dossier Presenteren met PowerPoint

jaargang 8 > nummer 3 > mei 2012

INHOUD 1 Inleiding 2 werking • versies 2 Interface 3 venster • Lint • knoppen 3 Hulpfunctie 6 assistent • sneltoetsen 4 Modellen en sjablonen 8 AutoInhoud • vormgeving 5 Weergeven en navigeren 11 directe weergave • mini-werkbalk • vergelijkingseditor 6 Diavoorstelling 12 overgang • animaties

dossier Presenteren met PowerPoint

Maak uw punt met kennis over functies PowerPoint Natuurlijk kent u alle basisbeginselen van software als PowerPoint. Maar haalt u ook het uiterste uit het programma? Want een acceptabele diashow als ondersteuning van uw presentatie maken is één ding, maar werkelijk alle mogelijkheden benutten om PowerPoint helemaal naar uw hand te zetten, is nog een stap verder. Uw presentaties winnen erdoor aan diepte en professionaliteit. Want hoe handig is het niet om in uw presentatie een uitstapje naar internet te kunnen maken? Hoe kunt

u uw toehoorders meerwaarde bieden met audio en bewegend beeld als illustratie? Hoe maakt u het uzelf makkelijker met de mogelijkheid om verborgen dia’s in uw presentatie op te nemen? In dit themadossier komen dergelijke geavanceerde functies en mogelijkheden van het programma voorbij, zowel op het gebied van vormgeving en inhoud als filmpjes en hand-outs. Als u weet dat u kunt terugvallen op een dijk van een PowerPoint-presentatie, zult u ook zelf meer zelfvertrouwen uitstralen.

7 Tijd instellen 14 opbouw • rolling demo 8 Presenteren met extra’s 16 aanwijzen • tekenen 9 Inhoud 17 tekst • niveau • passend 10 Vormgeving 20 achtergrond • opmaak 11 Grafische objecten toevoegen 22 illustraties • grafieken 12 Afwijkingen 25 titeldia • verborgen dia 13 Afdrukken 26 hand-out • sheets • notities 14 Koppelingen 27 statisch • dynamisch • links Bijlage 1 Het uur van de waarheid 29 Bijlage 2 Bestanden 31

themadossier

1

Inleiding Vraag een spreker op een congres of bij een productdemonstratie waarmee hij zijn presentatie heeft gemaakt en u kunt bijna vergif innemen op het antwoord: met PowerPoint. En ook op de werkvloer wordt zelfs de kleinste bijeenkomst al snel van visuele informatie voorzien door een diavoorstelling op de laptop. Eigenlijk kan zo’n beetje iedereen wel lezen en schrijven met PowerPoint, net als met tekstverwerker Word. Toch? U maakt in een handomdraai een presentatie in PowerPoint. Het is een handig en niet zo heel moeilijk programma. Maar het werken ermee vereist wel een aantal basisvaardigheden. Daarmee kunt u dan precies de juiste en gewenste presentaties maken. Hoe perfecter de presentatie is, des te beter de boodschap overkomt. En daar draait het natuurlijk allemaal om.

met een model dat is ontworpen door de huisstijlcommissie. Datzelfde model kan ook – steeds opnieuw – worden gebruikt door anderen, bijvoorbeeld de verkoopafdeling die er nieuwe producten of diensten mee aanprijst, of een lijnmanager die er zijn plannen mee ontvouwt. Verderop in dit dossier zult u zien hoe dat werkt.

1.1 Vorm en inhoud

1.2 Werking

Zowel voor de vorm als voor de inhoud van de presentatie beschikt PowerPoint over heel wat mogelijkheden. Bij een presentatie is de inhoud natuurlijk van essentieel belang, maar toch speelt ook de vorm een niet te onderschatten rol.

PowerPoint zit zodanig in elkaar dat u bij het maken van een nieuwe presentatie eigenlijk alleen maar voor de inhoud hoeft te zorgen: het programma neemt de opmaak van uw informatie voor zijn rekening. U kunt hierbij kiezen uit diverse voorgeprogrammeerde opmaakmodellen, maar u kunt ook zelf de gewenste

Het programma neemt de opmaak voor zijn rekening Met PowerPoint kunt u die vorm strak vastleggen, zodat u zich straks oog in oog met uw publiek helemaal kunt concentreren op die zo belangrijke inhoud van uw presentatie. Vorm en inhoud kunt u zelfs geheel los van elkaar ontwerpen. Zo kan het managementteam zijn jaarverslag in een presentatie laten zien die is vormgegeven 2

opmaak instellen. U kunt hierbij zelfs afwijken van het model dat u aanvankelijk heeft gekozen. U heeft in PowerPoint diverse presentatiemogelijkheden, zoals 35-mm dia’s, overheadtransparanten of een rolling demo die wordt aangestuurd door middel van de computer zelf. PowerPoint werkt tijdens het ontwerpen altijd in de vorm van dia’s, ongeacht de uiteindelijke vorm van de presentatie. Voorkennis Het is vrij eenvoudig om dia’s voor de presentatie te maken en u doet dat eigenlijk intuïtief zonder dat u per se voorkennis van een tekstverwerker of iets dergelijks nodig heeft. Maar zulke kennis kan wel handig zijn, al is het maar omdat u de inhoud uiteindelijk toch intypt. Spellingcontrole en andere zaken die in Word handig zijn, werken in PowerPoint ook. Eventueel kunt u zelfs met de tekstverwerker gemaakte tekst in PowerPoint integreren, net als grafieken, illustraties of gegevens uit andere programma’s. Verderop in dit dossier zult u aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden de meest voor de hand liggende mogelijkheden van PowerPoint kunnen oefenen.

Iedere paar jaar een nieuwe versie PowerPoint maakt deel uit van Microsoft Office, net als Word, Excel en Access. Van die kantoorbundel zijn diverse versies beschikbaar, waarvan de werkomgeving steeds net iets anders is. Dat geldt dus ook voor PowerPoint. De manier om presentaties te maken is dan wel vergelijkbaar, maar bijvoorbeeld de gebruiksomgeving van PowerPoint 2007 is nogal anders dan die van de voorgaande versies. Zo werken de oudere versies

dossier PC rendement • Presenteren met PowerPoint

met menu’s en werkbalken, maar is de functionaliteit van versie 2007 ondergebracht in het zogenoemde lint, waarbij u werkt met tabs en groepen van knoppen en keuzeopties. In dit dossier leest u alles over de mogelijkheden, instellingen en handelingen van versie 2003. Maar ook de werkwijze in versie 2007 komt aan bod, als die sterk afwijkt of als er in die versie nieuwe mogelijkheden zijn.

2

Interface PowerPoint werkt in principe als elk Windowsgebaseerd programma: het is dus vensters wat de klok slaat. Daarnaast heeft u volop hulpmiddelen als menu’s en werkbalken. Toch is de werkwijze in de interface (gebruiksomgeving) van PowerPoint 2007 nogal anders dan in de voorgaande versies. In dit hoofdstuk komen beide omgevingen aan bod. Als u ook met andere programma’s van Microsoft Office werkt, zoals Word of Excel, zult u een van beide omgevingen al kennen. Neem toch even de interface door die voor u van toepassing is, omdat er typische PowerPointelementen in voorkomen. We nemen de gebruiksomgevingen van PowerPoint 2003 en van 2007 in vogelvlucht met u door. Mocht u met een oudere versie werken, dan lijkt die het meeste op versie 2003. U kunt dan eventueel de uitleg over PowerPoint 2007 overslaan. Als u werkt met – of later overstapt op – versie 2007, neem dan het tweede deel van deze module aandachtig door.

2.1 PowerPoint 2003 Normaliter start u PowerPoint via het Startmenu binnen de Windowsomgeving. Soms staat het daar al in de linker programmalijst, anders moet u de optie opzoeken in de lijst van (Alle) Programma’s. Maar u kunt het programma ook starten door op een bestaande PowerPointpresentatie te dubbelklikken. Dat moet u verderop maar eens proberen als u eenmaal bestanden heeft gemaakt.  Start het programma PowerPoint via de Startknop van de Taakbalk.  U ziet nu het startvenster van PowerPoint zoals in figuur 1.  Het Taakvenster rechts in beeld zal na een nieuwe installatie van PowerPoint ‘Aan de slag’ weergeven in plaats van ‘Nieuwe presentatie’.  Mocht dit bij u zo zijn, kies dan onderaan ‘Een nieuwe presentatie maken’.

2.1.1 Vensteronderdelen In de figuur met het startvenster van PowerPoint ziet u een aantal vensteronderdelen. Hieronder leest u wat deze allemaal inhouden en wat u ermee kunt. Menu’s In de regel onder de titelbalk van het venster vindt u het algemene PowerPointmenu. Zoals bij alle Officeprogramma’s bevatten de menu’s in eerste instantie alleen de meest frequent gebruikte opties. Onderaan elk submenu bevindt zich dan

een dubbel pijltje en als u die optie kiest, verschijnt het volledige submenu. U kunt trouwens ook gewoon enkele seconden wachten of dubbelklikken op een menu; het volledige menu verschijnt dan ook. Als u eenmaal een aanvankelijk niet weergegeven item heeft gekozen, verschijnt die optie de volgende keer wél in het menu. Mocht u een bepaalde optie lange tijd niet (meer) hebben gebruikt, dan verdwijnt die ook weer uit het menu. Werkbalken Onder het menu staan de werkbalken, die u tijdens het werken met PowerPoint kunt gebruiken. Als u de knoppen aanwijst met de muis, verschijnt een uitlegkadertje met de naam (functie) van de knop. De werkbalken Opmaak en Standaard staan samen op één regel, en geven daardoor maar een deel van hun knoppen weer. Ze hebben een vervolgknopje Werkbalkopties om de knoppen in beeld te kunnen brengen die niet zichtbaar zijn. Dat zijn in de regel de minder gebruikte. Overigens is het ook afhankelijk van de breedte van uw beeldscherm hoeveel – en

Figuur 2.1 De gebruiksomgeving van PowerPoint 2003 dossier PC rendement • Presenteren met PowerPoint

3

welke – knoppen zichtbaar zijn. Onder in het venster zijn tekenhulpmiddelen in de werkbalk Tekenen aanwezig. Statusbalk Onderaan bevindt zich ook de statusbalk waarop steeds mededelingen verschijnen, zoals in welke dia u op dit moment werkt, welke sjabloon wordt gebruikt, en dergelijke. Handige informatie als u aan het werk bent met PowerPoint. Dia Midden in het venster staat een lege dia – in de figuur van het type Titeldia – en u zou van hieruit nu een nieuwe presentatie kunnen gaan maken. Tabbladen Links naast de dia staat een overzichtspaneel met twee tabbladen waarin u gecombineerd met de normale diaweergave de overzichtsweergave of de diasorteerderweergave kunt zien. De verschillende weergaven komen in hoofdstuk 5 aan bod. Notities Onder de dia vindt u een vak om notities te kunnen maken bij de dia. U leest meer over de notitie(pagina)weergave in hoofdstuk 5. Taakvenster En ten slotte rechts van de dia staat het Taakvenster Nieuwe presentatie. Vanuit dit

Taakvenster zou u een bestaande presentatie kunnen openen of een nieuwe maken, bijvoorbeeld gebaseerd op een ontwerpsjabloon of met hulp van een Wizard.

2.1.2 Verkennen Verken met de volgende opdrachten de gebruiksomgeving wat nader:  Klik met de muis enkele menuopties aan en wijs verschillende andere (sub) menu’s of opties aan. Mocht u ergens in een submenu of venster terechtkomen, wacht dan even en klik op [Annuleren] of sluit het venster.  Wacht in de menu’s tot de volledige optielijst verschijnt en u ziet hoe de frequent en minder gebruikte opties verschillend worden weergegeven.  Wijs met de muis de verschillende knoppen van de werkbalken aan. Lokaliseer met behulp van de uitlegkadertjes de Werkbalkopties-knoppen en klik er éénmaal op. De resterende knoppen van de werkbalk verschijnen dan.  Sluit de nieuwe, lege presentatie door op het sluitknopje te klikken op de tweede regel van het venster. PowerPoint blijft in beeld, maar de meeste knoppen worden nu ‘grijs’ weergegeven, omdat u geen presentatie aan het maken of bewerken bent. Dat geldt ook voor de menuopties.

2.1.3 Beëindigen In deze weergave van PowerPoint kunt u dus nog maar enkele knoppen en

menuopties gebruiken. De twee werkbalkknoppen ‘Nieuw’ en ‘Openen’ zijn nog actief en dat geldt natuurlijk ook voor knoppen die een werkbalk activeren en de Helpknop. En u kunt ook altijd nog Windowstechnieken gebruiken als vensterformaatknoppen en het systeem- of controlemenu van het venster, of vergelijkbare menuopties in PowerPoint, zoals Afsluiten in menu Bestand.  Sluit PowerPoint af. Als u nu een presentatie had gemaakt, had PowerPoint u gevraagd of u de huidige presentatie wilt bewaren. Dat is nu niet het geval.

2.2 PowerPoint 2007 De start van PowerPoint 2007 is niet anders dan in vorige versies, maar wat u daarna ziet, wijkt wel behoorlijk af. Als u met deze versie werkt, kunt u de volgende opdracht doen:  Start het programma PowerPoint 2007 – via de Startknop van de Taakbalk. U ziet het startvenster van PowerPoint 2007 als in figuur 2.2. Het venster lijkt op het eerste gezicht wel wat op dat van de vorige versies, maar er zijn toch aanmerkelijke verschillen.

2.2.1 Vensteronderdelen Midden in het venster staat net als in vorige versies een lege dia, ook hier van het type Titeldia. Links ernaast staat ook het vensterpaneel met twee tabbladen voor overzichts- of diasoorteerderweergave, onderaan vindt u het vensterpaneel voor de notities. Helemaal onderin het venster staat de statusbalk (waar overigens wel enkele andere functies staan, zoals de Zoomfunctie). Tot zover is het allemaal niet veel anders dan in PowerPoint 2003. Titelbalk De titelbalk boven in het venster is wel anders: u vindt daar de Officeknop en de werkbalk Snelle toegang (zie hieronder voor uitleg).

Figuur 2.2 De gebruiksomgeving van PowerPoint 2007 4


Lint Onder de titelbalk bevindt zich het zogenoemde Lint. Microsoft heeft in PowerPoint 2007 vrijwel alle functies die

u nodig heeft, ondergebracht in verzamelingen knoppen en keuzemogelijkheden die zich aan uw handelingen kunnen aanpassen. Die staan boven in het venster in het Lint (in Engelse versies ribbon genaamd). Het Lint bevat diverse knoppen en functies, verdeeld over rubrieken (groepen) die u onderin vermeld ziet staan, zoals Klembord, Dia’s, Lettertype, en dergelijke. Aan de bovenkant van het Lint staan tabs (alsof het tabbladen betrof) waarmee u verschillende verschijningsvormen van het Lint kunt activeren – maar PowerPoint kan het Lint ook zelf aanpassen of er rubrieken aan toevoegen als u bepaalde handelingen verricht. Standaard begint PowerPoint met de tab Start.  Verken de verschillende groepen van het Lint door met de muis opties en opdrachten aan te wijzen en lees de uitlegkadertjes. Bekijk ook enkele andere tabs door die aan te klikken en daar de mogelijkheden te verkennen. Sommige knoppen hebben rechts een keuzepijltje en dat wijst erop dat er meerdere keuzen zijn: klikken op dat pijltje opent meestal een submenu met mogelijkheden.  Probeer nu ook enkele uitgebreidere keuzen uit via de keuzepijlknopjes als die rechts van de knoppen zijn weergegeven. Als u per ongeluk een knop aanklikt en u komt in een submenu of venster, wacht dan even en klik op [Annuleren] om een venster te sluiten

of klik in het documentvenster om een submenu te deactiveren.  In plaats van klikken op de tabs van de hoofdcategorieën, kunt u ook de rij met de tabs aanwijzen en met het wieltje van uw muis van tab naar tab gaan. In bepaalde situaties kunnen meer tabs verschijnen in het Lint: sommige daarvan worden automatisch toegevoegd bij bepaalde werkzaamheden die u uitvoert, andere moet u zelf activeren. Daarover leest u verderop in dit dossier meer, zodra dat aan de orde is.

die niet op het Lint voorkomen, complexe opdrachten waar u veel muisklikken voor nodig heeft om ze te activeren, of zelfs eigen knoppen die macro’s activeren. Dergelijke functies kunt u zelf toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang. Rechts van die werkbalk bevindt zich namelijk een knopje om de balk aan te passen. Door daar de functies aan te klikken, zult u deze aan de balk Snelle toegang toevoegen. Onder die aanpassingsfunctie ziet u overigens ook de optie Meer opdrachten die u in staat stelt in principe elke veelgebruikte knop aan de balk toe te voegen.  Open de Officeknop.  Klik met de rechtermuisknop op de optie Sluiten en kies Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang.  Klik met de rechtermuisknop op een functie van het Lint naar keuze – dat mag van elke tab of groep zijn – en voeg ook die toe aan de werkbalk.  Klik met de rechtermuisknop op de laatst toegevoegde knop en kies Verwijderen uit werkbalk Snelle toegang.

