BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1
Gambaran Umum Objek Penelitian
4.1.1. Sejarah Binus Square BINUS UNIVERSITY pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan komputer jangka pendek yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 dengan nama Modern Computer Course. Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang berkesinambungan, lembaga ini terus berkembang. Pada tanggal 1 Juli 1981, karena banyaknya peminat dan pesatnya pertumbuhan, lembaga pendidikan komputer ini berkembang menjadi Akademi Teknik Komputer (ATK) dengan jurusan Manajemen Informatika dan Teknologi Informasi. Tiga tahun kemudian, tepatnya pada tanggal 13 Juli 1984, ATK mendapat status terdaftar dan berubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Jakarta. Kemudian pada tanggal 1 Juli 1985, dibuka jurusan Komputerisasi Akuntansi, dan pada tanggal 21 September 1985, AMIK Jakarta berganti nama menjadi AMIK BINA NUSANTARA. Dalam usia mudanya, sebuah prestasi emaas ditoreh AMIK BINA NUSANTARA dengan terpilih sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh Depdikbud melalui Kopertis Wilayah III Jakarta pada tanggal 17 Maret 1986. Berkat makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan tenaga-tenaga andal dalam bidang teknologi informasi, pada tanggal 1 Juli 1986, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) BINA NUSANTARA didirikan 54
55
dengan Program Strata-1 (S1) jurusan Manajemen Informatika dan Teknik Informatika. Bersamaan dengan itu juga dibuka jurusan Teknik Komputer (S1). Pada tanggal 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA dilebur dalam STMIK BINA NUSANTARA sehingga terbentuk sebuah lembaga yang menyelenggarakan Program Diploma III (DIII) dan Strata-1 (S1) STMIK BINA NUSANTARA berhasil memperoleh status “Disamakan” untuk semua jurusan dan jenjang pada tanggal 18 Maret 1992, dan pada tanggal 10 Mei 1993 mendapat kepercayaan untuk membuka Program Magister Manajemen Sistem Informasi, salah satu Program Pascasarjana pertama di Indonesia di bidang tersebut. Pada tanggal 8 Agustus 1996, BINUS UNIVERSITY berdiri dan secara sah diakui oleh pemerintah. STMIK BINA NUSANTARA kemudian melebur ke dalam BINUS UNIVERSITY pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga BINUS UNIVERSITY memiliki : Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi, Fakultas Teknik, Fakultas Sastra, Fakultas MIPA, dan Program Pascasarjana. BINUS UNIVERSITY terus mencoba membangun inovasi-inovasi baru guna meningkatkan perkembangan dan kemajuan menuju arah yang lebih baik. Pada tahun 1997, BINUS UNIVERSITY membuat sebuah langkah maju dengan membangun hubungan kerja sama dengan Curtin University Australia. Hubungan tersebut semakin berkembang dan menjadi pelopor dasar dalam mengembangkan kerja sama strategis dengan universitas-universitas terbaik luar negeri lainnya. BINUS UNIVERSITY sebagai suatu universitas swasta terdepan dalam bidang teknologi informasi menyediakan fasilitas modern terbaru yang diperuntukkan bagi para mahasiswa. Internet merupakan suatu ketrampilan dasar
56
dimana setiap mahasiswa harus menguasainya untuk masuk ke dalam dunia maya BINUS UNIVERSITY menyediakan akses internet gratis, wi-fi, laboratorium modern dan terlengkap, dan lain sebagainya. BINUS UNIVERSITY terus berkembang melalui berbagai periode perubahan. Misi BINUS UNIVERSITY untuk menghasilkan lulusan siap terap dan berkualitas telah membawa BINUS UNIVERSITY meraih Sertifikasi ISO 9001 pada tahun 1997. Komitmen BINUS UNIVERSITY pada mutu telah mendorong BINUS UNIVERSITY untuk menerapkan suatu sistem manajemen mutu yang bertujuan untuk menjaga keseluruhan program pendidikan yang telah dibangun. BINA NUSANTARA terus mengembangkan dan menjaga jalinan kerjasama strategis dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang industri teknologi komunikasi dan informasi, seperti CISCO, Microsof, SAP, ORACLE, IBM, Lotus Development Indonesia, Computer Associates, ASUS, ACER, DELL dan lain sebagainya. Mereka membantu BINUS UNIVERSITY dalam menciptakan dan mengembangkan suasana perkuliahan yang bernuansa teknologi dan ilmiah dengan didukung riset dan penelitian terapan. BINUS UNIVERSITY memiliki misi untuk mempersiapkan para lulusannya dalam memasuki dunia kerja global ataupun menjadi seorang wiraswasta. BINUS UNIVERSITY menunjukkan kepedulian terhadap masa depan para lulusannya dengan membentuk BINUS CAREER pada tahun 2002. BINUS CAREER membantu para lulusan dengan menghubungkan mereka ke perusahaan-perusahaan yang sedang mencari calon-calon yang sesuai untuk posisi
57
tertentu dalam skala nasional maupun internasional. BINUS CAREER menyediakan berbagai layanan dalam mencari pekerjaan guna menjembatani para lulusan dengan dunia industri. The Joseph Wibowo Center for Advanced Learning (JWC) merupakan salah satu kampus terbaru dan paling modern BINUS UNIVERSITY yang didirikan pada tahun 2001. JWC terletak di area yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai wilayah. Program yang disediakan oleh JWC terbagi sebagai berikut: 1. BINUS BUSINESS SCHOOLD (BBS) 2. BINUS INTERNATIONAL (BI) 3. EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM (EDP) Berbeda dari tiga kampus BINUS UNIVERSITY yang lain (Kampus Syahdan, Kampus Anggrek dan Kampus Kijang), yang menekankan pada pendidikan berbasis teknologi informasi, JWC lebih memfokuskan pada bidang Manajemen dan Bisnis. JWC telah menerapkan beberapa terobosan inovatif sejak Oktober
2001
dengan
mengembangkan
EXECUTIVE
DEVELOPMENT
PROGRAM yang fokus kepada program pelatihan dan pengembangan Eksekutif, dan juga layanan konsultatif di bidang Manajemen dan Bisnis. BINUS BUSINESS SCHOOL (BBS) adalah perkembangan lebih lanjut dari Program Pascasarjana BINUS UNIVERSITY yang dimulai sejak thaun 1993. BBS menawarkan program di bidang Business Managemnet, Applied Finance, dan Strategic Marketing. BBS memiliki fokus dalam menyiapkan para lulusan memasuki dunia bisnis yang sesungguhnya dengan dibekali keahlian dan
58
pengetahuan yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. BBS memberikan pengetahuan dan keahlian bisnis yang sesungguhanya melalui pendekatan praktek dan simulasi hingga pembelajaran, kurikulim Bisnis terapan yang diseimbangkan antara teori dan metode best practice dalam bisnis, studi kasus, dan proses Collaborative Learning and Field Base Study. BINUS INTERNATIONAL, inovasi lain dari BINA NUSANTARA dan merupakan salah satu program Dual Degree pertama di Indonesia yang dirancang untuk membantu para lulusan dalam membangun karir global yang cemerlang diluncurkan pada tahun 2001. Program yang berupa Single and Double Degree ini terbentuk melalui jalinan kerjasama strategis dengan universitas-universitas terkenal di benua Asia, Australia dan Eropa. Pada saat ini, BINUS INTERNATIONAL
menjalin kerja sama dengan Curtin University of
Technology, Australia; Murdoch University, Australia; Macquarie University, Australia; The Royal Melbourne of Technology (RMIT), Australia; Limkokwing University of Creative Technology, Malaysia dan Cologne Business School, Jerman; Northumbria University, United Kingdom; menawarkan program Computer Science, Informatin System, Marketing, Accounting, Art & Design serta Hospitality & Tourism Management. BINUS INTERNATIONAL menerapkan pola kurikulum student-centered praktis selama dalam proses belajar mengajar. Kurikulum berstandar internasional dirancang di bawah pengawasan akademis dan para praktisi industri yang ahli di bidangnya. Hubungan kerjasama yang baik antara BINUS UNIVERSITY dan universitas luar negeri terkenal membuka
59
kesempatan lebar untuk memperkenalkan para mahasiswa pada pengalaman serta peluang global yang luas. Sebagai inovasi terbaru, BINUS UNIVERSITY membuka 2 fakultas baru pada tahun 2007; Fakultas Psikologi dan Fakultas Komunikasi & Multimedia. Pengembangan yang lebih jauh ini memberikan variasi dari studi program utama IT yang terus berkembang dalam sistem pendidikan yang berbasiskan teknologi informasi. Perkembangan
pesat
BINUS
UNIVERSITY
telah
mendorong
pembentukan suatu pusat pelatihan secara berkesinambungan, yaitu BINUS CENTER pada tahun 2002. BINUS CENTER menawarkan berbagai topik pelatihan di bidang teknologi dan Komunikasi Informasi, Animasi dan Desain, dan pelatihan Bahasa Asing. Selama perkembangan terakhirnya, BINUS CENTER telah memiliki lebih dari 15 cabang di seluruh Indonesia dan terus berkembang pesat. Memahami bahwa pendidikan manusia seutuhnya dimulai jauh sebelum memasuki pendididkan tinggi/universitas, pada tahun 1997 BINA NUSANTARA memulai program sekolah menengah yang berorientasi internasional. Secara khas, sekolah tersebut memadukan kurikulum nasional dengan kurikulum internasional Australia yang memberikan kesempatan bagi para siswa untuk menggali potensial dan minat mereka dalam rangka pre-school mengembangkan mereka secara intelektual, fisik, emosional, sosial dan spiritual. Pada tahun 2003, sekolah menengah tersebut dikembangkan menjadi BINUS INTERNATIONAL SCHOOL Simprug yang menyediakan seluruh program jenjang pendidikan mulai dari
60
hingga high school dengan fasilitas-fasilitas internasional. Saat ini BINUS INTERNATIONAL
SCHOOL
Simprug
telah
menggunakan
kurikulum
International Baccalaureate (IB) dan sepenuhnya terakreditasi sebagai IB School. Dibuka pada bulan Juli 2007 dan dibangun di atas lahan seluas 4 hektar, BINUS INTERNATIONAL SCHOOL Serpong merupakan inovasi terbaru dari BINA NUSANTARA Group yang terus berkembang. Mengacu pada keberhasilan program
BINUS
INTERNATIONAL
SCHOOL
Simprug,
BINUS
INTERNATIONAL SCHOOL Serpong menggabungkah kecanggihan teknologi informasi dan keberanian sumber daya organisasi BINA NUSANTARA dengan filosofi dan strategi pendidikan terbaik yang terbentuk dari pengalaman selama lebih dari 25 tahun. BINUS memberikan pendidikan serta nilai-nilai terbaik dari sebuah sekolah national-plus dari pre-school hingga high-school yang menyediakan berbagai gaya pembelajaran pelbagai kecerdasan, fokus pada penggunaan dua bahasa, bahkan hingga tiga bahasa asing, pendidikan karakter dan budaya inovatif. Setiap orang didorong untuk “berpikir di luar kotak” dalam meningkatkan semua aspek kehidupan kampus, sehingga dengan demikian dapat menghasilkan inovator-inovator yang peduli dan berguna untuk menjadi para pemimpin di masa depan serta memberikan kontribusi dan berpikir ke depan dalam menghadapi tantangan global, regional maupun international. Binus terkenal secara global dan perusahaan tempat menempatkan dirinya sebagai lembaga pendidikan terkemuka. Hal ini telah berkembang dari awal mulanya pada tahun 1970 sebagai lembaga sistem informasi yang telah mencapai penghargaan nasional, penghargaan dan prestise.
