46
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
Diselengarakanya Pengendalian Intern adalah untuk menghindarkan perusahaan dari berbagai kerugian. Kerugian ini dapat disebabkan beberapa hal, misalnya penggunaan sumber daya secara berlebihan, kesalahan pencatatan data, hilangnya aktiva karena kelalaian karyawan, ketidak patuhan karyawan terhadap manajemen dan penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan. Setiap perusahaan tidak dapat menghindarkan diri dari risiko kerugian ini. Salah satu cara untuk mengurangi risiko ini dengan disusunnya pengendalian intern yang baik. Berikut ini kita akan melihat pengendalian intern yang diterapkan PT Roda Prima Lancar pada perusahaannya, khususnya untuk kegitan pembelian bahan baku mulai dari pengendalian intern kegiatan pembelian bahan baku dan fungsifungsi pembelian bahan baku . Pemahaman, penelaahan, dan penilaian atas sistem pengendalian intern perusahaan pada kegiatan pembelian bahan baku akan lebih mudah dilakukan dengan memahami sistem yang berlaku secara keseluruhan terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakasanakan dengan bagan alir (flowchart).
46
47
A. Pengendalian Intern Kegiatan Pembelian Bahan Baku pada PT Roda Prima Lancar 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan merupakan pondasi keempat komponen pengendalian yang lain. Jika lingkungan pengendalian tersebut lemah maka akan menyebabkan sistem pengendalian perusahaan menjadi tidak efektif. Di bawah ini akan dibahas mengenai unsur-unsur lingkungan penendalian perusahaan khususnya pada kegiatan pembelian bahan baku. a.
Integritas dan Nilai Etis PT Roda Prima lancar telah menetapkan kebijakan mengenai nilai dan prilaku etis pegawai selam berkerja. Kebijakan mengenai nilai prilaku etis yang berlaku di perusahaan tersebut juga telah dikomunikasikan kepada pegawainya. Adapun semboyan yang berlaku untuk pegawai perusahaan dalam pelaksanaan pekerjaan adalan 5S dan 3Gen . Lima kata berawalan huruf S yang diambil dari bahasa jepang yaitu : 1.
Seiris (Pemilahan) yaitu pemisahaan barang ynag berguna dan tidak berguna lagi dalam kegiatan produksi atau pekerjaan.
2.
Seiketsu (Penataan) yaitu melaksanakan penataan ruangan secara efisien.
47
48
3.
Seiso (keberisihan) yaitu pegawai harus tetap menjaga kebersihan lingkungan kerja.
4.
Seiton (Pemantapan) yaitu efisiensi pemakaian sumber daya seperti penggunaan listrik, air, kertas serta peralatan kantor.
5.
Shitsuke (Pembiasaan) yaitu penegakan disiplin dan aturan. Sementara 3 Gen adalahGenba (Mencari fakta langsung di tempat
kerja),Genbutsu (Mengamati dengan teliti masalah ditempat kerja), dan Genitsu (Mengambil tindakan langsung ditempat kerja) yang merupakan wujud dari ritmen yang senantiasa berusaha untuk berkerja secara cermat dan cepat tanpa harus mempersulit diri. Perusahaan juga memberikan dukungan atas nilai etis dan integritas pegawainya. Misalnya dibangunya mesjid di area perusahaan hal tersebut memberikan kebebasan kepada pegawai untuk beribadah serta dapat meningkatkan nilai etis dan kejujuran para pegawai. Perusahaan juga membangun sarana olah raga untuk karyawan-karyawan yang hobi dalam berolah raga dan juga tempat pemancingan untuk keluarga. Perusahaan memberikan insentif berupa gaji yang cukup memadai dan selalu berada diatas rata-rata UMR, pemberian tunjangan dan sejumlah fasilitas yang diperlukan karyawan untuk tetap menjaga nilai etis dan integritas para pegawainya. Perusahaan juga menetapkan sanksi bagi pegawai yang memiliki integritas rendah dalam berkerja. Sanksi yang berlaku tersebut antara lain memberikan peringatan atau pemecatan terhadap pegawai yang terbukti melakukan
48
49
penyelewengan. Penulis berpendapat bahwa integritas dan nilai etis yang diterapkan pada PT Roda Prima Lancar bagian dari lingkungan pengendalian sangat kondusif dan telah memadai. Integritas dan nilai etis yang tinggi akan mengefektifkan pengendalaian perusahaan serta dapat mencegah perbuatan illegal atau penyelewengan pegawai perusahaan. Hal ini sangat sedikit detemukan pelanggaran atau penyelewengan yang dilakukan pegawai perusahaan. b.
Komitmen Terhadap Kompetensi Menurut pendapat penulis, PT Roda prima Lancar telah memberikan komitmen terhadap kompentensi. Hal ini dapat dilihat dengan adanya persyaratan jabatan formal ditetapkan perusahaan. Salah satu persyaratan yang ditetapkan perusahaan pada bagian pembelian adalah ahli dalam bidangnya. Misalnya keahlian mengoprasionalkan computer dan keahlian dalam bidang akuntansi. Persyaratan ini dipergunakan saat dilakukan penyeleksian atas pegawai baru untuk menduduki suatu jabatan atau posisi di perusahaan.
c.
Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Audit Dari struktur organisasi PT Roda prima Lancar tidak memiliki dewan komisaris dan komite audit. Dewan komisaris dan komite audit adalah orang-orang yang independen dari manajemen secara aktif mengawasi akuntansi entitas, kebijakan dan prosedur pelaporan.
49
50
d.
Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Filosofi manajemen dan gaya operasi dapat mempengaruhi mutu pengendalian interen secara signifikan. Gaya operasi Manajemen PT Roda Prima Lancar adalah menerapkan pelaksanaan perkerjaan secara efisien dan dilakukanya usaha preventif untuk menghindari terjadinya kesalahaan dalam kegiatan operasi sehari-hari perusahaan. Hal ini dilakukan dengan menciptakan sistem yang dapat meminimalkan terjadinya kesalahan misalnya dengan penggunaan sistem komputer yang dapat melakukan pengecekan kesalahan pada saat data entri. PT Roda Prima Lancar berdasarkan konsep manajemen yang terus menerus memberikan prioritas utama terhadap mutu perusahaan. PT Roda Prima Lancar mempunyai kebijakan mutu perusahaan yaitu: 1. Visi
: Menjadikan perusahaan yang mempunyai reputasi baik dalam industri Metal Manufacturing
2. Misi
: Menyediakan produk yang berkulitas tinggi dengan didukung oleh pelayanan profesioanal dan mempunyai menjemen yang terbaik disemua bidang.
Menurut pendapat penulis filosofi manajemen dan gaya operasi PT Roda Prima Lanacar memberikan prioritas utama terhadap mutu perusahaan. Hal ini dapat dilihat dari kibijakan mutu perusahaan yang mempunyai visi dan misi.
50
51
e.
Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yan dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
perusahaan
dalam
mencapai
tujuanya.
Struktur
organisasi suatu perusahaan harus ditetapkan dan disahkan secara tertulis oleh pejabat yang berwenang. Struktur organisasi tersebut juga harus dilengkapi dengan pengaturan mengenai pembagian tugas,wewenang dan tanggung jawab untuk masing-masing bagian dalam perusahaan agar jelas dan dapat dimengerti oleh setiap orang yang terlibat perusahaan tersebut. Struktur pembelian perusahaan meliputi departemen purchasing yang membawahi asisten departemen Purchasing, departemen Raw material, departem Gudang dan departemen SCC (Subcont Control). Dengan adanya struktur organisasi pembelian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa deaprtemen Purchasing mempunyai otoritas atas pembelian bahan baku perusahaan. Menurut pendapat penulis dalam struktur organisasi perusahaan terlihat dengan jelas. Hal ini dapat dilihat dari pembagian tugas wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan f.
Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab PT Roda Prima Lancar memberikan wewenang dan tanggung jawab pekerjaan kepada pegawai yang telah ditetapkan. Pegawai tersebut bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerja yang telah diberikan dan
51
52
menaggung risiko atas kesalahan yang dilakukan dalam pelaksanaan pekerja. Pemberian wewenang dan tanggung jawab juga telah dilaksanakan perusahaan. Hal ini dapat dilihat dengan adanya suatu uraian tugas sehingga wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dapat diketahui dengan jelas. Uraian tugas (job description) ini dapat dilihat dari arsip atau dokumen yang ada pada departemen Administration and Personil. Departemen purchasing bertanggung jawab terhadap pelaksanaan prosedur pembelian bahan baku yang telah ditetapkan perusahaan perusahaan yaitu mulai saat diterimanya permintaan pembelian, pemilihan pemasok, pembuatan Purchase Order hingga barang diterima perusahaan. Adanya pemberian wewenang dan tanggung jawab ini kepada departemen Purchasing akan memudahkan perusahaan dalam mengendalikan dan memonitor pelaksanaan pembelian bahan baku. Menurut penulis, pemberian wewenang dan tanggung jawab juga telah dilaksanakan perusahaan. Hal ini dapat dilihat dengan adanya suatu uraian tugas sehingga wewenang dan tanggung jawab masing-masing dapat diketahui secara jelas. g.
Kebijakan dan Praktek Sumber Daya Manusia Pengendalian personil yang memadai akan memberi dukungan pada perusahaan dalam menjalankan kegiatan pembelian karena sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting dalam menjalankan
52
53
kegiatan usaha perusahaan secara keseluruhan. PT Roda Prima Lancar memiliki kebijaksanaan sehubungan dengan sumber daya manusia. Perusahaan menetapkan kebijakan personil yang melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan mutu produk harus kompeten dan memiliki pendidikan, kualifikasi, pelatihan, keahlian dan pengalaman yang sesuai. PT Roda Prima Lancar menentukan kualifikasi atas dasar pendidikan, pelatihan, dan pengalaman yang harus dimiliki atau memberikan pelatihan yang memadai untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan bagi personil yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-tugas yang diberikan. Perusahaan melakukan penyeleksian pada saat penerimaan pegawai. Perusahaan telah menyadari akan pentingnya pengendalian personil oleh karena itu perusahaan sangat memperhatikan kesejahteraan para pegawainya. Penulis berpendapat bahwa kebijakan dan pratek atas sumber daya manusia pada perusahaan telah memadai. Hal ini dapat dilihat dari penyeleksian pada penerimaan pegawai dan memberikan pelatihanpelatihan kepada karyawan. 2.
Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang
membantu menyajikan bahwa perusahaan telah melakukan tindakan untuk menghadapi risiko-risiko yang berhubungan dengan tujuan perusahaan.
53
54
Risiko-risiko yang terdapat dalam kegiatan pembelian adalah barang yang dibeli tidak sesuai dengan ditetapkan perusahaan yaitu mengenai harga, jumlah, kualitas, waktu, penempatan barang, pemasok fiktif, hilangnya diskon pembelian, hutang yang tidak tecatat atau hutang yang tidak sah atau pembayaran yang tidak sah. a.
Pengecekan Independen atas Kinerja Pengecekan yang independen diperlukan untuk mencegah terjadinya kesalahan akibat kelalaian, ketidaktelitian, atau kesengajaan yang dilakukan pegawai perusahaan. PT Roda Prima Lancar melakukan pengecekan yang independen yang memadai atas kinerja. Pengecekan independen atas kinerja antara lain dengan dibuatnya tindakan preventif pada sistem komputer yaitu apabila nomor PO dan job order berbeda maka data tidak dapat diakses ke dalam computer. Selanjutnya tiap-tiap departemen
masing-masing
melakukan
internal
check
dalam
melaksanakan pengendalian perusahaan. Salah satu cara pengendalian intern oleh manajemen PT Roda Prima Lancar adalah melaksanakan Stock opname atau inventarisasi fisik persediaan bahan baku. Stock opname dilakukan setahun sekali oleh pegawai independen yang ditunjuk manajemen dan bukan pegawai yang berasal dari bagian gudang bahan baku. Apabila hasil stock opname tidak sesuai denagn catatan persediaan bahan baku maka pegawai bagian gudang harus menaggung akibat dari selisih tersebut karena perusahaan telah menetapkan prosedur dan komputerisasi yang dapat diandalkan dalam melaksanakan operasi 54
55
perusahaan sehari-hari. Demikian juga dalam penyiapan data atau dokumen. Dokumen diperiksa oleh supervisor atau atasan sebelum disetujui dan ditandatangani. Hal ini akan meningkatkan pengendalian intern karena dapat mencegah kesalahan dalam pembuatan dokumen. Menurut pendapat penulis dalam dalam pengecekan indpenden atas kinerja dalam perusahaan sudah memadai. Hal ini dapat dilihat dari manajemen PT Roda Prima Lancar adalah melaksanakan Stock opname atau inventarisasi fisik persediaan bahan baku. b.
Pengelolaan Informasi PT Roda Prima Lancar telah menetapkan pengelolaan informasi melalui dokumentasi dan pencatatan tarnsaksi dan sistem komputerisasi. Hal ini akan meningkatkan pengendalian intern perusahaan dalam informasi. Menurut penulis, perusahaan PT Roda Prima Lancar dalam pengelolaan informasi di dukung oleh dokumen-dokumen, pencatatan transaksi dan sistem komputerisasi.
c.
Pengendalian Fisik atas Aset dan Catatan Perusahaan telah menetapkan pegawai yang mempunyai otorisasi dan tanggung jawab memegang aset, dokumen, dan catatan perusahaan Personil lain yang tidak memiliki otorisasi tidak diperbolehkan menggunakan aset (bahan baku dan kas), dokumen atau catatan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mencegah penyelewengan dan pencurian aset dan
55
56
penyalah gunaan penggunaan dokumen dan catatan
perusahaan.
Perusahaan juga mengadakan perlindungan pada sistem computer dengan menggunakan password khusus untuk masing-masing bagian. Hal ini berfungsi untuk mencegah terjadinya akses yang tidak sah oleh orang yang tidak diotorisasi perusahaan. Perusahaan telah menerapkan pengalokasian atau penempatan fasilitas dan peralatan secara efisien. Hal ini terlihat dengan penempatan bahan baku di gudang sesaui line masing-masing sehingga memudahkan pengambilan bahan baku untuk diolah selanjutnya. Hal ini akan meningkatkan keefisienan kinerja proses kegiatan perusahaan dan memudahkan pengecekan atas bahan baku yang ada. Menurut penulis, dalam pengendalian fisik atas asset dan catatan dalam perusahaan telah memadai. Hal ini dapat dilihat dari menetapkan pegawai yang mempunyai otorisasi dan tanggung jawab memegang aset, dokumen, dan catatan perusahaan dan mengadakan perlindungan pada sistem computer dengan menggunakan password, untuk mencegah terjadinya akses yang tidak sah oleh orang yang tidak diotorisasi perusahaan. d.
