BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisa Kualitatif 1. Pelaksanaan Pengendalian Intern Piutang Iklan pada PT.
Riau Pos
Intermedia Bagi perusahaan yang menerapkan penjualan kredit, piutang merupakan salah satu aktiva yang bersifat likuid. Seperti kita ketahui bahwa piutang merupakan kas yang tertunda penerimaannya yang di tentukan oleh waktu. Oleh karenanya ada semacam resiko yang mungkin akan terjadi yaitu tidak tertagihnya piutang tepat pada waktunya atau bahkan kerugian akibat konsumen gagal bayar. Untuk itu perusahaan perlu berhati-hati dalam mengambil kebijakan pemberian kredit kepada konsumen. Selain itu perusahaan juga perlu melakukan penilaian terhadap piutang. Sebagai contoh penilaian piutang melalui analisis umur piutang. Langkah-langkah tersebut menggambarkan bahwa perusahaan perlu memiliki sebuah system dan prosedur penjualan . Struktur sistem dan prosdur penjualan mencakup semua kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manjemen guna pengendalian terhadap penjualan. Pengendalian yang baik terhadap penjualan secara kredit yang diberikan dalam jumlah dan konsumen yang tepat, dengan demikian akan membantu terciptanya efektivitas pengendalian intern piutang. Sebaliknya pengendalian intern yang kurang memadai terhadap piutang akan menimbulkan kebocoran-kebocoran dan akan mempengaruhi bahkan mengurangi likuiditas perusahaan sehingga 42
kewajiban jangka pendek tidak dapat dipenuhi dan mengakibatkan perusahaan kehilangan kepercayaan dari masyarakat. PT. Riau Pos Intermedia menerapkan pengendalian intern piutang yang meliputi komponen-komponen sebagai berikut : a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan dasar yang utama. Di dalam lingkungan ini tercermin pada sikap dan tindakan manajemen mengenai pengendalian perusahaan. Lingkungan pengendalian erat hubungannya dengan pelaksanaan operasional, yaitu para pegawai yang melaksanakan kegiatan perusahaan. Sehingga secara langsung akan menentukan corak organisasi yang akan mempengaruhi kesadaran mengendalikan karyawannya, yang terdiri dari : 1) Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic believe) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya, sedangkan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Tujuan utama manajemen adalah meningkatkan laba perusahaan dan mengembangkan perusahaan. Filosofi manajemen PT Riau Pos Intermedia adalah “Maju bersama untuk kebersamaan”. Hal ini terlihat dari semakin meningkatnya omzet penjualan setiap tahunnya baik penjulan Koran maupun penjulan space iklan. General Manajer selalu memperhatikan pencapaian target penjualan iklan, yaitu dengan membandingkan antara ptroyeksi/anggaran dan realisasinya. Selain itu General Manajer juga selalu mengevaluasi hasil laporan dari bawahannya.
43
Pimpinan PT Riau Pos Intermedia Perwakilan Jakarta yaitu General Manager sangat memperhatikan staf dan karyawannya dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, sehingga staf dan karyawan bekerja dengan sunguh-sungguh untuk mempertanggungjawabkan pekerjaan kepada atasannya. Falsafah manajemen dan gaya operasi ini dapat mengurangi dan meredam tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu di dalam perusahaan. 2) Struktur Organisasi Kesatuan struktur organisasi menyediakan kerangka kerja operasi perusahaan untuk mencapai keseluruhan tujuan perusahaan yang telah direncanakan , dilaksanakan, dikendalikan, dan diawasi. Penentuan struktur organisasi yang memadai termasuk memikirkan lingkup pelimpahan wewenang dan tanggung jawab serta garis komando yang jelas. Struktur organisasi yang ditetapkan di PT Riau Pos Intermedia disusun secara jelas dan sistematis, sehingga tidak ada tugas rangkap yang dapat meninbulkan penyimpangan. Struktur organisasi tersebut menggambarkan uraian tugas yang jelas, baik menyangkut wewenang, tanggung jawab, fungsi maupun hubungan organisasi, sehingga terlihat adanya pemisahan tugas dan fungsi yang cukup baik yang memudahkan pekerjaan seseorang dan tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. 3) Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab telah diuraikan dalam struktur organisasi sehingga setiap karyawan akan bekerja sesuai dengan bagian
44
