Bab III Analisis Faktor Knowledge Management Bab III menjelaskan tahapan analisis faktor-faktor berpengaruh pada KM, yang ditujukan untuk mengidentifikasi komponen pembangun KMS sebagai landasan berpikir untuk mengembangkan model KM. Bab III juga menjelaskan proses analogi antara konsep SI dengan konsep KM yang ditujukan untuk mengidentifikasi langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS. Berdasarkan dari tujuan penyusunan Bab III, dapat disimpulkan langkah-langkah analisis yang dilaksanakan. Langkah-langkah analisis diilustrasikan pada gambar III-1.
Kajian Literatur mengenai KM
Identifikasi Faktor-faktor berpengaruh pada KM
Kajian Konsep SI Dan Konsep KM
Identifikasi Komponen yang Membangun KM
Analogi Konsep SI dengan Konsep KM
Mengembangkan Model KM
Identifikasi Langkah Penerapan KMS
Gambar III-1. Langkah analisis faktor knowledge management
Berdasarkan tinjauan pustaka pada bab II, dapat diidentifikasikan faktor-faktor berpengaruh pada penerapan dan pengembangan KM, seluruh faktor-faktor
34
35
berpengaruh pada KM dianalisis untuk menemukan atau mengidentifikasikan komponen yang membangun KM. Komponen yang membangun KM ini berfungsi sebagai landasan berpikir untuk mengembangkan model KM. Model KM menjelaskan peranan dari setiap komponen KM dan keterkaitan antar komponen. Untuk mengidentifikasikan langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS, dilakukan proses analogi antara konsep SI sebagai source analog dan konsep KM sebagai target analog, jika dari proses analogi diperoleh hasil bahwa konsep KM dapat
dianalogikan dengan konsep SI,
maka
langkah penerapan dan
pengembangan KMS diidentifikasikan berdasarkan langkah penerapan dan pengembangan SI. Proses analogi membutuhkan kajian pada kedua konsep. Kajian konsep ini ditujukan untuk memahami esensi dari kedua konsep dengan cara menjawab pertanyaan apa (what), mengapa (why) dan bagaimana (how) serta ruang lingkup (scope), dengan menjawab keempat pertanyaan dasar ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang jelas dari kedua konsep tersebut. Tidak sembarang hal dapat dianalogikan dengan sembarang hal yang lain, karena ada sejumlah prasyarat yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Prasyarat-prasyarat itu adalah : kemiripan (similarity), struktur (structure), dan tujuan (purpose). III. 1. Analisis Konsep Sistem Informasi Peranan konsep sistem informasi dalam proses analogi adalah sebagai source analog pada proses analogi antara konsep sistem informasi dengan konsep KM. Analisis konsep sistem informasi ditujukan untuk memahami esensi dari konsep sistem informasi, sehingga dapat dilakukan proses analogi terkait dengan prasyarat analogi. Analisis konsep sistem informasi dilakukan dengan cara menjawab pertanyaan dasar yaitu apa, mengapa, bagaimana, dan ruang lingkup. Berdasarkan definisi dari sistem informasi yang dikemukakan oleh Turban serta UKAIS (dijelaskan pada sub bab II.6.5.1), serta karakteristik sistem informasi menurut Turban, didapatkan hasil kajian pemahaman konsep sistem informasi. Tabel III-1 menyajikan pemahaman konsep sistem informasi.
36
Tabel III-1. Tabel Kajian Sistem Informasi
Pertanyaan Dasar
Hasil Kajian Pemahaman Konsep SI
What
Sistem informasi adalah aktifitas mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk kegunaan tertentu dengan menggunakan alat bantu teknologi
Why
Sistem infromasi dibangun dengan tujuan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan yang paling umum adalah memproses data menjadi informasi dan pengetahuan yang berguna untuk mencapai competitive advantage.
How
Untuk mengembangkan sistem informasi perlu dibangun sebuah pedoman (guide) yang biasanya disebut arsitektur SI. Arsitektur SI yang dibangun harus selaras dengan strategi bisnis organisasi.
