INLEIDING WAT IS PRESENTEREN?

INLEIDING WAT IS PRESENTEREN?

STORM Training – 2009!

Communicatie tijdens presentaties

Tijdens presentaties is er sprake van bijzondere communicatie, hetgeen grote gevolgen heeft voor de gehele organisatie van een presentatie. Tot aan de vraag- en antwoordsessie zijn presentaties: Unidirectioneel Er is meestal een hoge mate van eenrichtingsverkeer in de communicatie. Er vindt geen communicatieve uitwisseling plaats tussen gever en ontvanger van de boodschap. Er is dus ook geen ‘natuurlijke’ wisseling van rol van spreker en toehoorder. Exclusief Het spreken is doorgaans voorbehouden aan een of enkele vooraf aangewezen personen. Niet iedereen ‘mag’ zomaar het podium/spreekgestoelte beklimmen. Autoritair De spreker wordt door de toehoorders beschouwd als gezaghebbend op zijn/haar vakgebied en als zodanig behandeld. Formeel-professioneel De spreker spreekt uit hoofde van zijn functie tot een groep belangstellenden/hebbenden. De relatie tussen de spreker en zijn toehoorders is dan ook in principe professioneel en formeel, in tegenstelling tot amicaal en informeel. Massaal-simultaan Er is doorgaans sprake van relatief grote aantallen toehoorders tegelijk, in tegenstelling tot de interpersoonlijke communicatie.

!

!

STORM - 2009


Interne Filters: 1. Tijd/ruimte/materie

Communicatiemodel bij Presentaties !

2. Taal 3. Herinneringen en beslissingen 4. Metaprogramma’s 5. Waarden 6. Overtuigingen

!

!

!

!

!!!!!!!

!

7. Attitudes

!

!

!

!

! Filters

! ! Filters

!

Filters

!

Filters

Filters

!

Interne Filters:

!

Interne Filters:

1. Tijd/ruimte/materie

!

1. Tijd/ruimte/materie

2. Taal

!

2. Taal

3. Herinneringen en beslissingen

!

3. Herinneringen en beslissingen

4. Metaprogramma’s

4. Metaprogramma’s

5. Waarden 6. Overtuigingen 7. Attitudes

! RUIS door: Vervorming Weglating Generalisatie

5. Waarden 6. Overtuigingen 7. Attitudes

! !


!

DEEL I BEWUSTE VOORBEREIDING


Een bewuste voorbereiding Het belang van een bewuste voorbereiding kan niet genoeg benadrukt worden. Niet alleen diegenen die zich minder zeker voelen voorafgaand aan een presentatie maar ook de zeer zelfverzekerden hebben er groot profijt van. Zij zullen nog doelbewuster en effectiever communiceren dan ze al deden. Een gedegen voorbereiding voorkomt of verzacht de gevoelens van onrust die de meesten van ons in enige mate kennen tijdens een publiek optreden en creëert rust, zekerheid en zelfvertrouwen. De energie die je daarmee bespaart, kun je steken in het contact met je publiek.

Een bewuste voorbereiding omvat de volgende elementen:

-

een positieve grondhouding creëren

-

adem- en ontspanningstechnieken toepassen

-

stemopwarming

-

oefeningen in zelfvertrouwen

-

inhoudelijk voorbereiden en oefenen

Een positieve grondhouding creëren Een positieve grondhouding creëren is een zaak van de lange adem en lukt je misschien niet van het ene moment op het andere. Als je van jezelf weet dat je nog niet heel positief denkt over presenteren en/of de relatie met je publiek, kun je enkele eenvoudige technieken toepassen om je gedachten om te buigen. Deze technieken zijn alle gebaseerd op inzichten uit de psychologie, waaruit blijkt dat aangeleerde gedachtenpatronen vervangen kunnen worden door andere patronen.

Verandering blijkt deels gewoon een kwestie van je hersenen trainen andere gedachtenpaadjes te bewandelen en hun afleren oude paadjes te blijven gebruiken. De twee eenvoudigste technieken om je hersenen in een betere stemming te brengen zijn visualiseren en affirmaties uitspreken.

Affirmaties zijn vertrouwengevende, positieve statements over de situatie. Zij zijn uitermate geschikt voor taaldenkers en mensen die meer intellectueel zijn ingesteld. Het is belangrijk je affirmatie zo te formuleren dat je enerzijds geen ontevredenheid uitspreekt met de huidige situatie en anderzijds niet berust in de bestaande, nog niet optimale situatie. Vermijd daarom ook het werkwoord ‘proberen’, omdat wie probeert blijft proberen en niet bereikt.

STORM Training – 2009

"!

Bijvoorbeeld: De affirmatie ‘Ik zal genoeg zelfvertrouwen krijgen om te presenteren’ staat in de toekomende tijd en verwijst je affirmatie naar het land van ooit. Bovendien drukt zij onvrede met de huidige situatie uit. Onvrede, hoe verholen ook, is geen positieve emotie. De affirmatie ‘Ik heb genoeg zelfvertrouwen om te presenteren’ is contraproductief. Zij is nog niet waar en bevestigt de status quo. Je brein zal waarschijnlijk niet worden aangezet tot positievere gedachtenpaadjes en altijd blijven fluisteren ‘je roept maar wat, je maakt jezelf iets wijs’. De affirmatie ‘Ik probeer meer zelfvertrouwen te krijgen om te presenteren’ geeft een eeuwig pogen aan, een reis zonder aankomst. Affirmaties beginnend met ‘ik krijg altijd’ zijn positiever van aard. Bijvoorbeeld: ‘Ik krijg altijd meer dan genoeg zelfvertrouwen om te presenteren’. De toevoeging ‘meer dan genoeg’ of ‘in overvloed’ is handig om het kantje-boord-gevoel te voorkomen.

