26
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Penyajian dan Analisis Data 1.
Unsur-Unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagang a.
Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian internal pada PT. BCA terhadap barang
dagang akan diuraikan berdasarkan faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian, yaitu: 1).
Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Manajemen Filosofi Manajeman PT. BCA merupakan suatu aktifitas untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan, dengan gaya kepemimpinan yang ramah dan progresif, perusahaan dapat tetap bertahan bahkan berkembang ditengah persaingan yang ketat. Dalam hal ini maka karyawan dituntut untuk selalu bertanggung jawab dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Pemesanan produk oleh pelanggan akan dikirim secepat mungkin baik dalam maupun luar kota. Keramahan dan pelayanan yang baik dalam menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan merupakan filosofi manajemen, manajemen yang progresif merupakan gaya operasi 26
27
manajemen ditengah persaingan bisnis yang mengutamakan pelayanan tepat waktu, hal ini memperlihatkan adanya usaha yang baik dalam pengendalian internal perusahaan. 2).
Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika Integritas dan nilai-nilai etika merupakan hal yang selayaknya dimiliki setiap perusahaan bahkan menjadi budaya perusahaan, begitu pula di PT. BCA, karyawan harus berkelakuan jujur, karyawan diharuskan datang tepat waktu dan menggunakan seragam sebagai wujud dari integritas dalam bagian gudang dan teknisi, kecuali bagian administrasi juga akunting dan keuangan serta marketing tidak memakai seragam namun dituntut untuk selalu berpenampilan sopan dan wajar. Budaya perusahaan yang mengharuskan karyawannya jujur menunjukkan bahwa perusahaan memiliki integritas dan menjunjung tinggi nilai-nilai etika, datang tepat waktu dapat menyelaraskan
segala
kegiatan
operasional
perusahaan.
Penggunaan seragam dapat menunjukkan kepada khalayak integritas perusahaan tersebut sebagai suatu ciri khasnya. 3).
Komitmen terhadap Kompetensi Ditengah persaingan bisnis yang semakin ketat ini.maka kompetensi karyawan di PT. BCA sangat diutamakan, terutama di bagian teknisi, dengan karyawan yang kompeten maka banyak
28
tugas-tugas lapangan diselesaikan dalam waktu yang lebih cepat daripada yang telah ditentukan, tentu saja harus dengan memperhatikan
hasilnya.
Namun
khusus
bagian
gudang,
kompetensi karyawan sangat tidak diutamakan, hanya kepala gudang dan bagian administrasi gudang saja yang diperlukan memiliki kemampuan menggunakan komputer. Adanya keahlian khusus pada setiap karyawan merupakan aset perusahaan yang dapat menjadikan perusahaan memiliki nilai jual dalam bidang pemasangan, perawatan dan pemeliharaan. Namun sangat disayangkan apabila khusus di bagian gudang perusahaan tidak mempunyai keahlian khusus dalam cara penyimpanan dan administrasi persediaan. 4).
Komite Audit dari Dewan Direksi PT. BCA tidak memiliki komite audit dari dewan direksi. Operasional perusahaan setiap hari dipantau oleh General Manager, dewan direksi hanya menerima laporan keuangan setiap bulannya. Laporan persediaan barang di cetak apabila ada permintaan dari general manager atau marketing. Menurut penulis tidak adanya komite audit dari dewan direksi, maka pengendalian internal persediaan barang dagang hanya berupa laporan saja tanpa ada pemeriksaan bersama
29
sehingga kemungkinan tidak tepatnya laporan dan adanya kecurangan dapat terjadi. 5).
Struktur Organisasi Struktur organisasi PT. BCA yang sederhana secara fungsional terdiri dari bagian teknisi, bagian marketing, bagian akunting & keuangan serta bagian gudang, dengan adanya pemisahan
fungsi
dan
tanggung
jawab
ini
seharusnya
pengendalian internal sudah berjalan dengan baik . PT. BCA telah memiliki struktur organisasi yang cukup baik dan secara fungsional telah tersusun dari bagian teknisi, bagian marketing, bagian akunting dan keuangan, serta bagian gudang. 6).
Metode Penetapan otoritas dan Tanggung Jawab Struktur
organisasi
PT.
