41
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit 1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT. Anugrah. Sistem penjualan yang dilakukan oleh PT. Anugrah adalah sistem penjualan dengan tunai dan sistem penjualan dengan kredit. Transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan sebagian besar adalah penjualan kredit. Pada dasarnya tidak semua yang mengajukan kredit disetujui permohonannya oleh perusahaan. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, maka setiap persetujuan kredit oleh pelanggan baru harus selalu didahului dengan pemeriksaan dan analisa secara seksama, apakah permohonan kredit layak diberikan atau tidak oleh bagian kredit. Prosedur penjualan kredit yang terdapat pada PT. Anugrah adalah sebagai berikut : 1. Bagian Penjualan Bagian penjualan (Administrasi sales) menerima order penjualan dari pelanggan melalui telepon dan fax Pesanan ini selanjutnya diserahkan ke Supervisor Sales (SS) untuk dibuatkan surat pesanan (SP). Selanjutnya Supervisor Sales menandatangani SP tersebut dan selanjutnya diserahkan ke bagian piutang untuk dimintakan persetujuan kredit Sedangkan order yang dibuat salesman dari pembeli terlebih dahulu diberikan kepada Supervisor Sales untuk ditandatangani dan selanjutnya ke bagian piutang 41
42
untuk persetujuan kredit. Surat Pesanan (SP) dibuat 2 rangkap, lembar 1 untuk bagian penjualan untuk dibuatkan faktur dan lembar 2 untuk bagian gudang (keluar barang). Bagian penjualan terlebih dahulu memeriksa stok dari bagian gudang apabila mencukupi maka bagian penjualan menerima dan memproses permintaan pelanggan Kemudian berdasarkan SP yang telah disetujui oleh bagian kredit dibuatkan faktur sebanyak 4 lembar. -
Lembar 1 untuk penagihan
-
Lembar 2 untuk bagian keuangan
-
Lembar 3 untuk pelanggan
-
Lembar 4 untuk bagian penjualan.
Lembar 4 diarsipkan dan administrasi penjualan akan membuat laporan penjualan berdasarkan kode wilayah dan kode salesman, dan kode barang. 2. Bagian Kredit /Bagian Piutang Berdasarkan surat pesanan (SP) yang diterima dari salesman maupun bagian panjualan. Bagian ini akan memeriksa status kredit pelanggan, karena bagian ini adalah bagian yang paling kompeten dengan status pelanggan sehingga bisa memberikan rekomendasi yang layak atas perintah pembelian kredit dari calon pelanggan. Untuk pelanggan baru dapat dilihat dari tingkat aktivitas serta bonafiditas yang tinggi dari pelanggan tersebut, sehingga bagian kredit dapat memberikan persetujuan kredit kepada pelanggan baru. Dalam hal pelanggan lama apabila posisi piutang pelanggan menunjukkan tidak ada
43
kelalaian kewajibannya maka pelanggan tersebut dapat disetujui dan menyerahkan SP yang telah disetujui ke bagian administrasi penjualan untuk dibuatkan faktur, tetapi apabila pelanggan belum melunasi kewajibannya dan sudah melebihi batas kredit bagian ini tidak akan memberi persetujuan maka SP tersebut diberikan ke supervisor sales untuk dikembalikan ke salesman yang bersangkutan. 3. Bagian Gudang Berdasarkan surat Pesanan (SP)
lembar kedua yang diterima, bagian
gudang akan menyiapkan barang. Bagian gudang akan mempersiapkan barang sesuai dengan spesifikasi barang yang tertera dalam SP seperti kode barang, nama barang, harga barang dan jumlah barang. Kemudian diserahkan ke bagian pengiriman. 4. Bagian Pengiriman Berdasarkan SP yang diterima bersama barang dari bagian gudang, maka bagian pengiriman meminta faktur penjualan ke administrasi penjualan untuk
dikirimkan kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang
tercantum dalam faktur. Bagian administrasi penjualan akan memberikan faktur 3 rangkap dilampiri dengan SP lembar pertama (asli) ke bagian pengiriman dan membuatkan surat pengiriman barang dan tanda terima faktur secara manual. Setelah barang sampai ke tangan pelanggan, maka surat jalan akan ditandatangani dan diberi cap oleh pelanggan. Pelanggan akan menerima faktur tembusan ketiga. Faktur lembar 1 dan 2 yang telah ditanda tangani oleh pelanggan diserahkan kembali ke bagian administrasi
44
penjualan dan kemudian untuk didistribusikan ke bagian penagihan (lembar 1) dan lembar 2 diserahkan ke bagian kasir dengan menggunakan surat serah terima faktur yang dibuat secara manual. 5. Bagian Penagihan Menerima faktur lembar 1 dari bagian penjualan yang telah ditandatangani pelanggan dan mencatat faktur penjualan ke dalam kartu piutang dan mengarsipkan dokumen faktur berdasarkan kode wilayah. Faktur penjualan ini berfungsi sebagai data untuk penagihan kepada pelanggan. Pada tanggal jatuh tempo pembayaran, bagian penagihan akan membuat surat penagihan sebanyak 2 lembar. Lembar 1 untuk bagian penagihan dan lembar 2 diserahkan kepada collector bersama lembar 1 faktur penjualan untuk ditagihkan kepada pelanggan. Informasi yang terkandung dalam surat penagihan yaitu mengenai nomor faktur, tanggal faktur, nama dan alamat pelanggan, serta jumlah rupiah yang harus ditagih.
