Manual Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pemantauan Pelaksanaan Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
Bagian Program dan Informasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
Tahun 2016
KATA PENGANTAR Sistem Informasi Manajemen Pemantauan Pelaksanaan Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) Direktorat Jenderal Pencegahan Dan Pengendalian PenyakIt pada hakekatnya merupakan suatu sistem pemantauan pelaksanaan perjanjian kinerja yang terintegrasi dan saling berinterkasi dari pengelolaan kegiatan dan anggaran di Satuan Kerja Ditjen P2P. Sistem
ini merupakan sistem berbasis web dan
dikelola oleh Bagian Program dan Informasi, Sekretariat Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit. Dengan keberadaan sistem ini, diharapkan dapat membantu pemangku kepentingan untuk mengetahui progress kegiatan dan anggaran yang sedang berjalan sesuai dengan perjanjian kinerja yang telah dibuat. Buku manual penggunaan SIMPEKA ini mempunyai peran yang strategis mengingat peran pentingnya bagi pengguna, terutama sebagai acuan dalam operasionalisasi sistem. Secara umum, buku ini terbagi kedalam dua bagian. Bagian pertama menjabarkan secara singkat tentang SIMPEKA. Sementara itu, bagian
kedua
lebih
kepada
menjelaskan
bagaimana
mekanisme
mengoperasionalkan Sistem. Buku ini tidak hanya bermanfaat bagi Bagian Program dan Informasi, Ditjen P2P sebagai pengelola sistem
namun juga bagi Satker UPT, Satker
Dekonsentrasi dan Satker Pusat
sebagai ujung tombak dalam proses
pembentukan dan pemutakhiran (updating) data.
Jakarta,
September 2016
Sekretaris Direktorat Jenderal P2P,
dr. Asjikin Imam Hidayat Dachlan, MHA NIP 195912131985121002
Manual Pengunaan SIMPEKA
i
DAFTAR ISI Kata Pengantar ........................................................................................
i
Daftar Isi ...................................................................................................
ii
Pendahuluan ............................................................................................
1
Manual Sistem Informasi A. Tujuan Pemakaian manual .................................................................
2
B. Sistematika Manual ............................................................................
2
C. Sasaran Pengguna .............................................................................
2
D. Spesifikasi Fungsional ........................................................................
2
E. Memulai SIMPEKA 1. Akses SIMPEKA ...........................................................................
3
2. Penjelasan Fungsi dan Fitur .........................................................
3
a. Halaman Utama .......................................................................
3
b. Beranda ....................................................................................
3
c. Master Data ..............................................................................
4
d. Master Indikator .......................................................................
5
e. Input Capaian ...........................................................................
6
f.
Monev Capaian ........................................................................
8
1) Pembuatan Perjanjian Kinerja ...........................................
8
2) Capaian ............................................................................
11
a) Capaian Triwulan .......................................................
11
b) Capaian Indikator .......................................................
12
c) Dokumen Capaian ......................................................
12
d) Capaian Satker ...........................................................
13
g. Rekap Capaian ........................................................................
13
h. Komunikasi ...............................................................................
14
i.
Profile Satker ............................................................................
15
j.
Mengakhiri Aplikasi ..................................................................
15
F. Penutup ..............................................................................................
16
Manual Pengunaan SIMPEKA ii
PENDAHULUAN Pemantauaan Pelaksanaan Perjanjian Kinerja yang efisien dan efektif merupakan
salah
satu
bagian
akuntabilitas.
Salah
satu
Pemantauan
Pelaksanaan
yang
penting
perwujudannya Perjanjian
dalam
adalah
Kinerja
mendukung
dengan
secara
asas
pelaksanaan
elektronik,
yaitu
pemanataun yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Proses pemantau secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran. Sistem Informasi Manajemen Pemantau Pelaksanaan Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) dibuat dalam rangka melakukan monitoring, evaluasi dan supervisi atas perkembangan/kemajuan kinerja yang telah dituangkan dalam perjanjian kinerja antara Direktur Jenderal P2P dan Satuan Kerja. Layanan yang tersedia saat ini adalah pembuatan Perjanjian Kinerja secara elektronik dan Pemantau Pelaksanaan Perjanjian Kinerja secara online. Perjanjian Kinerja secara elektronik dibuat dalam rangka menyamakan format Perjanjian kinerja dan mempercepat pembuatan Perjanjian Kinerja. Sedangkan pemantau kinerja dilakukan dalam rangka memantau secara triwulan Perjanjian Kinerja yang telah ditetapkan pada awal tahun. Sistem ini bisa diakses dengan menggunakan user name dan password yang sama dengan SIM P2P (Laporan Eksekutif Bulanan, e_Reporting, e_Desk ) . Informasi yang ditampilkan pada system ini adalah Kelengkapan pelaporan dan progress pencapaian Kinerja triwulan Satuan Kerja Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian penyakit.