BCA
digunakan
untuk
mengembangkan pembagian tugas dan otoritas sesuai dengan bagian-bagiannya. Dengan adanya pembagian tugas dan otoritas, maka general manager PT. BCA dapat melihat apakah karyawannya telah melaksanakan tugasnya sesuai bagiannya. Penetapan otoritas dan tanggung jawab dalam pengendalian persediaan di PT. BCA belum cukup memadai karena tidak
30
adanya pembatasan karyawan yang dapat menerima dan mengambil barang dari gudang, walaupun otoritas pengeluaran barang ada pada kepala gudang dan kepala gudang bertanggung jawab atas persediaan barang dagang tersebut. Dengan tidak adanya pembatasan pekerjaan karyawan atau deskripsi pekerjaan menunjukkan pengendalian internal tidak berjalan dengan baik. Saling melempar tanggung jawab dapat terjadi atau malah ada pekerjaan yang semua orang merasa bukan pekerjaan atau tanggung jawabnya. 7).
Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia PT. BCA melaksanakan perekrutan karyawan dengan cara memasang iklan lowongan di koran yang dilakukan oleh pemilik sekaligus direktur, percobaan karyawan baru, memberikan kompensasi bagi karyawan yang rajin, perlindungan kesehatan bagi karyawan dan keluarganya juga jaminan hari tua dari Jamsostek,
perusahaan
memberhentikan
karyawan
apabila
terdapat karyawan yang melakukan perbuatan yang kurang terpuji. Kebijakan ini diambil untuk membantu perusahaan agar lebih efisien dan tetap terjaga integritasnya. Kebijakan dan perekrutan karyawan yang dilakukan PT. BCA telah diterapkan dengan cukup baik, hal ini sangat penting karena perekrutan karyawan adalah unsur yang penting dalam
31
melaksanakan pengendalian internal perusahaan. Karyawan yang kompeten, adanya kompensasi bagi karyawan yang rajin, serta perlindungan kesehatan bagi karyawan dan keluarganya membuat karyawan lebih memiliki kejujuran dan loyalitas terhadap perusahaan.
b.
Penaksiran Risiko terhadap Barang Dagang Penaksiran risiko terhadap barang dagang yang mengakibatkan
kerugian perusahaan biasanya diakibatkan oleh selisih penghitungan fisik barang dengan catatan akuntansi yang diketahui setelah adanya kegiatan stock opname, selisih barang tersebut biasanya tidak banyak kemungkinan karena kesalahan penghitungan atau karena kelalaian kelebihan pengiriman barang. PT.BCA juga menilai risiko hilangnya barang yang dikirim sebagai contoh ke pelanggan, namun apabila perusahaan tidak mendapatkan tender atau order pembelian dari pelanggan tersebut, maka contoh barang ditarik kembali, dan dalam penarikan tersebut biasanya ada beberapa contoh barang yang tidak ada, namun adakalanya contoh tersebut tidak dapat ditagih dan dianggap sebagai biaya atau kerugian bagi perusahaan.
32
Barang-barang yang rusak dapat dikembalikan dan diganti oleh pemasok kecuali misalnya cylinder yang macet atau rusak, itupun jarang terjadi. Risiko-risiko terhadap persediaan barang dagang yang ada di PT. BCA cukup dipahami oleh manajemen, namun belum ada keputusan yang tetap atau ketentuan menjadi tanggung jawab siapa apabila persediaan barang dagang ada yang hilang atau barang contoh yang tidak kembali saat di ambil kembali dari pelanggan .
c.
Aktifitas Pengendalian Persediaan Barang Dagang Aktifitas pengendalian yang ditetapkan PT. BCA adalah berbagai
kebijakan yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi berbagai masalah dan kegiatan perusahaan, dengan aktifitas terkait sebagai berikut:
1).
Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak. Dokumen-dokumen yang digunakan PT. BCA mulai dari pembelian, pengeluaran kas, penjualan sampai penerimaan kas berdesain khusus, memiliki tempat untuk tanda tangan bagi yang berwenang mengotorisasi, bernomor urut tercetak, kecuali untuk blanko order pembelian, pengeluaran kas/bank, penomoran masih manual.
33
Sebagai
wujud
pertanggungjawaban
penggunaan
dokumen, penggunaan dokumen berdesain yang baik dan bernomor urut tercetak sudah sangat baik namun belum semua blanko menggunakan nomor urut tercetak.
