BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN 3.1
Sejarah berdirinya rumah makan Galafea Rumah makan galafea adalah rumah makan yang menjual makanan khas Manado dan ikan bakar. Rumah makan ini terletak di Jalan PDK Raya Cirende, Rumah makan galafea ini berdiri pada bulan agustus tahun 2002, tepatnya pada tanggal 3 agustus. Awalnya rumah makan ini hanya memiliki 3 orang karyawan diantaranya satu orang juru masak, satu orang kasir dan juga bertugas sebagai pramuniaga dan satu orang cleaning service dan juga bertugas untuk membakar ikan. Karena semakin berkembangnya rumah makan ini, sehingga jumlah karyawan pada saat ini sudah bertambah banyak.
3.2
Tugas dan tanggung jawab Masing-masing karyawan mempunyai tugas a. Pemilik Dalam hal ini pemilik bertugas mengawasi jalannya rumah makan dan juga berhak menerima laporan-laporan. b. Kasir Bertugas untuk transaksi pembayaran dan juga bertugas membuat laporan pendapatan harian dan bulanan. 21
22
c. Pramuniaga Bertugas untuk melayani, mengantar daftar menu, mengantar pesanan makanan yang dipesan pelanggan, juga bertugas untuk kebersihan meja tempat makanan. d. Juru masak Dalam hal ini bertugas untuk mengolah makanan yang dipesan menjadi makanan masak. e. Cleaning service Bertugas membersihkan ruangan tempat makan, menjaga kebersihan tempat usaha. 3.3
Prosedur Sistem yang sedang berjalan Tata kerja yang diterapkan pada Rumah Makan ini adalah sebagai berilut : Rumah makan dibuka pada pukul 08.00 Konsumen melihat menu makanan yang diberikan pramuniaga untuk dipesan Menu yang telah dipilih konsumen diserahkan kepada pramuniaga, pramuniga membawah pesanan ke juru masak Juru masak mengolah bahan menjdai makanan masak, setelah masak makanan diberikan kepada pramuniaga untuk disajikan Pramuniga membawa makanan masak kepada pelanggan Setelah selesai makan, pelanggan membayar di kasir Kasir menghitung jumlah yang harus dibayar, dan setelah dihitung pelanggan mendapat nota penjualanKasir bertanggung jawab penuh terhadap transaksi
23
harian, yaitu jumlah uang yang diperoleh dan jumlah barang yang keluar Laporan penjualan harian diserahkan kepada pemilik. 3.4
FOD yang sedang berjalan
Konsumen Daftar Menu
Pramuniaga Daftar Menu
Form Pesanan
Pilih Menu
Koki
Kasir
Pemilik
Form Pesanan
Form Pesanan
Struk Penjualan
3
Form Pesanan
Daftar Menu
Lap Penjualan
Update Pesanan Transak si
Form Pesanan Daftar menu
Form Pesanan
Form Pesanan
Periksa Pesanan
Form Pesanan 3 1 Struk Penjualan
Struk Penjualan
2
Struk Penjualan
1
Struk Penjualan
Membua t Laporan
3 Struk Penjualan Lap Penjualan
24
3.5
Kendala yang dihadapi Sistem penjualan pada rumah makan galafea masih banyak sekali mengalami hambatan seperti : 1. Adanya keluhan dari konsumen karena pelayanannya lambat 2. Pembuatan laporan penjualan setiap hari dan setiap bulan sering kali mengalami kesalahan karena dilakuakan dengan cara menyalin kembali nota-nota yang dikumpulkan oleh kasir 3. Pemeriksaan stock barang lama karena harus mengecek barang-barangnya satu persatu 4. Perhitungan transaksi penjualan dan pembayaran masih dilakukan secara manual.
3.6
Prosedur Sistem yang diusulkan Untuk meningkatkan ketepatan dan kecepatan dalam pembayaran sangat diperlukan alat bantu komputer untuk memudahkan transaksi pembayaran, dan juga perlu dibuatkan program aplikasi untuk pembuatan laporan mingguan ataupun laporan bulanan
dan juga dengan program aplikasi tersebut akan
memudahkan petugas yang memeriksa stock barang sehingga tidak perlu lagi mengecek barang satu persatu.