Manual Penggunaan SIMPEKA
1
MANUAL PENGGUNAAN SISTEM A. Tujuan Pemakaian Manual Buku panduan/manual ini bertujuan mengantarkan pengguna SIMPEKA agar dapat mengoperasikan dan memanfaatkan aplikasi secara teknis dalam kaitannya dengan proses pengkayaan basis data (updating) dan pemanfaatan data bersama. Diharapkan dengan mengkaji manual ini pembaca dapat mengerti mekanisme pembentukan dan pemanfaatan data, cara kerja teknis dari SIMPEKA. B. Sistematika Manual Manual terdiri dari 2 bagian utama, Bagian 1 merupakan Pendahuluan yang lebih menekankan pada penjelasan mengenai SIMPEKA. Bagian 2 merupakan manual teknis yang lebih menekankan pada penjelasan teknis penggunaan SIMPEKA. C. Sasaran Pengguna Manual ini dapat digunakan oleh setiap pengguna (user) dan pelaku yang terlibat dalam Monitoring dan Evaluasi di Satker Ditjen P2P, agar pengguna dapat memahami manual ini, diharapkan pengguna telah memahami fungsifungsi dasar dari penggunaan sistem. SIMPEKA telah dirancang untuk mudah digunakan dan dengan manual ini diharapkan akan lebih membantu pengguna dalam menggunakan sistem. D. Spesifikasi Fungsional Sistem Informasi Manajemen Pemantauan Pelaksana Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) Ditjen P2P
dirancang menggunakan PHP MYSQL berbasis web
karena berdasarkan kebutuhannya untuk memonitor dan evaluasi perjanjian kinerja di satker
yang terpisah secara geografis. Spesifikasi Sistem ini adalah
menyediakan layanan untuk pemutakhiran data oleh user sesuai dengan hak akses dan kewenangannya
dan menyediakan layanan untuk pengelolaan
sistem oleh admin sesuai dangan hak akses dan kewenangnnya.
Manual Penggunaan SIMPEKA
2
E. Memulai SIMPEKA 1. Akses ke dalam SIMPEKA Petugas dapat mengakses SIMPEKA melalui www.ditjenp2p.info dimana setiap satker telah terdaftar. Pada halaman Beranda terdapat link ”SIMPEKA”, Klik link tersebut untuk masuk dalam halaman SIMPEKA (Gambar 1). Gambar 1 : Halaman Muka G
Gambar 2 : Login
Selanjutnya tampilan layar seperti gambar 2. Pengguna diminta untuk memasukkan username dan password (username dan password sama dengan SIMP2P yang lainnya) 2. Penjelasan Fungsi dan Fitur Gambar 3 : Halaman Utama
a. Halaman Utama Halam utama terdiri dari menu beranda master data,
Input
realisasi,
row data, rekapitulasi row data, komunikasi, profile
pribadi
dan
status pengguna b. Beranda Beranda merupakan menu halam pertama dari SIMPEKA, pada menu ini berisi ucapan selamat datang (Gambar 3).
Manual Penggunaan SIMPEKA
3
c. Master Data Master data terdiri dari 2 menu yaitu menu Satker Indikator dan Master Indikator. 1) Satker Indikator Klik “Satker Indikator”, maka akan muncul “data satuan kerja dan Indikator” seperti gambar 4
Gambar 4 : Satker Indikator
Untuk
mengetahui
apakah
satker sudah mengisi data indikator
dapat
melakukan
pencarian indikator melalui menu “cari” dengan mengetik nama melakukan penambahn indikator. Petugas
satker.
Untuk
dapat Klik “Tambah
Data Indikator” (gambar 4). Selanjutnya akan muncul menu seperti gambar 5. Petugas dapat mengisi “Satuan Kerja” “Bidang/Bagian”, Sasaran dan Indikator. Pengisian dilakukan dengan cara : a) Satuan Kerja diisi dengan memilih satker yang sudah tersedia b) Bidang Bagian diisi dengan memilih merupakan bidang/ bagian yang berada satker. c) Sasaran diisi dengan mengetik langsung sasaran yang telah ditetapkan oleh satker d) Indikator diisi dengan mengetik langsung indikator yang telah ditetapkan oleh satker Gambar 5 : Tambah Data Indikator
Setelah pengisian melakukan
dilakukan petugas penyimpanan
data yang telah di input dengan klik menu “Save” dan klik “cancel” jika ingin membatalkan (gambar 5)
Manual Penggunaan SIMPEKA
4
Untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik
pada gambar 4. Setelah pengeditan
lakuan penyimpanan dengan klik menu “save”. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda
di gambar 4.