2).
Pemisahan fungsi. Transaksi pembelian di PT. BCA dibentuk oleh fungsifungsi sebagai berikut:
a).
Fungsi gudang: fungsi gudang bertanggung jawab membuat laporan penerimaan barang dan memberikan informasi jumlah persediaan barang dagang yang tinggal sedikit.
b).
Fungsi Pembelian: karena tidak ada fungsi khusus pembelian maka fungsi penjualan membuat order pembelian secara manual sesuai order pesanan dari pembeli, serta melakukan pembelian secara langsung kepada pemasok.
c).
Fungsi Akuntansi: dalam transaksi pembelian, bagian akuntansi melakukan input order pembelian kedalam komputer yang terprogram program akuntansi. Apabila barang diterima, akunting akan menginput barang masuk tersebut berdasarkan laporan penerimaan barang dari bagian gudang dan mencatat pengakuan utang. Apabila faktur pembelian telah diterima, maka bagian
34
akunting akan menyiapkan bukti pengeluaran bank untuk proses pembayaran pada pemasok. Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian PT. BCA masih terdapat perangkapan pekerjaan yaitu fungsi penjualan merangkap fungsi pembelian, hal ini belum memenuhi adanya unsur pengendalian internal yang baik. Namun adanya perangkapan fungsi tersebut tidak mengakibatkan terjadinya fraud atau kecurangan. Sedangkan transaksi penjualan pada PT. BCA dibentuk oleh fungsi-fungsi sebagai berikut: a).
Fungsi penjualan: Fungsi penjualan bertanggung jawab mencari pesanan dari pelanggan dan meminta bagian administrasi untuk membuat order penjualan, surat jalan dan kwitansi
b).
Fungsi gudang: menyediakan barang yang diperlukan sesuai dengan order penjualan dan surat jalan yang dibuat oleh fungsi administrasi. Dan mengatur pengiriman kepada pelanggan.
c).
Fungsi akuntansi: bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan melalui komputer program.
d).
Fungsi penagihan: bertanggung jawab untuk menagih piutang saat jatuh tempo pada pelanggan. Dan pada akhir bulan membuat rekap laporan piutang yang belum tertagih. Fungsi-fungsi dalam sistem penjualan PT. BCA telah dibagi dengan baik kecuali untuk bagian administrasi yang
35
merangkap bagian pembuatan surat jalan yang seharusnya dibuat oleh
bagian
administrasi
gudang,
maka
hal
ini
dapat
mengakibatkan adanya pembuatan surat jalan namun barangnya secara fisik tidak ada.
3).
Otoritas transaksi yang memadai.
Otorisasi dalam transaksi pembelian dan penjualan pada PT . BCA diatur sebagai berikut: a).
Setiap order pembelian yang dibuat baik oleh general manager langsung
maupun
marketing
seharusnya
terlebih
dahulu
diotorisasi oleh direktur, namun karena perusahaan tempat beroperasi tidak berkantor sama dengan direktur dan apabila order pembelian sangat diperlukan dengan cepat, maka order pembelian tersebut biasanya dikirimkan via fax langsung atau di email ke pemasok tanpa otorisasi dari direktur, dan pengotorisasian dilakukan kemudian. Bahkan ada pembelian yang tidak menggunakan order pembelian sama sekali, namun pemesanan dilakukan melalui telepon atau email yang tidak di cetak. Namun tidak ada kebijakan secara tertulis bahwa pembelian dapat dilakukan langsung tanpa menggunakan order pembelian bahkan tanpa otorisasi terlebih dahulu, berapapun nilai order pembelian
36
tersebut. Hal ini dapat menimbulkan risiko kecurangan, tanpa adanya otorisasi, sulit mendeteksi adanya kecurangan yang dilakukan karyawan, misal fraud yang dilakukan oeleh fungsi pembelian dengan bagian kasit. Namun kecil kemungkinan hal tersebut terjadi, karena apabila terdapat pembelian kredit, sebelum pembayaran dilakukan, akunting akan mengecek terlebih dahulu, apakah sudah menerima barang yang dibeli tersebut atau belum. b).
