BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Evaluasi Siklus Pendapatan atas Penjualan Kredit Siklus pendapatan pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta yang dijadikan objek penelitian oleh penulis diklasifikasikan ke dalam dua aktifitas utama, yaitu transaksi penjualan produk secara kredit, dan transaksi penerimaan kas, 1. Transaksi Penjualan Produk secara Kredit Berikut ini merupakan deskripsi atas penjualan produk secara kredit pada PT Pertamina (Persero) : a. Prosedur Persetujuan Pemberian Fasilitas Kredit 1).

Proses penjualan dimulai dari calon pelanggan menyerahkan surat permohonan pembelian produk secara kredit ke fungsi yang memberikan fasilitas penjualan Non-Tunai (fungsi penimbul piutang), fungsi tersebut menganalisa dan mengevaluasi calon pelanggan tersebut dan menerbitkan form pengusulan fasilitas kredit ke komite Kredit.

2).

Komite kredit menerima dan mengevaluasi pengusulan tersebut, evalusi tersebut harus sudah terbit 1 (satu) minggu setelah pengusulan diajukan.

3).

Apabila hasil evaluasi dianggap layak, fungsi manajemen resiko memproses lebih lanjut untuk mendapatkan persetujuan dari pejabat

44

45

yang berwenang sesuai dengan batas kewenangan yang diatur dalam Pedoman Pengelolaan Piutang Purusahaan dan membuat surat persetujuan. 4).

Apabila hasil evaluasi yang dianggap layak disetujui oleh pejabat yang

berwenang,

Fungsi

komite

kredit

membuat

suatu

perjanjian/kontrak tertulis yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Kontrak non-tunai tersebut harus sudah terbit sebelum barang diserahkan. 5).

Sedangkan apabila evaluasi dianggap tidak layak atau proses persetujuan atas hasil evaluasi yang dianggap layak tetapi tidak disetujui oleh pejabat yang berwenang, Fungsi komite kredit membuat surat penolakan disertai dengan alasan penolakannya.

6).

Apabila ada sesuatu hal yang memerlukan overwrite (suatu kondisi dimana pengusul tetap mengajukan untuk diberikan fasilitas kredit non tunai) maka atas pelanggan yang tidak memenuhi kriteria akan dilakukan proses intervensi manajemen oleh Direktur Pemasaran & Niaga dengan memperhatikan hasil kajian dari Fungsi Manajemen Resiko – Dit Pemasaran & Niaga.

7).

Berdasarkan kontrak tersebut fungsi komisi kredit, mengisi dan mengirimkan formulir perjanjian kredit tersebut ke fungsi MDM (Master Date Maintenance) untuk menginput master data pelanggan ke dalam sistem, data-data tersebut berupa jangka waktu perjanjian,

46

plafond kredit, diskon, bunga, dan lain-lain, sesuai dengan karakteristik transaksi yang terdapat pada kontrak. 8).

Kontrak tersebut dikirim juga ke fungsi penimbul piutang dan Keuangan untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan transaksi. Untuk lebih menjelaskan deskripsi diatas, dibawah ini merupakan

flowchart atas prosedur persetujuan pemberian fasilitas kredit.

Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Pemberian Fasilitas Kredit

47

b. Prosedur Pemrosesan Pesanan Penjualan 1).

Pelanggan membuat surat pesanan (purchase order) ke layanan jual baik secara sistem (bagi pelanggan yang telah terintegrasi dengan sistem Pertamina) maupun secara manual (dengan menyerahkan surat pesanan).

2).

Atas dasar surat pesanan tersebut (purchase order), fungsi layanan jual unit membuat SO (Sales Order) secara sistem, SO tersebut merupakan suatu dokumen/modul sistem permintaan penyerahan barang kepada pelanggan. Didalamnya memuat seperti informasi pelanggan dan produk, daftar harga produk, jumlah pesanan dan tanggal pengiriman, trip pengiriman, dll.

3).

Kemudian fungsi layanan jual unit membuat surat penegasan kepada layanan jual Depot untuk membuat LO (Loading Order). LO tersebut diserahkan ke fungsi Distribusi (Gate In) untuk pengaturan penjadwalan penyerahan (curah). Kemudian Fungsi Distribusi (Gate In), mengirimkan LO tersebut ke Fungsi Distribusi (Filling Sheed) untuk melakukan pencurahan produk.

4).

Setelah produk dicurahkan ke dalam Mobil Tangki, maka LO tersebut diserahkan ke fungsi Distribusi (Gate Out) untuk melakukan proses GI (Good Issued) secara sistem sebagai bukti bahwa produk tersebut telah dikeluarkan. Dalam proses GI, maka secara otomatis sistem melakukan pembukuan pengeluaran persediaan sebagai berikut:

48

5).

Dr.COGS

xxx

Cr.Inventory

xxx

Informasi GI tersebut ditangkap oleh fungsi layanan jual secara sistem, kemudian dibuatkan surat jalan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang untuk digunakan oleh transportir dalam menyerahkan produk ke pelanggan. Setibanya produk ditempat pelanggan, maka pelanggan mengecek kuantitas dan kualitas produk tersebut sesuai dengan surat jalan yang diterima dan membubuhi tanda tangan pada surat jalan tersebut sebagai bukti bahwa produk telah sesuai dan telah diterima.

c. Prosedur Penagihan dan Pengelolaan Piutang Perusahaan 1).

Informasi GI (Good Issued) yang diinput oleh fungsi distribusi ditangkap oleh fungsi SPC (Shared Processing Center) secara sistem untuk dilakukan proses billing, billing tersebut memberikan informasi atas instrument harga berupa harga bersih, pajak, diskon, margin, dll. Dengan jurnal sebagai berikut :

2).

Dr.Account Receivable

xxx

Cr.Hasil Penjualan

xxx

Cr.PPN

xxx

Cr.PPh

xxx

Cr……

xxx

Kemudian Informasi billing tersebut, ditangkap oleh fungsi keuangan untuk dilakukan pengecekan atas instrument harga sesuai dengan kontrak yang telah diterima sebelumnya, untuk keperluan penagihan.

49

3).

Apabila telah sesuai, maka fungsi keuangan meminta untuk pembuatan no.invoice list ke fungsi SPC. No invoice list tersebut digunakan sebagai dasar untuk pencetakan dokumen tagihan.

4).

Apabila harga maupun kuantitas tidak sesuai, maka fungsi Keuangan melakukan koreksi ke fungsi SPC, dan berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk memperbaikinya.

5).

Setelah diterima, No.invoice list tersebut di input ke dalam sistem untuk dibuatkan surat tagihan, kemudian surat tersebut dikirim ke pelanggan dan memastikan bahwa tagihan tersebut diterima oleh pelanggan.

6).

Fungsi Keuangan melaksanakan monitoring atas tagihan/debet nota yang akan jatuh tempo sesuai surat perjanjian/kontrak atau akibat lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku atau akibat lainnya.

7).

Fungsi Keuangan membuat Kartu Piutang dan Aging Schedule untuk memonitoring piutang-piutang yang telah jatuh tempo.

8).

Fungsi Keuangan membuat konfirmasi piutang kepada pelanggan secara periodik dan melakukan rekonsiliasi apabila terjadi perbedaan angka dan menuangkan hasil rekonsiliasi dalam bentuk Berita Acara yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.

9).

