven wat er gezegd moet worden (als u zich hierbij beter voelt, doe het). Een slimme aanpak is deze:  Verzamel uw teksten en ideeën  Bepaal wat het publiek moet weten en wat nuttig is  Schrijf uw presentatie van tevoren geheel uit en vat deze tekst samen in een aantal kernwoorden of kantlijnquotes  Beperk deze kantlijnquotes en voorzie deze van een korte omschrijving  Oefen uw presentatie aan de hand van deze quotes  Maak hiervan een honkenschema  Schrijf in elk geval uw openingszin en uw slotzin helemaal uit 26

 Oefen opening en slot voor de spiegel. Niet één keer, maar vaak, heel vaak Voorkom problemen Presentaties houden zonder voorbereiding, kan leiden tot deze problemen:  De inhoud wordt niet in de juiste volgorde behandeld  Visuele hulpmiddelen ondersteunen niet (leiden af)  De beschikbare tijd wordt overschreden Dit laatste voorkomt u door van tevoren uw tijd te meten tijdens een repetitie. In de voorbereiding kunt u tijd besparen, door uw sheets, dia’s of tekstvellen te tellen.

De vuistformule is: 1 Sheet of dia = 2 minuten! 1 Vel A4 tekst met regelafstand 2 = 2 minuten!

Let’s play ball Baseball is een prachtige sport die zelfs tot in het dagelijkse Europese leven is doorgedrongen. Kijk om u heen en zie de baseballpetten en baseballjacks. Niet voor niets sponsort DOOR Training & Coaching Neptunus uit Rotterdam. Eén van de kenmerken van honkbal is dat met vier honken wordt gespeeld. Het is de kunst van het spel eerst op het eerste honk te komen en vervolgens steeds een honk verder. Met uw openingszin bent u aan slag. Daarmee wint u uw publiek. U mag door naar het eerste honk. Daar moet u wat mee doen. 27

U zegt wat u moet zeggen. Het kan zijn dat u teruggrijpt naar het verleden. Een gebeurtenis verhaalt. De reden van uw komst uitlegt. In elk geval warmt u hiermee uw publiek verder op. De mensen in de zaal gaan verzitten. Strekken hun nekken om u goed te kunnen zien. Voordat u op het tweede honk aankomt, wees alert om onderweg niet uitgetikt te worden. Mocht u onderweg een vraag tegenkomen, ga terug naar uw eerste (veilige) honk. Op het tweede honk geeft u aan waarom u gekomen bent. Presenteert u uw boodschap. U probeert uw publiek nog niet over te halen. Het publiek volgt u als het goed is ademloos. Is dit niet (meer) het geval, dan wordt u tussen honk twee en drie uitgetikt. De gedachten van uw publiek dwalen af. Men denkt aan alles behalve aan u. Op het derde honk haalt u de mensen over te doen wat u (samen) wilt. Met uw slot(zin) komt u aan op de thuisplaat, het vierde honk. U boekt uw succes. Het publiek is u dankbaar! Noot: Meatloaf scoorde een wereldhit, een klassieker met zijn Paradise by the dashboardlight. Daarin bezong hij de liefdestaal van de Amerikaanse jeugd. Hoe ver ben je gekomen? Eerste honk? Tweede honk? ‘I did it all the way’. Maak van uw presentatie een wereldhit door honk voor honk verder te komen.

28

Voorbeeld honkenschema Inhoud

Honken

Extra

1. Welkom en doel

Meneer de

Aankijken

burgemeester. Dames en heren. Opening van derde pand sinds oprichting.

Wijzen

Tevens Open Huis. 2. Programma

Eerste officiële opening. Vervolgens rondleiding. Feliciteren in de hal. Drankjes en koud buffet. Circa 19.00 uur naar huis.

3. Speech

Uitnodiging

Terug eerste dag. Terugblik laatste periode. Hobby’s klaverjassen en schelpen. Nooit op vakantie geweest.

4. Aankondiging

Oprichter

Applaus

29

Iedere spreker is na 13 minuten saai De tijdsduur waarin de mensen in de zaal zich volledig op iets kunnen concentreren, is niet langer dan 13 minuten. Houd hier rekening mee bij het opstellen van een honkenschema. Het is van belang zeer regelmatig wisselingen aan te brengen in uw houding, stem, onderwerp en presentatietechniek of presentatie-vorm. Op die manier houdt u de aandacht van uw gehoor en voorkomt u wegzakken, wegdromen, gaan fluisteren, kuchen en andere voor u als spreker vervelende zaalreacties. Pas ook op voor de zogenaamde inzaktijd. Deze is direct na de lunch tussen twee en drie uur. Op dat moment zult u extra passie moeten inbrengen. Ga in het inzakuur niet uit van een afhaken na 13 minuten. Houd rekening met de helft: 6 minuten. Om te beklijven!  De inhoud blijft de basis  Verzamel uw teksten en ideeën  Schrijf uw presentatie uit  Vat uw teksten samen in kernwoorden  Speel honkbal met 1, 2, 3, 4 honken  Behandel de inhoud in een logische volgorde: 1 sheet = 2 minuten 1 vel A4 = 2 minuten  Houd rekening met inzakken na 6 minuten  Na 13 minuten wordt u saai

30

Voorbereiden Kom ik bij een multinational, waar de presentatie in de showroom wordt gehouden en maak ik kennis met de geluidstechnicus die zegt: “Komt u een kwartier voordat u opkomt naar mij toe, dan speld ik de microfoon op. Alles is uitgetest.” Mijn voorstel om toch nog even te testen, wijst hij nonchalant af. “Toch maar doen”, houd ik vol. Bij de test blijken de speakers verkeerd te staan, waardoor ik niet van het speciaal opgestelde podium af kan. “Niemand heeft mij tevoren gezegd dat u van het podium zou afgaan. U zou vanachter de katheder spreken.” Na enige nutteloze discussie zeg ik dwingend: “Toch maar de speakers verplaatsen.” Hetgeen gebeurt.

31

32

WAAR PRESENTEERT U? Van passionele liefde is bekend dat elke ontmoetingsplaats goed is. Presenteren en honkbal hebben gemeen dat de plaats heel belangrijk is. De omstandigheden (het stadion) en het veld (het podium) zijn cruciaal. Stel, u houdt een verkooppresentatie. De vraag of u deze presentatie intern op uw eigen bedrijf, dan wel extern bij (het bedrijf van) een klant houdt, is zeer belangrijk. Beide locaties hebben hun voor- en nadelen. Voordelen van een thuispresentatie  Als u goede afspraken maakt met de secretaresses, organisatie en catering, wordt u niet op voor u ongewenste momenten onderbroken. Als u uw presentatie extern houdt, kunt u daar nooit helemaal zeker van zijn  U wint aan psychologisch overwicht, u speelt een thuiswedstrijd. U zit vaak beter in uw vel  U kunt tijdens de (lunch)pauze uw toehoorders in contact brengen met (andere) leden van het managementteam of de directie  Een deel van het publiek bestaat uit eigen collega’s, meer dan tijdens een uitwedstrijd  U hebt specialisten binnen handbereik. Mocht zich een probleem voordoen, dan kunt u er meteen een expert van uw eigen bedrijf bij halen. Ze kunnen u ook behulpzaam zijn, tijdens een discussie bij het beantwoorden van gecompliceerde technische vragen, die u zelf liever niet beantwoordt in aanwezigheid van gespecialiseerde toehoorders

33

 Uw presentatie kan langer zijn, bijna net zo lang als u zelf wenst. Niemand wenst lang te reizen om een presentatie van slechts twintig minuten bij te wonen. Houdt u de presentatie echter extern, dan krijgt u vaak niet meer dan twintig minuten tot uw beschikking  U krijgt een indruk van de interesse die men in uw bedrijf of producten heeft. Men toont duidelijk meer interesse als men bereid is om naar u toe te komen  Het kan u veel extra tijd kosten, als u een presentatie bij een ander bedrijf organiseert. Mensen beloven dingen, die ze niet nakomen. Hulpmiddelen zijn niet beschikbaar, de verlichting blijkt het niet te doen, de overheadprojector is defect en u krijgt een hand- in plaats van een reversmicrofoon Argumenten om thuis te presenteren  U hebt de juiste en benodigde apparatuur in huis voor het geven van een goede presentatie  U biedt de mogelijkheden kennis te maken met de directie of het managementteam  U stelt hen in staat specialisten aan te spreken over allerlei technische details  U biedt meteen een rondleiding in uw bedrijf aan Voordelen van een uit-presentatie  De klant speelt een thuiswedstrijd en voelt zich meer ontspannen. De meeste gasten voelen zich in hun eigen omgeving meer op hun gemak  Klanten zullen eerder op uw voorstellen ingaan dan bij een presentatie bij u in het bedrijf 34

 U kunt de situatie van de klant beter inschatten. U krijgt zicht op de cultuur en onderlinge verhoudingen. Komen ze op tijd? Klontert men in groepjes samen? Wie neemt naast de directeur plaats? Dat zijn allerlei aanwijzingen, waaruit u nuttige informatie kunt distilleren  Als iemand van de klanten u helpt bij de voorbereidingen, zult u veel te weten komen. Secretaresses en huishoudelijke diensten vertellen veel (als u vriendelijk bent en hen aandacht geeft)  Bij het houden van een uit-presentatie, dwingt u zich nog beter voor te bereiden, omdat u minder hulpmiddelen en personele assistentie ter beschikking hebt dan thuis.

35

Voorbereiding op een uit-presentatie Bij een uit-presentatie, stelt u uzelf één of meer dagen van te voren van de situatie op de hoogte. Let erop dat het te gebruiken vertrek of de zaal groot genoeg is, geschikt voor uw doel, de stoelen in de juiste opstelling staan en dat er goed geventileerd kan worden. Controleer elk te gebruiken apparaat. Wacht daarmee niet tot het laatste moment. Misschien werkt de beamer niet, of is de video-apparatuur ongeschikt voor de door u te vertonen video-opnamen. Test de geluidsapparatuur en de verlichting versus uw beeldprojectie en uw bewegingen. Het is altijd veiliger uw eigen apparatuur mee te nemen, maar dat kan u ook kwalijk worden genomen. Vraag of het mogelijk is dat iemand u helpt bij uw voorbereidingen en de opstelling van de apparatuur. Zoals u ziet, kan het een groot verschil maken waar u uw presentatie houdt. Weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af en kies dan de plaats die u voor de presentatie het meest geschikt acht.

36

In welke zaal presenteert u? Een juist geselecteerde zaal biedt vanzelfsprekend voldoende ruimte aan alle deelnemers. Daarnaast is deze ook ruim genoeg om tafels en stoelen, in de door u gewenste opstelling, te kunnen plaatsen. Er bestaan verschillende alternatieven om een zaal in te richten, ieder met zijn eigen voor- en nadelen. Deze opstellingen komt u onderweg tegen: Theater Alleen te gebruiken voor grote groepen (50 - 1.000 gasten) als er geen of weinig aantekeningen gemaakt hoeven te worden. Er zijn alleen stoelen aanwezig, zodat u veel toehoorders kwijt kunt. Bij voorkeur komen de gasten aan de achterzijde binnen. Ook ideaal om buurman-buurman-oefeningen te doen. Klas De deelnemers zitten twee aan twee achter tafels, die in rijen zijn opgesteld. U-vorm Dit is de ideale opstelling voor groepen tot maximaal twintig personen. Er kan makkelijk contact gelegd worden met elke deelnemer. Ook kunt u naamkaarten plaatsen. Door het arrangeren van zitplaatsen, brengt u op subtiele wijze over, dat u de leiding hebt. Stoelen zijn comfortabel en hebben armleuningen. Tafels zijn hoog genoeg (circa 75 cm) om aan te schrijven en er valt voldoende licht op de tafels. Café Deze opstelling wordt gebruikt om, aan tafel in een workshop, één en ander uit te werken in groepen tot 96 personen. Elke ronde tafel bevat acht stoelen. Bij een plenaire presentatie zal een aantal gasten aan tafel de stoel moeten draaien. Per tafel presenteert de gespreksleider (tafelvoorzitter, moderator). 37

Licht en geluid Elke zaal heeft een andere akoestiek; controleer de akoestiek voor u begint. Een zaal met zware gordijnen en dikke tapijten, waar het geluid geabsorbeerd wordt, is even moeilijk bespreekbaar als zalen met houten vloeren en hoge plafonds, waar het geluid weerkaatst. Wees alert op de verlichting. Heel vaak hangt een TL-balk boven het projectiescherm. Draai de lampen in deze bak los in plaats van de gehele TL-verlichting uit te zetten. Als spreker bent u dan niet meer zichtbaar. Microfoon Voor groepen groter dan vijftig personen is een geluidsinstallatie een voorwaarde. Overtuig u van tevoren dat alles werkt en dat u een reservemicrofoon hebt. Zorg dat er voor een vraag- en antwoord discussie, voldoende microfoons in de zaal staan opgesteld. Lichtbeelden Als u met powerpoint of video presenteert, kunt u de verlichting eenvoudig uitschakelen of dimmen. Zorg dat u vervolgens met een spot uitgelicht wordt, zodat uw mimiek goed zichtbaar blijft. U zou niet de eerste spreker zijn die vanuit het duister de plank misslaat. Onderbrekingen Probeer onderbrekingen zoveel mogelijk te voorkomen. U wordt afgeleid en de concentratie van uw gehoor wordt verbroken. Hoewel u storingen nooit helemaal kunt voorkomen, is het de moeite waard uw gehoor er van tevoren op te wijzen wat uw spelregels zijn. Vermeld dat eventuele boodschappen aan een prikbord in de hal (koffiekamer) zullen worden bevestigd. Zet een emmer met water opvallend klaar en geef aan dat u in deze emmer graag elke mobiele telefoon wilt bewaren die afgaat. 38

Pauzes Zorg ervoor dat er regelmatig en op tijd (laat uw gasten nooit langer dan 75 minuten wachten op een sanitaire stop) pauzes worden gehouden. Hoewel niemand positief reageert op een te strakke planning, is het plezierig voor alle gasten, als de presentaties en de pauzes op tijd beginnen en eindigen. Hoe het opkomen voor te bereiden? Verken de gang, vanaf de plaats waar u moet wachten, tot u aan de beurt bent. Ga daar rustig zitten. Sta vervolgens op en loop naar de plek des onheils. Kijk de zaal in. Zeg uw eerste vier zinnen. Kijk en voel of alles lekker zit. Of u makkelijk bij het water kunt, bij de projector, of u uw papieren kunt neerleggen en of u lopend de plek kunt bereiken die u wilt bereiken. Doe geen aannames en concessies. U levert een topprestatie. Dat kunt u alleen maar als alles perfect is. Vanachter de coulissen opkomen, maakt het voor u lastiger als u het niet gewend bent. Evenals applaus ontvangen in de aanvang. Loop daarom in elk geval vanachter die koude en ongezellige coulissen het podium op en boots de opkomst na die u later wilt uitvoeren. Zorg voor een vertrouwde omgeving. Testen, testen en nog eens testen Test alle technische hulpmiddelen uit. Geluid, licht, overhead, laptop, beamer en alle andere hulpmiddelen. Neem niets aan. Van niemand! Test. Test vooral ook het licht. Wanneer u niet achter de katheder plaatsneemt, kijk dan of u al bewegend over het podium te volgen bent. Ga zelf eerst op die plaatsen staan waar u wilt staan. Neem zelf achterin de zaal plaats en laat iemand anders diezelfde posities innemen. Zie wat uw publiek ziet! Bij het oefenen van het opkomen, verwijdert u alle obstakels. Als het om het echie gaat, zou u wel eens zwaar gehinderd kunnen 39

worden door zaken die er niet horen, of die u er niet had verwacht. Het kan u uw opening kosten. Uw opening waarmee u de sfeer en de kwaliteit bepaalt van uw presentatie. De laatste test is de spiegel. Neem plaats voor een sta-spiegel en bekijk uzelf van top tot teen en terug. Zie wat de zaal ziet. Zeg tegen uzelf: “Waaraan zou ik mij storen als ik zo’n spreker voor mij op het podium zie staan? Niets?“ U bent er helemaal klaar voor!

