BAB III KONSEP PERANCANGAN SISTEM
3.1
Konsep Dasar Sistem Informasi
3.1.1 Definisi Sistem Berdasarkan pendapat Mcleod (2001), sistem adalah sekelompok elemen yang teritegrasi dengan maksud sama untuk mencapai tujuan yang sama. O’brien (2001), mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi membentuk suatu kesatuan. Turban (2001), sistem adalah kumpulan dari objek objek seperti orang, konsep dan prosedur, yang diperlukan untuk menampilkan fungsi identifikasi atau mencapai tujuan Berdasarkan ketiga pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah gabungan dari elemen elemen yang saling terkait untuk satu tujuan.
3.1.2 Definisi Informasi Menurut laudon (2002), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi manusia
19
20
3.1.3 Definisi Sistem Informasi O’brien (2001) sistem informasi dapat berupa kombinasi dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, merubah dan mendiseminasi informasi dalam suatu organisasi yang teratur. Laudon (2002), menyatakan secara teknis bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang berhubungan dalam mengumpulkan, memproses,
menyimpan
dan
mendistribusikan
informasi
yang
mendukung pengambilan keputusan dan pengontrolan dalam organisasi. Wiley
(2007)
sistem
informasi
merupakan
sistem
yang
mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa data data untuk menghasilkan kesimpulan yang dibutuhkan yang tentu saja diperlukan komputer untuk melakukan semua kegiatan tersebut. Berdasarkan ketiga pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi serta sumber data yang kemudian dikumpulkan, diproses, dianalisa serta didistribusikan sehingga membantu dalam pengambilan keputusan.
3.1.4 Definisi Teknologi informasi Wiley (2007) tekonologi informasi merupakan sistem komputer yang terdiri dari perangkat keras, piranti lunak, penyimpanan data, jaringan komputer serta perangkat elektronik pendukung lainnya.
21
3.2
Konsep Dasar Manajemen
3.2.1 Definisi Manajemen Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber sumber lainnya (Hasibuan,2001) Masih menurut Hasibuan (2004) manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan SDM dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi
melalui
rangkaian
kegiatan
berupa
perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels dkk, 1997) Menurut Robbins dan Coulter (2004) menyatakan manajemen adalah sebuah proses mengkoordinasikan kegiatan kerja sedemikian rupa sehingga dapat diselesaikan secara efektif dan efisien dengan dan melalui orang lain. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Manajemen berkaitan erat dengan teknik kepemimpinan, dan pengertian Kepemimpinan itu sendiri adalah kemampuan seorang pemimpin memberikan pengaruh pribadinya kepada orang lain, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan pengertian
manajer adalah orang yang
bertanggung jawab untuk mengarahkan usaha yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya. Seorang manajer yang baik pasti
22
merupakan seorang pemimpin yang efektif, tetapi pemimpin yang baik belum tentu seorang manajer yang baik juga.
3.2.2 Tingkatan Manajemen Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. Menetaplan arah kebijaksanaan, membuat rencana dan sasaran jangka panjang, merumuskan strategi, menyusun prosedur operasional organisasi secara umum, serta menetapkan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya. Jadi, manajer tingkat atas memerlukan informasi berupa ringkasan dari seluruh transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu. Informasi dapat disajikan dalam bentuk tabel atau grafik, yang penting berupa informasi global dari seluruh transaksi yang terjadi. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung
jawab
atas
pengelolaan
organisasi
berdasarkan
departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. Merumuskan rencana dan sasaran operasional jangka menengah, merumuskan strategi, menyusun prosedur, melakukan pengendalian dan membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup tanggung jawabnya. Jadi, manajer tingkat menengah memerlukan informasi berdasarkan divisinya. Khusus
23
untuk departemen persedian barang, majer membutuhkan informasi rinci tentang produk yang laris, sehingga dapat dibuat perencanaan yang matang untuk menjamin persedian produk tersebut. Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian. Jadi manajer tingkat ini membutuhkan informasi rinci dari pergerakan setiap transaksi agar dapat melakukan control terhadap proses tersebut. (Nickels dkk,2007)
3.2.3
Fungsi – Fungsi Manajemen Menurut Robbins dan Coulter (2005), fungsi-fungsi manajemen dibagi menjadi 4 (empat) bagian utama, yaitu : a) Planning Merencanakan mengandung arti bahwa manajer memikirkan dengan matang terlebih dahulu sasaran dan tindakan serta tindakan mereka berdasarkan pada beberapa metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan perasaan. Rencana mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya.
