KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAJAN
\\7// Nomor Sifat Lampiran Hal
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL GEDUNG PRIJADI PRAPTOSUI-1ARDJO I LANTAI II JALAN LAPANGAN BANTENG TIMUR NO. 2-4 JAKARTA 10710 TELEPON (021) 344-9230 PSW. 5213, 5216, (021) 3846322 FAKSIMILI (021) 3846322 SITUS viww.perberida.hEaan.go.id
2,9 Maret 2017 : S-3 1 057PB.1I2017 : Sangat Segera :I Berkas : Pelaksanaan Program Coaching dan Counseling Ditjen Perbendaharaan Tahun 2017
Yth. Para Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Sebagai upaya Ditjen Perbendaharaan dalam rangka mengoptimalkan potensi pegawai melalui program coaching dan counseling pada tahun 2017, dengan mi disampaikan hal-hal sebagai berikut: Berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor KEP: 818/PB/2016 tanggal 30 Desember 2017 tentang Grand Design Pengelolaan SDM Ditjen Perbendaharaan tahun 2017-2019, salah satu sasaran strategisnya adalah pengembangan dan pelayanan coaching dan counseling bagi pegawai; Agar pelaksanaan coaching dan counseling menjadi budaya, terstruktur dan terdokumentasi, para pejabat eslon Ill diharuskan melaksanakan program coaching dan counseling kepada para pegawai diunitnya melalui sistem/aplikasi training selama 50 jam/tahun; Program coaching dan counseling merupakan salah satu Indikator Kinerja Utama (IKU) mandatory masing-masing Kepala Bagian Umum dan Kepala Bidang pada Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan merupakan salah satu inisiatif strategis (IS) bagi para Kepala KPPN tahun 2017. Berkenaan dengan hal tersebut diatas, kami bermaksud: Menyampaikan manual/petunjuk teknis pengisian aplikasi coaching dan counseling pada aplikasi training kepada para pejabat eselon Ill unit vertikal Ditjen Perbendaharaan melalui Kepala Kantor Wilayah masing-masing. Meminta bantuan para Kepala Kantor Wilayah agar briefing dan memonitor pelaksanaan coaching serta melaporkan kepada Sekretaris Ditjen Perbendaharaan apabila ada kendala dalam implementasi pelaksaan coaching dan counseling diunitnya. Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerja sama Saudara diucapkan terima kasih.
/-
Sekretaris Direktorat Jenderal,
-
I1 Tembusan: Direktur Jenderal Perbendaharaan
NHary na NIP 96006031985021001
1
Lampiran I Surat Sekretaris Direktorat Jenderal Nomor: S- 3(05 /PB.1/2017 Tanggal: a3 Maret 2017
Yth.
1. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Aceh. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sumatera Utara. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi sumatera Barat. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Riau. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Kepulauan Riau. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Jambi. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sumatera Selatan. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Lampung. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Bengkulu. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Bangka Belitung. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Banten. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi DKI Jakarta. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Jawa Barat. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Jawa Tengah. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi DI Yogyakarta. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Jawa Timur. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Barat. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Tengah. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Selatan. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Timur. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Bali. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Nusa Tenggara Barat. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Nusa Tenggara Timur. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sulawesi Selatan. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sulawesi Barat. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sulawesi Tengah. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sulawesi Tenggara. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Gorontalo. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Sulawesi Utara. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Maluku Utara. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Maluku. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Papua Barat. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Papua.
(
fiching counsefing and
pada HRIS PbnOpen Aplikasi Training
DIREKTORATJENDERAL PERBENDAHARAAN TAHUN 2017 www.dj ob.kernenkeu.go.d
USM (UIUt
bi Chath
buka PbnOpen dengan alamat:
Untuk dapat mengakses Aplikasi, silahkan https://pbnopen.kemenkeu.go.id .