Officeknop Achter de ronde Officeknop linksboven in het venster bevinden zich enkele belangrijke opties die niet op het Lint voorkomen: algemene functies voor uw bestanden, zoals Opslaan (als), Afdrukken, Openen en Sluiten of Nieuw. Verder vindt u er een lijst van de laatst gemaakte of bewerkte presentaties en de belangrijke knoppen [Opties voor PowerPoint] (voor alle instellingen in het programma) en [PowerPoint afsluiten]. Daarover leest u meer als u dergelijke functies gaat gebruiken.

2.2.2 Beëindigen Om PowerPoint te stoppen kunt u de knop [PowerPoint afsluiten] in het menu van de Officeknop gebruiken, maar de sluitknop van het venster werkt natuurlijk ook.  Sluit PowerPoint af. Als u nu een presentatie had gemaakt, had PowerPoint u gevraagd of u de huidige presentatie wilt bewaren.

Werkbalk Snelle toegang Naast de Officeknop staat de werkbalk Snelle toegang en daarop staan in eerste instantie alleen de knoppen Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw/Herhalen. Maar daar kunt u meer knoppen aan toevoegen, bijvoorbeeld andere functies

Wat een speciale weergave van het Lint! Er zijn enkele bijzondere mogelijkheden met de weergave van het Lint:  Naarmate het venster waarin het Lint wordt weergegeven breder is (ook bijvoorbeeld in een breedbeeldscherm), zullen er ook meer rubrieken en vooral knoppen zichtbaar zijn. Als het venster te smal is om alles weer te geven, worden er groepen ‘dichtgeklapt’ en verschijnt er een groepknop met een pijltje onderaan waarmee u de daarin opgenomen functies via een snelmenu kunt activeren.



I n sommige groepen van het Lint staat rechts onderin een klein symbool om alle functies uit die rubriek weer te geven in een venster: klik daar op om die volledige vensters te activeren.  U kunt het Lint minimaliseren en de werkbalk Snelle toegang eronder zetten: zo krijgt u een werkomgeving met een soort menubalk en daaronder een knoppenwerkbalk. U doet dat als volgt: Klik op het keuzeknopje aan de rechterkant van de werkbalk Snelle toegang (Werkbalk Snelle toegang aanpassen);



Kies Onder het lint weergeven; Stel daar ook in Het lint minimaliseren; Klik op enkele tabs van het Lint en zie dat de opties worden weergegeven; Elders klikken, verbergt het Lint weer. Als u deze weergave handig vindt, stel die dan pas in nadat u dit dossier heeft doorgenomen. In dit dossier gebruikt u de standaardinstellingen van de werkbalk en het Lint. Laat de werkbalk Snelle toegang weer boven het Lint weergeven en maak het Lint weer geheel zichtbaar.












5

3

Hulpfunctie Ook al bent u een geoefend pc-gebruiker, soms kunt u toch op een handeling stuiten waar u het fijne even niet meer van weet. Dan is het wel zo handig als u terug kunt vallen op de Helpmogelijkheden die het programma u biedt. Bovendien kunt u daar altijd ideeën voor mogelijkheden mee opdoen die u nog niet kende. Zoals nagenoeg elk programma op de pc kent PowerPoint een uitgebreid Helponderdeel dat veel informatie bevat. Een helpfunctie werkt in de regel met een zoekvak, uitlegvensters en overzichten van onderwerpen met daarbij beschrijvingen en oplossingen. Hoe dat werkt, spreekt voor zich en komt hier verder niet aan de orde.

3.1 PowerPoint 2003 Het Helpprogramma van PowerPoint 2003 bevat allerlei functies om in de hulpinformatie te zoeken. Ook is er via internet een verbinding mogelijk met Microsoft Office Online met nog veel meer informatie. Een wel heel bijzonder hulpje is de Officeassistent (zie onder). In het Helpmenu staat verder nog de optie Analyse en herstel. Deze functie kan opsporen of er fouten in uw geïnstalleerde versie van PowerPoint zijn geslopen. Mocht dat nodig zijn, dan kan die functie ze eventueel herstellen.  Start als nodig is PowerPoint of begin met een nieuwe presentatie.  Klik op het Helpmenu en kies Microsoft Office PowerPoint Help. U kunt ook de Helpknop op de standaard werkbalk aanklikken. Er verschijnt nu een taakvenster Help in beeld.  Typ in het zoekvak bijvoorbeeld: Speciale effecten. Er verschijnen nu enkele voorstellen. Kies hieruit een onderwerp dat het dichtst in de buurt komt. Microsoft Office PowerPoint Help is zo ingericht dat u op een 6

systematische manier alle informatie kunt krijgen die u nodig heeft. Bekijk eventueel ook de andere manieren om via het taakvenster Help informatie op te vragen, bijvoorbeeld online.

De tip die u overigens ziet in de figuur, verschijnt naar aanleiding van bepaalde handelingen. In dat geval staat er opeens een lampje naast de Officeassistent, ten teken dat PowerPoint een nuttige tip voor u heeft. Klik dan op het lampje om de tip te lezen.

Het is nuttig om de Officeassistent aan te laten staan

3.2 Officeassistent Een hulpmiddel dat door de een wordt geprezen en door de ander verguisd, is de Officeassistent. Dit papercliphoofdje – door Microsoft Clippit gedoopt – komt in de gehele Office 2003-omgeving voor. Aanvankelijk is het in PowerPoint 2003 niet ingeschakeld – in vorige versies wel – maar het verschijnt als u het in Help oproept of Help start via functietoets [F1]. Clippit helpt vooral de beginnende gebruiker aan handigheidjes, technieken, tips en helpinformatie. En eenmaal in beeld zorgt de Officeassistent ervoor dat uw normale dialoogvensters verschijnen in de vorm van tekstballonnetjes (zie figuur 3.1).

Figuur 3.1 Clippit


Als u nog niet zo bedreven bent met PowerPoint, is het heel nuttig om de Officeassistent aan te laten staan; misschien dat er nog handige tips tevoorschijn komen.

3.3 PowerPoint 2007 In Office 2007 heeft de Officeassistent definitief zijn Waterloo gevonden. U zult het in deze versie dus moeten doen met de andere hulpmiddelen. Maar die zijn er genoeg. De Helpknop bevindt zich in versie 2007 op de tabrij van het Lint, helemaal rechts. Maar u mag ook nog steeds Help activeren met functietoets [F1]. Het Helpprogramma is zodanig ingericht dat u bij de totale Helpinformatie uit Microsoft Office kunt komen. Zo zult u bij gebruik van Help in PowerPoint ook onderwerpen tegenkomen uit Word of Excel. Veel onderwerpen gelden namelijk voor alle Officeprogramma’s of hebben gemeenschappelijke kenmerken. Eenmaal geactiveerd opent Help met een introductiepagina waarin u allerlei onderwerpen krijgt aangeboden die u verder kunnen helpen. Een belangrijk item in Help is Nieuw

Figuur 3.2 Navigeren met het toetsenbord waar u informatie kunt vinden over nieuwe functies en mogelijkheden van PowerPoint. Dat is handig als u uw kennis voornamelijk heeft opgedaan bij het werken met versie 2003.

3.4 Sneltoetsen Sneltoetscombinaties zijn handig en prima hulpmiddelen om geen RSI (repetitive strain injury) te krijgen. Denk aan [Ctrl]+[x] voor menu Bewerken, Knippen, [Ctrl]+[v] voor Plakken, [Ctrl]+[s] voor Opslaan, en [Ctrl]+[z] voor Ongedaan maken. In PowerPoint 2003 zag u dergelijke toetscombinaties in de (sub)menu’s staan. Maar 2007 heeft geen menu’s: daar staan dergelijke toetscombinaties dan ook in de uitlegkadertjes die verschijnen als u een opdracht aanwijst. Wijs in PowerPoint 2007 maar eens enkele knoppen aan om

te zien of ze sneltoetsen kennen. Help geeft in de meeste programma’s – en ook in PowerPoint – een lijst met handige toetscombinaties die u kunt gebruiken in plaats van steeds overal op te moeten klikken met de muis. Zoek in Help maar eens op ‘sneltoetsen’. Bij opdrachten in dit dossier staan in het vervolg ook regelmatig de sneltoetscombinaties vermeld.

3.5 Menu’s PowerPoint 2003 kent menu’s en daarin kunt u zoals in de hele Windowsomgeving ook met het toetsenbord navigeren. De menuopties – en trouwens ook knoppen en andere opdrachtopties zoals in vensters – hebben daarvoor meestal een onderstreepte letter. Door die letters in combinatie met de

[Alt]-toets in te toetsen, activeert u de menu’s, items of opdrachten. Zo is menu Bestand te openen met [Alt]+[b] en vervolgens Opslaan als met de letter L (eventueel ook weer met [Alt], maar dat is in het submenu niet nodig). In PowerPoint 2007 werkt dat anders, omdat de menuen werkbalken ontbreken:  Druk kort op de [Alt]-toets. In het Lint, de werkbalk Snelle toegang en op de Officeknop verschijnen nu letters en cijfers zoals u in bijgaande figuur (van een deel van het Lint) kunt zien.  Toets de [b] en zie dat het submenu van de Officeknop verschijnt. Sluit het submenu en druk op [Alt]+[b]. Het submenu verschijnt opnieuw. De letters die Microsoft heeft gekozen, komen voor een deel overeen met de ‘vergelijkbare’ hoofdmenuopties uit eerdere versies: de Officeknop is immers het nieuwe ‘Bestand-menu’, vandaar dat u de toetscombinatie [Alt]+[b] kunt gebruiken. Voor andere letters geldt dat niet. En de knoppen van de werkbalk Snelle toegang hebben cijfers gekregen in volgorde van links naar rechts: de plaats van een knop op die balk bepaalt dus het cijfer van de toetscombinatie.

Ineens een heel ander uiterlijk Het was een behoorlijk ingrijpende aanpassing: van de werkwijze in Office 2003 naar de aanpak in Office 2007. Vooral als u altijd gewend bent geweest te werken met 2003 – bijvoorbeeld omdat dit het pakket was dat uw vorige werkgever op de pc’s draaide – zult u zich aanvankelijk misschien voelen als een kat in een vreemd pakhuis. Gelukkig heeft Microsoft op zijn websites – dus via online Helponderwerpen – diverse handige hulpmiddelen beschikbaar voor de overstappers. Hier leest u hoe de twee belangrijkste werken. Hiervoor heeft u wel een internetverbinding nodig. I nteractieve gids Microsoft biedt u als gebruiker van vorige versies van Office een online interactieve gids om u te demonstreren hoe u de

opdrachten uit Office 2003 in Office 2007 moet uitvoeren.  Typ in het zoekvak van Help Interactieve gids en klik op Zoeken.  Kies een opdracht in het PowerPoint 2003-venster – met de daar gebruikelijke werkbalken en menu’s – en zie wat de gids u voorstelt als werkwijze in versie 2007. Zo’n interactieve gids is er ook voor de andere Officetoepassingen. Lijsten met bekende opdrachten Microsoft heeft een aantal lijsten samengesteld waarin u de oude werkwijze met de menu’s en werkbalken naast de nieuwe methode in versie 2007 ziet. Het zijn lijsten in Excelwerkmappen die u kunt downloaden. Zoek de lijst van PowerPoint 2003/2007 maar eens op:  Typ in het zoekvak van PowerPoint Help

in: Bekende opdrachten en klik op Zoeken. G a in de lijst met zoekresultaten naar het onderwerp Naslaginformatie: locaties van PowerPoint 2003-opdrachten in PowerPoint 2007 en klik erop. Neem eventueel de informatie vluchtig door. Bijna onderaan vindt u een kop Nieuwe locaties voor bekende opdrachten en in de tekst daaronder een hyperlink naar de PowerPoint 2007-werkmap met linttoe wijzingen.  Klik op deze koppeling om het bestand te downloaden.  Open het bestand vanaf de locatie waar u het heeft geplaatst bij het downloaden.  Bekijk het introductiewerkblad en vervolgens enkele tabs (onder in het venster) die de menuopdrachten en werkbalken van versie 2003 laten zien met hun nieuwe werkwijze in versie 2007. 


7

4

Modellen en sjablonen U wilt dus een presentatie in elkaar draaien? Het is dan wel zo handig om te weten wat PowerPoint allemaal voor u kan betekenen. In dit hoofdstuk komen enkele voorbeelden voorbij van presentaties waarvan PowerPoint zowel de vormgeving als de inhoud geheel verzorgt. Als u al meer op eigen benen staat, niet getreurd: verderop in dit dossier zult u zien hoe u uw eigen inhoud en vormgeving kunt regelen in een presen-

van de wizard heeft gemaakt. PowerPoint heeft de dia automatisch een achtergrond gegeven.  Bekijk alle dia’s met behulp van de verticale schuifbalk rechts in het presentatievenster. U kunt ook de knoppen daaronder gebruiken, voor de volgende en vorige dia.

tatie. PowerPoint heeft heel wat handige hulpmiddelen aan boord die u kunt gebruiken voor het maken van een presentatie:  wizards die stap voor stap uitleggen wat u moet of kunt doen;  sjablonen van presentaties die allerlei dia’s, vormelementen en voorbeeldinhoud bevatten;  thema’s die een consequente opmaak voor de hele presentatie regelen. Dit is de werkwijze in PowerPoint 2007.

4.1 AutoInhoud In PowerPoint 2003 kunt u een presentatie maken met behulp van de Wizard AutoInhoud. Afhankelijk van het onderwerp van de presentatie dat u daar kunt kiezen, krijgt de presentatie alvast een aantal dia’s toegewezen met voor de hand liggende onderdelen die met het onderwerp verband houden.  Start een nieuwe presentatie. Deze verschijnt automatisch als u het programma opent, anders kiest u in menu Bestand, Nieuw.  Kies in het Taakvenster Nieuwe presentatie de Wizard AutoInhoud. In sommige oudere versies waar geen taakvenster is, moet u de wizard starten als sjabloon. De wizard begint met een welkomstvenster. Lees steeds de inhoud in de vensters van de wizard en klik op de knop [Volgende] als u de informatie gelezen heeft of als 8

u uw keuzes heeft gemaakt. Met [Vorige] gaat u eventueel een stapje terug.  Maak een presentatie van het type Een strategie aanbevelen (via de categorieën kunt u de diverse types sneller vinden) en kies de vorm van een Presentatie op het scherm. Geef de presentatie als titel Een strategisch idee.  Laat in de voettekst van de dia’s uw (bedrijfs)naam, de datum en het dianummer plaatsen.  Kies in de laatste stap [Voltooien]. In het venster van PowerPoint is links een overzichtslijst van dia’s verschenen op basis van de keuzen die u met behulp

Figuur 4.1 Het venster met presentatiesjablonen


Sjablonen helpen u met de vormgeving De presentatie die u nu heeft gemaakt, is in feite een presentatiemodel. U zou vervolgens de tekst van de dia’s kunnen aanpassen op basis van de aanwijzingen die de wizard heeft neergezet als inhoud. Daarna kunt u ook nog de vormgeving, bijvoorbeeld de achtergrond, aanpassen, zie de volgende paragraaf.  Bewaar de presentatie zonder deze te

sluiten. Ga naar het menu Bestand, Opslaan – dat kan ook via de werkbalk – en kies een map om het bestand in op te slaan, bijvoorbeeld Mijn Documenten. Geef het bestand als naam Eerste presentatie. Die naam verschijnt vervolgens in de titelbalk.

4.2 Vormgeving Ook voor de vormgeving is hulp beschikbaar: de ontwerpen de presentatiesjablonen. De laatste zijn complete presentaties, vergelijkbaar met degene die u maakt met de Wizard AutoInhoud. Bij gebruik van beide soorten sjablonen hoeft u zelf

Redelijk eenvoudig om een bestaand model te veranderen niet al te veel te ontwerpen en ontstaan al snel professioneel ogende presentaties.  Kies in de opmaakwerkbalk de knop Diaontwerp. Het Taakvenster Diaontwerp verschijnt nu rechts. In oudere versies kunt u het beste via het menu Opmaak werken.  Selecteer een andere sjabloon naar keuze. Als u uw keuze heeft gemaakt, ziet u de veranderingen ook meteen doorgevoerd: de achtergrond van de hele diapresentatie is veranderd.  Blader nog eens door de gehele presentatie.  Bewaar de presentatie nogmaals en sluit hem af. Elke presentatie is gebaseerd op een sjabloon, dat wil zeggen een achtergrond die in principe bij alle dia’s hetzelfde blijft. Later zult u zien dat u ook zelf sjablonen kunt maken, al dan niet gebaseerd op een bestaande. Slecht nieuws Moet u slecht nieuws verkondigen in een presentatie, dan is een feestelijk sjabloon natuurlijk minder geschikt. Zo past u het sjabloon aan:



Start via Bestand, Nieuw het Taakvenster Nieuwe presentatie.  Kies Op mijn computer, onder Sjablonen.  Klik in het Sjablonenvenster op het tabblad Presentaties en kies de presentatie met als titel Slecht nieuws meedelen (zie figuur 4.1).  Geef de presentatie als titel Sluiting Vestiging Leeuwarden. (Dat kunt u in het overzicht doen of op de titeldia). Op de Dia-achtergrond verschijnt de opmaak volgens het door PowerPoint geselecteerde bijpassende sjabloon (Slecht nieuws meedelen.pot).  Wijzig de opmaak vervolgens weer naar een feestelijke ogende sjabloon, bijvoorbeeld Applaus.pot.  Bekijk de presentatie.  Bewaar (en sluit) de presentatie onder de naam Sluiting.