24
b) Organizing Mengorganisasikan adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya di antara anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi. c) Leading Seorang manajer dalam memimpin harus mengkoordinasikan kerja dalam hal mendukung atau menyeimbangkan hal yang lain dan mengatur setiap kegiatan dengan jadwal yang berbeda-beda agar dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah direncanakan dan kegiatan tersebut dapat saling mendukung satu sama lain serta mengacu kepada penyatuan dari semua bidang yang tidak berhubungan yang harus dilaksanakan bersama-sama jika pekerjaan ingin diselesaikan secara efektif. Dalam manajemen harus mempunyai motivasi untuk menghasilkan produktifitas yang tinggi dari orang-orang yang bekerja di dalamnya. Seseorang dengan motivasi yang tinggi dapat membuat organisasi yang buruk beroperasi dengan sukses, sedangkan orang tidak dapat memiliki motivasi dapat mematikan organisasi yang baik. Dalam memotivasi kerja manajer harus memilih orang-orang yang sesuai dalam timnya, dia juga harus mengetahui orang macam apa yang diperlukan untuk mengisi posisi tersebut, sehingga sesuai dengan diri dan pekerjaannya.
25
d) Controlling Kontrol berarti untuk mengarahkan sesuatu pada tujuan yang diinginkan. Hal ini tidak sama dengan perintah sederhana. Kontrol berhubungan dengan kemana anda ingin pergi, meneliti bahwa anda berada pada jalur dan jadwal, dan memberi perintah suatu diperlukan untuk mengkoreksi berbagai keadaan. Dapat disimpulkan manajemen adalah suatu ilmu yang digunakan untuk mengatur dan mengawasi suatu proses dalam usaha mencapai sebuah tujuan yang diinginkan dan disepakati bersama.
3.2.4 Kegiatan Manajemen SDM Menurut Noe (2000) kegiatan yang dilakukan oleh manajemen SDM meliputi : a) HR Planning, mendefinisikan kebutuhan SDM. b) Recruiting, penarikan tenaga kerja yang berpotensial c) Selection, memilih tenaga kerja yang tepat untuk ditempatkan pada lingkungan yang sesuai dengan kemampuannya. d) Training and Development, memberikan pengajaran kepada tenaga kerja tentang bagimana
menunjukkan pekerjaan
mereka dan
mempersiapkan mereka pada masa yang akan datang. e) Compensation, memberikan penghargaan serta pembayaran hak yang berupa gaji kepada pekerja. f) Performance Management, mengevaluasi penampilan kerja mereka.
26
g) Employee Relations, membuat suatu suasana lingkungan kerja yang positif.
3.2.5 Pengangkatan Dan Penempatan SDM Menurut Alwi (2001) penempatan SDM adalah proses kegiatan yang dilaksanakan Manajer SDM dalam suatu perusahaan untuk menentukan lokasi dan posisi seorang karyawan dalam melakukan pekerjaan. Dalam pengangkatan SDM ini sering kita mendengar istilah “SDM yang tepat pada tempat yang tepat” (The Right man in The Right Place). Istilah ini dimaksudkan bahwa dalam menempatkan atau memberi pekerjaan seseorang perlu dipertimbangkan banyak hal yang melekat pada diri SDM yang bersangkutan sehingga penempatan tersebut akan memberi nilai tambah baik bagi SDM yang bersangkutan maupun bagi perusahaan. Keuntungan yang diperoleh bila The Right Man in The Right Place benar-benar diterapkan menurut Alwi (2001).adalah: a)Karyawan akan bekerja sesuai dengan kemampuan dan juga keterampilannya b)Karyawan akan selalu merasa termotivasi untuk bekerja dengan baik c)Karyawan mempunyai gairah kerja yang tinggi d)Karyawan akan bersedia memberikan waktunya, tenaganya, dan pikirannya untuk perusahaan e)Akan terdapat suasana kerja yang harmonis karena orang bekerja sesuai
27
dengan bidang yang diminatinya. Untuk memperoleh efisiensi, efektivitas dan produktifitas yang tinggi maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh Manajer SDM dalam penempatan umber daya manusia yang baru lulus menurut Alwi (2001). Hal tersebut antara lain: a) Latar belakang pendidikan SDM b) Kesehatan jasmani dan rohani c) Pengalaman Kerja d) Umur SDM yang bersangkutan e) Jenis kelamin f) Status Perkawinan g) Minat dan Hobi Dapat disimpulkan manajemen SDM adalah suatu ilmu yang digunakan untuk mengatur peranan dari SDM secara efektif dan efisien sehingga diperoleh hasil yang maksimal dalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.