Pemisahan Fungsi yang Kurang Memadai Menurut penulis, perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang penting dalam kegiatan pembelian bahan baku tetapi ada salah satu pemisahaan
fungsi
menjadi
satu
yaitu
bagian
penerimaan
dan
penyimpanan. Hal ini dilihat sebagai berikut :
56
57
1. Adanya pemisahaan fungsi antara fungsi pembelian fungsi penerimaan barang Fungsi Pembelian Bahan Baku perusahaan dilakukan oleh bagian pembelian dan di terima oleh bagian penerimaan barang. Pemisahan fugnsi ini berguana untuk menciptakan pengecekan internal dalam pelaksanaan pembelian dengan menjamin bahwa barang diterima dari pemasok sesuai dengan yang dipesan oleh fungsi pembelian baik jenis, harga, kuantitas, kualitas serta waktu pengiriman. 2. Adanya pemisahan fungsi pembelian fungsi akuntansi Departemen Purchasing dilakukan oleh fungsi pembelian sedangkan untuk masalah-masalah yang berhubungan dengan pencatatan transaksi dan fungsi akuntansi dijalankan oleh personil departemen Fanance and Accounting Fungsi akuntansi melaksanakan pencatatan transaksi kegiatan pembelian bahan baku tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga harta perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Tidak adanya pemisahan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan Fungsi penerimaan dan penyimpanan bahan baku PT Roda Prima Lancar dilakukan olehsatu bagian saja. Hal ini salah satu kelemahan PT Roda Prima Lancar, dalam proses penerimaan dan penyimpanan di kuawatirkan adanya peneyelewengan dan pencurian dan penyalagunaan dokumen dan catatan perusahaan karena tidak adanya fungsi pemisahaan tugas terhadap penerimaan dan penyimpan bahan baku.
57
58
4. Adanya fungsi kasir yang terpisah dari bagia akuntansi Fungsi kasir dijalankan oleh personil kasir sedangkan fungsi akuntansi dilaksanakan oleh personil akuntansi. Pemisahaan ini akan bermanfaat untuk meningkatkan pengendalian intern karena akuntansi yang dicatat dalam cacatan akuntansi dapat dijamin keandalanya. 3.
Informasi dan komunikasi Untuk tujuan sistem informasi dan komunikasi maka perusahaan
menggunakan sistem komunikasi computer AS 400 ada bagian pembelian dan persediaan, dan Sistem Akuntansi Komputer Terpadu Indonesia pada bagian akuntansi. PT. Roda Prima Lancar menetapakan beberapa kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan kegiatan pembelian bahan baku guna mewujudkan kebijakan umum perusahaan. Kebijakan perusahaan atas pembelian tersebut antara lain: a. Harus diterapkan suatu prosedur pembelian guna mendapatkan bahan baku yang berkualitas b. Pemasok harus selalu dievaluasi dan diseleksi berdasarkan kemampuanya dalam memenuhi persyaratan yang ditentukan perusahaan c. Perusahaan harus membuat dan memilihara daftar pemasok yang diterima d. Informasi tentang material/bahan baku yang terdapat pada dokumen pembelian ditelaah dan disetujui setelah memenuhi persyaratan yang cukup pada pemasok.
58
59
PT Roda Prima berkomitmen untuk selalu memberikan jaminan kepuasan kepada pelanggan dengan bepedoman pada : 1. Melakukan perbaikan dan meningkatkan mutu proses yang berkesinambungan 2. Pengiriman ke pelanggan tepat jumlah dan waktu 3. Membudayakan 5K2S Semua itu dapat dicapai dengan menempatkan karyawan yang berkulitas dan memberikan bekal pelatihan berseta informasi dan berusaha meningkatkan perbaikan ini secara berkesinambungan. PT Roda prima Lancar juga membentuk quality control dengan menggunakan standart kerja ISO 9001 : 2000 yang terdiri dari : 1. Incoming Inpection (Pemeriksaan barang masuk) yaitu untuk memastikan kualitas barang masuk yang dikirim dari supplier sesuai dengan standart yang ditetapkan. 2. Inprocess Inpecction (Pemeriksaan selama proses) yaitu untuk memantau kualitas barang yang dibuat pada saat proses dan meminimalisasi
reject
yang
diakibatkan
oleh
faktor
yang
mempengaruhi dalam proses seperti mesin, manusia, metode, maupun material itu sendiri.
59
60
3. Out going Inpection (pemeriksaan finish) yaitu untuk memastikan kulitas barang sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh pelanggan sebelum barang dikirim. PT Roda Prima Lancar melakukan pengendalian preventif yang dapat mengurangi kelemahan. Hal tersebut akan meningkatkan pengendalian intern perusahaan karena apabila terjadi perbedaan dengan data yang telah dientri sebelumnya oleh bagian lain maka data tersebut tidak dapat diproses dan selanjutnya diperlukan komfirmasi dengan departemen yang telah melakukan proses pengentrian data tahap sebelumnya. adanya audit internal yaitu memverifikasi bahwa proses kerja telah sesuai dengan aturan yang ditetapkan serta untuk menentukan keefektifan sistem mutu. Menurut penulis, dalam informasi dan komunikasi perusahaan melakukan pengendalian preventif yang dapat mengurangi kelemahan. Hal ini dapat dilihat dari menggunakan sistem komunikasi computer
AS 400, apabila terjadi
perbedaan dengan data yang telah dientri sebelumnya oleh bagian lain maka data tersebut tidak dapat diproses. 4.