dan tugasnya seperti yang tercantum dalam uraian tugas, termasuk bagian yang terlibat dalam penerimaan, pengeluaran, otorisasi, dan pemeriksaan kas. Pendelegasian wewenang dan tamggung jawab tersebut biasanya melalui surat khusus yang mendelegasikan wewenang kepada yang menerimanya. 4) Kebijakan Perusahaan Ada beberapa kebijakan Eksternal yang dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan omzet penjualan iklan. Adapun beberapa kebijakan tersebut antara lain: a) Kebijakan Piutang Barter 1. Tidak seluruhnya biro iklan/agency advertising membayar piutang iklanya dengan uang , baik tunai maupun kredit, namun ada juga yang membayar melalui barter berupa barang maupun bentuk lain, mialnya voucher belanja, produk, tiket pesawat dan lain sebagainya. 2. Sistem barter adalah program disuatu media yang pembayaranya dapat berupa barang ataupun dalam bentuk lain sesuai dengan perjanjian dan kesepakatan kedua belah pihak yang saling menguntungkan. 3. Piutang barter tersebut berakhir apabila kedua belah pihak telah menerima manfaatnya. Oleh sebab itu, pihak manjemen PT. Riau Pos Intermedia memberikan kebijakan yang luwes dan tidak kaku kepada kliennya dalam kerjasama pemasangan iklan meskipun pembayarannya dilakukan dengan barter barang. Dalam hal ini pihak PT. Riau Pos Intermedia menempatkan seorang peñata administrasi keuangan khusus yang menangani pembayaran barter
45
tersebut. Tugas utamanya adalah memantau pemakaian program kerjasama barter yang digunakan oleh pihak PT. Riau Pos Intermedia maupun pihak agency atau klien yang melakukan kerjasama barter. b) Kebijakan pemberian Diskon untuk Biro Iklan/Agency Advertising. PT. Riau Pos Intermedia membuat kebijakan pemberian diskon disebabkan beberapa pertimbangan sebgai berikut : 1. Ketatnya persaingan antar media untuk merebut pangsa pasar /kue iklan iklan di media. 2. Diharapkan dapat meningkatkan omzet pendapatan iklan, karena termotivasi dengan diskon yang diberikan. 3. Mempertahankan loyalitas pelanggan/Agency Advertising menggunakan Harian Pagi Riau Pos sebagai
untuk tetap
satu-satunya sarana
berpromosi/beriklan melalui koran di Provinsi Riau dan sekitarnya. 4. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan/klien dimana salah satunya adalah pemberian diskon atas order pemasangan iklan dari biro iklan atau agency advertising. Diskon yang diberikan kepada klien/Agency Advertising berbeda-beda antara Iklan yang satu dengan iklan yang lainnya, sesuai dengan kerjasama dan kesepakatan diantara kedua belah pihak. Adapun strategi diskon yang diterapkan antara lain:
46
1) Diskon Reguler Yaitu diskon yang diberikan kepada biro iklan/agency advertising dimana pembayarannya dilakukan secara kredit. Adapun besarnya pemilihan diskon regular yaitu : (a) Diskon 40% untuk jangka waktu kredit 2 (dua) bulan, (b) Diskon 35% untuk jangka waktu pembayarannya 3 (tiga) bulan dengan syarat BG(bilyet Giro) terlampir. 2) Diskon Uang Muka Yaitu discount yang hanya diberikan kepada biro iklan atau agency advertising
dengan sistem pembayaran dimuka. Adapun
besarnya
diskon uang muka adalah 45% kecuali iklan layanan masyarakat atau iklan PSA (Public Sevice Advertising) sebesar 50%. 3) Diskon Pemasang Langsung Yaitu diskon yang diberikan kepada pemasang Iklan langsung (Advertiser). Dalam hal ini PT. Riau Pos Intermedia memberikan aturan diskon untuk pemsang langsung antara 10% s/d 25% dengan kondisi pembayaran dimuka/terlampir sebelum iklan tayang/terbit. Kebijakan dan strategi diskon ini telah diterapkan dan pada umumnya pemberian diskon di PT. Riau Pos Intermedia sebesar 10%-50% tergantung dengan sistem pembayaran yang telah disepakati antara biro iklan/agency advertising dengan perusahaan (penerbit). Disamping itu Pimpinan perusahaan juga memberikan kebijakan internal antara lain: 47
1) Memberikan perhatian kepada karyawannya dengan cara memberikan gaji yang memadai. 2) Memberikan tunjangan-tunjangan bagi karyawan yang menduduki jabatanjabatan tertentu, tunjangan hari raya berdasarkan lamanya bekerja, dan pemberian cuti berkala. 3) General Manager/Pimpinan Perwakilan menilai prestasi bawahannya dan memberikan kompensasi atas prestasi bawahannya seperti pemberian bonus, sehingga karyawan akan semakin termotivasi untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan. b. Perkiraan Risiko yang Timbul Perkiraan risiko yang akan timbul bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang berhubungan dengan pengendalian intern di dalam perusahaan. Risiko-risiko yang ada disebabkan oleh faktor-faktor intern dan ekstern. Risiko dapat timbul oleh keadaan sebagai berikut : 1) Perubahan Lingkungan PT. Riau Pos Intermedia Perubahan peraturan atau lingkungan operasi perusahaan dapat mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan risiko yang berbeda. Dalam hal ini PT. Riau Pos Intermedia terus berusaha melakukan penyempurnaan: a) Pengendalian intern terhadap strategi penjualan, sehingga diharapakan perusahaan dapat bersaing ditengah ketatnya persaingan antar media. b) Pengendalian terhadap cara penagihan piutang, sehingga diharapkan agar umur piutang dapat dikendaliakan.
