Backstage. Onderzoek naar vrijwillige inzet bij culturele festivals

Backstage Onderzoek naar vrijwillige inzet bij culturele festivals

Auteurs: M. Popovic, L. Bridges Karr Eindredactie: Gerard Haverkamp Fotografie: Foto cover door Melvin Schaap, pagina 2-39 door Tessa Borsboom, pagina 6 door Jeroen Koning, pagina 13-23 door Awarnach, pagina 17-81 door Karel Zwaneveld, pagina 28 door Pierre Borasci, pagina 33-44-86 door Felix Kalkman Opmaak: Suggestie & illusie Januari 2009 © MOVISIE Het onderzoek en de rapportage Backstage kwamen mede tot stand dankzij subsidie van het ministerie van VWS en het VSBfonds.

Backstage Onderzoek naar vrijwillige inzet bij culturele festivals

M. Popovic, L. Bridges Karr © MOVISIE Utrecht, januari 2009

Oerol 2007

Inhoudsopgave Samenvatting

5

1

Inleiding

9

1.1

Trend: ‘episodisch vrijwilligerswerk’

1.2

Episodisch vrijwilligerswerk: festivalvrijwilligers

10

1.3

Onderzoeksopzet, vraagstelling

11

1.4

Verantwoording onderzoeksmethode

11

1.5

Leeswijzer

14

2

Festivalvrijwilligerswerk als een vorm van

episodisch vrijwilligerswerk

2.1

De opmars van episodisch vrijwilligerswerk

15

2.1.1 Verklaringen en implicaties

16

2.2

Motivatie en management van episodische vrijwilligers

17

3

De organisaties

3.1

Appelpop festival

20

3.1.1 Inrichting organisatie

20

3.1.2 Vrijwilligersbeleid- en management

22

3.2

Noorderzon Performing Arts Festival Groningen

26


26

3.2.2 Vrijwilligersbeleid- en management

28

3.3

Nederlands Film Festival

32


32

3.3.2 Vrijwilligersbeleid en –management

34

3.4

Terschellings Oerol Festival

37


37


40

3.5

IDFA

43


43


46

3.6

Een vergelijkende samenvatting

49

9

15

20

4

De vrijwilligers

4.1

Demografische gegevens

53 53

4.2

Relatie met het festival

55

4.3

Motivatie

57

4.4

Tevredenheidsonderzoek

63

4.4.1 Taken

63

4.4.2 Begeleiding

65

4.4.3 Samenwerking

68

4.4.4 De werkomgeving

70

4.4.5 Persoonlijke ontwikkeling

71

4.4.6 Algemene tevredenheid /De toekomst

73

4.5

Vrijwilligerswerk algemeen

76

4.6

Samenvatting festivalvrijwilligers

80

5

Onderzoeksvragen beantwoord

84

Literatuurlijst

93

Bijlage: vragenlijst digitale enquête festivalvrijwilligers

95

Samenvatting

Culturele festivals kunnen niet zonder vrijwilligers én hebben een vrijwilligersbeleid dat veel facetten kent, zo blijkt uit een onderzoek dat MOVISIE uitvoerde in de periode mei 2007-februari 2008. De centrale onderzoeksvraag was: hoe geven de culturele festivals vorm aan vrijwilligersmanagement? Er is onder meer gekeken naar de motieven van vrijwilligers, de positie van vrijwilligers in de organisatie en actuele vraagstukken op het gebied van vrijwilligerswerk. Doel van het onderzoek was een bijdrage te leveren aan het waarborgen van professionaliteit en continuïteit in het werken met vrijwilligers in deze sector. Een ander doel was om inzicht te krijgen in episodisch vrijwilligerswerk als een trend in de vrijwilligerswereld. Het onderzoek bestond uit een literatuurstudie en een veldonderzoek. Het veldonderzoek is uitgevoerd bij vijf festivals die hun pioniersfase achter de rug hebben en waar inmiddels meer dan honderd vrijwilligers actief zijn: Terschellings Oerol Festival, Noorderzon Performing Arts Festival (Groningen), Appelpop (Tiel), Nederlands Film Festival (Utrecht) en IDFA (Amsterdam).

Literatuurstudie episodisch vrijwilligerswerk De vrijwillige inzet bij culturele festivals is een schoolvoorbeeld van episodisch vrijwilligerswerk (‘episodic volunteering’). Episodisch vrijwilligerswerk betekent vrijwillige inzet van korte duur of voor eenmalige evenementen of projecten. Het is een trend dat steeds meer mensen de voorkeur geven aan kortdurend, concreet en afgebakend vrijwilligerswerk boven traditioneel lange termijn vrijwilligerswerk. De verklaring voor de toenemende populariteit van kortdurend vrijwilligerswerk wordt soms gezocht in de tijdgeest en een verandering in gedragspatronen aan het eind van de twintigste eeuw. Soms ook wordt het toegeschreven aan verschuivingen in de samenleving als geheel. In het verleden zag men vrijwilligerswerk als een gevolg van hechte relaties die maatschappelijke betrokkenheid bevorderen. Tegenwoordig komt vrijwilligerswerk voort vanuit persoonlijke behoeftes (reflexieve motieven). Onderzoekers verschillen van mening over de vraag of episodische vrijwilligers meer door utilitaristische dan door altruïstische of ideologische motieven worden gestuurd. Bijvoorbeeld: prevaleren motieven zoals behoud van het milieu of betrokkenheid bij de omgeving boven meer egoïstische motieven, zoals het sociale omgaan met medevrijwilligers? Of is het juist andersom? Er lijkt consensus te zijn dat bij episodisch vrijwilligerswerk reflexieve of utilitaristische motieven een iets sterkere rol spelen dan bij traditioneel vrijwilligerswerk, maar dat veel episodische vrijwilligers ook collectieve en altruïstische drijfveren hebben.

Backstage: onderzoek naar vrijwillige inzet bij culturele festivals

5

***

Appelpop 2008

***

6


Managementvraagstukken van organisaties die vooral met episodische vrijwilligers werken, wijken op verschillende aspecten af van de vragen in een traditionele vrijwilligersorganisatie. Deze verschillen zijn niet alleen aan praktische factoren (planning, inroostering, onderhoud van databestanden) toe te schrijven, ze zijn ook het gevolg van de verschillende motivatie onder de vrijwilligers zelf. Bij de traditionele vrijwilligersorganisatie betekent behoud meer het in stand houden van regelmatige inzet over de lange termijn. Bij episodische vrijwilligers is het belangrijker om er voor te zorgen dat een vrijwilliger om de zoveel tijd terugkomt om een beperkte rol weer te vervullen. Voor een groot deel hangt de terugkomst af van de mate waarin de vrijwilligerservaring voldeed aan de motivatie en verwachtingen van de vrijwilliger.

Veldonderzoek festivalorganisaties Alleen al uit hun deelname aan het veldonderzoek blijkt dat de vijf festivalorganisaties hun vrijwilligersbeleid serieus nemen en dat steeds willen verbeteren. Eerder is al opgemerkt dat de festivals niet zonder de vrijwillige inzet kunnen bestaan. Dit heeft niet alleen met financiën te maken. Het werken met vrijwilligers hoort dikwijls bij de traditie en past bij de sfeer. Het draagt ook bij aan de uitstraling en vergroot het maatschappelijk belang van de organisatie. Over het algemeen kennen de organisaties de motieven van hun vrijwilligers. Als het budget het zou toelaten, kiezen de organisaties toch graag voor een aantal betaalde medewerkers op vitale functies. De organisaties zijn zich bewust van het belang van vrijwilligersbeleid voor de continuïteit van de festivals en om – desgewenst - door te kunnen groeien. Toch staat het vrijwilligersbeleid meestal slechts ten dele op papier, waardoor het moeilijk aan nieuwe coördinatoren is over te dragen. Dit echter geeft nieuwe coördinatoren wel de ruimte om er eigen invulling aan te geven, wat de organisatie dikwijls op prijs stelt. Het wervingsbeleid staat meestal wel op papier en is uitgesplitst naar terugkomende en naar nieuwe vrijwilligers. Alle festivals uit dit onderzoek hebben voldoende vrijwilligers, maar ze moeten er elk jaar wel weer inspanningen voor leveren. Naast traditionele wervingsmethodes (bijvoorbeeld via bestaande vrijwilligers) wordt het internet hiervoor benut. De organisaties maken geen gebruik van vrijwilligerscentrales, omdat die voornamelijk naar langdurig vrijwilligerswerk bemiddelen. Omdat veel vrijwilligers (50-70 procent) terug komen naar ‘hun’ festival is er niet veel nodig om mensen in te werken. Veel werkzaamheden zijn eenvoudig en vragen niet veel uitleg. Voor nieuwkomers worden bijeenkomsten georganiseerd waar ze werkinstructies krijgen. In de begeleiding van vrijwilligers spelen betaalde en/of vrijwillige subcoördinatoren (subco’s) een belangrijke rol. Omdat het werk grotendeels in teams wordt uitgevoerd, vraagt de groepsvorming veel aandacht. Op de festivals wordt een fysieke plek ingericht (honk, loket, kantoor) waar vrijwilligers met vragen terecht kunnen.


7

***

Perspectief festivalvrijwilligers Dé festivalvrijwilliger bestaat niet. Kenmerken uit dit onderzoek zijn dat de gemiddelde festivalmedewerker relatief jong is (tussen 18 en 35 jaar) en hoog opgeleid (HBO of hoger). De meeste respondenten hadden werk of studie als belangrijkste daginvulling. Zij zien hun inzet niet als vervanging voor of opstapje naar betaald werk. De meeste vrijwilligers komen via familie en vriendenkring bij het festival terecht of na een vorig festivalbezoek. Het aantal vrouwelijke vrijwilligers wint het meestal van het aantal mannen. De resultaten van het onderzoek geven de belangrijkste beweegredenen om vrijwilligerswerk te doen weer: een vrijwilliger vindt het werk leuk en hij vindt het belangrijk om mee te helpen bij het festival. Instrumentele beloningen (bijvoorbeeld gratis entree, souvenirs en privileges) spelen ook een belangrijke rol. Een ander belangrijk motief is de mogelijkheid om nieuwe vrienden te maken. Hier staat tegenover dat vriendengroepen soms erg hecht worden. Voor nieuwkomers is het moeilijk om daar tussen te komen en er zit een risico aan het stoppen van zo’n groep. Dat kan een groot gat in de organisatie slaan. Op basis van hun motivatie zijn in dit onderzoek drie soorten festivalvrijwilligers duidelijk te onderscheiden: ‘werkende festivalgangers’, ‘familieleden’ en ‘carrièrevrijwilligers’. In het algemeen is de tevredenheid van de meeste vrijwilligers over de organisatie als geheel vrij hoog. Hetzelfde geldt voor verschillende aspecten van het vrijwilligerswerk. De tevredenheid was het hoogste met de samenwerking en het laagste voor persoonlijke ontwikkeling. Dit laatste bleek overigens niet zo belangrijk voor de meeste van de respondenten. Veel vrijwilligers zijn heel erg trouw aan het festival en zijn meerdere jaren actief. Dit onderzoek laat zien dat veel vrijwilligers afgebakende klussen met een duidelijk begin en eind aantrekkelijk vinden. Ook reguliere vrijwilligersorganisaties kunnen op deze trend inspelen en mensen via eenmalige en kortdurende activiteiten kennis laten maken met vrijwillige activiteiten in de organisatie. Organisaties moeten wel bereid zijn om te investeren in deze groep episodische vrijwilligers. Dat betekent naast een positieve houding bij andere (vrijwillige) medewerkers ook het formuleren van een duidelijk beleid voor episodisch vrijwilligers.

***

8


1 Inleiding

1.1 Trend: ‘episodisch vrijwilligerswerk’ Onder de vrijwilligers in Nederland wint de laatste jaren een nieuwe vorm van vrijwillige inzet aan populariteit: eenmalig of kortdurend vrijwilligerswerk. Deze vorm van vrijwillige inzet sluit goed aan bij de tijdgeest en is in de literatuur ook bekend als episodisch vrijwilligerswerk. Deze term is ontleend aan het Engelse ‘episodic volunteering’. Over moderne varianten van ons sociaal gedrag zei politicoloog Menno Hurenkamp (Universiteit van Amsterdam) in 2006 al: “Ik ben voortdurend met anderen in de weer en veel van mijn opvattingen over wat goed of slecht is komen dan tot stand. Het zijn alleen geen traditionele verenigingen waar ik lid van ben, eerder ‘lichte’ gemeenschappen, die ik betreed en verlaat naar eigen inzicht.”1 Moderne vrijwilligers zoals Hurenkamp zijn meestal mensen met een drukke agenda, die hun sociale betrokkenheid liever via flexibele en afgebakende klussen realiseren dan via structurele verbintenissen. Bovendien, deelname aan de ‘lichte’ gemeenschappen biedt het individu meer mogelijkheden om verschillende soorten ervaringen en ‘belevingen’ op te doen. Ook dit is een imperatief van deze tijd. (Potentiële) vrijwilligers die op zoek zijn naar flexibel en kortdurend vrijwilligerswerk, kloppen steeds vaker aan bij vrijwilligersorganisaties. Deze mensen worden of per project of binnen structurele activiteiten ingezet, maar dan op een flexibele basis. Zij worden soms ook flexvrijwilligers genoemd. Voorbeelden van episodisch vrijwilligerswerk zijn overal te vinden: • een maal per jaar collecteren voor Amnesty International; • bouwen van een site voor een jonge vereniging; • vier keer per jaar een creatieve workshop voor kinderen verzorgen; • hulp bij kerstbomenverhuur bij een milieupunt; • opzetten van een promotiecampagne; • vertalen van een tekst; • research op internet;

1 “Lichte gemeenschappen, wat we voor elkaar doen maar niet geteld wordt”, de Volkskrant, 10 april 2006.


9

***

• een groep medewerkers die in het kader van teambuilding een maaltijd verzorgt in een centrum voor daklozen; • opstellen van een financieel rapport2. Ook alle vrijwilligersklussen die door ruim 43.000 vrijwilligers zijn gedaan tijdens de tweede Nederlandse Make A Difference Day (MADD, 2007) vallen onder het episodisch vrijwilligerswerk. Sommige van deze taakgerichte vrijwilligers komen na een periode wellicht terug voor een nieuwe klus bij dezelfde organisatie, anderen gaan weer op zoek naar iets anders. Een goed voorbeeld van episodisch vrijwilligerswerk is de vrijwillige inzet bij culturele festivals. In tegenstelling tot ‘reguliere’ vrijwilligersorganisaties is bij festivals een andere vorm van inzet buiten kortdurend vrijwilligerswerk bijna niet mogelijk. Het karakter van de (evenementen)organisatie vertaalt zich naar vrijwillige inzet: het is projectmatig, intensief, afgebakend en met een duidelijk product. Dat maakt de inzet van festivalvrijwilligers tot een ultiem voorbeeld van episodisch vrijwilligerswerk.

1.2 Episodisch vrijwilligerswerk: festivalvrijwilligers In Nederland vond de laatste twee decennia een explosie van opkomende culturele festivals plaats. De festivals bieden een veelheid aan kunstdisciplines aan en trekken een breed publiek. Van popmuziek tot theater en film, van één dag tot een maand, van een zaalevenement tot meerdere dagen in de buitenlucht kamperen, van dorpsfestivals tot internationaal: Nederlanders kunnen het hele jaar door kiezen uit honderden festivals. Voor veel mensen is het bezoeken van festivals meer dan een culturele activiteit alleen, het is hun lifestyle. Het bedrijfsleven doet mee in de vorm van sponsoring. Voor gemeenten is het vaak een prestigekwestie om populaire festivals binnen te halen. Naast puur commerciële festivals met alleen betaalde medewerkers zijn er veel festivals die volledig of deels op vrijwilligers draaien. Het aantal vrijwillige medewerkers varieert van enkelen tot meer dan zeshonderd, zoals bij het Terschellings Oerol Festival. Kennelijk hebben festivals een grote aantrekkingskracht, niet alleen op het publiek maar ook op vrijwilligers. Sommige festivalvrijwilligers zijn elk jaar bij hetzelfde festival actief, anderen vinden één keer voldoende of gaan naar een ander festival. Dat hangt van hun persoonlijke drijfveren af, maar ook de tevredenheid over hun ervaring als vrijwilliger is daarop van invloed. Heb ik een duidelijk aanspreekpunt gehad of ben ik aan mijn lot overgelaten? Heb ik een binding met het festival opgebouwd? Is het evenement soepel of juist chaotisch verlopen?

2 Voor nog meer voorbeelden zie bijvoorbeeld www.freeforce.nl.

***

10


De festivalorganisaties doen elk jaar een oproep voor vrijwilligers. Sommige festivals willen graag doorgroeien, een groter aanbod bieden en meer bezoekers trekken. Andere festivals houden het liever kleinschalig en intiem. De concurrentie neemt toe en de vrijwilligersbron is niet onuitputtelijk. Voor de organisatoren is het een kunst om te zorgen dat zij zich van andere festivals onderscheiden en dat de vrijwilligers volgend jaar weer terugkomen. Tegelijkertijd worden de festivals geconfronteerd met steeds hogere kwaliteitseisen vanuit de omgeving en met aangescherpte regels van de overheid, bijvoorbeeld over publieksveiligheid en Arbo.

1.3 Onderzoeksopzet, vraagstelling MOVISIE onderzocht de vrijwillige inzet bij culturele festivals en wil daarmee een bijdrage leveren aan het waarborgen van professionaliteit en continuïteit in het werken met vrijwilligers in deze sector. De uitkomsten bieden verder aanknopingspunten voor reguliere vrijwilligersorganisaties die open (willen) staan voor de moderne vrijwilliger. Daarnaast levert het onderzoek inzichten in episodisch vrijwilligerswerk als een trend in de vrijwilligerswereld. MOVISIE wil met dit onderzoek een antwoord krijgen op de vraag:

Hoe geven culturele festivals vorm aan vrijwilligersmanagement? Om op deze vraag een antwoord te kunnen formuleren, werden de volgende deelvragen gesteld: • Wat zijn de belangrijkste kenmerken van de organisatiestructuur en –cultuur bij festivalorganisaties? • Wat is de betekenis van festivalvrijwilligers voor festivalorganisaties? • Wat zijn de motieven en verwachtingen van vrijwilligers die zich bij culturele festivals kortdurend inzetten? • Op welke manieren spelen festivalorganisaties op deze motieven in? • Welke algemene inzichten kan de context van festivals bieden voor het management van vrijwilligers die zich inzetten bij organisaties voor afgebakende, kortdurende klussen (of episodische vrijwilligers)?

1.4 Verantwoording onderzoeksmethode Het onderzoek is zowel kwantitatief als kwalitatief opgezet. Het bestond uit een literatuurstudie en een veldonderzoek. Tijdens de literatuurstudie stond het episodisch vrijwilligerswerk centraal als een actuele ontwikkeling in de vrijwilligerswereld. Het praktijkonderzoek werd uitgevoerd bij vijf festivals waar meer dan honderd vrijwilligers actief zijn.


11

***

Het richtte zich op twee niveaus: • organisatieniveau (vrijwilligersmanagement); • individuele vrijwilligers. Het onderzoeksgedeelte gericht op het organisatieniveau werd gedaan door het afnemen van individuele interviews onder vrijwilligerscoördinatoren en iemand van het management. Het onderzoeksgedeelte gericht op individuele vrijwilligers bestond uit: • groepsinterviews met twee groepen vrijwilligers: nieuwkomers en terugkomende vrijwilligers; • een digitale enquête onder festivalvrijwilligers. Het veldonderzoek is uitgevoerd in de periode mei 2007 – januari 2008 bij de volgende vijf festivals: • Terschellings Oerol Festival • Noorderzon Performing Arts Festival, Groningen • Appelpop, Tiel • Nederlands Film Festival, Utrecht • IDFA, Amsterdam. Voor de deelname aan het onderzoek werden festivals benaderd die de pioniersfase al voorbij zijn en die veel ervaring hebben in het werken met vrijwilligers. Er is ook gestreefd naar diversiteit qua kunstvormen. Alle benaderde festivals stemden ook gelijk met het verzoek in, een teken dat ze hun vrijwilligersbeleid serieus nemen en dat steeds willen verbeteren. Van de vijf festivals is het popfestival Appelpop het enige dat volledig op vrijwilligers draait, dus zonder betaalde medewerkers. De deelnemende festivals konden de onderzoeksuitkomsten benutten als input voor het verbeteren van hun eigen vrijwilligersbeleid. De onderzoekswerkzaamheden zijn zo veel mogelijk vóór en na het festival uitgevoerd. De opzet was bij elk festival dezelfde: • Een oriëntatiegesprek met een leidinggevende over de onderzoeksopzet en –planning; • Een semigestructureerd interview met iemand van het management: bij drie festivals met een zakelijk leider, bij één festival met een P&O-adviseur en bij één festival met een bestuurslid/ oprichter. Tijdens deze gesprekken is aandacht besteed aan onder meer de ontstaansgeschiedenis, belangrijke koerswijzigingen, organisatiestructuur/cultuur, financiën, relatie met de omgeving, visie op vrijwillige inzet en toekomstambities; • Een semigestructureerd interview met degene die vrijwilligers coördineert over o.a. de volgende onderwerpen: functie vrijwilligerscoördinator, visie op vrijwillige inzet, kenmerken festivalvrijwilligers, werving en selectie, begeleiding en behoud van vrijwilligers, management van motivatie;

***

12


Appelpop 2008

• Een semigestructureerd groepsinterview met vrijwilligers die ten minste drie keer bij het festival actief zijn geweest (‘terugkomende vrijwilligers’) over onder meer de motivatie, de verbondenheid met het festival, het vrijwilligersbeleid, vrijwilligerswerk elders en kortdurend versus structureel vrijwilligerswerk; • Een semigestructureerd groepsinterview met mensen die voor de eerste keer bij het festival actief zijn (‘nieuwkomers’) vóór het festival over onder meer motivatie en verwachting; • Een tweede interview met dezelfde groep nieuwkomers na het festival over de opgedane ervaring en de houding ten opzichte van vrijwilligerswerk in het algemeen; • Een online enquête onder festivalvrijwilligers direct na het festival. In de enquête waren vragen opgenomen over demografische gegevens, motivatie, tevredenheid met verschillende aspecten van vrijwilligersbeleid (begeleiding, samenwerking, werkomgeving, persoonlijke ontwikkeling) en vrijwilligerswerk in het algemeen (kortdurend versus structureel vrijwilligerswerk). De interviews verliepen dankzij de festivalorganisaties grotendeels volgens de planning. Alleen het maken van de afspraak voor het tweede interview met de groep nieuwkomers bleek moeizaam. Als het festival is afgelopen, is deze episode kennelijk ook voor de


13

***

vrijwilligers afgesloten. Daarom zijn in sommige gevallen reacties van de respondenten telefonisch of via e-mail afgenomen. In totaal is gesproken met 48 vrijwilligers: 25 nieuwkomers en 23 terugkomende vrijwilligers. Bij de selectie van de respondenten is gelet op geslacht, leeftijd, en taak/functie/team, zodat dit - zover als mogelijk - een weerspiegeling geeft van festivalvrijwilligers. Voor het invullen van de online enquête zijn vrijwilligers benaderd door de festivals zelf. De vragenlijst is ingevuld door in totaal 615 mensen en dat is ongeveer een derde van de mensen die zijn benaderd. Per festival varieert de respons tussen 21 en 43 procent. Gezien de gangbare respons op soortgelijke enquêtes, mag dit responspercentage als een goed resultaat worden beschouwd. De betrouwbaarheid van de resultaten wordt door de combinatie van methodes vergroot. Desondanks moet men voorzichtig zijn met het generaliseren van de resultaten naar andere contexten. De resultaten zijn aan de hand van eenvoudige beschrijvende gegevens (frequenties, gemiddelden) en simpele kruisverbanden (zonder significantie toetsingen) geanalyseerd3. In deze studie wordt niet gepoogd op wetenschappelijke wijze theoretische hypothesen te toetsen, maar alleen inzicht te krijgen in het dagelijks functioneren van de vijf organisaties uit het onderzoek. De mate waarin de resultaten naar andere festivals en contexten kunnen worden gegeneraliseerd is onbekend. Hiervoor is nader en meer systematisch onderzoek nodig.

1.5 Leeswijzer Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van de bevindingen uit de literatuurstudie naar het onderwerp episodisch vrijwilligerswerk. In hoofdstuk 3 staan de uitkomsten van het veldonderzoek bij vijf festivals. Dit wordt afgesloten met een vergelijkende samenvatting. In hoofdstuk 4 zijn de gegevens verzameld van festivalvrijwilligers, zowel demografische kenmerken als hun relatie en binding met het festival, hun motivatie om zich als vrijwilliger in te zetten en hun tevredenheid over verschillende aspecten van de festivalorganisatie. Hoofdstuk 5 geeft het finale antwoord op de onderzoeksvragen.

3 De aanvullende analyse is gedaan aan de hand van correlatieanalyse en ANOVA met behulp van SPSS 16.1

***

14


2 Festivalvrijwilligerswerk als een vorm van episodisch vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk bij culturele festivals kan worden getypeerd als een vorm van ‘episodisch vrijwilligerswerk’. Deze term werd in 1990 geïntroduceerd (Macduff, 2004) en verwijst naar een trend waarbij steeds meer mensen de voorkeur geven aan kortdurend vrijwilligerswerk boven traditioneel lange termijn vrijwilligerswerk. Episodisch vrijwilligerswerk betekent dus vrijwillige inzet van korte, gespecificeerde duur of voor eenmalige evenementen of projecten (Harrison, 2007). De categorie van episodisch vrijwilligerswerk bevat verschillende varianten afhankelijk van intensiteit en terugkeerpatronen van de inzet. Theoretisch gezien kan een vrijwilliger zich op tijdelijke, interim of sporadische wijze inzetten (Macduff, 2005). Tijdelijke vrijwilligers zijn voor enkele uren of één dag actief, ze komen niet terug en ze zijn op geen andere wijze bij de organisatie of het doel betrokken. Interim vrijwilligers zijn met enige regelmaat bij de organisatie of het doel betrokken, maar voor een beperkte periode (bijvoorbeeld zes maanden). Sporadische vrijwilligers zetten zich regelmatig in, maar voor korte periodes. In empirisch onderzoek is deze indeling niet altijd terug te vinden (zie o.a. Bryen & Madden, 2006; Handy e.a., 2006). Uit empirisch onderzoek onder festivalvrijwilligers (Handy e.a. 2006) blijkt dat sommige vrijwilligers episodische opdrachten combineren met langdurige functies (lange termijn betrokken), anderen verrichten meerdere opdrachten door het jaar heen (herhaald episodisch) en weer anderen zijn slechts bij enkele opdrachten per jaar betrokken (‘ware episodisch’).

2.1 De opmars van episodisch vrijwilligerswerk De trend naar kortdurende of beperkte betrokkenheid bij specifieke vrijwillige taken is niet nieuw. Aanwijzingen uit verschillende landen laten in de afgelopen decennia echter een toename zien van deze vorm van vrijwillige inzet. Zo vallen tussen de 33 en 50 procent van alle vrijwilligers in de Verenigde Staten in de categorie van ‘sporadische’ vrijwilligers (Independent Sector, 1999). Vergelijkbare trends doen zich ook in Australië (zie bijvoorbeeld Bryen & Madden, 2006), Engeland (zie bijvoorbeeld Paine e.a. 2007) en Canada (zie bijvoorbeeld Hall e.a., 2005) voor.


15

***

In Nederland is het aantal vrijwilligers stabiel, maar dat geldt niet voor de manier waarop zij zich inzetten. Ze besteden niet alleen minder tijd aan vrijwilligerswerk, maar ze zijn ook minder vaak actief in verschillende organisaties. Zette in 2002 nog 44 procent van de vrijwilligers zich in voor twee of meer organisaties, in 2006 bedroeg dat aantal 37 procent. De intensiteit van het vrijwilligerswerk neemt dus af (Kuperus e.a., 2007). Dekker (2005) meldt dat cijfers van het Geven in Nederland (GIN) onderzoek een daling zien van 40 procent in de, per vrijwilliger per maand, bestede uren: van 23 uur in 2002, via 17,2 in 2004 naar 13,3 in 2006. Het Tijdsbestedingonderzoek (TBO) meldt een afname in de tijdsbesteding per persoon. Uitgedrukt in het tijdsbudget van de hele bevolking nam de post ‘vrijwilligerswerk’ af van 1,2 uur per week in 2000 naar 1,1 uur in 2005.

