Presenteren
Presenteren
1
INHOUDSOPGAVE
1. 2.
Inleiding ......................................................................................................................... 3 De voorbereiding ........................................................................................................... 4
2.1. Stap 1: Uitgangssituatie analyseren............................................................................ 4 2.1.1. Uw publiek ......................................................................................................... 4 2.1.2. Uzelf als spreker ................................................................................................. 5 2.1.3. De omgeving ...................................................................................................... 6 2.2. Stap 2: Doel formuleren ............................................................................................. 7 2.3. Stap 3: Taak bepalen .................................................................................................. 8 2.4. Stap 4: Inhoud kiezen ................................................................................................. 8 2.4.1. Inhoudsselectie bij een informatieve presentatie................................................ 8 2.4.2. Inhoudsselectie bij een overtuigende presentatie ............................................. 11 2.4.3. Inhoudsselectie bij een instructieve presentatie ............................................... 15 2.5. Stap 5: inhoud structureren ...................................................................................... 15 2.5.1. De kern ............................................................................................................. 16 2.5.2. De inleiding ...................................................................................................... 17 2.5.3. De afsluiting ..................................................................................................... 19 2.6. Stap 6: Overdrachtswijze bepalen ............................................................................ 20 2.7. Stap 7: Hulpmiddelen kiezen ................................................................................... 21 2.7.1. Functie .............................................................................................................. 21 2.7.2. Voorwaarden .................................................................................................... 21 2.7.3. Soorten ............................................................................................................. 22 2.8. Stap 8: Evaluatiemethode bepalen ........................................................................... 27 2.9. Stap 9: Praktische voorbereidingen treffen .............................................................. 28 2.9.1. Spreekschema opstellen ................................................................................... 28 2.9.2. Zaal inrichten .................................................................................................... 28 2.9.3 Organiseren ...................................................................................................... 30 2.10. Stap 10: Oefenen .............................................................................................. 31 3.
De uitvoering ................................................................................................................31
3.1. Spreekangst .............................................................................................................. 31 3.2. Non-verbale communicatie ...................................................................................... 33 3.2.1. Oogcontact ....................................................................................................... 33 3.2.2. Houding en gebaren ......................................................................................... 33 3.2.3 Stem .................................................................................................................. 34 3.3. Verbale communicatie .............................................................................................. 35 3.4. Humor....................................................................................................................... 40 3.5. Omgaan met reacties ................................................................................................ 41 3.4.1 Vragen beantwoorden ...................................................................................... 41 3.4.2 Omgaan met weerstand .................................................................................... 42
Presenteren
2
1. Inleiding Het houden van een presentatie is voor veel mensen een opgave. Tegelijkertijd worden mensen die beschikken over goede vakkennis, of die een bepaalde functie vervullen geacht een boeiende en overtuigende presentatie te kunnen houden. Goed presenteren is niet eenvoudig. Zowel bij de voorbereiding als bij het houden van een presentatie komen verschillende aspecten om de hoek kijken. Bovendien is er bij de meeste mensen tijdens de schoolloopbaan weinig aandacht besteed aan mondelinge uitdrukkingsvaardigheid. Waarom is het welslagen van een presentatie van belang? Een goede presentatie oogst succes, zowel in de zakelijke waardering als in persoonlijke groei. Het voelt voor de spreker als een gewonnen wedstrijd voor een sportman. Spreekangst en gebrekkige presentatietechniek daarentegen kunnen uw zelfvertrouwen schaden, uw loopbaan in de weg staan en het imago van uw organisatie aantasten. Een voorstel dat stuntelig gepresenteerd wordt, zal niet snel worden aangenomen. Het doel van deze syllabus is dan ook om, in combinatie met een training, uw kennis van en uw vaardigheid in het presenteren te vergroten. U vindt antwoord op de vraag: Hoe houd ik een boeiende en duidelijke presentatie, zodat mijn boodschap bij het publiek overkomt. In de training wordt daarnaast uw inzicht vergroot in uw eigen sterke en zwakke presentatiekanten, waardoor u uw sterke kanten kunt benutten en uw zwakke kanten verbeteren of compenseren. Op die manier zal uw zelfvertrouwen groeien en uw spreekangst verminderen. De indeling van deze syllabus is analoog aan de twee fasen die u bij een presentatie doorloopt. In het volgende hoofdstuk wordt de voorbereiding van een presentatie behandeld. Deze voorbereiding is onderverdeeld in tien stappen. Wanneer u deze stappen neemt, bent u verzekerd van een effectieve voorbereiding. Hoofdstuk drie behandelt verschillende aspecten van de uitvoering. Achtereenvolgens komen aan de orde spreekangst, spreekgedrag, spreektaal en omgaan met reacties uit het publiek. Bij het schrijven van deze syllabus is gebruik gemaakt van de kennis die wij tijdens onze trainingen voor diverse organisaties hebben opgedaan, en van recente literatuur over presenteren.
Presenteren
3
2. De voorbereiding Een goede voorbereiding maximaliseert uw kans op succes en verhoogt uw zelfvertrouwen. Neem dus ruim de tijd en pak uw voorbereiding systematisch aan. Het volgende stappenplan kan u daarbij helpen: Stap 1:
analyseer de uitgangssituatie van uw publiek, uzelf als spreker en van de omgeving
Stap 2:
bepaal het doel
Stap 3:
bepaal uw taak
Stap 4:
bepaal de inhoud
Stap 5:
kies een geschikte structuur
Stap 6:
bepaal de overdrachtswijze
Stap 7:
bepaal welke hupmiddelen u gaat gebruiken
Stap 8:
bedenk hoe u gaat evalueren
Stap 9:
tref de nodige praktische voorbereidingen
Stap 10:
repeteer
In dit hoofdstuk lichten we alle stappen uitgebreid toe.
2.1. Stap 1: Uitgangssituatie analyseren Voordat u zich met de inhoud en de vorm van uw presentatie kunt gaan bezig houden, moet u allereerst weten waarbij u moet aansluiten. U kijkt daarbij naar de uitgangssituatie van alle betrokken partijen. Dat betekent dat u kijkt naar uw publiek maar ook naar uzelf als spreker. Daarnaast bekijkt u in welke situatie u uw presentatie gaat houden. We lichten deze drie factoren hieronder toe.
2.1.1.
Uw publiek
Het is belangrijk om u goed te oriënteren op uw publiek, zodat u uw presentatie optimaal kunt afstemmen op uw toehoorders. Daarom is het nodig om een publieksanalyse te maken. Om te bepalen wat relevante informatie is en hoe u die gaat overbrengen, moet u het antwoord weten op een groot aantal vragen. Hier leest u er een aantal: -
Samenstelling: Uit welke personen bestaat mijn publiek? Is de samenstelling homogeen of heterogeen?
-
Voorkennis: Wat weten de toehoorders al?
Presenteren
4
-
Kennisbehoefte: Wat willen ze weten?
-
Verwachtingen: Wat zijn hun verwachtingen?
-
Niveau: Wat is het intelligentie- en opleidingsniveau waarbij ik me moet aansluiten?
-
Expertise: Gaat het om vakgenoten of leken?
-
Stijl: Heb ik te maken met een formeel, een informeel of een neutraal publiek?
-
Houding ten opzichte van het onderwerp: Staat het publiek positief, negatief of onverschillig tegenover het onderwerp?
-
Houding ten opzichte van de spreker: Hebben zij vertrouwen in mij of zijn ze me vijandig gezind?
Het zal per situatie verschillen op welke manier u deze informatie verzamelt. Als de groep u bekend is (bijvoorbeeld collega’s of vakgenoten), dan kunt u de meeste vragen zelf beantwoorden. In andere gevallen kunt u aan de informatie over uw publiek komen door bijvoorbeeld:
-
de vragen door te spreken met degene de u heeft uitgenodigd; de deelnemers aan de bijeenkomst vooraf een vragenlijst in te laten vullen; een voorbespreking te houden, variërend van een bespreking met enkele groepsleden tot het opbellen van enkele toehoorders; achtergrondinformatie te verzamelen (bijvoorbeeld een jaarverslag van de prospect)
Het is echter niet altijd mogelijk vooraf de benodigde informatie te verzamelen. U bent dan gedwongen bij de voorbereiding uit te gaan van uw vooronderstellingen over het publiek. Probeert u uw presentatie globaal uit te werken op basis van de gemaakte vooronderstellingen. Deze kunt u tijdens uw presentatie toetsen door middel van een vraag of een stelling.
2.1.2.
Uzelf als spreker
Het is verstandig ook uw eigen uitgangssituatie kritisch te beschouwen. Vaak realiseert u zich dan zaken die van invloed zijn op de vorm van uw presentatie of op uw manier van presenteren. Beziet u daarbij aspecten als uw eigen sterke en zwakke kanten in het presenteren, uw voorkennis, uw relatie met het publiek en uw houding ten opzichte van het onderwerp. Hieronder gaan we op ieder punt in. -
Sterke en zwakke kanten
Iedere spreker heeft zijn sterke en zwakke kanten op het gebied van presenteren. De training helpt u hier inzicht in te krijgen. Past u daar uw presentatie op aan. Door uw sterke kanten uit te buiten, raken uw zwakke kanten vanzelf meer op de achtergrond. Ook kunt u trachten uw zwakke kanten te compenseren. Als u bijvoorbeeld snel de draad van uw verhaal kwijtraakt, kunt u de structuur per onderdeel op een zogenaamde cue-kaart zetten.
Presenteren
5
-
Voorkennis
Het is van belang dat u zich afvraagt of u voldoende thuis bent in het onderwerp waarover u gaat spreken. Wanneer u merkt dat uw kennis niet genoeg is, zult u vooraf wat bij moeten lezen of een collega vragen om ‘stand by’ te zijn. Als dit niet mogelijk is, kunt u in de inleiding van uw presentatie aangeven tot hoever uw kennis reikt. U voorkomt daarmee dat u vragen krijgt die u niet kunt beantwoorden of dat u zich ongemakkelijk voelt als u het antwoord op een vraag schuldig moet blijven. Het kan ook zijn dat uw kennis zo ver reikt, dat u een keuze moet maken uit uw kennis zodat u niet te ver in detail treedt tijdens uw verhaal. Of wie weet besluit u vooraf dat u nu eens kunt laten merken hoeveel u van het onderwerp weet. U begrijpt dat deze beslissing afhankelijk is van uw toehoorders.
-
Relatie met het publiek
Uw relatie met het publiek is bepalend voor de inhoud van uw presentatie, maar ook voor de toon waarop u uw publiek aanspreekt. Bedenkt u dus in welke verhouding u staat tot uw gehoor. Tegen collega’s zult u een andere toon aanslaan dan tegen een klant. En een nieuwe klant benadert u weer anders dan een reeds lang tevreden relatie.
-
Houding ten opzichte van het onderwerp
Uw mening over het onderwerp kan uw presentatie beïnvloeden; uw overtuigingskracht wordt mede daardoor bepaald. En wanneer u iets moet presenteren waar u niet geheel achter staat, zult u veel moeite moeten doen om dat te verhullen. Aan de andere kant moet u opletten dat u niet doordraaft wanneer u erg enthousiast bent over het onderwerp.
2.1.3.
De omgeving
Denk ten slotte goed na over de omgeving waar en de situatie waarin u uw presentatie gaat houden. U zult met mogelijkheden maar ook met beperkingen worden geconfronteerd door de omstandigheden waarin u de presentatie gaat houden. Beantwoord daarom vooraf de volgende vragen: -
Hoe ziet de ruimte eruit waar u uw presentatie gaat houden? Welke hulpmiddelen zijn er aanwezig die u kunt gebruiken? Hoeveel tijd heeft u voor de presentatie? Op welk moment van de dag moet u presenteren? Wordt u door iemand aangekondigd of ingeleid? Zijn er sprekers voor of na u?
Het antwoord op deze vragen beïnvloedt de inhoud van uw presentatie en de manier waarop u gaat presenteren. Als u bijvoorbeeld in een hele grote ruimte presenteert, kan een overheadprojector een uitkomst zijn. En de akoestiek van de ruimte kan u noodzaken een microfoon te gebruiken. Mocht u maar twintig minuten de tijd krijgen voor uw presentatie, dan moet u de inhoud beperkt houden. En zeker als u vlak na de lunch moet praten, zult u uw publiek over een middagdip heen moeten helpen en niet met teveel informatie moeten strooien. Als u door iemand ingeleid wordt, hoeft u de zaken die hij of zij vertelt niet meer te noemen. En ten slotte: als u bijvoorbeeld de laatste bent in een rij van acht sprekers, zult u
Presenteren
6
extra veel afwisseling moeten aanbrengen om de aandacht van het publiek vast te houden. Het is in dat geval raadzaam om uw presentatie af te stemmen met de andere sprekers, zodat het publiek niet belast wordt met te veel herhaling. Uw toehoorders zullen u dankbaar zijn voor uw maatwerk. Als u vooraf aan dit soort zaken heeft gedacht, wordt u er op het moment van uw presentatie niet door verrast en staan ze een succesvol verloop niet in de weg. Op die manier laat u een professionele indruk achter. Ter afsluiting van stap 1 nog één opmerking: het kan best zo zijn dat na de analyse van de uitgangssituatie u zich realiseert dat het onder de gegeven omstandigheden onmogelijk is om uw doel te bereiken. U kunt dan besluiten de opdracht terug te geven. Als u echter besluit de presentatie toch te houden, dan heeft u twee mogelijkheden: 1. stel u doel bij; 2. verander de uitgangssituatie.