Apabila piutang yang telah jatuh tempo tetapi belum dilunasi oleh pelanggan, maka fungsi Keuangan mencairkan jaminan sesuai surat perjanjian/kontrak.

50

10). Apabila

surat

membukukan

jaminan

dapat

transaksi

atas

dicairkan,

fungsi

pencairan

Keuangan

jaminan

dan

menginformasikan hal tersebut kepada pelanggan. Apabila terdapat selisih lebih nilai jaminan diatas nilai piutang, fungsi Keuangan akan mengembalikannya kepada pelanggan. 11). Apabila surat jaminan tidak dapat dicairkan, maka fungsi Keuangan melakukan offsetting atas tagihan pelanggan kepada perusahaan dan/atau membuat surat teguran kepada pelanggan H+7 dengan tembusan

kepada

fungsi

penimbul

piutang

dan

membuat

tagihan/debet nota denda keterlambatan pembayaran. 12). Apabila setelah surat teguran, pelanggan belum juga melunasi piutang yang telah jatuh tempo maka fungsi Keuangan berkoordinasi dengan fungsi penimbul piutang untuk menerapkan sanksi Untuk lebih menjelaskan deskripsi diatas, pada gambar 4.2 penulis memaparkan dalam flowchart atas prosedur pemrosesan fasilitas kredit.

51

Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Pemrosesan Pesanan Penjualan, Penagihan dan Pengelolaan Piutang Perusahaan

52

2. Transaksi Penerimaan Kas Berikut ini merupakan deskripsi atas penerimaan kas atas penjualan produk secara kredit pada PT Pertamina (Persero) yang dilengkapi dengan flowchart pada gambar 4.3 dibawah ini : a. Atas Invoice yang diterima oleh pelanggan, pelanggan melakukan pembayaran ke Bank Persepsi pertamina. b. Bank Persepsi menerima setoran pembayaran dari pelanggan, kemudian bank menerbitkan Bukti Setor dan diserahkan ke Pelanggan. Identitas kode pelanggan yang digunakan oleh Bank Persepsi untuk transaksi kredit adalah R(Code Customer)(No.Tagihan). c. Rekening koran harian perusahaan diambil secara elektronik melalui sistem Pertamina kedalam suatu EBS (Electronic Bank Statement). Dari data EBS tersebut, secara otomatis akan terposting langsung ke Account BIC (Bank Incoming Clearing). Pada GL Account BIC, apabila kode pelanggan diisikan dengan benar maka sistem akan melakukan proses auto down payment secara otomatis masuk ke GL Account Receivable, jika tidak maka harus dilakukan secara manual. Proses ini dimonitor langsung secara harian oleh fungsi perbendaharaan. d. Setelah pembayaran tersebut masuk ke dalam Account Receivable pelanggan, maka akan dilakukan clearing oleh bagian hutang piutang antara uang yang masuk dengan piutangnya. e. Setiap hari, fungsi hutang piutang memonitor saldo pelanggan.

53

f. Fungsi hutang piutang melakukan surat konfirmasi piutang pada pelanggan secara periodik.

Gambar 4.3 Flowchart Prosedur Penerimaan Kas

54

Berdasarkan deskripsi pada siklus pendapatan yang berjalan pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta diatas, jika ditinjau dari unsur pengendalian siklus pendapatannya, maka penulis mendapatkan beberapa kelebihan dan kelemahan sebagai berikut : 1. Otorisasi Transaksi Tujuan otorisasi transaksi adalah bahwa transaksi yang valid yang akan diproses. a. Kelebihan dalam otorisasi transaksi Unsur pengendalian siklus pendapatan ditinjau dari otorisasi transaksi pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta telah berjalan dengan cukup baik, dimana : 1). Pembuatan perjanjian tertulis (kontrak) dengan pelanggan, harus diawali dengan pengusulan yang diotorisasi oleh fungsi pemberi fasilitas kredit sebelum masuk ke komite kredit. 2). Otorisasi persetujuan pemberian fasilitas kredit melibatkan setidaknya 3 (tiga) fungsi utama yaitu fungsi pemasaran, keuangan dan hukum. Untuk pelanggan tanpa jaminan yang tidak memenuhi kriteria tetapi masih dianggap layak untuk diberikan fasilitas kredit otorisasi persetujuan tersebut naik sampai ke tingkat Komite Manajemen Resiko (meliputi Direktur Utama, Wakil Direktur Utama, Direktur Keuangan, dan Direktur Operasional). 3). Dalam hal pelanggan telah melampaui limit kredit, maka secara otomatis sistem akan mem-block transaksi tersebut, sehingga

55

4). Surat tagihan diotorisasi setidaknya minimal oleh Assisten Manajer Keuangan. 5). Dalam hal retur penjualan, diotorisasi oleh komite kredit. b. Kelemahan dalam otorisasi transaksi 1). Dalam kasus-kasus tertentu yang bersifat urgent. Fungsi komite kredit kadang dilewati, dimana seharusnya tahapan-tahapan dilalui dan otorisasi harus melibatkan beberapa fungsi, pada kenyataannya kadangkala cukup satu fungsi saja yang mengotorisasi. 2). Lemahnya koordinasi diantara setiap fungsi dalam komite kredit, sehingga meningkatkan piutang macet dan piutang yang dihapuskan. 3). Dalam penerimaan atas pembayaran produk, kadangkala untuk mencapai KPI yang baik, seringkali pembayaran yang tidak jelas di jurnal ke account receivable customer apa saja, sehingga seringkali menimbulkan salah setoran. c. Evaluasi atas otorisasi transaksi Atas kelemahan tersebut, penulis mencoba untuk mengevaluasi dan memberikan saran sebagai berikut : 1). Sekalipun dalam dunia bisnis kadangkala diperlukan flexsibilitas guna mempercepat transaksi, tetap saja otorisasi yang memerlukan beberapa fungsi tetap harus dilaksanakan sesuai prosedur, akan tetapi jika benar-

56

benar bersifat urgent diperlukan bukti perintah tertulis, sebagai alat bukti bahwa tindakan tersebut memang benar-benar harus dilakukan. 2). Perlu diadakannya rapat koordinasi komisi kredit minimal satu tahun sekali, untuk membahas mana saja customer yang benar-benar perlu penanganan khusus atas outstanding saldo piutangnya. 3). Setoran yang masuk ke rekening pertamina, jika tidak jelas ini merupakan setoran siapa saja perlu diklarifikasikan ke bagian AR ataupun Bank. 2. Pemisahan Tugas Tujuan pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang memproses transaksi sendiri secara keseluruhan. a. Kelebihan atas pemisahan tugas Unsur pengendalian siklus pendapatan ditinjau dari pemisahan tugas pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta telah berjalan dengan baik, dimana : 1). Bagian yang mengotorisasi transaksi dipisah dengan fungsi yang memproses transaksi, contoh : a). Fungsi layanan jual (bagian yang berfungsi menerima surat pesanan pelanggan) terpisah dengan fungsi distribusi (bagian yang berfungsi mengeluarkan produk sesuai surat pesanan). b). Didalam fungsi distribusi, bagian administrasi (bagian yang memerintahkan pengeluaran produk) terpisah dengan bagian gateout (bagian pengecekan produk yang keluar dari depo pertamina).