3.3
Model Perencanaan Dan Pengembangan SDM
3.3.1 Pengertian Model Perencanaan dan Pengembangan SDM Menurut Mangkunegara (2008) dengan menggabungkan dua pendapat diatas perencanaan SDM atau perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja
28
berdasarkan
peramalan
pengembangan,
pengimplementasian
dan
pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
3.3.2 Tujuan Perencanaan SDM Menurut Kudsyah (2008), perencanaan SDM dapat memenuhi banyak tujuan organisasi. Terdapat beberapa tujuan pokok yaitu: Membantu menentukan tujuan organisasi, termasuk perencanaan pencatatan kesempatan kerja yang sama pada karyawan dan tujuan tindakan alternatif. Melihat pengaruh program dan kebijakan alternative SDM dan menyarankan pelaksanaan alternative yang paling menunjang kepada keefektifan organisasi. Kebutuhan akan perencanaan SDM mungkin tidak segera tampak. Sebenarnya, kebutuhan akan SDM dari suatu organisasi hampir tidak pernah dapat dipenuhi dengan cepat atau mudah. Suatu organisasi yang tidak merencanakan SDM akan melihat bahwa kebutuhan karyawannya tidak akan terpenuhi dan tujuan keseluruhan organisasi tidak dapat tercapai secara efektif.
29
3.3.3 Manfaat Perencanaan SDM Menurut Kudsyah (2008), manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi. Fokus pada perencanaan saja akan merugikan organisasi karena mengabaikan fungsi-fungsi yang lain. Dengan demikian manajemen perlu menyeimbangkan antara fungsi perencanaan SDM dengan fungsi-fungsi yang lain agar sasaran organisasi tercapai kseseluruhan. Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut: a) Manajemen puncak memiliki versi yang lebih baik terhadap aspekaspek SDM atau terhadap keputusan bisnis. b) Manajemen dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang mempengaruhi biaya SDM menjadi tidak terkontrol. c) Manajemen dapat menempatkan”right man on the right place” dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi. d) Menambah sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui pengetahuan
tantang
profil
karyawan,
pekerjaan,
keahlian,
kemampuan, kompensasi yang adil dan layak, serta dapat memproduksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang.
30
3.4
Eksekutif
3.4.1
Definisi Eksekutif Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain, istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan (Mcleod,2001).