61
Kelompok Binus memiliki sejarah dibedakan, salah satu yang telah dipersiapkan dan terinspirasi individu terhormat dan sukses untuk berkontribusi dan unggul di dunia global yang sekarang kita tinggal masuk Komitmen ini telah meningkatkan kelompok Binus tak terkira. Ini adalah satu lagi tonggak sejarah lain dalam sejarah Binus, dengan lain mega proyek menarik, BINUS SQUARE - Hall of Residence. Karena permintaan besar akomodasi gaya hidup para siswa, Binus telah mendengarkan dan menanggapi keinginan mereka. Binus Square ingin memperkaya siswa-siswanya dengan nilai tambah lebih dari sekedar tempat tinggal. A Home away from Home. Terletak pada lahan seluas 1.4 ha dengan total luas bangunan 50.000m2 di daerah Kemanggisan Jakarta Barat, di Jalan Budi Raya, Binus Square merupakan komplek asrama yang menyediakan akomodasi yang nyaman bagi para Boardernya yaitu : mahasiswa aktif Binus University, dosen tamu, dan peserta pertukaran pelajar. Binus Square memiliki 4 gedung berlantai 17. Binus Square dilengkapi dengan fasilitas sambungan internet, keamanan 24 jam, staf maintenance, kafetaria, ruang baca/belajar, ruang santai,fasilitas kebugaran, kolam renang, mesin ATM, kedai swalayan 24 jam, toko alat tulis dan fotokopi. Tersedia juga Guest Room/kamar yang dapat disewa bagi anggota keluarga dari luar kota yang berkunjung ke Jakarta. Misi Binus Square adalah untuk memastikan bahwa perawatan pribadi, rekreasi, kebutuhan akademik, sosial dan keamanan setiap siswa sepenuhnya dipenuhi. Kami telah mendedikasikan tim staf dan dosen yang akan tinggal di Binus Square untuk memenuhi kebutuhan tersebut
62
Binus Square merupakan suatu bisnis usaha yang bergerak di bidang jasa pelayanan asrama. Asrama ini dibuat sebagai permintaan yang begitu tinggi akan tersedianya akomodasi temapat tinggal aman dan nyaman dan terintegrasi dengan kampus BINUS UNIVERSITY. Visi : A Vibrant and Exciting University Boarding Life Misi : People, innovation, Excellence
4.1.2 Struktur organisasi Binus Square Binus Square dipimpin oleh seorang General manager yaitu Ibu Tjia F Tjoe S.kom, MM selaku pimpinan tertinggi yang mengatur jalannya semua operasional di Binus Square. Namum untuk Boarding Operations menjalankan opeasional dibantu oleh seoarang manager yaitu Bapak David Siura selaku Manager Operasional. Divisi Operation dibagi menjadi tiga divisi yaitu, IT division, dan Residence Service division . Boarding operations dipimpin oleh Ibu Paully Taslim, S.Kom selaku koordinator dari boarding operation, IT division dipimpin oleh Bapak Bahtiar Suryadi S. Kom selaku koordinator IT . Residence Service dipimpin oleh Ageng Sulistyorini S. St
Dan
GENERAL MANAGER
GENERAL OPERATION DEPARTMENT
MANAGER
ESTATE DEPARTMENT
MECHANICAL & ENGINEERING
KOORDINATOR
KOORDINATOR
KOORDINATOR
BOARDING OPERATION
RESIDENCE SERVICE / FRONT OFFICE
IT
ISS
PROGRAM DEVELOPMENT CENTER
SECURITY
FINANCE & ACCOUNTING DEPARTMENT
MARKETING DEPARTMENT
64
4.1.3. Aktivitas Operation Team Binus Square Jakarta Divisi operation team dibagi menjadi tiga bagian yaitu, boarding operation, It division dan residence service atau front office. Dalam keseharian mereka bekerja saling berkoordinasi dalam melayani para penghuni asrama selama mereka tinggal di Binus Square. Tiap bagian mempunyai tugas dan fungsi masing masing dalam melaksanakan tugasnya seperti yang dijabarkan secara garis besarnya dibawah ini : A. Boarding Operation : 1. Mengurus proses check in check out para penghuni asrama yang ingin tinggal di Binus square 2. Mengurus alokasi kamar bagi para penghuni asrama 3. Handling complaint dan menjawab feedback 4. Dokumentasi dan mengumpulkan data para penghuni asrama 5. Mengelola web boader portal dan mejadi web admin 6. Menjaga komunikasi atau hubungan baik dengan para penghuni asrama 7. Mengelola fasilitas dan sarana dan fasilitas yang ada.
B. IT Division 1. Memantau dan menjaga jaringan internet di Binus Square 2. Update system yang ada di Binus Square, soft ware dan hardware 3. Mengecek jaringan wifi dan server serta kapasitas 4. Membantu para mahasiswa yang bermasalah dengan jaringan dan komputernya
65
5. Melakukan sosialisasi program dan internet 6. Melakukan maintenance alat dan system serta melakukan perbaikan on the spot atau request dan troubleshout atau shut down total.
C. Residence service : 1. Sebagai perantara antara penghuni asrama dengan pihak managenet 2. Memberikan informasi dari pihak management jika ada boarder masih belum jelas. 3. Memberikan pelayanan kepada para penghuni dalam hal jasa pelayanan dan games maupun fasilitas 4. Handling complaint 5. Operator untuk menjadi perantara anatar divisi maupun penghuni asrama dengan management dalam hal feedback 6. Counter desk mail and package service serta visitor 7. Menjaga hubungan baik dengan para penghuni asrama baik ucapan maupun perilaku. Semua divisi saling membantu dalam hal melakukan pelayanan kepada para penghuni asrama dan membina hubungan baik serta melakukan komunikasi dua arah. Karena tidak adanya divisi, maka semua pekerjaan tersebut dilakukan oleh pihak operation team dan mereka yang menjalankan peranan tersebut. Sebagian besar pekerjaan yang berhubungan dengan aktifitas penghuni asrama yaitu berhubungan dengan operation team,baik dalam hal pembayaran,informasi serta pengelolaan web boarder portal. Dan dimana operation team juga terkadang
66
ikut dalam tenaga akhli sebagi teknisi komunnikasi seperti membuat news dan feature dan memberi nasihat kepada manajemen agar operasional berjalan baik dan bagaimana agar web bisa maksimal dalam menyampaikan informasi serta menjaga komunikasi dua arah agar berjalan efektif antara penghuni asrama dan manajemen. Operation team juga membantu dalam memecahkan masalah yang terkadang timbul di Binus Square Jakarta , maupun membantu pihak lain agar operasional berjalan baik dan penghuni merasa nyaman tinggal di Binus Square.
