BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. ANALISIS HASIL Sebagaimana sesuai dengan struktur organisasi PMI Provinsi Aceh, persediaan barang bantuan adalah bagian yang dikelola oleh unit Logistik yang merupakan faktor pendukung sebagai penyedia sarana yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa. Dalam implementasinya terdapat sistem atau mekanisme yang mengatur proses pergerakan persediaan barang bantuan tersebut, unit Logistik terlibat sejak dari awal; mulai dari penilaian kebutuhan barang bantuan, proses pengadaannya, hingga pengiriman kepada pihak yang memerlukan. 1.
Pengelolaan Persediaan Barang Bantuan Mengacu pada tujuan penanggulangan bencana PMI Provinsi Aceh yaitu
menyediakan bantuan yang tepat waktu dan efektif kepada korban bencana dan konflik maka PMI telah menetapkan kebijakan logistik yang dikenal sebagai “Dekonsentrasi Logistik” yaitu dengan menetapkan gudang persediaan barang bantuan bencana pada titik yang terdekat dengan lokasi bencana. Sehingga upaya tanggap darurat bencana akan lebih efisien dan efektif. Dalam hal ini di PMI Provinsi Aceh menempatkan gudang penyimpanan terbesar bagi seluruh wilayah Aceh berada di Aceh Besar tempat dimana penelitian ini dilakukan. a.
Jenis Persediaan Barang Bantuan Persediaan barang bantuan yang tersimpan di gudang PMI Provinsi Aceh
saat ini merupakan barang bantuan yang berasal dari donor-donor dari
31
32
perkumpulan palang merah internasional, barang bantuan tersebut berupa paket komplit perlengkapan keluarga (family kit). Sejak diresmikannya gudang tersebut belum ada pengadaan khusus bagi persediaan barang bantuan. Selama terjadi bencana, seringnya kebutuhan dipenuhi dengan melakukan Pengadaan secara langsung setelah melakukan assessment ditempat bencana. Pengadaan persediaan barang bantuan yang dilakukan pada saat terjadi bencana seringnya dibiayai oleh donor-donor dari perkumpulan palang merah internasional. b. Penyimpanan Persediaan Barang Bantuan PMI Provinsi Aceh memiliki tempat penyimpanan (gudang) berupa bangunan yang kokoh dengan permukaan lantai yang baik, dalam keadaan kering dengan ventilasi yang baik, terlindungi dari serangan binatang hama, serta dilengkapi dengan perlengkapan pemadam kebakaran. Lokasi gudang juga memiliki akses yang gampang bagi kendaraan angkutan sehingga memudahkan proses distribusi. Berikut ini proses penyimpanan barang terhadap persediaan barang bantuan: 1) Sebelum barang diterima, terlebih dahulu merencanakan tempat penyimpanan. Cara yang sederhana adalah dengan menandai tempat untuk setiap tumpukan dengan kapur tulis diatas lantai gudang. 2) Memisahkan simpanan bahan pangan dengan barang non-pangan lainnya. 3) Pada
saat
ada
penyimpanan
bahan
makanan,
tempat
penyimpanannya dipastikan belum pernah digunakan menyimpan bahan bakar, bahan kimia, pestisida atau cement.
33
4) Membedakan berbagai pengelompokan barang dan kemasan, asal pengiriman dari berbagai sumber dan barang-barang yang tiba pada saat yang berbeda dan dalam muatan yang berbeda pula. 5) Kawasan gudang berada terpisah dari gedung kerja pihak lain, area gudang dipagari dan barang-barang diberi logo PMI yang mudah dilihat dan dikenali.
Gambar 4.1: Gudang Palang Merah Provinsi Aceh (PMI Provinsi Aceh, 2014) 6) Untuk menghindari kelembaban dan terhalangnya akses bongkar muat, penimbunan barang disusun dengan tidak menempel pada tembok, tiang atau penyekat ruangan.
34
Gambar 4.2: Jarak susunan barang dan dinding (PMI Provinsi Aceh, 2014) 7) Timbunan kotak disusun rapi, mempermudah proses bongkar muat.
Gambar 4.3: Persediaan Barang Bantuan (PMI Provinsi Aceh, 2014) 8) Barang ditumpuk diatas pallet dan tidak langsung menyentuh lantai untuk menghindari kontak dengan air dan kelembaban.