2) Master Indikator Untuk melakukan pengisian target indikator dan anggaran, klik menu “Master Indikator”, selanjutnya akan muncul (Gambar 6) Pada
layar
akan
muncul
menu
“Row
Data
Master
Gambar 6 : Master Indikator
Indikator”, untuk mengetahui apakah
data
sudah
dimasukkan
dapat
menggunakan menu “Cari” dengan
terlebih
dahulu
mengetik nama satker. Untuk menambah data indikator dilakukan dengan klik “Tambah Data Master Indikator” Untuk
melakukan
pengisian
Gambar 7 : Tambah Data Master Indikator
dilakukan
dengan : -
Tanggal
entry
otomatis
:
sesuai
tanggal pengenterian -
No.
Indikator
:
otomatis terisi setelah melakukan Submith -
K/L/D/I : Kementerian kesehatan
(otomatis
terisi) -
Unit Kerja : Otomatis terisi Manual Penggunaan SIMPEKA
5
-
Satuan kerja : Pilih sesuai satuan kerja
-
Bidang/ bagian : klik sesuai bidang/ bagian
-
Tahun : klik sesuai tahun perjanjian kinerja yang akan di laksanakan
-
Sasaran program : klik sesui sasaran program
-
Nama Indikator : pilih sesuai dengan indikator
-
Satuan : merupakan satuan indikator, misalnya : Persen, buah, dokumen dan lain-lain
-
Target indikator dan rupiah, terdiri dari indikator total dan indikator triwulan (Target total : Berdasarkan target yang telah ditetapkan dan jumlah uang berdasarkan jumlah uang yang terdapat dalam RKAKL berdasarkan indikator dan Target triwulan : target ditentukan oleh satker yang bersangkutan dengan mempertimbangkan sumber daya yang ada untuk)
-
Definisi operasional : merupakan definisi untuk indikator yang telah ditetapkan
-
Cara perhitungan : merupakan cara perhitungan untuk indikator yang telah ditetapkan
-
Keterangan : diisi beberapa hal yang ingin ditambahkan terkait indikator yang telah ditetapkan
Setelah semua data diisi, untuk menyimpan data dilakukan dengan klik “Submit”. d. Input Capaian Untuk pengenterian data capaian dilakukan dengan mengklik “Input Capaian” muka,
pada
halaman
selanjutnya
akan
Gambar 8 : Input Capaian
muncul tampilan “Row Data Master
Indikator”
seperti
gambar 8. Pengisian
capaian
dilakukan dengan mengklik nomor
dokumen
dalam
Manual Penggunaan SIMPEKA
6
kolom “input realisasi” selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar 9 Gambar 9 : Input Realisasi Klik
“cari”
selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar 10
Gambar 10 : Entri Data Realisasi
Manual Penggunaan SIMPEKA
7
Lakukan pengentrian capaian data pada : -
Bulan : diisi bulan terakhir untuk 1 triwulan (triwulan 1 : Maret, Triwulan 2 : Juni, Triwulan 3 : September dan triwulan 4 : Desember).
-
Triwulan : diisi sesuai dengan triwulan
-
Realisasi : realisasi merupakan capaian kegiatan pada triwulan tersebut.
-
Rupiah : merupakan capapain rupiah pada triwulan tersebut.
-
Nama file : merupakan pemeberian nama file yang akan disimpan
-
Upload file : merupakan file yang akan disimpan dalam SIMPEKA.
Selanjutnya dilakukan penyimpanan data dengan mengklik “Simpan”, Jika berhasil akan muncul tampilan seperti gambar 11 Gambar 11 : Hasil Input Realisasi
Untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik pada gambar 10. Setelah pengeditan penyimpanan
lakuan dengan
menu
“save”.
untuk
menghapus
klik
Sedangkan satker
dengan mengklik tanda
di
gambar 10. e. Monev Capaian Setelah dilakukan pengenterian data, dapat dilihat hasil pengenterian dengan mengklik “Monev Capaian”, selanjutnya akan muncul beberapa sub menu yaitu : program kegiatan, cetak perjanjian, capaian bulanan, dokumen, capaian dan capaian satker. 1. Pembuatan Perjanjian Kinerja a)
Entri Data Perjanjian Kinerja Untuk membuat Perjanjian Kinerja dapat dilakukan dengan mengklik “Program Kegiatan” seperti gambar 12.