3.4.2 Tugas Eksekutif Tugas eksekutif adalah membuat keputusan tidak terstruktur, keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit, karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi, keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal, internal serta soft information. Tabel 3.1 Tabel Pengambilan Keputusan Tipe Pengambilan Operasional keputusan Terstruktur / A/P, A/R,Order Entry terprogram
Manajerial
Strategis
Analisa Anggaran, Forecast, Pelaporan SDM
Manajemen dana, Pergudanan, Sistem distribusi
Semi Terstruktur
Penjadwalan
Penilaian kredit, Penyiapan angg, Lay-ou pabrik, Jadwalan proyek, Sistem balas jasa
Merger & akuisisi, Plan lini produk, Plan kompensasi, Menilai kualitas, Kebijakan SDM
Tidak Terstruktur
Membeli software Persetujuan loan Help desk
Negosiasi, Rekruitmen, Membeli hardware
PerencanaanR&D Dev. teknologi Planning sosial
31
3.5
Sistem Informasi Eksekutif
3.5.1 Definisi Sistem Informasi Eksekutif Menurut Turban (2001), Sistem Informasi Eksekutif merupakan sistem yang berbasis komputer untuk menyediakan kebutuhan informasi eksekutif. Sistem informasi tersebut menyediakan informasi secara tepat dan periodik serta pengaksesan langsung ke laporan manajemen. Sistem Informasi Eksekutif bersifat sangat user friendly, didukung dengan grafik dan menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh eksekutis serta mudah dihubungkan dengan internet sehingga bisa di akses kapan saja dan dimana saja oleh eksekutif. Mcleod (2001), Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Infrmasi dapat diambil dengan mudah dalam berbagai tingkat rincian. Sauter (1997), menyatakan bahwa sistem informasi eksekutif adalah sistem penunjang keputusan khusus untuk membantu eksekutif menganalisa informasi penting serta sarana yang tepat untuk membuat keputusan strategis dari sebuah organisasi. Hugh J watson (2005), menyatakan bahwa sistem informasi eksekutif merupakan sebuah sistem yang membantu eksekutif untuk mengakses informasi yang relevan baik internal maupun eksternal perusahaan.
32
Berdasarkan ketiga pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Eksekutif adalah sebuah sistem berbasis komputer yang disediakan bagi para eksekutif di suatu organisasi atau perusahaan yang menampilkan informasi yang relevan secara cepat, tepat dan aktual mengenai kegiatan perusahaan.
3.5.2 Sistem Informasi Pada Perencanaan SDM Menurut Mangkunegara (2008), sistem informasi perencanaan SDM merupakan sebuah metode organisasi untuk mengumpulkan, memelihara, menganalisa, dan melaporkan informasi tenaga kerja dan pekerjaannya. Manajer perusahaan membutuhkan data yang akurat, relevan, dan terkini dalam membuat suatu keputusan strategis maupun operasional. Sistem informasi perencanaan SDM dapat dikembangkan pada software yang berbasis data base sehingga staff personalia dapat mengakses dengan mudah data pegawai yang sangat membantu dalam mengatasi permasalahan personalia. Salah satu kegunaan sistem informasi perencanaan SDM adalah untuk pengembangan inventaris SDM untuk perencanaan SDM. Sistem SDM terpadu mensyaratkan 2 (dua) jenis informasi sebelum rencana rencana kerja dilaksanakan, yaitu: a)Penilaian atas pengetahuan, keahlian, kemampuan, pengalaman dan aspirasi karir atas pegawai yang ada.
33
b)Perkiraan atas kebutuhan SDM. Dapat disimpulkan model perencanaan dan pengembangan SDM adalah suatu bentuk perencanaan dan pengembangan SDM dalam sebuah perusahaan atau organisasi yang digunakan untuk membentuk pola kinerja perusahaan atau organisasi dalam memenuhi visi dan misi perusahaan, kebutuhan dan kebijaksanaan perusahaan atau organisasi terhadap SDM yang dimilikinya.
3.5.3 Model Sistem Informasi Eksekutif Mcleod (2001), konfigurasi sistem informasi eksekutif berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Dalam sebuah perusahaan besar, komputer tersebut dihubungkan dalam sebuah jaringan, seperti yang tampak dalam model Sistem Informasi Eksekutif pada gambar 3.1 Komputer personal itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, dalam bentuk hard disk yang menyimpan database eksekutif.
Database
eksekutif berisis data dan informasi yang telah di proses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan
tampilan
layar
yang
telah
disusun
sebelumnya
(preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem email perusahaan.