Monitoring Kegiatan monitoring memberikan kepastian yang memadai apakah tujuan
pengendalian intern tercapai. Perusahaan harus memonitor apakah tujuan pengendalian intern telah beroperasi seperti yang diharapkan dan modifikasi pengendalian intern jika terjadi perubahan kondisi yang memerlukan perubahan
60
61
pengendalian intern perusahaan. Menurut pendapat penulis, perusahaan telah melakukan pengendalian monitoring. Hal ini dapat dilihat dengan adanya penilaian secara berkala atas kinerja para pegawai perusahaan. Perusahaan juga melakukan telaah atas prosedur dan program setiap enam bulan untuk pengembangan dan perbaikan secara terus menerus atas program dan prosedur kegiatan perusahaan yang dianggap kurang efisien atau kurang benar untuk meningkatkan pengendalian atas kegiatan perusahaan. B. Evaluasi atas Fungsi-Fungsi dalam Kegiatan Pembelian Bahan Baku pada PT Roda Prima Lancar Strategi
pengendalian
pengendalian.
Semakin
meningkatkan
risiko
dapat
sedikitnya potensial
digunakan pengendalian pengendalian,
untuk
mencapai
yang
dilakukan
demikian
tujuan akan
sebaliknya.
Pengevaluasian terhadap pengendalian intern digunakan untuk menganalisa risiko dan mengevaluasi strategi pengendalian. Di bawah ini diadakan evaluasi strategistrategi dan prosedur pengendalian intern yang dilakukan PT Roda Prima Lancar dalam mencapai tujuan pengendalian intern dalam kegiatan pembelian bahan baku perusahaan yaitu meliputi siklus pembelian dan pengeluaran kas. 1. Fungsi Perencanaan Produksi Tujuan pengendalian yang terkait dalam fungsi perencanaan produksi adalah pembelian barang yang sesuai dengan spesifikasi perusahaan.
61
62
Perencanaan produksi pada PT Roda Prima Lancar berada dibawah tanggung jawab Plant Production Planning (PPC). Perencanaan produksi berdasarkan Forecast dan Purchase Order (PO) dari pelanggan/Custamer. Forecast dan PO tersebut merupakan perencanaan produksi untuk satu bulan ke depan. PO yang diterima kemudian dibandingkan dengan PO terakhir apakah ada perbedaan model dan kuantitas dengan produksi sekarang atau untuk bulan depan. Kemudian Forecast dan PO tersebut disessuaikan dengan rencana fasilitas manufacturing.
Hasil
penyesuaian
ini
didiskusikan
anatara
departemen
Manufacturing (MF), Subcont Control (SCC), Raw Material (RM), Purchasing dan Engineering. Pertemuan tersebut membahas masalah-masalah yang berhubungan denagn kuantitas produksi, pengiriman pesanan bahan baku dan persiapan fasilitas/peralatan. Selanjutnya Seksi PPC melakukan pengecekan atas Forecast dan PO di dalam perusahaan dan membuat Master Planing Production (MPP) yaitu rencana produksi total per bulan, bagian PPC melakukan pengecekan seperti : Check stock Finish Good,Check Pendingan/Over Delivery, Check Pending S/C untuk part Finis Good, Check level stock, jika bagian PPC sudah melakukan pengecekan tersebut, maka selanjutnya bagian PPC membuat Revisi Master Planing Schedule (MPS) yaitu rencana produksi harian dalam satu bulan, yang di periksa oleh Ka. Bag. PPC, jika ada perubahan maka akan dilakukan revisi ulang oleh bagian PPC,
62
63
jika telah sesuai maka manajer departemen Manufacturing diminta untuk menandatangani. Selanjutnya bagian depatemen PPC mendistribusikan MPS ke bagian yang terkait. Seperti bagian Raw Material (bahan baku) dan SCC dan bagian proses produksi. Kemudian bagian RM membuat Surat Permohonan Permintaan Barang (PPB) kebagian Purcahsing untuk kebutuhan produksi. PPC menerima laporan hasil produksi setiap hari untuk pengecekan apakah Planning yanga dibuat bagian PPC memenuhi kapasitas kebutuhan atau standart yang diinginkan. Jika tidak memenuhi standart yang diinginkan bagian PPC melakukan meeting dengan bagian terkait. Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam fungsi ini adalah Forecast dan PO, Master Planning Production (MPP), Master Planning Shedule (MPS), Laporan hasil produksi dan Minute of Meeting. Menurut pendapat penulis, pengendalian intern pada proses perencanaan produksi PT Roda Prima Lancar telah dilakukan secara memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya proses produksi yang telah direncanakan dengan sebaikbaiknya. Proses produksi. Perencanaan produksi PT Roda Prima Lancar telah ditentukan berdasarkan Forecast dan PO dari custamer , dengan adanya job order ini akan memudahkan perencanaan kegiatan produksi perusahaan karena jumlah dan waktu pengiriman produk barang jadi ke pelanggan menjadi jelas. Perusahaan dapat membuat perencanaan yang matang memenuhi job order tersebut.
63
64
Perencanaan produksi pada PT Roda Prima Lancar tidak terhenti pada kegiatan seperti yang telah dijelaskan diatas saja, perusahaan juga harus menyesuaikan permintaan produksi tersebut dengan kondisi yang ada di perusahaan sendiri. Hal ini perlu dilaksanakan agar jumlah produk yang dihasilkan tidak melebihi kapasitas yang ada di pabrik PT Roda Prima Lancar. Untuk mengantisipasi hal tersebut, perusahaan mengadakan
pertemuan
konfirmasi antara departemen Manufacturing, departemen SSC, departemen purchasing dan departemen PPC dengan adanya pertemuan tersebut masing departemen menyatakan pendapatnya masing-masing. Departemen purchasing akan meningkatkan pengendalian kegiatan pembelian karena bagian pembelian mempunyai arsip dokumen seperti Permohonan Pembelian Barang yang dibuat oleh bagian Raw Material tentang perencanaan pembelian
bahan
baku.