35
Gambar 4.4: Persediaan Barang Bantuan yang dibatasi pallet (PMI Provinsi Aceh, 2014) 9) Barang yang dikeluarkan dari gudang sesuai dengan urutan kedatangannya (pertama masuk, pertama keluar). Walaupun demikian, bila ditemukan ada kemasan yang rusak, basah dan lembab tapi masih dapat digunakan maka, barang tersebut akan segera didistribusikan mendahului stok lama. c.
Personil Persediaan Barang Bantuan Personil yang bertanggung jawab terhadap persediaan barang bantuan
yaitu Divisi Biro Umum yang membawahi logistik dan pergudangan. Jumlah staf terdiri dari 4 orang dengan 1 orang Kepala Biro Umum, 1 staf Sekretaris dan Arsip, 1 staf Pengangkut Aset dan kemotoran dan 1 staf Logistik. d.
Pengawasan Stok Persediaan Barang Bantuan
36
1) Staf logistik memastikan bahwa semua barang yang masuk dan keluar dicatat di kartu stok barang dan Bin Card, sesuai dengan dokumen terkait seperti Nota Pengiriman Barang (waybill) dan note penerimaan barang/Good Received Note (GRN). 2) Staf logistik memasukkan data pada Kartu Stok Barang dan Bin Card berdasarkan pada informasi yang berasal dari Nota Pengiriman Barang (waybill) dan note penerimaan barang/Good Received Note (GRN). 3) Bin Card di lampirkan pada timbunan barang yang bersangkutan.
Gambar 4.5: Bin Card pada timbunan barang (PMI Provinsi Aceh, 2014) 4) Dokumen asli seperti surat perintah pengeluaran barang maupun tebusan yang sudah ditanda tangani dijaga atau disimpan, baik untuk keperluan pengawasan maupun alasan keamanan. 5) Staf logistik memastikan jumlah dan kualitas barang yang keluar/masuk diperiksa terlebih dahulu sebelum barang tersebut diterima atau dikirim.
37
6) Semua barang dari gudang dapat dipindahkan hanya setelah diterima perintah tertulis atau diatas Nota Permohonan (Requisition Note). 7) Kepala Biro Umum yang membawahi logistik membuat laporan stok barang setiap bulan dan dilaporkan kepada Kepala Markas PMI Provinsi Aceh. Laporan ini merupakan penggabungan atas informasi dari kartu stok dan perhitungan secara fisik. e.
Proses Pengadaan Persediaan Barang Bantuan
38
39
Melalui informasi dari team assessment dilapangan terhadap kebutuhan barang bantuan, maka bagian logistik mempersiapkan permohonan persediaan barang bantuan melalui Nota Permohonan Pengadaan (Requisition) Pada saat bencana terjadi, Palang Merah Provinsi Aceh membentuk team pengadaan. Perintah pengadaan diterima oleh team pengadaan dari salinan requisition yang diajukan oleh bagian logistik. Dan melanjutkan kepada proses pengadaan barang. Kepala markas menjadi bagian dari pengambilan keputusan dan memberikan otorisasi terhadap pemilihan pemasok dan menanda tangani perjanjian kerja antara PMI Provinsi Aceh dan Pemasok. Sesuai dengan perjanjian kerja (Kontrak) maka, Pemasok mengirimkan barang ke PMI Provinsi Aceh yang diterima oleh bagian logistik dan juga dipantau oleh team pengadaan dalam proses penerimaan barang tersebut. Bagian Logistik mengeluarkan Nota Penerimaan Barang (GRN), yang ditanda tangani oleh bagian logistic khususnya bagian gudang dan Pemasok. Salinan GRN diberikan ke bagian team pengadaan dan pemasok Setelah barang yang dikirim Pemasok sesuai pesanan dan terdata oleh bagian logistic. Team pengadaan mempersiapkan kelengkapan dokumen dari awal proses pengadaan sampai kepada salinan GRN. Pemasok mengirimkan permintaan pembayaran (invoice) ke PMI Provinsi Aceh yang ditujukan kepada team pengadaan.
