Bachelorproef. De invloed van software-upgrades op een management assistant. Focus op MS Office. Stefaan Verscheure

Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Examenkans Studente

Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant 2014-2015 1

Lisa Carette

De invloed van software-upgrades op een management assistant Focus op MS Office

Interne begeleider

Externe begeleiders

Helena Van Damme

Guido Ronsse Stefaan Verscheure

Woord vooraf Als afsluiting van de opleiding Office management aan de Hogeschool West-Vlaanderen schreef ik een bachelorproef over de invloed van software-updates op de management assistant. Hierbij heb ik me gefocust op Microsoft Office, omdat deze programma’s intensief gebruikt werden tijdens mijn opleiding. Graag zou ik een aantal mensen willen bedanken voor hun hulp bij mijn onderzoek en het schrijfproces. Binnen Howest bedank ik mijn interne begeleider, mevrouw Van Damme voor de feedback en begeleiding. Ook mijn externe promotors, Guido Ronsse en Stefaan Verscheure, krijgen een woord van dank voor hun hulp, de vele tips en de opbouwende feedback. Ik ben ook mevrouw Longueville dankbaar voor de begeleiding tijdens het aanzetten van mijn bachelorproef. Daarnaast wil ik ook graag alle personen bedanken die een interview wilden geven en die uitvoerig hebben geantwoord op mijn e-mails. Zonder hun medewerking zou dit eindwerk niet mogelijk zijn geweest. Ten slotte wil ik graag mijn familie en vrienden bedanken voor hun steun tijdens het schrijven van mijn eindwerk. Ik denk hierbij in het bijzonder aan Thibaut De Groote, Christine Declerck en Hanne Vandeursen.

Rijsel, mei 2015

Lisa Carette

Inhoud Lijst met figuren ...................................................................................................................................... 4 Begrippenlijst .......................................................................................................................................... 5 Inleiding ................................................................................................................................................ 7 1

Microsoft Office ....................................................................................................................... 9

1.1

Versievergelijking ........................................................................................................................... 10

1.1.1

Nieuw in Microsoft Office 2003 ................................................................................................... 11

1.1.2


1.1.3


1.1.4


1.2

Schematisch .................................................................................................................................... 17

1.3

Office 365 ....................................................................................................................................... 17

1.4

Wat brengt de toekomst? ............................................................................................................. 18

2

Onderzoeksmethode.............................................................................................................. 20

3

Casestudy: Microsoft Office-upgrades in tien organisaties in regio Brugge ............................ 25

3.1

De versie van Microsoft Office ...................................................................................................... 25

3.1.1

Verschillende Officeversies binnen een bedrijf........................................................................... 26

3.1.2

Compatibiliteit met andere software........................................................................................... 28

3.2

De overgang naar een nieuwe versie ........................................................................................... 30

3.3

Begeleiding bij overgang ............................................................................................................... 31

3.3.1

Opleidingen door externe partners ............................................................................................. 32

3.3.2

Intern .............................................................................................................................................. 39

3.3.3

Geen begeleiding voorzien ........................................................................................................... 39

4

De visie van de management assistant over Office en zijn upgrades ...................................... 42

4.1

Achtergrond management assistant ............................................................................................ 42

4.2

Mentaliteit management assistant ............................................................................................... 43

Conclusie .............................................................................................................................................. 45 Referentielijst en geraadpleegde werken............................................................................................... 46 Lijst met bijlagen ................................................................................................................................... 49

3

Lijst met figuren Figuur 1: De basisprogramma's van Microsoft Office ................................................................................... 9 Figuur 2: Logo Microsoft Office 2003 ........................................................................................................... 10 Figuur 3: Schermafbeelding Microsoft Word 2003 ..................................................................................... 10 Figuur 4: Logo Microsoft Office 2007 ........................................................................................................... 12 Figuur 5: Schermafbeelding Microsoft Word 2007 ..................................................................................... 12 Figuur 6: Het lint in Microsoft Word 2007 met (1) tabbladen, (2) groepen en (3) opdrachten .............. 12 Figuur 7: Het startscherm van Microsoft Outlook 2007 met menubalken ................................................ 12 Figuur 8: Een nieuw bericht in Microsoft Outlook 2007 ............................................................................. 13 Figuur 9: Logo Microsoft Office 2010 ........................................................................................................... 14 Figuur 10: Schermafbeelding Microsoft Word 2010 ................................................................................... 14 Figuur 11: Backstageweergave Microsoft Word 2010 ................................................................................ 15 Figuur 12: Logo Microsoft Office, sinds 2013 .............................................................................................. 16 Figuur 13: Schermafbeelding Microsoft Word 2013 ................................................................................... 16 Figuur 14: Samenvattende tabel met voornaamste veranderingen van Microsoft Office ...................... 17 Figuur 15: Logo Office 365 ............................................................................................................................. 17 Figuur 16: Fictief logo Microsoft Office 2016 ©Lisa Carette ...................................................................... 18 Figuur 17: Clippy, de Office-assistent, zou zijn terugkeer maken in Microsoft Office 2016 .................... 18 Figuur 18: De (voornaamst) gebruikte Microsoft Officeversie binnen tien bedrijven in regio Brugge .. 25 Figuur 19: Microsoft Word 6.0 ...................................................................................................................... 29 Figuur 20: Microsoft Excel 5.0 ....................................................................................................................... 29 Figuur 21: Overgang en begeleiding: vier situaties...................................................................................... 31 Figuur 22: Logo Cevi, Centrum voor Informatica ......................................................................................... 32 Figuur 23: Opleidingen in Vlaanderen bij Cevi: cijfers van 1995 tot 2014 ................................................. 33 Figuur 24: Logo Cevora .................................................................................................................................. 35 Figuur 25: Opleidingen in Vlaanderen van Microsoft Office bij Cevora: cijfers van 2014 ........................ 35 Figuur 26: Opleidingen bij Office-upgrades bij Cevora ................................................................................ 36 Figuur 27: Logo Assistant Plus ....................................................................................................................... 37 Figuur 28: Logo Xylos ..................................................................................................................................... 37 Figuur 29: Logo Global Knowledge ............................................................................................................... 38 Figuur 30: Logo ECT ........................................................................................................................................ 38 Figuur 31: Logo Microsoft .............................................................................................................................. 38

4

Begrippenlijst Besturingssysteem

De software die ervoor zorgt dat alle andere software op de computer met de hardware van een computer kan werken. Met een computer zonder besturingssysteem kan bijna niets gedaan worden. Engels: operating system (OS) Voorbeelden: Windows, Linux, Mac OS X

Cloud

Het aanbieden van software, opslagruimte en data online. Voorbeeld: Bestanden opslaan en raadplegen via MS OneDrive

Desktop

Grafische gebruikersinterface met pictogrammen. Synoniem: bureaublad

Firmware

Programma-instructies die in een leesgeheugen zijn opgeslagen; de door de fabriek geïnstalleerde software in een apparaat of chip. Synoniem: microcode

Hardware

De apparatuur, het tastbare van een computer.

Interface

De wijze waarop een programma zich aan de gebruiker toont.

Intranet

Een netwerk binnen een bedrijf dat dezelfde methode en technieken gebruikt als het internet. Er is niet specifiek een internetverbinding voor nodig en is beveiligd door de organisatie.

MA

Afkorting voor management assistant

MS

Afkorting voor Microsoft

SCCM

Afkorting voor System Center Configuration Manager Dit is het centrale beheersysteem van Microsoft voor de inventarisatie en monitoring van hard- en software en de distributie van software en besturingssystemen naar de gebruikers. Een systeembeheerder kan dit softwarepakket kopen en installeren op een server, zo kan hij dit systeem gebruiken om het eigen netwerk te inventariseren.

Software

Programma’s op een computer.

5

Update

Een programma dat in een ander programma wijzigingen aanbrengt om zo het programma gelijk te maken aan een nieuwere versie. Meestal gaat het om een kleine wijziging, bijvoorbeeld om een fout te herstellen. Hierbij wordt het volgnummer van de versie aangepast. Voorbeeld: Microsoft Office 2010 versie 14.2.4 naar Microsoft Office 2010 versie 14.2.5

Upgrade

Het vervangen van hardware of software door nieuwe versies of betere onderdelen. De volledige versie van het programma wordt dus gewijzigd. Voorbeeld: Microsoft Office 2010 naar Microsoft Office 2013

Webcontent

De tekstuele en (audio)visuele inhoud van een pagina.

6

Inleiding Deze bachelorproef is tot stand gekomen door mijn interesse voor de module Office and Media Tools van de opleiding Office management aan Howest Brugge. Tijdens de lessen leerde ik efficiënt en professioneel werken met programma’s van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, Visio enzovoort). Zowel basistools als geavanceerde opties kwamen aan bod. Ik legde drie Microsoft Office Specialist-testen af en heb een MOS-certificaat behaald voor zowel MS Excel, PowerPoint als Word 2010. In de loop van de opleiding werd een nieuwe versie van Microsoft Office uitgebracht en dit interesseerde me. Ik wilde weten wat er veranderd was en ook de strakkere lay-out sprak me aan. Toen ik op mijn vakantiejob in cultuurcentrum Scharpoord Knokke-Heist op een computer met Microsoft Office 2003 diende te werken, vroeg ik mij af of dat wel nog efficiënt genoeg was. Het besturingsprogramma was ook verouderd: Windows XP. Ik wilde graag weten welk effect het heeft op (het werk van) een MA als bedrijven steeds hun software gaan upgraden, of die veranderingen goed worden opgevangen en of datgene wat vernieuwd is ook effectief wordt uitgelegd aan de gebruikers. Passen ze zich gemakkelijk aan de nieuwe versie aan of is een eventuele lay-out-verandering een probleem? Zijn er andere zaken die problemen/aanpassingen veroorzaken? Beïnvloedt de softwareversie het efficiënt, vlot en creatief werken van de management assistant? Vanuit deze nieuwsgierigheid heb ik een structuur opgesteld. In het eerste hoofdstuk stel ik de software Microsoft Office voor met de belangrijkste veranderingen in de voorbije tien jaar. Hierbij baseer ik me vooral op de standaardprogramma’s omdat dit de meest gebruikte programma’s zijn binnen de bedrijfswereld. Daarna beschrijf ik mijn onderzoeksmethode. Vervolgens bespreek ik het upgrade-gedrag van tien organisaties in regio Brugge en pas dit toe op management assistants. Office is een gedeponeerd handelsmerk van Microsoft. In deze bachelorproef gebruik ik consequent de schrijfwijze Microsoft Office of Office wanneer het om de software zelf gaat. Bij aanduiding van programma’s kort ik Microsoft af, bijvoorbeeld MS Word 2010. Met mijn bachelorproef kan ik bedrijven helpen om hun MA’s nog beter of efficiënter te laten werken. Ik wil uiteraard geen bedrijven verplichten om hun upgradegedrag aan te passen, ik kan hen wel suggesties geven in functie van het welzijn van hun management assistant(s) en hun werk.