57

c). Didalam fungsi hutang piutang, setiap tagihan yang dibuat oleh assisten penagihan diverifikasi oleh pengawas fungsi hutang piutang, dan diotorisasi oleh Assisten Manajer Akuntansi Minyak. d). Didalam fungsi keuangan, bagian kas bank (bagian yang menerima pembayaran produk pelanggan) terpisah dengan bagian hutang piutang pelanggan (bagian yang melakukan proses penagihan). 2). Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva, contoh : a). Fungsi Distribusi (bagian yang memonitoring persediaan dan pengeluaran produk) terpisah dari Fungsi Keuangan – Akuntansi Minyak (bagian yang berfungsi mencatat pergerakan persediaan). b). Fungsi Keuangan – Akuntansi Minyak terpisah dari Fungsi Keuangan – Akuntansi Umum (bagian yang mecatat buku besar umum). Walaupun dalam satu naungan yaitu fungsi keuangan, Fungsi Akuntansi Minyak yang dibawah Assisten Manajer Arus Minyak terpisah dengan fungsi Akuntansi Umum yang dibawah Assisten Manajer Kontroller. c). Begitub pula dengan fungsi keuangan – kas & bank, walaupun satu naungan dalam fungsi Keuangan dengan fungsi akuntansi umum, tapi keduanya terpisah. Fungsi keuangan – kasir dibawah Asiten Manajer Perbendaharaan sedangkan fungsi akuntansi umum di bawah Asisten Manajer Controller.

58

3). Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi dua atau lebih individu, contoh : Dalam fungsi keuangan unit, struktur organisasi dapat diuraikan secara ringkas sebagai berikut : Fungsi Keuangan Pemasaran Region III dipimpin oleh seorang Manajer Keuangan. Manajer Keuangan dibantu oleh 3 (tiga) Asisten Manajer, yaitu: a). Assistan Manajer Akuntansi Minyak, membawahi fungsi : (i).

Penjualan & Piutang Niaga : Job description singkatnya yaitu melakukan penagihan atas penjualan produk, memonitor saldo customer, memonitor akun piutang.

(ii). Arus Minyak : Job description singkatnya yaitu menyajikan laporan pergerakan persediaan, menghitung COGS, dan memonitor akun persediaan. b). Assistan Manajer Perbendaharaan, membawahi fungsi : (i).

Perpajakan : Job description singkatnya yaitu melakukan pembayaran dan pelaporan pajak.

(ii). Kas dan Bank : Job description singkatnya yaitu melakukan pembayaran vendor, menerima pembayaran customer. c). Assistan Manajer Kontroler. Membawahi fungsi : (i).

Akuntansi Umum : Job description singkatnya melakukan pembukuan ke dalam buku besar, memonitoring hutang

59

piutang pekerja dan piutang lain, dan verifikasi pembayaran dll. (ii). Analisa dan Pelaporan : Job description singkatnya adalah membuat analisis dan pelaporan manajemen, pengecekan dan penilaian asset, dan analisis laporan keuangan unit. (iii). Pengendalian Biaya : Job description singkatnya adalah melakukan analisis biaya operasi, investasi dan resale. b. Kelemahan atas pemisahan fungsi Kelemahan atas pemisahan fungsi, penulis uraikan berdasarkan kasus per kasus yang penulis dapatkan pada saat penelitian lapangan, yaitu diantaranya: 1). Masih lemahnya penerapan TKO (Tata Kerja Organisasi) dan TKI (Tata Kerja Individu) dalam pengiriman barang ke customer, hal tersebut penulis dapatkan saat melakukan konfirmasi ke customer bahwa penerimaan barang dari customer lebih besar daripada penyerahan barang ke customer atau dengan kata lain ada beberapa penyerahan yang lolos tidak terinput ke dalam sistem. Setelah penulis teliti, bahwa atas penyerahan (loading order) tersebut, pihak distribusi tidak melakukan proses GI (Good Isseud) merupakan suatu proses disistem yang menunjukan bahwa minyak telah dikeluarkan. Dengan kata lain, masih ada penyerahan ke customer tanpa menggunakan surat jalan, hal tersebut sangat bertentangan dengan TKO/TKI yang telah ditetapkan sebelumnya.

60

2). Dikarenakan sistem penilaian suatu fungsi dinilai terpisah-pisah dan tidak ada penilaian secara organisasi keseluruhan, maka setiap fungsi hanya berfokus pada kinerja masing-masing. Dan ketika kesalahan tersebut terjadi, maka fungsi lain hanya bisa mengingatkan, dan tidak ada perbaikan atas peringatan-peringatan yang terjadi, sehingga permasalahan yang timbul sulit untuk diselesaikan. c. Evaluasi atas pemisahan fungsi Atas kelemahan tersebut, penulis mencoba untuk mengevaluasi dan memberikan saran sebagai berikut : 1). Setiap penerapan TKO dan TKI harus benar-benar dilaksanakan, dan jika memang ada transaksi yang mengharuskan pengecualian harus didasarkan pada catatan tertulis sehingga dapat dipertanggung jawabkan dikemudian hari. 2). Walaupun penilaian dilakukan terpisah sesuai dengan fungsinya masing-masing, seharusnya harus ada penilaian keseluruhan atas suatu unit tersebut, baik dari fungsi keuangan, fungsi distribusi dan lain-lain, agar koordinasi antar setiap fungsi dapat berjalan dengan baik. 3. Supervisi Tujuan

supervisi

adalah

untuk

mengantisipasi

penyalahgunaan,

kecurangan atau kejahatan yang dilakukan oleh satu atau beberapa orang dan bagian.

61

a. Kelebihan atas supervisi Unsur pengendalian siklus pendapatan ditinjau dari supervisi pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta telah berjalan dengan baik, dimana : 1). Disetiap filling sheet depot pengisian BBM Pertamina terdapat CCTV, CCTV tersebut bertugas memantau pengisian BBM ke mobil tangki dengan tujuannya agar tidak adanya kecurangan yang dilakukan oleh supir tangki. 2). Diadakan pengecekan pisik di dalam tangki penimbunan dengan catatan distribusi diruang control room, setiap akhir penjualan, kemudian dilakukan pengecekan dan pengimputan pada esok harinya oleh fungsi keuangan. Dan setiap triwulanan dilakukan pengecekan rutin oleh tim manajeman beserta tim internal auditor setempat atas persediaan, penjualan, dan laporan arus minyak serta laporan pengeluaran kas. 3). Terdapat monitoring secara sistem atas proses-proses yang masih belum sempurna (complete). Proses yang belum sempurna tersebut berarti menandakan bahwa dalam suatu proses transaksi tersebut masih terdapat kesalahan. 4). Setiap uang yang masuk atas pembayaran kredit, semuanya harus autotransfer ke rekening perusahaan, dimana rekening setoran setiap hari dimonitor oleh bagian kas dan bank. Dan setiap harinya setoran

62

yang diterima tersebut harus sudah diposting ke setiap akun customer (akun piutang) sesuai dengan text yang tertera pada pembayarannya. b. Kelemahan atas supervisi Kelemahan atas supervisi, penulis uraikan berdasarkan kasus per kasus yang penulis dapati pada saat penelitian lapangan, yaitu : 1). Tidak adanya pengecekan hasil penjualan harian dan pengeluaran persediaan harian yang dilakukan oleh fungsi distribusi dan layanan jual. 2). Dikarenakan bisnis PT Pertamina (Persero) merupakan bisnis produk minyak, maka akan terjadinya losses. Losses terjadi karena produk tersebut memiliki sifat memuai jika suhu tinggi, dan menyusut jika suhu rendah. Lossess yang diterapkan menurut penulis terlalu tinggi yaitu 0,02% dari perbandingan antara stock buku dan stock pisik, hal tersebut menyebabkan selisih atas penyerahan dalam kuantitas yang kecil tidak dapat termonitoring. 3). Belum semua customer diaktifkan limit kredit, hal tersebut dapat mengakibatkan semakin banyaknya piutang dan akan semakin banyaknya piutang tidak tertagih. 4). Belum dilakukannya proses rekonsiliasi bulanan atas customer kredit, oleh karena itu masih memungkinkan adanya pembayaran yang salah masuk customer.

