1 Presenteren van wiskunde

1 Presenteren van wiskunde 1.1 Je doelen en je publiek Het presenteren van een wiskundig onderwerp is iets heel anders dan het schrijven van een van een scriptie of een wetenschappelijk artikel. Het gaat hierbij allereerst om inhoudelijke verschillen: bij de ene doelgroep veronderstel je andere kennis bekend dan bij de andere. Bovendien haak je bij een presentatie in op beelden en kennis die het publiek paraat heeft, voor een scriptie sluit je veel meer aan bij de kennis die de lezer herkent, maar wellicht voor een deel nog uit zijn geheugen of uit naslagwerk moet opfrissen. Voor vakgenoten kun je redelijk dicht bij je eigen onderzoeksverslag blijven, voor leken moet je meer selecteren en zul je andere accenten moeten leggen. Zo zal voor leken abstracte informatie geconcretiseerd moeten worden door bijvoorbeeld met passende voorbeelden te werken. Voordat je gaat presenteren is het van belang dat - je weet waarom je deze presentatie geeft, kortom: wat is het doel van de presentatie? • wil je informeren? • wil je advies krijgen? • wil je amuseren? • wil je overtuigen? Doelen kunnen elkaar overlappen maar het is toch van belang één hoofddoel te formuleren. De keuze van je presentatie, opbouw, structuur en woordgebruik hangt bijvoorbeeld sterk af van je hoofddoel. Als je geen duidelijk hoofddoel hebt, is die keuze erg lastig. Formuleer het doel altijd zo specifiek mogelijk, bijvoorbeeld: na het bijwonen van de lezing weet/vindt/doet de lezer het volgende... Het is ook handig om dat hoofddoel voor jezelf in één zin te formuleren: ik wil aantonen waarom het noodzakelijk is dat medestudenten een cursus volgen. Of ik wil de belangrijkste thema's beschrijven die aan bod zijn geweest op een symposium. Of ik wil medestudenten enthousiasmeren voor een onderwerp. Naast het bepalen van het doel is het minstens zo belangrijk om je een goed beeld te vormen van je publiek. Het volgende is hierbij van belang: • Wat is de informatieve behoefte? • Wat is de voorkennis? • Welke houding heeft het publiek tegenover boodschap en zender? • Welk gedrag vertoont het publiek? Er bestaat meestal een grote kloof tussen de presentator en het publiek. In de regel heeft de presentator veel meer kennis van de inhoud. Om die kloof te overbruggen zul je dus de doelgroep moeten opzoeken. Als je de zojuist genoemde vragen hebt beantwoord zul je een vrij genuanceerd beeld hebben van je doelgroep. Voordat je gaat schrijven of presenteren is het van belang een homogene doelgroep voor ogen te hebben. Een tekst die geschreven is voor zowel kinderen als volwassenen zal zijn doel missen. Je kunt dan beter twee teksten schrijven, elk voor een welomschreven doelgroep met redelijk homogene kenmerken.

1.2 Duidelijkheid scheppen Uitleggen is het zo vertellen dat de toehoorders het begrijpen. Bij dat vertellen zijn verschillende strategieën en tactieken mogelijk om onbegrip te voorkomen of op te heffen. Helder taalgebruik Het is belangrijk heldere taal te gebruiken. Kenmerken van helder taalgebruik zijn: • het aangeven van de betekenis van nieuwe termen • het accentueren van nieuwe termen • enigszins volledige taal • niet te vaak verwijzen naar eerder genoemde onderwerpen met woorden als ‘die’, ‘deze’, ‘het’ • geen meerduidige termen hanteren • onnodige moeilijke woorden vermijden • korte woorden en zinnen gebruiken De maximaal wenselijke zinslengte is afhankelijk van de doelgroep maar toch nooit meer dan 40 woorden. Zeker zo belangrijk als helder taalgebruik zijn de volgende mogelijkheden om begrijpelijkheid te bevorderen: Behandeling in twee ronden Wanneer het gaat om ingewikkelde structuren, kan eerst een globale schets van de gehele structuur worden gegeven, waarna de verschillende onderdelen ervan apart opnieuw worden besproken. In die tweede ronde kunnen dan allerlei details van die onderdelen aan bod komen. De omgekeerde volgorde, waarin eerst onderdelen apart aan de orde komen, kan ook. Het belangrijke kenmerk van deze strategie is dat structuur wordt aangebracht in een complex geheel. Dit gebeurt door onderdelen van elkaar te scheiden en de relaties ertussen aan de orde te stellen, los van de vaak vereenvoudigde beschrijving van de onderdelen. Het effect van een behandeling in twee ronden kan nog versterkt worden door een overzicht te geven van de te gebruiken nieuwe begrippen in de vorm van een woordenlijst of definitielijst (bijvoorbeeld als "hand-out" of als transparant voor een (tweede) overheadprojector). Aansluiten bij bestaande kennis Zoals je ongetwijfeld uit ervaring weet, blijken sommige moeilijke dingen na verloop van tijd "vanzelf" gemakkelijker te worden. Dat gaat echter niet vanzelf. Op de een of andere manier komt er aanvullende informatie binnen of wordt het nieuwe gekoppeld aan al bestaande informatie. Een presentatie kan daarbij een handje helpen door bijvoorbeeld hetzelfde in andere woorden of op verschillende manieren nog eens te vertellen. Goede presentaties bieden vaak door te parafraseren en door redundant taalgebruik verschillende aanknopingspunten voor een goed begrip. Voorbeelden of analogieën Nieuwe begrippen hoef je niet persé via een definitie te introduceren. Je kunt ook gebruik maken van synoniemen, of overeenkomsten en verschillen aangeven met andere begrippen. Zo'n beschrijving van iets bekends, dat maar weinig verschilt van het begrip dat aan de orde is, kan een uitstekende basis voor een uitleg zijn. Verder kun je het begrip duidelijk maken door er voorbeelden van te geven; daarop gaan we zo dadelijk verder in. In een analogie wordt een vergelijking gemaakt met een begrip of proces waarmee de toehoorders al bekend zijn. Het gaat dan om zinnen die beginnen met: Net als ...etc. Ook analogieën werken verduidelijkend omdat ze toehoorders de gelegenheid geven om het nieuwe te relateren aan al bestaande kennis.

Joke Daemen, ThijsRuijgrok

overdragen van de wiskunde

2 van 28

Voorbeelden: 1 Voor het bepalen van de extremen bij een functie van meerdere variabelen, kun je het proces verduidelijken door regelmatig te verwijzen naar de werkwijze bij functies van een variabele. 2 Als je de binomiale formule al kent, is de multinomiale formule niet zo moeilijk te begrijpen!

Als je iets uitlegt, is een voorbeeld een sterk middel. Via voorbeelden wordt het uitleggen van abstracte begrippen concreet gemaakt of toegepast. Voorbeelden kunnen het publiek ook verduidelijken hoe de nieuwe informatie past binnen wat ze al weten of ervaren hebben. Met voorbeelden wordt tenslotte ook aannemelijk dat bestaande kennis toch niet zo algemeen geldig is als tot nu toe werd aangenomen. Daardoor kan bij de toehoorders de behoefte ontstaan aan een nieuw begrip om de ontstane tegenstelling begrijpelijk te maken, of om een bestaand denkpatroon te veranderen.



3 van 28

Naast voorbeelden kunnen ook bijna-voorbeelden (of non-voorbeelden) worden gegeven die niet tot het uit te leggen begrip behoren. Door deze bijna-voorbeelden te gebruiken kan de aandacht worden gericht op belangrijke aspecten van het begrip, die het onderscheiden van andere begrippen. Grensgevallen maken dan duidelijk wat nu precies met een begrip wordt bedoeld. Bijna-voorbeelden functioneren vooral in het verduidelijken van een begrip. Met behulp van tegenvoorbeelden kan goed worden duidelijk gemaakt dat een regel of theorie niet in alle gevallen opgaat. Meestal zijn voorbeelden bij presentaties toch weer abstract, omdat in woorden wordt beschreven wat het voorbeeld is. Er zijn zeker situaties denkbaar waarin als voorbeeld iets tastbaars kan worden meegebracht wat getoond kan worden. Concretiseren van een voorbeeld is ook mogelijk met behulp van een afbeelding. Dat heeft meestal, naast een verduidelijkende, ook een motiverende werking. Voorbeelden: 1. vs

discontinu

Continu

2.