lfl,cnpt br Lra 8-4,
Al fS
p4 r!?. 4,7
ws
8Aldt l)-S,cc
Akses aplikasi dapat dilakukan melalui jalur intranet secara langsung. Bila Anda berada diluar kota (tidak di kantor) dan menggunakan akses internet internet, dapat mengakses aplikasi dengan login ke https://vpn.depkeu.go.id/ atau https://vpnl.depkeu.go.id/. Bagi yang melalui jalur VPN wajib memiliki akun email depkeu atau kemenkeu. Contoh pengisian user dan Password melalui VPN adalah sbb: • Pegawai memiliki akun chamzahdepkeu.go.id , maka yang dia input melalui VPN adalah: User: depkeu\chamzah
Password: *password sesuai dengan akun email • Pegawai memiliki akun chamzahkemenkeu.go.id , maka yang dia input melalui VPN adalah: User: kemenkeu\chamzah
Password: *password sesuai den gan akun email *Ca t: apabila sebelumnya memiliki akun depkeu kern udian dimigrasi menjadi kernenkeu, maka kernungkinan user rnasih menggunakan akun dan password yang lama yaitu depkeu. Apabila lupa password akun bisa menghubungi
[email protected] atau
[email protected] untuk diresetkan di helpdesk Pusintek Kemenkeu.
Training System User Guide
Page 2
USbK (UIDt
md by Chactia
Silahkan login menggunakan user dan password Anda. Setelah login di sebelah kiri terdapat menu Aplikasi Training: kemenkeu.go.id
4. Most Visited
Traw
Cisco AnyCoru,
•fl1iiM1I
- -:
Penggua. a RES
-aç Peça'.-a
anç Cap - I:ar'ttas Pega - - arnaternpa • -, a PenthdL - - -- iikan 18 —aca
itemu
Silahkan di klik, akan tampil interface sbb:
I
elamat datang di Aplikasi Training
PENDAFTARAII LPOP 52 dan 53 LUAR NEGERI OI8UKA 16 MEl 5016 JUNI 2017 PENDAFTARAN 5EASISWA 52 dan 53 AAS DIBUKA 5030 APR 2017 - UserAphkasiTraiflng = NIP 18di9it - Password Apflkasi Tralnlng= Password PboOpen Rental: respon cepat pennasalahan Aphkasl: Le-nail: dam mhpkemeokengoid damzahskqmaU.corn 2. WA 081280936260
JERID PASSVIOSO LEVEL
Lupa Password
LOGIN FITUR UPLOAD DOKUMEN PERFORMANCE KIIK DISINI
Silahkan login menggunakan user NIP 18 digit dan password yang sama dengan PbnOpen dengan level "individu", lalu klik tombol login.
Training System User Guide
Page 3
USth (3U11)t
i.d GD
Jika user dan password benar maka Anda akan dibawa menuju halaman beranda sbb: -:
-
DIDENS KEBUTUHAN O.AT (Igo)! TRADMG
DAM P(GAWAX
AAAJ.
(TkA)
2GIF PG- •J G.
11
WR'kTU "4 ATAS..
t i,
GonU
(u rv
a
o,v,
A
Dj GD. S
GD
A(I'
4D
U
L.AD))U
0 - DWy.
W12. 04Wa One. 3 6 W ~Wa RD. 0041GW. 14 .00 Po 133))
KHkrl~ OD)ATD
R.0G.5G. /I90003V%3O2GX I
QBLMJMOVQ02
GD))
R)WAYAT DIflAT
SEBAGAI ATASAN (COACH/COUNSELLOR) Bila Anda selaku atasan/ coach, klik menu: CnC
->
Sebagai Atasan
->
Tayang CnC
Akan tampil tampilan form sbb:
Nul
L..L3.
• Langkah pertama yang dilakukan adalah merekam target pelaksanaan coach dalam bulan dan tahun berjaan hingga mencapai perkiraan target 50 jam. Untuk merekam target, klik tombol "REKAM TARGET". Akan tampil form perekaman target sbb:
Training System User Guide
Page 4
UStK (iUIUt
wed b CPth
. '1'
JUXAII TARQTPU.AXWI*XI O
• Silahkan 151 tanggai mulai dan tangga) selesai serta lama waktu Rencana Target Pelaksanaan CnC. Dalam satu bulan berjalan rencana target terdapat tiga pilihan lama waktu pelaksanaan yaitu 5, 10, atau 20 jam. Tanggal mulal sebaiknya diisi di awal bulan dan tanggal selesai diisi dengan akhir bulan berjalan. KIik tombol "SIMPAN" untuk simpan data Target Pelaksanaan CnC. • Akan tampil jumlah target jam yang telah direkam. Perekaman rencana target bisa melebihi target 50 jam dalam satu tahun berjalan.
wn,Th
zi
• Tutup form Rekam Target. Kemudian buka kembali Form tayang CnC sebagai Atasan. KIik tombol "REFRESH" untuk melihat rencana target yang telah direkam.