2.1.1 Verklaringen en implicaties Waarom kiezen mensen vanaf de jaren tachtig steeds vaker voor deze vorm van vrijwilligerswerk? De verklaring wordt soms gezocht in de tijdgeest en een verandering in gedragspatronen (tijd) aan het eind van de twintigste eeuw. Sommige auteurs (o.a. Hustinx & Lammertyn 2003) schrijven de opmars van kortdurende of beperkte vormen van vrijwillige inzet toe aan verschuivingen in de samenleving als geheel. In het verleden zag men vrijwilligerswerk als een gevolg van hechte relaties (sociaal kapitaal) die maatschappelijke betrokkenheid bevorderen, tegenwoordig komt vrijwilligerswerk voort vanuit persoonlijke behoeftes. Deze verschuiving van collectieve (voor anderen) naar reflexieve (voor de persoon zelf) motieven is zowel in de maatschappij als geheel als binnen organisaties en onder individuen te bespeuren. Paine en anderen (2007) bespreken ontwikkelingen in vrijwilligerswerk op organisatie(vraagzijde) en individueel (aanbodzijde) niveau. Zij zijn van mening dat organisaties de manier waarop zij vrijwilligers inzetten in de loop der jaren hebben gewijzigd. Deze veranderingen houden onder meer in dat ze flexibeler werken, met meer vraag naar mensen die bereid zijn korte, afgebakende klussen te doen. Ook is het aantal eenmalige projecten en evenementen gestegen. Een belangrijk gevolg van dit flexibiliseringproces is dat organisaties vrijwilligers nu kunnen ‘delen’: de vrijwilliger zit niet vast aan één organisatie, maar doet mee aan bepaalde activiteiten in verschillende contexten. Deze deling van vrijwilligers is duidelijk te zien onder festivalvrijwilligers, van wie een behoorlijk aantal bij meerdere evenementen betrokken lijkt te zijn (zie o.a. Handy e.a., 2006). Met betrekking tot de aanbodzijde zijn mensen zich op een meer versnipperde manier gaan inzetten, mede omdat ze door de toenemende arbeidsdrukte minder vrije tijd hebben (zie Cnaan & Handy, 2005; Paine e.a., 2007). Verder is men zich er steeds meer bewust van geworden dat vrijwilligerservaring een waardevolle toevoeging op een CV kan zijn. Daarnaast is vrijwilligerswerk een goede manier om contacten te maken die handig kunnen zijn voor de carrière.

***

16


Noorderzon 2008

De implicaties van de toename in episodisch vrijwilligerswerk zijn niet eenduidig. Deze vraag is al door verschillende auteurs behandeld (zie bijvoorbeeld Dekker & Hart, 2007; Paine e.a, 2007; Hustinx en Lammertyn, 2003). De toename van een meer individualistisch perspectief op vrijwillige inzet heeft zowel voor- als nadelen voor de maatschappij. Terwijl deze ontwikkelingen wel potentie hebben om nieuwe mogelijkheden te creëren, kunnen de gevolgen voor het opbouwen en het in staat houden van betrokkenheid niet worden genegeerd. Doel van deze paragraaf is dan ook niet om hier uitspraken over te doen. In de huidige context voldoet het te zeggen dat het fenomeen van episodisch vrijwilligerswerk van bijzonder groot belang voor culturele festivals is, omdat een behoorlijk deel van de inspanningen voor deze evenementen op basis van vrijwillige inzet wordt geleverd.

2.2 Motivatie en management van episodische vrijwilligers Naast de verschillen tussen de vorm van episodisch en traditioneel vrijwilligerswerk blijkt uit de literatuur dat episodische vrijwilligers een andere motivatie hebben dan traditionele vrijwilligers. Zo stellen Hustinx en Lammertyn (2003) dat voor de episodische of ‘nieuwe’ vrijwilliger reflexieve motieven meer kenmerkend zijn dan collectieve motieven. Uit twee empirische studies van episodische vrijwilligers bij culturele festivals in Canada


17

***

(Handy e.a. 2006) en in Korea (Yi, 2002) blijkt wel dat episodische vrijwilligers meer door utilitaristische dan door altruïstische motieven worden gestuurd. Bryen en Madden (2006) menen echter dat episodische vrijwilligers vooral gemotiveerd zijn door altruïstische of ideologische redenen (bijvoorbeeld behoud van het milieu, betrokkenheid bij de omgeving), met de meer egoïstische motieven (bijvoorbeeld het sociale omgaan met medevrijwilligers) als een bijzaak. Hoe complex de bevindingen van deze studies dan ook zijn, er lijkt consensus te zijn dat bij episodisch vrijwilligerswerk reflexieve of utilitaristische motieven een iets sterkere rol spelen dan bij traditioneel vrijwilligerswerk, maar dat veel episodische vrijwilligers ook collectieve en altruïstische drijfveren hebben. Het management van vrijwilligers bestaat in grote lijnen uit het vinden (werven), begeleiden (selectie, plaatsen, trainen) en behouden (motiveren, ondersteunen) van vrijwilligers (zie o.a. Meijs, 1997). Het is vooral een kwestie van het inspelen op hun motivatie. Het is daarom te verwachten dat culturele festivals, die vooral met episodische vrijwilligers werken, zich bezighouden met managementvraagstukken die op verschillende aspecten afwijken van de vragen in een traditionele vrijwilligersorganisatie. Bovendien zijn deze verschillen niet alleen aan praktische factoren (planning, inroostering, onderhoud van databestanden) toe te schrijven, ze zijn ook het gevolg van de verschillende vormen van motivatie onder de vrijwilligers zelf. Ondanks de toename van episodische vormen van vrijwilligerswerk, blijft literatuur over het management van vrijwilligers enigszins achter, met voornamelijk aandacht voor meer ‘traditionele’ vrijwilligers, die zich lang en breed bij één organisatie blijven inzetten. Wel zoeken enkele studies naar factoren die van invloed zijn op het behouden van episodische vrijwilligers (zie o.a. Bryen & Madden, 2006; Yi, 2002). Vooral dit aspect van vrijwilligersmanagement zou bij traditionele vrijwilligers een andere dimensie hebben. Bij deze groep betekent behoud meer het in stand houden van regelmatige inzet over de lange termijn, bij episodische vrijwilligers is het belangrijker om er voor te zorgen dat een vrijwilliger om de zoveel tijd terugkomt om een beperkte rol weer te vervullen. Bryen en Madden (2006) vinden dat episodische vrijwilligers afwijken van traditionele vrijwilligers (op basis van de literatuur) en dat traditionele methodes en strategieën voor het behouden van vrijwilligers minder geschikt zijn voor deze groep. Voor een groot deel hangt terugkomst af van de mate waarin de vrijwilligerservaring voldeed aan de motivatie en verwachtingen van de vrijwilliger. In vergelijking met traditionele vrijwilligers bleek dit aspect veel belangrijker dan factoren op organisatieniveau (bijvoorbeeld training en waardering).

***

18


Organisatiefactoren bleken in een studie van Yi (2002) wel een rol te spelen bij de terugkomst van festivalvrijwilligers, vooral door verschillen in de percepties van het (betaalde) management en de terugkomende vrijwilligers. In deze studie zagen sommige leden van het management terugkomende vrijwilligers meer als een bedreiging dan als een kans, met als gevolg dat bepaalde groepen ervaren vrijwilligers niet werden gevraagd om terug te komen. De invloed van de organisatie op de kans dat episodische vrijwilligers terugkomen, hangt af van de algemene betrokkenheid van mensen bij de organisatie. Uit de studie van Handy en anderen (2006) onder festivalvrijwilligers in Canada blijkt dat vrijwilligers die jaarlijks terugkomen (herhaalde episodische vrijwilligers) langer betrokken waren dan de ware episodische vrijwilligers of de lange termijn betrokken vrijwilligers. In zowel deze studie als die van Yi (2002) bleek het ontstaan van een gemeenschapsgevoel onder de festivalvrijwilligers een belangrijke factor in het opbouwen van betrokkenheid bij een festival. Zulke gemeenschapsgevoelens spelen een minder belangrijke rol bij de milieuvrijwilligers in de studie van Bryen en Madden (2006). Dit kan betekenen dat dit soort inter-persoonlijke verhoudingen belangrijker zijn bij festivals dan bij andere jaarlijks terugkerende projecten of evenementen.


19

***

3 De organisaties

In dit hoofdstuk worden eerst de festivals uit het onderzoek apart beschreven. Deze beschrijvingen zijn gebaseerd op de interviews met de zakelijk leider dan wel de vrijwilligerscoördinator van het betreffende festival. De beschrijving is verdeeld in twee hoofdthema’s en een aantal subthema’s: • Inrichting organisatie - Geschiedenis - Missie - Organisatiestructuur - Organisatiecultuur - Financiën • Vrijwilligersbeleid- en management - Visie op vrijwillige inzet - Vrijwilligers - Vrijwilligersbeleid - Vrijwilligerscoördinator - Werving vrijwilligers - Begeleiding vrijwilligers - Info op de site In paragraaf 3.5 staat een vergelijking van de resultaten van de afzonderlijke festivals op de bovengenoemde hoofden subthema’s.

3.1 Appelpop festival 3.1.1 Inrichting organisatie Geschiedenis Appelpop beleefde in september 2007 de zestiende editie. Het is het grootste gratis popfestival van Nederland. Het idee voor het festival ontstond in 1992 in een Tielse kroeg. Anno 2007 zit dezelfde club kroegvrienden grotendeels nog steeds in het bestuur. Na drie jaar in de binnenstad is het festival verhuisd naar de huidige locatie op de Waalkade. Nadat het festival het jaar ervoor volledig verregend was, is het sinds 1999 een open festival met een grote tent. Het festival is inmiddels sterk gegroeid: van een paar duizend bezoekers in het eerste jaar naar 90.000 tot 100.000 nu; van een begroting van zevenduizend guldens naar een half miljoen euro nu. De actuele vragen waarmee het festival zich

***

20


bezighoudt, zijn ook verbonden aan de groei: wat zijn de grenzen (bijvoorbeeld als het festivalterrein vol is) en welke maatregelen moet de organisatie in dat verband nemen.

Missie Formeel is de doelstelling van het festival ‘het promoten van popmuziek in Betuwe’, maar eigenlijk willen de organisatoren ‘gewoon met z’n allen een heel mooi festival neerzetten’. Gratis en breed programmeren zijn kenmerkend voor de festivalopzet. Entreegeld vragen kan volgens de organisatie een barrière voor bezoekers creëren. Bovendien levert dat extra werk op (meer hekken, kassa’s, etc). De belangrijkste activiteiten in de huidige organisatie zijn: programmering, infrastructuur, techniek, horeca, promotie en financiën. Een hot item is de veiligheid. Hiervoor zet de organisatie sinds eind jaren negentig een nieuwe groep vrijwilligers in: ‘eventsupporters’. Door de enorme groei van het aantal bezoekers is ‘crowd control’ - in staat kunnen zijn om een grote groep mensen in goede banen te leiden – belangrijk geworden. Wat mag wel en wat mag niet op backstage? Hoe ga je met je vrijwilligers daarin om? Hoe ga je met je publiek om?

Organisatiestructuur Appelpop draait bijna volledig op vrijwilligers. Alleen de beveiliging en licht en geluid worden verzorgd door commerciële bedrijven. De festivalorganisatie heeft een bestuur en zes werkgroepen. Het bestuur bestaat uit negen personen; elk bestuurslid is verantwoordelijk voor een beleidsonderdeel. Elk beleidsonderdeel, zoals ‘programmering’, ‘vrijwilligers’, ‘financiën’ en ‘veiligheid’, heeft een eigen werkgroep, soms weer onderverdeeld in subwerkgroepen, zoals de subwerkgroep ‘kassa’ bij de werkgroep ‘financiën’. Naar eigen inschatting is het bestuur zo’n achthonderd uur per jaar met het festival bezig en de mensen in de werkgroep ongeveer vierhonderd uur per jaar. Elke werkgroep buigt zich over haar eigen vrijwilligers. Horeca herbergt de grootste groep vrijwilligers: vierhonderd man. De horeca wordt niet uitbesteed. Daar wordt namelijk het geld voor Appelpop verdiend. Voedsel wordt wel uitbesteed. Hierachter schuilt de kwaliteitsgedachte. Alle werkgroepen volgen een planning die een aantal jaren geleden is opgesteld.

Organisatiecultuur Net als in het begin is vriendschap nog steeds een belangrijk begrip bij Appelpop. De harde kern van de organisatoren is een vriendengroep, ook wel de ‘Appelpopfamilie’ genoemd. Zo’n gevoel van verbondenheid en vriendschap stralen ze ook naar de rest van de ongeveer vierhonderd vrijwilligers uit, zodat iedereen een dergelijke houding aanneemt. Inzet van persoonlijke kwaliteiten/kennis en kwaliteitgerichtheid hebben bijgedragen dat het festival een ‘bedrijf’ met een professionele uitstraling is geworden. Persoonlijke kennis en kwaliteiten van mensen zijn richtinggevend voor specialisme in de festivalorganisatie. Op zo’n


21

***

manier werken bij het festival de duurste experts als vrijwilligers. Expertise van vrijwilligers wordt van tevoren gefilterd middels een aanmeldingsformulier (onlangs geïntroduceerd) om vervolgens mensen op basis van hun kwaliteiten in te zetten voor het festival.

“Het is ook ons feest. Met ‘ons’ bedoel ik niet alleen de festivalorganisatie, maar alle vrijwilligers. Dat spat er ook aan alle kanten vanaf op het moment dat de laatste band wordt uitgezwaaid. Dan is het ons feest en zo ervaren mensen dat ook. Dan is het heel gezellig en gebroederlijk. Ik heb nog nooit zoiets meegemaakt als Appelpop. Zo’n vierhonderd man zingt het zogenaamde strijdlied. Het is toch geweldig.” interview werkgroep vrijwilligers

Financiën Een solide financieel beleid is een van de pijlers van de organisatie. De organisatie gaat berekend om met de financiën, zonder risicovolle ondernemingen. Van tevoren bedenkt men wat het festival aan geld genereert: een deel van sponsors en een deel omzet. Het credo in de organisatie was en is: elk dubbeltje omdraaien. De organisatie gebruikt de term ‘partnership’ als het gaat om de relatie met de financiers (naast de gemeente Tiel ook Grolsch). Deze term duidt de onafhankelijkheid van het festival aan: het kan zichzelf bedruipen en heeft geen subsidies nodig ter dekking van kosten (eerder waarderingssubsidie).

3.1.2 Vrijwilligersbeleid- en management Visie op vrijwillige inzet Vanuit traditie werkt Appelpop met vrijwilligers - zo is het altijd geweest. Daarnaast is het financieel onhaalbaar om een gratis festival als Appelpop met betaalde krachten neer te zetten. De groei van het festival betekende onder meer het inzetten van steeds meer vrijwilligers. Een consequentie hiervan is een actieve werving, maar ook het bewust ontwikkelen van andere aspecten van het vrijwilligersmanagement. Een toekomstvisie op vrijwilligers(werk) staat ook regelmatig op de agenda van de organisatie.

Vrijwilligers Een vaste kern van ongeveer dertig mensen is op structurele basis bezig: in het bestuur en de werkgroepen. Ze zijn meestal jarenlang actief, beschikken over bepaalde kwaliteiten en zijn bereid meer tijd te investeren in het festival. De grootste groep vormen de tijdelijke vrijwilligers die tijdens de festivalperiode actief zijn. Gemiddeld zijn ze halverwege de 20 jaar. Veel mensen komen uit Tiel, maar er zijn ook groepen uit Utrecht, Groningen, Leeuwarden en Purmerend. Ervaren vrijwilligers nemen vaak nieuwe mensen mee. De organisatie werkt liever niet met mensen onder

***

22


Appelpop 2008

de 18 jaar. Met het oog op de toekomst neemt de organisatie een paar jongeren op. Zij krijgen tijdens de werkzaamheden extra aandacht.

“Met betaalde mensen zou je het misschien met iets minder kunnen, omdat je dan ervaren en deskundige mensen hebt. Daarvan uitgaande, zou je misschien 350 mensen nodig hebben. Maar wil jij 350 mensen uitbetalen over de uren dat Appelpop draait? Reken maar uit wat dat kost. Dan mag er nog wel een begroting bovenop zoals die er nu op zit.” interview voorzitter

Over het algemeen zijn vrijwilligers heel erg trouw en komen steeds terug. Volgens de organisatie vallen mensen vooral door persoonlijke omstandigheden af of omdat ze bijvoorbeeld weer eens een bezoeker willen zijn.

Vrijwilligersbeleid Het vrijwilligersbeleid van Appelpop kent verschillende facetten (maar niet alles staat op papier). De faciliteiten voor vrijwilligers zijn goed geregeld. Bijvoorbeeld tijdens de opbouw en tijdens het festival zijn alle vrijwilligers verzekerd, lunch en avondeten wordt verzorgd, er is ’s avonds ruimte en tijd voor ontspanning, vrijwilligers krijgen een T-shirt


23

***

en een Appelpoptas en de organisatie regelt slaapplekken. Daarnaast houdt de organisatie de vrijwilligers op de hoogte, bijvoorbeeld met briefings. Vrijwilligers weten eerder welke bands er komen; spullen die bands achterlaten aan goodies (‘souvenirs’) en shirts worden allemaal verzameld en onder de vrijwilligers verloot op het feest. Niemand krijgt een vergoeding. Het festival werkt niet met vrijwilligerscontracten; vrijwilligers moeten wel een huishoudelijk reglement tekenen.

“Mensen vinden het belangrijk dat ze een Appelpoptas krijgen. Daarmee spreek je als organisatie wel een stukje waardering uit. Mensen komen speciaal terug omdat ze het tasje niet hebben gehad.” interview werkgroep vrijwilligers

Het festival maakt op dit moment beleid over deskundigheidsbevordering in het algemeen. Directe aanleiding hiervoor is dat een aantal bestuursleden een specifieke opleiding (met name veiligheid en de coördinatie van eventsupporters) wil volgen die nodig is voor hun werk bij Appelpop. Waarschijnlijk gaat de organisatie dat vergoeden op voorwaarde dat men nog drie jaar actief blijft. Over het algemeen voert de organisatie de aanpassingen in het beleid jaarlijks door. Informatie over mogelijke verbeteringen komen vooral uit de uit vaste club betrokkenen. Na het festival wordt binnen het bestuur en binnen de werkgroepen een evaluatie opgesteld. Voor vrijwilligers is een evaluatieformulier beschikbaar.

Vrijwilligerscoördinator Een bestuurslid is verantwoordelijk voor de vrijwilligerscoördinatie, maar de taken van een vrijwilligerscoördinator zijn bij verschillende leden van de ‘Werkgroep vrijwilligers’ onderverdeeld. De werkgroepleden bepalen onder andere de stappen in de wervingscyclus en sturen mensen aan tijdens het festival.

Werving De werving verloopt volgens een vast schema. De werkgroep vrijwilligers peilt bij de andere werkgroepen de behoefte aan de inzet van vrijwilligers. De wervingscyclus start begin mei met een brief aan vrijwilligers die het jaar daarvoor hebben meegeholpen. Wie zich niet opgeeft, wordt persoonlijk benaderd met de vraag of ze er weer zijn. Net als in de beginperiode is mond-tot-mondreclame nog steeds belangrijk. Het positieve imago van het festival helpt enorm hierbij. Daarnaast worden posters en flyers verspreid op de plekken waar de doelgroep komt, zoals bij andere festivals en in de binnenstad. Het festival maakt geen gebruik van de vrijwilligerscentrale. Volgens de organisatie komen bij de centrale geen type vrijwilligers die ze zoeken: mensen die er zin in hebben om een

***

24


heel weekend op het festivalterrein te staan. Een andere manier om vrijwilligers binnen te halen, is langs de weg van expertise, bijvoorbeeld het inzetten van mensen in het kader van een beveiligingsopleiding. Het werkt tweeledig: een economisch voordeel voor het festival en het opdoen van werkervaring voor vrijwilligers.

Begeleiding Voor het festival wordt een kennismakingsbijeenkomst georganiseerd. Tijdens de bijeenkomst vertelt bijvoorbeeld een arbeidsdeskundige over arbeidsomstandigheden en veiligheid. Tijdens het festival maakt de organisatie gebruik van een enorm portofoonnetwerk met een centrale post. Een lid van de ‘Werkgroep vrijwilligers’ is verantwoordelijk voor de opvang. Daarnaast is bij elke groep vrijwilligers, zoals kassamedewerkers, één persoon verantwoordelijk voor de aansturing. Indien nodig kunnen vrijwilligers zich altijd ergens melden. Als er iets mis zou gaan, komt het terug bij de bestuursverantwoordelijke. De organisatie van het festival is steeds professioneler geworden. Inmiddels heeft het festival een Arboplan en er is een risico-inventarisatie en –evaluatie gemaakt (de zogenoemde RI&E). Veiligheid is belangrijk en een bezoek van de Arbeidsinspectie was zeer welkom. Dat duidt weer op het feit dat Appelpop een lerende organisatie wil zijn.

Info op de site Informatie op de site van Appelpop voor en over vrijwilligers heeft vooral betrekking op de waardering voor de inzet en de werving van vrijwilligers. Het onderwerp komt op verschillende pagina’s terug. ‘Vrijwilligers’ is een van de negen menu-items op de site. De tekst is, net als de andere teksten op de site, kort en helder geformuleerd. De site meldt dat het festival zonder inzet van vrijwilligers niet mogelijk is. Tevens gaat de site kort in op de werkzaamheden. Een andere pagina over vrijwilligerswerk staat in het item ‘nieuws’ met als doel sitebezoekers te stimuleren zich als vrijwilliger aan te melden. In 2008 is de wervingsactie uitgevoerd onder de kop Ben Jij Geschikt Voor Appelpop? De bezoeker die geïntrigeerd wordt door deze vraag en doorklikt, komt op een pagina waarin wordt verwezen naar het plezier dat je als festivalvrijwilliger beleeft (‘een fantastisch weekend in een gezellig team’ en deelnemen aan het vrijwilligersfeest ), maar ook naar het nut van de inzet en de betrokkenheid bij het festival (‘bij te dragen aan het succes van een van de grootste festivals van Nederland’). Wie zich wil aanmelden kan gelijk een vrijwilligersformulier downloaden. Voor eventuele vragen kunnen bezoekers een e-mail sturen naar de vrijwilligerswerkgroep. Verder worden vrijwilligers expliciet genoemd in het verslag van de editie 2007, waarin ze veelvuldig worden geprezen vanwege hun inzet.


25

***

3.2 Noorderzon Performing Arts Festival Groningen 3.2.1 Inrichting organisatie Geschiedenis Begonnen in de jaren ’70 is het Noorderzon Festival uitgegroeid van een kleinschalig muziekfestival met een paar honderd bezoekers tot een elfdaagse internationale kunstenmanifestatie met een scala aan crossoverproducties, waaronder muziek, dans, circus, toneel, mime en poppentheater. De gemeente Groningen heeft aan de wieg van het festival gestaan. Vanaf 1991 is het festival onder de naam Noorderzon verder gegaan. De voorstellingen tijdens de festivalperiode spelen zich op verschillende locaties in twee stedelijke gebieden. Het kloppend festivalhart is het prachtige Noorderplantsoen, een stadspark aan de rand van het centrum van Groningen. De tweede performance locatie is het centrum zelf, ‘Down Town’ genoemd. In de festivalgeschiedenis wordt de periode 2001-2004 als ‘overlevingsjaren’ bestempeld, de periode daarna als ‘ontwikkelingsjaren’. De belangrijkste koerswijziging vond plaats in 2001. In dat jaar zijn Mark Yeoman, artistieke leider en Femke Eerland, huidige algemene directeur begonnen bij Noorderzon. Het festival heeft de afgelopen jaren een gestage groei van bezoekers uit alle sociale lagen beleefd. Ongeveer 60 procent van de festivalgangers is jonger dan dertig. De laatste jaren is het aantal bezoekers aan het stabiliseren. De zeventiende festivaleditie in 2007 is bezocht door ruim 125.000 mensen.

Missie Noorderzon heeft de volgende doelstelling geformuleerd: ‘Op een laagdrempelige en toegankelijke wijze cutting edge en kwalitatief hoogwaardige (inter)nationaal interdisciplinair theater aanbieden aan een zo breed en divers mogelijk publiek. Daarmee neemt de programmering van Noorderzon een unieke positie in ten opzichte van het bestaande lokale aanbod en een belangrijke positie ten opzichte van het nationale aanbod.’ (bron: www.noorderzon.nl). Festivalbezoekers betalen voor een groot deel van het programma, maar er is ook een behoorlijk aantal gratis programmaonderdelen en een aantal voorstellingen tegen een gereduceerde prijs. Het resultaat is een groot sociaal festival met hoge eisen aan het artistieke programma.

Organisatiestructuur De organisatie heeft formeel de vorm van een stichting. Met een kleine, vaste kern van mensen werkt de stichting een vol jaar aan het organiseren van het festival. Vanaf februari/maart begint de organisatie weer te ‘groeien’: stagiaires, freelancers, projectmedewerkers. In juli en augustus groeit de organisatie explosief: honderden enthousiaste vrijwilligers, stagemanagers, technici, kaartverkopers, bouwers, schoonmakers, sfeerbeheerders, artiesten. Buiten deze tijden onderhoudt de organisatie

***

26


via algemene bijeenkomsten regelmatig contact met de grote groep freelancers en andere betrokkenen. Op deze manier blijft de verbondenheid met het festival het hele jaar bestaan. Dat heeft uiteindelijk een positieve invloed op de werkprocessen. Vanaf 1 januari 2008 heeft de stichting naast een artistiek ook een algemeen directeur. Deze ontwikkeling is een gevolg van de groei die het festival de laatste jaren heeft meegemaakt. Door organisatorische verantwoordelijkheden neer te leggen bij een algemene directeur, kan de artistiek leider zich volledig richten op de programmering. Ook de functie van de vrijwilligerscoördinator wordt in de toekomst zwaarder. Toekomstige plannen en ambities voor de periode 2009-2012 zijn uitgewerkt in het beleidsplan ‘Who Do We Think We Are, The story so far’, in het kader van de gemeentelijke discussienotitie ‘Over de grens’.

“Een festival kent een geheel eigen dynamiek door het jaar heen. Anders dan een reguliere activiteit, werkt een festival toe naar een hoogtepunt met vaak een eenmalige presentatie. De intensiteit van alle activiteiten loopt op als bij een première van een voorstelling. Anders dan bij een voorstelling is er bij een festival echter nauwelijks tot geen mogelijkheid tot repeteren, doorloop of try-out. Een festival moet in één keer staan. Af zijn. In de aanloopperiode moet een festival veelal vanuit volledige onzichtbaarheid groeien naar een 100 procent dominante aanwezigheid. En in de intensiteit van een festival moet deze dominante exposure zoveel mogelijk worden benut.” gemeentelijk beleidsplan Noorderzon 2009-2012

Organisatiecultuur Kenmerkend voor de organisatie zijn de korte lijnen en de overzichtelijkheid, ook voor vrijwilligers. Volgens de organisatie is het niet mogelijk om het hele festival in een allesomvattend draaiboek samen te vatten. Je kunt beter proberen wat minder volledig te zijn en jezelf een bepaalde mate van flexibiliteit toestaan om in te kunnen spelen op de actualiteit van situaties. Zo blijft het een lerende organisatie die steeds probeert te ontdekken wat wel en wat niet werkt. Door deze houding krijgen nieuwe medewerkers vrijheid en ruimte voor eigen invulling (zelf dingen bedenken en ontwikkelen). Er is verder sprake van een grote betrokkenheid en een sterk wijgevoel, maar ook van een grote mate van professionaliteit zonder een bedrijf te worden.

