BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN 3.1.
Gambaran Umum Perusahaan
3. 1. 1 Tinjauan Perusahaan PT. Matrica Consulting Services (Matrica) adalah Perusahaan Manajemen Teknologi Informasi yang mengkhususkan diri pada Perencanaan Strategis TI, Risiko TI, dan Keamanan TI. Pesatnya perkembangan teknologi informasi yang mendorong pertumbuhan pasar yang cepat, mengilhami Matrica untuk mengembangkan portofolio bisnis dan keahliannya menjadi 3 (tiga) bidang keahlian, yaitu : 1.
Konsultasi Manajemen TI
2.
Intelligent Business, Data Warehouse, dan Balanced Scorecard
3.
Pengembangan Aplikasi dan Integrasi. Selain itu PT. Matrica Consulting Service mempunyai produk unggulan yaitu
OpenERP atau sekarang telah berganti nama menjadi Odoo, adalah aplikasi ERP yang didirikan oleh Fabien Pinckaers pada tahun 2002 di Belgia dengan menggunakan perusahaan OpenERP SA, aplikasi ini memiliki fitur atau modul termasuk HR, CRM, Sales, Purchasing, Accounting, Manufacturing dan banyak fitur lainnya dengan modul modul yang dapat di customize sesuai kebutuhan. Fitur- fitur dalam produk tersebut sangat berguna bagi perusahaan dalam bidang apapun. 3. 1. 2 Visi dan Misi Perusahaan. 1.
Visi Menjadi perusahaan konsultan manajemen teknologi informasi yang handal, profesional, dan terpercaya dengan berorientasi pada kepuasan pelanggan, dengan memberikan solusi inovatif dan praktis. serta Memberikan layanan konsultasi TI yang sangat baik sehingga memungkinkan klien untuk mencapai keberhasilan mereka.
2.
Misi Membantu pelanggan berinvestasi pada produk TI yang benar dan efisien yang kemudian akan menjadi aset strategis bagi perusahaan atau organisasi untuk mengoptimalkan kinerja dan prestasi mereka.
21 http://digilib.mercubuana.ac.id/z
22
3. 1. 3 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini struktur organisasi yang terdapat pada PT. Matrica Consulting Service: Director
VP Business Development Presales/ Business Analyst
VP Financial Accounting & Risk Management
VP Product & Service
PMO
IT Management Manager
System Development Manager
Finance & Accounting Manager
HR & GA Manager
BD Admin
Project Manager
Business Analyst
System Analyst
Finance & Accounting Staff
HR Staff
Marketing
Project Admin
System Analyst
Programmer
Internal IT Staff
BD Admin
Quality Assurance & Competency
IT Infrastructure Architect
Research & Development Staff
Project Admin
Research & Development Staff
Product Specialist
AM/Business Analyst
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Matrica Consulting Service Berdasarkan Gambar 3.1 Struktur organisasi pada PT. Matrica Consulting Service terdiri dari 3 bagian besar diantaranya adalah Divisi Bussines Development, Divisi Product and Service dan Financial Accounting and Risk Management. Divisi Bussines Development adalah bagian yang menganalisa potensi pasar, melihat peluang peluang yang kemudian ditindak lajuti agar menjadi suatu proyek serta tugas bagian ini untuk memasarkan produk produk yang ada agar perusahaan perusahaan lain berminat untuk menggunakan produk yang ditawarkan. Divisi Product & Service adalah bagian yang bertanggung jawab untuk Memberikan Jasa Konsultan terbaik untuk berbagai proyek dan pengimplementasian produk yang dijual. Divisi Financial Accounting dan Risk Management adalah bagian yang bertugas untuk mengurus segala kebutuhan tentang keuangan dan pengelolaan karyawan.
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
23
3. 1. 4 Tugas dan Tanggung Jawab Tabel 3.1. Tugas dan Tanggung Jawab PT. Matrica Consulting Service No. Jabatan
Tugas dan Tanggung Jawab
1.
Direktur
2.
VP Business Development
3.
Business Analyst
4.
BD Admin
5.
Marketing
6.
VP Product & Service
7.
Project Manager
8.
Quality Assurance
9.
Project Admin
10.
IT Management Manager
Mengatur perusahaan secara keseluruhan untuk kelangsungan kehidupan perusahaan agar dapat terus maju dan berkembang. Bertanggung jawab untuk kemajuan penjualan suatu solusi dan/ produk serta target pendapatan, merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama sales & marketing untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien. Bertanggung jawab dalam menerima dan mengumpulkan info business problem dari klien dan stakeholder, menganalisanya dan kemudian menterjemahkannya kedalam bentuk spesifikai yang kemudian disetujui oleh pihak klien dan bisa dimengerti oleh para programmernya. Melengkapi kebutuhan administrasi business development, dan mempunyai dokumentasi lengkap untuk administrasi pre sales. Mengetahui kebutuhan akan pelanggan, memiliki ketajaman yang diperlukan dalam menopang dan menguntungkan bisnis, serta mempunyai kemampuan luas yang mampu menyerap dan berkomunikasi jelas tentang bisnis kompleks serta konsep teknologi, dan menjalankan fungsi dukungan administrasi dalam rangka mendukung kelancaran aktivitas bisnis Perusahaan. Bertanggung jawab untuk merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir tim product dan service dalam proses pengembangan sistem dan pemeliharaan product untuk mencapai target proyek yang efektif dan efisien. Merencanakan, memberi arahan dan melaksanakan aktivitas manajemen proyek untuk suatu divisi / area, memonitor progress terhadap jadwal dan anggaran proyek, dan mengalokasikan atau membantu mengalokasikan sumber daya sesuai dengan hasil proyek yang harus diselesaikan. Bertanggung jawab untuk memastikan produk atau jasa memenuhi standar yang ditetapkan termasuk keandalan, kegunaan, kinerja dan standar kualitas umum yang ditetapkan oleh perusahaan. Melengkapi kebutuhan administrasi project, dan mempunyai dokumentasi lengkap untuk administrasi, implementasi bahkan post implementasi. bertugas melakukan pekerjaan seperti sekertaris di perusahaan umum. Merencanakan, memberi arahan dan melaksanakan aktivitas manajemen proyek IT Management seperti Tata Kelola IT dan yang lainnya untuk suatu divisi/area, memonitor progress terhadap jadwal dan anggaran proyek, dan mengalokasikan atau
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
24
11.