Scope
Elemen-elemen sistem informasi mencakup : a. Manusia b. Organisasi c. Proses-proses yaitu mengumpulkan, memproses, menganalisis, menyimpan dan menyebarkan informasi atau pengetahuan. d. Menggunakan teknologi sebagai alat bantu
III. 2. Analisis Faktor Pendukung KM dan Konsep KM Tujuan analisis faktor-faktor yang mempengaruhi KM ini adalah untuk menemukan faktor apa saja yang berpengaruh terhadap kesuksesan penerapan KM atau kondisi pendukung kesuksesan penerapan KM. Faktor-faktor yang ditemukan dari hasil analisis ini akan dijadikan landasan berpikir untuk mengembangkan model KM. Untuk menganalisis faktor yang berpengaruh terhadap kesuksesan penerapan KM digunakan teknik penelitian kualitatif yang bersifat interpretatif, dimana penelitian diusahakan untuk memahami fenomena melalui makna dari teks atau analog teks. Faktor pendukung atau kondisi pendukung KM dikemukakan oleh dua penulis, yaitu Bose dan Sangkala (2007). Berikut masing-masing faktor atau komponen yang dikemukakan :
37
Menurut Bose dalam Rasooli (2007), KM memiliki tiga komponen utama yaitu : a. Manusia (people) – yang dimaksud dengan komponen manusia dalam hal ini adalah pelaku atau actor yang melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan. b. Proses-proses – metode untuk mengakuisisi menciptakan, mengelola, berbagi dan transfer pengetahuan. c. Teknologi – mekanisme yang menyimpan dan menyediakan akses data, informasi, dan pengetahuan yang telah diakuisisi oleh pelaksana proses pengelolaan pengetahuan. Sedangkan menurut Sangkala (2007), KM memiliki tiga faktor yang berpengaruh. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut : a. Kondisi Sosial Dalam pengelolaan pengetahuan orang atau anggota organisasi memiliki peranan yang paling penting dimana anggota organisasi dianggap sebagai modal utama atau knowledge worker. b. Kondisi Organisasi Kondisi organisasi yang dimaksudkan dalam hal ini adalah organisasi pembelajar (Learning Organization). Organisasi yang memiliki karakter pembelajar menjadi penting karena organisasi pembelajar yang akan mampu melahirkan pengetahuan-pengetahuan baru. c. Kondisi Teknologi Tujuan utama teknologi informasi dan komunikasi dalam memfasilitasi proses berbagi dan penciptaan pengetahuan adalah untuk menghubungkan orang dengan orang lain atau untuk mengeksplisitkan pengetahuan tacit.
38
Disini terdapat dua jenis komponen yang mempengaruhi KM. Untuk mengetahui apakah terdapat perbedaan dari masing-masing konsep, maka faktor masingmasing konsep dikaji lebih lanjut dalam tabel III-2. Tabel III-2. Hasil Perbandingan komponen KM Penulis Bose (2001)
Sangkala (2007)
Komponen Manusia Proses Organisasi Teknologi
Berdasarkan tabel III-2, makna komponen kondisi sosial yang dikemukakan oleh Sangkala memiliki artian yang sama dengan komponen people yang dikemukakan oleh Bose. Pada tabel III-2 terlihat perbedaan komponen proses dan komponen organisasi, dimana Bose mencantumkan komponen proses sebagai komponen KM dan Sangkala mencantumkan komponen organisasi dalam komponen KM. Perbedaan komponen ini sebenarnya bukan perbedaan yang saling bertolak belakang, perbedaan komponen ini bahkan merupakan perbedaan yang saling melengkapi. Pada dasarnya setiap organisasi pasti melakukan proses pengelolaan pengetahuan, umumnya perbedaan proses pengelolaan pengetahuan terkait dengan efektifitas, efisiensi serta sistematisasi proses, maka faktor yang mempengaruhi KM dapat disempurnakan menjadi People, Organisasi pembelajar, Proses pengelolaan pengetahuan dan Teknologi. Tujuan mendasar KM adalah mendorong terciptanya pengetahuan sehingga pengetahuan tersebut memberi kemampuan kepada organisasi untuk senantiasa memiliki daya saing. Pengetahuan, pengalaman, dan
kreatifitas anggota
organisasi akan terbentuk bila anggota organisasi diberi kesempatan untuk melakukan pembelajaran (learning). Dengan bertujuan untuk menciptakan kondisi
39