40

Voorbereiden “U bent gelukkig ontspannen en aanspreekbaar”, zegt een (nieuwe) secretaresse van een klant tegen me, aan de voet van een seminar, waar veel (interne) sprekers voor cols van de buitencategorie staan. Nu nog wel, een half uur voor het uur NU ben ik er slechter aan toe dan de sprekers die nu geestelijk afwezig zijn. Kom een half uur voor mijn wedstrijd niet naar mij toe. Ik zie u dan niet staan. Concentratie heet zoiets, gaf ik als toelichtend antwoord. Om te beklijven!  Zet de zaal naar uw hand  Maak afspraken bij een thuiswedstrijd  Stel uw eisen bij een uitwedstrijd  Kijk vooraf waar u presenteert  Bij aankomst, ga eerst naar het podium  Controleer de akoestiek en het geluid voor u begint  Test of u non-verbaal overkomt (licht?)  Plan een pauze na maximaal 75 minuten  Oefen de opkomst keer op keer  Bekritiseer uzelf vooraf in een staspiegel

41

42

HOE KOMT U HONK VOOR HONK VERDER? Een goede presentatie begint in de voorbereiding met het aanbrengen van een duidelijke structuur in uw presentatie. Het structureren van uw presentatie heeft een tweeledig doel:  U schept duidelijkheid over het doel van uw presentatie, het belang van de presentatie voor uw gasten en de opzet van het programma  U stelt anderen in staat uw bedoelingen en gedachten te volgen en zodoende uw gasten zo te motiveren, dat ze na afloop van uw presentatie ook daadwerkelijk in actie komen Het ruitmodel, dat eveneens in vier stappen is verdeeld, biedt de kans om al tijdens de voorbereiding uw presentatie te structureren. 1 2 3 4

Opening

1 2

Centraal thema

3 4

1 2 3 4

Samenvatting Afsluiting

43

In de opening vertelt u in hoofdlijnen wat u gaat vertellen. Tijdens het centrale thema vertelt u in detail wat u te vertellen hebt. Vervolgens vat u samen wat u zojuist hebt verteld; de overtuigende of verhalende samenvatting. Tot slot sluit u opvallend en actief af; de afsluiting. Noot: Bij drie van de vier stappen verdeelt u uw tekst als het ware over vier honken.

Hoe presenteert u uw boodschap? Ontleed de door u verzamelde gegevens tot de kern van het onderwerp: de kern van het thema dient als basis voor de opbouw van uw presentatie. Bouw de kern vervolgens uit tot de hoofdzaken, waarna u de hoofdzaken weer verdeelt in bijzaken. Hierin kunt u details opnemen, voorbeelden geven, of een grap verwerken. Ga voor uzelf (al tijdens uw voorbereiding) na of u onlogische gedachtesprongen maakt en zo ja, elimineer deze. Zet vervolgens uw honkenschema, de vier hoofdzaken, op. Er is sprake van een gedachtesprong als hoofd- en bijzaken niet op elkaar aansluiten, of als er een abrupte overgang plaatsvindt tussen hoofd- en bijzaken. Zorg verder voor aandachttrekkende praktijkvoorbeelden. Door uw presentatie te vierendelen, zorgt u ervoor dat de hoofdzaken herkend worden. Doet u dit niet, dan is uw relaas misschien wel de moeite van het aanhoren waard, maar moeilijk te onthouden. Laat staan na te vertellen. De structuur waarin u de hoofdzaken onderbrengt, is erg belangrijk. Het eenvoudigste model is het werken met 3 of 4 honken. Zo krijgt u voldoende gelegenheid, om het onderwerp of het thema van verschillende en contrasterende kanten te 44

belichten. Uw presentatie zal ook vrij gemakkelijk te onthouden zijn. Voorbeelden van praktische honkenschema’s zijn:  Verleden, heden, toekomst en hoe verder  Oplossing, nadeel, voordeel en besluit  Probleem, oplossing, alternatieven en besluit Door te werken met honken, voorkomt u dat uw presentatie op een voortkabbelend beekje lijkt. Uw publiek zal constateren: ‘Die presentator heeft het duidelijk verteld, het zat logisch in elkaar.’ Voorbeeld opening Dames en heren, tijdens deze presentatie van twintig minuten krijgt u: 1. Een beeld hoe het was 2. De situatie van nu 3. Een blik op de kansen van morgen 4. Geëindigd wordt met een voor u zeer belangrijke vraag Honk 2: Centrale thema 1. “Hoe het was. Na de komst van de PC in 1981 is er veel veranderd. Thuiswerken bleek ineens een optie …” (en zo verder) 2. “En dan nu. Nu is alles anders. Dagelijks staan uw verkopers in de file, omdat nog te weinig bedrijven het aandurven om te schakelen …” (en zo verder) 3. “Een blik op de toekomst. De toekomst biedt kansen voor die onderneming die elk contact bij de klant maximaal durft te benutten, of dit nu een 45

verkoper, een servicemedewerker of een chauffeur betreft. Het gaat om het klantencontact dat bewust …” (en zo verder) 4. “Het verleden heden en de toekomst overziend, rest deze voor u zeer belangrijke vraag. Een vraag voor de ondernemer die niet alleen wil overleven, maar vooral winnend wil overleven. De vraag is: Durft u het aan om vanaf scratch, dus geheel opnieuw, te beginnen?” Samenvatting Begin met te vragen: Wie heeft er iets te vragen? Beantwoord de vragen en herhaal bondig waarover u, honk voor Honk, hebt gesproken. “20 jaar terugkijkend naar de wijze hoe met klanten werd omgegaan, kan worden gesteld … “ (en zo verder). “U en ik zijn nu in een situatie beland die …” (en zo verder). “De kansen zijn er. Onderzoeken hebben aangetoond dat de toekomst …” (en zo verder). Afsluiting Sluit af door om actie te vragen of wens uw publiek iets toe: “Rest de alles overheersende vraag, of u opnieuw durft en wilt beginnen. Achter mij staat mijn e-mailadres ([email protected]). Stuur mij de komende dagen een e-mail met daarin uw besluit. Een gouden toekomst toegewenst!”

46

Om te beklijven!  Vertel in de opening wat u gaat vertellen  Presenteer uw boodschap in 4 honken  Voordat u samenvat: “Wie heeft er vragen?”  Herhaal uw boodschap in de samenvatting  Sluit af en vraag om actie  Werk vanuit: verleden, heden, toekomst  Bouw op: probleem, oplossing, alternatieven, besluit  Houd het ruitmodel als basis van uw presentatie  Laat u leiden door hoofdzaken (honken)  Zorg voor aandachttrekkende praktijkvoorbeelden Voorbereiden Het was in een oude TV-studio. waar ik voor een opdrachtgever mee zou werken aan een verrassende opkomst. Wat hadden ze voor mij bedacht? Een illusionist zou mij uit een kist toveren. Hij deed deze act al jaren met een ranke, slanke dame van 1.60 meter. Ik moest in diezelfde kist en werd er verfomfaaid uitgetoverd. Het gevolg was dat ik de eerste 10 minuten niet wist waar ik stond, wat ik zei en wat ik deed.

47

48

HOE OPENT U MET PASSIE? Alle voorbereidingen zijn getroffen. Onthoud wel dat de voorbereidingen ophouden zodra u uw presentatie begint. Blijf uw openingszin oefenen tot het moment waarop u echt op gaat. Als u een zendermicrofoon draagt, hebt u deze achter de coulissen aangezet en getest. Uw kleding hebt u strak getrokken. De spiekblaadjes hebt u in uw rechterhand. Met uw linkerhand pakt u een glas en neemt u nog een slok water. Uw naam wordt genoemd en u komt op. Tijdens het opkomen kijkt u zonder te kijken met een glimlach de zaal in. U neemt plaats op de plek die u tevoren hebt gezien, gevoeld en getest. U kijkt van links naar rechts van achteren naar voren. Uw kijken duurt circa 10 seconden. Opening Zorg voor een verrassende opening. Stel een inleidende vraag, waarop u zelf het antwoord geeft: “Dames en heren, wie van u is met de auto hiernaartoe gekomen? Ik in elk geval niet. De trein heeft mij hierheen gebracht. Zodat ik ontspannen voor u zou staan met deze positieve mededeling: ’De winst is dit jaar met 11% gestegen’.” Geen grappen Begin nooit met een grap. Of u met een grap succes hebt, is afhankelijk van uzelf. Als u van nature geen grapjas bent, probeer het ook niet te zijn. U schept een verwachting die u niet waarmaakt! Ken uw publiek. Is uw publiek serieus, dan kunnen uw kansen uw gehoor te overtuigen met een grap in een later stadium wel eens geringer blijken te zijn. 49

Een spreker opende eens (tot grote hilariteit) met: “Lieve dames, mijne heren. Andersom zou tot teveel verwarring leiden.” Een andere spreker nam later deze verrassende opening over, echter zonder succes. Hij wist de juiste toon niet te vinden. Uw woordkeus en stemgebruik zijn aan het begin van uw presentatie doorslaggevend. Het publiek is nog niet gewend om te luisteren, maar beoordeelt u op het moment dat u met uw presentatie begint. De eerste twee minuten zijn cruciaal. Daarin wekt u zowel voor uzelf als voor uw onderwerp belangstelling. U kunt op verschillende wijzen openen, maar u hebt maar één doel: maken dat uw gehoor wil en blijft luisteren. Geloof in uzelf, geloof in uw publiek en wees overtuigd van uw voorbereiding. U zult met passie presenteren. Benut de wigwam-opening

Wigwam-opening

1 2 3 4

Ruitopening

50

Deze gaat vooraf aan de ruitopening. U opent door:  Informeel te zijn “Een paar dagen geleden sprak ik...”(de naam die u gebruikt moet van iemand in de zaal zijn)  Een vraag te stellen Uw publiek zal intuïtief het antwoord trachten te vinden op uw vraag. U praat gewoon door, u geeft zelf antwoord: “Wat denkt u dat er gebeurt, als er vanaf morgen zonder verkoopbuitendienst wordt gewerkt? Waarschijnlijk niets. De omzet zal het eerste jaar misschien zelfs niet dalen.”  Gedachten lezen Speel in op de vooringenomen ideeën van uw publiek. Pak de zaal op sympathieke wijze aan en zo nodig in: “Sommigen in de zaal zullen misschien denken: Daar heb je weer zo’n saaie professor in driedelig grijs’. Ik zal u geruststellen. Dat is ook zo. Dat van dat driedelige grijs bedoel ik.”  Een ervaring vertellen Deze is echter wel gerelateerd aan het onderwerp van uw presentatie. Houd het kort en indien mogelijk persoonlijk. Breng er (eventueel) humor in: “Laatst in een restaurant kwam een ober met een bevlekt jasje naar mij toe en vroeg: ...”  Terug te grijpen op het verleden Geef kort aan wat er voorheen is gebeurd. Maak dit 51

niet te lang. Ga er niet te uitgebreid op in. In 1994 bij de introductie van de mobiele telefoon …  Het noemen van een feit Gebruik de feiten, zoals de visser zijn aas gebruikt. Doe dit uitsluitend om uw publiek bij het onderwerp te betrekken. Kies de feiten zorgvuldig en verzeker u van de juistheid. Houd het eenvoudig! Contrasterende feiten verhogen vaak de interesse: “De laatste jaren kent de zorg een toename van medewerkers, terwijl het lijkt alsof de zorg is afgenomen…”  Te citeren Dit is het meest gemakkelijk toe te passen en effectief. Citeer wel iemand die bij uw gehoor bekend is, of zorg dat het citaat blijft hangen: “Laatst hoorde ik een directeur zijn personeel toespreken. In zijn opening gaf hij een reactie op de onrust binnen zijn organisatie. U wilt zekerheid voor de toekomst. Die krijgt u, het enige zekere is: DE TOEKOMST IS ONZEKER!”  Een schokeffect Dat kan erg doeltreffend zijn als u op tijd pauzeert. “Aan het begin van deze presentatie heb ik slecht nieuws voor u … De meeste van u zijn met ingang van heden overbodig… De enige voor wie hier een toekomst is weggelegd, zijn mensen die denken en doen als ondernemers…”  In te spelen op een actueel onderwerp Dit is het tegenovergestelde van een humoristische boodschap.

