Presenteren met Plezier

Presenteren met Plezier! Het gratis e-‐book met de 14 gouden tips!

Rob Janssen @spraakmaker

©Rob Janssen

Presenteren met Plezier

www.spraakmaker.nl

Nijmegen/Andalusië juni 2011

INHOUDSOPGAVE pagina Inhoudsopgave........................................................................1 Inleiding………………………………………………………2 Hoofdstuk 1 voorbereiding wat is in één zin mijn boodschap?…….........................4 waarom ben ik de ideale spreker?…………........…….6 waarom stuur ik geen email?.........................................8 Hoofdstuk 2 mentale voorbereiding affirmaties……………………………………………..12 probleemoplossende vragen…………………………15 Hoofdstuk 3 fysieke voorbereiding ademhaling…………………………………………….18 aarden……………………………………………….…20 glimlachen………………………………………….…..22 Hoofdstuk 4 opbouw van de presentatie krantenkopmethode…………………………………..24 baantjer-‐techniek……………………………………...27 Hoofdstuk 5 voorbeelden story-‐telling…………………………………………….30 eigen betrokkenheid…………………………………...32 Hoofdstuk 6 kennis van je gehoor weet wie er zijn………………………………………...36 hou ze geboeid…………………………………………39 Over Rob Janssen……………………………………………..42

©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


Inleiding Ken je dat? Je bereidt een presentatie voor met een PowerPoint. Je hebt alles op een rijtje, stroomschema’s en grafieken zien er goed uit en je zit redelijk goed in je onderwerp. De kriebels in je maag negeer je en je houdt je voor dat het wel goed komt. Maar dan, op het moment dat je voor de groep staat komen de woorden er toch heel anders uit. Je voelt je een stuk minder zelfverzekerd en bij de eerste de beste vraag weet je nauwelijks het antwoord. Ken je dat? Of andersom, je bent al weken van tevoren onrustig en je blijft je presentatie steeds maar weer herhalen in je hoofd. De laatste paar nachten voor je optreden vergeet je liefst zo snel mogelijk. En dan, je bent een minuut of zo bezig, lijkt het alsof alle spanning van je afglijdt. Het loopt en je vraagt je af waarom je zo zenuwachtig was van tevoren. In beide gevallen laten we ons leiden door een bijzonder krachtige emotie: angst Ik ben Rob Janssen. Goed dat je dit boek leest. Dat betekent dat je interesse hebt om te weten hoe je je eigen presentaties kunt verbeteren. Dat is mooi. Je kunt er van uit gaan dat ik in dit boek mijn uiterste best zal doen om je daarbij te helpen. Ook al kennen we elkaar niet, toch heb ik het gevoel dat er een band is. Omdat jij net als ik het belangrijk vindt om ontspannen voor een groep wilt staan. En net als ik weet jij dat dat maar op één manier kan: door gewoon jezelf te zijn. Door overbodige spanning achter je te laten en te spreken over datgene wat je bezig houdt. Dat betekent dat je in elke presentatie iets van jezelf laat zien, ook al gaat het over cijfers, politieke argumenten, een saai project of een feestelijke gelegenheid. En dat maakt dat jij en ik op dezelfde reis zijn: bezig om buitenkant, imago een beetje los te laten en de binnenkant, onze eigenheid wat meer laten zien. Presenteren met Plezier kan alleen wanneer je bereid bent om je publiek te ontmoeten. Ontmoeten. Heb je wel eens stilgestaan wat dat woord letterlijk betekent: ont-‐moeten? Dat er niets moet, dat er geen regels zijn. Zoals vrienden elkaar ont-‐moeten. En je hebt ongetwijfeld net als ik de ervaring dat dat kan. Je hebt vast een presentatie meegemaakt van iemand die je door de presentatie een beetje beter hebt leren kennen. Iemand die je geraakt heeft in positieve of negatieve zin. Niet door technieken, gelikte powerpoint of fraaie lichteffecten. Nee, gewoon omdat iemand recht uit het hart weet te praten. Iemand die niet probeert om geen fouten te maken maar oprecht voor zijn standpunt uitkomt. Je hoeft het niet met iemand eens te zijn om toch geraakt te worden. Mogelijk denk ©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