Setelah mendapat pembayaran yang dibawa oleh
collector baik berupa uang cash, giro/cek, bagian penagihan akan menyerahkannya ke bagian kasir bersama dengan lembar 2 surat penagihan (yang dibawa oleh collector). Lembar 1 surat penagihan akan diguanakan oleh bagian penagihan untuk menyelesaikan piutang pelanggan. 6. Bagian Kasir Bagian kasir menerima lembar 2 surat penagihan yang dibawa collector bersama dengan uang pelunasan, giro/cek dari pelanggan. Pembayaran
45
uang cash yang diterima akan disetorkan ke bank. Bagian kasir akan mambuat bukti setoran bank berdasarkan lembar 2 surat penagihan. Informasi yang terkandung dalam bukti setoran bank berisi nomor faktur, tanggal faktur, nama dan alamat pelanggan, serta jumlah yang disetor. Sementara cek/giro akan disetorkan apabila sudah jatuh tempo. 7. Bagian Akuntansi Bagian ini akan mencatat jurnal piutang pada saat menerima bukti setoran bank yang dibuat oleh kasir dengan menggunakan modul account receivable melalui komputer yang berfungsi sebagai stasiun kerja yang ada di bagian tersebut.
46
Bagian Penjualan Pelanggan
Bagian Kredit
Mmeriksa Surat Pesanan Pelanggan
Menerima Pesanan Pelanggan
Bagian Gudang Surat Pesanan Penjualan 2
Bagian Pengiriman Faktur Penjualan
Menyiapkan barang
Bersamaan dengan barang
Membuat Surat pengiriman barang
Memeriksa status Kredit
Surat Pesanan Penjualan
FP 1
Kartu stock
FP 2 FP 3
SP 1 SP 2
Memberi Otorisasi Kredit
Menyerahkan barang bersama SP
Bersamaan dengan barang
Membuat Faktur Penjualan
Pelanggan 4
3 2 1
1
Bagan Alir Prosedur Penjualan Kredit PT. Anugrah
47
Bagian Kasir
Bagian Penagihan
Menerima surat penagihan bersama uang/giro
Menerima faktur dari administrasi penjualan
Menandatan gani surat penagihan
Membuat surat penagihan
2 1
Menjurnal piutang pelanggan
A
Bagan Alir Prosedur Penagihan PT. Anugrah
48
2. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit Pada PT. Anugrah. PT. Anugrah sudah melakukan pengendalian penjualan kredit dengan cukup memadai, karena masing-masing bagian telah melakukan analisa atas kemampuan pembeli melalui data-data yang akurat, yaitu yang diterima dari bagian piutang. Sehingga mampu untuk menetapkan syarat-syarat kredit dan cara-cara pembayaran. Selain itu perusahaan juga selalu menjaga aktifitas kerja dari karyawan guna menjaga tingkat kemajuan perusahaan. Adapun sistem pengendalian intern pada sistem penjualan kredit pada PT. Anugrah adalah sebagai berikut : a. Organisasi Dari segi organisasi, transaksi penjualan kredit pada PT. Anugrah dilakukan oleh bagian penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian penagihan, dan bagian kasir. Berdasarkan penerapan yang ada pada perusahaan dengan landasan teori yang ada, organisasi pada PT. Anugrah sudah cukup memadai. Hal ini dilihat dari tidak adanya transaksi penjualan yang ditangani oleh satu bagian pada perusahaan tersebut, guna menandatangani transaksi penjualan kredit melibatkan lebih dari satu bagian sehingga bagian yang satu dengan bagian yang lain dapat mengontrol pekerjaan bagian lain. Sebagai contoh bagian operasional terpisah dengan bagian pencatatan penjualan sehingga resiko terjadinya resiko penyimpangan dapat dihindari atau dikurangi.