34
Gambar 3.1 Model Sistem Informasi Eksekutif (Mcleod,2004)
Permintaan informasi Basis Data eksekutif
Komputer personal
Workstation Eksekutif lain
Basis data perusahaan
Workstation Eksekutif lain
Menyediakan Informasi Perusahaan
Perangkat lunak
Tampilan informasi
Berita & penjelasan mutakhir
E mail
Data & informasi
3.5.4 Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif menurut Turban (2001) antara lain : (1)
Drill Down Drill Down menyediakan informasi secara rinci. Dalam beberapa kasus, proses drill down dapat terdiri dari beberpa lapisan rinci, sistem informasi eksekutif memudahkan eksekutif untuk mencari informasi tersebut, melewati beberapa lapisan rinci tanpa
35
memerlukan bantuan seorang programmer. Drill Down berarti bahwa eksekutif dapat menilai dari gambaran sekilas dan kondisinya, kemudian secara bertahap mengambil informasi dengan lebih rinci. (2)
Critical Success Factor (CSF) Adalah faktor faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam pencapaian tujuan organisasi. Faktor ini dapat berada dalam tingkat atas maupun tingkat divisim perencanaan dan departemen. Jika CSF sudah teridentifikasi maka dapat dimonitor, diukur dan dibandingkan dengan standar yang ada.
(3)
Status Access Data atau laporan terakhir dapat diakses setiap saat dengan menggunakan
jaringan,
informasi
yang
penting
adalah
keterhubungan antara informasi tersebut, meskipun status akses memperbolehkan eksekutif untuk mendapatkan informasi sesuai dengan yang diminta, tetapi bentuk ini tidak digunakan sebagai alternatif untuk memanipulasi data. (4)
Trend Analysis Dalam menganalisis data, penting untuk mengidentifikasi trend yang ada. Trend Analysis dapat dilakukan dengan menggunakan model peramalan yang masuk dalam Sistem Informasi Eksekutif.
(5)
Exception Reporting
36
Laporan pengecualian (Exception Reporting) adalah berdasarkan konsep Management By Exception. Menurut konsep ini perangkat lunak Sistem Informasi Eksekutif dapat mengidentifikasikan pengecualian pengecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif. Eksekutif dapat melihat perbedaan data maupun informasi dengan membandingkan anggaran dengan keadaan yang sebenarnya dan dalam bentuk yang diinginkan, seperti dalam bentuk tabel atau grafik. Perangkat lunak untuk Sistem
Informasi
Eksekutif
dapat
mengidentifikasikan
permintaan dari eksekutif kemudian menampilkannya. (6)
Penggunaan warna dan audio Pada umumnya, hal hal kritis tidak saja dilaporkan secara numerik, namun juga dengan menggunakan warna, beberapa simbol warna diantaranya, hijau untuk baik, kuning untuk peringatan dan merah untuk kinerja diluar standar yang berlaku pada perusahaan. Warna warna memperingatkan eksekutif pada masalah
masalah
potensial
yang
membutuhkan
perhatian
secepatnya. (7)
Navigasi Kemampuan untuk menganalisa data dan informasi dalam jumlah besar secara cepat dan mudah, dengan melakukan perpindahan dari data atau informasi yang satu ke data yang lain yang saling berhubungan.
37
(8)
Komunikasi Eksekutif perlu berkomunikasi dengan orang lain, komunikasi dapat dilakukan melalui e mail dengan mengirimkan laporan kepada puhak – pihak yang berkepentingan, mengumumkan rapat atau memberikan komentar komentar. Hugh (2005) sistem informasi eksekutif memiliki beberapa
karakteristik, diantaranya : 1). Dibuat khusus sesuai kebutuhan eksekutif. 2). Mampu memadatkan, menjabarkan dan menelusuri data. 3). Bisa diakses Online. 4). Mampu menampung data internal maupun eksternal. 5). Mudah digunakan bahkan tanpa pelatihan sebelumnya. 6). Dapat langsung digunakan tanpa perantara sistem lain. 7). Menampilan informasi grafik, tabulasi maupun teks.