kondusif untuk melakukan pembelajaran bagi anggota organisasi, maka yang harus dipersiapkan adalah organisasinya dengan harapan dapat memberikan stimulasi kepada anggota organisasi untuk dapat berkolaborasi yang pada akhirnya bertujuan untuk mendukung proses penciptaan dan berbagi pengetahuan. Bentuk organisasi yang paling tepat sebagai landasan KM adalah organisasi pembelajar (learning organization). Organisasi pembelajar secara sistematis didefinisikan sebagai organisasi yang belajar sekuat tenaga, secara kolektif dan secara terus-menerus mengubah dirinya agar lebih baik dalam mengumpulkan, mengelola, dan menggunakan pengetahuan bagi kesuksesan organisasi (Sangkala, 2007). Pada hakekatnya KM merupakan proses pengelolaan pengetahuan yang ditujukan untuk penciptaan pengetahuan organisasi dimana anggota organisasi (People) sebagai pelaku utama atau actor dan didukung oleh nilai-nilai organisasi pembelajar (Learning Organization) serta menggunakan alat bantu teknologi untuk mempermudah proses KM, maka secara detail komponen KM adalah : a) People Manusia atau anggota organisasi yang melakukan proses akuisisi, sharing dan proses penciptaan pengetahuan. b) Organisasi pembelajar Kondisi organisasi yang dimaksudkan dalam hal ini adalah organisasi pembelajar (Learning Organization). Organisasi yang memiliki karakter pembelajar menjadi penting karena organisasi pembelajar yang akan mampu melahirkan pengetahuan-pengetahuan baru. c)
Proses pengelolaan pengetahuan Metode untuk mengakuisisi, menciptakan, mengorganisir, membagi dan transfer pengetahuan.
40
d) Teknologi Tujuan utama teknologi informasi dan komunikasi dalam memfasilitasi proses berbagi dan penciptaan pengetahuan adalah untuk menghubungkan orang dengan orang lain atau untuk mengeksplisitkan pengetahuan tacit. Selanjutnya, berdasarkan definisi KM yang telah dijelaskan pada sub bab II.1.1, dan analisis faktor pendukung atau faktor yang berpengaruh terhadap inisiatif penerapan dan pengembangan KMS didapat kajian mengenai pemahaman KM. Hasil kajian tersebut disajikan dalam tabel III-3. Tabel III-3. Hasil Kajian Konsep KM
Pertanyaan Dasar
Hasil Kajian Pemahaman Konsep KM
What
KM adalah proses pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima.
Why
KM berkaitan dengan pengelolaan pengetahuan individual anggota organisasi untuk dijadikan pengetahuan organisasi yang bertujuan untuk memberikan kontribusi kepada vitalitas dan kesuksesan perusahaan.
How
Menggunakan pedoman atau blueprint pengembangan dan penerapan, serta pengoperasian KMS di organisasi.
Scope
Elemen-elemen yang mempengaruhi KM adalah sebagai berikut : a) People b) Organisasi, c) Proses, d) Dan teknologi
41
III. 3. Analogi Antara Konsep SI dengan Konsep KM Untuk dapat menggunakan konsep metode pengembangan sistem informasi sebagai dasar metode pengembangan KM, maka perlu dibuktikan terlebih dahulu bahwa konsep sistem informasi dapat dianalogikan dengan konsep KM. Hal ini menuntut bahwa prasyarat-prasyarat analoginya terpenuhi. Prasayarat analogi tersebut adalah kemiripan antara konsep SI dengan konsep KM, kesesuaian struktur konsep SI dengan konsep KM. III. 3. 1. Kemiripan Antara Konsep SI dengan Konsep KM Prasyarat pertama adalah kemiripan atau similarity. Berdasarkan hasil analisis kedua konsep didapatkan kemiripan antara kedua konsep tersebut adalah sebagai berikut : 1) Baik sistem informasi maupun KM sama-sama merupakan proses pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk kegunaan tertentu dengan memanfaatkan teknologi informasi. 2) Kesuksesan pengembangan sistem informasi maupun KM tergantung pada keselarasan terhadap strategi organisasi. Pengembangan sistem informasi maupun
KM
bukan
merupakan
pengembangan
sekali
jalan,
pengembangan SI maupun KM merupakan pengembangan yang bersifat berkesinambungan, sehingga diperlukan pedoman berupa blueprint ataupun arsitektur pengembangan. Dalam buku KM Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Paul L. Tobing menekankan bahwa pengembangan KM bukan ditujukan untuk KM itu sendiri, KM diimplementasikan untuk mendukung
keberhasilan
strategi
perusahaan.
