BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1 Sejarah Berdirinya Toko MSCOM Toko MSCOM didirikan pada tahun 2002, yaitu tepatnya pada tanggal 1 januari 2002 dan berkedudukan di Jakarta, Grogol. Perusahaan ini bergerak dibidang penjualan, service, maintenance, khususnya dibidang IT atau penjualan komputer (Hardware). Sampai saat ini Toko MSCOM telah memiliki 6 orang pegawai yang diantaranya adalah 2 orang bagian marketing, 1 orang bagian lapangan, 2 orang bagian service dan 1 orang bagian gudang, sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas dan penanganan yang lebih baik, maka Toko MSCOM juga mengadakan trainning 1 bulan sekali untuk para pegawainya sesuai perkembangan zaman dibindang teknologi informasi pada saat ini. 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi persahaan adalah rangkaian garis fungsi tugas dan wewenang masing – masing bagian dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Dibawah ini penulis akan menuliskan dan menerangkan bagian – bagian yang terdapat didalam perusahaan itu sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
PIMPINAN PERUSAHAAN
BGN. GUDANG
KPL. BGN. PENJ. BARANG
BGN. SERVICE
19
BGN. LAPANGAN
BGN. KEUANGAN
20
3.2.1 Pimpinan Perusahaan Menyusun perencanaan dan pengendalian usaha dalam perusahaan atau laba kegiatan usaha perusahaan. 3.2.2 Bagian Gudang Mengatur dan mencatat stok barang serta barang yang masuk dan barang yang keluar. 3.2.3 Kepala. Bagian Penjualan Memonitor dan memantau segala kegiatan didalam penjualan barang dan penawaran barang. 3.2.4 Bagian Service Memeriksa atau memperbaiki hardware – hardware yang rusak, seperti CPU, monitor serta memberikan garansi atau non garansi. 3.2.5 Bagian Lapangan Pengambilan barang dan mengantar barang pesanan. 3.2.6 Bagian Keuangan Mengatur keuangan perusahaan, memberikan laporan penjualan, laporan keuangan, dan laporan hutang piutang. 3.3 Analisa Masalah Pada dasarnya penulis mengusulkan penyempurnaan aplikasi yang terhadap aplikasi yang telah berjalan, proses penjualan spare part komputer masih dilakukan secara manual, yaitu bagian pengisian jumlah penerimaan barang, pengisian jumlah pengeluaran barang, yang memakan waktu lama dan bertumpuknya berkas – berkas bukti sehingga menyebabkan hasil proses stok barang menjadi tidak akurat. Didalam aplikasi usulan ini, penulis akan mengusulkan penggunaan aplikasi komputerisasi didalam proses penjualan tersebut, dengan harapan akan membantu kinerja dari proses tersebut menjadi lebih akurat dan cepat. Namun untuk menerapkan aplikasi usulan tersebut, terlebih dahulu dibutuhkan syarat – syarat yang harus dipenuhi didalam kebutuhan perangkat hardware dan software.
21
3.4 Pembahasan Masalah Pada aplikasi penjualan spare part komputer ini, untuk penyimpanan datanya penulis mendesainnya secara terstruktur, dalam hal ini menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 dan visual data manager (Microsoft access 95). 3.4.1 Struktur File Database Dalam merancang aplikasi ini, sebagai tempat untuk penyimpanan data diperlukan file database dengan struktur sebagai berikut : 1) Nama File
: source.mdb
Nama Tabel
: barang Tabel 3.1 Tabel Barang
Nama Field Kode Barang Nama Barang Merk Harga Jumlah 2) Nama File
Type Text Text Text Double Single
Panjang 6 30 30 8 4
ket Field Index
: source.mdb
Nama Tabel
: supplier Tabel 3.2 Tabel Supplier Nama Field
Type
Panjang
Ket.