Financiën Iets minder dan eenderde van de inkomsten zijn structurele subsidies vanuit het rijk, de provincie en de gemeente. Andere inkomstenbronnen zijn de horeca, kaartverkoop, bedrijfsleven en fondsen. Het sterk leunen op incidentele inkomsten betekent voor de organisatie een tijdrovende verhoogde risicofactor. Om de continuïteit van het festival


27

***

Noorderzon 2008

financieel meer te kunnen waarborgen, streeft de organisatie naar het genereren van meer structurele inkomsten.

3.2.2 Vrijwilligersbeleid- en management Visie op vrijwillige inzet Vrijwilligers zijn onmisbaar voor het festival, niet alleen vanuit financieel oogpunt. Het werken met vrijwilligers past bij Noorderzon en bij de algehele sfeer. Vrijwilligers bijdragen aan de inbedding in de sociale infrastructuur en zijn belangrijk voor de uitstraling van het festival. De beleidsnotitie spreekt over ‘trouwe steunpilaren onder het festival’.

“Ik denk dat mensen zich tegenwoordig soms wat losser voelen, detached van sociale structuren, verharding van de maatschappij. Daarin komt denk ik altijd een tegenbeweging. Vrijwilligerswerk is een heel goede manier om daaruit te stappen en ook om in contact te komen met mensen.” interview zakelijk leider

***

28


Vrijwilligers In 2007 werkten meer dan 290 vrijwilligers in de horeca (onder wie veertien leidinggevenden), meer dan vijftig in de publieksbegeleiding, vijftien als stagemanager en zesentwintig in de techniek. De meeste mensen komen uit de stad. De organisatie ziet verschillende redenen (of een combinatie hiervan) waarom mensen zich inzetten. Vrijwilligers, met name andere dan horecavrijwilligers, bezoeken vaak theaters en vinden het leuk zelf een bijdrage aan een theaterfestival te leveren. Het vrijwilligerswerk bij het festival stelt hen in staat om gratis theatervoorstellingen te zien en in contact te komen met artiesten. Veel mensen van deze groep hadden ook graag in de cultuursector willen werken en zien de festivalperiode als een vakantie. De meeste vrijwilligers leveren een bijdrage aan het festival vanuit een houding: ‘het kan in Groningen’. Een deel van de vrijwilligers heeft niet veel te besteden. Zij zien het festival als hun vakantie. Over het algemeen identificeren zich veel mensen met het festival: als vrijwilliger hoor je erbij.

“Juist voor dit festival; juist voor de bar; ze slapen er bijna. Het is een intensieve groepsbeleving; een soort vakantie die tien dagen duurt. Mensen zien elkaar vaak pas over een jaar weer. Dat groepsgevoel is binnen de horeca heel belangrijk, ook binnen de techniek. De motivatie binnen publieksbegeleiding ligt vooral in de interesse voor het theater en het festival in zijn geheel. Dit groepsgevoel is binnen deze groep veel minder; je werkt soms alleen of met tweeën.” interview vrijwilligerscoördinator

Vrijwilligersbeleid De algemeen directeur en de vrijwilligerscoördinator bepalen samen het beleid met betrekking tot vrijwilligers. Een integraal vrijwilligersbeleid op papier is er niet; er zijn wel uitgewerkte protocollen en procedures over bijvoorbeeld verzekering, gratis toegang en huisregels. Met het beschrijven van andere beleidsonderdelen, zoals werving, is de organisatie nog bezig. Het beleid wordt jaarlijks bijgesteld aan de hand van bijvoorbeeld verbeterpunten en signalen die de vrijwilligerscoördinator tijdens het festival ontvangt. Vanaf 2007 staat een evaluatie met vrijwilligers op het programma. Naar een goede vorm en het juiste moment voor deze evaluatie wordt nog gezocht. Een goed moment is het wellicht het eindfeest: tijdens het festival denkt men er niet aan en als het festival is afgelopen, is het voor de vrijwilligers ook meteen echt afgelopen. Materiële beloning van vrijwilligers krijgt veel aandacht, zonder dat de organisatie hier veel kosten voor moet maken. Een T-shirt, een aantal consumptiebonnen en heerlijk eten voor werkende vrijwilligers die door hun werk niet thuis kunnen eten, horen erbij. Verder zijn er ‘nazitten’: na de laatste voorstelling drinken de medewerkers samen met de artiesten nog een drankje. Vrijwilligers die drie of meer dagen werken kunnen een voorstelling


29

***

gratis bezoeken, tenzij de voorstelling is uitverkocht. Het eindfeest is een happening. Daar wil iedereen bij zijn. Voor werkzaamheden die extra verantwoordelijkheden met zich meebrengen, wordt soms een vrijwilligersvergoeding gegeven. De vrijwilligersvergoedingen zijn er voor mensen die voorbereidende werkzaamheden, de festivalmaand en nazorgwerkzaamheden verrichten, zoals locatiemanagers. Het gaat hier over een bescheiden vergoeding, niet meer dan € 150 per maand. Alle vrijwilligers zijn verzekerd via de gemeenten. Andere onderdelen van het vrijwilligersbeleid zijn goede taakomschrijvingen, maar ook wat subtielere zaken zoals het stimuleren of juist het voorkomen van groepsvorming

“Het komt vaak dat een groep vrienden vrijwilligerswerk doet. Ze vinden het leuk met elkaar; je kunt je eigen gezelligheid binnen het festival creëren. Daarin schuilt ook een gevaar. Wij hebben het gezien met bepaalde ploegen die zo’n stempel op een locatie gaan drukken dat het meer lijkt op een privébar dan op een bar van Noorderzon. Nieuwkomers komen er heel moeilijk tussen. Maar er zijn ook clubs die er juist voor kiezen om nieuwe mensen in te zetten. Het zijn geen grote clubs en het kan gebeuren dat zo’n groep overheerst, maar daar zijn wij alert op.” interview vrijwilligerscoördinator

Actuele vraagstukken voor de organisatie gaan over het bemannen van nieuwe festivallocaties (bijvoorbeeld buiten de stadsgrenzen), een effectieve manier voor het inroosteren van vrijwilligers en het eventueel invoeren van nieuwe betaalde functies.

Vrijwilligerscoördinator Net als veel andere taken bij Noorderzon is de functie van vrijwilligerscoördinator in handen van een freelancer en zijn drie assistenten, die ook freelancers zijn. De coördinator is een bekende in de cultuurwereld van Groningen en gewend om veel met vrijwilligers te werken. Hij begint in april met één dag per week, maar geleidelijk nemen zijn werkzaamheden de vorm van een fulltime baan aan. De coördinator is betrokken bij alle facetten van het vrijwilligersbeleid en alle gesprekken die over het festival gaan. In het voortraject, bij de werving van vrijwilligers, heeft hij een meer adviserende rol; de verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de organisatie van het festival zelf. Volgens de coördinator is het voor zijn werk essentieel een goed contact met vrijwilligers op te bouwen. Hij bereikt dit door zich sociaal en meelevend op te stellen.

***

30


Werving Voor de ongeveer 70 procent van de vrijwilligers die elk jaar terugkomen is de werving minimaal. Ze worden wel tussentijds geïnformeerd en betrokken gehouden door middel van bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief en een kerskaart. De werving van overige 30 procent vragen jaarlijks de nodige inspanningen. Om nieuwe mensen te bereiken worden posters en kaartjes uitgezet binnen specifieke organisaties, met name binnen culturele instellingen. In de krant laat de organisatie een advertentie opnemen. Theatergezelschappen uit de stad die een productie op Noorderzon verzorgen, krijgen de vraag voorgelegd of ze eigen vrijwilligers kunnen ‘meenemen’. Vanaf 2007 voert de organisatie met alle aangemelde vrijwilligers een telefonisch gesprek: wat wil de vrijwilliger gaan doen, maar ook over de persoonlijke achtergrond. Bij nieuwe vrijwilligers is het een uitgebreid gesprek. Op basis van onder meer dit gesprek wordt een profiel van elke vrijwilliger gemaakt, waarin duidelijk staat wat er tijdens het festival gebeurt. Bij de werving maakt de organisatie geen gebruik van de vrijwilligerscentrale. De centrale bedient een andere groep dan de groep die het festival zoekt: meer langdurig vrijwilligerswerk, heel erg binnen welzijn.

“Vrijwilligers die op een poppodium werken,kom je nooit op Noorderzon tegen. Ik heb ze wel eens ingezet, maar na een dag lopen ze daar gillend weg. Het is niet alleen het verschil tussen typen organisaties, maar ook tussen typen mensen. Theater en popmuziek liggen heel erg uit elkaar. Bij het festival ben je druk bezig, bij het podium is het af en toe rustig. Mensen zijn die druk van een theaterfestival niet gewend. Of je achter een kassa zit van een poppodium waar druppelsgewijs een paar mensen binnenkomen, of je staat bij de kassa voor de voorstelling waar duizend man naar binnen moet; waar tijd en goed werk heel belangrijk zijn. Het is intensief en tijdelijk, dus zorg dat je een beetje van aanpakken weet.” interview vrijwilligerscoördinator

Begeleiding Veel inwerking is niet nodig, want de meeste vrijwilligers komen terug. Een dag voor het festival is een bijeenkomst waar alle vrijwilligers aanwezig zijn. Daar krijgen ze een uitleg over de werkzaamheden. De vrijwilligerscoördinatie tijdens het festival op het gebied van horeca wordt voor een deel overgedragen aan de barcoördinator van dienst. De locatiemanager verzorgt vaak de opvang. Op het festivalterrein is een kantoor van de organisatie, waar vrijwilligers met vragen terecht kunnen. Waar mogelijk krijgen vrijwilligers veel vrijheid in het vormgeven van hun werkzaamheden.


31

***

Info op de site ‘Word vrijwilliger’ is een van de menu-items op de site van Noorderzon. Op deze pagina, onder de kop Wat is een festival zonder de hulp van vrijwilligers?, spreek de organisatie haar waardering voor de inzet van vrijwilligers uit en geeft aan op zoek te zijn naar mensen die willen meehelpen. De belangrijkste werkzaamheden worden genoemd, maar ook wat je er als vrijwilliger in materiële zin voor terugkrijgt, zoals eten en drinken tijdens de dienst, een crewshirt, een vrijkaart voor een voorstelling naar keuze en korting op merchandise. Volgens de site is het doen van vrijwilligerswerk een mogelijkheid om iets bij te dragen aan het festival, om nieuwe mensen te leren kennen en de festivalsfeer te proeven. De tweede tekst op deze pagina legt kort de aanmeldingsprocedure uit. Hierin bestaat een onderscheid tussen ‘bekende’ en nieuwe vrijwilligers. Het Engelstalige gedeelte van de site (‘Be a volunteer’) geeft de relevante informatie beknopt weer, zodat eventuele buitenlandse vrijwilligers ook worden bereikt.

3.3 Nederlands Film Festival 3.3.1 Inrichting organisatie Geschiedenis De eerste editie van de Nederlandse Filmdagen vond plaats in 1981. Filmmaker Jos Stelling nam het initiatief om een nationaal filmfestival te organiseren dat complementair is aan het Rotterdamse Filmfestival met zijn internationaal programma. In het begin waren de Filmdagen vooral bedoeld voor filmmakers die elkaars werk bekeken, maar al snel wonnen de Filmdagen aan populariteit bij het grote publiek. Het festival, dat sinds 1994 door het leven gaat als het Nederlands Film Festival, maakt Utrecht in het najaar steevast het bruisende middelpunt van de Nederlandse film, met een programma van premières van Nederlandse speelfilms, documentaires, korte films en tv-drama. Het festival biedt het filmliefhebbende publiek bovendien een gevarieerde blik op Nederlandse films uit het recente verleden. In 2006 is het festivalprogramma uitgebreid met een interneteditie: het Nederlands Online Film Festival (www.noff.nl). Het festival is echter meer dan film alleen. Tot in de late uurtjes vermaakt het publiek zich op één van de festivalfeesten, of bij de talkshows, discussies en seminars. Het aantal bezoekers stijgt nog steeds: van 118.000 in 2006 naar 125.000 in 2007.

Missie De Stichting Nederlands Film festival heeft als doel ’een bijdrage te leveren aan het uitdiepen en verbreden van de Nederlandse filmcultuur door het jaarlijks organiseren van het Nederlands Film Festival’ (Beleidsplan Stichting NFF 2005-2008). De ambitie is om uit te groeien tot een soort Nederlands Film Instituut dat permanent de belangen van de nationale cinema dient.

***

32


Nederlands Film Festival 2006

Organisatiestructuur De organisatie van het Nederlands Film Festival bestaat uit een vaste staf die in de aanloop naar het festival wordt uitgebreid met een groot aantal parttime medewerkers, freelancers en stagiaires. Het is een ‘harmonicaorganisatie’: van twaalf (meeste parttime) medewerkers in de winter tot 82 in de festivalperiode. De organisatie kent een driehoofdig managementteam en daaronder vijf afdelingen: de programma-afdeling, de productieafdeling, de afdeling marketing en communicatie, de Holland film meeting afdeling en de interne organisatie. Activiteiten als evaluaties, financiën (subsidies, sponsorbeleid), marketing en communicatie, en het opstellen van het nieuwe programma lopen het hele jaar door, ook na afloop van het festival. De meeste contacten zijn met de twee andere filmfestivals: IDFA en het Rotterdams Filmfestival.

Organisatiecultuur Kenmerkend voor de organisatie is dat de meeste betaalde medewerkers ooit als vrijwilliger of stagiair bij het Nederlands Film Festival zijn begonnen. Dat merk je aan hun houding: iedereen op het festivalkantoor kent de vrijwilligers, maakt een praatje met de vrijwilligers en waardeert hun inzet. De organisatie zet zich in om een prettige werksfeer te bewaren en te combineren met professioneel werken. De laatste jaren is het aantal betaalde medewerkers gegroeid. De vrijwilligerscoördinator is een van de nieuwe betaalde functies. In de programmering gaat het Nederlands Film Festival mee met de nieuwe media. Zo is bijvoorbeeld een online filmfestival in het leven geroepen.


33

***

Financiën Het Nederlands Film Festival krijgt slechts 20 procent structurele subsidie van het rijk, de gemeente en de provincie. Een andere grote bron van inkomsten vormen de sponsors. Het Nederlands Film Festival heeft drie grote sponsorafspraken en daarnaast nog tal van andere sponsors. Eigen inkomsten komen voort uit het organiseren van arrangementen voor het festival en de kaartverkoop.

3.3.2 Vrijwilligersbeleid en –management Visie op vrijwillige inzet Naast financiële redenen is het werken met vrijwilligers ook een traditie vanuit de ontstaansgeschiedenis. Vrijwilligers werken, net als de initiatiefnemers in de beginperiode, vanuit hun passie. Deze houding zet een bepaalde sfeer neer die de organisatie graag koestert. Ook op lange termijn blijft het festival met vrijwilligers werken.

“Je hebt alleen mensen die iets willen doen voor het festival. Als zo iemand achter de kassa staat, kaartjes scheurt of de borrels verzorgt, dat maakt het voor bezoekers ook leuker dan iemand die het alleen voor geld doet. Dat ademt een soort ontspannenheid uit.” interview P&O-functionaris

Vrijwilligers Jaarlijks melden zich meer dan driehonderd enthousiaste vrijwilligers aan om de vaste medewerkers voor, tijdens en na het festival te ondersteunen. De grootste groep bestaat uit studenten die film-en televisiewetenschappen studeren en het leuk vinden al de films (gratis) te zien. Ook andere vrijwilligers zijn vaak filmliefhebbers; gratis films kijken is een belangrijk motief. Maar er zijn ook mensen die het leuk vinden om samen met vrienden voor een festival te werken. Zij melden zich vaak als groep aan. Vooral de feestjes die tijdens het festival plaatsvinden zijn voor deze groep vrijwilligers aantrekkelijk. De meeste vrijwilligers komen een aantal jaren terug vanwege de positieve ervaring die zij als vrijwilliger hebben. Een kleine groep mensen doet het gewoon jaar in jaar uit. Sommige vrijwilligers zijn al boven de 60 jaar.

“Vrijwilligers hebben vaak een drive om hier te komen. Het zijn filmliefhebbers. En ze kennen het festival goed.” interview vrijwilligerscoördinator

***

34


Vrijwilligersbeleid Naar aanleiding van de input van de vrijwilligerscoördinator van het jaar ervoor stellen de directeur en de personeelsbeleidsmedewerker het vrijwilligersbeleid op. Jaarlijks wordt het beleid waar nodig aangepast. Voor een aantal vrijwilligersfuncties, zoals chauffeurs, kassamedewerkers en locatiemanagers, is een kleine vergoeding gereserveerd (maximaal 500 euro voor tien dagen). Deels heeft dat te maken met de mogelijkheid om als vrijwilliger een opstap te maken naar een zwaardere functie zonder dat er meteen geld tegenover staat. Meestal betreft het functies met meer verantwoordelijkheid, zoals locatiemanagers die een hele locatie draaiend moeten houden en de boel goed moeten organiseren. Chauffeurs lopen eigen risico in verband met boetes. Kassamedewerkers krijgen betaald omdat ze met geld werken. Iedere vrijwilliger tekent een overeenkomst met daarin drie regels: dat ze niet onder invloed van drugs of alcohol mogen werken; dat als ze niet komen, dat tijdig laten weten en het minimaal aantal diensten (zeven diensten op elf dagen). Alle vrijwilligers krijgen een vrijwilligerspas waarmee ze films kunnen bezoeken (tenzij een première is uitverkocht), lunch en avondeten tijdens hun dienst, een catalogus van alle films die draaien op het festival, een eindfeest en een bedankbrief met daarbij een foto van alle vrijwilligers die hebben meegewerkt als aandenken. Buiten het organiseren van activiteiten voor vrijwilligers probeert de organisatie een warm contact met de vrijwilligers te onderhouden. Actuele onderwerpen in de organisatie zijn onder meer differentiatie in vergoedingen en hoe leg je dat uit aan de tijdelijke vrijwilligerscoördinator, en professionalisering.

Vrijwilligerscoördinator In 2007 is de functie van vrijwilligerscoördinator voor de eerste keer een betaalde klus; daarvoor ging het om een stage. Voor betaling is gekozen omdat de coördinator de verantwoordelijkheid draagt voor veel mensen. De coördinator is met name uitvoerend bezig. Het is een tijdelijke functie die halverwege het jaar start en tot eind oktober loopt. Vanaf augustus krijgt de coördinator een assistent, meestal een ervaren vrijwilliger of een stagiair. Indien mogelijk stelt de organisatie iemand als coördinator aan die het voorgaande jaar de coördinatie heeft gedaan (dat scheelt de kennisoverdracht). Anders kiest men voor iemand met ervaring bij een ander festival. Elk jaar stelt de coördinator een evaluatierapport op dat in combinatie met andere bestanden het jaar daarop als een draaiboek wordt benut. Daarnaast is er altijd veel ruimte voor eigen invulling.


35

***

“Omdat je je nergens aan vast kunt houden, moet je wel een basis voor jezelf gaan bouwen en daardoor werkt het heel goed, vooral tijdens het festival. Je hebt een eigen basis opgebouwd en daardoor weet je precies wat er allemaal aan de hand is. Omdat je nergens afhankelijk van kunt zijn, moet je wel iets heel goeds op poten gaan zetten.” interview coördinator

Werving De wervingscyclus begint elk jaar met het versturen van een brief (inclusief een inschrijfformulier) aan alle vrijwilligers van het jaar daarvoor. De keuze is op een brief gevallen omdat dit persoonlijker overkomt dan andere middelen. Een maand later wordt de brief nog een keer per mail verstuurd. Doorgaans levert deze actie zo’n 200 tot 250 aanmeldingen op. Daarna volgt een uitnodiging voor de vrijwilligersbijeenkomst, die drie weken voor het festival plaatsvindt. Bij die uitnodiging zit ook het beschikbaarheidrooster dat mensen mee naar de bijeenkomst moeten nemen. De werving van de resterende vrijwilligers gebeurt door advertenties te plaatsen op de NVTGM site en flyers rond te brengen bij universiteiten, verenigingen, cafés en bioscopen. Daarnaast staat op de site van het Nederlands Film Festival een oproep. Ook is er een Hyves aangemaakt om daar te adverteren. Alle nieuwe mensen worden in groepjes van vijf uitgenodigd voor een gesprek met de coördinator. Het doel van het gesprek is een band op te bouwen en mensen te enthousiasmeren. De vrijwilligerscentrale wordt niet ingeschakeld voor de werving, omdat daar mensen komen die een vrijwilligersfunctie voor een langere periode zoeken.

Begeleiding Het festival heeft een twaalftal subcoördinatoren, die verantwoordelijk zijn voor het inroosteren en begeleiden van vrijwilligers. Alleen voor kassamedewerkers wordt een dag georganiseerd om mensen in te werken. Tijdens de vrijwilligersbijeenkomsten krijgen mensen een film te zien. Daarna worden de coördinatoren één voor één op het podium geroepen en worden de groepen gevormd. Tijdens het festival is er een honk waar alle vrijwilligers welkom zijn. Als mensen iets willen regelen met betrekking tot hun diensten, dan nemen ze contact op met hun groepcoördinator. De vrijwilligerscoördinator is tijdens het festival de tussenpersoon tussen coördinatoren en het kantoor.

***

36


“Bij een festival werk je met een hele groep ergens naartoe en er is een heel duidelijk eindresultaat. Dat motiveert mij heel erg om een goed product neer te zetten. Je moet intensief samenwerken met heel veel mensen. Het is een uitdaging om die mensen stuk voor stuk persoonlijk te kunnen betrekken bij het festival. En dat zij niet het idee hebben dat ze gewoon werkvee zijn of dat ze gewoon gratis even iets voor ons komen oplossen.” interview coördinator

Info op de site ‘Vrijwilligers’ is een subonderwerp onder het hoofditem ‘organisatie’. In een korte tekst op deze pagina staat dat het festival zonder vrijwilligers niet kan bestaan. Tevens zijn voorbeelden genoemd van functies die jaarlijks door vierhonderd mensen worden ingevuld. De aanmeldingsprocedure is kort uitgelegd. Mensen die in het jaar ervoor hebben meegewerkt, krijgen in mei een uitnodiging om zich in te schrijven als vrijwilliger. Wie de afgelopen editie niet heeft meegewerkt en geïnteresseerd is om voor het Nederlands Film Festival aan de slag te gaan, kan zijn gegevens op dezelfde pagina invullen en direct versturen. Vervolgens krijgen ze in mei een e-mail met een uitnodiging om zich in te schrijven als vrijwilliger. Vrijwilligers worden ook als een aparte categorie genoemd onder ‘interne organisatie’. Voor het festival van 2008 is de site benut voor het plaatsen van een vacature voor een stageplek assistent-vrijwilligerscoördinator (onder ‘stages en vacatures’).

3.4 Terschellings Oerol Festival 3.4.1 Inrichting organisatie Geschiedenis Terschelling wordt elk jaar in juni tien dagen getransformeerd tot podium van Oerol (‘overal’ in het Terschellinger dialect) en tot ‘broedplaats’ van Europees zomertheater. Oerol is ontstaan uit de droom van Joop Mulder, de initiatiefnemer en artistiek directeur van het festival. Het eiland dient als podium voor theater, muziek, moderne dans, opera en beeldende kunst. De programmering van het festival geeft de meest recente ontwikkelingen op het gebied van buitentheater en landschapskunst weer. Het Oerol Festival op Terschelling is het festival met de meeste gelegenheidslocaties ter wereld. Op ruim zestig locaties wordt op professionele wijze een tijdelijke theaterlocatie gerealiseerd. Van een klein straatfestival groeide het in ruim 25 jaar uit tot een internationaal zomerfestival. De laatste jaren trekt het festival ongeveer 50.000 bezoekers.


37

***

“Er is een onderscheid tussen de echte oude ’die-hard’ Oerolbezoeker en de tussen de ’nieuwe bezoeker’. Dat zijn de twee opvallende groepen die ook in evaluaties steeds apart van elkaar naar boven komen drijven. De oude Oerolbezoeker wil alles bij het oude houden: een anarchistisch festival voor intimi, in kleermakerszit in het zand, de sfeer van vroeger. De nieuwe bezoeker wil service, arrangementen en toont meer begrip dat commerciële partijen bij het festival betrokken zijn. Daar tussendoor laveren is de truc voor de toekomst.” interview zakelijk leider

Missie De Stichting Terschellings Oerol Festival organiseert het festival. De missie van de stichting, zoals vastgelegd in de statuten, is het bewerkstelligen van een culturele kwaliteitsimpuls voor het eiland Terschelling en daarbuiten door de organisatie van een festival van internationale allure, dat artistiek pionierswerk verbindt met onder andere Terschellinger tradities en de combinatie van natuur en cultuur. De nadruk ligt op het presenteren van locatietheater.

Organisatiestructuur De organisatie van het festival is in de loop der jaren uitgebreid. Ze omvat een team van mensen waarvan sommigen het hele jaar door en sommigen in tijdelijke dienst voor Oerol werken. Een zakelijk directeur en een artistiek directeur, die samen de directie vormen, zijn het hele jaar bezig met de voorbereidingen voor en de organisatie van het festival. Zij krijgen daarbij ondersteuning van het hoofd productie, een zakelijk assistent, twee programmamedewerkers, de coördinator publiciteit & marketing, een controller en een secretaresse. Bijna niemand werkt fulltime. Een aantal freelancers werkt op semi-vrijwillige basis mee. Hoewel ze wel een vergoeding krijgen, is er sprake van een soort vriendendienst. Vanaf 1 januari tot en met juni, de maand van het festival, breidt de organisatie zich uit tot ongeveer zestig betaalde krachten en zevenhonderd vrijwilligers. Zij zijn onder meer actief als technici, tentenbouwers, redacteuren van de Oerolmedia, horecamedewerkers, locatiemedewerkers (bewaking, kaartcontrole, opbouw) en kassamedewerkers. De festivalmedewerkers zijn in groepen in te delen: freelancers, vriendendiensten, stagiaires en diverse groepen vrijwilligers.

Organisatiecultuur Oerol creëert een ambiance, een ‘Oerolgevoel’, waarin een groot publiek kennismaakt met kwetsbaar erfgoed zoals het duinen- en waddenlandschap. Het festival heeft een sterke sociale dimensie. Samen op de boot, samen op het eiland, samen onderweg, samen bij de voorstelling. Oerol brengt een socialisatieproces op gang waarbij het publiek gezamenlijk in eenzelfde verhouding tot het eiland komt te staan.

***

38


Oerol 2007

Dat festivalmedewerkers op een eiland zitten en veel met elkaar doen, zorgt voor saamhorigheid en het wij-gevoel. Er is veel vertrouwen in elkaar en de medewerkers communiceren met elkaar op gelijk niveau. De hiërarchie binnen de organisatie is zeer plat.

“Als je het vergelijkt met andere festivals in Nederland is Oerol een ongelooflijk gemoedelijk festival. We hebben weinig of geen beveiliging rondlopen, bier wordt nog in glas getapt en er is weinig haantjesgedrag. Daar moeten de vrijwilligers ook bij passen.” interview vrijwilligerscoördinator

Sinds 2006 is de organisatie bezig met een professionaliseringsslag. Een klein festival dat groot is gegroeid maar wel steeds met ongeveer dezelfde bezetting, vraagt onder andere om een nieuw personeelsbeleid. Aanvankelijk ging iedereen in de winter weg en begon in de zomer weer helemaal opnieuw. In de nieuwe situatie loopt de communicatie het hele jaar door en worden langere contracten gemaakt. Ook bij andere onderdelen worden stappen gezet naar een professionele en stabiele organisatie.


39

***

Financiën Het festival krijgt subsidie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap, van de provincie en de gemeenten. Kaartverkoop en horeca vormen de grootste inkomstbronnen. Verder kent het festival donateurs (velaal eilanders) en ‘vrienden van het festival’. Doordat slechts 11 procent van de begroting wordt gedekt door structurele subsidie, moet Oerol grote risico’s nemen wat ten koste gaat van de artistieke ontwikkeling. Dat het festival niet is opgenomen in de culturele basisinfrastructuur van Nederland, is dan ook een teleurstelling voor de organisatie.