4.3 Modellen Alle presentaties – ook de presentatiesjablonen – zijn opgebouwd rondom een serie modellen. PowerPoint bevat een model voor elk onderdeel van een presentatie: een diamodel, een hand-outmodel en een notitiemodel. Vooral het diamodel is van essentieel belang, omdat het de basisobjecten bevat van de meeste dia’s in uw presentatie. Er is ook een titelmodel, speciaal voor de titeldia van een presentatie. Het is redelijk eenvoudig een bestaand model te veranderen, zodat u bijvoorbeeld een presentatie in haar geheel aan uw huisstijl kunt aanpassen qua kleur, lettertype en dergelijke. Zou u bijvoorbeeld het lettertype aanpassen op de dia die u in beeld heeft, dan verandert dat alléén op die dia. De overige dia’s krijgen het nieuwe lettertype dan niet. Het model achter een dia kunt u openen via menu Beeld, Model en dan bijvoorbeeld Diamodel. Dat kan ook als u de [Shift]-toets ingedrukt houdt en vervolgens klikt op de weergaveknoppen onderin het presentatievenster. Dat laatste is handig, maar vergt wel enige oefening. Verderop in dit dossier komt het nog terug.  Open de presentatie Eerste presentatie.



Kies menu Beeld, Model, Diamodel. Op de statusbalk ziet u dat u zich in het Diamodel bevindt. In het linker vensterpaneel verschijnen nu twee kleine voorbeelden – zogenoemde thumbnails – van de dia’s, zie figuur 4.2. De ene is van het Titeldiamodel, de andere van het Diamodel dat voor alle andere dia’s van de presentatie geldt.  Klik het model van de Titeldia aan.  Verander het lettertype van de titel Een strategisch idee op de dia via de werkbalk Opmaak naar een lettertype naar keuze.  Selecteer nu het diamodel van de andere dia’s in de presentatie. U kunt ook switchen tussen de dia’s met [PgUp] en [PgDn].  Verander op de dia – dus in het objectgebied van het diamodel – het lettertype en de opmaak (zoals Vet en Cursief) naar eigen smaak.  Schakel terug naar de normale diaweergave. Dat kunt u doen door te klikken op Modelweergave sluiten op het werkbalkje dat is verschenen of via menu Beeld. Bekijk de gewijzigde presentatie.

4.4 Eigen sjabloon Het gewijzigde ontwerp – u heeft immers de modellen veranderd – zou u vervolgens ook weer als sjabloon kunnen gebruiken voor nieuwe presentaties.  Kies menu Bestand, Opslaan als.  Geef de sjabloon als naam Mijn Presentatie.dot (kies onderin ook als bestandstype PowerPoint sjabloon *.dot). Plaats het bijvoorbeeld op het bureaublad of in uw map met huisstijlsjablonen.

Figuur 4.2 Het diamodel in PowerPoint 2003


9



Dubbelklik op het pictogram van de sjabloon en zie dat u een nieuwe presentatie krijgt die alle kenmerken, onderdelen en elementen van de sjabloon heeft. Als de sjabloon bijvoorbeeld al uw huisstijlelementen en opmaak bevat, betekent het dat u op deze manier voor volgende presentaties alleen nog maar de inhoud hoeft te regelen. Dat is erg handig, en daarom krijgt u hierover in een later hoofdstuk meer informatie.

allerlei dia’s waarin voorstellen staan voor de in te vullen inhoud. Nieuw in PowerPoint 2007 is een presentatiesjabloon met een afwijkend diafor-

4.5 Werkwijze in 2007

maat, namelijk speciaal voor weergave op breedbeeldschermen, die tegenwoordig natuurlijk steeds vaker voorkomen. U vindt deze sjabloon in de categorie Geïnstalleerde sjablonen.

De Wizard AutoInhoud bestaat niet meer in versie 2007 van PowerPoint, maar onderdelen als sjablonen nog wel. De ontwerpsjablonen heten in de nieuwe versie thema’s. Over het algemeen werken ze op vergelijkbare manier als in de eerdere versies. En in sommige sjabloonpresenta-

Meerdere dia’s met een hoeveelheid voorbeeldtekst ties komen ook meerdere dia’s voor met een hoeveelheid voorbeeldtekst. De manier van werken met de andere gebruiksomgeving, zoals het Lint, betekent natuurlijk wel dat u de ontwerpwerkzaamheden op een iets andere wijze moet doen.

4.5.1 Sjablonen Ook in 2007 zijn de modelbestanden voorzien van bepaalde teksten, objecten of instellingen, zodat u bij het openen van een sjabloon een nieuwe presentatie krijgt met alle kenmerken van de sjabloon.  Kies in de Officeknop de optie Nieuw.  Klik links in het venster Nieuwe presentatie op de categorie Geïnstalleerde sjablonen. Selecteer in het rechter vensterpaneel de presentatie Introductie van PowerPoint 2007 en klik op [Maken]. Wederom krijgt u een presentatie met 10

Vormgevingskenmerken zijn samengebracht in een thema

4.5.2 Thema De vormgevingskenmerken van de presentatie (en de sjabloon) zijn samengebracht in een thema. U kunt ook in versie 2007 zulke sjablonen en thema’s zelf maken. Als voorbeeld past u nu een ander ontwerp van Microsoft toe op de huidige presentatie.  Kies in het Lint de tab Ontwerpen. In de groep Thema’s ziet u de huidige vormgeving geselecteerd.  Wijs enkele andere thema’s aan – let op: niet klikken! – en zie dat deze steeds meteen worden getoond in de huidige dia. Achter de thumbnails van de vormgevingen staan ook nog een schuifbalkje en keuzepijl om alle thema’s te kunnen zien. Om uw keuze definitief te maken, klikt u op de gewenste vormgeving. Alle veranderingen worden dan in de presentatie doorgevoerd.

Figuur 4.3 Het diamodel in PowerPoint 2007




Kies een nieuw thema voor deze presentatie.  Ga naar de titeldia en bekijk de presentatie met het gewijzigde thema nog eens in haar geheel.

4.5.3 Modellen Om de modellen in een presentatie aan te passen, kiest u in het Lint voor tab Beeld, groep Presentatieweergaven, knop Diamodel. Maar u kunt ook klikken op de weer gaveknoppen onderin het presentatie venster terwijl u de [Shift]-toets ingedrukt houdt.  Open via het Lint het diamodel. In het vensterpaneel links verschijnen nu meerdere dia’s. Een voorbeeld van hoe dit eruit ziet, vindt u onderaan deze pagina in figuur 4.3. De geselecteerde dia is van het Titelmodel, de andere dia’s daaronder zijn van het Diamodel.

Bekijk de gewijzigde opmaak van de presentatie 

Klik de titel in de middelste dia aan door één keer op het vak te klikken. Verander het lettertype van de titel. Dat kan via de miniwerkbalk die verschijnt als u de geselecteerde titel aanwijst of als u met de rechtermuisknop klikt op de rand van het objectvak.  Selecteer nu het Diamodel met als indeling Titel en object. Via de uitlegkadertjes kunt u erachter komen welke indeling het is.  Verander het lettertype en de opmaak (bijvoorbeeld Vet of Cursief) van de diatitel en de verschillende tekstniveaus naar eigen smaak in het objectgebied van de dia.  Schakel terug naar de weergave Normaal. U kunt hiervoor de knop Sluiten helemaal rechts in de tab Diamodel gebruiken, maar via tab Beeld is het ook mogelijk om de weergave te veranderen. Bekijk de gewijzigde opmaak van de presentatie.

5

Weergeven en navigeren Een dia of presentatie weergeven op uw computerscherm kan op verschillende manieren. Elke modus heeft dan ook zijn eigen voor- en nadelen. PowerPoint kent een hoop weergavemodi, maar de belangrijkste modus voor uw uiteindelijke doel is die om de presentatie weer te geven: de Diavoorstelling. Afhankelijk van uw keuze voor een weergave verloopt ook de navigatie door de presentatie anders. En dat navigeren



Schakel terug naar de Normale weergave. Dat kan ook snel door op een dia dubbel te klikken (niet tijdens een diavoorstelling). De weergave Diavoorstelling in 2003 (in 2007 Diapresentatie-weergave) kunt u weer verlaten met [ESC]. Navigeren in deze modus werkt met toetsen als [Spatie], [PgDn], [Home], [End] of [PgUp].

kan zowel met de toetsen als met de muis. PowerPoint kent verschillende manieren om de presentatie weer te geven:  de Normale weergave, met drie panelen voor overzicht of dia’s, de gehele dia en notities;  de Diasorteerder-weergave, waarmee u naar de dia’s kunt kijken met meerdere (opgemaakte) dia’s tegelijk. In deze weergave kunt u dia’s in hun geheel verplaatsen of opnieuw rangschikken. In deze weergave kunt u ook de overgangen, opbouw en tijdsintervallen bepalen voor de uiteindelijke diapresentatie (zie het volgende hoofdstuk);  de Diavoorstelling, waarin de presentatie is weergegeven als diashow met eventuele overgangen en opbouweffecten;  de Notitiepagina-weergave, die u pa-

Het eindproduct In PowerPoint 2007 is net als in de hele omgeving van Office 2007 de Directe weergave actief. Deze functie geeft tijdens het kiezen van een opmaakeffect – zoals uw keuze voor een lettertype, maar ook van dia-effecten – in het scherm op de achtergrond alvast een voorproefje van hoe een en ander er uit zal gaan zien. Probeer maar eens een ander lettertype aan een tekst op de dia toe te kennen en zie hoe vóór u kiest al een preview te zien is.

gina’s levert met ruimte voor aantekeningen. In de laatste twee modi is bewerken of toevoegen niet mogelijk.

5.1 Weergave kiezen In het ontwerpvenster bevindt zich in versie 2003 links onderin, in versie 2007 rechts onderin, een speciale knoppenbalk om de verschillende weergaven te activeren (behalve die met de Notitiepagina’s). De afwijkend gekleurde knop vertelt u in welke modus u zich bevindt.  Open een presentatie naar keuze.  Verander via de knoppen in het presentatievenster de modus naar Diasorteerder-weergave.  Schakel terug naar de Normale weergave. Notitiepagina-weergave Niet alleen kunt u via de knoppen onder in het presentatievenster overschakelen naar een andere weergave, maar ook via het menu Beeld in versie 2003 of via de tab Beeld in versie 2007. De gekozen (actieve) weergave is daar voorzien van een afwijkend gekleurde knop. Hier bevindt zich ook de Notitiepagina-weergave.  Bekijk nog eens alle verschillende weergaven, ook de Notitiepagina’s. Maak gebruik van de snelknoppen (onderin het presentatievenster) en van de opties in het menu of de tab Beeld om van weergave te veranderen.

Geheugensteuntje In de Notitiepagina-weergave kunt u aanvullende tekst of aantekeningen plaatsen onder de dia’s die u heeft gemaakt. Uitgeprint zijn deze notities bijvoorbeeld handig als geheugensteuntje voor als u gaat spreken.

5.2 Navigeren In het paneel met de overzichtsweergave links is het mogelijk de lijst van dia’s te doorlopen met bijvoorbeeld de schuifbalk rechts in het presentatievenster. Dat werkt voor de dia’s natuurlijk ook, maar er zijn nog een aantal mogelijkheden om te navigeren, zoals in de volgende opdracht gedemonstreerd.  Blader door de diapresentatie met [PgDn] en [PgUp].  Ga naar de laatste dia met de toets combinatie [Ctrl]+[End].  Ga vervolgens weer naar de titeldia (met [Ctrl]+[Home]). Deze toetsen en combinaties werken in de hele Windows- en Officeomgeving op dezelfde manier. Met de muis Navigeren met toetsen is vaak handiger dan met de muis werken, maar ook dat kan natuurlijk: via de schuifbalk of via de twee knoppen voor volgende en vorige dia. Deze bevinden zich onder de rechter schuifbalk in het presentatievenster en hebben dubbele pijlkoppen.


11

6

Diavoorstelling Een schermvullende presentatie is meestal indringender dan de weergave van een vrij kleine dia. U zult dan ook vaak kiezen voor de Diavoorstelling als meest geschikte presentatievorm. In de diashow kunt u heel fraaie effecten toepassen om van de ene naar de andere dia over te gaan of om een dia op te bouwen. In dit hoofdstuk komen enkele mogelijkheden voorbij. Er zijn in principe twee soorten diashows: de diapresentatie en de rolling demo (een soort film). Beide diashows kunt u eventueel voorzien van timing. Ze verschillen niet veel van elkaar en de aanwezigheid van een presentator bepaalt eigenlijk welke van de twee u gebruikt. Een rol-

Strak regime van overgangen en animatieschema’s ling demo kent geen presentator. Dan is het vooral bepalend hoeveel tekst er op een dia te lezen valt. Via timing kunt u regelen hoe lang een dia in beeld moet blijven. Als u verschillende effecten door elkaar gebruikt, zal dat een levendige presentatie opleveren. Gebruikt u de diapresentatie daarentegen om uw verhaal te ondersteunen, dan moet u zorgen dat de diashow een rustig karakter heeft, met een strak regime van overgangen en animatieschema’s. U kunt timing toevoegen, maar dat is meestal niet handig. Over rolling demo’s en timing leest u meer in hoofdstuk 8.

is een speciale modus in PowerPoint aanwezig: de Diasorteerder-weergave. Daarin kunt u meerdere dia’s tegelijk overzien, en voorzien van overgangseffecten en animatieschema’s. Als u dat wilt, kunt u er ook nog het element timing aan toevoegen.  Open een presentatie naar keuze, bijvoorbeeld Eerste presentatie, of maak een nieuwe op basis van de sjabloon die u eerder heeft bewaard.  Schakel over naar de Diasorteerderweergave.  In het Diasorteerder-venster vindt u alle dia’s van uw presentatie. Bovendien is er een nieuwe werkbalk in beeld verschenen: de Diasorteerderbalk (zie figuur 1).

6.2 Overgangen De knop [Overgang] op de Diasorteerderbalk opent rechts in beeld een Taakven-

ster, waarin u de overgang tussen twee dia’s kunt regelen.  Open het Taakvenster Diaovergang. Standaard is Geen overgang ingesteld voor de (huidige) dia. De actieve, huidige dia kunt u herkennen aan het extra kader eromheen. U selecteert een overgang of effect uit de galerij via de pijlknop rechts naast het betreffende keuzevak, vervolgens ziet u dat het gekozen effect in de diasorteerder wordt uitgevoerd. Via de knop [Afspelen] in het Taakvenster kunt u het nog eens nauwkeurig bekijken.  Zorg dat dia 1 de actieve dia is.  Kies in het Taakvenster voor Vervagen via zwart, neem als snelheid Gemiddeld.  In de dia wordt het gekozen effect gedemonstreerd.  Klik eventueel op [Afspelen] om het effect nog eens te zien. Ook door op het animatiesymbool onder een dia te klikken kunt u het overgangseffect in het klein nog eens checken. Probeer maar uit. Vorige dia Overgangen moet u altijd regelen in de actieve dia, waarbij u uitgaat van de vorige dia. Met andere woorden: als u een overgang instelt tussen dia 3 en 4, moet u dat doen in dia 4.  Maak dia 2 actief.  Kies als Overgangseffect voor Blinde-

6.1 Diasorteerder Om verschillende effecten in een diapresentatie aan te brengen en te bewerken 12

Figuur 6.1 De Diasorteerder-weergave met de Diasorteerderwerkbalk


ring horizontaal. Het effect wordt nu in de tweede dia in de diasorteerder gedemonstreerd, waarbij de eerste dia als uitgangspositie geldt.  Geef dia 3 dezelfde overgang.

6.3 Animaties Een lijst met opsommingstekens is een diaindeling waarop u de punten stap voor stap in de dia op kunt bouwen. Daarbij kan het ook van belang zijn wat er met de punten moet gebeuren die al aan bod zijn geweest. Om te zien wat het effect is van zo’n opbouw moet u deze dia bekijken via de diavoorstelling. Daarvoor heeft het Taakvenster dan ook een extra knop. In PowerPoint 2007 werkt dat overigens net iets anders – zie daarvoor kader XXXX.  Zorg dat een dia actief is waarop een opsommingslijst staat; maak als nodig is een nieuwe dia met die indeling.  Activeer het Taakvenster Diaontwerp via de knop op de werkbalk.  Selecteer Animatieschema’s en kies uit de nu verschenen lijst de animatie Weergeven.  Schakel over naar de Diavoorstelling door te klikken op de knop in het Taakvenster.  Bekijk het opbouweffect met behulp van de [Spatiebalk].  Zodra u in de volgende dia bent terechtgekomen, beëindigt u de diashow met [Esc]. Maak dia 2 weer actief.