Sehingga
sukses
implementasi KM dapat dilihat dari sejauh mana kontribusi KM dalam mendukung pencapaiaan target-target perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
III. 3. 2. Kesesuaian Struktur Antara Konsep SI dengan Konsep KM Dengan terbuktinya terdapat kemiripan antara konsep sistem informasi dengan konsep KM, maka langkah berikutnya adalah memenuhi prasyarat kedua, yaitu struktur. Untuk memenuhi prasyarat ini, maka harus dapat dilakukan pemetaan
42
satu-ke-satu antara konsep sistem informasi dengan konsep KM. Setelah memperoleh prinsip-prinsip dasar dari konsep sistem informasi maupun konsep KM, maka kini kedua konsep tersebut dibandingkan untuk dapat memperoleh kesimpulan, apakah kedua konsep tersebut dapat dipetakan satu-ke-satu. Hasil kesesuaian kedua konsep ini dapat dilihat pada tabel III-4. Tabel III-4. Tabel Hasil Kesesuaian Konsep SI dengan Konsep KM
Tema Pembanding
Konsep SI
What
aktifitas mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk kegunaan tertentu dengan menggunakan alat bantu teknologi
proses pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima.
memproses data menjadi informasi dan pengetahuan yang berguna untuk mencapai competitive advantage.
berkaitan dengan pengelolaan pengetahuan individual-individual anggota organisasi untuk dijadikan pengetahuan organisasi yang bertujuan untuk memberikan memberikan kontribusi kepada kesuksesan perusahaan.
How
Untuk mengembangkan sistem informasi perlu dibangun sebuah pedoman (guide) yang biasanya disebut arsitektur SI. Arsitektur SI yang dibangun harus selaras dengan strategi bisnis organisasi.
Diperlukan pedoman atau blueprint penerapan dan pengembangan KMS. Paul. L. Tobing menekankan dalam buku KM KM diimplementasikan untuk mendukung keberhasilan strategi perusahaan (Paul. L. Tobing 2007)
Scope
Elemen-elemen sistem Elemen-elemen yang mempengaruhi informasi mencakup : KM adalah sebagai berikut : a. Manusia a) People b. Organisasi b) Organisasi, c. Proses-proses c) Proses, d. Teknologi d) Dan teknologi sebagai alat bantu
Why
Konsep KM
3) Dari tabel III-4, berdasarkan dari tema perbandingan dari keempat butir menunjukkan bahwa konsep sistem informasi dan konsep KM memang
43
memiliki tingkat kesamaan yang tinggi sehingga dapat dipetakan satu-kesatu, yaitu kedua konsep baik konsep sistem informasi maupun konsep KM
sama-sama
merupakan
proses
pengumpulan,
penyusunan,
penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk kegunaan tertentu dengan memanfaatkan teknologi informasi. Kesuksesan penerapan kedua konsep ini tergantung kepada keselarasan dengan strategi bisnis organisasi, dan kedua konsep ini terdiri dari empat elemen yang sama yaitu people, organisasi, proses dan teknologi. III. 3. 3. Tujuan Analogi Antara Konsep SI dengan Konsep KM Prasyarat ketiga, yakni purpose, berimplikasi bahwa pemikiran secara analogi juga dipengaruhi dari tujuan analogi itu sendiri. Tujuan dari tulisan ini adalah untuk
mengembangkan
langkah-langkah
atau
tahapan
penerapan
KM.