Manual Penggunaan SIMPEKA
8
Gambar 12 : Program Kegiatan Selanjutnya muncul
akan tampilan
“Row
Data
Kegiatan”,
untuk
mencari data yang telah dientri dapat dilakukan
dengan
memasukan “nama satuan kerja” dan atau “Tahun” yang akan dicari selanjutnya klik “Cari”. Untuk melakukan
penambahan data kegiatan dengan
mengklik “Tambah Data Kegiatan” (Gambar 13). Gambar 13 : Tambah Data Kegiatan
Lakukan pengisian beberapa data, sebagai berikut : -
Nama Satuan Kerja : pilih satuan kerja yang akan dientri
-
Tahun : tahun data yang akan dientri
-
Nama Kegiatan : nama kegiatan merupakan nama kegiatan yang ada di Ditjen P2P, seperti : Dukungan Manajemen, Surveilan dan Karantina Kesehatan dll
-
Anggaran : jumlah anggaran berdasarkan kegiatan
Manual Penggunaan SIMPEKA
9
Setelah di entri, lakukan penyimpanan data dengan mengklik “submit” sedangkan untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik
pada
gambar 13. Setelah pengeditan lakuan penyimpanan dengan klik menu “save”. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda
di gambar 13.
b) Cetak Perjanjian Sebelum melakukan cetak elektronik terlebih dahulu mengisi tahun, satuan kerja, nama kepala, jabatan kepala satker, kota, tanggal perjanjian, Setelah melakukan pengisian data secara bernar , selanjutnya dapat dilakukan pencetakan form perjanjian kinerja secara elektronik dengan mengklik “Cetak Perjanjian”, seperti gambar 14. Gambar 14 : Data Perjanjian Kinerja
untuk melakukan pencetakakan dilakukan
dengan
mengklik
“Surat Perjanjian Kinerja”
“cetak”
pada
kolom
surat
perjanjian kinerja. Sedangkan untuk mencetak “Lampiran Perjanjian Kinerja” dengan mengklik “cetak” pada kolom lampiran perjanjian kinerja. Catatan : -
Jenis kertas adalah A4, 80 g/m2
-
Jenis hurup adalah arial 11
-
Dapat dilakukan pengenditan terutama spasi.
Manual Penggunaan SIMPEKA
10
Untuk melakukan pengeditan dokumen yang telah dibuat dapat dilakukan dengan klik
pada gambar 14. Setelah
pengeditan lakuan penyimpanan dengan klik menu “save”. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda di gambar 14. Perjanjian
Kinerja
dan
Lampira
yang
sudah
dicetak
selanjutnya ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja dan dikirim ke Subbag Informasi dan Evaluasi, Bagian Program dan Informasi, Ditjen P2P untuk ditandatangani oleh Direktur Jenderal P2P. 2. Capaian Capain dapat dilihat dengan mengklik beberapa sub menu, antara lain : a) Capaian Triwulan Capaian ini merupakan capaian kegiatan berdasarkan triwulan yang meliputi target, capaian dan porsentase, seperti gambar 15. Gambar 15 : Capaian Triwulan Pada
gambar
dapat
dilakukan
pencarian yang
15
indikator
mau
dilihat
capaian
dengan
mengisi
“Nama
Satker” dan “Tahun” selanjutknya klik “Cari”. Disamping itu tampilan ini juga dapat dilakukan pengeditan capaian dengan mengklik angka yang berwarna biru.
Manual Penggunaan SIMPEKA
11
b) Capaian Indikator Capaian indikator merupakan capaian Kinerja dan rupiah pertriwulan yang selanjutnya dilakukan penjumlahan sehingga didapat persentase capaian. Tampilan halaman ini juga menampilkan “sisa” kegiatan yang masih tersisa. Gambar 16 : Capaian Indikator Pada gambar 16 dapat
dilakukan
pencarian indikator
yang
mau
dilihat
capaian
dengan
mengisi
“Nama
Satker” dan “Tahun” selanjutknya klik “Cari”. Disamping itu tampilan ini juga dapat dilakukan pengeditan capaian dengan mengklik angka yang berwarna biru. Tampilan menu Capaian Indikator dapat dicetak atau di eksport ke format exel, dengan mengklik “Cetak Print ll Cetak Exel”. c) Dokumen Capaian Untuk melihat dokumen yang telah di upload dapat dilakukan dengan mengklik sub menu “Dokumen Capaian” seperti gambar 17. Gambar 17 : Dokumen Capaian Untuk
melakukan
pengeditan dokumen
yang
telah dibuat dapat dilakukan dengan klik
Manual Penggunaan SIMPEKA
pada
12
gambar 17. Setelah pengeditan lakuan penyimpanan dengan klik menu “save”. Sedangkan untuk menghapus satker dengan mengklik tanda
di gambar 17.