System Analyst
12.
Research Staff
13.
System Development Manager
14.
Programmer
15.
VP Financial Accounting & Risk Management
16.
Finance Manager
17.
Finance & Accounting Staff
18.
HR Manager
19.
HR Staff
3.2.
and
and
Development
Accounting
membantu mengalokasikan sumber daya sesuai dengan hasil proyek yang harus diselesaikan. Bertanggung jawab enentukan lingkup sistem, mengumpulkan fakta, menganalisis fakta, mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem Menyediakan implementasi dan administrasi yang meliputi LAN, WAN, dan koneksi dial – up, firewall, proxy serta pendukung teknisnya. Memimpin dan mengkordinasikan sistem dengan cara mendefinisikan fungsi sistemdan batasan – batasannya. Memimpin dan mengkordinasikan sistem dengan cara mendefinisikan fungsi sistem dan batasan – batasannya. Bertanggung jawab untuk merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses pengelolaan keuangan dan akuntansi serta pengelolaan sumber daya manusia untuk mencapai target secara efektif dan efisien. Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di Perusahaan dalam memberikan informasi keungan seara komperhensif dan tepat waktu untuk membantu Perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial Perusahaan. Bertanggung jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan account payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expense, dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu. Mengelola kegiatan dibidang rekrutment, administrasi kepersonaliaan, kompensasi & benefit, hubungan karyawan secara professional untuk mendukung pencapaian target kerja divisi Financial Accounting & Risk Management, agar menjamin kelancaran operasional seluruh departemen. Mengelola kegiatan dibidang rekrutment, administrasi kepersonaliaan, kompensasi & benefit, hubungan karyawan secara professional.
Analisa Sistem Berjalan Pada PT. Matrica Consulting Service Data Karyawan telah dikelola dengan
menggunakan Modul Karyawan pada Odoo, sistem berjalan monitoring belum ada maka monitoring dilakukan hanya dengan kordinasi antara manajer dan karyawan dengan menanyakan secara langsung kepada tim proyek. Untuk Sistem Berjalan Penilaian adalah dengan kriteria sebagai berikut :
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
25
1.
Produktivitas Untuk memonitoring dan menilai produktivitas pada PT Matrica Consulting Service diukur dari mandays/worksheet karyawan berdasarkan aktivitas seperti Mampu membuat program kerja yang realistis, pencapaian terhadap program kerja yang dibuat, Efisiensi dalam penyelesaian tugas, Pemikiran saat penyelesaian tugas, dan Efektifitas penggunaan peralatan dan perlengkapan.
2.
Komunikasi Monitoring dan penilaian komunikasi berdasarkan cara pengolahan dan penyampaian informasi, mampu mendefinisikan informasi dengan baik, penggunaan bahasa Indonesia atau bahasa inggris yang baik, Etika saat berkomunikasi melalui email atau telepon dan Susunan bahasa pada pembuatan laporan.
3.
Kepemimpinan Untuk kriteria point ini dinilai dan dimonitoring berdasarkan Kemampuan karyawan memberi solusi pemecahan masalah, Tegas dan mampu menghadapi masalah secara langsung, Pendelegasian tugas kepada Bawahan, Memberikan contoh yang baik dan Kemampuan memotivasi bawahan atau karyawan lain atau Tim.
4.
Pengembangan Pribadi Penilaian yang dilakukan untuk pengembangan pribadi yaitu Penilaian terhadao kemampuan keluar dari masalah atau tekanan yang ada, Mampu mengadaptasi dan mengikuti proses atau system terbaru, Mampu melakukan manajemen waktu, mampu menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, dan kemampuan presentasi didepan umum.
5.
Disiplin Untuk kriteria yang terakhir ini dinilai dan dimonitoring berdasarkan tingkat kehadiran kerja, ketepatan masuk jam kerja, ketepatan dalam membuat laporan dan kerapihan ruang kerja serta meja kerja. Berikut sistem berjalan berdasarkan kriteria diatas :
1.
Karyawan
masuk kerja melakukan absensi, mengerjakan pekerjaan sesuai
jobdesk masing masing. Belum adanya pengisian timesheet untuk memonitoring pekerjaan yang dilakukan. 2.