Als u wilt dat de punten bij het opbouwen van de dia een andere weergave krijgen, kan dat ook.  Kies als animatieschema nu Weergeven en lichter kleuren. Probeer ook een aantal andere opbouweffecten en animatieschema’s uit op verschillende dia’s. Gebruik ook gerust de categorie Opvallend; erg aardig is bijvoorbeeld Ovaalbeweging.

6.5 Vooraf selecteren 6.4 Aangepaste animatie Naast de meegeleverde animatiemogelijkheden, kunt u ook zelf effecten toevoegen aan de objecten op de dia’s. Dit moet u dan wel doen in de Normale weergave.  Schakel over naar Normale weergave.  Ga naar een dia met een titel naar keuze, maar niet de titeldia.  Activeer het Taakvenster Aangepaste animatie via het menu Diavoorstelling of via het pijlknopje rechts naast het sluitknopje van het huidige Taakvenster.  Klik de titel van de dia aan.  Kies in het Taakvenster nu via de knop [Effect toevoegen], Ingang, Meer effecten, voor de animatie Vervaagd ronddraaien. Bij het tekstobject verschijnt het cijfer [1] ten teken dat zich hier het eerste animatie-effect van de dia bevindt.  Activeer de diavoorstelling.  Klik met de muis en de titel op de dia zal gaan bewegen.  Beëindig de voorstelling met [Esc].

U vindt ze in het Lint In versie 2007 staan de overgangen en animaties natuurlijk in het Lint. U vindt ze onder de tab Animaties: de groep Overgang naar deze dia en de groep Animaties. De namen van effecten zijn soms wat anders, maar de werkwijze en het resultaat zijn vergelijkbaar. Bij het instellen van de animaties hoeft u in PowerPoint 2007 niet naar de Diavoorstelling te gaan om te zien wat het resultaat is: een gekozen effect wordt direct in de dia getoond. Dat gebeurt in de Normale weergave. Voor het effect van de opsommingsopbouw kunt u als volgt

Misschien wilt u wel dat de titel bij binnenkomst van de dia al gaat bewegen, en ook dat kunt u via het Taakvenster instellen.  Klik met de rechtermuisknop op het (eerste) effect en kies daar Na vorige starten.  Bekijk de dia nog eens in de diavoorstelling.

te werk gaan: Zorg dat een dia actief is waarop een opsommingslijst staat. Maak als nodig is een nieuwe dia met die indeling.  Schakel vervolgens over naar de weergave Normaal via de knop op de statusbalk.  Selecteer het object met de opsomming.  Klik op tab Animaties op de keuzepijl van het vak Animatie: wijs in het submenu enkele mogelijkheden aan en u ziet dat het op de dia wordt gedemonstreerd (Directe weergave).

Als u wilt dat bepaalde overgangen of animatieschema’s voor meer dan één dia gelden, kunt u alle dia’s waarvoor de instellingen moeten gelden van tevoren selecteren. Dat werkt op de gebruikelijke Windowsmanier: dus via het slepen van een selectiekader of aanklikken terwijl u [Shift] ingedrukt houdt. Vervolgens bepaalt u voor alle geselecteerde dia’s de gewenste overgangseffecten en animatieschema’s. Overigens is er in het Taakvenster ook een knop om een overgang of opbouw in één keer voor alle dia’s te laten gelden.  Sleep een rechthoek rond dia 4 tot en met de laatste dia (begin linksboven dia 4 en sleep tot rechtsonder de laatste). Alle geselecteerde dia’s krijgen een extra kader.  Kies als animatieschema Laten invloeien en lichter kleuren en kies als overgang Blindering horizontaal.  Bekijk de volledige diashow via de diavoorstellingweergave.  Sla de presentatie op met als naam Animaties.

6.6 Ontwerpen



U kunt ook zelf aangepaste animaties ontwerpen. Zo is het mogelijk objecten over dia’s te laten bewegen volgens een vooraf getekend pad en met een snelheid die u mooi vindt. Kijk bijvoorbeeld maar eens naar de mogelijkheden in het Taakvenster achter de knop [Effect toevoegen] (Animatiepaden, Aangepast pad tekenen, Krabbel). Uw eigen ontwerp past PowerPoint natuurlijk toe op de dia waarin u dat regelt. Wilt u het ontworpen effect in alle dia’s terugzien, schakel dan eerst over naar het diamodel.


13

7

Tijd instellen Het staat natuurlijk heel fraai als tijdens uw presentatie precies op het juiste moment de dia (of punt op een dia) wordt gewisseld. Wist u in dat geval dat u een diavoorstelling kunt timen? Ook in een rolling demo kan het handig zijn om de leestijd van de aangeboden tekst vast te leggen, zodat dia’s met relatief weinig tekst niet te lang in beeld blijven en dia’s met veel informatie niet te kort. De Diasorteerder kent de mogelijkheid om een presentatie te ‘klokken’. De werkwijze om te timen is simpel: klik de timer aan en de diashow wordt uitgevoerd, waarbij links onderin het scherm een timer gaan meelopen. Deze legt vast als u van dia (of punt) wisselt.

7.1 Timing Timing kan een handige optie zijn om uw diapresentatie precies volgens een tijdsinstelling te laten verlopen. Dat kan zowel voor een normale presentatie als voor een rolling demo waarbij geen spreker optreedt. Bedenk bij een geklokte

presentatie wel dat u een ruime marge moet aanhouden voor trage lezers, maar overdrijf niet. Houd er verder rekening mee dat de tijdsinstellingen tijdelijk worden uitgeschakeld als u tijdens de diashow handmatig door de presentatie klikt – bijvoorbeeld met de Spatiebalk – om sneller dan de timing naar het volgende onderwerp te gaan. De tijdsinstellingen worden daarbij overigens niet verwijderd.  Open een presentatie naar keuze en zorg dat de eerste dia actief is.  Klik op de knop Try-out voor tijdinstellingen in de Diasorteerderwerkbalk. De diashow begint nu met links boven een timervenster.

Figuur 7.1 Het dialoogvenster Diavoorstelling instellen 14




Wissel van dia (inclusief eventuele opbouw) als daar in het begeleidende verhaal behoefte aan zal zijn. Gebruik daarvoor de voortgangsknop in het timervenster.  Voer zo de hele timing uit.  Na de laatste dia verschijnt de vraag of u de instellingen wilt bewaren. Klik op [Ja]. Mocht u tijdens het timen van een dia een fout maken, dan kunt u die meteen in het timervenster herstellen door de

Ook een pauze invoegen is mogelijk dia te laten herhalen. Klik hiervoor op de knop met de kromme pijl. Ook een pauze invoegen is mogelijk. Instellen Onder de dia’s is nu de tijd verschenen dat elke dia in beeld zal blijven. Of u de ingestelde tijden ook daadwerkelijk gaat gebruiken, kunt u bepalen in het venster Diavoorstelling instellen: klik daarvoor met [Shift] ingedrukt op de diavoorstellingknop onderin het presentatievenster (of menu Diavoorstelling, Diavoorstelling instellen).  Activeer het dialoogvenster Diavoorstelling instellen (zie figuur 7.1).  Bekijk de mogelijkheden.  Controleer of onder Naar volgende dia is ingesteld: Tijdsinstelling gebruiken.  Kies vervolgens [OK]. Als u eenmaal voor timing heeft gekozen, hoeft u dat de volgende keer dat u de diashow opvoert niet opnieuw in te stellen, mits u het getimede model natuurlijk heeft bewaard.



Bewaar de presentatie als Timed. Voer de diavoorstelling nogmaals uit en onderbreek zo nu en dan de timing met de [Spatiebalk].



7.2 Rolling demo Een speciale vorm van de getimede presentatie is de rolling demo. Het staat erg professioneel om in de ontvangsthal van uw organisatie of in een stand op een beurs voor de eventueel wachtende mensen of toevallige passanten zo’n rolling demo op een beeldscherm te laten zien. Als bijvoorbeeld op de balie een computer of monitor is opgesteld waarop de bezoeker zich moet inschrijven bij binnenkomst, kunt u in de tijd dat die pc niet wordt gebruikt, mooi een demo tonen van de producten of diensten van uw bedrijf. Ook kunt u

dia’s dezelfde overgang en opbouw te kiezen. Dat geeft bovendien een rustig ogende en strakke presentatie:  Open een presentatie naar keuze.  Schakel over naar de Diasorteerder-weergave.  Stel indien nodig tijdsinstellingen in voor alle dia’s.  Activeer het Taakvenster Diaovergang.  Stel de overgangskenmerken in, bijvoorbeeld Dambord naar rechts.  Laat dit [Toepassen op alle dia’s].  Activeer het dialoogvenster Diavoorstelling instellen (zie figuur 7.1).  Laat de diashow getimed afspelen en herhalen totdat op [Esc] wordt gedrukt.  Start de diavoorstelling.  Als u in de tweede cyclus bent, stopt u de diashow.  Bewaar de presentatie als Rolling Demo.

7.2.2 Aangepast

Pas op voor al te drukke shows er belangrijke informatie op laten zien of afbeeldingen, al dan niet bewegend en van geluid voorzien, enzovoorts. Uw fantasie is hierbij eigenlijk de enige beperking.

7.2.1 Instellen De gemakkelijkste manier om een rolling demo te maken is door de timing van alle dia’s in één keer in te stellen en voor alle

Een aangepaste manier van presenteren kan nodig zijn als de dia’s soms veel en soms weinig tekst bevatten. Dan kunt u de diavoorstelling natuurlijk gewoon timen zoals een presentator dat zou doen. U leest dan de tekst van de dia of het onderdeel dat wordt opgebouwd langzaam voor en telt er nog een paar tellen bij. Reserveer voor het bekijken van afbeeldingen eventueel nog wat extra tijd. Door te werken met verschillende animatieschema’s, door een keur aan overgangen, illustraties, geluiden en beelden toe te passen en door timing te gebruiken, ontstaat meestal een levendige diashow die ook voor de tweede en volgende maal de

moeite van het bekijken waard is. Pas wel op voor al te drukke shows, want dan gaat uw boodschap misschien verloren.  Kies Willekeurige overgang in het Taakvenster Diaovergang.  Kies Stuiteren in Taakvenster Diaontwerp.  Klik op de Try-out-timerknop.  Lees nu alle dia’s – steeds alleen de nieuwe tekst – in een traag tempo voor en druk daarna op de [Spatie]. Let op de timer.

7.2.3 Extraatje U kunt heel wat leuke effecten toepassen in een rolling demo. Een voorbeeld:  Activeer de titeldia in Normale weergave.  Voeg een illustratie uit de Clipartmap in.  Vergroot het plaatje en zet het achter de titel.  Activeer het Taakvenster Aangepaste animatie.  Klik – terwijl het object nog is geselecteerd – op de knop Effect toevoegen.  Laat het object draaien.  Voeg het geluid Applause toe aan de dia.  Start nu de diashow via de knop Diavoorstelling. De instellingen in het dialoogvenster Diavoorstelling zijn als het goed is niet gewijzigd; als u hier niet zeker van bent, start dan via dat dialoogvenster.  Bekijk de diareeks minimaal twee maal, zo ziet u dat telkens een ander effect wordt gebruikt voor de overgang.  Stop de diashow.  Bewaar de presentatie als Demo.

Is het heel anders in PowerPoint 2007? Een soortgelijk extraatje zoals in de laatste oefening laat zien dat in PowerPoint 2007 de werkwijze nauwelijks verschilt:  Activeer de titeldia van uw presentatie in Normale weergave.  Voeg een illustratie in. Via tab Invoegen, Illustratie krijgt u een taakvenster om naar een gewenste illustratie te zoeken.  Vergroot het plaatje en zet het achter de titel (rechtermuisknop, optie Naar achtergrond).



A ctiveer op tab Animaties de optie Aangepaste animatie: dat geeft u een tweede taakvenster.  Terwijl het object nog is geselecteerd, klikt u in het taakvenster Aangepaste animatie op de knop Effect toevoegen.  Kies categorie Nadruk en daarin Draaien. U ziet dat het in de dia als directe weergave wordt gedemonstreerd.  Geef de titel een schaduweffect zodat de tekst beter leesbaar is boven de

afbeelding (bijvoorbeeld op tab Start, groep Lettertype).  Selecteer de dia en voeg – via Overgangsgeluid – het geluid Applaus toe aan de dia.  Start nu de diashow via de tab Diavoorstelling vanaf het begin.  Bekijk de diashow minimaal tweemaal, zo kunt u zien dat elke keer weer een ander effect wordt gebruikt voor de overgang.


15

8

Presenteren met extra’s Presenteren met PowerPoint, dat is toch het vertonen van wat dia’s? Als u deze mening bent toegedaan, zult u zeker versteld staan. Tijdens de uitvoering van een diavoorstelling – of deze nu handmatig is of getimed – staan u als spreker verschillende speciale functies ter beschikking. Zo kunt u aanwijzen of tekenen op de dia’s, het scherm even zwart maken of pauzeren in de voorstelling. Snelle navigatietoetsen maken het soepele verloop van uw PowerPointpresentatie helemaal af. Als u tijdens de diashow uw muis beweegt, verschijnen er links onderin het scherm enkele symbolen. Dat is een soort menu en dat kunt u ook oproepen via de [a] op het toetsenbord. Achter die symbolen gaan heel wat handige presentatiefuncties schuil.

8.1 Aanwijzen Zodra het menu met de symbolen op het scherm is verschenen in de diashow, komt ook de muiswijzer weer in beeld. Daarmee kunt u onderdelen op de dia aanwijzen. Als u dat regelmatig moet, kan het verstandig zijn om voor een grotere muispijl te kiezen of voor een zwarte pijl als er vooral lichtgekleurde dia’s in de presentatie zitten. Beide zaken kunt u instellen via Windows (Configuratiescherm, Muis, tabblad Aanwijzers).

8.2 Tekenen U kunt de aanwijzer binnen PowerPoint veranderen in een pen of stift waarmee u kunt tekenen op de huidige dia. Dat tekenen is wel uit de vrije hand en vraagt enige oefening! Wat u tekent op een dia is in principe tijdelijk, maar kan ook bij de dia bewaard worden. Met de pijlknoppen links en rechts kunt u daarna naar de volgende of vorige punten, objecten of dia’s van de presentatie gaan. 16

Ruimte Mocht u van tevoren al weten dat u tijdens uw presentatie gaat tekenen, zorg dan dat u een (bijna lege) dia heeft waarop u de ruimte heeft. Daarvoor kunnen ook dia’s dienen die puntsgewijs worden opgebouwd, omdat er aanvankelijk steeds een bijna lege dia verschijnt na de overgang. En als het volgende punt wordt ingevoegd, verdwijnen alle tekeningen vanzelf weer. Probeer het maar eens uit!

8.3 Timing 8.4 Sneltoetsen Aanwijzen en tekenen tijdens een presentatie met tijdsinstellingen is nog knap lastig, omdat de show gewoon doorgaat op de achtergrond. Alleen tijdens het tekenen wordt de voorstelling gepauzeerd. Vooral het op tijd klikken op het menusymbool om te gaan aanwijzen of tekenen wil nog wel eens mislukken. U zou tijdens het timen van de voorstelling pauzes kunnen incalculeren bij dia’s waarop u gaat aanwijzen of tekenen, of schakel dan de timing van de presentatie uit.  Open een getimede presentatie, bijvoorbeeld Rolling Demo.  Activeer het dialoogvenster Diavoorstelling instellen.  Stel Naar volgende dia in op Handmatig.  Start de diashow.  Ga naar de tweede dia, laat die als nodig is opbouwen.  Beweeg de muis, maar klik nog niet! Op het scherm verschijnen de symbolen en de muispijl.  Wijs naar verschillende onderdelen op het scherm.  Klik op het menusymbool Pijl/Pen links onderin het scherm.  Stel de Aanwijzer in als Viltstift en kies een inktkleur naar keuze.  Teken een cirkeltje op de dia.  Kies weer Pijl (of Automatisch) in het menu Aanwijzer.  Vervolg de diashow met de muis.


Tot nu toe zult u tijdens de diavoorstelling steeds gebruik hebben gemaakt van de [Spatiebalk], [PgDn] en dergelijke. Maar er zijn meer speciale sneltoetsen die u in PowerPoint in de diashow kunt gebruiken.  Zoek in Help op welke sneltoetsen er zijn bij Sneltoetsen voor diavoorstellingen. In beeld verschijnt nu een lijst van alle sneltoetsen die u tijdens de diashow kunt gebruiken. Deze lijst kunt u ook uitprinten. Enkele voorbeelden:  Met de [z] of de [w] maakt u het scherm even zwart of wit. Erg handig als u bijvoorbeeld even in discussie gaat met het publiek. Dit kan overigens ook via het menu tijdens de voorstelling, maar dat is wat omslachtiger.  De toets [s] last een pauze in. De eerste keer [s] stopt de (getimede) diashow, opnieuw [s] start de show weer. Deze pauze kunt u ook via het menu of met de rechtermuisknop activeren: de optie Onderbreken. Als u tijdens een voorstelling naar een eerdere of latere dia wilt gaan, maar u weet het nummer van die dia niet (meer), is een handige optie aanwezig in het schermmenu tijdens de voorstelling: Ga naar (dia). Door deze optie komt u in een venstertje met de titels van de dia’s, waarin u de gewenste dia kunt selecteren.