4 van 28

Inductie vs deductie Het gebruik van voorbeelden kan veelal op twee manieren gebeuren. Je kunt inductief te werk gaan door een voorbeeld te geven en daarna de definitie of abstractie waarvan het een voorbeeld is presenteren. Maar ook de omgekeerde, deductieve, werkwijze is mogelijk: eerst een generalisatie, dan (enkele) voorbeelden en daarna een herhaling van de generalisatie. Beide volgorden hebben hun waarde. Maar sommige toehoorders hebben liever de volgorde "voorbeeld(en)-abstracties" en andere liever de volgorde "abstracties-voorbeeld(en)". Vaak kan het daarom (maar ook om andere redenen) geen kwaad om te kiezen voor de volgende procedure: voorbeelden-abstracties-voorbeelden

Voorbeeld In een presentatie over het begrip groepen, kun je starten met de verzameling van permutaties van 3 elementen. Vanuit het voorbeeld wordt toegewerkt naar eigenschappen van groepen en de uiteindelijke definitie (de abstractie). Tot slot kun je alle transfomaties van een kubus op zichzelf, analyseren op eigenschappen en concluderen dat ook hier sprake is van een groep. Voorbeelden en analogieën zijn meestal niet de hoofdzaken van wat wordt uitgelegd. Toch nemen ze bij de middelen om begrijpelijkheid te bevorderen een vooraanstaande plaats in. Voorbeelden kunnen dus in een artikel of presentatie een nadrukkelijke rol spelen hoewel ze in de logische structuur alleen als bijzaken zijn terug te vinden. Wanneer het publiek begrepen heeft waarvan het voorbeeld een voorbeeld was kunnen ze het voorbeeld weer vergeten. 1.3 Populariseren Zeker bij het 'vertalen' van wetenschappelijke informatie is het van belang een goede analyse gemaakt te hebben van je doelgroep. Op grond van je kennis van de lezer zul je informatie 'selecteren, interpreteren en concretiseren. Een belangrijke taak van een voorlichter/journalist is het begrijpelijk maken van gecompliceerde (ingewikkelde) informatie voor een brede doelgroep. Het gaat erom dat de lezer de materie in logische stapjes krijgt aangereikt op een manier dat hij er zich iets bij kan voorstellen. De informatie moet vertaald worden in heldere, eenvoudige taal en aan de hand van concrete voorbeelden. We noemen deze publiekgerichte vertaalslag de techniek van het populariseren. Je kunt de tekst op drie fronten populariseren, via de inhoud, door de opbouw en via de stijl. Hieronder tref je enkele tips. Inhoud selecteren Selecteer je gegevens zorgvuldig. Dat is bij populariseren onvermijdelijk om twee redenen. We selecteren omdat de ontvanger anders veel te veel informatie krijgt en daardoor het totaaloverzicht verliest. We selecteren ook omdat de ontvanger vaak geïnteresseerd is in slechts enkele elementen van een onderwerp. De interesses van de ene doelgroep liggen nu eenmaal anders dan de interesses van de andere. Beperk de informatie dus tot datgene dat voor de doelgroep interessant of relevant is. Bedenk welke vragen iemand kan stellen en probeer die te beantwoorden. Voorbeeld Wanneer je het begrip continuïteit gebruikt voor een groep medestudenten, kun je gebruik maken van de ε-δ definitie, voor natuurkunde docenten studenten volsta je met de zgn limietdefinitie. In het voortgezet onderwijs wordt het intuïtieve begrip hiervan vaak stilzwijgend aangenomen. Joke Daemen, ThijsRuijgrok


5 van 28

Inhoud interpreteren Breng de geselecteerde informatie niet zomaar over, maar interpreteer die voor de ontvanger. De informatie die je overbrengt is nieuw. Dat betekent dat de ontvanger nog geen kader heeft waar de nieuwe informatie in past. Ook heeft hij nog geen oordeel gevormd over bijvoorbeeld de noodzaak van een duur onderzoek of de maatschappelijke gevolgen van een nieuwe techniek. Beschrijf je bijvoorbeeld een beleidsvoorstel, beschrijf dan het interessante deel ervan niet in juridische termen maar vertel wat de praktische consequenties zijn. voorbeeld Een presentatie over het GPS-systeem, kun je starten met een introductie over navigeren en de gevolgen van navigatie-systemen voor de maatschappij. Bij de interpretatie van resultaten van wetenschappelijk onderzoek zul je voorzichtig te werk moeten gaan. Als presentator heb je iets meer ruimte dan de onderzoeker: je kunt andere onderzoeksresultaten ernaast leggen en - tot op zekere hoogte - doorredeneren: als conclusie X uit dit onderzoek te halen valt en je daar de gegevens Y en Z naast zet, betekent dat in situatie S als volgt gehandeld moet worden. Pas echter op voor het te ruim interpreteren van onderzoeksgegevens zoals mag blijken uit onderstaande klassieke voorbeelden.

Inhoud becommentariëren Soms is het ook verhelderend om informatie te becommentariëren. Door je mening te geven, positief of negatief. kun je de lezer helpen een opinie te vormen over de gegeven informatie. Het ligt aan het karakter van het medium of commentaar geven wel of niet past. Om de ontvanger een zo gefundeerd mogelijk standpunt in te laten nemen. is het eerlijker als we ook de meningen van anderen belichten. Opbouw: Stap voor stap Populariseren is vooral uitleggen. De opbouw moet zo zijn dat de ontvanger de informatie stap voor stap krijgt opgediend. Expliciteer elke gedachtesprong en maak steeds duidelijke verbindingen met het voorafgaande. Opbouw: dicht bij huis beginnen Start de uitleg op een punt dat bekend is voor de lezer. Dat is een bekend didactisch principe: schrijf van bekend naar onbekend. Opbouw: concretiseren Per stap moet de informatiedichtheid laag zijn. Doseer je materiaal door veelvuldig te parafraseren, te concretiseren (voorbeelden geven) en samen te vatten. Concretiseer wetenschappelijke informatie door concrete woorden te gebruiken en specifieke voorbeelden te geven.



6 van 28

voorbeeld:

Stijl: vertaal vaktermen Moeilijke woorden en jargon zijn niet altijd te voorkomen. De lezer moet immers ook iets 'leren'! -Soms laten termen zich eenvoudig vertalen met een synoniem. zoals het woord 'antwoord` door 'oplossing'. Als er voor een vakterm geen synoniem te vinden is, kunnen we het woord omschrijven. Het woord 'memory-stick' biedt een digibeet nauwelijks soelaas als vervanging van het woord 'diskette'. Voor hen zullen we de term moeten omschrijven of koppelen aan een concreet voorbeeld of een heldere vergelijking (een diskette is in feite een archiefkast met meer dan honderd hangmappen). Stijl: vermijd wetenschappelijke en ambtelijke stijl Neem afstand van het taalgebruik van de wetenschappelijke of ambtelijke bron. Kies zoveel mogelijk voor 'gewoon alledaags taalgebruik'. Joke Daemen, ThijsRuijgrok


7 van 28

1.4 De fasen bij het maken van een presentatie Een ontvanger van informatie kan op verschillende niveaus iets begrijpen zijn. • het woordniveau, • het zinsniveau en • het niveau waarop de toehoorder ziet wat hoofden bijzaken zijn. Veelal streeft men naar het laatste niveau en bereikt slechts de andere twee. Om het derde niveau te bereiken moet je als presentator in ieder geval eerst de uit te leggen inhoud analyseren op hoofden bijzaken. Dat levert je de bouwstenen voor een goede opbouw van het betoog. Als je aan de slag gaat om iets presenteerbaar te maken, dan kun je het scheppingsproces in verschillende fasen opdelen. Hoewel op detailpunten de aanpak kan verschillen kom je in principe toch steeds de volgende fasen tegen: voorbereidingsfase • doelformulering (het gewenste effect) • afbakening van de boodschap (duidelijke hoofdvraag formuleren) • doelgroepanalyse (informatieve behoefte, voorkennis. houding tegenover de boodschap en presentator) • randvoorwaarden in acht nemen (o.a. omvang, niveau) ontwerpfase • informatie verzamelen • informatie selecteren / ordenen (werkschema) • kiezen van een benaderingswijze (welke presentatievorm, kies je voor zakelijk of emotioneel. persoonlijk of afstandelijk; verhaalvorm of informerende toon) • maken van een schematische opzet productiefase e • 1 versie maken van de lezing • aandacht voor 'begrijpelijkheid' (opbouw, eenvoud, dosering, aantrekkelijkheid) revisiefase • beoordeling op grond van normen die bij het product horen (daarbij houd je vooral rekening met de eisen die een specifieke doelgroep stelt aan je productvorm) • beoordeling. met behulp van medestudent of vertegenwoordiger van je doelgroep • reviseren van tekst (2e, 3e ... versie maken). uitvoeringsfase • presentatie uitvoeren evaluatiefase • effectmeting • beoordeling Bovenstaand werkplan is vooral van belang bij uitgebreide voorlichtingsactiviteiten, hoe groter het belang van de presentatie, des te preciezer zal het werkplan gevolgd worden.