49
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Aktifitas penjualan kredit pada PT. Anugrah dimulai dengan pemesanan produk oleh pelanggan, dimana pemesanan tersebut biasanya langsung melalui salesman, telepon ataupun faks. Pesanan yang diterima dapat diproses lebih lanjut guna dicatat oleh bagian penjualan mengenai kuantitas dan harga barang. Seteleh itu diserahkan ke bagian gudang setelah diotorisasi oleh bagian kredit guna pengecekan apakah pelanggan tersebut layak diberikan kredit sesuai dengan buku catatan piutang. c. Praktek Yang Sehat Pada PT. Anugrah faktur penjualan menggunakan nomor urut tercetak dengan memperhatikan tata ruang dan tulisan yang dapat dimengerti. Sebelum faktur dibuat terlebih dahulu surat order pelanggan diotorisasi oleh pihak berwenang (bagian kredit) dan dilakukan penelitian terlebih dahulu kebenaran data harga barang serta perhitungan-perhitungan lain dalam faktur agar kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh karyawan tersebut dapat dikurangi, serta dapat menghindari sekecil mungkin terjadinya klaim dari pelanggan. Penerimaan tanda bukti penagihan yang diterima oleh bagian penagihan dari collector diberikan kepada kasir. Fungsi pencatatan penerimaan kas dicatat oleh dua bagian yang berbeda sehingga kemungkinan terjadinya penyalahgunaan pencatatan kas dapat dihindari.
50
d. Tingkat Kecakapan Pegawai Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian dalam perusahaan. Untuk mendapatkan pegawai yang tingkat kecakapannya cukup , langkah-langkah yang harus dilakukan dimulai sejak penerimaan pegawai baru. Penerimaan pegawai baru dilakukan dengan seleksi dan berbagai test agar dapat ditentukan apakah calon pegawai bersangkutan memenuhi kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan.
B. Analisis Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit 1. Analisis Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Anugrah Ditinjau dari segi sistem dan prosedur yang digunakan khususnya untuk sistem penjualan kredit sudah cukup baik. Sudah adanya bagian kredit yang dapat mengecek status piutang pelanggannya dimana bagian penjualan tidak semaunya saja menjual barangbarang hanya untuk mengejar target penjualan sehingga kemungkinan piutang menumpuk dapat diatasi yang akan mencegah adanya piutang tak tertagih. Setiap pesanan penjualan dari langganan bagian penjualan meminta persetujuan terlebih dahulu ke bagian kredit. Setiap surat pesanan penjualan kredit yang masuk selalu dikontrol oleh manajer penjualan. Perusahaan juga memiliki kriteria atau persyaratan kredit yang jelas dan yang harus dipenuhi oleh pelanggan sehingga bonafiditas dari pelanggan dapat diketahui.