Dokumen
tersebut
membandingkan penilaian aktual dengan
dapat
dipergunakan
untuk
pembelian yang direncanakan
berdasarkan Forecast dan PO . Departemen PPC semua dokumen yang ada diarsip sebagai dokumentasi bagian PPC ini merupakan kegiatan yang meningkatkan pengendalian intern perusahaan. Pembuatan dokumen dan catatan yang layak merupakan salah satu komponen dalam pengendalian intern.
64
65
2.
Fungsi Permintaan Pembelian Tujuan pengendalian dalam fungsi permintaan pembelian adalah permintaan
pembelian bahan baku dilaksanakan oleh bagian yang memiliki otorisasi dan sisetujui oleh manajemen perusahaan. Sejumlah risiko dapat terjadi jika pengendalian pada fungsi permintaan pembelian kurang memadai. Misalnya adalah permintaan bahan baku yang tidak sesuai harga dan spesifikasi, permintaan yang mendahului kebutuhan yang mengakibatkan stok persediaan di gudang menjadi berlebihan Bagian yang bertanggung jawab atas permintaan pembelian pada PT Roda Prima Lancar adalah departemen Raw Material (RM), Subcont Control (SCC), Enginering dan departemen Purcahsing. Proses pemintaan pembelian bahan baku dimulai ketika PPC mengirim MPS ke bagian Raw Material dan SCC . Dalam penetapan permintaan pembelian ini departemen permintaan pembelian ini Departemen Enginering berperan dalam pengujian produk dan pekonvesian produk menjadi bahan baku yang digunakan sesuai atau tidak, sehingga dapat dipastikan produk tersebut dapat di produksi. Bagian Enginering, memberikan advice ke departemen Raw Material (RM) atas pembelian pembelian bahan baku berupa daftar bahan baku yang dibutuhkan untuk setiap model yang akan diproduksi. Dan departemen RM membuat Permohonan Pembelian Barang ke pada Departemen Purchasing.
65
66
Dokumen- dokumen yang terdapat dalam bagian permintaan pembelian adalah Forecast dan PO, MPS dan Permohonan Pembelian Barang (PPB). Pendapat penulis, dalam permintaan pembelian pada PT Roda Prima Lancar dilakukan secara memadai. Hal ini dapat dilihat pengujian bahan baku pada bagian Enginering agar bahan baku yang dibutuhkan sesuai dengan model dan kualitas yang diinginkan oleh produksi. 3.
Fungsi Pembelian Pembelian dilakukan berdasarkan permintaan pembelian yang telah
diotorisasi. Fungsi pembelian PT Roda prima Lancar telah tersentralisasi pada departemen Purchasing . Departemen Purchasing bertanggung jawab untuk pemilihan pemasok, pemorsesan dan pengecekan dokumen pembelian serta menindaklajuti kegiatan pembelian bahan baku yang dipesan tiba di perusahaan. Pemilihan pemasok dimulai dengan identifikasi supplier atau kualifikasi evaluasi supplier, di sini purchasing akan memilih pemasok yang standart kualitas bahan baku yang sama kebutuhan produksinya. Pemasok juga diseleksi berdasarkan harga bahan baku yang ditawarkan (vendor quotation). Kegiatan penyeleksian pemasok berdasarkan harga ini sesuai dengan salah satu tujuan pembelian yaitu pembelian yang ekonomis.Setelah itu melakukan pengecekan dan perbandingan harga antara dua pemasok dimana buyer akan memilih harga yang terendah, dan didukung oleh kapasitas dan kontinuitas
bahan baku yang
memadai.
