BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1 Sejarah Singkat CV Cahaya Mulia merupakan suatu bentuk usaha dagang yang didirikan pada tanggal 16 September 2000 dengan kepemilikan Bapak Dasiman yang berlokasi di Hos Cokroaminoto No. 12 Larangan Utara, Ciledug. Toko cahaya Mulia merupakan suatu bentuk usaha dagang yang operasi kerjanya menjual barang – barang kepada konsumen untuk di jual. Adapun barang – barang yang diperjualkan seperti keramik, bak mandi, cat, keran, kloset, wastafel. CV Cahaya Mulia yang berbentuk usaha dagang ini bertujuan untuk memperoleh keuntungan dengan mendapatkan selisih antara harga yang dijual ke konsumen degan harga beli ke supplier dengan tidak mengabaikan kualitas barang yang di jual dan pelayanan kepada konsumennya.
3.1.1 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu kerangka kerja yang menunjukkan suatu bentuk atau pola tetap dari kerja antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkungan kerja tertentu Struktur organisasi sangat memegang peranan penting dalam suatu perusahaan, perlu dibuat struktur organisasi secara jelas yang dapat menunjukan pembagian tugas dan wewenang setiap bagian, sehingga dapat dicapai dengan kondisi yang baik. Perbedaan struktur organisasi setiap perusahaan disebabkan oleh berbagai hal, seperti : jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang-cabang dan lain-lain. Struktur organisasi hendaknya dapat memisahkan funsi-fungsi operasional, pencatatan dan penyimpanan. Pemisahan fungsi ini diharapkan
dapat
mencegah
28
kecurangan-kecurangan
dalam
29
perusahaan. Fungsi-fungsi ini merupaka hubungan kerjasama dari macam-macam pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu yang merupakan suatu kerangka dasar secara menyeluruh dari struktur. Pembagian struktur organisasi bukan hanya untuk pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan tertentu, akan tetapi hatus mempunyai prinsip yang mantap agar keserasian kerja dapat tercapai secara efektif yang sekaligus mendapatkan suatu keuntungan yang diinginkan perusahaan.
Adapun struktur organisasi pada toko Cahaya Mulia adalah sebagai berikut : PIMPINAN
KARYAWAN
ADMINISTRASI
Pengiriman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Cahaya Mulia
3.1.2 Tanggung Jawab Setiap Bagian Berikut adalah tugas dan wewenang posisi-posisi yang ada pada Cahaya Mulia. 1) Pimpinan: o Sebagai Pemilik Toko o Merumuskan tujuan dan menentukan kebijaksanaan took secara menyeluruh o Memimpin dan mengawasi perkembangan toko melalui laporan – laporan yang di terima dan mengambil keputusan yang diperlukan
30
o Mengkoordinasi semua bagian yang ada di dalam toko sehingga tercipta kerja sama yang harmonis dan tercapainya tujuan took 2) Karyawan: o Melakukan kegiatan penjualan kepada konsumen o Bertanggung
jawab
atas
transaksi
penjualan
terhadap
keakurasian data barang yang di jual ke konsumen 3) Administrasi: o Mencatat Transaksi keluar masuknya keuangan o Membuat laporan keuangan. o Menyimpan arsip-arsip perusahaan. o Memesan barang yang berkaitan dengan gudang ataupun bagian lainnya. o Bertanggung jawab atas pengeluaran untuk keperluan toko dan penerimaan kas hasil penjualan 4) Pengiriman: o Mengirimkan barang – barang yang di pesan oleh pihak kosumen o Bertanggung jawab atas kualitas barang – barang yang di bawa atau di pesan oleh pemesan
31
3.1.3 Flow Of Document yang berjalan
Gambar 3.2 Flow Of Document yang berjalan
32
3.1.4 Kendala Sistem yang dihadapi Berdasarkan analisa penulis menemukan beberapa masalah dan Kelemahan yang dihadapi pada CV.Cahaya Mulia antara lain: a. Pencatatan dan Proses yang dilakukan masih dilakukan secara manual sehingga akan memakan waktu sehingga pelayanan penjualan pada CV. Cahaya Mulia kepada pelanggan menjadi lambat. b. Dengan keadaan system manual, laporan tidak tersedia secara tepat waktu karena perlu waktu yang cukup lama dalam penyusunannya, jika terjadi kesalahan akibat tidak telitinya perhitungan maka penyusunan laporan harus diulang. c. Banyak data transaksi yang tidak tersusun secara rapih, sehingga cukup sulit untuk mencarinya kembali. d. Perincian arsip / dokumen transaksi yang dirasakan terlalu lama dan pembuatan laporan yang sering terlambat.
3.2
Prosedur Sistem yang diusulkan 3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan Sistem penjualan yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah rancangan Sistem Informasi untuk Penjualan Tunai yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Keseluruhan Sistem pada CV. Cahaya Mulia.