Berdasarkan dari hasil analogi butir pertama dan kedua, membuktikan bahwa adanya kemiripan antara konsep sistem informasi dan konsep KM, sehingga secara otomatis tahapan penerapan pada konsep sistem informasi juga dapat digunakan pada tahapan pengembangan KM. Pada akhirnya hasil dari analogi antara konsep sistem informasi dengan konsep KM menunjukkan bahwa pengembangan KM berdasarkan konsep SI adalah merupakan hal yang layak (feasible). III. 4. Identifikasi langkah penerapan dan pengembangan KM Berdasarkan proses analogi antara konsep sistem informasi dengan konsep KM yang membuktikan bahwa adanya kemiripan antara konsep sistem informasi dengan konsep KM, maka tahapan penerapan sistem informasi dapat digunakan untuk dijadikan dasar usulan tahapan penerapan KM. Dengan berlandaskan pada langkah-langkah tahapan penerapan sistem informasi (dijelaskan pada sub bab II.6.5.2) yang kemudian disesuaikan dengan kebutuhan penerapan KM, didapatkan langkah-langkah sebagai berikut :
44
(1) Mengidentifikasi kesempatan (oppurtunity) pemanfaatan KM. (2) Menganalisis kondisi organisasi. (3) Mendesain arsitektur KMS. (4) Implementasi. (5) Pengukuran.
Tahapan-tahapan penerapan KM akan dijelaskan sebagai berikut : 1.
Mengidentifikasi kesempatan (opportunity) pemanfaatan KM Kunci kesuksesan dari penerapan KM adalah keselarasan antara strategi KM dengan strategi bisnis organisasi. Oleh karena itu, aktifitas yang perlu dilakukan dalam tahapan ini adalah sebagai berikut a) Menyelaraskan strategi KM dengan strategi bisnis organisasi. b) Mengidentifikasikan manfaat apa saja yang dapat ditawarkan dari penerapan KM dengan mengacu pada strategi bisnis organisasi.
2.
Menganalisis kondisi organisasi Tahapan kedua ini bertujuan untuk memahami kondisi organisasi saat ini agar dapat memahami secara komprehensif kondisi organisasi saat ini. Analisis kondisi organisasi terkait dengan kinerja pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan yang telah dilaksanakan saat ini (as is). Analisis kondisi organisasi ini juga ditujukan untuk mengetahui harapan atau ekspektasi dari anggota
organisasi
terkait
dengan
pelaksanaan
proses
pengelolaan
pengetahuan di masa yang akan datang (to be), dengan membandingkan antara kinerja proses pengetahuan saat ini serta informasi harapan-harapan terkait bagaimana pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan dimasa yang akan datang, dapat dirumuskan strategi peningkatan efektifitas, efisiensi serta sistematisasi proses pengelolaan pengetahuan. 3.
Mendesain Arsitektur KMS Tujuan penyusunan arsitektur KMS ini adalah sebagai blueprint yang berfungsi
untuk
menyediakan
landasan
bagi
pengembangan
serta
pengoperasian KMS. Hal penting yang perlu diperhatikan pada desain
45
arsitektur KMS ini adalah bagaimana mekanisme KM akan dijalankan pada organisasi. Mekanisme KM ini terkait dengan empat komponen KM yaitu people, proses, learning organization serta teknologinya. Komponen proses terkait dengan menetapkan aktifitas apa saja yang harus dilakukan. Komponen teknologi terkait dengan penetapan teknologi apa yang harus digunakan untuk membantu proses KM. Umumnya penentuan teknologi ini tergantung dari bentuk pengetahuan yang akan dikelola, jika pengetahuan yang tersedia lebih banyak dalam bentuk pengetahuan tacit maka teknologi pendukung lebih ditekankan pada media virtual. 4.
Implementasi Tahapan implementasi ini bertujuan untuk menjalankan atau menerapkan KMS dengan berpedoman pada arsitektur KMS yang telah di desain pada tahap ketiga.
5.