4.2
Hasil Penelitian Penelitian lapangan mengenai Pengelolaan Web Boarder Portal dalam
Memenuhi Kebutuhan Informasi Mahasiswa di Asrama Binus Square Jakarta. Penelitian dengan metode wawancara mendalam kepada nara sumber dan studi pustaka ini mengalami beberapa kendala dalam prosesnya. Berikut beberapa kendala yang ditemukan oleh penulis selama kegiatan penelitian berlangsung, yaitu waktu dan kesempatan yang dimiliki untuk melakukan wawancara dengan narasumber primer cukup terbatas. Namun hal tersebut dapat diatasi dengan menuliskan pertanyaan-pertanyaan yang menjadi prioritas dalam penelitian ini. Dengan demikian apa yang dipertanyakan oleh peneliti dapat terjawab. Selain itu, kesulitan dalam mengolah data dari hasil wawancara dan juga menjadi kendala. Unsur subjektivitas dalam penelitian kualitatif ini berusaha diminimalkan agar kadar objektivitas hasil penelitian tetap terjaga
67
4.2.1 Website Portal Resmi Binus Square Jakarta Website
web.binus.ac.id/binussquare/boarder pertama kali dibuat tahun
2010. Situs ini memiliki tujuan sebagai feedback boarder,news, informasi, event dan semua tentang aktifitas boarder atau penghuni asrama selama mereka tinggal di Binus Square.1 Awalnya situs ini masih tampilan sederhana dan hanya terdiri dari beberapa fitur saja yang terdapat di dalamnya. Berbagai aplikasi masih sedikit di dldalamnya, karena pada awalnya masih sedikit yang masih tinggal dan dibuat sesuai dengan kapasitas penghuni dan informasi yang dibutuhkan. Adapun pada tahun 2011 semakin banyaknya dan bertambahnya penghuni dan informasi yang dibutuhkan semakin beragam. Maka website mengalami perbaikan dan tambahan informasi di dalamnya. Dalam perkembangan tersebut website boarder portal memiliki beberapa aplikasi seperti : News, Private message, event, Boarder feedback, Room Change, Parking Reservation, Mail and package, history event, Leave confirmation, Binus Maya, Download form, Register internet, My lialibilities, Article. Aplikasi tersebut juga sudah memiliki kolom kolom tersendiri, Berikut tampilan web tersebut :
1
Hasil wawancara dengan bapak Bahtiar
68
Web boarder portal mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan diantaranya ada beberapa kegiatan dan tampilan news yang diperbaharui serta adanya pengambilan package dan mail yang sudah tersusun rapi. Tidak harus turun ke front office beberapa kali untuk menanyakan webiste sudah datang atau belum, mereka tinggal liat di boarder portal saja jika paket sudah datang. Seperti halnya yang di ungkapkan oleh pihak narasumber III mengenai web boarder portal :
69
“Untuk awalnya adalah sebagai media informasi kita ke boarder. Jadi untuk memudahkan kita juga memberikan informasi, jadi gak satu persatu orang kita omongin. Seperti itu. Dan kita juga sudah menyiapkan aplikasi mail dan package, dahulu masih manual dan boarder masih suka bolak balik ke front office mencari paket sudah datang atau belum dan itu dilakukan setiap hari hanya untuk mencari paket, sekarang kan enggak mereka tinggal liat di web dan mereka gak perlu turun naik. Dan selain itu juga kita tambah beberapa fitur news dan kegiatan lainnya.”2
4.2.2. Pengelolaan website Pengelolaan website yang baik dalam rangka mencapai tujuan dapat dilakukan melalui suatu proses yang terencana sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mengunakan 4 tahapan proses agar semua informasi dapat tersaji dengan baik. Berdasarkan hasil penelitian dilapangan dalam mengelola web Boarder Portal, www.binus.ac.id/binussquare/Boarder, Binus Square melakukan pengelolaan tersebut menggunakan metode proses 4 tahap dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa di Asrama Binus Square Jakarta dan ada beberapa hal peneliti yang temukan dibawah ini : 1. Fact finding (mendefinisikan masalah) Langkah awal yang dilakukan Binus Square adalah mendefinikan masalahnya terlebih dahulu untuk mendapatkan suatu informasi yang berkaitan dengan masalah-masalah seperti apa saja yang dibutuhkan 2
Wawancara dengan narasumber III bapak Bahtiar
70
mahasiswa selama mereka tinggal di asrama Binus Square, seperti langkah awal dilakukan oleh Binus Square adalah melakukan pengumpulan data dan fakta tentang apa saja yang akan dibutuhkan para penghuni asrama sehingga mereka bisa mengidentifikasikan masalah dan mengumpulkan data dan fakta yang akurat dengan melakukan pembagian kuesioner atau survei sehingga informasi dapat disajikan dengan baik dan akurat sesuai dengan yang dibutuhkan oleh penghuni asrama. Seperti dengan pernyataan yang di ungkapkan oleh narasumber I berikut ini: “karena disini ada ribuan penghuni asrama yang tinggal. Jadi pasti ada lah sedikit problem, tetapi kita mengunakan border portal untuk berkomunikasi dengan mereka. Biasanya sih ada miss informasi tetapi masih bisa kita tanggani belum menimbulkan masalah. Cuma untuk media informasi buat penghuni asrama. Memang untuk pembuatan web tidak murah,akan tetapi kan web jangkauannya cukup luas dan mudah mengaksesnya. Dan kita juga menggunakan sumber daya manusia dari binus sendiri sehingga dapat menekan biaya tersebut. Saya sih dengan adanya web boarder portal ini agar para mahasiswa dapat berkomunikasi dengan kita, baik dari kita ke mereka maupun dari mereka ke kita kalau ada keluhan, informasi, feedback mereka,yah informasi lah dan fasilitas yang ada di kita,intinya komunikasi dua arah yang ingin saya capai dengan web ini.”3 Dalam mendefinisikan masalah juga dikumpulkan data-data. Data-data yang dikumpulkan maupun hasil temuan terbaru dilapangan yang akan dicari pemetaannya. Jadi web boarder portal ini adalah media komunikasi bagi ribuan penghuni dan dibuat agar jangkauannya luas dan dapat diakses diamana mana dan sebagai sarana komu ikasi dua arah. Hal ini juga dikuatkan oleh pernyataan narasumber II:
3
Wawancara dengan Ibu Tjia F Choe
71
“selama ini riset atau pembagian kuesioner dilakukan oleh Marketing Inteligent dari Binus pusat dan dibantu oleh Departemen PDC (Program Development Center) dan kuesioner yang dibagikan itu mengenai kepuasan selama tinggal di Binus Square dan hanya sedikit yang menanyakan tentang masalah web boarder portal.”4 Dan pihak Binus Square juga berusaha mencari informasi apa yang dibutuhkan dan memetakan kebutuhan para penghuni asrama. Hal ini juga dijelaskan oleh narasumber II seperti berikut ini :
“kedepannya web ini mampu menjadi sarana informasi bagi para penghuni asrama dan memudahkan aktivitas mereka selama tinggal disini, karena informasi yang lengkap dan memadai.dan mereka tidak selalu ke front office untuk menanyakan informasi dan kita juga tidak mesti berulang ulang kali menjelaskan hal yang sama atau informasi yang sama ke setiap penghuni asrama jadi kita tinggal klik dan semua memndapatkan informasi yang sama. Intinya kami ingin mengkomunikasikan pesan dari Boarder ke management, contohnya penyampaian feedback, permohonan pindah kamar, dan izin meninggalkan Binus Square. Kalau dari Management ke Boarder, biasanya mengirimkan private message, news, information, apabila ada paket yang diterima Boarder, terus... informasi liabilites dan visitor yang mengunjungi boarder. Boarder Portal itu sebenernya untuk penyampaian informasi, untuk pencatatan database juga, data-data dari boardernya, kalo misalnya mereka bisa melihat isinya, misalnya ada penerimaan paket bisa dilihat dari situ, kemudian kalau dia mau liat quota listriknya ada berapa ya semua ada di Boarder Portal itu, quota laundry-nya juga keliatan disitu.”5
Narasumber III juga menegaskan kembali seperti berikut: “web boarder portal ini menjadi media komunikasi dan komunikasi timbal balik antara penghuni asrama dan manajemen begitu pula sebaliknya. Dan web ini menjadi pusat informasi yang dibutuhkan semua para penghuni asrama sehingga mereka tidak perlu turun kebawah mencari informasi yang mereka butuhkan. Dan harus bertanya kesana kemari kaya waktu binus jaman dahulu ahahaha pusing jadinya (sambil tersenyum lebar). Untuk awalnya web ini sih 4 5
Wawancara dengan Ibu Paully Taslim Ibid
72
adalah sebagai media informasi kita ke boarder. Jadi untuk memudahkan kita juga memberikan informasi, jadi gak satu persatu orang kita omongin. Seperti itu. Dan kita juga sudah menyiapkan aplikasi mail dan package, dahulu masih manual dan boarder masih suka bolak balik ke front office mencari paket sudah datang atau belum dan itu dilakukan setiap hari hanya untuk mencari paket, sekarang kan enggak mereka tinggal liat di web dan mereka gak perlu turun naik. Dan selainitu juga kita tamnah beberapa fitur news dan kegiatan lainnya.”6
Menurut peneliti, fact finding adalah proses awal dari menyusun data yang akan dipublish dan memilah-milah atau mencari informasi mana yang akan dipublish tampilan, design, serta content informasi yang akan dimuat. Menurut peneliti, pihak Binus Square telah melakukan pemetaan masalah dengan melakukan survey melalui Marketing Inteligent dan pihak Operation dengan melihat kasus-kasus yang ada dilapangan dan semua itu menjadi dasar atau data yang akan diolah menjadi suatu news atau informasi yang dibutuhkan bagi para penghuni asrama. 2.
Planning (perencanaan) Proses pengelolaan website yang baik dibutuhkan suatu perencanaan yang
baik dan matang untuk mendapatkan hasil dan tujuan yang diinginkan, dimana proses perencanaan tersebut dilakukan setelah menemukan suatu identifikasi masalah yang diperoleh dari mahasiswa. Berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan di Binus Square proses perencanaan dilakukan, seperti tahapan pengelolaan data dimana data tersebut sebagai acuan kerja di Binus Square Jakarta yang dikemukakan oleh narasumber I: 6
Hasil wawancara dengan Bapak Bahtiar
73
“kalau itu sih semua sudah siap,ketika sudah berjalan web ini sudah ada dan sudah jadi dibuat oleh direktorat IT. Dan tentunya tahapan awal ya melalui meeting semua divisi untuk menentukan konten. web ini intinya di kelola secara bersama dan pihak operation sebagian besar yang melakukan kegiatan dan mengelola serta menjadi administrasi, setiap informasi yang di publish mesti mendapat acc dari manajer. Sebelum di acc oleh manajer berita atau program yang ingin dinaikan tidak dapat di publish. kita ada 2 orang IT dibantu dengan it direktorat. Dan it direktorat yang mendevelop dan kita hanya user saja. Kalau ada masukan kita yang memberikan masukan dan mereka yang mendevelop.karena operation yang paling banyak mendevelop boarder portal, jadi ya pengelolaanya banyak dilakukan oleh operation. Karena paling banyak fungsi – fungsi ada di operation ,ya jadi mereka yang paling sering memakai Divisi lain seperti pdc atau estate sebenarnya bisa langsung mempublish isi berita atau informasi dengan langsung berkonsultasi ke it direktorat, tetapi mereka biasanya berkoordinasi terlebih dahulu dengan pihak 7 operation.”