Penerimaan barang contoh atau spareparts barang dalam jumlah yang sedikit, apabila di kirim ke kantor dapat diterima oleh siapa saja, tidak ada bagian khusus yang menerima barang. Hal ini menyulitkan bagian administrasi dan bagian akunting karena tidak adanya pelaporan penerimaan barang, padahal bagian marketing sudah meminta agar barang tersebut segera dikirim ke pelanggan.
c).
Order penjualan dan kwitansi diotorisasi oleh general manajer atau oleh kepala bagian akuntansi apabila general manajer sedang tidak ditempat.
d).
Surat jalan yang sudah dibuat oleh bagian administrasi diotorisasi oleh kepala gudang untuk pengeluaran barang dan perintah pengirimannya.
37
4).
Mengamankan harta dan catatan perusahaan. Penerimaan barang dan mutasi pengeluaran barang dicatat oleh staf administrasi gudang. Begitu pula dengan bagian akunting mencatat setiap transaksi pembelian dan hutang, penerimaan barang, pengeluaran barang, transaksi penjualan tunai dan kredit ke buku piutang ke dalam komputer. Untuk bagian akunting dan keuangan, jaringan komputer program akuntansinya sudah diberi akses database untuk masing-masing pengguna sesuai tanggungjawabnya. Setiap karyawan atau staf di bagian gudang diperbolehkan keluar masuk gudang dalam kepentingan menaruh barang yang baru saja dibeli dan mengambil barang atas perintah kepala gudang. Tidak ada pembatasan karyawan tertentu yang diberi tugas khusus untuk masuk ke dalam gudang. Tidak adanya pembatasan karyawan yang diperbolehkan masuk ke dalam gudang dapat memberikan peluang kehilangan barang dan kecurangan yang dilakukan karyawan.
5).
Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan lain. General
manajer
PT.
BCA
menginginkan
adanya
pengendalian internal yang baik atas persediaan barang dagang dengan adanya pencocokan antara pemegang catatan dan fisik
38
barang dagang, namun karena banyaknya jenis dan jumlah barang dan belum adanya waktu yang tepat, maka bagian akunting dan bagian gudang belum melaksanakan opname besar secara akurat. Hal ini dapat menimbulkan tindakan kecurangan yang sangat tinggi dengan adanya kelemahan atas tidak pernah dilakukannya pencocokan dengan catatan .
d.
Informasi dan Komunikasi Dengan terpisahnya letak kantor dengan gudang PT. BCA, maka
informasi dan komunikasi yang akurat sangat diperlukan oleh PT. BCA. Pengendalian terhadap barang dagang terkait dengan sistem penjualan dan penerimaan kas serta sistem pembelian dan pengeluaran kas. Berikut akan diuraikan system informasi dan komunikasi yang terkait dengan sistem-sistem tersebut: 1). Sistem informasi dan komunikasi penjualan dan penerimaan kas Penjualan dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Fungsifungsi yang terkait dalam penjualan dan penerimaan kas adalah: fungsi marketing, fungsi administrasi, akunting, fungsi gudang dan fungsi keuangan. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan dan penerimaan kas adalah sebagai berikut:
39
a). Sales Order, yaitu permohonan pengeluaran barang dagang sesuai pesanan pelanggan. b). Surat Jalan merupakan perintah pengiriman yang berisi perincian barang, tanggal pengiriman, alamat pengiriman dan tanda tangan otorisasi dan bukti tanda terima barang. c). Kwitansi, adalah bukti tanda terima pembayaran tunai, namun apabila penjualan secara kredit, maka kwitansi tersebut ditukar dengan tanda terima kwitansi untuk bukti penagihan pembayaran. d). Bukti Penerimaan Piutang, adalah bukti suatu penjualan telah diterima pembayarannya dengan lampiran copy kwitansi dan bukti setoran bank. 2). Sistem informasi dan komunikasi pembelian dan pengeluaran kas a). Purchase Order, yaitu formulir pembelian barang dagang yang dikirim via fax atau dikirim via email ke pemasok. b). Laporan Penerimaan Barang, merupakan laporan yang dibuat oleh bagian administrasi gudang untuk melaporkan barang-barang apa saja yang diterima.
40
c). Kartu Stok, formulir ini digunakan oleh bagian administrasi gudang untuk mencatat mutasi masuk dan keluarnya persediaan barang dagang secara manual. d). Bukti Pengeluaran Kas/Bank, adalah bukti pembayaran hutang kepada pemasok atas tagihan yang diterima atau pembayaran secara tunai saat barang diterima yang dilampiri invoice atau faktur pembelian dari pemasok, ditandatangani penerima pembayaran atau dilampiri bukti transfer bank. e.