Pengukuran Tahapan pengukuran ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi dari penerapan KMS. Hasil pengukuran ini dapat digunakan untuk menjadi feed back atau umpan balik terhadap kesempurnaan penerapan KMS. Pendekatan yang dapat digunakan dalam tahapan pengukuran ini ada berbagai macam. Berikut beberapa pendekatan pengukuran yang dapat digunakan antara lain : a) Balanced Scorecard BSC yang dikembangkan Kaplan dan Norton pada awal tahun 1990an merupakan pendekatan yang semakin banyak digunakan di berbagai perusahaan untuk mengukur performansi organisasi, dan merupakan salah satu metode yang diadopsi secara luas dalam KM. Keunggulan dari pendekatan BSC di dalam konteks KM adalah, BSC secara langsung menghubungkan “learning” ke performansi proses, yang selanjutnya akan terhubung ke performansi organisasi secara keseluruhan.
46
b) Skandinavia Navigator Skandinavia navigator adalah sebuah tool untuk evaluasi soft asset dari suatu organisasi, seperti sistem manajemen pelaporan yang membantu manajer memvisualisasi dan mengembangkan indikator-indikator yang merefleksikan aset-aset intangible.
Langkah-langkah penerapan dan pengembangan KMS diilustrasikan pada gambar III-2 dari usulan tahapan pengembangan KM.
Identifikasi Pemanfaatan KM
Pengukuran
Implementasi
Analisa Kondisi Organisasi Disain Arsitektur KMS
Gambar III-2. Langkah Penerapan dan Pengembangan KMS
III. 5. Pengembangan Model KM Model KM ini menggambarkan keterkaitan antar komponen, dimana komponenkomponen menjadi landasan inisiatif penerapan KM. Secara singkat keterkaitan antar komponen ini dapat dideskripsikan sebagai berikut “KM merupakan proses pengelolaan pengetahuan organisasi dimana anggota organisasi (People) sebagai pelaku utama atau actor dan didukung oleh budaya organisasi pembelajar (Learning Organization) serta menggunakan alat bantu teknologi untuk mempermudah proses KM, tujuan akhirnya adalah tercipta pengetahuanpengetahuan baru yang menjadi modal utama untuk mencapai competitive advantage.” Komponen proses pengelolaan pengetahuan diadopsi dari lima peranan KM yang dikemukakan oleh Tsoukas dan Vladimirou (dijelaskan pada sub bab II.2).
47
Elemen (sub komponen) dari komponen proses pengelolaan pengetahuan yaitu proses akuisisi pengetahuan, proses utilisasi pengetahuan, proses adaptasi pengetahuan, proses distribusi pengetahuan, dan proses penciptaan pengetahuan. Untuk elemen komponen teknologi KM diadopsi dari elemen teknologi KM yang dikemukakan oleh Tiwana (dijelaskan pada sub bab II.3), yaitu teknologi jaringan, teknologi collaborative tool serta teknologi repository. KM terkait dengan budaya berbagi pengetahuan antar anggota organisasi, karena itu pada model KM perlu ditambahkan komponen organisasi pembelajar terkait dengan nilai-nilai yang harus dimiliki oleh setiap anggota organisasi. Elemen (sub komponen) organisasi pembelajar ini diadopsi dari disiplin learning organization yang dikemukakan oleh Peter Senge (dijelaskan pada sub bab II.4) yaitu disiplin personal mastery, disiplin berbagi visi, disiplin model mental, disiplin berpikir sistemik dan disiplin tim pembelajar. Model
proses
pengelolaan
pengetahuan
menggambarkan
keterhubungan
(relationship) antar empat komponen yang membangun KM, yaitu komponen people sebagai pelaksana proses pengelolaan pengetahuan, komponen proses pengelolaan pengetahuan sebagai esensi dari KM, komponen teknologi pendukung yang memfasilitasi proses pengelolaan pengetahuan, serta komponen disiplin organisasi pembelajar sebagai komponen yang memotivasi anggota organisasi untuk melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan. Model proses pengelolaan pengetahuan (selanjutnya disebut sebagai model knowledge management) diilustrasikan pada gambar III-3. Berdasarkan dari gambar III-3 model KM terlihat jelas peranan masing-masing komponen, sehingga dapat diambil kesimpulan untuk membangun sistem pengelolaan pengetahuan (KMS) komponen yang membangun KM merupakan faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam rangka mensukseskan pengelolaan pengetahuan.
