30
BAB III PELAKSANAAN MAGANG
A. Pelaksanaan Magang Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP) dilaksanakan mulai 22 Februari sampai dengan 24 Maret 2016 di Amikom Resource Center yang beralamat di Jl. Ring Road Utara, Condong Catur, Depok, Kec. Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta Telp. (0274) 884201 – Fax. (0274) 884208 website : www.amikom.ac.id
Email humas :
[email protected]. Kuliah Kerja
Pusdokinfo (KKP) dilaksanakan setiap hari :
Senin – Jumat
: pukul 07.00 – 16.30 WIB
Sabtu
: pukul 07.00 – 13.00 WIB
Bidang yang dipelajari selama praktik kerja lapangan tersebut : -
Bidang Layanan Pengguna
-
Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
-
Bidang Reservasi dan Konservasi
B. Laporan Pelaksanaan Magang 1. Minggu Pertama (tanggal 22 Februari sampai dengan 27 Februari 2016) Pelaksanaan magang hari pertama penulis berkenalan kepada seluruh staff perpustakaan dan diberikan arahan masing-masing tugas dan tanggung
31
jawab staff di perpustakaan, supaya saat pelaksanaan magang lebih lancar. Kemudian melayani pengunjung perpustakaan yang datang untuk presensi Tugas yang dilakukan pada minggu pertama : a. Layanan presensi pengunjung perpustakaan dan peminjaman kunci loker Melayani setiap pengunjung perpustakaan melakukan presensi dengan kartu tanda mahasiswa atau ktm yang di barcode scanner kemudian memberikan arahan untuk menaati tata tertib seperti tidak memperbolehkan masuk saat menggunakan kaos dan sandal, jika memakai jaket supaya diletakkan kedalam locker yang sudah disediakan. Untuk mendapatkan kunci loker, pengunjung meminta kepada bagian presensi dengan meninggalan kartu identitas seperti KTP, KTM, SIM dan lainnya sebagai jaminan sehingga keamanan barang di loker sangat terjaga. Kesulitan yang dialami saat ini hanya masalah kecil seperti jika ada pengunjung datang dan tidak bisa melakukan barcode scanner karena belum terbiasa atau kartu ktm sudah rusak, tentunya membantu dengan absensi manual mengetikkan nim mahasiswa tersebut. b. Seleksi buku rusak Melakukan seleksi buku rusak sampul luar maupun jilid dan penyampulan. Kerusakan buku yang sering ditemui saat ini hanya sampul yang sudah lama sehingga perlu diganti dengan sampul yang baru suapaya terlihat lebih terawat.
32
c. Shelving buku Melakukan shelving buku-buku baik berasal dari pengembalian maupun yang berada di rak drop here. Kegiatan shelving ini dilakukan tiga sampai empat kali dalam
sehari, karena banyaknya buku-buku yang
digunakan para pengunjung. Sistem penataan buku di Amikom Resource Center memiliki perbedaan dengan perpustakaan lain, umumnya penataan buku sesuai dengan nomor kelas klasifikasi tapi di ARC lebih kepada subjeknya. Saat proses shelving merasa kesulitan untuk yang belum terbiasa mengetahui subjek dari sebuah judul buku, tentunya menjadi banyak bertanya kepada staff disana. 2. Minggu kedua (tanggal 29 Februari sampai dengan 5 Maret 2016) Beberapa kegiatan dalam minggu kedua ini ditujukan pada bidang layanan. a. Shelving buku Kegiatan rutin menata ulang buku-buku sesuai dengan subjeknya. b. Sirkulasi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka Melayani
pemustaka
yang
akan
meminjam
maupun
mengembalikan bahan pustaka buku dan CD. Sistem otomasi yang digunakan pada layanan sirkulasi adalah menggunakan software SmartLibrary, merupakan software aplikasi yang dibuat oleh Amikom sendiri.
33
Kesulitan layanan sirkulasi, pengunjung dari luar hanya dapat membaca buku di tempat, karena Amikom Resource Center belum membuat kartu anggota untuk luar Amikom. Tetapi mereka dapat meminjam bahan pustaka CD melalui petugas. c. Layanan kunjungan tamu (Showing fasilitas Amikom Resource Center) Melakukan layanan kunjungan tamu dari berbagai sekolah maupun instansi. Kegiatan yang menjelaskan seluruh fasilitas yang ada di ARC agar pengunjung dapat menggunakan dengan semaksimal mungkin. Kesulitan yang dialami jika kunjungan berasal dari sekolah dan mereka susah diatur untuk menaati tata tertib agar tidak mengganggu pengunjung yang lain. Akibatnya sering menegur berkali-kali supaya tenang dan memperhatikan saat proses kegiatan Showing fasilitas. d. Administrasi bebas pustaka Melayani mahasiswa semsester akhir melakukan bebas pustaka dengan syarat sudah tidak ada lagi tanggungan peminjaman buku di ARC. Pengecekan
tanggungan
buku
melalui
Smart
Library
dengan
menyesuaikan NIM mahasiswa tersebut. Kesulitan yang dihadapi seperti mahasiswa merasa sudah tidak meminjam buku, namun dalam sistem masih menunjukkan memiliki tanggungan buku. Sehingga mahasiswa banyak yang membayar denda dan mengganti buku tersebut.