Dalam hal planning atau tahapan dalam mengelola web, juga dijelaskan oleh narasumber II: “langsung enggak melalui IT. Udah ada menunya. Langsung input terus untuk naikin ke public-nya lewat approval dulu dari manager. Semua informasi yang akan ditampilkan harus melalui tahapan dahulu seperti meeting atau berkoordinasi jadi semua tahu akan apa yang akan dipublikasi dan harus melalui approval manajer.”8
Narasumber III lebih lanjut mengemukakan tahapan-tahapannya: “kalau dalam menentukan content ,biasanya tiap departemen melakukan konsultasi dengan saya dan saya hanya mengupdate,dan kalaupun ada meeting itupun biasanya bila ada informasi khusus dan acara besar untuk menentukan isi pesan”9 Di dalam membuat tahapan diperlukan suatu standart atau aturan agar ada keseragaman dan aturan jelas dalam menentukan konten informasi yang akan disampaikan , desain , maupun hal lainnya yang mendukung agar web menjadi 7
Hasil wawancara Ibu Tjia F Tjoe Wawancara dengan Ibu Paully Taslim 9 Hasil wawancara dengan Bapak Bahtiar
8
74
maksimal ketika ditampilkan dan tersusun rapi, seperti dijelaskan narasumber I berikut ini :
“belum ada sopnya,setiap departemen diberikan semua akses untuk menginput, tetapi selama ini general operation yang paling banyak menggunakan,kalau untuk mempublish news atau feedback atau tertulis tidak ada. Kita tidak ada tertulis dan hanya verbal saja. setiap informasi yang akan di publish semua harus di acc oleh manajer.10 Dan narasumber II menjelaskan tentang bagaimana tahapan dalam mengelola web dibutuhkan suatu standar seperti dijelaskan dibawah ini :
“belum, masih lisan ,belum tertulis, jadi kalo misalkan GM nyuruh ngasih news atau apa itu lisan. Selama ini kita masih belum ada peraturan tertulis ya tapi sebelum mempublish berita kita mendapat pengarahan dari atasan dan selalu harus persetujuan manajer.”11
Narasumber III menjelaskan dan mempertegas seperti dijelaskan dibawah ini : “jadi setiap semua perubahan yang ada di portal boarder mau itu dibuat baru, mau itu ada perbaikan, semua harus ditulis melalui job request, ada form requestnya.tapi selama ini mereka jarang mengisi form biasanya langsung publish atau telpon langsung dan tinggal tunggu di aaprove baru lapor hahah. Kayak seperti subjectnya ngapain terus directory-nya, harapannya mau seperti apa, terus yang diinginkan dari subject itu apa aja, yang dibutuhkan oleh user. Tapi itu dari it direktorat bukan sop dari binus square atau atasan ya. Itu saya rasa belum ada Seharusnya sih kita dikasih arahan atau diajak lah seengaknya, karena kan yang mendevelop kan dari kita, yah tapi selama ini sih kita selalu meeting dulu sih. Perlu acc manager, dan general manager. Di-acc oleh mereka dulu. Semua berita atau apapun kalau ingin di publish harus seiijin mereka dan itu wajib. Untuk program memang kita udah ada bagian itu sendiri, yaitu IT Direktorat, namun untuk acc diterima atau tidak nya itu melalui GM tersebut, jadi dia melihat apakah sudah benar atau ada tambahan lagi. Yah dia kan yang paling berhak menentukan informasi itu layak atau tidak.”12 10
Hasil wawancara dengan Ibu Tjia F Tjoe
11
Hasil wawancara dengan ibu paully Taslim Hasil wawancara dengan Bapak Bahtiar
12
75
Tahapan yang harus dilakukan adalah perihal jadwal untuk tampilan web atau kerangka kerja yang sudah terusun rapi dan rutin selama satu tahun atau per 3 bulan. Agar semua tertata dan informasi yang disajikan stabil dan tidak acak dan sudah ada acuan apa yang akan dipublish dalam satau bulan, 3 bulan ataupun satu tahun. Seperti dijelaskan oleh narasumber I berikut ini;
“jadi news atau berita yang kita anggap penting atau harus diketahui kita taruh di news, kecuali handbook lah itu sudah tetap. paling yang rutin hanya pembayaran jatuh tempo” jangan lupa ya pembayaran” . setiap 4 bulan sekali di kolom news, dan peraturan tambahan, regulasi reading room,atau perubahan peraturan. Kalau untuk kerangka kerja atau rencana kerja untuk mempublish tidak ada”.13 Narasumber II juga memberi penjelasan tentang jadwal atau kerangka kerja seperti yang dijelaskan berikut ini :
“Yang rutin terjadwal ada, menjelang ujian. Kalau ada ujian kan ada beberapa jam operasional yang berubah, itu yang pasti rutin tiap akhir semester dan tengah semester. Sementara hanya itu saja sih yang rutin karena jika ujian semua jadwal fasilitas ikut berubah dan itu wajib diinformasikan sehingga itu menjadi berita rutin yang ditampilan.” 14 Dalam melakukan komunikasi dan pelaksanan tentu diperlukan suatu sistem yang sangat menunjang dan tidak lama koneksinya dalam pengunaan dan tidak ada permasalahan dalam mengunakan web tersebut hal ini dijelaskan oleh narasumber I :
“Tapi belum pernah saya mendapat keluhan. Tapi kan masalah kita selalu nih internet. Tergantung kamu membandingkan ke siapa dengan siapa, kos kostan yang 100 orang dengan kita 1000 an atau dengan jumlah bandwitch kita yang banyak dan perorang. Tapi it kita telah mengecek dan 13
Hasil wawancara dengan Ibu Tjia F Tjoe
14
Hasil wawancara dengan Ibu paully Taslim
76
boarder yang telah keluar, kecepatan download di binus square stabil dan cepat, terkecuali ya content tertentu dan pengunaan dari masing masing. Tapi untuk kecepatan download bisa kamu tanyakan ke it nanti.”15 Narasumber II juga memberikan pernyataan perihal sytem dan penggunaan web boarder Portal seperti dijelaskan dibawah ini:
“Problemnya itu tadi, sudah tulis segala macem tapi gak dibaca sama boarder. Selebihnya enggak ada masalah, kalo lambat, itu tergantung dari servernya, kalau banyak yang akses jadi lambat. Biasanya lambatnya menjelang sore, jam-jam pulang kuliah itu koneksinya jadi lambat.”16 Dan hal yang sama juga dikemukakan oleh narasumber III : ‘Sebenernya karena web ini enggak dimaintan sendiri dan kita enggak di custom sendiri ya kita mesti request dulu jadi gak bisa secepat apa yang kita mau. Kita harus berkoordinasi dulu dengan Direktorat. Mungkin kalo kita sendiri pegang kita bisa custom tampilan, dan kita bisa bikin web ini sesuai dengan kita punya ide. Dan kita pun mau melakukan apapun enak karena server ada disini. Tapi yah sudah peraturan baku semua server ada di IT direktorat kita tidak bisa berbuat apa. Untuk masalah internet itu dari kita sih memang ada masalah sih dan itu memang udah tugas kita. Misalnya agak lama, koneksi putus-putus, kita ada datanya, biasanya sih malam baru muncul masalahnya, karena mahasiswa itu kan rata-rata udah pada pulang kuliah. biasanya kalo ada bagian internal kita bermasalah, kita koordinasi dengan IT Direktorat. Nanti IT Direktorat akan follow up. Tapi apa yang mereka lakukan kita enggak tahu. Mereka hanya kirim email apa saja yang dilakukan atau kita koordinasi melalui telepon untuk melakukan perbaikan karena server kita disana sih.”17 Tahapan juga mencakup hal tampilan yang akan di publish karena butuh perencanaan yang matang agar tampilan web dapat menarik dan enak dilihat dan serta yang membuka merasa tertarik seperti yang dikatakan oleh narasumber I :
15 16
17
Hasil wawancara dengan ibu Tjia F Tjoe opcit Hasil wawancara dengan Bapak Bahtiar
77
“Isi juga,semua isi dan tampilan kita yang mengusulkan dan mereka hanya tinggal mendevelop saja sesuai dengan keinginan kita.”18 Hal ini diperjelas juga oleh narasumber III sebagai berikut : “Untuk tampilan, biasanya kita ada request dari usernya, misalnya menu registrasi internet itu letaknya dimana. Itu yang kita pikirin, nanti dari bagian IT Direktorat itu yang menampilkannya. Harus ada request dulu, kalo gak ada request, berarti IT gak melakukan. Jadi kita melakukan perubahan jika ada request dan permintaan. Jika tidak ada ya kita hanya memantau dan mnegontrol saja dan memberikan laporan ke general manager setiap bulan dan jika diminta.”19
Menurut peneliti perencanaan dalam melakukan kegiatan sangat penting untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan tujuan yang dicapai, dalam hal ini Binus Square sudah menempatkan orang yang ahli dalam bidangnya. Perencanaan tampilan dan aplikasi yang akan dimuat atau ditampilkan kepada penghuni sesuai dengan arahan yang di tetapkan dan sesuai dengan yang di request dengan melalui tahapan proses dan seleksi yang dilakukan oleh pihak manajer operasional. Dalam proses tampilan aplikasi diperlukan koordinasi antara divisi agar tampilan menarik dan informasi mudah dicerna dan mangakses informasi tersebut untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Semua perencanaan teesebut merupakan bagian dari proses dari pihak Binus Square Jakarta dalam pengelolaan website dengan tujuan agar website Boarder portal sebagai website yang menjadi sumber informasi bagi para penghuni asrama dan menjadi media komunikasi di Binus Square Jakarta.