De kracht van de affirmatie zit in de herhaling: je traint je neurale netwerk in een nieuwe denktrant. Het is bewezen dat dit fysiek leidt tot nieuwe verbindingen tussen neuronen. Naarmate je meer herhaalt, ga je er meer in geloven en maak je het je meer eigen. Zo neemt de kans toe dat je ook daadwerkelijk positievere ervaringen opdoet. Puur omdat je zelf minder gespannen in de situatie kunt stappen.

Visualisaties zijn beeldende positieve voorstellingen van de toekomst en werken bijzonder goed voor visueel ingestelde mensen, de zgn ‘beelddenkers’.

Een voorbeeld: Stel je voor hoe fijn je presentatie zal verlopen en probeer daarbij zoveel mogelijk details tot leven te wekken: geuren, kleuren, geluiden, emoties texturen… Sluit eventueel af met hardop te zeggen: ja, zo is het en zo mag het zijn.

Affirmaties en visualisaties vormen de basis van een aantal oefeningen die het zelfvertrouwen en een positieve grondhouding ten aanzien van publiek en presentaties versterken.


#!

OEFENING

Schrijf drie tot vijf negatieve grondhoudingen op ten aanzien van (bepaalde aspecten van) presenteren. Bijvoorbeeld: Ik denk/weet dat iedereen me altijd aanstaart.

1.

2.

3.

4.

5.

Formuleer evenveel positieve affirmaties om deze gedachten om te buigen. Bijvoorbeeld: Ik krijg altijd een oplettend publiek.

1.

2.

3.

4.

5.


$!

ANKEREN

a) Maak een lijstje van maximaal 5 kwaliteiten die jij zelf nodig hebt om goed te presenteren. Bijvoorbeeld: zelfvertrouwen, (overtuigings)kracht, energie, etc.

1. 2. 3. 4. 5. humor (altijd meenemen in het ankeren)

b) Bedenk bij elke kwaliteit 3 gebeurtenissen/situaties uit het verleden waarin je in ruime mate over die kwaliteit beschikte (een soort ‘best of me’).

Werk in tweetallen:

1. Laat de ander eventueel de eerste kwaliteit die hij/zij nodig heeft benoemen. 2. Laat de ander zich de eerste situatie bij die kwaliteit voorstellen en het beeld zo specifiek mogelijk maken. Help met uitspraken als: zie wat je toen zag, hoor wat je toen hoorde, voel wat je toen voelde, ruik wat je toen rook, etc. De ander geeft een knikje als de stemming sterk is. 3. Anker deze stemming nu op de afgesproken plek (bv de hand) door er 5 seconden op te drukken. 4. Minibreak tussen de situaties. 5. Anker de tweede en derde situatie op dezelfde wijze. 6. BREAK tussen de kwaliteiten. 7. Anker de volgende kwaliteiten met tussen elke situatie bij voorkeur een minibreak en tussen elke kwaliteit een break.


%!

EFT (Emotional Freedom Technique)

EFT is een techniek die angsten en (lichte) trauma’s effectief kan verminderen of zelfs kan laten verdwijnen. Zij is gebaseerd op het inzicht uit de psychologie dat toegang tot het onbewuste een snelle en adequate manier is om trauma’s te genezen. EFT is het ‘kleine zusje’ van EMDR, een methode die in de reguliere psychologie met groot succes wordt toegepast bij de behandeling van grote trauma’s. Bij spreekangst kan EFT binnen enkele minuten de nervositeit drastisch verminderen. De hier beschreven choices-methode is een doorontwikkeling van de basis-EFT. Voordat je begint, is het zaak je angst/gevoel voor jezelf zo specifiek mogelijk te benoemen. Zo kan spreekangst of nervositeit voorafgaand aan een presentatie bestaan uit deelangsten, bijvoorbeeld de angst dat iedereen je aanstaart, de angst dat je niet uit je woorden komt, of de angst dat iedereen gaat lachen. Omdat (deze) angsten doorgaans irrationeel zijn, heeft het minder zin ze langs rationele weg te bestrijden. EFT kan dan uitkomst bieden. EFT werkt feitelijk door het verstand af te leiden met een taakje, de ‘klopprocedure’ (zie afbeelding), en tegelijkertijd het onbewuste te voeden met positieve mondelinge informatie, de zogenaamde ‘affirmatie’.