Kode Supplier
Text
6
Field Index
Nama Supplier
Text
30
Telepon
Text
14
Alamat
Text
30
Relasi
Text
15
22
3) Nama File
: source.mdb
Nama Tabel
: beli Tabel 3.3 Tabel Pembelian Nama Field
Type
Panjang
No faktur beli
Text
6
Tgl Faktur
Date
8
Kode Barang
Text
6
Kode Supplier
Text
6
Single
4
Jumlah beli 4) Nama File
Ket
: source.mdb
Nama Tabel
: jual Tabel 3.4 Tabel Penjualan Nama Field
Type
Panjang
No faktur_jual
Text
6
Tanggal Faktur
Date
8
Kode Barang
Text
6
Kode Pelanggan
Text
6
Single
4
Jumlah jual 5) Nama File
Ket
: source.mdb
Nama Tabel
: Pelanggan Tabel 3.5 Tabel Pelanggan Nama Field
Type
Panjang
Kode Pelanggan
Text
6
Nama Pelanggan
Text
30
Alamat
Text
30
Telepon
Text
14
Relasi
Text
15
Ket Field Index
23
3.4.2 Flowchart Program
Gambar 3.1 Flowchart Menu Utama
24
25
Gambar 3.2 Flowchart Penjualan
26
Gambar 3.3 Flowchart Pembelian
27
28
Gambar 3.4 Flowchart Barang
29
Gambar 3.5 Flowchart Supplier
30
Gambar 3.6 Flowchart Pelanggan
31
32
Gambar 3.7 Flowchart Laporan Penjualan
33
Gambar 3.8 Flowchart Laporan Pembelian
34
Gambar 3.9 Flowchart Laporan Stok Barang
35
3.4.3 Struktur Menu File
Exit
Penjualan Transaksi
input simpan batal tutup
Pembelian
Input
Simpan Batal
Tutup
Menu Utama Data Barang
Supplier
Pelanggan
Input
Input
Input
Simpan
Simpan
Simpan
Edit
Edit
Edit
Hapus
Hapus
Hapus
Batal
Batal
Batal
Tutup
Tutup
Tutup
Laporan
Laporan Penjualan
Laporan Pembelian
Laporan Stok Barang
Cetak Data
Cetak Data
Cetak Data
Close
Close
Close
36
3.4.4 Perancangan Input dan Output Perancangan input/output yang akan terdapat pada aplikasi ini. Ada lima buah tampilan input/output, antara lain tampilan menu utama, penjualan, pembelian, form barang, form supplier. Untuk lebih jelasnya, penulis merincinya satu persatu. 1. Rancangan Menu Utama Pada menu utama terdapat menu pilihan yang terdiri atas pilihan file, transaksi, data, dan laporan. Jika memilih menu pilihan file maka hanya ada pilihan sub menu exit, yang mana jika dipilih akan membawa kita keluar dari program. Pada pilihan transaksi ada dua sub menu, yaitu jual dan beli. Sub menu jual akan menampilkan form penjualan, dan sub menu beli akan menampilkan form pembelian. Sedangkan pada pilihan menu data, ada tiga pilihan sub menu, yaitu barang, supplier dan pelanggan. Pilihan sub menu barang akan menampilkan form barang, sub menu supplier akan menampilkan form supplier dan sub menu pelanggan akan menampilkan form pelanggan. Pada sub menu laporan. pilihan transaksi dibagi lagi menjadi tiga, yaitu pilihan jual, beli, dan stok. Pada pilihan sub menu jual, akan menampilkan laporan penjualan, begitu juga sub menu beli, akan menampilkan laporan pembelian. Sedangkan sub menu stok akan menampilkan laporan stok barang yang ada.
Gambar 3.10 Rancangan Menu Utama
37
Table 3.6 tabel Menu Utama Object Form
Image
Label1
Label2
Label3
Properti
Pengaturan
Name
menuutama
Caption
Menu Utama
Name
Image
Stretch
False
Name
Label1
Caption
Toko
Name
Label4
Caption
Toko
Name
Label5
Caption
Pusat penjualan,perakitan dan perbaikan komputer
Label4
Label5
Name
Label6
Caption
Copy @ Ahmad Ihsan
Name
Label
Caption
( c ) 2006
38
Gambar 3.11 Tampilan Menu Utama
2. Rancangan Form Penjualan Pada form penjualan, ada beberapa pilihan tombol, yaitu input simpan, batal, dan tutup. Pada tombol input berfungsi untuk mengisi no faktur, kode barang dan kode pelanggan bila kode barang dan kode pelanggan ditemukan maka akan ditampilkan data barang dan data pelanggan. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data yang baru saja dimasukan kedalam database. Tombol batal digunakan untuk membatalkan semua perintah sebelumnya yang sedang dikerjakan atau yang akan dikerjakan. Pada tombol tutup akan berfungsi untuk kembali ke menu utama.