25
Untuk mengatasi masalah yang dihadapi tersebut penulis mencoba menerapkan penggunaan komputer pada sistem administrasi penjualan, yang nantinya akan membantu tugas kasir menjadi lebih ringan dan dapat menghemat waktu dan juga akan lebih mudah untuk membuat laporan penjualan baik laporan penjualan harian maupun bulanan, dan juga data barang yang terjual akan lebi akurat dan terjamin. Oleh karena itu untuk menerapkan sistem administrasi penjualan dengan dara seperti ini, untuk itu perlu dibuat satu program yang dapat menyimpan 1. Daftar harga makanan yang berisi kode makanan, nama makanan, dan harga makanan 2. Menginput makanan yang telah dibeli konsumen 3. Mencetak struk penjualan pada saat transaksi 4. Membuat laporan penjualan berdasar atas transaksi-transaksi harian maupun bulanan yang berisi : Tanggal penjualan, kode makanan, nama makanan, jumlah, satuan dan harga.
26
3.7 FOD yang diusulkan
27
Konsumen
Pramuniaga
Koki
Kasir
Pemilik
2
Daftar Menu
Form Pesanan
Daftar Menu
1 Form Pesanan
3 Struk Penjualan
Form Pesanan
Form Pesanan
Update Pesanan
Daftar Menu
Pilih Menu
Lap Penjualan
Transaksi
Form Pesanan
Daftar menu Form Pesanan
Periksa Pesanan
1 Form Pesanan
2
Form Pesanan
3 Struk Penjualan
1 Struk Penjualan
2
Struk Penjualan
1
Struk Penjualan
2
Membuat Laporan
3 Struk Penjualan Lap Penjualan
3.8 Data Flow Diagram (DFD)
28
3.8.1
Konteks Diagram
PS Konsumen
Struk
Keterangan : PS
: Pesanan
LAP : Laporan Struk : Struk Penjualan
3.8.2
Diagram Zero
Sistem Administrasi Penjualan
LAP Pemilik
29
PS Konsumen
Pesanan
PS Makanan
0.1
Jual
Struk
Pembayara n
DMJ
0.2
Struk Laporan, Struk
Laporan
DM, DMJ
0.3 Pemilik
Keterangan : PS : Pesanan DMJ : Data Makanan Jual DM : Data Makanan
3.9 E – R DIAGRAM
30
M
Makanan
Transaksi
1
Penjualan
Nama Makanan *
No Faktur
Kode Makanan
Tanggal Faktur
Satuan
No Urut
Harga
Nama Makanan *
Stock
Harga Makanan Banyak Pembelian
Total Harga
Jumlah Bayar Kembali
3.10
Normalisasi
31
1NF Nama Makanan Kode Makanan Satuan Harga Stock No Faktur Tanggal Faktur No Urut Nama Makanan Harga Makanan Banyak Pembelian Total Harga Jumlah Bayar Kembali 2NF Tabel Makanan
Kode Makanan Nama Makanan Harga Satuan Stock
Tabel Penjualan
*
3.11 Rancangan Database
No Faktur Tanggal Faktur No Urut Nama Makanan * Harga Makanan Banyak Pembelian Total Harga Jumlah Bayar Kembali
32
Dalam merancang sistem ini, sebagai tempat untuk penyimpanan data diperlukan file database dengan struktur sebagai berikut : A. Data Makanan Nama Database
: Makanan.mdb
Nama Tabel
: Menu
Field
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
Kode Makanan
Character
5
Nama Makanan
2
Nama Makanan
Character
20
Nama Makanan
3
Harga
Numeric
12
Harga Makanan
4
Satuan
Character
10
Satuan Makanan
5
Stock
Numeric
3
Stock Makanan
B Penjualan Nama Database
: Jual.mdb
Nama Tabel
: Penjualan
33
Field
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
No Faktur
Character
5
Nomor Transaksi
2
Tanggal Faktur
Date
8
Tanggal Transaksi
3
No Urut
Character
2
Nomor Urut Transaksi
4
Nama Makanan
Character
20
Nama Makanan
5
Banyak Pembelian
Numeric
5
6
Harga Makanan
Numeric
12
Harga Makanan
7
Total Harga
Numeric
12
Banyak Dikali Harga
8
Jumlah
Numeric
12
Jumlah Total
9
Bayar
Numeric
12
10
Kembali
Numeric
12
Banyaknya Pembelian
Uang Yg Dibayarkan Uang Kembali
MENU UTAMA 3.12 Rancangan Input Rancangan Input Output yang akan ditampilkan pada layar monitor adalah sebagai berikut : A. Desain Menu Utama RESTAURANT, CATERING DAN SERVICES
GALAFEA Jl. Cireundeu Raya No. 3b, Lebak Bulus, Jakarta Selatan Telp. (021) 75909931, Fax. (021) 7415858
34
MENU MAKANAN MENU TRANSAKSI MENU LAPORAN
MENU MAKANAN KELUAR
B. Desain Menu Makanan
RESTAURANT, CATERING DAN SERVICES
GALAFEA Jl. Cireundeu Raya No. 3b, Lebak Bulus, Jakarta Selatan Telp. (021) 75909931, Fax. (021) 7415858
35
Kode Makanan Nama Makanan Harga
Rp.