48
Mendukung Pelaksanaan
Pengetahuan Organisasi
Menghasilkan
Proses KM
Teknologi
Akuisisi
Jaringan
Utilisasi Strategi Bisnis Organisasi
Mengarahkan
Adaptasi
Memfasilitasi
Collaborative Platform
Distribusi Repository Penciptaan
Melaksanakan
Anggota Organisasi (People)
Memotivasi
Learning Organization Personal Mastery
Berbagi visi
Mental Models
Berpikir Sistemik
Team Learning
Gambar III-3. Model Knowledge Management
Penjelasan model dijelaskan berdasarkan peranan masing-masing komponen, yaitu sebagai berikut : a. Anggota organisasi melaksanakan proses KM Beberapa waktu yang lalu, organisasi lebih memfokuskan pada bagaimana meningkatkan kualitas proses bisnis organisasi, hal ini tidak sepenuhnya salah, yang menjadi permasalahannya adalah proses bisnis yang handal dapat dengan mudah ditiru oleh organisasi kompetitor, sehingga organisasi kehilangan keunggulan bersaing (competitive advantage). Pada era pengetahuan ini, sebaiknya organisasi tidak hanya mengandalkan penciptaan proses bisnis yang handal atau sumber daya tangible lainnya tetapi juga melengkapi dengan sumber daya pengetahuan (intangible). Esensi dari KM adalah bagaimana mengelola pengetahuan sehingga memungkinkan terciptanya pengetahuan baru sebagai modal mencapai keunggulan bersaing, hal ini mengharuskan kesadaran dari
49 seluruh anggota organisasi sebagai „ujung tombak‟ pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah pengembangan KM bukanlah untuk KM itu sendiri, KM diimplementasikan untuk mendukung keberhasilan strategi organisasi, sehingga kunci sukses penerapan KM adalah keselarasan antara KM dengan strategi bisnis organisasi, sehingga dapat diambil kesimpulan strategi bisnis organisasi mengarahkan proses pengelolaan pengetahuan terkait dengan pengetahuan apa saja yang perlu dikelola. b. Teknologi memfasilitasi pelaksanaan proses KM Pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan tidak lepas kaitannya dengan teknologi informasi sebagai komponen yang memfasilitasi pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Proses KM terkait dengan proses akuisisi pengetahuan, proses penciptaan pengetahuan dan proses distribusi pengetahuan, sehingga dapat diambil kesimpulan peranan teknologi informasi adalah sebagai media penyimpanan pengetahuan serta media komunikasi yang menghubungkan antar anggota organisasi. Pengelolaan konten pengetahuan yang masih bersifat tacit, salah satu cara teknis selain yang bersifat pendekatan pengelolaan SDM, adalah melalui proses kodifikasi. Tujuan kodifikasi adalah untuk membuat pengetahuan organisasi (organizational knowledge) ke dalam suatu bentuk yang membuat pengetahuan tersebut dapat diakses oleh personil yang membutuhkannya. Secara harfiah kodifikasi artinya mengubah pengetahuan menjadi kode-kode yang membuat pengetahuan tersebut lebih teratur, eksplisit, dapat dipindahkan dan semudah mungkin dimengerti. Perlu dipahami, bahwa kodifikasi tacit knowledge, bukan berarti mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge, karena hal itu sulit bahkan tidak mungkin dilakukan secara efektif untuk jenis-jenis knowledge tertentu, seperti pengetahuan musisi dan atlit. Sehingga kodifikasi untuk tacit knowledge adalah bagaimana menyediakan suatu tuntunan
bagi anggota
organisasi untuk dapat mengidentifikasi dimana atau siapa yang memiliki
50
knowledge tertentu. Bentuk kodifikasi diistilahkan secara beragam, seperti yellow pages, expert network, expert locator atau knowledge map. c. Disiplin organisasi pembelajar memotivasi anggota organisasi Anggota organisasi (people) merupakan “ujung tombak” yang melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan, hal ini menuntut kesadaran atau motivasi seluruh anggota organisasi untuk senantiasa selalu meningkatkan kompetensinya serta memiliki budaya berbagi pengetahuan. Disiplin organisasi pembelajar merupakan nilai-nilai yang harus dimiliki oleh seluruh anggota organisasi. Komponen Disiplin organisasi pembelajar berperan sebagai komponen yang memotivasi anggota organisasi untuk mau ikut berperan serta dalam rangka pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Disiplin organisasi pembelajar diadopsi dari butir-butir disiplin learning organization yang dikemukakan oleh Peter senge, yaitu disiplin personal mastery, disiplin berbagi visi, disiplin model mental, disiplin berpikir sistemik serta disiplin tim pembelajar. d. Proses KM menghasilkan pengetahuan organisasi Esensi dari KM adalah bagaimana mengelola pengetahuan organisasi sehingga memungkinkan