51
Sudah terdapat pengendalian intern kunci seperti faktur penjualan prenumbered dan dipertanggungjawabkan semestinya, pemisahan tugas antara penanganan kas (kasir) dan pencatatat piutang. Sudah adanya pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab yang merupakan perluasan lebih lanjut pengembangan struktur organisasi, seperti bagian penjualan yang hanya berwenang untuk membuat faktur penjualan dan tidak bertanggung jawab mengotorisasi kredit. Bagian kredit atau bagian piutang berwenang mengotorisasi kredit. Namun dalam hal ini masih ada kekurangan dimana bagian kredit dan bagian penagihan serta bagian piutang ditangani oleh satu orang. Bagian kredit selain otorisasi kredit juga bertanggung jawab untuk memproses pelunasan piutang.. Dalam hal ini seharusnya perusahaan perlu memisahkan fungsi-fungsi bagian kredit, bagian penagihan dan bagian piutang sehingga catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamanannya. Dalam sistem akuntansi penjualan kredit telah dilakukan fungsi-fungsi operasi penyimpanan dan pencatatan dan sudah digunakan formulir-formulir rangkap sehingga memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengadakan pengawasan. Dokumen-dokumen yang ada telah disimpan di tempat khusus dan penggunaan file atas dokumen diotorisasi pada orang tertentu sesuai dengan nomor urut yang ada. Pengeluaran barang dari gudang hanya dilakukan oleh bagian gudang dan diperiksa serta dicocokkan dengan bukti yang mendukung. Sehingga
52
memungkinkan pencurian dapat dikurangi seminimal mungkin dan pada setiap saat diawasi persediaan yang masih ada di gudang dengan kartu persediaan. Untuk pengiriman di luar Jabodetabek diserahkan ke perusahaan ekspedisi. Bagian gudang melakukan serah terima barang dengan perusahaan ekspedisi dan menandatangani surat jalan. Perusahaan ekspedisi biasanya menyerahkan tanda terima 2 rangkap kepada pihak gudang. Surat jalan lembar 1,2 dan 3 diserahkan ke perusahaan ekspedisi sedang lembar keempat sebagai arsip. Adanya pemrosesan data elektronik sehingga memudahkan transaksi penjualan, karena dilakukan dengan memakai media komputer. Sistem komputerisasi telah memberikan nomor urut pada faktur dan surat jalan. Namun untuk dokumen pengiriman masih dibuat manual dan tidak ada nomor urut. Dalam hal ini seharusnya dokumen dibuat
prenumbered
dan
dipertanggungjawabkan Perusahaan tidak menetapkan batas maksimum kredit yang dapat disetujui oleh manager penjualan tetapi hanya kebijakan dalam bentuk batasan limit umur (jangka waktu penagihan). Dalam hal ini perusahaan seharusnya menetapkan batas limit maksimum pemberian kredit untuk masing-masing pelanggan untuk mencegah timbulnya piutang tak tertagih. Perusahaan juga tidak membuat penyisihan untuk piutang yang kemungkinan tidak tertagih, sehigga jika suatu saat piutang tersebut tidak dapat ditagih maka kerugian yang diakibatkan oleh piutang tersebut akan dirasakan sebagai beban yang berat bagi periode yang bersangkutan dan
53
piutang disajikan di neraca terlalu besar. Dalam hal ini perusahaan seharusnya membuat penyisihan untuk piutang tak tertagih untuk mencegah timbulnya beban yang berat pada saat piutang disajikan pada periode bersangkutan. Masih ada beberapa kelemahan lain dalam hal keluar barang dimana bagian gudang masih sering salah mengeluarkan barang tidak sesuai dengan faktur penjualan menurut spesifikasi barang seperti kode dan jenis barang maupun jumlah barang. Hal ini disebabkan karena SP lembar 2 adalah copy sehingga kadang tidak jelas yang mengakibatkan kesalahan dalam jenis maupun jumlah barang. Untuk itu seharusnya barang yang dikeluarkan dari gudang sebelum diserahkan ke bagian pengiriman terlebih dahulu diteliti dan dicocokkan dengan faktur penjualan kredit (3 lembar) yang diterima dari bagian penjualan sesuai dengan spesifikasi barang, kuantitas dan kualitas barang yang tertera di faktur. Data persediaan stock sering tidak akurat. Hal ini dikarenakan bagian gudang tidak langsung melakukan pencatatan untuk pengurangan stock dalam hari tersebut. Sehingga sering kali terjadi faktur pending yang mengakibatkan tanggal faktur tidak sama dengan tanggal keluar barang. Hal ini desebabkan oleh kelalaian bagian gudang dalam mengerjakan tugasnya. Untuk itu bagian gudang seharusnya langsung mengurangi stock persedian dalam kartu stock pada saat mengeluarkan barang sehingga data persediaan tetap terkendali dan akurat.