40
Setelah dokumen – dokumen pengadaan lengkap dengan invoice maka team pengadaan mengajukan permintaan pembayaran ke bagian keuangan. Pengajuan permintaan pembayaran ini diotorisasi oleh Kepala Markas PMI Provinsi Aceh. Bagian
Keuangan,
melakukan
kelengkapan
dokumen,
dengan
memastikan seluruh dokumen terkait proses awal terjadinya pengadaan sampai kepada permintaan pembayaran telah sesuai prosedur yang berlaku. Tabel 4.1: Keterangan Pengadaan Persediaan Barang Bantuan (PMI Provinsi Aceh, 2014)
f.
Proses pergerakan Persediaan Barang Bantuan 1) Barang dikirimkan dari pemasok menuju gudang
41
Barang dikirimkan dari pemasok menuju gudang Jumlah dan kualitas barang pasokan diperiksa oleh petugas penata gudang. Sebagai tambahan dalam perhitungan secara fisik, barang – barang harus ditimbang untuk verifikasi jumlahnya; Ketidaksesuaian dalam jumlah dan kualitas barang (apabila ada) dicatat diatas Surat Jalan atau Nota Pengiriman dari Pemasok barang, dan Nota Penerimaan Barang harus diterbitkan oleh petugas penata gudang (staf logistik); Surat Jalan atau Nota Pengiriman dari pemasok barang serta Nota Penerimaan Barang harus ditanda tangani oleh Penata Gudang (staf logistik); Lembaran asli daripada Surat Jalan atau Nota Pengiriman dari Pemasok harus dikaitkan pada lembaran kuning Nota Penerimaan barang sebagai file gudang; Lembaran Biru daripada Surat Jalan dari Pemasok diberikan kepada Pengangkut/Pengemudi angkutan; Lembaran Hijau daripada Surat Jalan dari Pemasok dan Lembaran asli Berita Acara Pemeriksaan Barang dengan sebuah tembusan lain dikirimkan kembali kepada asal Pengirim; Lembaran Merah Muda daripada Surat Jalan dari Pemasok dan Lembaran Kuning Berita Acara Pemeriksaan Barangdikirimkan kepada asal Bagian Logistik; Persediaan Barang ditampung dalam Gudang
42
Barang – Barang dicatat dalam Kartu Stok dan Bin Card; Tabel 4.2: Keterangan Persediaan Barang Bantuan dari Pemasok ke Gudang (PMI Provinsi Aceh, 2014)
2) Barang diangkut dari Gudang ke Penerima Bantuan
43
44
Persediaan Barang diangkut dari Gudang ke Penerima Bantuan Nota Permohonan Barang yang telah diotorisasikan diterima oleh Petugas Penata Gudang; Surat Jalan untuk pengiriman/pengangkutan barang dalam 5 rangkap disiapkan oleh Penata Gudang; Pengangkutan barang – barang dicatat dalam Bin Card oleh Penata Gudang; Surat Jalan ditandatangani oleh kedua pihak, Penata Gudang dan pihak Jasa Angkutan/Pengemudi; Lembaran asli dan 2 Tembusan Surat Jalan, warna Hijau dan Biru diberikan kepada pihak jasa angkutan atau pengemudi angkutan; Lembaran kuning daripada Surat Jalan dengan lampiran Nota Permohonan Barang menjadi file Gudang; Lembaran Merah Muda daripada Surat Jalan dikirimkan ke Bagian Logistik; Barang diterima di Titik Distribusi Jumlah dan kualitas barang yang diterima diperiksa di titik distribusi oleh Petugas Penata Gudang atau Manajer yang bertugas di lokasi; Ketidaksesuaian dalam jumlah dan kualitas barang (apabila ada) dicatat diatas Surat Jalan; Surat Jalan ditandatangani oleh Petugas Penata Gudang atau Manajer yang bertugas di lokasi; Lembaran asli/Putih ditinggal di titik distribusi sebagai file;
45
Lembaran Hijau dikirim kembali ke Gudang PMI Provinsi Aceh; Lembaran Biru diberikan kepada Jasa Angkutan/Supir. Barang didistribusikan kepada Penerima Bantuan Penerima Bantuan menandatangani tanda terima barang (atau tanda bukti lainnya seperti cap ibu jari) diatas daftar penerima bantuan atau kartu yang tersedia; Daftar Penerima Bantuan atau Kartu dijadikan dokumen file dititik distribusi; Barang-barang yang dikirim harus dicatat dalam Kartu Stok oleh Manajer Gudang; Tabel 4.3: Keterangan Persediaan Barang Bantuan dari Gudang ke Penerima Bantuan (Divisi Biro Umum PMI Provinsi Aceh, 2014)
g.