9

Inhoud Al ziet uw presentatie er nog zo mooi en gelikt uit, uiteindelijk draait het natuurlijk om de inhoud. Bij het maken van een presentatie op basis van wizards en modellen verschaft PowerPoint u al heel wat voorbeeldtekst, maar vooral met de bedoeling om u te helpen. De uiteindelijke boodschap die u wilt overbrengen met uw presentatie, moet u toch echt zelf bedenken. Daarna gaat u uw gedachtegoed invoeren op de dia’s. Daarover gaat dit hoofdstuk. De teksten van de sjablonen, modellen en wizards zijn een gedachtensteuntje van Microsoft zodat u niet vergeet bepaalde zaken aan de orde te stellen. Maar er moet natuurlijk ook échte informatie in uw presentatie komen. Die kunt u op diverse manieren in de presentatie invoeren.

van de tekst, of er andere objecten zoals grafieken of illustraties op de dia moeten komen, enzovoorts. Wees u er bijvoorbeeld van bewust dat PowerPoint de grootte van de letters soms automatisch aanpast als de tekst niet op de uiteindelijke dia past. Als u dat niet wilt, plaatst u dan niet te veel tekst op een dia. Dat is sowieso beter.

9.1 Overzicht

9.2 Tekst invoeren

Of u nu een door de Wizard AutoInhoud gekozen indeling gebruikt of met een lege presentatie vanaf nul begint, verreweg de handigste manier om tekst in te voeren is in de Overzichtsweergave. Die bevindt zich op het tabblad links in het paneel van de Normale weergave. Daar kunt u snel en handig tekst invoeren en aanpassen, en ook dia’s invoegen, verplaatsen of verwijderen.

U maakt hier eerst een nieuwe presentatie, maar zonder gebruik te maken van de Wizard AutoInhoud. In PowerPoint 2007 bestaat die niet meer.  Gebruik de lege presentatie nadat u bent gestart met PowerPoint, of sluit alle geopende presentaties en maak een nieuwe lege presentatie in het Taakvenster of via menu Bestand, Nieuw (in 2007: Office-knop, optie Nieuw).  Klik in het bovenste tekstobject van de titeldia.  Typ als titel Huurhuis of Koophuis.  Vul in het onderste tekstobject – de subtitel – uw naam of organisatie in.  Voeg een nieuwe dia toe via de knop rechts in de balk Opmaak; via menu Invoegen kan ook. Als indeling krijgt u nu de voorgestelde indeling Titel en tekst (zie ook rechts in het Taakvenster). In PowerPoint 2007 werkt u via tab Start, groep Dia’s met de knop Nieuwe dia: als u onderin de knop klikt, kies dan als diaindeling Titel en object.

Wizard AutoInhoud bestaat niet meer in versie 2007 Als u de – eventueel door de wizard of sjabloon gesuggereerde – tekst invoert of aanpast, is het van belang dat u van tevoren al nadenkt over het aantal punten en subniveaus dat op de dia moet komen, de lengte

Als u dia’s toevoegt, kunt u steeds in het Taakvenster rechts uit de diverse diaindelingen kiezen en daarna de dia wat betreft inhoud aanpassen. Kies in dit hoofdstuk nog geen diaindelingen die grafieken en andere objecten bevatten. Deze komen in een later hoofdstuk nog aan de orde.  Vul in de nieuwe lege dia in het titel object de tekst Inleiding in.  Klik in het tekstobject eronder en typ de volgende drie punten: Huisvesting De marktsituatie Persoonlijke situatie  Activeer links in het overzichtspaneel de tab Overzicht. Verbreed eventueel het linkerpaneel – daardoor wordt de dia wel steeds kleiner.  Voeg een nieuwe dia toe (met dezelfde indeling) en typ in de Overzichtsweergave de volgende tekst: Discussie Argumenten voor en tegen huren Voor- en nadelen van kopen Aanbod Om het eerste opsommingspunt te maken kunt u na de titel op [Tab] drukken. Mocht uw tekst niet direct goed onder elkaar staan in titels en opsommingen, laat dat dan maar even zo. Dat komt zo nog aan de orde.  Voeg nog een nieuwe dia toe en typ er de volgende tekst: Wonen als kostenpost Woonlasten zijn hoog per maand Belangrijke beslissing in mensenleven Bijdragen van de overheid   

  

 



9.3 Niveau De titel en de opsomming met bullets (eventueel verder ingesprongen) noemt PowerPoint ook wel niveaus. Het hoogste niveau is de dia, het laagste is (standaard) niveau 5. Elk niveau heeft zijn eigen


17

opsommingsteken en tabinstelling. Die kunt u overigens via het diamodel ook wijzigen of maken. U kunt het niveau veranderen met de knoppen van de Overzichtwerkbalk die links van het presentatievenster kan staan of die u via menu Beeld, Werkbalken of

Het slepen met hele dia’s vergt enige oefening het snelmenu kunt oproepen. In versie 2007 bestaat die werkbalk helemaal niet meer en zult u met de Inspring-knoppen op de tab Start moeten werken of via het snelmenu van de rechtermuisknop. Met het toetsenbord kunt u het niveau wel wat eenvoudiger aanpassen: het niveau verlagen doet u met [Tab] en verhogen met [Shift]+[Tab].  Activeer als nodig is de werkbalk Overzicht. In 2007: klik op één van de items met de rechtermuisknop.  Probeer het effect uit van het verlagen of verhogen van het niveau. Geef als nodig is de titels en de opsommingen de gewenste niveau’s zoals ze ook in de vorige opdracht staan.

9.4 Verplaatsen Behalve het niveau veranderen, kunt u in de Overzichtsweergave ook handig dia’s in hun geheel selecteren en daarna vervangen of verplaatsen. Dat laatste doet u het makkelijkst met de muis door op het kleine icoontje van de dia te klikken; de muiswijzer verandert dan in een kruis van pijltjes. Daarmee selecteert u de inhoud van de hele dia en kunt u die in z’n geheel verslepen. Verplaatsing naar beneden of boven geeft een horizontale plaatsbepalingslijn te zien, naar rechts of links (om het niveau te verlagen of verhogen) een verticale lijn. Overigens kunt u ook een gedeelte van een dia selecteren of verplaatsen door te klikken op het betreffende opsommingsteken. En natuurlijk kunt u de 18

losse woorden en zinnen selecteren en behandelen zoals u gewend bent in een tekstverwerker.  Verplaats de vierde dia (Wonen als kostenpost) één positie naar boven.

9.5 Invoegen en verwijderen In de Overzichtsweergave is het ook eenvoudig om dia’s in te voegen of te verwijderen. Natuurlijk kan dat via het menu (Invoegen, Nieuwe dia of Bewerken, Dia verwijderen) of in PowerPoint 2007 met de vergelijkbare knoppen op de tab Start van het Lint. Maar met de sneltoetsen [Ctrl]+[m] voor invoegen – u kunt dan een diaindeling kiezen in het Taakvenster rechts – en [Delete] voor wissen gaat dat een stuk sneller. In plaats van [Ctrl]+[m] kunt u ook [Ctrl]+[Enter] intoetsen, maar pas op: deze toetsencombinaties hebben in andere weergaven een andere betekenis! Natuurlijk kunt u veranderingen altijd weer herstellen via menu Bewerken, Ongedaan maken, de knop op de werkbalk of met de sneltoets [Ctrl]+[z].  Verwijder de tweede dia.  Herstel de verwijdering.  Voeg achter de laatste dia een nieuwe dia in, met als inhoud: Bijdragen van de Overheid Huren: – Inkomensgevoelig – Monumentenzorg en -bijdragen Kopen: – Belastingvoordeel en Huurwaardeforfait – Terugvordering Overdrachtsbelasting Let hierbij goed op het verhogen en verlagen van het niveau! Werk bijvoorbeeld met [Tab] en [Shift]+[Tab].  Voeg op deze dia onder Huren nog een extra punt in op de tweede positie: Huursubsidie  Verplaats de dia Discussie naar het eind van de presentatie. 





korter maken, waardoor het eenvoudiger is met hele dia’s te slepen. Daartoe kunt u in de Overzichtswerkbalk links naast het presentatievenster de knop Alles samenvouwen aanklikken, waardoor alleen de diatitels worden weergegeven. Het resultaat ziet eruit als in figuur 9.1. In PowerPoint 2007 klikt u met de rechtermuisknop in het overzicht en kiest u in het snelmenu Selectie samenvouwen, Alles samenvouwen. Enkele andere knoppen op deze werkbalk (in 2007 de opties van het snelmenu) hebben ook met deze alternatieve overzichten te maken, zoals u uit de namen zult begrijpen.  Geef van de presentatie nu alleen de titels weer.  Versleep de laatste dia twee plaatsen naar boven.  Herstel de verplaatsing.  Laat alleen van de dia Bijdragen van de Overheid alle details zien.  Laat de overige details ook weer in beeld verschijnen.  Bewaar de presentatie met de naam Huizen. Het is ook mogelijk de samengevouwen overzichtslijst te printen, daarover leest u meer in hoofdstuk 13.

9.7 Direct werken op de dia U kunt de inhoud van uw presentatie ook bewerken in de dia in de Normale weergave. Deze methode is vooral handig als de tekst die moet worden ingepast in de dia te lang wordt, of als de tekst in de knel raakt door andere objecten op de dia. Ook als er in de sjabloon of het model elementen zitten die voor de opbouw van belang kunnen zijn, is dit een prettige werkmodus. Welke van de twee weergaven u het prettigst vindt, hangt natuurlijk ook af van uw voorkeur en inzicht in de mogelijkheden. De praktijk zal uitwijzen

9.6 Alleen titels Het slepen met hele dia’s en dan de verplaatsingslijn goed positioneren, vergt best enige oefening in de Overzichtsmodus. Gelukkig kunt u het overzicht wat


Figuur 9.1 Overzicht met alleen diatitels

waar u het meest en het gemakkelijkst mee werkt. Net als in de Overzichtsweergave kunt u ook in de dia tekst selecteren, verslepen en bewerken. Een verschil in deze weergave is wel dat de teksten eerst als object op de dia worden geselecteerd.



Ga naar de dia Huurhuizen en klik op het onderste tekstobject in de dia. Voeg daar de volgende tekst in: Huurhuizen Beperkte keuze van buurten waar huurhuizen zich bevinden ‘De stenen blijven altijd het eigendom van anderen’ Onderhoud is een taak voor de verhuurder Huurverhogingen zijn onvermijdelijk en worden vaak door de politiek bepaald Coöperaties zijn vaak logge en klantonvriendelijke organisaties Huurbescherming Zodra u met het zesde punt begint – het is ook wel erg veel tekst voor één dia – komt PowerPoint tot de conclusie dat het niet meer gaat passen. Daarom wordt het lettertype verkleind.  Maak de zevende dia af als volgt: Koophuizen Betere buurten ‘Uiteindelijk wordt het huis eigendom’ Veel kosten voor onderhoud Oversluiten hypotheek bij lagere rentestand is altijd mogelijk Hoge lasten voor OZB en andere gemeentelijke kosten 





Makkelijk dia’s verwijderen met het Dia-tabblad







Daarna moet u nog wel de gewenste tekst selecteren om die dan te kunnen aanpassen. Ook het afsluiten van een wijziging werkt iets anders: u kunt ergens buiten het tekstvak klikken of met [Esc] de teksteditor verlaten. Dan is de titel als Object weer geselecteerd (ook die selectie is weer met [Esc] ongedaan te maken). Verder gedraagt de teksteditor zich op dezelfde manier als in de Overzichtweergave.







Op de dia maakt PowerPoint de tekst automatisch kleiner als deze niet meer binnen het tekstvak past. Dat betekent dus wel dat lettertype en stijl niet meer consequent dezelfde zijn in uw gehele presentatie!  Versmal het paneel met de Overzichtsweergave zodanig dat de gehele dia zo groot mogelijk in beeld is.  Selecteer de laatste dia.  Voeg een dia toe met titel Huurhuizen en nog een met titel Koophuizen.

9.9 Nog meer diahandelingen Met de toetscombinatie [Ctrl]+[Enter] kunt u van object naar object gaan op een dia in de normale weergave. Steeds wordt dan het (volgende) object geselecteerd, dat ook meteen in de bewerkstand komt. Afhankelijk van de indeling van de dia bevindt zich een aantal objecten op de dia: in de huidige presentatie is dat een

Met de rode streep… Teksten gedragen zich in PowerPoint nagenoeg hetzelfde als in tekstverwerker Word. Dus krijgen spelfouten of onbekende woorden in de tekst rode onderstrepingen. Met deze automatische spellingcontrole kunt u dat woord met de rechtermuisknop aanklikken en meteen

 



9.10 Diapaneel





9.8 Passend maken

titel- en een detailzone. Drukt u een derde keer op [Ctrl]+[Enter], dan is er geen volgend object meer op de dia. In dat geval wordt een nieuwe (lege) dia ingevoegd volgens dezelfde diaindeling als de vorige (behalve na de titeldia).  Voeg via [Ctrl]+[Enter]’s een dia in na de openingsdia.  Geef deze dia als titel Belangrijke instanties.  Voer als details – in het tweede object van de dia dus – in: Belangrijke instanties Bij het huren: – Gemeente – Woningbouwvereniging Bij het kopen: – Makelaar – Taxateur – Hypotheekverstrekker – Notaris Let weer goed op de niveaus!

laten aanpassen – als zich tenminste in het snelmenu geschikte alternatieven bevinden. U zou in ieder geval vlak vóór de definitieve presentatie de spelling moeten controleren. Het staat zo slordig als uw verder perfekte presetatie wordt ontsiert door flinke spelfauten…

Om de volgorde van de dia’s te veranderen of dia’s in te voegen en te verwijderen, is behalve het Overzicht ook het Diatabblad in het linkerpaneel een bijzonder handig hulpmiddel.  Activeer tabblad Dia’s in het paneel links.  Verplaats de nieuwe dia na de dia over de bijdragen van de overheid. U kunt ook makkelijk dia’s verwijderen via dit Dia-tabblad met de [Del]-toets. Het is immers niet zonder meer mogelijk een dia te verwijderen door alles op de dia te selecteren en vervolgens op [Del] te drukken. De dia verwijdert u zo niet, u houdt alleen een lege dia over. Verwijderen en toevoegen Om een dia via dit tabblad in te voegen klikt u tussen de twee dia-thumbnails waar dat moet gebeuren en drukt u op [Ctrl]+[m].  Verwijder een dia naar keuze.  Herstel de verwijdering.  Voeg een dia in tussen de derde en vierde dia.  Verwijder de lege dia.  Bewaar de presentatie nogmaals.  Sluit het venster.


19

10

Vormgeving De boodschap gaat er beter in als de verpakking aantrekkelijk is. Dus ook al gaat het uiteindelijk om de inhoud van uw verhaal, u kunt uw publiek ontegenzeggelijk meer boeien door ook voor een leuke of intrigerende verpakking te zorgen. Een presentatie die een rommeltje is, roept ergernis over zich af, hoe interessant de boodschap misschien ook is. Vormgeving is belangrijk om uw boodschap te ondersteunen. Natuurlijk is de keus voor de ene of de andere aanpak een kwestie van smaak, en daarover valt niet te twisten. Het is bovendien een vak dat niet iedereen van nature in de vingers heeft. Maar tot op zekere hoogte kunt u dat wel leren, mét een beetje hulp van PowerPoint natuurlijk.

10.1 Sjablonen Omdat elke presentatie is gebaseerd op een sjabloon zijn bepaalde elementen, kenmerken en objecten – zoals de achtergrond, een logo of het lettertype – in principe bij alle dia’s hetzelfde. Bij PowerPoint zit standaard een groot aantal sjablonen, modellen en thema’s, die u als vormgeving zou kunnen gebruiken. En u kunt ook zelf sjablonen maken, al dan niet gebaseerd op een bestaande. Maar eerst gaat u nog even aan de slag met het toekennen van een voorgeprogrammeerde vormgeving.  Open een presentatie naar keuze.  Verklein als nodig is het paneel van de overzichtsweergave, zodat u de dia groot in beeld heeft.  Klik in het Taakvenster Diaontwerp (te vinden via menu Opmaak, Diaontwerp) op een aantal ontwerpsjablonen. Kijk ook nog even onder de categorie Beschikbaar. In versie 2007 werkt u met de groep Thema’s op de tab Ontwerpen van het Lint.  Kies uiteindelijk een sjabloon naar keuze voor uw huidige presentatie. 20



Bekijk de presentatie als Diavoorstelling.  Sluit de presentatie af zonder te bewaren. U heeft eerder al gezien dat in feite elke complete presentatie te bewaren is als sjabloon. Mocht u bijvoorbeeld uw huisstijl hebben toegepast in een presentatie, dan kunt u die opslaan als een ontwerpsjabloon. Liefst zonder inhoud natuurlijk, want dan kunt u er de volgende keer meteen mee aan de slag.

bijvoorbeeld een met uw eigen huisstijl. De werkwijze in versie 2007 wijkt hier en daar nogal af, maar met de informatie uit de eerdere hoofdstukken zou u daar uit moeten kunnen komen. Maak eventueel gebruik van de hulpmiddelen voor overstappers (zie hoofdstuk 4).