48
c) Dilakukannya evaluasi dan perbaikan-perbaikan yang terus menerus atas pengendalian intern yang telah berjalan selama ini, jika terdapat kelemahan, termasuk kebijakan-kebijakan dan peraturan-peraturan yang ada, sehingga dapat meminimalkan atau mengantisipasi risiko yang mungkin timbul. Misalnya bila sebelumnya penagihan dirangkap oleh seorang masanger, sekarang PT. Riau Pos Intermedia telah membentuk team khusus untuk menangani penagihan piutang. 2) Karyawan Baru Dengan adanya karyawan baru, ada beberapa keuntungan yang didapat: a) Karyawan baru biasanya mempunyai semangat kerja tinggi, sehingga akan
memacu/member motivasi kepada karyawan lainnya untuk bekerja dengan lebih baik. b) Di samping itu, terdapat ide-ide baru dan pandangan atau pengertian lain
atas pengendalian intern yang sedang diterapkan dalam perusahaan yang sangat membantu bila karyawan tersebut berkualitas baik. Untuk mendapatkan karyawan yang baik dan berkualitas tersebut PT. Riau Pos Intermedia menerapkan seleksi yang sangat ketat, baik saat wawancara, tes tertulis. Selanjutnya pihak perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan baru untuk mengikuti masa percobaan selama tiga bulan. Adapun tujuan diberikan masa percobaan selama tiga bulan agar dapat dievaluasi cara kerjanya serta diberikan pelatihan-pelatihan mengenai pekerjaan yang menajadi tugasnya, sehingga karyawan-karyawan yang ada di perusahaan benar-benar karyawan yang berkualitas. Selain itu, terdapat kebijakan
49
perusahaan dalam merekrut karyawan baru, yaitu karyawan yang ada di PT. Riau Pos Intermedia tidak boleh mempunyai hubungan keluarga. 3) Teknologi Baru Sesuai dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat maka, PT. Riau Pos Intermedia telah menggunakan system komputerisasi dan jaringan internet terkoneksi dengan kantor pusat. Hal ini dimaksudkan untuk : a) Memperlancar pengiriman data baik itu materi iklan maupun data-data yang lain. Dengan kemajuan teknologi sekarang ini perusahaan dituntut untuk bisa mengirimkan materi iklan hanya dalam hitungan beberapa menit. Dimana dahulu ketika internet belum seperti saat ini, date line pengiriman materi iklan 3 hari. b) Dalam membuat invoice, faktur pajak dan lain-lain bias langsung terpantau secara online dengan kantor pusat di Pekanbaru, sehingga dapat meminimalkan kecurangan yang mungkin terjadi dan mengefisienkan atau menghemat waktu kerja. c. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian (Control Activities) terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirasakan bahwa diperlunya tindakan untuk meredam risiko dalam upaya pencapaian keseluruhan tujuan secara umum. Unsur-unsur aktivitas pengendalian sebagai berikut : 1) Pelaksanaan Review Kegiatan pengendalian dilakukan dengan mengadakan perbandingan antara penampilan kerja aktual dengan target atau sasaran yang telah ditetapkan. 50
Tinjauan ulang atas pelaksanaan kerja ini biasanya dilakukan oleh General Manager terhadap bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan. Jika terjadi penyimpangan maka akan dilakukan tindakan koreksi. Tinjauan ulang tersebut bisa juga dilakukan dengan pemeriksaan mendadak, misalnya memeriksa catatan penerimaan Kas dari piutang (Cash In) dan out standing.