Laporan Persediaan Barang Bantuan 1) Bin Card & Kartu Stok, dipersiapkan oleh Staf Logistik dan dikirim ke Kepala Divisi Biro Umum. Berdasarkan Kartu Stok dan dokumen lainnya, Kepala Biro Umum melakukan rekapitulasi pada Kartu Stok Bulanan sebagai evaluasi agar tidak terjadi ketidaksesuaian pemeriksaan; 2) Kepala Biro Umum membuat Laporan Distribusi yang menyajikan informasi mengenai barang apa dan berapa banyak yang telah diterima Gudang dan didistribusikan kepada penerima bantuan. Informasi ini disajikan berdasarkan informasi yang tercantum di Surat Jalan dan Daftar Penerima Bantuan;
46
3) Rekonsiliasi dari Laporan Stok dan Laporan Distribusi
diantara
kedua laporan tersebut ditampilkan dan ketidaksesuaian angka telah diinvestigasi. h.
Pemeriksaan barang bantuan di titik distribusi Pemeriksaan ini dilakukan oleh Kepala Markas PMI Provinsi Aceh,
dengan memperhatikan hal – hal berikut ini: 1) Memeriksa, apakah jadwal distribusi dan jatah atau jumlah barang yang didistribusikan sudah berada di tempat atau sudah dikirim kepada penerima bantuan. 2) Meminta tebusan dari Nota Permohonan Barang Bantuan dan Surat jalan. Membandingkan, Nota Permohonan Barang (menunjuk pada barang yang diminta) dengan tembusan Surat Jalan (menunjuk pada barang apa yang benar – benar diterima). 3) Memeriksa, berapa banyak stok barang yang sudah didistribusikan. 4) Kepala
Markas
berbicara
kepada
penerima
bantuan
untuk
mengetahui apakah mereka ada keluhan tertentu atau tidak terkait pembagian barang bantuan. 2.
Sistem Pengendalian Internal Persediaan Barang Bantuan Menurut Arens, Elder dan Beasley (2008) menjabarkan 5 komponen untuk
menghasilkan pengendalian internal yang efektif yaitu: a. Lingkungan Pengendalian b. Penilaian Risiko c. Aktivitas Pengendalian d. Informasi dan Komunikasi
47
e. Pengawasan Sebelumnya
penulis
telah
menjelaskan
bagaimana
proses
penyediaan,
penyimpanan, dan pengawasan persediaan barang bantuan pada PMI Provinsi Aceh. Selanjutnya Penulis mencoba untuk menyampaikan bagaimana Sistem Pengendalian Internal Persediaan Barang Bantuan pada PMI Provinsi Aceh, yaitu tercermin dalam 5 (lima) komponen diatas melalui hasil wawancara dan observasi. a.
Lingkungan Pengendalian Berikut ini akan dijelaskan sub unsur lingkungan pengendalian pada
Persediaan Barang Bantuan dalam Penanggulangan Bencana di Aceh pada PMI Provinsi Aceh antara lain: 1) Integritas dan Nilai-nilai etis Setiap staff PMI Provinsi Aceh termasuk staff logistik yang bertanggung jawab terhadap persediaan barang bantuan di Gudang menandatangani Pernyataan Misconduct yang menjadi bagian dari klausal didalam kontrak kerja yang menyatakan bahwa tidak akan melakukan praktek Korupsi, Kolusi, Nepotisme (KKN), akan dilaporkan kepada pihak berwajib/berwenang apabila mengetahui ada indikasi KKN dalam menjalankan tugasnya, akan secara bersih, transparan, professional untuk memberikan hasil kerja terbaik sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan serta apabila melanggar hal-hal yang dinyatakan dalam Misconduct, maka akan dikeluarkan surat peringatan atau mengakhiri kontrak atau akan dilakukan proses hukum.