8 van 28

2 De opbouw van een mondelinge presentatie 2.1 inleiding Bij een mondelinge presentatie is als bij elke vorm van communicatie belangrijk wat je te vertellen hebt. Bij een mondelinge presentatie is het echter heel belangrijk dat de toehoorder de boodschap van de voordracht in één keer oppikt. Anders dan bij een tekst kan de hoorder niet teruggrijpen op wat eerder gelezen is. daarom is inzicht in de opbouw van het verhaal een belangrijk hulpmiddel. De structuur van een presentatie is dus cruciaal voor het overbrengen van de informatie. In het boek 'Een speech schrijven en het woord voeren' van Joan Detz wordt de volgende basale formule voor een presentatie gegeven: • • •

Vertel wat je gaat vertellen Vertel het Vertel wat je net verteld hebt

Een dergelijke heldere structuur is van groot belang voor het succes van een presentatie omdat het de toehoorders helpt de aangeboden informatie te plaatsen. Hieronder werken we de manier waarop in de opbouw van een verhaal structuur kan worden aangebracht verder uit. We bespreken achtereenvolgens de inleiding, de afsluiting en het middendeel. Daarna gaan we in op middelen om de structuur aan de toehoorders duidelijk te maken.

2.2 Het begin In de inleiding worden de toehoorders georiënteerd op wat er gaat komen: wat de spreker wil bereiken en wat er 'op het programma staat'. De inleiding heeft behalve deze structurerende ook een motiverende functie (zie daarvoor het hoofdstuk ' Betrokkenheid'). Onderdelen van een inleiding kunnen zijn: • Een 'inswinger': iets leuks om de aandacht te krijgen, het publiek nieuwsgierig te maken en het ijs te breken • Een aanduiding van het doel van de presentatie • Een toelichting op de titel • Een mededeling over hoe je met vragen van de toehoorders wilt omgaan • Een vooruitblik op de inhoud en de structuur van je verhaal, mogelijk een tijdsindicatie • Een toelichting op de samenhang van de inhoud met andere informatie • Iets ter motivatie van het gehoor • Een aanduiding van de resultaten die je denkt te bereiken • Jezelf bekend maken bij het publiek (maakt het geheel wat persoonlijker) Tenslotte moet vaak enige voorkennis worden opgehaald en daarmee vindt de overgang naar het middendeel van de presentatie plaats. 2.3 Het middendeel Er zijn verschillende mogelijkheden om het middenstuk wat structuur betreft vorm te geven. Daarbij kun je gebruik maken van (combinaties van) vaste structuren of thema’s zoals we die eerder al besproken hebben in paragraaf 1.2 “duidelijkheid scheppen”. Wanneer in een presentatie Joke Daemen, ThijsRuijgrok


9 van 28

een goede structuur is aangebracht, zullen de toehoorders die structuur vaak ook ervaren. Er zijn daarnaast nog verschillende mogelijkheden om de structuur in een betoog bij de toehoorders te laten overkomen. Structuur expliciteren De simpelste manier om de structuur over te laten komen is er expliciet over te spreken. Geef aan welke structuur je voor je verhaal hebt gekozen. Je doet dat met name aan het begin, maar ook in de loop van het betoog is het handig zo nu en dan te refereren aan de structuur van het geheel en aan te geven hoever je bent gevorderd. Visualiseren Bij het expliciet maken van de structuur kun je ook gebruik maken van een dia, transparant of bord. Je geeft de verschillende onderdelen van het verhaal aan en verwijst daar in de loop van het betoog naar. Een manier die je vaak ziet bij gebruik van dia’s is door op elke dia een soort breadcrum op te nemen, die aangeeft waar je in je betoog zit. Overgangszinnen Overgangszinnen geven de structuur weer door een terugblik en/of een vooruitblik te geven of door te verwijzen naar de plaats van hetgeen besproken gaat worden. Ze maken bijvoorbeeld duidelijk: • het hoeveelste punt uit een opsomming nu aan de orde komt • dat je het nu gehad hebt over... en nu begint aan... • wat de samenvatting van het voorafgaande is en hoe dat nu gebruikt wordt

2.4 De afsluiting Aan het einde van de presentatie zit een afsluiting. Het is mooi als door de afsluiting een cirkel wordt gesloten: bijvoorbeeld door aan de in de inleiding genoemde doelstelling te herinneren en aan te tonen dat deze bereikt zijn. Bedenk dat bij een presentatie de inhoud en vorm van de afsluiting vaak het beste worden onthouden. In de afsluiting kunnen de volgende onderdelen zitten: • Een samenvatting van de belangrijkste punten uit het betoog • Antwoorden op vragen uit de inleiding en/of het middendeel • Een verwijzing naar wat er in de toekomst kan gebeuren • Een evaluerende vraag over de gepresenteerde inhoud • Iets om de toehoorders met een lach te laten vertrekken Het slot van de afsluiting is de overgang naar het stellen van vragen, als daar tenminste gelegenheid voor is. Probeer altijd positief te eindigen met oplossingen, nieuwe uitdagingen en mogelijkheden.



10 van 28

3 Soorten presentaties 3.1 Mondelinge presentatie Als we spreken van een presentatie bedoelen we vaak een mondelinge presentatie. Het overgrote deel van deze reader zal over dit soort presentaties gaan. Veel van wat voor mondelinge presentaties geldt, geldt echter ook voor andere vormen van presenteren.

3.2 Schriftelijke presentatie Een artikel of een boek is ook een vorm van presenteren. Het betekent dat je afhankelijk bent van de lezer of de doelgroep het blad of het boek koopt en bereid is jouw werk te lezen. Op deze wijze van presenteren gaan we in dit onderdeel niet in, dat wordt apart behandeld.

3.3 Posterpresentatie Een posterpresentatie is een laagdrempelige, compacte en sterk visuele presentatievorm die veel wordt gebruikt op congressen en symposia. Deze biedt aan een groot aantal onderzoekers tegelijk de mogelijkheid hun onderzoeksresultaten te presenteren en eventueel met belangstellenden te bespreken. In de gangen bij didactiek hangen voorbeelden van posters die als posterpresentatie bij conferenties zijn gebruikt. Ontwerp Oriënteer je op voorbeelden. Vaak hangen deze in gangen van wetenschappelijke instituten, maar op het internet zijn ook veel voorbeelden te vinden. Informeer vooraf bij de organisatie of docenten welke voorschriften of richtlijnen gelden voor format, omvang, staand/liggend formaat etc. Informeer hoe de poster zal worden opgehangen: zijn er posterborden beschikbaar, wat voor bevestigingssysteem zit daarop? Wees selectief. Overweeg zorgvuldig wat de kern van je boodschap is. Laat details weg en beperk de tekstuele informatie tot een minimum. Een poster is primair een visueel medium; kies daarom krachtige illustraties. De poster moet zelf het werk kunnen doen: hoewel je je poster meestal mondeling zult kunnen toelichten, zal je poster ook vaak te bezichtigen zijn als je er niet bent om uitleg te geven. Zorg voor een aandachttrekkende focus: een opvallend beeld of een pakkende tekst. Maak vooraf een schets. Ontwerp een evenwichtige compositie met een duidelijke 'leesrichting' en kies per tekstblok of illustratie één helder thema. Wees voorbereid op een mondelinge toelichting en neem kopieën van je poster of je abstract mee voor geïnteresseerden. Inhoud Wat in ieder geval op de poster niet mag ontbreken: • Titel: korte aandachttrekkende titel die de lading dekt. • Auteurs: de namen van de auteurs, het onderzoeksinstituut (of de naam van de cursus), het adres en de datum. • Onderzoeksdoel: heldere omschrijving van het onderzoeksdoel, evt. in vragende vorm Joke Daemen, ThijsRuijgrok


11 van 28

• • •

Werkwijze: korte, krachtige beschrijving van de onderzoeksaanpak. Resultaten: deze worden in de vorm van tabellen of grafieken gepresenteerd. Zonodig worden ze voorzien van een toelichting. Discussie en conclusie: ook hier is het belangrijk dat er zo bondig mogelijk wordt geformuleerd!

Technische tips • Hanteer voor de tekstblokken de 'gewone' wetenschappelijke schrijfstijl, echter met compacte, korte zinnen. • Zorg dat je illustraties in een oogopslag te begrijpen zijn; vereenvoudig grafieken zonodig en zorg voor een legenda. • Voor lezers die op ca twee meter afstand langslopen, is een minimale lettergrootte van 18 punts vereist. • Je kunt je poster met computerprogrammatuur ontwerpen. Bedenk wel vooraf dat het afdrukken van je poster op het gewenste formaat kostbaar kan zijn.