52

Niet iedereen is in staat een goed humoristisch verhaal te houden. De actualiteit helpt u om extra aandacht te krijgen van uw gehoor. Kijk hiervoor in de krant en knip iets uit: “Het nieuwe kabinet stond op het bordes. Op de foto valt één minister op met een schoudertas. Zij krijgt geen tweede kans voor deze verkeerde eerste indruk.” Om te beklijven!  Oefen de opening tot u op gaat  Weet dat het geluid aan staat  Kijk nog even in de spiegel  Kom op en loop naar uw plek  Wacht 10 seconden en kijk links, midden en rechts  Zorg voor uw verrassende opening  Begin nooit met een grap  Benut de Wigwam-opening  Speel in op een actueel onderwerp  U krijgt geen 2e kans voor een 1e indruk

Vraag: Hoe groot denkt u dat de procentuele invloed is van de woordkeus van uw presentatie op het eindresultaat (van 100 %)? Uw antwoord … … %

53

Voorbereiding Het was in een theater waar ik vroeg aankwam. Het programma duurde van twee uur in de middag tot vijf uur. Ik stond gepland als laatste spreker. Voor de pauze was het een saai geheel. Niemand van de technisch inhoudelijke sprekers boeide de zaal. Na de pauze nog twee sprekers en dan mocht ik. Nog één te gaan. Even ontspannen dacht ik. Ontspannen doe ik door op de vloer van het podium achter de coulissen te gaan liggen. Ik hoor dan wat de spreker zegt om in mijn presentatie een deel te gebruiken. Wat nooit gebeurde, gebeurde: ik viel in slaap! Alsof de gastheer het aanvoelde, hij kondigde mij extra hard aan. Bij de derde keer schrok ik wakker en liep het podium op. Pas na tien minuten (kan ook korter of langer zijn) schoot de passie in mijn lichaam. Na afloop complimenteerde men voor de verrassende opening. Toch doe ik het zo nooit meer!

54

55

BETEKENT EEN KATHEDER OOK PASSIE? Het directe antwoord luidt NEEN. Een katheder schermt een belangrijk deel van uw non-verbale communicatie af. Toch kan een katheder nuttig zijn, als u letterlijk uitgeschreven tekst moet presenteren (jaarverslag, productintroductie of een beleidsplan). Noot: Schrijftaal is geen spreektaal. Zorg er dus voor dat uw teksten in spreektaal worden uitgeschreven.

Wanneer u het presenteren niet gewend bent, is een katheder een veilige pleisterplaats. U krijgt het gevoel dat de mensen in de zaal uw onzekerheid, in de vorm van uw knikkende knieën, niet kunnen waarnemen. Soms bent u verplicht achter de katheder plaats te nemen, omdat midden op het podium de lichtbeelden die u aanstuurt, worden geprojecteerd met dia’s of een video. Maak gebruik van deze ervaringen vanachter de katheder: 1.

Leg uw tekst tevoren op de katheder. Stel dat u tijdens een presentatie de zaal in blijft kijken, dan lijkt het of u alle teksten uit uw hoofd kent.

2.

Werk met papier waarop de teksten in hoofdletters (lettergrootte 14 of 16) staan aangegeven. Eindig een blad met een volle zin, zodat u aan het einde van de zin pas naar het volgende vel gaat.

3.

Houd regelafstand twee aan. Zo kunt u op het laatste moment nog aanvullingen of verbeteringen duidelijk aangeven. Zet teksten die u moet benadrukken in vet.

56

(Door op deze wijze uw teksten weer te geven, kunt u uw tijd uitstekend plannen. Per vel A4 vergt uw presentatie twee minuten). 4.

Bundel de papieren niet. Werk met losse, genummerde vellen. Sla de bladen niet om. Deze handeling valt op en kost te veel tijd. Leg het gelezen vel slechts naast de voor te lezen stapel.

5.

Houd het glas water om de keel te smeren op een tafeltje naast de katheder. Voorkom omvallen over uw papieren.

6.

Geef van tevoren aan waar welke sheet of ander beeld wordt vertoond. De beeldtechnicus die u volgt, zal u synchroon kunnen volgen.

7.

Leer de eerste drie en de laatste twee regels uit uw hoofd. U kunt de zaal inkijkend uw presentatie beginnen en eindigen. Oogcontact doet meer dan u misschien vermoedt.

8.

Zodra u opkomt, loop naar de katheder, orden de papieren en de technische hulpmiddelen (afstandbediening en microfoon) op zo’n manier dat u zich comfortabel voelt, plaats uw handen links en rechts op de katheder, kijk de zaal links en rechts in, glimlach, wacht 10 seconden en begin. Voorkom hangen op of aan de katheder.

9.

Kijk tijdens uw presentatie zoveel mogelijk de zaal in. Ook al is de zaal aardedonker of de spots op uw gezicht irriteren, blijf geregeld de zaal in kijken (u wilt immers in de schijnwerpers staan).

10. Wanneer er een camera meeloopt, die u groot op het scherm brengt, laat u vooraf uw neus poederen. De glans op uw voorhoofd zou afleidend kunnen werken. Kijk 57

tussendoor steeds in de camera. U kijkt op deze wijze de mensen in de zaal aan. Naar links en rechts kijken, komt over als oogcontact vermijdend. 11. Laat de mensen in de zaal weten dat u afsluit door “dank u wel” te zeggen. Blijf nog 10 seconden staan om applaus in ontvangst te nemen. Ruim uw papieren op en loop weg (of laat deze - wel afspreken met de organisatie - liggen). Autocue Wanneer u met een autocue presenteert, staan voor u op de katheder links en rechts glasplaten, waarop uw teksten worden getoond. U bereikt daarmee dat u de zaal inkijkt terwijl u uw tekst voorleest. Denk niet dat een presentatie met autocue makkelijker is. Houd u aan deze regels voor het werken met de autocue: 1.

Zet uw uit te spreken tekst op papier. Geef aan waar u welke beelden wilt vertonen.

2.

Geef de beeldtechnicus en de autocue-technicus een kopie.

3.

Oefen vooraf uw gehele presentatie tezamen met alle technici. Bespreek het tempo.

4.

Vermijd tijdens uw presentatie spontane invallen. Reageer verbaal niet op zaken die in de zaal gebeuren. De autocuetechnicus heeft deze tekst niet en zal u niet meer kunnen volgen.

58

5.

Kijk na uw opkomst via de glasplaten de zaal in. Kijk tijdens uw presentatie het meest door de glasplaat aan de middenzijde van de zaal.

6.

Minimaliseer uw gebaren. Een deel ervan zou in de zaal niet over kunnen komen.

7.

Houd de door u uit te spreken tekst voor u op de katheder. Vermeld, door een streep tussen uw autocue teksten, het einde van een pagina. In geval van een technische storing kunt u, met de papieren teksten voor u, gewoon doorgaan.

8.

Laat de mensen in de zaal op geen enkele wijze merken dat u met de hulp van autocue presenteert. Wanneer de autocuetechnicus te snel of te langzaam gaat, pauzeer. Neem een slok water en de technicus is verplicht te stoppen, of zelfs terug te spoelen. Laat de zaal echter niets merken.

9.

Bedank de autocue-technicus (aan het einde van de dag of tijdens een pauze) voor de uitstekende samenwerking.

Om te beklijven!  Benut een katheder als elk woord moet kloppen  Schrijf uw tekst in spreektaal  Leg uw tekst tevoren op de katheder  Werk uw tekst uit in HOOFDLETTERS  Houd regelafstand 2 aan  Bundel uw papieren NIET  Vermeld de te presenteren lichtbeelden in uw tekst  Sla de tekstbladen niet om. Leg ze weg  Houd uw twee handen aan het katheder  Kijk zoveel mogelijk de zaal in: links, rechts, midden 59

Voorbereiden Het gebeurde in België tijdens een netwerkbijeenkomst. Aan een tafel met zeven andere gasten, werd gevraagd of iedereen zich in twee minuten wilde voorstellen. Het lot bepaalde de volgorde en ik mocht als laatste. De Belgen voor mij vertelden hoe goed zij waren. Het kwam bijna Hollands arrogant over. Toch besloot ik met dichtgeknepen gas mijzelf en DOOR te presenteren. Vraagt iemand aan mij hoe België op mij overkomt. Steek ik een dikke pluim op de aanwezige hoeden. Vraagt een ander: “Het is toch niet allemaal positief?” Antwoord ik open en eerlijk dat ik mij verbaas over de betalingsmoraal. Iedereen betaalt aan iedereen te laat. Afspraak blijkt geen afspraak te zijn. Reageert een ander: “Dat herken ik niet!” Dwingend vervolgde hij tot de anderen “U?” De overige zes Belgen: “Nee, wij ook niet!” Ik schiet na afloop die Belg aan met: “Wat deed ik verkeerd?” Antwoord: “Zoveel zelfvertrouwen. Zoveel passie, daar houden wij in België niet van.” Dag netwerk. Dag België (ik blijf achter het gordijn)

60

61

WERKEN MET EEN BEAMER? Bijna iedereen werkt met een professionele (PowerPoint) presentatie. Sommigen overdrijven hierin. Men past de beamer te pas en te onpas toe. Om te voorkomen dat dit hulpmiddel tot een doel wordt verheven (hoezo passie?) volgen enkele adviezen: 1.

De lichtinval is van grote invloed. Kom daarom op tijd en stel, voordat iedereen er is, alvast uw apparatuur op. Neem de posities in van alle kijkers en ga na of het scherm goed te lezen is (maak alleen gebruik van zogenaamde TFT-LCDschermen).

2.

Bereid u voor aanvang van het seizoen, of bij een introductie van een nieuwe activiteit, perfect voor. Neem een standaard presentatie in uw laptop op, die per klant eenvoudig op maat kan worden gemaakt.

3.

Neem het logo en andere uiterlijke kenmerken van uw klant in uw presentatie op. U komt zeer klantgericht over wanneer op elke pagina het logo van de klant is gescand.

4.

Werk met de vijf basiskleuren zwart, blauw, geel, rood en wit.

5.

Werk met maximaal zes regels met maximaal zes woorden per sheet.

6.

Werk met grafieken, illustraties en varieer de lettergrootte. Maak een spannend jongensboek van uw presentatie.

7.

Weet bij wie u wat presenteert. Mocht u voor een prospect een beamerpresentatie hebben voorbereid en ter plekke voelt u aan dat zo’n presentatie te gelikt overkomt, 62

schakel! Houd uw apparatuur ingepakt, neem uw print en presenteer ‘ouderwets’. Sla van deze presentatie gerust een aantal pagina’s over en werk met uw blocnoot. Teken en schrijf ter plekke. Laat zien dat u mens bent en geen robot.

8.

Wees voorbereid op technische storingen (errors). Ken de standaard teksten uit uw hoofd. Weet welke pagina de volgende is of leg een overzicht met alle pagina’s naast uw laptop. Houd een print van uw presentatie op papier achter de hand, zodat u in geval van storing snel kunt overschakelen en doorgaan.

9.

Durf voor deze kleine groepspresentatie te werken met spiekbriefjes. Maak van deze spiekbriefjes een papieren presentatie op zich: Grote letters. Netjes. Duidelijk. Perfect verzorgd.

10. Houd tijdens uw presentatie maximaal oogcontact met alle deelnemers. Vraag in woorden of gebaar bij het wisselen van de pagina’s wie iets te vragen heeft. Geef de klant ruimte om te reageren. 11. Benut de beamer niet voorafgaand of tijdens een onderhandeling. Deze presentatie vraagt teveel aandacht, die tijdens een onderhandeling maximaal op de klant gericht moet zijn. 12. Vraag, voordat u uw laptoppresentatie afsluit, welke pagina de klant nog een keer zou willen zien. 13. Geef aan het einde van uw laptoppresentatie de klant een print. 63

14. Beëindig eerst het gesprek en ruim dan pas uw technische hulpmiddelen op. De beamer aangestuurd door en laptop heeft veel voordelen. Met de nieuwste computertechnieken kan tegenwoordig snel naar een andere pagina worden geschakeld.

Vraag: Hoe groot denkt u dat de procentuele invloed is van uzelf als persoon en uw non-verbale communicatie op het eindresultaat. Uw antwoord……………%

Om te beklijven!  Controleer de lichtinval  Vermeld het logo van de klant  Werk met de basiskleuren: zwart, blauw, rood, geel en wit  Maximaal 6 regels van 6 woorden  Varieer de lettergrootte  Wees voorbereid op storingen  Werk met spiekbriefjes  Houd maximaal oogcontact: links, midden rechts  Neem uw presentatie met de tekeningen door  Houd uzelf maximaal in beeld

64

Voorbereiden Kom ik in de grootste zaal van een congresfabriek waar ik de laatste ochtendspreker ben. Staat er op het podium een silhouet van een pratende man die met een beamer lichtbeelden vertoont. Zeg ik tegen de technicus achter in de zaal: ”Waarom staat die man in het donker?” Krijg ik als antwoord: ”Anders zijn z’n plaatjes onscherp.” Reageer ik met: “Waarom laat je die man dan niet achter het gordijn presenteren, dan krijg je de beste beeldkwaliteit. Dat deden ze in de jaren twintig ook met de stomme film. De verteller stond achter het gordijn!” Zegt de technicus: “Maar dan is de man niet zichtbaar.” Ik: “Waar ziet u dan een man op het podium?”

65

66

DANSEN OP HET PODIUM Presentatoren van DOOR Business Shows zullen altijd vrijstaand optreden. Vrijstaand wil zeggen, niet achter de katheder of een tafel. Zij bewegen op het podium of de ruimte die voor het podium doorgaat. Zij gebruiken bijna altijd hulpmiddelen zoals de eerder aangegeven beamer. Met dia’s wordt alleen gewerkt wanneer de klant dit, in het kader van uniformiteit, tijdens het congres vereist. Helemaal alleen op het podium staan, is maar alleen. Daar sta je dan. Aan de rand van het podium. De zaal vol met ondernemers of medewerkers die in principe niet voor u gekomen zijn. De spots lichten uw (on)gepoetste schoenen en de gel in uw haar massaal uit. U kijkt. Vierhonderd paar ogen kijken terug. Sommigen met een blik van nog nooit van gehoord. Uw bilnaad wordt nat. In uw broekspijpen bewegen de knieën. Knikken heet dat. U denkt aan de meest gekke dingen. Sommige sprekers staan driemaal in de week op een podium, voor zalen met gemiddeld tweehonderd gasten. En zij denken steeds ‘waar laat ik mijn handen?’ Of, ‘ik ben vergeten te plassen’ terwijl zij nota bene zes keer vooraf zijn geweest. De eerste zinnen flossen uw tanden en u bent los. Eén zijn met de zaal, daar gaat het om. De mensen in de zaal eerst voor u winnen en vervolgens de vooraf afgesproken boodschap zo overbrengen, dat deze niet alleen beklijft. In herinnering blijven is te weinig. Anders gaan denken. Anders gaan doen. De ene keer lukt het beter dan de andere keer. Het verschil wordt gemaakt door de details. Op bladzijden 22, 53 en 64 hebt u vragen mogen beantwoorden. 67

Vragen over hoeveel de inhoud, de woordkeus en uzelf als persoon van invloed is op het eindresultaat van uw presentatie. Onderzoek verricht door DOOR Meting bracht deze uitkomst: Inhoud

7%

Woordkeus

35 %

Performance 58 % Resultaat

100 %

Veel sprekers zweten dagen en nachten op de tekst die zij gaan spreken. Zij vergeten te oefenen. Zij vergeten de tekst voor de uiteindelijke presentatie vier- à vijfmaal te oefenen, zodat zij precies weten waar welke klemtoon te leggen. De woordkeus, zult u misschien denken, die staat toch op papier? Nee, het gaat om de woorden die erbij gesprokkeld worden en HOE de woorden benadrukt worden. Waar u de klemtoon legt. Wat u inslikt. Wat u luid en duidelijk zegt. Wat ineens niet (meer). Hoe vrijstaand te presenteren? Uw performance, de manier waarop u het doet, vanuit het gegeven wie u bent, bepaalt grotendeels uw succes. Daarom deze tips: 1.