48
2) Komitmen terhadap Kompetensi Pengelolaan Persediaan Barang Bantuan dibawahi oleh Divisi Biro Umum yang di kepalai oleh seorang yang memiliki pemahaman di bidang logistik. Divisi Biro Umum juga memiliki satu staff logistik yang bertanggung jawab langsung terhadap Persediaan Barang Bantuan di Gudang. Kepala dan staff logistik merupakan unit yang berkompeten di bidangnya
yang
sudah
melalui
training
logistik
global
yang
diselenggarakan oleh PMI Pusat. 3) Kepemimpinan yang Kondusif Keberadaan dewan direksi dan komisaris di PMI Provinsi Aceh dikenal dengan sebutan Ketua dan Pengurus yaitu pihak yang independen terhadap kegiatan aktivitas organisasi tetapi memiliki pengaruh yang besar dalam pengambilan keputusan dan memiliki kekuasaan untuk memantau jalannya aktivitas organisasi. Ketua dan Pengurus PMI Provinsi Aceh memiliki peran yang penting dalam menjaga kerjasama antara PMI, intansi lain dan rekanan Palang Merah Dunia. Di setiap divisi PMI Provinsi Aceh memiliki seorang Pengurus yang menguasai bidangnya. Pada saat terjadi bencana, Pengurus dalam bidang Penanggulangan Bencana PMI Provinsi Aceh akan ikut serta dalam rapat dan berperan sebagai pemantau jalannya tanggap bencana yang dilaksanakan oleh PMI Provinsi Aceh.
4) Filosofi manajemen dan gaya operasi manajemen
Filosofi manajemen dan gaya operasi manajeman merupakan
49
aktivitas yang memberikan parameter bagi organisasi dan staff tentang pentingnya pengendalian di PMI Provinsi Aceh. PMI Provinsi Aceh berpegang teguh kepada 7 (tujuh) prinsip dasar Gerakan Internasional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah yaitu kemanusiaan, kesamaan, kesukarelaan, kemandirian, kesatuan, kenetralan, dan kesemestaan dalam menjalankan aktivitas kegiatannya. Kegitan penanggulangan bencana PMI Provinsi Aceh terhadap kegiatan logistik menekankan pentingnya laporan yang berkala dari divisi logistik kepada Kepala Markas PMI Provinsi Aceh sebagai alat pemantau pengelolaan persediaan barang bantuan sehingga terpenuhinya kebutuhan dilapangan dan memenuhi tujuan dasar organisasi. Pengendalian ini sangat ditekankan mengingat letak Gudang PMI Provinsi Aceh merupakan penyimpanan terbesar bagi seluruh wilayah Aceh.
5) Struktur Organisasi
Struktur organisasi PMI Provinsi Aceh disusun secara fungsional, yang terdiri dari Ketua, Pengurus, Kepala Markas dan Divisi. Divisi Biro Umum merupakan divisi yang membawahi logistik yang bertanggung jawab terhadap Persediaan Barang Bantuan dari penyimpanan dan penyalurannya. Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai dengan aktivitas kepalang merahan di PMI Provinsi Aceh, terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada, sehingga pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik di PMI Provinsi Aceh.
50
6) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Pada Divisi Biro Umum ditunjuk seorang kepala yang memiliki pengalaman dibidang logistik dan bersertifikasi pelatihan logistik yang diselenggarakan oleh PMI Pusat maupun Perkumpulan Palang Merah Dunia. Persyaratan yang harus dimiliki seorang Kepala Logistik adalah sudah mengikuti dan lulus Diklat training logistik yang diselenggarakan oleh PMI Pusat. Kepala bagian logistik juga memiliki kemampuan dalam mengarahkan staff logistik dan memberikan contoh praktik pengelolaan Gudang khususnya persediaan barang bantuan.