12 van 28

4 Gebruik van media bij een presentatie 4.1 Inleiding Een presentaties wint aanzienlijk aan kracht, charme en indringendheid wanneer niet alleen van de stem maar ook van andere middelen gebruik wordt gemaakt. Naast lichaamstaal zijn dat hulpmiddelen zoals overheadprojectie, dia's, modellen, tekeningen op een schoolbord, flappen, film, video- of audio-opnamen of powerpointpresentaties. Belangrijke redenen om ze te gebruiken hebben te maken met aandacht voor 'leren en begrijpen' en ' de betrokkenheid van toehoorders': Door meer middelen te gebruiken dan de stem worden ook andere zintuigen aangesproken; daardoor komt er meer informatie over bij het publiek. Visuele voorstellingen geven een' andere representatievorm dan een "woorden alleen". Abstracte inhouden worden zo vereenvoudigd, zodat ze gemakkelijker kunnen worden begrepen en onthouden. Gebruik van hulpmiddelen geeft afwisseling waardoor betrokkenheid wordt vergroot. Via hulpmiddelen kan structuur worden aangebracht in het betoog en kunnen hoofdzaken benadrukt worden. Modellen, voorwerpen en dergelijke kunnen in één oogopslag iets concreet maken dat bij het gebruik van woorden alleen abstract blijft. Over het gebruik van hulpmiddelen willen we wel opmerken dat dit met mate moet gebeuren. Vrijwel iedereen kent wel de lezingen met lichtbeelden, waarbij aan het begin het licht uitgaat, waarna in veel te hoog tempo een groot aantal dia's over het doek flitst. De presentator staat voortdurend met zijn gezicht naar de dia's, een aanwijsstok in de hand en vertelt over allerlei details die je steeds opnieuw ontgaan. Afwisseling is er dan niet meer bij en de ene vorm van slechte presentatie is vervangen door een andere. Hulpmiddelen dienen ter ondersteuning van de gesproken tekst en tezamen maken ze een goed geheel. Dia's en andere visuele informatie hebben tijd nodig om gelezen of overzien te worden. Een te groot aantal dia’s en te weinig tijd om beelden te bekijken maken mediagebruik contraproductief. In dit hoofdstuk bespreken we verschillende media die je tijdens de presentatie kunt gebruiken: de overheadprojector, de diaprojector, beamer, film-, video- en audiobanden, het bord, flappen, de microfoon en hand-outs. Vooral de indeling en het gebruik van dia’s of transparanten die kunnen worden geprojecteerd krijgt daarbij veel aandacht. Voordat we dat doen gaan we in op de functie van visuele ondersteuningsvormen. Aan het einde gaan we nog kort in op de voorbereiding van mediagebruik.

4.2 Visuele ondersteuning De belangrijkste functie van het gebruik van hulpmiddelen is het geven van visuele ondersteuning bij je betoog. Die ondersteuning kan allerlei vormen hebben. We maken onderscheid in twee hoofdvormen: • Weergave van iets dat in gesproken taal moeilijk direct te zeggen is met behulp van tekeningen, vereenvoudigde afbeeldingen, schema's met pijlen, blokken, grafieken, formules, berekeningen, cartoons, foto's , video. Joke Daemen, ThijsRuijgrok


13 van 28

Tekst die gelezen kan worden; zo'n tekst is meestal direct gekoppeld aan hetgeen verteld wordt: hoofdzaken die je extra nadruk wilt geven, kernpunten, definities, moeilijke woorden of begrippen, een samenvatting, een weergave van de structuur van het betoog, etc. Wil visuele weergave van tekst je betoog echt ondersteunen en niet overbodig maken dan moet ze kernachtig weergeven waarover het gaat. Teksttransparanten bijvoorbeeld verworden nog al eens tot een opsomming in uitgebreide zinnen van datgene wat de presentator ook vertelt. Wanneer het publiek grote delen van je verhaal letterlijk kan meelezen kun je dat verhaal beter uitdelen, zodat het thuis gelezen kan worden. Langdurig voorlezen wat op een transparant staat geeft het publiek het idee dat ze niet voor vol worden aangezien: ze kunnen blijkbaar niet lezen! Niet alleen kunnen ze dat wel, ze kunnen het zelfs sneller dan jij kunt voorlezen. •

Een presentatie wint door visuele ondersteuning alleen maar aan kwaliteit als er zorg en aandacht besteed is aan het ontwerp en de productie ervan. Het is belangrijk je bij elke visualisatie afzonderlijk af te vragen wat de functie ervan is in het verhaal. Vragen die je jezelf kunt stellen zijn bijvoorbeeld: • Welke aspecten uit je verhaal winnen het meest bij visualisering? • Op welke plaatsen in het verhaal is, gezien de afwisseling, het meest behoefte aan gebruik van een hulpmiddel? • Wat is essentieel om er op te zetten en wat kun je er beter bij vertellen? • Kun je bepaalde dingen misschien beter niet laten zien en uitdelen om mee naar huis te laten nemen?

4.3 Projectieapparatuur tijdens een presentatie Gedrag van de spreker bij projectie Projectieapparaten zijn gemaakt om te gebruiken terwijl je het publiek aankijkt. Houd je verhaal dus niet terwijl je vrijwel voortdurend naar het scherm kijkt, dan kun je net zo goed een schoolbord gebruiken. Wanneer je je transparanten of dia’s ook een beetje als geheugensteuntje gebruikt, kijk dan op de projector of laptop in plaats van op het projectiescherm. Oogcontact met het publiek staat voorop, maar dat wil niet zeggen dat je niet meer naar het scherm moet kijken. Het komt namelijk vaak voor dat de spreker zonder dat in de gaten te hebben een deel van de projectie blokkeert door in de lichtbundel te gaan staan. Het is daarom verstandig af en toe naar het scherm te kijken om de kwaliteit van de projectie te controleren. Helemaal niet meer naar het scherm kijken is ook gevaarlijk omdat je soms niet in de gaten hebt wat nu precies geprojecteerd wordt. Zo is het bijvoorbeeld verraderlijk dat een afgedekt deel door jou wel maar door het publiek niet gelezen kan worden. Ook komt het vaak voor dat de projectie groter is dan het scherm, waardoor een deel van het transparant niet op het scherm maar op de muur ernaast wordt geprojecteerd. Dat komt de leesbaarheid uiteraard niet ten goede. Het komt ook vaak voor dat de spreker zelf door zijn positie het zicht op het scherm voor een deel van het publiek wegneemt: hij staat in de weg. Het is daarom verstandig om aan het publiek te vragen of de projectie te zien is en, indien dat niet het geval is, daar rekening mee te houden door niet vast te houden aan de positie naast de projector, maar bijvoorbeeld naast het scherm te gaan staan. Joke Daemen, ThijsRuijgrok


14 van 28

Aan en uit Aangezien een projectieapparaat geluid en licht produceert dat storend is als er niets gezien hoeft te worden is het goed om deze uit te zetten wanneer gedurende enige tijd geen transparant of dia wordt besproken. Verwijderen van een transparant als je op een ander onderwerp overgaat maakt dat alle aandacht weer op je woorden wordt geconcentreerd. Overheadprojectoren voor een groot publiek hebben vaak lampen die slechts langzaam op volle sterkte komen en worden daarom ook wel afgedekt in plaats van uitgezet. Beamers en andere projectieapparatuur kennen een soortgelijk verschijnsel, zorg daarom voor een neutraal beeld als er geen projectie nodig is. Nadruk geven Als je iets wilt aanwijzen, doe dat dan bij een overheadprojector op het transparant, bijvoorbeeld met, een pen die je ook op de projector neer kunt leggen. Deze pen wordt dan op het scherm mee geprojecteerd. Neerleggen is vaak aan te raden omdat je publiek anders vergroot ziet hoe je beeft (vooral als je zenuwachtig bent). Een andere mogelijkheid is het gebruik van een laserpointer, een eenvoudig te gebruiken apparaat dat echter voor een goed aanwijseffect wel van tevoren moet zijn uitgeprobeerd. Een dergelijke pointer kan ook bij andere vormen van projectie goed ingezet worden. Bij gebruik van presentatiesoftware is het ook gebruikelijk om de dia langzaam op te bouwen, waarbij het publiek altijd het te bespreken onderdeel ziet verschijnen en oplichten. Informatie inzetten tijdens de presentatie Om overheadtransparanten goed te kunnen gebruiken is het handig ze keurig op volgorde mee te nemen. Aangezien het wel eens voorkomt dat je onderweg je transparanten laat vallen of op andere wijze in de war brengt, is het de moeite waard ze te nummeren. Verder wordt het vervoer en het gebruik van transparanten nog vergemakkelijkt, door elk transparant in een zogenaamd 'flipframe' te stoppen: een plastic map in A4 formaat met aan de twee lange zijde een hardpapieren flap en aan een lange zijde gaatjes om de transparanten in een map of ordner te kunnen stoppen. Het nummer kan dan op de flap worden geschreven naast allerlei ander aanwijzingen voor jezelf (die door het publiek niet gezien kunnen worden). Het voordeel van de hardpapieren flappen, die tijdens de presentatie worden uitgevouwen, is dat zogenaamd strooilicht wordt -weggevangen. Strooilicht is licht van de overheadprojector wat als het ware langs de transparant schijnt omdat de glasplaat van de projector groter is dan het transparant. Wanneer er na de presentatie vragen gesteld worden is het vaak nuttig het betreffende transparant, dat je dankzij het nummer gemakkelijk weer terug kunt vinden, opnieuw te tonen. Tenslotte nog enkele opmerkingen over het gebruik van projectie tijdens een presentatie. Het bekijken van transparanten of dia’s kost tijd die je het publiek moet geven. Hoe meer lettertypen en kleuren je gebruikt hoe ingewikkelder je verhaal blijkbaar is en hoe meer tijd je voor vertoning uit moet trekken. Vaak komt een spreker in tijdnood en besluit nog gauw even wat transparanten te tonen. Gevolg is dan irritatie bij het publiek en de boodschap komt niet over. Tracht in zo'n geval de belangrijkste punten alsnog te selecteren en toon alleen die, maar wel zo lang dat ze echt gezien kunnen worden. Beter is om je vooraf af te vragen wat essentieel is voor je boodschap en wat eventueel geruisloos weggelaten kan worden. Dan vermijd je irritatie bij het publiek en stress bij jezelf. Praktisch gesproken geldt voor het aantal transparanten of dia’s bij een presentatie dat je er niet meer dan vijftien in een half uur goed kan presenteren. Een eenvoudige transparant of dia kost al minstens een halve minuut.