63

c. Evaluasi atas supervisi Atas kelemahan tersebut, penulis mencoba untuk mengevaluasi dan memberikan saran sebagai berikut : 1). Dilakukan pengecekan harian antara laporan pergerakan persediaan oleh fungsi distribusi dengan laporan penjualan oleh fungsi penjualan, sehingga seharusnya persediaan yang keluar akan sama dengan penjualan produk dihari yang sama. 2). Dikarenakan bisnis PT Pertamina merupakan bisnis minyak, dimana pasti adanya losses, toleransi losses harus dievaluasi kembali agar selisih atas penyerahan produk dengan kuantitas yang terkecil dari penyerahan dapat termonitoring. 3). Program pembatasan limit kredit secara sistem harus segera diaktifkan keseluruh customer tanpa pengecualian, agar dapat membantu memonitor customer mana yang telah melewati batas limitnya. 4). Rekonsiliasi bulanan harus tetap dilakukan agar perbedaan pencatatan antara pembukuan Pertamina dengan customer dapat diminimalisasi sekecil mungkin. 4. Catatan Akuntansi Tujuan catatan akuntansi adalah untuk mendeskripsikan bagaimana dokumen sumber perusahaan, jurnal, dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkinkan.

64

a. Kelebihan atas catatan akuntansi Unsur pengendalian siklus pendapatan ditinjau dari catatan akuntansi pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta telah berjalan dengan baik, dimana : 1). Setiap proses transaksi, telah melalui sistem yang saling berintegerasi, sehingga setiap transaksi dapat ditelusuri dari awal hingga akhir proses transaksi tersebut berlangsung. 2). Setiap dokumen telah bernomor dan bernomor unik, dimana setiap transaksi tidak mungkin memiliki nomor yang sama, sehingga dapat ditelusuri. 3). Setiap transaksi telah dikelompokan kedalam General Ledger. Contoh setiap siklus pendapatan penjualan masuk ke dalam GL penjualan, dan setiap penerimaan kas masuk ke GL penerimaan kas. 4). Buku besar pembantu telah berjalan dengan baik dan saling terintegerasi. 5). Buku besar umum telah berjalan dengan baik dan saling terintegerasi. 6). Sistem filing, pada PT Pertamina (Persero) telah berjalan dengan baik, dimana file disimpan pada server yang cukup besar, dimana server tersebut memiliki banyak cadangan di berbagai tempat, sehingga memungkinkan file dapat terselamatkan jika server satu mati (down), maka server lain akan menggantikannya. Sedangkan dalam hal penyimpanan dokumen, telah dilakukan dengan baik, dimana setiap

65

transaksi telah digolongkan berdasarkan akun-akun transaksinya secara sistem. b. Kelemahan atas catatan akuntansi Adapun kelemahan yang didapat pada catatan akuntansi adalah sebagai berikut : 1). Sistem yang dibangun oleh PT Pertamina (Persero) belum sampai pada penyajian Laporan Keuangan, baru sampai buku besar umum sehingga dalam proses penyajian laporan keuangan masih bersifat manual, sehingga memungkinkan masih terdapatnya salah saji akibat kesalahan human error dalam pencatatan dan perhitungan laporan keuangan. 2). Sering terjadinya selisih pencatatan antara catatan PT Pertamina (Persero) dengan pelanggan, hal ini disebabkan karena belum dilakukan rekonsiliasi bulanan dengan seluruh customer. c. Evaluasi atas catatan akuntansi Atas kelemahan tersebut, penulis mencoba untuk mengevaluasi dan memberikan saran sebagai berikut : 1). Bangun secara bertahap, agar sistem Pertamina dapat melaporkan laporan keuangan secara real time, dan dapat mengurangi salah saji akibat kesalahan human error dalam pencatatan maupun perhitungan laporan keuangan. 2). Bangun sistem, dimana setiap pelanggan dapat melihat saldo mereka secara online, dan dapat pula melihat history transaksi mereka atas

66

pembayaran dan pembelian mereka, hal tersebut dapat mengurangi perbedaan pencatatan antara catatan sistem pertamina dan customer. 5. Pengendalian Akses Tujuan pengendalian akses adalah untuk mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terletak ke aktiva dan sistem perusahaan. a. Kelebihan atas pengendalian akses Unsur pengendalian siklus pendapatan ditinjau dari pengendalian akses pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta telah berjalan dengan baik, dimana : 1). Setiap pekerja memiliki user-id masing-masing, dimana user-id tersebut dibatasi sesuai dengan job description-nya, dan terbatas pada input data saja. 2). Setiap atasan dari pekerja tersebut selain memiliki otorisasi pengawasan atas pekerjaan bawahannya, juga memiliki otorisasi untuk menyetujui suatu proses yang dianggap perlu persetujuannya. 3). Setiap user-id dilengkapi password yang hanya orang bersangkutan yang mengetahuinya dan setiap 3 (tiga) bulan sekali, secara sistem dimintakan penggantian password untuk melindungi penggunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. b. Kelemahan atas pengendalian akses Adapun kelemahan yang didapat pada pengendalian akses adalah sebagai berikut :

67

1). Kadangkala demi tercapainya kelancaran operasi, biasanya user-id tersebut digunakan oleh banyak orang, sehingga jika adanya kesalahan atau kecurangan akan mengalami kesulitan karena banyaknya yang menggunakan user-id tersebut. 2). Masih ada beberapa user-id, yang masih bisa mengakses beberapa transaksi diluar job description-nya. c. Evaluasi atas pengendalian akses Atas kelemahan tersebut, penulis mencoba untuk mengevaluasi dan memberikan saran sebagai berikut : 1). Jangan memberikan user-id dan password ke sembarang orang, karena akan sangat berbahaya jika user-id tersebut dapat mengakses suatu transaksi yang penting. 2). Jika memang user-id terbatas, berikan pada bawahan atau rekan kerja saja, dengan memonitor apa yang mereka kerjakan. 6. Verifikasi Independen Tujuan

verifikasi

indipenden

adalah

untuk

meningkatkan

dan

menverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem. a. Kelebihan atas verifikasi independen Unsur pengendalian siklus pendapatan ditinjau dari verifikasi independen pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta telah berjalan dengan baik, dimana :

68

1). Setiap proses saling berintegrasi, atau dengan kata lain setiap proses seperti ban berjalan dalam sebuah sistem, jika satu fungsi tidak melakukan suatu proses transaksi sesuai TKI (Tata Kerja Individu) dengan baik, maka akan berdampak ke fungsi berikutnya, sehingga verifikasi akan terus dilakukan oleh sistem. 2). Verifikasi antara sistem dengan fisik, dilakukan harian, bulanan dan tahunan, sehingga meminimalisir suatu kesalahan transaksi. b. Kelemahan atas verifikasi independen Adapun kelemahan yang didapat pada verifikasi independen adalah sebagai berikut : 1). Masih sering diabaikannya proses verifikasi di lokasi Depot, sehingga proses yang gagal atau proses yang mengalami kesalahan baru dapat diketahui setelah beberapa hari. Hingga akhirnya menimbulkan masalah baru. 2). Masih sering ditemukan suatu transaksi atas proses yang gagal secara sistem, tetapi prosesnya telah berhasil secara manual sehingga menyebabkan masalah baru. c. Evaluasi atas verifikasi independen Atas kelemahan tersebut, penulis mencoba untuk mengevaluasi dan memberikan saran sebagai berikut : 1). Lakukan monitoring atas transaksi-transaksi yang masih belum sempurna (complete).