terciptanya
pengetahuan
baru
sebagai
modal
mencapai
keunggulan bersaing bagi organisasi. Langkah-langkah pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan diadopsi dari pernyataan lima peranan pengetahuan (roles of knowledge) yang dikemukakan oleh Tsoukas dan Vladimirou (dijelaskan pada sub bab II.2). Proses pengelolaan pengetahuan dimulai dari proses akuisisi pengetahuan, proses penciptaan pengetahuan melalui mekanisme proses utilisasi dan proses adaptasi pengetahuan yang telah diakuisisi, dan proses distribusi pengetahuan kepada seluruh anggota organisasi sehingga menghasilkan pengetahuan organisasi. Secara alamiah strategi bisnis membentuk pengetahuan, tetapi sebaliknya strategi bisnis idealnya juga dapat dibentuk oleh pengetahuan. Strategi akan menentukan pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk mensukseskan strategi itu sendiri. Tetapi ketika muncul pengetahuan yang baru maka pengetahuan yang baru itu juga dapat
51
mengubah, atau paling tidak mempertanyakan apakah strategi yang telah diambil masih relevan atau tidak. III. 6. Penentuan Objek Studi Kasus Seperti yang telah dikemukakan pada sub bab III.3, komponen yang membentuk KM terdiri dari empat komponen yaitu komponen people, organisasi pembelajar, proses pengelolaan pengetahuan dan teknologi. Secara singkat keterkaitan antar empat komponen ini dapat di deskripsikan sebagai berikut “KM merupakan proses pengelolaan pengetahuan organisasi dimana anggota organisasi (People) sebagai pelaku utama atau actor dan didukung oleh nilai-nilai organisasi pembelajar (Learning Organization) serta menggunakan alat bantu teknologi untuk mempermudah proses KM, tujuan akhirnya adalah tercipta pengetahuanpengetahuan baru yang menjadi modal utama untuk mencapai competitive advantage." Terkait dengan rumusan masalah butir ketiga (sub bab I.2.) yaitu bagaimana menerapkan knowledge management system pada organisasi, sehingga perlu dilakukan penelitian studi kasus yang ditujukan untuk mengembangkan arsitektur KMS sebagai landasan pengoperasian KMS serta perumusan strategi peningkatan proses pengelolaan pengetahuan. Untuk mempermudah pelaksanaa penelitian studi kasus, dipilih salah satu komponen sebagai objek penelitian studi kasus. Komponen yang dipilih adalah komponen yang dirasa memiliki prioritas tertinggi atau dengan kata lain komponen yang dipilih adalah komponen yang dapat menggambarkan apa sebenarnya KM tersebut. Oleh karena itu dalam sub bab ini empat komponen KM akan dikaji ulang untuk menentukan komponen mana yang sesuai untuk dilakukan studi kasus. Berdasarkan dari peranan masing-masing komponen dalam KM (sub bab III.5) dimana peranan komponen anggota organisasi sebagai pelaksana proses pengelolaan pengetahuan, komponen disiplin organisasi pembelajar sebagai nilainilai yang memotivasi anggota organisasi melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan, serta komponen teknologi berperan sebagai fasilitator pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Ketiga komponen bermuara pada satu komponen
52
yaitu komponen proses pengelolaan pengetahuan, sehingga dapat disimpulkan komponen proses pengelolaan pengetahuan merupakan komponen inti dari KMS. Berdasarkan kesimpulan komponen proses pengelolaan pengetahuan sebagai komponen inti dari KMS serta asumsi bahwa setiap organisasi pasti melakukan proses pengelolaan pengetahuan, maka objek penelitian studi kasus difokuskan pada komponen proses pengelolaan pengetahuan.