2.2. Stap 2: Doel formuleren Nu u weet waar u bij moet aansluiten, kunt u bepalen wat u wilt bereiken met uw presentatie. We onderscheiden vier soorten doelstellingen: 1. Een kennisdoel: uw wilt dat uw publiek na afloop van uw presentatie iets weet. Bijvoorbeeld: u wilt dat uw collega’s weten welke ontwikkelingen er zijn op het gebied van programmeren. 2. Een vaardigheidsdoel: u wilt dat uw publiek na afloop van uw presentatie iets kan. Bijvoorbeeld: u wilt dat de nieuwe telefonisten een telefoontoestel kunnen doorschakelen naar iedere gewenste plek binnen het gebouw. 3. Een houdingsdoel: u wilt dat uw publiek na afloop van uw presentatie iets vindt. Bijvoorbeeld: u wilt dat uw toehoorders het met u eens zijn dat dronken automobilisten een jaar lang niet mogen autorijden en pas weer de weg op mogen als ze opnieuw rijexamen hebben gedaan en daarvoor zijn geslaagd. 4. Een gedragsdoel: u wilt dat uw publiek na afloop van uw presentatie iets gaat doen. Bijvoorbeeld: U wilt dat uw werknemers gaan werken met de nieuwste versie van Word. Zoals u ziet heeft ieder doel zijn eigen bijbehorend werkwoord. Dat kan u helpen bij het formuleren van uw doelstelling. Vult u maar de volgende zin in: Na afloop van mijn presentatie …(invullen werkwoord)…mijn publiek …
Vaak heeft een presentatie meerdere doelstellingen: het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat uw toehoorders geïnformeerd worden over nieuwe programmatuur (subdoel) en ze vervolgens gaan gebruiken (gedragsdoel). Stel daarom tijdens uw voorbereiding als eerste vast wat uw hoofddoel is, om er vervolgens subdoelen van af te leiden. Bijvoorbeeld:
Presenteren
7
Hoofddoel: Na afloop van mijn presentatie vindt mijn publiek dit de juiste methode om het werk te archiveren. Subdoel 1: Na afloop van mijn presentatie weet mijn publiek wat deze methode inhoudt. Subdoel 2: Na afloop van mijn presentatie kan mijn publiek een onderdeel van deze methode toepassen.
2.3. Stap 3: Taak bepalen Door stap 1 en 2 weet u waar u bij aan moet sluiten en wat u wilt bereiken. De volgende stap is nu om te bepalen wat u moet gaan doen om uw doel te bereiken, anders gezegd: u gaat uw taak bepalen. Ook deze taak kunnen we met een werkwoord aanduiden. We noemen een aantal mogelijkheden: u gaat uw publiek informeren, overtuigen of instrueren Informeren Deze taak vloeit voort uit een kennisdoel. Wanneer u wilt dat uw publiek iets weet, dan is het uw taak om het te informeren: iets uiteen te zetten, te beschrijven, uit te leggen, ergens verslag van te doen enzovoorts. Kenmerkend voor deze taak is dat u geen standpunten inneemt, maar slechts een stand van zaken doorgeeft. Instrueren Een vaardigheidsdoel zorgt ervoor dat het uw taak is uw publiek te instrueren. Heldere handelingsinstructies en zo mogelijk oefenopdrachten vormen dan de kern van uw presentatie. Overtuigen Als het uw taak is uw publiek te overtuigen wilt u een houdingsdoel bereiken. U probeert immers uw luisteraars over te halen iets te vinden. U zult dus een betoog moeten houden waarin u uw standpunt duidelijk presenteert en onderbouwt met overtuigende argumenten.
2.4. Stap 4: Inhoud kiezen Het bepalen van de feitelijke inhoud van uw presentatie, behoort tot uw competentie. U bezit immers de deskundigheid over het desbetreffende onderwerp. Soms weet u echter niet hoe u uit de kennis die u bezit, moet kiezen wat u wel en wat u niet opneemt in uw verhaal. In deze paragraaf vindt u methoden om snel inhoud te genereren van drie soorten presentaties
2.4.1.
Inhoudsselectie bij een informatieve presentatie
Soms is het heel eenvoudig de inhoud direct uit de geformuleerde doelstelling af te leiden. Bijvoorbeeld: als uw doelstelling is Na mijn presentatie over personal computers kent mijn publiek de belangrijkste mogelijkheden van enkele veelgebruikte bedrijfstoepassingen, dan zult u logischerwijs de veelgebruikte bedrijfstoepassingen één voor één bespreken.
Presenteren
8
Wanneer het wat lastiger is om tot inhoud te komen, kunt u de volgende methoden daarvoor gebruiken. Brainstormen Een praktische manier om snel op veel ideeën te komen is het zogenaamde brainstormen. Deze methode werkt als volgt: -
Noteer spontaan alles wat u te binnen schiet. De onderwerpen die u in uw presentatie wilt behandelen, werkt u stuk voor stuk af, waarbij het niet belangrijk is wat u er zelf over denkt.
-
Bekommer u nog niet om details, zoals exactheid van de gegevens, precisie van de formuleringen en structuur van uw verhaal.
-
Zorg dat u aan de gang blijft. Het gaat erom dat u zo veel mogelijk inhoud op tafel krijgt. Het is in deze fase niet belangrijk of u een idee twee keer noteert.
Het effect van brainstormen is vaak dat het creatieve proces van ideeën maken ongestoord kan verlopen waardoor de ideeën op een gegeven moment als vanzelf komen. De topische reeks Heeft u liever wat meer houvast bij het genereren van inhoud, dan kunt u gebruik maken van een zogenaamde topische reeks. Deze reeks bestaat uit een aantal stereotiepe vragen die bij alle mogelijke begrippen gehanteerd kunnen worden. De antwoorden op deze vragen vormen de mogelijke inhoud van uw presentatie. Bijvoorbeeld uw onderwerp is: - Zonne-energie De topische vragen zijn: - Hoe ontstaat het? - Hoe wordt het gemaakt? - Hoe herkent men het? - Waartoe dient het? - Welke gevolg of welk resultaat heeft het? - Wat is er een voorbeeld van? - Tot welke soort behoort het? - Welke soorten zijn ervan? Met welke specifieke kenmerken? - Voor, van, wegens, achter …(enz.) wie of wat is het? - Wie doet het? - Wie…hoe… - Wat…hoelang… - Waar…hoeveel… - Wanneer… - Waarmee, waarvan, waardoor, waarlangs (enz.) De topische vragenreeks kan u op ideeën brengen als uw presentatietaak is om te informeren. Het is echter niet meer dan een hulpmiddel. Het ligt voor de hand dat u, denkend over de inhoud van uw presentie, spontaan op ideeën komt die u niet onmiddellijk via een topische reeks zou hebben bedacht. Laat dit proces gaan: juist die spontaan opgekomen ideeën zijn voor het verloop van de gedachtegang van groot belang.
Presenteren
9
Vaste vragensets De meest gestructureerde methode van inhoud verzamelen is het werken met de zogenaamde vaste vragensets. Deze methode is ontwikkeld door Steehouder, hoogleraar technische communicatie aan de universiteit van Twente. In de vaste vragensets worden de hoofdvragen die u kunt stellen bij een bepaald onderwerp, in een volgorde gesteld. U hoeft dan niet meer na te denken over de vragen, u kunt zich bezig houden met de antwoorden. Deze vragensets kunnen u behulpzaam zijn bij het vaststellen en ordenen van (een deel van) de inhoud van uw presentatie. Hieronder vindt u de vragensets die relevant zijn voor presentaties. De vragenset voor een probleem Onderwerp: een moeilijke, nadelige of ongewenste situatie -
Wat is het probleem precies? Waarom is het een probleem? Wat zijn de oorzaken? Wat is ertegen te doen?
De vragenset voor een maatregel Onderwerp: een voorgestelde maatregel -
Wat is de maatregel? Waarom is de maatregel nodig? Hoe wordt de maatregel uitgevoerd? Wat zijn de effecten?
De vragenset voor een evaluatie Onderwerp: iets wat beoordeeld/geëvalueerd wordt -
Wat zijn de relevante eigenschappen ervan? Wat zijn de positieve en negatieve aspecten? Hoe luidt het totaaloordeel? Wat kan/moet er dus gedaan worden?
De vragenset voor een ontwerp Onderwerp: een ontwerp voor bijvoorbeeld een wet of verordening -
Waartoe dient het ontwerp? Aan welke eisen moet het voldoen? Welke middelen worden er gekozen? Hoe ziet het ontwerp eruit?
De vragenset voor een onderzoek Onderwerp: een onderzoeksobject -
Wat is er precies onderzocht? Waarom? Volgens welke methode? Met welke resultaten? Wat zijn de conclusies?
Presenteren
10
Ook deze manier van inhoud selecteren is slechts een hulpmiddel. U kunt hiermee snel een redelijk afgeronde inhoud boven tafel krijgen, maar u bepaalt vervolgens zelf wat u opneemt in uw presentatie. De vaste structuren zijn op verschillende manieren aan elkaar te plakken en in elkaar te schuiven. Na de vragenset voor een probleem kunt u bijvoorbeeld goed de vragenset voor een maatregel gebruiken. Door deze structuren te plakken en te schuiven, maakt u al een soort bouwplan voor de structuur van uw presentatie. Als uw presentatie ten doel heeft uw publiek te informeren, presenteert u niet uw standpunten over het onderwerp. De inhoud zal dan ook voornamelijk bestaan uit feiten. U moet daarom bij de inhoudsselectie goed onderscheid maken tussen wat feitelijke informatie is en wat uw mening is. Van feiten is op grond van objectieve maatstaven vast te stellen of ze waar of onwaar zijn. Bij meningen is dat niet mogelijk. In het volgende hoofdstuk gaan we in op de inhoudsselectie van presentaties waarin u uw standpunten zult presenteren.
2.4.2.
Inhoudsselectie bij een overtuigende presentatie
Een presentatie waarbij uw doelstelling is uw publiek iets te laten vinden, noemen we ook wel een betoog. Een eigenschap van een betoog is dat erin geargumenteerd wordt: er worden standpunten verdedigd en onderbouwd met argumenten. Zo tracht u instemming voor uw standpunt te krijgen bij uw publiek. Bij verschillende soorten standpunten horen verschillende soorten argumentatie. In deze paragraaf vindt u vijf soorten argumentatiestructuren voor betogende presentaties over respectievelijk een beleidsstandpunt, een beoordeling, een voorspelling, een verklaring en ten slotte een betoog op basis van autoriteit. Bij ieder soort kunnen we anticiperen op kritische vragen die het publiek mogelijk stelt. Met behulp van deze kritische vragen kunt u zich voorbereiden op alle mogelijke, redelijke tegenwerpingen die men tegen het door u ingenomen standpunt kan inbrengen. Deze vragen vindt u op een rijtje en dienen als vaste vragensets om snel inhoud mee te genereren. Daarnaast: wanneer u op alle kritische vragen een antwoord geeft, voorkomt u dat de vragen zelfs maar gesteld worden door het publiek van uw presentatie. Argumentatie van een beleidsstandpunt U wilt een beleidsalternatief verdedigen. Vaak worden deze presentaties geëindigd met aanbevelingen, concrete acties om een bepaald probleem op te lossen. Onderzocht is bijvoorbeeld het vandalisme in de tram, en de aanbeveling waarmee geëindigd wordt luidt: Er moet op iedere tram een conducteur worden gezet, die de kaarten controleert en de orde bewaakt. Deze aanbeveling kan men, evenals veel andere aanbevelingen, beschrijven als een standpunt van het type: Plan X is gewenst. Hoe overtuigt de spreker zijn publiek ervan dat plan X gewenst is? Dat kunt u doen door een aantal kritische vragen te beantwoorden in de presentatie, die uw publiek zou kunnen stellen. Te verwachten vragen bij dit standpunt zijn:
Presenteren
11
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Zijn er wel problemen aanwezig? Zijn de problemen wel ernstig? Worden de bestaande problemen wel veroorzaakt door de huidige handelwijze? Is plan X wel uitvoerbaar? Lost plan X de problemen wel (voor een groot deel) op? Zijn de kosten, de schadelijke effecten enz. van plan X wel kleiner dan de voordelen ervan (verdwijnen van de problemen)? Is plan X beter dan elk denkbaar alternatief plan?
Deze vragenlijst worden tot de zogenaamde stockissues gerekend, een set vaste vragen die behandeld moeten worden wanneer men de wenselijkheid van een plan bespreekt. Wanneer een spreker erin slaagt om zijn publiek op al deze belangrijke punten te overtuigen, dan heeft hij zijn standpunt afdoende beargumenteerd, en staat niets de redelijke luisteraar nog in de weg om het standpunt te aanvaarden. Slaagt hij er niet in, dan hoeft de luisteraar het standpunt niet te aanvaarden. Met deze zeven vragen heeft u een instrument in handen dat kan helpen om aan inhoud voor uw presentatie te komen. Of u uiteindelijk alle vragen ook in uw presentatie behandelt, is aan u ter beoordeling. Bovengenoemde argumentatie wordt ook wel ‘pragmatische argumentatie’ genoemd. Een variant van dit argumentatieschema is argumentatie waarbij uit een aantal alternatieven gekozen wordt. Deze variant ziet er als volgt uit: Alternatief A heeft de voordelen A1 en de nadelen A2. Alternatief B heeft de voordelen B1 en de nadelen B2. (enz.) Alternatief X heeft de voordelen X1 en de nadelen X2. De voordelen van X zijn groter dan de nadelen. Het saldo van voor- en nadelen van X is groter dan het saldo van de andere alternatieven. Dus: keuze van alternatief X is gewenst. In deze variant staat de oplossing van het probleem dus meer centraal, en doet de vraag of er wel een probleem is, zich niet meer voor. De volgende kritische vragen kunnen door uw publiek gesteld worden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Zijn de voordelen en de nadelen van X aannemelijk? Zijn de voordelen wel echt voordelen en de nadelen echt nadelen? Zijn alle relevante gegevens in de beoordeling betrokken? Zijn alle alternatieven overwogen? Is X effectief? Is X efficiënt? Is X uitvoerbaar? Is X toelaatbaar? Is er geen beter alternatief? Is de conclusie niet te stellig gezien het antwoord op de vorige 9 vragen?