2) Pengendalian Fisik Pengendalian fisik ini terdiri dari prosedur-prosedur pengamanan atas kekayaan dan catatan perusahaan. Kegiatan pengendalian fisik ini dilaksanakan untuk menjaga asset dari perbedaan perhitungan antara catatan dengan hasil perhitungan fisik dan menghindari adanya penyelewengan. PT Riau Pos Intermedia telah melaksanakan pengendalian fisik yang baik antara lain: a) Pengendalian terhadap Pemberian Diskon Pemberian diskon terhadap agency iklan harus dikendalikan sabaik mungkin, hal ini dimaksudkan untuk menghindari penyalahgunaan pemberian diskon. Adapun bentuk pengendalian diskon yang diterapkan PT. Riau Pos Intermedia antara lain: a. Pengendalian ini biasanya dilakukan oleh cheker. b. Cheker harus selalu memeriksa setiap tagihan yang ada. c. Pencatatan piutang iklan yang tercetak berupa invoice dan faktur pajak harus dicocokan dengan media ordernya. 51
d. Bila tidak sesuai dengan media order tersebut, maka cheker harus mengembalikan tagihan piutang tersebut kebagian media untuk diinput seperti yang tercantum dalam media order. e. Biasanya kejadian ini sering terjadi, tetapi pada input order di PT. Riau Pos Intermedia, saat pertama order diterima bagian media sudah menginput dengan benar karena sesuai dengan diskon masing-masing biro iklan yang berbeda. f. PT. Riau Pos Intermedia sendiri sudah menggunakan program yang dirancang khusus yang sekaligus bisa mencetak invoice, faktur pajak dan order yang dibuat oleh perusahaan. g. Cheker juga harus mengetahui setiap kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan agency iklan, termasuk dalam pemberian diskon. h. Cheker harus memeriksa setiap diskon dalam yang tertera dimedia order. Untuk diskon dalam, cheker harus memastikan pemberian diskon 10%40%, kecuali diskon iklan layanan masyarakat atau PSA yaitu 50%. i. Selain diberikan diskon dalam sebesar 10%-50%, juga diberikan paket reward/insentif yang mencapai billing tahunan yang telah ditentukan oleh perusahaan untuk agency iklan atau umumnya disebut Billing Comitment. j. Bila cheker menemukan diskon dalam yang tidak
sesuai dengan
kebijakan PT. Riau Pos Intermedia maka cheker akan meminta
52
konfirmasi untuk tagihan piutang iklan tersebut. Konfirmasinya dapat berupa pengesahan atau tanda tangan kepala bagian media. b) Pengendalian Terhadap Piutang Barter Agency iklan dengan sistem barter adalah agency iklan dimana untuk pembayarannya dapat berupa barang pemasangan
atau manfaat yang lain seperti
billboard PT. Riau Pos Intermedia, spanduk Riau Pos,
Voucher Hotel, Voucher Belanja, Produk Elektronik dan lain-lain. Bukti penayangan iklan beserta invoice yang telah dikirim ke agency ini dapat menjadi piutang iklan dan muncul dilaporan piutang iklan. Oleh sebab itu, piutang iklan barter ini harus dihapuskan karena bukan merupakan tagihan iklan seperti pada umumnya. Penghapusan piutang barter ini dilakukan oleh seorang petugas administrasi keuangan yang bertugas khusus untuk memantau perkembangan program barter beserta piutangnya. Pihak manajemen PT.
Riau Pos Intermedia
menyiapkan seorang petugas untuk menghandel piutang iklan barter. c)
Pengendalian terhadap Kolektibilitas dari Piutang Iklan Penagihan piutang iklan dilakukan oleh caller pada saat saldo berjalan dan menjelang jatuh tempo, baik melalui telepon, surat tagihan (surat menyurat) maupun mendatangi secara langsung. Untuk pembayaran piutang iklan, biasanya agency advertising/biro iklan membayar tagihannya dengan beberapa cara, baik membayar dengan bilyet giro atau cek maupun transfer langsung ke rekening perusahaan sesuai dengan kesepakatan awal 53
dan sesuai dengan diskon yang dipilih. Biasanya untuk biro iklan/agency advertising yang baru menjadi rekanan dan
pemasang langsung atau
advertiser diminta untuk membayar tagihan secara tunai atau Bilyet Giro terlampir sebelum iklan terbit/ditayangkan. Meskipun demikian, masih juga terdapat pembayaran yang dilakukan dikemudian hari dengan perjanjianperjanjian tertentu dengan pihak PT. Riau Pos Intermedia. Hal ini bagi PT. Riau Pos Intermedia bukanlah suatu kendala, akan tetapi yang perlu diperhatikan
adalah
pembayaran
yang
dilakukan
oleh
agency
advertising/biro iklan, karena ada beberapa biro iklan/agency advertising nakal yaitu menunda – nunda pembayaran. Pengambilan pembayaran tagihan piutang iklan ini biasanya dilakukan oleh kolektor Riau Pos setelah caller mengkonfirmasikan apakah piutang iklan telah dapat diambil tagihannya. Beberapa hal yang menyebabkan beralihnya tanggung jawab penagihan keatasan yang bersangkutan misalnya agency advertising/biro iklan yang bersangkutan belum membayar tagihan dengan berbagai alasan. Sehingga atasan dari caller atau peñata administrasi penagihan iklan mempunyai wewenang yang lebih besar untuk mengambil tindakan yang diperlukan. Dengan demikian maka piutang dapat dibayarkan atau bila memang benar-benar tidak dapat
ditagih maka dapat diputihkan atau
dibuatkan kredit nota untuk piutang tersebut. Selain itu, pembayaran yang dilakukan agency iklan berupa uang tunai akan menjadi suatu kendala bagi pihak Riau Pos karena dikhwatirkan dapat 54