Training System User Guide
Page 5
ULK bUlUt Ill
.eId b, ChAcl3
Ell1NI20rnm.
NO
I
T.9ITO9
l+l-I
I
U,
H-I
e
1 I 9..,Ot.dL)OOO5**O.t
. Setelah merekam rencana target, maka target bawahan (coachee) sudah dapat direkam. KIik tombol/ icon "Rekam Coachee". Akan tampil form Perekaman Coachee dan Pelaksanaan CnC sbb: NTERIAN KEUANGAN
L
...'.?. ROICAN COACIIRE DAN PCLAXSANMRCNC 7d3
WJRA R0N.h2A CNC YNG fflA, 20RD(RM
2017
235 IV4T7
AATANRAWAeW
bIV
p::, RAWW
A942A (Totot t
PROS1S
yo3
1O&l0O,tOIO, ,*k,,
t'
.D)
y
00102 cooth.
.
Piiih jabatan bawahan untuk menentukan bawahan yang akan di-coach. Bagi pejabat eselon Ill dapat memilih bawahan eselon IV, fungsional, dan pelaksana. Sebelum Memilih bawahan, pastikan bawahan yang akan dicoach adalah bawahan yang memiliki gap kompetensi dengan melihat JPM bawahan pada PbnOpen. Bawahan yang dipilih dapat juga merupakan bawahan dengan pencapaian IKU dalam Dialog Kinerja Individu.
Training System User Guide
Page 6
t
USU( (,UIL)t
eed D, Chth2
• Silahkan isi parameter yang dibutuhkan sbb: o TIPE kegiatan yaitu: Development Coaching Performance Coaching untuk pelaksanaan CNC terkait Dialog Kinerja Individu Counselling o Waktu: tanggal dan jam pelaksanaan o Lama pelaksanaan untuk tipe Development Coaching adalah 30, 45, atau 60 menit, sedangkan untuk Performance Coaching hanya tersedia 30 menit o Waktu pelaksanaan Counselling adalah 30, 45, atau 60 menit • Agenda: terkait tujuan yang akan dicapai oleh coachee/counsellee • Proses: cara coach/councellor untuk menggali tujuan yang akan dicapai oleh coachee/counsellee o Komitmen: kesepakatan yang akan ditempuh coachee/counsellee o Serta keterangan bila ada Setelah itu kliktombol "SIMPAN". • Ketika menyimpan, maka rencana pelaksanaan CnC akan otornatis terkirirn ke nomor HP serta email bawahan sebagai reminder bahwa ada rencana pelaksanaan CnC sehingga bawahan dapat melakukan persetujuan ataupun penolakan dengan alasan pada aplikasi. Maka pada tampilan tayang CnC akan menampilkan coachee beserta statusnya "Be I urn"
1TPTThrllmm,
201roI-nIOn.s
tD.
wdo_ SJ
e,,.0C*C*C
-
-
CD
0.0113
Training System User Guide
Page 7
USkK (UlUt III
vied D9 ChaC0
• Apabila bawahan telah melakukan persetujuan maka tampilan akan berubah menjadi "Coache setuju"
XIN
Il-I:
''
•
ul..;: ''
se to
-:v<: Ill-I)
fl2.03-ZI 11.95
s.o.__,
..
k
41
w* tL
(LI
•0• 9.-'' .0.0W
• Pada tipe Development Coaching dan Counselling bila petaksanaan CnC telah selesai maka proses tersebut bisa ditayang dan akan otomatis dijadikan dokumen form pelaksanaan CnC oleh sistem tanpa proses print dan tanda tangan kedua belah pihak.