15 van 28

4.4 Voorbereiding van mediagebruik De kwaliteit van een presentatie wordt verhoogd door gebruik hulpmiddelen. Het op de juiste wijze inbouwen van hulpmiddelen in je presentatie en de productie van transparanten, dia’s en dergelijke kost tijd. Het succes van hulpmiddelen staat of valt verder met een goede voorbereiding van het gebruik van deze hulpmiddelen tijdens de presentatie. Vaak genoeg wordt de energie die in het klaarmaken van de hulpmiddelen is gestoken niet volledig beloond doordat er tijdens de presentatie iets mis gaat. Voorbereiding van het gebruik met een goede oriëntatie op de randvoorwaarden (zoals zaalgrootte en beschikbare hardware) kunnen dat voorkomen. In de eerste plaats moet je uiteraard in staat zijn de media te bedienen of ervan verzekerd zijn dat iemand dat goed voor je doet. De bediening is over het algemeen niet moeilijk maar vereist vaak wat voorbereiding en gewenning. Verder moet een powerpointpresentatie op de apparatuur kunnen draaien en moet van tevoren gecontroleerd worden of alle animaties, filmpjes en audio op de apparatuur werken, of hulpprogramma’s nog moeten worden geïnstalleerd of dat er nog van versie moet worden veranderd. Het blijkt nog wel eens dat bijvoorbeeld filmpjes wel op het scherm van de laptop draaien maar niet via de beamer. Van tevoren moet je overleggen over de beschikbaarheid van apparatuur. Vooral video is lastig. Overtuig je ervan of het goede systeem voor jouw band er wel is. Verder kun je allerlei vragen stellen zoals: Is er een halsmicrofoon met lang snoer of een zendertje? Kun je zodanig in de zaal staan dat je zelf de overheadprojector kunt bedienen en er nog dingen op kunt schrijven of op aan wijzen? Is er een aanwijsstok voor de dia's? Ga bij een voor jou belangrijke presentatie, als dat mogelijk is, enige tijd van tevoren naar de plaats van de presentatie en kijk of de apparatuur er is en of je ze kunt bedienen. Kijk of je transparanten of dia’s leesbaar zijn vanuit alle plaatsen in de zaal. Wanneer je dat niet van tevoren kunt doen moet je er achter zien te komen hoe groot de zaal is zodat je in je eigen instituut toch een idee kunt krijgen van de benodigde, lettergrootte. Houd er bij de presentatie rekening mee dat toehoorders die binnen twee keer de schermbreedte zitten er moeite mee zullen hebben om het geprojecteerde geheel te zien. Als de letters op een transparant of dia toch te klein blijken te zijn kun je op het laatste moment niet veel anders meer doen dan proberen de projector of beamer van het scherm af te bewegen en opnieuw scherp stellen. Wanneer je in een onbekende zaal moet presenteren tracht dan in ieder geval zolang van tevoren de zaal en apparatuur te inspecteren dat je nog iets kunt bijstellen. Je hebt dan wellicht nog de mogelijkheid om transparanten of dia’s aan te passen of zelf te schrijven. Een geschreven transparant met letters die groot genoeg zijn is altijd nog beter dan prachtig geproduceerde transparanten of dia’s met te kleine letters. Als je tegen alle eventualiteiten ingedekt wilt zijn moet je ook je verhaal nog zonder de geplande hulpmiddelen kunnen brengen. Het kan altijd gebeuren dat de projector er niet is, ook al heb je er vooraf €10 voor betaald of de lamp kan het begeven. Voordat er dan iets is geregeld is je tijd meestal wel voorbij.



16 van 28

5 Het maken van begeleidend materiaal bij een presentatie 5.1 'Opbouw' van een transparant De overheadprojector of beamer kent vele verschillende toepassingsmogelijkheden, van het tonen van een overzicht van je verhaal tot het projecteren van foto's of ingewikkelde afbeeldingen. Eén van de krachtigste effecten wordt bereikt wanneer tijdens de presentatie een beeld stap voor stap opgebouwd wordt in de projectie. Bij transparanten bereik je dat door afdekken of zelf bij te schrijven tijdens je presentatie. Je kunt ook met overlays werken, iets wat bij uitleg van processen of apparaten goed werkt als daar een opbouw in zit.

5.2 Transparanten of dia’s maken Schrijven en tekenen op een transparant is in sommige situaties de enige mogelijkheid, maar het resultaat is vaak beter wanneer met een tekstverwerkingsprogramma of speciale presentatiesoftware transparanten of dia’s op een computer worden gemaakt. Gewone tekstverwerkingsprogramma’s lenen zich uitstekend het vervaardigen van transparanten, omdat daarmee mooie grote letters van verschillende afmetingen kunnen worden gebruikt.

voor

Tekstverwerkingsprogramma's en speciale presentatiesoftware zoals hierboven genoemd kunnen gebruikt worden in combinatie met een scanner. In de bovengenoemde presentatiepakketten en met andere tekenprogramma’s kunnen die figuren en afbeeldingen vervolgens bewerkt worden. Met dergelijk programma’s kunnen ook relatief gemakkelijk tekeningen en grafieken worden gemaakt en aan de transparant of dia worden toegevoegd. Bovendien is bij de meeste programma’s een zogenaamde 'galerie' van bestaande tekeningen aanwezig die gebruikt kunnen worden om transparanten te verlevendigen.

5.3 Vormgeving en opbouw Transparanten ontwerpen is een vak apart. Leesbaarheid is natuurlijk de eerste voorwaarde waaraan teksttransparanten moeten voldoen. Slechte leesbaarheid leidt tot irritatie waardoor het mediagebruik contraproductief wordt: beter geen transparant dan een slecht leesbare transparant. Of transparanten nu met de hand worden gemaakt, met een gewoon tekstverwerkingsprogramma of met een speciaal softwarepakket, de vormgeving en opbouw van teksttransparanten moet goed verzorgd zijn. Hier geven we aanwijzingen voor vormgeving en opbouw. Daarbij laten we telkens zien hoe een transparant er uit komt te zien als je die aanwijzing negeert. We nemen daarbij de hiernaast weergegeven transparant als uitgangspunt. Dit teksttransparant Joke Daemen, ThijsRuijgrok