terjadi suatu hal yang tidak diharapkan, misalnya uang tagihan iklan yang dipegang kasir hilang, kekurangan dalam perhitungan uang tagihan iklan pada hal bukti terima uang telah ditandatangani oleh kolektor, dan lain sebagainya. Untuk itu pihak PT. Riau Pos Intermedia menginformasikan ke seluruh agency advertising/biro iklan untuk dapat membayar tagihannya dangan cek/giro maupun transfer langsung ke rekening bank perusahaan. Hal ini sudah dilaksanakan oleh sebagian besar agency iklan, pengecualian untuk pemasang iklan langsung/advertiser atau iklan dengan diskon 45% harus dibayar tunai atau giro/cek yang telah jatuh tempo. Pada akhir bulan, bagian akunting melakukan rekapitulasi piutang iklan dengan menjumlahkan seluruh tagihan iklan yang diperoleh dari laporan piutang yang sudah dibayar atau belum dibayar. 3) Pemisahan Tugas Tujuan utama pemisahan tugas adalah untuk menghindari timbulnya kesalahan-kesalahan yang disengaja atau tidak dalam mengotorisasi transaksi, mencatat transaksi, dan pemeliharaan asset. Struktur organisasi PT Riau Pos Intermedia mencerminkan pemisahan tugas yang jelas seperti di bawah ini : a) Fungsi Otorisasi
Wewenang otorisasi ada pada bagian pemberian kredit, penentuan besarnya diskon. hal tersebut sekaligus sebagai pengendalian terhadap harga, untuk menghindari rusaknya harga. b) Fungsi Pengawasan
55
Umumnya fungsi ini dilaksanakan oleh masing-masing bagian yang bersangkutan, terutama General Manajer. Misalnya untuk pengawasan penagihan piutang dilakukan oleh head collector, account executive oleh coordinator Account executive , dan lain sebagianya. c) Fungsi Pencatatan
Fungsi ini mencatat transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan yang dapat mengubah struktur kekayaan perusahaan, baik penerimaan maupun pengeluaran kas. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Akuntansi d) Fungsi Penyimpanan
Bagian penyimpanan kas melakukan kegiatan menyimpan uang yang ada di dalam perusahaan. Bagian penyimpanan ini melakukan penerimaan uang untuk keperluan operasional. Fungsi penyimpanan ini dilakukan oleh kasir.
d. Informasi dan Komunikasi Untuk mencapai pengendalian intern yang efektif, maka informasi dan komunikasi harus berjalan dengan baik. Diantaranya dengan pencatatan informasi yang baik, panduan kebijakan yang tercantum pada peraturan PT. Riau Pos Intermedia dan laporan keuangan yang disusun secara periodik. Unsur-unsur dari informasi dan komunikasi adalah sebagai berikut : 1) Menyusun dan mencatat semua transaksi yang sah
Bagian Akuntansi telah menyusun dan mencatat semua transaksi yang sah. Transaksi tersebut sah karena bukti-bukti pendukungnya telah diotorisasi serta
56
sesuai dengan jangka waktu terjadinya transaksi yang boleh dicatat. Kemudian hasil pekerjaannya diperiksa oleh Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan, sehingga menghasilkan informasi yang memadai dan tepat waktu. Informasi tersebut membantu pelaksanaan pengendalian intern di perusahaan dan proses pengambilan keputusan oleh Direktur. 2) Pengklasifikasian transaksi keuangan
Bagian Akuntansi selalu mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun pada saat transaksi tersebut terjadi dan mengklasifikasikan transaksi tersebut ke dalam pos-pos sesuai dengan rekeningnya dan membantu dalam menyusun laporan keuangan. Dengan demikian yang diberikan oleh Bagian Akuntansi tersebut mudah dimengerti oleh yang membutuhkannya. 3) Komunikasi
Komunikasi di dalam perusahaan baik secara lisan yang berupa tindakan yang dilakukan
oleh
manajemen
pertanggungjawaban
telah
maupun
berlangsung
tulisan dengan
yang baik,
berupa
laporan
terutama
yang
berhubungan dengan kas, sehingga dapat mempermudah pengendalian intern di PT Riau Pos Intermedia. Kasir selalu meminta persetujuan dari Bagian Keuangan dalam mengeluarkan uang. Kemudian Bagian Keuangan memeriksa bukti-bukti transaksi dengan uang yang ada dan membuat laporan kepada Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan. Selanjutnya Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan mempertanggungjawabkan kepada Direktur.
57
e. Pemantauan/Pengawasan Pemantauan/Pengawasan kegiatan rutin PT. Riau Pos Intermedia dilaksanakan oleh bagian-bagian yang terkait. Misalnya pemantauan untuk kegiatan penerimaan dan pengeluaran serta pencatatan kas dilaksanakan oleh Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan. Pemantauan secara umum pada PT Riau Pos Intermedia Perwakilan Jakarta dilakukan oleh General Manajer terhadap bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan. Kemudian hasil dari pemantauan tersebut dievaluasi dan diambil tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan. Pemantauan yang dilakukan terhadap kas merupakan pemantauan terhadap: 1) Jumlah piutang lancar, piutang macet antara catatan dengan kondisi sebenarnya apakah telah sesuai. 2) Peraturan dan kebijakan yang ada. 3) Pencatatan lembur karyawan dan jumlah karyawan agar tidak terjadi pembayaran gaji pada orang yang salah. 4) Pencatatan transaksi yang sesuai dengan prosedur dan bukti-bukti yang telah diotorisasi.