/N .1
KEMENTERIAN KEUANGAN RIPUBLIS INDONESIA DIREKIORAT JN0(RAL PEIDIENDAHARAAN SLKREIARIAIDIREKTORAI J(ND[RAL 1*1 1*
•1
TPL COUIICDLI lID COuineIO( 9114 Lt,04
h* D
&qeto $1 - U Ic/NP 10t33a41114)
2 PrçIt.lOol
Pv11. TI IC-el r'b)
3 1*-eCCItA
03
I .it.aa,
1)3000 9..- nS.r1e1: 3414 Sflc.g N.fl101 *01.1.1
'?:x:
Cs1.6OIU*Ic Eoe ,,.ei- 11.1.141 31,01./Ide 100403241003121):3
S '.IrlLrQ4ap
.)111111)
1 Px$*41lf0I
2.14.1
F F1*1434c
-02
IC a.os,
t.II,,O,,44A U91430 S.e.t.I t30IbSlt3043 C-fl, Pfl $.r&eO Ctyflbl 141 SI4?SIa Or040IL*l.1431
V
1 3119133l14laa
26kfltO0Il0lj91 TI II-
50101 COtd*45/C1*41l*40t 11.5*1) (10d139 GO
T.3.4Qo*4n;
.0-1133
0131111
CAfll Pd.30113a1 5*I00Cl1*I0I-01-313l,0
PCi 11430 44.141
70,
1,):
kfl9.,3J 1. )3'.ttlIlld*iOOC(V,lâ
II
FO.7LI 331(01, ):f.01.J C-173'*Ol 7IF 4)
Training System User Guide
Page 8
U$K (jUIUt
e,d bw ChCha
• Dokumentasi yang diuplod Untuk tipe performance coaching
•
: agar pelaksanaan Coaching dapat
dikonversi sebagai jam coaching maka cukup melakukan upload hasil print
screen Aplikasi e-performance (form DKI yang telah diisi). • Foto/dokumentasi lain pelaksanaan CnC maksimal 2 file dokumentasi (Jika diperlukan)
fl OOtlJflth Te d (1OMr?ø17a1J 1W seer.,,
.t ,.en.e(7nsr I
4ft
=
ft., ICt<. W.U? jIb
*Th.SeCASI 2
.:1
• Apabila diperlukan bukti pendukung untuk pencapaian target IKU 50 jam coaching, maka coach dapat melakukan bukti pencapaian dengan melakukan print bukti capaian dengan klik ada icon print pada form sbb:
Efl kITh1 SIll
Sat, Pe%.MsnM
I
jr
lS
IS 1'<
•0
l4
:r.cra, TART ttRtQlFllASl
I 52'
SCSI jXII CAPA!5'
11,51.::
1117.01-lI
.0,1W, 011'X aI1s.•)J
p - -: 10 1S00S£
'C
0. <-sSi
S4,!Tfl!
••
TI.?
- 001,1..
•
•••••'
OM
Cat: Realisasi target terverifikasi yang masuk kedalam jam coaching adalah hasil coaching yang telah diverifikasi.
Training System User Guide
Page 9
USth (,UIL)t
ec,d 0, Chc7ta
Akan tampil hasH realisasi capaian yang dapat dicetak sebagai bukti capaian sebagai be ri kut:
15i A~
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIRUKIORAT ..ENDERAL PERSENDAIIARAAN SEKRETARIATDIREKTORAT JENDERAL it 7 a 5P CS C.
REALISASI CAPAIAII TMGET CIIC 2017 CachtCew,.dIor T.gu A 0, Ecjo SE. lJ C/NP I9SRCI4WSEZW Th
L2rgIp
• .
J(gpb BaQJn Sonbtr Dye JJflu9a Sdeeo.at DrOwn, .JeMi rat
Cpeua:i Targd rC Tt9Ct Tt77CCtr •
1.JCS
LD%1
N&03)bafl
0E.Pareeitn, CNCT,rr,rtECC gends -.
rcc-cr
Training System User Guide
Co cree/ Cocredc, P 3a
/D& Kagn
OcrnCS Ws/ .DI7.E
'
Dcc
OOSDE0
Page 10
USth IbUlUt III
,i,d b, ChcP
.