Presenteren
12
Argumentatie ter beoordeling In presentaties met een toetsend of evaluatief doel wordt vaak in de conclusie een oordeel uitgesproken over een situatie. Het standpunt dat verdedigd wordt luidt dan: Situatie X is gewenst/ongewenst. Daarbij moeten de volgende hoofdargumenten als ondersteuning voor het standpunt aangevoerd worden: Als een situatie de eigenschappen 1 t/m n heeft, dan moet deze beoordeeld worden als gewenst/ongewenst. Situatie X heeft de genoemde eigenschappen. Een situatie wordt dus beoordeeld op grond van een beoordelingsregel. De vaste vragenset die hierbij hoort is: 1. 2. 3. 4.
Zijn de aangedragen gegevens juist? Is de beoordelingsregel aanvaardbaar? Zijn alle relevante eigenschappen en omstandigheden bij de argumentatie betrokken? Is de conclusie niet te stellig gezien de antwoorden op vraag 1 tot en met 3?
Argumentatie ter voorspelling Soms worden in presentaties voorspellingen gedaan over een toekomstige situatie. Bijvoorbeeld wanneer u probeert aan te tonen dat voortbestaan van een huidige situatie in de toekomst tot problemen zal leiden. Een voorspelling ziet er schematisch als volgt uit: Situatie A doet zich voor dus zal in de toekomst situatie B zich voordoen. De argumentatie heeft de volgende vorm: A leidt vaak tot B. A doet zich voor. Dus B zal zich voordoen. De volgende kritische vragen kunnen gesteld worden om de aanvaardbaarheid van de argumentatie te beoordelen: 1. 2. 3. 4.
Zijn er redenen om eraan te twijfelen dat A het geval is? Is A voldoende om B te zien optreden? Zijn er andere omstandigheden, die de kans dat B optreedt verkleinen? Is de conclusie niet te stellig gezien de antwoorden op vraag 1 tot en met 3?
Argumentatie ter verklaring
Presenteren
13
Soms probeert u in uw presentatie een verklaring voor een verschijnsel te geven. De argumentatie heeft vaak de volgende vorm: Probleem A wordt vaak veroorzaakt door B. Probleem A doet zich voor. Dus: B is de oorzaak. De kritische vragen die bij deze argumentatie gesteld kunnen worden zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Doet A zich inderdaad voor? Leidt B altijd tot A? Zijn er nog andere verklaringen denkbaar? Zijn er tekenen die erop wijzen dat B niet de oorzaak is? Zijn er nog andere tekenen die erop wijzen dat B wèl de oorzaak is? Is de conclusie niet te stellig gezien de antwoorden op de vragen 1 tot en met 5?
Argumentatie op basis van autoriteit In veel gevallen zult u een de juistheid van een standpunt moeten beargumenteren door erop te wijzen dat een autoriteit hetzelfde standpunt inneemt. Bijvoorbeeld: Nederlanders zijn tevreden met hun leven, want dat beweert het Sociaal en Cultureel Planbureau. De argumentatie heeft de volgende vorm: Autoriteit A zegt X. Dus: X is waar. De volgende kritische vragen kunnen gesteld worden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Heeft A inderdaad X beweerd? Is X juist weergegeven en niet uit zijn verband gehaald? Is X in overeenstemming met andere uitspraken van A? Is X in overeenstemming met uitspraken van andere autoriteiten? Is A wel deskundig op het terrein waar X over gaat? Is A wel oprecht en objectief? Is de conclusie niet te stellig gezien de antwoorden op de vorige vragen?
Een overtuigende argumentatie Het doel van argumenteren is overtuigen. Een betogende presentatie is optimaal geslaagd wanneer de luisteraar, na het horen van de presentatie, uw standpunt inneemt. Hieronder vindt u een aantal praktische adviezen om de argumentatie in uw presentatie zo overtuigend mogelijk te maken: -
Noem de uitgangspunten die “goed liggen”bij uw publiek. Op zo’n manier creëert u een gemeenschappelijke basis, die kan bijdragen tot de aanvaardbaarheid van uw betoog.
Presenteren
14
-
Selecteer zoveel mogelijk de argumenten die steunen op feiten en als waar erkend worden.
-
Selecteer alleen argumenten die door de luisteraar waarschijnlijk aanvaard worden.
-
Selecteer zo’n vijf sterke argumenten, waarbij u begint met uw op een na sterkste argument en afsluit met uw sterkste. Zo begint en eindigt u krachtig.
-
Anticipeer op tegenargumenten en weerleg deze als onderdeel van uw betoog.
-
Val uw tegenstanders niet persoonlijk aan. Het is zeer verleidelijk voor een bepleiter van zonne-energie erop te wijzen dat zijn tegenstanders belang hebben bij het gebruik van kernenergie. Bijvoorbeeld omdat ze nevenfuncties vervullen bij belangengroeperingen. Het standpunt van de spreker wordt hier niet aanvaardbaar door. En hij overtuigt zijn tegenstanders niet door ze onderuit te halen.
Het overtuigen van de luisteraar is natuurlijk niet alleen afhankelijk van de argumentatie: factoren buiten uw argumentatie spelen daarbij ook zeker een rol. U zult ook aandacht moeten schenken aan uw geloofwaardigheid als spreker en de gevoelens die spelen bij uw publiek. In de training gaan we hier verder op in.
2.4.3.
Inhoudsselectie bij een instructieve presentatie
Wanneer u instructie moet geven, is het belangrijk dat u volledig bent. De laatste vaste vragenset die wij bespreken, helpt u daarbij. Vragenset voor een handeling Onderwerp: en handeling die moet worden uitgevoerd -
Wat is het doel van de handeling? Wat zijn de voorwaarden ervoor? Hoe verloopt de handeling in grote lijnen? Hoe worden de deelhandelingen uitgevoerd? Hoe wordt het verloop van de handeling gecontroleerd?
2.5. Stap 5: inhoud structureren Een goede structuur vergroot het gemak waarmee uw publiek naar uw presentatie kan luisteren. Bovendien wordt gestructureerde informatie makkelijker onthouden. Dus help uw toehoorders door de inhoud die u heeft geselecteerd goed te structureren. De hoofdstructuur van een presentatie is altijd opgebouwd uit drie onderdelen: de inleiding, de kern en de afsluiting. U moet dus nu de kern, de inhoud, in een geschikte structuur gieten en hem voorzien van een inleiding en een afsluiting. In deze paragraaf geven we u een aantal mogelijkheden om de kern te structureren. Daarna leest u wat er in een goede inleiding moet worden opgenomen en hoe u de presentatie kunt afronden.
Presenteren
15
2.5.1.
De kern
Als u de inhoud van uw presentatie gaat ordenen kunt u gebruik maken van ordeningsprincipes Niet-betogende indelingsprincipes 1. Chronologisch (naar tijd) Bij een chronologische indeling worden de gegevens ingedeeld naar het tijdstip of de periode waarin ze plaatsvinden. Bijvoorbeeld: In een presentatie over energievoorziening wordt iets verteld over de achttiende, de negentiende en de twintigste eeuw 2. Geografisch Bij een geografische indeling wordt het onderwerp besproken vanuit het perspectief van de plaatst van handeling. Dit kan bijvoorbeeld een stad, een land, maar ook een vestiging zijn van een bedrijf. Bijvoorbeeld: In een presentatie over energievoorziening, waarbij het publiek wat minder historische belangstelling heeft, wordt gesproken over de voorziening van Amerika, Europa, Australië, Azië en Afrika. 3. Thematisch Bij een thematische structuur wordt het onderwerp gesplitst in verschillende thema’s, aspecten of categorieën Bijvoorbeeld: De presentatie over energievoorziening splits u op in energie uit olie, kernenergie en zonne-energie. Deze indelingen kunt u op verschillende niveaus gebruiken. U kunt bij ons voorbeeld over energievoorziening ervoor kiezen om als hoofdstructuur een geografische indeling te kiezen en als substructuur de thematische. U krijgt dan de volgende indeling: -
Amerika o Olie o Kernenergie o Zonne-energie
-
Europa o Olie o Kernenergie o Zonne-energie
-
Azië o … Enzovoorts.
Wanneer u de ordeningsprincipes in combinatie toepast, hanteert u dan wel per niveau hetzelfde principe.
Presenteren
16
4. Methodisch Een methodische structuur weerspiegelt de logische stappen in een redenering. De vaste vragensets van Steehouder die behandeld zijn in de vorige paragraaf, zijn voorbeelden van zo’n methodische ordening: stap voor stap wordt de behandeling van een onderwerp afgewerkt. Ze worden niet voor niets ook wel ‘vaste structuren’ genoemd. Betogende indelingsprincipes
Wanneer u een betoog houdt, kunt u de klassieke indeling hanteren die is opgesteld door vooral Romeinse retorici als Cicero in zijn boek De Oratore (boek 1, xxxi, 142-143). Het model dat zij voorstelden, bewijst nog altijd zijn waarde bij het opstellen van allerlei teksten. Wij beperken ons tot het weergeven van de onderdelen van de rede (partus orationus), zoals het klassieke indelingssysteem deze onderscheidt. De volgende vaste onderdelen komen aan bod: Exordium( προοίμιον) Dit is de inleiding en dient ervoor om de toehoorders in het onderwerp in te wijden en belangstellend te maken. Narratio (διήγησις) Dit is de beschrijving van de zaak waarom het zelf gaat; omstandigheden en verloop van de gebeurtenissen worden in dit onderdeel volop belicht. Argumantatio (πρόθεσις) De spreker zet zijn argumentatie uiteen. Deze fase is onder te verdelen in: Confirmatio (ἀποδεῖξις) aandragen van bewijsmateriaal voor de eigen mening Refutatio (ἔλεγχος) Weerleggen van de argumenten van de tegenstander Peroratio (ἐπίλογος). Alles wordt nog een keer op een rij gezet en van een conclusie voorzien in het slotwoord.
Bij de indeling van de argumentatio kunt u gebruik maken van de vragensets die in de vorige paragraaf bij de verschillende argumentatiestructuren werden gegeven. Deze sets genereren niet alleen inhoud, maar zorgen direct voor een goede structuur van uw verhaal.
2.5.2.
De inleiding
Presenteren
17
De inleiding is van essentiële waarde voor uw presentatie. Het is een onontbeerlijk structuurmiddel dat ervoor zorgt dat uw luisteraars naar u kunnen en willen luisteren. Amerikaanse presentatiegoeroes verwoordden dit in het ‘tell, tell, tell’-principe, dat inhoudt: “First tell them what you are goint to tell them, then tell them en finallly tell them what you told them.” De functie van de inleiding is dan ook te voldoen aan het eerste onderdeel van het principe: vertel wat je gaat doen. Daarnaast heeft de inleiding de volgende functies: - aandacht van het publiek trekken - uitgangspunten controleren - op gang komen - het onderwerp aankondigen - vertrouwen wekken - geordend verloop van uw presentatie verzekeren. Om al deze functies goed tot hun recht te laten komen, kunt u het best de volgende elementen in uw inleiding opnemen: -
Opening U trekt de aandacht van het publiek met een pakkende opening. Sprekers die beginnen met “Ik ga u iets vertellen over” zullen niet snel de aandacht van het publiek trekken. Dit lukt vaak het beste door herkenning bij het publiek op te roepen. Dat kan door te openen met bijvoorbeeld een citaat, een woordspeling, een metafoor, een analogie, een anekdote, een concrete situatie of een voorbeeld. In de training gaan we in op de verschillende creatieve mogelijkheden die u hiervoor heeft.
-
Voorstellen Indien nodig stelt u uzelf voor: wie bent u, wat is uw functie en welke relatie heeft u met het onderwerp en het publiek. Neemt u als stelregel dat u zichzelf voorstelt zodra er één persoon in het publiek zit die u niet kent
-
Onderwerp U geeft het onderwerp van uw presentatie aan, waarbij u het duidelijk afbakent door bijvoorbeeld een probleemstelling te formuleren. Met behulp van deze probleemstelling geeft u aan wat u wel en wat u niet gaat behandelen.
-
Beginsituatie U controleert de beginsituatie waarvan u bij de voorbereiding bent uitgegaan en gaat zo na wat het publiek al weet. U kunt hierbij een formulering kiezen als: bij de voorbereiding van mijn onderwerp ben ik ervan uitgegaan dat u bekend bent met ….(vul maar in). Zo legt u ook uit waarom u het onderwerp heeft afgebakend zoals u net heeft aangekondigd.
-
Opbouw
Presenteren
18
Door in de inleiding te vertellen wat er in uw presentatie achtereenvolgens aan de orde komt, geeft u uw publiek een ‘kapstok’ waaraan het uw verhaal kan ophangen. U voldoet zo aan het eerste deel van het ‘tell, tell, tell’-principe -
Doelstelling U vermeldt de doelstelling die u hoopt te bereiken. Als u dit expliciet doet, dan kan uw publiek gemakkelijker de aandacht bij uw presentatie houden.