17 van 28

voldoet overigens aan de hieronder beschreven criteria, maar bevat wel veel tekst: iets minder zou beter zijn. Een transparant moet niet te veel tekst bevatten. Te volle transparanten verliezen hun functie van ondersteuning van gesproken tekst. De aandacht van publiek gaat dan naar het lezen van de transparant in plaats van het luisteren naar de spreker: Een vuistregel is daarom maximaal acht regels en per regel niet meer dan acht woorden. Om dezelfde reden raden we aan liever steekwoorden dan hele zinnen te gebruiken. Gebruik liever kleine letters dan hoofdletters. Uit onderzoek naar hoe mensen lezen, blijkt dat het herkennen van woorden als geheel bij het lezen een belangrijke rol speelt. Het visuele beeld dat de verschillende kleine letters samen 'vormen is daarvoor erg belangrijk. Wanneer hoofdletters worden gebruikt, is die herkenning van het woordbeeld veel moeilijker. Letters op een transparant of dia mogen niet te klein zijn om ook achter in een zaal leesbaar te zijn. Toch worden vaak de standaard lettergroottes uit tekstverwerkingsprogramma's gebruikt: 10-12 punts (punts is een typografische maat). Wij adviseren om 5 millimeter als minimum lettergrootte aan te houden. Dat betekent minimaal 18 punts. Een lettergrootte van 5 millimeter is in het algemeen voldoende wanneer het scherm waarop je gaat projecteren een breedte heeft van minimaal éénvijfde van de zaallengte. Bij een zaal die groter is dan vijf keer de schermbreedte is een grotere letter nodig dan de genoemde 5 millimeter. Het lettertype van transparanten of dia’s moet met zorg gekozen worden. Wij adviseren een Arial of Univers letter, omdat dit schreefloze, proportionele letters zijn. Schreefloos wil zeggen dat alle lijnen in de letter even dik zijn. Een schreefloze letter heeft als voordeel dat ze in slecht verduisterde ruimtes relatief goed leesbaar blijft. Transparanten gezet in een schreefloze letter zijn bovendien ' rustiger'. Een veel gebruikt niet schreefloos lettertype is Times of Times New Roman. Dit is bijvoorbeeld de letter die het programma PowerPoint waaraan eerder werd gerefereerd, in de fabrieksinstelling als standaard letter heeft. Deze letter is, een (wat ons betreft derde) optie, omdat men gewend is deze letter te lezen. Veel boeken en kranten zijn in dit lettertype of op de Times letters gelijkende lettertypen gezet. Het eenvoudig herkennen van het woordbeeld in deze letter wordt dan een argument. Behalve schreefloos is het verstandig om een proportionele letter te gebruiken (alle hiervoor genoemde letters zijn proportionele letters). De bekendste niet proportionele letter is de courier. Bij niet proportionele letters nemen alle letters evenveel plaats in (iii en mmm, versus iii en mmm). Behalve om esthetische redenen is het gebruik van niet proportionele letters af te raden omdat het herkennen van het woordbeeld in deze letters moeilijker is. Joke Daemen, ThijsRuijgrok


18 van 28

Meer dan twee lettertypen, kleuren of niveaus van inspringen maken een transparant of dia druk en daarom verwarrend (zie hiernaast). Het gebruik van kleuren, verschillende lettertypen of gedachtestreepjes moet in ieder geval consequent zijn. Indelingen in hoofden subpunten moeten op een teksttransparant duidelijk worden aangegeven. Daarvoor kun je gebruik maken van: gedachtestreepjes of punten, inspringen, verschillen in opmaak (gewoon, vet, cursief), verschillen in lettergrootte of het gebruik van hoofdletters. Behandel slechts beperkte onderwerpen per transparant. Dat voorkomt dat je delen moet afdekken. Afdekken geeft een onrustig effect. Houdt voor transparanten ruime kantlijnen aan. Niet alle overheadprojectoren zijn even groot en soms blijkt het scherm zodanig te zijn opgesteld dat je niet het gehele oppervlak van het transparant kunt gebruiken. Het beste kun je daar bij je voorbereiding rekening mee houden door het transparant niet helemaal tot alle randen te vullen.

5.4 Hand-out Sommige presentatoren brengen naar hun lezing iets mee om uit te delen, een hand-out. Je kunt zo het gebruik van een overheadprojector voorkomen of ondersteunen voor mensen die te ver weg zitten. Zo'n hand-out is dan een kopie of een bundeltje kopieën van de gepresenteerde transparanten. Duidelijke hand-outs maken het ook mogelijk voor het publiek om tijdens de presentatie aantekeningen te maken als aanvulling op de gepresenteerde kernpunten. Hand-outs kunnen ook een ander doel hebben dan ondersteuning van je betoog, je kunt een handout namelijk meegeven opdat de toehoorders thuis nog eens iets kunnen nakijken. Zo'n hand-out kan zowel een samenvatting van je presentatie zijn als aanvullende informatie verschaffen. Veel toehoorders waarderen een samenvatting op papier. Ze kunnen dan beter opletten bij de presentatie en hoeven zich minder te richten op het maken van aantekeningen. Als je een samenvatting (bijvoorbeeld bij de presentatie van een onderzoek de doelstelling of probleemstelling en de conclusies) uitdeelt, heb je beter in de hand dat het publiek de goede informatie mee naar huis neemt. Aantekeningen zijn vaak zeer onvolledig en gekleurd door de voorkeur van de betreffende toehoorder. je kunt natuurlijk nooit voorkomen dat mensen uit je verhaal alleen oppikken wat zij willen. Wanneer je de boodschap die jij over wilt laten komen echter ook nog eens gedrukt meegeeft wordt de kans vergroot dat je boodschap overkomt op de manier die jij wilt. Bij veel presentaties is een schriftelijke aanvulling op wat je gepresenteerd hebt nuttig. Dat kunnen zaken zijn die zich minder lenen voor mondelinge presentatie zoals tabellen, berekeningen of verwijzingen naar literatuur. Deze informatie kan vaak beter op een hand-out worden gezet dan geprojecteerd. Vooral tabellen zijn, wanneer ze er niet voor zijn ontworpen, meestal te uitgebreid voor projectie. Als hand-outs bedoeld zijn om mee naar huis te nemen is een stapeltje kopieën van je transparanten meestal ontoereikend. Er worden dan andere eisen aan de uitvoering gesteld. Een hand-out die wordt meegenomen is net als de presentatie een visitekaartje van de maker. Een goede hand-out wordt wel gekopieerd om aan een collega te geven of kan op een leestafel terecht komen. Hij moet daarom ook begrijpelijk zijn als je de presentatie niet hebt bijgewoond. De naam van de auteur(s) en/of presentator en de titel van de voordracht moeten er zeker opstaan zodat Joke Daemen, ThijsRuijgrok


19 van 28

belangstellenden contact met je kunnen opnemen. Verder ziet hij er mooier uit als je ook een eventueel logo van je organisatie opneemt. Ruimte voor aantekeningen wordt door een aantal toehoorders zeker gewaardeerd. Zorg dat er wel verschil is tussen wat je zegt en wat je uitdeelt. Niets is vervelender dan het voorlezen van een hand-out.



20 van 28

6 Observeren en beoordelen van presentatievaardigheden

6.1 Inleiding Om een goede presentatie te kunnen geven, moet je ook in staat zijn om te beoordelen waarom een presentatie goed of slecht was. Dat betekent dat na het geven van een presentatie je altijd tot reflectie moet komen over je optreden. In dit hoofdstuk van de reader wordt ingegaan op observeren van gedrag in het algemeen en het beoordelen van presentaties van anderen en daarmee ook van die van jezelf. Door anderen te beoordelen leer je hoe je sterke en zwakke punten kunt opsporen en je kunt dat dan daarna bij het beoordelen van je eigen optreden toepassen.

6.2 Observeren en feedback geven Het bespreken van de observaties met degene die geobserveerd is, noemen we feedback geven. Voor goed feedback geven is het belangrijk dat je je objectief opstelt. Dat betekent dat je als beoordelaar kritisch moet zijn t.o.v. de eigen waarnemingen. Je moet objectief kunnen waarnemen en er voor zorgen dat de gesprekken met de beoordeelden altijd gebaseerd zijn op feiten en gedragingen. Zo verklein je de kans op conflicten. Observeren Het verschil tussen waarnemen en observeren is enigszins vergelijkbaar met dat tussen zien en kijken. Meestal wordt waarnemen opgevat als een toevallige, ongerichte activiteit, sterk subjectief bepaald door belangstelling en afstand. Een goede observator kan daarentegen gericht en objectiverend waarnemen. We kunnen beter spreken van objectiverend dan van objectief waarnemen, omdat dit laatste nooit in zuivere vorm voorkomt. Objectiverend waarnemen is afstandelijk, open en niet interpreterend of beoordelend. Iedereen neemt waar vanuit zijn eigen referentiekader. Waarnemen is selectief in die zin dat we bepaalde zaken wel en andere niet kunnen of willen zien. Om goed te kunnen observeren moet men een beschrijving kunnen geven die niet bestaat uit een aantal willekeurige waarnemingen gedaan op grond van bepaalde verwachtingen en vooroordelen. Feedback geven Met feedback geven bedoelen we het aan de orde stellen van bepaalde observaties. Om goed feedback (terugkoppeling) te kunnen geven moet het waargenomen gedrag op een niet bedreigende wijze aan de ander worden voorgelegd, liefst in de vorm van registraties (feiten), eventueel na een voorzichtige interpretatie van dat gedrag. Feedback geven is vooral nuttig als de ander daarom vraagt. De kans op gedragsverandering is dan het grootst. Ongevraagd feedback geven dient op een zodanig tijdstip plaats te vinden dat de ander zich nog bewust is van de situaties) waarin het gedrag plaatsvond, opdat er een zinvol gesprek over het gedrag kan plaatsvinden. Registreren Als de observator bepaalde observaties aan iemand wil voorleggen om bijvoorbeeld te horen wat de oorzaak van bepaald gedrag is en daarbij wil vermijden dat de ander zich bedreigd voelt, kan dit het best gebeuren via waardevrije registraties, door slechts te beschrijven wat waargenomen is en daarbij iedere nadere interpretatie achterwege te laten. Door alleen de feiten te laten spreken, krijgt de ander alle ruimte om te reageren. Het weergeven van observaties via registraties is vooral ook van belang als de observator in gesprekken met mensen hen wil helpen na te denken over hun eigen gedrag en de gevoelens daarbij. Het reageren met behulp van registraties wil uiteraard niet Joke Daemen, ThijsRuijgrok