7

1

Microsoft Office

1

Microsoft Office

Microsoft Office, een softwarepakket dat door Microsoft Corporation ontwikkeld werd, bevat verschillende programma’s zoals MS Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher en Word. Het is de meest courant gebruikte software in de westerse wereld (Business Dictionary). De vier basisprogramma’s van Microsoft Office zijn afgebeeld in figuur 1. Voor mijn onderzoek heb ik me dan ook vooral op deze basisprogramma’s gefocust. Zoals bij elke andere software moeten er van tijd tot tijd updates en upgrades verwezenlijkt worden om de software op punt te stellen. Het eerste hoofdstuk behandelt de belangrijkste veranderingen in de evolutie van Microsoft Office. De versievergelijking begint bij Microsoft Office 2003 en gaat tot de nieuwste versie: Microsoft Office 2013. Niet elke upgrade binnen de kantoorsoftware Office bracht even grote of ingrijpende veranderingen met zich mee. Hierna worden de belangrijkste verschillen verder uitgewerkt per versie; screenshots van elke versie ondersteunen de tekst. Daarna volgt een schematische samenvatting van de belangrijkste veranderingen per versie. Vervolgens leg ik de werking van Office 365 uit en werp ik een blik op de toekomst van Microsoft Office.

Figuur 1: De basisprogramma's van Microsoft Office: (v.l.n.r.) MS Outlook, Excel, PowerPoint en Word

Hoofdstuk 1: Microsoft Office

9

1.1

Versievergelijking

Figuur 2: Logo Microsoft Office 2003

Figuur 3: Schermafbeelding Microsoft Word 2003


10

1.1.1

Nieuw in Microsoft Office 2003

Microsoft komt met Microsoft Office 2003 op de markt in 2003. De nieuwe versie van Office is vooral voor de bedrijfswereld en zakelijke gebruiker interessant: Microsoft Office 2003 gaat voor teamwork. De softwarefabrikant laat werknemers beter samenwerken en integreert kantoorapplicaties in de rest van de bedrijfsprocessen. Ook het automatisch verkrijgen van de meest recente versies van documenten is een nieuw gegeven in 2003 (Meuleman, 2004). Een van de belangrijkste verschillen met de voorganger, Microsoft Office XP, is de aanwezigheid van XML-functies. Extensible Markup Language, XML, is een nieuw tekstformaat voor het interactief maken van webcontent. MS InfoPath maakt het bijvoorbeeld mogelijk om dynamische formulieren voor het inter- of intranet te creëren en in te vullen. Ook MS Excel, Word en de database Access hebben nu XML-functies (Meuleman, 2004). In de standaardprogramma’s van Microsoft Office 2003 ondergaat enkel MS Outlook noemenswaardige veranderingen. Met een betere spambestrijding is het comfortabeler en veiliger mailen en de nieuwe interface en de pop-up bij een nieuw inkomende e-mail maken het programma gebruiksvriendelijker. In MS Word, Excel en PowerPoint is praktisch alles hetzelfde gebleven. Enkel de helpfunctie is overal vernieuwd en verbeterd (Meuleman, 2004). Tot op vandaag is Microsoft Office 2003 een vaak gebruikte versie van Microsoft, zowel op privécomputers als in bedrijven. Het is de laatste versie met de klassieke menu’s en symbolen (Microsoft Office Geschichte, 2014).


11



Figuur 6: Het lint in Microsoft Word 2007 met (1) tabbladen, (2) groepen en (3) opdrachten

Figuur 7: Het startscherm van Microsoft Outlook 2007 met menubalken


12

1.1.2


Waar knoppen in Microsoft Office 2003 en in eerdere versies in zo’n dertig werkbalken opgedeeld stonden (zie figuur 3), zijn opdrachten nu te vinden in het programma-overschrijdend lint zoals in figuur 6. Voor de gebruiker is dit een grote verandering. In het lint zijn tabbladen in groepen verdeeld waaronder opdrachten snel en gemakkelijk terug te vinden zijn. Enkel in het dagdagelijkse product Outlook is het lint nog niet volledig geïntegreerd en blijft de werking dus grotendeels gelijk (Penen, 2007; Goethals, 2015 – persoonlijke communicatie). Op het startscherm van Outlook staan nog de gewone menubalken, zoals te zien is in figuur 7. Bij bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuw e-mailbericht, krijgen gebruikers wel het lint te zien (figuur 8). Dit is ook zo bij het maken van een nieuwe afspraak in de agenda, bij de creatie van een nieuwe contactpersoon enzovoort (Ronsse, 2015 – persoonlijke communicatie). Merk op dat de knop ‘Bestand’ is verdwenen en vervangen door de Microsoft Officeknop. Penen voegt hier nog aan toe dat de vandaag alom bekende ‘Thema’s’ en de werkbalk ‘Snelle Toegang’ in de versie van 2007 zijn toegevoegd. Microsoft past ook de extensie van de documenten aan, maar zorgt voor voldoende compatibiliteitsvoorzieningen. Opnieuw is de helpfunctie veranderd en is de Officeassistent uit vorige versies volledig vervangen door het Office Helpsysteem en Microsoft Office Online (Penen, 2007; Microsoft Office Geschichte, 2014).

Figuur 8: Een nieuw bericht in Microsoft Outlook 2007


13




14

1.1.3


Het lint dat in de vorige versie werd toegevoegd, kan nu ook eenvoudig geminimaliseerd worden zodat er extra werkruimte vrijkomt op het beeldscherm. Er zijn nieuwe plakopties, meer beeldbewerkingsmogelijkheden en nieuwe afbeeldingsindelingen voor SmartArt-afbeeldingen (Penen, 2011; Microsoft Office Geschichte, 2014). Naast deze kleine aanpassingen is vooral de backstageweergave een belangrijke verandering ten opzichte van eerdere versies van MS Office. In deze weergave, zie figuur 11, is er toegang tot alles wat niet in het document zelf aanpasbaar is: opties, eigenschappen, afdrukken enzovoort. Het is ook mogelijk om zelf tabbladen met groepen en opdrachten toe te voegen aan het lint. De Microsoft Officeknop die in 2007 geïntegreerd werd, is weer vervangen door de vertrouwde ‘Bestand’-knop uit de versies daarvoor (Support Office & Penen, 2011). Microsoft lanceert samen met Office 2010 het mobiele platform: Microsoft Office Mobile. De cloud wordt steeds belangrijker en naast de klassieke desktopvarianten bestaan MS Excel, OneNote, PowerPoint en Word nu ook als webbrowservarianten (Microsoft Office Geschichte, 2014).

Figuur 11: Backstageweergave Microsoft Word 2010


15

1.1.4


Figuur 12: Logo Microsoft Office, sinds 2013


Het eerste wat opvalt bij het opstarten van Microsoft Office 2013, is het nieuwe uiterlijk. Verder is er een leesmodus beschikbaar in MS Word alsook de mogelijkheid om op opmerkingen te reageren. Daarnaast is er een presentatieweergave toegevoegd in MS PowerPoint zodat de volgende dia en notities zichtbaar zijn voor de presentator tijdens de presentatie. Alle andere functies zijn over het algemeen gelijk gebleven, maar Microsoft wil met Office 2013 nog intensiever inspelen op cloud computing. Zo kan elk Officedocument rechtstreeks in de cloud opgeslagen worden via het geïntegreerde MS OneDrive, wat in eerdere versies SkyDrive heette (Microsoft Office Geschichte, 2014).


16

1.2

Schematisch

De voornaamste aanpassingen van MS Office 2003, 2007, 2010 en 2013 zijn hieronder nogmaals schematisch opgesomd. MS Office 2013 MS Office 2010 MS Office 2007 MS Office 2003 •Bedrijfswereld •XML-functies •MS Outlook interface

•Introductie lint •Thema's toegevoegd •Help aangepast

•Introductie backoffice •Lint aanpassen •Beeldbewerkingsmogelijkheden

•Cloud storage: MS OneDrive •Strakker design

Figuur 14: Samenvattende tabel met voornaamste veranderingen van Microsoft Office 2003 tot 2013

1.3

Office 365

Figuur 15: Logo Office 365

Naast de klassieke desktopvarianten biedt Microsoft met Office 365 een bureaupakket in de cloud aan en dit zowel voor privégebruikers als bedrijven. De ‘gewone’ Office-suites, bv. Office 2013, bevatten de programma’s als MS Excel en Word, ze zijn beschikbaar als eenmalige aankoop voor het gebruik op één pc (Microsoft, 2015). Office 365 bevat dit bekende Officepakket, plus functies waarbij gebruikers beter kunnen samenwerken. Het werkt zichzelf automatisch bij, gebruikers hebben dus telkens de laatste versie van MS Excel, Word en de andere programma’s (Microsoft Office Geschichte, 2014; Microsoft, 2015). Via pc, tablet en/of smartphone passen gebruikers hun documenten aan en is het mogelijk die onmiddellijk met anderen te delen. Bovendien volgt Microsoft met Office 365 de ‘Bring Your Own Device-trend’. Waar Office 2013 (en eerdere versies) een licentie aanbiedt voor apparaten, creëert de softwarefabrikant met Office 365 personenlicenties: elk individu kan de software op verschillende apparaten installeren naargelang zijn abonnement (Microsoft Office Geschichte, 2014; Microsoft, 2015).


17

1.4

Wat brengt de toekomst?

Figuur 16: Fictief logo Microsoft Office 2016 ©Lisa Carette

Office 2016 In het najaar van 2015 komt Microsoft Office 2016 uit. Een enorme revolutie zoals de overgang van Microsoft Office 2003 naar 2007 (introductie van het lint), wordt het niet. De gelijkenissen met de 2013-versie zijn groot, al zouden de achtergrond en de knoppen over het algemeen donkerder ogen (Van Leemputten & Doorenbosch, 2015). Volgens verschillende bronnen herintroduceert Microsoft een oude bekende. De Office-assistent Clippy, afgebeeld in figuur 17, zou zijn functie van intelligent hulpje terugkrijgen en de gebruikers op een interactieve manier wegwijs maken in de verschillende programma’s. Clippy, die al dan niet dezelfde naam behoudt, was ook al trouw aanwezig in de versies van Microsoft Office 97 tot en met 2003 (Van Leemputten en Doorenbosch, 2015). Volgens de general manager van de Officebedrijfseenheid, Julia

Figuur 17: Clippy, de Officeassistent, zou zijn terugkeer maken in Microsoft Office 2016

White, is de 2016-versie de rijkst uitgeruste versie voor iedereen die met een muis en toetsenbord werkt. In MS Outlook kunnen gebruikers nu ook alle MS Word-eigenschappen gebruiken, die te benaderen zijn vanuit het lint (Doorenbosch, 2015).