3.2.2 Tujuan sistem yang diusulkan Adapun system yang diusulkan ini dapat diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian penjualan, pelanggan maupun pimpinan
33
1. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian penjualan dalam mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam menangani pengolahan informasi 2. ketelitian dan ketepatan pencarian data penjualan yang telah tersusun rapi.
Daftar Harga Barang Yang Dijual Nama Barang
Jenis
Harga
Masterina 40 / 40
Keramik Teras
Rp 28.000
Roman Gres 20/20
Keramik Dapur
Rp 36.000
Giant Tiles 33/33
Keramik Teras
Rp 55.000
Acura 20/20
Keramik Dapur
Rp 35.000
Grandmaster 20/20
Keramik Dapur
Rp 35.000
Royal Wall 25/33
Keramik Teras
Rp 45.000
Roman Wall 20/25
Keramik Dapur
Rp 50.000
Roman Gres 33/33
Keramik Teras
Rp 50.000
Masterina 20/25
Keramik Kamar Mandi
Rp 25.000
Essenza 30/30
Keramik Teras
Rp 43.000
Mulia 25/30
Keramik Kamar Mandi
Rp 32.000
Mulia 20/20
Keramik Dapur
Rp 30.000
Essenza 20/25
Keramik Kamar Mandi
Rp 35.000
Giant Tiles 40/40
Keramik Teras
Rp 60.000
Acura 10/15
Keramik Kamar mandi
Rp 25.000
Tabel 3.1 Daftar Harga Barang Yang Dijual
34
3.2.3
Flow Of Document yang diusulkan
Gambar 3.3 Flow Of Document yang diusulkan
35
3.3 Data Flow Diagram 3.3.1
Diagram Konteks
Pelangan
Data Pesanan Data Pelanggan Faktur
Penjualan CV. Cahaya Mulia 0
Faktur
Laporan
Pimpinan
Gambar 3.4 Diagram Konteks
3.3.2
Diagram Zero
Data Pesanan Data Pelanggan Pelangan
Input Data Pelanggan & Input Pesanan 1.0
Data Pelanggan
Pelanggan
Data Barang
Data Pesanan
Faktur Surat Jalan
Data Pesanan
Bayar 2.0
Surat Jalan
Pimpinan
Laporan
Cetak Laporan 3.0
Data Pelanggan Data Pesanan Data Barang
Gambar 3.5 Diagram Zero
Barang
Pesan
36
Level 1 Proses 1
Gambar 3.6 Diagram Level 1 Proses 1
Level 1 Proses 3
Gambar 3.7 Diagram Level 1 Proses 3
37
3.3.3
Entity Relationship Diagram
PELANGGAN
PESAN
BARANG
Kd_Plng
No_Psnan
Kd_Brng
Nm_Plng
Tgl_Psnan
Nm_Brng
Almt_Plng
Kd_Plng
Jns_Brng
Tlp_Plng
Kd_Brng
Hrg_Brng
Jml_Psn
Jml_Brng
Hrg_Psn
No_Nota
No_SJ
Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram
38
3.4 Normalisasi A. Unnormal / Normalisasi 1NF
Gambar 3.9 Normalisasi 1NF
B. Normalisasi 2NF
Gambar 3.10 Normalisasi 2NF
39
C. Normalisasi 3NF
Gambar 3.11 Normalisasi 3NF
3.5 Struktur File Dalam mengerjakan file data dapat disesuaikan menurut kebutuhan sesuai struktur file. File database terdiri dari 3 file terpisah yaitu : 1
Struktur File Pelanggan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut
:
Nama File
: CahayaMulia.mdb
Nama table
: Pelanggan
Primary Key
: Kd_Plng
No Nam Field
Type
Width
Keterangan
1
Kd_Plng*
Text
5
Kode Pelanggan
2
Nm_Plng
Text
20
Nama Pelanggan
3
Alamat_Plng
Text
35
Alamat Pelanggan
4
Tlp_Plng
Text
12
Telpon Pelanggan
Tabel 3.2 Struktur File Pelanggan
40
2
Struktur File Barang, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut
:
Nama File
: CahayaMulia.mdb
Nama table
: Barang
Primary Key
: Kd_Brng
No Nam Field
Type
Width
Keterangan
1
Kd_Brng*
Text
5
Kode Barang
2
Nm_Brng
Text
20