Allereerst, draag kreukvrije kleding die u kort voor aanvang van uw presentatie aantrekt. Dames let op uw nylons en de lengte van uw rok. Presenteer uw benen zonder dat deze opvallen. Mannen (sorry, zo zijn wij) kijken graag naar u en naar uw benen. Presenteer uw benen zo dat de (verkeerde?) mannen niet afgeleid worden.

2.

Oefen voorafgaand met de technicus van het licht op de plaatsen waar u denkt te gaan staan. 68

Zet iemand anders op deze plaatsen en neem zelf achter in de zaal plaats. Zie wat de mensen, uw gasten, in de zaal zien. 3.

Gebruik een zender- of reversmicrofoon als u uw handen nodig hebt om details toe te lichten, of om apparatuur te bedienen. Pas wel op met de zender- of reversmicrofoon. Deze draagt heerlijk mits de juiste plaats wordt aangehouden. Bij de try-out gaat u na naar welke zijde u het meest uw hoofd draait. Als u voornamelijk op de linkerhelft van het podium staat, draait u uw gezicht het meest naar het rechter deel van de zaal. Dat zit immers het verste weg. Plaats de knoopmicrofoon, als er voor het revers wordt gekozen, RECHTS! Laat u geen knoop aannaaien door een ongeïnteresseerde technicus! Werk in grotere zalen, niettheaterzalen, met een handzender-microfoon. Deze vangt van heel dichtbij uw geluid en zal voor een perfecte weergave zorgen. De reversmicrofoon zorgt voor teveel geluidsverlies.

4.

Kom van achter de coulissen op. Als u vrijstaand presenteert, bent u bijna een artiest, een showman of een lady-speaker. Als u een kampioen wilt zijn, gedraag u ernaar. Door achter de coulissen te blijven, bereikt u twee dingen. Allereerst, u blijft geconcentreerd. U kunt in het donker van de coulissen, uw openingszin nog een aantal malen oefenen. U kunt ontspannende bewegingen maken. Daarnaast, blijft u achter de coulissen bijna altijd staan. Uw kleding kan niet kreuken!

5.

Oefen vooraf in uw eentje driemaal uw opkomst tot en met de eerste minuut van uw presentatie. Herhaal deze oefening met licht en geluid. Ga staan waar u wilt gaan staan. Praat tegen de lege stoelen. Een zangeres zingt zichzelf in. Een presentator praat zichzelf in. Het is uw warming-up. Denk niet dat u voor gek staat. Dat staat u als het mis gaat. U gaat 69

vooraf nooit af. Altijd achteraf. Gedraag u daarom als een kampioen: OEFEN! 6.

Kom op en neem uw startpositie in. Kijk naar de mensen in de zaal. Zoek gedurende de 10 seconden dat u niets zegt naar positieve gezichten. Een midden links. Een midden rechts. Een midden voorin. Zij zijn de mensen waar u het voor doet. Zij zijn uw stimulans, uw spiegel. Let niet op mensen met een negatieve houding. Neem aan dat zij zo geboren zijn. U kunt daar niets (meer) aan doen.

7.

Houd uw handen naast uw lichaam. Niet in uw zakken. Niet gevouwen (waar dan ook voor uw lichaam). Niet op uw rug. Laat uw armen ontspannen hangen naast uw lichaam. Het enige wat u in uw handen mag houden zijn functionele zaken als een microfoon, een afstandsbediening, een te demonstreren voorwerp (op het moment dat het nodig is) of uw spiekbriefjes.

8.

Werk met onopvallende spiekbriefjes. Kaartjes van tien bij twaalf centimeter waar uw tekst in kernwoorden op staat. Nummer deze kaarten. Zorg dat u nauwelijks gebruik hoeft te maken van de spiekbriefjes. Spiek bij een aankondiging van iemand, het noemen van een voor u lastige naam, of als u het niet meer weet. Doe daar niet al te moeilijk over.

9.

Beweeg functioneel. Verplaats uw voeten als uw presentatie daarom vraagt. Nutteloos heen en weer lopen, is als een tijger in een kooi bij de Zoo. De mensen in de zaal zullen u als nerveus ervaren. Loop daarom functioneel. U kunt functioneel lopen door vooraf een display aan de andere kant van het podium te plaatsen, daar ter plekke iets aan te wijzen en uit te leggen. U kunt ook de zaal inlopen en een vraag stellen. 70

10. Keer bij het lopen zo min mogelijk uw rug naar de zaal. Als het niet anders kan, loop met uw rug naar de zaal twee passen sneller. Zie u zelf als een leeuwentemmer. Omdraaien betekent dat iemand u op de nek kan springen! 11. Elke spreker is na 13 minuten saai. Neem zelf geen risico. Activeer uw publiek elke zes minuten. Vraag ergens over na te denken. Iets met de buurman te bespreken. Loop de zaal in en spreek een gast aan. Plaats een “Stel dat.. vraag.” “Stel dat ik u zou vragen...” (en dat doet u niet). 12. Sta op uw voorvoeten. Vermijd de hiel. Lang op de hiel staan zorgt voor het afsluiten van de bloedsomloop. U raakt daardoor sneller vermoeid. Maak achter de coulissen, zoals tennissers dat vaak doen, kleine sprongetjes op uw voorvoeten. Voorkom hinkelen op het podium. Duidelijk zichtbaar van de een op de andere voet gaan staan. Blijf op beide (voor)voeten tegelijk staan. 13. Kom aan het eind van uw presentatie terug naar de plek waar u begonnen bent. Bedank de mensen in de zaal. Wacht 10 seconden (om applaus in ontvangst te nemen) en stap opzij weg.

71

Om te beklijven!  Zie er tip top uit  Uw performance bepaalt uw succes  Oefen vooraf op tekst en geluid  Gebruik uw zenderreversmicrofoon  Kom van achter de coulissen op  Oefen uw opkomst driemaal  Houd uw handen naast uw lichaam  Werk met onopvallende spiekbriefjes  Beweeg functioneel  Blijf de zaal aankijken: links, midden, rechts

72

Voorbereiden Voor een sponsor van het pré Olympisch Volleybaltoernooi in Ahoy te Rotterdam mocht ik een presentatie houden. Het Nederlandse team speelde die avond zijn laatste kwalificatiewedstrijd (en won gelukkig). Ik stond in het programma om na 30 minuten, voor de 3000 medewerkers van de sponsor, een presentatie te houden over persoonlijke presentatie, werkdiscipline, samenwerken en klantgerichtheid. Het eerste half uur zou worden ingevuld door de algemeen directeur en de P&O-manager. Ver voor aanvang van de wedstrijd zaten deze 3000 mensen op de tribune van sportpaleis Ahoy. Drie meter hoger zaten de eerste toeschouwers. Wanneer je in het midden op de vloer staat, is de afstand tot aan die eerste rij 15 tot 20 meter. De werkelijkheid is een enorme belemmering. Ik ben zelf op mijn best wanneer ik zo dicht mogelijk bij het publiek sta. Wanneer ik ze kan aanraken. In zo’n Ahoy sportpaleis voel je je dan verloren. Dat merkte ook de directeur. Hij had 20 minuten gepland voor zijn opening. Na vier minuten was hij al klaar. De P&O-manager had 10 minuten. Na twee minuten stopte hij. Ik kreeg drie kwartier. Op het moment dat ik opkwam in de nieuwe bedrijfskleding van het bedrijf, werd er vanaf de tweede ring door een groepje, met veel potten bier op geschreeuwd: “Hé lullo, heb je je trouwpak aan?” Na een kwartier ben ik gestopt en is de zaal verder gegaan met waarmee ze bezig waren: ‘Met elkaar praten en keet trappen’.

73

74

SPANNING, STRESS EN PASSIE? Een aantal jaar geleden kwam DOOR Business Show-collega Linda Dirksen met opgewonden nieuws terug van een voorbereiding. Voor een klant had John met één van de beste Nederlandse actrices, Mary Dresselhuys gesproken en te horen gekregen dat zij, met meer dan veertig jaar ervaring, de week voor een première thuis, nog steeds niet aanspreekbaar was. “Dan hoef ik mij over mijn eigen spanningen geen zorgen te maken”, meldde John. Zo is het. Spanning en stress horen nu eenmaal bij het artiestenvak. Als u presenteert, bent u een zakelijke artiest. U wilt uw klanten immers boeien met informatie, woordspelingen en uw creatieve enthousiasme. U bent een beschaafde exhibitionist. U zet uzelf in de schijnwerpers. Aan de ene kant geeft het te behalen succes u een kick en aan de andere kant zorgt het voor zoveel stress, dat u vooraf soms tegen uzelf zegt: “Als het zoveel nachtrust kost, dan doe ik HET niet meer!” Spanning en stress zullen uw passie niet beïnvloeden. Zelfs niet als u blokkeert. Het publiek zal, als u eenmaal het tweede honk hebt bereikt, met u peentjes zweten als u onverhoopt stilvalt. Presenteren (en vooral met passie presenteren) betekent iets van uzelf bloot geven en uzelf blootstellen aan kritiek. U hebt een grote bek op dat podium, maak het dan maar waar! Hoe meer u presenteert, hoe meer oog u krijgt voor details en erachter komt dat het vak presenteren lastiger is dan het lijkt. Zelf heb ik al meer dan 3.000 maal gepresenteerd. Elke presentatie word ik nog steeds geplaagd met een verhoogde stoelgang, het droog vallen van de keel en afhankelijk van het gebouw waarin wordt gepresenteerd, kriebels in de buik. Ik ken 75

mezelf. Ik weet dat ik door de concentratie simpele dingen niet vergeet die later in mijn presentatie essentieel zijn. Concentratie is een vorm van voorbereiding. VERMIJD ONNODIGE STRESS, bereid u perfect voor, is de boodschap. Daarom:  Ken de vier honken met voorbeelden uit uw hoofd en neem deze in tweevoud mee naar de zaal (een extra exemplaar voor je weet nooit).  Bereid u voor op het inkorten van uw presentatie of het verzoek van de organisatie om te verlengen. Beide gevallen komen voor. “Wij hebben u een kwartier meer gegeven, gezien de actualiteit van het onderwerp.”  Houd rekening met meer of minder mensen (maak u niet druk over het wegblijven van meer dan de helft. Geef de overige mensen ALLES wat u in huis hebt.)  Kom tenminste één uur voor aanvang van de bijeenkomst (niet één uur voor aanvang van uw presentatie) naar het podium en voel als een voetballer het gras. Ook al heeft u vele malen op dat podium gestaan, voel de planken aan uw voeten, kijk de zaal in en voel de adrenaline in u stijgen. Niet eerst koffie drinken, niet eerst naar de garderobe of een kleedkamer, niet eerst met allerlei mensen praten. GA EERST NAAR DE PLEK WAAR HET MOET GEBEUREN!  Pak nu uw spullen uit. Zoek een plek waar u van kleding kunt wisselen. Leg alles in een logische volgorde klaar. Zorg dat u niet mis kunt grijpen op HET moment.  Zoek de organisatie op. Stel u voor aan iedereen met wie u mag samenwerken. De technici. De toneelmeester. De organisator. 76

 Neem het tijdschema nog een keer met de organisatie door (ook al hebt u de dag ervoor een laatste tijdschema over de fax gekregen). Accepteer geen opmerkingen als: “Maar dat hebt u gisteren toch over de fax gekregen?” U wilt slechts zeker zijn dat HET niet is veranderd.  Maak afspraken over het testen van de apparatuur met de technici of doe het meteen. Spreek af waar de microfoon voor u klaar ligt. Wees voorbereid op een verkeerd denkende technicus. Bureaucratisch denken in de trant van ‘dat is niet besteld en mijn baas heeft mij dit meegegeven’, komt (te)veel voor.  Oefen uw opkomst voor uzelf en met de techniek. Wacht niet tot iedereen van het podium is. Ondanks de aanwezigheid van anderen, doe uw warming-up. Krijg het juiste gevoel met de planken van het podium.  Zoek de luwte van een kleedkamer of het toilet en oefen nog een keer voor de spiegel. Oefen uw openingszin keer op keer tot aan het moment dat u echt op moet. Doe driemaal uw slotzin.  Een uur voor aanvang van uw presentatie: vermijd keelklevende dranken en elk voedsel. U zou niet de eerste zijn die hinder krijgt van broodkruimels of stukjes beleg, die tijdens uw presentatie uit de grotten van uw gebit loskomen.  Kleed u een half uur van tevoren, kijk in de spiegel en let op elk detail. Zie wat uw gasten zien.  Ga naar het podium of de plek waar u binnen wordt gelaten. Sta op uw voorvoeten. Als de benen en de spieren te stram 77

zijn door de spanning, doe stretch oefeningen zoals sporters dat doen.  Wanneer de spanning teveel wordt, doe deze ontspanningsoefening: a. Haal diep door de neus adem. Zuig de longen via de buik vol en trek uw schouders naar achteren b. Houd de adem zolang mogelijk in c. Adem langzaam door de mond helemaal uit en laat de schouders zakken d. Adem weer normaal e. Herhaal deze oefening na drie minuten Noot: Deze oefening kunt u ook liggend op de grond doen.

Passie Het niet benutten van deze adviezen, is er de oorzaak van dat u te veel met de inhoud van uw presentatie bezig bent. U dient boven de stof, boven de inhoud, te staan en 100 % vertrouwd te zijn met de omgeving. Pas dan vloeit de passie in uw presentatie.