Office 365 Microsoft focust zich nu vooral op de Office 365-formule; toch is het van plan om de losstaande Officeversies te blijven aanbieden, zo zou er ook een aparte versie beschikbaar zijn van Office 2016 die geoptimaliseerd is voor Windows 10 (Doorenbosch & van der Ven, 2015).


18

2

Onderzoeksmethode

2

Onderzoeksmethode

In hoofdstuk twee start ik vanuit een aantal onderzoeksvragen. Mijn onderzoeksmethode helpt me een antwoord te vinden op de volgende vragen: Hoe vaak krijgen de medewerkers, en vooral management assistants, te maken met nieuwe Officeversies? Welke begeleiding voorziet de organisatie daarbij voor haar medewerkers? Hoe staan management assistants tegenover die begeleiding? Wat zijn de redenen om wel of niet te upgraden? Om hierover uitsluitsel te krijgen, doe ik onderzoek in een aantal bedrijven.

De bedrijven De tien bedrijven waarover ik schrijf, zijn gelegen in de regio in en rond Brugge, waar ik woon. Ik spreek een groot aantal organisaties aan waar er een management assistant werkzaam kan zijn, maar elimineer hierbij de bedrijven in de ICT-sector. De bedrijven die meewerken aan mijn onderzoek zijn zowel kleine, middelgrote als grote organisaties uit verschillende sectoren, zoals ook gemeentebesturen, een school en een politiezone. Op de volgende bladzijde staat een alfabetische lijst van deze bedrijven.

Mijn onderzoek Ik doe kwalitatief onderzoek aan de hand van een reeks half gestructureerde interviews waarbij ik als leidraad voor een gesprek de vragenlijst in bijlage 1 gebruik. Voor deze interviews pas ik verschillende methodes toe: telefonische en klassieke interviews en daarnaast ook digitale vragenlijsten zoals in bijlage 2 en 3. Het doel van mijn onderzoek is om een zicht te krijgen op de situaties binnen verschillende bedrijven op het vlak van software-upgrades. Bij de telefonische interviews, digitale vragenlijsten en klassieke interviews stel ik dezelfde vragen. Tijdens de gesprekken en uit de antwoorden op mijn vragenlijsten kom ik te weten dat sommige organisaties externe partners aanstellen om opleidingen te voorzien in het kader van een nieuwe software of een nieuwe versie. Deze externe organisaties contacteer ik ook nadien.

Hoofdstuk 2: Onderzoeksmethode

20

Alfabetische lijst van de organisaties waar ik een interview heb afgenomen of die een digitale vragenlijst ingevuld hebben : APM Terminals Zeebrugge Type organisatie: multinational Interviewmethode: telefonisch interview Geïnterviewde personen: Tom Dauwe, Assistant IT Manager en Evelien Roels, management assistant Basisschool De Leeuw Zedelgem Type organisatie: kmo Interviewmethode: digitale vragenlijst Geïnterviewde personen: Stijn Decat, stagiair ICT, Sandra Devos en Marleen Huysentruyt, administratief medewerkers + onthaal en secretariaat CC Scharpoord Knokke-Heist: cultuurcentrum Type organisatie: vzw Interviewmethode: interview Geïnterviewde personen: Dimitri Lefevre, diensthoofd ICT Gemeente Knokke-Heist en Maureen Vermeersch, coördinator administratie en onthaal CC Scharpoord

Christelijke Mutualiteit Brugge Type organisatie: groot Interviewmethode: digitale vragenlijst Geïnterviewde persoon: Koen Dauw, diensthoofd informatica

Gemeente Zedelgem Type organisatie: groot Interviewmethode: interview Geïnterviewde persoon: Joris Schutyser, diensthoofd ICT en medewerker communicatie


21

Marine Harvest Consumer Products Type organisatie: groot Interviewmethode: interview Geïnterviewde personen: Joachim Delameilleure, IT Systems Manager Belgium en Julie Ciers, management assistant

Politiezone Damme/Knokke-Heist Type organisatie: groot Interviewmethode: digitale vragenlijst Geïnterviewde persoon: Gudrun Raeman, ICT consulente

Randstad Brugge: interimkantoor Type organisatie: groot Interviewmethode: telefonisch interview Geïnterviewde persoon: Véronique Dutrieu, management assistant

Slabinck nv Type organisatie: kmo Interviewmethode: interview Geïnterviewde persoon: Kim Loose, directiesecretaresse en onthaalmedewerker

Van Gansewinkel Milieuzorg Type organisatie: groot Interviewmethode: digitale vragenlijst Geïnterviewde persoon: Marijke Heeze, management assistant


22

Alfabetische lijst van de organisaties waar ik via e-mail en telefoon informatie over opleidingen en Microsoft Office verkregen heb:

Assistant Plus Contactpersoon: Jens Martens, Personal assistant

Cegeka Contactpersoon: Bart Van Hove, Learning & Development Manager

Cevi NV Contactpersoon: Guido Ronsse, Productbeheerder Midoffice en Cobra + Opleider Cevi

Cevora Contactpersoon: An Bollen, Senior medewerker studiedienst

ECT (via Global Knowledge) Contactpersoon: Benjamin Moeneclaey, Training coordinator

Orbid Contactpersonen: Andy Vancoillie, Consultant en Applicatiemanager en Willem Goethals, Senior System Engineer

Xylos (via Assistant Plus) Contactpersonen: Xylos-team en Joris Verstraeten, Senior IT Trainer


23

3

Casestudy Microsoft Office-upgrades in tien organisaties in regio Brugge

3

Casestudy: Microsoft Office-upgrades in tien organisaties in regio Brugge

In hoofdstuk drie onderzoek ik het gebruik van Microsoft Office in tien organisaties in regio Brugge. Hierbij bespreek ik als eerste de versies binnen deze bedrijven. Welke versies zijn de meest gebruikte? Wanneer schakelt men over naar een nieuwere versie? Waarmee moet men rekening houden bij de integratie van een nieuwe Office op de werkvloer? Daarna volgt de overgang tussen deze versies; niet in elk bedrijf verloopt dit op dezelfde manier en op hetzelfde moment. Om de medewerkers te helpen, voorzien de meeste bedrijven een vorm van begeleiding. Hiervan bestaan er verschillende soorten waaronder externe opleidingen en interne begeleiding die op het einde van dit hoofdstuk worden toegelicht. Ook situaties waarbij medewerkers het zonder georganiseerde begeleiding moeten stellen, kaart ik aan.

3.1

De versie van Microsoft Office

In het merendeel van de organisaties werken de medewerkers nog niet met de laatste nieuwe versie van Microsoft Office. De redenen hiervan zijn van verschillende aard en komen verder aan bod. Het komt ook voor dat er meerdere versies van Office naast elkaar draaien in een enkel bedrijf, soms is dat om compatibiliteitsredenen. Onderstaande grafiek geeft weer welke versie de tien bedrijven uit mijn onderzoek gebruiken. Acht bedrijven zijn sinds het jaar 2010 overgestapt naar Microsoft Office 2010 of 2013, hetzij meteen na de invoering ervan, hetzij later. Twee bedrijven gebruiken nog voornamelijk Officesoftware die minstens acht jaar oud is. In deze bedrijven is wel op sommige computers al Microsoft Office 2010 geïnstalleerd naast de versie van 2003 of 2007.

Office 2010 40%

Office 2003 10%

Overig 20%

Office 2013 40%

Office 2007 10%

Figuur 18: De (voornaamst) gebruikte Microsoft Officeversie binnen tien bedrijven in regio Brugge

Hoofdstuk 3: Casestudy

25

3.1.1

Verschillende Officeversies binnen een bedrijf

Een veelvoorkomende situatie is dat de medewerkers met verschillende versies van Microsoft Office werken binnen hetzelfde bedrijf en zelfs binnen dezelfde afdeling. De ene medewerker werkt dan bijvoorbeeld met MS Word 2010 en de andere met Word 2013. In bepaalde bedrijven valt de komst van een nieuwe versie samen met de invoering van een nieuwe computer. Dit is onder andere het geval bij Slabinck; de directiesecretaresse getuigt: “De upgrades gebeuren niet voor alle computers in een keer, ik weet dat er nu nog steeds enkele pc’s op Windows XP draaien. Mijn computer werd in september vervangen omdat virussen hem geteisterd hadden, hij draaide nog op Windows XP. Die pc-vervanging ging samen met de komst van een nieuwe Officeversie.” (Directiesecretaresse, Slabinck) Niet alle computers worden bijgevolg op hetzelfde moment vervangen of van een Office-upgrade voorzien. In de gemeentelijke diensten van Knokke-Heist vervangen of upgraden ze al hun computers binnen een periode van vier jaar. Bij Gemeente Zedelgem spreiden ze eveneens deze actie over een periode van twee jaar. In tussentijd realiseren ze geen al te grote updates of upgrades. “In 2008 werd elke pc geüpgraded in twee maand tijd. Nu verspreiden we dat over een periode van twee jaar.” (Diensthoofd ICT, Gemeente Zedelgem) “450 computers worden in een periode van vier jaar van een nieuwere versie voorzien. In het eerste jaar zijn dat 100 computers, in jaar twee 120 computers en de rest verdelen we over de volgende twee jaren.” (Diensthoofd ICT, Gemeente Knokke-Heist) De redenen in Knokke om dit proces te spreiden over een langere periode, zijn enerzijds omdat deze werkwijze historisch gegroeid is en anderzijds tijdgebonden en organisatorisch. De ICT-dienst heeft drie volledige maanden nodig om 120 computers te vervangen of te upgraden en moet eveneens rekening houden met onder andere verlofdagen en onverwachte problemen. Het diensthoofd ICT voorspelt wel dat dit in de toekomst sneller kan gaan: de technologie is voldoende gewijzigd zodat ze deze taak veel vlugger kunnen uitvoeren. Met Office 365 gebeuren de upgrades vanzelf. In Basisschool De Leeuw in Zedelgem en bij Van Gansewinkel zijn ze onlangs overgestapt op dit abonnement. In bepaalde gevallen voorziet de ICT-dienst slechts voor enkele medewerkers een upgrade. Dit is telkens in functie van de doeleinden en werkgerelateerde noden van die medewerker.