3.5.5 Perbedaan SIM, SPK dan SIE Dibawah ini terdapat tabel perbedaan SIM, SPK dan SIE menurut laudon (2002).
38
Table 3.2 Perbedaan SIM, SPK Dan SIE (Laudon,2004) Tipe informasi Input informasi
SIM Kumpulan data transaksi, semua data organisasi yang ada dan model yang sederhana
SPK Data global dan model analitikal
SIE Kumpulan data external dan internal
Pengolahan informasi
Membuat analisa dan simulasi sederhana
Membuat grafik dan simulasi secara interaktif
Output informasi
Laporan rutin, mensederhanakan model dan penganalisaan sederhana Kesimpulan, laporan pengecualian
Proyeksi dan untuk menjawab pertanyaan
Pengguna informasi
Manajemen tingkat bawah
Laporan laporan khusus, analisa untuk pengambilan keputusan dan untuk menjawab pertanyaan Para professional, manajer
Manajemen tingkat atas
3.5.6 Jenis data 3.5.6.1 Hard Information Data yang
diperoleh secara konvensional seperti laporan
periodik tentang finansial, sales order, inventory control. Informasi ini disajikan secara terjadwal, sesuai dengan permintaan serta query. Informasi diperoleh dari pengolahan database perusahaan.
3.5.6.2 Soft Information Data yang meningkatkan
pemahaman kejadian-kejadian yang
lalu, saat ini dan yang akan datang, berasal dari saluran formal dan informal baik internal maupun eksternal. Informasinya berbentuk prediksi, opini, news, ide-ide, rumor.
39
3.6
Teori Khusus
3.6.1 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai factor secara sistematif untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis pada logika yang
dapat
memaksimalkan
(opportunities),
namun
secara
kekuatan
(strengths)
bersamaan
dapan
dan
peluang
meminimalkan
kelemahan (weakness) dan ancaman (threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi dan kebijakan perusahaan.
3.6.2 Cara Membuat Analisis SWOT Penelitian
menunjukan
bahwa
kinerja
perusahaan
dapat
ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan eksternal. Kedua faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan Internal Strength dan Weakness serta lingkungan eksternal Opportunites dan Threats yang dihadapi dunia bisnis. Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats) dengan faktor internal kekuatan (Strengths) dan kelemahan (Weakness).
40
Gambar 3.2 Diagram Analisis SWOT
PELUANG
III
Mendukung Strategi Turn arround
Mendukung Strategi agresif
KELEMAHAN INTERNAL
IV
I
KEKUATAN INTERAL
Mendukung Strategi defensif
Mendukung Strategi diversifikasi
II
ANCAMAN
(1)
Kuadran 1 Mendukung strategi agresif maksudnya adalah perusahaan mempunyai kekuatan dan peluang sehingga harus dimanfaatkan peluang tersebut
(2)
Kuadran 2 Mendukung strategi diversifikasi maksudnya adalah meskipun ada ancaman tetapi perusahaan masih mempunyai kekuatan
(3)
Kuadran 3 Mendukung strategi turn around maksudnya adalah perusahaan mempunyai peluang besar tapi mempunyai kelemahan internal, jadi untuk mengatasinya adalah dengan meminimalkan masalah internal untuk merebut peluang
41
(4)
Kuadran 4 Mendukung strategi defensif maksudnya adalah perusahaan menghadapi berbagai ancaman dan juga mempunyai kelemahan internal.
3.6.3 Analisis Porter Menurut porter ada 5 kekuatan yang mempengaruhi persaingan industri yaitu : masuknya pendatang baru, ancaman produk pengganti, kekuatan tawar – menawar pembeli, kekuatan tawar-menawar pemasok, serta persaingan diantara pesaing yang ada. Kelima kekuatan persaingan diatas secara bersama – sama menetukan intensitas persaingan dan kemampuan mencari laba dalam industri. Kekuatan yang palin besar akan menentukan serta menjadi sangat penting dari sudut pandang perumusan strategi oleh eksekutif.
3.6.4 Definisi Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunaqn dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya, Hasibuan (2004).