21 van 28

zeggen dat men het gedrag van de ander accepteert. Het betekent echter wel dat men ruimte geeft aan de ander om zelf over het gedrag na te denken en er over te praten. Interpreteren Er is niet altijd gelegenheid om op al het geobserveerde gedrag te reageren met registraties. De observator zal een selectie maken uit alle observaties en slechts reageren op de observaties die hem of haar te denken geven. Daarbij interpreteert de observator vanuit de eigen ervaringen - vanuit het eigen referentiekader - wat het geobserveerde gedrag betekent. Afhankelijk van die interpretatie beslist men, soms heel snel, of men wel of niet en hoe zal reageren. Dit interpreteren brengt enig risico met zich mee. Het kan gebeuren dat de interpretatie onjuist is. Het referentiekader van de geobserveerde verschilt van dat van de observator. De mensen beleven de situatie anders en hebben andere motieven om bepaald gedrag te vertonen dan de observator denkt. Ondanks dit risico zal de observator, met de nodige voorzichtigheid, in een bepaalde situatie toch interpreterend reageren. We kunnen verschillende manieren van interpreteren onderscheiden: • Causale interpretaties proberen het gedrag te verklaren door naar de oorzaak te zoeken bij het interpreteren van het gedrag. Als het oorzakelijk of het causaal verband tussen motief en gedrag bekend is, lijkt er al veel duidelijk te zijn. • Finale interpretaties proberen het gedrag vooral te verklaren vanuit het gericht zijn op een doel. Het finale streven bepaalt dan het gedrag. Het gedrag is middel tot een doel. • Verstehende interpretaties proberen het gedrag vooral te begrijpen door inleving in de situatie en de persoon van de ander. Geprobeerd wordt het gedrag zoveel mogelijk te verklaren vanuit het referentiekader van die ander. Adviseren Een wijze van reageren op geobserveerd gedrag die heel sterk vanuit het referentiekader van de observator voortkomt, is het advies of de aanwijzing. Het belangrijkste voor de observator is dan niet het begrijpen of het verklaren van het gedrag; maar het veranderen van het gedrag. De observator weet bij voorbaat wat er moet gebeuren, zonder nadere informatie van de ander over diens gedrag. Adviezen berusten altijd op een interpretatie van het gedrag, en die interpretatie dus weer op een registratie. Het interpreteren is dikwijls al moeilijk, het geven van advies des te meer. Soms zal de situatie het echter toch noodzakelijk maken dat men een aanwijzing voor gedragsverandering geeft. Natuurlijk kan het advies dan het best gegeven worden vanuit een 'begrijpende' benadering, maar ook dan blijft de vraag of het advies past bij de situatie en de beleving van de ander. Als dat kan is het beter de ander zelf te laten nadenken over een gedragsverandering. De observator kan daarbij wel helpen met het inventariseren en analyseren van verschillende mogelijkheden. Eventueel kan de observator daarna, liefst op verzoek, een advies geven. Ongevraagde adviezen zijn echter zelden welkom, zeker niet zonder nader gesprek. Er zijn verschillende gradaties te onderscheiden in de wijze waarop men als observator het probleem voor de ander kan helpen oplossen. Van een suggestie, via een advies, tot het opdringen van ideeën. Mensen hebben op langere termijn niets aan een advies als het niet een oplossing is waar zij zelf inhoudelijk en gevoelsmatig achter kunnen staan. Daarom streven we ernaar de ander te helpen bij het zoeken van eigen oplossingen. Wanneer toch een advies niet te omzeilen is, nadat men over alle informatie beschikt, is het in ieder geval nodig op de uitwerking ervan terug te komen - lang niet altijd zal het advies opgevolgd worden. Waardeoordelen Bepaald ongewenst is het op observaties te reageren met waardeoordelen of vanuit vooroordelen. Dat zijn de meest bedreigende reacties. Zoals gezegd zal het niet altijd mogelijk zijn als observator het gedrag van iemand goed te keuren. Een reactie in de vorm van een beschrijving van het gedrag of eventueel een, bij voorkeur verstehende, interpretatie of desnoods een directe aanwijzing, laat mensen in hun waarde. Bij het oordelen is het gevaar echter zeer groot dat niet alleen het gedrag van de ander wordt afgewezen, maar dat die ook als persoon niet wordt geaccepteerd. Een afkeurend oordeel is dikwijls min of meer emotioneel geladen. Zowel verbaal als non-verbaal Joke Daemen, ThijsRuijgrok


22 van 28

geeft de observator dan uiting aan gevoelens van non-acceptatie in de vorm van 'jij-boodschappen' die meestal een negatief kritische inhoud hebben. Als de observator vooronderstellingen inbouwt, kan het gemakkelijk gebeuren dat de ander niet kan aansluiten op wat de observator zegt. De ander moet dan gaan nadenken of wat de observator zegt wel waar is. Meestal zal het antwoord dan ontkennend of ontwijkend zijn. Men reageert afwijzend of agressief omdat de reactie niet geplaatst kan worden.

6.3 Vier categorieën van feedback, toelichting op beoordelingsformulier Op het beoordelingformulier wat hierna staat afgedrukt, komen een aantal categorieën voor. De categorieën worden hier toegelicht alsof je zelf een presentatie aan het voorbereiden bent. De tekst kun je dus als leidraad gebruiken bij het maken en vooraf toetsen van een eigen presentatie maar is zeker ook bedoeld om voor een ander feedback te noteren bij het doen van een presentatie. 1. Omgaan met doelgroep, doelstelling, tijd en effect a. Doelgroep adequaat ingeschat? Voor wie is de presentatie bedoeld? Werd er verteld wat ze zouden willen weten? Dit zijn belangrijke vragen die je ook moet beantwoorden bij de planning van je eigen presentatie. Het gaat er niet om wat JIJ wilt vertellen, maar om wat ZIJ willen horen. Wat sluit aan bij hun voorkennis? Wat vinden ze interessant? b. Passende structuur? Hoe is de presentatie opgebouwd? Is de structuur passend en helder voor het onderwerp/ soort presentatie? Het is belangrijk om van te voren te bedenken of de presentatie wetenschappelijk moet zijn of toegankelijk en interessant voor een breder publiek. Bij een wetenschappelijke presentatie begin je over het algemeen met een introductie in het onderwerp en de aanleiding voor het onderzoek. Hierna volgen de gemaakte keuzes, theorie, resultaten en uiteindelijk de conclusies, een discussie over gemaakte keuzes en de invloed hiervan op de resultaten, en mogelijke implicaties voor vervolgonderzoek / opdrachtgever. Voor een presentatie met bijvoorbeeld de pers moet je beginnen met de conclusies, om de aandacht te trekken en uit te leggen waar het om gaat. Deze stap is belangrijk om de aandacht te krijgen (en te houden), dus dan start je niet met de aanleiding of met theorie. Je begint dus met de conclusies, daarna vertel je iets over de achtergrond van je conclusies en waar ze betrekking op hebben. Om af te sluiten kun je dan nog andere relevante dingen vertellen en teruggrijpen naar je conclusies en eventuele effecten hiervan. c. Juist tempo? Hoe is het tempo? Is de tijd evenredig verdeeld over de delen van de presentatie? Het is belangrijk om te weten hoeveel tijd je hebt voor de presentatie. Houd ook rekening met vragen en antwoorden achteraf. Maak keuzes, versta de kunst van het weglaten, zorg dat de presentatie een lopend geheel blijft en pas op voor een te grote informatiedichtheid. d. Beoogd effect bereikt? Wat moest er met de presentatie bereikt worden? Werd het publiek geboeid? Bedenk van te voren goed wat je over wilt brengen op het publiek. Zijn het je methoden van onderzoek of juist de resultaten en conclusies? 2. Omgaan met vakinhoud Joke Daemen, ThijsRuijgrok