-
Procedure-afspraken Aan het eind van uw inleiding kunt u afspraken maken over organisatorische zaken zoals: o hoe lang de presentatie duurt; o wanneer er vragen gesteld mogen worden; o over het al dan niet ontvangen van de presentatie op schrift of hand-outs.
Wanneer u deze elementen in uw inleiding aan de orde laat komen, weten uw toehoorders precies wat er komen gaat en wat er van hen verwacht wordt. Bovendien laat u zien dat u goed voorbereid bent, wat een professionele indruk maakt. Het zal uw zelfvertrouwen doen groeien.
2.5.3.
De afsluiting
Zorg dat uw presentatie een duidelijk herkenbaar slot heeft. Het is hetgeen dat het beste door uw publiek wordt onthouden. Vertel daarom nog één keer in het kort wat u kwijt wil (‘tell, tell, tell’-principe) en bereid het zorgvuldig voor. U kunt de volgende elementen in uw afsluiting opnemen: -
Samenvatting Geef een inhoudelijke samenvatting van de kern. Dat kan door middel van een zogenaamde indicatieve samenvatting: een overzicht van de structuur van de presentatie. Heeft u bijvoorbeeld als structuur de vaste vragenset gebruikt die hoort bij de behandeling van een probleem dan kunt u de samenvatting als volgt formuleren: “Eerst heb ik het probleem geschetst, daarna ben ik uitgebreid ingegaan op de drie belangrijkste oorzaken en tot slot heb ik u verteld hoe onze organisatie de problemen denkt te gaan aanpakken.”
-
Doelstelling Na de samenvatting kunt u nog eens het doel van uw presentatie benoemen, het effect dat u wil bereiken. Dat zal de luisteraar op dat moment aanspreken.
-
Aandachtstrekker Zorg voor een krachtig einde. Te veel presentaties gaan nog uit als een nachtkaars door slotzinnen als: “dat was het, heeft u nog wat te vragen?” Dat laat geen professionele indruk achter bij uw publiek. Bedenk daarom een uitsmijter die bijvoorbeeld uw publiek aan het denken zet zodat men zich u en uw presentatie
Presenteren
19
herinnert. Gebruik bij het bedenken van deze aandachtstrekker al uw creativiteit. Tijdens de training gaan we hier verder op in. -
Vragen Voor of na uw uitsmijter, uw slotzinnen, geeft u uw luisteraars de gelegenheid om vragen te stellen. Doe dit uitnodigend en zorgvuldig. Het kan een manier zijn om de laatste twijfelaars nog over de streep te trekken naar uw standpunt. In paragraaf 3.4 vindt u adviezen over hoe om te gaan met vragen uit het publiek.
2.6. Stap 6: Overdrachtswijze bepalen U weet wat u wilt gaan vertellen en in welke volgorde u dat zult doen. U heeft een inleiding bedacht die het publiek voorbereidt op wat gaat komen en een afsluiting waarbij u terugkijkt naar de kern van uw presentatie. Nu moet u bepalen op welke manier u het gaat vertellen. Afhankelijk van uw doel, uw taak en uw publiek kiest u uit de volgende (didactische) mogelijkheden om uw boodschap over te brengen. Doceren Deze wijze van presenteren komt neer op de klassieke manier van spreken voor een groep: de spreker houdt een monoloog en deelt mede. Er is weinig tot geen verbale interactie met de groep. Alleen non-verbaal, met bijvoorbeeld de ogen, is er mogelijkheid tot interactie Vragen stellen Wenst u interactie tijdens uw verhaal, dan kunt u tijdens een onderdeel van uw presentatie, vragen stellen. Op die manier dwingt u uw publiek tot meedenken en houdt u de aandacht vast. Let u daarbij op het volgende: - Stel één vraag tegelijk - Stel een ondubbelzinnige vraag - Geef bedenktijd - Bepaal hoe u ingaat op het antwoord: o Vraagt u door? o Speelt u het antwoord door aan de rest van de groep? o Geeft u nieuwe informatie als dat nodig is? - Geef zelf geen antwoord Demonstreren en oefenen Als u een vaardigheidsdoel nastreeft met uw presentatie, is het essentieel dat u de vaardigheid voordoet en vervolgens laat oefenen. Breng hierbij een duidelijke structuur aan door het volgende: - Zorg voor een logische volgorde: vaak is het nodig om fasen in de demonstratie aan te brengen. - Leid elke fase kort in. - Geef na elke fase een korte samenvatting. - Geef na afloop van de demonstratie een samenvatting van het geheel. - Laat het gedemonstreerde zo snel mogelijk nadoen.
Presenteren
20
Het meest afwisselend en daardoor aantrekkelijk is een presentatie waarin de verschillende overdrachtswijzen zijn gecombineerd. Daardoor kan het publiek de aandacht langer vasthouden en bereikt u eerder uw doel.
2.7. Stap 7: Hulpmiddelen kiezen Tijdens en presentatie dringt de informatie bij het publiek vooral binnen via ogen en oren. Visuele stimuli blijven goed hangen. Daarom is het belangrijk visuele hulpmiddelen als een overhead projector, een beamer of een flip-over te gebruiken bij uw presentatie. In deze paragraaf bespreken we wat de functie is van hulpmiddelen, waar u op moet letten bij het gebruik ervan en ten slotte welke soorten er zijn zodat u kunt beslissen welk hulpmiddel uw publiek het beste helpt uw boodschap beter te begrijpen.
2.7.1.
Functie
Het visualiseren van onderdelen van uw presentatie kan bijzonder nuttig zijn. U kunt het volgende ermee bereiken: -
Uw publiek raakt meer betrokken en geactiveerd doordat zij gebruik maken van verschillende zintuigen. Zij zullen hierdoor de informatie beter onthouden.
-
Uw publiek kan de draad van uw verhaal beter vasthouden wanneer u de structuur ervan in beeld brengt. Deze structuur moet dan wel de gehele presentatie in beeld zijn. U kunt daarvoor bijvoorbeeld een flipover-vel gebruiken. Het publiek heeft dan steeds het overzicht bij de hand.
-
Eén plaatje zegt vaak meer dan honderd woorden. Wanneer u bijvoorbeeld het idee voor herstel van de Utrechtse singels wil bespreken, zal het u veel woorden kosten om een beeld te schetsen hoe het geheel er dan gaat uit zien. Effectiever en efficiënter is het in zo’n geval om een plaatje van de maquette te tonen.
-
U verlevendigt uw presentatie waardoor de aantrekkelijkheid wordt verhoogd. Zorgt u voor goede beelden op het juiste moment dan kan dat een welkome afwisseling zijn van het gesproken woord. Zo blijft u uw luisteraars boeien.
2.7.2.
Voorwaarden
Wanneer hulpmiddelen verkeerd gebruikt worden tijdens een presentatie, hebben ze averechts effect: het publiek raakt afgeleid en in de war. Daarom moet het gebruik van hulpmiddelen aan een aantal voorwaarden voldoen voor een optimaal effect. -
Onthoud dat overdaad schaadt. Beelden moeten uw presentatie ondersteunen, ze mogen niet de hoofdrol gaan spelen. Dat wil zeggen dat u als spreker en uw verhaal centraal blijven staan. Herinnert u zich uw eigen gevoel nog van die keer dat een spreker binnenkwam met een dik pakket aan sheets? Een ongekende moeheid overvalt het publiek…
-
Zorg dat u het publiek de tijd geeft om het beeld goed waar te nemen. Spreek dus niet verder wanneer het beeld zichtbaar wordt. Een normaal mens kan namelijk maar één ding tegelijk: kijken of luisteren.
Presenteren
21
-
Toon het juiste plaatje op het juiste moment. Dat wil zeggen dat het beeld verband moet hebben met hetgeen u op dat moment vertelt. Dit betekent dat u het ook weer weghaalt wanneer het niet meer relevant is. Dit vergt wel wat organisatie van uw dia’s of sheets, maar het levert absoluut op. Geklungel met beelden werkt alleen maar afleidend.
-
Het is van belang dat u een hulpmiddel kiest dat u vlot en correct kunt bedienen. Neemt u bij de keuze de volgende aspecten in overweging: o o o o o o o
de kosten en het beschikbare budget ( Is het haalbaar om een monitor te huren voor uw videobeelden?); het rendement in verhouding tot de voorbereidingstijd (Is het gebruik gedurende een minuutje het u waard om een aantal uur te investeren in het maken van de beelden?); de technische mogelijkheden in de ruimte waar gesproken wordt (Is er geluidsapparatuur in de zaal die het mogelijk maakt de muziek bij uw beelden te laten horen?); de grootte van de groep (Heeft het zin om een flipover te gebruiken bij een groep van 50 personen?); het bedieningsgemak (Kent u de middelen zodanig dat u ze zonder geklungel kan bedienen?); de mogelijkheden en de beperkingen van het hulpmiddel (Kunt u de beamer uitzetten wanneer u hem niet meer nodig heeft?); de soort informatie die overgebracht moet worden (Zet u de uitwerking van de cijfers op sheet of laat u ze ontstaan tijdens uw presentatie?).
In de volgende paragraaf zetten we de meest gebruikte hulpmiddelen op een rijtje.
2.7.3.
Soorten
Welk hulpmiddel is geschikt tijdens uw presentatie? Om het antwoord op deze vraag te vinden is het goed om te weten uit welke hulpmiddelen u kunt kiezen, wat de voor- en de nadelen zijn en waar u op moet letten bij de voorbereiding en de uitvoering van uw presentatie. Hieronder vindt u deze informatie voor de meest gebruikte hulpmiddelen: het bord, de flip-over, film en video, de beamer en de microfoon. Het bord Het traditionele schoolbord wordt nog steeds veel gebruikt op scholen en in opleidingscentra. In organisaties komt u vaak de modernere versie ervan tegen, het zogenaamde whiteboard. Niet alleen de kleur en het materiaal verschillen maar ook de werktuigen waarmee u moet schrijven. Op een schoolbord schrijft u met krijt en op een whiteboard met speciaal gemaakte whiteboardstiften. Voordelen: - Er zijn geen technische handelingen nodig. - Het beeld is op te bouwen in het bijzijn van het publiek. - Het beeld is snel te verwijderen. - Speciaal voor het whiteboard: het kan ook als magneetbord gebruikt worden. Nadelen: - Het beeld is niet te bewaren, dus niet terug te halen.
Presenteren
22
-
Werken met krijt kan vlekken geven op handen en kleding. Het vergt een duidelijk handschrift. Overzichtelijk bordgebruik vergt oefening. Het is niet geschikt voor een groot publiek.
Voorbereiding: - Controleer vooraf de stiften. De gewone dikke stift (permanent marker) lijkt erg op de speciale whiteboardstift. Wanneer u echter met de permanente stift op het whiteboard schrijft, is dit erg moeilijk te verwijderen. Mocht u zich toch hebben vergist: ga over hetgeen u op het bord hebt geschreven heen met een rode whiteboard stift, daarna kunt u het geheel wissen. - Zorg voor een voldoende voorraad krijt of stiften in verschillende kleuren. Controleer of er een goede wisser aanwezig is. - Stel het bord zo op dat u er gemakkelijk bij kunt en dat het publiek het goed kan zien. - Zorg voor goede lichtval op het bord. Denk om reflecties: deze zijn voor het publiek zeer hinderlijk. - Als u vooraf een tekening of tekst op het bord zet, moet u deze afdekken zolang u met een ander onderwerp bezig bent, anders leidt het de aandacht af. Bovendien is het verschijnen van een nieuw beeld een tussentijdse aandachtstrekker. Gebruik - Schrijf netjes en duidelijk en vooral niet te klein. Ook de mensen achter in de zaal moeten kunnen lezen wat u opschrijft. - Wis dingen die u niet meer gebruikt uit, alvorens iets nieuws op te schrijven. Een bord is geen persoonlijk kladblok van de spreker. - Spreek niet terwijl u schrijft. U bent dan niet goed verstaanbaar meer voor uw publiek omdat u uw geluid de verkeerde kant op stuurt. - Schrijf geen verhalen op. Noteer trefwoorden of schema’s en licht deze toe.
De flipover Een veelgebruikt hulpmiddel voor kleinere groepen is de flipover. Ze zijn er in alle soorten en maten. Erg handig zijn de tafelmodellen die ook in portable verpakking worden geleverd. Het is een middel met veel voordelen dat zorgt voor dynamiek tijdens een presentatie. Voordelen: - Het beeld is te bewaren en terug te halen. - Het beeld kan opgebouwd worden in aanwezigheid van het publiek. - Het zorgt voor wat dynamiek omdat de spreker naar de flipover toe moet buigen om het te gebruiken. - Het biedt houvast voor uw handen. - De bladen kunt u afscheuren en ophangen, zodat ze permanent zichtbaar zijn. U kunt daarvoor magneten gebruiken en anders werkt ouderwetse plaktape prima. - U kunt de bladen geheel of gedeeltelijk vooraf prepareren. Nadelen: - Flipoverbladen zijn slechts geschikt voor éénmalig gebruik. - Het omslaan van de bladen kan een onrustige en rommelige indruk maken. - Het gebruik vergt een duidelijk handschrift. - Het is niet geschikt bij een groot publiek. Voorbereiding: - Zorg voor voldoende papier, zonder verkleuringen, ezelsoren of scheuren.