HR Manager akan memonitoring absensi, dan membuat rekap perhari.
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
26
3.
Atasan pada akhir bulan akan melakukan penilaian kinerja karyawan dengan mengisi form penilaian yang diberikan indicator dari 1 – 5 untuk mengukur setiap point-point untuk kriteria yang sudah ditetapkan dengan mengecek hasil pekerjaan yang telah diselesaikan dan menyerahkan penilaian kepada HR Manager. Form penilaian masih diberikan secara hardcopy yang diisi oleh atasan.
4.
HR Manager akan menerima penilaian dan akan merekap penilaian bulanan. Berdasarkan rekapan HR Manager membuat Laporan Akhir tahun Review penilaian karyawan sebagai acuan kenaikan upah karyawan dan penerimaan bonus. Saat semua rekapan masih menggunakan excel sebagai media rekapan laporan.
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
27
3. 2. 1. Usecase Sistem Berjalan
Sistem Berjalan Melakukan absensi
Karyawan
Mengerjakan Jobdesk
Melakukan Monitoring kedisplinan
Mengolah hasil penilaian
Melakukan Rekap Harian Penilaian
Mengisi Form Penilaian
Atasan
Menyerahkan Hasil Penilaian
Menerima hasil penilaian
Merekap Semua Hasil Penilaian
Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian
Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus
Gambar 3.2. Use Case Sistem Berjalan
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
HR Manager
28
1.
Use Case Melakukan Absensi Tabel 3.2. Skenario Use Case Melakukan Absensi Nama Use Case
Melakukan Absensi
Aktor
Karyawan
Deskripsi
Karyawan melakukan absensi setiap pagi masuk kerja
Prakondisi
Karyawan belum masuk kerja 1. Karyawan sampai kantor atau sampai ketempat Client
Tindakan
2. Ketika Sampai Dikantor melakukan absensi
Poskondisi 2.
Absensi karyawan sudah terekam
Use Case Mengerjakan Jobdesk Tabel 3.3. Skenario Use Case Mengerjakan Jobdesk Nama Use Case
Mengerjakan Jobdesk
Aktor
Karyawan Karyawan melakukan pekerjaannya sesuai jobdesk
3.
Deskripsi
yang telah diberikan
Prakondisi
Karyawan setelah melakukan absensi
Tindakan
Karyawan menyelesaikan pekerjaannya
Poskondisi
Pekerjaan Karyawan terselesaikan
Use Case Melakukan Monitoring Kedisplinan Tabel 3.4. Skenario Use Case Melakukan Monitoring Kedisplinan Nama Use Case
Melakukan Monitoring Kedisplinan
Aktor
HR Manager HR Manager melakukan monitoring untuk setiap point
Deskripsi
point penilaian kriteria kedisplinan
Prakondisi
Karyawan telah melakukan pekerjaan 1. Mengecek Absensi Karyawan 2. Melihat ketepatan waktu absensi karyawan
Tindakan
3. Mengecek
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
Ketepatan
Waktu
Karyawan
29
membuat laporan 4. Melihat kerapihan ruang kerja dan meja karyawan Poskondisi 4.
Mengolah hasil Penilaian
Use Case Mengolah Hasil Penilaian Tabel 3.5. Skenario Use Case Mengolah Hasil Penilaian Nama Use Case
Mengolah Hasil Penilaian
Aktor
HR Manager HR Manager mengolah hasil penilaian harian karyawan
5.
Deskripsi
untuk point kedisplinan
Prakondisi
HR Manager telah memonitor kedisplinan karyawan
Tindakan
HR Manager mengolah
Poskondisi
Mengolah hasil Penilaian
Use Case Melakukan Rekap Harian Penilaian Tabel 3.6. Skenario Use Case Melakukan Rekap Harian Penilaian Nama Use Case
Melakukan Rekap Harian Penilaian
Aktor
HR Manager HR Manager membuat Rekapan untuk penilaian
6.
Deskripsi
kedisplinan karyawan
Prakondisi
HR Manager telah mengolah hasil penilaian
Tindakan
HR Manager melakukan rekapan penilaian
Poskondisi
Penilaian dari atasan
Use Case Mengisi Form Penilaian Tabel 3.7. Skenario Use Case Mengisi Form Penilaian Nama Use Case
Mengisi Form Penilaian Atasan (Direktur untuk penilaian VP, VP untuk menilai
Aktor
Manager, dan Manager menilai Staff)
Deskripsi
Atasan mengisi form penilaian yang diberikan oleh HR
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
30
Manager Karyawan telah melakukan pekerjaan sampai dengan Prakondisi
akhir bulan 1. HR Manager memberikan form penilaian karyawan 2. Atasan mengisi form penilaian yang tertera
Tindakan
kriteria kriteria dengan memilih skala penilaian
Poskondisi
7.
Penyerahan hasil penilaian
Use Case Menyerahkan hasil penilaian Tabel 3.8. Skenario Use Case Menyerahkan Hasil Penilaian Nama Use Case
Menyerahkan Hasil Penilaian Atasan (Direktur untuk penilaian VP, VP untuk menilai
Aktor
Manager, dan Manager menilai Staff)
Deskripsi
Atasan menyerahkan hasil penilaian
Prakondisi
Atasan telah mengisi form penilaian 1. Atasan menyerahkan form penilaian atau HR Manager mengumpulkan hasil penilaian dari
Tindakan
atasan
Poskondisi 8.