42
3.6.5 Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) Mangkunegara
(2001)
manajemen
sumber
daya
manusia
merupakan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Hasibuan (2001) MSDM adalah bidang manajemen yang khusus mempelajari
hubungan
dan
peranan
manusia
dalam
organisasi
perusahaan. Unsur MSDM adalah manusia yang merupakan tenaga kerja pada perusahaan. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa MSDM adalah bidang manajemen yang berorientasi pada pengorganisasian sumber daya manusia dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
3.6.6 Komponen MSDM Tenaga kerja manusia pada dasarnya dibedakan atas pengusaha, karyawan dan pemimpin. (1)
Pengusaha pengusaha adalah setiap orang yang menginvestasikan modalnya untuk memperoleh pendapatan dan besarnya pendapatan tersebut tergantung pada laba yang dicapai perusahaan tersebut.
(2)
Karyawan
43
Karyawan adalah penjual jasa (pikiran dan tenaganya) dan mendapat kompensasi yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu. Mereka wajib dan terikat untuk mengerjakan pekerjaan yang diberikan dan berhak memperoleh kompensasi sesuai perjanjian. Posisi karyawan dalam suatu perusahaan dibedakan atas karyawan operasional dan karyawan manajerial. (3)
Pemimpin atau manajer Pemimpin adalah seseorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya
untuk
mengarahkan
orang
lain
serta
bertanggung jawab atas pekerjaan orang tersebut untuk mencapai tujuan. Setiap pemimpin atau manajer termasuk manajer personalia, karena tugasnya mengatur personel yang berada dibawahnya.
3.7
Perencanaan Sumber Daya Manusia Mangkunegara (2001) mendefinisikan perencanaan sumber daya manusia sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan
peramalan,
pengembangan,
pengimplementasian
dan
pengontrolan kebutuhan tersebut yang berinteraksi dengan rencana organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai secara tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
44
3.8
Model Perencanaan Sumber Daya Manusia Ada empat model perencanaan sumber daya manusia yaitu model sistem perencanaan sumber daya manusia, model sosio-ekonomi Battelle, model perencanaan sumber daya dari Vetter dan model sistem perencanaan sumber daya manusia dari Wayne Cascio. Model sistem perencanaan sumber daya manusia terdiri dari lima komponen, yaitu tujuan sumber daya manusia, perencanaan organisasi, pengauditan sumber daya manusia, peramalan sumber daya manusia dan pelaksanaan program sumber daya manusia. Model sosio-ekonomi battelle, digunakan untuk mempelajari karakteristik kekuatan kerja. Model ini sangat bermanfaat untuk ukuran pasar kerja, area geografis dan sosio-ekonomi yang besar. Model perencanaan sumber daya manusia dari vetter, digunakan untuk kebutuhan peramalan dan perencanaan kebutuhan sumber daya manusia. Model sistem perencanaan sumber daya manusia dari wayne cascio, model perencanaan sumber daya manusia ini saling terintegrasi antaraperencanaan strategic dan taktik bisnis dengan pasar tenaga kerja.
3.9
Penarikan Pegawai Turban (2001) penarikan pegawai adalah usaha mencari pegawai, mengujinya dan memutuskan pegawai mana yang akan dipilih dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
45
Mangkunegara (2001) penarikan pegawai adalah suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan tambahan pegawai yang melalui tahapan yang mencakup identifikasi dan evaluasi sumber sumber penarikan pegawai, menetukan kebutuhan pegawai yang diperlukan perusahaan, proses seleksi, penempatan dan orientasi pegawai. Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa penarikan pegawai adalah usaha mencari tenaga kerja melalui tahapan dan evaluasi yang diperlukan perusahaan yang melibatkan sumber daya manusia yang mampu berfungsi sebagai input organisasi.
3.9.1 Sumber Sumber Penarikan Pegawai Ada dua sumber dalam penarika pegawai yaitu sumber dari dalam perusahaan yang diupayakan melalui mutasi pegawai yang mencakup promosi jabatan, transfer dan demosi jabatan. Kedua, sumber dari luar perusahaan yang diupayakan melalui iklan media masa, lembaga pendidikan dan depnaker maupun melalui internet.