69

2). Jika telah ditemukan masalahnya, lakukan evaluasi ke bagian master data mengapa hal ini bisa terjadi. 3). Atasi masalah kasus per kasus yang ditemukan. 4). Jangan melakukan pekerjaan selanjutnya, sebelum proses secara sistem selesai, jika memang kondisi urgent, buat berita acara khusus dan setelah ditemukan penyelesaiannya segera input ke sistem jangan sampai ditunda, karena penundaan pekerjaan akan menyebabkan masalah baru.

B. Analisis Perlakuan atas Piutang Tak Tertagih Piutang perusahaan memiliki resiko yang cukup tinggi, resiko tersebut timbul pada saat piutang tersebut tidak dapat dibayar oleh pelanggan, atau piutang tersebut dapat dikatakan sebagi piutang macet. Piutang macet merupakan piutang perusahaan yang timbul dari perikatan atau perjanjian penjualan yang dalam waktu 3 (tiga) bulan sesudah jatuh tempo tidak ada penyelesaian atau pembayarannya dan ada indikasi kuat bahwa pelanggan tidak dapat melunasinya atau cidera janji. Adapun prosedur penyisihan dan penghapusan piutang macet yang tak tertagih adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Keuangan Unit Kerja membukukan penyisihan atau pencadangan kerugian piutang atas piutang macet tidak tertagih, yang telah berumur diatas 2 (dua) tahun sejak piutang dibukukan.

70

2. Fungsi Keuangan Unit Kerja bersama Fungsi Penimbul Piutang membuat surat peringatan terakhir kepada pelanggan atas piutang macet yang berisi sanksi-sanksi sesuai perikatan atau perjanjian penjualan dan sesuai ketentuan yang berlaku. 3. Apabila piutang macet yang telah disisihkan dibayar atau dilunasi termasuk dendanya oleh pelanggan, maka pelanggan yang bersangkutan menyerahkan bukti setor bank kepada Fungsi Keuangan Unit Kerja. 4. Fungsi Keuangan Unit Kerja membukukan penerimaan pembayaran pelunasan piutang berdasarkan bukti setor bank yang didukung dengan rekening koran bank. 5. Apabila pelanggan belum juga melunasi piutangnya maka Fungsi Keuangan Unit

Kerja

bersama

Fungsi

Penimbul

Piutang

mengenakan

dan

menindaklanjuti sanksi seperti yang tercantum dalam perikatan atau perjanjian penjualan dan sesuai ketentuan yang berlaku. 6. Setelah dilakukan penyisihan atau pencadangan terhadap piutang macet tidak tertagih dan telah diberikan surat peringatan, maka Fungsi Keuangan Unit Kerja menyiapkan data piutang yang akan dilakukan usul hapus dan disampaikan kepada Fungsi Penimbul Piutang. Apabila dalam proses usul penghapusan piutang terjadi pembayaran atau pelunasan maka Fungsi Keuangan Unit Kerja menyampaikan kepada Fungsi Penimbul Piutang untuk merevisi atau membatalkan usul penghapusan piutang yang bersangkutan.

71

7. Setelah menerima data piutang yang akan dilakukan usul hapus maka Fungsi Unit

Kerja

Penimbul

Piutang

mengusulkan

penghapusan

piutang

menggunakan Formulir Usul Penghapusan Piutang (FUP) dan Rekapitulasi Usul Penghapusan Piutang (RUP) disertai dokumen-dokumen pendukung, FUP dan RUP tersebut disampaikan kepada Fungsi Keuangan Unit Kerja. Dokumen pendukung tersebut adalah : a. Surat konfirmasi piutang. b. Surat teguran I sd. III. c. Surat peringatan terakhir. d. Surat dari keputusan hukum atau pengadilan untuk debitur yang sudah pailit atau dilikuidasi. e. Berita Acara Usul Penghapusan Piutang untuk piutang-piutang yang tidak dapat lagi ditelusuri asal-usulnya dan tidak memiliki kelengkapan dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 8. Fungsi Keuangan Unit Kerja melakukan verifikasi atas piutang yang diusul hapuskan dan menandatangani FUP yang selanjutnya mengirimkan FUP dan RUP kepada Pimpinan Tertinggi Unit Kerja Penimbul Piutang. 9. Pimpinan Tertinggi Unit Kerja menyetujui dan menandatangani FUP dan RUP dan mengirimkan ke Direktorat Penimbul Piutang. 10. Direktur Direktorat Penimbul Piutang melakukan verifikasi dan menyetujui serta menandatangai RUP. Selanjutnya mengirimkan FUP dan RUP kepada Direktur Keuangan melalui Fungsi Hutang Piutang Direktorat Keuangan.

72

11. Fungsi Hutang Piutang Direktorat Keuangan melakukan verifikasi atas FUP dan RUP beserta lampirannya dan menyiapkan memorandum mengenai usul penghapusan piutang dari direktur keuangan kepada direktur Utama. 12. Direktur keuangan menyetujui dan menandatangani FUP dan RUP serta memorandum yang selanjutanya mengirimkan ke Direktur Utama. 13. Direktur Utama menerima FUP dan RUP yang selanjutnya mengirimkan surat atau memorandum permohonan persetujuan usul penghapusan piutang dengan dilampiri FUP dan RUP ke Dewan Komisaris melalui Sekretaris Komisaris. 14. Sekretaris Komisaris melakukan verifikasi FUP dan RUP yang kemudian menyiapkan : a. Surat atau memorandum dari Dewan Komisaris kepada Direksi mengenai pemberian wewenang persetujuan penghapusan piutang untuk piutang dibawah nilai tertentu yang ditetapkan Dewan Komisaris. b. Surat Keputusan dari Dewan Komisaris untuk persetujuan penghapusan piutang untuk nilai piutang dibawah 2,5% (dua koma lima persen) dari Pendapatan atau 5% (lima persen) dari Ekuitas Perusahaan, yang ditujukan kepada Direksi. c. Untuk persetujuan penghapusan piutang yang nilainya 2,5% (dua koma lima persen) dari pendapatan keatas atau 5% (lima persen) dari ekuitas perusahaan keatas, akan disiapkan Surat Rekomendasi Dewan Komisaris untuk persetujuan penghapusan piutang kepada Menteri Negara BUMN selaku Pemegang Saham (RUPS).