Nama Barang
3
Jns_Brng
Text
20
Jenis Barang
4
Hrg_Brng
Currency
5
Jml_Brng
Nimeric
Harga Barang Integer Jumlah Barang
Tabel 3.3 Struktur file Barang
3
Struktur File Beli, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut: Nama File
: CahayaMulia.mdb
Nama table
: Beli
Primary Key
: No_Psnan
Foreign Key
: Kd_Plng : Kd_Brng
No Nam Field
Type
Width 8
Keterangan
1
No_Psnan*
Text
Nomor Pesanan
2
Tgl_Psnan
Date/Time
3
Kd_Plng
Text
5
Kode Pelanggan
4
Kd_Brng
Text
5
Kode Barang
5
Jml_Psn
Numeric
6
Hrg_Psn
Currency
7
No_Nota
Text
8
Nomor Nota Pesanan
8
No. Surat Jalan
Text
8
Nomor Surat Jalan
Tanggal Pesnan
Integer Jumlah Barang yang dipesan Harga Barang Pada saat pesan
Tabel 3.4 Struktur file Pembelian
41
3.6 Rancangan Input / Output 3.6.1 Perancangan Input 3.6.1.1 Struktur Menu Utama
Gambar 3.12 Struktur Menu Utama
42
3.6.1.2 Form Menu Utama
Gambar 3.13 Form Menu Utama
3.6.1.3 Form Pelanggan
Gambar 3.14 Form Pelanggan
43
3.6.1.4 Form Barang
Gambar 3.15 Form Barang
44
3.6.1.5 Form Pesanan PESANAN
X
PESANAN NO. PESANAN
No_Psnan
TANGGAL
Tgl_Psnan
BARANG V
PELANGGAN
KODE
Kd_Brng
NAMA
Nm_Brng
JENIS
Jns_Brng
KODE
Kd_Plng
NAMA
Nm_Plng
HARGA
Hrg_Psn
ALAMAT
Almt_Plng
JUMLAH
Jml_Psn
NO. TELPON
Tlp_Plng
SUB TOTAL
SUB TOTAL
V
V
ISI PESANAN KODE
NAMA
JENIS
HARGA
JUMLAH
SUB TOTAL
DATA GRID
TOTAL
SIMPAN
EDIT
HAPUS
TOTAL
KELUAR
Gambar 3.16 Form Pesanan
45
3.6.1.6 Form Nota NOTA
X
NOTA NO. NOTA
No_Nota
PESANAN NO. PESANAN
No_Psnan
TANGGAL
Tgl_Psnan
KODE PELANGGAN
Kd_Plng
NAMA PELANGGAN
Nm_Plng
ALAMAT
Almt_Plng
NO. TELPON
Tlp_Plng
V V
ISI PESANAN KODE
NAMA
JENIS
HARGA
JUMLAH
SUB TOTAL
DATA GRID
TOTAL
SIMPAN
CETAK
TOTAL
KELUAR
Gambar 3.17 Form Nota
46
3.6.1.7 Form Surat jalan
Gambar 3.18 Form Surat Jalan
3.6.1.8 Form Cetak Laporan Penjualan PENJUALAN
X
TANGGAL Tgl_Awal
V CETAK
S/D TANGGAL Tgl_Akhir
V
KELUAR
Gambar 3.19 Form Cetak Laporan Penjualan
47
3.6.1.9 Form Cetak Stock Barang STOCK BARANG
X
KODE BARANG V CETAK S/D KODE BARANG V
KELUAR
Gambar 3.20 Form Cetak Stock Barang
48
3.6.2
Perancangan Output 3.6.2.1 Nota
CAHAYA MULIA LOGO
Jakarta,
: DD/MM/YYYY
The House Of Tiles & Sanitary Jl. Dr. Cipto Mangunkusumo (H. Mencong)No. 100 Paninggilan Utara, Cileduk Tagerang Phone : (021) 73446039 Fax : (021) 73452347
NO. NOTA :
Kode Pelanggan Nama Alamat No Telpon
: : : :
BARANG KODE
X-5-X
NAMA
X - 20 - X
TANDA TERIMA
BANYAK
HARGA
SUB TOTAL
9999
99.999.999
99.999.999
JUMLAH
HARGA
HORMAT KAMI
Gambar 3.21 Nota
49
3.6.2.2
Surat Jalan
Gambar 3.22 Surat Jalan
50
3.6.2.3
Laporan Penjualan
CAHAYA MULIA LOGO
Jakarta,
: DD/MM/YYYY
The House Of Tiles & Sanitary Jl. Dr. Cipto Mangunkusumo (H. Mencong)No. 100 Paninggilan Utara, Cileduk Tagerang Phone : (021) 73446039 Fax : (021) 73452347
NO. PESANAN NO. NOTA NO. Surat Jalan
: : :
Kode Pelanggan Nama Alamat No Telpon
: : : :
BARANG KODE
NAMA
BANYAK
HARGA
SUB TOTAL
X-5-X
X - 20 - X
9999
99.999.999
99.999.999
JUMLAH
BAGIAN PENJUALAN
(
HARGA
PIMPINAN
)
Gambar 3.23 Laporan Penjualan
(
)
51
3.6.2.4
Laporan Stock Barang
Gambar 3.24 Laporan Stock Barang