3.9.2 Pelatihan dan Pengembangan Pegawai Mangkunegara (2001) pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang mempergunakan prosedur sistematis dan teroganisir dimana
pegawai
non
manajerial
mempelajari
pengetahuan
dan
ketrampilan eknis dalam tujuan terbatas, sedangkan pengembangan merupakan
suatu
proses
pendidikan
jangka
panjang
yang
46
mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisir dimana pegawai manajerial mempelajari pengetahuan konseptual dan teoritis guna mencapai tujuan yang umumdan diperuntukan bagi pegawai tingkat manajerial dalam rangka meningkatkan kemampuan konseptual dan kemampuan dalam pengambilan keputusan serta memperluas hubungan antar manusia.
3.9.3 Penilaian Prestasi Pegawai Mangkunegara (2001) mendefinisikan penilaian prestasi pegawai adalah suatu proses penilaian prestasi kerja pegawai yang dilakukan pemimpin perusahaan secara sistematik berdasarkan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Menurut Hasibuan (2001) penilaian prestasi pegawai adalah menilai rasio hasil kerja nyata dengan standar kualitas maupun kuantitas yang
dihasilkan
setiap
pegawai.
Menetapkan
kebijakan
berarti
pengambilan keputusan tentang masa depan karyawan berkaitan dengan promosi, mutasi maupun kompensasi. Berdasarkan teori tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian prestasi kerja adalah menilai rasio hasil kerja nyata dengan standar kualitas yang dilakukan oleh pemimpin. Penilaian prestasi karyawan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan. Apakah prestasi yang dicapai masuk dalam kategori baik, sedang atau malah kurang.
47
Penilaian prestasi sangat penting bagi setiap karyawan dan berguna bagi perusahaan untuk menetapkan tindakan kebijakan selanjutnya. Dengan penilaian prestasi berarti para bawahan mendapat perhatian dari atasannya sehingga mendorong pegawai bergairah bekerja, dengan syarat bahwa penilaian yang diberikan adalah objektif serta ada tindak lanjutnya. Tindak lanjut penilaiaan ini memungkinkan karyawan dipromosikan, dimutasi, dikembangkan atau diberikan kompensasi. Penilaian
perilaku
meliputi
penilaian
kesetiaan,
kejujuran,
kepemimpinan, kerja sama, loyalitas, dedikasi dan partisipasi karyawan.
3.10
Permasalahan Yang Muncul untuk dapat melakukan pengambilan keputusan berkaitan dengan penarikan pegawai jika dibutuhkan, pelatihan dan pengembangan serta prestasi, PT cahaya buana baru mengalami beberapa kendala sebagai berikut : 1. Sistem terpusat, semua keputusan di cabang yang berkaitan dengan sdm diputuskan oleh pusat, manajemen cabang hanya membuat laporan saja. 2. Tersebarnya sepuluh cabang dibeberapa daerah di indonesia menyulitkan controling secara real time. 3. Kondisi sdm di cabang seringkali tidak terpantau dengan baik oleh pusat
48
4. Informasi yang diterima eksekutif seringkali tidak cepat dan akurat dalam menggambarkan kondisi di cabang.
3.11
Sistem Informasi Yang Efektif Penyampaian informasi berkaitan dengan sumber daya manusia yang cepat, akurat dan efektif amat diperlukan oleh eksekutif di kantor pusat, informasi yang cepat serta akurat juga mempengaruhi kecepatan seorang eksekutif dalam mengambil keputusan
49
3.12
Rerangka Berfikir Gambar 3.3 Rerangka Berfikir Rancangan SIE
Studi teori sistem informasi eksekutif
Studi teori SDM, SWOT & porter
tidak
Teori Cukup?
tidak
ya
Pengambilan data sekunder
tidak
Pengambilan data dengan wawancara
Data Cukup?
tidak
ya Proses perancangan Sistem informasi eksekutif
Kesimpulan dan saran bagi perusahaan
50
Penjelasan dari rerangka berfikir diatas adalah sebagai berikut, rancangan SIE yang di usulkan didasari oleh konsep konsep dasar pada manajemen serta konsep konsep mengenai sistem informasi terutama sistem informasi eksekutif, jika landasan teori mengenai konsep dirasa cukup maka dilanjutkan dengan pengambilan data sekunder yang berasal dari wawancara maupun data yang sudah ada, proses berikut adalah perancangan sistem informasi eksekutif.