2. Kesimpulan Analisis Kualitatif Dari uraian Analisis Kualitatif tersebut diatas maka, penulis dapat memberikan kesimpulan sebagai berikut: a. Piutang merupakan salah satu aktiva yang bersifat likuid, sehingga apabila tidak di kelola dengan baik, maka akan terjadi resiko yang mungkin terjadi
58
seperti tertagihnya piutang tidak tepat waktu atau bahkan konsumen gagal bayar. b. Sistem Pengendalian Intern terhadap Piutang Iklan PT. Riau pos Intermedia telah sesuai dengan teori Sistem Pengendalian Intern. Hal ini terbukti dengan digunakannya elemen – elemen sistem Pengendalian Intern yang meliputi : 1)
Lingkungan Pengendalian.
2)
Perkiraan Resiko yang timbul.
3)
Aktivitas Pengendalian.
4)
Informasi dan Komunikasi.
5)
Pemantauan atau Pengawasan.
59
B. Analisa Kwantitatif 1. Data penjualan Kredit PT. Riau Pos Intermedia Periode 2007 dan 2008 Tabel 4.1
NO
BULAN
OMZET Penjualan Iklan Perwakilan Jakarta TH 2007 PROYEKSI
REALISASI
OMZET Penjualan Iklan Perwakilan Jakarta TH 2008
Penc%
PROYEKSI
REALISASI
Tum
Penc%
%
1
JAN
2,275,834,225
2,059,609,600
90
3,275,834,225
3,469,310,000
106
68.45
2
FEB
2,046,184,064
2,093,985,450
102
3,046,184,064
3,525,500,000
116
68.36
3
MAR
2,742,177,605
3,273,081,400
119
4,342,177,605
4,799,603,000
111
46.64
4
APRL
2,360,889,840
2,696,147,300
114
4,360,889,840
4,554,202,000
104
68.92
5
MEI
2,357,487,615
3,046,219,800
129
4,357,487,615
4,773,762,500
110
56.71
6
JUN
2,442,543,230
2,330,269,834
95
3,442,543,230
3,649,217,000
106
56.60
7
JUL
3,531,001,070
3,455,697,797
98
4,531,001,070
4,841,235,900
107
40.09
8
AGT
3,701,112,300
3,525,423,394
95
4,701,112,300
4,910,353,000
104
39.28
9
SEP
2,360,889,840
2,676,057,000
113
3,360,889,840
3,290,734,000
98
22.97
10
OKT
2,701,112,300
2,980,209,000
110
3,701,112,300
3,354,789,700
91
12.57
11
NOP
2,360,889,840
2,763,548,500
117
3,360,889,840
3,902,570,500
116
41.22
12
DES
3,531,001,070
3,465,738,500
98
4,531,001,070
4,905,472,400
108
41.54
JUMLAH
32,411,122,999
34,365,987,575
47,011,122,999
49,976,750,000
106
45.43
106.03
Sumber: Departemen Keuangan Iklan PT. Riau Pos Intermedia
Penjelasan dari table 4.I (data Penjualan kredit PT. Riau Pos Intermedia tahun 2007) adalah sebagai berikut: a) Total Proyeksi pendapatan/omzet Iklan PT. Riau Pos Intermedia di tahun 2007 sebesar Rp 32.411.122.999,- dan di tahun 2008 sebesar Rp 47.011.122.999,b) Sementara Realisasi omzet/pendapatan iklan PT. Riau Pos Intermedia di tahun 2007 sebesar Rp 34.365.987.575,- dan tahun 2008 sebesar Rp 49.976.750.000,c) Artinya pencapaian pendapatan/omzet Iklan di tahun 2007 mencapai 106.03%. dan di tahun 2008 sebesar 106%. d) Sedangkan Realisasi Omzet/pendapatan Iklan tahun 2007 dibandingkan tahun 2008 terjadi pertumbuhan pendapatan/omzet Iklan sebesar 45,43%. 60
2. Tata cara Perhitungan Piutang Tak Tertagih Dalam mengantisipasi jumlah piutang yang tidak dapat ditagih, PT. Riau Pos Intermedia melakukan estimasi atau taksiran piutang yang tidak dapat ditagih setiap akhir periode. Dalam hal ini PT. Riau Pos Intermedia menggunakan metode ”Pendekatan Laporan Rugi Laba”. Menurut metode ini penyisihan piutang ragu-ragu dihitung dengan cara mengalikan taksiran persentase yang tidak terbayar dengan jumlah penjualan periode tertentu. Dalam menaksir jumlah persentase ini biasanya didasarkan atas pengalaman masa lalu. Dari pengalaman ini dapat diketahui rata-rata persentase yang tidak terbayar dari jumlah penjualan periode tersebut. Hasil dari perkalian ini merupakan beban dari satu perusahaan untuk periode tersebut dan ini dapat dilakukan dengan mendebet perkiraan biaya piutang dan mengkredit penyisihan piutang. Dari data penjualan kredit PT. Riau Pos Intermedia tahun 2007 ( Tabel 4.I) tersaji data sebagai berikut: a) Total penjualan kredit PT. Riau