34
3. Minggu ketiga (tanggal 7 Maret sampai dengan 12 Maret 2016) Kegiatan praktik kerja lapangan di minggu ketiga ini masih pada bidang layanan namun ada beberapa kegiatan tambahan lain. a. Administrasi bebas pustaka Pelayanan administrasi bebas pustaka masih dilakukan di minggu ketiga karena masih menempati bidang layanan. b. Sirkulasi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka Melayani pengunjung baik dosen maupun mahasiswa Amikom untuk peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. c. Layanan administrasi pengumpulan naskah dan CD Skripsi/Tugas Akhir Praktik melayani mahasiswa yang ingin mengumpulkan naskah dan CD skripsi atau tugas akhir mereka. Pengecekkan naskah dengan tata cara pengumpulan seperti tanda tangan dan cap jurusan asli atau tidak, kata pengantar harus sesuai dengan format, abstrak wajib dibuat tiga paragraf. Jika proses pengecekkan benar sesuai dengan ketentuan, mahasiswa menerima formulir tanda bukti keterangan penyerahan naskah yang sudah ditandatangani dan resmi cap amikom dari petugas Proses pengumpulan naskah ini tentunya harus teliti, banyak mahasiswa sering tidak memperhatikan format yang diberikan sehingga perlu diganti yang baru. Sedangan permasalaahan penipuan seperti tanda
35
tangan dan cap palsu supaya staff yang menyelesaikan dan member penjelasan. d. Layanan administrasi buku sumbangan (hibah) Kegiatan
melayani
mahasiswa
semester
akhir
melakukan
administrasi buku sumbangan sesuai ketentuan yang sudah diberikan. Penerimaan buku sumbangan atau hibah ini salah satu syarat mahasiswa mendapatkan bebas pustaka dan dapat mendaftarkan wisuda. Proses administrasi ini membutuhkan waktu cukup lama dalam satu judul buku ditulis dua sampai empat kali, sebab dalam ketentuan yang sudah diberikan mahasiswa dapat menyumbang satu buah buku dengan dua samapai empat mahasiswa. e. Layanan pengesahan formulir wisuda Melayani mahasiswa mendapatkan cap dan tandatangan untuk pengesahan wisuda dengan syarat bebas pustaka yang dapat dicek di Smart Library sesuai NIM mahasiswa tersebut. 4. Minggu keempat (tanggal 14 Maret sampai dengan 19 Maret 2016) Bidang yang dipelajari di minggu keempat ini lebih ditujukan pada bidang pengolahan.
36
a. Pengolahan bahan pustaka cetak Pengolahan bahan pustaka cetak selama satu minggu ini meliputi buku-buku dan skripsi atau tugas akhir, majalah, dan jurnal cetak mulai dari pemberian stempel, pemberian label, pemberian nomor klasifikasi. Penginputan data-data dari bahan pustaka cetak tersebut ke dalam software Smart Library untuk pencetakkan barcode buku sampai dengan sampul plastik. Proses pengolahan sangat memakan waktu banyak, sehingga menjadi lebih fokus pada bidang ini selama satu minggu. Kesulitan yang didapat sering terjadi error pada Smart Library karena digunakan terus menerus, untuk menanganinya langsung bertanya kepada staff supaya diperbaiki. b. Layanan administrasi buku sumbangan (hibah) Kegiatan melayani sumbangan buku atau hibah dari calon wisudawan masih berlangsung, sebab banyaknya mahasiswa ingin mendaftarkan wisuda dengan memenuhi salah satu syarat buku sumbangan. 5. Minggu kelima (tanggal 21 Maret sampai dengan 24 Maret 2016) Pelaksanaan kuliah praktek kerja lapangan di minggu terakhir ini hanya melakukan pengolahan bahan pustaka non tercetak. Pengolahan CD skripsi atau tugas akhir dan buku mulai dari penginputan data CD ke sistem
37
informasi Smart Library sampai dengan pemberian nomor identitas dan stampel. Dalam proses ini terlebih dahulu staff memberikan pengarahan dan catatan kecil untuk pemasukkan data, sehingga proses yang dilalui lebih lancar.