73

15. Dewan komisaris menandatangani dan mengirimkan Surat / memorandum dan Surat Keputusan serta Surat Rekomendasi seperti butir 14.a.b&c. 16. Direksi : a. Membuat Surat Keputusan mengenai persetujuan penghapusan piutang dibawah nilai tertentu yang ditetapkan dari diberikan wewenang oleh Dewan Komisaris. b. Menerima surat atau memorandum dan surat keputusan mengenai persetujuan penghapusan piutang dari dewan komisaris. c. Menerima keputusan RUPS berupa surat keputusan Menteri Negara BUMN selaku Pemegang Saham. d. Selanjutnya meneruskan butir a,b&c ke Fungsi Keuangan untuk proses penghapusan piutang. 17. Fungsi Keuangan Unit Kerja / Direktorat / Korporat melakukan penghapusan pembukuan piutang. 18. Perlakuan akuntansi atas penyisihan piutang adalah sebagai berikut : a. Pada saat piutang dagang / niaga dan piutang lain – lain telah berumur 2 (dua) tahun sejak timbulnya piutang : Dr. Biaya kerugian piutang Cr. Cadangan piutang

xxx xxx

b. Pada saat pelunasan atas piutang sudah dicanangkan dan masih dalam proses usul penghapusan : 1). Dr. Cadangan kerugian piutang Cr. Biaya kerugian piutang (tahun berjalan) 2). Dr. Bank Cr. Piutang

xxx xxx xxx xxx

74

c. Pada saat usul penghapusan piutang macet tak tertagih disetujui oleh Direksi/ Dewan Komisaris/ RUPS : Dr. Cadangan Kerugian Piutang Cr. Piutang

xxx xxx

d. Pada saat terjadi pelunasan atas piutang yang telah dihapuskan : Dr. Bank Cr. Pendapatan Lain-Lain

xxx xxx

Untuk lebih menjelaskan deskripsi diatas, pada gambar 4.4 penulis memaparkan dalam flowchart atas penghapusan piutang tak tertagih sebagai berikut.

75

Gambar 4.4 Flowchart Penghapusan Piutang Tak Tertagih

76

Untuk lebih memahami prosedur penyisihan dan penghapusan piutang tak tertagih, berikut ini penulis memaparkan data aging schedule atas saldo piutang periode tahun 2008, yang diambil dari data Reporting Package 2008 Rev.3 UPMS III Jakarta sebagai berikut : No.

Keterangan Saldo per 31 Desember 2008 1 Piutang Usaha 2 Dikurangi: Penyisihan Piutang Ragu-Ragu Sub-Total

No. GL

Nilai Setara Dalam Mata Uang Lokal 1,669,796,798,676 (15,133,887,421) 1,654,662,911,255

(Tabel 4.1 - Aging Schedule 2008)

77

Dari data tersebut dapat diketahui sebagai berikut : 1. Piutang disajikan sebesar nilai bersih yang dapat direalisasikan (recoverable amount) setelah dikurangi dengan penyisihan piutang ragu-ragu (doubtful account). 2. Metode yang digunakan dalam perhitungan penyisihan piutang ragu-ragu didasarkan atas saldo piutang. 3. Penyisihan piutang ragu-ragu dihitung dengan menggunakan analisis umur piutang (aging receivables). 4. Kerugian piutang perusahaan macet tidak tertagih disisihkan jika piutang perusahaan telah berumur diatas 2 (dua) tahun sejak piutang dibukukan, kecuali terhadap Anak Perusahaan, Pemerintah dan BUMN lainnya. 5. Penyisihan piutang tak tertagih diambil atas saldo-saldo pelanggan yang telah diketahui tidak dapat ditagihkan karena hal-hal seperti pelanggan tersebut dinyatakan pailit, bangkrut atau terlibat kasus hukum. 6. Penyisihan untuk piutang anak perusahaan, BUMN lainnya dilakukan setelah mendapat persetujuan usul penghapusan piutang dari Direktur Direktorat penimbul piutang dan Direktur Keuangan, sebelum usul penghapusan piutang tersebut diajukan kepada Direksi/ Dewan Komisaris/ RUPS untuk persetujuan penghapusannya. 7. Setiap rencana kerja penyisihan kerugian piutang perusahaan harus didukung dengan rencana anggaran yang merupakan bagian dari Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan Direktorat Keuangan, Direktorat Penimbul Piutang, dan Unit Kerja Penimbul Piutang atau dengan kata lain, anggaran biaya kerugian

78

pencadangan piutang macet dilakukan oleh fungsi yang memberikan fasilitas penjualan non tunai dan dimasukan dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan. 8. Metode yang digunakan dalam penghapusan piutang tak tertagih adalah metode penghapusan langsung, dimana pengakuan piutang tak tertagih diakui pada saat kerugian benar-benar terjadi. Akan tetapi dilakukan penyisihan terlebih dahulu, penyisihan tersebut dilakukan karena menunggu keputusan dari pihak manajemen atas piutang-piutang yang benar-benar tak tertagih. Berdasarkan deskripsi pada perlakuan piutang tak tertagih yang berjalan pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta diatas, maka penulis mendapatkan beberapa kelebihan dan kelemahan sebagai berikut : 1. Kelebihan atas perlakuan piutang tak tertagih. a. Perlakuan atas penyisihan maupun penghapusan piutang tak tertagih tersebut telah sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku. b. Unsur pengendalian atas penyisihan dan penghapusan piutang tak tertagih telah berjalan dengan baik dan telah diatur dalam suatu pedoman khusus perusahaan. c. Penagihan atas piutang untuk fasilitas penjualan non tunai telah dimasukan sebagai salah satu komponen utama di dalam Key Performance Indicator (KPI) Fungsi Pemberi Fasilitas Penjualan Non Tunai dan Fungsi Keuangan.

79

2. Kelemahan atas perlakuan piutang tak tertagih. a. Dari data aging schedule diatas, atas saldo yang disisihkan merupakan saldo piutang tak tertagih sejak tahun 2003 yang sampai saat ini masih belum dapat dihapuskan. b. Metode yang digunakan mengadopsi dalam dua metode yaitu penyisihan piutang dan penghapusan langsung. Seharusnya jika menggunakan metode penyisihan langsung sebaiknya setiap umur piutang dipresentasikan penyisihannya, sedangkan penghapusan langsung harus benar-benar dapat dihapuskan diperiode tahun diusulkannya piutang. c. Belum ada ketetapan yang jelas, atas piutang anak perusahaan dan BUMN yang seharusnya sudah masuk ke dalam kriteria disisihkannya piutang. 3. Evaluasi atas perlakuan piutang tak tertagih. a. Dalam setiap klasifikasi umur piutang, setiap piutang mempunyai resiko piutang tersebut tak tertagih, sebaiknya ditetapkan persentase piutang tak tertagih pada setiap klasifikasi umur piutang. b. Untuk perlakuan khusus bagi Anak Perusahaan, Pemerintahan dan BUMN lainnya sebaiknya ditetapkan persentase cadangan tak tertagih.