Presenteren
23
-
Reserveer het eerste vel als afdekker van de rest. U kunt het zolang naar achteren omslaan. Controleer de stiften en gooi uitgedroogde stiften direct weg. Stel de flipover goed op: als u rechtshandig bent aan uw linkerkant en als u linkshandig bent aan uw rechterkant. Let er op dat iedereen het beeld kan zien.
Gebruik - Spreek niet terwijl u schrijft. - Werk zo veel mogelijk met steekwoorden in plaats van hele zinnen. - Gebruik niet meer dan acht regels per blad. Video en film Het gebruik van beelden verlevendigt uw presentatie aanzienlijk. De mogelijkheden van zelf gefilmde beelden zijn oneindig als het professioneel is geproduceerd en dat is weer bijzonder duur. Gemakkelijk en goedkoop is het om een toepasselijk televisiefragment op te nemen en te vertonen of een fragment uit een bestaande videofilm te gebruiken in uw presentatie. Voordelen - Er zijn veel toepassingsmogelijkheden. - Bewegende en levensechte beelden boeien. - Speciaal vervaardigde producties maken een professionele indruk. - Het kan meerdere keren gebruikt worden. - Beelden kunnen stilgezet en herhaald worden. Nadelen - Het is kostbaar. - De zaal moet verduisterd worden. - Interactie is vrijwel niet mogelijk tijdens de vertoning. - Amateuropnamen werken vaak averechts. - De bediening vergt technische kennis. - Videobeeld op een monitor is slechts voor een klein publiek zichtbaar. Voorbereiding - Test de apparatuur voor uw presentatie eerst uit. - Zorg dat de film startklaar is. - Noteer de tellernummers wanneer u meerdere fragmenten wilt gebruiken. Gebruik - Praat niet door het beeld heen. Wilt u commentaar op het beeld leveren, zet het apparaat dan eerst op pauze. - Gebruik niet te veel materiaal, de presentatie gaat in eerste instantie om de spreker: u dus. - Spoel de band na afloop terug. De beamer De beamer is een handig, professioneel ogend hulpmiddel bij presentaties. Een belangrijk aandachtspunt is dat de beamer hoge verwachtingen schept bij het publiek en bij sprekers. Veel presentatoren raken bevlogen door de talloze mogelijkheden van PowerPoint: heen en weer vliegende tekens, spectaculaire beelden tot hele films aan toe.
Presenteren
24
Het nadeel van de hoge verwachtingen is dat als er iets fout gaat, dat het dan extra knullig overkomt. Het is dus meer een ‘alles of niets’-situatie. Besteed bij beamerpresentaties dus veel aandacht aan het voorkomen van fouten. Daarnaast leiden alle mogelijkheden van PowerPoint er vaak toe dat een presentatie in een beamershow uitmondt, waardoor het hulpmiddel zijn functie verliest: het publiek helpen bij het luisteren en opnemen van informatie.
Voordelen - Bij goed gebruik komt u professioneel over. - De beelden zijn vooraf te vervaardigen. - De beelden zijn erg mooi te maken met PowerPoint. - U heeft alles bij elkaar op een stick. Bij sommige systemen kunt u ook meteen op het netwerk aangesloten worden. Nadelen - Gaat er iets fout, dan komt dat extra knullig over. - Het leidt de aandacht af van de spreker. - De apparaten maken geluid. - Het vergt enige vaardigheid om er goed mee om te gaan. Voorbereiding Let bij het vervaardigen van de dia’s op het volgende: -
-
-
Beperk de hoeveelheid tekst: hanteer de volgende richtlijn: 7x7x7. Dat wil zeggen: maximaal zeven regels per dia, maximaal zeven woorden per regel en letters van 7 millimeter hoogte. Wees zuinig met speciale effecten. Het stuk voor stuk verschijnen van zinnen is een groot voordeel van de beamer, maar voorkom allerlei inschuivende tekstdelen. Het ziet er wel leuk uit maar leidt de aandacht sterk af van de inhoud. Voorkom daarom ook blijvend bewegende plaatjes. Zorg voor een effenzwarte dia als laatste. Dit voorkomt dat we moeten kijken naar een vaak overvol bureaublad van de PC tijdens de vragenronde.
Let bij de aansluiting van de computer en de beamer op het volgende: -
Test de combinatie vooraf op een vlekkeloze werking. Verbind de apparaten eerst met elkaar en start vervolgens eerst de beamer en dan de computer. Laat het beeld op het projectiescherm verschijnen. Dat kan op drie manieren gebeuren: 1. De beamer schakelt automatisch over op de dataverbinding met de computer. U hoeft dan niets te doen; 2. Verschijnt er na 3 minuten geen beeld, toets dan Fn - F8 of F4 (afhankelijk van uw notebook) en wacht even; 3. Is er nog geen beeld, ga dan in het menu van de beamer na of de data-connectie juist is. Dit is meestal Datasource-1.
-
Is het beeld korrelig, wijzig dan de beeldinstellingen naar een hogere frequentie. U doet dat als volgt: 1. Klik op rechtermuisknop; 2. Kies: ‘instellingen’ en wijzig naar een hogere frequentie; 3. Bevestig de wijziging. Uitvoering
Presenteren
25
-
-
Zorg dat u niet in de lichtbundel gaat staan. Gebruik om iets aan te wijzen een laserpotlood of een lange aanwijsstok. Dat voorkomt dat u moet knielen voor het doek. Maak gebruik van een effen zwarte dia of schakel het apparaat uit als de aandacht van het publiek voor het beeld niet langer gewenst is. Dit zorgt voor hernieuwde aandacht voor u als spreker en geeft rust omdat het geluid van de apparatuur wegvalt. Zorg voor een uitdraai op papier van de presentatie als spiekbrief. Zo kunt u tijdens de presentatie alle verrassingen aan die de techniek u te bieden heeft.
De microfoon Vooral in grote zalen is de microfoon een goed hulpmiddel om ervoor te zorgen dat uw publiek u goed kan horen. Voordelen - U kunt een heel groot publiek toespreken. - U kunt uw stem op normale wijze blijven gebruiken in een grote zaal. Nadelen - Spreken met een microfoon is niet gemakkelijk: het vergt enige oefening en vaardigheid. - Er ontstaan vaak technische problemen (galmen, rondzingen, uitvallen). - Assistentie is vaak gewenst. Voorbereiding - Neem ruim de tijd om de microfoon te testen. U voorkomt daardoor de technische problemen en kunt vast wennen aan uw eigen stemgeluid. - Zoek tijdens het uittesten van de installatie uit op welke manier u het beste kunt spreken. Is er weinig galm in de zaal, dan kunt u ‘normaal’ spreken. Is er veel galm, gebruik dan kortere zinnen en vertraag uw tempo. - Zorg dat u op de hoogte gesteld wordt van de bedieningswijze van de microfoon - Probeer bij voorkeur een draadloze of revers-microfoon te regelen. Bij een vaste microfoon kunt u namelijk niet doorspreken als u even uw plek verlaat. Gebruik - Houd ongeveer 30 centimeter afstand tot de microfoon. - Draai uw hoofd niet te ver weg als u spreekt. - Voorkom bijgeluiden als smakken, diep ademhalen, zuchten, keel schrapen en dergelijke. - Spreek de medeklinkers niet te scherp uit om ‘ploppen’ en ‘sissen’ te voorkomen. Hand-outs Veel sprekers gebruiken hand-outs bij hun presentatie. Voor deze papieren is tot nog toe geen aanvaardbare Nederlandse benaming gevonden. Een hand-out is informatie die u uitreikt aan uw publiek. De omvang varieert van één pagina A4 tot tientallen, al naar gelang de inhoud en de functie ervan. Er zijn verschillende mogelijkheden: een afdruk van de sheets die u bij uw presentatie gebruikt. Deze reikt u uit voor het begin van uw presentatie zodat het publiek er aantekeningen op kan maken een samenvatting van uw presentatie. Deze verspreidt u na afloop van uw verhaal, zodat het publiek de hoofdzaken nog eens na kan lezen voorbeelden bij onderdelen van uw presentatie. U deelt ze uit tijdens uw presentatie op het moment dat ze van toepassing zijn
Presenteren
26
extra informatie. Dit geeft u na afloop aan uw publiek
Voordelen - Ze zijn gemakkelijk en snel te vervaardigen. - Uw publiek houdt iets blijvends aan uw presentatie over. - U kunt uw informatie kwijt, waarvoor in uw presentatie geen plaats is omdat u al genoeg sheets gebruikt. - Ingewikkelde informatie heeft niet in een zeer korte tijd opgenomen te worden door uw publiek. Nadelen - De aandacht van het publiek kan erdoor worden afgeleid. Voorbereiding - Verzeker u ervan dat uw publiek echt deze hand-out nodig heeft en deel geen onnodige papieren uit. - Neem op in de voorbereiding van uw presentatie hoe u de hand-outs gaat aankondigen. Uitvoering - Verwijs in uw presentatie naar de hand-outs: betrek ze er dus bij. - Spreek niet door als u de hand-outs uitdeelt. - Geef uw publiek de tijd om ze vluchtig door te kijken.
2.8. Stap 8: Evaluatiemethode bepalen Na afloop van uw presentatie wilt u twee dingen weten: - Heb ik mijn doel behaald? - Is mijn presentatie goed verlopen? Om antwoord te krijgen op deze twee vragen moet u evalueren. Dat kan op verschillende manieren. Bedenk tijdens de voorbereiding alvast welke methode voor u het meest geschikt is. Methoden om na te gaan of u uw doel heeft bereikt: - U stelt uw publiek mondeling en/of schriftelijk vragen over het onderwerp. - U laat uw publiek iets uitvoeren (bij instructieve presentaties). - U observeert gedrag: welke non-verbale reacties zijn er en welke opmerkingen worden er gemaakt? Methoden om na te gaan of uw presentatie goed is verlopen: - U laat uw publiek een vragenlijst invullen over bijvoorbeeld: o de keuze en uitwerking van uw onderwerp o uw presentatietechniek o de hulpmiddelen. -
U maakt een video- of audio-opname van uw presentatie en bekijkt en/of beluistert deze na afloop. U vraagt een bekende om tijdens uw presentatie kritisch te observeren en daarna feedback te geven.
Presenteren
27
2.9. Stap 9: Praktische voorbereidingen treffen Nu u weet wat u gaat vertellen, in welke vorm u uw verhaal gaat gieten, welke hulpmiddelen u daarbij gaat gebruiken en hoe u gaat evalueren, kunt u zich gaan richten op de praktische voorbereiding. Deze voorbereiding bestaat uit: 1. spreekschema opstellen 2. zaal inrichten 3. organiseren
2.9.1.
Spreekschema opstellen
Niemand verwacht van u dat u uw presentatie helemaal uit uw hoofd presenteert. Het is ook niet aan te raden: wat te doen als er onverhoopt iets mis gaat? U kunt dan nergens op terugvallen. Een goed spreekschema biedt de nodige houvast en een spreker met een spreekschema komt goed voorbereid over, waar uw publiek u om zal waarderen. De vorm van een spreekschema zal voor iedereen verschillend zijn. De een heeft voldoende aan een aantal sleutelwoorden, de ander wil liever een wat meer uitgeschreven tekst voor zich hebben. In ieder geval is het belangrijk dat uw spreekschema goed hanteerbaar is. Een klungelig gestuntel met een stapel A4-velletjes maakt geen professionele indruk. Neemt u daarom de volgende tips ter harte voor de vorm en inhoud van uw spreekschema, zodat u er ook werkelijk wat aan heeft: -
Kies stevig materiaal. Zet uw spreekschema overzichtelijk op. Schrijf (wanneer u niet zo ervaren bent) het begin en de slotzinnen van uw presentatie helemaal uit. Werk de hoofdpunten uit in steekwoorden. Geef de belangrijke overgangszinnen duidelijk weer. Neem lastig te onthouden cijfermateriaal en citaten helemaal op. Neem regie-aanwijzingen op voor uw persoonlijke presentatietechniek, bijvoorbeeld de persoonlijke presentatietips die u tijdens de training ontvangt. Geef aanwijzingen voor de bediening van de hulpmiddelen
2.9.2.
Zaal inrichten
Denk van tevoren goed na over hoe u uw publiek opgesteld wilt zien en laat dit op tijd weten aan de organiserende instantie. Deze zaalinrichting kan namelijk in hoge mate bijdragen aan het succes of het mislukken van uw presentatie. In deze paragraaf behandelen we opstellingen die u moet vermijden en opstellingen die vaak goed voldoen. Het tribunaal De tribunaalopstelling ziet er als volgt uit. oooooooooooo 0 Zoals de naam al doet vermoeden, is dit een opstelling die u altijd moet vermijden. U zult zich als spreker niet prettig voelen. Aan deze opstelling kleven de volgende nadelen:
Presenteren
28
-
de tegenstelling tussen spreker en luisteraar wordt erdoor versterkt beweging is alleen mogelijk van links naar rechts en andersom. Het beeld geeft op die manier een onrustig tenniseffect bij een te brede opstelling verliest u al snel het oogcontact met de uiterste zijden als u visuele hulpmiddelen gebruikt, zijn uw beelden slecht te zien voor de uiteinden er is vrijwel geen interactie mogelijk binnen het publiek
Rondetafel Wanneer uw publiek gegroepeerd is volgens de rondetafelopstelling, ziet de zaal er als volgt uit: oo o
o
o
o
o
o o
o o
o 0
Deze opstelling is voor de spreker niet erg handig omdat: - het moeilijk is om oogcontact te houden met de luisteraars direct links en rechts. - de audiovisuele hulpmiddelen niet voor iedereen goed te zien zijn.