26

“Mits motivatie en toestemming van de chef is het mogelijk om enkel te upgraden voor de management assistant. Zo’n uitzonderingen worden gemaakt, maar dan moet er wel een goede reden zijn. Soms willen anderen dat dan ook, maar dat kost te veel en dan voeren we dat niet door.” (IT Systems Manager, Marine Harvest) “De doeleinden zijn doorslaggevend voor een al dan niet betere pc. Als iemand de hele dag Autocad of Photoshop nodig heeft, dan krijgen ze uiteraard een betere computer. Alle andere medewerkers hebben normaal gezien hetzelfde.” (Coördinator Administratie en Onthaal, CC Scharpoord) Het is bij Marine Harvest en CC Scharpoord dus wel degelijk mogelijk om voor de management assistant een upgrade te realiseren wanneer het bedrijf zelf niet volledig overstapt naar de nieuwe versie. Zowel de ICT-dienst als de management assistant zelf zijn echter niet overtuigd: “Onze Officelicenties zijn pc-gebonden en iedereen kan op elke pc inloggen. Het is dan ook het gemakkelijkst als overal dezelfde versie op staat, zowel van Officeprogramma’s als andere software.” (ICT-consulente, Politiezone Damme/KnokkeHeist) “Op zich heb ik geen nood aan de nieuwe versie, Microsoft Office 2010 heeft een voldoende stevige basis om op verder te werken.” (Management assistant, Marine Harvest) “Enkel voor mij een nieuwe versie? Neen. Dat zou te veel problemen geven bij het uitwisselen van documenten. Ik ben ook het aanspreekpunt voor collega’s als zij problemen ondervinden met Microsoft Office. Als ik een andere versie zou hebben, dan kan ik niet meer vanop mijn eigen computer een oplossing bieden omdat er misschien iets veranderd is in het lint.” (Management assistant, APM Terminals) Waar het ene bedrijf ervoor kiest met verschillende Officeversies te werken, vinden andere organisaties het belangrijk dat elke medewerker dezelfde versie heeft als zijn collega’s. Hoewel Microsoft compatibiliteit tussen de verschillende versies mogelijk maakt, lijkt dit voor sommigen toch nog niet vanzelfsprekend. Om collega’s een handje te helpen bij problemen met Office is het tevens gemakkelijker als elke werknemer met dezelfde versie werkt. In bedrijven waar medewerkers geen vaste computer hebben en op elke pc kunnen inloggen, is het bovendien eenvoudiger als op elke pc een identieke versie staat.


27

3.1.2

Compatibiliteit met andere software

Microsoft Office is echter niet de enige software waar bedrijven gebruik van maken. Bepaalde softwarepakketten werken samen met toepassingen van Office, hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks. Het is dan ook een absolute must dat deze programma’s volledig op elkaar afgestemd zijn. Bedrijven hebben vaak backofficesoftware zoals een ERP-pakket, een CRM-pakket of een pakket met zelf ontwikkelde software die kan integreren met Office. Indien deze software evolueert onder de vorm van nieuwe versies of een nieuwe ontwikkeling, is het mogelijk dat het bedrijf ook qua Officeversie moet evolueren. Omgekeerd is het eveneens mogelijk dat de persoon die een bepaald pakket of bepaalde macro’s ontwikkelt, niet meer voor de organisatie werkt, waardoor de kans groter wordt dat nieuwere versies van Office deze functionaliteit(en) niet meer ondersteunen (Goethals, 2015 – persoonlijke communicatie). Ook in Gemeente Zedelgem zijn ze voor hun Office-upgrades afhankelijk van andere software die compatibel moet zijn met Microsoft Office. Het volgende voorbeeld toont dit aan: “Veel van onze software voor onder andere identiteitskaarten heeft Wordsjablonen nodig om documenten voor de burger af te leveren. Deze sjablonen worden geïntegreerd in de software gebruikt. Een voorbeeld is ‘Belpic’ voor het afleveren van identiteitskaarten. De compatibiliteit van deze software loopt dikwijls een beetje achter op de nieuwe releases van Office. Daarom wachten wij altijd even om over te gaan naar nieuwe versies van Office, pas wanneer compatibiliteit volledig gegarandeerd is, stappen we over. (Diensthoofd ICT, Gemeente Zedelgem) Overstappen naar nieuwe versies van Office gebeurt hier bijgevolg niet meteen en dat hangt dus af van budget en compatibiliteit. Een tweede voorbeeld komt van Politiezone Damme/Knokke-Heist. Daar was de laatste upgrade van Microsoft Office XP naar 2003. Op zich verliep deze upgrade vrij vlot. Naast de versie van 2003 blijft de politie echter nog altijd MS Word 6.0 en Excel 5.0 gebruiken. Deze versies kwamen respectievelijk in het jaar 1993 en 1995 uit (Edwards, 2008; Microsoft Corporation, 2007). De versies zijn meer dan twintig jaar oud, maar kan en mag men nog steeds niet vervangen door een recentere versie. De hogere versies worden nog steeds niet ondersteund, de federale politie verplicht alle politiezones dus om nog met deze verouderde software te werken voor hun toepassing. De 2003-versie is er gekomen om de werknemers toch wat meer mogelijkheden te bieden in het werken met Office. In 2015 schakelen ze bij Politiezone Damme/Knokke-Heist over van besturingssysteem. Windows XP wordt Windows 7 en dan is ook een upgrade voorzien van Office 2003 naar 2010. Intern stellen de medewerkers meer en meer die vraag, omdat ze met de huidige versie de ‘docx-documenten’ (vanaf Microsoft Office 2007) niet kunnen lezen. De eerder genoemde toepassingen daarentegen die Office 2010 niet ondersteunen, zullen in MS Word 6.0 en Excel 5.0 blijven gebeuren.


28

Figuur 19: Microsoft Word 6.0

Figuur 20: Microsoft Excel 5.0

Het derde en vierde voorbeeld hebben betrekking tot testfases. Bij APM Terminals test het moederbedrijf de nieuwe Office uit, bij Gemeente Zedelgem wachten ze de resultaten af uit andere gemeenten. Ook in Gemeente Knokke-Heist staan er twee pc’s bij de ICT-dienst om software op uit te testen. “Eerst wordt alle software in het moederbedrijf uitvoerig getest of het werkt op de nieuwe Windows en met de nieuwe Office. Niet alle software die we in APM gebruiken is al compatibel met Windows 8.” (Assistant IT Manager, APM Terminals) “De nieuwe versie van Office of andere software wordt pas geïntegreerd binnen gemeente Zedelgem als het al uitvoerig getest is in andere gemeenten. Zo worden problemen met compatibiliteit van sjablonen vermeden. Een voorbeeld hiervan kan ik terugvinden bij het aanmaken van identiteitskaarten: dat gebeurt nog steeds niet met de nieuwste versie MS Word.” (Diensthoofd ICT, Gemeente Zedelgem)


29

3.2

De overgang naar een nieuwe versie

De overgang van oudere naar nieuwe versies verschilt van organisatie tot organisatie. In Marine Harvest gebeurt deze overgang consequent om de vijf à zes jaar. Er wordt als het ware telkens één versie overgeslagen en dit is voornamelijk om financiële redenen. Bij Van Gansewinkel daarentegen was de overgang heel plots: Microsoft Office 2003 werd in enkele maanden tijd volledig vervangen door Microsoft Office 2013 en Office 365. Zoals te zien is in figuur 14, zijn niet alle upgrades van Microsoft Office even groot. Voor de volgende versie, Office 2016, verwacht men naast de lay-out en wat extra functies, geen al te grote veranderingen. De programma’s zullen grotendeels op de versie van 2013 lijken. De upgrade die Van Gansewinkel uitgevoerd heeft, kende daarentegen wel heel wat veranderingen. Daarom maak ik een onderscheid tussen geleidelijke en plotse overgangen.

Geleidelijk

Plots

“De overgang was plots: van Microsoft Office 2003 en Windows XP naar de huidige situatie. Nu werken we met Office 365 en Windows 8.” (Management assistant, Van Gansewinkel) Volgens de Senior System engineer van Orbid is de integratie van een nieuwe Officeversie binnen een bedrijf een kwestie van budget, planning en de effectieve noden van het bedrijf. Niet elk bedrijf heeft bijgevolg meteen na het uitkomen van een nieuwe versie behoefte aan of geld voor het aanschaffen ervan (Goethals, 2015 – persoonlijke communicatie). De meest gebruikelijke zaken, zoals het opstellen van een tabel in MS Excel en een brief typen in MS Word, zijn in feite mogelijk binnen elke Officeversie. Vaak gaat het dus over details en extra functionaliteiten die meestal niet kritiek zijn voor de eindgebruiker. Belangrijker is hierbij of het bedrijf gebruik maakt van andere software die eisen stellen voor de versie van Office die de medewerkers gebruiken, cf. het voorbeeld van de identiteitskaarten in Zedelgem (Goethals, 2015 – persoonlijke communicatie). Upgrades uitvoeren kunnen bedrijven hierdoor uitstellen en soms schuiven ze dit op de lange baan. Wanneer de organisatie dan na lange tijd beslist toch een nieuwe versie te installeren, kan deze overgang voor de werknemers vrij plots zijn.


30

De management assistant speelt zelf geen rol in de beslissing over te schakelen op een nieuwe Officeversie. Deze beslissing gebeurt voornamelijk door:

3.3



de ICT-dienst, zoals in Gemeente Knokke-Heist;



het eventuele moederbedrijf, zoals in Marine Harvest;



System Center Configuration Manager (SCCM), zoals in de Christelijke Mutualiteit Brugge.

Begeleiding bij overgang

Net zoals de overgang van bedrijf tot bedrijf sterk kan verschillen, varieert ook de begeleiding die de organisaties hierbij voorzien. Waar bedrijf A investeert in opleidingen en bijscholing op maat voor alle medewerkers, vindt bedrijf B een opleiding over (nieuwe) software overroepen of onnodig en geeft het haar geld liever aan andere zaken uit. Werknemers moeten dan zelf uitzoeken wat er precies veranderd is ten opzichte van de vorige versie waarmee ze werkten.

Zonder begeleiding + Geleidelijke overgang Zonder begeleiding + Plotse overgang

Met begeleiding + Geleidelijke overgang Met begeleiding + Plotse overgang

Figuur 21: Overgang en begeleiding: vier situaties

Door de opdeling van plotse en geleidelijke overgang en bedrijven waar ze wel of geen begeleiding voorzien, zijn er in theorie vier mogelijke situaties waarin medewerkers zich kunnen bevinden. In de eerste situatie krijgen werknemers een vorm van begeleiding nadat ze een tamelijk kleine upgrade van Office hebben uitgevoerd. Een (fictief) voorbeeld: de management assistant van Coca Cola volgt een opleiding nadat haar bedrijf Microsoft Office 2010 heeft vervangen door Microsoft Office 2013. In deze opleiding leert ze de nieuwe lay-out kennen en doorloopt ze alle nieuwe functies, bijvoorbeeld de leesmodus in MS Word. Zie hoofdstuk 1 om te zien wat er nog allemaal veranderd is.