80

C. Evaluasi Efektifitas Siklus Pendapatan sebagai Tolak Ukur dalam Menilai Kinerja Unit Usaha Siklus pendapatan merupakan salah satu siklus terpenting dalam suatu perusahaan, karena siklus pendapatan mencerminkan kegiatan pokok perusahaan yang dimulai dari proses pesanan penjualan sampai diterimanya kas sebagai pendapatan atas penjualan tersebut. Didalam siklus pendapatan melibatkan berbagai fungsi terkait mulai dari fungsi layanan jual sampai dengan fungsi Keuangan. Oleh karena itu, penilaian Efektifitas siklus pendapatan dinilai dari setiap fungsi yang terkait dengan siklus pendapatan tersebut. Efektifitas merupakan suatu hubungan antara output perusahan dengan sasaran yang harus dicapai. Semakin besar kontribusi keluaran dari suatu unit usaha, semakin efektif pula kegiatan tersebut. Efektifitas selalu berkaitan dengan efisiensi, karena sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan untuk mencapai tujuan terbatas jumlahnya. Efisiensi menggambarkan berapa banyak masukan yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran tertentu. Untuk menilai efektifitas siklus pendapatan pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta tertutang kedalam KPI (Key Performance Indicator) setiap masing-masing fungsi, dalam KPI tersebut terdapat target yang ditetapkan oleh perusahaan dan realisasi. Didalam target yang ditetapkan oleh perusahaan terdapat base target dan Strecth target. Base target merupakan target maksimal yang diperkenankan oleh perusahaan, sedangkan Strecth target merupakan target optimum yang diperkenankan oleh perusahaan. Jika realisasi lebih dari atau sama

81

dengan stretch target maka persentasi maksimum akan memiliki nilai 120%, atau dapat dikatakan realisasi tersebut telah mencapai target yang diharapkan. Dalam penilaian KPI pada PT Pertamina (Persero) Pemasaran Region III Jakarta ternyata tidak semua transaksi yang terkait dalam siklus pendapatan dijadikan sebagai indikator dalam penilaian efektifitas kinerja unit usaha. Adapun yang menjadi indikator dalam setiap fungsi yang terkait dalam siklus pendapatan adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Komite Kredit Tujuan

fungsi

komite

kredit

dalam

siklus

pendapatan

adalah

meminimalisasikan resiko yang timbul atas penjualan kredit dengan cara melakukan evaluasi terlebih dahulu atas usulan pelanggan baru oleh fungsi penimbul piutang sebelum dituangkan ke dalam suatu perjanjian tertulis atau kontrak kerjasama. Berikut ini KPI untuk periode tahun 2010 atas monitoring kontrak pelanggan customer kredit sebagai berikut : Target Base Stretch 90 100 TI % Bulanan 90 100 T II % Bulanan 90 100 T III % Bulanan 90 100 T IV % Bulanan (Tabel 3 - KPI Ast.Manajer Adm Sales - kontrak) Periode

Satuan

Frekuensi Monitoring

Realisasi 90 90 90 90

Persentasi 111% 111% 111% 111%

Hasil Analisa : Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa pencapaian realisasi sama dengan base targetnya atau dengan kata lain, monitoring kontrak pelanggan yang diukur secara bulanan telah memenuhi target dengan kata lain monitoring kontrak

82

pelanggan telah berjalan cukup efektif, akan tetapi karena belum mencapai stretch target-nya maka dapat diketahui bahwa masih ada beberapa transaksi dengan pelanggan yang

masih belum memiliki kontrak tertulis, dimana

seharusnya kontrak tertulis merupakan hal yang sangat penting yang melindungi kedua belah pihak dalam suatu payung hukum yang dapat dijadikan pedoman transaksi dikemudian hari. Dari data yang didapat penulis kebanyakan kontrak tersebut tidak dimiliki oleh anak perusahaan PT Pertamina (Persero). Saran Penulis adalah sebagai berikut : a. Untuk dimasukannya kontrak antara Anak Perusahaan kedalam KPI (Key Performance Indicator) pada komite kredit. b. Segera dibuat kontrak dengan Anak Perusahaan untuk melindungi transaksi dalam suatu payung hukum, dan untuk dijadikan sebagai pedoman transaksi kedua belah pihak. 2. Fungsi Layanan Jual atau Fungsi Penimbul Piutang Tujuan dari fungsi Layanan jual atau fungsi penimbul piutang dalam siklus pendapatan adalah mengevaluasi calon pelanggan baru sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan dan memastikan tidak terdapat kesalahan dalam pesanan penjualan yang diterima sebelum diterbitkan surat LO (Loading Order) yang merupakan surat perintah pengeluaran barang ke bagian distribusi. Berikut ini KPI untuk periode tahun 2010 atas pembuatan surat perintah pengiriman pesanan (Loading Order) dan Customer Statisfaction atas pelayanan dalam hal penerimaan surat pesanan sebagai berikut :

83

a. Penerbitan SO (Sales Order) Periode

Satuan

Frekuensi Monitoring

TI % Bulanan T II % Bulanan T III % Bulanan T IV % Bulanan (Tabel 4 - KPI Pws Ut. Layanan Jual)

Target Base Stretch 100 100 100 100 100 100 100 100

Realisasi 100 100 100 100

Persentasi 100% 100% 100% 100%

b. Customer Statisfaction Periode

Satuan

Frekuensi Monitoring

TI % Bulanan T II % Bulanan T III % Bulanan T IV % Bulanan (Tabel 5 - KPI Pws Ut. Layanan Jual)

Base

Target Stretch 3 3 3 3

Realisasi 4 4 4 4

3 3 3 3

Persentasi 100% 100% 100% 100%

Hasil Analisa : Dari data diatas dapat diketahui bahwa dalam pembuatan surat SO (Sales Order) telah berjalan efektif, dimana realisasi yang dihasilkan jika dibandingkan dengan base maupun stretch taget-nya telah mencapai target. Hal ini menunjukan bahwa setiap surat pesanan dari pelanggan telah ditindaklanjuti dengan Sales Order yang baik dan benar, sehingga pada saat pengiriman barang ke pelanggan tidak mengalami kesalahan pengiriman. Dan jika dilihat dari indikator customer statisfaction-nya, hal ini menunjukan bahwa kepuasan pelanggan yang cukup tinggi atas pelayanan surat pesanan yang telah ditindaklanjuti dengan ketepatan waktu, jenis maupun jumlah. Akan tetapi setelah melakukan penelitian, masih terdapat beberapa Sales Order yang salah dalam pengiriman ke customer government, hal tersebut

84

dikarenakan dalam satu tempat pengiriman terdapat 2 (dua) kepemilikan yang menyebabkan sering terjadi kekeliruan. Saran Penulis adalah sebagai berikut : •

Perlu

ditingkatkan

mengenai

kepuasan

pelanggan

atas

pesanan

penjualannya karena belum mencapai stretch target. •

Perlu segera ditindaklanjuti dengan customer bersangkutan atas 2 (dua) kepemilikan yang sering menimbulkan kekeliruan. Apakah dari surat pesanannya, ataupun dari surat pengiriman produknya.