De procedure is als volgt:

1. Scoor je herinnering/gevoel/angst op een schaal van 0-10 naar hevigheid. 2. Klop op het ‘karatepunt’ (zie afbeelding) terwijl je de affirmatie uitspreekt. Kies daarbij altijd voor de vorm: Ondanks dat/Hoewel ik…(gevoel), kies ik ervoor…(positief voornemen) Formuleer je angst/gevoel zo specifiek mogelijk, bijvoorbeeld: ‘Ondanks dat ik me bij presentaties bang voel omdat iedereen naar me kijkt, kies ik ervoor rustig en kalm te zijn tijdens mijn presentatie’. 3. Klopronde 1: Het probleem, de negatieve formulering Klop met de zin: ‘Ik ben bang bij presentaties omdat iedereen naar me kijkt’. 4. Klopronde 2: De positieve formulering Klop met de zin: ‘Ik kies ervoor rustig en kalm te presenteren’. 5. Klopronde 3: Afwisselend negatief en positief, eindig positief! ‘Ik ben bang bij presentaties omdat iedereen naar me kijkt’ – ‘Ik kies ervoor rustig en kalm te presenteren’. 6. Scoor het gevoel opnieuw tussen 0 en 10. 7. Eventueel herhalen voor beter resultaat. Daarna aanpassen van de affirmatie voor het volgende aspect van je angst/gevoel.


&!

De EFT Klopprocedure:

1. Karatepunt

2. Overige Kloppunten

N.B.: Sluit elke klopronde af met klopjes op je kruin.


'(!

Adem- en Ontspanningstechnieken

De relatie tussen ademhaling en rust is duizenden jaren oud: wie rustig en diep ademhaalt voelt zich rustiger, wie snel en hoog ademt wordt/blijft gestresst. Voor presenteren en spreken geldt dat minstens zo sterk: een juiste rustige ademhaling leidt tot minder nervositeit.

DE 7-11 METHODE Een gemakkelijke methode om je ademhaling te leren beheersen is de 7-11 methode. In deze methode duurt de inademing 7 tellen en de uitademing 11 tellen. Hoe lang je een tel laat duren, hangt af van wat voor jou prettig voelt. In het algemeen geldt hoe langer, hoe beter maar het is niet de bedoeling dat je er een wedstrijd van maakt of jezelf opblaast en afmat. ! ! !

!

Inademing: in 7 tellen

Uitademing: in 11 tellen

OEFENING Staand of zittend op het puntje van je stoel. Plaats je handen in je zij, net onder je ribbenkast. Adem in 7 tellen diep en tegelijkertijd beheerst in, dus zonder te forceren. Probeer je handen naar buiten te duwen en laat je adem je buik uitzetten. Probeer je schouders stil te houden en pas op het laatste moment je borstkas te laten uitzetten. Adem beheerst uit in 11 tellen. Herhaal en probeer de inademing als van nature te laten komen na elke uitademing. Sluit ook eens je ogen tijdens de oefening.


''!

Stemopwarming

Adem en stem zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een goede ademtechniek bevordert een juist stemgebruik en de klankvorming. Wie een aangenaam stemgeluid nastreeft investeert allereerst in zijn ademhaling. Spreken met een opgewarmde stem is prettiger voor iedereen. Zelf merk je dat je geen druk hoeft te zetten en jezelf niet hoeft te overschreeuwen, terwijl je publiek van een prettig en ontspannen stemgeluid kan genieten, dus zonder rafelrandjes, geruis, gepiep en geschraap. De rust die jij het publiek geeft door het beheerst en zoetgevooisd toe te spreken, komt in veelvoud bij je terug.

Enkele simpele en korte oefeningen zijn voldoende om tot een snelle en adequate opwarming van de stem te komen en tegelijkertijd de ademstroom verder te leren beheersen.

OEFENING 1 Van adem naar klank Handen in de zij, onder de ribbenkast. Diep inademen in 7 tellen door handen weg te duwen. Uitademen op ‘ksssssssssssss’. Zo lang mogelijk, als een leeglopende ballon. Vervolgens uitademen op ‘ksiehhhh’ Laten overgaan op ksie,ee,aa,oo,oe Kies één toon die prettig voelt (niet te laag/hoog) en ‘zing’ ksie,ee,aa,oo,oe

OEFENING 2 Neusresonantie Handen in de zij, onder de ribbenkast. Diep inademen in 7 tellen door handen weg te duwen. Uitademen op mmmmmm Vervolgens uitademen op mmmmmm op een prettige toon Dan mmmmmmm omhoog en omlaag rondom de prettige toon Vervolgens mie,ee,aa,oo,oe Hetzelfde op nnn, eindigend met nj-ie,ee,aa,oo, oe


')!

Inhoudelijk voorbereiden en oefenen

Een goede presentatie geven vereist een goede voorbereiding. Inhoudelijk voorbereiden betekent je onderwerp afbakenen, je inlezen en structuur aanbrengen in de informatie die je wilt doorgeven. Deel II van deze cursus gaat hier uitvoeriger op in. Een tweede aspect is oefenen. Probeer je presentatie uit op collega’s, vrienden, huisgenoten, partners en wie haar maar horen wil voordat je haar professioneel geeft.

Enkele tips voor het oefenen: -

probeer het eerst eens zonder Powerpoint; als je al een goed verhaal hebt zonder de visuals, wordt het met visuals vaak alleen maar beter maak van de gelegenheid gebruik om te experimenteren met je stemgebruik: toonhoogte, spreeksnelheid, intonatie (zie ook Deel III - Voordracht) neem jezelf eens op en kijk hoe je staat en beweegt (zie ook Deel III)


'*!

DEEL II OMGEVING !


'+!