HR Manager menerima hasil penilaian
Use Case Menerima hasil penilaian Tabel 3.9. Skenario Use Case Menerima hasil penilaian Nama Use Case
Menerima hasil penilaian
Aktor
HR Manager
Deskripsi
HR Manager menerima hasil penilaian dari atasan
Prakondisi
Penyerahan Hasil Penilaian HR Manager menerima dan mengumpulkan hasil
Tindakan
penilaian dari Atasan
Poskondisi
HR Manager merekap semua hasil penilaian
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
31
9.
Use Case Merekap semua hasil penilaian Tabel 3.10. Skenario Use Case Merekap semua hasil penilaian Nama Use Case
Merekap semua hasil penilaian
Aktor
HR Manager HR Manager merekap semua penilaian yang telah
Deskripsi
dikumpulkan
Prakondisi
Menerima hasil penilaian karyawan HR Manager membuat rekapan dari penilaian yag
10.
Tindakan
dilakukan setiap bulannya
Poskondisi
Membuat laporan akhir tahun review penilaian kinerja
Use Case Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Kinerja Tabel 3.11. Skenario Use Case Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Kinerja Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Nama Use Case
Kinerja
Aktor
HR Manager HR Manager membuat laporan akhir tahun review
Deskripsi
penilaian kinerja
Prakondisi
Membuat rekapan hasil penilaian 1. HR Manager Membuat laporan akhir tahun review penilaian kinerja 2. Mengkelompokan review kinerja karyawan yang meningkat dari tahun lalu, yang sama dengan tahun lalu dan yang menurun dari
Tindakan
penilaian tahun lalu Karyawan menerima kenaikan gaji dan bonus sesuai
Poskondisi
dengan penilaian kinerja.
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
32
11.
Use Case Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus Tabel 3.12. Skenario Use Case Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus Nama Use Case
Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus
Aktor
Karyawan Karyawan
menerima
kenaikan
gaji
dan
bonus
berdasarkan penilaian yang telah dilakukan selama Deskripsi
setahun penuh
Prakondisi
Laporan Akhir tahun Review hasil penilaian kinerja 1. Setelah Laporan akhir tahun penilaian kinerja dibuat maka karyawan menerima kenaikan gaji dan
Tindakan Poskondisi
bonus
sesuai
dengan
dilakukan selama setahun -
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
kinerja
yang
33
3. 2. 2. Activity Diagram Sistem Berjalan Karyawan
HR Manager
Atasan
Melakukan Absensi
Monitoring Kedisplinan
Mengerjakan Jobdesk
Mengolah Hasil Penilaian
Melakukan Rekap Harian
Mengisi Form Penilaian
Menyerahkan hasil Penilaian
Menerima hasil penilaian
Merekap Hasil Penilaian
Membuat laporan akhir
Menerima Kenaikan Gaji
Gambar 3.3. Activity Diagram Sistem Berjalan
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
34
3.3.
Analisa Masalah Berdasarkan analisa sistem berjalan PT. Matrica Consulting Service diatas maka
ditemukan permasalahan sebagai berikut: 1.
Diperlukannya sebuah sistem informasi monitoring yang dapat tersambung dengan project yang sedang berjalan.
2.
Diperlukannya sistem informasi penilaian yang terencana.
3.4.
Analisa Sistem Usulan Berdasarkan dengan masalah yang dihadapi saat ini, maka dilakukan analisa dan
menghasilkan pemecahan sebagai berikut: 1.
Dibutuhkan Timesheet sebagai sistem informasi monitoring atau pemantauan kegiatan yang dilakukan karyawan yang tersambung langsung dengan project yang sedang berjalan.
2.
Dibutuhkan Appraisal sebagai sistem informasi penilaian yang terencana.
3.5.
Analisa Kebutuhan Sistem Usulan Berdasarkan analisa sistem berjalan PT. Matrica Consulting Service diatas maka
analisa kebutuhan sistem usulan untuk Sistem informasi monitoring atau pemantauan adalah sebagai berikut: Tabel 3.13. Analisa Kebutuhan Sistem Usulan No. a.
Analisa Kebutuhan Kebutuhan Masukan
Data – Data 1. Input Aktivitas Harian 2. Input Form Penilaian 3. Input Penilaian 4. Input Appresiasi
b.
Kebutuhan Proses
1. Validasi Timesheet
c.
Kebutuhan Keluaran
1. Laporan Timesheet 2. Laporan Hasil Penilaian
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
35
3.5.1.
Use Case Sistem Usulan Berikut ini adalah use case sistem usulan Sistem informasi Monitoring dan
Penilaian Kinerja PT. Matrica Consulting Service:
Sistem Monitoring dan Penilaian Kinerja
Mengisi Timesheet
Karyawan
Validasi Timesheet
Review Laporan Timesheet
Membuat Form Appraisal
HR Manager
Membuat Appraisal Plan
Mengisi Appraisal
Review Laporan Hasil Appraisal
Mengisi Appreciation
Gambar 3.4. Use Case Sistem Usulan
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
Atasan
36
1.