b. Penilaian Risiko Persediaan Barang Bantuan merupakan unsur utama dalam pencapaian kesiap siagaan PMI Provinsi Aceh dalam Penanggulangan Bencana di Aceh. Persediaan barang bantuan yang dimiliki oleh PMI Provinsi Aceh saat ini merupakan barang bantuan hasil sumbangan dari rekanan Palang Merah Dunia dan PMI Pusat. Persediaan barang bantuan tersebut berupa sekelompok paket perlengkapan keluarga yang jumlahnya ribuan. Dalam hasil wawancara, setiap bulannya Kepala Biro Umum berkewajiban memberikan laporan kepada Kepala Markas PMI Provinsi Aceh tentang status pergerakan persediaan barang bantuan digudang. Secara berkala dengan waktu yang tidak ditentukan, Kepala Markas PMI Provinsi Aceh sering melakukan kunjungan ke gudang yang letaknya tidak begitu jauh dari gedung utama kantor PMI Provinsi Aceh. Saat ini PMI Provinsi Aceh tidak melakukan penambahan persediaan barang bantuan dan pembaharuan yang berkala karena tidak
51
tersedianya dana khusus untuk persediaan barang bantuan, pada saat bencana terjadi seringnya PMI Provinsi Aceh mendapatkan dana bantuan dari donor dan pengadaan terhadap persediaan barang bantuan dilakukan pada saat yang sama. Dengan kondisi wilayah yang rawan bencana dan tidak tersedianya persediaan sebagaimana mestinya akan menimbulkan hambatan dalam memenuhi kebutuhan di lapangan. Pengadaan persediaan barang bantuan yang dilakukan dalam kondisi darurat juga akan menimbulkan kurangnya dokumen-dokumen semestinya
untuk dilengkapkan. Dalam hal ini,
perencanaan terhadap ketersediaan barang bantuan kurang memadai di PMI Provinsi Aceh, sehingga akan menimbulkan resiko terhadap kehilangan atau ketidaksesuaian persediaan barang bantuan sebagaimana mestinya di PMI Provinsi
Aceh
dalam
memenuhi
kebutuhan
dilapangan
dalam
penanggulangan di Aceh. c.
Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian persediaan barang bantuan pada PMI Provinsi
Aceh meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang bantuan yang ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa katergori seperti diuraikan dibawah ini : 1) Pemisahan tugas yang memadai Pada pelaksanaan kegiatan aktivitas dari pengelolaan persediaan barang bantuan sampai kepada penyaluran barang bantuan ke penerima bantuan oleh PMI Provinsi Aceh telah menentukan tugas dan fungsi
52
masing-masing personil pelaksananya seperti Kepala Biro Umum bertugas membawahi kegiatan logistik, dari memantau persediaan barang bantuan sampai kepada melaporkan pergerakan kegiatan persediaan barang bantuan kepada Kepala Markas PMI Provinsi Aceh. Sedangkan, staff logistik bertugas secara teknis dalam proses pelaksanaan persediaan barang bantuan di gudang, dan melaporkan hasil kegiatannya kepada Kepala Biro Umum. 2) Otorisasi yang sesuai atas transaksi dan aktivitas Setiap aktivitas kegiatan akan dimulai dari surat perintah yang diotorisasi oleh atasan disini adalah Kepala Markas PMI Provinsi Aceh. Pengambilan keputusan terhadap Pemasok, pelaksanaan kontrak kerja sampai kepada perintah pembayaran harus melalui otorisasi Kepala Markas PMI Provinsi Aceh. 3) Dokumen dan catatan yang memadai Pada setiap pelaksanaan kegiatan persediaan barang bantuan, pengeluaran dan pemasukan persediaan barang bantuan selalu didukung oleh pencatatan dan dokumen yang memadai. Dokumen pencatatan terhadap stok barang (Bin Card) dilampirkan langsung pada fisik barang yang bersangkutan, selain itu pencatatan pergerakan barang dicatat pada buku pencatatan yang berbeda (Laporan Stok Barang). Kegiatan dilapangan juga melibatkan beberapa dokumen informasi seperti penerimaan barang di gudang maupun di lokasi bencana yaitu Nota Penerimaan Barang (GRN) maupun Note Pengiriman Barang (Delivery Note dan Surat Jalan (waybill)
53
4) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Persediaan barang bantuan di simpan didalam gudang PMI Provinsi Aceh yang struktur bangunannya kokoh, dilengkapi dengan perlengkapan pemadam kebakaran, lokasi gudang terletak dibelakang area yang berada terpisah dari lingkungan kantor yang tidak dapat diakses oleh orang lain, dikelilingi oleh pagar dan akses masuk terpisah dari gedung kerja, dan akses masuk ke gudang terbatas hanya pada yang berkepentingan saja dan setiap pengunjung selalu didampingi oleh Kepala Biro Umum atau staff logistik. Kunci gudang disimpan oleh 2 (dua) orang yaitu Kepala Biro Umum dan Staf logisik. Setiap penerimaan persediaan barang bantuan, bagian gudang melakukan pemeriksaan terhadap kondisi fisik barang yang diterima dan mencatatnya pada Nota Penerimaan Barang (GRN) yang menjadi sebagai syarat pemenuhan kelengkapan dokumen pembayaran. 5) Pemeriksaan independen atas kinerja Kepala divisi Biro Umum berkewajiban untuk memberikan laporan rutin bulanan kepada Kepala Markas PMI Provinsi Aceh. Dengan waktu yang tidak ditentukan, Kepala Markas sering melakukan kunjungan ke gudang dan mengevaluasi kondisi persediaan barang bantuan yang seringnya merujuk pada laporan rutinitas yang diberikan oleh Kepala divisi Biro Umum. d.