Omgeving Rekening houden met de omgeving waarin je presenteert is ook een vorm van voorbereiden. Waar een bewuste voorbereiding meer een intern proces is, is het analyseren van je omgeving een externe taak. Onder omgeving verstaan wij: -

de fysieke omgeving: de plaats en ruimte waar de presentatie plaatsvindt de menselijke omgeving: het publiek voor wie de presentatie bedoeld is (doelgroep) de technische omgeving: de (technische) faciliteiten die ter beschikking staan

Een grondige omgevingsanalyse vooraf stelt je in staat je presentatie beter te structureren (deel III), je lichaamstaal, toon en hulpmiddelen te kiezen (deel IV) en je taalgebruik aan te passen (deel V). Zo draagt zij bij aan het algehele gevoel van rust waarnaar we streven en waardoor een presentatie effectief en overtuigend wordt.

Fysieke omgeving Een grondige analyse van de fysieke omgeving stelt je in staat keuzes te maken en eventuele consequenties te overzien. Moet ik hard praten of kan ik fluisteren? Heb ik (oog)contact met iedereen in de zaal? Waar mag ik staan? Zit mijn publiek comfortabel? Is de vloer gehorig? Hoe is de algehele akoestiek? Kan de verlichting aan/uit? Tips: -

Bezoek de ruimte van tevoren: zo kun je nog veel meer praktische vragen stellen aan de beheerder/eigenaar. Maak je de ruimte eigen door er helemaal doorheen te lopen en van hoek naar hoek te gaan. Praat of schreeuw ook even in de ruimte. Zo is zij nog meer van jou en krijg je een idee over stemgebruik.


'"!

Menselijke omgeving Voor het maken van bewuste keuzes is het eveneens van groot belang te weten wie je voor je hebt tijdens je presentatie. Hoe eerder, hoe beter. Hier komt een wie-watwaarom-hoe-analyse van pas. Bijvoorbeeld: -

Wie is mijn publiek? Wat willen zij horen? Hoe willen zij dit horen? Waarom willen zij dit horen?

De waarom-vraag is niet te onderschatten omdat hiermee het belang of de interne motivatie van je publiek duidelijk wordt. Een helder antwoord op deze vraag betekent vaak ook voor de spreker een enorme ‘boost’.

Tips: -

Vergaar zoveel mogelijk informatie over je doelgroep. Pas je presentatie vervolgens op zoveel mogelijk fronten aan je doelgroep aan. Ga uit van een welwillend publiek.

Technische omgeving Volgens velen de meest onvoorspelbare omgeving, vaak door de combinatie van eigen meegebrachte apparatuur en reeds aanwezige systemen. Het is dan ook raadzaam alles wat je nodig hebt van tevoren in kaart te brengen en ruim voor je presentatie in precies die combinatie uit te testen.

Tips: -

Zorg zelf altijd voor een extra computer, bij wijze van backupsysteem. Test de aanwezige apparatuur grondig. Test de draadloze internetverbinding grondig. Neem een losse USB-stick of geheugenkaart mee met je presentatie erop. Blijf lachen: je invloed is beperkt. Blijf kalm en relativeer zo veel mogelijk als het eens mis gaat.


'#!

DEEL III STRUCTUUR


'$!

BASISSTRUCTUUR

MOGELIJKE VORMEN

PRESENTATIE! ! Standaard

! ! !

Anecdote

INLEIDING

Videobeelden Confrontatie/Shockeffect

!

Humoristisch

! ! ! ! !

Chronologisch (geschiedenis)

KERN

!

Procesmatig (wetenschap en techniek) Thematisch (creatieve sector)

! ! ! ! Standaard: herhaling van hoofdpunten

! !

CONCLUSIE

Open einde: vragen ipv antwoorden Out with a bang: shock of verrassing

! ! ! ! !

Standaard: vragen na de conclusie

! !

INTERACTIE

Vragen tijdens de presentatie Vragen voor de conclusie

!


'%!

Inleiding Welke inleidingsvorm je ook kiest, vroeg of laat ontstaat bij je gehoor een behoefte aan dezelfde elementen: -

naam en hoedanigheid van de spreker het onderwerp van je presentatie de verdere opbouw van de presentatie (een kort overzicht) wanneer er gelegenheid is tot het stellen van vragen hoe lang de presentatie ongeveer duurt

Tips: -

Houd de inleiding kort en krachtig: niet meer dan 20 % van je presentatie. Geef je toehoorders een overzicht. De meeste mensen hebben behoefte aan structuur. Alleen een hele goede presentatie/spreker kan zich permitteren een overzicht achterwege te laten. (bv. Dick Hart)

Kern De kern van een presentatie omvat: -

de beloofde elementen uit het overzicht (inleiding), liefst in dezelfde volgorde. de hoofdlijn van je ideeën/plannen/verhaal/boodschap uitwerkingen, subthema’s en voorbeelden per item

Tips: -

Wees niet te gedetailleerd, uiteraard afhankelijk van je publiek (zie deel II en deel V). Bied je publiek precies wat je in de inleiding beloofd hebt: niet meer, niet minder en zeker niet anders. Stel jezelf de wie-wat-vragen om de hoofdthema’s van je presentatie te identificeren: o Wie zijn wij? Presentatie.nu. o Wat doen wij? (1) Presentatietrainingen geven en (2) speechcoaching en...(3)

-

Stel jezelf de hoe-waar-waarom (-waarheen)-vragen om de uitwerkingen van de hoofdthema’s te realiseren. Bijvoorbeeld bij (1) presentatietrainingen: o Hoe doen we dat? Dmv groepstrainingen en maatwerktrainingen. o Waar? Op locatie en in-company. o Waarom (missie)? Omdat we geloven dat betere communicatie tot meer persoonlijk succes en een betere wereld leidt. o Waarheen gaan wij met onze trainingen? Naar een landelijk dekkend netwerk van trainers en locaties etc.