je van jezelf dat je dat ook kunt, mogelijk denk je dat zoiets niet voor jou is weggelegd. In beide gevallen heb je gelijk. De overtuiging die jij hebt over je eigen kwaliteiten en mogelijkheden als spreker, bepalen in hoge mate het resultaat dat je neerzet. Ik hoop van harte dat jij je eigen resultaten verbetert door gebruik te maken van de inzichten die je in dit boek krijgt aangereikt. Daar wil ik het je graag makkelijk in maken. Daarom is dit programma ingedeeld in een aantal korte en vooral praktische hoofdstukken. Die zijn op hun beurt weer onderverdeeld in twee of drie stukjes. Op die manier hoef je niet het hele boek in één keer te lezen als je dat niet wilt. Je kunt er voor kiezen om steeds één item van enkele minuten te lezen. Aan het eind van elk onderdeel krijg je tips om dit in de praktijk te brengen, huiswerk, zo je wilt. Soms zijn dat dingen die je tijdens een presentatie kunt doen, meestal is er geen publiek voor nodig. Genoeg inleiding, je wilt graag aan de slag. Laten we beginnen met de belangrijkste vraag die je vooraf kunt stellen:

©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


Hoofdstuk 1 De voorbereiding A. Wat is in één zin mijn boodschap? Elke lezing heeft een specifiek doel. Of het nu intern of extern is. Of de groep nu bekend of nieuw is. Laat me een voorbeeld geven. Stel je voor, je gaat de resultaten van een project presenteren. Je hebt een PowerPoint gemaakt met bullet points, grafieken en overzichten. Je zou kunnen zeggen: De boodschap is duidelijk. Het gaat om het presenteren van de resultaten van het project. Klinkt logisch. De volgende vraag is echter: waarom zou je dan geen mailtje of een memo sturen. Of anders een link naar een site met alle informatie? Een stuk efficiënter, toch? Geen gedoe met voorbereiding, geen bij elkaar brengen van mensen, geen files en, last but not least: geen zenuwen bij jou als spreker! Goeie genade, wat een hoop gesodemieter om een presentatie te geven. Terwijl het zoveel makkelijker, goedkoper en efficiënter is om de boodschap via een andere weg te brengen. Het feit dat we toch al die toestanden accepteren betekent maar een ding: het is blijkbaar niet alleen belangrijk om de boodschap via een presentatie te brengen. Nee, het is ook nodig om het op die manier te doen. Er is dus iets in een live-‐ presentatie, waardoor dit de aangewezen manier is om een boodschap te brengen. Heb je er zo wel eens tegenaan gekeken? Merk je dat het helemaal niet zo vanzelfsprekend is om ‘gewoon’ een presentatie te doen? Mocht dit nog niet overtuigend zijn, dan is het misschien wel aantrekkelijk voor je om te weten dat de mensen die werk maken van hun presentatie, die personen zijn die sneller carrière maken, meer en betere klanten krijgen en vooral: aanzienlijk rustiger op een podium staan. Het loont enorm de moeite om van tevoren stil te staan bij deze ene, simpele vraag: “wat is in een zin mijn boodschap?” Ik zeg er niet voor niets bij “in een zin”. Wanneer ik sprekers vraag wat hun boodschap is komt er meestal een verhaal, meerder invalshoeken, uitgebreide opsommingen en een brede context. Na 3 minuten ben ik het spoor bijster. Het doet me denken aan de man die ooit een brief begon met de mededeling: excuses voor de lange brief, ik heb geen tijd om een korte te schrijven”. De meeste ©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