39
Gambar 3.12 Rancangan form Penjualan
Table 3.7 tabel form penjualan Object From
Properti
Pengaturan
Name
Frmjual
Caption
Transaksi Penjualan
Label1
Caption
No Faktur
Label2
Caption
Kode barang
Label3
Caption
Merk
Label4
Caption
Harga satuan
Label5
Caption
Kode pelanggan
Label6
Caption
Telepon
Label7
Caption
Jumlah jual
Label8
Caption
Tgl faktur
Label9
Caption
Nama barang
Label10
Caption
Stok barang
40
Label11
Caption
Nama pelanggan
Label12
Caption
Alamat
Label13
Caption
Relasi
Label14
Caption
DD/MM/YY
Label15
Caption
Total bayar
Label16
Caption
Jumlah data penjualan
Textbox
Name
Txtnofaktur
Textbox
Name
Txtmerk
Textbox
Name
Txtharga
Textbox
Name
Txttelpon
Textbox
Name
Txtjumjual
Textbox
Name
Txttglfaktur
Textbox
Name
Txtnamabrg
Textbox
Name
Txtstokbrg
Textbox
Name
txtnamaplg
Textbox
Name
Txtalamat
Textbox
Name
Txtrelasi
Textbox
Name
txttotal
Textbox
Name
Jmldatajual
DBCombo1
Name
Dbcombo1
BoundColomn
Kodebrg
Name
Dbcombo2
BoundColomn
kodeplg
databaseName
C:\pi\source.mdb
RecordSetType
0 – Table
RecordSource
Barang
databaseName
C:\pi\source.mdb
RecordSetType
0 – Table
DBCombo2
Data1
Data2
41
Data3
RecordSource
Pelanggan
databaseName
C:\pi\source.mdb
RecordSetType
0 – Table
RecordSource
Jual
Gambar 3.13 Tampilan Form Penjualan
3. Rancangan Form Pembelian Pada form pembelian, ada beberapa pilihan tombol, yaitu input simpan, batal, dan tutup. Pada tombol input berfungsi untuk mengisi no faktur, kode barang dan kode supplier bila kode barang dan kode supplier ditemukan maka akan ditampilkan data barang dan data supplier. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data yang baru saja dimasukan kedalam database. Tombol batal digunakan untuk membatalkan semua perintah sebelumnya yang sedang dikerjakan atau yang akan dikerjakan. Pada tombol tutup akan berfungsi untuk kembali ke menu utama.