Informasi dan Komunikasi Selama pelaksanaan dilapangan, kebutuhan akan persediaan barang
bantuan dilakukan melalui assesmen oleh team penanggulangan bencana dan
54
logistik. Berdasarkan informasi dari kebutuhan dilapangan maka Kepala Markas akan mengajukan surat perintah pengeluaran persediaan barang bantuan ke bagian logistik yang membawahi bagian gudang. Bagian logistik mempersiapkan barang yang dibutuhkan dan mencatatnya dalam Kartu Stok dan Bin Card pada saat barang bantuan tersebut dikeluarkan, setiap persediaan barang bantuan yang tidak tersedia di gudang maka Divisi Biro Umum yang membawahi bagian logistik akan mengajukan permintaan pengadaan akan persediaan barang bantuan ke bagaian team pengadaan. e.
Pengawasan Pemantauan dilakukan agar dapat membantu PMI Provinsi Aceh untuk
mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang lain. Kepala Markas PMI Provinsi Aceh melakukan pemantauan persediaan barang bantuan melalui laporan rutin yang dilaporkan oleh Kepala Divisi Biro Umum yang membawahi logistik dan pergudangan. Kunjungan berkala dilakukan oleh Kepala Markas ke gudang, dengan melihat kondisi persediaan barang bantuan, serta memperhatikan keluhan-keluhan yang disampaikan oleh bagian gudang terhadap persediaan barang bantuan. Evaluasi agar penyimpangan yang ditemukan juga merupakan tanggapan yang baik dan mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya pengendalian yang tertanam dalam diri organisasi. Jadi, secara tertulis aktivitas pemantauan yang dilakukan sudah cukup baik dalam mendukung terciptanya pengendalian intern yang memadai dalam PMI Provinsi Aceh. B. PEMBAHASAN Berdasarkan uraian Sistem Pengendalian Internal Persediaan Barang Bantuan
55
Dalam Penanggulangan Bencana diatas berikut ini adalah analisis atas Sistem Pengendalian Internal yaitu:
Kriteria
Analisis
1. Lingkungan Pengendalian Penegakan Integritas dan nilai etika
Adanya fakta integritas dalam kontrak kerja berupa klausal misconduct yang ditanda tangani oleh seluruh staff PMI Provinsi Aceh, menunjukkan adanya penegakan integritas dan nilai etika telah dilaksanakan dengan baik.
Komitmen pada kompeten
Adanya syarat pengrekrutan staff terhadap tugas memahami kegiatan logistik terhadap persediaan barang bantuan serta adanya pemahaman terhadap tugas dan fungsi divisi biro umum yang membawahi pergudangan dan logistik menunjukkan adanya komitmen terhadap kompetensi yang baik di dalam proses persediaan barang bantuan.
Kepemimpinan yang kondusif
Adanya peran level tingkat tinggi yaitu Ketua dan Pengurus PMI Provinsi Aceh dalam rapat penanggulangan bencana dan sebagai pengawas dalam aktivitas kegiatan PMI Provinsi Aceh telah menciptakan kepemimpinan yang kondusif dilingkungan pergerakannya.
Filosofi manajemen dan gaya operasi manajemen
Adanya 7 prinsip dasar Gerakan International Palang Merah dan Bulan Sabit Merah yang dipegang teguh oleh PMI Provinsi Aceh yaitu; kemanusiaan, kesamaan, kesukarelaan, kemandirian, kesatuan, kenetralan dan kesemestaan.