78

Om te beklijven!  Accepteer spanning en stress  Ken de 4 honken met voorbeelden uit uw hoofd  Wees één uur vooraf aanwezig  Verken eerst de plek  Stel u voor aan alle betrokkenen  Test de apparatuur, licht en geluid  Doe deze ontspanningsoefening 1. Diep ademhalen 2. Adem inhouden 3. Langzaam uitademen 4. Herhaal na 3 minuten

79

Voorbereiden Een presentatie is voor mij altijd weer spannend. Hoe groot of klein het gehoor ook is. Hoe bijzonder of saai het programma er ook uitziet. Hoe normaal of afwijkend mijn kleding ook zal zijn. Het maakt allemaal niet uit. De (gezonde) spanning is er. Mijn gezin zegt het tegenwoordig minder, maar toch nog wel regelmatig: “Wat is er? Wat voor belangrijke presentatie heb je deze week?” En dan te bedenken dat ik nog steeds drie presentaties of shows per week doe. Korte presentaties van 20 minuten. Lange van een hele dag. Per jaar sta ik tegenover 30.000 tot 50.000 mensen. De kleinste groep is een gehoor van 15 personen en de grootste groep tot nu toe 5.500. Het is echt altijd even spannend. Maagkrampen horen er dan ook bij. Naar het toilet gaan ook. Soms wel drie keer. Vroeger had ik met die spanning moeite. Ondanks dat ik elke presentatie vier tot vijf keer vooraf oefen. Als het moment daar is, als het laatste uur is geslagen, is het mis met mijn maag en mijn gedrag. Mensen in de directe omgeving zie ik niet meer. Als u wat aan mij vraagt op zo’n moment zeg ik tegen alles: Ja.

80

81

ZAALREACTIES Vragen uit de zaal geven aan dat uw publiek mee doet. Komen deze snel, zeg maar tussen het eerste en tweede honk (en u hebt dit tevoren niet gevraagd te doen), dan is het vaak een slecht teken. De chemie is verdampt. Het publiek leidt. U lijdt. De theorie geeft aan, dat vragen en opmerkingen kunnen worden Voorkomen, wanneer in het begin duidelijk wordt aangegeven wat wordt gezegd. Hoe ervaren u ook bent, verrassingen zijn niet te vermijden. ‘Het gedrag van de mensen in de zaal is altijd een spiegel van uw eigen gedrag.’ Mij overkwam het tijdens een bijeenkomst voor medewerkers in de wegenbouw. Ik trad op in het halve overall; de ene helft is kostuum de andere een overall. Ik was niet aangekondigd en zou mezelf na mijn wigwam-opening voorstellen. Ondanks een geoefende openingszin, kwam na drie woorden op een vijandige toon vanuit de zaal: “Wat kom jij doen? Rot op!” Op zo’n moment moet je sterk in de twee verschillende schoenen staan. Plezieriger wordt het wanneer dezelfde man na afloop een compliment voor de presentatie geeft. Bereid u daarom altijd voor op het ergste. Stel dat u een verkooppresentatie mag houden. Twee concurrenten zijn u op deze dag al voorgegaan. Bij het installeren van uw apparatuur hoort u iemand in de zaal zeggen: “Oh nee hé, toch niet weer zo’n techno-show?” Reageer niet. Rond uw voorbereidingen af en laat zien dat persoonlijke eenvoud uw kracht is. Vergeet nooit dat reacties en vragen altijd een gevolg zijn van uw initiatief. Als u daar als presentator niet staat, komen er ook geen vragen.

82

Zakelijke presentaties hebben als nadeel (ten opzichte van theaterproducties) dat de mensen bijna nooit uit zichzelf komen. Zij zijn, ondanks de drukke werkzaamheden, opgetrommeld en MOETEN daar zijn. Is het in de vrije tijd, dan ontstaat een geheel andere weerstand. U zult een topprestatie moeten leveren om de gedachte te voorkomen van: ‘Offer ik daar mijn vrije avond of dure tijd voor op?’ Komt u met ideeën die het dagelijkse werk of de posities van mensen zullen aantasten, houd in die gevallen rekening met een grote psychologische weerstand in de stijl van: ‘Blijf van mijn stoel, mijn status of mijn privileges af.‘ Los van de achtergronden van de vragen, reageer zo op reacties. 1.

Bereid u in alle gevallen voor door vooraf op minimaal vijf vragen een antwoord te formuleren.

2.

Begin uw presentatie door aan te geven, dat u vragen tijdens of na afloop van uw presentatie wilt beantwoorden. Een nadeel van het beantwoorden na afloop is het opzouten van de brandende vraag. De vragensteller die deze vraag voor zich moet houden, luistert niet meer naar u. De vragensteller is met zichzelf bezig om de vraag vooral niet te vergeten.

3.

Stimuleer het stellen van vragen tussendoor. Laat zien dat u sterk bent. Mensen zullen hierdoor niet snel met vervelende vragen of opmerkingen komen. Het nadeel van vragen tussendoor is de tijdoverschrijding, als u toch uw gehele verhaal wilt houden. Wees flexibel en ondanks de vragen, eindig op tijd. 83

4.

Zodra een vraag of opmerking vanuit de zaal komt, doe een pas naar voren (vanachter de katheder, leg zichtbaar wat u in uw hand hebt weg en neem een andere houding aan) en herhaal de vraag of opmerking. Met de stap naar voren communiceert u non-verbaal: welkom, maar onthoud dat ik blijf leiden. Door de vraag of opmerking te herhalen, zorgt u dat de hele zaal weet waar het over gaat en tevens heeft u tijd om na te denken. Blijf tijdens het herhalen de vragensteller aankijken en nagaan of u het goed hebt herhaald.

5.

Wanneer u het onderwerp van de vraag of opmerking later hebt gepland en het beantwoorden doorkruist uw presentatie, zeg het tegen de vragensteller. Wel eerst de vraag herhalen en tevens aangeven wanneer het antwoord in uw presentatie wordt behandeld. Op het moment dat u terugkomt op dit onderwerp, weer de pas naar de vragensteller maken en hem/haar complimenteren.

6.

Blijf bij het beantwoorden de vragensteller zoveel mogelijk aankijken.

7.

Ga na het behandelen van het geopperde onderwerp na of de vragensteller tevreden is met uw antwoord of reactie. Is dit niet het geval, vraag ‘waarom niet’ en geef de vragensteller nog eenmaal aandacht. Voorkom een een-tweetje waar anderen in de zaal zich aan gaan storen.

8.

Vraag in geval van interruptiemicrofoons die duidelijk in de zaal staan opgesteld, de vragensteller hiervan gebruik te maken. Vraag of de vragensteller zich kort wil voorstellen. Durf een zaalspreker te onderbreken door te vragen wat de vraag of opmerking is. 84

9.

Wanneer u het antwoord niet weet, zeg het open en eerlijk. Niet iedereen voelt en doorziet heel snel of u draait of ter plekke een antwoord bedenkt. Vertel wat u met de niet beantwoorde vraag gaat doen. Als u de adressen hebt, bied (als het passend is) aan de vraag uit te zoeken en later schriftelijk te beantwoorden.

10. Vraag voor een bijzondere vraag of een uitstekende opmerking applaus van de zaal. Spreek alleen uw waardering uit als u dit echt meent. 11. Schroom niet een enkele vraag door te spelen naar iemand anders in de zaal. Wel eerst de stap maken, de vraag herhalen, aangeven dat u het antwoord niet weet, de vragensteller complimenteren en vervolgens vragen of iemand in de zaal een reactie heeft; het antwoord weet.

12. Zet de vragensteller nooit voor schut. Wordt in uw richting een hatelijke opmerking geplaatst, wees voorbereid. Fameus was de Nederlandse politicus Hans Wiegel in zijn actieve politieke jaren. Iemand stond tijdens een politieke informatieavond op, zette beide handen aan de mond en riep: “Klootzak!” Hans Wiegel van achter de katheder stopte onmiddellijk zijn presentatie. Keek de man enkele seconden indringend aan en zei onbewogen: “Aangenaam Wiegel, zeg maar Hans. Wat is uw voornaam?” De zaal, gevuld met meer tegenstanders dan fans, lag dubbel van de lach. Hans Wiegel troefde de schreeuwer af, zonder hem voor schut te zetten en gaf tevens het signaal aan de rest van de zaal: ‘Kom maar op. Ik lust jullie rauw!’

85

Om te beklijven!  Bereid u voor op 5 mogelijke vragen  Maak afspraken met uw publiek  Stimuleer vragen tussendoor  Herhaal de gestelde vraag letterlijk  Na een vraag, doe een stap naar voren  Durf de vraag te ‘stallen’  Complimenteer de vragensteller  Kijk de vragensteller aan bij de beantwoording  Bij interruptiemicrofoons, onderbreek de veelvrager  Zet de vragensteller nooit voor schut Voorbereiden Het was ongeveer een jaar geleden dat ik, op initiatief van een bankinstelling, voor zo’n driehonderd ondernemers stond, ergens in het zuiden van het land. Wat ik dan doe, is de zaal inlopen en vragen stellen waarop de deelnemers niet hoeven te antwoorden. De vragen zijn bijna altijd plagend. Zo vroeg ik aan een gast van de bankinstelling: “Wanneer u bij de bank binnenkomt, zeggen ze dan ‘dag meneer’ tegen u, of wordt u direct met uw naam aangesproken?” De man zegt: “Bij de naam.” Ik reageer (een geintje): “Dan hebt u een hypotheek van meer dan € 1.000.000,-, want bij deze bank heeft iedereen de klanten boven de € 1.000.000,- qua naam en uiterlijk uit het hoofd geleerd.” Later bleek zijn hypotheek te kloppen (zonder dat ik het wist). De man heeft zich onder vier ogen bij zijn accountmanager erover beklaagd, dat ik tijdens mijn presentatie misbruik had gemaakt van vertrouwelijke informatie.

86

87

MET PASSIE GEEN DODE MOMENTEN Allereerst, wat is een dood moment? Vanuit de mensen in de zaal bezien, staat een dood moment gelijk aan verveling, afdwalen van gedachten, de behoefte om wat anders te gaan doen of, in de ergste vorm, niet meer horen waar de spreker het over heeft. Vanuit de presentator bezien, zijn dode momenten situaties waarbij de mensen in de zaal anders reageren dan is gepland of verwacht. Het woordje anders slaat op niet reageren, non-verbaal afscheid nemen in de vorm van onderuitzakken, op horloges kijken of geen antwoord krijgen op een gestelde vraag. Ga als spreker uit van het gegeven: ‘ELKE SPREKER IS NA 13 MINUTEN SAAI’ Breng extra passie in uw presentatie door u te houden aan deze adviezen:  Praat niet langer dan dertien minuten aan één stuk door.  Nog beter is het om halverwege de dertien minuten, na zes minuten de vraag te stellen: “Stel dat ik u zou vragen ....” Vooral wanneer u de zaal breed en diep inkijkt, is de kans groot dat velen in de zaal zich door u persoonlijk aangesproken voelen en denken dat u die vraag aan hen stelt of gaat stellen. Maak uw vraag af en geef het antwoord.  Nog sterker wordt dit dreigen naar de zaal, wanneer u gewapend met een handzendermicrofoon een paar stappen naar voren doet, oogcontact met een aantal gasten zoekt en diezelfde vraag stelt. U kunt ervan verzekerd zijn dat men de 88

komende zes minuten scherp volgt wat u zegt. Want stel dat u echt met een vraag komt.  Heel alert blijven de mensen wanneer u tijdens uw presentatie namen noemt van mensen, producten of afdelingen die aanwezig zijn. Het effect van wanneer zijn wij aan bod ontstaat op deze manier.  Ziet u iemand wegzakken die u kent, dan kunt u volstaan met het noemen van zijn of haar naam. Aanvallender is het om aan die persoon een vraag te stellen. Pas op met mensen die u niet kent, want u zou een antwoord kunnen krijgen waar u van schrikt.  De hele zaal zit op het puntje van de stoel wanneer u met de handzendermicrofoon gaat lopen en direct vragen aan mensen stelt. Als u ja/nee-antwoorden wilt voorkomen, stel open vragen.  Het resultaat van uw presentatie wordt in belangrijke mate bepaald door uw woordkeus (35 %). Heel simpel, maar in de praktijk erg lastig, blijkt het praten in de U-vorm te zijn. Veel sprekers praten in de wij-vorm; de eerste persoon. Neem zelf eens plaats in een zaal en luister naar iemand die het steeds heeft over dat wij zo goed zijn. Ook al werkt deze persoon bij uw bedrijf, dan nog vraagt u zich alras af: over wie heeft hij het? Managers die hun mensen toespreken, kunnen bij positieve resultaten het best praten over jullie of u (hebben een topprestatie geleverd). Zijn de prestaties niet goed, praat dan in termen van wij (hebben het niet goed gedaan). Voor verkooppresentaties is het een ezelsbrug om, in plaats van wij, de firmanaam of de productnaam te noemen. 89

 Wees zuinig met verrassingen. Veel sprekers openen op een seminar opvallend met een voorbeeld, een grap of een bijzondere cartoon, om vervolgens tot de grauwe middelmaat terug te zakken. Bewaar uw verrassing voor de elfde minuut, de tweeëntwintigste en de drieëndertigste minuut. Zorg dat u na maximaal vijfenveertig minuten van het podium stapt.  Veroorzaak zelf geen dode momenten door iets in de zaal te laten rondgaan. De mensen die HET hebben zijn afgeleid en de mensen die HET nog niet hebben zijn meer bezig met ‘wanneer ik?’ dan met uw presentatie.  Mocht u geregeld dode momenten ervaren, wijzig uw aanpak van presenteren. Bouw interactie in, of zorg dat u elke drie minuten van beeld verwisselt en laat één op de drie een kernachtige tekst, een spreuk of een samenvattende cartoon zijn.  Staat u in een zwaar programma met veel sprekers en u mag op het dode moment van de dag (na de lunch tot half vier) presenteren, vraag de mensen in de zaal na zes minuten van uw presentatie op te staan. Laat de mensen die elkaar niet kennen elkaar een hand geven. U zult bemerken dat u de elf minuten daarna de volle aandacht hebt. Stemkastjes Een uitstekend hulpmiddel om de mensen in de zaal te activeren, is het gebruik van stemkastjes. U kunt hiermee de mening in de zaal peilen. Iedereen die stemt blijft anoniem. Stemkastjes bieden een zeer betrouwbare uitslag.