42
Gambar 3.14 Rancangan form pembelian
Table 3.8 tabel form pembelian Object From
Properti
Pengaturan
Name
Frmbeli
Caption
Transaksi Pembelian
Label1
Caption
No Faktur
Label2
Caption
Kode barang
Label3
Caption
Merk
Label4
Caption
Harga satuan
Label5
Caption
Kode supplier
Label6
Caption
Telepon
Label7
Caption
Jumlah beli
Label8
Caption
Tgl faktur
Label9
Caption
Nama barang
Label10
Caption
Stok barang
Label11
Caption
Nama supplier
43
Label12
Caption
Alamat
Label13
Caption
Relasi
Label15
Caption
Total bayar
Label16
Caption
Jumlah data pembelian
Textbox
Name
Txtnofaktur
Textbox
Name
Txtmerk
Textbox
Name
Txtharga
Textbox
Name
Txttelpon
Textbox
Name
Txtjumbeli
Textbox
Name
Txttglfaktur
Textbox
Name
Txtnamabrg
Textbox
Name
Txtstokbrg
Textbox
Name
Txtnamasupp
Textbox
Name
Txtalamat
Textbox
Name
Txtrelasi
Textbox
Name
Txttotal
Textbox
Name
Jmldatabeli
Textbox
Name
Txtkodebrg
Textbox
Name
Txtkodesupp
Data1
databaseName
C:\pi\source.mdb
RecordSetType
0 – Table
RecordSource
Barang
databaseName
C:\pi\source.mdb
RecordSetType
0 – Table
RecordSource
Supplier
databaseName
C:\pi\source.mdb
RecordSetType
0 – Table
RecordSource
Jual
Data2
Data3
44
Gambar 3.15 Tampilan Form Pembelian
4. Rancangan Form Barang Form barang mempunyai pilihan tombol antara lain batal, edit, hapus, tutup, simpan dan input. Pada tombol input, akan membuka database untuk diisi dengan data, tetapi belum menyimpannya. Tombol hapus digunakan untuk menghapus satu data yang tidak diinginkan lagi. Pada tombol tutup akan berfungsi untuk kembali ke menu utama. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data yang baru saja dimasukkan kedalam database, sedangkan tombol batal berfungsi untuk membatalkan semua perintah yang sedang dikerjakan atau yang akan dikerjakan. Tombol edit akan membuat suatu data dapat diedit atau diubah isinya.
45
Gambar 3.16 Rancangan form barang
Tabel 3.9 tabel form barang Object Form
Properti
Pengaturan
Name
frmBarang
Caption
Data Barang
Label1
Caption
Kode Barang
Label2
Caption
Nama Barang
Label3
Caption
Merk
Label4
Caption
Harga Satuan
Label5
Caption
Jumlah
Text1
Name
Text1
Text2
Name
Text2
Text3
Name
Text3
Text4
Name
Text4
Text5
Name
Text5
46
Command Button
Name
cmdinput
Caption
&Input
Name
cmdsimpan
Caption
&Simpan
Name
cmdedit
Caption
&Edit
Name
cmdhapus
Caption
&Hapus
Name
cmdtutup
Caption
&Tutup
Name
cmdbatal
Caption
&Batal
Databasename
C:\PI\source.mdb
Recordsource
Barang
DBGrid1
Datasource
Data1
Frame1
Caption
Data Barang
Frame2
Caption
Proses
Command Button
Command Button
Command Button
Command Button
Command Button
Data1
Gambar 3.17 Tampilan Form Barang
47
5. Rancangan Form Supplier Form supplier mempunyai pilihan tombol antara lain batal, edit, hapus, tutup, simpan dan input. Pada tombol input, akan membuka database untuk diisi dengan data, tetapi belum menyimpannya. Tombol hapus digunakan untuk menghapus satu data yang tidak diinginkan lagi. Pada tombol tutup akan berfungsi untuk kembali ke menu utama. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data yang baru saja dimasukkan kedalam database, sedangkan tombol batal berfungsi untuk membatalkan semua perintah yang sedang dikerjakan atau yang akan dikerjakan. Tombol edit akan membuat suatu data dapat diedit atau diubah isinya
Gambar 3.18 Rancangan form supplier
48
Tabel 3.10 tabel form supplier Object Form
Properti
Pengaturan
Name
frmsupplier
Caption
Data Supplier
Label1
Caption
Kode supplier
Label2
Caption
Nama supplier
Label3
Caption
Alamat
Label4
Caption
Telepon
Label5
Caption
Relasi
Text1
Name
Text1
Text2
Name
Text2
Text3
Name
Text3
Text4
Name
Text4
Text5
Name
Text5
Command Button
Name
cmdinput
Caption
&Input
Name
cmdsimpan
Caption
&Simpan
Name
cmdedit
Caption
&Edit
Name
cmdhapus
Caption
&Hapus
Name
cmdtutup
Caption
&Tutup
Name
cmdbatal
Caption
&Batal