Pemantauan Persediaan Barang Dagang Pemantauan atas persediaan barang dagang dilakukan oleh
manajemen PT.BCA dengan cara melihat banyaknya permintaan akan jenis barang tertentu, sehingga apabila barang tertentu tersebut banyak diminati, maka perusahaan akan membeli dan menyimpan barang tersebut sebagai stok atau persediaan yang tidak terbatas jumlahnya. Pemantauan ini dinilai cukup efektif bagi pengendalian internal persediaan di PT. BCA 2.
Prosedur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagang Prosedur pembelian dan penjualan baik tunai maupun kredit serta
perhitungan fisik persediaan barang dagang pada PT. BCA akan dijelaskan sebagai berikut:
41
a. Pembelian Tunai ataupun Kredit 1). Dalam pembelian tunai biasanya marketing akan meminta salah seorang pesuruh kantor untuk membeli barang yang diperlukan tanpa membuat order pembelian dan meminta pembayarannya kepada bagian keuangan, apabila jumlahnya diatas 2 (dua) juta rupiah, maka diperlukan persetujuan dari general manager guna diketahui tujuan pembelian tersebut terlebih dahulu. Namun apabila jumlahnya kurang dari 2 (dua) juta rupiah, maka dapat dibayarkan langsung tanpa persetujuan terlebih dahulu. Namun biasanya general manajer sudah mengetahui untuk keperluan apa barang tersebut dibeli. 2). Pembelian secara kredit, dilakukan karena jumlahnya cukup besar atau memang karena sudah berlangganan dan pembayarannya dapat dilunasi 1 bulan kemudian. Marketing membeli barang karena barang tersebut ada pemesanan untuk dijual langsung ataupun untuk persediaan. Marketing akan membuat order pembelian setelah menelpon atau email untuk menanyakan harga suatu barang kepada pemasok terlebih dahulu. Setelah itu marketing akan membuat order pembelian, setelah ditandatangani, maka order pembelian tersebut akan dikirim via fax atau dikirim via email dan difotocopy satu lembar untuk bagian akunting.
42
Lembar order pembelian yang aslinya untuk arsip. Bagian gudang tidak menerima copy order pembelian, hal ini akan menyulitkan bagian penerimaan barang digudang untuk mencocokkan barang yang dipesan dengan yang diterima. Tidak ada yang diberi tugas untuk pengarsipan order pembelian dan rangkapannya. b. Penjualan Tunai ataupun Kredit 1). Dalam penjualan tunai biasanya pelanggan datang langsung ke showroom/kantor PT. BCA dengan dilayani oleh marketing untuk membeli barang sedangkan untuk penjualan kredit biasanya order penjualan diterima marketing via fax atau via email, kemudian baik penjualan secara tunai maupun kredit marketing akan meminta pada bagian administrasi untuk membuatkan sales order rangkap 3 (tiga), yaitu: lembar ke-1 untuk file administrasi, lembar ke-2 untuk akunting, lembar ke-3 untuk bagian gudang. 2). Selanjutnya bagian administrasi akan membuat surat jalan sebagai perintah pengeluaran barang dari gudang dan untuk
tanda terima
bahwa barangnya sudah diterima pelanggan, surat jalan ini berangkap 5: lembar ke-1 dan ke-2 akan diterima oleh pelanggan, lembar ke-3 untuk akunting, lembar ke-4 bagian gudang, dan lembar ke-5 untuk file bagian administrasi. 3). Berdasarkan surat jalan bagian administrasi akan membuat kwitansi rangkap 5 (lima), yaitu: lembar ke-1 dan ke-2 untuk pelanggan, lembar
43
ke-3 untuk bagian piutang, lembar ke-4 untuk bagian akunting, dan lembar ke-5 untuk arsip. 4). Bagian
pengiriman
barang
menerima
surat
jalan
yang
telah
ditandatangani kepala gudang beserta barang yang telah dikeluarkan dari gudang untuk dikirimkan ke pelanggan. Bagian pengiriman dapat membawa langsung kwitansi dan menukarnya dengan tanda terima kwitansi untuk penagihan namun apabila ada hari tertentu untuk tukar faktur, maka kwitansi dan surat jalan asli beserta lampiran lainnya akan ditukar dengan tanda terima kwitansi oleh collector. 5). Penerimaan penjualan tunai akan dilaporkan oleh bagian administrasi kepada bagian keuangan setiap hari dengan membuat bukti penerimaan piutang rangkap 2 (dua) dengan lampiran kopi kwitansi yaitu lembar ke-1 untuk arsip, lembar ke-2 untuk bagian akunting dan laporan penerimaan piutang yang akan ditandatangani oleh bagian administrasi sebagai penyetor dan bagian keuangan sebagai bukti penerimaan uang tunai atau giro. c. Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagang Perhitungan fisik persediaan barang dagang dilakukan setahun sekali dengan membandingkan catatan komputer bagian akuntansi dengan perhitungan fisik langsung. Laporan stok opname dan apabila ada permasalahan karena selisih fisik persediaan yang timbul akan
44
diserahkan kepada general manager untuk diketahui dan diambil tindakan atas selisih yang timbul tersebut. B. Pembahasan 1.
Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan a.
Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagang Lingkungan pengendalian persediaan barang dagang PT. BCA
dianalisa
dan
dibahas
berdasarkan
faktor-faktor
lingkungan
pengendalian perusahaan. Filosofi manajemen dan gaya operasi manajemen cukup mendukung pengendalian internal persediaan barang dagang PT. BCA dengan mengutamakan pelayanan pengiriman barang demi kepuasan pelanggan, hal ini baik bagi perkembangan perusahaan ditengah-tengah persaingan bisnis yang sangat ketat ini. Struktur organisasi perusahaan yang sederhana namun jelas dalam pembagian fungsi tugas dan tanggung jawabnya, namun masih saja terdapat perangkapan pekerjaan baik oleh fungsi penjualan yang merangkap fungsi pembelian maupun fungsi administrasi yang merangkap fungsi administrasi gudang dalam hal pembuatan surat jalan.
45
b.
Penaksiran Risiko terhadap Barang Dagang Penilaian risiko terhadap penyajian persediaan barang dagang
telah di pahami oleh perusahaan, namun belum ada pengendalian yang tepat untuk mengatasinya. Hal ini tentu saja merugikan perusahaan apalagi bila jumlahnya cukup material.
c.
Aktifitas Pengendalian Persediaan Barang Dagang Desain dokumen yang baik dan penggunaan blanko bernomor urut
tercetak hanya sebagian sebagian saja dari keseluruhan blanko yang digunakan PT. BCA. Pemisahan fungsi yang diadakan di PT. BCA telah berjalan cukup baik, sekalipun ada fungsi yang tidak seharusnya, misal untuk fungsi penjualan tidak seharusnya membuat order pembelian, namun hal ini telah berjalan lama dan perusahaan meyakini tidak akan ada tindakan kecurangan dalam hal marketing membuat dan mengirimkan order pembelian. Secara komputerisasi bagian akunting melakukan menginputan mulai dari membuat order pembelian sampai input penerimaan barang, hal ini menimbulkan tidak adanya pengecekan antara order pembelian yang masih belum diterima barangnya dengan yang sudah diterima. Bagian akunting melakukan input pengakuan hutang, menyiapkan pembayaran kepada pemasok dan pelunasan hutang berdasarkan data yang telah dilunasi.
46
Pengotorisasisan dalam transaksi pembelian dan penjualan baik tunai maupun kredit sudah berjalan dengan baik, walaupun terkadang otorisasi diberikan setelah transaksi terjadi, hal ini dimungkinkan karena general manajer mempercayai kegiatan pembelian dan penjualan tersebut tidak menyimpang dari sebagaimana seharusnya. Pengotorisasian dalam penerimaan barang tidak ada karyawan khusus yang diberikan wewenang, penerimaan dapat dilakukan oleh siapa saja dan tidak dilaporkan dengan segera. Hal ini menyulitkan apabila barang yang dibutuhkan telah dikirim namun yang menerima kemungkinan tidak melaporkan penerimaan tersebut ke kepala gudang untuk dibuatkan laporan. Jadi pencatatan yang memadai mulai dari penerimaan barang, pengeluaran kas, penjualan serta penerimaan kas belum dicatat dengan baik dengan lampiran dokumen-dokumen pendukung
oleh
bagian-bagiannya
masing-masing.