23 van 28

a. Vakinhoud correct? Is de inhoud correct? Check van te voren alle formules, structuurformules, resultaten en cijfers op juistheid. Pas op: behandel alleen achtergrondtheorie als deze voor de toehoorder nodig is om je resultaten / conclusies te begrijpen. b. Inzichtelijk voor doelgroep? Zijn er voorbeelden gebruikt? Zijn abstracte begrippen goed uitgelegd? Zorg voor een relatie met tastbare fenomenen, dingen die iedereen begrijpen kan. Stem de natuurwetenschappelijke inhoud af op de doelgroep. Geef extra aandacht aan ‘modelmatige representaties’. Hoe geef je bijvoorbeeld een molecuul weer? Hoe maak je een schema inzichtelijk? Hoe ga je om met formules? Leg ook vooral uit waarom je iets op een bepaalde manier weergeeft. Waarom gebruik je een grafiek of tabel? Leg eerst de tabel uit en licht dan pas de waarden toe. Nog liever: gebruik waar mogelijk een grafiek, dat is veel inzichtelijker dan getallen. Let wel op dat je ook hier de assen eerst uitlegt en dan waarden aanstipt. 3. Presentatietechnisch a. Duidelijk spreken Hoe is het stemvolume? Hoe is het spreektempo? Wordt er duidelijk gearticuleerd? Is de spreker ook achter in de zaal te horen? Spreekt de spreker niet te snel of te langzaam met veel stopwoordjes (zoals uhhh, ja nou…)? Is er een accent, waardoor de woorden niet goed over komen? Let ook op uitspraak van ‘vreemde’ woorden. b. Visuele ondersteuning Hoe is de lay-out? Past deze bij de presentatie? Is de lay-out helder en leesbaar? Is de lay-out van de sheets hetzelfde? Idem voor de lettertypen en -grootten? Bijvoorbeeld kleine veranderingen in de plaats van de titel kunnen vervelend zijn. Let op het maximum van 8 maal 8 per sheet. Zorg voor mooie plaatsing en kleuren van plaatjes, grafieken ed. op de sheet. Leid de aandacht op de sheet, laat bijvoorbeeld niet de op één na laatste conclusie in het rood zien. Gebruik van animaties; laat je sheet in delen zien, gebruik geen voorbij vliegende animaties of onnodige geluiden. Is de spelling correct? c. Start en slot Wordt de aandacht getrokken? Is er de focus duidelijk? Is het begin uitnodigend voor de rest van de presentatie? Laat in het begin merken waar het om draait. Zorg ervoor dat er een rode draad in het verhaal zit, begin je met iets, verwijs er dan ook naar terug aan het eind. Gebruik voorbeelden (tastbaar voor het publiek) om de aandacht te trekken en eventueel mee af te sluiten. d. Interactief Is er voldoende interactie met het publiek? Stel eens een vraag aan het publiek. Kijk hoe ze reageren tijdens je presentatie. Als je gemurmel hoort in de zaal, laat dan zien dat je aandacht besteed aan de onrust die er leeft. Misschien is er iets niet duidelijk, kan men iets niet lezen, of er is iets te vragen. e. Non verbaal Hoe is de houding en de plaats van de spreker en hoe is het oogcontact met de zaal? Let op je eigen beweeglijkheid voor een publiek. Sta je stevig met je armen over elkaar of wiebel je er op los? Zorg dat je bewegingen de verbale communicatie ondersteunen. Let goed op je plaats; Joke Daemen, ThijsRuijgrok


24 van 28

sta niet te dicht bij het scherm, sta niet direct achter je laptop. Zorg wel dat je dingen kunt aanwijzen zonder dat je in de weg staat en kijk niet naar je scherm(en), maar naar het publiek. 4. Instrumentele/ technische/ overige randvoorwaarden a. Technische ondersteuning Hoe is het met ICT gebruik? Kun je gebruik maken van een computer? Of moet je gebruik maken van een overheadprojector? Let op beamer, computer/ laptop aansluitingen, USB stick, CD en disk. Kijk van te voren wat er aanwezig is (en werkt), waarmee je je presentatie over kunt zetten en zorg voor een back-up. b. Presentatie omstandigheden Wordt er goed gebruik gemaakt van verlichting, aanwijsstok/ pointer en microfoon? Kijk of er een aanwijsstok/ pointer aanwezig is. Hoe groot is de zaal? Is er een microfoon nodig en moet de verlichting gedimd worden voor een duidelijker beeld van achteruit de zaal? c. Overig Wees op tijd! Zorg eventueel voor goed demonstratiemateriaal en hand-outs. Sluit aan bij de plaatselijke cultuur. (Let op normen en waarden. Wat trek je aan?)



25 van 28

6.4 Feedback / Beoordelingsformulier toelichting geven: wat heb ik gezien? Welke tip geef ik / geven wij? Naam spreker:

Datum:

Titel:

Soort presentatie:

Notulen van:

1. Omgaan met effect, doelgroep, doelstelling en tijd Doelgroep adequaat ingeschat? Passende structuur? Juist tempo? Beoogd effect bereikt?

2. Omgaan met vakinhoud Vakinhoud correct? Inzichtelijk voor doelgroep? (relatie tastbare fenomenen, modelmatige representaties, gegevens, grafieken tabellen)

3. Presentatietechnisch. Duidelijk spreken? (Stemvolume, Spreektempo. Interactief, Articulatie) Visuele ondersteuning? (plaatjes, beelden, kleuren, overlay, aandacht leiden & leesbaarheid) Start en slot? Aandacht trekken / focus geven? Non verbaal? (Houding & Plaats in ruimte, Oogcontact)

4. Instrumentele / technische / overige randvoorwaarden (ICT, beamer, computer, datasticks, cd, disks, handouts, verlichting / verduistering, microfoon, demonstratiemateriaal & aanwijsstok / pointer)



26 van 28

6.5 Voorbeeld verslag auteur: Presentatie voor overdragen van de wiskunde, datum

1. Wat ging goed tijdens mijn presentatie? De structuur van mijn presentatie was goed. Dat bleek uit de goed ontvangen opbouw van de presentatie, waarin ik de overgangen goed heb aangegeven. Het gebruik van de overheadprojector, de plaats waar ik stond, en de lay-out (lettergrootte) van de sheets droegen bij aan de helderheid van het verhaal. De gebruikte taal paste goed bij de doelgroep, er zat niet teveel jargon in de presentatie. Het was goed om een boeiende ‘eyecatcher’ (bungee-jump) te gebruiken. 2. Wat zijn verbeterpunten? • •

• • • •

Ik had weinig oogcontact met het publiek, ik keek de mensen niet aan. Ook bij de demonstratieproef keek ik voornamelijk naar beneden (duidelijk te zien op video). De titel zette de toehoorders op het verkeerde been. De titel paste niet bij de rest van het verhaal. De toehoorders dachten dat het over de stof ‘superslurper’ zelf ging, en niet over lesmateriaal voor het voortgezet onderwijs. In de presentatie is niet aangegeven voor wie en waarom het ontwikkelen van lesmateriaal van belang is; de context ontbrak Ik maakte gebruik van symbolen die ik niet heb uitgelegd. Ik praatte ook te snel over de grafiek, terwijl ik niet uitlegde wat er in de grafiek stond. Het is goed om een afsluitende cartoon te gebruiken, maar die moet dan wel bij het verhaal passen, en dat was nu niet zo. In mijn performance ben ik wat al te springerig. 3. Hoe ga ik dat de volgende keer aanpakken? Op welk aandachtspunt ga ik de volgende keer letten?

De volgende keer wil ik vooral de goede punten handhaven. Daar wil ik aan toevoegen dat ik de volgende keer in wil gaan op het hoe en waarom van het verhaal (context). Daarnaast wil ik als belangrijkste aandachtspunt werken aan oogcontact met het publiek. Ik denk dat ik de medewerking van iemand vraag, die me heel subtiel aan kan geven dat ik naar hem/haar moet kijken. 4. Hoe is het met dat /die aandachtspunt(en) uiteindelijk in mijn tweede presentatie gegaan? [beantwoorden na de tweede presentatie]



27 van 28

Literatuur Om deze handleiding te schrijven zijn diverse bronnen geraadpleegd. Af en toe kan van een stuk tekst niet meer getraceerd worden wat er aan bronnen gebruikt is. In elk geval zijn de volgende bronnen bekend: Steehouder, M., C. Jansen, et al. (1992). Leren communiceren Handboek voor mondelinge en schriftelijke communicatie. Groningen, Wolters-Noordhoff. Janssen, D. et al. (2002), Zakelijke communicatie deel 1. Groningen, Wolters-Noordhoff Website van de faculteit der letteren van de RUG (posterpresentatie) http://www.rug.nl/noordster/mondelingevaardigheden/voorstudenten/posterpresentatie Korswagen C.J.J. (red) (1989). Drieluik mondelinge communicatie. Deventer, Van Loghum Slaterus, Mooldijk, Bulte, Meijer (2006). Reader Wetenschapscommunicatie. Universiteit Utrecht Murray H. Protter, Basic Elements of Real Analysis, Springer undergraduate texts in Mathematics, Springer, New York, 1998. Christel Geiss and Stefan Geiss, An Introduction to Probability Theory, syllabus, Jyvaeskylae University (Finland),2006 William Stein, An explicit approach to elementary Number Theory, syllabus, Harvard University, 2001.



28 van 28

1 Presenteren van wiskunde

Recommend Documents