Use Case Mengisi Timesheet Berikut ini merupakan tabel mengisi timesheet. Tabel ini menjelaskan proses
karyawan mengisi modul timesheet. Tabel 3.14. Skenario Use Case Mengisi Timesheet Nama Use Case
Mengisi Timesheet
Aktor
Karyawan
Deskripsi
Karyawan mengisi aktivitas hariannya pada timesheet untuk di approve oleh atasan untuk dijadikan sebagai dasar penilaian kinerja
Prakondisi
Login dengan username dan password karyawan
Tindakan
1.
Login pada web
2.
Mengakses Menu Aplikasi
3.
Pilih Menu Timesheet
4.
Pilih Submenu My Timesheet
5.
Pilih Tampilan List
6.
Kemudian klik Create, Jika ingin mengisi aktivitas harian, pilih tanggal aktivitas harian, kemudian pilih proyek yang dikerjakan, Pilih Kegiatan apa yang Dilakukan, Kemudian input deskripsi pekerjaan, dan masukan jumlah lama melakukan aktivitas tersebut.
7. Poskondisi
Kemudian klik Save
Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan data aktivitas harian karyawan.
2.
Use Case Validasi Timesheet Berikut ini merupakan tabel Validasi timesheet. Tabel ini menjelaskan proses
Atasan validasi timesheet karyawan. Tabel 3.15. Skenario Use Case Validasi Timesheet Nama Use Case
Validasi Timesheet
Aktor
Atasan (Manager)
Deskripsi
Memvalidasi timesheet yang telah diisi karyawan.
Prakondisi
Login dengan username dan password manager
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
37
Tindakan
1. Login pada web 2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Timesheet 4. Pilih Submenu Timesheet To Validate 5. Jika ingin memvalidasi timesheet karyawan, centang semua kegiatan yang akan divalidasi. 6. Klik tombol Approve 7. Maka status timesheet berubah menjadi Approved
Poskondisi
Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan data aktivitas harian karyawan dan merubah status menjadi approved.
3.
Use Case Review Laporan Timesheet Berikut ini merupakan tabel Review Laporan timesheet. Tabel ini menjelaskan
proses Review Laporan Timesheet. Tabel 3.16. Skenario Use Case Review Laporan Timesheet Nama Use Case
Review Laporan Timesheet
Aktor
Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager
Deskripsi
Mereview timesheet karyawan dengan melihat laporan activity analysis, berisi informasi drill dwom perbandingan parameter satu dengan yang lainnya.
Prakondisi
Login dengan username dan password Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager
Tindakan
1.
Login pada web
2.
Mengakses Menu Aplikasi
3.
Pilih Menu Timesheet
4.
Pilih Submenu Laporan, Kemudian Sub Activity Analysis
5.
Jika ingin mereview timesheet karyawan, dan melihat analysis
dapat
memilih
ingin
melihat
laporan
berdasarkan parameter tertentu dan membandingkannya dengan parameter lain. Poskondisi
Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager mendapat
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
38
informasi timesheet karyawan.
4.
Use Case Membuat Form Appraisal Berikut ini merupakan tabel Membuat Form Appraisal. Tabel ini menjelaskan
proses Pembuatan Appraisal Form. Tabel 3.17. Skenario Use Case Membuat Form Appraisal Nama Use Case
Membuat Form Appraisal
Aktor
HR Manager
Deskripsi
Membuat Form Appraisal yang akan dikirimkan dan diisi oleh atasan, rekan kerja, bawahan dan karyawan itu sendiri
Prakondisi
Login dengan username dan password HR Manager
Tindakan
1.
Login pada web
2.
Mengakses Menu Aplikasi
3.
Pilih Menu Survey
4.
Jika ingin membuat survey appraisal form, klik create Input Judul Survey yaitu Appraisal form, kemudian klik add an item.
5.
Kemudian Input Page title, klik add an item untuk memasukan
kategori
penilaian
atau
pertanyaan,
kemudian klik Save & Close. Poskondisi
Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan survey appraisal form.
5.
Use Case Membuat Appraisal Plan Berikut ini merupakan tabel Membuat Appraisal Plan. Tabel ini menjelaskan
proses Pembuatan Appraisal Plan. Tabel 3.18. Skenario Use Case Membuat Appraisal Plan Nama Use Case
Membuat Appraisal Plan
Aktor
HR Manager
Deskripsi
Membuat Appraisal Plan (Rencana Penilaian) Kinerja untuk karyawan
Prakondisi
Login dengan username dan password HR Manager
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
39
Tindakan
1.
Login pada web
2.
Mengakses Menu Aplikasi
3.
Pilih Menu Appraisal
4.
Pilih Submenu Appraisal
5.
Jika ingin membuat appraisal plan maka klik tombol create, pilih nama karyawan yang akan dinilai, pilih tanggal penilaian, pilih tanggal terakhir interview, pilih cara penilaian, kemudian pilih siapa saja yang akan memberikan penilaian karena metode yang akan digunakan 3600 maka centang semua jabatan yang akan menilai kinerja, pilih nama penilai, pilih form penilaian yang akan dikirimkan. Kemudian Klik Simpan.
Poskondisi
Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan appraisal plan.
6.