10.3 Dia-achtergrond Eén van de belangrijkste sjabloonobjecten is de achtergrond van de dia. Die zou moeten passen in de consequent doorgevoerde huisstijl. U gebruikt in de volgende

Voor afwijkende achtergrond niet per se naar diamodel

10.2 Ontwerpen Het ontwerpen van eigen sjablonen, modellen en thema’s vraagt wel van u dat u het op een nauwkeurige manier aanpakt. U gebruikt daarvoor in het model namelijk allerlei objecten en elementen en die moeten wel allemaal goed tot hun recht kunnen komen. Denk bijvoorbeeld aan uw logo: waar komt dat te staan op de dia en loopt de tekst er dan niet doorheen? Of misschien is dat laatste juist wel de bedoeling. De teksten zelf (titels of opsommingen) zijn ook objecten, zoals u al heeft gezien. Zelfs de achtergrond van de dia is een element van het diamodel en kan bijvoorbeeld voor de titeldia anders zijn dan voor de gewone dia’s. Met zulke zaken moet u dus allemaal rekening houden als u een sjabloon of model ontwerpt. In de nu volgende oefening gaat u de – nu nogal lege – vormgeving aanpassen van de presentatie Huizen, die u in het vorige hoofdstuk heeft gemaakt. Eventueel kunt u ook een andere presentatie gebruiken,


opdracht slechts enkele van de mogelijkheden om een eigen achtergrond te creëren door de achtergrondkleur van de huidige presentatie te veranderen. Verder maakt u een afwijkende achtergrond voor de titeldia. Hiervoor hoeft u overigens niet per se naar het diamodel over te schakelen.  Open de presentatie Huizen.  Kies menu Opmaak, Achtergrond. Met de rechtermuisknop mag ook, dat is in 2007 zelfs de handigste manier.  Selecteer een kleur die zo dicht mogelijk bij zilverkleur komt, kijk eventueel bij Meer kleuren.  Selecteer als Opvuleffect: Arceringstijl, Verticaal. Bij de Varianten klikt u op het voorbeeld waarbij de kleur van links naar rechts van donker naar licht verloopt.  Klik op [Overal toepassen].  Bekijk de presentatie.  Ga naar de titeldia.  Verander de kleur in goud. Dit is een

vooraf ingesteld opvuleffect, er is er trouwens ook een voor zilver.  Verander eventueel bij Opvuleffecten de arcering in Diagonaal omlaag, waarbij de lichte hoek zich linksonder bevindt.  Klik op [Toepassen] waardoor deze instelling alleen voor de titeldia geldt.  Bekijk de presentatie nogmaals en bewaar deze, eventueel onder een nieuwe naam.

10.4 Tekstopmaak De lettertypen, kleuren en andere opmaakkenmerken van de tekstobjecten moet u voor uw eigen sjablonen (thema’s) echter wel in de diamodellen vastleggen. Zou u dat in de normale weergave doen, dan verandert u dergelijke kenmerken alleen op de huidige dia. In de volgende opdracht verandert u de kleur en het lettertype van de tekst:

Doorvoeren van huisstijl maakt presentatie effectiever

10.5 Objecten

U kunt natuurlijk ook eigen objecten en kenmerken in sjablonen en thema’s opnemen. Het doorvoeren van uw huisstijl, gebruik van logo’s, en goed uitgedachte vormgeving daarvan, maken de presentatie professioneler en dus effectiever. Hieronder maakt u een simpel logo dat u vervolgens in het model opneemt. U mag ook uw eigen logo gebruiken of proberen te maken.  Open het diamodel.  Kies op de tekenbalk de AutoVormenknop, Basisvormen. Het palet met vormen verschijnt.  Kies een aantal vormen zoals een rechthoek en een driehoek, en maak zo een huisje. Tips: Het huisje kunt u bijvoorbeeld maken door een rechthoek en een driehoek op elkaar te stapelen. Verschuiven van de objecten kan met de muis, maar ook met de pijltoetsen van het toetsenbord. Houdt u [Ctrl] ingedrukt, dan verschuift u in kleine stapjes. Let op welke objecten voor of achter andere objecten vallen. Regel een en ander via de optie Tekenen, Volgorde in de tekenbalk. Zoom eventueel in om alles beter te kunnen zien.  Verander van de objecten de opvulkleur en de lijnkleur via de tekenbalk in oranje en paars of andere kleuren.  Als het logo er uitziet zoals u wilt, groepeer dan de objecten zodat het één object wordt. Doe dit als volgt: 









Zorg dat niet de titeldia actief is, het maakt niet uit welke dan wel.  Schakel over naar het diamodel via menu Beeld, Model en dan Diamodel.  Selecteer het titelgebied.  Maak voor de volgende wijzigingen gebruik van de knoppen van de opmaakwerkbalk en de tekenbalk: Verander de tekstkleur in geel. Voeg schaduw toe aan de titeltekst. Maak de tekst Vet. Kies als lettertype Arial, grootte 40 punten (gebruik hiervoor de vergrootof verkleinknop).  Verander het objectgebied ook: maak witte letters met schaduw in alle niveaus.  Voeg tussen het titelgebied en het objectgebied een dikke rode lijn in met behulp van de tekenwerkbalk.  Schakel over naar de diavoorstellingweergave en bekijk het resultaat.  Bewaar en sluit de presentatie.

Selecteer met één klik het eerste object, bijvoorbeeld eerst het vierkantje. Klik – terwijl u [Shift] ingedrukt houdt – op de toe te voegen andere objecten. Pas op dat u niet de twee tekstgebieden mee selecteert! Als u alle objecten heeft geselecteerd, kies dan in de werkbalk Tekenen voor Tekenen, Groeperen. In feite bestaat het logo dus uit meerdere objecten. Toch gedraagt het zich bijvoorbeeld bij het selecteren in eerste instantie als één object. Daarom heet het ook een gegroepeerd object.  Plaats het gegroepeerde logo-object in de linkeronderhoek van het diamodel.  Sluit het model en bekijk de hele presentatie.  Bewaar het bestand als Huis (niet sluiten). 





Afwijkende modellen Objecten zoals het logo in het bijgaande voorbeeld kunt u in het diamodel plaatsen en deze komen dan vervolgens terug op alle dia’s die aan dat diamodel zijn gekoppeld. Maar die objecten komen dus niet automatisch op bijvoorbeeld het titelmodel of een ander diamodel dat u voor een ander deel van de presentatie heeft opgenomen. Op die afwijkende modellen kan het logo op een heel andere plaats (moeten) staan, in een andere grootte of daar zelfs geheel ontbreken. Over afwijkende dia’s in een presentatie en meer mogelijkheden van objecten op dia’s leest u meer in de volgende hoofdstukken.

   

PowerPoint denkt in laagjes Alle objecten hebben op de dia een bepaalde rangorde of volgorde, dat wil zeggen: sommige staan in een hogere laag dan andere. De objecten die de titel en de tekst van de dia bevatten liggen in de regel in de bovenste laag. En die laag behoort te liggen op de laag met objecten zoals logo’s of versieringen. Die laag ligt weer boven de achtergrond die meestal uit een kleur, kleurpatroon of afbeelding bestaat.

Een nieuw object wordt in eerste instantie altijd boven de bestaande objecten geplaatst in de rangorde. Dus als het logo later op de dia is geplaatst zoals in de opdracht in dit hoofdstuk, zou die over andere objecten – dus ook de titel of de tekst – heen kunnen vallen. Als u dat niet wilt, kunt u een en ander regelen in het model. Elk (gegroepeerd) object kan via opties als Volgorde, Naar voren of Naar achtergrond de juiste ordening in de dia krijgen.


21

11

Grafische objecten toevoegen Uw presentatie is natuurlijk meer dan wat dia’s met titels en tekst. Tekeningen, illustraties, foto’s, bouwplannen, schema’s, grafieken en videofragmenten, dat zijn de toevoegingen die uw presentatie zoveel interessanter maken. En er zijn nogal wat mogelijkheden. Hieronder enkele voorbeelden van wat PowerPoint allemaal te bieden heeft, maar zoals voor zoveel dingen geldt: de enige beperking is uw fantasie. Er zijn heel wat objecten en elementen die u – naast of in plaats van teksten – op een dia kunt plaatsen. In alle PowerPointversies zitten verschillende mogelijkheden, en versie 2007 heeft meer opties dan zijn voorgangers. Sommige onderdelen kennen nu een koppeling met andere objecten of elementen, soms zelfs buiten PowerPoint. Dat komt nog terug in hoofdstuk 14.

Sommige objecten verkopen uw boodschap beter

Point kunt u zulke speciale teksteffecten creëren. Op de werkbalk Tekenen bevindt zich een knop om een WordArt-tekst te maken. Het gedraagt zich verder als object, u kunt het dus met een klik selecteren om te vergroten, verkleinen, verplaatsen, bewerken (ook achteraf door dubbelklikken), enzovoorts. U moet hieronder maar eens proberen om zelf de gepresenteerde teksteffecten te bereiken op de titeldia van een nieuwe presentatie.

Sommige van de onderstaande objecten vergen zeker wat oefening, maar de resultaten zijn er dan ook naar. Ze maken niet alleen de presentatie levendiger en professioneler, ze verkopen de boodschap ook beter.

11.1 Tekstobjecten invoegen Een aardig object om in te voegen is een tekstobject, zoals WordArt. Dat kent u misschien al uit andere Officeprogramma’s, zoals Word. Ook in Power22

Figuur 11.1 Voorbeeld Creatext




Open een nieuwe lege presentatie. Maak de titeldia zoals in de bijgaande figuur (begin met een lege dia!). Probeer het eerst zo veel mogelijk zelf, hieronder staat de werkwijze uitgelegd om deze dia op te bouwen voor als u er even niet uitkomt.



Werkwijze Zo voegt u een tekenobject als WordArt in:  Klik in de tekenbalk op de knop WordArt invoegen, kies een vormgeving die lijkt op die in de figuur.  Vervang de tekst in het kader Tekst invoeren door CREATEXT (in hoofdletters dus, lettertype is Arial, lettergrootte is 96).  Klik in de presentatie op de achtergrond.  Pas eventueel de grootte van de titel aan via de handvatten.  Voeg onder de titel opnieuw een WordArt-object in.



Typ de tekst (zie figuur 11.1) en verander als nodig is het lettertype in een Times-variant. Kies als effect Boven vergroten via de werkbalk (knop WordArtvormen).  Klik weer in de presentatie.  Verander als nodig is de grootte van dit nieuwe object. Pas op als er schaduw is, zorg dat die ook nog binnen de dia valt.  Bewaar de presentatie als Creatext.

Eénrichtingskoppeling is geen dynamische koppeling Op zich is het niet erg moeilijk en het is ook nog eens uiterst flexibel. U kunt de objecten namelijk overal naartoe kopiëren, vergroten of verkleinen, et cetera.

11.2 Tekeningen maken Invoegen van een tekening is een andere mogelijkheid. En daarbij kunt u ook een tekenobject gebruiken dat met een ander programma dan PowerPoint is gemaakt. Als zo’n object is getekend en u sluit dat programma, wordt de tekening in de dia

Figuur 11.2 Tekening in Paint bijgewerkt, zoals dat dan heet. Als u de tekening later wilt bewerken, klikt u er in de dia dubbel op, en het programma waarmee het object is gemaakt, wordt gestart. Zo’n object heet een gekoppeld object, omdat het een koppeling heeft met het bronprogramma. Deze éénrichtingskoppeling is geen dynamische koppeling. Dat kan namelijk ook, hierover leest u meer in hoofdstuk 14. Hieronder werkt u verder in de Creatextpresentatie uit de vorige oefening. Daar staan behalve de titeldia nog geen dia’s in met informatie, maar u begrijpt dat onderstaande voorbeelden tussen andere (tekst)dia’s in kunnen staan.  Voeg een nieuwe dia toe aan de presentatie Creatext. Kies als indeling Alleen Titel.  Geef de nieuwe dia als titel Plattegrond Directiekamer.  Kies nu menu Invoegen, Object. In Po-

De twee gezichten van WordArt 2007 In Office 2007 komen twee vormen van WordArt voor: die in PowerPoint (en ook in Excel) is heel anders dan WordArt in Word en Outlook. De werkwijze van WordArt in PowerPoint 2007 is afwijkend van die in Word 2007,

maar als u die laatste gemakkelijker vindt – en ook als u al eens in oudere versies met WordArt heeft gewerkt – maak uw tekstobject dan in Word en knip en plak die vervolgens naar de betreffende dia in PowerPoint.

werPoint 2007 gaat u via tab Invoegen naar de knop Object.  Kies in de lijst van mogelijke objecten voor Bitmapafbeelding. MS-Paint wordt nu gestart.  Zonder dit programma nader uit te leggen, moet u maar eens proberen de tekening in figuur 11.2 te maken.  Klik buiten het object en keer zo terug naar de presentatie Creatext. In de dia is de figuur – zeker ten opzichte van de titel – wat aan de kleine kant. Daarvoor kunt u het tekenobject aanpassen.  Vergroot de figuur, zodat die midden onder de titel het grootste deel van de dia vult.  Bewaar de presentatie nog eens.  Bekijk de tekening in Diavoorstelling, hoe het er dan uitziet.

11.3 Illustraties toevoegen In plaats van eigen tekeningen, heeft u ook de beschikking over legio illustraties van Microsoft om uw dia’s op te leuken. Office heeft bij de bundelsoftware een omvangrijke Clipart-illustratiegalerie toegevoegd.  Voeg een nieuwe dia in na de tekening met als indeling Titel en object.  Voeg een Illustratie naar keuze in via de objectopties in het midden van de dia. De in PowerPoint aangeboden illustraties – niet alleen direct, maar ook eventueel via online verbinding met de Microsoft Office websites – zijn objecten en die

Op de componenten allerlei eigen bewerkingen toepassen kunt u meestal ook nog bewerken. Kijk maar eens of een ingevoegde illustratie uit de verzameling niet toevallig een gegroepeerd object is. Zo ja, dan kunt u die groepering opheffen en op de componenten allerlei eigen bewerkingen toepassen, zoals van kleur of grootte veranderen, of roteren en spiegelen.


23

Overigens kunt u ook illustraties die u al heeft of op internet vindt, integreren in uw presentaties. Respecteer hierbij wel altijd copyrights op werk van anderen!



Voeg een nieuwe dia in na de illustratie.  Kies als diaindeling Titel en Grafiek.  Verander de titel in Omzetgegevens.  Dubbelklik op het grafiekobject.

11.4 Grafieken invoegen Heel vaak komen in presentaties grafieken voor om het verhaal te illustreren. Op een soortgelijke manier als u hierboven een tekening en een illustratie heeft ingevoegd, kunt u een grafiekobject op een dia zetten, die u ook later weer kunt bewerken. Als u een grafiek gaat invoegen in een dia, is dat normaliter een statisch object, waarbij u door middel van het aangeven van rijen gegevens een aantal reeksen uit kunt zetten op een Y-as. Op de dia wordt het object ingesloten: het is dus niet gekoppeld aan externe gegevens en de grafiek blijft onveranderd totdat u eventueel de gegevens op basis waarvan de grafiek is getekend, gaat wijzigen. Dat laatste kan

Gegevens wijzigen door dubbelklikken op de grafiek door dubbel te klikken op de grafiek. Een belangrijke beperking van deze manier van grafieken invoegen in PowerPoint 2003 – en de versies daarvoor – is dat u in de tabellen die de basis vormen voor de grafieken, niet kunt rekenen. In versie 2007 en in dynamisch gekoppelde grafieken kan dat wel.

Kies een kleur die niet vloekt met de achtergrond 

Verander in de tabel, die nu verschijnt, het woord Oost (links van kolom A) in het woord Kosten.  Wijzig West in Omzet.  Klik op de 3 van de derde gegevensrij; de hele rij is nu geselecteerd. Druk vervolgens op [Delete]: de rij wordt leeg.  Sluit het venster van de tabel en klik naast de grafiek. Voilà, daar is uw grafiek op de dia. In PowerPoint 2007 werkt het vergelijkbaar, maar hier wordt Excel geopend met een tabel waarvan de labels iets anders zijn: Reeks1, Reeks2…, Categorie1, Categorie2… et cetera. Grafieken aanpassen U kunt achteraf nog van alles veranderen aan de zojuist gemaakte grafiek, zoals een waarde en de kleur van de reeksen. Kies dan natuurlijk wel bij voorkeur een kleur die niet vloekt met de achtergrond!  Maak de grafiek actief. Dubbelklik in het tekengebied, maar niet op de staafjes!  Wijzig in de tabel (als die niet is verschenen: klik dan op de knop Gege-

Figuur 11.3 Organigram 24


vensblad weergeven) in cel C2 het getal in 30.  Sluit de tabel.  Dubbelklik in de staafjes die de Kosten weergeven en geef ze als kleur rood.  Maak de staafjes van Omzet groen of een andere kleur naar keuze.