-

Ook woordcombinaties met hoe of wie en een andere woordsoort (voor wie, door wie, met wie, hoe lang, hoe groot etc,) leveren vaak waardevolle detailinformatie op.

STORM Training- 2009

'&!

-

-

Varieer je taalgebruik zoveel mogelijk bij overgangen naar een nieuw thema/subthema of Powerpointscherm: ‘Naast…’, ‘vervolgens…’, ‘daarnaast…’, ‘tevens…’, ‘bovendien…’ etc. Dit is voor de toehoorders veel levendiger dan een droge opsomming in de trant ‘en dan zien we hier…en daar zien we…’. Wees een verteller, geen (sport)verslaggever: vertel je verhaal, niet het verloop van je verhaal. Dus liever: ‘de volgende afbeelding toont de cijfers over 2007…’ dan: ‘en dan gaan we nu naar de volgende afbeelding (die de de cijfers over 2007 toont)’.

Conclusie Welke conclusie je ook kiest, je ontkomt haast niet aan de standaardversie, het herhalen van je hoofdpunten. Mensen horen graag de grote lijn en als spreker wil je graag dat de kern van je boodschap uiteindelijk blijft hangen. Eventueel kun je daarna een open, vrolijk en/of spectaculair einde verzorgen. Een open einde is geschikt als relativering tijdens bijvoorbeeld een wetenschappelijke presentatie: je kunt zo aangeven dat er nog veel te onderzoeken valt op jouw vakgebied en je toekomstige projecten aan je gehoor aankondigen. Een knallend einde doet het goed in een meer creatieve setting.

Tips: -

-

Gebruik gerust dezelfde termen die je in de kern al hebt gebezigd. Herhaling helpt de herinnering. Gebruik de koppen van je (Powerpoint-)presentatie om je conclusie te schrijven. Als de thematische indeling van de kern goed is, loopt je conclusie vanzelf ook soepel. Als dat niet het geval is, herzie dan ook de indeling in de kern van je presentatie. Vermijd al te informele/nonchalante afsluitingen als: ‘nou dat was het dan wat mij betreft’, ‘nou, als er nog vragen zijn…’, of ‘hier houdt mijn verhaal op’. Plaats een spectaculair einde ook werkelijk helemaal op het eind van de conclusie, dus na de herhaling. Neem daarna eventueel alleen nog het woord om uit te nodigen tot het stellen van vragen.

Interactie In kleine, meer intieme settings is (tussentijdse) interactie tussen spreker en publiek gemakkelijker te bereiken dan voor grote, volle zalen. De vraag- en antwoordsessie aan het eind van de presentatie is dan helaas vaak het enige moment van interactie. Het voordeel van een vragenronde voor de conclusie is dat je de mensen met jouw boodschap naar huis stuurt en niet met de vragen en/of kritiek van de toehoorders. Met name in presentaties waar beïnvloeding een belangrijk doel is (bijv. sales), is dit een goede optie.


)(!

Tips: -

Bedank de vragenstellers op ongeveer dezelfde manier. Complimenteer vragenstellers liever niet (‘goede vraag’ etc.). Dit kan anderen afschrikken en/of neerbuigend overkomen. Voel je vrij moeilijke inhoudelijke vragen later te beantwoorden (bijvoorbeeld per e-mail). Zeg dit ook eerlijk. Herformuleer lastige, uitlokkende vragen, impliciete kritiek, klachten of openlijke aanvallen naar een neutrale vraag. Mogelijk wil de vraagsteller (V) in debat of zijn eigen kennis etaleren. Blijf kalm en zet de vragensteller vooral niet neer als lastig, querulant, betweterig of klagerig. Doe dit ook niet nonverbaal! Door de ‘vraag’ te normaliseren, van zijn angel te ontdoen en daarmee tot werkelijke vraag te maken, plaats je de steller op nauwelijks merkbare en respectvolle wijze terug in de positie van informatie-aanvrager i.p.v. klager, querulant, betweter, of tegenstander in een debat. Je kunt dan volstaan met het geven van een antwoord op je zelfgeformuleerde vraag. o o

V: Maar is het niet zo dat…? ! S: Dus u vraagt mij of…? (Direct doorpratend) Bedankt voor deze vraag. Het antwoord is dat dit inderdaad in sommige specifieke gevallen… echter… V: De grafiek die u gebruikt is onjuist… ! S: Klopt het dat u van mij wilt weten … of de grafiek juist is/waar ik de gegevens van de grafiek vandaan haal? (Meteen doorpratend) Bedankt voor deze vraag. De cijfers komen van…

!


)'!

DEEL IV VOORDRACHT !


))!