Hal
ini
menunjukkan tidak adanya pengendalian dan pengecekan atas setiap transaksi yang terjadi. Gudang tempat penyimpanan persediaan barang dagang memang memiliki sistem keamanan sendiri dengan digemboknya gudang apabila jam kerja telah usai, namun pada saat jam kerja dan ada perintah pengambilan barang, maka atas perintah kepala setiap staf boleh masuk ke dalam gudang dan mengambil barang yang diminta, termasuk sopir yang apabila tidak ada tugas keluar mengantar barang
47
pun dapat diperintahkan untuk mengambil barang. Tidak adanya penugasan karyawan khusus yang dapat masuk gudang ini menyulitkan pembatasan tanggung jawab apalagi bila barang ada yang hilang, sulit untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab. Pembandingan kekayaan dan catatan yang akurat adalah hal yang sangat penting dalam menyajikan suatu laporan persediaan barang dagang dan merupakan pengendalian yang dapat membantu mencegah adanya kecurangan, namun PT. BCA belum dapat memberikan perhitungan fisik yang akurat, kelemahan ini merugikan perusahaan, selain memungkinkan adanya kecurangan yang dibuat oleh karyawan sendiri juga tidak efisiennya waktu yang diperlukan karena apabila ada penjualan dan memerlukan jumlah barang yang tepat, maka bagian gudang harus menghitung fisik terlebih dahulu. d.
Informasi dan Komunikasi Penyusunan prosedur pembelian, pengeluaran kas dan penjualan
serta penerimaan kas telah tersusun cukup jelas, sehingga informasi dan komunikasi pada PT. BCA telah cukup memadai. Hanya saja pembuatan surat jalan masih dikerjakan oleh bagian administrasi bukan oleh bagian gudang, hal ini menyebabkan adanya kesalahan pemotongan stok di komputer dengan fisik yang dikeluarkan, karena
48
belum adanya pengkodean nama-nama barang yang dapat dimengerti dan dipahami oleh semua bagian. e.
Pemantauan Persediaan barang Dagang Pemantauan persediaan barang dagang belum cukup memadai
untuk dapat menunjang unsur-unsur pengendalian internal yang lain, karena pemantauan yang dilakukan manajemen hanya terbatas pada persediaan yang lebih sering dan cepat mutasi keluar masuknya atau pada barang yang banyak diminati pelanggan. Evaluasi dan solusi terhadap penyimpangan atau selisih persediaan barang dagang belum ada. 3. Prosedur Pengendalian Internal Persediaan barang Dagang PT.BCA Proses pembelian tunai di PT. BCA sangat tidak mendukung pengendalian internal perusahaan, karena pembelian dapat dilakukan dengan tanpa membuat order pembelian terlebih dahulu, dan pembayaran tunainya pun dapat dimintakan pembayarannya ke bagian keuangan tanpa adanya otorisasi dari atasan terlebih dahulu. Setelah barang yang dibeli, biasanya diterima dan akan langsung dikirim ke pelanggan, sedangkan bagian akunting belum menginput data-data pembelian tersebut, sehingga menyulitkan bagian billing dan akunting dalam membuat surat jalan dan penagihan. Prosedur penjualan baik tunai maupun kredit telah dilakukan dengan baik mulai dari penawaran harga, penerimaan order penjualan
49
sampai penagihan dan penerimaan kas uang tunai atau pun giro telah dilakukan oleh masing-masing fungsi kecuali untuk prosedur pembuatan surat jalan yang masih dikerjakan oleh bagian administrasi dimana seharusnya bagian administrasi gudang yang membuatnya. Belum adanya keseragaman pengkodean barang menjadi salah satu akibat adanya selisih fisik persediaan barang dagang, perintah pengeluaran barang dagang berdasarkan surat jalan yang diterima bagian gudang dari bagian administrasi, sehingga dapat terjadi kesalahan pengeluaran barang yang dimaksud. Perhitungan persediaan fisik yang belum dapat dilaksanakan secara akurat mengakibatkan laporan keuangan yang tidak benar dan tidak dapat memberikan
laporan
secara
akurat
apabila
diperlukan
sehingga
menyulitkan bagian marketing untuk memastikan apakah persediaan tersedia atau tidak.