3.4.2 Vrijwilligersbeleid en –management Visie op vrijwillige inzet Oerol zonder vrijwilligers is onbetaalbaar. Het inzetten van vrijwilligers kost de organisatie geld, maar nog steeds veel minder dan als het werk alleen door betaalde medewerkers wordt gedaan. Daarnaast zijn vrijwilligers ook gewoon het visitekaartje van het festival. Vrijwilligerswerk is een grote dimensie in de organisatie en de rol van vrijwilligers wordt in de toekomst niet minder.

“Het is erg belangrijk dat een vrijwilliger aan het eind van het festival zegt: super gaaf, ik kom volgend jaar weer. Wij proberen mensen gemotiveerd en tevreden te houden door ongelooflijk veel persoonlijke aandacht te geven. En ook regelmatig te laten weten dat het wordt gewaardeerd wat ze doen. Een Oerol met vrijwilligers is een veel leuker Oerol dan een Oerol met alleen maar betaalde krachten.” Interview vrijwilligerscoördinator

Vrijwilligers Om alles in goede banen te leiden zijn er voor, tijdens en na het festival in totaal ongeveer zevenhonderd vrijwilligers in de weer. Van het opbouwen van de festivalterreinen tot het begeleiden van het publiek tijdens voorstellingen, en van het tappen van drank tot het bemannen van de kassa’s, overal kom je de vrijwilligers tegen. Veel mensen komen uit de Randstad en de noordelijke provincies. De organisatie probeert het aantal eilanders als vrijwilligers te vergroten. In de beginperiode was het aantal vrijwilligers onder de eilandbewoners groot, maar inmiddels zijn ze afgehaakt omdat ze tijdens het festival druk zijn met commerciële activiteiten en minder tijd voor vrijwilligerswerk hebben. Veel vrijwilligers willen ook terugkomen, ongeveer 60 procent komt ook daadwerkelijk terug. Vrijwilligers zijn tevens bezoekers van voorstellingen. Aan de hand van functies is een aantal groepen vrijwilligers te onderscheiden. Vrijwilligers van bijvoorbeeld hospitality zijn vaak eilanders en kassamedewerkers zijn mensen

***

40


die ervaring hebben met geldstromen. Stagiaires die van een technische school komen, worden niet als vrijwilligers beschouwd. Zij hebben ook een ander motief voor hun inzet dan ‘gewone’ vrijwilligers, namelijk het verkrijgen van studiepunten.

Vrijwilligersbeleid De organisatie probeert Oerol zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor vrijwilligers, in de hoop dat ze zich weer aanmelden voor een volgende editie. Vrijwilligers krijgen een kortingsbon van 50 procent voor een fiets, een gratis plaats op de camping en op de dagen dat ze werken een lunch en een maaltijd. Op het festivalterrein staat een vrijwilligershonk, waar alleen vrijwilligers mogen komen en waar ze drankjes tegen een gereduceerde prijs krijgen. Daarnaast wordt er elke dag ergens op het eiland een ‘nazit’ georganiseerd. Deze is zowel toegankelijk voor vrijwilligers als medewerkers, iedereen die op een andere manier dan bezoeker bij het festival is betrokken. Bij aankomst ontvangen vrijwilligers een tas met wat goodies. Ook krijgen ze een poster en een T-shirtje. Vrijwilligers hebben voorrang bij het kopen van kaartjes voor de voorstellingen en krijgen 50 procent korting. De subcoördinatoren (subco’s) ontvangen een bootkaartje, een fiets en een telefoonkostenvergoeding. Op de laatste zaterdag van het festival is er een vrijwilligersfeest. Om de nieuwe festivaleditie aan te kondigen wordt ook een feest in Paradiso georganiseerd.

“We hebben op een rijtje wat de vrijwilligers van ons krijgen, niet alleen wat betreft faciliteiten of service, maar ook qua aandacht. Daar gaat het vaak voornamelijk om; dat ze elkaar kunnen ontmoeten, dat ze met elkaar op de camping staan, dat ze na afloop van een werkdag elkaar weer kunnen ontmoeten in de kroeg, die alleen voor hen toegankelijk is en waar een biertje goedkoop is. Dat ze een T-shirt krijgen, zodat ze zichtbaar zijn, dat ze worden bedankt en dat ze nu via Hyves in een community zitten. Dat valt allemaal onder het vrijwilligersbeleid.” interview coördinator

De organisatie overweegt op dit moment om op sommige posities een vrijwilligerscontract te introduceren. Om te zorgen voor een goede kennisoverdracht, wordt gewerkt aan een handboek vrijwilligersbeleid met daarin alle actuele informatie.

Vrijwilligerscoördinator Vrijwilligerscoördinator is een tijdelijke (vier maanden) betaalde, fulltime functie. De coördinator en zijn assistent zijn met name bezig met een grote logistieke puzzel om te zorgen dat iedere vrijwilliger op de juiste plaats komt. Aangezien ze allebei voor de eerste keer bij het festival werkzaam waren, moesten ze een balans vinden tussen eigen invulling en het bestaande beleid. Ze hebben veel ingezet op communicatie om zo de betrokkenheid met de vrijwilligers te vergroten: veel contact via e-mail, het opzetten van een Hyves en het inrichten


41

***

van een vrijwilligersloket op het festivalterrein. Het duo hielp zelf ook mee met de lastige en soms smerige klussen. De vrijwilligers waardeerden

Werving Terschellings Oerol Festival gebruikt hoofdzakelijk de eigen website voor het werven van vrijwilligers. Het hele jaar door is er op de website een kort aanmeldingsformulier te vinden waarmee mensen hun interesse voor vrijwilligerswerk bij Oerol kunnen aangeven. In mei stuurt de organisatie alle belangstellenden een mail met het verzoek om via de website het grote aanmeldformulier met alle specifieke wensen en beschikbare functies in te vullen. De vrijwilligers die het jaar daarvoor hebben geholpen, krijgen een brief. Gegevens van deze mensen zijn opgeslagen in een apart programma. Als alle aanmeldingen binnen zijn, kijkt de organisatie naar de wensen en de beschikbare plaatsen per functie. In 2007 zijn twaalfhonderd mensen per brief benaderd om uiteindelijk zevenhonderd vrijwilligers te krijgen. Uit ervaring blijkt dat mensen die ooit vrijwilliger zijn geweest, zich makkelijk nog een keer aanmelden. Een doelgroepgerichte werving vindt niet plaats. Uit praktische overwegingen vormen de scholen hierop een uitzondering. De samenwerking met scholen is op een natuurlijke manier ontstaan. Er bestaat een duidelijke behoefte en link met de projecten. Aanvragen van mensen die moeten herintegreren in het arbeidsproces, worden serieus in behandeling genomen. Mensen met ervaring op Oerol krijgen voorrang bij de selectie. Gezien het grote aantal vrijwilligers is een intakegesprek niet mogelijk. In 2007 is ook een Hyves voor Oerolvrijwilligers aangemaakt om de binding met het festival te vergroten.

Begeleiding Tijdens het festival werkt de organisatie met subcoördinatoren: ervaren vrijwilligers die een groep vrijwilligers (12 tot 36 man) tijdens het festival onder hun hoede hebben. Aangezien deze mensen al enkele jaren bij het festival actief zijn, vormen ze een belangrijke informatiebron. De twintig subcoördinatoren krijgen meer verantwoordelijkheden dan andere vrijwilligers, wat altijd wordt gewaardeerd. Ze nemen voor het begin van het festival al contact op met alle vrijwilligers die ze in hun groep hebben. Op basis hiervan vullen ze het rooster in en checken ze of alle gegevens (aankomstdata, telefoonnummers) nog kloppen. De week na afloop van het festival wordt met alle subcoördinatoren een evaluatiebijeenkomst georganiseerd. Het inroosteren van de vrijwilligers is gekoppeld aan de vraag die er op alle fronten is, bijvoorbeeld bij leiders van theatervoorstellingen, barhoofden en de kassahoofden. Vanaf 2007 werkt het festival met een uitgebreid roosterprogramma. Plaatsing gebeurt op basis van bestaande ervaring en kennis van de vrijwilligers. Hierdoor is er weinig behoefte aan

***

42


extra deskundigheidsbevordering. Er is bij Oerol veel aandacht voor Arbo: vrijwilligers mogen maximaal zes uur per dag werken en krijgen, waar nodig, de juiste bescherming.

Info op de site Vrijwilligers worden apart genoemd onder het item ‘Organisatie’. Sitebezoekers die vrijwilligerswerk bij Oerol willen doen, worden gelijk doorverwezen naar de pagina ‘Werk mee!’. Centraal op deze pagina staat de aanmeldingsprocedure. Bezoekers kunnen doorlinken naar een pagina waarin alle functiegroepen kort zijn beschreven (taken en functie-eisen). Vrijwilligers die aan de laatste festivaleditie hebben meegewerkt, krijgen opnieuw een uitnodiging. Mensen die de afgelopen keer niet hebben meegewerkt, melden zich aan door eerst een digitaal formulier in te vullen en te versturen. Vervolgens krijgen ze een brief met een uitgebreid aanmeldingsformulier. De betekenis van vrijwillige inzet voor de organisatie is kort aangegeven in de volgende zin: “Zonder vrijwilligers kan Oerol niet bestaan.”

3.5 IDFA 3.5.1 Inrichting organisatie Geschiedenis Net als veel andere succesvolle ondernemingen is ook het International Documentary Film Festival Amsterdam (IDFA) klein begonnen. Het is voorgekomen uit Festikon, een educatief filmfestival uit Utrecht. Eind jaren tachtig besluit het Nederlands Film Instituut (NFI), dat Festikon in handen had, het roer om te gooien en van het Festikon een internationaal documentaire filmfestival te maken. Met bescheiden middelen en de inzet van een groepje theaterwetenschappers komt in 1988 het eerste IDFA van de grond. Het festival vindt plaats in Amsterdam, in de Balie en de naastgelegen bioscoop Alfa. Een bescheiden aantal van drieduizend bezoekers bekeek de ongeveer tachtig voorstellingen, maar het festival werd gelijk omarmd door publieksomroepen en NRC Handelsblad. Sindsdien is IDFA uitgegroeid tot het grootste en meest veelzijdige documentaire filmfestival ter wereld. De belangrijkste koerswijzigingen in de afgelopen twintig jaar betreffen de veranderingen van locaties en uitbreiding van het aantal festivaldagen. In 2007 zijn ruim driehonderd films bekeken door 145.000 bezoekers, voor het eerst ook in Tuschinski.

Missie Over de eigen missie en visie zegt de organisatie: “Elk jaar zoekt IDFA naar documentaires die stilistisch interessant of vernieuwend zijn, die maatschappelijk relevant zijn en die erin slagen duidelijk te communiceren met hun publiek. Jaarlijks presenteert IDFA de beste documentaires, geselecteerd uit een groot aanbod. De kern van het festival wordt nog steeds gevormd door de opdracht die de oprichters zich stelden: het creëren van een


43

***

IDFA 2008

***

44


professioneel podium voor de creatieve documentaire voor een zo groot mogelijk publiek. Ontmoeting en debat. Bovendien functioneert het festival als een selectief internationaal geheugen van de documentaire film.” (bron: www.idfa.nl) Het festival is een stimulerende ontmoetingsplek voor zowel regisseurs, producenten, kopers en financiers als het publiek. Ook de komende vier jaar wil IDFA blijven groeien in alle opzichten: artistiek, maar ook kwantitatief (meer zalen, gasten, personeel).

Organisatiestructuur De stichting IDFA bestaat uit vier organisaties. Het festival is voor het publiek de meest zichtbare vorm van de stichting. IDFA is gast in festivallocaties en verzorgt zelf geen horeca. Naast het festival bestaat IDFA uit het Jan Vrijman Fonds en de markten het FORUM en Docs for Sale. Het Jan Vrijman Fonds biedt steun aan documentaireprojecten en festivals in ontwikkelingslanden. Het FORUM is de grootste Europese co-financieringsmarkt voor documentaireproducties. Docs for Sale is een gespecialiseerde markt voor de verkoop en distributie van creatieve documentaires. De organisatie heeft hele jaar door twaalf mensen in dienst. Het is een platte organisatie: een tweehoofdige directie en een MT waar drie hoofden bij zitten. Deze hoofden zijn nodig om sturing te geven aan meer dan vijftig mensen die vanaf augustus in dienst zijn. Voor de zomer vergadert het overige personeel niet, na de zomer vergadert het middenkader één keer per week. Een belangrijk hulpmiddel in de organisatie vormt een stroomlijnplan waarin alle deadlines van alle activiteiten overzichtelijk op een rijtje staan.

Organisatiecultuur Overschakelen van een organisatie met twaalf medewerkers naar een organisatie met veel mensen is mogelijk omdat veel mensen een jarenlange ervaring bij het festival hebben. Typerend voor de organisatie is een informele en vriendschappelijke sfeer, maar wel met hoge verwachtingen naar de medewerkers toe.

Financiën IDFA beschikt over een budget van drie miljoen euro. Een derde deel bestaat uit overheidssubsidie, een derde deel komt binnen via sponsoring en 20 procent bestaat uit recettes. De grootste financiers zijn de gemeente Amsterdam en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap. Daarnaast heeft het festival nog tal van (hoofd)partners, subsidiënten en donateurs.


45

***

3.5.2 Vrijwilligersbeleid en –management Visie op vrijwillige inzet Al op de eerste festivaleditie waren vrijwilligers actief, maar op een kleinere schaal dan tegenwoordig. De plek van vrijwilligers in de organisatie is in de loop der jaren alleen maar belangrijker geworden. Voor het werken met vrijwilligers zijn diverse redenen aan te voeren. Het festival alleen met betaalde medewerkers organiseren is financieel niet haalbaar. Als het budget het toelaat, ziet de organisatie op een aantal vitale functies liever betaalde mensen. Aan de andere kant wil het festival een gelegenheid bieden aan mensen, met name filmliefhebbers, die zich op vrijwillige basis inzetten. Bovendien vergroot het werken met vrijwilligers het maatschappelijk belang van de organisatie en geeft het een bepaalde charme aan het festival.

Vrijwilligers In de festivalperiode werken ongeveer driehonderd vrijwilligers mee in uiteenlopende functies. Onder de vrijwilligers zijn veel studenten, maar ook senioren. Ongeveer de helft is al eens op het festival actief geweest. Volgens de organisatie is het belangrijkste motief van vrijwilligers het kijken van films. Documentaires hebben een bepaalde aantrekkingskracht op een bepaald type mensen, is de gedachtegang. Daarnaast is het festival een goede gelegenheid om te netwerken, bijvoorbeeld voor mensen die zich aan het oriënteren zijn op een nieuwe of andere baan.

Vrijwilligersbeleid Het vrijwilligersbeleid bij IDFA is iets wat in de jaren is gegroeid. De zakelijk directeur bepaalt uiteindelijk het beleid, maar jaarlijks vindt een evaluatie plaats met de vrijwilligerscoördinator. Tijdens het festival voert de vrijwilligerscoördinator gesprekken met vrijwilligers op de werkvloer. Van die wetenswaardigheden probeert het festival te leren en het beleid bij te stellen. Een vrijwilliger draait bij IDFA minimaal acht diensten van zes uur, waarvan drie diensten in het weekend. De diensten vinden, afhankelijk van de functie, vanaf twee weken voor het festival tot en met het festival plaats. Het aantal diensten staat vermeld in het contract dat met de vrijwilliger wordt afgesloten. Naast de verwachtingen van de organisatie, geeft het contract ook aan wat de vrijwilligers er voor terugkrijgen. In ruil voor de inzet krijgt de vrijwilliger een medewerkerpas waarmee hij gratis naar alle publieksvoorstellingen kan, een T-shirt, een catalogus en een toegangskaart voor het slotfeest. Natuurlijk zorgt IDFA tijdens de diensten ook voor lunch of diner. Functiebeschrijvingen zijn aanwezig.

***

46


Vrijwilligers met bepaalde functies krijgen een vergoeding. Kassamedewerkers en kaartverkopers krijgen na de vijfde dienst een vergoeding. Ook de groepsbegeleiders krijgen een vergoeding per dienst. Hierbij hanteert de organisatie de volgende richtlijn: hoe zwaarder de functie qua beschikbaarheid en inhoud, hoe hoger de vergoeding. Een actueel thema bij het festival is de werving van vrijwilligers. Het lukt nog steeds om voldoende mensen te vinden, maar dat kost elk jaar meer inspanning. Een oplossing is de vrijwilligers meer diensten te laten draaien, maar de organisatie wil hieraan een bepaalde grens stellen. Daarnaast bieden doelgroepgerichte werving en de verhoging van de materiële beloning nieuwe kansen.

“Het wordt steeds moeilijker om vrijwilligers te krijgen. Maatschappelijke stages voor jongeren zijn een optie. We zien ook steeds oudere mensen vrijwilligers worden. Je kunt overwegen om de werving op een ander segment te richten. De materiële beloning is ook een mogelijke oplossing, zoals ‘tientjeskrachten’ bij het Hollands festival.” interview zakelijk leider

Vrijwilligerscoördinator De betaalde vrijwilligerscoördinator heeft een tijdelijk contract. Drie maanden voor het festival treedt hij in dienst. Een medewerker van de afdeling productie stuurt hem rechtstreeks aan. De coördinator heeft als hulpmiddel een draaiboek met tijdstrajecten en handvatten voor de werkzaamheden. Op deze manier probeert de organisatie de continuïteit te waarborgen en meer houvast te bieden aan een nieuwe coördinator. Ook al is er een draaiboek, de coördinator dient over de nodige ervaring te beschikken om zelf verdere invulling aan zijn functie te geven. In 2007 kreeg de coördinator nog een ervaren assistent erbij.

“Als vrijwilligerscoördinator ben je inhoudelijk niet echt bij het festival betrokken. Ik ben gewoon voor de personeelszaken en ik moet driehonderd vrijwilligers regelen. Dat maakt dat je een aparte positie in de organisatie hebt, je eigen tokootje.” interview coördinator


47

***

Werving De wervingscyclus begint met het sturen van een brief naar mensen die de afgelopen twee jaar bij IDFA vrijwilligerswerk hebben gedaan. Inmiddels zijn er al aanmelding binnengekomen van mensen die hebben gereageerd op een oproep tijdens de Uitmarkt of op een advertentie. De advertenties worden met name gepubliceerd op websites voor film- en tv makers en in universiteitsbladen. Wie zich heeft aangemeld, krijgt een e-mail met functieomschrijvingen en aanmeldings- en beschikbaarheidsformulieren. Daarna komt een intakegesprek met nieuwkomers, gevolgd door een bijeenkomst voor alle vrijwilligers. Vrijwilligers dienen de basiskennis van de Engelse taal te hebben, om te kunnen gaan met de festivalhectiek en een minimaal aantal diensten te draaien. Bepaalde functies vragen specifieke deskundigheid, bijvoorbeeld talenkennis voor de baliemedewerkers en het om kunnen gaan met geld voor de kassamedewerkers. Kassamedewerkers leren tijdens een bijeenkomst hoe ze een bepaald softwareprogramma moeten gebruiken.

Begeleiding Een aantal begeleiders is verantwoordelijk voor het aansturen van vrijwilligers. De vrijwilligers worden verdeeld in elf groepen, met voor elke groep een eigen coördinator. Bij het coördinatorenoverleg (elke avond tijdens het festival) zit altijd iemand van het MT en de techniek.

Info op de site ‘Vrijwilligers’ valt op de website onder andere organisatieaspecten van IDFA. Bovenaan deze pagina is een korte video van anderhalve minuut te zien, waarin enkele vrijwilligers vertellen over hun motieven en werkzaamheden. Tevens geeft de video een impressie van de festivalsfeer. Op dezelfde pagina staat een 25 seconden durend filmpje waarin vrijwilligers worden opgeroepen. De tekst op de pagina begint met de stelling dat IDFA niet plaats kan vinden zonder vrijwilligers. Daarnaast bevat de site praktische informatie, zoals het aantal diensten, maar ook wat je als vrijwilliger in ruil krijgt voor je inzet. De aanmeldingsprocedure staat kort uitgelegd: eerst het invullen van een aanmeldingsformulier, vervolgens neemt de vrijwilligerscoördinator contact met de vrijwilliger op om de verdere afspraken vast te leggen. Verder zijn er links naar zestien verschillende functies. Deze zijn volgens een vast stramien kort beschreven (periode, omschrijving werkzaamheden, diensten, vereiste capaciteiten en vaardigheden en bijzonderheden). De bezoeker kan ook doorklikken naar ‘algemene regels voor vrijwilligers’. Hierin staan de afspraken tussen IDFA en de vrijwilliger. Dezelfde informatie is ook opgenomen in het Engelstalige gedeelte van de site.

***

48


Appelpop 2008

3.6 Een vergelijkende samenvatting Inrichting organisaties Alle onderzochte festivals zijn klein begonnen maar hebben inmiddels een grote bekendheid en trekken elk jaar duizenden bezoekers. Deze enorme groei heeft grote consequenties op verschillende aspecten van de organisatie. Bijvoorbeeld: de uitbreiding van het aantal vrijwillige en betaalde functies, scheiding van de zakelijk en artistieke leiding, nieuwe locaties en steeds meer aandacht voor kwaliteit en professionaliteit. Tevens proberen de festivals de grenzen van de groei te verkennen en in overeenstemming hiermee eigen ambities te formuleren. De onderzochte festivalorganisaties zijn qua rechtspersoon georganiseerd als een stichting. Het festival zelf is ingebed in de organisatie als het meest prominente onderdeel, of het is een organisatie op zich. Van de vijf onderzochte festivals hebben er vier een betaalde, vaste staf. In de aanloop naar het festival wordt die uitgebreid met een groot aantal tijdelijke betaalde en vrijwillige medewerkers. De vaste staf zorgt voor de continuïteit binnen de organisatie, onder meer door ook buiten de festivalperiode contact te onderhouden met (een deel van) de tijdelijke medewerkers. Deze vier organisaties hebben naast een artistiek directeur ook een algemeen directeur die de zakelijke leiding heeft. Eén festival draait volledig op vrijwilligers. De rol van een betaalde staf wordt


49

***

hier vervuld door een vaste groep vrijwilligers die het hele jaar door bezig is. Deze (kern) vrijwilligers zijn de ‘eigenaar’ van de organisatie. Dit maakte van deze organisatie een ‘echte’ vrijwilligersorganisatie. De organisatiecultuur binnen de festivals kan worden beschreven als informeel en plat. De betrokkenheid van medewerkers is groot en er is een sterk wij-gevoel. Met name bij het festival dat volledig op vrijwilligers draait is de vriendschap een belangrijk begrip. De organisaties zijn wel continu bezig met de professionalisering en zijn kwaliteitgericht. De geschiedenis van de onderzochte festivals laat zien dat ze lerende organisaties zijn die snel anticiperen op actuele ontwikkelingen. Zoals vaak in de sector cultuur zijn niet alle beleidsaspecten in documenten vastgesteld. Hieraan zijn verschillende gevolgen verbonden. Aan de ene kant is de overdracht van taken en functies naar nieuwe mensen niet altijd volledig en is de continuïteit niet altijd gewaarborgd. Aan de andere kant biedt deze werkwijze ruimte voor de eigen invulling en zorgt het voor flexibiliteit. De festivals kennen een breed spectrum aan financiers (sponsors en subsidiegevers). Bij alle vijf festivals is de gemeente als financier betrokken. Het sterk leunen op incidentele inkomsten neemt risico’s mee en vraagt veel tijdsinvestering in de financiële aspecten.

Betekenis van festivalvrijwilligers Bij vier festivals horen de vrijwilligers bij de groep tijdelijke medewerkers, bij het vijfde festival vormen zij ook de vaste staf. Bij alle festivals vormen vrijwilligers een grote dimensie binnen de organisatie. Ze zijn onmisbaar voor de organisaties. Zonder vrijwilligers is de organisatie van de festivals financieel niet haalbaar. Maar dit is lang niet de enige reden dat vrijwilligers worden ingezet. Werken met vrijwilligers is bij alle organisaties ook een traditie. Ze zijn er vanaf het begin bij betrokken. Daarnaast zijn vrijwilligers belangrijk voor de uitstraling van het festival. Ze zorgen voor een bepaalde sfeer. De vrijwillige inzet vergroot ook het maatschappelijke belang van de organisatie. De onderzochte festivals zijn redelijk op de hoogte van de (diversiteit aan) motieven van hun vrijwilligers. Een belangrijke manier om erachter te komen met welke ideeën een vrijwilliger naar het festival komt is een intakegesprek. De organisaties kijken niet alleen naar de motieven, maar ook naar persoonlijke kwaliteiten en expertise van mensen. Ze proberen deze te benutten. Op deze manier werken soms bij de festivals de duurste experts als vrijwilligers. Tevens proberen de festivals aan wensen van vrijwilligers (beschikbaarheid, taak, ploeg) tegemoet te komen, voor zover dat mogelijk is. Hoewel bij de betreffende festivals honderden vrijwilligers werkzaam zijn, proberen de vrijwilligerscoördinatoren en andere festivalmedewerkers zo veel mogelijk persoonlijke aandacht aan vrijwilligers te geven.

***

50


De festivals spelen in op de bereidheid van de vrijwilligers zich aan het festival te binden. Dat gebeurt met name door voorwaarden te scheppen om positieve ervaringen als vrijwilliger op te kunnen doen. Het ontstaan van een gemeenschapsgevoel onder de festivalvrijwilligers is een belangrijke factor in het opbouwen van betrokkenheid bij een festival. Het faciliteren van dat gevoel gebeurt bijvoorbeeld via Hyves, maar ook door zwaardere functies aan ervaren vrijwilligers te geven.