Voordracht Iedereen zal het erover eens zijn dat het effect van een presentatie in grote mate wordt beïnvloed door de kwaliteit van de voordracht. Een goede voordracht maakt mensen ontvankelijker voor de boodschap. Maar wat is nu voordracht en vooral, wat is goede voordracht? Goede voordracht is enerzijds een subjectief begrip, anderzijds blijkt er altijd verrassend grote consensus te bestaan onder toehoorders over wat een goede presentatie is en wie een goed spreker is. Onze definitie van goede voordracht lijkt min of meer democratisch en empirisch tot stand te komen, in de praktijk. Daarmee is dit deel per definitie praktijkgericht en empirisch. We mogen zelf gaan ondervinden wat voor ieder van ons werkt. In het algemeen geldt dat wie voor een publiek doet wat bij hem/haar past (in de ogen van datzelfde publiek), doorgaans als goede spreker ervaren wordt. Wie teveel tegen zijn/haar natuur ingaat, wordt als geforceerd ervaren. Het gaat hierbij vooral om een gevoel van natuurlijkheid, niet per se over conventioneel of onconventioneel gedrag. De meest natuurlijke sprekers komen weg met de meest onconventionele presentaties (denk aan Steve Jobs en Dick Hart). De kunst is dan ook de voordracht te vinden die bij je past, met inpassing van diverse handigheidjes en richtlijnen ter vervolmaking. Goed voordragen is dus vooral een proces van bewuste eigen keuzes maken. Hieronder vind je enkele richtlijnen per onderdeel. In combinatie met tips en praktijkoefeningen kun je beginnen te ervaren wat goede voordracht voor jou en je publiek inhoudt.

Voordracht kent drie belangrijke deelgebieden: de fysiologie, de tonaliteit en het taalgebruik:

Fysiologie/Lichaamstaal (= 55% van de boodschap) -

Houding Gebaren Gelaatsuitdrukking Ogen/oogcontact Ademhaling (zie deel I – Bewuste Voorbereiding)

Tonaliteit (= 38 % van de boodschap) -

Spreektempo Stemgebruik (toon, timbre, volume)

Taalgebruik (= 7% van de boodschap) Aan het onderdeel taalgebruik is een afzonderlijk deel gewijd (deel IV – Taal).


)*!

Tenslotte wordt de voordracht doorgaans ondersteund door visuele hulpmiddelen. Ook hieraan besteden we kort aandacht.

Kortom: Wat is goede voordracht? - Dicht bij jezelf - Het publiek beslist - Handig gebruik van tips, trucs en visuals


)+!

Fysiologie

Houding Een actieve houding is te prefereren tijdens het presenteren. Zij straalt plezier, dynamiek en vertrouwen uit. Onder een actieve houding verstaan de meeste mensen: rechtop staan, je benen naast elkaar, je handen gebruiken (zie ook gebaren), borst licht vooruit, en het hoofd rechtop houden. Belangrijk is dat je goed kunt doorademen en stevig staat.

Tips: -

-

Vermijd een hangerige houding, zeker wanneer je beschikt over een lessenaar. Voor een rechte houding en ontspannen schouders: trek je schouders even omhoog tot oorhoogte en laat vallen. Breng je kin naar je borst en laat natuurlijk (= ongeveer 10-15 cm) omhoog komen. Voel dat je nek recht is en niet gespannen. Draag schoenen met platte zolen voor een goed contact met de grond. Houd je knieën los. Even aanspannen en weer loslaten.

Gebaren Iedereen weet dat je gebaren gedoseerd moet gebruiken. Teveel zwaaien met je armen leidt af en driftig gesticuleren is niet geaccepteerd in onze cultuur. Voor het gebruik van gebaren geldt dat je zelf het midden zult mogen vinden tussen overdaad en gebrek aan dynamiek. Tijdens de training zal je publiek je vertellen wat er nog beter kan.

Tips: -

Houd je handen zoveel mogelijk zichtbaar voor je publiek. Een oeroud psychologisch principe dat met vertrouwen te maken heeft. Oefen eens met zeer trage, overdreven gebaren en neem jezelf op. Misschien blijken deze gebaren zo gek nog niet voor een grote zaal. Doe hetzelfde met zeer snelle, geagiteerde gebaren. Voel het verschil in jezelf en kijk terug op video. Probeer bij je eigen stijl uit te komen door de extremen te verkennen. Je eigen stijl is wat goed voelt voor jezelf en je publiek.


)"!

Gelaatsuitdrukking ‘Je gelaat verraadt.’ Je positieve en negatieve emoties zijn voor een goed observator doorgaans af te lezen van je gelaat. Extreme emoties zijn voor iedereen duidelijk. Je herinnert je allemaal wel de gekwelde blikken van die ene spreker die een martelgang ervoer en de stralende gezichten van al die sprekers die er enorm veel plezier in hadden een volle zaal te entertainen. Tips: -

Visualiseer vooraf een prettig verlopende presentatie en denk daaraan vlak voor en tijdens het presenteren. Denk vlak van tevoren aan mensen van wie je houdt en van wie je blij wordt. Gebruik vlak van tevoren positieve affirmaties als: ‘ik red het altijd meer dan uitstekend’. Oefen eens bewust met een (‘gemaakte’) glimlach en ‘gewoon’. Neem het op en vergelijk. Vraag ook je publiek om hun reactie.