Pos Intermedia Perwakilan Jakarta tahun 2007 Rp 34.365.987.575,b) Taksiran Persentase Piutang yang tidak terbayar tahun 2007 (berdasarkan data PT. Riau Pos Intermedia sebelumnya) sebesar 3,5% dari Penjualan Kredit. Jadi 3,5 % adalah Persentase taksiran piutang tidak terbayar tahun 2007 berdasarkan pengalaman data masa lalu. c) Jadi Penyisihan piutang Ragu-ragu = Taksiran Persentase Piutang yang tidak terbayar x Jumlah penjualan Kredit d) Penyisihan piutang Ragu-ragu PT. Riau Pos Intermedia tahun 2007 = 3,5% x Rp 34.365.987.575,- = Rp 1.202.809.562,-. e) Jadi jurnal untuk transaksi tersebut adalah : Beban piutang Iklan Tak Tertagih Rp 1. 202.809.562,Cad. Piutang Iklan tak tertagih
61
Rp 1. 202.809562,-
f) Selanjutnya penyisihan piutang tak tertagih tampak pada laporan keuangan pada Tabel 4.2 dan Tabel 4.3. 3. Pelaporan Piutang Tabel 4.2 Neraca PT. Riau Pos Intermedia Periode: 31 Desember 2007 Uraian
Jumlah
A. AKTIVA LANCAR 1 Kas & Setara Kas 2 Piutang Koran 3 Piutang Iklan 4 Cad. Piutang Iklan tak tertagih 5 Piutang Pihak III 6 Piutang Lain-lain 7 Persediaan Bahan 8 Uang Muka Jumlah Aktiva lancer B. PENYERTAAN C. AKTIVA TETAP (NETO) D. AKTIVA LAIN-LAIN TOTAL AKTIVA
8,483,612 2,836,973 5,876,249 (1,202,809) 28,352,978 6,244,841 0 810,285 51,402,129 15,000,000 5,400,294 1,555,100 73,357,523
E. HUTANG JK. PENDEK 1 Hutang Bank 2 Hutang Cetak 3 Hutang Usaha 4 Hutang Pajak 5 Hutang Lain-lain Jumlah Hutang Jk. Pendek F. HUTANG JK. PANJANG 1 Hutang Bank (Kredit) 2 Hutang Saham 3 Hutang Pihak III Jumlah Hutang Jk. Panjang TOTAL HUTANG G. EKUITAS 1 Modal Saham 2 Laba Ditahan 3 Laba Periode Berjalan Jumlah TOTAL PASSIVA
1,416,666 (729,004) 2,751,826 292,889 0 3,732,377 2,461,766 4,248,495 1,355,149 8,065,411 11,797,787 1,500,000 42,900,638 17,159,098 61,559,736 73,357,523
Sumber : Departemen Akuntansi PT. Riau Pos Intermedia
62
Tabel 4.3 Laporan Rugi/Laba PT. Riau Pos Intermedia Periode: Desember 2007 Uraian
Jumlah
HASIL USAHA : 1 Penjualan Koran 2 Pendapatan Iklan 3 Pendapatan Event O TOTAL HASIL USAHA HARGA POKOK PENJUALAN : 1 Biaya Bahan Lain2 2 Biaya Cetak 3 Biaya Gaji Redaksi 4 Biaya Ovhd. Redaksi 5 Biaya Penyusutan Jumlah HPP
18,374,133 34,365,905 4,000,000 56,740,038 710,954 20,549,664 2,800,000 1,698,778 0 25,759,396
LABA KOTOR BIAYA OPERASIONAL : 1 Biaya Pemasaran Koran 2 Biaya Pemasaran Iklan 3 Beban Piutang Iklan tak tertagih 4 Biaya Event O 5 Biaya Umum & Adm 6 Biaya Gaji Non-redaksi 7 Biaya Penyusutan Jumlah Biaya Operasi
30,980,642 2,203,027 1,927,147 1,202,809 2,000,000 971,332 1,850,000 1,772,896 11,927,211
LABA OPERASI 19,053,431 Beban Bunga 1,269,333 LABA OPERASI STL. BUNGA 17,784,098 PENDAPATAN & BIAYA LAIN-LAIN : 1 Pendapatan Lain-2 1,500,000 2 Beban Lain-2 1,700,000 Kontribusi (200,000) LABA SEBELUM PAJAK 17,584,098 Koreksi Biaya Pensiun 425,000 LABA SEBELUM PAJAK 17,159,098 Estimasi Pajak Penghasilan 4,409,966 LABA RIEL SESUDAH PAJAK 12,749,132 Sumber : Departemen Akuntansi PT. Riau Pos Intermedia
63
4. Analisa Perputaran Piutang Tabel 4.4 Analisa perputaran Piutang Keterangan
31 Desember 2006
31 Desember 2007
31 Desember 2008
Pendapatan Iklan
24.561.056.134
34.365.905.000
49.976.750.000
Piutang Iklan
4.113.374.000
5.876.249.000
6.639.124.000
Penadapatan Iklan
24.561.056.134
34.365.905.000
49.976.750.000
Piutang Iklan
4.113.374.000
5.876.249.000
6.639.124.000
= 5,97 kali
= 5,85 kali
= 7,53 kali
(16,75%)
(17,09%)
(13,28%)
Perputaran Piutang =
Umur Piutang = Piutang Iklan x 360 4.113.374.000 x 360 5.876.249.000x 360 hari Pendapatan Iklan
6.639.124.000x 360
24.561.056.134
34.365.905.000
49.976.750.000
60,29 Hari
61,55 Hari
47,82 Hari
= 60 Hari
= 62 Hari
= 48 Hari
Sumber : Laporan Piutang Iklan Riau Pos Perwakilan Jakarta
64
Dari data diatas menunjukan bahwa: 1.