Use Case Mengisi Appraisal Berikut ini merupakan tabel Mengisi appraisal. Tabel ini menjelaskan proses
pengisian penilaian oleh atasan, rekan kerja, dan bawahan. Tabel 3.19. Skenario Use Case Mengisi Appraisal Nama Use Case
Mengisi Penilaian
Aktor
Manager, Karyawan, HR Manager
Deskripsi
Mengirim form survey appraisal yang sudah dibuat untuk diisi oleh atasan, rekan kerja, bawahan dan karyawan itu sendiri
Prakondisi
Login dengan username dan password Manager, Karyawan, HR Manager
Tindakan
1. Buka Email yang terdaftar di sistem 2. Login pada web 3. Mengisi Appraisal 4. Kirim Survey Appraisal
Poskondisi
Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan hasil appraisal.
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
40
7.
Use Case Review Laporan Hasil Appraisal Berikut ini merupakan tabel Review Laporan Hasil Appraisal. Tabel ini
menjelaskan proses Review Laporan Hasil Appraisal. Tabel 3.20. Skenario Use Case Review Laporan Hasil Appraisal Nama Use Case
Review Laporan Hasil Appraisal
Aktor
Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager
Deskripsi
Mereview hasil penilaian oleh karyawan lain
Prakondisi
Login dengan username dan password Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager
Tindakan
1.
Login pada web
2.
Mengakses Menu Aplikasi
3.
Pilih Menu Appraisal
4.
Pilih Submenu Laporan
5.
Jika ingin mereview Laporan Appraisal karyawan, dan melihat
analysis
dapat
memilih
melihat
laporan
berdasarkan parameter tertentu dan membandingkannya dengan parameter lain. Poskondisi
Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager menerima informasi Laporan hasil karyawan.
8.
Use Case Mengisi Appreciation Berikut ini merupakan tabel Mengisi Appreciation. Tabel ini menjelaskan proses
Mengisi Appreciation. Tabel 3.21. Skenario Use Case Mengisi Appreciation Nama Use Case
Mengisi Appreciation
Aktor
Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager
Deskripsi
Mengisi Appreciation atas hasil penilaian kinerja karyawan
Prakondisi
Login dengan username dan password HR Manager
Tindakan
1.
Mengisi Appreciation Login pada web
2.
Mengakses Menu Aplikasi
3.
Pilih Menu Appraisal
4. Poskondisi
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
41
3.5.2.
Activity Diagram Sistem Usulan Berikut activity diagram usulan dari sistem informasi monitoring dan penilaian
kinerja karyawan PT. Matrica Consulting service: 1.
Activity Diagram Mengisi Timesheet Berikut ini merupakan activity diagram untuk mengisi timesheet.
Karyawan
Sistem
Login
Pilih Menu Timesheet
Pilih Submenu My Current Timesheet
Halaman Aplikasi
Halaman Timesheet
Halaman My Current Timesheet
Input Timesheet
Save
Data Timesheet Tersimpan
Gambar 3.5. Activity Diagram Mengisi Timesheet
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
42
2.
Activity Diagram Validasi Timesheet Berikut ini merupakan activity diagram untuk validasi Timesheet.
Manager
Sistem
Halaman Aplikasi
Login
Pilih Menu Timesheet
Pilih Submenu To Approve
Halaman Timesheet
Halaman Timesheet To Approve
Pilih Timesheet yang ingin di approve
Klik Approve
Data Timesheet Tersimpan
Gambar 3.6. Activity Diagram Validasi Timesheet
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
43
3.
Activity Diagram Review Laporan Timesheet Berikut ini merupakan activity diagram untuk Review Laporan Timesheet.
HR Manager
Login
Pilih Menu Timesheet
Sistem
Halaman Aplikasi
Halaman Timesheet
Pilih Submenu Report
Pilih Submenu Activity Anlysis
Pilih Parameter Laporan
Halaman Laporan
Pilih Cetak Laporan
Laporan Tercetak
Gambar 3.7. Activity Diagram Review Laporan Timesheet
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
44
4.
Activity Diagram Membuat Form Appraisal Berikut ini merupakan activity diagram untuk Membuat Form Appraisal.
Sistem
HR Manager
Login
Pilih Menu Survey
Halaman Aplikasi
Halaman Survey
Klik Create
Input Judul Survey
Input Page Title
Input Pertanyaan
Input Jawaban
Input Score
Klik Save
Data Survey Penilaian Tersimpan
Gambar 3.8. Activity Diagram Membuat Form Appraisal
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
45
5.
Activity Diagram Membuat Appraisal Plan Berikut ini merupakan activity diagram untuk Membuat Appraisal Plan. HR Manager
Sistem
Login
Halaman Aplikasi
Pilih Menu Appraisal
Halaman Menu Appraisal
Mengisi Appraisal
Halaman tampilan list
Pilih Form Appraisal
Input Appraisal Plan
Klik Save
Start Apprisal and send forms
Data Form Appraisal Tersimpan
Gambar 3.9. Activity Diagram Membuat Appraisal Plan
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
46
6.
Activity Diagram Mengisi Appraisal Berikut ini merupakan activity diagram untuk Mengisi Appraisal. HR Manager, Karyawan, Manager
Sistem
Login
Halaman Aplikasi
Pilih Menu Appraisal
Halaman Menu Appraisal
Mengisi Appraisal
Halaman tampilan list
Pilih Form Appraisal
Kirim Survey
Data Form Appraisal Tersimpan
Gambar 3.10. Activity Diagram Mengisi Appraisal
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
47
7.