Ogen/oogcontact Oogcontact wordt in het Westen beschouwd als een belangrijke indicator van betrouwbaarheid. Hoe meer oogcontact, hoe betrouwbaarder we iemand inschatten. Voor een groot gezelschap is het onmogelijk met iedereen afzonderlijk oogcontact te maken. Toch wordt het op prijs gesteld als de spreker hoofdzakelijk de zaal in kijkt. Teveel naar de lessenaar of het plafond staren wordt al snel als teken van introversie of ongemak gezien. Laat je blik af en toe rustig rondgaan door de zaal.

Tips: -

-

Laat je blik kalm rondgaan; fixeer niet op een punt of persoon. Kijk naar de haarlijn. Als je individuele toehoorders niet wilt aankijken, kijk dan naar hun haarlijn (bovenkant voorhoofd). Al met een paar meter afstand ertussen zal het voor hen lijken alsof je hen aankijkt. Kijk zoveel mogelijk in de richting van je publiek. Aandacht is kracht. Andere richtingen roepen maar vragen op: naar beneden (introvert/angstig?), naar het plafond (tobberig/dromerig/onvoorbereid/van buiten geleerd?), de zijwanden (arrogant/ongeïnteresseerd?) of het projectiescherm (slecht voorbereid?). Vergeet de achterste rijen en de zijkanten niet.


)#!

Tonaliteit

Spreektempo Hoewel ook aan spreektempo een persoonlijk aspect zit, geven de meeste toehoorders de voorkeur aan een middelmatig spreektempo. Wat dat precies is, is niet gemakkelijk te definiëren. Wellicht is rust de beste maatstaf. Een tempo dat jezelf en je publiek een gevoel van rust weet te bezorgen, zonder dat het langdradig wordt. Ook hier geldt dat oefenen, voelen, (jezelf en anderen) waarnemen en feedback leiden tot een eigen tempo waarbij de meeste toehoorders zich prettig zullen voelen.

Tips: -

-

Oefen met de extremen, voel wat het met je doet, neem jezelf waar en zorg dat je feedback krijgt. Gebruik je ademhaling eens als graadmeter van je tempo. o Kortademig? Je gaat waarschijnlijk te snel. o Adem je steeds midden in een zin of op onlogische plaatsen? Je gaat mogelijk te langzaam. Laat eens bewust op strategische plekken stiltes vallen.

Stemgebruik Ook je stem is een te ontdekken instrument dat op veel verschillende wijzen kan worden gebruikt. Zo kun je variëren met je volume, toonhoogte en timbre: je kunt er voor kiezen hard of zacht te spreken, met hoge of lage stem en met een warme of kille klankkwaliteit. Afhankelijk van de situatie en van je fysieke gestel mag je zelf een optimum vinden.

Oefening:

In drietallen. Persoon 1 vertelt een verhaal of geeft een gedeelte van zijn/haar presentatie. Persoon 2 zit er tegenover en observeert. Persoon 3 staat achter persoon 2 en geeft aanwijzingen aan de verteller (persoon 1): -

hoger spreken (wijst omhoog) of lager spreken (wijst omlaag) luider spreken (maakt toeter) of zachter spreken (wijsvinger voor mond) sneller spreken (rolt met de handen) of langzamer spreken (op en neer met de rechterhand) warme klank (hand op hart) of kille klank (duwt hand van zich af)

Experimenteer met alle (on)mogelijkheden en laat het maar lekker uit de hand lopen…


)$!

Hulpmiddelen

Visueel Voor het gebruik van visuele middelen als Powerpoint en overheads gelden enkele vuistregels: -

Gebruik de slides voor de hoofdlijn van je verhaal: details en anecdotes kun je gewoon vertellen Houd de tekst op de slides kort en lees deze niet steeds letterlijk voor Gebruik maximaal 5 streepjes (bullet points) per slide Kies een geschikt lettertype en een leesbare lettergrootte Kies je kleuren met beleid Kies relevant beeldmateriaal Maak filmbeelden bij voorkeur beeldvullend, niet ‘embedded’ in de slide Experimenteer eens met ‘minder is meer’ (zie Steve Jobs en Dick Hart)

Geheugensteun Onze ervaring met geheugensteuntjes is: wat je hebt, ga je ook gebruiken. Vroeg of laat grijp je naar het vel papier of het presentatiekaartje dat je vasthoudt, hoe goed het op dat moment ook gaat. Kijken op papier komt de communicatie met je publiek niet ten goede en overmatig lezen schaadt meer dan een paar foutjes maken. Fouten kun je altijd herstellen, verbroken contact veel moeilijker. Wij adviseren sowieso geen losse vellen papier te gebruiken, hooguit presentatiekaartjes (zgn. ‘cue cards’) met hoofdlijnen en steekwoorden. En dan alleen als je uit ervaring weet dat je ze nodig zult hebben.

Tips: -

Oefen zo veel mogelijk zonder kaartjes, opdat je vertrouwen krijgt dat het ook zonder kan. Gebruik je Powerpointslides als kaartjes. Als de slides goed georganiseerd zijn, vormen ze de hoofdlijn van je presentatie. Ze staan bovendien op het beeldscherm voor je neus.


)%!