Vrijwilligersbeleid en -management De onderzochte festivals geven veel aandacht aan de vrijwilligers en het vrijwilligersmanagement. Bewustwording van het belang van een motiverend vrijwilligersbeleid is vooral opgewekt door de expansie van de festivals. Het vrijwilligersbeleid bij alle organisaties kent veel facetten en wordt elk jaar geactualiseerd. Dat gebeurt door de organisatie (vaste staf) zelf op basis van onder meer de input van de vrijwilligerscoördinator. Het organiseren van een evenement vertaalt zich naar het type vrijwillige inzet dat daarbij wordt benut. Bij een festival zijn over het algemeen mogelijkheden om rustig warm te draaien beperkt. Zodra het festival van start gaat is het meteen menens. Na het laatste concert of de laatste voorstelling is er hoogstens nog een slotfeest, daarna is (bijna) iedereen weer vertokken. Deze opzet is ook van invloed op de cyclus van vrijwilligersmanagement: het is kort en heftig, alles moet meteen tussen de bedrijven door gebeuren. Een ander belangrijk moment is de grote betekenis die vrijwilligers voor de festivals hebben: zonder vrijwilligers kan het festival immers niet bestaan. Net als de inzet van vrijwilligers, heeft de functie van een vrijwilligerscoördinator een tijdelijk karakter. Soms wordt deze functie door dezelfde persoon als bij de vorige festivaleditie gedaan, maar vaak ook niet. Bij vier festivals is dat een betaalde functie en bij één festival draagt een bestuurslid de eindverantwoordelijkheid. Tijdens de uitvoering krijgt de coördinator ondersteuning van een of meerder assistenten of van een werkgroep. De coördinator is bij alle onderzochte festivals uitvoerend bezig en daarnaast in verschillende mate betrokken bij het vormgeven en bijsturen van het beleid. Er zijn ook verschillen tussen de festivals, bijvoorbeeld in de mate van betrokkenheid bij het maken van het beleid of bij de werving van vrijwilligers. Net als bij de meeste andere vrijwilligersorganisaties zit de coördinator in een tussenpositie tussen de vaste staf en vrijwilligers. Over het algemeen is de vrijwilligerscoördinator het tweede aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de algehele coördinatie. Alle onderzochte festivals hebben in principe voldoende vrijwilligers. Wie van de vrijwilligers volgend jaar weer meedoen is van tevoren echter nooit bekend. Daarom moeten de festivals elk jaar opnieuw inspanningen leveren om het gewenste aantal medewerkers te vinden. De wervingscyclus verloopt volgens een vast schema. Dit is vaak in de vorm


51

***

van een draaiboek beschreven. De wervings- en de selectieprocedure wordt ingesteld op twee groepen vrijwilligers: nieuwkomers en oudgedienden (tussen 50 en 70 procent). Een belangrijke wervingsmethode is via bestaande vrijwilligers. Er worden ook creatieve manieren bedacht om aan nieuwe mensen te komen. Hierin speelt het internet een belangrijke rol. Opvallend is dat geen van de festivals samenwerkt met een lokale vrijwilligerscentrale. Een belangrijke logistieke puzzel bij de festivals is het inroosteren van mensen. Een goede afstemming met de locatiemanagers en het gebruik van de hulpmiddelen (roosterprogramma’s) spelen daarbij een belangrijke rol. Expertise van vrijwilligers wordt van tevoren gefilterd middels aanmeldingsformulier en intakegesprekken, om vervolgens mensen op basis van hun kwaliteiten in te zetten voor het festival. Op een festival is weinig tijd voor het inwerken en helemaal niet voor een proefperiode. Omdat veel mensen terugkomen is dat vaak niet nodig. Wel organiseren alle festivals een bijeenkomst voor met name nieuwkomers, die in groepen worden ingedeeld en een uitleg over de werkzaamheden krijgen. Over het algemeen zijn de taken van de meeste vrijwilligers niet ingewikkeld en de instructies hoeven ook niet uitgebreid te zijn. Begeleiding van vrijwilligers wordt gedaan door betaalde en/of vrijwillige subcoördinatoren. Deze subco’s zijn het eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers en drukken vaak een zware stempel op de sfeer in de groep die ze leiden. Persoonlijke kwaliteitsverschillen tussen begeleiders kunnen bepalend zijn voor zowel een positieve als negatieve ervaring van een vrijwilliger. Ook de groepsvorming is een belangrijk aspect dat zowel positief als negatief kan uitpakken. Alle festivals proberen op verschillende manieren hun beleid te evalueren. Dit gebeurt vooral met de groep kernvrijwilligers en subcoördinatoren. Een gelegenheid creëren voor de inbreng van de uitvoerende vrijwilligers is niet makkelijk. Tijdens het festival is er geen tijd voor en als het festival is afgelopen, dan is dat voor de mensen ook echt afgelopen. De festivals tonen hun waardering voor de inzet van vrijwilligers. Ze doen dat op verschillende manieren: door diverse vormen van materiële beloning, maar ook door het geven van persoonlijke aandacht. Bij één festival krijgen vrijwilligers geen (onkosten) vergoeding, bij de rest vindt een differentiatie plaats op basis van functies. De meeste vrijwilligers krijgen echter geen vergoeding en verwachten deze ook niet. Door slim gebruik van ICT-toepassingen vergroten de festivals de mogelijkheden om met hun vrijwilligers te communiceren. (Potentiële) vrijwilligers vinden bijvoorbeeld op de website van de organisatie informatie over de werkzaamheden en kunnen zich gelijk aanmelden. Daarnaast gebruiken de festivals hun sites voor het uitspreken van de waardering voor de inzet van vrijwilligers.

***

52


4 De vrijwilligers

Festivalorganisaties doen elk jaar een oproep voor vrijwilligers. Wie komen daarop af? In dit hoofdstuk zijn de gegevens verzameld over de vrijwilligers, zowel demografische kenmerken als hun relatie en binding met het festival, hun motivatie om zich als vrijwilliger in te zetten en hun tevredenheid over verschillende aspecten van de festivalorganisatie. De gegevens en de citaten in dit hoofdstuk komen uit groepsinterviews met terugkerende en nieuwe vrijwilligers en uit een online enquête onder vrijwilligers van de vijf festivals.

4.1 Demografische gegevens Onderstaande tabel geeft een overzicht van een aantal demografische kenmerken van de festivalvrijwilligers die aan het enquêteonderzoek deelnamen.

Tabel 1 Demografische gegevens respondenten enquête Totaal

%

Appelpop

%

IDFA

%

NFF

%

Noorderzon

%

Oerol

%

V

388

63

34

47

39

63

69

72

79

63

167

65

M

227

37

39

53

23

37

27

28

47

37

91

35

19

3

--

--

1

2

3

3

10

8

5

2

18 - 24

196

32

27

37

12

19

63

66

32

25

62

24

25 – 34

196

32

21

29

19

31

20

21

47

37

89

35

35 – 50

133

22

19

26

18

29

4

4

24

19

68

26

50 – 64

67

11

6

8

11

1

6

6

13

10

31

12

>64

4

1

--

0

1

2

--

0

--

0

--

0

lagere school/

8

1

3

4

--

0

1

1

3

2

1

0,4

31

5

9

12

--

0

--

0

11

9

11

4

100

6

13

14

7

11

18

19

25

20

40

16

MBO

78

13

23

32

3

5

3

3

14

11

35

14

HBO

220

36

26

36

16

25

23

24

50

40

105

41

WO/universiteit

178

29

2

3

36

58

51

53

23

18

66

26

Belangrijkste

School/ studie

182

30

16

22

16

26

56

58

39

31

55

21

daginvulling

Betaald werk

309

50

46

63

24

39

27

28

66

52

146

57

Vrijwilligerswerk

35

6

4

6

7

11

3

3

6

5

15

6

Gezin

14

2

5

7

--

0

1

1

4

3

4

2

Anders

74

12

2

3

15

24

9

9

11

9

38

15

Geslacht

Leeftijd

Opleiding

< 18

basisonderwijs LBO/MAVO/ VMBO/MULO HAVO/ VWO/ HBS/ Gymnasium

N

615

73

62

96

126

258


53

***

Vrouwen zijn oververtegenwoordigd in deze gegevens. Behalve bij Appelpop vulden veel meer vrouwen dan mannen de vragenlijsten in (60% of meer). Bij Appelpop is minder dan de helft van de respondenten vrouw (47%) en bij het Nederlands Film Festival was bijna driekwart van de respondenten vrouw (72%). De meeste respondenten (64%) zijn tussen 18 en 35 jaar oud. De samenstelling van respondenten bij het Nederlands Film Festival wijkt het meeste af van het gemiddelde; daar is twee op de drie vrijwilligers tussen 18 en 25 jaar oud. Zoals verwacht zijn festivalvrijwilligers over het algemeen hoog opgeleid: twee derde van de respondenten heeft een universitaire opleiding (29%) of HBO (36%). Bij IDFA heeft of volgt zelfs 58% een universitaire opleiding, terwijl dat bij Appelpop slechts 3% is. De meeste HBO-ers zijn te vinden bij Oerol (41%) en de meeste MBO-ers bij Appelpop (32%). De meeste respondenten werken (50%) of volgen een opleiding (30%). De meeste werkende vrijwilligers zijn relatief gezien te vinden bij Appelpop (63%), de meeste studenten en scholieren bij het Nederlands Film Festival (58%). Het demografische profiel van de vrijwilligers die aan de interviews deelnamen, wijkt niet substantieel af van het algemene beeld uit de enquête. Onderstaande tabel geeft een demografisch overzicht van de 48 interviewrespondenten.

Tabel 2 Demografische gegevens respondenten interviews

Geslacht

Leeftijd

Belangrijkste daginvulling

***

54

Totaal

%

V

28

58

M

20

42

< 18

3

6

18 - 24

14

29

25 – 34

15

31

35 – 50

11

23

50 – 64

2

4

>64

1

2

School/ studie

15

31

Betaald werk

22

46

Vrijwilligerswerk

1

2

Gezin

9

19

Anders

28

58


4.2 Relatie met het festival Nieuwkomer of terugkomende vrijwilliger Ruim de helft (54%) van de respondenten van de enquête is al vaker als vrijwilliger bij het betreffende festival actief geweest. Appelpop beschikt zelfs over 71% ervaren vrijwilligers; bij IDFA is twee derde een nieuwkomer (64%).

Grafiek 1 Aantal keren actief

18%

46%

36% eerste keer twee tot vier keer vijf keer of vaker

Tabel 3 Aantal keren actief per festival Eerste keer

Twee tot vier keer

Vijf keer of vaker

Oerol

45%

38%

18%

Noorderzon

42%

38%

20%

Appelpop

29%

25%

47%

NFF

54%

44%

2%

IDFA

64%

26%

10%


55

***

Kruisverbanden Opvallend is dat 37% in de categorie 35 – 50 jaar en 40% in de categorie 50 -64 jaar voor de eerste keer vrijwilligerswerk doen bij het betreffende festival. Aan de interviews deden 48 respondenten mee, te weten 23 terugkomende vrijwilligers en 25 nieuwkomers.

Eerste contact met het festival De meeste respondenten (40%) zijn via familie, vrienden of bekenden in aanraking gekomen met het vrijwilligerswerk bij het festival. Drie andere efficiënte wervingskanalen zijn: als bezoeker van het festival (28%), via informatie op internet (21%) en via een andere festivalvrijwilliger (17%). Bij anders: twintig keer via school/studie/opleiding. Appelpop maakt het meest gebruik van familie, vrienden of bekenden (51%), IDFA scoort vrijwilligers vooral via internet (34%).

Grafiek 2 Hoe aan vrijwilligerswerk gekomen

5%

8%

40%

16%

familie, vrienden of bekenden als bezoeker advertentie

10%

internet medewerker v/d organisatie 21%

28% 5%

andere festivalvrijwilliger ander festival anders

Respondenten die voor de eerste keer vrijwilligerswerk doen, komen vaker via internet en minder vaak als bezoeker. De interviews bevestigen dat beeld uit de enquête.

Taken In de enquête konden respondenten maximaal twee vormen van werkzaamheden aanduiden als hun taak. De meeste festivalvrijwilligers zijn werkzaam in de horeca, publieksbegeleiding en bij de kassa. Als ‘anders’ zijn vaak genoemd: catering (6x) / flexteam (10x) / merchandise (5x) / publieksonderzoek (7x) / publieksprijs (9x) / zaalwacht- coördinator (13x).

***

56


• Horeca

38%

• Publieksbegeleiding

28%

• Anders

19%

• Kassa

15%

• Opbouw/afbraak

13%

4.3 Motivatie In de enquête is een aantal vragen gesteld naar de beweegredenen van de vrijwilligers. Respondenten kregen veertien stellingen over hun motivatie om vrijwilligerswerk bij het festival te doen. Ze moesten hun mening uitspreken aan de hand van een schaal van 1 (helemaal niet mee eens) tot 4 (helemaal mee eens). De stellingen gingen in op motieven die volgens zowel bestaande literatuur over vrijwilligersmotivatie (waaronder de functionele benadering van Clary e.a., 1998) als praktijkkennis belangrijk lijken te zijn. Naast instrumentele voordelen die specifiek zijn aan het festival (bijvoorbeeld gratis toegang) hadden deze motieven te maken met onder andere plezier, carrière, leermogelijkheden, het verhogen van de eigen levenskwaliteit, sociale overwegingen en het uitdragen van persoonlijke normen en waarden. Hoewel de vrijwilligers in dit onderzoek nog veel meer motieven kunnen hebben, geven deze antwoorden zicht op de mate waarin algemeen geaccepteerde motieven een rol spelen in de deelname van deze festivalvrijwilligers. Hieronder staat een overzicht van de gemiddelde respons op alle stellingen en het percentage van de respondenten dat het daar (helemaal) mee eens was.

Tabel 4 Motivatie Stelling

Gemiddeld

% (helemaal) mee eens

Ik vind het werk leuk.

3,6

97%

Ik vind het belangrijk om mee te helpen aan dit festival.

3,5

93%

Ik krijg gratis toegang tot (een deel) van het festival.

3,3

83%

Zo kan ik nieuwe vrienden maken.

3,1

80%

Zo leer ik omgaan met uiteenlopende typen mensen.

3,0

75%

Als vrijwilliger krijg ik privileges.

2,9

69%

Zo kan ik iets doen voor de maatschappij.

2,8

66%

Zo leer ik mijn eigen sterke kanten kennen.

2,8

64%

Zo kan ik dingen leren in de praktijk.

2,8

61%

Het staat goed op mijn CV (Curriculum Vitae).

2,6

55%

Ik kan nieuwe contacten leggen die goed zijn voor mijn carrière.

2,5

52%

Mijn vrienden doen vrijwilligerswerk bij dit festival en/of andere festivals.

2,4

50%

Zo kan ik ontsnappen aan mijn dagelijkse zorgen.

2,4

50%

Door vrijwilligerswerk te doen bij dit festival voel ik mij belangrijk.

2,2

41%


57

***

Het leuke werk en het belangrijk vinden om mee te helpen bij dit festival zijn volgens de resultaten de sterkste beweegredenen voor vrijwilligers. Voor deze twee stellingen gaven meer vrijwilligers een respons van 4 (helemaal mee eens) dan 3 (mee eens). Bij alle vijf festivals kwamen deze twee stellingen binnen de top 3 scores van genoemde motieven. Voor alle andere stellingen was de modale respons 3, behalve voor de stelling dat het festivalvrijwilligerswerk een manier was om aan de dagelijkse zorgen te ontsnappen. Voor deze stelling was de modus 1 (helemaal niet mee eens). Met dertien van de veertien stellingen was de helft of meer van de respondenten het (helemaal) mee eens. Alleen met de stelling dat het vrijwilligerswerk bij een festival het gevoel geeft belangrijk te zijn, was meer dan twee op de drie respondenten het (helemaal) niet eens (gemiddelde score 2,2). In de resultaten was weinig of geen verschil te zien tussen de motieven op basis van geslacht. Wel is een aantal verschillen te constateren op basis van onder andere leeftijd, opleiding, activiteit en contact met het festival. In de volgende alinea’s worden de resultaten van alle stellingen gepresenteerd op basis van de bovengenoemde categorieën van motivatie.

“De eerste keer omdat ze mensen nodig hadden, later in relatie met opleiding/CV. Dat zou ook bij een popfestival kunnen zijn. Het maakt niet zoveel uit of ik er voor betaald krijg, als het maar leuk werk is en ik er in de toekomst ook nog wat aan heb. Wat ik er wel bijzonder aan vind, is dat ik ook zonder een heel sollicitatieproject terecht kan komen in een rol waarin ik nieuwe dingen kan leren en doen. Waar ik heel veel van geleerd heb.”

Pleziergerichte motieven Vrijwilligerswerk kan een bron van plezier en genot zijn. Plezier blijkt een zeer belangrijke rol te spelen in de motivatie van festivalvrijwilligers. Een overwegende meerderheid van de respondenten zegt het festivalvrijwilligerswerk leuk te vinden (97%), met een gemiddelde score van 3,6. De modale respons voor deze stelling was 4 (helemaal mee eens: 69%); minder dan 1 procent van de respondenten geeft een respons van 1 (helemaal niet mee eens). Plezier bleek voor respondenten van Noorderzon en Appelpop van bijzonder groot belang (gemiddelde score 3,8 respectievelijk 3,7). Deze resultaten komen overeen met bevindingen uit ander onderzoeken (zie bijvoorbeeld Tak & Karr, 2007) en een algemeen beeld uit de praktijk dat een vrijwilliger stopt als hij het werk niet meer leuk vindt.

***

58


Instrumentele motieven Vrijwilligerswerk kan een ruilmiddel zijn voor concrete (materiële of niet-materiële) zaken. Bij een festival bestaan deze zaken uit onder meer gratis toegang, T-shirts of bijzondere privileges (bijvoorbeeld toegang naar voor het publiek afgesloten ruimtes of feesten). Zulke instrumentele beloningen spelen een belangrijke rol voor de vrijwilligers. Zo noemde 83% van de respondenten gratis toegang als een beweegreden, met een gemiddelde score van 3,3 en ‘helemaal mee eens’ als modus (53%). Gratis toegang is vooral belangrijk voor de respondenten van de twee filmfestivals. Bij Appelpop gaat deze stelling niet op, want het festival is voor iedereen gratis. Een meerderheid (69%) voerde ook het krijgen van privileges aan. De modale respons voor deze stelling was ‘mee eens’ (42%), met een gemiddelde score van 2,9.

Normatieve motieven Sommige mensen zien vrijwilligerswerk als een manier om hun eigen normen en waarden uit te dragen. Twee stellingen geven inzicht in de mate waarin normatieve motieven een rol spelen voor de festivalvrijwilligers die meededen aan dit onderzoek. Ten eerste vond 93% het belangrijk om bij het festival mee te helpen (gemiddelde score 3,5; modus ‘helemaal mee eens’: 60%). Daarnaast zagen twee van de drie respondenten hun vrijwilligerswerk als een manier om iets voor de maatschappij te doen. Voor deze stelling was de gemiddelde score echter veel lager (2,8), en de modale respons was 3 (mee eens: 43%). Inzet voor de maatschappij scoorde echter redelijk hoog bij de vrijwilligers van Appelpop (gemiddelde score 3.1)). Deze resultaten suggereren dat normen die specifiek met het festival te maken hebben zwaarder kunnen wegen in de motivatie van festivalvrijwilligers dan normen die gericht zijn op de maatschappij als geheel.

Kwaliteitsmotieven Door het doen van vrijwilligerswerk verhoogt men soms de eigen levenskwaliteit. Dit kan bijvoorbeeld door het versterken van positieve gevoelens of het maken van nieuwe vrienden. Twee van de stellingen hadden met dit soort kwaliteitsmotieven te maken. Een grote meerderheid (80%) van de respondenten reageerde positief op de stelling dat het festivalvrijwilligerswerk een manier is om nieuwe vrienden te maken. De gemiddelde score op dit item was 3,1 en de modale respons was 3 (43%). Het maken van nieuwe vrienden was vooral van belang voor vrijwilligers van Appelpop en Oerol (gemiddelde score 3,3). Aan de andere kant gaf slechts 41% van de respondenten aan zich door hun vrijwilligerswerk belangrijk te voelen. Hoewel de modale respons voor deze stelling 3 (34%) was, verschilt dit nauwelijks met het aantal dat een score van 2 gaf (33%), en de gemiddelde score was slechts 2,2.


59

***

Leermotieven Voor sommige mensen is vrijwilligerswerk een kans om nieuwe ervaringen op te doen of hun bestaande kennis en vaardigheden te oefenen en te vergroten. Reacties op de drie stellingen die met leermotieven te maken hadden, laten zien dat deze aspecten van vrijwilligerswerk belangrijk zijn, hoewel ze minder zwaar lijken te wegen dan sommige andere motieven. Drie op de vier respondenten zei door hun vrijwilligerswerk meer te leren over het omgaan met verschillende soorten mensen (gemiddelde score 3,0). Het leren kennen van de eigen sterke kanten en de mogelijkheid dingen in de praktijk te leren werden door respectievelijk 64% en 61% van de respondenten genoemd, met een gemiddelde score van 2,8.

Sociale motieven Vrijwilligerswerk is een manier om bestaande sociale contacten te verdiepen of versterken. Dit kan onder meer door deze activiteiten samen met andere mensen uit de familie- of vriendenkring te doen. De helft van de respondenten gaf een positieve reactie op de stelling dat hun vrienden ook festivalvrijwilligerswerk deden (gemiddelde score 2,4). De distributie van de antwoorden over de vier responscategorieën is opvallend. De modale respons is verdeeld over twee categorieën, namelijk 1 en 3 (allebei met 29%). Voor de antwoorden 2 en 4 was het percentage gelijk (21%). Uit de resultaten blijkt dat er met betrekking tot dit soort motieven behoorlijk wat verschillen zijn tussen festivalvrijwilligers. Uit de interviews kwam naar voren dat er binnen sommige festivals een aantal hechte vriendengroepen bestaan, die uitsluitend met elkaar willen werken. Voor deze vrijwilligers zijn de sociale aspecten zeer belangrijk, in tegenstelling tot mensen die als individu komen werken.

Carrièregerichte motieven Vrijwilligerswerk helpt om de kansen op de arbeidsmarkt te versterken door het opdoen van ervaringen, vaardigheden en contacten. Uit het onderzoek bleek dat deze motieven echter minder zwaar wegen bij de festivalvrijwilligers. Iets meer dan de helft (55%) was van mening dat de activiteiten een positieve bijdrage leveren aan het CV, met een gemiddelde respons van 2,6 en een modus van 3 (31%). Bijna één op de vijf respondenten was het met deze stelling helemaal niet eens. Reacties op het opdoen van carrièrebevorderende contacten waren eveneens matig, met een gemiddelde score van 2,5 en een modus van 3 (32%). Er waren wel verschillen tussen de festivals. Carrièregerichte motieven bleken vooral belangrijk voor de vrijwilligers van het Nederlands Film Festival.

Beschermingsmotieven Vrijwilligerswerk is een manier om negatieve aspecten van het leven te ontlopen of te verminderen. Net als bij de stelling over sociale motieven is hier sprake van een verdeling. De respondenten waren gelijk verdeeld over de positieve en negatieve antwoordcategorieën, met een gemiddelde respons van 2,4. Zoals reeds vermeld, was de

***

60


modus voor deze stelling 1 (28%). Een behoorlijk aantal (22%) gaf hier echter aan het met deze stelling helemaal eens te zijn. Deze resultaten suggereren dat beschermingsmotieven belangrijk zijn voor bepaalde groepen van festivalvrijwilligers en voor andere groepen juist weer niet. Ook tijdens de interviews met vrijwilligers is uitgebreid over motieven gesproken. De genoemde drijfveren kwamen enigszins overeen met de reeds beschreven categorieën. Net als bij de enquête stonden pleziergerichte motieven hoog in het vaandel voor de geïnterviewden. Zoals verwacht noemden deze vrijwilligers ook andere motieven en belonende aspecten, die niet door de stellingen in de enquête gedekt zijn. Bovendien worden verschillende combinaties van motieven gemaakt; iedereen stelt een eigen motievenpakket op. Tussen de respondenten van verschillende festivals zijn veel overeenkomsten voor wat betreft de motieven te zien, maar er zijn ook verschillen in accenten. Vrijwilligers van Appelpop willen graag een steentje bijdragen aan het voortbestaan van het festival. Bovendien spreekt de bijzondere sfeer van de hechte vriendschap en gelijkheid tussen de vrijwilligers hen aan. Het is ook een gelegenheid om een festival niet als bezoeker, maar vanuit de andere kant mee te maken.

“Eigenlijk heb je nu een heel ander zicht op het festival. Heel vreemd om nu eens aan de andere kant te staan. Er blijft een sfeertje van ons kent ons en dat het vroeger als iets kleins ontstaan is. Alleen is het de afgelopen jaren natuurlijk explosief gegroeid en daardoor vind ik het nu leuker om aan deze kant van de bar te staan. ‘Buiten’ wordt het me een beetje te druk.”

Respondenten bij het Noorderzon Festival delen vaak hun belangstelling voor theater. Er is ook sprake van ‘lokaal patriottisme’: zo’n event mogelijk maken in de eigen stad. Veel vrijwilligers melden zich aan nadat ze het festival als bezoeker positief ervaren hebben. Bij met name jongere vrijwilligers gebeurt de aanmelding soms naar aanleiding van wederzijdse aanmoediging.

“Ik vind het fantastisch dat zoiets mogelijk wordt gemaakt binnen de stad; ik voel me eigenlijk zo’n betrokken stadsbewoner. Daarnaast heb ik tijdens mijn studietijd altijd in de horeca gewerkt, achter de bar gestaan. Dat heb ik altijd als zeer prettig ervaren en dat wil ik eigenlijk ook hier een beetje terugvinden. Mijn persoonlijke doelstelling is zo goed mogelijk presteren en het publiek tevreden houden, zodat vanuit die kant voldoende geld binnen blijft stromen.”


61

***

Bij het Nederlands Film Festival is bijna elke vrijwilliger een filmliefhebber. Reden te meer om zich aan te melden. Daarnaast wordt nog een scala aan redenen genoemd: therapeutische waarde, vaardigheden gebruiken, tijdsinvulling, gevraagd zijn, past bij de opleiding, meehelpen aan het festival, als vrijwilliger meer feeling met het festival dan als bezoeker en nieuwe contacten leggen.

“Het was een combinatie van film, autorijden en Citroën, de sponsor van het festival. Ik had ook een beeld van hoe het is om voor een festival te werken, wat het ook bleek te zijn: de energie om in compacte tijd iets voor elkaar te moeten brengen. Voordat ik hier als vrijwilliger begon, heb ik vijf jaar lang een passe-partout gekocht en zat ik inderdaad een week lang dagelijks in de bioscoop. Dat heeft me gemotiveerd om me als vrijwilliger aan te melden, ook omdat ik zag hoe leuk de sfeer was.”

Net als voor bezoekers is voor veel vrijwilligers van Oerol de combinatie van het eiland met theater en kunst doorslaggevend. Als vrijwilliger kijk je bovendien achter de schermen en draag je bij aan het festival. Je maakt van alles mee en komt op plekken en bij voorstellingen die je anders niet had gekozen. Sommige mensen melden zich als vrijwilliger aan om te voorkomen dat ze gedurende het festival alleen zijn. Andere mensen beschouwen vrijwilligerswerk voor Oerol als een gezellige, leuke vakantie of als een mogelijkheid om het festival mee te maken zonder dat het veel kost. Als vrijwilliger kun je voor langere tijd op het eiland verblijven en de bijzondere sfeer proeven. Voor veel vrijwilligers is het ontmoeten van andere mensen belangrijk. Het gebeurt heel makkelijk, er ontstaat snel een band.

“Ik vind het heel leuk om het festival van achter de schermen mee te maken. Je komt op de raarste plekken, waar je als bezoeker niet komt. Ik zou het ook niet kunnen betalen om hier een hele week als bezoeker te zijn.”

Net als bij het Nederlands Film Festival zijn vrijwilligers bij IDFA filmliefhebbers; ze willen graag zo veel mogelijk documentaires (gratis) zien. Daarnaast zijn sociale contacten en betrokkenheid bij het festival belangrijk.

***

62


“Het is leuk dat je met een groep mensen bent die allemaal van films houden. Je hebt een gedeelde passie; het maakt het altijd gezellig. Je ziet elkaar over het algemeen tien dagen per jaar. Dus iedereen is op zich nieuw. Sommige mensen vinden het heel gezellig en zij zijn heel erg op zoek naar sociale contacten. Anderen komen gewoon om hun dienst te draaien en naar de film te kijken en dat is klaar. Ik zit zelf ergens tussenin.”

4.4 Tevredenheidsonderzoek Het grootste deel van de enquête onder vrijwilligers betreft een tevredenheidsonderzoek over het vrijwilligersbeleid. De vragen zijn verdeeld over een aantal categorieën en subcategorieën: • taken; • begeleiding, inclusief waardering; • samenwerking; • de werkomgeving; • persoonlijke ontwikkeling; • algemene tevredenheid. Deze categorieën dekken alle aspecten van het vrijwilligersbeleid binnen een organisatie. De uitkomsten zijn met name interessant voor de deelnemende festivals. Ze kunnen deze benutten als input voor hun eigen vrijwilligersbeleid. Dit rapport schetst een beknopt beeld van de uitkomsten.

4.4.1 Taken

“Ik heb vijf jaar ervaring bij het festival, maar merk elk jaar dat het schort aan uitleg voor nieuwe vrijwilligers. De taken zijn niet moeilijk, maar toch is het erg belangrijk iedereen even rustig uit te leggen wat er moet gebeuren, nieuwe vrijwilligers te begeleiden en ‘vertrouwen’ te schenken. Het probleem is dat elk jaar nieuwe locatiemanagers en coördinatoren worden ingezet die op hun beurt weer ‘hun wiel’ moeten uitvinden.”

Om het werk naar tevredenheid te kunnen doen, is een goed afgebakende taak die past bij de vrijwilliger noodzakelijk. In de enquête beoordeelden respondenten hun taken op basis van enkele stellingen. Dat levert het volgende beeld op:


63

***

Tabel 5 Tevredenheid taken Stelling

Gemiddeld


Ik weet wat de organisatie van mij verwacht.

3,5

92%

Ik weet over welke kennis en vaardigheden ik moet beschikken voor mijn taken.

3,5

92%

De taakverdeling tussen betaalde medewerkers en vrijwilligers is duidelijk.

2,9

65%

Mijn taken sluiten goed aan bij mijn kennis en ervaring.

3,2

80%

Mijn taken sluiten goed aan bij mijn persoonlijke interesses.