31

In de tweede situatie krijgt de management assistant ook een opleiding, maar is het verschil tussen de oude en nieuwe Officeversie aanzienlijk groter. De MA is gewoon om met de taakbalken en opdrachten van Microsoft Office 2003 te werken tot haar bedrijf plots naar de versie van 2013 overschakelt. Naast de lay-out is ook de fundamentele werking van de programma’s gewijzigd. In de opleiding die ze krijgt, leert ze stap voor stap omgaan met deze nieuwe versie. Als de management assistant deze grote aanpassing zichzelf moet aanleren, bevindt ze zich in de derde situatie: plotse verandering waarbij het bedrijf zelf geen begeleiding voorziet. Deze derde situatie is de minst logische van de vier, net bij een grotere aanpassing zou er meer behoefte zijn aan een opleiding. De vierde en laatste situatie is dan weer logischer: de management assistant schakelt over van Microsoft Office 2010 naar 2013 en onderzoekt hierbij zelf wat er veranderd is. Er is geen georganiseerde begeleiding voorzien door het bedrijf. Deze vier situaties zijn in figuur 21 weergegeven. Bedrijven bieden verschillende vormen van begeleiding aan: extern, intern, op verschillende niveaus, via een fysieke opleiding of online. Hierna bespreek ik de verschillende soorten die ik tijdens mijn interviews ben tegengekomen. Ook de situatie waarbij bedrijven zelf geen opleiding aanbieden, komt aan bod.

3.3.1

Opleidingen door externe partners

Soms maken organisaties gebruik van opleidingen die specifieke opleidingscentra aanbieden. Tijdens de interviews kwamen verschillende opleidingscentra ter sprake en deze heb ik op mijn beurt gecontacteerd.

Figuur 22: Logo Cevi, Centrum voor Informatica

Cevi Cevi is de afkorting voor Centrum voor Informatica en werd opgericht in 1971. Hun opleidingsdienst bestaat ondertussen 25 jaar. In deze periode begeleidde Cevi al duizenden mensen tijdens hun eerste stappen in de informaticawereld. Hun klantenkring bestaat voornamelijk uit openbare diensten: steden, gemeenten, OCMW’s… Guido Ronsse, productbeheerder en opleider binnen Cevi, licht kort de evolutie toe van de gevolgde opleidingen door management assistants, administratief bedienden en directiemedewerkers. Ruim twintig jaar terug gingen de meeste opleidingen die werden gevolgd over de algemene werking van een pc en over het besturingssysteem, meestal Windows. Ook MS Word kon toen op heel wat interesse rekenen bij Cevi’s klanten. Slechts enkelen volgden toen ook opleiding over het rekenblad


32

Excel en slechts heel uitzonderlijk werd ook MS Access gevolgd. Het was toen immers echt de start van de informatisering in de openbare diensten en elke administratieve medewerker moest onderwezen worden in de mogelijkheden van de computer, die de plaats van de typmachine ging innemen. Geleidelijk aan raakten de mensen vertrouwd met Windows en MS Word en groeide ook hun interesse in de andere toepassingen. Meer en meer gingen ze opleidingen volgen over MS Excel, PowerPoint, Publisher en Access. Rond het jaar 2000 is de trend gewijzigd: er worden minder en minder opleidingen over MS Word gevolgd terwijl opleidingen over MS Excel nu wel succesvol zijn. Onderstaande grafiek geeft de procentuele verdeling weer over gevolgde cursistendagen bij Cevi sinds 1995. Als vijf cursisten een opleiding van twee dagen volgen, levert dat tien cursistendagen op. Sommige opleidingen duren echter langer dan andere; basisopleidingen van MS Word en Excel bijvoorbeeld duurden vroeger twee dagen. Opleidingen van MS Access duren doorgaans langer, vroeger zelfs tot vier dagen. Voorbeeld 1: Twee mensen volgen in 1995 een basisopleiding Word. Voor Cevi levert dat vier cursistendagen op. Voorbeeld 2: Diezelfde twee mensen volgen in 1995 een opleiding over Access. Dit levert voor Cevi acht cursistendagen op.

Gevolgde cursistendagen in Cevi (1995-2014, %)

1995

1998

1999 Access

2000 Excel

Outlook

2003

2006

PowerPoint

2009

2014

Word

Figuur 23: Opleidingen in Vlaanderen bij Cevi: cijfers van 1995 tot 2014


33

De voornaamste conclusie die uit deze grafiek volgt, is dat opleidingen van MS Word aanzienlijk minder populair worden en dat opleidingen over MS Excel meer deelnemers aantrekken. De opleidingen van MS Outlook en PowerPoint hebben een beperkte populariteit die schommelen van jaar tot jaar. Doordat MS Access-opleidingen langer duren, resulteert dit in een hoger percentage in cursistendagen. Procentueel zijn er echter minder mensen die voor MS Access kiezen dan voor MS Excel. Tegenwoordig duurt een basisopleiding van MS Word en Excel bij Cevi nog één dag i.p.v. twee. De reden dat Cevi hun opleidingen korter heeft gemaakt, is vooral economisch. Voor hun klanten is het financieel aantrekkelijker als het aantal cursistendagen minder is. Diensthoofden willen hun medewerkers ook niet al te lang missen op de werkvloer. Vaak hebben mensen ook al voldoende aan de basishandelingen, waardoor de opleiders in Cevi zich meer beperken tot de hoofdzaken in deze programma’s (Ronsse, 2015 – persoonlijke communicatie). Ook Bart Van Hove van Cegeka, een full-service ICT-bedrijf dat o.a. de upgrade bij Van Gansewinkel realiseerde, bevestigt de huidige situatie van MS Word en Excel: “De opleiding die bij ons het meest gevolgd wordt door administratieve medewerkers, is met stip op de eerste plaats Excel. In sommige gevallen kan er wel eens een vraag voor PowerPoint zijn, al dan niet samen met presentatietechnieken. Als derde zien we Outlook, maar steeds in combinatie met time management. Word komt nagenoeg niet aan bod.” (Learning & Development manager, Cegeka) Guido Ronsse van Cevi voegt eraan toe dat de opleidingen over Office vandaag in het algemeen minder gevolgd worden dan vroeger. De crisis kan volgens hem hiermee iets te maken hebben, maar het dalende aantal cursisten heeft zeker ook te maken met het feit dat de mensen intussen meer vertrouwd zijn met de Officetoepassingen. Andere, nieuwere toepassingen van MS Office zoals MS OneNote en InfoPath kunnen maar op een matige interesse rekenen. Bij het uitkomen van een nieuw Officepakket verzorgt Cevi vaak opleidingen die de globale nieuwigheden in het pakket belichten, bijvoorbeeld de werking van het lint, de werkbalk ‘Snelle Toegang’ enzovoort. Lesgevers geven dan eerder een demo voor een grotere groep mensen, zoals in Gemeente Zedelgem. “In 2008 was er in Gemeente Zedelgem de overgang van MS Office 2003 naar 2007. Dat was een grote verandering. Er zijn externe opleidingen geweest voor alle medewerkers en dit op drie verschillende niveaus: (1) Mensen die niet zo veel Office nodig hebben, (2) mensen die er toch goed mee moeten kunnen werken en (3) gevorderden en experts. (…) Die opleiding werd zeer positief bevonden bij alle medewerkers, nog steeds werpt het zijn vruchten af.” (Diensthoofd ICT, Gemeente Zedelgem)


34

Figuur 24: Logo Cevora

Cevora Cevora biedt ook dergelijke opleidingen aan. Dankzij de jaarlijkse bijdrage van 55 000 bedrijven in het Aanvullend Paritair Comité voor Bedienden kunnen meer dan 400 000 bedienden gratis een opleiding volgen bij Cevora. Het moederbedrijf van Marine Harvest is ook lid van dat paritair comité en voorziet haar medewerkers geregeld van opleidingen, bijvoorbeeld bij de komst van een nieuwe Officeversie. “Er worden opleidingen voorzien wanneer er een nieuwe upgrade is. Die worden gegeven door externen: Cevora. Zij huren op hun beurt professionals in om de lessen te komen geven. Dit is voor de medewerkers allemaal gratis, ons rijke moederbedrijf financiert de opleidingen.” (Management assistant, Marine Harvest) Bij Cevora volgen in 2014 meer dan veertienduizend mensen een opleiding over één of meerdere Microsoft Officeprogramma’s. Wat meteen opvalt in figuur 25 is dat ook hier ruim twee derde voor MS Excel kiest: de meest populaire opleiding hierbij is ‘Excel modulair’ met maar liefst 6 210 unieke deelnemers in Vlaanderen. Zoals bij Cevi en Cegeka kiezen hier eveneens slechts enkelen nog voor een opleiding van MS Word. Vijftien procent van de deelnemers volgt een opleiding over MS Outlook, ‘Haal het maximum uit Outlook’ is hierbij met stip de meest gekozen cursus.

Cevora opleidingen 2014 (in %) 5,6

2,8

7,7

15,4

68,5

Access

Excel

Outlook

PowerPoint

Word

Figuur 25: Opleidingen in Vlaanderen van Microsoft Office bij Cevora: cijfers van 1 januari tot 31 december 2014


35

Cevora biedt binnen de Microsoft Office-opleidingen ook een cursus aan die speciaal op management assistants gericht is. Hierbij zijn de oefeningen die tijdens de opleiding aan bod komen, toegespitst op de werkzaamheden die een management assistant heeft, bijvoorbeeld het gebruik van verzendlijsten binnen MS Word. Deze opleiding wordt echter niet vaak gevolgd, in 2014 zijn er slechts 28 deelnemers op het totaal van ruim veertienduizend deelnemers. Uit onderstaande tabel is af te leiden dat bedrijven niet meteen overstappen naar de nieuwste software. Twee en drie jaar na de invoering van Microsoft Office 2010 volgen nog meer dan vierduizend bedienden de cursus ‘Upgrade naar Microsoft Office 2010’. Ook voor de 2013-versie is het aantal deelnemers hoger in het tweede jaar na de invoering dan in het eerste jaar. Dit bevestigt de resultaten uit de interviews en vragenlijsten.