Pijpenla Soms dwingt een ruimte u tot de pijpenla-opstelling:
0
ooooooooooo o ooooooooooo
Als dat het geval is, stel dan alles in het werk om een andere ruimte te krijgen. Deze inrichting heeft namelijk te veel nadelen: - u kunt alleen goed contact onderhouden met de eerste vier luisteraars links en rechts van u - er ontstaat snel ‘kruiscommunicatie’achter in de groep - u heeft te weinig bewegingsruimte - er is weinig ruimte voor audiovisuele hulpmiddelen
Carré De beste zaalinrichting is de zogenaamde carré-opstelling:
Presenteren
29
oooooo o 0 o o oooooo Het grote voordeel van de carré is dat het oogcontact tussen de spreker en alle luisteraars optimaal is. Bovendien werkt deze opstelling stimulerend bij discussies. Maar er zijn ook beperkingen: deze opstelling vergt nogal wat ruimte en is alleen geschikt voor publieksgroepen van maximaal 25 personen. Aula-inrichting Bij grote publieksgroepen wordt de zaal vaak volgens de aula-inrichting voorbereid:
0
ooooooooooo ooooooooooo ooooooooooo ooooooooooo ooooooooooo ooooooooooo ooooooooooo
Deze inrichting is in principe heel geschikt. Aantekeningen maken is echter wat lastig voor het publiek en de opstelling nodigt niet uit tot discussiëren.
Restaurantopstelling Wanneer u moet spreken voor een publiek van meer dan 25 personen en u wilt interactie tussen uw luisteraars bevorderen, bijvoorbeeld omdat u een discussie wenst, dan is de restaurantopstelling het meest geschikt: ooo o
o ooo
ooo o o ooo
ooo o o ooo
0
ooo o o ooo
ooo o o ooo
2.9.3 Organiseren Ten slotte bedenkt u of u een of meer van de volgende zaken moet regelen:
Presenteren
30
-
uitnodigingen verzorgen; hulpmiddelen bestellen afspraken maken voor koffie, thee, lunch of borrel; afstemmen met degene die u introduceert; tijden regelen; parkeervoorzieningen regelen.
De tijd die nodig is voor deze praktische voorbereiding zal van geval tot geval verschillen. Een goede praktische voorbereiding vergroot in elk geval uw zelfvertrouwen en de kwaliteit van uw presentatie, dus neem er de tijd voor.
2.10. Stap 10: Oefenen De laatste stap van het voorbereidingsproces is niet de minst belangrijke: het droogoefenen. U kunt dit verschillende manieren doen. Bijvoorbeeld: -
U spreekt de presentatie in op een cassettebandje of neemt hem op de video op. U houdt de presentatie voor de spiegel. U houdt een try-out voor een kleine groep.
Onthoud hierbij: oefening baart kunst. Het is maar enkelen gegeven zonder oefening een goede presentatie te houden. Tijdens zo’n oefenronde kunnen veel verbeteringen aangebracht worden en krijgt u informatie over: -
uw tijdsplanning; de duidelijkheid van de inhoud; de aantrekkelijkheid van uw presentatie; uw persoonlijke presentatietechniek; de duidelijkheid en functionaliteit van uw beelden. de bruikbaarheid en de bediening van uw hulpmiddelen de hanteerbaarheid van uw spreekschema
Wanneer u tijd neemt om te oefenen, levert dit altijd op. Ook daardoor zal uw zelfvertrouwen groeien.
3. De uitvoering Weten en voorbereid zijn is één, doen is iets anders. Aansluitend op het vorige hoofdstuk waarin we uitgebreid op de voorbereiding zijn ingegaan, behandelen we in dit hoofdstuk de uitvoering van een presentatie. We geven u tips en adviezen om uw persoonlijke presentatietechniek te verbeteren. Daarbij maken we onderscheid tussen non-verbale communicatietechnieken, verbale communicatietechnieken en technieken die te maken hebben met het omgaan met reacties van uw publiek. Uiteindelijk zult u in combinatie met uw persoonlijkheid uw eigen stijl ontwikkelen. Maar we beginnen met een verschijnsel dat iedereen die wel eens presenteert in meerdere of mindere mate kent: spreekangst.
3.1. Spreekangst
Presenteren
31
Het is bekend dat zelfs ervaren en begaafde sprekers vlak voor een toespraak gespannen zijn. Ditzelfde geldt voor anderen die een prestatie moeten leveren voor publiek, zoals acteurs en topsporters. Hoe vreemd het ook mag klinken: een zekere mate van spanning heeft u nodig. Hierdoor concentreert u zich namelijk optimaal en levert u een maximale prestatie. Wanneer zulke spanning er niet is, heeft dat al gauw een te losse en nonchalante houding tot gevolg die uw publiek als ongeïnteresseerdheid interpreteert en waardoor u snel slordigheidfouten maakt. Als de spanning voor de presentatie te groot is, heeft dit echter een negatief effect. U heeft daardoor bijvoorbeeld moeite om op gang te komen, raakt de draad kwijt en u speelt niet in op gebeurtenissen in de zaal. In het ergste geval krijgt u een black-out en weet u niets meer. In zulke gevallen gaat het vaak om een vorm van faalangst. De spreker heeft angst om te presenteren omdat hij bang is dat het niet goed zal gaan: dat het publiek vragen zal gaan stellen waar hij geen antwoord op weet, dat het publiek zich zal vervelen enz. Kortom: spreekangst is de angst om af te gaan voor publiek. Plankenkoorts of spreekangst uit zich niet alleen psychisch maar ook lichamelijk. U transpireert bijvoorbeeld overmatig, bloost, heeft last van hartkloppingen, benauwdheid, heeft een trillende stem of knikkende knieën. Voor deze uiterlijk waarneembare gevolgen van spanning schamen wij ons en deze schaamte zet een negatieve spiraal in werking: Doordat we ons schamen voor de spanning die anderen aan ons kunnen aflezen, wordt de spanning vergroot en zo worden onze angstige voorgevoelens bewaarheid: de voorspelling maakt zichzelf waar. En een volgende keer zal de herinnering aan deze mislukking de angst nog groter maken. Een aantal tips om deze negatieve spreekangst te voorkomen of tegen te gaan: Voor de presentatie kunt u het volgende doen: 1. Bereid u goed voor; dat geeft zelfvertrouwen. 2. Oefen de presentatie een aantal keer bijvoorbeeld voor een huisgenoot en vervolgens voor bevriende collega’s. 3. Realiseer u een aantal dingen over uw publiek: a. iedereen kent spreekangst en men bewondert u daarom om uw moed; b. uw toehoorders zijn er niet op uit om u onderuit te halen; c. u hoeft echt niet alles beter te weten dan uw publiek om deskundig te zijn. 4. Volg een training presentatietechniek. Dit geeft u inzicht in uw persoonlijke sterktes en zwaktes. 5. Zorg ervoor dat alles op orde is voordat u begint: hulpmiddelen, spreekschema, glaasje water en dergelijke. 6. Zorg voor gemakkelijk zittende kleding en een verzorgd uiterlijk. 7. Doe wat eenvoudige ontspanningsoefeningen. Sommige sprekers gaan graag nog even naar het toilet om te kijken of hun kleding of make-up nog goed zit. Dit is zeker ook een geschikt moment voor wat ademhalingsoefeningen. 8. Denk aan een plezierige situatie die plaats zal vinden na afloop van uw presentatie. Dit helpt de spanning te relativeren. Tijdens de presentatie helpt dit: 1. Maak zo snel mogelijk contact met uw publiek. In ieder geval oogcontact maar ook verbale interactie kan uw zelfvertrouwen enorm versterken. De lichamelijke en psychologische afstand tussen u en het publiek wordt er namelijk door verkleind. 2. Realiseer u dat uw zenuwen veel minder zichtbaar zijn dan u ze voelt. 3. Neem een ‘open’ houding aan en plaats beide benen stevig op de grond. Bij zo’n houding kan de spanning in uw lichaam het snelst en gemakkelijkst afgevoerd worden.
Presenteren
32
4. Probeer mens te zijn. Met andere woorden: stel niet te hoge eisen aan uzelf. U bent geen machine. U mag best een foutje maken en hoeft u niet te schamen voor uw zenuwen. Sommige sprekers verminderen hun spanning zelfs door hun nervositeit te benoemen aan het begin van de presentatie Iedereen moet zoeken naar een eigen manier van presenteren. Niet iedereen is van nature een goede spreker, maar door oefening kan bijna iedereen leren een presentatie te houden, zonder daar nachten over wakker te liggen. Na een aantal prettige ervaringen zal uw spreekangst aanzienlijk minder worden.
3.2. Non-verbale communicatie Het belang van non-verbale communicatie moet niet worden onderschat. Een groot deel van uw boodschap maakt de luisteraar op uit wat u zonder woorden communiceert. Dit is goed waar te nemen in gevallen waarbij verbale en non-verbale communicatie niet synchroon lopen. Wat verbaal en non-verbaal gecommuniceerd wordt, is dan met elkaar in tegenspraak. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer u zegt: “ aangenaam met u kennis te maken” en daarbij een slappe hand geeft en de ontvanger niet in de ogen kijkt. Non-verbaal communiceert u dan dat u het helemaal niet zo aangenaam vindt. De ontvanger zal zonder aarzelen de boodschap die u non-verbaal uitzendt, als de waarheid aannemen. Zorgt u er dus voor dat verbaal en non-verbaal in overeenstemming zijn met elkaar. Daarnaast kunt u met uw non-verbale communicatie de aantrekkelijkheid van uw presentatie aanzienlijk verhogen. Een presentatie is namelijk geen radio-uitzending: uw publiek luistert niet alleen maar kijkt ook naar u. Zorg er dus voor dat er wat te zien is en gebruik de sterkste wapens die u in handen heeft: oogcontact, uw houding en gebaren en uw stem.
3.2.1.
Oogcontact
Als u iemand aankijkt, krijgt hij het gevoel dat u zich tot hem persoonlijk richt. Zo kunt u de aandacht van uw publiek trekken en vasthouden. Als iemand zich persoonlijk aangesproken voelt, raakt hij automatisch meer betrokken. Verdeel uw blikken echter wel gelijkmatig over uw publiek en kijk uw publiek zoveel mogelijk echt aan. Een ander voordeel van oogcontact is dat u signalen van uw publiek opvangt, zoals knikkende hoofden, fronsende wenkbrauwen of onderonsjes.
3.2.2.
Houding en gebaren
Voor veel sprekers is hun houding een van de grootste zorgen: waar laat ik mijn handen, hoe moet ik gaan staan, kan ik blijven zitten? Zulke sprekers zijn zich terecht bewust van het belang van houding en gebaren. Het zijn middelen die u kunt inzetten om vertrouwen te wekken bij uw publiek en om uw boodschap over te brengen.
Dit zijn enkele vuistregels die u houvast kunnen bieden:
Presenteren
33
-
Zoek een ontspannen houding die bij u past en probeer zo natuurlijk mogelijk op te treden.
-
Kies een open houding zodat spanning gemakkelijk afgevoerd kan worden.
-
Sta of zit zoveel mogelijk rechtop; dit geeft een zelfverzekerde en betrokken uitstraling.
-
Zorg dat uw handen zichtbaar zijn. Dit is een regel waar u niet te strak mee moet omgaan: soms kan het namelijk heel natuurlijk en ontspannen overkomen wanneer u bijvoorbeeld een hand in uw zak heeft of beide handen een tijdje op uw rug.
-
Probeer gefriemel te vermijden bijvoorbeeld met uw haar of met een pen. Het maakt een nerveuze indruk en leidt af van uw presentatie
-
Maak alleen gebaren die ondersteunen wat u zegt. Wanneer u met uw handen praat gaat het niet meer om ondersteunende gebaren. Dat leidt meestal ook meer af dan het toevoegt.
-
Probeer uw houding en gebaren op een natuurlijke wijze rustig te variëren. Loop bijvoorbeeld eens naar het projectiescherm of de flip-over om er iets op aan te wijzen. Een statische spreker is niet boeiend voor het publiek. Omgekeerd werkt een te beweeglijke spreker onrustig en afleidend.
-
Bij kleinere groepen luisteraars kunt u gaan zitten als spreker. U plaatst zich dan letterlijk en figuurlijk op het niveau van de luisteraar. Blijft u staan, dan verheft u zich als het ware boven hen. Laat uw doel, uw taak en uw publiek hier uw keuze bepalen.
-
Vergeet de houding van uw gezicht niet: uw mimiek. Met uw mimiek kunt u dynamiek brengen in uw spreken. Door spanning en concentratie is men geneigd de mimiek strak te houden. Zorg voor afwisseling en ondersteun door uw gezichtsuitdrukking de emotie van de boodschap: teleurstelling, enthousiasme, verbazing, rust enz.