lezingen zijn lang, te lang, omdat de spreker niet de tijd heeft genomen om zijn verhaal in een notendop samen te vatten voor zichzelf. Door in een zin samen te vatten wat de boodschap is, zorg je ervoor dat je presentatie gefundeerd is. Je schept een ijzersterke basis. Hoe kom je nu tot het antwoord? Natuurlijk hangt het sterk af van de situatie, het onderwerp, de doelgroep etc. Een ding is echter altijd bepalend: de kern van je boodschap is emotioneel en niet rationeel. Hoe ik dat weet? Simpel. Als de boodschap puur rationeel is, dan kun je die ook, misschien zelfs beter, op een andere manier brengen. Inderdaad, bijvoorbeeld een mailtje. Praktijkvoorbeeld. Een financieel directeur van een bedrijf hield een presentatie over de jaarcijfers voor de hele organisatie. Zijn mede-‐directieleden zaten op de eerste rij, de overige vijfhonderd man waren grotendeels productiearbeiders. Vooraf had hij mij laten weten dat het goed ging en dat hij erg veel zin had om dat te delen met iedereen. Ik kreeg meteen een beeld van zijn presentatie, dit ging leuk worden! Tot mijn verbazing begon hij met monotone stem te vertellen en verscheen sheet na sheet met cijfers, grafieken en prognoses. Na ongeveer tien minuten begon de zaal wat onrustig te worden. Nog eens tien minuten later vertrokken de eerste mensen, zogenaamd om naar het toilet te gaan. Inmiddels zaten alle andere directieleden verveeld met hun stropdas te spelen. Zij hadden deze presentatie eerder al gezien en wisten dat hij nog niet halverwege was. Uiteindelijk, na drie kwartier sprak hij de verlossende woorden: “en daarmee wil ik graag deze presentatie besluiten. Dank voor uw aandacht”. De stilte die toen volgde was oorverdovend. Niettemin had de man achteraf oprecht het idee dat het prima gegaan was. Niemand wist waarom. Dit lijkt misschien een overtrokken voorbeeld, maar niets is minder waar. Het is waar gebeurd, en, erger nog, het is een van de ontelbare voorbeelden die op die manier verlopen. Waarschijnlijk heb je het zelf al vaker meegemaakt. Het bijzondere aan dit voorbeeld is dat de man in kwestie duidelijk had welke boodschap hij wilde overbrengen: “goed nieuws mensen, we draaien zwarte cijfers en de toekomst lacht ons toe”, of woorden van gelijke strekking. In plaats van deze zin uit te spreken en weer lachend te gaan zitten, bleef hij drie kwartier lang oeverloos saaie sheets uitleggen. Wat kunnen we hier van leren? Lijkt me duidelijk: weten hoe het moet is niets waard wanneer je het niet toepast. Om die reden wil ik je meteen in dit eerste hoofdstuk al vragen om alsjeblieft geen woord te geloven van wat ik zeg. Dat zeg ik niet omdat ik grappig wil zijn of een slecht zelfbeeld heb. Nee, ik bedoel er alleen maar mee te zeggen dat het geboden

©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


materiaal in dit boek bedoeld is om je eigen te maken en zelf toe te passen. Dan pas werkt het. Zonder dat heeft het geen enkele zin om dit boek te lezen . Pas de tips toe en je zult zien dat er veel verandert in de kwaliteit van je presentaties. De eerste tip is dus: vat de boodschap van je presentatie samen in een zin. B. Waarom ben ik de ideale spreker? OK, je hebt de eerste stap gezet. De boodschap is helder en in één zin samengevat. Deze vraag is bedoeld om de lezing tot jouw lezing te maken. Zojuist hebben we al gezien dat de boodschap nooit alleen rationeel is. Er zit altijd een emotionele reden bij, anders hoeft een presentatie niet ‘live’ te zijn. Dat kan van alles zijn: je wilt je gehoor overtuigen, ontroeren, in beweging krijgen, enthousiasmeren etc. Wat je onderliggende doel ook is, jij bent degene die dat door een presentatie moet zien te bereiken. Dat betekent dus, dat datgene wat jij vertelt ook daadwerkelijk jouw verhaal moet zijn. Ja maar, cijfers zijn toch gewoon cijfers? hoor ik je zeggen. Of ik dat nou presenteer of een collega, dat maakt toch geen verschil in de feiten? Nee, dat klopt, de feiten blijven hetzelfde. Maar datgene wat je overbrengt maakt alle verschil. Zoals de financieel directeur in het voorbeeld op veel verschillende manieren het verhaal had kunnen brengen. Dus wat moet je nou met de vraag waarom jij de ideale spreker bent? Zoek het antwoord in de verbinding die jij met het onderwerp hebt. Wat maakt het onderwerp voor jou interessant? Welk aspect spreekt jou het meeste aan? Door daar op te focussen en daar de voorbeelden bij te zoeken, maak je het tot jouw verhaal. En dat is altijd boeiend om naar te luisteren. Een aantal jaren geleden werd ik gevraagd door een groep studenten om hen te helpen bij de presentatie van een project. Ze waren naar China geweest en hadden daar een onderzoek gedaan naar outsourcing. Hoe gingen westerse bedrijven om met productie in China, wat hield hen tegen etc. Tijdens de proef-‐presentatie hielden ze zich keurig aan de PowerPoint, de onderdelen waren verdeeld en de inhoud klopte. Alleen, er bleef een soort scherm, een muur tussen de studenten en het publiek. Ze waren zo gericht op de inhoud, dat het een soort oplezen van de tekst werd. Misschien herken je dat wel, er worden in Nederland duizenden van dat soort lezingen gegeven. Na afloop keken ze me hoopvol aan