66
67
Proses pemilihan pemasok ini sesuai dengan tujuan efektifitas atas kulitas yang tepat yaitui pembelian yang dilakukan sesuai dengan tujuan produksi dan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan oleh perusahaan. Spesifikasi atau mutu bahan baku sangat penting karena kualitas bahan baku berkaitan erat dengan kualitas barang jadi yang dihasilkan, disamping itu supplier harus melampirkan millsheet certifikat bahan baku. Kualitas bahan baku yang rendah akan menghasilkan produk jadi yang rendah juga. Hal ini dapat menimbulkan banyak klaim dari pelanggan. PT Roda Prima Lancar juga harus mementingkan mutu baik dalam proses produksi maupun bahan baku dalam memproduksi barang jadi. Dalam melakukan pembelian, buyer meminta sample bahan baku kepada pemasok yang mana akan diuji kualitas dan standart bahan bakunya apakah sama proses produksi yang diinginkan oleh pelanggan. Dimana hal ini dilakukan oleh departemen Engineering. Bila sample yang tersebut memenuhi standart produksi maka departemen Engineering melakukan proses persetujuan dan pemasok tersebut dimaksukkan ke list vendor jika diperlukan bagian purchasing melakukan tinjauan langsung ke supplier yang bersangkutan. Departemen Engineering dan departemen purchasing melakukan evaluasi setiap enam bulan sekali, atas kinerja pemasok tersebut sesuai dengan yang dipersyaratkan perusahaan secara terus menerus. Kegiatan pembelian pada departemen purchasing dilanjutkan dengan diterimanya permohonan pembelian dari bagian yang terkait. Permohonan Pembelian Barang (PPB) tersebut rangkap dua yang asli untuk bagian purchasing sedangkan yang copy untuk bagian pemesan. Yang berwewenang membuat 67
68
Permintaan Pembelian Barang untuk bahan baku adalah departemen
raw
material. Selanjutnya departemen purchasing, melakukan pengecekan atau mencari supplier dalam AVL (Approval Vendor List) yaitu daftar nama supplier yang sudah disetujui oleh departemen engineering dan departemen purchasing. Selanjutnya departemen purchasing, membuat penawaran ke pada supplier melalui fax atau email, setelah penawaran bahan baku di fax atau di email balik dari supplier, setelah itu departemen purchasing melakukan pemeriksaan harga apakah harga tersebut sesuai dengan harga pasar saat ini, jika tidak sesuai maka bagian departemen purchasing negosiasi kepada supplier, jika harga tersebut sesuai dengan keinginan, maka bagian purchasing akan membuat Purchase order (PO) . Purchase order (PO) tersebut dibuat prenumbered. PO yang prenumbered akan meningkatkan pengendalian atas kegiatan pembelian karena akan diketahui adanya PO yang hilang dan PO yang belum di cetak, setelah dicetak maka ada pengecekan ulang (harga, kuantitas pesanan, kode pemasok, dan diskripsi bahan baku), bila ada yang salah maka PO tersebut akan di revisi, dan setelah itu di periksa dan ditandatangani oleh direktur. PO rangkap tiga , rangkap pertama akan dikirim ke supplier PO ini sebagai lampiran untuk penagihan, rakap dua untuk bagian permintaan dan rangkap tiga untuk dokumen purchasing. PO yang di kirim ke supplier akan di cek ulang apakah PO tersebut sudah diterima oleh supplier. Dan departemen purchasing juga membuat schedule pengiriman bahan baku ke
68
69
supplier. Jadwal pengiriman dibuat dua rangkap, rangkap pertama untuk supplier dan rangkap dua untuk file purchasing. Dari keterangan diatas, penulis berpendapat bahwa pengendalian yang memadai telah dilaksanakan perusahaan atas prosedur pembelian bahan baku. Proses pengecekan dan otorisasi persetujuan telah dilakukan atas PO sebelum PO tersebut dikirim ke supplier. Selain itu purchasing dan raw material juga bertugas untuk mengecek pesanan pembelian tersebut hingga barang tiba di gudang. Saat barang diterima raw material mengecek apakah barang tersebut sesuai dengan pesanan jika sesuai pesanan maka, departemen raw material menandatangani surat jalan bahan baku yang dibuat ole supplier. Surat jalan rangkap tiga, rangkap pertama diambil oleh supplier untuk bukti penagihan, rangkap untuk dokumentasi raw material dan rangkap tiga untuk bagian purchasing. Dokumen-dokumen yang terdapat dalam fungsi pembelian adalah AVL (Approval Vendor List), Permintaan Pembelian Barang (PBB), penawaran dari supplier dan purchase order. Prosedur pembelian barang pada PT Roda Prima Lancar dapat dilihat pada gambar 4.1
69
70
70
71
71
72
4.
Fungsi Penerimaan Barang Bahan baku dari supplier diterima oleh bagian gudang, bagian gudang
mengecek surat jalan apakah barang tersebut sesui dengan yang di pesan, setelah itu bahan baku di cek oleh bagian QC External apakah barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan baik jenis, kualitas dan kuantitasnya. Jika di periksa bahan baku terdapat reject maka barang tersebut akan di kembalikan ke supplier. Tetapi jika bahan baku tersebut ok QC External akan memberikan stempel dan tanda tangan pada surat jalan tersebut, dengan adanya pengecekan di Qc External maka akan meminimalis kesalahan bahan baku yang akan di produksi. Setelah diperiksa, barang dikembalikan kepada bagian gudang untuk mencocokan surat jalan dengan PO jika tidak sesuai maka harus memperbaiki surat jalan jika sesuai divisi gudang menandatangani surat jalan tersebut Surat jalan rangkap tiga, rangkap pertama oleh bagian supplier, rangkap ke dua untuk bagian gudang, rangkap tiga bagian purchasing, setelah itu barang disimpan. Untuk penerimaan barang ini bagian gudang mencatatnya didalam buku laporan penerimaan barang atau data stock bahan baku. Menurut penulis, dalam penerimaan dan penyimpan barang tanggung jawab dipikul oleh bagian gudang, hal ini merupakan kelemahan perusahaan dimana tidak adanya pemisahan fungsi bagian penerimaan dan bagian penyimpan. Hal tersebut akan mempermudah kecurangan dan penyimpangan dalam penerimaan dan penyimpanan barang.
72
73
Dokumen-dokumen yang diperlukan bagian penerimaan adalah PO, Surat jalan dan kartu stock. Prosedur fungsi penerimaan barang pada PT. Roda Prima Lancar pada gambar. 4.2
73
74
74
75
75
76
5.