90

Houd u aan deze regels voor stemkastjes:  Bereid met de technicus de vragen voor  Als u het werken met stemkastjes niet gewend bent, luister niet naar de commerciële boodschap van de stemkastjesleverancier  Houd de vraag kort en duidelijk (maximaal 17 woorden)  Beperk ondanks de mogelijkheden van de kastjes het aantal antwoorden tot drie (JA, NEE en GEEN MENING)  Voordat de eerste echte vraag wordt gesteld, stem of in de zaal gerookt mag worden (uittesten)  Lees elke vraag helemaal voor (ook al wordt deze achter u geprojecteerd)  Stel maximaal drie vragen aan het begin van een presentatie van dertig minuten, vijf vragen voor een presentatie van een uur  Benut de stemkastjes elke zes-acht minuten van uw presentatie voor een vraag over het komende onderwerp  Geef maximaal acht seconden om na te denken alvorens te stemmen (tevoren in te stellen door de technicus. De standaard dertig seconden is veel te lang)  Kondig luid en duidelijk aan wanneer kan worden gestemd  Geef duidelijk aan wanneer niet meer kan worden gestemd  RESPECTEER ELK ANTWOORD!  Vergelijk het antwoord met de resultaten van vorige groepen  Doe aan het einde van uw presentatie geen herhalingsstemmingen, om te kijken of de mening is veranderd. Dit loopt op een teleurstelling uit  Houd in uw tijdsplanning rekening met een totaaltijd van vijf minuten per vraag (voorlezen, nadenken voor de stemming, de stemming, de uitslag projecteren en reageren op de uitslag) Noot: Veel voordeliger, sneller en transparanter zijn stemkaarten. In

91

België zwart, geel en rood en in Nederland rood, wit en blauw. Een nadeel is het ontbreken van anonimiteit. Het voordeel is dat u iemand met een bepaalde keuze kunt aanspreken.

Om te beklijven!  Elke spreker is na 13 minuten saai  Vraag om een reactie na 6 minuten  Noem namen van mensen in de zaal  Spreek een wegzakker aan: Stel een vraag  Praat in de tweede persoonsvorm (u)  Loop de zaal in en stel een vraag  Werk met stemkaarten  Als u vragen stelt; respecteer elk antwoord  Houd uw woordkeus simpel  Ga voorbij aan mensen die oogcontact vermijden Voorbereiden Het gebeurde op het podium in een echt theater. Ik had een deelnemer gevraagd op het podium te komen, om de lichaamstaal van een klant ten opzichte van een verkoper te helpen illustreren. De man staat op mijn verzoek dichtbij. Neuzen tegenover elkaar. Ik stap, onderwijl mijn hoofd afwendend, achteruit en leg verbaal uit wat deze lichaamstaal inhoudt. Op dat moment schiet een broodkruimel, van het broodje twee uur voor de voorstelling, met een boog tussen mijn tanden vandaan. Door het afgewende hoofd zou het de verkoper niet kunnen raken, maar hij deed alsof. Hij sprong opzij met de woorden: “Bijna een roggel in mijn gezicht.” De zaal lag dubbel. Ik had er voor mezelf een nieuwe norm in de voorbereiding bij: ‘Tanden poetsen en flossen voor elke presentatie!’

92

93

MEER PASSIE IN UW STEM De basis van een duidelijke stem is uw lichaamshouding. Sta op de beide voorvoeten met de handen naast het lichaam, de kin iets omhoog, links en rechts de zaal in kijkend en hooguit spiekblaadjes of een (functionele) viltstift in uw hand. Een goede lichaamshouding wordt gekenmerkt door:  De handen ontspannen langszij te houden  Op de voorvoeten te staan  Van links naar rechts te kijken  De ogen te richten op de vierde en vijfde rij  Eventueel papier of een viltstift in de hand te houden Gebruik van uw stem Sommige sprekers realiseren zich niet, dat hun stem monotoon overkomt of niet plezierig in het gehoor ligt. U krijgt een hoger rendement door duidelijk, opgewekt en doeltreffend te spreken. Dit kan alleen door dagelijks te oefenen. Uw stem komt het sterkst over door:  Een goede houding (rechtop, geen twee dingen tegelijk doen, op de voorvoeten staan)  Goed te ademen en dus bewust te ademen (diep ademen, maak gebruik van het middenrif)  Articulatie (exact en compact spreken, dat wil zeggen alle letters een kans geven. Let op p, b, t, d, k, l, m en n) U maakt optimaal gebruik van uw stem als u:  Van toonhoogte verandert naar gelang het onderwerp; de toon geeft aan of het onderwerp serieus, grappig of emotioneel is 94

 De geluidssterkte varieert; tot een groep van 25 personen spreekt u luider dan tot een klein gezelschap. Als u eenmaal de aandacht hebt, kunt u het volume laten dalen  Uw stem niet laten zakken aan het eind van een zin  Opgewekt spreekt: geef uw stem warmte en vriendelijkheid  Afwisselt in spreeksnelheid: gebruik pauzes om nadruk te leggen. Extra aandacht krijgt u door plotseling te stoppen U kunt uw stem verbeteren door: Iedere dag 10 minuten hardop te lezen  Dieper en bewust adem te halen. De stem wordt vooraf nogal eens onnodig aangetast door het drinken van de verkeerde vloeistoffen.  Drink een half uur voor aanvang van en tijdens uw presentatie nooit melk (slijm) en koolzuurhoudende (opkomend gas) dranken. Gewoon leidingwater is het beste. Taalgebruik In eerdere hoofdstukken hebt u reeds gezien, dat u uw taalgebruik op uw publiek moet afstemmen, als u uw boodschap zo optimaal mogelijk aan uw publiek wilt presenteren. Daarom kunnen er hier alleen maar algemene tips gegeven worden met betrekking tot taalgebruik:  Voorkom taalvervlakking (môgge, lamaar lope)  Benadruk klinkers (ee, oo, aa, uu: brabbel niet)  Leg de juiste klemtoon, zet de belangrijkste woorden voor in uw zin: - Ik ga vandaag naar huis - Vandaag ga ik naar huis - Naar huis ga ik vandaag - Ga ik vandaag naar huis?  Vergroot uw woordenschat (beklijven, lubben) 95

 Accentueer woorden door een goede uitspraak  Voorkom stadhuistaal en clichématige uitdrukkingen  Wees voorzichtig met vaktaal U kunt uw taalgebruik verbeteren door:  Uzelf te oefenen in woordgebruik en zinsbouw  Moeilijke woorden te oefenen (linoleum, fancy fair, fair play cup)  In de U-vorm te praten. Breng uw eerste persoonsvorm in balans met het taalgebruik van de tweede persoonsvorm. Als u de teksten van Presenteren 4D nog eens nader bestudeert, dan zult u kunnen merken dat de tweede persoonsvorm, de U-vorm, is toegepast. Voor een presentatie is een verhouding van 85% tweede persoonsvorm (u en jullie) en 15% eerste persoonsvorm (wij, ons, ik, mijn) het meest ideaal Om te beklijven!  Sta rechtop, borst vooruit  Sta op uw voorvoeten  Adem bewust (diep vanuit het middenrif)  Spreek 10% langzamer  Articuleer door alle letters een kans te geven  Gebruik een microfoon vanaf 30 gasten  Laat uw stem niet zakken aan het einde van een zin  Wissel uw spreeksnelheid  Praat 85% in de u-vorm (15% wij)  Oefen uw spraak voor de spiegel

96

Voorbereiden Kunt u zich voorstellen, een grote TV-studio? Een supermarktorganisatie heeft alle medewerkers uit België en Nederland uitgenodigd. Vanaf 19.00 uur stromen de bussen binnen. Bijna 2000 mensen nemen plaats op de tribune. De laatste bussen komen binnen, de spandoeken hoog houdend, onderwijl olé, olé, olé zingend. Om 19.30 uur begint het programma met de algemeen directeur, die zijn beleid aan zijn mensen (gemiddeld 20 jaar) voorhoudt. Ik sta om 20.30 uur gepland voor 30 minuten. Om 20.00 uur komt een nerveuze floormanager naar mij toe, die vraagt of ik het wat korter zou willen maken. Via de monitor volg ik wat er op het podium gebeurt. In de zaal was ik nog niet geweest. Om 20.15 uur in de zaal komend, is de vierde spreker aan het woord en die zegt: “Ik ga nu afsluiten.” Massaal staat de tribune op en geeft hem een oorverdovend applaus. Als de man dan nog doorgaat, wordt de wave ingezet. Nog twee sprekers volgen. Op het moment dat de één na laatste voor mij opkomt, verdwijnt een heel vak naar de toiletten. Bij de laatste spreker volgen nog drie andere vakken. Om 20.55 uur mag ik op (te veel sprekers gingen door de tijd heen). Nog slechts 40% van de zaal is aanwezig. Ik richt mij op de resterende gasten en doe mijn presentatie in 15 minuten (planning was 30).

97

98

NON-VERBALE PASSIE Op voorhand, wat is voor u als presentator non-verbaal gedrag? U mag uitgaan van deze definitie: ‘Elke mimiek, lichaamsbeweging en verbaal gedrag dat u met de ogen waarneemt.’ Oefen, door naar TV-programma’s (vooral sport) te kijken, zonder geluid aan. U ziet mensen met elkaar praten of lachen en u hoort niet wat er wordt gezegd. U leest de non-verbale communicatie aan de manier van kijken, de stand van de schouders en de gebaren. Dat doen mensen in de zaal ook als ze naar u kijken. Wanneer u de vrije markt opgaat en u komt in de randgebieden van uw doelgroep, dan loopt u het risico mensen in de zaal te ontmoeten, die in alles zijn geïnteresseerd (feest, een borrel, eten, onder elkaar zijn) behalve in uw presentatie. Al hebt u nog zo’n prachtig verhaal dat elders voor een vergelijkbare doelgroep wel succesvol was, die avond loopt u de kans op uw gezicht te gaan. De voortekenen zijn overduidelijk:  U staat niet aangekondigd; u bent een verrassing  Het adres van de zaal kunt u met moeite vinden, waardoor u later bent dan normaal  De zaal blijkt een tot congreszaal omgetoverde kroeg te zijn  U spreekt af met de technicus het zaallicht aan te houden en als u opkomt blijft het uit  De geteste microfoon maakt plofgeluiden, u gaat zonder microfoon verder en later krijgt u een microfoon aan een snoer, waardoor u beperkt de zaal in kunt  De zaal heeft een kolom in het midden, waardoor u een deel van de mensen niet kunt zien; zij u ook niet

99

In die situaties ontstaat niet beheersbaar, non-verbaal gedrag bij mensen, die (onbewust) aanvoelen dat de meester voor de groep (zij wanen zich terug in de klas waar een vervelende les moet worden gevolgd) belemmerd wordt om in te grijpen. Waar begint het ‘geginnegap’ en later het gepraat?  In de verste hoek  De tweede rij achter het punt, tot waar u met de microfoon kunt komen  Achter een kolom in de zaal of een ander opstakel Wat is opvallend in deze situaties? Het zijn de leiders die met de misdragingen van de eigen mensen meedoen. Het komt het meest voor bij ondernemingen met jonge medewerkers. Deze ondernemers hebben op de zaak geen orde, netheid en discipline. Laat staan buiten de deur. Vergeet deze extreme situaties, waar de DOOR-presentatoren éénmaal per jaar mee worden geconfronteerd. Vergeet niet dat mensen snel worden afgeleid. De oorzaak zijn onze hersenpannen. Stel uw hersenen als een personal computer voor. Stel de capaciteit op 1000 die kan worden benut voor:  Kijken (100)  Luisteren (150)  Voelen (50)  Praten (200)  Denken (300)  Dingen doen (200) Op het moment dat iemand naar u luistert en kijkt, heeft uw bovenkamer een overcapaciteit van 750. Wanneer u niet boeiend bent, schieten eerst de gedachten weg, vervolgens begint men iets te doen om uiteindelijk te gaan praten. 100

Hier staat tegenover het niet geïnteresseerd zijn, door als deelnemer pratend binnen te komen en pratend weg te gaan. Hieraan kunt u minder doen. Het is wel slim om uw deelnemers over iets te laten nadenken en nog beter om ze aan het werk te zetten. De ervaring en vele aanvaringen hebben geleerd zó met non-verbaal gedrag van deelnemers om te gaan:  Accepteer gapen en onderuitgezakt zitten. U weet niet hoe de dag ervoor is verlopen. Het lichaam komt in een ander ritme en moet bewegen. Aanvaard schrijven, tekenen en andere vormen van ogenschijnlijke verveling. Deze deelnemers luisteren echt naar u  Tenzij u een autoriteit bent of een cabaretier, accepteer geen staand publiek. Zie de sporttribunes. Met elkaar staan, brengt de kinderen terug in de klas  Spreek van tevoren af dat mensen niet lopen, de bediening wordt stopgezet en de laatkomers worden opgevangen  Stap op iemand af die met de rug naar u toe zit en stel een vraag. Blijft deze persoon omgedraaid zitten, stoor u er niet aan  Verwijt nooit een zaal dat zij niet geïnteresseerd lijkt: u boeit namelijk niet. Het is een verkeerde doelgroep op de verkeerde plaats na een verkeerde voorbereiding  Bij een interactie met de zaal, sla mensen die oogcontact vermijden over  Kijk niet naar mensen met een negatieve mimiek; volg de non-verbale positivo’s 101

 Denk niet dat iemand die opstaat uit desinteresse, bij u wegloopt; het kan een noodzakelijke sanitaire stop zijn  Stap op iemand af wiens telefoon rinkelt en laat de zaal meeluisteren Onthoud: ‘Het gedrag van de gasten is een spiegel van uw eigen gedrag!’ Uw eigen lichaamstaal Veel presentatoren praten slechts en vermijden elk contact met de mensen in de zaal. Staand achter een katheder wordt bovendien bijna elke mogelijkheid tot lichaamstaal geëlimineerd. De vrijstaande presentatie heeft de voorkeur. Uw eigen houding en gedrag zijn immers voor 58% van invloed op het eindresultaat van uw presentatie. Toon gezag Hoe groter de groep, hoe belangrijker het is dat u gezag tentoonspreidt. Als uw manier van optreden geen respect en aandacht afdwingt, raakt u uw gehoor kwijt. Met deze technieken kunt u tijdens groepspresentaties uw gezag vergroten:  Blijf steeds staan (dit geeft een natuurlijk overwicht)  Blijf dicht bij uw gehoor staan (men ziet meer tegen u op)  Sta aan de rand van het podium en houd de eerste rij op maximaal twee meter afstand  Spreek luid en duidelijk (laat zien dat u trots bent op wat u te vertellen hebt)  Kijk uw deelnemers in de ogen. Eén links. Eén midden. Eén 102

rechts  Houd het kort (groepspresentaties moeten korter zijn dan individuele gesprekken. Uw gehoor wordt sneller onrustig)  Beantwoord vragen op zelfverzekerde wijze (laat nooit merken dat u schrikt of zenuwachtig bent. Zeg vol zelfvertrouwen: “Ik kan er nu niet direct op antwoorden, maar straks na de presentatie kom ik hier persoonlijk bij u op terug”)  Herhaal de vraag die vanuit de zaal wordt gesteld (u krijgt tijd om na te denken en andere personen in het publiek weten wat de vragensteller heeft gezegd)  Geef mensen nooit de kans uw gezag in twijfel te trekken of te ondermijnen (u hoeft niet bang te zijn dat het publiek zich tegen u keert ,als u pogingen tot aantasting van uw gezag weerstaat)  Stel een vraag aan iemand die wegzakt (andere dingen doet of met de buurman fluistert)  Laat monsters, documentatie en/of technische voorbeelden aan de groep zien en laat dit in de pauze rondgaan (tijdens uw presentatie iets laten circuleren betekent afleiding)