Struktur Organisasi
Adanya Divisi Biro membawahi kegiatan
Umum logistik
yang dan
56
pergudangan. Personilnya terdiri dari seorang Ketua Biro Umum, staf Arsip, staf Kemotoran, dan staf Logistik yang sebagai personil teknis dalam kegiatan persediaan barang bantuan menunjukkan adanya struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia
Adanya training logistik oleh PMI Pusat yang diharuskan kepada seluruh staff logistik yang berhubungan dengan proses kegiatan persediaan barang bantuan menunjukkan adanya penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumberdaya manusia yang baik didalam proses persediaan barang bantuan dalam penanggulangan oleh PMI Provinsi Aceh
2. Penilaian Resiko
Adanya kunjungan berkala oleh Kepala Markas PMI Provinsi Aceh ke gudang menunjukkan pengendalian resiko terhadap pergerakan persediaan barang bantuan. Namun, PMI Provinsi Aceh saat ini tidak memiliki perencanaan khusus terhadap stok persediaan barang bantuan karena tidak tersedianya dana untuk tujuan tersebut menunjukkan pengendalian terhadap resiko terhadapt pencapaian tujuan organisasi masih kurang berjalan dalam penanggulangan bencana yang efektif dan efisien.
3. Aktivitas Pengendalian Pemisahan tugas yang memadai
Adanya tugas pokok dan fungsi yang berbeda dari Kepala Divisi Biro Umum dan staff logistik menunjukkan pemisahan tugas berjalan dengan baik di PMI Provinsi Aceh. Pada alur aktivitas persediaan barang bantuan juga menunjukkan adanya perbagian tugas yang berbeda dari setiap personil yang terlibat, dimulai dari Kepala
57
Markas sebagai pemberi otoritas terhadap kegiatan yang berjalan.
Otorisasi yang sesuai atas transaksi dan aktivitas
Adanya otorisasi Kepala Markas PMI Provinsi Aceh pada Nota Permohonan Barang (Requisition) pada aktivitas alur persediaan barang bantuan menunjukkan adanya otorisasi atas transaksi dan kejadian penting sudah dilakukan dengan baik.
Dokumen dan catatan yang memadai Adanya dokumen dan pencatatan terhadap stok persediaan barang bantuan di gudang yaitu Bin Card dan Stock Card menunjukkan pengendalian internal transaksi dan kejadian penting sudah dilaksanakan dengan baik. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
Adanya pemisahan lokasi antara gudang dan gedung kantor utama untuk menghindari lalu lalang personil yang tidak berkepentingan. Gudang juga dikelilingi oleh pagar beton dan memiliki pintu masuk yang dijaga oleh personil gudang, setiap personil diluar logistik yang masuk akan selalu didampingi oleh personil gudang, hal inimenunjukkan bahwa telah dilakukan pengendalian fisik dengan baik
Pemeriksaan independen atas kinerja Adanya kunjungan rutin Kepala Markas PMI Provinsi Aceh ke gudang persediaan barang bantuan dengan mengevaluasi dari laporan bulanan dari Kepala Biro Umum terkait persediaan barang bantuan menunjukkan pemeriksaan independen atas kinerja logistik telah dilakukan. 4. Informasi dan Komunikasi
Adanya pencatatan kebutuhan dilapangan saat terjadi bencana melalui team assesmen yang dibentuk saat bencana terjadi. Kebutuhan akan persediaan barnag bantuan yang disalurkan kepada penerima bantuan akan sesuai dengan informasi yang
58
disampaikan oleh team assesmen, keluar masuk persediaan barang bantuan dicatat melalui Bin Card dan Stock Card sebagai informasi pergerakan persediaan barang bantuan digudang menunjukkan bahwa informasi dan komunikasi telah dilakukan dengan baik. 5. Pemantauan
Adanya peran Ketua dan Pengurus PMI Provinsi Aceh sebagai pengawas kegiatan secara umum dan pengawasan secara berkala oleh Kepala Markas PMI Provinsi Aceh terhadap kegiatan logistik persediaan barang bantuan menunjukkan pemantauan telah dilaksanakan dengan baik.
Tabel 4.4: Analisis Sistem Pengendalian Internal (Penulis, 2014)