Databasename
C:\PI\source.mdb
Command Button
Command Button
Command Button
Command Button
Command Button
Data1
49
Recordsource
Supplier
DBGrid1
Datasource
Data1
Frame1
Caption
Data Suppplier
Frame2
Caption
Proses
Gambar 3.19 Tampilan Form Supplier
6. Rancangan Form Pelanggan Form pelanggan mempunyai pilihan tombol antara lain batal, edit, hapus, tutup, simpan dan input. Pada tombol input, akan membuka database untuk diisi dengan data, tetapi belum menyimpannya. Tombol hapus digunakan untuk menghapus satu data yang tidak diinginkan lagi. Pada tombol tutup akan berfungsi untuk kembali ke menu utama. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data yang baru saja dimasukkan kedalam database, sedangkan tombol batal berfungsi untuk membatalkan semua perintah yang sedang dikerjakan atau yang akan dikerjakan. Tombol edit akan membuat suatu data dapat diedit atau diubah isinya
50
Data Pelanggan label1
Textbox1
label2
Textbox2
label3
Textbox3
label4
Textbox4
label5
Textbox5
Input Edit Hapus Tutup
DBGrid1
Gambar 3.20 Rancangan form pelanggan
Tabel 3.11 tabel form pelanggan Object Form
Properti
Pengaturan
Name
frmpelanggan
Caption
Data Pelanggan
Label1
Caption
Kode pelanggan
Label2
Caption
Nama pelanggan
Label3
Caption
Alamat
Label4
Caption
Telepon
Label5
Caption
Relasi
Text1
Name
Text1
Text2
Name
Text2
Text3
Name
Text3
Text4
Name
Text4
Text5
Name
Text5
Command Button
Name
cmdinput
Caption
&Input
51
Command Button
Name
cmdsimpan
Caption
&Simpan
Name
cmdedit
Caption
&Edit
Name
cmdhapus
Caption
&Hapus
Name
cmdtutup
Caption
&Tutup
Name
cmdbatal
Caption
&Batal
Databasename
C:\PI\source.mdb
Recordsource
Pelanggan
DBGrid1
Datasource
Data1
Frame1
Caption
Data Pelanggan
Frame2
Caption
Proses
Command Button
Command Button
Command Button
Command Button
Data1
Gambar 3.21 Tampilan form pelanggan
52
6. Rancangan Laporan Penjualan
LAPORAN PENJUALAN Toko MSCOM Tanggal Cetak : dd/mm/yyyy No Faktur
xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Tgl. Faktur
dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy
Halaman : xx
Nama Barang
Nama Pelanggan
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
Harga
Jumlah
Total
xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
xxxxx
xxxx
7. Rancangan Laporan Pembelian
LAPORAN PEMBELIAN Toko MSCOM Tanggal Cetak : dd/mm/yyyy No Faktur
xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Tgl. Faktur
dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy
Nama Barang
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
Halaman : xx Nama Supplier
xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
Harga
Jumlah
Total
xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
xxxxx
xxxx
53
8. Rancangan Laporan Stok Barang
LAPORAN STOK BARANG Toko MSCOM Tanggal Cetak : dd/mm/yyyy Kode
xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
3.5
Halaman : xx
Nama Barang
Merk
Harga
Jumlah
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
Konfigurasi System Kebutuhan minimum yang diperlukan sebagai berikut : 1. Komputer IBM PC atau kompatibel dengan prosesor 486. 2. Monitor VGA atau layar yang mempunyai resolusi lebih tinggi. 3. RAM 16MB untuk Window 95 ke atas atau RAM 32MB untuk Window NT Workstation 4.0 4. Microsoft 95 atau yang terbaru atau Window NT Workstation 4.0. 5. 486DX/66 MHz atau prosesor yang lebih tinggi (Pentium atau prosesor lainnya), atau prosesor Alpha untuk Microsoft Window NT Workstation. 6. CD-ROM drive (bila belum diinstal ke harddisk). 7. Harddisk, dengan perincian : Edisi Standard: Instalasi pilihan 48MB, instalasi penuh 80MB. Edisi Professional: Instalasi pilihan 48MB, instalasi penuh 80MB. Edisi Enterprise: Instalasi pilihan 128MB, instalasi penuh 147MB. Tambahan: MSDN (Help): 67MB, Internet Explorer 4.x: 66MB. 8. Mouse. 9. Microsoft Visual Basic 6.0
54