 Loop zo nu en dan de groep in (is een combinatie van de eerste twee punten)  Als u iets weg te geven hebt, geef het dan pas aan het eind (iedereen is blij als hij iets krijgt, maar de aandacht is meteen vertrokken) 103

Podiumtechnieken Het gaat er niet alleen om wat u zegt, maar ook hoe u het zegt. U communiceert niet alleen met uw gehoor via uw gesproken woorden, maar ook via uw houding, gebaren, gelaatsuitdrukking, kleding, accent, positie in de organisatie, reputatie en dingen waaraan iedereen in de zaal kan denken. Al deze zaken kunnen uw boodschap versterken of verzwakken. Gebruik van gebaren Sommige sprekers irriteren het publiek door wild gebarend het podium op en neer te lopen. Anderen maken de indruk totaal verlamd te zijn en komen niet achter de katheder vandaan. Te veel gebaren of totale afwezigheid van enig gebaar: beiden zijn storend. Bovendien heeft ieder van ons in de loop van zijn leven bepaalde gewoontes ontwikkeld (het op- en afzetten van de bril, knakken met de vingerkootjes, rammelen met een sleutelbos), die de mensen zeer kunnen afleiden. Uw gehoor wacht alleen nog maar op het moment dat u weer uw bril afzet. De draad van uw betoog zal hierdoor worden gemist. U kunt deze dingen vermijden wanneer u zich realiseert dat u dit uit gewoonte doet. Vraag daarom een collega, uw partner of een bekende een presentatie van u bij te wonen, om u vervolgens te wijzen op eventuele storende gebaren of bewegingen.

104

Presenteer uzelf zo sterk mogelijk Neem deze punten in acht:  Uw gebaren vestigen de aandacht op wat u zegt, niet op het gebaar zelf. Wijs daarom omhoog, als u de hoogte van iets moet aangeven  Uw gebaren zijn afwisselend en gevarieerd  Uw gebaren vallen samen met het gesproken woord, zodat één en ander elkaar versterkt. Als u zegt dat iets ver weg is en u blijft zonder te bewegen staan, komt dit minder over dan wanneer u met een armgebaar de verte aangeeft  Uw gebaren gebruikt u maar af en toe, anders leiden ze te veel af Om te beklijven!  Accepteer gapen van uw publiek  Weiger voor een staand publiek te presenteren  Doe uw presentatie zoveel mogelijk staand  Sta dicht bij uw publiek  Kijk uw publiek in de ogen: links, midden, rechts  Een vraag? Doe een stap naar voren  Gebaar daar waar mogelijk  Neem iets functioneels in de hand: spiekkaart  Betrek uw lichaam in uw antwoorden  Loop functioneel

105

Voorbereiden Het was tijdens het fameuze M&M Congres (1990) in de Rotterdamse Kuip. Gewerkt werd met open deuren, waardoor deelnemers konden in- en uitlopen. Een spreker boeide de zaal matig, maar kreeg op de een of andere manier toch het voordeel van de twijfel. Halverwege zei de man onbewust “Tot slot wil ik het met u hebben over het belang van ....” Hij bedoelde dat hij aan het laatste en tevens meest belangrijke onderdeel wilde beginnen. Een enkeling in de zaal dacht ‘Als hij aan het slot begint, dan kan ik nu nog naar een andere presentatie.’ Die enkelingen zaten op rij twee. Zij stonden op, knikten uit beleefdheid naar de spreker en verlieten de zaal. Alhoewel de sprekers dit tevoren wisten, viel het deze spreker zwaar tegen, dat de overige ‘schapen’ achter de enkelingen ‘over de dam’ naar buiten gingen. In de zaal bleven slechts drie mensen op de eerste rij zitten. “Wat deed ik verkeerd?” vroeg de spreker verbouwereerd aan een laatste zaalverlater. “U zei zelf dat u ging afsluiten!”, was het onverschillige antwoord.

106

107

AFSLUITEN MET PASSIE U staat als het ware op het derde honk. Het is nog een weinig lopen naar de thuisplaat voor het applaus. U brengt uzelf binnen met een passionele afsluiting. Denk hierbij niet aan de stervende zwaan in het fraaie ballet van het Zwanenmeer, maar meer aan het einde dat u extra applaus oplevert. Applaus van de klant of van de collega’s in de dug out (op de zaak). Passie is aangeven hoe u zelf zou kiezen in de situatie die u in de zaal hebt voorgelegd. Wat u zelf zou doen. Waarop men u mag aanspreken. Begin om zover te komen vanaf het derde honk met een overtuigende, allesomvattende samenvatting. De samenvatting In de samenvatting brengt u de rode draad van uw betoog nog eens in beeld, door heel kort de hoofdzaken te memoreren en met elkaar in verband te brengen. U kunt nu conclusies trekken. Trek de conclusie in de vorm van een boodschap:  Denk erover na wat de reden is, dat u een inleiding houdt  Waarom draagt u kennis over?  Wat wenst u dat uw gasten met uw ideeën zullen gaan doen?  Wat wilt u dat ze na afloop tegen elkaar zeggen? Voorkom tijdens de samenvatting deze fouten:  Afraffelen van nog niet behandelde onderwerpen  Begin niet aan een nieuw centraal thema (tweede presentatie)  Noem geen aanvullende zaken die u ineens te binnen schieten  Vermijd het te letterlijk herhalen  Geef geen afsluitingssignalen (en tenslotte, concluderend, wil ik u nog een gedachte meegeven) 108

Vraag vóór uw samenvatting altijd: “Wie heeft er nog iets te vragen?” Kijk de zaal in. Kijk een gast links van u, in het midden en rechts van u in de ogen. Als niemand reageert, zeg niet: ‘Fijn, dan ben ik duidelijk geweest ...’, maar begin met uw samenvatting. Zijn er wel vragen, herhaal dan de vraag hardop en geef antwoord. Na het laatste antwoord, begin met uw samenvatting. Laat u een duidelijk, geformuleerde boodschap achterwege, dan hebt u een grote kans dat uw relaas het ene oor in en het andere weer uitgaat. Stel de boodschap altijd in de gebiedende wijs. Het afsluiten Het slot heeft altijd een duidelijke relatie met het begin. U brengt dat, wat u aanvankelijk zei, nu op een meer universeel plan, of u belicht het anders. In ieder geval moet het slot krachtig, doelbewust en overtuigend zijn. U kunt eindigen door:  Het probleem terug te brengen tot een eenvoudige stelling  Een slagzin of een citaat uit te spreken  Een illustratieve ervaring te vertellen  In één zin de actie die u wilt ontketenen, te herformuleren Werk aan een sterk slot door:  Een vraag te stellen. Stuur uw gehoor weg met een vraag om over na te denken: “Als u zo meteen in de auto zit, vraag u dan af: wat ga ik nu zelf aan mijn voorbeeldfunctie doen?” 109

 Iemand te citeren. Een citaat toont ruimere kennis en zal daarom een hart onder de riem van uw gehoor kunnen zijn: “Daarom tot slot, doe er iets aan. Een directeur zei bij zijn afscheid: Werk mee aan veranderingen. Helemaal niets doen is hetzelfde als je adem inhouden. En dat houdt u niet al te lang vol!”  Een verhaal te vertellen. Houd dit kort en zakelijk. Uw verhaal versterkt uw presentatie en zorgt voor een adembenemend slot. Bijvoorbeeld: “Het gaat om de moraal van het verhaal. Daarom ter afsluiting deze illustratie. Op een congres van alcoholisten toont de spreker de gevolgen van alcohol. In twee viskommen zit ogenschijnlijk water. De spreker geeft aan in de linker water te hebben gedaan en in de rechter 100% alcohol! Vervolgens toont hij een levende worm en werpt die in het water. De worm kronkelt gezond rond. Na een minuut wordt de worm overgeheveld naar de kom met alcohol. In enkele seconden is de worm totaal verdwenen: opgelost. De zaal is verbijsterd. De spreker vraagt de zaal: Wat is de moraal? De zaal zwijgt perplex. De spreker herhaalt de vraag. Uit een hoek komt een reactie van een dronken deelnemer. Hij zegt: Hik, hik, de moraal, hik, hik, is dat je van alcohol, hik, hik, geen wormen krijgt.”  Samen te vatten. Wanneer u tot slot een korte boodschap hebt, is een samenvatting van hetgeen u gezegd hebt in andere woorden, pure noodzaak: “Kortom houd u aan de afspraken, ga aan de slag, vraag u steeds af: Wat zou ik doen als ik mijn eigen klant was?”

110

 Het toepassen van dramatiek. Hier brengt u met uw stem en houding een dramatisch effect teweeg. Of het drama ligt verborgen in uw verhaal.  Het noemen van een incentive. Velen willen iets extra’s. Een cadeautje is ook plezierig. “Vanavond als u naar huis gaat, ontvangt u voor uw partner in elk geval nog een fleurige verrassing.”  In te spelen op angst. Doe dit wel voorzichtig. Anders zal uw gehoor gefrustreerd de zaal verlaten: “U hebt kunnen bemerken dat de toekomst veel verandering zal brengen. Dat het aantal medewerkers zal worden gehalveerd. Welk deel dat aangaat, hoort u binnenkort.”  Om actie te verzoeken. U wilt nu actie. Later kan het te laat zijn. Dus vraag nu om actie: “Als u in de zomer uw hele team voorbereid wilt hebben, is het van belang dat u nu de reactiekaart invult. In de hal staan dames om deze in ontvangst te nemen.” Bedank nooit voor de aandacht. Indien uw betoog helder overkomt, is het aan uw gasten om u te bedanken. Leg tevens een verband naar wat u verder gaat doen (discussie, training en dergelijke). Het vonnis over u wordt geveld in de eerste minuten (de opening), maar de laatste indrukken blijven het langst in de herinnering hangen en bepalen wat de luisteraars met het gesprokene gaan doen. Het slot is dus minstens even belangrijk. Om te beklijven!  Voor u samenvat, vraag: “Welke vragen?”  Vat uw boodschap samen: 1, 2, 3, 4 honken  Herhaal op een andere manier wat u hebt gezegd 111

 Neem geen zaken die niet zijn behandeld  Geef geen afsluitsignalen: “Tot slot!”  Werk aan een slot door: 1. Een vraag die beklijft 2. Drama te leggen in uw slot 3. Te vragen om een actie (activiteit)  Bedank nooit voor de aandacht

112

Nabereiden Het was een avond voor ondernemers. Iets meer dan honderd mensen in de zaal. Die dag was ik net teruggevlogen van een korte business trip naar de USA. Je staat dan extra scherp omdat je een jetlag vermoedt. De presentatie verliep goed. De ondernemers reageerden spontaan. Na de presentatie kreeg ik normaal applaus en ging door de deur naar buiten naar een andere zaal om me te verkleden. De plaatselijke directeur blikte terug en bedankte de zaal. Op de vraag of iemand wat te vragen had, kwam het verzoek of ik nog even terug kon komen. Haastig schoot een accountmanager van de klant naar buiten en vond mij met een ontbloot bovenlijf. Ik trok snel het colbert van de smoking van die avond over de blote bast aan en ging terug. Daar stond de zaal massaal op, lachte vanwege de blote borst en gaf een oorverdovend applaus. Toen wist ik me met mijn houding helemaal geen raad.

113

114

OMGAAN MET APPLAUS Bij DOOR Business Shows is Linda Dirksen een meester in het ontvangen van applaus. Hij gaat er voor staan en geniet met volle teugen. Zelf heb ik het aan het slot altijd moeilijk. Ik weet me eigenlijk geen raad met mijn houding. Ondanks dat ik de theorie zeer goed ken, is het iedere keer een verrassing hoe ik ‘afga’. Helemaal verlegen word ik, wanneer ik op een podium wordt teruggehaald. Het wordt dan even zwaaien en wegwezen. Als Linda Dirksen terugkomt, viert hij feest. Zo hoort het ook. Samen met het publiek het succes vieren. Er zijn verschillende soorten applaus. Het meest bekende applaus is het applaus uit beleefdheid. De mensen applaudisseren omdat het nu eenmaal hoort. Een gemeend applaus na afloop voel je als spreker aankomen. Non-verbaal en verbaal hebt u dan al signalen van waardering ontvangen. Mensen in de zaal knikken naar u, zij lachen u toe en reageren snel op hetgeen u vraagt. Welk applaus ook komt, blijf na afloop rustig staan. Buig niet voor het applaus dat u krijgt. U bent geen artiest! Laat het applaus over u heen komen en kijk tegelijkertijd breed en diep de zaal in. Hoe u zich ook voelt, kijk blij. U bent immers klaar. De klus is gedaan. Wees blij! Zodra het applaus afneemt, steek uw hand op alsof u gedag zegt, draai u om en loop weg. Zodra u achter de coulissen komt, draai uw gezicht terug en volg wat er verder op het podium gebeurt. Het kan zijn dat u wordt teruggeroepen, voor een dankwoord van uw gastheer. Als u wordt teruggeroepen, loop naar de gastheer (of dagvoorzitter) en speel het lijdend voorwerp. U hebt immers de leiding niet meer. Gun elke eer aan de gastheer. Gedraag u volgzaam. 115

Zeg alleen iets als het u gevraagd wordt. Geen “O ja” of nog punten breien aan uw presentatie. Als u bloemen krijgt, pak deze links aan zodat u met rechts een hand kunt geven, voor het wederzijdse bedanken. Kus alleen wanneer de ander het initiatief neemt om te kussen. Bedank de zaal door, na de ontvangst van de bloemen en een eventueel dankwoord, de bloemen of het wijnpakket omhoog te steken. Kijk met bloemen of wijnpakket met een blij gezicht de zaal in. Sta enkele seconden tijdens het opsteken stil en loop weg. Ga rechtstreeks naar de kleedruimte, ontdoe u van uw presentatiekleding, ruim alles op en begeef u onder uw publiek. Zie de spontane reacties van deze mensen ook als applaus. Vind opmerkingen als “Ik zag laatst een spreker die deed hetzelfde als u” niet vervelend. De mensen bedoelen dat zij u goed vinden. Het zijn moderne mensen en die komen tegenwoordig qua complimenten niet verder dan ‘het was leuk’ of ‘het was aardig’ of ‘wat doe jij dat enthousiast’. Geniet want zij bedoelen U BENT EEN KEI! Om te beklijven!  Buig niet voor het applaus dat u krijgt  Hoe u zich ook voelt, kijk blij  Als het applaus zakt, stap weg  Terug? Ga naar de gastheer  Gun de gastheer alle eer  Steek de bloemen omhoog bij extra applaus  Zodra het applaus komt, kijk breed rond  Zeg alleen nog iets als het u wordt gevraagd  Beweeg u na afloop onder het publiek  Geniet van de reacties, ook de kritische 116

Voorbereiden Mag ik met een Belgische collega een presentatie houden, voor het Besluit Vormend Team (acht personen) van een winkelketen in technische apparaten. Omdat de Belgische collega nieuw was, deed ik de verkooppresentatie. Een onderdeel was de beschrijving van gebeurtenissen, die ik bij dit bedrijf als klant meemaakte in België. Ik verhaalde over de positieve verrassing in elke stap. Dit had ik een jaar ervoor in Nederland en Duitsland heel anders ervaren. Ik roemde de Belgische klantgerichtheid en het pro-actieve denken. Het was voortreffelijk. Echt waar! Deze prospect werd geen klant. Mijn Belgische collega belde over het waarom. Ook hij was onaangenaam verrast: “Wij hebben het niet gewaardeerd, dat de heer Van Luijk de draak stak met onze positieve activiteiten. Als hij dit abnormaal vindt, dan is DOOR niet de juiste trainingspartner voor ons.”