3. Fungsi Distribusi Tujuan utama dari fungsi distribusi adalah mengeluarkan produk dari gudang sesuai dengan Loading Order, melakukan Good Issued (proses penyerahan secara sistem) yang menyatakan bahwa barang telah dikeluarkan. Kemudian menyerahkan produk ke customer. Berikut ini KPI untuk periode tahun 2010 atas Good Issued sebagai tanda bahwa barang telah diserahkan sebagai berikut : Periode

Satuan

Frekuensi Monitoring

TI % Bulanan T II % Bulanan T III % Bulanan T IV % Bulanan (Tabel 6 - KPI Pws Ut. Distribusi)

Base

Target Stretch 1 1 1 1

Realisasi 1 1 1 1

1,00 1,00 1,11 1,25

Persentasi 100% 100% 90% 80%

Hasil Analisa : Dari data diatas bahwa proses Good Issued kurang berjalan efektif. Oleh karena, proses Good Issued seringkali terlambat, sehingga menimbulkan

85

berbagai masalah lainnya, misalnya perbedaan catatan pisik dan buku, tagihan telat dikirim, dll. Saran penulis adalah sebagai berikut : a. Karena proses ini merupakan proses yang sangat penting, maka proses Good Issued harus dilakukan secara real time, karena sangat berpengaruh pada transaksi lainnya. b. Dilakukan evaluasi pada di setiap akhir penyerahan pada hari transaksi, antara LO (Loading Order) yang telah diserahkan dengan proses GI (Good Issued) agar tidak terjadi proses GI (Good Issued) yang belum dilakukan. c. Perlu untuk diperketatnya supervisi atas proses GI tersebut. 4. Fungsi Keuangan Berikut ini KPI Fungsi Keuangan yang terkait dengan siklus pendapatan untuk periode tahun 2010 adalah sebagai berikut : a. Invoicing Periode

Satuan

Frekuensi Monitoring

Base

TI Hari Kerja Bulanan T II Hari Kerja Bulanan T III Hari Kerja Bulanan T IV Hari Kerja Bulanan (Tabel 7 - KPI Manajer Keuangan - Invoicing)

Target Stretch

5,00 5,00 5,00 5,00

3,00 3,00 3,00 3,00

Realisasi Persentasi 2 2 2 2

120% 120% 120% 120%

Data realisasi diambil dari selisih tanggal penyerahan dikurangi dengan tanggal invoicing. Dengan dasar pehitungan sebagai berikut ini :

86

Tanggal Pengiriman Invoice January Hari Kerja 2 February Hari Kerja 2 March Hari Kerja 2 April Hari Kerja 2 May Hari Kerja 2 June Hari Kerja 2 July Hari Kerja 2 August Hari Kerja 2 September Hari Kerja 2 October Hari Kerja 2 November Hari Kerja 2 December Hari Kerja 2 (Tabel 8. Perhitungan Invoicing) Bulan

Satuan

Average

2

2

2

2

Keterangan : 1) Tanggal pengiriman invoice didapat dari selisih antara tanggal pengiriman invoice dengan tanggal penyerahan produk ke pelanggan. 2) Average merupakan rata-rata dari setiap bulan per triwulanan. Hasil Analisa : Invoicing yang berjalan pada PT Pertamina (Pemasaran) Region III Jakarta cukup efektif. Akan tetapi jika kita telusuri lebih dalam, data tersebut diambil berdasarkan sampel dimana sampel yang dipilih merupakan sampel terbaik. Oleh karena itu data tersebut belum mencerminkan efektifitas siklus pendapatan dalam hal invoicing pada fungsi keuangan pemasaran region III secara menyeluruh. Saran penulis adalah sebagai berikut : 1) Dengan cara merata-ratakan realisasi invoicing seluruh transaksi kredit. Karena rata-rata realisasi invoicing seluruh transaksi dapat mencerminkan keseluruhan transaksi invoicing yang terjadi.

87

2) Transaksi yang dirata-ratakan cukup transaksi Non Government. Transaksi Government dan Anak Perusahaan tidak perlu dimasukan karena kedua transaksi tersebut memerlukan perlakukan khusus kecuali ditentukan lain oleh perusahaan. b. Rekonsiliasi Account Receivable Government Target Base Stretch 30,00 25,00 TI Hari Kalender Triwulanan 30,00 25,00 T II Hari Kalender Triwulanan 30,00 25,00 T III Hari Kalender Triwulanan 30,00 25,00 T IV Hari Kalender Triwulanan (Tabel 9 - KPI Manajer Keuangan - Rekonsiliasi AR) Periode

Satuan

Frekuensi Monitoring

Realisasi 20,50 16,25 16,50 14,50

Persentasi 120% 120% 120% 120%

Data realisasi diambil dari selisih tanggal penyerahan dikurangi dengan tanggal rekonsiliasi. Dengan dasar pehitungan sebagai berikut ini : Triwulan I Triwulan II Triwulan III 34 May 23 July 12 October 16 April 14 July 18 October 16 April 14 July 18 October 16 April 14 July 18 October 20,50 16,25 16,50 (Tabel 10 - Dasar Perhitungan Rekonsiliasi AR)

PT A PT B PT C PT D

Triwulan IV 28 January 10 January 10 January 10 January 14,50

Hasil Analisa : 1). Rekonsiliasi Account Receivable dalam rangka mendapatkan kesesuaian saldo antara catatan PT Pertamina (Persero) dengan customer telah berjalan effektif, data tersebut didukung dengan Berita Acara Rekonsiliasi yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. 2). Untuk mengetahui kesesuaian saldo piutang anak perusahaan dilakukan rekonsiliasi dengan hasil Berita Acara Rekonsiliasi Anak Perusahaan, dan telah masuk ke KPI.

88

3). Untuk mengetahui kesesuaian saldo piutang pelanggan lainnya, diluar Government dan Anak Perusahaan, sebagian dilakukan dengan Rekonsiliasi dan sebagian hanya dengan mengirimkan surat konfirmasi piutang. Surat konfirmasi dibuat setahun sekali. Proses ini telah masuk ke dalam KPI. Rekonsiliasi diterapkan jika transaksi cukup besar dan rumit, sedangkan surat konfirmasi diterapkan jika transaksi tidak terlalu besar. Saran penulis adalah sebagai berikut : Diadakannya proses rekonsiliasi disebabkan karena besarnya volume transaksi, dan kesulitan yang cukup tinggi yang membutuhkan kesesuaian data dari kedua belah pihak. Akan tetapi untuk melakukan proses rekonsiliasi tersebut membutuhkan biaya yang cukup tinggi, oleh karena itu sebaiknya dilakukan pengembangan atas sistem yang telah ada dalam menampilkan saldo dan history transaksi yang dapat dilihat oleh customer yang bersangkutan secara online, sehingga proses rekonsiliasi tidak perlu dilakukan. c. AR Collection Target Base Stretch 50,00 80,00 TI % Bulanan 50,00 80,00 T II % Bulanan 50,00 80,00 T III % Bulanan 50,00 80,00 T IV % Bulanan (Tabel 11. KPI Akuntansi Minyak - AR Collection) Periode

Satuan

Frekuensi Monitoring

Realisasi 80,00 85,00 88,00 84,33

Persentasi 120% 120% 120% 120%

89

Hasil Analisa : Pada KPI untuk AR Collection PT Pertamina (Pemasaran) Region III Jakarta telah efektif. Akan tetapi untuk perhitungan AR Collection diatas merupakan perhitungan KPI dari Direktur Keuangan yang diadopsi oleh Pemasaran Region III Jakarta, dimana data KPI Direktur Keuangan tersebut diambil dari seluruh AR Collection Direktorat Pemasaran. Saran penulis adalah sebagai berikut : 1). Sebaiknya data yang disajikan merupakan data asli atas AR Collection yang terjadi di Pemasaran Region III Jakarta, karena dengan data tersebut dapat diketahui kondisi AR Collection sebenarnya yang ada di Pemasaran Region III Jakarta, sehingga Manajer Keuangan bersangkutan bisa menganalisa kekurangan dan kelebihan atas kondisi AR Collection tersebut. 2). Data AR Colletion dapat diambil dari tanggal clearing antara invoice yang dikirimkan dengan pembayaran atas invoice tersebut.