Upgrade naar

Upgrade naar

Upgrade naar

Microsoft Office 2007



2008

2 101

2009

4 274

2010

2 728

1 461

2011

974

4 301

2012

191

3 456

2013

121

1 146

144

2014

0

393

592

2015

0

0

33

Figuur 26: Opleidingen bij Office-upgrades bij Cevora


36

Figuur 27: Logo Assistant Plus

Figuur 28: Logo Xylos

Assistant Plus en « ‘Xylos Naast Cevi en Cevora is Assistant Plus een interessante organisatie voor management assistants die o.a. iets meer over Office willen te weten komen. Assistant Plus biedt sinds september 2014 actief webinaropleidingen aan en zijn die nog volop aan het promoten. Deze nieuwe, online manier van training volgen is nog niet zo bekend bij het grote publiek. Sinds januari 2015 tot en met mei 2015 nemen iets meer dan zeshonderd mensen deel, waarbij ongeveer de helft van de deelnemers een opleiding van Microsoft Office volgt. Ook via deze weg kiezen de meeste mensen voor opleidingen rond MS Excel (39 procent van alle Officedeelnemers sinds januari 2015). Na MS Excel volgen MS Outlook en PowerPoint met respectievelijk 33 en 25 procent. Slechts drie procent volgt een opleiding waar MS Word in betrokken is. Dit sluit aan bij de eerder genoemde cijfers van Cevi en Cevora. Bij Assistant Plus verzorgt het bedrijf Xylos de opleidingen van Office. Op de website van Xylos is te lezen dat het bedrijf mensen inspireert met technologie om bij te dragen tot het succes van hun organisatie. Ze bieden, los van Assistant Plus, ook fysieke opleidingen aan waarvan er specifiek bedoeld zijn voor management assistants. Xylos kaart de volgende huidige trends aan: 

kortere opleidingen;



meer focus op de specifieke noden;



meer scenario-gebaseerd leren.

De webinars van Assistant Plus leunen hier dus heel dicht bij aan. Ook de populariteit van MS Excel wordt hier nogmaals bevestigd.


37

Figuur 29: Logo Global Knowledge

Figuur 30: Logo ECT

Global Knowledge en ECT Global Knowledge verzorgt ook Office-opleidingen, o.a. bij CC Scharpoord. Bij Global Knowledge doen ze beroep op hun partner ECT, Executive Computer Training, voor Microsoft Officetrainingen. In hun top tien van de meest gevolgde opleidingen binnen hun opleidingscentrum staan vier MS Excelopleidingen en twee MS Accessopleidingen. Hierbij beaamt ECT wederom de toppositie van MS Excel.

Figuur 31: Logo Microsoft

Microsoft Microsoft voorziet zelf ook ondersteuning voor zijn gebruikers. Bij de overgang van Microsoft Office 2003 naar de fundamenteel veranderde versie van 2007 zorgde Microsoft ervoor dat de vorige versie online beschikbaar bleef voor de gebruikers. Zo konden deze laatsten in de vertrouwde omgeving een optie aanklikken en meteen zien hoe dat in de nieuwe interface werkt. Volgens de Senior System Engineer van Orbid is de nood aan opleiding minder groot wanneer bedrijven deze toepassingen gebruiken (Goethals, 2015 – persoonlijke communicatie).


38

3.3.2

Intern

Bedrijven waar geen externe partners een opleiding komen geven, schakelen vaak hun eigen medewerkers in om collega’s te helpen. Bij van Gansewinkel zorgt de management assistant zelf voor ondersteuning voor de medewerkers. Via de ‘tip van de week’-mail, te zien in bijlage 4 en 5, informeert ze haar collega’s met een weetje om het werk efficiënter te maken. “Ik stuur wekelijks een ‘tip van de week’ naar de collega’s in mijn regio. Hiermee probeer ik ze te helpen om efficiënter te werken in Windows 8 en Office 365. Ik doe dit nu sinds mei 2014 ongeveer.” (Management assistant, van Gansewinkel) Bij Randstad Brugge kunnen de medewerkers vrijblijvend een interne online cursus raadplegen. Deze e-learning bevat een handleiding van de programma’s. Marine Harvest biedt haar medewerkers, naast de fysieke opleiding bij elke upgrade, de mogelijkheid deel te nemen aan de webinars van Assistant Plus. De management assistant kan hierbij zelf kiezen om al dan niet deel te nemen aan een webinar. “We hebben de mogelijkheid om webinars te volgen via Assistant Plus. Het abonnement wordt door onze werkgever betaald. Ik volg regelmatig een sessie mee over de middag, laatst nog één over sneltoetsen. Als management assistant vraag ik zelf die webinars aan en kies ik wat voor mij interessant lijkt.” (Management assistant, Marine Harvest) Bepaalde organisaties, zoals CC Scharpoord, kijken eerst of er intern nood is aan een opleiding of niet. Bij veel belangstelling organiseren ze een (externe) opleiding, is het niet nodig, dan komt er niets. De medewerkers die alsnog meer informatie willen over een bepaald onderwerp, kunnen te rade bij de ICT-dienst. “Dit jaar was er intern niet veel vraag naar een opleiding voor de nieuwe Office. Maar een voorstel tot vorming is altijd mogelijk. Als medewerker moet je dan een vormingsaanvraag indienen. Is er veel interesse, dan kan er een infosessie komen, vaak via een externe partner: Global Knowledge.” (Coördinator Administratie en Onthaal, CC Scharpoord)

3.3.3

Geen begeleiding voorzien

Sommige medewerkers hebben niet het geluk opleidingen te krijgen of vormingsaanvragen te mogen indienen. Bij Marine Harvest subsidieert het moederbedrijf de opleidingen voor de medewerkers en bij Gemeente Zedelgem kregen alle medewerkers een opleiding op hun niveau. Bepaalde organisaties hebben echter deze middelen niet om in dergelijke opleidingen te investeren.


39

Een andere oorzaak kan zijn dat het praktisch onmogelijk is een fysieke opleiding te organiseren voor alle werknemers die met Office werken. Bij APM Terminals werken ze met een ploegensysteem. Werknemers zijn dus nooit allemaal op hetzelfde moment vrij om de opleiding te volgen. Een dubbele opleiding organiseren is dan weer een te grote hap uit het budget en bovendien veroorzaakt dat te veel tijdverlies, dus kiest het management er liever voor geen opleiding te organiseren. Volgens de assistant IT manager van APM Terminals is het geen al te groot probleem dat de organisatie geen opleidingen voorziet, de management assistant daarentegen heeft een andere mening. Zij staat zeker open voor een opleiding bij een nieuwe upgrade, de vraag naar opleiding is overigens intern al meerdere malen gesteld. Ze vindt het jammer dat haar kennis over Office vervaagt naarmate de versies vernieuwen. “Op het moment dat je afstudeert, ben je volledig op de hoogte van de versie waarin je je opleiding gedaan hebt. Een tijdje later vervaagt de fijngevoeligheid en kennis doordat je niet alles meer gebruikt. Dat is jammer. (…) Ik moet buiten de uren mee blijven met de nieuwe software en mezelf informeren wat er is veranderd. Veel verder dan de lay-out bekijken gaat het niet, aangezien er geen tijd is voor meer.” (Management assistant, APM Terminals) Iedereen zou zichzelf moeten informeren over datgene wat er veranderd is. Wegens tijdsgebrek moet dit na de uren, waaruit resulteert dat bijna niemand dit doet. Door haar opleiding Office management, kent de management assistant veel van Office. Zij is dan ook het aanspreekpunt voor collega’s in geval van problemen en vragen. Ook bij Randstad Brugge zijn er nog nooit opleidingen geweest na het installeren van een nieuwe Officeversie. Bij plotse en geleidelijke overgangen kwam al aan bod dat Van Gansewinkel in 2014 overschakelde van Microsoft Office 2003 naar 2013. Bij deze grote overgang werd eveneens geen opleiding voorzien, terwijl de verschillen tussen beide versies aanzienlijk zijn. Hier zorgt de ‘tip van de week’ wel voor extra raadgeving. De reden bij Van Gansewinkel om geen opleiding te geven, is er vooral één van financiële aard. Daarbovenop is het in dit bedrijf praktisch niet makkelijk te organiseren, de medewerkers zitten verspreid over meerdere vestigingen en op de meeste functies moet er doorlopend permanentie zijn. Zoals bij APM Terminals kunnen ook niet alle werknemers in één dag een opleiding volgen.

Op het einde van dit hoofdstuk heb ik antwoord op mijn vragen: Microsoft Office 2010 en 2013 zijn momenteel de meest gebruikte versies in deze tien bedrijven. Het overschakelen van versie verschilt van bedrijf tot bedrijf; compatibiliteit en budget zijn de grootste argumenten om al dan niet over te schakelen. Het begeleiden van werknemers bij de integratie van een nieuwe Officeversie helpt de medewerkers beter om te gaan met de nieuwe software, maar is niet in elk bedrijf mogelijk.


40

4

De visie van de management assistant over Office en zijn upgrades

4

De visie van de management assistant over Office en zijn upgrades

De management assistant speelt, zoals in hoofdstuk drie vermeld, zelf geen rol in de beslissing al dan niet over te schakelen op een nieuwe Officeversie. In dit hoofdstuk ga ik dieper in op de achtergrond van de management assistants die ik geïnterviewd heb en hun mentaliteit op vlak van Microsoft Office.

4.1

Achtergrond management assistant

Net zoals communicatieve competenties bestaan er ook ICT-vaardigheden waarover administratieve medewerkers al dan niet in hoge mate beschikken. Het is logisch dat de ene persoon sneller en beter overweg kan met Microsoft Office dan een andere. Ook de opleiding die de management assistant genoten heeft, speelt een rol bij haar Officekennis. Bij sommige organisaties worden er selectieproeven georganiseerd vooraleer een administratieve functie ingevuld wordt. De lat ligt echter niet overal even hoog: een (uitgebreide) kennis van Microsoft Office is niet overal even belangrijk. Het volgende voorbeeld toont dit aan. Voorbeeld: In CC Scharpoord moesten kandidaten voor een nieuwe administratieve functie tot voor kort een pc-proef afleggen. Zo’n test was vrij simpel: een tekst typen, bepaalde onderdelen in het vet aanduiden, in een specifiek kleur zetten en onderlijnen, een alinea kopiëren en verder in het document plakken, het document op een specifieke plaats en in een specifieke map bewaren enzovoort. In MS Excel ging het niet verder dan de SOM-functie toepassen en een tabel alfabetisch sorteren. Toch slaagde slechts 10% van de kandidaten en is de proef om deze redenen een tijdje geleden opgeheven. De nieuwe administratieve medewerkers van het Knokse cultuurcentrum hebben bijgevolg niet per se een sterke Officekennis nodig om te starten in hun functie. De collega’s van de coördinator administratie en onthaal hebben dan ook meestal geen opleiding gevolgd waarin Microsoft Office aan bod komt. De voorkennis en achtergrond is dus miniem en dat is soms moeilijk om mee samen te werken. De management assistants van o.a. Marine Harvest en APM Terminals hebben een diploma Office management. Hun kennis rijkt wel verder dan de basishandelingen in MS Excel en Word, iets wat de ICT-dienst weet te appreciëren: “De management assistant in ons bedrijf is van de ‘goede generatie’. Ze kan beter met pc’s overweg, heeft een stevigere achtergrondkennis dan onze vorige MA. Als je mee bent met je vak en in je domein dan is dat aangenaam om mee samen te werken.” (IT Systems Manager, Marine Harvest)