3.2.3 Stem In deze paragraaf geven we u adviezen om zo effectief mogelijk gebruik te maken van uw stem. Door middel van uw stem kunt u namelijk de levendigheid van uw presentatie verhogen. Uw stem heeft daar vier middelen voor: volume, intonatie, tempo en articulatie. Volume Wanneer u voor publiek spreekt, moet u uw stem iets verheffen om goed verstaanbaar te zijn. Overdrijf echter niet en gebruik een microfoon als u uw publiek niet bereikt zonder te schreeuwen. Veel sprekers beginnen goed verstaanbaar, maar zakken terug in volume tijdens het verloop van de presentatie. Of een spreker zet een zin luid en duidelijk in, maar diezelfde zin eindigt in een onverstaanbaar gefluister. Het publiek is meestal te bescheiden om duidelijk te maken dat u slecht of niet verstaanbaar bent. Let er dus op dat uw volume gedurende de hele presentatie op een verstaanbaar peil blijft. Intonatie
Presenteren
34
Door de intonatie van uw stem af te wisselen, verlevendigt u uw presentatie en daardoor boeit u uw publiek. Het is immers erg moeilijk om langer dan een paar minuten te luisteren naar een monotone spreker. Ook kunt u met uw intonatie de interpretatie van uw publiek wat sturen. Door te wisselen in toonhoogte legt u accenten in uw verhaal. Tempo Ook uw spreektempo moet u wat aanpassen als u voor een groep spreekt. Hoe groter de groep hoe langzamer uw tempo. Maar overdrijf niet anders gaat u klinken als een dominee. Om verstaanbaar en begrijpelijk te zijn moet u niet alleen de woorden wat langzamer uitspreken, maar ook bewust gebruik maken van pauzes. Door af en toe een pauze in te lassen, geeft u uw publiek de gelegenheid de informatie te verwerken. Bovendien zorgen dit soort stiltes voor dynamiek in de presentatie: u roept spanning op of benadrukt hetgeen u daarvoor gezegd heeft. Articulatie De mate waarin u articuleert bepaalt grotendeels hoe verstaanbaar u bent. Het belangrijkste advies is: doe uw mond open. Wanneer u namelijk uw kaken niet goed opent tijdens het spreken, kunt u niet anders dan binnensmonds mompelen. Zorg er verder voor dat u - voor in de mond spreekt; - uw tong goed gebruikt; - uw lippen goed beweegt.
3.3. Verbale communicatie Een presentatie is een vorm van mondelinge informatie-overdracht. Dat betekent dat u zich in uw presentatie bedient van spreektaal. Dat levert nog wel eens problemen op als sprekers tijdens hun voorbereiding hun presentatie helemaal uitschrijven. De belangrijkste stijlverschillen tussen spreek- en schrijftaal hebben te maken met de redundantie en grammatica Redundantie Wanneer een lezer een tekst voor zich heeft, kan hij vooruit en achteruit bladeren. Dat houdt in dat hij terug kan lezen wanneer hem iets niet in een keer duidelijk is of wanneer hij iets vergeten is. Ook kan een lezer wanneer hij wil pauzeren om iets tot zich door te laten dringen, om ergens over door te denken of om even iets anders te doen. Bij een geschreven tekst is het ook gemakkelijk om de draad weer op te pakken na een pauze. Ook een schrijver kan pauzeren zo veel hij wil; hij kan dan rustig nadenken over de inhoud en de formulering van de verschillende tekstonderdelen. Bij een gesproken tekst ligt dat anders: de luisteraar kan niet even terug of de informatiestroom even stil zetten wanneer hem dat uitkomt. De spreker kan niet pauzeren om eens uitgebreid na te gaan denken over hoe hij iets zal gaan zeggen: hij moet doorspreken.
Presenteren
35
Om die redenen bevat spreektaal veel redundantie. Redundantie betekent ‘overtolligheid’. In gesproken taal bestaat die overtolligheid uit drie soorten informatie: herhalingen, uitwijdingen en signaaltaal. Herhalingen Om er verzekerd van te zijn dat de belangrijkste informatie opgenomen wordt door uw publiek, is het verstandig herhaling in te bouwen. U doet dat al wanneer u uw presentatie opbouwt volgens de adviezen in paragraaf 2.5; in de inleiding vertelt u wat u gaat vertellen, in de kern vertelt u het vervolgens en in de afsluiting geeft u een samenvatting; u vertelt dus wat u heeft vertelt. Maar ook binnen de kern van uw presentatie kunt u op een natuurlijke wijze herhaling inbouwen, door bijvoorbeeld de verschillende onderdelen af te ronden met een korte samenvatting. Uitweidingen Wanneer ieder woord dat u zegt van belang zou zijn, zou het onmogelijk zijn om langer dan vijf minuten naar u te luisteren. Zorg er daarom voor dat u de informatie die u kwijt wilt niet al te beknopt weergeeft. Verspreid het liever over meerdere zinnen en weid af en toe rustig eens uit. Dat vergroot het luistergemak aanmerkelijk. Signaaltaal Signaaltaal gebruikt u om de structuur van uw presentatie aan te geven. Wanneer u ze voldoende gebruikt kan uw publiek goed de draad van uw verhaal vasthouden en die draad ook weer heel gemakkelijk oppikken na een korte geestelijke afwezigheid. Gebruik daarom zoveel mogelijk signaalzinnen en –woorden. Een voorbeeld van signaalzinnen zijn overgangszinnen. Daarmee kondigt u bijvoorbeeld een nieuw onderdeel van uw presentatie aan: En dan kom ik nu bij de derde oorzaak U kunt zo’n aankondiging ook combineren met een korte herhaling van het voorafgaande, waardoor u optimale redundantie inbouwt: Mijn conclusie is dat behalve de automatisering ook de internationale concurrentie een belangrijke oorzaak is van onze slechte bedrijfsresultaten. Maar er is nog een derde oorzaak die we niet mogen vergeten: inflatie. Probeer de formulering van overgangen wel wat te variëren, anders wordt het heel snel saai of onbedoeld grappig. Signaalwoorden zijn woorden die de structuur aanduiden. Bekend zijn woordcombinaties als ‘enerzijds/anderzijds’ bij tegenstellingen en ‘ten eerste/ten tweede’ bij opsommingen. Maar ook woorden als ‘maar’, ‘daarom’ en ‘want’ zeggen iets over de structuur van de informatie. Als u op bovenstaande manier een redelijke hoeveelheid redundantie inbouwt, voorkomt u dat uw publiek uw presentatie ervaart als verbaal geweld. Grammatica Ook op het gebied van de grammatica zien we verschillen tussen spreek- en schrijftaal. Wat op schrift nog overkomelijk is voor een lezer omdat hij kan teruglezen, is vaak voor een luisteraar niet te doen. Als u zich aan de volgende regels houdt, spreekt u direct, boeiend en bent u goed te volgen: 1. Vermijd tangconstructies.
Presenteren
36
2. Spreek actief. 3. Maak gebruik van beeldende werkwoorden. 4. Vermijd (buitensluitend) jargon. 5. Vermijd clichés. 6. Wees concreet. 7. Hanteer de tegenwoordige tijd. 8. Gebruik veel persoonlijke (voornaam-)woorden. 9. Vermijd stopwoordjes. 10. Maak gebruik van directe zinnen.
1. Vermijd tangconstructies Tangconstructies in schriftelijke communicatie heel gebruikelijk en mits goed toegepast ook heel begrijpelijk. Wij raden u echter af de volgende zin mondeling te uiten: De reeds in de middeleeuwen toto bloei gekomen Noorditaliaanse stadstaten zijn pas in de negentiende eeuw, na de strijd om de Italiaanse eenwording, die door Garribaldi, mazzinin en Cavour werd geleid, verenigd. In deze zin is de afstand tussen ‘de’ en ‘Stadstaten’ weliswaar groot net zoals de afstand tussen ‘zijn’ en ‘verenigd’, maar toch zijn zulke tangconstructies voor een lezer overkomelijk omdat hij kan teruglezen. Voor een luisteraar is dit geen doen, daarom is het beter als de spreker de zin in blokjes opdeelt, bijvoorbeeld als volgt: De stadstaten in Noord-Italie zijn al in de middeleeuwen tot bloei gekomen. Maar verenigd, dat zijn ze pas in de negentiende eeuw. Dat gebeurde in de strijd om de Italiaanse eenwording. Daar had Gabribaldi de leiding van, samen met Mazzini en Cavour. Zoals u ziet: de tangconstructies zijn verdwenen en bovendien is het fragment redundanter doordat er meer woorden worden gebruikt. 2. Spreek actief Voorkom het onnodig gebruik van de passieve (lijdende) vorm. Zinnen die geformuleerd zijn in de actieve (bedrijvende) vorm, vinden we aantrekkelijker om te horen. Daarnaast is dan duidelijk wie de actie uitvoert. Bijvoorbeeld: Er wordt daarom voorgesteld dat er voorlopig geen besluit wordt genomen. Deze zin laat open wie voorstelt en wie het besluit nog niet neemt. Alleen als je dit bewust wilt verzijgen is het raadzaam voor deze passieve vorm te kiezen. In alle andere gevallen is de volgende zin voor luisteraars duidelijker en prettiger: Daarom stelt de commissie voor dat jullie voorlopig nog geen besluit nemen. 3. Maak gebruik van beeldende werkwoorden Werkwoorden beïnvloeden de levendigheid van een zin. Zoek daarom naar formuleringen waar de luisteraar direct een voorstelling bij heeft. Maak als het ware plaatjes in iemands hoofd. Als u wijn drinkt… kan vervangen worden door Als u aan uw wijnglas nipt…
Presenteren
37
4. Vermijd buitensluitend jargon We spreken van buitensluitend jargon als woorden gebruikt worden die geen beeld of betekenis oproepen bij de luisteraar. Het is vaktaal die alleen begrepen wordt door vakgenoten. (In dat geval spreken we van binnensluitend jargon). Weinigen onder u zullen de betekenis kennen van een term als ‘transformationeel generatieve grammatica’. Taalkundigen zullen er daarentegen geen enkele moeite mee hebben. Vermijd dus liever jargon als uw publiek niet of niet volledig uit vakgenoten bestaat. Is dat niet mogelijk, leg de termen dan uit. Dit geldt ook voor moeilijke (technische woorden). Om duidelijk te zijn is het van belang dat u uw taalniveau zo veel mogelijk afstemt op het niveau van het publiek. Meestal zijn moeilijke woorden goed te vervangen door een eenvoudiger variant. Enkele voorbeelden van moeilijke woorden met hun eenvoudige variant: Enigma Alsmede Implementatie Default
-
raadsel ook invoering standaard
5. Vermijd clichés Clichés zijn uitdrukkingen die afgesleten zijn omdat ze zo vaak zijn gebruikt. De originaliteit van uw toespraak vergroot de attentiewaarde enorm. Zoek daarom naar frisse, oorspronkelijke zinsneden en uitspraken. Vooral uw openingszinnen zijn daarvoor geschikt. Een verrassende opening zorgt ervoor dat alle luisteraars gegrepen worden, in tegenstelling tot de kleurloze startzin: ‘Ik wil het vandaag hebben over…’ of ‘Mijn onderwerp is….’of ‘Toen ik in de auto op weg hier naar toe was…’. Het vergt wat creativiteit om origineel te zijn, maar daar tegenover staat dat het onmiddellijk oplevert: uw publiek ligt aan uw voeten.
6. Wees concreet Een abstract verhaal is meestal moeilijk te begrijpen en saai om naar te luisteren. Dat komt omdat een luisteraar zich moeilijk iets kan voorstellen bij iets abstracts. Om dat probleem te voorkomen is zaak abstracte begrippen te verhelderen door ze te concretiseren. Dat betekent ze te vertalen in voorstelbare beelden, zodanig dat de luisteraar als het ware in zijn geest voor zich ziet wat u bedoelt. Maak dus plaatjes met uw woorden. Wat concretiseren inhoudt, kunnen we het beste illustreren aan de hand van een voorbeeld. Hieronder volgt een passage uit een presentatie over ‘Het nieuwe Europa’. Het is dus duidelijk geworden dat het nieuwe Europa een uitsluitend economische betekenis heeft. Als mensen die zich met cultuur en kunst bezighouden kunnen we er dus rustig aan voorbijgaan en overgaan tot de orde van de dag. Op voorwaarde natuurlijk dat wij een vraag oplossen: zal de nieuwe economische orde de cultuur, en dan bedoel ik hier allereerst de kunst, niet in ongunstige zin beïnvloeden? De spreker kan de laatste vraag bijvoorbeeld als volgt beantwoorden: Welnu. Die mogelijkheid is zeker aanwezig. Wij wetenschapsmensen, kunstenaars en culturele vertegenwoordigers van de overheid moeten daarom vanaf nu op onze hoede zijn. Een voorzichtig beleid is daarbij geboden. En initiatieven vanuit het Europese Parlement moeten zorgvuldig bekeken worden.