Fungsi Hutang PT Roda Prima Lancar fungsi hutang merupakan tanggung jawab personil
yang menagani account payable pada departemen Finance and Accounting. Strategi yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan pengendalian pada fungsi hutang adalah dengan membandingkan Invoice dari supplier atas pembelian bahan baku dengan dokumen-dokumen pendukung seperti Purchase order (PO), Surat jalan, laporan penerimaan barang. Invoice yang di terima oleh bagian hutang sebelumnya harus di input dulu oleh bagian purchasing, sebelum memasukan data invoice departemen purchasing terlebih dahulu mencocokan dengan surat jalan yang diterima oleh bagian gudang dan Purchase Order, selanjutnya invoice tersebut di input dan setelah selesai maka diserahkan bagian hutang. Personil account payable melakukan perbandingan dan pengecekan invoice dengan mencocokan dengan surat jalan pesanan barang, laporan penerimaan barang dan surat permohonan pembelian barang atau PO. Jika persyaratan invoice tersebut tidak terpenuhi maka invoice dikirim balik ke purchasing atau langsung menghubungi supplier untuk menyelesaikan masalah. Namun jika persyratan invoice terpenuhi maka bagian hutang akan meneruskan ke departemen Finance and Accounting. Setelah
ditandatangani
oleh departemen Finance invoice
tersebut dikembalikan lagi ke Personil account payable.
76
77
Finance and Accounting pada Account Payable yang merupakan bagian dari sistem akuntansi umum dan kemudian meneruskan invoice ke kasir apa bila mendekati jatuh tempo. Menurut pendapat penulis, prosedur pemorsesan yang dilakukan perusahaan atas fungsi hutang telah menghasilkan pengendalian intern perusahaan yang memadai. Hal ini fungsi hutang telah melaksanakan kegiatan pengendalian dengan melakukan dokumentasi dan pencacatan yang layak. Dokumen yang terdapat dalam fungsi ini berupa Invoice, Surat Jalan yang asli, Purchase Order, laporan penerimaan barang dan faktur pajak standart. 6.
Fungsi Pengeluaran Kas Fungsi pengeluaran kas perusahaan adalah pembayaran atau pengeluaran
kas dilakukan untuk tujuan yang telah terotorisasi dengan tepat. Cek dan pengeluaran kas telah diperiksa dan ditandatangani dengan persetujuan personil yang berwewenang berdasarka otorisasi yang tepat dan bukti-bukti pendukung. Fungsi ini merupakan tanggung jawab kasir pada departemen Finance and Accounting. Maka petugas kasir bertanggung jawab terhadap semua yang berhubungan pembayaran atas pembelian bahan baku perusahaan termasuk pengaturan dana pembayaran kas setelah invoice diterima dari bagian hutang. Kasir mengecek tanggal jatuh tempo pembayaran dan kemudian ia membuat rencana pembayaran, setelah penagihan telah jatuh tempo maka kasir akan menceklis pelunasan agar tidak terjadinya pembayaran yang kedua kalinya.
77
78
Menurut penulis prosedur dan kegiatan yang dilakukan perusahaan dalam fungsi pengeluaran kas atas pembelian bahan baku telah sangat memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya pengelolahan dan pengecekan kasir atas tanggal jatuh tempo pembayaran invoice. Dengan adanya pengecekan tanggal maka akan terhindar dari risiko keterlambatan pembayaran hutang atau pembayaran hutang dua kali. 7.
Fungsi Akuntansi Bagian ini bertugas untuk melakukan pencatatan terhadap timbulnya hutang
dari transaksi pembelian. Personil bagian akuntansi melaksanakan fungsi akuntansi dan bertanggung jawab atas segalah masalah yang berhubungan dengan akuntansi. Pencatatan pengeluaran kas atas pembelian bahan baku perusahaan dilakukan segera setelah dokumen–dokummen tersebut diterima bagian akuntansi dari personil akuntansi. Dengan adanya pencatatan segera, maka jumlah kewajiban dalam laporan keuangan tepat (accuracy) dan timing yang dilakukan atas kewajiban akibat adanya pembelian dan pembayaran kas atas hutang tersebut menjadi tepat pula yaitu atas hutang dan pembayaran kas untuk hutang pembelian bahan baku pada suatu priode akuntansi tertentu. Hal ini menghindarkan perusahaan dari risiko adanya data yang tidak akurat sehinga dapat menimbulkan jumlah kewajiban yang dilaporkan dalam laporan keuangan lebih kecil dari seharusnya.
78
79
Menurut penulis Pengendalian Intern perusahaan atas prosedur dalam kegiatan pembelian bahan baku untuk fungsi akuntansi telah memadai. Hal ini dapat dilihat dari adanya prosedur yang ditetapkan perusahaan yang harus dilaksanakan oleh bagian akuntansi atas kegiatan pembelian bahan baku. Prosedur pembelian, gudang dan akuntansi dapat dilihat gambar. 4.3
79
80
80
81
81
82
82
83
83
84
84
85
85
86
86
87
87
88
88
89
89
90
90
91
91
92
92
93
93
94
94
95
95
96
96
97
97
98
98
99
99
100
100
101
4.
101