54
Sering terjadi kekurangan stock karena keterlambatan dalam proses yang disebabkan penyediaan alat bantu seperti botol, box label dan lainnya terlambat. Hal ini disebabkan bagian persediaan tidak ditangani oleh satu orang khusus tapi ditangani juga oleh bagian manager marketing, sehingga mengakibatkan adanya fungsi ganda. Untuk itu seharusnya masalah persediaan ditangani oleh satu orang khusus bagian persediaan. Sales masih sering membawa barang untuk dikirim ke pelanggan. Hal ini menimbulkan adanya fungsi ganda dan bisa saja disalah gunakan oleh sales dan dapat mengakibatkan penggelapan faktur dan barang yang dikiirm. Dalam hal ini seharusnya sales tidak boleh membawa faktur dan barang kiriman ke pelanggan untuk mencegah timbulnya kecurangan dan penggelapan barang. Di bagian pengiriman, belum semua barang dan faktur yang dibawa terkirim dalam satu hari. Hal ini mengakibatkan tidak semua faktur yang diserahkan ke petugas pengiriman dapat dimasukkan ke media komputer dalam sehari atau pada hari pengiriman, sehingga distribusi faktur kurang optimal. Dalam hal ini seharusnya bagian pengiriman menyelesaikan tugas pengirimannya dalam satu hari tersebut. Pemeriksaan atas stock fisik barang maupun kas tidak dilakukan oleh bagian akuntansi. Hal ini dapat menyebabkan kecurangan dan penggelapan barang maupun kas oleh bagian gudang dan bagian kasir.
Untuk itu
seharusnya perusahaan melakukan stock fisik barang setiap akhir minggu.
55
2. Analisis Sistem Pengendalian Intern Pada PT. Anugrah. Pengendalian intern terhadap sistem penjualan kredit adalah untuk mengalokasikan apakah saldo-saldo yang dipengaruhi oleh siklus penjualan kredit telah disajikan oleh PT. Anugrah sesuai dengan pendekatan-pendekatan pengendalian yang ada. Salah satu tujuan pengendalian ini sendiri adalah untuk menjamin keakuratan dan keandalan data informasi akuntansi yang memadai dan memuaskan. Sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Anugrah dalam suatu transaksi meliputi : 1. Dalam Pengendalian organisasi, sudah terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang mengurus semua transaksi yang berhubungan dengan piutang usaha. Bagian-bagian tersebut adalah: -
Bagian penagihan bertugas dan bertanggungjawab dalam penagihan dan pengambilan giro/cek pelanggan pada saat tagihan jatuh tempo. Bagian penagihan membuat Daftar Penagihan Harian yang fungsinya sebagai daftar untuk mengawasi nomor-nomor faktur atau tanda terima faktur yang diserahkan ke collector untuk mengambil giro/cek pelanggan.
-
Kasir bertugas dan bertanggungjawab dalam membuat bukti terima bank berdasarkan giro/cek dan bukti transfer.
-
Transaksi penjualan dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi, yaitu bagian penjualan, bagian gudang dan bagian akuntansi, sehingga
56
adanya pembagian tugas yang jelas sehingga masing-masing bagian menjalankan tugasnya menurut prosedur yang berlaku. 2. Adanya sistem pegotorisasian. a) PT. Anugrah memiliki pengendalian otorisasi dokumen-dokumen yang terkait dengan transaksi Pencatatan penjualan didukung oleh dokumen yang diotorisasi dan order pelanggan yang disetujui oleh pihak berwenang. b) Penentuan harga, syarat penjualan, dan potongan harga mendapat persetujuan sebagaimana mestinya dari pihak berwenang. 3. Adanya Praktek yang sehat meliputi : a) Adanya prosedur dokumentasi yang cukup baik, dimana dokumendokumen memiliki nomor urut yang diatur secara otomatis dengan menggunakan sistem komputerisasi yang dimiliki perusahaan. Hal ini dapat meyakinkan pihak bersangkutam bahwa transaksi telah dicatat dan tidak ada transaksi yang dicatat lebih dari sekali. Dokumendokumen yang telah dicetak ditandatangani, kemudian disimpan salah satu lampiran sebagai arsip untuk memperoleh pertanggungjawaban masing-masing pihak atas pelaksanaan dan pencatatan transaksi. b) Melakukan pemeriksaan terhadap barang yang belum dan sudah dilaporkan. c) Melakukan penjualan dan telusuri posting atas transaksi penjualan. d) Proses pencatatan dan penagihan kas atas piutang yang ada haruslah dilaporkan pada waktu yang ditetapkan.
57
e) Mameriksa setiap jurnal pengeluaran atas barang, apakah telah dilaporkan semua dengan cara menelusuri faktur penjualan dan data penjualan.