11.5 Een organigram maken Een bijzonder en fraai object om in te voegen is het Organigram. In onderstaande opdracht gaat u er een invoegen, om de bedrijfsstructuur van het bedrijf CREATEXT weer te geven.  Voeg een dia in na de tekening van de directiekamer.  Kies als diaindeling Titel en Diagram of Organigram.  Dubbelklik in het Organigramobject. Andere diagrammen In het venstertje dat verschijnt, blijkt dat u behalve organigrammen ook andersoortige diagrammen in uw presentaties kunt opnemen, zoals Cyclus-, Radiaal-, Piramide-, Venn- en Doeldiagrammen. U kunt dat overigens ook regelen via menu Invoegen, Diagram. De andere diagrammen komen hier niet verder aan de orde.

Bekijk de hele presentatie, bij voorkeur als diashow 

Selecteer het diagramtype Organigram en klik [OK].  Probeer nu de organisatiestructuur te maken als in figuur 11.3. Let daarbij op de knop Vorm invoegen van de werkbalk Organigram, waarmee u een collega, assistent of ondergeschikte kunt invoegen – kies ook steeds de goede uitgangssituatie.  Geef de dia als titel: Structuur in de Organisatie.  Bekijk de hele presentatie, bij voorkeur als diashow.  Om het geheel af te maken, bewaart u en sluit u de presentatie.

12

Afwijkende dia’s De dia’s die allerlei objecten bevatten, zoals die in het vorige hoofdstuk, zijn vaak afwijkend in opmaak van de rest van de presentatie. Soms wilt u de achtergrond aanpassen aan de objecten die u op de dia’s plaatst, in andere gevallen wilt u ‘standaard’-objecten zoals het logo of andere zaken helemaal niet zien op een dia. Afwijkingen vereisen dan ook een bijzondere behandeling. Titeldia’s wijken behoorlijk af van de overige dia’s in een presentatie. Daarom hanteert PowerPoint daar een apart model voor.  Open een presentatie naar keuze.  Schakel over naar de modelweergave: links verschijnen het titelmodel en het diamodel. De twee modellen kunnen qua vormgeving compleet anders zijn – al hebben ze wel enige overeenkomsten zoals de achtergrondkleur, de logo’s en het lettertype, bijvoorbeeld omdat u aan een bepaalde huisstijl gebonden bent.

12.1 Afwijkende achtergrond Ook andere dia’s uit een reeks die wordt opgemaakt volgens het algemene diamodel, kunt u op een alternatieve manier laten weergeven.  Voeg een nieuwe dia toe aan de huidige presentatie.  Klik met de rechtermuisknop in de dia en kies in het snelmenu de optie Achtergrond opmaken.  Plaats in het venster voor Achtergrondafbeeldingen verbergen een vinkje (klik).  Klik vervolgens op [Sluiten]. Klik niet op [Overal toepassen], omdat de uitzondering alleen voor de betreffende dia moet gelden.  Bekijk de dia nog eens in Diavoorstelling.  Voeg nog een nieuwe dia toe en u ziet

dat die weer alle ‘standaard’-kenmerken heeft. Vooral dia’s die grafische objecten als grafieken, afbeeldingen of video’s bevatten, zijn in een afwijkende indeling of opmaak vaak handig of mooi.

12.2 Verborgen dia’s Een bijzondere vorm van afwijkende dia’s zijn verborgen dia’s. Die zijn in eerste instantie niet in de diashow zichtbaar,

Verborgen dia’s tevoorschijn laten komen maar komen pas op speciaal verzoek van de presentator – of het publiek – in beeld. Dat is soms handig, bijvoorbeeld omdat de presentatie langer is dan de beschikbare tijd. U kunt dan de wat minder relevante dia’s overslaan door ze te verbergen. Pas als iemand een vraag stelt waarop een verborgen dia het antwoord heeft, activeert u die. U kunt dit verschijnsel natuurlijk ook gebruiken om het publiek te laten zien hoe goed u zichzelf heeft voorbereid; u kunt alle vragen voorspellen!  Open een presentatie naar keuze die een behoorlijk aantal dia’s bevat. Des-

noods voegt u er enkele (lege) dia’s aan toe.  Schakel over naar de Diasorteerderweergave.  Selecteer een dia om die te verbergen, bijvoorbeeld de derde dia, en druk op de Dia verbergen-knop in de Diavoorstelling-werkbalk.  Er komt nu een streep door het getal onder dia 3 ten teken dat deze niet wordt vertoond tijdens de diashow.  Start de diashow vanaf een dia vóór de verborgen dia. U zult tijdens de uitvoering merken dat de verborgen dia inderdaad niet verschijnt.  Stop de diavoorstelling na de verborgen dia. Er zijn diverse manieren om de verborgen dia weer tevoorschijn te laten komen. Hier de belangrijkste twee:  Via het nummer van de dia, gevolgd door [Enter] – deze methode werkt dus ook voor verborgen dia’s. Voor deze manier moet u wel de volgorde en nummers van de dia’s goed in het hoofd of op papier hebben. Via Ga naar dia onder de rechtermuisknop. De verborgen dia’s staan tussen haakjes in de lijst vermeld. Voordeel hiervan is dat u meerdere verborgen dia’s in de lijst kunt opnemen, en alleen die kunt oproepen die u nodig heeft. Als eenmaal een verborgen dia is geactiveerd, worden alle aansluitende volgende verborgen dia’s ook weergegeven. Om dit te demonstreren, kunt u het volgende doen:  Start de diashow nog eens.  Typ meteen het cijfer 3 van de verborgen dia – dat cijfer moet u dan wel weten – en druk op [Enter]. Als u terug gaat in de diashow met dia’s die opbouweffecten bevatten, en daarbij in de vorige dia komt, zal het u trouwens opvallen dat de dia de animatieschema’s achterstevoren afspeelt!


25

13

Afdrukmogelijkheden Na een presentatie vragen uw toehoorders om een printje of hand-out van de dia’s, zodat zij later nog eens op hun gemak uw verhaal kunnen doornemen. Maar ook voor uzelf kan een afdruk erg handig zijn, bijvoorbeeld van de notitiepagina’s. PowerPoint kent verschillende afdrukmo-



Kies als Afdrukoptie: Hand-outs, en stel twee dia’s per pagina in.  Kies als Afdrukbereik bijvoorbeeld: 1,4. Zo drukt u alleen de eerste en de vierde dia af. Lees ook de aanwijzingen in het dialoogvenster en klik [OK].

gelijkheden, die in dit hoofdstuk kort aan de orde komen. 13.4 Notitiepagina’s Als u op een hand-out alleen de dia’s wilt afdrukken, kunt u dat doen met één, twee, drie, vier, zes of negen dia’s per pagina. Daarbij kunt u ook aangeven welke dia’s u wilt printen en welke u wilt overslaan. Deze optie kunt u vinden in het dialoogvenster Afdrukken onder het onderwerp Afdrukbereik. Mocht u tekst willen toevoegen aan de dia’s in de hand-out, dan kunt u dat het beste doen in de Notitiepagina-weergave. Eigenlijk zijn de Notitiepagina’s natuurlijk bedoeld om uw eigen aantekeningen op aan te brengen. U heeft op die manier een leidraad voor tijdens de presentatie. Maar de afgedrukte Notitiepagina’s zijn ook prima als hand-out te gebruiken.

13.2 Overheadsheets Om de dia’s met hun opmaak in hun geheel af te drukken, kunt u in het Afdrukdialoogvenster kiezen voor voor Afdrukken: dia’s. Met deze instelling print PowerPoint alle dia’s of eventueel alleen geselecteerde dia’s, liggend op een A4-tje. Als uw printer transparanten kan bedrukken, kunt u zo ook overheadsheets maken.

13.3 Een pagina Om een hand-out voor het publiek te maken, zou de methode uit de vorige paragraaf nogal wat stapels papier kosten.

13.1 Overzichtslijst Om alle dia’s in een presentatie op een overzichtelijke lijst af te drukken, kiest u in het menu Bestand, Afdrukken. U kunt ook de knop met het printertje op de werkbalk gebruiken, maar u krijgt dan geen dialoogvenster waarin u nog printopties kunt instellen. PowerPoint begint meteen met printen volgens de laatst gekozen soort afdruk (bij starten van PowerPoint standaard de dia’s-afdruk).  Open een presentatie naar keuze.  Kies menu Bestand, Afdrukken.  Selecteer in het dialoogvenster achter Afdrukken: Overzicht en klik [OK]. De lijst die nu is geprint bevat alle items die op de dia’s staan. Dit overzicht is bedoeld voor de presentator, maar u kunt het ook achteraf uitdelen als hand-out. 26

Afgedrukte resultaat ook bruikbaar als hand-out Daarom kent PowerPoint als afdrukoptie ook de hand-out met één, twee, drie, vier, zes of negen dia’s, die dan natuurlijk wel verkleind worden afgedrukt.  Kies Bestand, Afdrukken.  Kies als Afdrukoptie: Hand-outs. Standaard staan er zes dia’s op een pagina.  Klik [OK]. Ook hier kunt u een selectie maken van de dia’s die u daadwerkelijk wilt meegeven als hand-out.  Kies Bestand, Afdrukken.


Een heel complete manier van afdrukken is het printen van Notitiepagina’s. Vaak werkt de presentator zijn aantekeningen uit op dergelijke pagina’s en gebruikt de geprinte versie als leidraad bij zijn presentatie. Maar als de tekst voor de toehoorders wordt geschreven, is het afgedrukte resultaat ook zeer goed bruikbaar als hand-out of folder. In bijgaand voorbeeld voorziet u niet elke dia van extra aantekeningen en print u ook alleen die dia’s die notities hebben.  Ga naar de titeldia.  Schakel over op de Notitiepagina-weergave, via menu Beeld.  Klik in het tekstvak onder de dia. Zoom eventueel in, als de tekst moeilijk leesbaar is.  Typ wat tekst bij de dia.  Ga met [PgDn] naar de volgende dia en plaats ook daar in het aantekeningenvak wat tekst.  Kies Bestand, Afdrukken.  Kies als Afdrukoptie: Notitiepagina’s.  Kies als Afdrukbereik: 1-2 (dus alleen de eerste twee dia’s).  Klik [OK] en sluit de presentatie. Paneel De tekst van de Notities bij de dia’s verschijnt overigens ook in de Normale weergave in het paneel onder de dia. Ook daar kunt u Notitietekst typen of bewerken. Door de grenzen van de panelen in het venster te verslepen ontstaat er ook voldoende ruimte. Bekijk de Notities in de Normale weergave maar eens.

14

Koppelingen In hoofdstuk 11 heeft u al een grafiek op een dia geplaatst. Dat object had u daar neergezet om zo een bepaalde omstandigheid te verduidelijken, maar u kon het naderhand niet aanpassen. Veel fraaier is het als u in de presentatie een grafiek kunt laten zien die altijd actueel is. Dan heeft u gekoppelde objecten nodig. Gelukkig is Microsoft Office daar behoorlijk goed in. Als u een dynamische koppeling legt met het programma waarmee een object zoals een grafiek is gemaakt, zal bij het starten van de diapresentatie de koppeling met het bronbestand worden bijgewerkt. Dat heeft zo z’n voor- en nadelen. Denk dus goed na over een gekoppeld object: wilt u iets illustreren of wilt u de actueelste gegevens laten zien?

14.1 Koppelingen in Excel Wilt u rekenen in een tabel, op basis waarvan een grafiek moet worden gemaakt, dan neemt u bij voorkeur een rekenblad als model. Een spreadsheet in Excel kan hier prima voor dienen. PowerPoint 2007 gebruikt standaard Excel als bron voor een grafiekobject dat op een dia moet komen. Zoals u heeft kunnen zien, doen eerdere versies dat niet. Maar er is een groot verschil tussen een eenmalige grafiek die u ter illustratie maakt of een grafiek die een dynamische koppeling maakt met een bronbestand waarin een tabel staat met steeds wisselende waarden. Het verschil wordt duidelijk in de volgende opdrachten. Statisch object  Open een presentatie naar keuze.  Maak een nieuwe dia, model Alleen titel.  Open het programma Excel.  Maak in Excel een rekenmodel met de inhoud in de cellen A1 tot en met E3 zoals in tabel 1.



Selecteer de cellen A1 tot en met E3. Kies in Excel de knop Wizard Grafieken – in 2007: tab Invoegen, groep Grafieken – en maak een staafgrafiek met 3D-effect.  Als de grafiek op het werkblad staat – en de handvatten van het grafiekobject zijn zichtbaar – kopieert u de grafiek naar het klembord met behulp van de knop Kopiëren of via menu Bewerken.  Sluit Excel af, bewaar het model met de naam Omzet in de map Mijn documenten.  Als u zich weer op de lege dia bevindt, kies dan Plakken: de grafiek uit Excel wordt nu als statisch object (de koppeling met de brontabel is door het kopiëren en plakken verbroken) op de dia geplaatst.  Pas de grootte aan van het object, zodat het de dia vult (onder de titel).  Verander de titel in Omzetprognose. 

Dynamische koppeling Als u tijdens de presentatie bijvoorbeeld een overzicht van de kwartaalcijfers ophaalt uit een tabel die de boekhouding van uw bedrijf continu bijhoudt, heeft u bij een presentatie altijd de actuele cijfers als basis voor uw grafiek. Verandert er

iets in de cijfers, dan zal in de volgende presentatie ook een gewijzigde grafiek in de diaserie staan. Dat was in bovenstaande opdracht niet het geval! U moet bij een dergelijke werkwijze wel controleren welke grafiek in beeld zal komen. Anders klopt uw verhaal misschien niet meer, en dat kunt u zich bij een presentatie niet veroorloven…  Maak een nieuwe dia, met als indeling Alleen titel.  Open opnieuw Excel en haal de tabel Omzet op.  Selecteer het grafiekobject en kies Kopiëren.  Sluit Excel.  Kies in PowerPoint in het menu Bewerken, Plakken speciaal (!).  In het dialoogvenster kunt u het grafiekobject zien staan – dat is al geselecteerd – en de bron ervan staat bovenin.  Klik het rondje vóór Koppeling plakken aan, bekijk in het vak Resultaat wat het effect van de dynamische koppeling zal zijn en klik [OK].  Het grafiekobject wordt nu in de dia ingevoegd.  Pas de afmeting van het object aan.  Verander de titel van de dia in Verdere prognose.  Bewaar de presentatie en sluit PowerPoint af. Het Excelbestand Omzet beschouwt u nu even als een tabel die door een andere afdeling, bijvoorbeeld de boekhouding, wordt bijgehouden. In de hierna volgende opdracht gaat u dat model zelf veranderen in Excel (terwijl PowerPoint dus niet meer is geopend). U zult daarna zien wat het effect is van de dynamische koppe-

Tabel 14.1 Tabel in Excel dossier PC rendement • Presenteren met PowerPoint

27

ling, als u vervolgens de presentatie met de grafiek in PowerPoint weer start.  Open Excel en haal Omzet weer op.  Verhoog de kosten in alle kwartalen met 15.

Een hyperlink wordt weergegeven door een afbeelding of door tekst die vaak blauw en onderstreept is. U kunt erop klikken om naar de andere locatie te springen.

14.2.1 Links invoegen

Dia’s voorzien van hyperlinks naar andere elementen 

Sluit Excel af (bewaar Omzet!). Start PowerPoint en open de presentatie waarin u uw grafiek heeft opgenomen. Dit neemt overigens wel iets meer tijd in beslag dan normaal, omdat de koppeling moet worden bijgewerkt.  Ga naar de dia Verdere prognose en zie dat de grafiek is veranderd ten opzichte van de grafiek in de dia ervoor, waar het statische grafiekobject was ingevoegd. 

De werkwijze voor het invoegen van hyperlinks is als volgt: selecteer de tekst of het tekenobject dat u wilt weer geven als hyperlink en klik vervolgens op de knop Hyperlink. Voer in het naamvak het zoekpad in van het bestand waarnaar u de hyperlink wilt laten springen. Klik nu op [Bestand] om uit een bestandenlijst te kiezen of klik [Webpagina] om een URL te selecteren in uw browser. U kunt eventueel ook een bladwijzer kiezen, bijvoorbeeld een bladwijzer in Word, een object of reeksnaam in Excel of een nummer van een dia in een andere presentatie.  Maak een nieuwe dia (Titel en tekst) met de volgende indeling: Omzet en prognose De omzet De prognose en verder  Selecteer het woord omzet in het eerste punt van de opsomming.  Klik op de knop Hyperlink.  Kies vervolgens via [Bladwijzer] het dianummer met de grafiek over de Omzetgegevens.  Klik [OK]. In de tekst is het woord omzet nu anders gekleurd en staat er een streep onder. Als u tijdens de diavoorstelling met de muiswijzer over het woord beweegt, verandert de pijl in een handje, ten teken dat dit een hyperlink is geworden.



Breng in de diavoorstelling de dia met de hyperlink in beeld.  Klik op de hyperlink. Door deze actie springt u naar de bedoelde dia.  Ga terug naar de dia met de hyperlink. In de tekst is het woord omzet nu van kleur veranderd, ten teken dat u de link hebt bekeken. Dit werkt dus hetzelfde als op internet.