Activity Diagram Review Laporan Hasil Penilaian Berikut ini merupakan activity diagram untuk Review Laporan Hasil Penilaian. HR Manager, Karyawan, Manager
Sistem
Login
Halaman Aplikasi
Pilih Menu Appraisal
Halaman Menu Appraisal
Pilih Submenu Report
Pilih Parameter Laporan
Pilih Cetak Laporan
Halaman Laporan
Data Form Appraisal Tersimpan
Gambar 3.11. Activity Diagram Review Laporan Hasil Penilaian
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
48
8.
Activity Diagram Mengisi Appreciation Berikut ini merupakan activity diagram untuk Mengisi Appreciation. HR Manager
Sistem
Login
Halaman Aplikasi
Pilih Menu Appraisal
Halaman Menu Appraisal
Pilih Appraisal yang done
Halaman Appraisal Done
Klik Appraisal
Input Appreciation
Data Appreciation tersimpan
Gambar 3.12. Activity Diagram Mengisi Appreciation
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
49
3.5.3.
Sequence Diagram Sistem Usulan
1.
Sequence Diagram Mengisi Timesheet Sequence diagram mengisi timesheet menggambarkan hubungan antar objek
pada use case. Semua yang ada dalam proses ini dilakukan setelah melalui proses login.
Form Login
Halaman Utama
Form Timesheet
Data Timesheet
Karyawan 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu My Timesheet 2.1 Menampilkan Halaman Timesheet 3. Input Timesheet 3.1: Save Menampilkan data yang tersimpan
Gambar 3.13. Sequence Diagram Mengisi Timesheet
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
50
2.
Sequence Diagram Validasi Timesheet
Form Login
Halaman Aplikasi
Form To Validate Timesheet
Data Timesheet
Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password
1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu To Validate Timesheet 2.1 Menampilkan Halaman To Validate Timesheet Menampilkan Data Timesheet 3.Centang Timesheet yang akan di validate Save 3.1.1: Menampilkan data yang tersimpan
Gambar 3.14. Sequence Diagram Validasi Timesheet 3.
Sequence Diagram Review Laporan Timesheet Timesheet
Form Login
Menu Utama
Data Timesheet
Halaman Reports
Karyawan, Manager, HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password
1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu To Report, Sub Menu Activity Analysis
2.1 Menampilkan Halaman Report 3: Pilih Parameter Laporan 3.1: Menampilkan Laporan Sesuai parameter
Gambar 3.15. Sequence Diagram Review Laporan Timesheet Timesheet
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
51
4.
Sequence Diagram Membuat Appraisal Form
Form Login
Menu Utaman
Form Survey
Data Survey
HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password
1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Survey 2.1 Menampilkan Halaman Survey 3: Input Survey untuk Form Appraisal 3.1: Save 3.1.1: Menampilkan data yang tersimpan
Gambar 3.16. Sequence Diagram Membuat Appraisal Form
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
52
5.
Sequence Diagram Membuat Appraisal Plan
Form Login
Halaman Utaman
Form Appraisal
Data Appraisal
HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password
1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Appraisal 2.1 Menampilkan Halaman Appraisal 3: Input Appraisal Plan 3.1: Save 3.2: Menampilkan data yang tersimpan 4: Memulai Appraisal dan mengirimkan form appraisal Mengirimkan Appraisal
Gambar 3.17. Sequence Diagram Membuat Appraisal Plan
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
53
6.
Sequence Diagram Mengisi Appraisal
Form Login
Sistem
Data Appraisal
Form Survey
HR Manager, Manager, Karyawan Buka Email pengisi Appraisal 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Mengisi Appraisal
3: Pilih Form Appraisal 3.1: Send Forms Menampilkan data yang tersimpan
Gambar 3.18. Sequence Diagram Mengisi Appraisal
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
54
7.
Sequence Diagram Review Laporan Appraisal
Form Login
Halaman Utama
Halaman Report
Data Appraisal dan Survey
Karyawan, Manager, HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password
1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Appraisal 2.1 Menampilkan Halaman Report 3: Pilih Parameter Laporan 3.1: Menampilkan Laporan Sesuai parameter
Gambar 3.19. Sequence Diagram Review Laporan Appraisal 8.
Sequence Diagram Mengisi Appreciatiom
Form Login
Halaman Utama
Form Appraisal
Data Appraisal
HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password
1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Appraisal 2.1 Menampilkan Halaman Appraisal 2: Pilih Menu Appraisal Done 2.1 Menampilkan Halaman Appraisal Done 3: Input Appreciation 3.1: Save 3.1.1: Data yang tersimpan tampil
Gambar 3.20. Sequence Diagram Mengisi Appreciation
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
55
3.5.4.