18
Hasl wawancara dengan Ibu paully Taslim
19
opcit
78
3. Action (Aksi) Setelah langkah-langkah atau konsep-konsep tersusun dengan baik, maka dilakukannya suatu pelaksanaan untuk penyajian atau pemenuhan data dan informasi yang dibutuhkan oleh penghuni asrama. Pengelolaan web boarder portal ini oleh narasumber III (Koordinator IT) dilakukan secara rutin, sepeti yang dikemukakan oleh narasumber III: “kalau untuk pengontrolan, kita sih selalu cek per hari melalui sistem ruckfus untuk memantau setiap jaringan, apakah ada kerusakan dan kita juga cek tiap lantai, tiap tower dan setiap koneksi jaringan, dan tergantung case tertentu, itu yang wajib di cek langsung. Menurut saya mudah digunakan karena dalam setiap membuka suatu content tepat dan mudah digunakan kok, enggak terlalu ribet-ribet amat. Menurut saya sih ya...”20 Ditambahkan juga penjelasan tentang bagaimana penyajian data atau respond feedback dalam memberikan informasi yang dijelaskan narasumber I: “kita ada peraturan untuk feedback, kita harus memberi jawaban dalam jangka waktu 2 x 24 jam hari kerja. Biasanya kalau kita menaikan berita atau news bisa siapa saja dan harus sepengetahuan manajer dan di approve sama manajer. Dan nanti dari sanalah bisa mengontrol serta dapat diketahui informasi apa saja yang sudah dikeluarkan. tergantung kebutuhan masing-masing bagian, kalau untuk yang news, information, gitu-gitu, itu kadang-kadang kebutuhan masing-masing, kalau ada yang perlu ditambahin ya ditambahin, tidak perlu melalui saya. Masing-masing bagianpunya appproval sendiri-sendiri. maksimal dijawab 2 x 24 jam, sabtu kan ada yang standy by setengah hari selebihnya ya dibalas hari kerja. Kalau alat ada orang it, koordinator it kami bahtiar selalu siap, tetapi kalau menjawab feedback saya tidak tahu, maksimal 2 x 24 jam lah. Kecuali internet putus, internet down dan urgent pasti IT datang. Feedback yang penting dan parah seperti ac bocor dan penting mereka langsung ke front office dan kalu urgent ya mereka langsung ke front office biasanya tidak dimasukin ke feedback”21
20 21
Wawancara dengan Bahtiar Wawancara dengan Ibu Tjia f Choe
79
Hal ini kembali dijelaskan oleh narasumber III “Kita feedback 2x24 jam karena ada hari Minggu. Jadi kalau misalkan ada mahasiswa yg feedback hari Sabtu dan office hour sudah selesai, kita jawabnya hari Senin. Mau gak mau karena ya kita memang office hours sejauh ini belum standby sih”22 Pihak binus square dalam menjalankan aksi dan komunikasi melakukan beberapa sosialisasi di dalam mengunakan web boarder portal agar mereka mudah memahami dan dengan mudah menggunakan web boarder portal
hal ini
dijelaskan oleh narasumber I:
“Orientasi, awal masuk. Kalau mungkin mereka enggak tahu bisa nanya bagian IT setelah mereka masuk. pengumuman, facebook, kita punya juga apa ya oh buletin, buletin binus square yang terbit 4 bulan sekali.tapi sekarang lagi vakum sih kayaknya, mahasiswa nya lagi sibuk. Sama handbook. Kita juga ada wall tv dan mading yang juga sebagai sarana pendukung bagi web boarder portal. Dan tv wall berisi informasi kegiatan apa saja di binus square yang selalu di update setiap hari”23 . Pernyataan tentang sosialisasi juga dijelaskan kembali oleh narasumber II: “pada sesi sosialisasi new Boarder. Pada setiap mereka baru masuk ke Binus Square dan itu dibagi ke dalam beberapa sesi dan kelas agar tidak terlalu menumpuk dan efektif ya. Handbook dan sosialisasi. Handbook itu berupa buku panduan yang isinya saya kira sudah lengkap dan informasi selam tinggal di Binus Square. Dan sosialisasi pada saat mereka masuk dan setelah masuk.”24
Penyajian informasi juga sangat penting dan dalam hal ini Binus Square dalam menyajikan informasi sudah melalui tahapan yang benar sehingga informasi yang disajikan telah tersedia dengan baik seperti dijelaskan narasumber I:
22
Wawancara dengan Bahtiar Op.Cit 24 Wawancara dengan Ibu Paully Taslim 23
80
“ooh, banyak banget, kayaknya kamu harus buka web portalnya nih. Kayaknya sih saya rasa sudah cukup oke yah. Ini kita ngomong kepada boarder yang bukan internal yah, saya rasa sudah sih, Cuma mungkin isi beritanya yang kita agak terlambat updatenya, menjawab feedback. Tapi saya rasa semua sudah lengkap sih. Sampai sejauh ini yaah, saya rasa sudah.”25
Narasumber II juga menjelaskan bahwa semua informasi semua telah disediakan oleh pihak binus square seperti dijelaskan berikut ini :
“Isinya secara garis besar tuh informasi dari boarder itu sendiri, masingmasing. Jadi tiap boarder itu isinya beda, portalnya beda misalnya adi punya portal ya atas nama adi, jadi segala sesuatu yang mengenai pembayaran adi kemudian ada paket yang dikirimin buat adi, kemudian ada pendingan apa yang belum dibayar, itu semua tentang adi, bukan tentang orang lain. mmmm.. sudah semua kok, seperti nya sudah kami publish ya semua yang dibutuhkan para boarder ,mungkin ada beberapa informasi yang kurang atau belum lengkap ya tapi kita lengkapi kok.”26
Aksi dan pelaksanaan yang di lakukan oleh Binus Square dalam mengelola website yaitu dengan menginput data dan yang sudah ada dan informasi yang ada ke website Boarder Portal. Pembentukan aplikasi aplikasi dan news yang berisikan informasi–informasi yang dibutuhkan masyarakat, merumuskan isi pesan dan kapan akan di publish. Komunikasi yang dilakukan Binus Square dalam pengelolaan website yaitu dengan melakukan komunikasi dengan antar divisi dan saling berkonsultasi berkaitan dengan informasi–informasi yang didapat dari para penghuni asrama, dengan menggunakan form khusus atau menghadap langsung. Beberapa informasi dari media lain seperti facebook dikumpulkan dan nantinya dari data tersebut akan 25 26
Wawancara dengan Ibu Tjia F Choe Wawancara dengan Ibu Paully Taslim
81
di gabung dan akan diinput ke dalam website oleh tenaga ahli sehingga informasi yang disampaikan berupa informasi yang akurat, jelas dan bermanfaat serta mampu menjadi sumber informasi. 4.