SEBAGAI BAWAHAN (COACHEE/COUNSELLEE) Bila Anda selaku bawahan/ coachee, klik menu: CnC -> Sebagai Bawahan -> Tayang CnC. Akan terlihat tampilan sebagai berikut:
KEUANGAN AT .JENDERAL p Aplikasli arnng
stt
l713
72-115
s flbv
S M.M. (1]
).grUg, O3 — O.. .d.4 c.O**tflttd .$ 0.0106 ..dt
Bila sebelumnya atasan Anda merekam Anda sebagai coachee untuk pelaksanaan CnC maka Anda akan menerima reminder berupa SMS dan email pemberitahuan. Untuk melakukan persetujuan maka Anda perlu merespon sebagai bawahan (coachee). . Setelah login, pada tampilan form akan terlihat status persetujuan coachee dengan status "Belum", apabila coachee ybs belum melakukan persetujuan. Silakan pilih "setujui" atau "tolak". Apabila Anda setuju dengan rencana CnC atasan Anda, maka klik tombol "setujui". Bila Anda menolak maka klik tombol "tolak" disertai dengan isian alasan penolakan. Bila Anda melakukan"Setuju" maka tampilan akan berubah sbb:
-
-
-
lflJOZZ29LS
45 1 0.-conad 4e.eor'a4COflV.1 PU€9 41 061.41
kfl06" D414 -
Training System User Guide
CC4
C)
-
Page 11
USU( (3UIUt -
III
,,red b, OacKb
Coachee dapat merekam komentar mengenal pelaksanaan CnC
(Development
Coaching dan Counselling): fl1I!117i.x Ioiosttn;fIndex.phpkeT jraiann:=f:32%3O&jdIekai crre-
REKAM KOMENTAR PELAKSANAAN CNC
Pada tipe Development Coaching dan Counselling bila pelaksanaan CnC telah selesai maka proses tersebut bisa ditayang dan akan otomatis dijadikan dokumen form pelaksanaa CnC oleh sistem tanpa proses print dan tanda tangan kedua belah pihak. . Dokumentasi yang diuplod o
Untuk tipe performance coaching
: agar pelaksanaan Coaching dapat
dikonversi sebagai jam coaching maka cukup melakukan upload hasil print
screen Aplikasi e-performance (form DKI yang telah diisi). o Foto/dokumentasi lain pelaksanaan CnC maksimal 2 file dokumentasi (Jika di pen u ka n)
Training System User Guide
Page 12
USbK (,UIDt
D ChicP
KEN DALA DAN SOLUSI •
Kendala: Rencana target telah ditetapkan, namun ternyata atasan/bawahan pindah/mutasi
• Solusi: Bila yang pindah bawahan (sebagai coachee): Bila terkena mutasi, lakukan reversal status bila telah disetujui kemudian lakukan penolakan disertai alasan misalnya: ybs pindah. Sebelum melakukan reversal terlebih dahulu koordinasi dengan atasan. Bila yang pindah atasan (sebagai coach): Lakukan hapus pada rencana yang belum terlaksana dan lakukan perekaman ulang dengan bawahan di tempat yang baru
•
Kendala: Bawahan yang dicoach adalah dari bagian lain karena atasan adalah bukan definitif
• Solusi: Coach dapat memilih coachee lintas bagian
•
Kendala: Rencana pelaksanaan telah coach ditetapkan dan coachee telah setuju, namun coach tiba2 dapat panggilan Dinas Solusi: Coach agar memberitahu ke coachee bahwa jadwal yang ditetapkan akan diubah, lalu lakukan edit tanggal pada Aplikasi
•
Kendala: Coaching telah dilaksanakan pada bulan Januari maupun Februari 2017 namun perekaman aplikasi baru dibuka pada bulan Maret 2017
• Solusi: Diperbolehkan untuk melakukan coaching sebelum perekaman pada Aplikasi. Perekaman dalam aplikasi adalah sebagai bentuk dokumentasi agar bisa terukur dan termonitor pelaksanannya, adapun inti coaching terletak pada pelaksanaannya. Coaching yang telah dilakukan dapat direkam kemudian.
Training System User Guide
Page 13
UK (UIUt
.r,d b, ChaChi
Catatan: Untuk pengisian Aplikasi sebelum tgl. 28 Maret 2017, harap menyesuaikan dengan perubahan yang ada dengan melakukan pengisian pada kolom proses dan komitmen dengan cara melakukan edit. Jika ada pertanyaan seputar Aplikasi, dapat menghubungi Bagian SDM: • telepon 021-3846322, internal 5216, atau • SMS Center Aplikasi Training 085210005213 (SMS dan WA), atau 081280936260 (WA dan telepon aktif) • email
[email protected]
ke
atau
[email protected]/
chamzahkemenkeu.go.id .
SEKIAN DAN TERIMA KASIH
Training System User Guide
Page 14
UtK (áUIUt
Training System User Guide
Page 15