Class Diagram Sistem Usulan Berikut ini adalah class diagram usulan sistem informasi monitoring dan kinerja
karyawan PT. Matrica Consulting Service. Validation
Timesheet
+validation_id +validate_to
+task_id +validation_id +project_id +date +Description +unit_amount +nik
1
1
+add() +edit() +delete() Jabatan +job_id +job_name +level
0..*
Karyawan 1
+departemen_id +departemen_name +add() +edit() +delete()
1
+task_id +task_name +project_id
1
0..*
+add() +edit() +delete()
1
Departemen
+title_survey +page +page_title +quetion +answer +Result
0..*
+add() +edit() +delete()
1
+add() +edit()
Survey
Task
0..*
1 * *
+nik +name +alamat +job_id +email +departemen_id +manager_id +user_id +password +add() +edit() +delete()
+add() +edit() +delete()
1
Project +project_id +project_name +client
Appraisal 1..*
1..*
+Appraisal_id +nik +date_close +date_final_interview +manager_appraisal +employee_appraisal +colaborator_appraisal +colleagues_appraisal +title_survey +add() +edit() +delete()
Gambar 3.21. Class Diagram Sistem Usulan
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
1
+add() +edit() +delete()
56
3.5.5.
Struktur Tabel Struktur table adalah dekripsi dari atau gambaran setiap tabel, field, type dan
ukuran data. Struktur tabel digunakan untuk menjelaskan kedudukan sebagai tempat penyimpanan data. Berikut adalah tabel – tabel yang akan digunakan dalam Sistem Monitoring dan Penilaian Kinerja Karyawan Perusahaan IT Konsultan studi kasus pada PT Matrica Consulting Service.
Tabel 3.22. Struktur Tabel Karyawan No. 1.
Nama Field NIK
Tipe Data Char
Lebar 10
Keterangan Berisi 10 digit NIK Karyawan: 08.05.017
2.
Nama
Char
50
Nama Karyawan
3.
Alamat
Char
50
Alamat Karyawan
5.
Job_id
Char
25
ID Jabatan Karyawan
6.
Email
Char
50
Email Karyawan
7.
Departemen_id
Char
25
ID Divisi Karyawan
8.
Manager_id
Char
50
Nama Manajer Karyawan
9.
User_id
Char
50
Username karyawan
10.
Password
Char
25
Password Karyawan
Tabel 3.23. Struktur Tabel Jabatan No.
Nama Field
Tipe Data
Lebar
Keterangan
1.
Job_id
Char
25
ID Jabatan Karyawan
2.
Job_name
Char
50
Deskripsi Jabatan Karyawan
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
57
Tabel 3.24. Struktur Tabel Departemen No. 1.
Nama Field Departemen_id
Tipe Data Char
Lebar 25
Keterangan ID Departmen Karyawan
2.
Departemen_name Char
50
Deskripsi Divisi Karyawan
Tabel 3.25. Struktur Tabel Project No.
Nama Field
Tipe Data
Lebar
Keterangan
1.
Project_id
Char
25
ID Project
2.
Project_name
Char
255
Deskripsi Project
3.
Client
Char
50
Nama Client
Tabel 3.26. Struktur Tabel Task No.
Nama Field
Tipe Data
Lebar
Keterangan
1.
Task_id
Char
25
ID Task
2.
Task_name
Char
50
Deskripsi Task
3.
Project_id
Char
25
ID Project
Tabel 3.27. Struktur Tabel Timesheet No.
Nama Field
Tipe Data
Lebar
Keterangan
1.
Task_id
Char
25
ID Task
2.
Project_id
Char
25
ID Project
3.
Validation_id
Char
25
ID Validation
4.
Date
Date
5.
Description
Char
6.
Unit_amounts
Float
7.
NIK
Char
Tanggal Timsheet 50
Deskripsi Timesheet Jumlah Timesheet
10
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
Berisi 10 digit NIK
58
Tabel 3.28. Struktur Tabel Validation No.
Nama Field
Tipe Data
Lebar
Keterangan
1.
Validation_id
Char
25
ID Validation
2.
Validate_to
Char
50
Orang yang Mevalidasi
Tabel 3.29. Struktur Tabel Survey No.
Nama Field
Tipe Data
Lebar
Keterangan
1.
Title_survey
Char
100
Judul Survey
2.
Page
Int
5
Jumlah Halaman Survey
3.
Page_title
Char
50
Judul Halaman Survey
4.
Question
Char
255
Pertanyaan Survey
5.
Answer
Char
255
Jawaban Survey
6.
Result
Char
255
Hasil jawaban setiap pertanyaan
Tabel 3.30. Struktur Tabel Appraisal No.
Nama Field
1.
Appraisal_id
Tipe Data
Lebar
Keterangan
Int
10
ID Appraisal
10
NIK Karyawan
2.
NIK
Char
3.
Date_close
Date
Tanggal terakhir isi appraisal
4.
Date_Final_interview
Date
Tanggal terakhir Interview Appraisal
5.
Manager_appraisal
Char
50
Nama Manager isi Appraisal
6.
Employee_appraisal
Char
50
Nama karyawan
7.
Colaborator_appraisal Char
50
Nama bawahan isi Appraisal
8.
Colleagues_appraisal
Char
50
Nama teman sejawat isi Appraisal
9.
Title_survey
Char
100
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
Judul Survey
59
3.5.6.
Perancangan User Interface Berikut ini adalah perancangan user interface usulan Sistem Informasi
Monitoring dan Penilaian Kinerja Karyawan PT. Matrica Consulting Service:
Gambar 3.22. Halaman Login
Gambar 3.23. Halaman Utama Aplikasi
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
60
Gambar 3.24. Halaman Timesheet
Gambar 3.25. Halaman Appraisal
http://digilib.mercubuana.ac.id/z
61
Gambar 3.26. Halaman Survey
http://digilib.mercubuana.ac.id/z