d) Capaian Satker Untuk melihat capaian kinerja dan rupiah persatker dapat dilakukan dengan mengklik sub menu “Capaian Satker” seperti Gambar 18. Gambar 18 : Capaian Satker Pada
tampilan
ini
dapat dilihat capaian “kinerja” dan capaian “rupiah”
per
satker
dan dapat dilakukan pencarian
indikator
yang mau dilihat capaian dengan mengisi “Nama Satker” dan “Tahun” selanjutknya klik “Cari”. f.
Rekap Capaian Rekap capaian terdiri dari 2 sub menu Rekapitulasi Rupiah dan Rekapitulasi Indikator (Kegiatan). Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar 19. Gambar 19 : Capaian Rupiah Gambar
19
memperlihatkan capaian
rupiah
dari satker dalam bentuk
grafik
batang, disamping juga
itu
terdapat
progress capaian menurut tahun, berupa : Selesai, Progres dan tidak ada realisasi.
Manual Penggunaan SIMPEKA
13
Dapat dilakukan pencarian indikator yang mau dilihat capaian dengan mengisi “Nama Satker” dan “Tahun” selanjutknya klik “Cari”. Untuk melihat capaian indikator (kegiatan) dapat dilihat pada gambar 20. Gambar 20 : Capaian Kegiatan Gambar
20
memperlihatkan capaian
Indikator
(Kegiatan)
dari
satker
dalam
bentuk
grafik
batang, itu
disamping
juga
terdapat
progress
capaian
menurut tahun, berupa : Selesai, Progres dan tidak ada realisasi. Dapat dilakukan pencarian indikator yang mau dilihat capaian dengan mengisi “Nama Satker” dan “Tahun” selanjutknya klik “Cari”. g. Komunikasi Komunikasi merupakan hal penting dalam menjalankan aplikasi, untuk itu telah disediakan menu komunikasi antar pengguna dan pengguna
dengan
administrator,
untuk
mengakses
menu
tersebut
dapat
dilakukan
dengan
mengklik
menu
Gambar 21 : Komunikasi
“Komunikasi” seperti gambar 21.
Manual Penggunaan SIMPEKA
14
pengguna dapat menuliskan pesan, dengan maksimal jumlah pesan 50 kata. Selanjutnya dapat dikirim dengan mengklik “Kirim”. h. Profile Satker Untuk melihat identitas pengguna dapat dilihat dengan mengklik menu “profile satker” selanjutnya akan muncul sub menu “Ganti Pasword” dan “Nama Satker” Ganti password menu berisi menu untuk menganti password yang telah ditetapkan sebelumnya, lihat gambar 22. Gambar 22 : Profil Satker Untuk
menganti
password
dapat
dilakukan
setelah
memasukkan password lama
kemudian
dilanjutkan memasukan
password
baru
dan
melakukan
dengan
pengetian
ulang
password baru. Setelah memasukkan password lama, password baru dan pengetikan ulang password baru, klik “submit” untuk menyimpan password baru. Selanjutnya login menggunakan password baru. Gambar 23 : Profile Satker
Untuk melihat username dan
nama
lengkap,
penggunan mengklik “Profile
dapat submenu
Satker”
dan
akan muncul tampilan nama lengkap dan username seperti gambar 23
Manual Penggunaan SIMPEKA
15
i.
Mengakhiri aplikasi Setelah selesai pengguna dapat keluar dalam SIMPEKA dengan mengklik menu “ Logout” seperti gambar 24 Gambar 24 : Log Out
3. Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi.1. Untuk meningkatkan
pelayanan,
Sistem
Informasi
Manajemen
Pemantauan
Pelaksanaan Perjanjian Kinerja (SIMPEKA) Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit diperbaharui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi SIMPEKA yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian SIMPEKA, silakan menghubungi nomor Subbag Informasi dan Evaluasi, Bagian Program dan Informasi di nomor (021) 424 7537 atau email ke
[email protected] atau menuliskan pesan di komunikasi/ menulis pesan di wa group monevp2p.
Manual Penggunaan SIMPEKA
16