DEEL V TAAL & WERELDBEELD !


)&!

Taal Er vindt een permanente kruisbestuiving plaats tussen onze taal en ons denken: wat wij in taal kunnen uitdrukken bepaalt voor een belangrijk deel ons wereldbeeld en ons wereldbeeld drukken wij voor een belangrijk deel uit in onze taal. Verschillende mensen blijken de wereld op verschillende manieren betekenis te geven. De meeste mensen kennen tegenwoordig het verschil tussen beelddenkers en taaldenkers. Wij onderscheiden 4 hoofdtypen waarnemers die elk op hun eigen wijze met taal omgaan: -

Visueel (V) Auditief (A) Kinesthetisch (K) Auditief-digitaal (A-d)

Visueel ingestelde mensen hechten vooral waarde aan wat ze zien. Zij leren de wereld hoofdzakelijk kennen door beelden. Hun taalgebruik zal dan ook meer ‘beeldspraak’ bevatten dan gemiddeld, bijvoorbeeld lust voor het oog, inzien, zich een beeld vormen van.

Auditieve mensen luisteren graag en ordenen de wereld op basis van wat hen verteld wordt. Zij leren het liefst mondeling. Hun taalgebruik zal relatief veel geluidsgerelateerde woorden bevatten, bijvoorbeeld klinken, zeggen, horen.

Kinesthetische mensen zijn ‘gevoelsmensen’. Zij leren door te doen en zijn gevoelig voor fysieke beloningen. Hun taalgebruik kenmerkt zich door ‘contactwoorden’ als voelen, pakken, vatten.

Auditief-digitale mensen zijn logische denkers. Zij voelen zich aangesproken door causale verbanden, logica en spreken graag over processen.

De grote gevolgen die deze indeling kan hebben voor effectieve communicatie en presentatie wordt hier nader geïllustreerd met behulp van een aantal praktische oefeningen, tips en tests.


*(!

Test: Wat voor type ben jij?

Geef punten voor de volgende beweringen: 4 punten: sluit het meest aan bij mij 3 punten: sluit daarna het meest aan bij mij 2 punten: daarna 1 punt: sluit het minst aan bij mij

1. Ik neem belangrijke beslissingen op basis van: --- intuïtieve gevoelens --- wat het beste klinkt --- wat er voor mij het beste uitziet --- exact onderzoek en bestudering van het onderwerp 2. Tijdens een discussie word ik waarschijnlijk het meest beïnvloed door: --- de toon van iemands stem --- of ik zijn redenering wel of niet kan inzien --- de logica van zijn redenering --- of ik al dan niet begrip heb voor zijn ware gevoelens 3. Ik communiceer mijn gevoelens en gedachten het beste door: --- de wijze waarop ik mij kleed en eruit zie --- de gevoelens die ik met anderen deel --- de woorden die ik kies --- de toon van mijn stem 4. De dingen die mij het makkelijkst afgaan zijn: --- het ideale volume en de beste instelling van mijn stereo vinden --- van een interessant onderwerp het intellectueel meest relevante punt bepalen --- het meest comfortabele meubilair kiezen ---- rijke en aantrekkelijke kleurcombinaties kiezen 5. Voor mij geldt: --- Ik ben erg gevoelig voor de geluiden uit mijn omgeving --- Ik begrijp snel nieuwe feiten en gegevens --- Ik ben erg gevoelig voor de manier waarop nieuwe kleding/shoenen zitten --- Ik reageer sterk op kleuren en op hoe een onbekende ruimte eruit ziet


*'!

Score

Kopieer je antwoorden op de lijnen:

1. ------ K

2. ------ A

3. ------ V

------ A

------ V

------ K

------ V

------ A-d

------ A-d

------ A-d

------ K

------ A

4. ------ A

5. ------ A

------ A-d

------ A-d

------ K

------ K

------ V

------ V

Tel nu de bijbehorende cijfers voor iedere letter op:

Visueel

Auditief

Kinesthetisch

Auditief-dig.

1. 2. 3. 4. 5.

(V) --------(A) --------------! (K) -------------(A-d) -----------


*)!

STORM Training - 2009

**!

Taaltips:

En versus Maar • •

Met maar ontkracht je vaak wat je net hebt gezegd Gebruik vaker en of en tegelijkertijd in plaats van maar.

Moeilijk versus Nog niet (zo) gemakkelijk • •

Moeilijk veroorzaakt bij je toehoorders een ander intern beeld dan nog niet (zo) gemakkelijk. Ook: niet zo eenvoudig ipv ingewikkeld.

Zoeken versus Vinden •

We zijn oplossingen aan het zoeken of aan het vinden.

Moeten versus Willen • •

Ik moet die klant nog bellen of ik wil die klant nog bellen. Ik moet vanavond sporten of ik wil vanavond sporten.

Proberen versus Doen •

Ik probeer die klant binnen te halen of Ik haal die klant binnen.

Positieve werkwoorden • •

Dat mag ik niet vergeten of Dat wil ik onthouden. Die klant mag niet vertrekken of Ik wil dat die klant blijft.

Ontkenning blijft niet hangen * Denk niet aan Frans Bauer. En zeker niet aan ‘Heb je even voor mij’.

STORM Training - 2009

*+!

INLEIDING WAT IS PRESENTEREN?

Recommend Documents