©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


en eentje vroeg: was het goed? De enige vraag die ik vervolgens stelde was: ”wat vonden jullie het leukste in China?” Het effect was opmerkelijk. Na een korte stilte buitelden de verhalen over elkaar heen. De ervaringen in gastgezinnen, de cultuur, hoe met name de meisjes als reuzinnen werden gezien etc etc. Die verhalen hebben ze verweven in hun eindpresentatie en als beloning kregen ze allemaal een hoge waardering. Zij waren de enig juiste sprekers, om de eenvoudige reden dat ze hun eigen ervaring meegenomen hadden in de presentatie. Niemand anders had dat kunnen doen. Deze werkwijze levert een paar voordelen op: Op de eerste plaats maak je het jezelf gemakkelijker. Het vertellen van je eigen ervaring is eenvoudig, want je hoeft niet na te denken over de volgorde van de gebeurtenissen. De film zit in je hoofd. Het gevolg is dat je natuurlijker gaat spreken, wat ook voor het publiek bijzonder prettig is. En tot slot, door het toevoegen van een persoonlijke ervaring til je de presentatie boven het gemiddelde uit en zullen mensen jouw verhaal eerder onthouden. Laat me je een ander voorbeeld geven van een manager private banking. Zij ging een presentatie aan klanten en prospects geven over de mogelijkheden om een sabbatical te nemen of eerder te stoppen met werken. Ik was gevraagd om te kijken of deze presentatie nog verbeterd kon worden. Tijdens de repetitie sprak zij in eerste instantie feitelijk en zakelijk. Na afloop vroeg ik haar of het de bedoeling was dat er na haar presentaties afspraken gemaakt zouden worden. Haar reactie verbaasde me: “liever niet teveel”, zei ze,”want ik ga drie weken later zelf met sabbatical”. Ik vroeg door en ze vertelde dat ze met haar man een wereldreis ging maken op een schip. Feitelijk precies wat ze in haar presentatie bedoelde. Ze heeft ter plekke besloten om een groot deel van de PowerPoint aan de kant te schuiven en te beginnen met haar eigen verhaal. Hoezeer ze er naar uitkeek en dat ze dat ook aan haar klanten gunde. Later hoorde ik dat er geweldig veel afspraken zijn gemaakt, die grotendeels door haar collega’s afgehandeld moesten worden, want ja....zij was na drie weken weg! Neem de tijd om je persoonlijke band met het onderwerp te smeden. Dat kan een eigen ervaring zijn, iets dat je hebt meegemaakt. Het kan ook een item in het nieuws zijn of een ervaring van iemand anders. In ieder geval iets dat jou geraakt heeft, om welke reden dan ook. De tweede tip is: gebruik persoonlijke ervaringen