Evaluation (evaluasi) Tahapan akhir yang harus dilakukan adalah evaluasi, evaluasi terhadap
website Boarder portal sebagai tolak ukur apakah website sudah baik dan atau belum. Dan apakah website sudah menyediakan informasi yang akurat dan lengkap sesuai dengan kebutuhan penghuni asrama. Dan apakah pengelolaan web Boarder Portal dalam memenuhi kebutuhan informasi asrama mahasiswa di Binus Square Jakarta sudah terpenuhi atau tidak. Evaluasi web ini dilakukan oleh Nara Sumber I, penjelasannya seperti dibawah ini: “biasanya sih rutin evaluasi, tetapi bukan rutin sih tapi kalo ada kebutuhan kita lakukan minimal setahun sekali sih, gini deh adi karena kita gak ada jadwal tertentu sesuai kebutuhan dan belum stabil dan masih bergerak, kaya kemarin jumlah boarder 600 sekarang 1500 pasti kebutuhan berbeda, yang tadinya dirasa tidak perlu jadi diperlukan,karena kasus ini muncul kalau ada yang perlu diupdate dan diganti dan secara sistem kita masukan setahun sekali dan kita buat budgetnya sehingga jika ada perbaikan dan update system masih bisa kita lakukan. Evaluasi dilakukan tetapi tidak secara periodik atau berkala jadi evaluasi on the spot. kalau kita evaluasi caranya disaat menjalankan programnya, jadi ketika ada masalah ya kita langsung evaluasi dan perbaiki saat itu juga.27 Narasumber II memberikan menjelaskan tentang evaluasi yang dilakukan sebagai berikut: “Evaluasinya sendiri ada sih. Rencananya tahun depan itu akan diperbaharui. Karena tampilan itu kan sudah berjalan 4 tahun yah. pos masuk/sosialisasi portal = 2 jam/akses internet. Itu sih yang kita evaluasi.”28 27 28
Hasil wawancara dengan Ibu Tjia F Choe Hasil wawancara dengan Ibu Paully Taslim
82
Peneliti meminta penjelasan lebih lanjut tentang apa aja yang dievaluasi dan hal apa saja yang dievaluasi dan detailnya bagaimana kepada narasumber III dan penjelasannya sebagai berikut:
“Untuk content misalnya setelah job request, kita pasti evaluasi apakah sudah tepat atau ada tambahan lagi. Pasti kita evaluasi lagi. Evaluasi kalau ada kasus aja. Kayak misalkan hari ini nih, kita ada kurang satu menu nih nah kita evaluasi lagi ke IT Direktorat perlu enggak sih menu ini. Kita sih langsung terjun ke lapangan. menu yang kita sediakan sih semua berguna untuk mahasiswa, jadi enggak ada menu-menu yang mubazir. kita mengadakan evaluasi dari fungsi-fungsi content yang ada, berjalan dengan baik atau tidak. Terus tentang kecepatan jaringannya juga. kita follow up dan setiap harinya mesti beres, dan kalaupun tidak beres biasanya kita kasih jangka waktu 3 hari batas maksimal kecuali ada masalah jaringan atau pun kerusakan itu tidak dikasih batas waktu tertentu, misalnya terjadi kebakaran di server, jaringannya ada yang putus kabel optiknya, dan maintenance total. kita mengadakan evaluasi dari fungsi-fungsi content yang ada, berjalan dengan baik atau tidak. Terus tentang kecepatan jaringannya juga, dan kita simpan disistem. Biasanya kita laporkan ke IT Direktorat ataupun General Manager maupun Building Operation jika mereka meminta data ke kami.”29
Menurut peneliti bahwa evaluasi yang dilakukan oleh pihak Binus Square sudah dilakukan dengan tujuan agar adanya suatu pengembangan dan perbaikan dari konten dan aplikasi yang sudah ada
dan melakukan pembaharuan agar
website menjadi lebih baik dan lebih menarik untuk memberikan informasi dan menjadi sumber informasi yang lengkap dan akurat yang dibutuhkan penghuni asrama selama mereka tinggal di Binus Square jakarta. Dilanjuti dengan wawancara dengan penghuni asrama yang selama ini menggunakan web dalam menunjang kegiatan mereka selama tinggal di asrama Binus Square. Berikut ini
29
Hasil wawancara dengan Bapak Bahtiar
83
adalah hasil wawancara dengan para pengakses atau penghuni asrama sekaligus narasumber IV Menurut kalian tampilan website Boarder portal apakah sudah sesuai dan menarik? “Kalau aku sih ngeliatnya lumayan sih, yaa Cuma tampilannya kaku kak. Kayak websitenya bank-bank gitu deh. Terus juga warnanya kurang menarik”30 Dari penjelasan diatas menerangkan bahwa tampilan website masih standart dan kaku dan kurang tampilan warna dan kurang menarik. Hal ini juga diperjelas oleh nara sumber V sebagai berikut : “web ya mas? Bentar ya mas, aku buka dulu ya. Yaa tampilannya simple, biasa, yaa lumayanlah buat ukuran binus hahaa (tertawa lebar)”31 Narasumber menambahkan bahwa web dibuat biasa saja dan tidak ada tampilan yang berlebih dan narasumber VI juga menambahkan sebagi berikut : “mmm gimana yaa... biasa aja mas. Enggak ada yang menarik. Soalnya isinya gitu-gitu aja”32 Dari keterangan dari narasumber diatas bahwa tampilan web di sajikan secara sederhana dan kaku dan web belum disajikan menarik dan atraktif sehingga para pengguna mudah jenuh. Selama ini kalian tahu alamat web Boarder portal darimana? “katanya sih ada di handbook, tapi bukanya males kaya buku petunjuk elektronik, biasanya sih ada juga di mading, pengumuman. Kadang sih petugas FO”33 Dari penjelasan narasumber diatas dijelaskan bahwa mereka diberikan panduan buku handbook dan juga mendapatkan informasi panduan mengakases boarder portal dari mading dan petugas front office dan hal ini juga ditambahkan oleh narasumber V sebagai berikut :
30
ibid opcit 32 Hasil wawancara dengan prinzessa,penghuni asrama 33 Hasil wawancara dengan kirana,penghun asrama 31
84
“aku enggak tahu mas. Kata temen-temen sih ada di handbook, aku sih belum pernah cek handbook mas,biasanya sih nanya sama petugas front office ”34 Disini jelas bahwa para penghuni asrama mengetahui alamat dan bagaimana mengakses web boarder portal dari handbook serta petugas front office. Selanjutnya peneliti melanjutkan pertanyaan bagaimana tentang cara mereka menggunakan web, apakah ada pemberitahuan maupun sosialisasi yang dijelaskan oleh narasumber IV sebagai berikut : Pernah ada sosialisasi tentang penggunaan web? “awal doank sih kak,pas masuk binus square,dah gak ada lagi, udah gitu cepet yang jelasin dah berisik jadi gak fokus ,jadi ya kalo gak bisa pake wajar (senyum)”35 Para penghuni asrama mendapatkan sosialisasi perihal menggunakan web pada saat mereka masuk asrama dan dilakukan hanya sekali dan ada kendala dalam penyampaian informasi yang terganggu karena situasi yang berisik dan materi yang dijelaskan sangat cepat sehingga informasi tidak jelas dan penghuni asrama tidak dapat menegrti seutuhnya materi yang disampaikan dalam sosisalisasi. Penjelasan ditambahkan pula oleh narasumber V seperti dijabarkan dibawah ini : “untuk sosialisasi pas aku masuk ada mas, tapi sekali doang, udah gitu juga enggak jelas. Aku kan dibelakang. Orangnya banyak pula. Aku nya kurang jelas denger apa yang diomongin. Kalau ngasih sosialisasi sih jangan sekali doang”.36 Narasumber menjelaskan, dapat pengarahan orientasi tetapi mengalami masalah karena banyaknya orang di dalam ruangan dan hanya diberikan sekali sosialisasi sehingga belum merasa cukup dalam mendapatkan materi. Narasumber VI juga mnejelaskan seperti dibawah ini :
“kata temen-temen aku sih pernah ada dikasih tahu pas lagi orientasi, Cuma waktu itu aku enggak masuk. Jadi sempet bingung juga sih”37 Narasumber menjelaskan semua dapat orientasi tapi dikarenakan tidak hadir dan dan mengikuti orientasi sehingga tidak mengethaui informasi apa saja yang disampaikan . dari kesimpulan di atas bahwa ada sosialisasi dalam penggunaan web dan dilakukan hanya sekali dan pada saat mereka masuk dan 34
Hasil wawancara dengan Indra,penghuni asrama opcit 36 opcit 37 Hasil wawancara dengan prinzessa,penghuni asrama 35
85
dalam jumlah orang yang banyak dan materi ada yang disampaikan terlalu cepat sehingga ada beberapa informasi yang terlewatkan. Dalam hal penyajian informasi penelitimenanyakan narasumber bagaimana penyajian informasi yang diberikan. Narasumber IV : Dalam hal penyajian informasi apakah content mudah dicerna atau tidak? “mmm terkadang ada beberapa sih kak bahasanya yang membuat bingung, jadi mau gak mau ya nanya lagi sama petugas front office”38 Narasumber menjelaskan bahwa ada beberapa bahasa yang tidak dimengerti sehingga mereka mencari sumber informasi ke petugas front office. Narasumber V juga menambahkan : “yaaa selama ini sih mudah ya mas ya. Cuma kadang-kadang bahasanya ya mas, kita agak bingung”39 Dari pernyataan diatas ditekankan kembali bahwa ada beberapa bahasa yang mereka terkadang untuk menafsirkan maknanya sehingga mereka menjadi binggung. Narasumber VI menambahkan tentang bagaimana informasi disajikan sebagi berikut : “Aku sih ngerti-ngerti aja sama isi webnya. Enggak ada masalah sih buat aku.” 40 Narasumber ini menjelaskan tidak ada kesulitan dalam memahami pesan atau bahasa yang disajikan di dalam web. Kesimpulan dari keterangan narasumber bahwa ada beberapa bahasa yang terkadang informasi yang tata bahasanya membingungkan. Dalam hal jaringan peneliti juga menanayakan bagaimana jaringan dan konektifitas selama digunakan apakah mengalami kendala selama penggunaan atau dalam mengakases, hal ini diterangkan oleh narasumber IV : Menurut kalian web boarder portal jaringan dan konektifitasnya gimana :
“Dan download aja sih terkadang lama dan gak suka putus putus kalau sudah malem dan biasanya kalo hari weekend suka down jaringannya”41 Narasumber menjelaskan bahwa waktu menggunakan jaringan terkadang terputus dan pada saat weekend jaringan suka down sehingga menjadi hambatan. Narasumber V menambahkan bahwa : 38
Hasil wawancara dengan kirana,penghuni asrama Hasil wawancara dengan indra,penghuni asrama 40 Hasil wawancara dengan prinzessa,penghuni asrama 41 Hasil wawancara denagn Kirana,penghuni asrama 39
86
“mudah mas, gampang kok dipakenya. Cuma kadang kadang paling sebel kalo malem haduh loadingnya lambat sekali dan bikin kesel kadang suka putus. Lemot abis”42 Di atas dijelaskan keterangan narasumber menyebutkan pada saat digunakan malam hari agak lambat dan terkadang suka putus pada saat digunakan. Narasumber VI memberikan penjelasan juga sebagai berikut : “Aku enggak ada kesulitan pake nya. Cuma kalo udah rada sore dan malam beuhh mass, itu kaya keong jaringannya. Belum lagi kalau suka putus nyambung.”43 Narasumber diatas menjelaskan bahwa pada saat sore hari dan malam hari konektifitasnya jaringan terkadang suka terputus dan nyambung. Dari kesimpulan narasumber bahwa pada sat sore dan malam hari jaringan atau konektifitas terkadang lemot dan suka terputus pada saat diakses. Peneliti melanjutkan dengan bertanya kepadanarasumber tentang apa saja yang belum tersaji atau informasi yang belum ada dan dibutuhkan oleh para penghuni asrama, narasumber IV memberikan informasi yang tersaji dibawah ini : Menurut kalian informasi apa saja yang belum ada di web Boarder Portal? “kalau informasi sih udah semua kak, mmmm mungkin tata letak kali ya. Naro informasi kadang suka enggak pas sama contentnya. Eh eh ada deh kak, kayaknya ada yang belum deh. Mmm pembayaran kak, pembayaran kan kita enggak pernah tahu, pembayaran, jatuh tempo pembayaran, masa tinggal kita, sama ini kak, fasilitas berubah-ubah jamnya, enggak sesuai sama yang di web kak”44 Dari penjelasan di atas narasumber memberikan informasi bahwa informasi sudah diberikan sudah lengkap dan ada beberapa tata letak gak sesuai kontentnya dan ada beberapa yang belum tersaji tentang pembayaran dan masa tinggal dan tentang perubahan jam fasilitas yang berubah dan tidak di update. Narasumber V menambahkan penjelasan sebagai berikut : “mmm rasa-rasanya sih kita enggak dikasih tahu jatuh tempo pembayaran, masa tinggalnya berapa lama lagi. Terus gini mas, kita butuh banget dikasih tahu kita tuh sebenernya udah lewat jatuh tempo pembayaran atau belum. Soalnya sering banget kan kita kelupaan ingetinget yang begituan. Yang ada tiba-tiba listrik dimatiin aja gitu gara-gara
42
Hasil wawancara denagn indra, penghuni asrama Hasil wawancara dengan prinzessa, penghuni asrama 44 opcit 43
87
lupa bayar. Kan enggak enak mas, kita jadi enggak nyaman ngapangapain.”45 Narasumber memberikan penjelasan bahwa yang belum tersaji adalah perihal informasi pembayaran dan masa tinggal sewa selama mereka tinggal di asrama sebagai salah satu informasi yang mereka butuhkan dan belum tersaji di web serta narasumber VI menambahkan bahwa : “sejauh ini informasinya udah cukup jelas ya. Cuma yaa tadi itu..sering update aja tentang informasinya, jatuh tempo, masa tinggal. Biar aku nya juga inget.”46 Dari keterangan di atas semua dapat disimpulkan bahwa semua informasi sudah tersaji, tetapi masih ada beberapa hal yang sangat dibutuhkan penghuni asrama dan belum tersaji. Hal seperti masa tinggal, pembayaran belum tersaji di dalam web.