Satuan Stock
Tambah
Simpan
Nomor Transaksi Tanggal Transaksi
Ubah DATA
Batal
Hapus
MAKANAN
C. Desain Transaksi Penjualan
RESTAURANT, CATERING DAN SERVICES
GALAFEA Jl. Cireundeu Raya No. 3b, Lebak Bulus, Jakarta Selatan Telp. (021) 75909931, Fax. (021) 7415858 Jumlah Rp. Bayar
Rp.
Kembali Rp.
Keluar
36
No Nama Makanan
Cetak
Harga
Banyaknya
Reset Keluar
D. Desain Menu Laporan
LAPORAN
Subtotal
DATA MAKANAN 37
PENJUALAN HARIAN PENJUALAN BULANAN KELUAR
E. Desain Laporan Harian
Tgl. Transaksi
dd/mm/yyyy
RESTAURANT, CATERING DAN SERVICES
GALAFEA Jl. Cireundeu Raya No. 3b, Lebak Bulus, Jakarta Selatan Telp. (021) 75909931, Fax. (021) 7415858
Total Penjualan Harian Rp
38
Lihat
Cetak
Reset
Keluar
F. Desain Laporan Bulanan
Tgl. Transaksi
dd/mm/yyyy
RESTAURANT, Sampai Tanggal CATERING DAN SERVICES dd/mm/yyyy
GALAFEA Jl. Cireundeu Raya No. 3b, Lebak Bulus, Jakarta Selatan Telp. (021) 75909931, Fax. (021) 7415858
Total Penjualan Bulanan Rp
39
Lihat
Cetak
Reset
Keluar
3.13 Rancangan Output 3.13.1. Laporan Data Makanan Restaurant, Catering dan Services
Galafea Laporan Data Makanan
Kode Makanan
Nama Makanan
Satuan
Harga
Stock
xxxxx xxxxx xxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxx xxxxxx xxxxxx
999.999.999 999.999.999 999.999.999
xxx xxx xxx
40
xxxxx xxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxx xxxxxx
999.999.999 999.999.999
xxx xxx
3.13.2 Laporan Harian Restaurant, Catering & Serices
Galafea Jl. Cireundeu Raya No. 3b, Lebak Bulus, Jakarta Selatan Tanggal dd/mm/yyyy Hal : xx ============================================================= No
No. Transaksi
Tanggal
Jumlah
============================================================= xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
41
xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
============================================================= Total
999.999.999
=============================================================
3.13.3. Laporan Bulanan Restaurant, Catering & Services
Galafea Jl. Cireundeu Raya No. 3b, Lebak Bulus, Jakarta Selatan Tanggal dd/mm/yyyy sampai dd/mm/yyyy Hal : xx ============================================================= No
No. Transaksi
Tanggal
Jumlah
============================================================= xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
42
xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
xxx
xxxxx
dd/mm/yyyy
999.999.999
============================================================= Total
999.999.999
=============================================================
BAB IV PENUTUP 4.1
Kesimpulan Pada zaman serba modern ini, Teknologi Komputer dirasakan sangat membantu dalam pekerjaan yang dilakukan oleh manusia terlebih juga dalam sistem administrasi penjualan hal ini sangat membantu sekali yaitu dengan menghemat waktu. Hal ini juga sangat dirasakan oleh kasir dan para tenaga administrasi dalam menghitung dan dan membuat laporan penjualan dan pembelian. Walaupun demikian komputer masih memiliki kekurangan dan kelebihan.
43
Kelebihan yang akan didapatkan oleh pengguna komputer dalam sistem administrasi penjualan rumah makan ini adalah sebagai berikut : 1. Efisiensi kerja semakin meningkat 2. Waktu yang digunakan lebih sedikit dibanding dengan tidak menggunakan Komputer 3. Keamanan daftar harga dan daftar barang keamanannya lebih terjamin 4. Mengurangi kesalahan dalam perhitungan pembayaran
4.2
Saran
Agar supaya sistem komputerisasi di dalam pelayanan administrasi penjualan pada konsumen bisa berjalan dengan baik dan memberikan atau mencapai hasil yang menguntungkan, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Untuk mempercepat proses transaksi penjualan, gunakan komputer sebagai alat bantu 2. Gunakan komputer sebagai alat Bantu dalam pemeriksaan stock barang 3. Untuk mengoperasikan komputer dan program aplikasi yang telah dibuat gunakanlah tenaga ahli yang mengerti komputer.
44
45