©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


C. Waarom stuur ik geen email? Met grote regelmaat mag ik mensen begeleiden die niet verantwoordelijk zijn voor hun presentatie. Daarmee bedoel ik dat een meerdere simpelweg de opdracht geeft om een bepaalde presentatie te verzorgen. Vaak heeft de afdeling communicatie de templates van de PowerPoint al klaar liggen. En alsof dat niet genoeg is, komt het vaker voor dat het gaat om een bestaande presentatie die door de verschillende lagen van de organisatie doorgepresenteerd moet worden. Met andere woorden, er is al een verhaal ergens op directieniveau gemaakt en het is aan de managers, afdelingshoofden en teamleiders om het verhaal door te vertellen. Dit alles onder het motto: ”dan komt het verhaal goed op alle plekken terecht. De praktijk is natuurlijk heel anders: slechts een enkeling brengt de motivatie op om het verhaal door te geven op de gewenste manier. Voor de rest is het een verplicht nummertje en het wordt dan ook op die manier gedaan. Slechts weinig organisaties realiseren zich dat dit averechts werkt. Er zal geen bedrijf aan failliet gaan of zelfs maar in financiële moeilijkheden komen. Maar het is wel een manier van werken die geld en vooral betrokkenheid kost. Zonde. Het is niet de inhoud die telt, maar de manier waarop die gebracht wordt. Van vele managers en teamleiders heb ik dit voorbeeld gekregen. En ze voelen daar allemaal dezelfde frustratie bij. De vraag waarom ze dan geen emailtje sturen in plaats van een presentatie beantwoorden ze voor het grootste gedeelte ook hetzelfde, namelijk met: ”als het aan mij lag zou ik dat ook doen, maar ja, het is corporate policy, daar ga ik niet over. Storytelling, het verhaal overbrengen, is de kracht achter elke presentatie. Want de boodschap wordt vooral overgebracht door de houding van de spreker, door de lichaamstaal. Houding, gebaren enzovoort. Deze drie punten spelen continu een rol in elke lezing. Als je er van uitgaat dat die drie bij elkaar 100% van de uiting zijn, dan in het interessant om te weten hoe belangrijk elk onderdeel is. Met andere woorden, hoeveel procent van het overbrengen van de boodschap wordt bepaald door de woorden, hoeveel door de intonatie en hoeveel door de lichaamstaal? Indien je dit onderzoek niet kent, denk dan eens voor jezelf. Hoe belangrijk denk jij dat elk onderdeel is? Zijn woorden belangrijker dan intonatie of juist andersom? Is lichaamstaal het belangrijkste of niet? Je merkt wellicht aan mij dat ik graag en veel praat. Ik gaf woorden dan ook een behoorlijk percentage toen mij deze vraag gesteld werd. Het antwoord vond ik echter ronduit shockerend: slechts 7% van de boodschap wordt overgebracht door de woorden die de spreker gebruikt. 7%! Wow. Dat betekent dat ik hier wel veel woorden gebruik, maar dat het maar een minimale invloed heeft op het ©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


overbrengen van de boodschap. Je kunt je misschien wel voorstellen dat dat even slikken was voor mij. De volgende, intonatie, bleek maar liefst 28% van het totaal te bepalen, vier keer zo veel. Dat vond ik overigens vreemd, want woorden lijken mij toch belangrijker dan de intonatie. Misschien heb jij dat ook wel. Maar neem dan eens de volgende zin: “ik heb het niet gedaan”. Vijf woorden, die ik redelijk neutraal uitspreek. De zin krijgt echter steeds een andere betekenis, als ik de klemtoon verplaats. Bijv. “Ik heb het niet gedaan” klinkt heel anders dan: “Ik heb het niet gedaan” of als: “Ik heb het niet gedaan” En tot slot, de nonverbale communicatie, de lichaamstaal bepaalt maar liefst voor 65%. Sta daar eens bij stil. Je staat voor een groep, je hebt je verhaal en je PowerPoint goed voorbereid en alles wat je zegt draagt voor ongeveer een/derde bij aan de overdracht. De manier waarop je gekleed bent, staat, beweegt, ademhaalt en kijkt weegt voor twee-‐derde mee! Dat is nogal wat. Dus als de spreker ongemotiveerd is, zal de boodschap zeer waarschijnlijk totaal niet overkomen. Vraag je in je voorbereiding af, wat je wilt bereiken bij je publiek. Wil je hen overtuigen, inspireren, aan het denken zetten of iets anders? Stel je voor dat je de projectresultaten gaat presenteren aan de directie. Je doel kan mogelijk zijn om hen te laten zien dat jij een uitstekende projectleider bent. Zorg er dan voor dat de visie en missie van de organisatie in je presentatie verwerkt zitten. Want elke leider is geïnteresseerd in de loyaliteit en betrokkenheid van de medewerkers. Als je dat hebt gedaan, vraag je dan af of jij die missie en visie herkent in je eigen leven. Zorg er voor dat je hier in alle oprechtheid in gelooft. Als je het als een truckje ziet, vergeet het dan maar. Mensen prikken daar heel snel door heen. Laat zien, dat het voor jou belangrijk is en wat het heeft betekend in het verloop van het project. Het resultaat zal een presentatie zijn die absoluut niet in een mailtje te vatten zal zijn. En dat is de bedoeling! De derde tip: gebruik iets waar je met hart en ziel in gelooft

©Rob Janssen


www.spraakmaker.nl


Presenteren met Plezier

Recommend Documents