Presenteren
38
Bovenstaande zinnen zijn opnieuw abstract en nietszeggend. Voorzichtig beleid is immers meestal geboden en initiatieven moeten altijd zorgvuldig bekeken worden. Concreter zou het volgende zijn: (Zal de nieuwe economische orde de cultuur, en dan bedoel ik hier allereerst de kunst, niet in ongunstige zin beïnvloeden? Zal de kunst bijvoorbeeld net zo profiteren van de stimulerende maatregelen als bedrijfssector? Betekent het openen van de grenzen ook voor de kunst een tijdperk van ongekende expansie? Zal er zoiets als een kunstzinnige Euro ontstaan? Mogen kunstenaars en intellectuelen delen in de vreugdevolle verwachtingen van de politici, of kunnen zij maar beter extra op hun hoede zijn? Het antwoord op de laatste vraag is niet moeilik. Tot nu toe heeft de culturele wereld nog geen signalen mogen ontvangen dat het economische paradijs zal worden uitgebreid in de richting van de cultuur. Als het om cultuur gaat komen politici doorgaans niet verder dan het aantrekken van een smoking bij een concert van Pavarotti. Hierboven zien we twee soorten concretiseringen: 1. concretisering door het stellen van (prikkelende) vragen. Natuurlijk is een ‘kunstzinnige Euro’ onzin, maar het is wel een concretisering van het begrip ‘grotere bloei door stimulerende maatregelen’. 2. concretisering door het voor de toehoorders voorstelbaar maken van wat de spreker bedoelt: politici die hun culturele belangstelling tonen door in smoking naar een concert van Pavarotti te gaan. De spreker bedenkt dus een invulling bij een abstract begrip met de bedoeling het begrip duidelijk te maken voor de toehoorders en ze het zich letterlijk voor te laten stellen. Concretisering is bij de voorbereiding van een presentatie erg belangrijk. De mate waarin dit principe moet worden toegepast hangt uiteraard weer af van uw publiek. Hoog opgeleide luisteraars kunnen een hogere abstractiegraad verwerken dan mensen met een geringe opleiding. Voor iedereen geldt: hoe meer concretiseringen en voorbeelden, hoe boeiender de presentatie. 7. Hanteer de tegenwoordige tijd Als u spreekt in de tegenwoordige tijd komt u directer en levendiger over. Deze tijdsvorm geeft het publiek het gevoel dat het luistert naar een ooggetuigenverslag van het hier en nu. Ook over het verleden kunt u vaak in de tegenwoordige tijd praten: In 1940 trok Hitler ons land binnen. wordt dan Het is 1940; Hitler trekt ons land binnen. Zo neemt u uw publiek als het ware mee terug in de tijd.
8. Gebruik veel persoonlijke (voornaam-) woorden Aantrekkelijk taalgebruik kenmerkt zich door veel persoonlijk voornaamwoorden en persoonlijke woorden. Ze maken het verhaal concreter en minder afstandelijk. Zeer onpersoonlijke woorden zijn bijvoorbeeld: ‘mensen’ of ‘men’ en ‘iemand’. Probeer deze woorden dan ook zo veel mogelijk achterwege te laten. Bijvoorbeeld:
Presenteren
39
Mensen hebben de neiging zich te verzetten tegen veranderingen wordt dan U en ik zullen ons verzetten als we met veranderingen geconfronteerd worden Men is bij het bedrijf van mening dat …. wordt dan De kassiers en vakkenvullers van Albert Heijn vinden dat…
9. Vermijd stopwoordjes Een stortvloed van stopwoorden en aarzelingen kunnen bij het publiek irritatie opwekken en de aandacht afleiden. Kent u dat zelf, als luisteraar, dat u geneigd bent om te turven hoe vaak de spreker de woordjes ‘zeg maar’ of ‘eigenlijk’ gebruikt? Meestal gebruiken we ze ongemerkt en het is dan ook moeilijk ze te vermijden. Wees echter streng voor uzelf: ze leiden immers af en wekken soms zelfs de lachlust op van toehoorders. Tijdens een presentatietraining kunt u erachter komen wat uw voorkeurswoordjes zijn en deze vervolgens afleren.
10. Maak gebruik van directe zinnen Om het effect van een monoloog wat te doorbreken kunt u zo nu en dan als het ware een dialoog met uw publiek aangaan. Goede sprekers praten met hun publiek en niet tegen hun publiek. Dit kan op verschillende manieren, door gebruik te maken van: - de vragende vorm Dus niet: Iedereen zal beamen dat Maar: Bent u het met mij eens dat…? - de gebiedende wijs Dus niet Ik wil graag dat jullie mij onderbreken als je vragen hebt Maar Onderbreek mij als je vragen hebt - de directe rede Dus niet De heer Stols zei dat de computer weer gecrasht was Maar De heer Stols riep uit: de computer is weer gecrasht!
3.4. Humor Niets houdt zo de aandacht vast als wat humoristische opmerkingen, voorbeelden of beelden. Het publiek is u erg dankbaar als er wat te lachen valt. Humor kan dus een presentatie enorm aantrekkelijk maken, maar alleen als het bij uw persoonlijkheid past. U kunt zelf wel de voorbeelden van sprekers die een zogenaamd komisch verhaal vertellen, waarvan u en uw medetoehoorders de humor niet van inzagen. Of een spreker poneert een grappige opmerking, maar is te onzeker om het effect op de luisteraars af te wachten en praat door de reactie van het publiek heen. Vindt hierin dus uw eigen stijl en ontdek vervolgens tijdens een training wat wel en wat niet voor u werkt Waar u weinig risico mee loopt is het gebruik van wat stijlfiguren als woordspelingen, understatements of relativeringen. Ook citaten, afbeeldingen, analogieën en aforismen doen het goed.
Presenteren
40
Ook kunt u een al of niet humoristische reactie van uw publiek uitlokken door een provocatieve stelling voor te leggen of een prikkelende vraag te stellen. Wat altijd werkt is als u veel voorbeelden uit de dagelijkse praktijk (van uw toehoorders) betrekt in uw verhaal. Het concreet en minutieus schetsen van wat men meemaakt is vaak al prikkelend genoeg.
3.5. Omgaan met reacties Tijdens en na afloop van uw presentatie krijgt u voortdurend reacties van uw publiek. U weet dan in ieder geval een ding zeker: u heeft ze erbij betrokken. Wanneer het om constructieve vragen of opmerkingen gaat, mag u er dus blij mee zijn. Lastig is het echter wanneer u het idee heeft dat het publiek weerstand heeft. Hieronder bespreken we allereerst hoe u om kunt gaan met positieve reacties en vragen en vervolgens met negatieve reacties en weerstand.
3.4.1 Vragen beantwoorden Het juiste moment Reacties uit het publiek hebben vaak de vorm van een vraag. Zoals gezegd zijn vragen een goed teken. Dat neemt niet weg dat vragen niet altijd gesteld worden op het moment dat het u goed uitkomt. Daarom is het goed als u in de inleiding met het publiek afspreekt op welk moment zij de vragen kunnen stellen. U heeft hiervoor drie keuzemogelijkheden: - na afloop van de presentatie Dit is een geschikt moment als u veel vragen verwacht of als u bang bent door de interrupties de rode draad van uw verhaal te verliezen. Ook als u maar weinig tijd voor de presentatie heeft, is het raadzaam de vragen naar het einde te verplaatsen - tijdens de presentatie Als u zich meer op uw gemak voelt bij interactie met het publiek, laat men u dan vooral onderbreken. Ook als u zich zeker voelt over de structuur van uw verhaal en u pakt makkelijk de rode draad weer op, kunt u zich laten onderbreken. Ten slotte kan het goed zijn alle reacties direct te laten plaatsvinden als u verwacht dat uw presentatie heftige gevoelens oproept. - tijdens en na afloop van uw presentatie U kunt zich deze combinatie waarschijnlijk wel voorstellen: vragen om een korte informatieve uitleg of verduidelijking kunnen dan tijdens de presentatie gesteld worden, maar vragen die langere antwoorden met zich meebrengen of discussie losmaken, bewaart uw publiek voor na de presentatie. Op die manier weet u zeker dat u rustig uw verhaal kan afmaken zonder dat iemand afhaakt door onbegrip. De juiste procedure Vragen zijn een goed teken. Zorg er daarom voor dat u ze op een professionele manier afhandelt. Wanneer u de volgende adviezen opvolgt, creëert en stimuleert u de interactie. -
Toon respect voor uw publiek: ga dus serieus op alle vragen in. Vermijd wegwuivers als ‘daar kom ik later op terug’ of ‘daar heb ik het net over gehad’. Pas ook op met al te routineuze beloningen geformuleerd als ‘dat is een goede vraag’. Daar trappen we niet meer in.
Presenteren
41
-
Laat de vragensteller uitspreken: luister aandachtig, onderbreek niet en vraag zo nodig om veruidelijking of toelichting
-
Herhaal de vraag in eigen woorden bij een publiek van meer dan vijftien personen. Ook als u niet direct zelf het antwoord wilt geven, maar de vraag wil doorspelen is samenvatten een handige techniek
-
Geef zo bondig mogelijk antwoord
-
Richt uw blik tijdens het begin van uw beantwoording op de vragensteller, maar verdeel uw oogcontact na enige tijd weer over het gehele publiek. Ook zij zijn geinteresseerd in het antwoord; u verliest hun aandacht wanneer u vervalt in een tweegesprek met de vragensteller.
-
Controleer of uw antwoord bevredigend is geweest voor de vragensteller.
3.4.2 Omgaan met weerstand Weerstand kan zich op verschillende manieren uiten. Vaak ventileert uw publiek negatieve reacties via indirecte communicatie. Men gaat bijvoorbeeld demonstratief iets anders doen, met elkaar praten, quasi grappige opmerkingen maken, of vervelende vragen stellen. U komt dan in een moeilijke situatie: waarschijnlijk voelt u negatieve reacties maar ze worden niet openlijk of direct geuit. Zo gauw u symptomen van weerstand waarneemt, moet u er alert op zijn dat u ze zorgvuldig interpreteert. Immers: iemand die zit te knikkebollen kan ook de vorige nacht zijn doorgezakt of uit zijn slaap zijn gehouden door zijn eerstgeborenen. Iemand die vraagt of het nog lang gaat duren, kan ook een afspraak elders hebben. Het gedrag dat u waarneemt hoeft dus niet per se weerstand te betekenen. Oorzaken van weerstand Wanneer iemand weerstand vertoont, is hij niet gemotiveerd om uw verhaal aan te horen of uw boodschap te accepteren. De oorzaak daarvan kan al dan niet met u en uw presentatie te maken hebben. Enkele mogelijke oorzaken zijn: -
de toehoorder is gestuurd door een meerdere het publiek heeft slechte ervaringen met presentaties in het verleden uw presentie voldoet niet aan de verwachtingen de doelstelling van uw presentatie is niet duidelijk voor het publiek u houdt zich niet consequent aan de gemaakte procedureafspraken u bejegent uw publiek niet met respect, maar neerbuigend of belerend de inhoud van uw presentatie is niet interessant u heeft uw presentatie slecht voorbereid uw publiek ziet u niet als deskundige uw publiek wordt geestelijk in beslag genomen door andere zaken
Om weerstand uit de weg te ruimen, is het noodzakelijk dat u inzicht heeft in de oorzaak ervan. U heeft net gezien dat die oorzaak niet per definitie met u of uw presentatie te maken hoeft te hebben. Wees daarom niet bang en probeer door middel van vragen, doorvragen, controlerend samenvatten en goed luisteren erachter te komen waar de pijn precies zit. U kunt in zo’n situatie als volgt handelen:
Presenteren
42
- Vraag wat er precies aan de hand is en/of luister naar wat er gezegd wordt. - Ga niet in de verdediging. - Luister goed en wacht even met reageren. - Denk na over wat er gezegd wordt; misschien heeft de ander wel (gedeeltelijk) gelijk. - Vraag door wanneer er voor u nog onduidelijkheid is. Als u zich op deze manier opstelt, bereikt u dat degene met weerstand zich serieus genomen voelt en pas dan heeft u de meeste kans om de werkelijke oorzaak van de weerstand te achterhalen. Pas dan kunt u uw strategie bepalen om de weerstand om te buigen. Ombuigen van weerstand Wanneer u weerstand wilt ombuigen is er een advies dat u zich steeds voor ogen moet houden: ga niet vechten! Als u dat wel doet door u te verdedigen, zorgt u er namelijk voor, zonder het te willen, dat de ander sterker in de aanval zal gaan: hij zal nog stelliger gaan beargumenteren waarom zijn mening juist is. En u zult merken dat u dan weer de neiging heeft daar tegenin te gaan met, zo mogelijk nieuwe en anders een herhaling van oude argumenten. U raakt verstrikt in een zogenaamd ja-maar-gesprek. Dat is niet vruchtbaar omdat het niet bijdraagt aan een oplossing. Moeilijk maar effectiever is het een gevecht te vermijden en de weerstand bji uw toehoorders om te buiten in coöperatief gedrag. U heeft redelijke kans op succes als u als volgt handelt, nadat u de oorzaak van de weerstand achterhaald heeft zoals hiervoor beschreven. -
Toon begrip voor de gevoelens. Dit betekent niet dat u de ander gelijk moet geven. U bevestigt immers niet de inhoud van wat hij gezegd heeft, maar slechts de emotie: ‘Ik kan me indenken dat u daar teleurgesteld over bent’. De consequentie van dit gedrag is dat de ander zich met respect en begrip bejegend voelt en daardoor ook meer bereid zal zijn om naar u te luisteren. U drukt hem niet terug in aanvalsgedrag, maar juist in de richting van samenwerkingsgedrag.
-
Ruim waar mogelijk de oorzaken van de weerstand uit de weg. Als bijvoorbeeld blijkt dat de weerstand is ontstaan doordat uw publiek geen idee heeft van de doelstellingen van uw presentatie, kunt u dat gemakkelijk verhelpen door die doelen ogenblikkelijk te expliciteren.
-
Maak verontschuldigingen als u fouten heeft gemaakt. Wanneer het duidelijk is dat u op bepaalde punten gefaald heeft, heeft het geen zin te proberen daar onderuit te komen. Constructiever en professioneler is het dit te erkennen en uw excuses ervoor aan te bieden. Maak er ook geen drama van; fouten maken is menselijk.
-
Beschrijf de ontstane situatie als een gezamenlijk probleem. Probeer zo samen met de ander tot een oplossing te komen. Wanneer iemand betrokken is bij de keuze van de oplossing van een probleem, zal hij die oplossing ook accepteren. Wanneer u er samen echt niet uitkomt, kunt u voorstellen het gesprek na de presentatie onder vier ogen voort te zetten.
Presenteren
43