14.2.2 Linken naar een andere locatie Op bovenstaande manier kunt u ook een hyperlink leggen naar een ander bestand of een andere locatie (een presentatie, Excelblad, Worddocument of internetpagina):  Selecteer het woord prognose op de dia met de eerste hyperlink.  Voeg een nieuwe hyperlink in: verwijs naar het grafiekobject in het Excelblad Omzet.  Activeer in de diavoorstelling de hyperlink.  Keer via de Taakbalk terug naar de presentatie.



14.2 Werken met hyperlinks U kunt dia’s voorzien van hyperlinks naar andere elementen, net zoals webpagina’s op het internet. De hyperlink kan leiden naar een locatie in het huidige bestand, naar een ander bestand, een webpagina op internet of naar een bestand dat in een

Controleer voordat u begint de koppelingen ander programma is gemaakt. Met hyperlinks is het ook mogelijk naar multimediabestanden te springen, zoals geluiden en video’s. De bestemming van de hyperlink kan zich op de eigen vaste schijf, het intranet van uw bedrijf of op het internet bevinden. U kunt bijvoorbeeld op een dia een hyperlink maken naar een diagram in Excel of naar een website waar de huidige beurskoersen staan genoteerd. 28



14.2.3 Links leggen naar internet Het is geen enkel probleem om links te leggen met websites of elementen daarvan op internet. Dat gaat op dezelfde manier als boven beschreven. U zou de actuele storingen op het spoor kunnen laten zien, een filmpje van een instructiesite of een LinkedIn-profiel. Zulke koppelingen zijn natuurlijk wel gevaarlijk. Soms werken ze niet (meer). Dat is jammer, maar nog geen ramp. Het kan erger: soms laten ze iets anders zien dan dat u met de presentatie voor ogen had. Controleer de koppelingen dus altijd voordat u begint!

Allerlei verschillende bronnen aftappen De optie Invoegen in PowerPoint kent ook de mogelijkheid om dia’s of overzichten uit andere presentaties, en zelfs uit totaal andere programma’s op te halen. In de laatste PowerPointversies kunt u dat doen met of zonder behoud van de bronopmaak, dus de opmaak op de plaats waar u ze vandaan haalt. Zonder opmaakbehoud wordt alleen de inhoud overgebracht.


Ook zijn er invoegtoepassingen (plugins) voor PowerPoint die bijvoorbeeld de overzichtsindelingen van Word, Harvard Graphics en Freelance herkennen. Zo kunt u bijvoorbeeld eerst een overzicht in Word maken met behulp van opmaakprofielen als Kop1, Kop2, et cetera, en dat overzicht vervolgens in PowerPoint importeren.

Bijlage 1 Het uur van de waarheid

De voorbereidingen kunnen een presentatie maken of breken. Natuurlijk zijn de boodschap en het verhaal net zo belangrijk, maar slecht licht of sputterende techniek laten u mooi met de mond vol tanden staan. Dat wilt u natuurlijk met man en macht voorkomen. Zorg dus niet alleen dat u een goed verhaal paraat heeft, maar concentreer u ook op de voorbereidingen en de techniek om van uw presentatie een groot succes te maken. Goed betoog Een goede presentatie vertelt precies hoe het zit. Helder, prikkelend en voor iedereen gemakkelijk te begrijpen. Daar gaat natuurlijk wel wat aan vooraf. Om te beginnen moet u uw verhaal goed op orde hebben en weten wat het doel van uw betoog is. Ook moet u weten wie er eigenlijk voor u zitten, met andere woorden: wie is uw publiek? En hoe goed zijn deze toehoorders al op de hoogte van wat u vertelt? Of zijn ze juist nog volkomen onwetend?

Instapniveau’s U moet uw verhaal eigenlijk op verschillende instapniveaus kunnen vertellen. Een PowerPointpresentatie kan u daarbij helpen, bijvoorbeeld door een abstract gedeelte van uw verhaal met behulp van een grafiek te verduidelijken. Let wel, het blijft slechts een hulpmiddel. Het verhaal moet staan, in de meeste gevallen ondersteunt de PowerPointpresentatie slechts of vat samen.

Randvoorwaarden Naast de inhoud van de presentatie, moet u ook alle randvoorwaarden goed invullen. Dat moet zeer nauwkeurig gebeuren, u mag niets aan het toeval overlaten. U kunt daarin zover gaan als u denkt dat nodig is. Dat is natuurlijk ook afhankelijk van het belang van de presentatie en het publiek dat komt luisteren.

makkelijk vinden. Is de ruimte te bereiken via trap of lift, dan zijn op die plekken bordjes met een pijl eveneens handig.

Opstelling Eenmaal in de ruimte kunt u de opstelling bekijken. Waar is de deur, waar gaat u staan, waar komen de stoelen? Is dat ideaal of ziet u een betere indeling? Kunt u bijvoorbeeld een opstelling bedenken waarin laatkomers zo min mogelijk uw concentratie en daarmee uw presentatie verstoren? Een laatste controle betreft de stopcontacten. Waar zitten die en zijn het er genoeg? Heeft u misschien een verlengsnoer nodig? Ook moet u in de gaten houden of de plaats van de stopcontacten klopt met de opstelling die u wilt maken.

Licht en geluid Ook moet iedereen de presentatie op het scherm natuurlijk kunnen zien. Niet alleen de opstelling is hierbij belangrijk, ook moet het licht goed zijn. Het mag niet te licht, maar ook zeker niet te donker zijn. Controleer of niet alleen het publiek u en de presentatie op het scherm goed kan zien, maar ook of u uw toehoorders kunt onderscheiden. Zo kunt u eventuele vragen uit het publiek gericht beantwoorden.

Microfoon Daarbij is het net zo van belang dat u goed verstaanbaar bent. Dat is even puzzelen, u kunt moeilijk vijftig figuranten van straat plukken om dat te testen. Als spreker kunt u bij een twijfelgeval natuurlijk voorafgaand aan uw verhaal zelf controleren of iedereen u kan horen. En anders laat het publiek u dat wel weten. Zorg daarom dat u altijd een microfoon en (kleine) boxjes bij de hand heeft. Het liefst exemplaren die u kort van tevoren ook nog heeft getest.

Aanwijzer U kunt uw PowerPointpresentatie op verschillende manieren gebruiken. U kunt er nauwelijks acht op slaan en uitsluitend

Inspectie van de ruimte Als de presentatie buiten uw eigen organisatie plaatsvindt, is het een goed idee om u op de hoogte te stellen van de omstandigheden ter plaatse. Zeker als de afstand overbrugbaar is, is het geen overbodige luxe de betreffende ruimte van tevoren te inspecteren. Moet u optreden in de eigen organisatie, dan kan het overigens ook geen kwaad de ruimte alvast te bekijken. Zelfs uw eigen kantoorpand kent u vaak een stuk minder goed dan u denkt.

Bereiken Of de presentatie nu binnen of buiten uw organisatie plaatsvindt, zoek bij de entree van het gebouw een goede plek uit voor een aankondigingsbord. Dan kan iedereen het zaaltje ge-

Nog wat extra tips Neem de volgende tips ter harte, en uw presentatie kan niet meer stuk bij het publiek:  Lees de teksten op de dia’s niet voor, vertel zelf het verhaal.  Overlaad het publiek niet met talloze dia’s.  Blijf bij het verhaal, leg niet het organigram van het bedrijf uit.  Reserveer 10% van de tijd voor het beantwoorden van vragen.  Oefen niet alleen met A4’tjes, maar ook echt met PowerPoint.

dossier bestuur rendement • Presenteren met PowerPoint

29

Bijlage 1 vervolg

steeds de volgende dia tevoorschijn halen. Maar u kunt de dia’s ook als leidraad gebruiken en er verdere uitleg bij geven. Let er dan wel op dat u niet met uw rug naar het publiek gaat staan, dat wordt zeker niet gewaardeerd. Als u de dia’s bespreekt, is een aanwijsstokje geen overbodige luxe. Zo kunt u buiten beeld blijven en toch aangeven wat u wilt benadrukken. Aanwijspennen zijn er in verschillende vormen. Vaak zijn ze uitschuifbaar tot een indrukwekkende lengte van zo’n zestig centimeter.

Bewegingsvrijheid U kunt ook voor een zogenoemde draadloze presenter kiezen. Die geeft meer bewegingsvrijheid. Dat is erg handig als u graag wat door de ruimte loopt. De presenter werkt met een laserstraal die tot zo’n vijftien à twintig meter reikt. Hiermee kunt u ook achterin de zaal doorschakelen naar de volgende dia, zonder dat u weer naar de laptop moet lopen. Bovendien beschikt een presenter over nog andere mogelijkheden. Zo kunt u met behulp van een niet-hoorbaar trilalalarm een waarschuwing ontvangen als uw spreektijd er bijvoorbeeld over twee of vijf minuten opzit.

Problemen Een goed begin is het halve werk. Laat de techniek u als spreker volledig in de steek, dan is het vervolgens lastig om het publiek alsnog te overtuigen. Alleen een doorgewinterde spreker kan met een grapje verder gaan met zijn verhaal en de boodschap nog net zo duidelijk overbrengen. Maar liever voorkomt u natuurlijk dit soort situaties.

Basiskennis U kunt eerst de laptop en de beamer aansluiten en controleren of het inderdaad allemaal goed werkt. Dat is een kwestie van de stekkers en de draden nalopen. In het ideale geval werkt alles en verloopt de presentatie grandioos en op rolletjes. Maar wat als er toch onverhoopt wat misgaat? Dan is enige basiskennis van de meest voorkomende technische mankementen geen overbodige luxe.

Kabels Soms maakt uw presentatie deel uit van een groter geheel. U moet bijvoorbeeld spreken op een congres- of studiedag. Grote kans dat u dan waarschijnlijk niet alles al zelf kunt klaarzetten. U moet wachten op de afsluiting van de vorige spreker, die zijn laptop vervolgens uitplugt. Pas daarna kunt u aan de slag. Vertrouw er niet op dat alles onmiddellijk goed werkt en neem in ieder geval eigen aansluitkabels en een adapter mee. Hiervan weet u zeker dat ze het doen.

30


Blauw of zwart scherm De eerste stap is gezet, er is verbinding tussen laptop en beamer. In plaats van het gewenste bureaublad vertoont het scherm echter een blauw of zwart scherm. Zelden ligt de oorzaak bij de beamer, zet deze dus zeker niet uit. Het kan namelijk minuten duren voordat de beamer daarna weer werkt. Een blauw scherm betekent dat de plug niet goed in de laptop zit. Controleer nogmaals alle kabels. Bij een zwart scherm is de resolutie van het beeldscherm van de laptop hoger of juist lager dan de resolutie van de beamer. U kunt dit op de laptop via Configuratiescherm, Beeldscherm, Instellingen aanpassen. Het bureaublad verschijnt dan alsnog.

Bestand kwijt Het is verstandig om de presentatie op uw bureaublad op te slaan. Een zoeken zwerftocht door de computer oogt slordig en zeker niet professioneel. Zeker niet als u in uw zenuwen per ongeluk het mapje ‘Vakantiefoto’s’ aanklikt. Desondanks kan het gebeuren dat u de presentatie niet kunt vinden. Het staat gewoon niet in het beoogde mapje. In de meeste gevallen betekent dit dat Windows alleen specifieke bestandssoorten laat zien, en niet .ppt (de extensie van PowerPointpresentaties, zie bijlage 2). Als u de opdracht geeft ‘alle bestanden’ te laten zien, verschijnt de presentatie alsnog.

Reservekopie Desondanks is het aan te raden om altijd een reservekopie op een usb-stick mee te nemen. Wie weet begeeft de laptop het plotseling en dan staat u met lege handen en mooi voor paal. Net zo verstandig is het om hand-outs te maken van de verschillende dia’s. Laat de techniek u in de steek, dan kunt u die kopieën bijvoorbeeld al voor de presentatie uitdelen, in plaats van erna.

Bijlage 2 Bestanden

COLOFON

Dossier PC Rendement is een periodiek verschijnend thematisch magazine voor de professionele pc-gebruiker

Als u eenmaal presentaties heeft gemaakt, moet u ze wel overal kunnen gebruiken. U neemt de presentatie bijvoorbeeld mee op een usb-stick of op een laptop. Door de verschillende versies van PowerPoint die er ondertussen zijn, kan dat wel eens problemen opleveren. In deze bijlage krijgt u daarom nog enkele tips die verrassingen kunnen voorkomen. Als uiterste middel zou u de presentatie als pdf-bestand kunnen bewaren (bijvoorbeeld in versie 2007), waardoor deze nagenoeg overal zichtbaar te maken is. Compabiliteitsmodus Soms weet u niet of de locatie waar u uw presentatie houdt, beschikt over de benodigde software: een versie van PowerPoint waarmee u het bestand kunt afspelen. Daarnaast is in de nieuwe versie van PowerPoint het bestandsformaat anders dan in de vorige. Een document in PowerPoint 2007 is met eerdere versies niet te lezen. U kunt de bestanden in oudere PowerPointversies gebruiken door ze op te slaan in de bestandsindeling van de vorige versies:  Open een PowerPoint 2007-presentatie.  Klik op de Officeknop en kies optie Opslaan als (of sneltoets [F12]).  Kies in het rechter deel van het submenu voor de indeling PowerPoint 97-2003-presentatie of open het venster Opslaan als door op de optie in het linker deel van het submenu te klikken (in het venster Opslaan als kunt u de gewenste indeling ook onderin via het vak Opslaan als regelen). Merk op dat in de titelbalk achter de bestandsnaam de toevoeging (Compatibiliteitsmodus) is verschenen. De bestandsuitgang van het compatibele PowerPointbestand is .ppt – dus zonder de toevoeging x van de 2007-versie – en de indeling staat toe dat u het in eerdere versies van PowerPoint kunt lezen en bewerken.

Afgeleide bestandsformaten Ook het afgeleide bestandsformaat voor sjablonen kent zijn problemen: in versies tot 2003 hebben die in PowerPoint de uitgang .pot (powerpoint template) en ook die kunt u in een uitwisselbare vorm bewaren via Opslaan als. Maar Office 2007 kent nog meer afgeleide bestandsformaten, dit zijn de belangrijkste binnen PowerPoint 2007:  .ppt document in PowerPoint 97-2003 formaat  .pot sjabloon in PowerPoint 97-2003 formaat  .pptx PowerPoint 2007 XML-formaat zonder macro’s (standaardformaat)  .pptm presentatie in PowerPoint 2007 met ingeschakelde macro’s  .potx sjabloon in PowerPoint 2007 zonder macro’s  .potm sjabloon in PowerPoint 2007 met ingeschakelde macro’s

Dossier PC Rendement is een uitgave van Rendement Uitgeverij BV Groot Handelsgebouw Unit D1.109 Conradstraat 38, Rotterdam Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam (redactieadres) Tel. (010) 243 39 33 Fax (010) 243 90 28 www.rendement.nl/pc Hoofdredacteur Diny Basoski e-mail: [email protected] Auteur Peter Scharpff e-mail: [email protected] Medewerkers Bastiaan Geleijnse, Dominik van Mierlo, Amy Moi-Thuk-Shung, John Reid, JeanMarc van Tol, Annemieke van der Velden, Michel Wolf Website Sander Divendal, Waldemar de Haas, Roland Hakkaart, Paul Valk Algemeen hoofdredacteur Robert Hiemstra Uitgever Marnix Hoogerwerf Abonnementenadministratie Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel. (010) 243 39 33, fax (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] Advertentie-exploitatie Rendement Uitgeverij BV Dorothé Flanagan-Egberts Tel. (010) 243 39 33 Fax (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] Basisontwerp Pino Design, Arnhem

Andere formaten

Druk Ten Brink, Meppel

Er zijn nog meer formaten waarin u bestanden kunt bewaren. Zoals HTML-indeling voor webgebruik, TXT of RTF voor ‘platte’ tekstverwerkers als Kladblok of XML-indeling voor PowerPoint 2007 of 2003. In de Office 2007-omgeving is het mogelijk een bestand op te slaan in PDF- (Portable Document Format, een standaardindeling ontwikkeld door Adobe) of XPS-formaat (XML Paper Specification, een andere industriestandaard). U moet daarvoor wel een invoegtoepassing (plug-in) installeren. Vaak is deze optie al automatisch toegevoegd via de automatische updates van Microsoft, dan is downloaden niet meer nodig.

Abonnementen Dossier PC Rendement verschijnt 5 x per jaar naast het nieuws- en adviesmagazine PC Rendement. De prijs voor een abonnement op Dossier PC Rendement bedraagt voor abonnees op PC Rendement e 139 per jaar. De normale abonnementsprijs bedraagt e 174 per jaar. Losse nummers: e 48,50. Alle prijzen zijn inclusief verzendkosten en exclusief BTW. (Proef)abonnementen zijn zakelijk en kunnen ieder moment ingaan, maar slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnementsperiode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. © Rendement Uitgeverij BV 2012 ISSN 1875-4627 Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.


31

www.rendement.nl/pc

dossier Presenteren met PowerPoint

Recommend Documents