Hoofdstuk 4: Visie management assistant

42

4.2

Mentaliteit management assistant

Omgaan met Microsoft Office hangt enorm van de persoon af. Ook de mentaliteit speelt hierbij een rol. Over het algemeen zijn we voorgeprogrammeerd ons op het negatieve te richten. Deze uitspraak van Heath (2010) verklaart dat mensen in het algemeen niet echt open staan voor verandering. Dit geldt ook voor technologische veranderingen, waaronder de vernieuwing van software. In het boek ‘Switch, veranderen als verandering moeilijk is,’ leggen de broers Heath uit dat het belangrijk is om duidelijk te zijn over de gemaakte verandering. Men moet niet zeggen ‘het is veranderd,’ maar wel wat er precies is veranderd. Instructies krijgen zou hierbij een grote hulp zijn (Heath, 2010). Niet iedereen staat echter open voor deze instructies/opleiding: “Om een professionele opleiding in te richten is het van belang dat de personeelsleden open staan voor dergelijke opleiding en dit niet zien als een verplichting. Anders mist de opleiding zijn doel.” (ICT consulente, Politiezone Damme/Knokke-Heist) Er is hier sprake van weerstand van de medewerkers. Verandering kunnen medewerkers ofwel vrijwillig aangaan ofwel zich opgedragen krijgen. Als mensen zich verplicht voelen een opleiding te volgen en als dit daarenboven de enige motivatie is om deel te nemen, dan zal deze opleiding wellicht niet resulteren in een succesvolle bijscholing (Heath, 2010). De management assistant van Marine Harvest daarentegen, die er vrijwillig voor kiest geregeld een webinar mee te volgen, staat meer open voor een algemene opleiding bij de komst van een nieuwe Officeversie dan bijvoorbeeld de medewerkers van de politie in Damme en Knokke-Heist. Ook al heeft deze management assistant een sterke achtergrond qua Office, toch wil ze steeds bijleren en de nieuwe Office tot in detail verkennen. Bij Marine Harvest heeft de MA ook een aanzienlijke Microsoft Office-achtergrond en is zij eveneens geïnteresseerd in extra Office-opleidingen. Een sterke achtergrond resulteert hier in een interesse om steeds erover bij te leren. Dat is niet altijd zo. Sommige medewerkers vinden van zichzelf dat ze de software voldoende hanteren en bijgevolg geen extra opleiding of uitleg nodig hebben. Twee voorbeelden: “Voor mij persoonlijk is een opleiding bij het uitkomen van een nieuwe versie niet nodig. Ik kan goed overweg met Office 365.” (Management assistant, Van Gansewinkel) “Ik denk niet dat er intern nood is aan zo’n opleiding. Zelf wen ik er snel aan. Ik heb zelden vragen over Office en als ik het echt niet weet, dan neemt ‘Orbid’ mijn scherm over via Teamviewer en lossen zij zo het probleem op.” (Directiesecretaresse, Slabinck)


43

In het tweede voorbeeld haalt de directiesecretaresse van Slabinck er hun partner voor ICT bij als ze een probleem heeft met Microsoft Office of een ander programma. In andere bedrijven doen medewerkers vaak dienst op de kennis van de interne ICT-dienst voor hun vragen en problemen met Microsoft Office. Soms gaat het zelfs zo ver dat de medewerkers zelf geen moeite meer doen iets uit te zoeken, zoals in CC Scharpoord: “Hier worden de medewerkers goed ondersteund door de ICT-dienst. Zo gebeurt het dat ze zelf geen moeite meer doen om iets op te zoeken omdat ze weten dat ze hun antwoord bij de ICT-dienst zullen krijgen.” (Coördinator Administratie en Onthaal, CC Scharpoord) Ook bij Randstad Brugge is de aanwezigheid van de ICT-dienst een van de redenen om geen opleidingen te voorzien voor hun medewerkers. Waarom een opleiding volgen als de ICT-dienst ons ook kan helpen? “Bijscholing hebben we niet gekregen bij de vorige installatie van een nieuwe versie van Office. Dat is ook niet nodig, want er is een hoofdkantoor waar de ICT-dienst te allen tijde telefonisch ter beschikking staat van de vragen van de medewerkers. Dat is bij alle grote bedrijven zo.” (Management assistant, Randstad Brugge) Afgezien van de opleidingen is er volgens de management assistants niet echt nood aan een nieuwe versie binnen hun bedrijf. De nieuwigheden zijn vooral details en extra functionaliteiten die meestal niet kritiek zijn voor de gebruiker (Goethals, 2015); de principes van de programma’s blijven echter gelijk: in MS Excel maken we tabellen en berekeningen, in MS Outlook sturen we e-mails en maken agenda-afspraken aan. Het werk van de management assistant kan misschien efficiënter gebeuren, bijvoorbeeld door gebruik van een persoonlijk aangepast tabblad in het lint, door verzendlijsten te gebruiken in MS Word, maar verder zal een nieuwe versie geen drastische invloed hebben op het werk. Ik concludeer hieruit dat de achtergrond van een management assistant wel belangrijk, maar niet evenredig is met de vraag naar en interesse voor een opleiding. De persoonlijke mentaliteit daarentegen speelt hierin wel een rol.


44

Conclusie Microsoft brengt om de drie jaar een nieuwe versie uit van Microsoft Office. Niet elke upgrade brengt echter even grote veranderingen met zich mee. Het grootste verschil tussen twee opeenvolgende versies was bij Microsoft Office 2003 en 2007. Hierbij werd het lint ingevoerd en zo veranderde de fundamentele werking van de programma’s. De volgende versie zal Microsoft Office 2016 zijn en komt uit in het najaar van 2015. Microsoft concentreert zich in de toekomst vooral op Office 365, een bureaupakket in de cloud waarbij de gebruiker via een abonnementenservice steeds de meest recente Officeversie heeft op verschillende (mobiele) apparaten en waarbij bestanden via MS OneDrive in de cloud worden opgeslagen en geraadpleegd. Vooraleer bedrijven overschakelen naar de nieuwe versie, moet aan enkele zaken voldaan worden: is de nieuwe Office compatibel met de andere software waarmee het bedrijf werkt? Is er budget voor een nieuwe versie en zijn er specifieke noden vanuit de medewerkers? Als het bedrijf er uiteindelijk voor kiest een upgrade te realiseren, dan kan dat in korte tijd gedaan worden; deze actie over enkele jaren spreiden, is eveneens niet uitgesloten. Eenmaal de nieuwe software is geïnstalleerd, kunnen bedrijven opteren om een opleiding aan te bieden aan hun medewerkers. Hiervoor spreken ze vaak externe opleidingscentra aan, maar ook de interne ICT-dienst en vaak ook de management assistant bieden hulp bij vragen en problemen. Opleidingen over MS Word hebben in ruim twintig jaar tijd plaats geruimd voor MS Excel, wat momenteel de populairste opleiding is binnen het aanbod van Cevi, Cevora, Assistant Plus en ECT. Ook de duur van de opleidingen is om financiële redenen verminderd. De komst van webinars, een nieuwe online vorm van training, is een prima oplossing voor bedrijven waar om organisatorische redenen geen fysieke opleidingen kunnen plaatsnemen. De rol van de management assistant bij de keuze voor een nieuwe Officeversie, is miniem tot onbestaande. Vaak kan de MA wel een vorming/bijscholing aanvragen bij het management. Management assistants die Microsoft Office in hun studiepakket hadden, kunnen goed overweg met deze software. Al geeft deze kennis niet altijd voldoening en willen ook deze MA’s vaak nog bijleren. Anderen zien geen nut in het volgen van opleidingen en doen beroep op de ICT-dienst wanneer er iets onduidelijk is in MS Word en de andere programma’s. Hoe management assistants met Microsoft Office omgaan, hangt af van de achtergrond en mentaliteit van de persoon zelf. De basisprincipes van de programma’s blijven gelijk over de versies heen: het werk van de management assistant ondergaat dus, afgezien van enkele mogelijkheden om efficiënter te werk te gaan, geen ingrijpende verandering bij een nieuwe versie.

45

Referentielijst en geraadpleegde werken Referentielijst 

Clippy. (2014). Clippy to return in Office 16 for Windows 8, Windows 10 devices. (2014). Geraadpleegd op 27 april 2015 via http://wind8apps.com/clippy-office-16-windows-8windows-10/



Doorenbosch, T. (2015). Office 2016 klaar in tweede helft 2015, meldt Microsoft. Geraadpleegd op 27 april 2015 via http://www.automatiseringgids.nl/nieuws/2015/04/office-2016klaar-in-tweede-helft-2015-meldt-microsoft



Edwards, B. (2008). Microsoft Word turns 25. Geraadpleegd op 12 mei 2015 via http://www.pcworld.com/article/15285/microsoft_word_program.html#slide7



Gartner. (2013). Geraadpleegd op 15 februari 2015 via http://www.gartner.com/it-glossary/



Heath, C. & Heath, D. (2010). Switch, veranderen als verandering moeilijk is. Amsterdam: Pearson Education Benelux.



Mead, N. (2013). What’s new in Office 2013? Geraadpleegd op 22 maart 2015 via http://features.en.softonic.com/whats-new-in-office-2013



Meuleman, G. (2004, januari). Office 2003 gaat voor teamwork. EOS magazine, 1, pp. 96-100.