117

118

VRAGEN OM VOOR GOUD TE GAAN

119

Algemeen

1.

Wat is de exacte datum?

2.

Op welk tijdstip mag u presenteren?

3.

Op welke plaats en welke accommodatie?

4.

In welke zaal wordt gepresenteerd?

5.

Wat is het thema?

6.

Hoe ziet het verdere programma eruit?

7.

Wie zijn de gasten in de zaal (doelgroep)?

8.

Hoeveel gasten?

9.

Welke uitnodiging ging vooraf?

10.

Wie heeft wanneer eerder deze gasten toegesproken?

120

De klant

11.

Naam van het bedrijf

12.

Naam van uw contactpersoon

13.

Telefoon klant

14.

Mobiel contactpersoon

15.

E-mail contactpersoon

16.

Welk assortiment verkoopt de klant?

17.

Wat is het nummer 1 product van de klant?

18.

Wie zijn de voornaamste klanten van de klant?

19.

Wat is het aantal medewerkers van de klant?

20.

Waar is de klant gevestigd?

21.

Waar werkt de klant internationaal?

22.

Wat is de omzet?

23.

Wat staat er in het jaarverslag van de klant?

121

De presentatie

24.

Wat is het doel van uw presentatie?

25.

Met welk gevoel mogen de gasten de zaal verlaten?

26.

Welke namen van de aanwezigen noemen?

27.

Welke voorbeelden gebruiken?

28.

Waarom is men trots op het eigen bedrijf?

29.

Wat zijn de tien voordelen van het bedrijf?

30.

Wat moeten de gasten beter/anders doen?

31.

Wat kan direct worden verkocht?

32.

Wat mee te geven om te beklijven?

33.

Welke inhoud weglaten?

34.

Welke woorden niet gebruiken?

122

Persoonlijke voorbereiding

35.

Welke kleding aan?

36.

Waar kan worden verkleed?

37.

Wanneer kan worden getest en geoefend?

38.

Is make-up nodig (video-opnamen?)

39.

Schoenen gepoetst?

40.

‘Keelplakkers’ weggespoeld?

41.

Met wie tevoren nog afspraken maken?

42.

Opkomst en weggaan geoefend?

43.

Kennisgemaakt met andere sprekers?

44.

Voldoende visitekaartjes op zak?

45.

Kunt u uw openingszin dromen?

46.

Geoefend op uw slot?

123

Organisatie

47.

Is er een geluidsinstallatie aanwezig ( >50 personen)?

48.

Waar ligt de draadloze muis?

49.

Kunt u het spiekscherm zien, als u de zaal inkijkt?

50.

Hebt u de microfoon uitgetest?

51.

Bij een podium hoger dan 40 cm: is er een trap aan de voorzijde om het publiek in te kunnen lopen?

52.

Hoe wordt u uitgelicht?

53.

Is er hinderlijke lichtinval op de te tonen beelden?

54.

Vanaf hoe laat, tot wanneer is er een technicus aanwezig?

55.

Wie maken er nog meer gebruik van het podium?

56.

Wat staat er in de weg op het podium?

124

Na afloop

57.

Op ontvangen visitekaartjes uw toezeggingen genoteerd?

58.

Uw gastheer gedag gezegd?

59.

Niet uitverdedigd op commentaar?

60.

Verslag gemaakt?

61.

Bepaald wat beter moet qua: -

Inhoud

-

Woordkeus

-

Houding & Gedrag

62.

Welke nazorg nodig?

63.

Commerciële opvolging gepland?

125

TOEGIFT: DE KORTE CORNER Het minste wat elke verkoper en manager moeten kunnen, is op elk moment en voor elke groep, het eigen bedrijf KORT & KRACHTIG met passie presenteren. Helaas weten weinigen het moment te benutten. Te veel mensen presenteren het eigen bedrijf zo gedetailleerd, dat een anti-reclame ontstaat. Bedrijfspresentaties voor klanten en een algemene doelgroep komen het best tot hun recht, zowel op video als in een gesproken woord, wanneer ze niet langer zijn dan zes minuten. Denk niet: dat geldt niet voor mij, want ik heb prachtige ondersteunende beelden. Het geldt voor iedereen. Zorg daarom dat u uw bedrijf kunt presenteren in:  15 seconden (elevator pitch of liftgesprek)  60 seconden (korte corner)  6 minuten (dieptepass) Nog uitdagender zijn de oefeningen tijdens DOOR-trainingen, waar de elevator pitch centraal staat. De oorsprong ligt tussen de tweede en de zesentwintigste etage van een wolkenkrabber, waar iemand tegen u zegt: “Wie bent u ook al weer? Ik ken u ergens van?” U mag dan in de zoef van de lift antwoorden. Dat moet snel, doeltreffend zijn en beklijven. Voordat u het weet gaan de deuren weer open. Vermijd in alle drie de situaties ballast (informatie die u belangrijk vindt en waar geen potentiële klant in is geïnteresseerd). Presenteer vol trots en gedraag u alsof het bedrijf waar u werkt uw eigen zaak is.

126

127

Korte corner Wees altijd voorbereid als u naar een bijeenkomst of een seminar gaat. Iemand kan altijd op u afkomen met deze vragen: “Wie bent u? Wat doet u? Waar werkt u?” Mocht u de kans krijgen een korte corner te geven, doe dit zo: 1

Stel uzelf voor

: Dag, mijn naam is Linda Dirksen…

2

Stel uw werk voor

: …werkzaam als trainer/presentator bij DOOR Business Shows

3

Stel uw bedrijf voor :

Bij DOOR Business Shows (bewust herhalen) werken de drie beste trainers/presentatoren van Europa...

4

Wek interesse

: …zij zijn in staat om uw hele organisatie een spiegel voor te houden…

5

Noem resultaten

: …waardoor meer klanten enthousiast terugkomen en uw verkoopteam meer gaat verkopen

6

Vraag om actie

: Wie van u kent DOOR?

7

Voeg informatie toe :

DOOR Training & Coaching, traint in alle landen van Europa lokale en multinationale ondernemingen, waarbij het verbeteren van resultaten centraal staat

128

8

Vat samen

: Als u meer klanten wilt winnen, behouden of uitbouwen…

9

Sluit af

: …laten wij samen visitekaartjes uitwisselen

10 Geef iets weg

: …zodat u binnen enkele dagen van mij het boek ‘Presenteren 4D’ als cadeau ontvangt

129

Elevator pitch (liftgesprek) Reageer blij en verrast. Pak uw visitekaartje en geef het met de tekst naar de ander toe. Stel uzelf en uw bedrijf bondig voor: “Ik ben Joost van der Weijden van DOOR® Business Shows…” Schakel over op een prikkelende of aandachttrekkende zin: “…en ik houd uw medewerkers graag de klantenspiegel voor.” Sluit af met een vraag: “Waar werkt u tegenwoordig?” Als de ander geen visitekaartje heeft teruggegeven, vraag eerst “Mag ik een visitekaartje van u?” Stuur maximaal één dag later een e-mail, waarin u terugkomt op de elevator pitch. Kijk eerst op de website van de liftgast en voeg nog enkele, passende verkoopprikkels toe. Dieptepass van zes minuten Hiervoor hebt u meer tijd, terwijl de uitgangspunten hetzelfde blijven. U kunt iets meer in de diepte, of in de volle breedte, uw bedrijf presenteren. Train uzelf om beide (breedte en diepte) te kunnen doen. Benut uw zes minuten maximaal. Zorg dat uw presentatie deze informatie bevat:  Wie u bent en wat uw functie is  De naam van het bedrijf dat u vertegenwoordigt. Noem uw Firmanaam, als u wij of onze wilt zeggen. Zeg niet onze service technici, maar de 52 (firmanaam) service technici  De plaats waar uw bedrijf is gevestigd, waar het hoofdkantoor staat en waar in de wereld nog meer vestigingen staan  Ten minste vijf voordelen waarom men met u zaken zou moeten doen 130

 Een korte beschrijving van uw meest belangrijke producten of diensten  Een aantal referenties, waarvan u zeker weet dat deze uw klanten aanspreken

Doe het liftgesprek, de korte corner en de dieptepass in de u-vorm. De tweede persoonsvorm. Vraag, voor u aan een ander punt begint of aan een volgend onderwerp in uw Centrale Thema, wie een vraag heeft over uw bedrijf. Kijk vervaarlijk vriendelijk rond en ga verder of beantwoord de vraag (eerst herhalen). Daarnaast komt u sterk over door een case, een ervaring in een aanvullende presentatie, spannend als een jongensboek te beschrijven. Zorg dat de mensen bij elke bladzijde die u omslaat aan uw lippen hangen.

131

Voorbereiden is als droogzwemmen, als u HET doet, denkt u dat iedereen u ziet, dat u voor schut staat. U gaat pas af, als u verdrinkt.

132

Om DOOR® te hebben

133

BOUWTHEATER

Het verrassende Veranderhuis heeft een eigen theater; het Bouwtheater. Voor een beperkt publiek kunt u met het gevoel van een groot theater oefenen op presenteren met passie. U staat als ware op de planken van een bouwsteiger. Uw publiek zit zelf ook op een steiger. Alle facetten van het presenteren kunt u in het Bouwtheater oefenen. Dit geldt ook voor het toepassen van apparatuur, licht en geluid. Het Veranderhuis heeft alles in zich waar een onderneming in hoort uit te blinken: anders denken, creativiteit, durf en gastblijheid. Meer weten? [email protected]

134

135

BOEK ‘101 DOOR®Denkers om te BEKLIJVEN!’ Werken in een organisatie gaat vaak volgens standaards en voorschriften. Bijna alles staat op papier. Besprekingen en overleg verlopen formeel. Doorbreek deze sleur door zo nu en dan een rake opmerking te plaatsen. Een opmerking die zorgt voor een glimlach op de gezichten. Een opmerking die de zaak van een geheel andere kant laat bekijken: de klant. Ook een opmerking die beklijft; in herinnering blijft. ‘101 DOOR®Denkers om te BEKLIJVEN!’ neemt u onopvallend mee naar een overleg. Mocht de stroefheid van de procedures de overhand krijgen, blader door deze ‘101 DOOR®Denkers om te BEKLIJVEN!’. Deel de glimlach die u bij één van de spreuken krijgt, met anderen. Maak zo samen L.O.L.! ISBN-nummer 978-90-70127-50-3

136

BART VAN LUIJK

Presentator, auteur, dagvoorzitter, innovator, ondernemer en organisator. Geboren in Rotterdam (1947). Oprichter in 1981 van DOOR Training & Coaching: een succesvol trainingsinstituut met vestigingen in 67 landen verdeeld over vier continenten. Bart is naast de ontwikkelaar van de DAS®-gedragsscan, schrijver van meer dan zestig boeken op het vlak van klantgerichtheid, verkopen en commercieel leidinggeven. Hij is ook de auteur van ‘Het Veranderboek’ en de bedenker van ‘Het Veranderhuis’ te Doorn. Naast het leiden van DOOR Training & Coaching in de Benelux, het schrijven van boeken, het publiceren in tijdschriften en op de website, maakt Bart tijd vrij voor het geven van een beperkt aantal stimulerende presentaties aan verkoopteams en complete organisaties in het bedrijfsleven en de overheid. Hij doet dit onder de vlag van Bart van Luijk Business Shows. +31 (0) 653 40 05 23 [email protected] www.bartvanluijk.nl @Bartvanluijk.nl Bart van Luijk

137

Presenteren 4D! Presenteren doet niemand zo maar even. Presenteren is een vak. ‘Presenteren 4D!’ is een geschenk aan uzelf. Het betekent de harde discipline hebben om u voor te bereiden en te oefenen. Veel te oefenen. ‘Presenteren 4D!’ is geschreven om u niet dezelfde fouten te laten maken als Bart van Luijk en zijn DOOR-collega’s. Deze toppresentatoren hebben samen meer dan vijftig jaar ervaring. Leer van hun aanvaringen met technici, het podium, de apparatuur, een matige voorbereiding en het publiek in de zaal. Presenteren is te leren. Om tot de top te behoren, hebt u passie nodig. Deze passie ontstaat zodra u vrij bent van de spanningen, veroorzaakt door de omstandigheden. ‘Presenteren 4D!’ leert u om te gaan met stress en de mogelijke technische hulpmiddelen perfect te gebruiken. Veel aandacht wordt besteed aan de houding en gedrag op het podium. ‘Presenteren 4D!’ is een aanrader voor elke (commerciëel) manager of directeur die grote groepen gaat toespreken en een uitstekende informatiebron voor de manager die een congres, een jubileum of een seminar organiseert. en voorbeelden voor in uw dagelijkse servicepraktijk.