3,3

84%

Tevredenheid over taken in het algemeen

7,9

Over het algemeen is de tevredenheid relatief hoog (7,9). Per festival varieert de waardering tussen 7,4 en 8. De taakverdeling tussen betaalde medewerkers en vrijwilligers is niet voor iedereen even duidelijk. Dit is de enige stelling waar de gemiddelde score onder de 3 ligt. Onder het onderwerp ‘taken’ zijn in de enquête in totaal 126 opmerkingen ingevuld. Kritische opmerkingen worden verdeeld over een aantal categorieën. De grootste groep opmerkingen (twintig) betreft het gebrek aan informatie: de werkinstructies ontbreken of zijn niet volledig. Hierdoor weten vrijwilligers niet goed wat ze moeten doen of ze interpreteren hun taak op verschillende manieren. De taken zijn niet veeleisend, maar de planning en instructies kunnen volgens respondenten een stuk beter. Door een korte inwerkperiode is het met name voor nieuwkomers soms niet helemaal duidelijk wat ze precies moeten doen en waar de verantwoordelijkheden liggen. Hier is wel begrip voor. Zo gaat het af en toe bij een festival. De inhoud van het werk leverde vijftien opmerkingen op. Sommige respondenten willen graag meer verantwoordelijkheden (meer vrijheid/zelfstandigheid), meer afwisseling en/of ruimte voor eigen initiatief. Ook is er een groep die geen al te hoge verwachtingen heeft voor wat betreft de inhoud van het werk. Of ze vinden het juist prettig om ‘simpel’ werk te kunnen doen. Deze houding komt in de interviews dan ook nadrukkelijk naar voren. Het is juist heerlijk om eens iets totaal anders te doen dan in het dagelijkse ‘betaalde’ leven, menen sommige respondenten. Een kleine groep vrijwilligers zoekt gericht naar een specifieke functie die bij hun opleiding past (bijvoorbeeld de functie webredacteur bij een opleiding journalistiek).

“Voor de start van het festival leek ik een creatieve taak binnen de opbouw te krijgen. Eenmaal op het festival bleek dit niet het geval en heb ik vaak algemene taken uitgevoerd. Het was erg gezellig, maar niet uitdagend genoeg voor mij als ontwerper/architect.”

***

64


Veertien respondenten menen dat het werk beter en/of efficiënter kan worden georganiseerd: het is ‘rommelig’ of ‘chaotisch’. Maar er leeft ook begrip voor het feit dat het werk niet altijd goed is geregeld. Dat hoort namelijk bij een evenement met veel vrijwilligers. Een kleine groep respondenten (acht) vond het werk te zwaar en/of diensten te lang of kregen te veel diensten toebedeeld. Zeven vrijwilligers waren van mening dat de begeleiding niet optimaal was (bijvoorbeeld ‘te hiërarchisch’). Een zevental respondenten gaf aan dat hun taken niet aansloten bij hun ervaring, kennis en/of wensen. De rest van de genoemde verbeterpunten gaan onder meer over communicatie, samenwerking, waardering en werkhouding en motivatie van andere vrijwilligers. Een grote groep respondenten (twaalf) beschrijft positieve ervaringen, zoals een uitdagende taak, ruimte voor eigen invulling en het krijgen van meer verantwoordelijkheid. Soortgelijke beelden komen ook uit de interviews naar voren. Met name de terugkomende vrijwilligers waarderen het als ze hun ervaring van voorgaande jaren kunnen benutten door meer verantwoordelijkheden te krijgen, bijvoorbeeld in een coördinerende rol. Hier is echter ook een nuancering nodig: er zijn ook ervaren vrijwilligers die bewust de keuze hebben gemaakt om telkens een ‘gewone’ vrijwilliger te blijven.

“Over het algemeen identificeer ik mij niet met de taken als vrijwilliger (gezien werk/opleiding achtergrond), maar zijn de taken en het zijn van vrijwilliger een instrument/manier om een festival van dichtbij mee te maken.”

4.4.2 Begeleiding

“Een goede begeleiding is het belangrijkste dat er is. Het is de toekomst en het voortbestaan van het festival.”

De begeleiding van vrijwilligers betekent dat de organisatie er zorg voor draagt dat de vrijwilligers alles krijgen wat ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen. De behoefte aan begeleiding verschilt per vrijwilliger, waardoor de begeleiding verschillende vormen aan kan nemen (werkoverleg of mentoring, intensief of helemaal geen begeleiding). Een belangrijk aspect van begeleiding is het uiten van persoonlijke waardering voor de inzet en de resultaten. De organisatie heeft hier verschillende instrumenten voor, bijvoorbeeld een stimulerende houding van de betaalde collega’s / leidinggevenden, persoonlijke attenties of het organiseren van een vrijwilligersfeest.


65

***

In de enquête gaven respondenten op basis van een aantal stellingen hun mening over de begeleiding.

Tabel 6 Tevredenheid begeleiding Stelling

Gemiddeld


Als vrijwilliger ben ik voldoende ingewerkt.

3,0

76%

Er zijn voldoende momenten voor (werk)overleg.

3,1

78%

Vanuit de organisatie ontvang ik voldoende reacties over het werk dat ik doe.

2,9

69%

Ik krijg voldoende waardering voor mijn vrijwillige inzet.

3,3

87%

Ik ben tevreden over de wijze van begeleiding.

3,1

79%

Het is duidelijk waar ik terecht kan met vragen of problemen.

3,5

91%

Bij het festival is voldoende belangstelling voor het werk dat ik doe.

3,3

87%


7,6

Over het algemeen zijn de vrijwilligers relatief tevreden over de begeleiding door de organisatie (7,6); deze tevredenheid varieert per festival tussen 7,0 en 8,0. Aanvullende opmerkingen van de respondenten geven wat details weer. In totaal vulden 145 respondenten een opmerking in. Belangrijke thema’s die uit de opmerkingen zijn af te leiden hebben onder andere betrekking op kwaliteitsverschillen tussen begeleiders of andere medewerkers (zestien), de houding van begeleiders ten opzichte van de vrijwilligers (22), de kwaliteit van de inwerking/toelichting (elf) en onduidelijkheid over taken, communicatielijnen en/of verwachtingen (28). De opmerkingen bevatten 25 gerichte complimenten voor specifieke begeleiders of afdelingen, maar ook zestien gerichte klachten. Een aantal opmerkingen bestond zowel uit specifieke complimenten als specifieke klachten. In een bredere context bekeken sluiten deze opmerkingen aan bij andere opmerkingen over persoonlijke kwaliteitsverschillen tussen begeleiders. Verwijzingen naar kwaliteitsverschillen hadden doorgaans een sterk zwart-wit karakter; wat of wie goed was, was geweldig en wat of wie slecht was, was zeer slecht. In sommige gevallen schreven de respondenten de slechte kwaliteit van de begeleider toe aan de leeftijd en/of ervaring van de begeleider. Dit sluit aan op een andere thema: de houding tussen begeleiders en vrijwilligers. Maar liefst 28 opmerkingen verwezen naar een bazige of afstandelijke houding ten opzichte van de vrijwilligers. Deze houding werd als zeer onprettig ervaren. Af en toe ging het over jonge of nieuwe begeleiders die neerkeken op de vrijwilligers (bijvoorbeeld door te doen alsof zij alles weten en de vrijwilligers niets) of de opgedane kennis en ervaring van zeer ervaren vrijwilligers volkomen negeerden. Voor de vrijwilligers werkte dit demotiverend. De houding tussen begeleiders en vrijwilligers lijkt invloed te hebben op de sfeer tijdens het vrijwilligerswerk

***

66


en het ontstaan of in standhouden van het groeps- of familiegevoel. Dat is overigens sterk bepalend voor de cultuur van een festival. Een aantal opmerkingen had betrekking op de overdracht van kennis, planning, systemen en dergelijke zaken van het ene jaar naar het andere. De respondenten gaven vooral commentaar op het ‘steeds opnieuw uitvinden van het wiel’ door een steeds wisselende begeleiding en/of coördinatie. Een behoefte aan gestandaardiseerde toelichtingsmaterialen kwam in een enkele opmerking voor. De opmerkingen laten ook een verschil zien in de relatieve behoefte aan begeleiding. Vooral nieuwe vrijwilligers of vrijwilligers die met een nieuwe taak beginnen, hebben een dringende behoefte aan begeleiding. Ervaren vrijwilligers menen dat ze weinig begeleiding nodig hebben. Zij merken wel dat nieuwe vrijwilligers soms erg gefrustreerd raken bij gebrek aan begeleiding. Een aantal respondenten gaf aan dat het koppelen van nieuwe aan ervaren vrijwilligers een prima manier is om de nieuwelingen goed in te werken. Een aantal ervaren vrijwilligers ergerde zich aan een te strakke of juist weinig flexibele begeleiding, zeker als een minder ervaren persoon als begeleider optreedt. Een enkele respondent schreef opmerkingen over de lage kwaliteit of ongeschiktheid van andere vrijwilligers, met als doel dat de begeleiding kwalificaties van te plaatsen vrijwilligers beter moet controleren. Uit de opmerkingen kwam ook naar voren dat begeleiders/ coördinatoren te maken hebben met veel stress. Hierdoor was de begeleiding soms niet optimaal, met als gevolg dat werk als minder prettig werd ervaren. De hierboven beschreven onderwerpen aan de hand van opmerkingen in de enquête kwamen ook in meer of mindere mate uit de interviews naar voren. Vooral een onprettige houding tussen begeleider en vrijwilliger is een pijnlijk punt. Aan de andere kant draagt een goede houding veel bij aan een prettige sfeer en een positieve vrijwilligerservaring. Uit de interviews bleek het belang van waardering veel sterker. De respondenten van de enquête hadden maar enkele opmerkingen over het krijgen van complimentjes of andere tekens van waardering, de deelnemers aan de interviews hadden hier wel het één en ander over te zeggen. Zij stelden het op prijs dat het festival oog had voor hun bijdrage en dat er een balans leek te zijn tussen wat ze gaven en wat ze terugkregen.

“Ik vind waardering wel heel goed. Alles is heel goed voor je geregeld. Er wordt goed op je gelet. Je krijgt eten en drinken. Je bent hier toch gratis. Je krijgt wat en je doet ook wat. Mensen zeggen ook vaak: bedankt. Dat is ook waardering.”


67

***

4.4.3 Samenwerking

“It was not clear by some staff members what they required from the volunteers. The initiative to coordinate the work differed greatly by the different staff. Some where extremely helpful and others where more detached which cause on occasions to be inactive.”

De samenwerking in een (vrijwilligers)organisatie is van invloed op de motivatie van medewerkers. Dat vertaalt zich naar resultaten en productiviteit. In de enquête konden respondenten reageren op een viertal stellingen over verschillende aspecten van samenwerking:

Tabel 7 Tevredenheid samenwerking Stelling

Gemiddeld


De samenwerking tussen vrijwilligers en betaalde medewerkers is prettig.4

3,3

87%

Ik vind dat de vrijwilligers onderling prettig samenwerken.

3,6

97%

Ik vind dat er een goede sfeer is tussen de mensen met wie ik direct werk.

3,6

96%

Ik ben tevreden over de inzet van de andere vrijwilligers met wie ik direct werk.

3,4

92%


8,1

Over het algemeen zijn vrijwilligers tevreden over de samenwerking (8,1); de waardering varieert per festival tussen 7,6 en 8,4. De 98 opmerkingen die de respondenten over dit onderwerp plaatsten, geven meer kleur aan het algemene beeld. Een deel van de opmerkingen bevat kritiek op de houding van (sommige) betaalde medewerkers ten opzichte van vrijwilligers: neerkijken op vrijwilligers en niet altijd respectvol met elkaar omgaan. In extremere gevallen leidt dat tot een tweedeling tussen betaalde en onbetaalde medewerkers, tot een gevoel dat er een klassenverschil bestaat tussen deze twee groepen en/of gebrek aan vriendelijkheid en begrip bij beide groepen. Dat ervaren de vrijwilligers als onprettig. Een ander verwijt is dat de informatie van een vast team naar uitvoerende vrijwilligers soms via te veel schijven gaat. Dat gaat meestal ten koste van de duidelijkheid.

4 Bijna de helft van de Appelpop respondenten heeft aangegeven dat deze stelling niet van toepassing is. De reden hiervoor is dat Appelpop zelf geen betaalde medewerkers in dienst heeft. Samenwerking met betaalde medewerkers zou in dit geval het contact betreffen tussen vrijwilligers en een andere organisatie die tijdens het festival actief is.

***

68


Een deel van de kritische opmerkingen heeft betrekking op de werkhouding en motivatie van collega-vrijwilligers. Onbetrouwbare collega’s die op vage momenten zich ziek melden of andere redenen verzinnen om niet op te komen dagen, zorgen voor irritaties. Een andere onwenselijke situatie is een tweedeling van hard werkende medewerkers aan de ene kant tegenover mensen die duidelijk minder gemotiveerd zijn. Dit heeft een ongelijk verdeelde werkdruk in een team tot gevolg. Om dit te vermijden, is het volgens een respondent noodzakelijk om vooraf duidelijke taakomschrijvingen te maken en vrijwilligers hierop aan te spreken. De respondenten noemen groepsvorming wel, maar dit onderwerp komt vooral uit de interviews naar voren. De groepsvorming kan zowel negatieve als positieve gevolgen hebben. Soms zijn het ervaren vrijwilligers die weten hoe alles moet (‘wij doen dat eigenlijk vanaf de eerste uur’). Zij drukken graag een zware stempel op het werk en de sfeer. De mensen kennen elkaar al jaren en trekken naar elkaar toe. Dat zorgt voor een ons-kentons sfeer, waar eigen lol voorop staat en het gezamenlijke doel, het maken van een festival, op de tweede plaats komt. Dit kan op de nieuwkomers bedreigend overkomen of ze voelen zich buitengesloten en niet welkom. Aan de andere kant ervaart men het als zeer positief als een groep ervaren vrijwilligers openstaat voor nieuwe mensen en deze makkelijk opneemt. Een ander soort groepsvorming betreft het creëren van teamspirit, bijvoorbeeld ‘wij zijn de beste/leukste bar’. Dat gevoel maakt een team hecht, zorgt voor een leuke sfeer en een gezonde concurrentie tussen de teams. Aangezien het hier over grote festivals met veel vrijwilligers gaat, kunnen ervaringen per locatie of team binnen hetzelfde festival heel anders zijn. Zo zijn er respondenten die in twee teams hebben gewerkt en twee verschillende ervaringen beschrijven. Als het over samenwerking gaat, refereren respondenten vaak naar de rol die een teamhoofd/ subcoördinator in deze context speelt. Naast de persoonlijkheid van de teamleider, zijn factoren als ervaren/onervaren vrijwilligers, leeftijd, gedrevenheid, gelijkheid, motivatie, werkhouding, werkdruk en collegialiteit bepalend voor de teamvorming.

“Het feit dat iedereen dit werk doet vanuit een andere motivatie dan ‘geld’ zorgt voor een erg prettige samenwerking en werksfeer. Juist vanwege de sfeer en de ultieme spanningsboog waarin je samen zo’n festival laat draaien, maakt dat ik dit werk geweldig vind. En ook al loop je op je tandvlees na veel feestjes en lange werkuren, dan nog blijven de vergaderingen ‘s ochtends een gezellig moment.”


69

***

4.4.4 De werkomgeving

“Doordat er geen achteruitgang was bij de bar, gaf dat het gevoel van opgesloten te zitten: wat als er iets gebeurt?”

Respondenten beoordeelden hun werkomgeving aan de hand van de volgende stellingen:

Tabel 8 Tevredenheid werkomgeving Stelling

Gemiddeld


Ik krijg de materialen en hulpmiddelen die ik nodig heb.

3,3

88%

Ik vind dat de faciliteiten goed geregeld zijn (zoals eten, drinken, pauzes, toiletruimte etc.)

3,3

85%

Ik kan mijn werk veilig doen.

3,5

92%

Ik ben op de hoogte van ontwikkelingen binnen de organisatie.

2,6

52%

3,1

78%

2,5

54%

Ik ben tevreden over de vergoedingen die ik krijg. Ik heb voldoende inspraak in de organisatie.

5

6


7,7

Over het algemeen is de tevredenheid over de werkomgeving relatief hoog (7,7); de waardering varieert per festival tussen 7,6 en 8,4. De gemiddelde scores bij de onderwerpen informatievoorzieningen en inspraak liggen lager dan bij de andere onderwerpen (2,6 respectievelijk 2,5). Opvallend is het grote aantal mensen dat bij de stellingen over de vergoedingen en inspraak de antwoordcategorie ‘niet van toepassing’ heeft ingevuld (een vierde respectievelijk een vijfde van alle respondenten). Over het onderwerp ‘werkomgeving’ hebben 89 respondenten een opmerking ingevuld. De meeste opmerkingen, zowel positief als kritisch, gaan over de praktische faciliteiten: eten (lekker of juist niet), werkplek (geluidsoverlast, te weinig licht, tocht, kou, een goede stoel), toilet en pauzes. Daarnaast vraagt een aantal respondenten meer aandacht voor veiligheid door bijvoorbeeld te zorgen voor een betere uitleg en duidelijke instructies.

5 6

***

118 (20%) van de respondenten heeft de antwoordcategorie n.v.t. ingevuld. 151 (25%) respondenten hebben hier ingevuld n.v.t.

70


Met betrekking tot inspraak en informatievoorzieningen plaatsten de respondenten relatief weinig opmerkingen. Dat geldt ook voor het ontvangen van (onkosten) vergoedingen. Uit het feit dat veel vrijwilligers hier het antwoord ‘niet van toepassing’ hebben ingevuld blijkt dat inspraak in de organisatie en het ontvangen van vergoedingen niet in het verwachtingspatroon van de meeste vrijwilligers zit. Het lijkt dat vrijwilligers door de korte periode waarin de inzet plaatsvindt op dat gebied niet veel verwachten. Ze voeren gewoon hun taak uit en dragen op zo’n manier iets bij aan het succes van het evenement. Alles wat hiervoor niet strikt noodzakelijk is, vinden ze eigenlijk overbodig. Sommige respondenten constateerden wel dat je als vrijwilliger weinig tot geen inspraak hebt over het inrichten van het werk. Andere vrijwilligers vonden de informatievoorzieningen wat ‘karig’, maar brengen hier wel begrip voor op (het is niet makkelijk communiceren bij een groot festival met veel vrijwilligers). Van groot belang is het dat informatie die wezenlijk is voor het doen van hun werk tijdig bij de betreffende persoon terechtkomt: een rooster/planning, duidelijke instructies, naam van contactpersoon.

“Inspraak en op de hoogte zijn van ontwikkelingen wil ik als vrijwilliger in die twee weken helemaal niet. Is niet realistisch en ook niet noodzakelijk voor de functie. Heb ik beide wel, dan wil ik graag worden betaald voor mijn inzet, want dan ben ik meer een medewerker.”

4.4.5 Persoonlijke ontwikkeling

“Voor persoonlijke ontwikkeling moet je niet bij het festival zijn.”

De literatuur (zie bijvoorbeeld Hager & Brudney, 2004) noemt de kans om op verschillende manieren door te groeien een belangrijke factor in het binden van vrijwilligers aan een organisatie of doel. Dit vormt het laatste onderdeel van het tevredenheidsonderzoek. In de enquête geven de vrijwilligers de tevredenheid over de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling weer aan de hand van zes stellingen.


71

***

Tabel 9 Tevredenheid persoonlijke ontwikkeling Stelling

Gemiddeld


Mijn ideeën en suggesties worden serieus genomen.7

3,0

78%

Ik kan mijn werktijden goed aanpassen aan mijn beschikbaarheid

3,3

86%

2,9

68%

2,0

29%

3,1

78%

Er zijn voldoende mogelijkheden als ik van taak wil veranderen.

8

Er zijn voldoende mogelijkheden voor het volgen van scholing en training. Ik krijg genoeg ruimte om mijn eigen taak in te vullen.

9

10

Tevredenheid met de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling in het algemeen.

7,1

De respondenten in de enquête toonden zich in het algemeen redelijk tevreden over de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkelingen bij het festival, met een gemiddelde van 7,1 en variërend van 6,6 tot 7,5 per festival. Veel respondenten plaatsten wel als kanttekening hierbij dat ze dit aspect als niet relevant voor hun vrijwilligerservaring zagen. Zoals in de tabel wordt aangegeven, hebben veel respondenten bij de stelling 1, 3 en 4 de antwoordcategorie niet van toepassing ingevuld. Dit is toegelicht bij de geplaatste opmerkingen. In totaal hebben 69 respondenten een opmerking ingevuld. Van deze opmerkingen ging bijna twee derde (45) over de niet-relevantie van persoonlijke ontwikkeling omdat: de vrijwilliger daar geen behoefte aan had (25), de omvang of structuur van het festival weinig ruimte geeft voor persoonlijke ontwikkeling (acht), de taken eenvoudig waren (zeven) of andere redenen (vijf). Veel respondenten lichtten toe dat ontwikkeling voor hen niet van toepassing was omdat het werk van korte duur was en de taken simpel. Verder brengen ze zelf juist eigen expertise en ervaring mee (om in te zetten en dus niet op te doen), en willen en verwachten ze geen scholing en training.

“Als vrijwilligers in een groot geheel is het logisch dat je niet heel veel in te brengen hebt. Er moet gewoon worden gewerkt.”

Een aantal respondenten gaf echter aan dat ze zich door hun vrijwilligerswerk juist wel ontwikkeld hebben, onder andere door de zwaarte of verscheidenheid van de taken, en door de waardering die ze hiervoor kregen. Een enkele respondent liet weten dat de houding van de coördinatoren of begeleiders de kans op persoonlijke ontwikkeling of eigen inbreng nagenoeg onmogelijk maakte.

7 8 9 10

***

123 (20%) van de respondenten geeft aan dat de stelling niet van toepassing is (n.v.t.) 160 (26%) van de respondenten geeft aan dat de stelling niet van toepassing is (n.v.t.) 350 (57%) van de respondenten geeft aan dat de stelling niet van toepassing is (n.v.t.) 95 (16%) van de respondenten geeft aan dat de stelling niet van toepassing is (n.v.t.)

72


De opmerkingen in de enquête vonden weerklank in de interviews. Ook daar gaven de respondenten nadrukkelijk aan dat ze bij het festival geen persoonlijke ontwikkeling zochten, maar vooral plezier of culturele belevenissen. Toch vertelden sommige vrijwilligers dat ze bij het festival wel nieuwe vaardigheden leerden of tot nieuwe inzichten over hun eigen sterke en zwakke punten kwamen.

“Ik heb heel veel dingen geleerd. Van biertjes tappen tot glazen halen. Maar ook met verschillende soorten mensen omgaan, bijvoorbeeld dronken mensen aan jouw bar. Voordat ik hieraan begon had ik geen idee hoe ik dat zou moeten aanpakken. Dat heb ik nu wel geleerd.”

4.4.6 Algemene tevredenheid /De toekomst

“Ik heb het ontzettend naar mijn zin gehad. Wat bij mij uiteindelijk blijft, is dat we gezamenlijk zo’n super festival hebben kunnen neerzetten.”

Met een cijfer gaven de respondenten hun tevredenheid over de organisatie als geheel weer. De algemene tevredenheid onder deze festivalvrijwilligers was zeer hoog. De gemiddelde score van respondenten uit alle festivals was 8,1, met een minimum van 2 (N = 1) en een maximum van 10 (N = 47). De modale respons was 8 (N = 258). Slechts 27 van de 615 respondenten gaf een score lager dan 7. Ook binnen de verschillende festivals was de tevredenheid hoog, variërend van 7,5 tot 8,4. Demografische factoren bleken nauwelijks van invloed op de algemene tevredenheid van de respondenten. Er bestaat geen significant verschil tussen mannen en vrouwen ten opzichte van tevredenheid met de organisatie als geheel11. Bij Appelpop is wel sprake van een verschil. Mannen zijn gemiddeld meer tevreden dan vrouwen (8,26 resp. 7,71). Onder alle respondenten blijkt leeftijd nauwelijks tot niet van invloed te zijn op de tevredenheid met de organisatie als geheel. Zelfs niet als de respondenten in drie leeftijdscategorieën worden opgedeeld (jong = onder 25 jaar; middel tussen 25 en 50 jaar; oud = boven 50 jaar). Variatieanalyse laat echter zien dat bij Oerol de tevredenheid over de organisatie stijgt naarmate de leeftijd toeneemt. Bij dit festival hebben jongere vrijwilligers (onder 25) een gemiddelde tevredenheid van 7,9; vrijwilligers van middelleeftijd (tussen 25 en 50) hebben een gemiddelde tevredenheid van 8,21; voor oudere vrijwilligers (boven 50) is dat zelfs 8,47. Ook hier lijkt de tevredenheid in het algemeen vrij hoog te zijn.

11 Op basis van de variatieanalyse 1-richtings ANOVA.


73

***

Ook de belangrijkste daginvulling lijkt geen invloed te hebben op de algemene tevredenheid van de respondenten als geheel. Binnen de individuele festivals blijkt eveneens geen verschil te zijn. De resultaten laten geen verschil zien tussen de tevredenheid van nieuwe vrijwilligers, vrijwilligers die tot vijf keer hebben meegedaan en vrijwilligers die meer dan vijf keer actief zijn geweest. Bij Appelpop is het echter zo dat nieuwe vrijwilligers gemiddeld minder tevreden zijn ten opzichte van alle bevorderde vrijwilligers (7,62 versus 8,15) en dat vrijwilligers die tot vijf keer meegedaan hebben meer tevreden zijn dan nieuwe of oude vrijwilligers (8,44 versus 7,85). De grote meerderheid van de respondenten gaf aan volgend jaar weer actief te zijn bij de verschillende festivals. Maar liefst 86% zegt zeker of waarschijnlijk terug te komen; nog 10% wist het niet zeker en slechts 4% zei zeker of waarschijnlijk niet terug te komen. Van deze 28 respondenten gaf ongeveer de helft (46%) als reden mogelijke veranderingen in de privésituatie aan; zeven respondenten haken af vanwege slechte ervaringen. Geen van deze 28 respondenten zei dat ze niet terugkomen omdat ze bij een andere organisatie of festival vrijwilligerswerk willen doen. Twaalf noemden andere redenen, waaronder: lang genoeg gedaan, geen vakantiedagen, vanwege stage en schoolsituatie. Binnen de verschillende festivals was het percentage van respondenten dat waarschijnlijk of zeker terugkomt niet lager dan 80%. Bij het Nederlands Film Festival en Noorderzon was dit zelfs bijna 90%.Correlatieanalyse12 laat geen verband zien tussen de factoren geslacht, leeftijd, opleiding of aantal keer actief en de kans dat een respondent van plan is terug te komen. Binnen de verschillende festivals kwam dit resultaat ook terug, met één uitzondering. Bij Appelpop is er een kleine, maar significante negatieve relatie tussen leeftijd en terugkomstplannen13. Bij dit festival neemt de kans op terugkomst af naarmate de vrijwilliger ouder wordt. Er blijkt geen sprake te zijn van een correlatie tussen tevredenheid over de organisatie als geheel en de kans dat een vrijwilliger van plan is om terug te komen. Dit resultaat geldt ook voor alle verschillende festivals afzonderlijk. Persoonlijke omstandigheden lijken de grootste rol te spelen in dit soort toekomstplannen. Bij Appelpop waren vier vrijwilligers (6%) niet van plan om terug te komen vanwege een slechte ervaring; bij IDFA waren dit er twee 2 (3%); bij het Nederlands Film Festival één (1%); bij Noorderzon vier (3%); en bij Oerol vijf (2%).