Disini ada pendapat hal masalah evaluasi, yang ditekankan bahwa ada evaluasi tetapi tenyata pengunaan internet, bukan Boarder Portal. Dan hal ini dijelaskan juga tidak ada pernah evaluasi tentang web, ataupun pemberian kuesioner dan survei tentang evaluasi web. Hal ini dijelaskan oleh narasumber VI: “enggak, enggak pernah. Dari binus squarenya enggak pernah ngasih kuesioner atau tanya-tanya ke kita”47 Penjelasan ini juga dikuatkan dengan pernyataan narasumber lainnya bahwa evaluasi belum pernah dilakukan deperti dijelaskan narasumber IV : “yaaahh mas, kan tadi udah bilang yang kaya gitu boro-boro disurvey. Yang ada juga pembayaran lagi, peraturan lagi sama pemberitahuan supaya jangan berisik. Enggak ada survey atau kuesioner kok mas. Ini aja baru sama mas.”48 Narasumber V juga menambahkan pernyataan dibawah ini :
45
Hasil wawancara dengan indra,penghuni asrama Hasil wawancara dengan prinzessa,penghuni asrama 47 Hasil wawancara dengan Prinzesaa,penghuni asrama 48 Hasil wawancara dengan kirana,penghuni asrama 46
88
“mana pernah kak, gitu-gituan. Yang ada disuruh tanya bayaran terus”49 Keterangan yang dikemukakan narasumber di atas menerangkan bahwa mereka belum pernah diberikan kuesioner atau survey tentang evaluasi web. Dan peneliti melanjutkan dengan memberikan pertanyaan perihal tentang kebutuhan informasi yang dibutuhkan, seperti yang dijelaskan narasumber IV sebagai berikut :
Selama kalian tinggal di Binus Square, pernah tidak dibagikan kuesioner tentang web boarder portal atau Kuesioner tentang informasi apa yang kalian butuhkan selama tinggal di asrama Binus square? “selama aku disini sih enggak pernah tuh ada kuesioner atau survey. Ditanya pun juga enggak”.50 Narasumber menjelaskan tidak pernah diberikan kuesioner atau survei apapun dan hal ini ditegaskan oleh narasumber V dibawah ini : “aku mana pernah mas dikasih gitu-gituan. Paling kuesioner dari anak mahasiswa tentang tugas kuliah mereka, bukan dari management. Mana pernah dia.”51 Dijelaskan oleh narasumber belum pernah mendapatkan perihal kuesioner dan jika da bukan dari pihak Binus Square melainkan para mahasiswa yang sedang meniliti. Narasumber VI menambahkan penjelasan sebagi berikut : “sebentar deh kak, aku inget-inget dulu. Kayaknya gak pernah deh kak. Ada sih kayak marketing inteligent. Cuma dia Cuma nanya kepuasankepuasan selama tinggal di binus. Udah tentang itu doang, enggak ada tentang web.”52
49
Hasil wawancara dengan indra,penghuni asrama ibid 51 opcit 52 Hasil wawancara dengan kirana,penghuni asrama 50
89
Dari kesimpulan para narasumber diatas dapat dijelaskan bahwa mereka belum sama sekali mendapatkan kuesioner ataupun di survei mengenai informasi yang dibutuhkan selama tinggal dan hanya dilakukan sekali oleh marketing inteligent dan hanya leebih fokus kpeda kepuasan selama tinggal di asrama dan bukan mengenai web. Penghuni asrama menambahkan kedepannya ingin web lebih baik, seperti penjelasan narasumber IV dibawah ini : Harapan kalian web Boarder Portal kedepannya seperti apa? “yang pasti semua informasi tentang pembayaran, masa tinggal, terus penggunaan jam fasilitas, terus juga update semua peraturan yang terbaru. Terus tampilannya kak, dibuat lebih menarik.”53 Narasumber V menambahkan perihal agar web kedepannya seperti apa dan harapannya seperti dijelaskan sebagai berikut : “aku sih pengennya lebih attractive ya mas yah. Dan loadingnya enggak lama. Kalau udah siang-siang loadingnya suka lama mas. Sebel deh. Terus dia ada informasi-informasi dari luar Binus juga dimasukin mas, jangan tentang binus aja.”54 Penjelasan juga diberikan oleh narasumber VI tentang perihal web kedepannya seperti apa. Seperti yang dijelaskan narasumber sebagai berikut : “aku pengennya web portal ini tuh bisa lebih menarik lagi tampilannya. Enggak monoton kayak sekarang. Terus sama interaksi sesama boarder, kayak room chat gitu.”55 Website Boarder Portal sudah cukup baik dan tampilan sudah lumayan baik, dalam hal penyajian informasi sudah baik dan jelas meskipun masih ada beberapa kekurangan di dalam hal informasi. Keberadaan website boarder portal adalah sangat penting dalam menunjang media yang sudah ada. Dan diharapkan menjadi sumber informasi bagi penghuni asrama selama mereka tinggal di asrama. Untuk itu diperlukan
53
ibid Hasil wawancara dengan indra,penghuni asrama 55 Hasil wawancara dengan prinzessa,penghuni asrama 54
90
evaluasi, agar kedepannya diharapkan website menjadi lebih baik dan mudah digunakan, content mencakup semua informasi yang dibutuhkan. Dan kedepannya tampilan lebih menarik, atraktif dan memberikan informasi cepat, tepat dan akurat sehingga para penghuni asrama menjadi lebih nyaman selama tinggal di asrama Binus Square. Peneliti selanjutnya melakukan pengamatan terhadap web boarder portal itu sendiri berdasarkan teori menurut para ahli yang diungkapakan oleh Rayport dan Jarowski menegemukakan bahwa langkah langkah mengelola website harus menonjolkan tujuh unsur rancangan yang mereka sebut 7 Cs, setelah peneliti amati peneliti menemukan seperti penjabaran dibawah ini : 1. Context (konteks) Tata letak dan rancangan. a. Web Boarder portal menyajikan berita sudah cukup lengkap tetapi masih belum terlalu mendalam dan detail dan dapat dilihat dari sajian lampiran 8 b. Web cukup singkat dan tidak menghabiskan waktu c. Penggunaan yang cepat dan mudah d. Personalisasi pada web ini cukup tepat. e. Web belum memiliki seleksi yang baik, berita atau informasi masih ada beberapa yang tidak terlalu penting dan menarik ditampilkan dan tidak sesuai dengan kebutuhan para penghuni dapat dilihat dari sajian data lampiran 13 hingga 15 2. Content
91
Teks dan gambar di dalam web boarder portal ini : a. Standart dan agak kaku dan tampilannnya agak seperti monoton sehingga pengunjung akan merasakan biasa saja dan bosan. b. Informasi yang ditampilkan cukup bermanfaat walaupun belum sepenuhnya menyediakan informasi yang dibutuhkan penghuni asrama. c. Website ini tidak berubah, diperbaharui hanya untuk isi dan tampilan informasi terupdate hanya beberapa content saja dan semua dapat dilihat dari sajian lampiran 8,11,13 dan 14 3. Community Web boarder portal belum bisa untuk komunikasi dari pengguna yang satu ke pengguna yang lain. Belum bisa digunakan komunitas elektronik ataupun menjadi forum komunikasi bagi para penghuni asrama. 4. Customization Pengelolaan website boarder portal belum dapat disesuaikan dengan penggunaan yang berbeda. Penggunaan website terbatas karena semua data dan server ada di IT Direktorat sehingga tidak bisa memodifikasi system 5. Communication Web ini masih belum bisa melakukan melakukan komunikasi dua arah secara efektif masih terkendala pembalasan feedback. Dan kecepatan dalam melakukan komunikasi dua arah dan dapat dilihat dari data lampiran 18 6. Connection
92
Web boarder portal ini sudah bisa terintegrasi dengan binus maya yaitu link dari web yang bisa terkoneksi dengan kampus. Sehingga memudah kan para penghuni asrama dalam melakukan aktifitas dan dapat dilhat dalam data lampiran 10. 7. Commerce Web ini tidak dirancang untuk melakukan transaksi komersial, hanya terkait dengan pembayaran berupa virtual account saja. Dari hasil pengamatan diatas dapat dilihat langkah - langkah yang di lakukan pihak Binus Square sudah memenuhi beberapa tampilan yang di jelaskan diatas. Tetapi masih ada beberapa kendala atau ada beberapa aspek yang belum terpenuhi diantaranya berita masih belum terseleksi dengan baik, dan tampilan masih bersifat kaku dan agak standart sehingga kurang menarik, komunikasi dua rah sudah berjalan tetapi masih belum efektif. Peneliti juga melakukan pengamatan web boarder portal dengan menggunakan teori dari shneiderman tentang aturan emas dalam menyajikan website, seperti yang peneliti jabarkan dibawah ini : 1.