Microsoft Corporation. (2007). Microsoft Office Excel 97-2007, Binary file format specification. (2007). Geraadpleegd op 12 mei 2015 via http://support.microsoft.com/kb/840817/



Microsoft Office (z.j.). Microsoft Office: definition. (z.j.). Geraadpleegd op 22 maart 2015 via http://www.businessdictionary.com/definition/Microsoft-Office.html



Microsoft Office Geschichte (2014). 25 Jahre Office.(2014). Geraadpleegd op 8 april 2015 via https://portal.telekomcloud.com/produkte/microsoft/25-jahre-office/



News Center Microsoft. (2015). Geraadpleegd op 23 maart 2015 via http://news.microsoft.com/imageGallery/?filter_cats%5B%5D=&filter_cats%5B%5D=2333



Office. (z.j.). Nieuw in Office 2013. (z.j.). Geraadpleegd op 14 maart 2015 via https://support.office.com/nl-be/article/Wat-is-er-nieuw-in-Word-2010-4e27dcda-1deb-44cc-af0ddd5a7f7d84bd



Office. (z.j.). Wat is er nieuw in Word 2010? (z.j.). Geraadpleegd op 14 maart 2015 via https://support.office.com/nl-be/article/Wat-is-er-nieuw-in-Word-2010-4e27dcda-1deb-44ccaf0d-dd5a7f7d84bd



Penen, E. (2011a). Inleiding Microsoft Office 2010. Geraadpleegd op 14 maart 2015 via https://onya.khleuven.be/msoffice/Office2010Algemeen/automatisering.asp

46



Penen, E. (2011b). Nieuw in Office 2007. Geraadpleegd op 14 maart 2015 via https://onya.khleuven.be/msoffice/Office2007Algemeen/nieuw.asp



Van Beurden, M. (2014). Computerwoordenboek. Geraadpleegd op 15 februari 2015 via http://www.pc-tutorials.nl/computerwoordenboek.php



Van der Ven, M. (2015). Probeer Office 2016 voor Mac nu al gratis uit. Geraadpleegd op 27 april 2015 via http://blogs.tijd.be/tzine/2015/03/probeer-vandaag-al-gratis-office-2016-voormac.html



Van Leemputten, P. (2015). Test nu al de nieuwe Office 2016. Geraadpleegd op 27 april 2015 via http://datanews.knack.be/ict/nieuws/test-nu-al-de-nieuwe-office-2016/article-normal532179.html



XML. (2003). Extensible Markup Language.(2003). Geraadpleegd op 18 mei 2015 via http://www.w3.org/XML/

Geraadpleegde werken 

Assistant Plus. (2015). Geraadpleegd op 15 februari 2015 via http://www.assistant-plus.com



Cegeka. (2015). Geraadpleegd op 16 april 2015 via http://www.cegeka.com



Cevi. (2015). Geraadpleegd op 13 april 2015 via http://www.cevi.be



Cevora. (2015). Geraadpleegd op 13 april 2015 via http://www.cevora.be



Global Knowledge. (2015). Geraadpleegd op 13 april 2015 via http://www.globalknowledge.be



Luremans, P. (2008, juni). Het nut van updaten. EOS magazine, 6, pp. 62-65.



Microsoft. (2015). Geraadpleegd vanaf 1 oktober 2014 via http://www.microsoft.com



Uitdebroeck, I. (2014). Change Management [syllabus]. Hogeschool West-Vlaanderen Brugge, Netwerkeconomie en International Business Management.



Xylos. (2015). Geraadpleegd op 15 mei 2015 via http://www.xylos.com

47

Bijlagen

Lijst met bijlagen Bijlage 1:

Gestelde vragen bij de interviews

Bijlage 2:

Digitale vragenlijst voor de management assistant

Bijlage 3:

Digitale vragenlijst voor de verantwoordelijke van upgrades

Bijlage 4:

Tip van de week door de management assistant bij Van Gansewinkel: Sneltoetsen

Bijlage 5:

Tip van de week door de management assistant bij Van Gansewinkel: Openen van een Word-document uit bijlage

49

Bijlage 1: Gestelde vragen bij de interviews Vragen voor de management assistant: 

Wordt u goed bijgestaan door uw organisatie wanneer er veranderingen optreden, bijvoorbeeld als er een nieuwe werknemer/leidinggevende in dienst treedt, als de indeling van de werkplaats wordt veranderd?



Is er een verschil in begeleiding naargelang de werkervaring/achtergrond van de medewerkers/MA’s?



Worden die veranderingen aangekondigd? Lang op voorhand? Via welke weg?



Vindt u dit een goede manier?



Hoe vaak per jaar/vijf jaar/tien jaar krijgt u te maken met upgrades binnen dit bedrijf?



Stel dat er enkel voor de MA een upgrade zou komen, zouden uw collega’s daar dan een probleem mee hebben?



Went u snel aan de nieuwe software? Hoe lang duurt het vooraleer u het gewoon bent? Wat is uw achtergrond m.n. van technologische kennis?



Wat zou u ervan vinden om (een of twee namiddagen) een informatieve sessie te krijgen i.v.m. de nieuwe software, bijvoorbeeld in Howest?



Weet u wat er veranderd is in de nieuwe versie?



Welke versie verkiest u?

Vragen voor de verantwoordelijke van upgrades: 

Houdt de kostprijs van upgrades u/uw bedrijf tegen om updates uit te voeren?



Houdt de kans op bijscholing u/uw bedrijf tegen om upgrades uit te voeren?



Worden er bijscholingen voorzien als een programma geüpgraded wordt?



Wat zou u ervan denken (een of twee namiddagen) mocht Howest informatieve sessies over de nieuwe software zou aanbieden? Zou u geïnteresseerd zijn? – professionele uitleg – ervaren lectoren – nodige materialen



Zou het mogelijk zijn een programma te upgraden enkel voor de MA en niet voor de andere werknemers in het bedrijf?



Zouden collega’s hiermee een probleem hebben of dit discriminerend vinden?



Zou de kost dan gedrukt worden?

Bijlage 1: Gestelde vragen bij interviews

50

Bijlage 2: Digitale vragenlijst voor de management assistant

VRAGENLIJST - MANAGEMENT ASSISTANT Bachelorproef Lisa Carette

Als laatstejaarsstudente Office management aan Howest Brugge dien ik een bachelorproef te schrijven. Mijn onderzoeksvraag is: ‘Wat is de invloed van software-upgrades op een management assistant binnen de organisatie?’ Hierbij focus ik op MS Office. Om een antwoord te formuleren op deze vraag, voer ik onderzoek uit in verschillende bedrijven in regio Brugge. Ik had graag op onderstaande vragen een concreet en gedetailleerd antwoord gekregen. Op de laatste bladzijde is er ruimte voor extra opmerkingen. Alvast bedankt.

1 Algemene gegevens Uw naam: Bv. Tanja Janssens. Naam bedrijf: Bv. Coca Cola Belgium. Soort organisatie: Klein, middelgroot, groot. Verantwoordelijke voor updates: Bv. IT Manager. Versie MS Office waarmee u werkt: Bv. MS Office 2010 Professional. Versie Windows waarmee u werkt: Bv. Windows XP. MS Office zat in mijn lessenpakket tijdens mijn studies:  ja

 neen

2 Laatste upgrade Hoe verliep de laatste upgrade van de software-versie in uw organisatie? (Bijvoorbeeld van MS Office 2007 naar 2010.) Werd deze aangekondigd? Wende u snel aan de nieuwe versie? Wat was de reden van de komst van een nieuwe versie? Datum: ................................................................................................................................................................ Van: MS ……………………………………………….. naar: MS ......................................................................................... Reden: ................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................

Bijlage 2: Vragenlijst management

51

Werd er vanuit uw organisatie een opleiding voorzien? Waarom (niet)? Werd deze intern of extern gegeven? ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. 3 Indien u niet met de recentste versie van MS Office werkt, - wat is hier de reden van?  Kosten

 Opleiding/bijscholing nodig

 Tijdsverlies

 Reden onbekend

 Andere: ............................................................................................................................................................................. - zou u liever met MS Office 2013 werken? ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. 4 Als ik vragen heb over MS Office, dan  vraag ik raad bij mijn collega’s.  neem ik contact op met de IT-dienst van mijn bedrijf.  raadpleeg ik de Help-functie binnen MS Office.  zoek ik mijn antwoord op het internet via een zoekmachine (vb. Google).  andere: ............................................................................................................................................................................. Bijkomende opmerkingen: ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. Indien er nog vragen zijn, aarzel niet mij te contacteren op [email protected].

Bedankt voor uw medewerking.

Bijlage 2: Vragenlijst management

52

Bijlage 3: Digitale vragenlijst voor de verantwoordelijke van upgrades

VRAGENLIJST - VERANTWOORDELIJKE UPGRADES Bachelorproef Lisa Carette

Als laatstejaarsstudente Office management aan Howest Brugge dien ik een bachelorproef te schrijven. Mijn onderzoeksvraag is: ‘Wat is de invloed van software-upgrades op een management assistant binnen de organisatie?’ Hierbij focus ik op MS Office. Om een antwoord te formuleren op deze vraag, voer ik onderzoek uit in verschillende bedrijven in regio Brugge. Ik had graag op onderstaande vragen een concreet en gedetailleerd antwoord gekregen. Op de laatste bladzijde is er ruimte voor extra opmerkingen. Alvast bedankt.

1 Algemene gegevens Uw naam: Bv. Tanja Janssens. Naam bedrijf: Bv. Coca Cola Belgium. Soort organisatie: Klein, middelgroot, groot. Versie MS Office waarmee u werkt: Bv. MS Office 2010 Professional. Datum laatste upgrade: Klik hier als u een datum wilt invoeren. Versie Windows waarmee u werkt: Bv. Windows XP. Datum laatste upgrade: Klik hier als u een datum wilt invoeren. 2 Laatste upgrade Hoe verliep de laatste upgrade van de softwareversie in uw organisatie? (Bijvoorbeeld van MS Office 2007 naar 2010.) Werd deze aangekondigd? Was u er persoonlijk verantwoordelijk voor? ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. Was er vanuit uw organisatie een opleiding voorzien voor de medewerkers? ............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................

Bijlage 3: Vragenlijst verantwoordelijke updates

53

3 Indien u niet met de recentste versie van MS Office werkt, - wat is hier de reden van?  Kosten

 Opleiding/bijscholing nodig

 Tijdsverlies

 Reden onbekend

 Andere: ............................................................................................................................................................................. - wordt de vraag intern gesteld om naar de nieuwe versie over te schakelen? ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. - zou het mogelijk zijn dat er enkel voor de MA een upgrade naar de nieuwste versie van MS Office gerealiseerd wordt? Wat zouden collega’s hiervan vinden? ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. 4 Indien u al met MS Office 2013 werkt, - hoe verliep de aanpassing hiernaar? Kreeg de IT-dienst meer vragen over MS Office? ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. 5 Professionele opleiding Wat zou u ervan vinden om de werknemers van uw bedrijf een professionele opleiding aan te bieden over de nieuwe versie van MS Office? Dit zou één of twee namiddagen in beslag nemen en zou door ervaren lectoren gegeven worden. ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. Bijkomende opmerkingen: ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. Indien er nog vragen zijn, aarzel niet mij te contacteren op [email protected]. Bedankt voor uw medewerking.

Bijlage 3: Vragenlijst verantwoordelijke updates

54

Bijlage 4: Tip van de week door de management assistant bij Van Gansewinkel: Sneltoetsen

Bijlage 4: Tip van de week (1)

55


56

Bijlage 5: Tip van de week door de management assistant bij Van Gansewinkel: Openen van een Word-document uit bijlage


57


58

Bachelorproef. De invloed van software-upgrades op een management assistant. Focus op MS Office. Stefaan Verscheure

Recommend Documents