12 Pearson correlatie coefficient, 2-tailed 13 -0,241; p = 0,04

***

74


Grafiek 3 Volgend jaar als vrijwilliger weer actief bij dit festival? 60% 52,52% 50%

40% 33,33% 30%

20%

9,59%

10%

4,39% 0,16% 0% Ja, ik kom zeker terug

Waarschijnlijk wel

Weet niet

Waarschijnlijk niet

Nee, ik kom zeker niet terug

De vraag naar mogelijke verbeterpunten bij het festival leverde het volgende beeld op: Weet niet

25%

Informatievoorziening voor vrijwilligers

23%

Begeleiding van vrijwilligers

20%

Taken en taakverdeling

20%

Vergoedingen

20%

Anders

19%

Inspraak van vrijwilligers

17%

Waardering van vrijwilligers

17%

Mogelijkheden voor training en scholing van vrijwilligers

14%

Materialen, hulpmiddelen en andere voorzieningen

13%

Verzekeringen

5%

Werksfeer

5%


75

***

Een bevestiging dat festivalvrijwilligers erg tevreden zijn, is de uitkomst op de vraag ‘zou je het vrijwilligerswerk bij het festival aanraden aan familie, vrienden en bekenden?’. 66% zou dat zeker doen en nog 29% denkt van wel. 5% weet het niet en slechts 1% denkt van niet. Slechts 0,16% zou dat zeker niet doen.

“Ik heb dit jaar weer genoten van mijn vrijwilligerswerk. Vorig jaar heb ik voor het eerst op het festival gewerkt. Na mijn eerste werkdag wist ik al dat ik de daaropvolgende jaren van de partij zou zijn. Geweldige mensen met een enorme drive. Mijn complimenten.”

4.5 Vrijwilligerswerk algemeen In de enquête is een vraag gesteld naar de relatie met vrijwilligerswerk. Hieruit moet blijken of respondenten vrijwilligerswerk doen en zo ja, welk soort vrijwilligerswerk. De respondenten gaven aan welke beschrijving op hen van toepassing is. Door een technische fout kon in plaats van meerdere antwoorden slechts één antwoord worden ingevuld. De uitkomsten zijn derhalve niet volledig.

Beschrijving:

%

Ik ben nooit eerder vrijwilliger geweest.

14%

Ik doe vrijwilligerswerk bij festivals en soortgelijke evenementen.

31%

Ik doe af en toe vrijwilligerswerk bij een andere (organisatie(s).

27%

Ik doe regelmatig vrijwilligerswerk bij een andere organisatie(s).

20%

Anders

12%

Van de respondenten hebben 72 vrijwilligers voor ‘anders’ gekozen. Hierin is een aantal categorieën te onderscheiden:

***

76

• Beschrijving 2 en 4 van toepassing

24 respondenten

• Actief alleen bij het betreffende festival

22 respondenten

• Af en toe vrijwilligerswerk bij een andere organisatie

16 respondenten

• Regelmatig vrijwilligerswerk bij een andere organisatie

4 respondenten

• Beschrijving 2 en 3 van toepassing

3 respondenten

• Ik doe vrijwilligerswerk bij festivals en soortgelijke evenementen.

2 respondenten

• Ik heb een keer een vrijwilligersstage van twee weken gedaan.

1 respondent


Incidenteel versus structureel vrijwilligerswerk

“Er zijn veel soorten vrijwilligerswerk met een eigen charme. Hierdoor is deze vraag verschillend in te vullen.”

Op basis van drie stellingen gaven respondenten aan wat ze belangrijk vinden bij het doen van vrijwilligerswerk in het algemeen. De stellingen hadden betrekking op een onderscheid tussen structureel en incidenteel vrijwilligerswerk.

Tabel 10 Incidenteel versus structureel vrijwilligerswerk Stelling

Gemiddeld


Ik houd van afgebakende, korte klussen met een duidelijk begin en eind.

2,9

69%

Ik ben bereid af en toe iets te doen, maar ik wil me niet vastleggen.

2,5

50%

Ik ben bereid voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen.

2,8

66%

Een meerderheid (69%) van de respondenten zegt korte, afgebakende vrijwilligersklussen te waarderen, maar dat wil niet zeggen dat ze er vies van zijn om zich voor langere tijd aan één organisatie te binden. De gemiddelde score voor de vraag of een respondent van korte klussen houdt, was 2,9w, met een modale respons van 3 (mee eens; 36%). Veel meer respondenten zeggen het met deze stelling helemaal eens te zijn dan helemaal niet (33% versus 9%). Twee derde van de respondenten zegt bereid te zijn voor langere tijd vrijwilligerswerk bij één organisatie te doen. Voor deze stelling was de gemiddelde respons 2,8. Ook voor deze stelling was de modus 3 (mee eens; 42%). Meer dan twee keer zoveel respondenten zeiden het hier helemaal mee eens te zijn dan helemaal niet (26% versus 10%). Over de vraag of een vrijwilliger af en toe iets wil doen zonder zich vast te leggen waren de meningen vrijwel gelijk verdeeld. De gemiddelde score voor deze stelling was 2,5. Hoewel de modus 3 was (mee eens; 32%), gaven bijna net zoveel respondenten een antwoord van 2 (niet mee eens; 31%). Ook de extreme scores waren bijna gelijk verdeeld (helemaal mee eens = 18%; helemaal niet mee eens = 19%).


77

***

Vergelijkbare responspatronen doen zich voor binnen de vijf festivals afzonderlijk en ook binnen de verschillende leeftijdscategorieën. Ook maakt het nauwelijks tot niet uit wat de vrijwilliger als belangrijkste daginvulling heeft. Eén uitzondering vormt de groep van vrijwilligers voor wie het gezin de belangrijkste daginvulling is. Deze groep had gemiddeld een hogere waardering voor korte, afgebakende klussen dan alle andere groepen14, maar ze verschillen nauwelijks van de andere groepen met betrekking tot de andere twee stellingen. Opmerkelijk is dat de antwoordpatronen van respondenten die vrijwilligerswerk als hun belangrijkste dagtaak noemen niet zijn te onderscheiden van respondenten die een baan hebben of een studie volgen. Hoger opgeleide respondenten houden meer van afgebakende klussen en zijn minder bereid voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen. Ruim twee derde van mensen met een betaalde baan is bereid voor langere tijd bij dezelfde organisatie actief zijn. Ook respondenten van de categorie ‘ik doe vrijwilligerswerk bij festivals en soortgelijke evenementen’ zeggen massaal (71%) bereid te zijn voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen. Een minderheid van de 615 respondenten (15%) zegt van korte klussen te houden, zich niet vast te willen leggen en bereid te zijn om voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen (een positief antwoord op alle drie stellingen). Van de respondenten die zeggen van korte klussen te houden (stelling èèn) geeft 55% aan bereid te zijn om voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen. Ook zegt 54% van deze respondenten zich niet vast te willen leggen. Van de respondenten die zich niet vast willen leggen (stelling twee) zegt 75% van korte klussen te houden. Hoewel er een samenhang lijkt te zijn tussen een voorkeur voor korte, afgebakende klussen en de wens om zich niet vast te leggen, blijft een behoorlijk deel van deze vrijwilligers (45%) bereid zijn om voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen. Van de respondenten die bereid zijn voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen (stelling drie), zegt 35% zich niet vast te willen leggen. Ook zegt meer dan de helft (59%) van korte klussen te houden.

14 3,5; p = ,03

***

78


Grafiek 4 Verhouding tussen de groep die een positief antwoord geven op

de drie stellingen

N=615

Ik hou van afgebakende, korte klussen met een duidelijk begin en eind. Ik ben bereid af en toe iets te doen, maar ik wil me niet vastleggen. Ik ben bereid voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen

Deze resultaten reflecteren een kenmerk van de categorie ‘herhaalde episodische vrijwilligers’ (zie Handy et al., 2006): hoewel deze vrijwilligers duidelijke grenzen aan hun inzet geven, blijven ze vaak binnen deze grenzen voor een zeer lange tijd betrokken. Dit is een belangrijke les voor het vrijwilligerswerk in het algemeen: een organisatie moet er niet van uit gaan dat beperkte inzet altijd gelijk is als beperkte betrokkenheid. Deze resultaten, samen met het terugkomstpercentage en het aantal jaren ervaring als vrijwilliger, laten duidelijk zien dat er bij deze episodische vrijwilligers geen bindingsangst heerst.

“Als vrijwilliger sta ik de organisatie ten dienste voor een bepaalde afgesproken tijd. De soort klus of de tijd die ermee gemoeid is, is niet zo van belang.”

Informatie uit de interviews leert dat korte, afgebakende klussen helemaal niet klein of gemakkelijk hoeven te zijn. Sommige vrijwilligers gaven zelfs aan dat het juist heel leuk was dat ze voor een bepaalde periode er helemaal in konden duiken en dat ze heel intensief bezig konden zijn met iets wat ze boeiend vinden. Volgens de vrijwilligers die aan de interviews deelnamen, hebben dit soort vrijwillige werkzaamheden veel voordelen, vooral omdat het mogelijk is om deze klussen in te plannen bij een volle agenda en omdat ze overzichtelijk zijn. Daarom zoeken sommige mensen binnen organisaties waar ze op structurele basis actief voor zijn naar korte en dynamische klussen (zoals diverse evenementen).


79

***

In vergelijking met langdurige vrijwilligersactiviteiten lichtten de geïnterviewden toe dat kortdurende werkzaamheden (bij festivals) voor maar een korte tijd intensieve/maximale inzet vereisen, dat ze een korte opbouwtijd hebben, verantwoordelijkheid zijn voor een specifieke taak, dat er altijd een eind in zicht is en dat men naar een climax toewerkt en dat vervolgens de inzet wordt beëindigd. Bij langdurig vrijwilligerswerk is de begeleiding minder intensief dan bij het festival en wordt meer routinematig gewerkt.

“Ik doe liever steeds afgebakende activiteiten, zoals dit festival. Ik dompel mij volledig onder. Ik ben echt tien dagen hier, van het wakker worden tot het naar bed gaan. En ja, dat zou niet vol te houden zijn. Maar dat vind ik het fijnste: volledig in iets mee te kunnen gaan en dan gewoon lekker je eigen dingen doen.”

4.6 Samenvatting festivalvrijwilligers Het beeld dat uit het onderzoek naar voren komt, strookt met andere literatuur over episodische vrijwilligers bij culturele festivals. Hoewel de vrijwilligers voor korte periodes actief zijn met voornamelijk concrete en afgebakende klussen, laten ze een opmerkelijk niveau van betrokkenheid zien. Dit uit zich in het feit dat meer dan de helft van de respondenten al meerdere jaren actief is bij een bepaald festival. Bijna één op de vijf vrijwilligers (18%) is zelfs al meer dan vijf jaar actief. Daarnaast geeft 86% van de respondenten aan dat zij zeker of waarschijnlijk van plan zijn om zich volgend jaar weer in te zetten.

Jong en hoogopgeleid Het is niet mogelijk om op basis van een bewuste selectie van vijf festivals een algemeen profiel te schetsen van ‘dé festivalvrijwilliger’ in Nederland. Niettemin is het wel mogelijk om een aantal karakteristieken van de 615 respondenten van de enquête te melden. Gemiddeld zijn de festivalvrijwilligers in deze studie relatief jong (tussen de 18 en 35 jaar) en hoog opgeleid (HBO of hoger). Bij vier festivals waren meer vrouwen actief dan mannen, met een nagenoeg gelijke verdeling van mannen en vrouwen bij het vijfde festival.

Druk leven Onderzoeksresultaten tonen aan dat festivalvrijwilligers een nogal druk leven hebben. De meeste respondenten (80%) hadden werk of studie als belangrijkste daginvulling. Dit impliceert dat de meeste vrijwilligers hun inzet waarschijnlijk niet zien als vervanging voor of opstapje naar betaald werk. Deze constatering kwam ook naar voren uit gesprekken met het festivalpersoneel. Zij gaven aan weinig gebruik te maken van plaatselijke vrijwilligerscentrales om vrijwilligers te werven. De centrales zijn meer gericht op mensen

***

80


Noorderzon 2008

die langdurig vrijwilligerswerk zoeken en dat sluit minder goed aan bij de behoeftes van de festivals, vooral door het tijdelijke en beperkte karakter van het werk. De meeste vrijwilligers komen via familie en vriendenkring bij een festival terecht, met festivalbezoek als tweede wervingsinstrument. Naast werk en/of studie deed driekwart van de respondenten al eens vrijwilligerswerk bij andere festivals of in andere organisaties. Bijna één op de vijf vertelde regelmatig vrijwilligerswerk bij andere organisaties te verrichten. Het beeld dat uit het onderzoek naar voren komt, is dat de festivalvrijwilligers in deze studie voornamelijk als ‘sporadische vrijwilligers’ (Macduff, 2005; zie hoofdstuk 2) zijn te profileren.

Horeca en publieksbegeleiding belangrijk Uit interviews met festivalpersoneel blijkt dat de horeca een belangrijke bron van inkomsten voor een festival vormt. Deze taken vragen heel wat inzet. Dit was in de resultaten van de enquête terug te zien. Het grootste deel van de respondenten hield zich bij de festivals bezig met horecataken (38%) en publieksbegeleiding (28%). De meeste respondenten (63%) werden slechts met één taak belast. Ongeveer een derde deel voerde twee taken tegelijk uit. Een klein aantal vrijwilligers was met drie of meer taken bezig. Deze vrijwilligers werkten voornamelijk voor één festival (Oerol).


81

***

Plezier en privileges De resultaten van het onderzoek geven de belangrijkste beweegredenen om vrijwilligerswerk te doen weer: een vrijwilliger vindt het werk leuk en hij vindt het belangrijk om mee te helpen bij het festival. Instrumentele beloningen (bijvoorbeeld gratis entree, souvenirs en privileges) spelen ook een belangrijke rol voor de vrijwilligers. Hoewel veel van de vrijwilligers worden bewogen door normatieve motieven, hebben deze voornamelijk met het festival zelf te maken en niet met de maatschappij als geheel. De mogelijkheid om nieuwe vrienden te maken, is een belangrijk motief voor het verrichten van vrijwilligerswerk bij een festival. Hoewel leermotieven redelijk belangrijk leken te zijn, wogen ze minder zwaar dan andere motieven. Vrijwel niemand van de respondenten ziet de vrijwillige inzet als een manier om in hun carrière vooruit te komen. Sterker nog, een aantal vrijwilligers geeft aan dat het festivalvrijwilligerswerk juist een broodnodige afleiding betekent ten opzichte van hun dagelijks bezigheden. Het beeld dat uit de resultaten naar voren komt, is dat de effecten van sociale motieven verschillend zijn, afhankelijk van de context. Zo bestaat er bij sommige festivals een aantal hechte vriendengroepen, die uitsluitend met elkaar willen werken. Voor deze groep kunnen sociale aspecten zeer belangrijk zijn, terwijl dat niet geldt voor mensen die als individu komen werken. Op eenzelfde manier blijkt vrijwillige inzet bij een festival voor sommige vrijwilligers uitkomst te bieden voor het ontsnappen aan de dagelijkse zorgen, terwijl deze aspecten voor andere vrijwilligers nauwelijks een rol spelen. De bevindingen van dit onderzoek stroken met de resultaten van eerdergenoemde studies (Handy, YI, enz) dat reflexieve of utilitaristische motieven een sterke rol spelen bij festivalvrijwilligers, maar dat ze ook collectieve en altruïstische drijfveren hebben.

Dik tevreden In het algemeen was de tevredenheid van de meeste vrijwilligers over de organisatie als geheel vrij hoog te noemen. Hetzelfde gold voor verschillende aspecten van het vrijwilligerswerk. Tevredenheid was het hoogste met de samenwerking (8,1) en het laagste voor persoonlijke ontwikkeling (7,1). Dit laatste bleek overigens niet zo belangrijk voor de meeste van de respondenten. Er bleek geen verband te bestaan tussen tevredenheid met de organisatie en de kans dat een vrijwilliger van plan was om een volgend jaar weer terug te komen. Persoonlijke omstandigheden vormden de belangrijkste redenen voor vrijwilligers om zeker of waarschijnlijk niet terug te komen. De tevredenheid met hun ervaringen bleek ook uit het feit dat bijna alle respondenten aangaven het vrijwilligerswerk bij het festival bij vrienden en familie aan te raden.

Drie soorten festivalvrijwilligers Op basis van de onderzoeksuitkomsten zijn drie soorten festivalvrijwilligers te onderscheiden: ‘werkende festivalgangers’, ‘familieleden’ en ‘carrièrevrijwilligers’.

***

82


Werkende festivalgangers Dit zijn mensen die al betrokken zijn als bezoeker en die hun inzet zien als een manier om hun toegang tot het festival te vergroten of hun belevenis te verrijken. Materiële beloningen en privileges zijn voor deze groep van bijzonder groot belang. De manager of coördinator moet van deze vrijwilligers geen heldendaden of ingewikkelde inzet verwachten. Rooster ze geen tien uren per dag in om achter de kassa te staan, met als resultaat dat ze weinig kans hebben om festivalactiviteiten te beleven. Maak ze niet te druk met de uitvoering dat ze hun hoofddoel – het genieten van het festival – niet kunnen realiseren. Duidelijke toelichting en heldere afspraken zijn belangrijk voor de aansturing van deze groep.

Familieleden Familieleden hechten veel waarde aan de sfeer binnen het festival en tussen de vrijwilligers onderling. Ze zien het festival als een soort familie en zijn er zeer bij betrokken. Ze zijn gevoelig voor de karakteristieken die het festival volgens hen uniek maken ten opzichte van andere festivals. Voor deze vrijwilligers is het belangrijk om een goede sfeer onder betaalde krachten en vrijwilligers te creëren. Managers en coördinatoren moeten voorzichtig zijn bij het inzetten van stagiairs of ‘temps’ zodat ze de opgedane kennis en expertise van deze terugkerende vrijwilligers niet negeren. Het waarborgen en de overdracht van kennis zijn hier cruciaal. Houd deze vrijwilligers op de hoogte van ontwikkelingen binnen het festival en geef ze de mogelijkheid om mee te denken bij de inrichting van het werk. Erkenning (informeel) is voor deze groep net zo belangrijk als (formele) waardering.

Carrièrevrijwilligers Carrièrevrijwilligers verdiepen zich in verschillende aspecten van een festival. In tegenstelling tot de werkende festivalgangers vinden deze vrijwilligers het juist boeiender om het festival goed te laten verlopen en dingen van de grond te krijgen dan aan allerlei festivalactiviteiten mee te doen. Ze zijn bereid zich intensief in te zetten en houden van een uitdaging. Voor deze vrijwilligers is een goed geregelde werkomgeving belangrijk, zodat ze zich volledig op hun werk kunnen concentreren. Afwisseling (per jaar, over tijd) is belangrijk, net als doorstroommogelijkheden binnen het festival. Managers kunnen overwegen om deze vrijwilligers te benaderen voor (tijdelijke) betaalde functies.


83

***

5 Onderzoeksvragen beantwoord

De centrale vraag in dit onderzoek was: hoe geven culturele festivals vorm aan vrijwilligersmanagement? Om op deze vraag een antwoord te kunnen formuleren zijn in het onderzoek de volgende deelvragen gesteld: 1. Wat zijn de belangrijkste kenmerken van de organisatiestructuur en –cultuur bij festivalorganisaties? 2. Wat is de betekenis van festivalvrijwilligers voor festivalorganisaties? 3. Wat zijn de motieven en verwachtingen van vrijwilligers die zich bij culturele festivals kortdurend inzetten? 4. Op welke manieren spelen festivalorganisaties op deze motieven in? 5. Wat zijn de belangrijkste kenmerken van vrijwilligersmanagement bij festivals? 6. Welke algemene inzichten kan de context van festivals bieden voor het management van vrijwilligers die zich inzetten bij organisaties voor afbakende, kortdurende klussen (of episodische vrijwilligers)? Het antwoord op deze vragen is gezocht door gegevens te verzamelen bij de vijf grote festivals. Het beperkt aantal onderzochte festivals stelt grenzen aan de generalisatie en interpretatie van de verzamelende gegevens. Er zijn immers in Nederland nog honderden andere festivals waar vrijwilligers actief zijn, maar die qua opzet en kenmerken verschillen van de onderzochte festivals. Desondanks biedt het verzamelde onderzoeksmateriaal een goede basis om antwoord te geven op de eerder gestelde subvragen, die bij elkaar ook een antwoord geven op de hoofdvraag.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van de organisatiestructuur en –cultuur bij festivalorganisaties? De onderzochte festivalorganisaties zijn qua rechtspersoon georganiseerd als een stichting. Het festival zelf is ingebed in de organisatie als het meest prominente onderdeel, of het is een organisatie op zich. Van de vijf onderzochte festivals hebben er vier een betaalde, vaste staf. In de aanloop naar het festival wordt die uitgebreid met een groot aantal tijdelijke betaalde en vrijwillige medewerkers. De vaste staf zorgt voor de continuïteit binnen de organisatie, onder meer door ook buiten de festivalperiode contact

***

84


te onderhouden met (een deel van) de tijdelijke medewerkers. Deze vier organisaties hebben naast een artistiek directeur ook een algemeen directeur die de zakelijk leiding heeft. Ze kunnen worden getypeerd als een organisatie die met vrijwilligers werkt. Eén festival draait volledig op vrijwilligers. De rol van een betaalde staf wordt hier vervuld door een vaste groep vrijwilligers die het hele jaar door bezig is. Deze (kern)vrijwilligers zijn de ‘eigenaar’ van de organisatie. Dit maakte van deze organisatie een ‘echte’ vrijwilligersorganisatie. De organisatiecultuur binnen de festivals kan worden beschreven als informeel en plat. De betrokkenheid van medewerkers is groot en er is een sterk wij-gevoel. De organisaties zijn wel continu bezig met de professionalisering en ze zijn kwaliteitgericht. In de relatie tot de wens om te professionaliseren zijn er twee bronnen te noemen die voor de mogelijke spanningen kunnen zorgen. In de eerste situatie wordt een onervaren/nieuw iemand ingezet als begeleider (bijvoorbeeld een teamleider), die geen oog heeft voor de expertise van ervaren vrijwilligers. In de tweede situatie is in dezelfde functie een ervaren vrijwilliger aangesteld, maar die staat niet open voor suggesties en persoonlijke kwaliteiten van nieuwelingen. Zoals vaak in de sector cultuur zijn niet alle beleidsaspecten in documenten vastgesteld. Hieraan zijn verschillende gevolgen verbonden. Aan de ene kant is de overdracht van taken en functies naar nieuwe mensen niet altijd volledig en is de continuïteit niet altijd gewaarborgd. Aan de andere kant biedt deze werkwijze ruimte voor de eigen invulling en zorgt het voor flexibiliteit. De geschiedenis van de onderzochte festivals laat zien dat ze lerende organisaties zijn die snel anticiperen op actuele ontwikkelingen.

Wat is de betekenis van festivalvrijwilligers voor festivalorganisaties? Bij vier festivals horen de vrijwilligers bij de groep tijdelijke medewerkers, bij het vijfde festival vormen zij ook de vaste staf. Bij alle festivals vormen vrijwilligers een grote dimensie binnen de organisatie. Ze zijn onmisbaar voor de organisaties. Zonder vrijwilligers is de organisatie van de festivals financieel niet haalbaar. Maar dit is lang niet de enige reden dat vrijwilligers ingezet worden. Werken met vrijwilligers is bij alle organisaties ook een traditie. Ze zijn er vanaf het begin bij betrokken. Daarnaast zijn vrijwilligers belangrijk voor de uitstraling van het festival. Ze zorgen voor een bepaalde sfeer. De vrijwillige inzet vergroot ook het maatschappelijke belang van de organisatie.


85

***

IDFA 2008

***

86


Wat zijn de motieven en verwachtingen van vrijwilligers die zich bij culturele festival kortdurend inzetten? De sterkste beweegredenen zijn dat een vrijwilliger het werk leuk vindt en dat hij het belangrijk vindt om mee te helpen bij het festival. Instrumentele beloningen (bijvoorbeeld gratis entree, souvenirs, privileges) spelen ook een belangrijke rol voor de vrijwilligers. Hoewel veel van de vrijwilligers worden bewogen door normatieve motieven, hebben deze voornamelijk met het festival zelf te maken en in mindere mate met de maatschappij als geheel. De mogelijkheid om nieuwe vrienden te maken is ook een belangrijk motief voor vrijwillige inzet bij een festival. Hoewel leermotieven redelijk belangrijk lijken te zijn, wegen ze minder zwaar dan andere motieven. Vrijwel niemand van de respondenten zag zijn inzet als een manier om in hun carrière vooruit te komen. Sterker nog, een aantal vrijwilligers geeft aan dat het festivalvrijwilligerswerk juist een nodige afleiding was van hun dagelijks bezigheden. Het beeld dat uit dit onderzoek naar voren komt is dat de effecten van sociale motieven verschillen, afhankelijk van de context. Zo bestaan bij sommige festivals een aantal hechte vriendengroepen, die uitsluitend met elkaar willen werken. Het zou kunnen dat - voor deze vrijwilligers - de sociale aspecten zeer belangrijk zijn, terwijl ze van veel minder belang zijn voor mensen die als individu komen werken. Op eenzelfde manier blijkt vrijwillige inzet bij een festival voor sommige vrijwilligers een uitkomst te bieden voor het ontsnappen aan dagelijkse zorgen. Voor anderen speelden deze aspecten nauwelijks een rol. Op basis van de onderzoeksuitkomsten zijn drie soorten festivalvrijwilligers te onderscheiden: • ‘werkende festivalgangers’ • ‘familieleden’ • ‘carrièrevrijwilligers’ Werkende festivalgangers zijn mensen die als bezoeker al zijn betrokken. Zij zien hun inzet als een manier om hun toegang tot het festival te vergroten of hun belevenis te verrijken. Materiële beloningen en privileges zijn voor deze groep van bijzonder belang. Familieleden hechten veel waarde aan de sfeer binnen het festival en tussen de vrijwilligers onderling. Ze zien het festival als een soort familie en zijn er zeer bij betrokken. Ze zijn gevoelig voor de karakteristieken die het festival volgens hen uniek maken ten opzichte van andere festivals. Carrièrevrijwilligers verdiepen zich in verschillende aspecten van een festival. In tegenstelling tot de werkende festivalgangers vinden deze vrijwilligers het juist boeiender om het festival goed te laten lopen en dingen van de grond te krijgen, dan om in allerlei


87

***

festivalactiviteiten mee te doen. Ze zijn bereid zich intensief in te zetten en houden van een uitdaging. Over het algemeen zijn relatief veel vrijwilligers heel erg trouw aan het festival en zijn ze meerdere jaren actief. Daarom kunnen ze worden gecategoriseerd als ‘herhaalde episodische vrijwilligers’. De inzet van de vrijwilligers vindt plaats voor een afgebakende periode tijdens een kalenderjaar en is van relatief korte duur, maar hun betrokkenheid bij het festival is over het algemeen groot. Met andere woorden: ze waarderen korte, afgebakende vrijwilligersklussen maar kennen geen bindingsangst.

Op welke manieren spelen festivalorganisaties op deze motieven in? De onderzochte festival zijn redelijk op de hoogte van de (diversiteit aan) motieven van hun vrijwilligers. Een belangrijke manier om achter te komen met welke ideeën een vrijwilliger naar het festival komt is een intakegesprek. De organisaties kijken niet alleen naar de motieven, maar ook naar persoonlijke kwaliteiten en expertise van mensen. Ze proberen deze te benutten. Op deze manier werken soms bij de festivals de duurste experts als vrijwilligers. Tevens proberen de festivals aan wensen van vrijwilligers (beschikbaarheid, taak, ploeg) tegemoet te komen, voor zover dat mogelijk is. Hoewel bij de betreffende festivals honderden vrijwilligers werkzaam zijn, proberen de vrijwilligerscoördinatoren en andere festivalmedewerkers zo veel mogelijk persoonlijke aandacht aan vrijwilligers te geven. De festivals spelen in op de bereidheid van de vrijwilligers zich aan het festival te binden. Dat gebeurt met name door voorwaarden te scheppen om positieve ervaringen als vrijwilliger op te kunnen doen. Het ontstaan van een gemeenschapsgevoel onder de festivalvrijwilligers is een belangrijke factor in het opbouwen van betrokkenheid bij een festival. Het faciliteren van dat gevoel gebeurt bijvoorbeeld via Hyves, maar ook door zwaardere functies aan ervaren vrijwilligers te geven.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van vrijwilligersmanagement bij festivals? Het management van vrijwilligers in het algemeen bestaat in grote lijnen uit het vinden (werven en selectie), begeleiden (inwerken, plaatsen) en behouden (motiveren, ondersteunen) van vrijwilligers.Door het karakter van de festivalorganisatie, het type werkzaamheden en andere motieven- en verwachtingspatronen van vrijwilligers, verschilt het vrijwilligersmanagement bij festivals in sommige opzichten van vrijwilligersmanagement bij traditionele vrijwilligersorganisaties. De onderzochte festivals geven veel aandacht aan

***

88


de vrijwilligers en het vrijwilligersmanagement. Het vrijwilligersbeleid bij alle organisaties kent veel facetten en wordt elk jaar geactualiseerd. Het vrijwilligersbeleid wordt met name door de organisatie (vaste staf) gemaakt op basis van onder meer de input van de vrijwilligerscoördinator.