Konsistensi : pada bagian header website boarder portal ini konsisten serta pada urutan tindakan,perintah dan istilah dan layar bantuan dan dapat diliahat dalam sajian data lampiran 8-24.
2.
Short cut : untuk short cut web boarder portal mempunyai tombol fungsi yang dapat digunakan untuk kembali ke halaman sebelumnya dengan cepat. Dan fasilitas tombol fungsi interaksinya sangat cepat ketika digunakan.
93
3.
Adanya umpan balik informatif : umpan balik di dalam web boarder portal cukup memadai akan tetapi belum cukup informatif. Masih ada beberapa yang belum jelas dan agak membingungkan dan dapat dilihat dari data sajianlampiran 11
4.
Merancang dialog, urutan sudah tertata dengan rapi bagian awal tengah dan akhir sehingga memudahkan para pengguna melakukan tindakan selanjutnya.
5.
Memberikan penanganan kesalahan yang ringan pada website, sistem belum dirancang bila terjadi kesalahan, belum bisa mendeteksi kesalahan dengan cepat dan ada hanya pada konten tertentu.
6.
Mempermudah untuk kembali ke tindakan sebelumnya, web boarder portal ini belum bisa membatalkan, jika pengguna melakukan kesalahan mereka harus ke It untuk mengkoreksi atau ke Boarding Operation sehingga mereka selalu waspada dalam mengakses sesuatu di web.
7.
Adanya tempat pengendali internal, web boarder sudah bisa melakukan pengaturan dan penggantian password dan data - data pribadi penghuni asrama.
8.
Membantu dalam mengurangi kesalahan ingatan, web boarder portal ini cukup mudah diingat dalam jangka pendek karena tampilannya yang sangat sederhana sekali. Dan tampilannya yang standart dan tata letak yang berada di kanan memudahkan untuk diingatdapat dilihat dari sajian data lampiran 8 Penjabaran diatas dapat dilihat bahwa web yang dikelola oleh Binus Square
sudah melakukan proses yang telah dijelaskan oleh Shneiderman yaitu dengan menjalankan semua tahapan yang dimaksud meskipun masih terdapat beberapa
94
kekurangan dan belum maksimal dalam tampilannya. Semua aturan dan tahapan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan baik,
kedepannya akan bisa
membuat web Boarder Portal menjadi lebih baik dan efektik menjalankan perannya sebagai media informasi dan Pengelolaan Web Boarder Portal sebagai Sarana Pemenuhan Kebutuhan Informasi di Asrama Binus Square Jakarta dapat menjadi panduan dan sumber informasi yang memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan para penghuni asrama Binus square.
4.3.
Pembahasan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan ada beberapa proses yang
harus dilakukan dalam pengelolaan website yang anatara lain adalah proses mengidentifikasikan masalah (fact finding), perencanaan (planning), aksi dan komunikasi(action
and
communication),
evaluasi
(evaluation),
untuk
mendapatkan hasil yang maksimal dan memuaskan untuk mencapai tujuan sebagai sumber informasi bagi penghuni asrama. Proses mengidentifikasi masalah sangatlah penting dalam menetukan masalah, mencari data dan fakta. Binus Square dalam mengelola website boarder portal melakukan pengidentifikasian masalah tidak maksimal dan belum mendalam, sehingga terdapat kekurangan dalam penyajian informasi. Penghuni asrama masih mengeluhkan tentang tidak ada informasinya terkait dengan hal pembayaran, masa tinggal di asrama, dan peraturan yang update dan penggunaan fasilitas. Pengumpulan data dan fakta akan memudahkan dalam hal penyusunan apa saja yang akan di komunikasikan, pesan atau informasi yang akan
95
disebarluaskan. Data yang dikumpulkan nantinya akan dibuat kerangka kerja dan didiskusikan dan bagaimana informasi itu akan disajikan serta menjadi media atau website sebagai sumber informasi bagi penghuni asrama di Binus square Jakarta. Tahapan kedua yang dilakukan adalah perencanaan adalah tahapan proses perencanaan dalam pengelolaan website boarder Portal dalam Memenuhi kebutuhan informasi di asrama Binus Square Jakarta.dimana tahapan ini merupakan langkah – langkah apa saja yang akan diambil pihak Binus Square untuk membentuk suatu website yang baik, lengkap, jelas, menarik dan menjadi sumber informasi bagi penghuni asrama. Dalam hal tahapan perencanaan, pihak binus square sudah melakukan tahapan dalam mengelola webisite yaitu menempatkan orang ahli dalam mengontrol dan menginput data yang diperoleh. Dalam hal website sudah jadi sehingga proses untuk desain sudah baku yang ditetapkan oleh pihak IT Direktorat dan pihak IT Binus Square tinggal menjalankan dan mengupdate sesuai dengan kebutuhan. Dan dalam melakukan proses update informasi dilakukan pihak departemen atau divisi yang ada di binus square dengan langsung berkonsultasi dengan pihak IT, serta proses pembuatan konten atau informasi dan perencanaan dikomunikasikan dengan general manager dan belum ada kerangka kerja dan sop sehingga publish informasi masih belum tersususun dengan baik hanya berupa jadwal pembayaran dan penggunaan fasilitas selama ujian saya yang rutin diinformasikan.
96
Tahapan selanjutnya dalam proses pengelolaan website adalah tahapan aksi atau komunikasi atau tahapan pelaksanaan yang dilaksanakan oleh pihak boarding operation sebagai admin website dan tentunya berkoordinasi dengan pihak IT. Semua data yang ada di update, informasi langsung diolah dan dimasukan ke dalam website. Semua dilakukan agar informasi yang dibutuhkan dapat tepenuhi serta melakukan aktifitas seperti membalas feedback yang dikirimkan oleh penghuni asrama. Walaupun masih ada beberapa kendala yang dihadapi seperti traffic yang tinggi,dan loading lama,serta informasi yang belum lengkap. Website boarder portal sudah memenuhi beberapa informasi yang dibutuhkan penghuni asrama serta mudah untuk digunakan. Tahapan terakhir adalah dalam proses pengelolaan website boarder portal adalah evaluasi. Evaluasi digunakan sebagai tolak ukur apakah website ini dapat memenuhi kebutuhan informasi, dan mengevalauasi secara berkala melihat dari laporan – laporan maupun complaint serta masukan. Serta melihat laporan data pengunjung, tampilan, content, dan pembaharuan agar website menjadi lebih baik dan menjadi sumber informasi bagi penghuni asrama selama tinggal di Binus Square. Evaluasi sudah dilakukan oleh pihak IT departemen dan boarding operation dengan mengumpulkan data – data, konten berfungsi dengan baik atau tidak, kecepatan akses, data pengunjung. Semua data tersebut sudah tersimpan di dalam sistem IT, data hanya dikeluarkan jika diminta oleh general manager atau pihak departemen lain.
97
Dari hasil pengamatan web boarder portal dapat dilihat langkah - langkah yang di lakukan pihak Binus Square sudah memenuhi beberapa tampilan yang di jelaskan diatas. Tetapi masih ada beberapa kendala atau ada beberapa aspek yang belum terpenuhi diantaranya berita masih belum terseleksi dengan baik, dan tampilan masih bersifat kaku dan agak standart sehingga kurang menarik, komunikasi dua rah sudah berjalan tetapi masih belum efektif. Web yang dikelola oleh Binus Square sudah melakukan proses yang telah dijelaskan oleh Shneiderman
yaitu dengan menjalankan semua tahapan yang
dimaksud meskipun masih terdapat beberapa kekurangan dan belum maksimal dalam tampilannya. Semua aturan dan tahapan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan baik,
kedepannya akan bisa membuat web Boarder Portal
menjadi lebih baik dan efektik menjalankan perannya sebagai media informasi dan Pengelolaan Web Boarder Portal sebagai Sarana Pemenuhan Kebutuhan Informasi di Asrama Binus Square Jakarta dapat menjadi panduan dan sumber informasi yang memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan para penghuni asrama Binus square.
