- 16 -
BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Singkat PT. RAJASA MITRAMEDIA adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang event organizations, berdiri pada tanggal 10 juli 1996. Bertolak dari semanggat dan tekat untuk maju dan berkembang, berbekal pengalaman dari professional, PT. RAJASA MITRAMEDIA memiliki kiat untuk memberikan jasa dan pelayanan yang memuaskan bagi klien yang telah memberikan kepercayaan kepada PT. RAJASA MITRAMEDIA spesialisasi pelayanan : Penerbitan Buku, dan Penghargaan. Konsep strategi kreatif dan media yang efektif haruslah berkesinambungan dan mampu menarik perhatian (eye catching). PT. RAJASA MITRAMEDIA percaya bahwa sebuah gagasan kreatif dan rancangan media yang cerdas darinya seluruhnya diarahkan untuk mencapai kriteria standar konsep. Para profesional didalamnya adalah insan – insan dari berbagai latar belakang (Periklanan, Pameran, Percetakan, Penerbitan) serta memiliki ketrampilan dan keahlian yang diperoleh dari pengalaman panjang. Pada saat sekarang ini PT. RAJASA MITRAMEDIA membutuhkan Marketing dan Support Marketing. Syarat untuk menjadi Marketing dan Support Marketing : 1. Wanita atau Pria 2. Umur Max 23 tahun 3. Pendidikan akhir Min SLTA dan D3 4. Harus mendapatkan nilai test 70 - 90
- 17 -
3.2 Struktur Organisasi KEPALA BAGIAN PERSONALIA
ADM
Bag. Pendaftaran
Bag. Umum
Bag. Test
Bag. Penerimaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Keterangan : : Garis Pertanggung jawaban Kepala bagian Personalia
: tugasnya memeriksa dan menyetujui para pelamar yang
telah lulus seleksi test Administrasi
: Tugasnya adalah menerima dan memeriksa data-data para Pelamar.
Bagian Umum
: Tugasnya adalah membantu bagian administrasi dalam menjalankan tugasnya.
3.5 Sistem yang Sedang Berjalan Pelamar Mempunyai data pelamar yang data pelamar tersebut akan di berikan kepada tempat pendaftaran, pada tempat pendaftaran data pelamar tersebut akan dip roses secara manual dengan cara pemeriksaan data pelamar. Data pelamar yang telah diperiksa tersebut hasilnya sebagian akan disimpan ke arsip pendaftaran sebagian lagi akan diproses dengan
- 18 -
cara membuat surat panggilan test(BSPT). Proses tersebut kemudian dibuat dokumen surat panggilan test yang sebagian disimpan di arsip pendaftaran sebagian akan diberikan kepada pelamar. Surat panggilan test yang dimiliki oleh pelamar kemudian diserahkan kepada pihak test. Dari pihak pengetest dilakukan proses pengetesan kepada pelamar, lalu hasil dari proses tersebut dimasukan dalam data lulus test oleh pihak test yang kemudian akan dilakukan pencatatan data yang hasilnya berupa dokumen daftar calon pegawai. Daftar calon pegawai tersebut sebagian disimpan diarsip test sebagian lagi diberikan kepada administrasi penerimaan. Daftar calon pegawai yang dimiliki oleh bagian administrasi penerimaan dengan cara memberikan penempatan calon pegawai, yang kemudian akan disimpan dalam dokumen daftar pegawai baru dokumen tersebut sebagian disimpan kearsip administrasi penerimaan lalu sebagian lagi akan dilakukan proses acc. Hasil dari proses acc tersebut akan dimasukkan kedalam dokumen daftar pegawai baru yang telah diproses. Pendaftaran dan penerimaan akan diproses dengan melakukan proses pembuatan laporan yang kemudian diolah dalam dokumen laporan, dokumen tersebut sebagian disimpan diarsip sebagian lagi diberikan pimpinan. Dokumen laporan yang ada dipimpinan akan disimpan sebagai bahan arsip. Daftar pegawai baru ysng ada dibagian administrasi penerimaan diberikan ke bagian administrasi pendaftaran yang kemudian pada bagian administrasi pendaftaran akan diproses dengan cara membuat surat panggilan kerja, selanjutnya oleh administrasi pendaftaran akan dibuatkan dokumen surat panggilan kerja. Dokumen tersebut sebagian disimpan dalam arsip pendaftaran, sebagian lagi diserahkan ke pihak pelamar.
- 19 -
3.4 PELAMAR Data Pelamar
Flow of Document (FOD) yang Sedang Berjalan ADM TEST
PENDAFTARAN
PENERIMAAN
Surat Panggilan test
Data Pelamar
Daftar calon pegawai
Laporan
Tes Periks a data
Hasil Periksa data
2
Surat panggilan test
Surat Pangilan kerja
Data Lulus Test
A cc
2 Daftar calon pegawai
2
2
Daftar pegawai baru
Daftar pegawai baru
Buat Lapora n
B.S.P. K Surat Pangilan kerja
2
Daftar pegawai baru
Catat Data
B.S.P. T Surat panggilan test
P.C. P
t
2
Laporan
Gambar 3.2 FOD yang sedang berjalan
PIMPINAN
2
- 20 -
Keterangan : B.S.P.T
: Buat surat panggilan test
B.S.P.K
: Buat surat panggilan kerja
P.C.P
: Penempatan calon pegawai
3.5 Kendala Sistem yang dihadapi Dilihat dari proses data 1NF, yang banyak masuk pada system penerimaan karyawan baru, banyak data-data para pelamar sering hilang. Walau sudah menggunakan komputerisasi tapi masih ada yang menggunakan cara manual. Yang dimaksud manual disini adalah masih melakukan pencatatan yang tertulis. Kendala-kendala seperti : 1. Pencatatan data yang masih manual sehingga tidak efektif dan efisien 2. Dalam pembuatan laporan kepada pimpinan kurang efektif. 3. Sering terjadinya data – data para pelamar yang tertukar 3.6
Pemecahan Masalah Dalam permasalahan ini penulis akan mencoba merancang sebuah system informasi yang akan membantu PT. RAJASA MITRAMEDIA dalam memperoleh 1NF, data para pelamar yang efektif dan efisien untuk mendapatkan laporan data karyawan. Penulis akan membuat suatu program aplikasi yang akan mempermudah Bagian personalia PT. RAJASA MITRAMEDIA untuk memasukan data yang akan dijadikan laporan data karyawan kepada kepala bagian personalia. Kemudahan – kemudahannya adalah : 1. Data para pelamar dapat dicari dengan mudah 2. Dalam pembuatan laporan dapat dilakukan dengan efektif dan cepat 3. Sistem Program sudah komputerisasi