Intensiteit Het organiseren van een evenement vertaalt zich naar het type vrijwillige inzet dat daarbij wordt benut. Bij een festival zijn over het algemeen mogelijkheden om rustig warm te draaien beperkt. Zodra het festival van start gaat is het is meteen menens. Na het laatste concert of de laatste voorstelling is er hoogstens nog een slotfeest, daarna is (bijna) iedereen weer vertrokken. Deze opzet is ook van invloed op de cyclus van vrijwilligersmanagement: het is kort en heftig, alles moet meteen tussen de bedrijven door gebeuren. Een ander belangrijk moment is de grote betekenis die vrijwilligers voor de festivals hebben: zonder vrijwilligers kan het festival immers niet bestaan.

Tijdelijk kader Net als de inzet van vrijwilligers, heeft de functie van een vrijwilligerscoördinator een tijdelijk karakter. Soms wordt deze functie door dezelfde persoon als bij de vorige festivaleditie gedaan, maar vaak ook niet. Bij vier festivals is dat een betaalde functie en bij één festival draagt een bestuurslid de eindverantwoordelijkheid. Tijdens de uitvoering krijgt de coördinator ondersteuning van een of meerder assistenten of van een werkgroep. De coördinator is bij alle onderzochte festivals uitvoerend bezig en daarnaast in verschillende mate betrokken bij het vormgeven en bijsturen van het beleid. Er zijn ook verschillen tussen de festivals, bijvoorbeeld in de mate van betrokkenheid bij het maken van het beleid of bij de werving van vrijwilligers. Net als bij de meeste andere vrijwilligersorganisaties zit de coördinator in een tussenpositie tussen de vaste staf en vrijwilligers. Over het algemeen is de vrijwilligerscoördinator het tweede aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de algehele coördinatie.

Geen tekort aan vrijwilligers Alle onderzochte festivals hebben in principe voldoende vrijwilligers. Wie van de vrijwilligers volgend jaar weer meedoen is van tevoren echter nooit bekend. Daarom moeten de festivals elk jaar opnieuw inspanningen leveren om het gewenste aantal medewerkers te vinden. De wervingscyclus verloopt volgens een vast schema. Dit is vaak in de vorm van een draaiboek beschreven. De wervings- en de selectieprocedure wordt ingesteld op twee groepen vrijwilligers: nieuwkomers en oudgedienden (tussen 50 en 70 procent). Een belangrijke wervingsmethode is via bestaande vrijwilligers. Er worden ook creatieve manieren bedacht om aan nieuwe mensen te komen. Hierin speelt het internet een belangrijke rol. Opvallend is dat geen van de festivals samenwerkt met een lokale vrijwilligerscentrale.


89

***

Strakke flexibiliteit Een belangrijke logistieke puzzel bij de festivals is het inroosteren van mensen. Een goede afstemming met de locatiemanagers en het gebruik van de hulpmiddelen (roosterprogramma’s) spelen daarbij een belangrijke rol. Expertise van vrijwilligers wordt van tevoren gefilterd middels aanmeldingsformulier en intakegesprekken, om vervolgens mensen op basis van hun kwaliteiten in te zetten voor het festival. Op een festival is weinig tijd voor het inwerken en helemaal niet voor een proefperiode. Omdat veel mensen terugkomen is dat vaak niet nodig. Wel organiseren alle festivals een bijeenkomst voor met name nieuwkomers, die in groepen worden ingedeeld en een uitleg over de werkzaamheden krijgen. Over het algemeen zijn de taken van de meeste vrijwilligers niet ingewikkeld en de instructies hoeven ook niet uitgebreid te zijn.

Rol kernvrijwilligers Begeleiding van vrijwilligers wordt gedaan door betaalde en/of vrijwillige subcoördinatoren. Deze subco’s zijn het eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers en drukken vaak een zware stempel op de sfeer in de groep die ze leiden. Persoonlijke kwaliteitsverschillen tussen begeleiders kunnen bepalend zijn voor zowel een positieve als negatieve ervaring van een vrijwilliger. Ook de groepsvorming is een belangrijk aspect dat zowel positief als negatief kan uitpakken. Het aantal vormen van begeleiding dat van toepassing is op de grootste groep uitvoerende vrijwilligers, is in vergelijking met ander vrijwilligersorganisaties beperkt. Intervisie, supervisie, een functioneringsgesprek of een exitgesprek behoren niet tot de mogelijkheden. Alle festivals proberen op verschillende manieren hun beleid te evalueren. Dit gebeurt vooral met de groep kernvrijwilligers en subcoördinatoren. Een gelegenheid creëren voor de inbreng van de uitvoerende vrijwilligers is niet makkelijk. Tijdens het festival is er geen tijd voor en als het festival is afgelopen, dan is dat voor de mensen ook echt afgelopen.

Een scala aan waardering De festivals tonen hun waardering voor de inzet van vrijwilligers. Ze doen dat op verschillende manieren: door diverse vormen van materiële beloning, maar ook door het geven van persoonlijke aandacht. Bij één festival krijgen vrijwilligers geen (onkosten) vergoeding, bij de rest vindt een differentiatie plaats op basis van functies. De meeste vrijwilligers krijgen echter geen vergoeding en verwachten deze ook niet. Hoewel de uitvoerende vrijwilligers onmisbaar zijn voor de organisaties, is hun inspraak beperkt tot het uitvoeren van de taak. Meer dan dat is vanuit praktische overwegingen niet makkelijk te realiseren, maar dat zit ook niet in de verwachtingspatroon van de vrijwilliger. De kernvrijwilligers worden ook voor een deel betrokken bij het maken van de visie en het beleid. Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling zijn beperkt, maar wel aanwezig. Bijvoorbeeld: terugkerende vrijwilligers kunnen een volgende stap maken in hun carrière bij de organisatie.

***

90


Voor festivalorganisaties is het moeilijker om de vrijwilligers betrokken te houden bij ontwikkelingen in de organisatie dan in ‘gewone’ organisaties. De verwachting onder de vrijwilligers zijn op dit punt ook niet te groot. Door slim gebruik van ICT-toepassingen vergroten de festivals de mogelijkheden om met hun vrijwilligers te communiceren. Vrijwilligers kunnen zich bijvoorbeeld op de website van de organisatie aanmelden.

Welke algemene inzichten kan de context van festivals bieden voor het management van vrijwilligers die zich inzetten bij organisaties voor afbakende, kortdurende klussen? Er is tegenwoordig veel differentiatie onder vrijwilligers. Niet alleen qua motieven maar ook bijvoorbeeld in de duur van hun inzet, positie in de organisatie en soort werk dat ze uitvoeren. Het onderscheid tussen structureel versus kortdurend vrijwilligerswerk zit in het karakter van het werk en minder in het type vrijwilligers, want vrijwilligers kunnen tegelijk verschillende soorten klussen doen. Dit onderzoek laat zien dat veel (potentiële) vrijwilligers (69 procent) afgebakende, korte klussen met een duidelijk begin en eind aantrekkelijk vinden. Beperkte inzet staat echter niet gelijk aan beperkte betrokkenheid. Zoals de literatuurstudie laat zien, is het bestaande vrijwilligersmanagement vooral gericht op traditionele vrijwilligers die vaak jarenlang op reguliere basis in de organisatie actief zijn. De constatering dat kortdurend vrijwilligerswerk eigenlijk van alle tijd is, betekent echter dat in de praktijk ook episodische vrijwilligers ingezet worden, maar dat het managen van deze mensen meer op een informele manier gebeurt. Om aantrekkelijk te worden/blijven voor de groeiende groep episodische vrijwilligers is voor organisaties belangrijk om aandacht aan beide groepen vrijwilligers te geven. Door een onderscheid te maken tussen langdurig en kortdurend vrijwilligerswerk kunnen organisaties zorgen voor meer differentiatie bij bijvoorbeeld de werving of beloning. Door het hanteren van verschillende managementstrategieën kunnen organisaties inspelen op de aanwezige differentiatie onder vrijwilligers. Ervaring van culturele festivals laten zien hoe waardevol de inzet van episodische vrijwilligers kan zijn en wat hiermee kan worden bereikt. Hoewel festivals qua type organisatie (een evenementenorganisatie) anders zijn dan reguliere vrijwilligersorganisaties, is een deel van hun aanpak overdraagbaar. De houding van de vaste staf en kernvrijwilligers tegenover ‘echte’ festivalvrijwilligers is bijvoorbeeld zeer positief. Sterker nog, ze zijn zelf vaak ooit begonnen als tijdelijke medewerkers om later door te stromen naar de huidige functie. Het investeren in degenen die alleen voor korte tijd blijven (episodische vrijwilligers) wordt door festivals niet gezien als inefficiënt. Integendeel, ervoor zorgen dat vrijwilligers een positieve ervaring opdoen blijkt de beste manier om volgend jaar voldoende ervaren en nieuwe vrijwilligers te werven. Ook reguliere vrij-


91

***

willigersorganisaties kunnen via eenmalige en kortdurende activiteiten mensen kennis laten maken met vrijwilligerswerk. Als deze ervaring voldoet aan de verwachtingen, dan kunnen nieuwe vrijwilligers of doorstromen naar structurele werkzaamheden of periodiek terugkomen voor een korte klus. Het is dus eerst belangrijk het vrijwilligerswerk te beleven, om later te kiezen voor de passende vorm. Als de inzet qua tijd beperkt blijft, kunnen het commitment en de kwaliteitsgerichtheid toch groot zijn. Om deze mogelijkheden te kunnen creëren is goed om te beginnen met een analyse wie van de bestaande vrijwilligers episodisch en wie structureel bezig. Binnen de groep van episodische vrijwilligers is het mogelijk verder te categoriseren: zijn dat mensen die periodiek terugkomen of die alleen een beperkte periode actief zijn? Hiermee krijgt de organisatie tegelijk een goed beeld van het soort werk dat door vrijwilligers moet worden gedaan. In sommige gevallen kunnen episodische vrijwilligers taken overnemen die normaal gesprokken gedaan worden door traditionele vrijwilligers. Beschikbaarheid (timing) en flexibiliteit zijn hierbij cruciaal. Op basis van deze inventarisatie is het mogelijk een beleid te ontwikkelen voor verschillende groepen vrijwilligers die goed naast elkaar bestaan en elkaar aanvullen. In het geval van episodische vrijwilligers zal dan sprake zijn van een ‘lichte’ relatie met de organisatie. Festivals bieden op dat gebied bruikbare voorbeelden. Bijvoorbeeld, een snelle aanmeldingsprocedure via de site aangevuld met telefonische of groepsintakegesprekken. Geen langdurige training bieden, wel heldere basisinstructies. Communicatie beperken tot wat essentieel is voor de uitvoering van de taak. Net als voor traditionele vrijwilligers, is het ook voor episodische vrijwilligers belangrijk dat ze zich welkom voelen en dat hun bijdrage wordt gewaardeerd door de organisatie. Er moet duidelijk zijn dat de organisatie bereid is te investeren in deze groep vrijwilligers en niet alleen in degene die blijven. Een onderscheid in het beleid mag echter niet resulteren in een onderscheid op de werkvloer. Een belangrijke brug tussen de verschillende vrijwilligersgroepen kunnen ervarene vrijwilligers vormen die de werkprocessen monitoren waar episodische vrijwilligers betrokken zijn.

***

92


Literatuurlijst

Brudney, J. (red). 2005. Emerging areas of volunteering. Indianapolis: Association for Research on Nonprofit Organizations and Voluntary Action. Bryen, L. & K. Madden. 2006. Bounce-back of episodic volunteers: What makes episodic volunteers return? Working Paper No. CPNS 32. Brisbane: Centre of Philanthropy and Nonprofit Studies, Queensland University of Technology. Clary, E., R. Ridge, A. Stukas., M. Snyder, J. Copeland, J. Haugland & P. Miene. 1998. Understanding and assessing the motivations of volunteers: a functional approach. Journal of Personality and Social Psychology. 74. bldz. 1516-1531. Cnaan, R.A. & F. Handy. 2005. Toward Understanding of Episodic Volunteering. Vrijwillige Inzet Onderzocht. 2:1. bldz. 28-35. Dekker, P. (2005). De deelname aan vrijwilligerswerk in Nederland, wat meten we ervan? In: Vrijwillige Inzet Onderzocht, 2, 7-16. Dekker, P. & J. de Hart. 2007. Toekomstverkenning vrijwillige inzet 2015 . Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau. Hager, M.A. & J. Brudney. 2004. Volunteer Management Practices and Retention of Volunteers. Washington, DC: The Urban Institute. Gedownload 11 0kt 2008: www.urban. org/UploadedPDF/411005_VolunteerManagement.pdf Hall, M. H., Barr, C. W., Easwaramoorthy, M., Sokolowski, S. W., & Salamon, L. M. (2005). The Canadian nonprofit and voluntary sector in comparative perspective. Toronto: Imagine Canada. Handy, F., N. Brodeur & R. Cnaan. 2006. Summer on the island: episodic volunteering. Voluntary Action. 7:1, pp. 31-42. Harrison, HC. 2007. Episodic volunteering and teens: What message are we sending? Vrijwillige Inzet Onderzocht. 4:1 bldz. 43-50.


93

***

Hustinx, L. & F Lammertyn. 2003. Collective and reflexive styles of volunteering: a sociological modernization perspective. Voluntas: International Journal of Voluntary and Nonprofit Organizations. 14:2 (June), pp. 167-187. Independent Sector. 1999. Giving and Volunteering in the United STates: Findings from National Survey, Key Findings. Laatste geraadpleegd 12 mei 2008: www. independentsector.org/GandV/s_keyf.htm Karr, L.B. & A. van den Bosch. (2008). Ze zijn geweldig, maar waarom eigenlijk? Utrecht: MOVISIE. Kuperus, M., K. Rat & I. Wilbrink. 2007. Lokaal onder de loep. Trendrapport Vrijwillige Inzet 2008. Utrecht: MOVISIE. Macduff, N. 2004. Episodic Volunteering: Building the Short-Term Volunteer Program. Walla Walla, WA: MBA. Macduff, N. 2005. Societal changes and the rise of the episodic volunteer. Pp. 49-61 in J. Brudney (ed), Emerging areas of volunteering. Indianapolis: Association for Research on Non-profit Organizati-ons and Voluntary Action. Meijs, L.C.P.M. 1997. Management van vrijwilligersorganisaties. Utrecht: NOV Publicaties. Paine, AE., G. Malmersjo & W. Stubbe. 2007. Kortdurend vrijwilligerswerk: zegen of vloek. Vrijwillige Inzet Onderzocht. 4S, bldz. 101-110. Tak, I. van der & L.B. Karr. 2007. In Their Own Words: Motivations and Experiences of Young Volunteers in the Netherlands. Association for Research on Nonprofit Organizations and Voluntary Action Annual Conference, Atlanta, GA (November 2007). Yi, J. 2002. Reconsidering the nature of episodic volunteering: A case study of event volunteers. Paper presented at the Tenth Canadian Congress on Leisure Research. Edmonton, Alberta.

***

94


Bijlage: vragenlijst digitale enquête festivalvrijwilligers Persoonsgegevens Hieronder vragen wij naar enkele van jouw persoonsgegevens. Wij benadrukken dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Vraag 1 Wat is je geslacht? ● Vrouw ● Man

Vraag 2 Wat is je huidige of hoogst voltooide opleiding? (1 antwoord) ● Lagere school/basisonderwijs ● LBO/MAVO/VMBO/MULO ● HAVO/VWO/HBS/Gymnasium ● MBO: Middelbaar Beroepsonderwijs ● HBO: Hoger Beroepsonderwijs ● WO: Universiteit

Vraag 3 Aan welke activiteit besteed je dagelijks de meeste tijd? (1 antwoord: kies voor de best passende activiteit) ● School/studie ● Betaald werk ● Vrijwilligerswerk ● Gezin ● Overig

Vraag 4 Wat is je leeftijd? ● Jonger dan 18 ● Tussen 18 en 25 jaar ● Tussen 25 en 35 jaar ● Tussen 35 en 50 jaar ● Tussen 50 en 64 jaar ● Ouder dan 64 jaar


95

***

Vraag 5 Wat zijn de vier cijfers van je postcode?

Vraag 6 Ben je voor het eerst vrijwilliger bij dit festival? ● Ja, ik doe dit voor de eerste keer. ● Nee, ik heb dit twee tot vier keer gedaan. ● Nee, ik heb dit vijf keer of vaker gedaan.

Vraag 7 Welke van de volgende beschrijvingen zijn op jou van toepassing? (Meerdere antwoorden mogelijk.) ● Ik ben nooit eerder vrijwilliger geweest. ● Ik doe vrijwilligerswerk bij festivals en soortgelijke evenementen. ● Ik doe af en toe vrijwilligerswerk bij een andere organisatie(s). ● Ik doe regelmatig vrijwilligerswerk bij een andere organisatie(s). ● Anders:

Vraag 8 Hoe ben je in aanraking gekomen met het vrijwilligerswerk bij dit festival? (Meerdere antwoorden mogelijk.) ● Via familie, vrienden of bekenden ● Als bezoeker van het festival ● Via een advertentie in krant of tijdschrift ● Via informatie op internet ● Via een medewerker van de organisatie ● Via een andere festivalvrijwilliger ● Via een ander festival ● Anders:

Je taken als vrijwilliger De volgende vragen gaan over jouw taken. We leggen je een aantal stellingen voor. Jij kunt aankruisen in welke mate je het eens bent met de stellingen. Ook vragen wij je met een rapportcijfer aan te geven hoe tevreden je bent over jouw taken.

***

96


Vraag 9 Met welke activiteiten ben je als vrijwilliger bezig? (Maximaal 2 antwoorden; kies voor de activiteiten waaraan je de meeste tijd besteed.) ● Horeca/barwerkzaamheden ● Veiligheid/ordedienst ● Op- en afbouw ● Kassa ● Publieksbegeleiding ● Bestuur/werkgroepen ● Opvang artiesten/VIP’s/pers/vrijwilligers ● Podium/licht- en geluidstechniek/stagecrew ● Promotie/posterplakker/informatiestands/flyeraar ● Vervoer ● Campinghost ● Anders:

Vraag 10 Wat vind je van jouw taken? helemaal niet mee eens Ik weet wat de organisatie van mij

helemaal mee eens

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

verwacht. Ik weet over welke kennis en vaardigheden ik moet beschikken voor mijn taken. De taakverdeling tussen betaalde medewerkers en vrijwilligers is duidelijk. Mijn taken sluiten goed aan bij mijn kennis en ervaring. Mijn taken sluiten goed aan bij mijn persoonlijke interesses.

Vraag 11 Hoe tevreden ben je over jouw taken in het algemeen? (Geef een rapportcijfer: een 1 staat voor helemaal niet tevreden, een 10 staat voor zeer tevrden.) 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●


97

***

Vraag 12 Indien je extra opmerkingen hebt over het onderwerp ‘taken’, dan kun je dat in de ruimte hieronder invullen.

Motivatie De volgende vragen gaan over jouw motivatie om vrijwilligerswerk te doen bij het festival. We leggen je een aantal stellingen voor. Jij kunt aankruisen in welke mate je het eens bent met de stellingen.

Vraag 13 Ik vind het belangrijk om mee te helpen aan dit festival. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 14 Ik vind het werk leuk. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 15 Zo kan ik dingen leren in de praktijk. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 16 Het staat goed op mijn CV (Curriculum Vitae). helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 17 Ik kan nieuwe contacten leggen die goed zijn voor mijn carrière. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 18 Ik krijg gratis toegang tot (een deel) van het festival. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 19 Zo kan ik iets doen voor de maatschappij. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

***

98


● n.v.t.

Vraag 20 Als vrijwilliger krijg ik privileges. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 21 Zo kan ik nieuwe vrienden maken. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 22 Zo kan ik ontsnappen aan mijn dagelijkse zorgen. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 23 Door vrijwilligerswerk te doen bij dit festival voel ik mij belangrijk. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 24 Zo leer ik omgaan met uiteenlopende typen mensen. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 25 Mijn vrienden doen vrijwilligerswerk bij dit festival en/of andere festivals. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Vraag 26 Zo leer ik mijn eigen sterke kanten kennen. helemaal niet mee eens ● ● ● ● helemaal mee eens

● n.v.t.

Begeleiding Vraag 27 De volgende stellingen gaan over de begeleiding en waardering vanuit de festivalorganisatie. Geef hierbij aan in hoeverre je met de stellingen eens of oneens bent. helemaal niet mee eens Als vrijwilliger ben ik voldoende

helemaal mee eens

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

ingewerkt. Er zijn voldoende momenten voor (werk) overleg.


99

***

Vanuit de organisatie ontvang ik voldoende

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

reacties over het werk dat ik doe. Ik krijg voldoende waardering voor mijn vrijwillige inzet. Ik ben tevreden over de wijze van begeleiding. Het is duidelijk waar ik terecht kan met vragen of problemen. Bij het festival is voldoende belangstelling voor het werk dat ik doe.

Vraag 28 Hoe tevreden ben je in het algemeen over de begeleiding? (Geef een rapportcijfer: een 1 staat voor helemaal niet tevreden, een 10 staat voor zeer tevreden.) 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Vraag 29 Indien je extra opmerkingen hebt over het onderwerp ‘begeleiding’, dan kun je dat in de ruimte hieronder invullen.

Samenwerking Vraag 30 De volgende stellingen gaan over de samenwerking binnen het festival. helemaal niet mee eens De samenwerking tussen vrijwilligers en

helemaal mee eens

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

betaalde medewerkers is prettig. Ik vind dat de vrijwilligers onderling prettig samenwerken. Ik vind dat er een goede sfeer is tussen de mensen met wie ik direct werk. Ik ben tevreden over de inzet van de andere vrijwilligers met wie ik direct werk.

***

100


Vraag 31 Hoe tevreden ben je in het algemeen over de samenwerking? (Geef een rapportcijfer: een 1 staat voor helemaal niet tevreden, een 10 staat voor zeer tevreden.) 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Vraag 32 Indien je extra opmerkingen hebt over het onderwerp ‘samenwerking’, dan kun je dat in de ruimte hieronder invullen.

De werkomgeving Vraag 33 De volgende stellingen gaan over randvoorwaarden voor jouw vrijwilligerswerk. helemaal niet mee eens Ik krijg de materialen en hulpmiddelen die

helemaal mee eens

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

Ik kan mijn werk veilig doen.

●

●

●

●

● n.v.t.

Ik ben op de hoogte van ontwikkelingen

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

ik nodig heb. Ik vind dat de faciliteiten goed geregeld zijn (zoals eten, drinken, pauzes, toiletruimte etc.)

binnen de organisatie. Ik ben tevreden over de vergoedingen die ik krijg. Ik heb voldoende inspraak in de organisatie.

Vraag 34 Hoe tevreden ben je in het algemeen over de werkomgeving? (Geef een rapportcijfer: een 1 staat voor helemaal niet tevreden, een 10 staat voor zeer tevreden.) 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Vraag 35 Indien je extra opmerkingen hebt over het onderwerp ‘werkomgeving’, dan kun je dat in de ruimte hieronder invullen.


101

***

Persoonlijke ontwikkeling Vraag 36 Wat is je mening over de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling bij het festival? helemaal niet mee eens Mijn ideeen en suggesties worden

helemaal mee eens

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

serieus genomen. Ik kan mijn werktijden goed aanpassen aan mijn beschikbaarheid. Er zijn voldoende mogelijkheden als ik van taak wil veranderen. Er zijn voldoende mogelijkheden voor het volgen van scholing en training. Ik krijg genoeg ruimte om mijn eigen taak in te vullen.

Vraag 37 Hoe tevreden ben je in het algemeen over de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling bij het festival? (Geef een rapportcijfer: een 1 staat voor helemaal niet tevreden, een 10 staat voor zeer tevreden.) 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Vraag 38 Indien je extra opmerkingen hebt over het onderwerp ‘persoonlijke ontwikkeling’, dan kun je dat in de ruimte hieronder invullen.

***

102


De toekomst Vraag 39 Ben je van plan om volgend jaar als vrijwilliger weer actief te zijn bij dit festival? (Afhankelijk van je antwoord sla je vraag 41 wel of niet over.) ● Ja, ik kom zeker terug. ● Waarschijnlijk wel. ● Weet niet. ● Waarschijnlijk niet. ● Nee, ik kom zeker niet terug.

Vraag 40 Indien je zeker of waarschijnlijk volgend jaar niet terugkomt, wat zijn hiervoor de belangrijkste redenen? (Meerdere antwoorden mogelijk.) ● Verwachte veranderingen in privé situatie (verhuizing, betaalde baan etc.). ● Slechte ervaring als vrijwilliger dit jaar. ● Ik wil bij een ander festival actief worden. ● Ik wil vrijwilligerswerk doen bij een ander soort organisatie. ● Anders:

Vraag 41 Zijn er zaken bij het festival die verbeterd kunnen worden? ● Begeleiding van vrijwilligers ● Waardering van vrijwilligers ● Mogelijkheden voor training en scholing van vrijwilligers ● Taken en taakverdeling ● Vergoedingen ● Verzekeringen ● Werksfeer ● Materialen, hulpmiddelen en andere voorzieningen ● Informatievoorziening voor vrijwilligers ● Inspraak van vrijwilligers ● Weet niet ● Anders:


103

***

Vraag 42 Zou je het vrijwilligerswerk bij het festival aanraden aan familie, vrienden en bekenden? ● Ja, zeker. ● Ja, ik denk het wel. ● Weet niet. ● Nee, ik denk het niet. ● Nee, zeker niet.

Vraag 43 Hoe tevreden ben je over de festivalorganisatie in zijn geheel? (Geef een rapportcijfer: een 1 staat voor helemaal niet tevreden, een 10 staat voor zeer tevreden.) 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Vraag 44 Wat vind je belangrijk bij het doen van vrijwilligerswerk in het algemeen? helemaal niet mee eens Ik hou van afgebakende, korte klussen

helemaal mee eens

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

●

●

●

●

● n.v.t.

met een duidelijk begin en eind. Ik ben bereid af en toe iets te doen, maar ik wil me niet vastleggen. Ik ben bereid voor langere tijd vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie te doen.

Vraag 45 Hieronder kun je jouw eventuele overige opmerkingen plaatsen.

***

104


MOVISIE – Kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling MOVISIE verzamelt, ontwikkelt en verspreidt kennis en adviseert op het gebied van welzijn, zorg en sociale veiligheid. MOVISIE werkt voor en samen met overheden, burgerinitiatieven, professionele en Vrijwilligersorganisaties. Doelstelling is om de participatie en zelfredzaamheid van burgers te vergroten. Centrale thema’s zijn vrijwillige inzet, mantelzorg, kwetsbare groepen, leefbaarheid en huiselijk en seksueel geweld.

Kijk voor meer informatie op www.movisie.nl.

Culturele festivals kunnen niet zonder vrijwilligers én hebben vaak een vrijwilligersbeleid dat veel facetten kent, zo blijkt uit een onderzoek dat MOVISIE uitvoerde in de periode mei 2007-februari 2008. Wie wil weten hoe festivals hun vrijwilligers managen, heeft in dit rapport de juiste informatie uit de eerste hand. Gebaseerd op de praktijk van Appelpop, IDFA, het Nederlands Film Festival, Noorderzon en Oerol

MOVISIE * Postbus 19129 * 3501 DC Utrecht * T 030 789 20 00 * F 030 789 21 11 www.movisie.nl * [email protected]

Backstage. Onderzoek naar vrijwillige inzet bij culturele festivals

Recommend Documents