Pendapatan iklan pada periode 31 Desember 2006 berjumlah sebesar lebih dari Rp 24.561.056.134,- maka piutang yang terjadi sebesar lebih dari Rp 4.113.374.000,- ( sebesar 16,75% dari pendapatan iklan).
2.
Pada periode 31 Desember 2007 jumlah pendapatan iklan sebesar lebih dari Rp 34.365.905.000 ,- maka piutang iklan yang terjadi hanya sebesar lebih dari Rp 5.876.249.000,- (sebesar 17,09% dari pendapatan iklan).
3.
Untuk periode 31 desember 2008 jumlah pendapatan iklan sebesar lebih dari Rp 49.976.750.000,- maka piutang iklan yang terjadi hanya sebesar lebih dari Rp 6.639.124.000,- (sebesar 13,28% dari pendapatan iklan). Kecilnya piutang iklan yang terjadi bila dibandingkan dengan tingkat
pendapatan iklan pada periode tersebut disebabkan adanya perbaikan pada sistem penjualan yang diterapkan oleh PT. Riau Pos Intermedia, sehingga dari sekian banyak jumlah penjualan iklan yang terjadi telah berhasil ditagih oleh PT. Riau Pos Intermedia. Selain itu, semakin tinggi tingkat perputaran piutang dari periode 2006 sampai dengan 2008 menunjukan bahwa perputaran piutang dari piutang menjadi kas dalam setahun mengalami peningkatan cukup pesat. Dengan demikian sistem pengendalian Intern yang diterapkan oleh PT. Riau Pos Intermedia dalam pengendalian piutangnya sudah sesuai dengan Sistem Informasi Akuntansi, sehingga piutang yang ada dapat segera dicairkan menjadi kas. Semakin baiknya sistem yang diterapkan ini tidak luput dari pengendalian intern yang cukup ketat yang diterapkan di PT. Riau Pos Intermedia. Hal ini 65
bertujuan untuk menjaga asset perusahaan dan meningkatkan kinerja bagian penagihan. 5. Kesimpulan Analisis Kwantitatif Dari data Analisis Kwantitatif tersebut dapat diperoleh kesimpulan hal – hal sebagai berikut: 1) Bila kita lihat tabel 4.1 mengenai Penjualan kredit PT. Riau Pos Intermedia di tahun 2007 dan 2008 terjadi pertumbuhan penjualan yang sangat signifikan yaitu berkisar 45,43%, sedangkan pertumbuhan budget iklan nasional rata – rata berkisar antara 15 – 20 %. 2) Dalam perhitungan Piutang Tak tertagih, PT. Riau Pos Intermedia menggunakan pendekatan Laporan Laba Rugi. Jadi untuk menghitung Penyisihan Piutang Ragu – ragu adalah: Taksiran Persentase Piutang yang Tidak Terbayar dikalikan dengan Jumlah Penjualan Kredit. 3) Dari pencatatan di Jurnal akan diposting ke Laporan Keuangan:
a) Beban Piutang Iklan Tak Tertagih akan terlihat di kelompok Biaya operasional ( Laporan Laba Rugi ). b) Cadangan Piutang Iklan Tak Tertagih akan terlihat di kelompok Aktiva Lancar ( Neraca ). 4) Sistem Pengendalian yang diterapkan oleh PT. Riau Pos Intermedia dalam menagih piutangnya sudah semakin baik, hal ini dapat dibuktikan pada Tabel 4.4 bahwa :
a) Saldo Piutang: dari data tahun 2006 - 2008, Saldo Piutang terlihat lebih kecil dibandingkan dengan Pendapatan Iklan. b) Umur piutang: bila dilihat data dari tahun 2006 – 2008, umur piutang yang tercatat paling bagus terjadi pada tahun 2008 yaitu sebesar 48 Hari. c) Perputaran Piutang: dari data diatas perputaran piutang paling tinggi terjadi pada tahun 2008 yaitu sebesar 7,53 Kali.
66
